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Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República

Dominicana

MODELO DE NEGOCIOS

Version 2.0

Información del Documento

Título del

Documento

Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la

República Dominicana

Tema Modelo de negocios

Descripción

Palabras Clave Modelo de negocios, Análisis de brechas, Riesgos, Problemas,

Alcance, Entregables

Fecha de Creación

Contacto(s) Jhonattan Toribio

Audiencia Comité de Proyecto, equipo de proyecto, DGCP

Nombre del

Proyecto

Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la

República Dominicana

Versión Actual 1.4

Historial de revisiones

Fecha Versión Autor Notas

4 de febrero de

2013

1.0 Alejandro Susel Versión Inicial

19 de febrero de

2013

1.1 Anny Mateo

Alberto Marrero

Incorporación de actividades

realizadas, modelo de negocios

propuesto y anexos

11 de marzo de

2013

1.2 Anny Mateo

Alberto Marrero

Incorporación de comentarios de

usuarios

12 de marzo de

2013

1.3 Anny Mateo

Alberto Marrero


equipo técnico TI

30 de octubre de

2013

1.4 Anny Mateo

Alberto Marrero


equipo técnico TI

30 de octubre de

2013

2.0 Anny Mateo

Alberto Marrero

Registro de novedades en

documento CDU

Historial de aprobaciones

Fecha Nombre

Aprobador

Cargo Firma

26 de febrero de

2013

Jhonattan

Toribio

Encargado Tecnología DGCP

Lista de Distribución

Nombre Cargo Firma

Contenido

Contenido 4

Introducción 5

Objetivos del Presente Documento 6

Actividades Realizadas 7

Metodología Utilizada 9

Normativa y Reglamentos Existentes 11

Modelo de Negocios Propuesto 13

Actores del Sistema Nacional de Compras Públicas ............................ 13

Criterios de Diseño ........................................................................ 14

Procesos ...................................................................................... 18

Diagrama General de Procesos y Subprocesos .................................. 21

Planificación Anual de Compras y Contrataciones .............................. 22

Proceso General de Compras de Bienes, Obras y Servicios ................. 24

Proceso de Subasta Inversa ........................................................... 31

Proceso de Inscripción de Oferentes ................................................ 34

Proceso de Actualización de Oferentes ............................................. 36

Inhabilitación de Proveedores ......................................................... 37

Registro de sanciones a oferentes ................................................... 39

Gestión de Catálogo de Bienes y Servicios ....................................... 40

Gestión de Catálogo de Usuarios ..................................................... 41

Organización ................................................................................ 42

Estrategia de Implementación 43

Factores Críticos de Éxito 45

Anexos 46

Introducción

El presente documento constituye el tercer informe del proyecto “Diseño Funcional del Sistema de

Contrataciones Públicas de la República Dominicana”, cuyo objetivo general es: Elaborar las

especificaciones funcionales detalladas y el modelo de negocios (procesos) del Sistema de

contrataciones públicas establecido en la Ley No.340-06 y sus reglamentos y normativas

complementarias; incorporando las mejores prácticas en abastecimiento electrónico y orientado a

servir como base para el diseño, desarrollo e implementación del Portal Transaccional; también

analizar la Planificación Estratégica actualizada de la DGCP y presentar una propuesta de

incorporación de los aspectos no considerados y que deberían ser incorporados de cara a la

implementación del Portal Transaccional y al desarrollo del Órgano Rector.

Entre los objetivos específicos se encuentra la realización del análisis y la definición de los

procesos de negocios de la contratación pública tomando como referencia el marco legal, los

procesos definidos por la DGCP, el modelo conceptual del Sistema de contrataciones elaborado

con el auspicio del Banco Mundial y de la USAID, evaluaciones realizadas al SNCP como las

contenidas en la autoevaluación realizada utilizando la metodología OCDE, el Informe PEFA y el

Diagnóstico Organizacional. En los capítulos a continuación se presentan los elementos que se

hacen cargo de este objetivo.

Sistema Nacional de Compras Públicas Página 6 de 46

Modelo de Negocios

Objetivos del Presente Documento

El presente documento tiene por objetivo presentar el análisis y la definición de los procesos de

negocio de la contratación pública que serán utilizados en el nuevo Sistema de Compras Públicas

de República Dominicana.

Para el desarrollo del modelo propuesto se tomó como referencia el marco regulatorio existente,

los procesos definidos por la DGCP, el modelo conceptual del Sistema de contrataciones elaborado

con el auspicio del Banco Mundial y de la USAID, evaluaciones realizadas al SNCP como las

contenidas en la autoevaluación realizada utilizando la metodología OCDE, el Informe PEFA y el

Diagnóstico Organizacional.


Modelo de Negocios

Actividades Realizadas

Para la elaboración del modelo de negocios propuesto y determinar las especificaciones

funcionales de los procesos requeridos para el desarrollo del Sistema Nacional de Compras

Públicas, se han ejecutado un conjunto de actividades de cara a conocer la situación actual y

proponer un modelo ajustado, a partir del análisis de brechas en cuanto a tecnología, institución,

operaciones y marco jurídico. De acuerdo al cronograma de trabajo aprobado, esas actividades se

definen y agrupan de la siguiente manera:

Analizar información recopilada

Examinar los datos contenidos en los documentos que conforman el marco regulatorio de las

compras ejecutadas con fondos del Estado dominicano y otros documentos.

- Ley 340-06 y Reglamento 543-12

- Manuales de procedimientos actuales

- Documentación del SIGEF

- Documentación del Portal

- Estructura general del Sistema

Identificar procesos de negocio de acuerdo a la ley

Establecer cuáles son los procesos que se encuentran contenidos en la Ley 340-06, y textos

complementarios, su nivel de definición y cómo supone se interrelacionan esos procesos.

- Inventario de procesos

- Mapa de procesos

- Descripción de mapa de procesos

Documentar modelo de negocios propuesto

Comprobar tanto con las áreas internas que ejecutan procesos con incidencia directa en el

Sistema, como con diferentes perfiles en las instituciones, cómo se ejecutan las compras;

detectar posibles brechas, participar en el análisis de los procesos del negocio y captura de

requerimientos del Sistema, y preparar la propuesta de procesos optimizados y ajustados al

marco legal vigente.

- Preparación de instrumento de levantamiento y coordinación de visitas

- Levantamiento con personal interno DGCP

- Levantamiento técnicos compradores UC

- Análisis de brechas detectadas en levantamiento


Modelo de Negocios

- Elaboración de flujo gramas

- Validación de flujo gramas con compradores y grupos de interés

- Diseño de nuevos procesos misionales

- Preparación de modelo de negocios

- Glosario de términos

Preparar taller de revisión de modelo de negocios

Socializar y validar la propuesta de modelo de negocios desarrollada a partir de los hallazgos

que arrojó el levantamiento, con la colaboración de partes interesadas tanto del órgano rector,

como de las unidades de compra visitadas.

- Coordinación de fecha con participantes

- Coordinación de logística del taller

- Presentación de modelo

- Ejecución de taller

Analizar hallazgos para ajustar modelo de negocios

Analizar y asentar, si aplica, las modificaciones propuestas en la puesta en común del modelo

de negocios con diferentes actores.

- Análisis de correcciones o comentarios a modelo de negocios

- Envío versión corregida para retroalimentación


Modelo de Negocios

Metodología Utilizada

De acuerdo con el diagrama debajo, la metodología agotada para concebir el modelo de negocios

contenido en este documento, abarca desde la recopilación de información en documentación

precedente, hasta el análisis y documentación de requerimientos de Sistema, que son el

preámbulo de la etapa de diseño.

Recopilación de información. El Encargado de informática entregó toda la documentación que

se considera relevante como antecedente. Se realizaron entrevistas con actores clave para

levantar los procesos de compras, su interacción con el actual Sistema de compras públicas y los

principales problemas de usabilidad y funcionalidad que presenta para esos actores.

Análisis y documentación: Con la información recopilada, tanto de documentos como de

entrevistas, se procedió a su análisis y documentación de los hallazgos del actual Sistema, para

establecer cuáles son los principales problemas que deben ser abordados en el nuevo modelo de

negocios. En cuanto al análisis, se utiliza un enfoque que examina las dimensiones que se

muestran a continuación:


Modelo de Negocios

Marco Regulatorio. Se refiere al análisis de la Ley y su Reglamento y cómo estos afectan

al nuevo Sistema.

Los procesos. Se refiere a analizar cuáles son los procesos actualmente soportados por el

Sistema y la brecha con los que están definidos en el marco regulatorio.

La Organización/personas. Se analiza la actual estructura organizacional de la DGCP

para dar soporte a las necesidades actuales y futuras que presentará el nuevo Sistema de

información.

Los Sistemas. Se analizan las aplicaciones y tecnologías utilizadas actualmente y cuál es

la cobertura y escalabilidad de las mismas.


Modelo de Negocios

Normativa y Reglamentos Existentes

La Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones con Modificaciones de la Ley No. 449-06 y su

Reglamento de Aplicación No. 543-12, regulan las compras y contrataciones del Gobierno. Los

principales elementos que deben tenerse en cuenta en cuanto a la funcionalidad requerida en el

portal de compras públicas son los siguientes:

Funcionalidades Ley 340-06

Artículo 36, ítem 3: Puesta en funcionamiento Sistema de Información de Precios

Artículo 36, ítem 14: Implementar un portal web que publicite, al menos:

o La normativa vigente sobre la materia;

o Las políticas de compras y contrataciones;

o Los planes de compras y contratación;

o Las convocatorias a presentar ofertas de todas las entidades públicas y los pliegos

de condiciones correspondientes;

o Los resultados de los procesos de compra y contrataciones de todas las

entidades públicas, salvo las excepciones incluidas en la Ley General

de Libre Acceso a la Información Pública;

o El registro especial de proveedores inhabilitados

Artículo 37:

o El Sistema de información de precios mantendrá datos actualizados sobre los

valores de mercado de los bienes y servicios de uso común, las garantías,

condiciones de entrega, condiciones y formas de pago y otras que establezca el

reglamento

o Párrafo I. El Sistema contendrá también información sobre los precios a los que

los organismos comprendidos en el ámbito de la ley compraron o contrataron los

bienes y servicios adquiridos.

Artículo 38, párrafo 2: Difusión de los planes y programas anuales de compras

Funcionalidades Reglamento 543-12

Artículo 4, ítem 7, párrafo a): Publicidad Declaratorias de Urgencia.

Artículo 4, ítem 7, párrafo c): Publicidad Invitaciones de requerimientos de urgencia.

Artículo 4, ítem 7, párrafo i): Publicidad Contratos/Órdenes de Compra/Ordenes de

Servicios.


Modelo de Negocios

Artículo 4, ítem 8, párrafo b): Publicidad Decreto de Emergencia y requerimientos

relacionados.

Artículo 4, ítem 9: Publicidad informe resultado emergencia.

Artículo 4, ítem 10: Publicidad informe documentos justificativos de uso de emergencia.

Artículo 6: Plan de Anual de Compras.

Artículo 20, párrafo: Sanciones impuestas a los Proveedores por las entidades

contratantes.

Artículo 27: Datos del Registro de Proveedores del Estado y el Registro Especial de

Proveedores Inhabilitados.

Artículo 54, párrafo I): Permitir la presentación de ofertas económicas iniciales para los

procesos de Subasta Inversa y notificación a los proveedores calificados.

Artículo 54, párrafo IV): Permitirá la puja por parte de los oferentes en la Subasta Inversa.

Artículo 54, párrafo V): Notificar a los proponentes de la recepción de los lances,

confirmación del valor y orden de su propuesta.

Artículo 55: Publicidad de los informes de resultados de la Subasta Inversa.

Artículo 61: Publicidad de las convocatorias de Licitaciones Públicas.

Artículo 63: Publicidad de convocatorias de Licitaciones Restringidas.

Artículo 64: Publicidad de convocatorias de Sorteos de Obras.

Artículo 65: Publicidad de convocatorias de Comparación de Precios.

Artículo 66: Publicidad de convocatorias de Compras Menores.

Artículo 76: Convocatorias para observaciones a proyectos de Pliegos de Condiciones

Específicas.

Artículo 76: Publicidad de proyectos de Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones

Técnicas/Términos de Referencia.

Artículo 107: Publicidad de Contratos/Órdenes de Compra/Ordenes de Servicio.


Modelo de Negocios

Modelo de Negocios Propuesto

Para la elaboración del modelo de negocios propuesto se tienen en cuenta los siguientes

elementos: los actores del Sistema Nacional de Compras Públicas, los procesos de negocio

establecidos en la Ley con sus respectivos subprocesos y los criterios de diseño consensuados con

el equipo de la DGCP.

Actores del Sistema Nacional de Compras Públicas

El Sistema Nacional de Compra Públicas consta de cuatro actores principales:

Instituciones: Organismo, órgano o dependencia del sector público, del ámbito de

aplicación de la Ley 340-06.

Oferentes: Persona natural o jurídica legalmente capacitada para participar presentando

Oferta propuesta en los procedimientos de selección de bienes, servicios y obras. En el

modelo, los ciudadanos con manifiesto interés en suplir los bienes, obras o servicios

requeridos por las instituciones públicas y/o que estén habilitados para participar en los

debidos procesos para formalizar su relación comercial con el Estado dominicano, son

nombrados como “Oferentes”, mientras no tengan contrato vigente con alguna institución

estatal, en cuyo caso son llamados “Proveedores”.

Ciudadanos: Cualquier persona natural o jurídica que tenga interés en cualquier

procedimiento de compras que se esté llevando a cabo.

DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas, órgano rector del Sistema Nacional

de Compras Públicas.

SNCP

Instituciones

Oferentes

Ciudadanos

DGCP


Modelo de Negocios

Criterios de Diseño

El modelo de negocios propuesto contempla la interacción de los actores a través del Sistema

Nacional de Compras Públicas.

Los criterios de diseño del Sistemas, se definieron tomando como base los principios establecidos

en la Ley 340-06 y su reglamento de aplicación, los requerimientos levantados en las entrevistas

con las Unidades de Compras (UC) y los distintos departamentos de apoyo de la Dirección General

de Contrataciones Públicas. Dichos requerimientos fueron englobados y clasificados en seis

grandes grupos, con los principales aspectos a tomar en cuenta en el diseño funcional.

SNCP

Eficiencia

Igualdad y libre

competencia

Transparencia y publicidad

Economía y flexibilidad

EquidadResponsabilidad,

moralidad y buena fe

Reciprocidad

Participación

Razonabilidad


Modelo de Negocios

Requerimientos Generales Levantados en Unidades de Compras y Dirección General de Contrataciones Públicas

Sistema Nacional de Compras Públicas

Norma

Principios

Procedimientos de selección

Casos de excepción

20% adjudicación a Pymes

Registro de proveedores

Planificación

Capacitación de ley de compras a

máxima autoridad

Diseño y publicación de

Planes Anuales de Compras

Certificación de disponibilidad de

fondos

Ejecuciòn

Procesos de Compras

Catálogo de Bienes, Obras y Servicios

Aprovisionamiento de Fondos

Monitoreo

Monitoreo procesos de

compras

Estadísticas

Usabilidad

Reutilización de información

capturada en otros subprocesos

Optimización de cantidad de pasos y

pantallas

Inclusión de proveedor al

sistema

Funcionalidad

Tiempo de respuesta adecuado

Gestión de errores

Interconexión con otros sistemas

Integración con otros sistemas

Gesión de seguridad


Modelo de Negocios

Criterios de diseño específicos:

a. Sistema web:

Adoptar la modalidad web para albergar al Sistema, permitirá una mayor flexibilidad en el

acceso, facilitando una comunicación activa entre el usuario y la información, con la

utilización de herramientas visuales estándar, haciéndolo más amigable tanto para

compradores y proveedores, como ciudadanos. Otros beneficios son: el ahorro de tiempo,

no hay problemas de compatibilidad de software, la información es más rápida, es de fácil

integración con otros sistemas y su portabilidad permite el acceso desde diferentes

dispositivos.

b. Reutilización de datos :

Optimizar el proceso de digitación de información integrando campos completados en

procedimientos previos o registrados en las bases de datos de las que se alimenta el

Sistema, contribuyendo a la agilización de los procesos y la disminución de errores de

digitación y de carga de trabajo.

c. Integración del oferente como usuario activo del Sistema:

Materializa el modelo de sistema transaccional, logrando el intercambio de documentación

y datos necesarios para la ejecución de los procesos de compras y contrataciones públicas.

Presentación de ofertas técnicas y económicas en línea

Notificaciones automáticas entre Oferentes y Unidades de Compras

Consultas en línea de procesos de compras

d. Comunicación automatizada:

Envío automático de notificaciones a usuarios

Registro como oferente

Procesos de compra

Inhabilitación

Pago

Retroalimentación

Recepción de ofertas

Preguntas y repuestas


Modelo de Negocios

e. Ampliación de participación de oferentes por convocatoria:

Convocatorias automáticas según rubro de solicitud, lo que estimula la participación de

todos los oferentes registrados, contribuyendo con el principio de igualdad y libre

competencia.

f. Filtros de selección de proveedores registrados como PYMES:

Facilita la ejecución de la asignación del 20% de las compras y contrataciones a los

oferentes registrados como PYMES, contribuyendo con la dinamización del sector y

logrando una mayor participación de estos en los procesos de compras y contrataciones

públicas.

g. Integración de la reserva presupuestaria en los procesos de adquisiciones:

Confirmación de disponibilidad de fondos, cuota de compromiso y libramiento de pago a

través del Sistema, reflejándose en las consultas de procesos de compras en curso para

mayor transparencia.

h. Registro web de proveedores:

Agiliza la inscripción de oferentes con la integración a otras bases de datos

gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro.

i. Consulta web de estados de inscripción y actualización de oferentes:

Permite el monitoreo del estado de inscripción o actualización por parte de los oferentes,

facilitando el seguimiento de las solicitudes y contribuyendo a la descongestión de las

consultas de estado a Mesa de Ayuda.

j. Transparencia de operaciones de procesos de compras:

Facilita el monitoreo ciudadano de los procesos de compras públicas contribuyendo a la

auto fiscalización de las operaciones y creando un precedente de transparencia y acceso

a la información por parte del gobierno.

k. Análisis y explotación de la información:

Seguimiento a las operaciones de compras y contrataciones con fondos gubernamentales,

monitoreo preventivo y para el análisis y explotación de informaciones estadísticas,

establecimiento de indicadores de gestión para la toma de decisiones y el seguimiento a la

ejecución de fondos.


Modelo de Negocios

Procesos

La optimización de los procesos fue fundamentada en los criterios de diseño definidos a partir del

análisis de la documentación recopilada. Con miras a garantizar la eficacia y eficiencia del Sistema

informático a desarrollar, los procesos fueron diseñados siguiendo los lineamientos establecidos

por los mejores modelos de Aseguramiento de la Calidad en la Gestión ISO-9000,

ISO-27001:2005, entre otros.

Los procesos propuestos para este modelo de negocios fueron clasificados como misionales o

principales, estratégicos, de apoyo y especiales, según se lista en el inventario dispuesto más

abajo. El alcance del presente modelo contempla el diseño y la documentación de los procesos y

subprocesos misionales.

El mapa de procesos refleja la interacción de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo

definidos, con los actores principales del Sistema.

El Convenio Marco, no cuenta con una documentación legal aprobada y existe poca

documentación de base, y el Contrato de Concesiones no está reglamentado, por lo que ambos

procesos especiales quedan fuera del alcance de esta consultoría.


Modelo de Negocios

Mapa de Procesos Sistema Nacional de Compras Públicas


Modelo de Negocios

Inventario de Procesos Sistema Nacional de Compras Públicas

PROCESOS MISIONALES: PROCESOS DE APOYO: PROCESOS ESTRATÉGICOS: PROCESOS ESPECIALES:

1.- Planificación PACC 1.- Investigación de denuncias 1.- Monitoreo de procesos de compras 1.- Convenio Marco

2.- Compras de Bienes, Obras y Servicios 2.- Suspensión de procesos de compras 2.- Políticas de Compra 2.- Contrato de Concesión

2.1.- Solicitud 3.- Capacitaciones

2.2.- Convocatoria 4.- Mesa de ayuda

2.3.- Consulta 5.- Desarrollo de funcionalidades

2.4.- Recepción de ofertas 6.- Mantenimiento del sistema

2.5.- Adjudicación 7.- Resolución de Conflictos

2.6.- Contrato

2.6.1.- Aprobación de contratos

2.6.2.- Modificación de contratos

2.6.3.- Recisión de contratos

2.7.- Recepción de bien, obra o servicio

2.8.- Pago

3.- Gestión de Oferentes

3.1.- Inscripción de Oferentes

3.2.- Actualización de expediente de Oferentes

3.3.- Solicitud de inhabilitación de proveedores

3.4.- Registro de sanciones a oferentes

4.- Gestión del catálogo de bienes, obras y servicios

5.- Gestión del catálogo de usuarios

6.- Subasta inversa

6.1.- Solicitud

6.2.- Recepción de ofertas técnicas

6.3.- Selección de oferentes para subasta

6.4.- Subasta y adjudicación

21 7 2 2

TOTAL GENERAL: 30


Modelo de Negocios

Diagrama General de Procesos y Subprocesos

El diagrama general muestra los procesos y subprocesos por actores del Sistema:

SNCP

Instituciones

Oferente

Subasta inversa

Capacitaciones

Planificación PACC

Compras de

Bienes, Obras y

Servicios

Solicitud de

inhabilitación de

proveedores

Convenios Marco

Gestión de

proveedores

Inscripción de

proveedores

Actualización de

expediente de

proveedores

Solicitud

Convocatoria

Consulta

Recepción de

ofertas

Adjudicación

Compras de

Bienes, Obras y

Servicios

Capacitaciones

Contrato

Recepción de bien,

obra o servicio

Pago

Subasta inversa

Convenios Marco

Impugnaciones a

procesos de

compras

DGCP

Ciudadanos

Solicitud de

investigación de

procesos de

compras

Capacitaciones

Solicitud de

inhabilitación de

proveedores

Solicitud de

investigación de

procesos de

compras

Capacitaciones

Gestión de

proveedores

Mesa de ayuda

Desarrollo de

funcionalidades

Impugnaciones a

procesos de

compras

Mantenimiento del

sistema

Monitoreo de

procesos de

compras

Suspensión de

procesos de

compras

Inscripción de

proveedores

Actualización de

expediente de

proveedores

Consultas

Recepción de

ofertas

Recepción de bien,

obra o servicio

Solicitud

Convocatoria

Recepción de

ofertas técnicas

Selección de

oferentes

Subasta y

Adjudicación

Contrato

Recepción de bien,

obra o servicio

Pago

Consultas

Pago

Pago

Recepción de

ofertas técnicas

Subasta y

Adjudicación

Recepción de bien,

obra o servicio

Consultas

Políticas de

compras

Registro de

sanciones a

proveedores

Aprobación

Modificación

Rescisión

Aprobación

Modificación

Rescisión


Modelo de Negocios

Planificación Anual de Compras y Contrataciones

La creación del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) está fundamentada en la metodología

aprobada por la Dirección General de Contrataciones Públicas y se confecciona con el formulario o

plantilla estandarizada emitida por dicho órgano rector.

La Unidad de Compras es la encargada de recibir el Plan Anual de Compras y Contrataciones

oficialmente aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Ese insumo representa la base de la

planificación del ciclo de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. El Analista de

Compras carga la información contenida en el PACC aprobado, generando para cada versión un

número único en el Sistema, conteniendo los campos siguientes:

1. Descripción de la compra

2. Tipo de Contratación (Bien, Obra, Servicio o Consultoría)

3. Modalidad

4. Elemento relacionado del Catálogo de Bienes, y Servicios

5. Cantidad

6. Precio estimado por Unidad

7. Monto total estimado

8. Fecha estimada de adquisición

9. Nombre Usuario Requirente

10. Área o Unidad

11. Jefe Directo

12. Cargo

13. Región

14. Provincia

15. Municipio

16. Período de uso (en caso de arriendos o servicios) (campo fecha desde/hasta)

17. Clasificador presupuestario relacionado

18. Destinado a PYMES (Sí/No)

Una vez terminado el cargado de la información de las solicitudes de compras contenidas en el PACC,

el Analista de Compras tendrá la función de crearlas, opción que permitirá la publicación en el Sistema

de las compras planificadas y la reutilización de estos datos en los distintos subprocesos que


Modelo de Negocios

componen el proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios cuando se confirme la necesidad de

compras del área requirente.

Adicionalmente a estos datos, el PACC publicará automáticamente la siguiente información para fines

de seguimiento y comparación de lo planificado versus lo adquirido:

1. Disponibilidad de fondos

2. Etapa del proceso de compra: Subproceso

3. Valor real adquirido del Bien, Obra o Servicio

4. Fecha de adquisición del Bien, Obra o Servicio

5. Estado de recepción: Conforme o No Conforme.

El PACC oficial aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva, también será publicado en la página

institucional por la Oficina de Acceso a la Información (OAI).


Modelo de Negocios

Proceso General de Compras de Bienes, Obras y Servicios

El objetivo de este proceso es lograr que se ejecuten las solicitudes de compras de bienes, obras o

servicios de manera transparente, rápida y eficiente. En la ficha de levantamiento de procesos anexa,

se pueden ver las características principales y la descripción del paso a paso que corresponde a la

siguiente gráfica:

El proceso general de compras, consta de ocho sub procesos, que van desde la solicitud hasta el pago

del bien, obra o servicio adquirido, de acuerdo a los requerimientos del área solicitante; cada uno de

los cuales se describe a grandes rasgos a continuación. Para cada caso, se han anexado las fichas

correspondientes, contentivas de información complementaria y los diagramas que sirven para ilustrar

cómo fluye la información/insumos necesarios para su realización.

Inicio: El Proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios, inicia con el envío de la solicitud de

compra del área requirente a la Unidad de Compras.


Modelo de Negocios

Compras de Bienes, Obras o Servicios

Instituciones

Ad

min

istr

ati

vo

Fin

an

cie

ro

Co

mit

é d

e

Co

mp

ras

Áre

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e

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ras

Solicita compra

Convocatoria

Consulta

Adjudicación

Contrato

Inicio

SolicitudRecepción de

ofertas

Recepción de

bien, obra,

servicio

Pago

Fin

Aprueba compra y

proceso a ejecutar

Subproceso de Solicitud: Con la solicitud de compras y el proceso aprobados por el Comité de

Compras y Contrataciones, el Analista de Compras verifica si la solicitud está publicada en Plan Anual

de Compras.

Si la solicitud de compras está publicada, el Analista abre la solicitud, y completa los datos faltantes,

como el rango de fecha para consultas, rango de fecha de recepción de ofertas, fecha de apertura de

oferta técnica, fecha de apertura de oferta económica, lugar donde se recibirá la compra, persona que

recibirá la compra, y modalidad de compras a ejecutar aprobada por el Comité de Compras:

i. Licitación Pública

ii. Licitación restringida

iii. Sorteo de Obras

iv. Comparación de precios

v. Compras Menores

vi. Compras directas

En caso de que la solicitud de compras no esté publicada, el Analista crea una solicitud de compras

digitando tanto los datos contemplados en el Plan Anual de Compras, como los datos faltantes

descritos anteriormente, adjuntando el Decreto Presidencial o la resolución de Máxima Autoridad

Ejecutiva que justifican la compra no planificada. Para estos casos, el Sistema habilita un registro de

solicitudes de compras no planificadas en el mismo formato de las solicitudes del PACC, con el objetivo

de facilitar el seguimiento a las adquisiciones e incentivar la planificación de futuros periodos.


Modelo de Negocios

El Analista de Compras anexa el pliego de condiciones y/o la ficha técnica elaborado por el perito y

aprobados por el Comité de Compras y Contrataciones, donde se especifican los requerimientos del

bien o servicio a adquirir.

Finalmente, solicita la certificación de disponibilidad de fondos presupuestados, insumo que le permite

enviar la solicitud a aprobación del Rol aprobador, que ratifica o devuelve con comentarios. La

aprobación de la solicitud permite pasar al subproceso de Convocatoria.

Subproceso de Convocatoria: Con la aprobación de la solicitud, el Analista de Compras selecciona

el tipo de convocatoria que desea realizar; la convocatoria puede ser automática o personalizada. Si

se selecciona la convocatoria automática, el Analista de Compras recibe una notificación de envío de

convocatoria a todos los oferentes registrados en el rubro de la solicitud; la convocatoria

personalizada permite seleccionar y enviar la invitación a oferentes específicos.

El oferente recibe un mensaje de convocatoria del Sistema con la información de solicitud, el pliego de

condiciones y/o ficha técnica que le permite verificar y consultar la información del requerimiento de

compra.

Subproceso de Consulta: Si el oferente determina con la verificación de la información de

convocatoria que el pliego de condiciones y/o ficha técnica presentan errores, no están completos o no

son claros, solicita información a través de una notificación con su usuario en el Sistema o por los

canales convencionales.

El Analista de Compras recibe la solicitud de información por el Sistema o por los canales

convencionales en el rango de fecha definido, analiza y envía notificación de respuesta a oferentes,

publicando acta de preguntas y respuestas. En caso de que se determine que el pliego de condiciones

y/o ficha técnica presenta errores, el Analista de Compras publica la enmienda a los documentos de

solicitud.

Subproceso de Recepción de Ofertas: Al recibir la información solicitada y concluir el subproceso

de Consulta, en caso de mostrar interés, el oferente carga su oferta técnica, oferta económica y

garantías correspondientes, a través de su usuario en el Sistema. Luego envía estos documentos a la

Unidad de Compras solicitante. Cabe destacar, que el oferente puede hacer estas remisiones por los

canales convencionales en caso de no tener acceso al Sistema. Para estos casos, el Analista de

Compras deberá cargar las ofertas en el Sistema.


Modelo de Negocios

En caso de tener registros de ofertas recibidas, el Analista de Compras verifica si los documentos de

solicitud están completos en las fechas pautadas para la apertura. Si se presenta algún faltante o

error subsanable, solicita la subsanación al oferente que deberá remitir nuevamente o subsanar los

documentos de solicitud señalados. De encontrarse todos los documentos completos, el Analista de

Compras remite las ofertas al Comité de Compras y Contrataciones para la adjudicación.

Si no se presenta ningún oferente, el Analista de Compras registra en el Sistema la no recepción de

ofertas, insumo que permite la declaración del proceso desierto por el Comité de Compras y

Contrataciones.

Subproceso de Adjudicación: El perito o personal de evaluación verifica que las ofertas recibidas

cumplen con las especificaciones de la solicitud. Si se determina que las ofertas no cumplen con las

especificaciones de la solicitud, el perito o personal de evaluación emite un informe de no

cumplimiento que sirve de insumo para que el Comité de Compras y Contrataciones evalúe la decisión

de declaración del proceso desierto.

En caso de declararse el proceso desierto, el Analista de Compras registra el proceso desierto en el

Sistema y adjunta la declaración del Comité de Compras y Contrataciones. El Sistema verifica el

número de declaraciones desiertas y permite el envío de la solicitud para el subproceso de

Convocatoria o habilitar nuevamente el subproceso de Solicitud, en función de la cantidad de procesos

declarados desiertos.

Si las ofertas recibidas cumplen con las especificaciones de la solicitud, el perito o personal de

evaluación envía un informe de recomendación de adjudicación al Comité de Compras y

Contrataciones. El Comité de Compras y Contrataciones evalúa la recomendación del perito o personal

de evaluación y emite acta de adjudicación.

Con la declaración de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones, el Analista de Compras

selecciona en el Sistema el tipo de adjudicación aprobada. Si el acta determina la selección de la

oferta más económica, el Analista de Compras selecciona la adjudicación automática para que el

Sistema escoja la oferta que presente menor precio.

Si en el acta de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones se seleccionaron a oferentes

específicos, el Analista de Compras selecciona la oferta del (los) oferente(s) adjudicado(s), justifica la

adjudicación en comentarios si lo requiere y adjunta el documento emitido por el Comité de Compras

y Contrataciones, para fines de publicación. Finalmente, el Sistema envía una notificación de

adjudicación al(los) oferente(s) adjudicado(s).


Modelo de Negocios

Subproceso de Contrato: El subproceso de Contrato contempla la aprobación, modificación y

recisión de contratos.

Subproceso de Contrato - Aprobación de contratos: El Analista de Compras crea la orden de

compra y/o contrato en donde se registran los parámetros de contratación en modelos o plantillas

estandarizadas por el órgano rector, que contemplarán los datos de términos de referencia, entre

otros:

1. Tipo: Orden de Compra /Contrato

2. Tipo de factura (crédito-contado)

3. Número de conduce

4. Fecha

5. Monto total

6. Entregables

a. Avance (%) (si plica)

b. Pagos por entregables (monto y %)

c. Fecha de entrega por entregables

7. Otros términos de referencia

8. Circuito

9. Observaciones

El Rol aprobador es responsable de verificar y aprobar o devolver con comentarios. Una vez aprobado,

el Sistema envía notificación al oferente con el documento (contrato/orden de compra).

Posteriormente, el Analista de Compras recibe el contrato firmado por las partes y procede a cargarlo

en el Sistema.

El Encargado Financiero recibe la notificación de publicación de contrato firmado y certifica en el

Sistema Financiero la cuota de compromiso de pago, para que esté disponible mediante integración

para la consulta del oferente en el Sistema de Compras; en caso de que no se cuente con la

integración del Sistema de Compras con el Sistema Financiero, el Encargado Financiero deberá

certificar la cuota de compromiso directamente en el Sistema de Compras.


Modelo de Negocios

Subproceso de Contrato - Modificación de contratos: La Unidad de Compras a través del Analista

de Compras tendrá la disponibilidad de modificar un contrato vigente en el Sistema, mediante

Addendum y adjuntar resolución de modificación cargando el contrato modificado.

Subproceso de Contrato - Recisión de contratos: La Unidad de Compras a través del Analista de

Compras tendrá la disponibilidad de poder rescindir un contrato vigente en el Sistema, adjuntar

resolución de recisión, seleccionar oferente (s) del listado de adjudicación según posiciones ocupadas

y adjuntar la nueva resolución de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones.

Subproceso de Recepción de Bien, Obra o Servicio: El proveedor verifica el registro de cuota de

compromiso de pago del Encargado Financiero y entrega el bien, obra o servicio contratado bajo los

parámetros definidos en el contrato/orden de compras. El Rol de recepción recibe la entrega del

proveedor y solicita al área requirente la recepción conforme. El área requirente verifica el bien, obra

o servicio y envía una notificación de no conformidad en caso de que la entrega no cumpla con lo

contratado; dicha notificación de no conformidad es cargada en el Sistema por el Rol de recepción

para fines de registro. El proveedor recibirá la alerta de no conformidad por el Sistema para

corrección de la no conformidad. Si la entrega cumple con las especificaciones contratadas, el área

requirente emite notificación de conformidad que deberá ser registrada en el sistema.

En ambos casos se registra una evaluación del proveedor, misma que formará parte del histórico de

procesos ejecutados y contribuirá con el mejoramiento continuo del proceso de compras.

Finalmente, el Rol de recepción, registra la aceptación del bien, obra o servicio, lo que permite la

actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones para fines de transparencia y comparación

con lo planificado inicialmente. Con esta entrada, se actualizan los siguientes datos de las solicitudes

creadas desde el Plan Anual de Compras y Contrataciones o del registro de compras no planificadas:

1. Valor real adquirido del Bien, Obra o Servicio

2. Fecha de adquisición del Bien, Obra o Servicio

3. Estado de recepción: Conforme o No Conforme.

Subproceso de Pago: El Encargado Financiero recibe la notificación de aceptación conforme del bien,

obra o servicio en el Sistema y verifica el adjunto de aceptación del Área requirente. Dicho insumo le

permite emitir el reporte del proceso de compras ejecutado para fines de auditoría y preparación del

pago al proveedor.


Modelo de Negocios

Posteriormente, el Encargado Financiero registra en el Sistema el libramiento de pago cuando esté

disponible. Este registro permite que el Sistema envíe automáticamente una notificación con el

número de libramiento de pago al proveedor para fines de seguimiento del flujo hasta su

disponibilidad en la Tesorería Nacional. A partir de esta acción, el proveedor puede registrar la

evaluación de la institución, que formará parte del histórico de procesos de compras ejecutados

contribuyendo con el mejoramiento continuo del Sistema de compras.

Suspensión del Proceso de Compras

Indistintamente de la modalidad bajo la que se esté ejecutando la adquisición de bienes obras o

servicios, el Sistema permite suspender o detener el proceso, siempre que este se encuentre en las

etapas previas a la adjudicación; a partir de esa etapa se han establecido los mecanismos de

Addendum y Rescisión de contrato, así como la adjudicación a oferentes de la lista de ocupación, en

posiciones por debajo del primer oferente seleccionado.

El proceso de suspensión puede llevarse a cabo tanto en la Institución, como en el órgano rector,

dependiendo de las causas que lo justifiquen.


Modelo de Negocios

Proceso de Subasta Inversa

El proceso de Subasta Inversa es una variación del Proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios,

con el que tiene los siguientes subprocesos comunes o iguales:

Convocatoria

Consulta

Contrato

Recepción de bien, obra o servicio

Pago

Subasta Inversa

Instituciones

Ofe

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Contrato

Consulta

Inicio

ConvocatoriaRecepción de

ofertas técnicasSolicitud

Solicita compra

Subasta y

adjudicación

Recepción de

bien, obra,

servicio

Selección de

oferentes

Pago

Fin

Aprueba compra y

proceso a ejecutar

Los procesos que difieren del macro proceso de compras, en el caso de la Subasta Inversa, se

describen a continuación:

Subasta Inversa - Subproceso de Solicitud: Con la solicitud de compras y el proceso de subasta

inversa aprobados por el Comité de Compras y Contrataciones, el Analista de Compras verifica si la

solicitud está publicada en Plan Anual de Compras.

En caso de que la solicitud de compras esté publicada, el Analista de Compras abre la solicitud,

completa datos faltantes como: Lugar donde se recibirá la compra, persona que recibirá la compra,

rango de fecha para consultas, fecha de apertura de oferta técnica, duración de la subasta.


Modelo de Negocios

En caso de que la solicitud de compras no esté publicada, el Analista de Compras crea una solicitud de

compra no planificada, digitando los datos de solicitud contenidos en el Plan Anual de Compras y datos

faltantes descritos anteriormente, y adjunta el decreto presidencial o resolución de la Máxima

Autoridad Ejecutiva, justificando la compra no planificada.

Posteriormente, anexa el pliego de condiciones y/o la ficha técnica donde se especifican los

requerimientos tanto para una solicitud planificada como para una solicitud no planificada.

Finalmente, el Analista de Compras solicita la certificación de disponibilidad de fondos presupuestados,

insumo que le permite enviar la solicitud a revisión del Rol aprobador que confirma o devuelve con

comentarios. La aprobación de la solicitud permite pasar a los subprocesos de Convocatoria, y

posteriormente, Consulta.

Subasta Inversa - Subproceso de Recepción de ofertas técnicas: Al recibir la información

solicitada y concluir el subproceso de Consulta, en caso de mostrar interés, el oferente adjunta la

oferta técnica y garantías correspondientes, a través de su usuario en el Sistema. Luego envía estos

documentos a la Unidad de Compras solicitante.

El Analista de Compras verifica si presenta ofertas técnicas de los oferentes. De comprobarse la no

recepción de ofertas técnicas, puede declarar el proceso desierto, en donde el Sistema verifica el

número de declaraciones desiertas y permite el envío de la solicitud para el subproceso de

Convocatoria o de Solicitud, en función de la cantidad de procesos declarados desiertos.

En caso de tener registros de ofertas técnicas recibidas, el Analista de Compras verifica si los

documentos de solicitud están completos. Si se presenta algún faltante o error subsanable, solicita la

subsanación al oferente que deberá remitir nuevamente o subsanar los documentos de solicitud

señalados. De encontrarse todos los documentos completos, el Analista de Compras remite las ofertas

técnicas para recepción conforme del perito o personal de evaluación.

El perito o personal de evaluación verifica que las ofertas técnicas recibidas cumplen con las

especificaciones de la solicitud. Si se determina que las ofertas técnicas no cumplen, el perito o

personal de evaluación emite un informe de no cumplimiento que sirve de insumo para que el Analista

de compras, lo publique como adjunto en el Sistema y declare el proceso desierto. Si las ofertas

técnicas recibidas cumplen, el perito o personal de evaluación emite un informe de cumplimiento de

las ofertas con las especificaciones de la solicitud, proceso que permite pasar al subproceso de

Selección de Oferentes para subasta.


Modelo de Negocios

Subasta Inversa - Subproceso de Selección de Oferentes: Las ofertas que cumplieron con las

especificaciones técnicas de la Solicitud, son evaluadas en este subproceso por el perito o el personal

de evaluación, con el objetivo de recomendar la selección de oferentes para subasta al Comité de

Compras y Contrataciones. El Comité evalúa la recomendación del perito o personal de evaluación y

emite el informe de selección de oferentes para subasta.

El Analista de Compras adjunta aprobación de selección de oferentes para subasta y elige en el

Sistema los oferentes escogidos por el Comité. Finalmente, el Sistema asigna el código de

identificación, que será publicado en sustitución de la identidad de los participantes, y envía un correo

a los oferentes seleccionados, con la información correspondiente para habilitar su acceso en la sesión

de la subasta, en el día y hora indicados en la solicitud. El Sistema notifica de igual modo a los

oferentes no seleccionados para la subasta.

Subasta Inversa - Subasta y Adjudicación: En la fecha indicada para la realización de la subasta

inversa, el oferente seleccionado entra al Sistema a través de su usuario y digita la oferta económica

inicial. El Sistema recibe oferta económica inicial y habilita al oferente para la subasta. El oferente

recibe la notificación de habilitación y accede. Posteriormente, el oferente envía ofertas económicas en

el rango de tiempo de subasta y el Sistema le mantiene informado de su posición.

Una vez concluido el tiempo de subasta, el Sistema selecciona al oferente con menor precio y publica

la adjudicación, registro que permite pasar al subproceso de contrato.


Modelo de Negocios

Proceso de Inscripción de Oferentes

El Proceso de Inscripción de Oferentes tiene como objetivo facilitar la inclusión de personas físicas o

jurídicas, asociaciones sin fines de lucro, cooperativas y oficinas gubernamentales, en la base de datos

de oferentes autorizados por la DGCP, habilitándolos para presentar ofertas de bienes, servicios y

obras a las entidades contratantes bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Compras y Contrataciones

Públicas 340-06, y demás referentes.

El proceso inicia con la solicitud de registro y finaliza con el oferente registrado en la base de datos del

órgano rector, si aplica. En la ficha adjunta se presentan las demás características del proceso y el

diagrama de flujo correspondiente.

Solicitud: El proceso de inscripción inicia cuando el oferente accede al portal transaccional y llena el

formulario web de solicitud dispuesto para esos fines, con sus datos personales y los de su actividad

comercial. El documento destaca cuáles campos son obligatorios indicándole al oferente si debe

completar o corregir un campo, en caso de omisión o inserción de datos errados.

Cuando el formulario está completo y correcto, el oferente somete su solicitud y el Sistema genera

automáticamente un número que servirá para dar seguimiento en la Dirección General de

Contrataciones Públicas (DGCP).

Para facilitar a los usuarios que no cuenten con los medios, cumplir con el requisito de inscripción

web, se propone disponer de computadoras con conexión a internet en las áreas de servicio a usuarios

de la DGCP.

Recepción de solicitud: Los documentos de solicitud deberán entregar por los medios que

establezca el órgano rector. El personal de recepción de Registro de Oferentes de la DGCP, verifica

que todos los documentos estén vigentes y que no hay ninguna omisión. En caso de requerir alguna

rectificación notifica al solicitante, quien deberá corregirlo según se le indique.

Si el expediente está completo y correcto, el Recepcionista dará entrada en el Sistema, con el número

de solicitud de inscripción previamente emitido. Esta acción genera un acuse de recibo que será

entregado como constancia de entrada de la solicitud, junto con las indicaciones de cómo dar

seguimiento al trámite.


Modelo de Negocios

Análisis: Una vez registrado el expediente de solicitud, el Sistema genera una alerta para la etapa de

análisis, indicando que está disponible. El Analista recibe la alerta y carga la solicitud en el Sistema

para revisarlo.

El Analista verifica el estatus y detalle de los documentos contenidos en el expediente de solicitud,

según sitios/bases de datos correspondientes. En caso de encontrar que por lo menos uno de los

requisitos no está al día y/o no es correcto, en caso de ser subsanable habilita una notificación

automática al oferente en el Sistema, con comentario para que rectifique. Con la corrección, el

oferente entrega el aporte a su expediente, el Analista valida el aporte y, si corresponde, lo asocia por

el Sistema al expediente para que continúe el proceso.

Cuando el Analista concluye su revisión, si encuentra el expediente de solicitud satisfactorio, crea el

Registro de Oferente del Estado (ROE), según solicitud; en caso de considerar la solicitud

improcedente, genera propuesta de rechazo con su justificación. En ambos casos, transfiere a la etapa

de supervisión, para concluir el proceso.

Registro: Cuando el Supervisor recibe la alerta de ROE creado/rechazado, carga en el Sistema a

partir del número de solicitud, pudiendo elegir visualizar tanto el expediente, como el ROE o propuesta

de rechazo y/o el reporte que se alimenta de los pasos dados en cada etapa previa, como historial.

Si en su revisión el Supervisor encuentra algún error, devuelve por el Sistema al Analista, con un

comentario de la corrección requerida; este revisa y corrige, para transferir nuevamente al

Supervisor.

En caso de encontrar todo correcto, el Supervisor aprueba en el Sistema, acción con la que sentencia

la propuesta del Analista. En caso de aprobación de la solicitud, con la acción del Rol aprobador el

Sistema genera automáticamente el número ROE habilitando simultáneamente el perfil de usuario

asociado al número de registro. Se le notifica al interesado que su solicitud fue completada,

facilitándole sus datos de acceso e instructivo de uso de la plataforma.


Modelo de Negocios

Proceso de Actualización de Oferentes

El objetivo del Proceso de Actualización de Oferentes es mantener actualizada y correcta la

información registrada en la base de datos de oferentes autorizados por la DGCP, según lo indica la

Ley de Compras y Contrataciones Públicas 340-06, y demás referentes.

El proceso de Actualización de oferentes difiere del proceso de Inscripción, sólo en los siguientes

puntos:

1.- En la solicitud, el oferente puede ingresar desde el perfil de usuario habilitado con la emisión de su

Registro y digitar en el formulario de actualización su número de ROE, con lo que el Sistema llena

automáticamente sus datos, asignándole a la solicitud un número para seguimiento y permitiendo una

de las acciones siguientes:

a) Actualizar la información en los campos que corresponda, con el cargado de los documentos

de soporte respectivos.

b) Emitir la modificación de datos que no contemplen la presentación de soportes documentales

como requisito.

2.- En la etapa de análisis, una vez revisado el expediente de solicitud y habiendo comprobado que

está conforme con lo requerido, el Analista actualiza la información del oferente registrada en el

portal, sea para cambio de datos (Modificación) o renovación del registro (Actualización).

3.- En la etapa final, el Supervisor habiendo verificado y dado el visto bueno a la Actualización

ejecutada, genera una certificación de actualización de ROE, donde se registran los cambios realizados

y/o renueva la vigencia del mismo.

El resto de los trámites, revisiones y validaciones del proceso se ejecutan de la misma manera y

siguen las mismas rutas lógicas.


Modelo de Negocios

Inhabilitación de Proveedores

La Inhabilitación de Proveedores tiene como objetivo atender las solicitudes de inhabilitación

interpuestas por las instituciones, en base a los criterios de investigación aprobados por la Dirección

General de Contrataciones Públicas. Otros detalles y flujograma de este proceso, se encuentran en

ficha anexa.

Solicitud: La Máxima Autoridad Ejecutiva de la institución interesada solicita la inhabilitación del

proveedor, presentando el expediente de soporte ante el órgano rector.

Ejecución: La Dirección General del órgano rector, recibe la solicitud de inhabilitación y notifica a la

Institución solicitante de la admisión del expediente, a la vez que empodera de la investigación al

Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos.

El Encargado del Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos, recibe la asignación y notifica a

las partes, Institución y Proveedor, sobre el inicio de conocimiento de la solicitud de inhabilitación, a

la vez que le solicita al proveedor aportar su escrito de defensa.

El proveedor aporta la documentación de defensa en el tiempo y forma que se le indique, según el

marco legal vigente; de no hacerlo, pierde la oportunidad de refutar en esa instancia y el proceso

continúa. Paralelamente, el Departamento designado por la Dirección analiza el expediente y revisa

los argumentos planteados por la institución solicitante.

El Encargado asigna a un Analista el estudio e investigación del caso. Al recibir la asignación, el

Analista verifica el expediente y la documentación que lo conforma, para determinar si los aportes son

o no suficientes. Si se requieren aportes adicionales, informa al Encargado, quien solicita las

aclaraciones y/o documentos tanto a la Institución como al Proveedor, de ser necesario. La

Institución/Proveedor recibe el requerimiento y remite los aportes solicitados, para sumarse al

expediente en análisis.

En caso de que los aportes al expediente sean suficientes, el Analista emite un borrador de propuesta

de resolución, que es validado por el Encargado, quien la rechazará, devolviendo a la etapa de análisis

con comentarios para su corrección; o aprobará, remitiendo el documento al Despacho para su

validación definitiva.


Modelo de Negocios

La Dirección analiza la propuesta y en caso de no aprobarla, la devuelve con comentarios para que sea

ajustada en el Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos. Cuando aprueba la propuesta,

emite la correspondiente resolución, que se publica en el Sistema para consumo de todos los actores.

Si la resolución es de inhabilitación, la Encargada del Departamento de Políticas, Normas y

Procedimientos, solicita al departamento de Proveedores inhabilitar al proveedor en el Sistema,

adjuntando la resolución como documento justificativo, para que sea transferido al registro público de

Proveedores Inhabilitados, como se estipula en el marco legal que rige al Sistema Nacional de

Compras Públicas.


Modelo de Negocios

Registro de sanciones a oferentes

El objetivo de este proceso es llevar un registro de las sanciones aplicadas a los oferentes de manera

transparente, que sirva como parámetro para el subproceso de adjudicación de las compras de bienes,

obras y servicios.

El Analista de Compras recibe la resolución de sanción del Comité de Compras y Contrataciones,

insumo que le sirve para buscar al oferente indicado y registrar la sanción en el Sistema.

Posteriormente digita el motivo determinado por el Comité de Compras y Contrataciones y carga la

resolución de sanción aprobada.

Finalmente envía el registro de sanción para fines de aprobación. El Rol aprobador confirma o

devuelve con comentarios el registro de sanción. En caso de confirmación, el oferente recibe una

notificación de sanción del Sistema con la resolución de sanción aprobada por el Comité de Compras y

Contrataciones.


Modelo de Negocios

Gestión de Catálogo de Bienes y Servicios

El proceso de Gestión del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios, es una propuesta paralela a la

consultoría que se está desarrollando en el órgano rector sobre el tema, con el fin de mejorar esa

herramienta, debido a que fue contemplado desde el inicio dentro del alcance de la Consultoría de

Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana. Por esta razón,

se entiende que la propuesta puede cambiar a raíz de los resultados de la consultoría especializada

para el Catálogo.

Su objetivo es mantener actualizado el compendio de los bienes, servicios y obras que adquieren las

instituciones estatales, propiciando que tanto las Unidades de Compras como los proveedores, utilicen

un estándar único para su clasificación y definiciones asociadas.

A continuación el proceso de gestión como ha sido diseñado por el equipo ejecutor del Análisis

Funcional del SNCP:

Solicitud: El proceso inicia con la identificación de un elemento faltante, registrado con error o

duplicado en el Catálogo de Bienes Obras y Servicios. Se entiende que esa identificación la realice el

Analista de la Unidad de Compras, que es quien trabaja frecuentemente con ese instrumento, para dar

curso a la gestión necesaria del elemento del catálogo llenando el formulario correspondiente en el

Sistema y transfiriéndolo a su superior para aprobación.

El Encargado de la UC recibe el formulario y verifica su contenido. Si entiende que la solicitud no

procede, la rechaza por el Sistema y termina el proceso; si está de acuerdo, aprueba formulario y

genera una solicitud inclusión, modificación o baja del elemento, que será transferida directamente al

personal designado para la gestión del Catálogo en el órgano rector.

Ejecución: El Analista del Catálogo de Bienes Obras y Servicios, recibe la solicitud y el Sistema

genera automáticamente un ticket para seguimiento; luego verifica el contenido del formulario y

determina la validez de la solicitud. Si la solicitud no procede, la rechaza en el Sistema asentando en

un comentario el motivo del rechazo; de lo contrario, ejecuta la gestión y el Sistema publica

automáticamente el cambio realizado para conocimiento de todos los usuarios.

Sea que el Analista de Catálogo apruebe y ejecute, como que rechace la solicitud, el Sistema actualiza

el ticket en para cerrarlo y remite el estatus al Encargado de Compras solicitante, directamente.


Modelo de Negocios

Gestión de Catálogo de Usuarios

Este proceso tiene como objetivo administrar el catálogo de usuarios de las unidades de compras de

instituciones estatales registradas en el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, con los perfiles

que corresponda.

Solicitud: El proceso inicia con la solicitud de gestión de usuario generada por la autoridad

competente. La gestión contempla tanto la inclusión, como la inhabilitación o cambio de perfil de

usuario , por ejemplo en caso de ascenso o por cambio de unidad funcional a la que pertenece en su

institución (alta/baja/modificación).

Análisis: El Analista de tecnología de la Información designado por el órgano rector, recibe la

solicitud y la valida, determinando si está completa y procede crear un ticket en el Sistema para

seguimiento y registro de ejecución.

Ejecución: El Analista, luego de verificar el contenido de la solicitud según el registro en el Sistema,

ejecuta la gestión requerida o notifica al solicitante sobre cualquier error o ajuste que necesite hacer a

la información enviada.

Si la solicitud es de creación y el Analista procede, el Sistema envía automáticamente una notificación

de usuario creado al Rol aprobador conjuntamente con los datos de acceso. La contraseña generada

para acceso del usuario registrado, debe ser modificada inmediatamente se ejecute el primer ingreso

al Sistema.

Sea que el Analista TI apruebe y ejecute, como que rechace la solicitud, el Sistema actualiza el ticket

en para cerrarlo y remite el estatus al Encargado de Compras solicitante, directamente.

Validación: La autoridad competente recibe por el Sistema la notificación de la gestión ejecutada, con

su resultado, y verifica que se apega a lo solicitado según el ticket generado. Si el resultado no es el

esperado, deberá abrir una nueva solicitud, lo que generará un nuevo ticket en el Sistema.


Modelo de Negocios

Organización

En adición a las sugerencias dadas en informes previos, entendemos de vital importancia para el

fortalecimiento de la Dirección General de Contrataciones Públicas, como órgano rector, y del Sistema

en sí, abordar los siguientes cambios:

El Departamento de Tecnologías de la Información deberá habilitar la posición de Analistas

(tanto para temas de gestión general, como especializados en catálogos, etc.), estableciendo

si tendrán asiento o no en las áreas que prestan servicio directo a usuarios (Mesa de Ayuda,

Registro de Oferentes, etc.).

Dotar al área de Asistencia Técnica de herramientas de gestión de CRM, de modo que se

integren los puntos de contacto con los usuarios, se homologuen los discursos, y se definan las

matrices de escalamiento para canalizar el soporte requerido por las Unidades de Compra,

administrando los registros de las gestiones que realiza esa unidad.

La función de inhabilitación, una vez emitida la resolución correspondiente por la Máxima

Autoridad Ejecutiva del órgano rector, deberá ser ejecuta directamente por el perfil de

Encargado de Registro de Oferentes.


Modelo de Negocios

Estrategia de Implementación

El modelo de negocios propuesto es un modelo comprehensivo que cubre todo el proceso de compras

y contrataciones del Estado. La implementación de dicho modelo debe abarcar todos los procesos, lo

cual hace que sea un proyecto de largo plazo y alta complejidad que debe ser tenida en cuenta al

momento de definir la estrategia de implementación.

A modo de referencia, durante el año 2010 el Banco Mundial llevó a cabo una encuesta en Compras

Públicas. En dicha encuesta se analizó la cobertura funcional provista por los portales de compras

públicas de países de la OCDE que cuentan con un portal nacional de compras y los resultados se

muestran a continuación:

La plataforma actual de la República Dominicana está en condiciones, previas adecuaciones menores

de proveer los servicios de:

Búsqueda de documentos de licitación

Descarga de documentos relacionados a licitaciones

Estadística y base de datos de procesos pasados


Modelo de Negocios

Sin embargo, para tener una cobertura funcional completa se hace necesario rediseñar

completamente la plataforma actual. Teniendo en cuenta que los plazos de implementación de la

nueva plataforma son de 18 a 24 meses, la estrategia de implementación propuesta consta de dos

etapas:

Una etapa de corto plazo, para los próximos 12 meses, orientada a optimizar la plataforma

actual y enfocar los esfuerzos en una mayor usabilidad de la plataforma, lo cual permitirá

contar con información oportuna para todos los interesados

Una etapa de largo plazo, orientada a mejorar la cobertura funcional de la plataforma que

buscará estandarizar los procesos y facilitar el cumplimiento del marco regulatorio.

Dentro de la estrategia de largo plazo, la implementación de las distintas funcionalidades deberá ser

analizada de manera específica, teniendo en cuenta las particularidades de cada proceso y las

capacidades instaladas en las instituciones.


Modelo de Negocios

Factores Críticos de Éxito

La implementación exitosa del modelo de negocios propuesto está basada en los siguientes factores

críticos de éxito:

Contar con recursos humanos y financieros necesarios para llevar a cabo este

proyecto. La implementación del modelo de negocios se basa en que se contará con todos los

recursos requeridos.

Conseguir el apoyo político de esta iniciativa. Adicionalmente a los recursos humanos y

financieros, este proyecto tiene un componente significativo de gestión del cambio en las

instituciones para lograr su implementación. Por tal motivo, el apoyo a esta iniciativa debe

venir desde el más alto nivel del Gobierno y de cada uno de las instituciones involucradas.

Dar cumplimiento a la planificación propuesta y realizar el seguimiento

correspondiente. Tanto el cumplimiento del plan como el realizar el seguimiento de los

resultados del plan son responsabilidad de la DGCP. La DGCP debe asumir este compromiso y

gestionar todos los elementos necesarios para lograr los objetivos propuestos.

Comunicar de manera efectiva los resultados del plan. Todos los involucrados deben

conocer los beneficios y oportunidades que se generan a partir de las acciones que se realizan

en este proyecto.

Utilización de la plataforma por parte de las Instituciones Públicas y Proveedores.

Para lograr el éxito en la implementación de este modelo de negocios, es necesario que tanto

los Instituciones públicas como los proveedores adopten el portal de compras públicas como el

portal de acceso a las oportunidades en las compras y contrataciones públicas.

Anexos

Presentación Modelo de negocios

Procesos Misionales Propuestos para el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas

o Fichas de Procesos

o Flujogramas

diseño funcional del sistema de contrataciones … · examinar los datos contenidos en los...

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