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DIRECTRIZ

DIR-TN-003-2020

LA TESORERA NACIONAL DE LA REPÚBLICA Con fundamento en las atribuciones que les confieren a la Tesorería Nacional, los artículos185 y 186 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, los artículos 58, 60 y 61 de la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Ley 8131; y

Considerando:

I. Que el artículo 58 y 60 de la Ley No. 8131, “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, define la Tesorería Nacional como órgano rector del Subsistema de Tesorería, que comprende las normas y los procedimientos utilizados en la percepción, el seguimiento y control de los recursos financieros del tesoro público. II. Que el artículo 61, inciso c) de la Ley No. 8131, “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, establece dentro de las atribuciones el procurar el rendimiento óptimo de los recursos financieros del tesoro público. III. Que mediante la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley No. 9416 en su artículo No. 4 señala que: “Todas las personas, físicas o jurídicas, con actividad lucrativa que presten sus servicios al público están obligadas a aceptar, como medio de pago alternativo, las tarjetas de crédito o débito, así como cualquier otro mecanismo electrónico o no, en donde exista una institución financiera que le garantice al comerciante la acreditación del dinero a su favor.”

IV. Que mediante la Ley de Fortalecimiento de la Finanzas Públicas, Ley No. 9635 en lo concerniente al artículo 85 bis – No aceptación de medios alternativos de pago, la cual rige a partir del 1º del mes de julio del año 2019, se indica textualmente que: “constituirá una infracción administrativa negarse a aceptar, como medio de pago alternativo, las tarjetas de crédito o débito u otros mecanismos de pago, electrónicos o no, garantizados por una institución financiera, esta infracción se sancionará con una multa equivalente a un salario base, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 92.”

V. Que en el artículo 92 del Reglamento de la Ley 8131, “Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” indica que la Tesorería Nacional velará por la existencia de controles adecuados y efectivos para garantizar la correcta emisión y ejecución de los pagos que se realicen con cargo al tesoro público. VI. Que la Tesorería Nacional en miras de gestionar medios actualizados de pagos que vayan acorde con la realidad económica del país, y en procura de una maximización de los recursos disponibles del Estado ha visto la necesidad de firmar convenios con entes financieros que faciliten las herramientas tecnológicas para ejercer dichos pagos, específicamente con el pago con tarjetas de compras institucionales. VII. Que la Tesorería Nacional suscribió el “Convenio entre el Banco de Costa Rica y la Tesorería Nacional de la República de Costa Rica para el servicio denominado “Tarjetas

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de Compras Institucionales de Combustible” y su adenda en el año 2007. VIII. Que el Banco Central de Costa Rica viene realizando esfuerzos para la eliminación del uso del efectivo mediante programas, haciendo evidente que el uso de los servicios de pago y cobro electrónicos, lo cual conlleva para las empresas, instituciones, entidades financieras y público en general importantes beneficios en términos de reducción de costos operativos, disminución de riesgos propios de la administración de efectivo, mejores controles de los pagos que realizan, oportunidad en la recepción de recursos financieros y un mejor servicio a los clientes. IX. Que para el cumplimiento del objetivo de reducción del uso del efectivo en la sociedad costarricense, se deben fortalecer las tareas y las iniciativas existentes en materia de inclusión y educación financiera y de la intensiva promoción de medios de pagos electrónicos. X. Que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), en ejercicio de las atribuciones que le confiere los artículos 115 siguientes y concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), promovió la Licitación Pública 2019LN-000008-0009100001, “Convenio Marco para la Movilidad de Funcionarios Públicos, destacados en la Región Central y Región Provincia de Heredia”, lo anterior de conformidad con los principios de eficiencia y eficacia, establecidos en el artículo 2 del RLCA.

Por tanto, emite la siguiente, Directriz

“POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS APLICABLES A LOS PAGOS POR MEDIO DE

TARJETAS DE COMPRAS INSTITUCIONALES PARA LA MOVILIDAD DE TRANSPORTE DE FUNCIONARIOS”.

CAPÍTULO I DEFINICIONES

Artículo 1°: Definiciones.

1. BCR: Acrónimo del Banco de Costa Rica.

2. Certificación Presupuestaria: Es el documento oficial para garantizar la disponibilidad de recursos y comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las

disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso.

3. Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para celebrar convenios

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marco en la adquisición de bienes y/o servicios que requiera la Administración Central y aquellas otras Instituciones Públicas que desean adherirse al mismo.

4. Línea de pago: Es la suma específica en colones asignada por el BANCO, contra la cual se darán las autorizaciones de pago y consultas provenientes de los comercios cuando los funcionarios debidamente autorizados y definidos por cada Institución, utilicen las tarjetas de compras institucionales.

5. Responsable institucional: Funcionario definido como responsable ante el BANCO para designar aquellos funcionarios de la respectiva institución a los que se les emitirá la Tarjeta de Compras Institucionales, así como para comunicar y administrar los parámetros respectivos y servir en general como contacto entre la Tesorería Nacional y el BANCO sobre diferentes aspectos relativos con la operación de este servicio.

6. Tarjeta de compras: Es un sustituto plástico idóneo del dinero efectivo, que conserva las mismas características de las tarjeras de débito y crédito, con la diferencia de que no se requiere de una provisión de fondos disponibles en una cuenta corriente o de ahorros contra la que se haga aplicaciones instantáneas al momento de su uso, como sucede con las primeras; ni requiere tampoco del endeudamiento del beneficiario por el otorgamiento previo de un financiamiento o línea de crédito, como sucede en las segundas. Serán utilizadas como medio de pago para las compras institucionales en las diferentes entidades y órganos.

7. TCI: Acrónimo de Tarjeta Institucional de Compras categorías autorizadas por la Tesorería Nacional.

CAPÍTULO II Sobre el ámbito de aplicación

Artículo 2°: Aplicación. La presente directriz es de aplicación para:

a) La Administración Central, constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias. b) El Poder Legislativo, el Poder Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus

dependencias y órganos auxiliares. c) Entidades financieras y bancarias con contratos de tarjetas de compras

institucionales. d) Las demás entidades del Sector Público que desean adherirse al Convenio Marco

de Movilidad, previa gestión correspondiente ante las autoridades competentes de la Tesorería Nacional y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

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CAPÍTULO III Disposiciones normativas

Artículo 3°: Utilización de Tarjetas de Compras Institucionales. Se establece dentro del convenio y su adendum suscrito entre el Banco de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda la utilización de tarjeta de compras institucionales para pago la movilidad de transporte de los funcionarios, para las instituciones y órganos señalados en el ámbito de aplicación. Artículo 4°: Responsabilidades de las Instituciones y Órganos

a) Remitir dentro de los primeros 15 días hábiles del inicio del ejercicio económico o según corresponda la solicitud para el uso de esta modalidad, una certificación de con los montos asignados presupuestariamente para cada partida y subpartida de esta categoría a la Tesorería Nacional. De igual manera deberán remitir una modificación si la misma sufriera algún cambio o modificación presupuestaria.

b) Proponer el pago a la Tesorería Nacional en los términos y plazos establecidos en el convenio con la entidad bancaria, con base al Estado de Cuenta remitido en forma mensual por el banco. El incumplimiento de esta obligación, hará que la institución u órgano deba cancelar la tasa por mora, dispuesta para las tarjetas BCR Crédito, según lo estipulado en el Reglamento de Tarifas y Condiciones para los Servicios del BCR de Costa Rica.

c) Pagar antes de su vencimiento la TCI tomando en cuenta las fechas para pago de tarjetas de compras según el calendario de pagos de la Tesorería Nacional.

d) En caso de incumplimiento en la fecha estipulada, realizar el pago de los intereses moratorios establecidos por la entidad bancaria, manteniendo para estos efectos el contenido presupuestario en la partida o subpartida presupuestaria correspondiente.

e) Cada institución deberá designar un responsable institucional que será el encargado de coordinar todo lo relativo a la utilización de la TCI, por parte de los funcionarios de la respectiva institución. Esta designación deberá comunicarse formalmente a la Tesorería Nacional y al Banco de Costa Rica.

f) El Responsable Institucional de cada entidad usuaria debe definir los procedimientos internos para el establecimiento de los límites de operación de las TCI, entre estos: 1. Comunicar a la entidad bancaria las calidades de los funcionarios que se les autoriza el uso de la tarjeta. 2. Comunicar al a la entidad bancaria los parámetros relativos a las restricciones al uso de la tarjeta por parte de los funcionarios de la institución. Igualmente será responsable de la administración de dichos parámetros. 3. Coordinar con cada responsable de programas y subprogramas presupuestarios los reportes y facturas para pago.

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g) Solicitar a cada funcionario autorizado la presentación del voucher de cada viaje, el cual es necesario para la conciliación del pago de cada mes con la entidad bancaria.

h) Solicitar una factura para los diferentes casos excepcionales, donde no es posible realizar el pago del viaje por medio de la TCI. El funcionario debe presentar la factura que es un elemento fundamental para la liquidación del servicio de transporte y la conciliación con la entidad bancaria. Para tales efectos:

El taxista emitirá la respectiva factura conforme el pliego de condiciones y la

Directriz de Uso que emita la Dirección General de Bienes y Contratación

Administrativa.

El funcionario autorizado para el viaje y el señor taxista respectivo, firmarán

la factura, cuyo documento original será entregado al funcionario y la copia

para el taxista que brindó el servicio. En dicho documento, quedará

estipulado la fecha, la ruta del servicio, el monto total cobrado, el (los)

nombre (s) del (los) funcionario (s) que hizo (hicieron) el servicio, No. de

placa del taxi y en el reverso de la factura, deberá indicarse claramente el

problema suscitado con el POS (Datafono) respectivo.

La copia de la factura es entregada por el taxista al representante legal de la empresa, o a quien éste autorice, para que proceda con el cobro respectivo ante la Institución usuaria que contrató el servicio y en cuanto a la factura original el funcionario público lo tramitará a lo interno en cada Institución usuaria.

i) Solicitar al funcionario usuario del servicio dentro de los tres días posteriores, el

formulario de liquidación del servicio, así como los vouchers o facturas cuando corresponda.

j) Trasladar y coordinar con la entidad bancaria eventuales diferencias que surjan entorno a las compras reportadas, con el fin de que se realice la investigación y la devolución respectiva, si así corresponde.

k) Divulgar en la institución las disposiciones operativas que emita la Tesorería Nacional con relación a la utilización de la TCI.

l) Elaborar y formalizar el procedimiento interno para la administración del uso y pago de las TCI, para cada uno de las categorías autorizadas por esta TN, copia del mismo deberá ser remitido a la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización de la Tesorería Nacional para su revisión y la no objeción.

m) La tarjeta es de uso estrictamente personal y sólo podrá ser utilizada por los usuarios

autorizados por cada Institución, quienes no podrán transferir o delegar su uso a

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terceras personas. Cualquier violación a esta disposición será responsabilidad exclusiva del respectivo funcionario y consecuentemente de la Institución.

n) Velar por el buen uso de las TCI de forma que se utilicen en cumplimiento de los fines institucionales y conforme a las diferentes normativas que les atañe.

o) Es responsabilidad de la institución u órgano que los funcionarios cumplan con las disposiciones señaladas como es el caso de las tarifas, horarios y demás procedimientos creados al respecto. En el caso de no acatamiento de estas disposiciones se deberán establecer las medidas disciplinarias de acuerdo al bloque de legalidad.

Artículo 5°: Responsabilidades de la entidad bancaria.

a) Emisión gratuita de los plásticos para las TCI a solicitud del responsable institucional de cada entidad.

b) Acatar lo dispuesto en el convenio vigente de la TCI y sus adendas.

Artículo 6°: Responsabilidades de la Tesorería Nacional.

a) Autorizar la apertura del código de servicio para esta categoría específica, ante la entidad bancaria correspondiente.

b) Emitir a la entidad bancaria correspondiente una certificación consolidada anual,

que tenga como base las certificaciones emitidas por las entidades de acuerdo al inciso a, capítulo 4 de esta Directriz.

c) Certificar las modificaciones presupuestarias que hayan sido notificadas y

certificadas a la Tesorería Nacional de acuerdo al inciso a, capítulo 4 de esta Directriz.

Artículo 7°: Otras disposiciones finales.

a) La Tesorería Nacional podrá eliminar el uso de las tarjetas como medio de pago, en caso de demostrarse el mal uso de las mismas o bien porque la operativa interna no se lo permita.

b) La Tesorería Nacional a través de la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización podrá solicitar información a la entidad correspondiente con la finalizad de realizar revisiones en las cuales se valore el buen uso de los recursos por este medio.

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DISPOSICIONES TRANSITORIAS La aplicación de esta Directriz será ejecutada en forma gradual iniciando por los Ministerios de Gobierno, posteriormente los Poderes de la República y Órganos Auxiliares y finalmente los Órganos Desconcentrados. Directriz emitida en San José a los 24 días del mes de junio del 2020 Vigencia: Esta directriz rige a partir de su notificación. Firmado digitalmente MAURICIO ARROYO RIVERA SUBTESORO NACIONAL Copias. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Isacc Castro Esquivel, Viceministro de Egresos

Martha Acosta Zúñiga, Contralora General de República.

Nombre Funcionario (s) Firmas (s)

Elaborado por:

Olga Mayela Reyes López Profesional de Egresos 3

Revisado por: Karen Tasies Coordinador Unidad de Pagos Diversos

Revisado por: Rodrigo Zeledón Rivera Coordinador Unidad de Control de Ingresos

Aprobado por: Juan Carlos Borbón Cambronero Coordinador Dpto. Gestión de Pagos

CC. Archivo