E JE T E MÁTI CO N R O. 1D I S EÑO D E S I S TEMA S

S A N DRA M I LE NA A R ÉV ALOJ OH N J A I RO M A RULANDA

G L E YS D E L R OS ARI O B OLÍ V AR A N DRE A D U I TA MA H E RNÁNDE ZG U I OV ANNY GA R CÍ A O L I VARE S

D o cent e : J OR GE M A RI O Z U LU AGA C A MPUZAN O

U N I V ERS I DAD D E L Q U I NDI OA N ÁLI S I S Y D I S EÑ O D E S I S TE MAS D E I N FORMACI ÓN

P R OGRAMA C I E NCI A D E L A I N FORMACI ÓN Y L A D OC UME NTACI ÓN , B I BL I OTECOLOGÍ A Y A R CHI V I S TI C A

B OGOTÁ2 0 1 1

Introducción

Cadaorganizaciónesúnica, tienesupropiacombinaciónexclusivadepersonal, recursoseconómicos, máquinas, materiales y métodos. No solamente son diferentes loscomponentes individualesdelaorganización, sinotambiénel gradodeevolucióndesusistema de información para laadministración. Esta singularidad hace necesario quecadaorganizacióndesarrollesuspropiasespecificacionesdesusistemadeinformaciónpara la administración, mediante una evaluación sistemática de su propio ambienteexterno e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidadesúnicas.

Diseño de sistemas

Especificación de los requerimientos de la aplicación La determinación de requerimientos se realiza mediante lastareassiguientes:

Definicióndel casodeestudio. Se identificael temacentralquemotivael iniciodelestudio,pudiendoser lacreacióndeunnuevosistemaólamodificaciónaunoyaexistente.

Estudiode la organización. Se determinaconprecisión lasáreasusuariasparticipantes,suestructuraorgánica,funciones,interrelacionesycompromisosconotras.

Análisis de procedimientos. Se estudian todos losprocedimientos relacionados con el problema planteado,identificando para cada uno de ellos: los objetivos quepersiguen, las actividades que realizan, secuencia yperiodicidad, responsables, niveles de agregación, susrelacionesconotrospuntosdecontrolysituacionesespecialesqueimperan.

Análisis de información. Se identificaran los flujos deinformación,documentosyreportes, operaciones(deregistro,validación, almacenamiento, clasificación, cálculo ypresentación),volúmenesyperíodos;quesedesprendendelaejecucióndelosprocedimientosestudiados.

Identificaciónderecursos.Sehaceunreconocimientodelosrecursos humanosy materiales participantes enel desarrollodelasactividades.

Determinación de puntos críticos. Consiste en identificarclaramenteaquellosaspectosqueentorpecenylimitanelbuenfuncionamientode losprocedimientosactuales, losproblemasmáscomunesyrelevantesquesepresentan, losmotivosquecrean insatisfacción y aquellos que deben ser cubiertos aplenitud. Por ejemplo: ¿El contenido de los reportesgenerados, satisface realmente las necesidadesdel usuario?¿Lostiemposderespuestaofrecidos,sonoportunos?,etc.

Existendosestrategiasampliamenteutilizadasparadeterminar losrequerimientosdeinformación.Seclasificanendostipos:

a.-FlujodeDatos. b. - EstrategiasdeAnálisisdeDecisiónparael conocimientodelos sistemasde

información.

El aspecto fundamental del análisis de sistemases comprender todas las facetasimportantesdelapartedelaempresaqueseencuentrabajoestudio. (Esporestarazón que el proceso de adquirir información se denomina, con frecuencia,investigacióndetallada).

Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar losprocesosdeunaempresaparadarrespuestaalassiguientespreguntasclave:

1.-¿Quéesloquesehace?

2.-¿Cómosehace?

3.-¿Conquefrecuenciasepresenta?

4.-¿Quétangrandeeselvolumendetransaccionesodedecisiones?

5.-¿Cuáleselgradodeeficienciaconelqueseefectúanlastareas?

6.-¿Existealgúnproblema?

7.-Siexisteunproblema,¿Quétanserioes?

8.-Siexisteunproblema,¿Cuáleslacausaqueloorigina?

Paracontestar estaspreguntas, al analista conversaconvariaspersonasparareunirdetallesrelacionadosconlosprocesosdelaempresa, sus opiniones sobre porque ocurren las cosas, lassolucionesqueproponenysusideasparacambiarelproceso.Seempleancuestionariosparaobtener esta informacióncuandoesposibleentrevistar,enformapersonal,a losmiembrosdegruposgrandesdentrodelaorganización.Asimismo, las investigacionesdetalladas requieren el estudio de manuales y reportes, laobservaciónencondiciones realesde lasactividadesdel trabajoy, enalgunasocasiones, muestrasdeformasydocumentosconelfindecomprenderelprocesoensutotalidad.

Conformesereúnenlosdetalles, losanalistasestudianlosdatossobre requerimientos con la finalidad de identificar lascaracterísticas que debe tener el nuevo sistema, incluyendo lainformación que deben producir los sistemas junto concaracterísticas operacionales e identificando los procesos, losflujos de datos entre procesos, datos de cada flujo de datos,almacenesdedatosydatosdelosalmacenesdedatos.

Objetivos al diseñar un sistema de información

El diseñotieneel propósitodeestablecer losaspectoslógicosyfísicosde las salidas, modelos de organización y representación de datos,entradas y procesos que componen el sistema, considerando lasbondadesy limitacionesde los recursosdisponiblesenlasatisfacciónde las pacificaciones brindadas pro el análisis, entre otros objetivostenemos:

ApoyarlasoperacionesempresarialeseindustrialesApoyoenlatomadedecisionesgerencialesRespaldarlaventajacompetitivaytécnicaApoyar conlaautomatizacióndeactividades,accionesyprocesosde

laempresa Llevar la información de forma adecuada a las peticiones de la

organizaciónqueasíloameritenSuministrarundiagnósticoalaorganización cuandosearequerido.

Delosobjetivostenemosquesedesprendenalgunasactividadescomolassiguientes:

Planeación:

• Sedeterminanlasmetasyelplazoesperadoparasuobtención.• Formulación de Estrategias. Se establece la metodología a seguir,

seleccionandolastécnicasmásadecuadas.•DeterminacióndeRecursos.Seidentificanlosrecursoshumanos,técnicosy

materialesquesenecesitarán.• Elaboración del Plan de Trabajo. En función a la prioridad, tiempo y

recursosdisponiblesseformulaelprogramadeactividades.

DiseñodeSalidas:

• Interpretación de Requerimientos. Con base a las especificacionesresultantes de la “DefinicióndeProductos de Información” hecha en elanálisis, se determina la forma de presentación más adecuada, decontenido (encabezados, datos, totales, etc.) y medio (papel, pantalla,etc.).

Diseño Físico. Las especificaciones del reporte son plasmadas en un“Lay-Out”queesunahojacuadricular,endondeseprecisaelnúmeroderenglónycolumnaendondeseimprimirálainformación.

DiseñodeEntradas:

• InterpretacióndeRequerimientos.Conbasealasespecificacioneshechasenladefinicióndeinsumos por el análisis y la definición de la base de datos, se establecen los medios(documentos,parámetros,etc.)quealimentarányactualizaránlosarchivosqueintegranalsistema,determinadoelcontenido(datos,cifrasdecontrol,etc.)ymedioadecuados.

DefinicióndeProcesos:

•EstablecimientodelaArquitecturadelSistema.Sedefinenlosprincipalesprocesosqueharánel sistemaysus interrelacionesmediantelasentradasysalidasquemanejan.Estosasuvez se subdividen en procesos másespecíficos, hasta llegar al nivel de un programa.Finalmente se elige la secuencia de operación de los procesos. Por ejemplo laarquitecturadeunsistemadeintervalos.

Control:

• Presentacióndel Sistema. El resultado de las actividades anteriores es plasmado en undocumentoquedescribelosprincipaleselementosdelsistemadeinformación.

• Revisiónde laPropuesta. Seevalúan los formatosdesalidasconformea lasnecesidadesplanteadas, se valida el contenido de las entradas y los archivos que se manejan,repasandolosprocesosquesepretendenrealizar.

•ModificacionesalaPropuesta.Seadaptanaquellasdiferenciasyerroresencontradoseneldiseñodelsistemapropuesto.

Qué características son las que deben diseñarLascaracterísticasdeunsistemadeinformaciónson:

FlujosdedatosHerramientaGráficaqueseempleaparadescribir yanalizarelmovimientodedatosatravésdeunsistema,nomuestracontrolnimovimientoypermitemodelarelsistemaconsímbolosgráficos

AlmacenesdedatosConjuntotemporalesopermanentesdedatos

ProcedimientosMétodosyrutinasparautilizarelsistemadeinformaciónylograrconelloresultadosesperados

ControlesEstándaresy lineamientosparadeterminar si lasactividadesqueestánocurriendoen la formaanticipadaoaceptada

FuncionesdelpersonalLas responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el nuevo sistema,incluyendolosusuarios,operadoresdecomputadoraypersonaldeapoyo.

Manejo del proceso de diseño para aplicaciones institucionales

Para James A. Senn en su texto “Anál isis y diseño de sistemas deinformación”, el manejo del proceso de diseño signi fica tomar lospasos necesarios para que el esfuerzo de desarrol lo avance en formaapropiada y produzca l os resul tados esperados.

Carpeta de descripción del diseño del s istema

Cuando el diseño de un sistema de información está completo, lasespeci ficaciones son documentadas de tal forma que esboza lascaracterísticas de la apl icación. Los anal istas de sistemas denominana estas especi ficaciones Información del iberada o carpeta de diseño.Ningún diseño está completo sin la carpeta de diseño, porque estacontiene todos los detal les que deben incluirse en el software decomputadora, el conjunto de datos y procedimientos que comprendenel s istema de i nformación.

La carpeta de d iseño i ncluye l os siguientes aspectos:

Cuadro de despl iegue: Son las descripciones de las entradas ysal idas donde se muestra la ubicación de todos los detal les queaparecerán en los reportes, documentos y pantal las de terminal .

Estructuras de registros: Son las descripciones de todos los datoscontenidos en los archivos maestros y de transacciones, así como losdiagramas relacionados con l a base de datos

Sistemas de codificación:Descripción de los códigos queexpl ican o ident i f ican t ipos detransacciones, clasi f icaciones ycategorías de eventos o ent idades.

Especificaciones de l os programas:

Son los cuadros, tablas ydescripciones gráf icas de los módulosy componentes del sof tware decomputadora junto con la interacciónentre cada uno de el los, también sei ncluyen las funciones real izadas yl os datos ut i l izados o producidos porcada una de el las.

Especificación de procedimientos:Procedimientos plani f icados parai nstalar y operar el sistema cuandoesté t erminado

Plan de desarrollo: Cronogramasque indican los tiempos necesariospara el desarrol lo de las actividades;anal istas de sistemas,programadores y personal necesariopara el desarrol lo; planes parapruebas prel iminares e implantación.

Costo del paquete: Gastosanticipados para el desarrol lo,implantación y operación del nuevosistema, clasi ficados por categoríastales como personal, equipo,comunicaciones, faci l idades ysuministros (revisados yactual izados con base en lasproyecciones de costo y beneficio del a propuesta or iginal del proyecto)

Seguimientoalprocesodediseño

Al igual que cualquier proyecto grande oimportante de la compañía, el diseño desistemasde informacióndebesermanejadoenforma adecuada para asegurar que seobtendrán los resultados deseados. Se debehacerseguimientoa:

Tiempo de desarrollo: Seguimiento al tiempoqueduraelproyecto

Costo de desarrollo: Hacerle seguimiento alcosto del desarrollo, para conocer si seencuentrandentrodelopresupuestado

Aceptabilidad del diseño: Saber el nivel deaceptación del sistema implementado, si estácumpliendoconlosrequisitosdelosusuarios,ysisepuedemejorarloimplementado.

Selección de Hardware y Software

Muchas veces cuando un sistema de informaciónse encuentra bajo desarrol lo, el sistema decómputo, las estaciones de trabajo y el aparatode comunicaciones sobre los que se implementaráel sistema, ya se encuentran en la organización,en estos casos todo el esfuerzo de diseño seconcentra en adaptar la apl icación a lascaracterísticas del s istema de cómputo.

Sin embargo, cuando es necesario un nuevoequipo de cómputo, la selección y adquisición delmismo introduce una dimensión más en laactividad del nuevo s istema.

Entre las características relevantes aconsiderar están l as s iguientes:

Tamaño de memoria interna

Velocidad del ciclo del sistema paraprocesamiento

Número de canales para entrada, sal ida ycomunicación

Características de los componentes de despl ieguey comunicación

Tipos y números de unidades de almacenamientoauxi l iares que se l e pueden agregar

Apoyo del sistema y software de uti lerías que seproporciona o se encuentra d isponible

Participación de los usuarios

El diseño de un sistema de información no sólo esresponsabil idad de los analistas de sistemas. Por elcontrario, los gerentes y usuarios del sistema tambiént ienen un papel importante en el diseño del sistema.

La participación de los usuarios proporciona alanalista una retroal imentación que es importante amedida que avanza el diseño, pero ésta tambiénasegura que los usuarios tengan una perspectiva notécnica de lo que el sistema hará y de lo que no hará.Existen tres razones para que los usuarios participenen el diseño de un sistema:El sistema pertenece a los usuarios, no a lo analistas.Cuando el sistema está terminado, son los gerentes ymiembros del personal los que trabajarán con élcot idianamente.Cuando el usuario participa detecta las omisiones y decaracterísticas innecesarias o difíci les de emplear. Lasomisiones o los excesos deben detectarse durante eldiseño lógico, no cuando el sistema está implementadoy en operación.

cualquier error, tanto en los procedimientos manualescomo computarizados, almacenados en datos y otrascaracterísticas del diseño, debe detectarse lo máspronto posible.

Manejo de los sistemas desarrollados por los usuarios finales

Responsabilidades en el desarrollo hecho por los usuarios

Responsabilidadesdelosusuarios Responsabilidadesdelosanalistas

Comprenderelproblemaquevaaserabordadoporla

aplicación

Reconocer los beneficios de las aplicaciones desarrolladas por los

usuarios

Conocer los datos necesarios para abordar el

problema

Traducir las necesidades generales de datos enespecificaciones para

éstosyenrequerimientosdeprocesamiento

Sabercómoutilizarelsoftware Proporcionareducaciónyprogramasdeentretenimiento

Saber cómo utilizar la terminal, la computadora

personalocualquierotroequipo

Serconsultoresdeldiseñoyprocesodedesarrollodelosusuarios

Adherirse a los lineamientos y estándares

establecidos

Proporcionarasistenciaenladetecciónycorreccióndeerrores

Responsabilidad de los usuarios en el diseño

Cuando los usuarios participan en eldesarrollo de sistemas, tienen laresponsabilidad de conocer losrequerimientos de sistemas. Ellos debencomprender el problema que estánabordando al desarrollar un sistema y losdatos necesarios para enfrentarse a él.

Los usuarios finales también deben estarfamiliarizados con el software que emplean.Además, se espera que ellos sepan operarun equipo de cómputo.

Responsabilidades del analista de sistemas

Los anal istas de sistemas también tienenresponsabi l idades importantes en los sistemasdiseñados con el método de desarrol lo por parte del os usuarios f i nales.

La primera responsabi l idad es aceptar losbeneficios que se atr ibuyen a las apl icacionesdesarrol ladas por los usuarios. Entre éstos seencuentran la participación productiva del usuarioen el proceso del diseño, la reducción del tiempo deespera para el desarrol lo de cierto tipo deapl icaciones y la disminución de los requerimientosde mantenimiento del s istema.

También será conveniente pedir les a los anal istasde sistemas que sean consultores durante elproceso de diseño y desarrol lo. De esta forma, el lossabrán recomendar el software apropiado o sugerirespeci f icaciones de entrada y sal ida.

Es muy probable que los usuarios necesi ten ayudapara encontrar y corregir los errores o losproblemas en las apl icaciones que desarrol lan.Cuando trabajan como consultores, los anal istast ienen la responsabi l idad de abordar estosproblemas y proporcionar asistencia necesaria paraque los usuarios comprendan nuevas herramientaso productos.

Descargar l os datos:La descarga es el proceso de copiar una parte

de un archivo o base de datos desde un sistema,hacia una estación de trabajo o computadorasobre la que se ejecutará la apl icación delusuario. Esta actividad evi ta la introducción deerrores, asegura uniformidad de los datos ypermite hacer un uso eficiente del t iempo de laspersonas.

Evitar que l os usuarios i ngresen datos:Evi tar la entrada directa de datos por parte de

los usuarios, impide la introducción de errores enla base da datos o la al teración de los que hansido val idados para veri ficar su exacti tud.

Seguir estándares de diseño:

Se deben seguir estr ictamente los estándarespara datos, para el proceso de desarrol lo y laspruebas de software, esto asegura que los datossiempre tengan el mismo signi ficado para todaslas personas.

Cuandoseempleaelmétododedesarrolloporpartedelosusuarios, tantoéstoscomolosanalistascompartenresponsabilidades.Paradisminuir losriesgosalaorganización,esimportante:

Documentacióndeldiseño:Labuenadocumentaciónproporcionaunaexplicaciónde la formaenqueoperael sistemayquécaracterísticastienenlosmodelosyalgoritmosutilizadosenél.

Revisióndelasespecificacionesdediseño:Larevisiónporpartedeldepartamento de sistemas de información de todas las aplicacionesdesarrolladas por los usuarios, ayudará a éstos y asegurará que losresultadosqueproducendichasaplicacionesseanconfiables.

Bibliografía http://www.mitecnologico.com/Main/ElementosSistemasD

eInformacion

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

Kendall y Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas. Biblioteca Universidad de la Salle.

SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. 2da Ed. México: McGRAW-HILL, 1992. 942 p. ISBN: 968-422-991-7

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

SANDRA MILENA ARÉVALOJOHN JAIRO MARULANDA GLEYS DEL ROSARIO BOLÍVAR ANDREA DUITAMA HERNÁNDEZGUIOVANNY GARCÍA OLIVARES