EJE TEMÁTICO 3

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

Expositoras:Luisa Fernanda Badillo HoyosMartha Elizabeth Celis Pérez

Luisa Fernanda Hernández AlbañilLuz Estela Romero

Marleny Vasco Ríos

Tutor: Jorge Mario Zuluaga CampuzanoPROGRAMA CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOOctubre 2011

EJE TEMÁTICO 3

DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

ÍNDICE Introducción 4 Consideraciones Iniciales 5 Aspectos que guían el diseño de

entradas 6 Captura de datos para la 11

entrada Calidad de la entrada 21 Controles 24 Bibliografía 27

Dos de los principales componentes de un Sistema de Información - SI, son las ENTRADAS y los CONTROLES.

Las entradas son el enlace que une al SI con el mundo y sus usuarios.

Los controles son dispositivos globales que establecen un marco para verificar y validar el diseño, seguridad y uso del SI al interior de una entidad usuaria.

Consideraciones Iniciales Un Sistema de Información – SI, debe ser flexible y susceptible

de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de los usuarios.

Así, el diseño de las ENTRADAS y CONTROLES del SI, debe consistir en el desarrollo de especificaciones y protocolos que preparen los datos y la información para su mejor “lectura”, inspeccionando en cada momento la calidad de la entrada, evitar los errores, retrasos, pasos adicionales y mantener la sencillez del proceso.

Las actividades de control de los SI deben estar diseñadas para ejercer dominio sobre el procesamiento de las gestiones y transacciones del programa o la aplicación.

1- Aspectos que guían el diseño de entradas

DISEÑO DE LAS ENTRADAS

El diseño de entradas nos habla de la forma como los datos entran al sistema, es decir, como estos datos pasan por diversos procedimientos para su selección antes de entrar al SI. Durante esta etapa se ejecutan las estrategias escogidas en el análisis de los requerimientos y se llenan los detalles.

1- Aspectos que guían el diseño de entradas

DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, estos son:

Objetivos del diseño de entrada captura de datos para la entrada.

OBJETIVOS DEL DISEÑO DE ENTRADAConsiste en el desarrollo de especificaciones y

procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento. La entrada de los datos se logra al preparar al sistema para que lea ya sea documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al sistema.

Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a evitar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:

Control de la calidad de entrada

Evitar los retrasos Evitar los errores en los datos Evitar los pasos adicionales Mantener la sencillez del

proceso

2. Captura de datos para la entrada

Existen lineamientos generales que son de ayuda para el analista cuando este formula el diseño de entrada. El analista debe comenzar por capturar solo aquellos datos que en realidad deben formar la entrada.

Existen varios tipos de datos que deben proporcionarse como entradas cuando se procesan transacciones:

Datos Variables. Datos de Identificación. Datos constantes. Detalles que el sistema pueda recuperar. Detalles que el sistema pueda calcular.

Datos Variables: son aquellos datos que cambian para cada transacción o toma de decisión.

Datos de Identificación: estos datos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo procesado.

También se deben considerar como parte importante a los procedimientos, ya que a partir de tener definidos los procedimientos, podemos determinar datos de entradas así como los datos de salidas que se producirán. El diseño de procedimientos, no es más que los cálculos, comparaciones y manipulaciones de datos en general que se requieren en el sistema. Por ejemplo, una nómina requiere cálculos de los sueldos brutos y netos, retención de impuestos federales y locales, así como otras deducciones y planes de ahorro.

Diseño de controles y seguridad:

Otra parte importante del diseño lógico es determinar la frecuencia y características necesarias de los sistemas de respaldo. En general, debe tenerse apoyo de todo, lo que incluye el hardware, el software, datos, personal, insumos e instalaciones. Además, en esta fase del diseño lógico ha de considerarse la planeación de cómo prevenir un desastre del equipo de computo y la forma de recuperarse si éste ocurre.

CAPTURA DE DATOS: Es el proceso mediante el cual en un sistema informático, se obtienen y registran los datos que van a ser procesados para ser consolidados en forma útil para el servicio de los usuarios

Es de fundamental importancia asegurarse de que los datos se capturen con precisión.

La calidad de los datos es una medida de cómo la consistencia y corrección de los datos, se encuentran dentro de ciertos limites preestablecidos.

Codificación efectiva.Algunas formas de la captura de datos se

realiza mediante: Cuestionarios Formularios

Diseño de captura de datos

Establecer los requisitos del sistema.

Crear el formulario Mantener el orden de la

información Cuidar la distribución de la

información Usar códigos nomónicos.

Tecnologías de captura de datos

OCR ICR OMR OBR FRS

Para la captura de datos eficaz y eficiente se debe:

Decidir qué capturar Dejemos que la computadora haga

el resto Evitando cuellos de botella y pasos

adicionales Arrancar con un buen formulario La elección de un método de entrada

de datos Reconocimiento óptico de caracteres Reconocimiento de caracteres en

tinta magnética Formularios sensibles o marcas.

Documentos fuente.

Son aquellas formas en las que inicialmente se capturan los datos para decidir como van a ser diseñados.

Se deben tomar en cuenta:

La forma en que se encuentran los datos distribuidos. El método para ingreso de los datos. La cantidad de entrada. Errores en los datos. Tiempo necesario para ingresarlos. Formas.

Una forma de organizar el documento a generar para colocar la información importante donde llame más la atención y establezca una secuencia apropiada de datos, se puede hacer considerando lo siguiente:

Llenado de documentos debe ser de izquierda a derecha. Seguir una secuencia apropiada para el ingreso de los datos. La información debe llevar una secuencia lógica.

La forma se divide en las siguientes celdas:

Encabezado en la parte superior. Totales en parte inferior. Información utilizada con mayor frecuencia aparece en la parte superior y de lado izquierdo.

Validación de la entrada.

Son los diseños de las entradas que tienen la finalidad de reducir las posibilidades de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema. 2. Qué medios utilizar. 3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos. 4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores. 6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.

Dispositivos de Interfaz

Para poder introducir datos en un sistema es necesario la interacción a través de dispositivos como son:

Teclado Mouse Pantalla lector OMR, OCR, MICR, Pantallas táctiles, sensores, escáner,

joysticks, micrófonos, etc.

3. Calidad de la entrada

LA CALIDAD DE LA ENTRADA DE UN SISTEMA DETERMINA LA CALIDAD DE LA SALIDA

CONTROL A LA CANTIDAD DE LAS ENTRADASCONTROL DE LA CALIDAD DE ENTRADA Existen varias razones por las cuales un buen diseñador

debe controlar la cantidad de datos en la entrada: Las operaciones de preparación y entrada dependen

de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son.

La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho mas tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

EVITAR LOS RETRASOSTambién conocido con el nombre de cuello de botella, los

retrasos son siempre detalles que el analista evita al diseñar la entrada; una forma de evitarlos es utilizar los documentos de retorno.

EVITAR LOS ERRORES EN LOS DATOSLa tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que

entre mas pequeña sea esta, menores serán las oportunidades para cometer errores. Por ejemplo, es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos.

EVITAR LOS PASOS ADICIONALESEl analista experimentado diseñará el proceso de tal manera

que no haya duplicidad ni mayor cantidad de pasosMANTENER LA SENCILLEZ DEL PROCESOEl sistema mejor diseñado se ajustará a los usuarios y al

mismo tiempo, estos proporcionarán métodos para el control de los errores. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas complejos o confusos en la instalación de los mismos.

CONTROL A LA CALIDAD DE LAS ENTRADAS

4. Controles

PROYECCIÓN DEL ANÁLISIS A LAS ENTRADAS Y CONTROLES

Controles de entrada.- El analista de sistemas debe especificar los controles para evitar la entrada errónea al sistema de información. Para los campos críticos el control de la entrada implica verificar o volver a teclear. Si un campo es crítico para la verificación de una entrada y está sujeto a errores de transcripción o transposición, como un número de cuenta o el número de identificación de un empleado, en analista también podría elegir anexarle un dígito de verificación. En consecuencia, se debe decidir acerca de un algoritmo en particular de dígitos de verificación y documentarlo.

Dependiendo del tipo de método empleado para la captura de datos, puede ser necesario realizar sobre la entrada varias pruebas de racionalidad. Estos controles de entrada se aplican en cuatro niveles: (1) Campos, (2) registros, (3) lotes y (4) archivos.

El control debe reunir métodos, procedimientos, protocolos y

políticas para proteger de manera segura la información, la exactitud y confiabilidad de sus registros y el seguimiento

puntual de los standares definidos previamente

El control debe ser minimizador de los ataques al sistema incorporando políticas y

procedimientos especiales

Los controles deben ser sencillos. Recordemos que la

simplicidad tiene mayor funcionalidad y aceptación

por cualquier usuario

CONTROLES GENERALES

CONTROLES DE APLICACIONES

Controles globales que establecen un marco de trabajo para controlar el

diseño, la seguridad y el uso de programas

computacionales en una entidad

Controles específicos, únicos para cada aplicación

computarizada

+

Material suministrado mediante la plataforma

http://www.monografias.com/trabajos7/resi/resi.shtml http://www.slideshare.net

/Financieros2008/seguridad-y-control-de-los-sistemas-de-informacin

http://www.slideshare.net/guest75288c/seguridad-y-control-de-los-sistemas-de-informacin

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