DIRECTIVA INTERNA Nº -2015-MDS/A.

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTACION SUSTENTARIA EN LA EJECUCION DEL GASTO DEL AÑO 2015

Art. 1º ALCANCE.

La presente Directiva es de aplicación obligatoria por los funcionarios y personal de todos los órganos estructurados de la Municipalidad Distrital de Secclla, en el proceso de ejecución del gasto durante el año 2013.

Art 2º BASE LEGAL

a) Ley Nº 27972 - Nueva Ley Orgánica de Municipalidades b) Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuestoc) Ley Nº 29951 Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2015d) D.S. Nº066-2009-EF TUO de la Ley Nº 27245, Ley de Responsabilidad y Transparencia

Fiscale) Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector

Público.f) Resolución Directoral Nº 030-2010-EF/76.01 que aprueba la Directiva Nº

005-2010-EF/76.01 Directiva para la ejecución Presupuestaria 2011g) Resolución Directoral Nº 007-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería Nº 002-

2007-EF/77.15 y Modificatorias. h) Decreto Legislativo N° 1017 nueva “Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado”, i) D.S. N° 184–2008-EF Reglamento de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado j) Resolución Directoral Nº 007-99/SUNAT – Reglamento de Comprobantes de Pago.

Art. 3º OBJETIVO

Son objetivos básicos de la presente Directiva:

a) Establecer lineamientos y precisiones de carácter técnico y operativo en la aplicación de la normatividad vigente para la ejecución del gasto en bienes y servicios

b) Establecer procedimientos que permitan la austeridad, racionalidad, transparencia, economía, eficiencia y eficacia en el proceso de la ejecución del gasto con la finalidad de mejorar la calidad de los servicios públicos y alcanzar óptimamente las metas trazadas por la Municipalidad.

d) Simplificar los procedimientos administrativos en la ejecución del gasto y uniformizar criterios, para lograr la eficiencia y eficacia en la ejecución del gasto y el logro de las metas presupuestarias.

Art. 4º DE LA PROGRAMACION DEL COMPROMISO ANUAL - PCALa Programación del Compromiso Anual es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo por fuente de financiamiento que permite la constante compatibilización de la programación del Presupuesto con los indicadores macroecónomicos y las reglas fiscales así con la capacidad de financiamiento del año fiscal respectivo.

El responsable de Planificación y Presupuesto de la municipalidad Distrital de Secclla o quien haga sus veces, efectuará la distribución del PCA, los ajustes internos, las solicitudes de incremento y/o disminución y la priorización de metas conforme a los procedimientos, prioridades y plazos señalados en las normas correspondientes.

Art. 5º ETAPAS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL La ejecución del gasto público es el proceso a través del cual se atienden las obligaciones de gasto con el objeto de financiar la prestación de los bienes y servicios públicos y, a su vez, lograr resultados, conforme a los créditos presupuestarios autorizados en los respectivos presupuestos institucionales de los pliegos, en concordancia con la PCA, tomando en cuenta el principio de legalidad, y asignación de competencias y atribuciones que por Ley corresponde atender a la Municipalidad Distrital de Secclla.

Conforme dispone la Directiva Nº 005-2010-EF/76.01 y sus modificatorias, el proceso de ejecución del gasto público está compuesto por las siguientes etapas:

DE LA CERTIFICACION DEL GASTO: 5.1 Las áreas usuarias deben elaborar sus requerimientos de bienes, suministros y servicios de

consumo administrativo, en base al consumo anual proyectado los mismos que deben formar parte del Cuadro de Necesidades que sustentan del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.

Los bienes y servicios de consumo continuo durante el año tales como materiales de oficina y escritorio, combustibles, reparación de vehículos y maquinarias y otros, se efectuará por la cantidad global estimada a consumirse en todo un periodo semestral o anual a través de contratos de suministro o tracto sucesivo, debiendo insertarse una cláusula de reajuste de precios y la condición de que la municipalidad pueda rescindir el contrato en caso de variación significativa de precios, variación de la cantidad contratada o limitaciones presupuestales.

El monto anual del consumo de bienes y servicios deberá ser calculado por la Unidad de Abastecimiento.

5.2 Los requerimientos deben contener el detalle preciso de las especificaciones técnicas del bien solicitado así como los términos de referencia del servicio o perfil del profesional a contratar.

5.3 Los requerimientos deben ser presentados dentro de los últimos cinco (05) días del mes anterior al mes de atención. Los requerimientos presentados fuera de dicho plazo serán certificados para el mes siguiente. Salvo emergencias y que exista disponibilidad suficiente del Calendario de Pagos en el rubro de financiamiento correspondiente.

5.4 Los Órganos de Línea elaboran sus requerimientos de bienes, suministros y servicios, estudios y obras para la ejecución de actividades y proyectos relacionados con los planes y objetivos institucionales en base a:

a) Ejecución de Actividades: En base al cuadro Analítico de Gastos de la Actividad del Plan Operativo Anual de la Gerencia o quien haga sus veces de Línea aprobado mediante el acto resolutivo correspondiente.

b) Ejecución de Obras y Proyectos de Inversión: En base al Cuadro de Requerimiento y Presupuesto Analítico de Gastos del Expediente Técnico Aprobado.

5.5 Los requerimientos de las áreas usuarias deberán tener el costo referencial y autorizados por el jefe de la dependencia solicitante antes de ser derivados a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, deben contar previamente con la Hoja de Certificación Presupuestal del gasto emitida por la Oficina de Planificación y Presupuesto, para lo cual él órgano solicitante debe coordinar con la

Unidad de Abastecimiento para determinar el costo referencial de lo solicitado. En caso de Obras o Proyectos, el Costo Referencial se obtendrá del Expediente Técnico.

5.6 La Hoja de Certificación de Gasto debe contar con los siguientes datos:a) Numero de la Certificación y fechab) Dependencia solicitantec) Numero del Requerimiento y descripciónd) Número de Secuencia Funcional y meta presupuestaria afectadae) Fuente y rubro de Financiamientof) Cadena de gasto e importe de la certificación

5.7 Las Certificaciones de gasto deben ser registrados en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF

5.8 Los requerimientos que cuenten con la Hoja de Certificación Presupuestal debe ser derivados a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces para su atención a través de la Unidad de Abastecimiento.

5.9 En caso de que el costo del requerimiento supere las tres (03) Unidades Impositivas Tributarias UIT. La Unidad de Abastecimiento elabora el Expediente de Contratación y remite a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces para su aprobación.

5.10La Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces una vez aprobada el Expediente de Contratación deriva al Comité Especial Permanente o Comité Especial según corresponda para su atención conforme a la normativa de la Ley de Contrataciones del Estado.

5.11Las contrataciones menores a 03 UIT es atendida directamente por la Unidad de Abastecimiento conforme a los procedimientos señalados.

5.12Las Contrataciones de Personal bajo la modalidad de Contratación Administrativa de Servicios – CAS, se atenderá conforme a las normas de la materia y la directiva interna de la entidad.

Artículo 6º.- DE LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MENORES O IGUALES A 03 UIT

6.1 Para la atención de requerimientos cuyo monto es igual o menor a 03 UIT, no se aplica las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado, conforme señala el numeral 3.3 literal h) del Artículo 3º del Decreto Legislativo Nº 1017. Estos gastos una vez que cuenten con la aprobación y Certificación Presupuestal correspondiente, se atenderán mediante acciones inmediatas de invitación a proveedores de acuerdo a los siguientes procedimientos:

a) Contrataciones por un monto igual o mayor a 01 UIT. Invitación directa como mínimo a tres proveedores (La oferta del proveedor puede ser mediante proforma simple o carta de propuesta económica). Tratándose de bienes o servicios cuya oferta local sea menor a tres proveedores; se podrá contratar de manera excepcional con una o dos propuestas, previa autorización de la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces.

b) Contrataciones menores a 01 UIT. Invitación directa como mínimo a un proveedor (La oferta del proveedor puede ser mediante proforma simple o carta de propuesta económica)

c) En ningún caso el costo pagado debe superar al valor de mercado vigente del bien o servicios contratado.

d) En caso de requerimientos urgentes cuyo costo no supere el monto máximo para pagos con caja chica (10% de 01 UIT), una vez adquirido por la Unidad de Abastecimiento, la Gerencia Municipal derivara el expediente al responsable de Caja Chica para su pago inmediato.

Artículo 7º.- DEL COMPROMISO ANUAL

7.1 La Unidad de Tesoreria registrará, en el SIAF el Compromiso Anual de las remuneraciones en base al monto anualizado de las plazas ocupadas por el personal nombrado, permanente y contratado incluido el aporte patronal a ESSALUD, bonificaciones y aguinaldos. Asimismo el pago de pensiones se efectuará el Compromiso Anual por el monto anualizado de pensiones.En caso de personal CAS de acuerdo al monto total del Contrato

7.2 Quedan prohibidos los actos administrativos o Municipal para ejecución de gastos mayores a los créditos certificados, bajo sanción de nulidad de pleno derecho de acuerdo a las normas presupuestarias.

7.2 La Unidad de Abastecimiento registrará en el SIAF los Compromisos Anuales en base al monto anual global contratado o proyectado de acuerdo a lo siguiente:

a) Bienes y Servicios.-De acuerdo al monto total del contrato b) Servicios Básicos.- De acuerdo al monto total del consumo anual proyectado.c) Obras y Estudios.- De acuerdo al monto total adjudicado y contratado.

Los documentos que sustentan el compromiso mensual son:

CÓDIGO DOCUMENTO

016 CONVENIO SUSCRITO

031 ORDEN DE COMPRA - GUÍA DE INTERNAMIENTO

032 ORDEN DE SERVICIO

036 PLANILLA DE MOVILIDAD

039 PLANILLA DE DIETAS DE DIRECTORIO

041 PLANILLA DE PROPINAS

042 PLANILLA DE RACIONAMIENTO

043 PLANILLA DE VIATICOS

059 CONTRATO COMPRA-VENTA

060 CONTRATO SUSCRITO (VARIOS)

133 RESUMEN ANUALIZADO LOCADORES DE SERVCIIOS

134 RESUMEN ANUALIZADO PLANILLA PROYECTOS ESPECIALES

070 CONTRATO SUSCRITO (OBRAS)

230 PLANILLA ANUALIZADA DE GASTOS EN PERSONAL

231 PLANILLA ANUALIZADA DE GASTOS EN PENSIONES

232 RESUMEN ANUALIZADO RETRIBUCIONES – CAS

233 RESUMEN SERVICIOS PUBLICOS ANUALIZADO

234 DISPOSITIVO LEGAL O ACTO DE ADMINISTRACION 1/

235 PLANILLA OCASIONALES

El documento con código 234 sólo se utiliza en el caso de CTS, gratificaciones, subsidios, fondos para pagos en efectivo, caja chica, encargos, sentencias en calidad de cosa juzgada, aguinaldos y arbitrios

Artículo 8º.- DEL COMPROMISO MENSUAL8.1 El compromiso mensual es el acto mediante el cual se registra en el SIAF el monto a devengar,

luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, en el marco de los presupuestos aprobados, la PCA, la certificación del gasto y el Compromiso Anual

8.4 El Registro del Compromiso Mensual serán registrados por las mismas áreas que hicieron el compromiso anual

Artículo 9º.- EL DEVENGADO El devengado del gasto es el acto de administración mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido.

La acreditación documentaria del gasto devengado se producirá en los siguientes casos:

a) En la compra de bienes: Cuando el bien ha ingresado a almacén y que el responsable firme en la Orden de Compra – Guía de Internamiento en señal de conformidad de recepción y que el proveedor emita el Comprobante de Pago reconocido por la SUNAT.

b) En la prestación de Servicios: Cuando el servicio haya sido prestado por el proveedor y que el solicitante o el jefe de la dependencia manifieste su conformidad del servicio, ya sea mediante un informe o a través de su firma y sello en el rubro “Recibí Conforme” de la Orden de Servicio y que el proveedor emita el Comprobante de Pago reconocido por la SUNAT.

c) En caso de Viáticos: Se produce el devengado cuando la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces autorice el viaje y la habilitación de los gastos de viaje.

d) En caso de pago de Remuneraciones, cuando la Unidad de Personal remite la Planilla de remuneraciones con su respectivo cuadro de Récord de Asistencia del personal

e) En caso de otros gastos: Cuando exista la obligación de pago establecido por la autoridad mediante un acto resolutivo, cláusulas contractuales (en el caso de anticipos a proveedores) o devengado de obligaciones tributarias y otros.

El registro del Devengado en el SIAF estará a cargo del Responsable de Planificación y Presupuesto y/o quien haga sus veces quien previamente verificará los documentos que sustente el Devengado. Luego del devengado remitirá los documentos a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces para su autorización de Giro

Está prohibido bajo responsabilidad, registrar en el SIAF devengar gastos que no estén sustentados por las formalidades señaladas.

Artículo 10º.- EL GIRO Y PAGO

El Giro y el pago es el acto de administración mediante el cual se extingue, en forma parcial o total el monto de la obligación reconocida conforme a la fuente de financiamiento, rubro y tipo de recurso y los montos de calendario de pago autorizados. Está prohibido el pago de obligaciones no devengadas.

El proceso de giro y pago así como su registro en el SIAF será procesado por el responsable de Tesorería conforme a las disposiciones de la Directiva de Tesorería y demás disposiciones emanadas de la Dirección Nacional de Tesoro Público.

DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO QUE DEBEN ADJUNTARSE AL COMPROBANTE DE PAGO – CP

A. ADQUISICION DE BIENES1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces,

con Vº Bº del Jefe del área usuaria, acompañado de la Hoja de Certificación del Gasto firmado por del jefe de Planificación y Presupuesto y/o quien haga sus veces. En el caso de bienes para la ejecución de obras, el requerimiento debe tener el VºBº del Supervisor de Obra.

2) Propuesta económica del postor ( Proforma o Carta Propuesta económica)3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si

hubo dos o más propuestas)4) Hoja o Ficha de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)5) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y

sello del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)6) Orden de Compra – Guía de Internamiento u Orden de Servicios (Con firma del

almacenero o del Solicitante en el rubro de “Recibí Conforme” )7) En caso de bienes sofisticados, debe existir además el informe de conformidad del área

solicitante o de un especialista.

8) Factura, Boleta de Venta o Tickets

Para compras derivas de procesos de ADS a más, se recomienda suscribir un contrato de compra venta, así como en el caso de suministros continuos.

B. CONTRATACION DE SERVICIOS EN GENERAL1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con Vº

Bº del Jefe del área usuaria, acompañado de la Hoja de Certificación del Gasto firmado por del jefe de Planificación y Presupuesto y/o quien haga sus veces.

2) Propuesta económica del postor ( Proforma o Carta Propuesta económica)3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si hubo

proceso de selección)4) Hoja o ficha de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)5) Contrato de servicios (Para montos mayores a 01 UIT)6) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello

del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)7) Orden de Servicio (Con firma del solicitante del servicio como conformidad del servicio. 8) En caso de servicios especializados debe existir además el informe de conformidad del

servicio del área solicitante.9) Recibo de Honorarios o Factura.

En el caso de servicios para la ejecución de obras, tanto el requerimiento y las conformidad del servicio debe tener el Vº Bº del Supervisor de la Obra.

C. CONTRATACION DE SERVICIOS DE ESTUDIOS (PERFIL Y EXPEDIENTE TECNICO)1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con Vº

Bº del Jefe del área usuaria, acompañado de la Hoja de Certificación del Gasto firmado por del jefe de Planificación y Presupuesto y/o quien haga sus veces.

2) Propuesta económica del postor ( Proforma o Carta Propuesta económica)3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (cuando

hubo dos o más propuestas)4) Hoja de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)5) Contrato de servicios.6) Memorándum de autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello

del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Servicio)7) Copia del documento que entrega por mesa de partes el Perfil o Expediente Técnico

(excepto adelantos)8) En caso de Perfiles, copia de de la Ficha de aprobación de la viabilidad del proyecto por el

SNIP (En el pago final)9) Informe de conformidad del Expediente Técnico elaborado por el Jefe de Proyectos o

solicitante.10) Recibo de Honorarios o Factura.

D. ALQUILER DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS para la ejecución de obras.1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con Vº

Bº del Jefe del área usuaria, acompañado de la Hoja de Certificación del Gasto firmado por del jefe de Planificación y Presupuesto y/o quien haga sus veces.

2) Propuesta económica del postor ( Proforma o Carta Propuesta económica)3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si hubo

dos o más propuestas)4) Hoja de convocatoria del SEACE 5) Contrato de alquiler 6) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello

del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)7) Orden de Servicio (Con firma del solicitante del servicio como conformidad del servicio. 8) adjuntando el resumen de HM trabajadas y la original del parte diario de Horas Maquinas,

firmado por el operador, controlador, residente y supervisor9) Factura.

E. PAGO DE REMUNERACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO1) Récord de Asistencia firmado por el Jefe de Personal. 2) Planilla Única de Pagos firmado por el Jefe de Personal (Gerente Municipal y/o quien

haga sus veces).3) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello

del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)

F. PAGO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SERVICIOS 1) Informe de labores desarrolladas con el Vº Bº del Jefe del área donde se encuentra

asignado en señal de conformidad del servicio.2) Planilla de descuentos y aportes 3) Copia del Contrato (Se supone que previo al contrato hubo requerimiento del área

respectiva)4) Memorando de autorización de Pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello del

Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)

G. PAGO DE CONTRATOS DE SERVICIOS DE ASESORIA O SERVICIOS AUTONOMOS1) Informe de labores desarrolladas con el Vº Bº del Jefe del área que corresponda2) Orden de Servicios con la conformidad del servicio3) Copia del Contrato (Se supone que previo al contrato hubo requerimiento del área

respectiva y hubo proceso de selección)4) Memorando de autorización de Pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello del

Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)

H. PAGO DE PLANILLA DE JORNALES DE OBRA1) Informe del Residente de Obra remitiendo la Hoja de Tareo firmado por el

Supervisor de la Obra.2) Planilla firmado por los trabajadores, Residente Obra, Supervisor, 3) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la

firma y sello del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)

I. PAGO DE PLANILLA DE VIATICOS

Anticipoa) Memorándum de autorización de viaje y habilitación de viáticosb) Planilla de viaje firmado por el comisionado y el Gerente Municipal y/o quien

haga sus veces.

Rendición a) Rendición de gastos – Adjuntar b) Declaración Jurada de Gastos (Hasta 10% DE 01 UIT) y/o Boletas, facturas, Ticket,

Boletas de Viaje Etc.c) Informe de las actividades desarrolladas en el viaje

J. PAGO DE DIETAS A REGIDORES1) Memorándum de Autorización de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello

del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)2) Planilla de Dietas3) Informe de la Secretaria de la Municipalidad sobre número de sesiones asistidas en el mes

por cada regidor

ANEXOS: FLUJOGRAMA DEL GASTO

Secclla, febrero del 2013.

RESOLUCION DE ALCALDIA Nº -2013 – MDS/G.G

Secclla,

VISTO: El Proyecto de la “Directiva de ejecución de Gastos” remitido por el Consultor a la Gerencia Municipal y revisado por el Responsable de Planificación y Presupuesto mediante el Informe Nº 03-2012-MDS/NVMN-CE

CONSIDERANDO:

Que, la Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, establece normas, principios y procedimientos para una gestión integral y eficiente de los procesos vinculados con la captación y utilización de los fondos públicos;

Que, el proceso de asignación y ejecución de los fondos públicos se determinan en base a criterios de transparencia presupuestal, conforme los establece el Art. XII del Título Preliminar de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto;

Que, es necesario precisar la ejecución del gasto de menor cuantían como política de austeridad y racionalidad del gasto;

Que, la Unidad de Planeamiento y Presupuesto, ha presentado el proyecto “Directiva de Ejecución de Gasto”, que contiene precisiones específicas para el trámite, autorización y pago de gastos que efectúan la Municipalidad;

En ejercicio de las facultades conferidas por la Ley Nº 27972- Ley Orgánica de Municipalidades, esta alcaldía;

RESUELVE:

Artículo 1º. – Aprobar la “Directiva de gastos del año 2013”, cuyo texto aparece adjunto a la presente resolución.

Artículo 2º.– Poner en conocimiento de todas la unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Secclla para su cumplimiento.

Regístrese, Comuníquese y Cúmplase