Directiva N° 008-2014- CG/ PCOR

“Transferencia de la gestión administrativa

de Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales"

2014 1

2

P

R

O

C

E

S

O

Eficiente Oportuno

Continuidad y fluidez del Servicio Público

PROCESO DE TRANSFERENCIA DE LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

3

MARCO GENERAL

Objetivo

Plazos

Formalidades

Responsabilidades

Información y Documentación

Controlar

Vigilar

Cautelar

AUTORIDAD SALIENTE

Suscribir el Acta de Transferencia

Brindar las facilidades necesarias a la Autoridad electa

Elaborar el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia, suscribirlo y

entregarlo a la Comisión de Transferencia

Convocar a la Autoridad electa para la conformación e instalación de la Comisión

de Transferencia

Remite vía electrónica los anexos (1 al 14)

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AUTORIDAD ELECTA

Designar a sus representantes para conformar la Comisión de Transferencia

Solicitar a la Autoridad saliente le brinde las facilidades correspondientes

Publicar y remitir el Acta de Transferencia y el Informe de Rendición de Cuentas en el

Portal Institucional

Validar la información del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia

como parte de la Comisión de

Transferencia

Suscribir el Acta de Transferencia y colocar las observaciones advertidas en la revisión.

COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

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El presidente regional o el alcalde provincial o distrital electo o su representante acreditado.

Dos representantes de la autoridad electa

El presidente regional o el alcalde provincial o distrital en ejercicio, quien la

preside

Dos representes de la autoridad en ejercicio, uno de los cuales es el gerente

general regional o gerente municipal.

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Convocatoria para la conformación de

la Comisión de Transferencia

Conformación e

Instalación de la

Comisión de

Transferencia

Elaboración del

Informe de

Rendición de

Cuentas y

Transferencia

Validación del Informe de

Rendición de Cuentas y

Transferencia

Elaboración y

Suscripción del Acta

de Transferencia

Remisión y Publicidad del Informe de

Rendición de Cuentas y Acta de

Transferencia

PROCESO DE TRANSFERENCIA

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Convocatoria a la conformación de la Comisión de Transferencia de la Gestión

En un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles siguientes a la

proclamación de la Autoridad electa, esta es convocada por la

Autoridad saliente para conformar e instalar la Comisión de Transferencia

de la gestión

La Comisión de Transferencia de la Gestión se conforma e instala en un

plazo máximo de cinco (5) días hábiles computados a partir del día siguiente de notificada la convocatoria a la Autoridad electa.

Por escrito

5 DÍAS HÁBILES Lugar

Fecha

Hora

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PROCESO DE TRANSFERENCIA

Conformación e Instalación de la Comisión de

Transferencia

Elaborar el Plan de trabajo

Acordar la ampliación del número de sus miembros

Fijar la fecha de entrega del Informe de Rendición de Cuentas

y Transferencia

Suscribir el Acta de conformación e instalación de la Comisión de

Transferencia

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PROCESO DE TRANSFERENCIA

Elaboración del Informe de Rendición de

Cuentas y Transferencia

Acervo documentario de

la Entidad

Inventario físico detallado de los

bienes muebles e inmuebles

Documentos de Gestión (PEI -Plan Estratégico y POI-

Plan operativo, entre otros)

Situación de los Sistemas

Administrativos del Estado

Situación de las obras, proyectos,

programas y actividades de

ejecución

Asuntos urgentes de prioritaria

atención

Los componentes del Informe de Rendición de Cuentas son:

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PROCESO DE TRANSFERENCIA

Estructura del Informe de Rendición de

Cuentas y Transferencia

1. Introducción.

2. Contenido.

3. Anexos.

4. Fecha y firma de la

Autoridad saliente

La Autoridad saliente debe formular y entregar a la Comisión de Transferencia de la Gestión, el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia acompañados con los anexos debidamente registrados, los cuales deben estar a su vez sustentados con la documentación correspondiente

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PROCESO DE TRANSFERENCIA

Elaboración del Informe de Rendición de

Cuentas y Transferencia

Información vinculada a los Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos organizan la

actividad de la administración pública, están

a cargo de entes rectores que tiene el rol de

autoridad técnico normativa, dictan normas,

establecen los procedimientos vinculados a su

ámbito y son responsables de su correcto

funcionamiento.

Valida la

información y

la

documentación

que sustenta el

Informe de

Rendición de

Cuentas y

Transferencia

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COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

Validación del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia

EJEMPLO: La Municipalidad distrital de Inesita cuenta con 250 colaboradores entre funcionarios y servidores públicos de diferentes regímenes laborales. El anexo 4 item 3 establece como información materia de entrega, los legajos del personal (que incluya contratos, desplazamiento, sanciones entre otros) conforme a la normativa vigente. En el desarrollo del proceso de transferencia de la gestión, le corresponde a la Autoridad saliente entregar 250 legajos a la Autoridad entrante. La validación que efectúa la Comisión de Transferencia de la gestión se circunscribe sólo a la existencia y cantidad de legajos entregados y no a la legalidad ni veracidad de cada documento que conforma el legajo de cada funcionario o servidor público.

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PROCESO DE TRANSFERENCIA

Elaboración y suscripción del Acta de

Transferencia

1. Entidad, lugar y fecha

2. Nombres y apellidos, y documento de

identidad de quienes suscriben

3. Observaciones

4. Asuntos pendientes de atención de la

gestión saliente

5. Otros asuntos de los cuales se solicite

dejar constancia

6. Firma de la Autoridad saliente y electa 7. Firma del Juez de Paz o Notario Público

y del Órgano de Control Institucional,

de corresponder

15

Remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y Acta de Transferencia

La remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y

del Acta de Transferencia debe efectuarse en un plazo que no

exceda los quince (15) días hábiles contados a partir de la

suscripción de esta última

PROCESO DE TRANSFERENCIA

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Publicidad del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y Acta de

Transferencia

La publicidad del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia

y del Acta de Transferencia debe efectuarse en un plazo que no

exceda los quince (15) días hábiles contados a partir del inicio de la

gestión de la Autoridad electa

PROCESO DE TRANSFERENCIA

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

,

;

ABASTECIMIENTO GESTIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

PRESUPUESTO

PÚBLICO

TESORERIA

Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público

ENDEUDAMIENTO PÚBLICO

CONTABILIDAD

INVERSIÓN PÚBLICA

Dirección General de Inversión Pública

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Defensa Judicial del Estado

Control

Modernización de la Gestión Pública

Presidencia del Consejo de Ministros

Secretaría de Gestión Pública

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

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INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA

•Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Cuadro de Asignación de Personal (CAP). Planillas de activos, cesantes

•Planes de Capacitación, evaluaciones de desempeño periódicas

•Precisar si están en proceso de incorporación a la Ley del Servicio Civil, entre otros

Gestión de Recursos Humanos

•Procesos de contratación concluidos o en trámite e información de contratos

•Relación de Bienes Inmuebles y reporte de bienes muebles en software de la SBN

•Cumplimiento de las Normas Técnicas del Sistema General de Archivos, entre otros

Abastecimiento

•Documentos de la Programación y Formulación de Presupuesto (Cuadro de necesidades, proyecciones de fuentes de financiamiento diferente a los recursos ordinarios)

• Modificaciones presupuestarias realizadas y sustento

•Evaluaciones Presupuestarias efectuadas por la entidad

Presupuesto Público

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INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA

•Información de montos comprometidos para honrar alguna obligación con cargo a Recursos de la Cuenta General del Tesoro

•Información de los recurso disponibles que mantiene en entidades financieras y centralizadas en la cuenta General del Tesoro Público

Tesorería

•Estado de situación de la gestión de Operaciones de Endeudamiento externo e interno con garantía del Gobierno Nacional

•Estado de situación de endeudamiento de corto plazo

•Información Trimestral remitida a la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público

Endeudamiento

•Información contable, financiera, presupuestaria y complementaria anual de los últimos 10 años. (Estados financieros)

•Información contable, financiera y presupuestaria a la fecha de corte

•Análisis de saldos de las cuentas por cada concepto de los Estados Financieros (cuentas por cobrar, por pagar, activos fijos), entre otras

Contabilidad

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INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA

• Documentación técnica elaborada por la Oficina de Programación e inversiones, unidades formuladoras y ejecutoras respecto a sus Proyectos de Inversión Pública en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública - SNIP

Inversión Pública

• Plan Estratégico Institucional (PEI)

• Plan de Desarrollo Concertado (Regional/Municipal)

• Articulación del Plan de Desarrollo Concertado de la entidad con el Plan Bicentenario al 2021 (Plan Estratégico Nacional)

Planeamiento Estratégico

• Estado actualizado de los procesos judiciales (civil. penal, constitucional, laboral), arbitrajes.

• Estado de su defensa judicial (si tienen procurador o no)

Defensa Judicial del

Estado

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INFORMACION MATERIA DE ENTREGA

•Implementación de las Recomendaciones de los Informes de Control

•Determinación de cargos obligados a presentar Declaración Jurada de Ingresos , y de Bienes y de Rentas.

•Registro de INFObras

•Información sobre el Órgano de Control Institucional

•Medición del nivel de Madurez del Sistema de Control Interno

Control

•Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional

•Organización institucional (procesos de reorganización)

•Sistema de Información, seguimiento, monitoreo, evaluación y gestión del conocimiento

•Gobierno abierto (mecanismos de coordinación intergubernamental)

•Reporte de los procedimientos

•Cumplimiento del Portal de Transparencia Estándar, entre otros

Modernización de la Gestión

Pública

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AUTORIDAD REELECTA

Formular el Informe de Rendición de Cuentas y

Transferencia

Sustentar el Informe ante el Consejo Regional o Concejo Municipal

Publicar en el Portal Institucional el Informe

de Rendición de Cuentas y Transferencia o de ser el caso en los medios más idóneos y usuales

Enviar a la Contraloría y a la Dirección General de Contabilidad Pública –MEF- copia del Informe

de Rendición de Cuentas y Transferencia

Solicitar a la Contraloría General de la República se efectúe una Auditoría

Financiera Gubernamental

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ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Convocatoria para conformar e instalar la Comisión de Transferencia de la gestión

Suscripción del Acta de Conformación e Instalación de la Comisión de

Transferencia de la Gestión

Entrega del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia

Suscripción del Acta de Transferencia

Sustentación por la Autoridad reelecta del Informe ante el Consejo Regional y

Concejo Municipal

Publicación del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia.

Impulsa el desarrollo del proceso de

transferencia a efecto que se

realicen los siguientes actos:

ÓRGANO DE CONTROL

INSTITUCIONAL

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INCUMPLIMIENTO DE LA LEY

El incumplimiento de las disposiciones de la Ley, así como los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores de gobiernos regionales o gobiernos locales, orientados a ocultar información, impedir o entorpecer la labor de la Comisión de Transferencia, serán puestos en conocimiento de la Contraloría y del Ministerio Público, para la identificación y determinación de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Título XVIII, Capítulo II del Código Penal.

REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y SANCIONES

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Artículo 45°.- Los titulares, funcionarios y servidores públicos de las entidades sujetas a control, así como el Jefe del OCI y su personal, incurren en infracción, al: Incumplir con presentar a la Contraloría o registrar en los sistemas informáticos, la documentación que les fuera exigible por la normativa, en las condiciones, y plazos previstos en esta. La comisión de esta infracción será considera grave. En caso de incumplimiento afecte el normal desarrollo de la función de la entidad o de los servicios de control, la infracción será considerada muy grave. ..(..)

Artículo 60°.- Los administrados , serán sancionados :…

(…)

b) La infracción grave será sancionada con multa de 1.5 UIT (S/. 5,700) a 5 UIT (S/.19,500)

c) La infracción muy grave será sancionada con multa de 5.5 UIT (S/.20,900) a 10 UIT (S/.38,000)

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EMPRESAS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES

Las empresas y organismos dependientes de los gobiernos regionales o gobiernos locales, deberán poner en conocimiento de la Autoridad saliente de quien dependen, la información y documentación establecida en los anexos del 4 al 14, sin menoscabo de las disposiciones específicas que conforme a su naturaleza y finalidad las regulen.

ORGANISMOS DESCONCENTRADOS

ORGANISMOS DEPENDIENTES

EMPRESAS

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Con la finalidad de facilitar el proceso de transferencia, la Contraloría General de la República ha puesto a disposición, en su Portal Institucional, archivos electrónicos para facilitar la recopilación y registro materia de entrega. A partir del 01 de diciembre de 2014, estará disponible el aplicativo “TRANSFERENCIA”, a efectos de que la autoridad saliente envíe los anexos.

Para ello, se de debe utilizar el usuario y clave del sistema del Programa Vaso de Leche (PVL). En los casos en los que no se cuente con el acceso, la autoridad saliente deberá solicitarlo al correo electrónico: transferenciadegestion@contraloria.gob.pe indicando en el asunto: Nombre de la entidad-solicito acceso al aplicativo “TRANSFERENCIA”

APLICATIVO AL SERVICIO DE LA AUTORIDAD SALIENTE

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LÍNEA DE TIEMPO

Corte de la gestión administrativa 30.NOV.2014

Entrega a la Autoridad electa el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia el 10.DIC.2014 En elección complementaria 17.DIC.2014

Suscripción del Acta de Transferencia 29.DIC.2014

Remisión electrónica de los anexos hasta el 31.DIC.2014

Inicio de la nueva gestión 01.ENE.2015

Remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y del Acta de Transferencia vence el 20.ENE.2015

Publicación en Portal vence el 22.ENE.2015