dirección nacional de administración y finanzas · sometidas a detención preventiva; brindar...

Manual de Organización y Funciones 1

REPÚBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE GOBIERNO

SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO DIRECCIÓN NACIONAL DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


DOCUMENTO PRESENTADO POR

Comisionado ALVARO ALVARADO BARROSO SUB-DIRECTOR DEL SISTEMA PENITENCIARIO

AGOSTO DEL 2013

ELBORADO POR:

Capitán 10362 ELIECER HERNANDEZ


ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN................................................................................... .4 I. ANTECEDENTES……………........................................................6 II. BASE LEGAL.................................................................................8 III. ATRIBUCIONES............................................................................9 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA.........................................................13 V. ORGANIGRAMA..........................................................................16 VI. FUNCIONES GENERALES.........................................................17 VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS.........................................................69 DESCRIPCION DEL PUESTO...............................................................76


INTRODUCCIÓN La finalidad de este manual es contar con una herramienta administrativa

fundamentada legalmente que defina los procedimientos que se desarrollan en las

diferentes áreas que conforman la Dirección Nacional de Administración y

Finanzas, a efecto de obtener una norma en la ejecución del presupuesto a

administrar, con una mayor eficiencia en su desarrollo, esto es con el fin de

cumplir los objetivos institucionales, pero debemos estar claros en los

procedimientos que regulan la administración de los bienes del Estado.

El cumplimiento de la misión encomendada a la Dirección Nacional de

Administración y Finanzas, implica la ejecución de una diversidad de funciones,

actividades y tareas, las cuales deben realizarse de la mejor manera posible para

lograr los resultados esperados y contribuir con ello a alcanzar las metas

institucionales; en tal sentido se ha elaborado la presente herramienta

administrativa en la que se especifican los procedimientos correspondientes a

cada una de las áreas que conforman la DINAF.

Este Manual servirá de guía para quienes por primera vez deban ejecutar algunos

de los procesos detallados; así como será de gran utilidad para la inducción de las

personas que se incorporan a la Dirección de Administración y Finanzas.

La estructura de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas debe ser

compleja en base al volumen de operaciones, recursos, demanda y servicios por

parte de nuestros clientes o usuarios, la tecnología avanzada es una herramienta

que no podemos dejar de atender ya que en forma adecuada, sincronizada y

eficaz nos llevara a una mejor dinámica organizacional.


Es fundamental dentro de toda Organización el compromiso de Administrar

presupuesto del estado asignado, siendo imprescindible que dentro de las tareas

cotidianas mantengamos una excelente comunicación, coordinación, dirección y

evaluación de los procesos.

Asimismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño,

elaboración y presentación como la Base legal y las Atribuciones que cubre la

organización los cuales se detallan en los puntos II y III sucesivamente. Ver ley

En los puntos IV y V anotados en el índice de este documento y que se desarrolla

en líneas seguidas se determina una estructura orgánica de la Dirección antes

descrita y también su forma gráfica (organigrama) abarcando las funciones de

cada unidad administrativa de esta dependencia como son: Los Departamentos

de Logística, Compras, Finanzas y Servicios Múltiples.

Para que el Manual cumpla con la función de orientar al personal debe ser

revisado y actualizado cuando existan cambios en: la normativa legal, las políticas

de trabajo institucionales o en las actividades desarrolladas; en tal sentido la

Dirección Nacional de Administración y Finanzas tendrá la responsabilidad de

desarrollar dicha tarea, así como de hacerlo llegar a las instancias

correspondientes para su aprobación.

Para finalizar cerramos el contenido de este manual desarrollando un glosario de

términos que sirve para un mejor entendimiento del lector y una descripción del

puesto utilizados en la confección de este documento.


I. ANTECEDENTES

El sistema penitenciario panameño es el conjunto organizado, funcional y

estructurado de elementos normativos, técnicos y científicos que definen la

naturaleza de los centros penitenciarios, tiene sus orígenes en el Decreto No 467

de 22 de Julio de 1942, que creó el Departamento de corrección, como parte del

Ministerio de Gobierno y Justicia, cuyos objetivos principales son lograr la

resocialización del privado o la privada de libertad sobre la base de un adecuado

tratamiento penitenciario, el trabajo, la capacitación, la educación y la práctica de

valores morales; luego mediante decreto Ejecutivo No 139 del 16 de junio de 1999

se modifica dicho decreto para crear la Dirección General del Sistema

Penitenciario.

Durante el Gobierno de la Presidenta Mireya Moscoso sanciono la Ley No 55 de

30 de julio del 2003, que reorganiza el Sistema Penitenciario Nacional sobre la

base del respeto a los derechos humanos y los lineamientos científicos y

modernos en materia criminológica penitenciaria de seguridad administrativa,

mantener recluidas a las personas que se encuentran cumpliendo sanciones

administrativas, de carácter penal y medidas de seguridad, garantizándoles el

respeto de los derechos humanos; servir de custodia y seguridad de las personas

sometidas a detención preventiva; brindar ayuda y labor asistencial a los privados

o las privadas de libertad y a los liberados o liberadas, de modo que puedan

reincorporarse útilmente a la sociedad, y ejecutar las sentencias emitidas por los

tribunales de justicia y las resoluciones de las autoridades administrativas de

policía.

La Población penal en la Republica de Panamáestá distribuida en 08 centros

Penitenciarios y 15 cárceles públicas, los másgrandes y con mayor población

penal son la Joyita y La Joya, ambos forman parte delComplejo Penitenciario la

Joya.


El sistema penitenciario Nacional realiza varios programas de resocialización entre

ellos podemos mencionar los talleres de costura y sastrería, artesanías y tallados,

agropecuarios y educativos en conjunto con el Ministerio de Educación y el

INADEH.

II. BASE LEGAL

Constitución Política de Panamá, Artículo 280, numeral 2.

Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la. Ley Orgánica

de la Contraloría General Artículo 11, numeral 2 y 36.

Ley N 22 de 27 de junio de 2006 que regula la contratación Pública y dicta

otras disposiciones

Ley N 41 de 10 de julio de 2008, que reforma la ley 22 de 2006, que regula

la contratación Pública y dicta otras disposiciones

Ley ----- del----- de ------- del--------, Orgánica del Servicio Nacional

Penitenciario, Capitulo 1, Articulo 1, Articulo 30, Articulo 40.

Código Fiscal.

Decreto Ejecutivo Nº 34 de 1985.

Decreto Ejecutivo Nº 52 de 1999.

Decreto Ejecutivo 294-2011-DMySC, de 17 de junio de 2011.

Decreto número 171-2007-DMySC , de 22 de mayo de 2007.

Manual del Usuario del Sistema Integrado de Administración Financiera de

Panamá. (Decreto Ejecutivo Nº 28 del 04 de febrero del 2000)

Plan Contable de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad,

Contraloría General de la República.

Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de la Cajas

Menuda en las Entidades Públicas Quinta Versión.

Decreto de Gabinete Nº 48 de 1991.


III.ATRIBUCIONES

Las siguientes disposiciones Jurídicas fundamentan las facultades conferidas a la

Dirección de Administración y Finanzas por Ley, a continuación las detallamos:

Constitución de la República de Panamá.

En su Título IX, artículos 254, 255, 256, 257 al hablar de los bienes Nacionales.

Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá,

establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y

regular, mediante el control previo y posterior, todos los actos de manejo de

fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con trasparencia,

probidad y corrección, según lo establecido en la ley.

Artículo 11, numeral 2 y 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984,

por la cual se adopta la ley orgánica de la Contraloría General de la

república, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución

fiscalizara, regulara y controlara todos los actos de manejo de fondos y

bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo

establecido en las normas jurídicas respectivas.

Artículo 36, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984

Dispone que la Contraloría General de la Republica dictara reglamentos

que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas

que manejan fondos o bienes públicos.


Decreto Ejecutivo 294-2011-DMySC, de 17 de junio de 2011.

Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual General de

Procedimientos para el despacho, consumo, Control y Pagode

Combustibles de Uso Gubernamental Gestionado a través de tarjeta flota”.

Ley del de Agosto del 2013, Orgánica del Servicio Nacional

Penitenciario, Capítulo 1, Artículo 1, Titulo II Capitulo 1, Artículo 30.

o Capítulo 1, Artículo 1. La presente Ley crea el Servicio Nacional

Penitenciario, como la institución encargada de la atención

especializada, tratamiento, rehabilitación, resocialización y

reinserción a la sociedad, de las personas que cumplen pena

privativa de libertad; así como la custodia y atención de aquellas que

se encuentran sometidas a un proceso legal y a órdenes de

autoridad competente, adscrito al Ministerio de Gobierno; se funda

en principios de seguridad, rehabilitación y de defensa social como lo

contempla la Constitución Política de la República de Panamá en su

artículo 28 y se constituirá en un cuerpo especializado, de naturaleza

civil, cuyo jefe máximo es el Presidente de la Republica.

o Titulo II Capitulo 1, Artículo 30. La presente Ley determinará la

estructura organizativa y funcional, con las unidades administrativas,

necesarias para lograr los objetivos y fines institucionales.

La Dirección General elaborará y desarrollará el organigrama de la

Institución, en cumplimiento del Artículo anterior y basado en las

Políticas institucionales necesarias y funcionales que resulten para

lograr los objetivos del Servicio Nacional Penitenciario.

Los cambios, adiciones y modificaciones que se introduzcan a la

estructura organizativa serán propuestos por la Dirección General,

debidamente refrendados por el Ministro de Gobierno y aprobados

por resolución del Órgano Ejecutivo.


El Servicio Nacional Penitenciario contará con la siguiente estructura

administrativa:

1. Dirección General

2. Sub-Dirección General

3. Secretaría General

4. Directores de Centros Penitenciarios

5. Junta Disciplinaria Superior

6. Asesoría Legal

7. Relaciones Públicas

8. Dirección de Responsabilidad Profesional

9. Inspectoría General

10. Auditoría Interna

11. Control Fiscal

12. Dirección Nacional de Seguridad Penitenciaria

13. Dirección Nacional de Administración y Finanzas

14. Dirección Nacional de Telemática

15. Dirección Nacional de Régimen Penitenciario

16. Dirección Nacional de Recursos Humanos

17. Dirección Nacional de Ingeniería y Arquitectura

18. Dirección Nacional de Docencia

19. Dirección Nacional de Salud Penitenciaria

20. Dirección Nacional de Planificación y Desarrollo Penitenciario

Las direcciones y departamentos que conforman el Servicio Nacional

Penitenciario, se encargarán de ejecutar las políticas penitenciarias,

según sea su respectiva área de competencia, las cuales serán

reglamentadas por el Órgano Ejecutivo.

o Artículo 40 . Dirección Nacional de Administración y Finanzas, es la

encargada de planificar, coordinar, gestionar, administrar, regular,

fiscalizar y controlar el manejo de los recursos financieros y


presupuestarios del Servicio Nacional Penitenciario, a fin de

garantizar la consecución de los requerimientos necesarios para

lograr los objetivos institucionales, de acuerdo con las leyes, los

decretos, las normas y las reglamentaciones que rigen la

administración de los bienes y fondos públicos.

CODIGO FISCALEl Código en su Capítulo Primero del Título Primero,

Artículos 8 al 14.

La administración de los bienes nacionales corresponde al Ministerio

de Economía y Finanza.

Cada Ministerio, entidad descentralizada o empresa estatal

mantendrá un inventario actualizado de los bienes muebles e

inmuebles de su propiedad o administración.

DECRETO EJECUTIVO Nº 34 DE 1985- MODIF. POR 478 DEL 2011.

Este Decreto crea en el Ministerio de Hacienda y Tesoro la Dirección de

Bienes Patrimoniales del Estado, hoy la Dirección de Catastro y Bienes

Patrimoniales.

Su propósito de registrar, custodiar, controlar y vigilar las existencias,

conservación y destino de los Bienes Patrimoniales del Estado.

DECRETO EJECUTIVO Nº 52 DE 1999.

Este Decreto establece la estructura organizativa del Ministerio de

Economía y Finanza, Se crea la nueva Dirección de Catastro y Bienes

Patrimoniales. (DCBP).

DECRETO DE GABINETE Nº 48 DE 1991.

Este Decreto establece la obligación que tienen todas las instituciones de

presentar al Ministerio de Economía y Finanza los inventarios de sus

instituciones.


Ordena a las Instituciones a mantener un inventario de los bienes muebles

e inmuebles bajo su administración.

El Ministerio de Economía y Finanza y la Contraloría General de la

República, verificarán y examinarán el inventario, a efecto de que éste

refleje la realidad patrimonial.

IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCION NACIONAL DE


Para el desarrollo de sus funciones, la Dirección estará conformada por la

siguiente estructura:

1. Director Nacional de Administración y Finanzas

1.1.2 Subdirector Nacional de Administración y Finanzas

1.1.2.1.1. Secretaria Técnica Administrativa 1.1.2.1.1.1. Recursos Humanos

1.1.3. Departamento de Finanzas 1.1.3.1. Sección de Presupuesto 1.1.3.2. Sección de Contabilidad 1.1.3.3. Sección de Tesorería 1.1.3.4. Sección FOGECEP 1.1.3.5. Sección de Bienes Patrimoniales

1.1.4. Departamento de Compras 1.1.4.1.1. Contrataciones Menores 1.1.4.1.2. Convenio Marco 1.1.4.1.3. Licitación Publica

1.1.4.1.3.1. Asesoría legal

1.1.5. Departamento de Servicio Múltiples 1.1.5.1. Sección de Transporte 1.1.5.2. Comedor 1.1.5.3. Sección de Archivo, Copiadora

1.1.6 Departamento de Logística

1.1.6.1. Planeamiento Logístico


1.1.6.2 Sección de Uniforme 1.1.6.3. Sección de Combustible y lubricante 1.1.6.4. Sección Repuestos 1.1.6.5. Almacén Regional

NIVELES ESTRUCTURALES

NIVEL POLITICO DIRECTIVO En este nivel se exige el cumplimiento de los objetivos para el desarrollo de los planes, programas utilizando las estrategias y políticas de calidad, apegados al cumplimiento de las leyes de la entidad y del Estado, se ejerce la orientación de la misma a través de una conformación jurídica, está compuesto por el Director Nacional de Administración y Finanzas. NIVEL ASESOR Es aquel que dentro de un campo específico aconseja, propone, recomienda u orienta a cada unidad administrativa a fin de desarrollar los objetivos Institucionales de los cuales corresponde ser ejecutados por la Dirección de Administración y Finanzas. NIVEL COORDINADOR Es aquel que dentro de la Dirección de Administración y Finanzas pone en ejecución la relación de labores y actividades dadas con el fin de lograr los objetivos institucionales. NIVEL AUXILIAR DE APOYO Está compuesto por los Departamentos de Compras y Finanzas este nivel opera como segmento de apoyo de la institución en la prestación de aquéllos servicios indispensables para la buena marcha de los programas de desarrollo y su ejecución, asigna actividades a las unidades administrativas correspondientes en materia de administración y finanzas, con el objetivo de cumplir con los planes de desarrollo de la Institución en lo que refiere a la administración de los recursos económicos. NIVEL OPERATIVO


Toda actividad del manejo de recursos económicos, financieros presupuestarios requiere de un ente responsable para dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas y actividades de la Dirección de Administración y Finanzas. Sub Nivel Ejecutivo Conformado por el Departamento de Logística será el responsable directo ante el nivel político directivo de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades a fin de cumplir con los objetivos de la Dirección de Administración de Finanzas. Sub Nivel Ejecutor Compuesto por el Departamento de Servicios Múltiples, es el nivel más amplio e importante de la Dirección. En este se identifican las unidades responsables del logro o no de los objetivos de la Dirección.


V.ORGANIGRAMA

NIVEL DIRECTIVO-----------------------------

NIVEL DE ASESORIA-----------------------------

NIVEL COORDINADOR----------------

NIVEL DE APOYO-----------------

DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL

PENITENCIARIO

DIRECCION NACIONAL DE


RECURSOS HUMANOS

SEC. TECNICA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

PRESUPUESTO

FOGECEP

LICITACION PÚBLICA

CONTRATACIONES MENORES

CONVENIO MARCO

Asesoría legal


NIVEL OPERATIVO--------------------

ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS MULTIPLES

DEPARTAMENTO

DE LOGISTICA

BIENES PATRIMONIALES

CONTABILIDAD

TESORERIA

COMEDOR

TRANSPORTE

ALMACEN

COMBUSTIBLE

PLANEAMIENTO LOGISTICO

UTILES DE ASEO Y OFIC.

ALMACEN

Departamento de Logística

Secretaria Técnica

Administrativa


VI. FUNCIONES GENERALES


Administrar los recursos financieros de la Institución, apegados al

presupuesto autorizado por Ministerio de Economía y Finanzas.

Vigilar los costos operativos de la institución.

Mantener actualizado el análisis de la información financiera de la

institución, brindado así un mejor asesoramiento a la dirección General.

Departamento de

Compras

Director

delDINAF

Departamento de

Finanzas

Departamento de Servicios

Recursos

Humanos


Lograr la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Dirección del

Servicio Nacional Penitenciario, en Coordinación con todos sus

departamentos.

Controlar la ejecución del presupuesto de inversión de los programas de la

Dirección General, para mantener la información oportuna y veraz.

Programar, ejecutar, supervisar y dar seguimiento a los trámites

administrativos correspondientes a la ejecución de los planes y programas

que desarrolla la Dirección General.

Preparar informes de rendimiento de cuentas de las actividades ejecutadas

por la dirección de manera trimestral.

Brindar información útil y oportuna a los niveles decisorios de la

organización, sobre la situación financiera y presupuestaria de la institución

a nivel nacional.

NIVEL DIRECTIVO


Unidad Administrativa de quien depende:Director General del Servicio Nacional

Penitenciario.

Supervisa a: Jefe de Departamento de Finanzas, Jefe del Departamento de

Servicio Múltiples, Jefe del Departamento de compra y Jefe del Departamento de

logística.

OBJETIVO

Alcanzar mediante una eficiente planificación y efectiva administración

que los recursos asignados al Servicio Nacional Penitenciario sean

utilizados en desarrollo de los programas de inversión y manejo

presupuestario y financiero, así como la reducción de trámites y


procesos institucionales utilizando los adecuados sistemas de control y

normas establecidas para el desarrollo de la gestión administrativa.

FUNCIONES DEL JEFE DE ESTA DIRECCION

Dirigir las finanzas y acciones presupuestarias institucionales,

mediante la adecuada utilización de los recursos con los controles

establecidos a través de las instancias administrativas.

Transformar, conocer y calcular conjuntamente con las direcciones

operativas,los recursos presupuestarios dentro de la vigencia fiscal, para

desarrollar la estructura de la Dirección.

Gestionar la adquisición de los recursos materiales y servicios

necesarios para el óptimo funcionamiento de la institución.

Reorganizar y dar lineamientos técnicos para la formulación del

presupuesto anual del Servicio Nacional Penitenciario.

Documentar la formulación y evaluación del presupuesto de

funcionamiento y de inversiones del Servicio Nacional Penitenciario.

Brindar la Orientación y el asesoramiento necesario a los funcionarios

de nivel superior y al resto de las dependencias administrativas, con el

fin de la correcta aplicación y alcance de las normas internas; al igual

que la reglamentación presupuestaria y fiscal emitida por Entidad

competente.

Presentar alternativas de solución a situaciones o problemas de la

Organización y de sistemas administrativos y financieros, emitiendo los

informes según le sean solicitados por el nivel superior.

Verificar cheques u otros documentos que requieran de su firma para la

aprobación.

Levantar informes técnicos de las actividades relevantes ejecutados por

la Dirección.


Sostener adecuadas relaciones de comunicación y coordinar con las

dependencias del Ministerio de Gobierno, en materia de aspectos

financieros.

Planear, administrar, coordinar y controlar los sistemas de

administración financiera más complejos que se desarrollen a nivel

centralizado o descentralizado.

Cualquier otra función que el Director General le asigne.

NIVEL COORDINADOR

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y

FINANZAS

SECCION TECNICA

ADMINISTRATIVA

SECRETARIA

DEL DIRECTOR

MENSAJERIA RECEPCION DE DOCUMENTOS


SECRETARIA TECNICA ADMINISTRATIVA Unidad Administrativa de quien depende:Director de Administración y Finanzas. Supervisa a: Recepción de Documento, Secretaria y mensajería. OBJETIVO Recepcionar, organizar, planificar y distribuir toda documentación interna y externa que se tramita en esta Dirección. FUNCIONES

Organizar, distribuir y comprobar el destino de toda documentación que se

recepciona y tramita en este despacho.

Tramitar y dirigir el sistema de distribución de la documentación.

Conservar y manejar un adecuado sistema de archivos para el control de la

documentación que se gestionan en la dirección.

Asignar el talento humano a las unidades administrativas de la Dirección para el

trámite de la mensajería interna.

Reciben todas las requisiciones para firma y tramitación de las diferentes

unidades administrativa a nivel nacional.

Distribución de notas a las diversas unidades administrativas.

Recibir notas para firma urgente del director administrativo.

Coordinar y llevar Registro de la agenda de trabajo del director.

Recibo y tramitación de cheques de viáticos Nacionales e internacionales

Mantener el registro y control de la mensajería externa a otra dependencia e

instituciones.

Recibir y dar copia a diversas unidades administrativas.

Brindar el adecuado asesoramiento al director para agilizar documentación.

Cualquiera otra que se le asigne.


NIVEL ASESOR

RECURSO HUMANOS Unidad Administrativa de quien depende: Director de Administración de

Finanzas.

ANALISTAS DE

PERSONAL

RECURSOS

HUMANOS


FINANZAS

SECRETARIA


OBJETIVO Efectuara un sistema acorde a la tecnología en el cual mantenga el control de las acciones del personal, llevando un registro actualizado de las ausencias, tardanzas, evaluando el desempeño del talento humano tanto los uniformados como PNJ, orientado con esmero en busca de levantar una base de datos con las destrezas y habilidades de cada unidad dentro de los campos de trabajo que se desarrollan en esta Dirección. FUNCIONES

Llevara un registro actualizado de los funcionarios en base a registro de

control en sus expedientes de vacaciones, evaluaciones, incapacidades,

tardanzas, gravidez, enfermedad, ascenso, traslado, estudios, bonos,

permisos, otros.

Mantendrá Actualizada la base de datos del sistema y la estructura del

personal de esta Dirección.

Estará pendiente de las acciones y tramites de recurso humanos, así como

tramitar las vacaciones de las unidades adecuadamente según rool anual.

Llevar el control diariamente la asistencia del personal

Confeccionar memorándum y circulares dictados por el Director DINAF.

Tramitar, Registrar y Archivar resoluciones ya sea de duelo o nacimiento

de las unidades que requieran de la misma.

Verificar que las unidades mantengan su carnet laboral, reportar pérdida o

deterioro.

Gestionar un sistema de control laboral mediante el Bio clock de huella del

personal de esta dirección.

Dirigir la formación de las unidades, verificar y elaborar los partes diarios.

Brindar asesoramiento al Director Administrativo.

Confeccionar mensualmente un informe de gestión.

Planificar y Organizar las capacitaciones en la dirección.

Cualquier otra que se le asigne


DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

SECCION DE PRESUPUESTO

SECCION DE BIENES PATRIMONIALES

FOGECEP

SECCION DE CONTABILIDAD

SECCION DE TESORERIA


FINANZAS


DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Unidad Administrativa de quien depende: Director Nacional de Administración y

Finanzas. Supervisa a: Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Bienes Patrimoniales y FOGECEP. OBJETIVO Elaborar los informes Financieros de la Institución, analizando la situación económica

actual, proyectándose a la futura en la ejecución del Presupuesto asignado.

FUNCIONES DEL JEFE DE FINANZAS

Brindar el asesoramiento adecuado al Director del DINAF y a las distintas

áreas en materia económica financiera.

Planificar, controlar, administrar y fiscalizar la ejecución presupuestaria usando

los recursos tecnológicos con el propósito de brindar información oportuna y

confiable, para la toma de decisiones por parte de la Dirección.

Planificar, Ejecutar y Administrar el presupuesto económico y financiero de la

institución.

Fiscalizar la administración de los procesos y registros contables de las

operaciones financieras.

Elaborar perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinión o

dictámenes sobre las inversiones.

Administrar, autorizar y fiscalizar la administración correcta de la puesta en

ejecución de los presupuestos planificados para los servicios policiales.

Administrar la Tesorería de la Institución.

Presentar informe de gestión financiera mensualmente.



SECCION DE PRESUPUESTO. Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO GENERAL

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

ANALISTAS DE PRESUPUESTO

RECEPCION

JEFE DE PRESUPUESTO


FINANZAS


Supervisar el logro de los objetivos y metas de la institución de acuerdo a la planificación presupuestaria. FUNCIONES Ejecutar el presupuesto asignado a la Institución a fin que las necesidades solicitadas anualmente por cada Dirección y Unidad administrativa se suplan. JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO

Planificación y presentación del anteproyecto del presupuesto de la institución,

para el periodo de vigencia fiscal correspondiente.

Participar en reuniones de trabajo a nivel interinstitucional para favorecer la

dinámica Institucional.

Coordinar con otras direcciones o unidades administrativas actividades que

impliquen incidencias en el uso de recursos presupuestarios.

Resolver consultas de documentos en trámite y sobre viabilidad de gestiones

indispensables

Elaborar, presentar y sustentar solicitudes de modificación al presupuesto tales

como, traslado de partidas, redistribuciones, etc.

Ejecutar todo lo estipulado en relación a la ejecución del presupuesto, de

acuerdo a la planificación de los diversos programas y proyectos contemplados

en la vigencia fiscal.

Presentar informe mensual de gestión al jefe inmediato.


PROGRAMA SIAFPA, SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA.

Supervisar, Revisar, fiscalizar y analizar toda documentación sobre gestión de

compra iniciadas.

Analizar reportes presupuestarios, su interpretación e informar a los niveles

superiores para discusión y curso de acción.


Formular, aprobar y ejecutar acciones presupuestarias, que modifiquen las

asignaciones por partida, elevarlas a la aprobación del Ministerio de Economía

y Finanzas.

ANALISTAS DE PRESUPUESTO

Inicio y cierre del proceso mensual del gasto en el sistema.

Revisar y analizar la documentación sobre gestiones de compra iniciadas

Bloquear partidas presupuestarias sobre transacciones de compras, viáticos,

contratos y cuenta directas.

Registro de actualización de documento por partida.

Preparar reporte mensuales de gastos, para revisión y análisis de su

comportamiento.

Participar del desarrollo, control de diversas fases del proceso presupuestario

de la institución.

Confecciones de reportes periódicas sobre la ejecución presupuestaria.

Coordinar el proceso de reembolso de caja menuda.

RECEPCION

Registro de los documentos que lleguen a la sección; manteniendo un control

de sus entrada y salida.

Registra el Control de ingresos y salidas de las transacciones emitidas del

departamento de compra.

Archivar la documentación debidamente registrada manualmente y utilizando

los medios tecnológicos.

Cualquier otra cosa que se le asigne.


DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

RECEPCION,

CORRESPONDENCIA,

MENSAJERIA

CONTROL DE

GASTO DE

CAJA

MENUDA

CONFECCION

DE CHEQUES UNIDAD DE

CONTROL DE

INGRESO

UNIDAD DE

PRESUPUESTO

UNIDAD DE

TESORERIA UNIDAD

DE

CONTABILIDAD

JEFE DEL FOGECEP


FINAZAS


SECCION DE FOGECEP. Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas OBJETIVO GENERAL:

Optimizar la utilización de los fondos del FOGECEP ya que estos son una herramienta

financiera valiosísima que utilizada en tiempo oportuno desde la solicitud planificada

hasta el momento de la post compra junto a la remisión de documentos, (facturas,

actas de entrega entre otros), dará una eficaz respuesta que reanudara en beneficio

de nuestra institución, para ello es necesario crear conciencia de su utilización a nivel

institucional (Directorio, Jefes Administrativos, personal de manejo y colaboradores en

general).

FUNCIONES Implementar una herramienta financiera que sea capaz de afrontar situaciones

imprevistas y de suma urgencia en la que los otros recursos presupuestarios de la

Institución resulten insuficientes para la pronta respuesta a la necesidad del accionar

Penitenciario, con este sistema buscaremos alcanzar los objetivos Institucionales que

emanan de la ley.

JEFE DE LA SECCION

Supervisar todas las áreas administrativas del FOGECEP, instruyendo a los

custodios de caja a nivel Institucional de la normativa de administrar este

recurso.

Presentar informe de gestión mensualmente al director, especificando las

proyecciones de ingresos y gastos para solicitar la aprobación del presupuesto

del FOGECEP.

Participar en las giras de fiscalización a nivel nacional, organizadas por

Inspectoría General o cualquier ente fiscalizador interno o externo.

Cualquier otra que se le asigne.


UNIDAD DE CONTABILIDAD

Hacer los registros contables a través del sistema Rahman, del SIAFPA.

Confecciona los reembolsos de caja menuda, viáticos y devoluciones.

Preparar, revisar, confeccionar y sustentar informes contables de Estados

Financieros.

Asistir en los registros de contabilidad General Autorizada y encargada ante

el banco para solicitar estados de cuenta, información sobre notas de

Crédito y notas de Debito.

Mediante autorización del Director solicitar la confección de cheques

nuevos.

Realizar los registros diarios en Libro de Banco.

Confección mensual del informe de resultados y la conciliación bancaria.

Participar en las giras de fiscalización a nivel nacional.

UNIDAD DE PRESUPUESTO FUNCIONES

Codificación Presupuestaria de las Requisiciones asignado la partida

presupuestaria a la misma, determinando la liquidez, para hacer efectiva la

orden de compra o confección de cheques.

Órdenes de Compras y los Cheques.

Preparar informes de presupuesto.

Instructor de gestiones del FOGECEP a nivel institucional.

UNIDAD DE TESORERIA FUNCIONES

Confeccionar y entrega de Cheques, de las Órdenes de Compra al

Contado y Crédito.

Mantener el registro y archivo de los expedientes, las órdenes de compra,

los contratos y apoyo económico.

Coordinar la devolución de documentos que sustenten la adquisición de

bienes y servicios.


Calcular y confeccionar formato de multas a proveedores que incumplan

con la entrega de bienes adquiridos mediante orden de compra.

Supervisa la gestión y documentos de compras menores.

Verifica y registra las entradas de los ingresos al FOGECEP.

Confeccionar informes de rendición de cuentas para la Contraloría General

de la República avalado por el Director del DINAF.

Prepara informe de ingresos.

UNIDAD DE RECEPCION, CORRESPONDENCIA Y MENSAJERIA FUNCIONES

Recibe, distribuye y controla la documentación que ingresa al departamento

Utilizando el sistema manual y tecnológico.

Realizar funciones de secretaría a la vez distribuye la correspondencia

externa.

Revisar, registrar y llevar el control Caja Menuda del FOGECEP a nivel

nacional.

Elaborar estadísticas de los reembolsos de las cajas menudas, respecto a

la rotación y frecuencia, determinar la descripción y valores mensuales por

Unidad Administrativa.

Confección y trámite de notas a la Contraloría para solicitud de probidad.

Colaborar en la confección de Informes de rendición de cuentas para la

Contraloría General de la República.



SECRETARIA

SECCION DE

CONTABILIDAD

VIATICOS

INTERNOS

VIATICO EXTERNO

ANALISTAS

CONTABLE


FINANZAS


SECCION DE CONTABILIDAD Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO: Registrar toda la información de la gestión financiera de la institución, de forma actualizada y confiable, con la que mantendrá informado al Director del DINAF. FUNCIONES DE LA JEFATURA.

Coordinar, distribuir y supervisar el trabajo que se realizan las unidades en la sección.

Elaborar informe mensuales de gestión.

Confeccionar los informes mensuales que se remitirán al departamento de contabilidad del Ministerio de Gobierno.

Coordinar con el jefe de sección de los otros departamentos de finanzas para que la documentación que tenga o conlleve VoBo, firmas o apreciación financiera y técnica sea agilizada lo más rápido posible.

Supervisar y apoyar en los registros contables de todo tipo de documentación que se tramita en la sección.

Supervisar que la informacio0n contables que se maneja dentro de la Institución este debidamente actualizada y verificada.

ANALISTA CONTABLE

Mantendrá al día el registro de las órdenes de compra, recepciones, cheques, envíos al tesoro nacional y pagos a los proveedores.

Efectuar el registro del fondo rotativo y caja menuda.

Efectuara el Registro de conciliaciones bancarias.

Llevara un registro actualizado y confeccionara los informes de cuentas por pagar.

Mantendrá el registro actualizado de los contrato de obras, bienes y servicios.

Mantendrá el registro actualizado de la planilla de salario, gastos de representación y otros.

VIATICOS


Efectuar el cálculo del monto a pagar a las unidades de acuerdo a la información de la hoja de solicitud del viatico.

Efectuar el registro en el sistema de los datos de las unidades, los montos y toda información referente al viatico a pagar.

Mantendrá al día el registro de asiento devengado de la solicitud de viáticos.

Efectuara el registro de los cheques o envió al tesoro nacional de las unidades que aparecen en la solicitud de viatico.



FINANZAS

SECC. BIENES PATRIMONIALES

SECRETARIA

DONACIONES Y

DESCARTES

ACTIVOS

FIJOS

DEPARTAMENTO

DE FINANZAS


PERMUTA E

INVENTARIOS


Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas. OBJETIVO Velara por la fiscalización en las Direcciones y Unidades Administrativas de los bienes patrimoniales entendiéndose que este término está conformado por el activo fijo y los bienes no depreciables, levantara un inventario manualy tecnológico en el cual exista la información permanente y precisa donde conste cantidad, valor, estado de conservación, ubicación geográfica y destino. FUNCIONES.

Controlar los bienes de la institución, debidamente inventariados detallados según la plantilla.

Recibir del Almacén y Contabilidad los comprobantes de recepción de equipo así como los bienes no depreciables.

Verificar el movimiento de incorporar y desincorporar mediante el descartelos bienes.

Identificar los bienes con una placa o etiqueta visible con secuencias diseñadas para la toma de inventario, empleando documentos de registro y control, colocando el número de inventario con un marcador permanente a un costado del marbete.

Certificar la pérdida o daño de activos a fin de determinar responsabilidades y poder realizar trámites de descarte Circular 102-02-764-DVMF y la Circular 91-2005-DCDFG.

Emplear documentos, estructura y placas o secuencias diseñadas para la toma de inventario, colocando el número de inventario con un marcador a un costado del marbete.

Presentar informes mensuales de gestión.

Participar con el Departamento de Contabilidad en el balance contable de los activos fijos.

Participar con funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República en los actos relacionados a descartes, avalúos, permuta, donaciones, acopio de chatarra.

Acopiar la documentación para registrar los valores de los bienes donados, revertidos y elaborados internamente.

Documentar un inventario descriptivo de los bienes que conforman el patrimonio de la Institución; como lo indica el Ministerio de Economía y Finanzas, este deberá estar actualizado y en orden.

Enviar al Ministerio de Economía y Finanzas información de los bienes de la Institución.

Coordinar con el Ministerio de Economía y Finanzas los mecanismos tendientes a crear políticas de conservación, actualización de inventario uso adecuado y recuperación útil de los bienes del estado.


Evaluar los bienes de cualquier clase que el Estado vaya a comprar, permutar, arrendar, o enajenar, conforme a lo establecido en la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y normas conexas.

Vigilar el destino final de los bienes del estado en uso de la Institución. UNIDAD DE PERMUTA

Ejecutara el tramite y realizara los procedimientos adecuados para con los bienes de la institución involucrados en permuta.

Recepción la documentación, elaborael acta y asigna los bienes permutados dentro de las direcciones o unidades administrativas de la Institución.

Solicita criterio técnico a transporte, si el bien a permutar pertenece a esta Dirección.

Elaboran documentación de avalúo del bien al Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República.

Verifica bien con entidades como contraloría y Ministerio de Economía y Finanzas

Archiva documentación CAMBIOS DE PIEZAS

Coordina con auditoria los cambios de piezas.

Verificar que la parte tenga las piezas dañadas

Tomar fotografía a las piezas.

Confección de actas de piezas. DONACIONES

Verificar que exista nota del donante con visto bueno del señor Director

Confirmar que las notas mantenga facturas, fotos y otros bienes a donar, a la vez verificar que el donante no tenga reconocida mala fama.

El Ministerio de Economía y Finanzas evalúa los bienes.

Auditoria recepción a los bienes.

Confección de actas de donación. DESCARTES

Descarte de los bienes de consumo.

Descarte de los activos fijos.

Mantener en los equipos informáticos y refrigeración un criterio. técnico para descarte.

Confección de acta de descartes.


REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

Los registros de bienes se llevaran en una base de datos utilizando el programa de inventarios RAMAN, a la vez se mantendrá un archivo de documentos en los almacenes o Oficina Responsable donde reposaran las actas de entrega, donación, rotación del bien y descarte.

Registro en el programa de inventario RAMAN.

Mantener un archivo actualizado de las Acta de donación, Acta de descartes, Rotación del bien, Documentos de almacén.

Confecciona depreciación mensual del RAMAN.

Remite informe al Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de Seguridad Pública, Trimestralmente.

INVENTARIOS

Realiza inventarios en todas las direcciones, unidades administrativas de la Institución.

Controla el movimiento de los bienes entre dependencia. SECRETARIA

Recibe notas de diferentes Direcciones y Unidades administrativa.

Confecciona notas y oficios requeridas por los encargados de los bienes patrimoniales

Archivan documentación.

Cualquiera otra que se le asigne



SECRETARIA

SECCION DE

CONTABILIDAD

VIATICOS

INTERNOS

VIATICO

EXTERNO ANALISTAS

CONTABLE


FINANZAS


SECCION DE CONTABILIDAD Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas OBJETIVO:Registrar toda la información de la gestión financiera de la institución,

de forma actualizada y confiable, con la que mantendrá informado al Director del DINAF.

FUNCIONES DE LA JEFATURA.

Coordinar, distribuir y supervisar el trabajo que se realizan las unidades en la sección.

Elaborar informe mensuales de gestión.

Confeccionar los informes mensuales que se remitirán al departamento de contabilidad del Ministerio de Gobierno.

Coordinar con el jefe de sección de los otros departamentos de finanzas para que la documentación que tenga o conlleve VoBo, firmas o apreciación financiera y técnica sea agilizada lo más rápido posible.

Supervisar y apoyar en los registros contables de todo tipo de documentación que se tramita en la sección.

Supervisar que la información contables que se maneja dentro de la Institución este debidamente actualizada y verificada.

ANALISTA CONTABLE

Mantendrá al día el registro de las órdenes de compra, recepciones, cheques, envíos al tesoro nacional y pagos a los proveedores.

Efectuar el registro del fondo rotativo y caja menuda.

Efectuara el Registro de conciliaciones bancarias.

Llevara un registro actualizado y confeccionara los informes de cuentas por pagar.

Mantendrá el registro actualizado de los contrato de obras, bienes y servicios.

Mantendrá el registro actualizado de la planilla de salario, gastos de representación y otros.

VIATICOS

Efectuar el cálculo del monto a pagar a las unidades de acuerdo a la información de la hoja de solicitud del viatico.

Efectuar el registro en el sistema de los datos de las unidades, los montos y toda información referente al viatico a pagar.

Mantendrá al día el registro de asiento devengado de la solicitud de viáticos.


Efectuara el registro de los cheques o envió al tesoro nacional de las unidades que aparecen en la solicitud de viatico.


SECCION DE

TESORERIA

ENTREGA DE CHEQUES

FONDO DE FUNCIONAMIENTO

CUENTASPOR

PAGAR

CAJA

MENUDA

FONDO ROTATIVO


ADMINISTRACION

FINANZAS



Unidad Administrativa de quien depende: Departamento de Finanzas FUNCIONES DE LA JEFATURA

Verificar las gestiones de cobros, cheques de viáticos al exterior, cheques de fondo de viáticos, cheques de fondo rotativo, gestiones de cobros de las cuentas directas de servicios y los reembolso de caja menuda de las diferentes Direcciones o unidades administrativas.

Tramitar los viáticos y órdenes de compra autorizadas por el director del DINAF.

Supervisar las actividades de manejo y distribución de los fondos de la institución.

Verificar los saldos del fondo rotativo y fondos de viáticos diariamente.

Maneja el control de las operaciones de caja menuda de la institución.

Verifica que las acciones que se manejan en esta sección sea con transparencia.

Evalúa desempeño del personal a su mando.

Supervisa que las diferentes cuentas de los proveedores se tramiten de forma precisa y objetiva logrando así una efectiva ejecución del presupuesto.

Elabora la recarga de caja, después de cada cierre mensual por parte del Ministerio de Economía y Finanzas, en coordinación con presupuesto.

Realiza anulaciones de cheques de viáticos. FONDOSDE FUNCIONAMIENTOS

Llevan registros de los libros del fondo.

Elaborar Trimestralmente los reembolsos a la dirección de investigación judicial.

Reembolsan la caja menuda FONDO ROTATIVO

Tramita el pago de las órdenes de compra al contado.

Confecciona cheque de órdenes de compra al crédito y al contado menores de B/ 1,000.00 (mil balboas).

Reintegro de cheques de viatico nacionales, al exterior y órdenes de compra.

CUENTAS POR COBRAR /GESTIONES DE COBRO (CREDITO)

Recibir las prestaciones de cuentas por pagar al crédito a nivel nacional.

Confeccionar el recibo de la gestión de cobro.

Confecciona multas


Confecciona la boleta de recaudación no tributaria de la Dirección General de Ingreso

Subsanaciones de diferentes cuentas

Localizan a los proveedores para la corrección de documentos.

Tramitan el pago de servicios básicos de la institución. CAJA MENUDA

Son regulados mediante decreto 455-2010-DMYSC/14 DE DIC/2010.

Recibir requisiciones de las diferentes Direcciones o unidades administrativas para trámite.

Realizan los cambios de cheques de reembolso del fondo.

Elaborar los reembolsos que se generan de cada uno de los fondos.

Planillas que reflejaran los pagos a diferentes Direcciones o unidades administrativas las cuales serán sustentadas por las relaciones de viáticos ingresados.

ENTREGA DE CHEQUES

Custodian cheques listos para entregar a proveedores.

Registran cheques en libro y sistemas.

Llaman a proveedores constantemente.

Entregan cheques de fondo rotativo.

Entregan cheques de viaje al exterior.

Pago de las caja menudas de las diferentes zonas.

Elaboran notas de anulación de cheques.

Brindan seguimiento a las órdenes de compra entregadas a las dependencias.

Elaboran lista de expedientes para reembolsar.

Elaboran listado de expediente para enviar a archivo.

Cualquiera otra que se le asigne.


DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Administrativa de quien depende: Dirección Nacional de Administración

y Finanzas. Supervisa a: Convenio marco, Licitación Pública, Contratación menor. OBJETIVO

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

LICITACION PÚBLICA

CONTRATACION MENOR

CONVENIO MARCO

ASESORIA LEGAL

COMPRAS MENORES


ADMINISTRACION FINANZAS


Procurar los bienes y servicios que requiera la organización para el cumplimiento de sus funciones FUNCIONES DE LA JEFATURA

Tramitar solicitudes de adquisición de bienes y servicios mediante compra al crédito, contado, contratos y caja menuda.

Determinar los procedimientos de selección de contratista de acuerdo a la ley N. 22 de 27 de junio de 2006 y el Decreto Ejecutivo N. 366 de 28 de diciembre de 2006.

Registrar solicitudes de bienes y servicios en el Sistema de Administración Financiera (SIAFPA) y el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra”.

Elaborar los objetivos estratégicos del departamento alineados con el modelo de la dirección, en busca del cumplir con las metas Institucionales.

Asegurar el cumplimiento de las normas legales y administrativas. Firmar las órdenes de compras según el procedimiento establecido.

Establecer y mantener relaciones técnico administrativas con los niveles superiores para asegurar el flujo de la información y el cumplimiento de los objetivos.

Participar en la gestión de adquisiciones de bienes y servicio de acuerdo a la norma institucional.

Elaborar informe mensuales de gestión

Cualquier otra que se le asigne. SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Elaborar base de datos de proveedores calificados y mantenerla actualizada.

Elaborar los informes diarios de recepción de documentos.

Ordenar los registros de convocatoria en el sistema panamá compras.

Programas las reuniones de homologación previas al acto público y participar en ellas para garantizar el cumplimiento de la norma.

Programar la convocatoria de actos públicos.

Recibir las propuestas que son enviadas vía fax mediante sistema de acceso restringido.

ASESORIAL LEGAL

Solicitudes de Procedimientos Excepcionales de Contratación, ante el Ministerio de Economía y Finanzas o el Consejo Económico Nacional, dependiendo la cuantía.

Solicitudes de Autorización para contratar bajo la condición de Seguridad Ciudadana, Presidencial y del Estado.


Confección de contrato producto de actos de selección de contratistas, procedimientos Excepcionales de Contratación y autorización bajo la condición de Seguridad Ciudadana, Presidencial y del Estado.

Verificación de pliegos de cargos, resolución de comisión verificadora, resolución de adjudicación y resolución de desierto.

Registro de contratación directa en el portal electrónico de “Panamá Compra”.

Tramite de solicitudes de cartas de créditos comerciales ante el Banco Nacional de Panamá.

Confección de adendas.

Contestación de solicitudes de prorroga a las Ordenes de Compras.

Contestar acciones de reclamos ante la Dirección de Contrataciones Públicas.

Contestar recursos de impugnación ante el Tribunal de Contrataciones Públicas.

Criterios jurídicos sobre consultas realizadas por distintas secciones de esta Dirección.

Solicitud de avalúos ante el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.

Asistencia a actos públicos para verificación de documentos presentados por los proponentes.

Confección de Resoluciones Administrativas de contratos y órdenes de compras.

Tramites de Cesión de Créditos de Contratos.

Seguimientos de los tramites ante distintas instancias tales como Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de la Presidencia, Ministerio de Gobierno, Contraloría General de la República.

El procedimiento y fundamento legal lo constituye el texto Único de la Ley 22 del 2006 de contrataciones públicas y el Decreto Ejecutivo No.366 de 28 de diciembre de 2006 que reglamenta Panamá Compra.

CONVENIO MARCO

Proceden a seleccionar el contratista

Proceden a elaborar orden de compra de productos y servicio en determinado convenio, descripción detallada, precio y tiempo de entrega.

Establecen términos y condiciones adicionales. LICITACIÓN PÚBLICA

Seleccionan al contratista en base al precio, que es el factor determinante, siempre que se cumpla con todos los requisitos y aspectos técnicos exigidos en pliego de cargos.


Se realiza cuando el monto de la contratación es superior a los treinta mil balboas.

Los proponentes deben entregar u oferta incluyendo su precio ofertado, la fianza de propuesta y la propuesta técnica ajustada a las exigencias del pliego de cargos.

Hay una comisión que evalúa la propuesta. CONTRATACION MENOR

Procedimiento utilizado para la adquisición de bienes, obras servicios que no excedan de treinta mil (30,000 USD).

En este tipo de contratación no se exige fianza de propuesta ni fianza de cumplimiento, salvo que la entidad contratante lo considere necesario.

Para poder realizar la contratación a través de este procedimiento, las entidades contratantes deben contar con una partida presupuestaria disponible y verificar, antes de publicar el aviso, que el objeto de contrato no esté incluido en el catalogo electrónico de productos y servicios.

Es obligatorio usar el formulario para que la propuesta sea considerada en el acto público en cuestión.

NIVEL OPERATIVO

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA


FINANZAS


SECC. PLANEAMIENTO

LOGISTICO

SECC. UTILES DE OFIC. Y

ASEO

SECC.COMB. Y

LUBRICANTES

SECRETARIA


DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Unidad administrativa de quien depende: Dirección Nacional de

Administración y Finanzas. Supervisa a: Combustible, Útiles de Oficina y Aseo, Planeamiento logístico, almacenes. OBJETIVO GENERAL:

Se encargara de preveer, calcular y satisfacer los requerimientos de bienes y servicios con el enfoque de calidad, efectividad de costos, así como mejorar la distribución de bienes de gestión de inventarios y planeación de la producción mediante la especialización del personal, todos estos procedimientos a fin de garantizar el logro de los objetivos institucionales. FUNCIONES

Asegurar el flujo continuo de suministro requeridos por las diferentes Direcciones y unidades administrativas: como también el uso adecuado de los recursos.

supervisar el cumplimiento de normas, controles y disposiciones legales para uso eficiente de los recursos.

Liderar y supervisar los planes y programas que deben ejecutarse durante el año para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Velar por el buen uso de los recursos económicos y financieros, bienes y servicios asignados a la Institución.

Supervisar las actividades administrativas y de logística que garanticen el buen desempeño de la labor penitenciaria.

Participar en formulación de políticas y estrategias administrativas que promuevan el mejor funcionamiento de la institución a nivel nacional.

Elaborar informe de gestión mensualmente.

Cualquier otra función que se le asigne.

RECEPCION ALMACENAR Y DISTRIBUCION

ALMACEN

GENERAL

VESTUARIO.

EQUIPO


SECCION DE PLANEAMIENTO LOGISTICO Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística.

Programar la adquisición anual de los suministro de acuerdo a la

demanda, los recursos financieros y respondiendo a las políticas y

programas institucionales.

Dirigir, coordinar y supervisar las operaciones de abastecimiento a nivel

nacional.

Coordinar con los proveedores y almacén las entregas urgentes y

órdenes de compra pendiente.

Diseñar programas de contingencia que garanticen la continuidad del

abastecimiento.

Verificar los saldos en órdenes de compra y la presentación de cuenta a

los proveedores.

Proponer controles internos y procedimientos que aseguren el uso

eficiente de los recursos y el cumplimiento de la ley.

Identificar fuentes de suministro, alternativas y localizar nuevos

productos, materiales y proveedores de servicios.

Participar en la actualización de las directivas de la dirección.

Ejecutar políticas de control interno mediante la adecuación de la ley,

las normas y procedimientos internos establecidos con miras a lograr la

eficiencia y agilidad de las operaciones.


Registrar las solicitudes, facturas, órdenes de compras, entregas

parciales y el consumo de todas las zonas, áreas y dependencias

policiales.

Registrar las solicitudes, facturas, órdenes de compras, entregas

parciales y el consumo de todas las Direcciones, unidades

administrativas del Servicio Nacional Penitenciario.

Confeccionar informes mensuales y cuadros estadísticos de pedidos de

consumo de las diferentes unidades administrativas.

Supervisar y controlar la distribución de alimentos, accesorios,

vestuarios, equipo, combustible y lubricantes en coordinación con las

Direcciones y unidades administrativas.

Monitorear los costos, consumos y demanda en cada clase de

abastecimiento para emitir informes de comportamiento.

Supervisar todas las clases que componen este departamento.

Cualquier otra asignación que se le designe

CONTROL DE

SUMINISTRO

UTILES OFICINAS Y ASEO


FINANZAS



SECCION DE UTILES Y EQUIPOS DE OFICINA Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística

OBJETIVO GENERAL:

Asegurar el flujo continuo de los suministros de aseo, oficina, papeles, insumos de

impresión y almacenamiento informático, requeridos por las diferentes Direcciones

y unidades administrativas de la institución.

FUNCIONES

Programar la adquisición anual de los suministros de aseo, oficina, tintas,

tóner y papelería, de acuerdo a la demanda a nivel nacional.

Diseñar programas de contingencia que garanticen la continuidad de

abastecimiento

Identificar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos insumos

de los equipos adquiridos.

Mantener al jefe inmediato de toda la tramitación de pedido, compras y

distribución de suministro

Participar en las precalificaciones y evaluaciones de suministro de oficina,

aseo, tintas, y demás equipos.


Velar por la conservación de los archivos, uso y seguridad de los

documentos y la información que reside el computador.

Monitorear el status de requerimientos y órdenes de compra.

Programar el control de entrega de insumos a las diferentes dependencias.

Presentar informe de gestión mensualmente

Cualquier otra asignación que se le designe.

COMBUSTIBLE Y

LUBRICANTES

DEPARTAMENTO DE

LOGISTICA

SECRETARIA DE

CUENTAS

ESTACIONES PARTICULARES

SUPERVISORES

DIRECCION DE

ADMINISTRACION Y

FINANZAS


SECCION COMBUSTIBLES Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística OBJETIVO GENERAL:

Mantener una relación con las bombas de combustibles particulares que

abastecen la institución mediante el sistema de Tarjeta flota Vehicular a fin de

mantener un abastecimiento continuo de combustible, para las Direcciones y

unidades administrativas del Servicio Nacional Penitenciario.

FUNCIONES Garantizar el cumplimiento de las normas, regulaciones y procedimientos de

administración de combustible y lubricantes establecidos institucionalmente y

a nivel gubernamental, a fin de asegurar la ejecución transparente y oportuna

de los procesos de registro, manejo y control del consumo del combustible y

lubricantes en la institución.

JEFE DE LA SECCION DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

Planifica, organiza, dirige, coordina y supervisa las labores desarrolladas

por el personal a su cargo, señalando los lineamientos a seguir de

acuerdo a las normas gubernamentales, políticas institucionales.


Por resolución de designación de responsabilidad, “Es el responsable de

implantar el uso del sistema de tarjeta de flota vehicular, el control y

administración del suministro de combustible, así como ser el

representante, por parte de la institución ante la Dirección General de

Contrataciones Públicas todo lo relacionado con el convenio marco de

combustible” (responsable institucional de combustible (ric)).

Elabora y establece programaciones en un periodo de tiempo

determinado, para dar un suministro planificado y equivalente de acuerdo

a las necesidades y los recursos financieros.

Realiza los cálculos matemáticos para el requerimiento anual de

combustible para Servicio Nacional Penitenciario de acuerdo a la

disponibilidad presupuestaria.

Realiza cálculos para el requerimiento de lubricantes para el suministro a

nivel nacional de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

Elabora los cuadros para la adquisición de combustible por Dirección o

unidad administrativa, tipo de combustible, de lubricantes los solicita a

compras.

Elabora informe de gestión mensualmente.

Mantiene registro y control de las facturaciones y la data de consumos en

estaciones de la petrolera vía internet.

Verifica que las presentaciones de cuenta de combustible de la petrolera

sean consumo realmente por la institución.

Establece mecanismos que permitan mejores controles en la

administración de combustible y lubricantes.

Informa toda novedad que se detecte en el manejo de combustible.

Coordina con las petroleras y/o con las estaciones de combustible a nivel

nacional cualquier anomalía reportada, suministro de combustible, y todo

lo relacionado con el abastecimiento de combustible.

Cumplir con las responsabilidades establecidas por la Contraloría General

de la República para el responsable institucional del combustible.


Disponer de información y estadísticas actualizadas para la toma de

decisiones en administración de combustible.

cualquier otra función que se designe.

SECRETARIA -CONTABLE

Recibir y registrar las presentaciones de cuenta de las petroleras.

Verificar la data de estaciones particulares desglosándolas por

dependencia y tipo de combustible consumido y la coteja con la

presentación de cuenta de la petrolera efectuada cada 15 días.

Elaborar actas de recepción final de cada presentación de cuenta de

estación oficial y estaciones de la petrolera, luego de la verificación

correspondiente.

Recibir y registrar la correspondencia enviada a combustible y lubricantes.

Elaborar memorandos, informes, notas y otros.

Control de archivo de notas enviadas y recibidas.

SUPERVISOR DE COMBUSTIBLE (FISCALIZADOR)

Informar verbal y por escrito cualquier irregularidad detectada en cuanto

a los consumos de combustible y/o saldos lubricantes.

Vverificar que los estados de cuenta presentados por la petrolera

concuerden con los registros de consumo de la Direcciones o unidades

administrativas.

Presentar un informe mensual del estado del movimiento de combustible

Mantener y presentar estadísticas de consumo de combustible por mes.

Cualquier otra función que permita mejores controles en los consumos de

cada dependencia.


ALMACEN

DEPARTAMENTO DE

LOGISTICA

ALMACEN

RECEPCION

DESPACHO CUSTODIA REGISTRO

SECRETARIA

DIRECCION DE

ADMINISTRACION Y

FINANZAS


Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Logística OBJETIVO GENERAL:

Establecer mecanismo administrativo para recibir, verificar, conservar y custodiar

la mercancía entregada para atender las necesidades de Servicio Nacional

Penitenciario de Panamá.

FUNCIONES Establecer controles para mantener las instalaciones físicas en buen

funcionamiento así como las condiciones de seguridad que deben existir en los

almacenes para garantizar el manejo de sus inventarios.

JEFE DEL ALMACEN

Planear, dirigir y controlar las operaciones de almacenamiento,

aprovechando la capacidad del personal, el espacio físico y los equipos

disponibles.

Preparar informes sobre las actividades realizadas

Vigilar que se cumplan las disposiciones legales y administrativas

correspondientes.

Coordinar constantemente con el departamento de logística y la sección de

contabilidad sobre la recepción de bienes, saldos de inventarios.

Mantener la conservación y el buen estado de los locales destinados al

almacenamiento.

Realizar inventario periódicamente a fin de mantener el control sobre los

materiales y equipos que se encuentre obsoletos.

Vigilar que se cumplan con las medidas de seguridad y protección, que

libren los bienes y al personal del almacén de accidentes.

Cualquier otra asignación que se designe.

Elabora informe de gestión mensualmente.

RECEPCION DE ALMACEN:


Controla la entrada de los bienes adquiridos por la entidad, buscando la mayor

eficacia de los métodos de descarga, inspección y verificación.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones y normas legales, así como la

verificación de los instrumentos utilizados por el almacén, para medir, pesar y

contar.

Solicitar la intervención de técnicos o usuarios cuando se trate de bienes que

por su naturaleza requieran verificaciones, como equipo de informática y otros

que deban ser adquiridos previo criterio técnico.

Informar diariamente a la jefatura acerca de los bienes recibidos y rechazados

así como de cualquier informe que se considere necesario.

DESPACHO DE ALMACEN:

Dirigir y controlar las operaciones de despacho de los bienes a las diferentes

unidades administrativas de la entidad.

Programar la entrega de bienes solicitados, observando las disposiciones

administrativas.

Comprobar que la cantidad, calidad y características de los bienes a entregar

Cumplan con los requisitos de lo solicitado.

Empacar y rotular los bienes de acuerdo a su destino.

Supervisar que el equipo a su disposición se encuentre en buen estado de

servicio.

REGISTRO DE ALMACEN:

Controlar los sistemas y mantener actualizado los registros, con el fin de

mantener al día la información acerca de la recepción, despacho, existencia,

costo y localización de los bienes, tanto en los sistemas manuales como en el

sistema informático.

Cualquier otra designación que asigne el jefe


DEPARTAMENTODE SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS MULTIPLES Unidad administrativa de quien depende: Dirección Nacional de

Administración y Finanzas

DEPARTAMENTO DE

SERVICIO MULTIPLES MULTIPLES SECRETARIA

COMEDOR

TRANSPORTE

ALIMENTOS

ARCHIVO Y COPIADORA


FINANZAS

SERVICIO BASICOS


OBJETIVO GENERAL:

Mantener dotado al Almacén , Direcciones y unidades administrativas a nivel

nacional de Logística (Insumos), Gas, Equipo de cocina, copiadora y demás

materiales.

FUNCIONES

Confeccionar Requisiciones para dotar al almacén de insumos, productos

cárnicos, gas y el alquiler de copiadoras

Llevar el registro y control del consumo de gas a nivel metropolitano

Confeccionar requisición para la preparación de los Contratos de alquiler de

copiadoras a nivel nacional.

Preparar informes mensuales de:Consumo de Gas Consumo de Insumos

en los comedores.

Archivar documentación por año de la dirección.

Brindar servicio de copiado a las diferentes unidades administrativas.

DEPARTAMENTO DE

SERVICIO MULTIPLES

DEPARTAMENTO DE

SERVICIO MULTIPLES

SECCION DE

TRANSPORTE

SALA DE GUARDIA


FINANZA


SECCION DE TRANSPORTE Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.

OBJETIVO GENERAL:

Ofrecer el servicio de traslado de personas, bienes, documentación y comedores a

las diferentes unidades administrativas de la institución.

FUNCIONES

Administrar la flota vehicular de la dirección de finanzas y velar por su buen

estado.

Mantener un programa permanente de mantenimiento preventivo de la flota

vehicular

Revisar, dentro del periodo establecido el equipo rodante de acuerdo con

las disposiciones de la DNTT.

Administrar las pólizas de seguro vehicular contra accidentes en

coordinación con su autoridad superior.

Presentar periódicamente los requerimientos de materiales de repuesto

para la presentación eficiente del servicio de transporte.

Presentar informe sobre la situación del uso del combustible de los

vehículos.

Dirigir, planificar, y organizar el suministro de transporte a todo el

departamento que componen esta dirección.

SECRETARIA

CONDUCTORES DE 48 X 48

CONDUCTORES DE PLANTA

CONDUCTORES ASIGNADOS


Elaborar informe de gestión mensualmente

Cualquier otra designación que asigne el jefe

ALIMENTOS Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio

Múltiples.

COMEDOR

ALIMENTOS

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS MULTIPLES


FINANZAS


OBJETIVO GENERAL:

Satisfacer los requerimientos de bienes y servicios con el enfoque de calidad,

efectividad de costos, flexibilidad y continuidad a todas las unidades

administrativas que requieran abastecimiento.

FUNCIONES

Asegurar el flujo continuo de suministro requeridos por las diferentes

Unidades Administrativas.

Supervisar el cumplimiento de normas, controles y disposiciones legales

para el uso eficiente de los recursos.

Liderar y supervisar los planes y programas que deben ejecutarse durante

el año.

Crear condiciones para impulsar la innovación en el mejoramiento de los

servicio de abastecimiento.

Coordinar con las unidades administrativas, dependencias y departamento

de apoyo institucional en el cumplimiento de los objetivos

Coordinar con los organismo de seguridad nacional en operativos o

situaciones de emergencia nacional.

Formular el plan anual de adquisiciones y contrataciones de comida seca.

Coordinar todo los procesos de pedido, recepción, conservación y envió de

suministro en cuanto alimentación.

Mantener el aprovisionamiento de insumos necesarios para la atención

oportuna y eficiente de nuestra Institución.

Cualquier otra designación que asignen el jefe

SECCION DE COMEDORES Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.


OBJETIVO GENERAL:

Brindar una alimentación sana y balanceada a los miembros a los estudiantes,

funcionarios de la institución.

FUNCIONES

Ejecutar el servicio de adquisición, manipulación y preparación de los

alimentos según el menú aprobado para cada día de la cocina y comedor.

Mantener el aseo general a las instalaciones donde funciona esta unidad,

con el fin de mantener las áreas de la cocina y comedor en perfecto orden y

limpieza.

Cumplir con las normas higiénicas en la conservación, preparación y

manipulación de los alimentos y recomendaciones del Ministerio de Salud.

Preparar los alimentos asegurando que sean fresco y cumplir con las

normas dietéticas mínimas.

Capacitar al personal responsable de la preparación, manipulación y

distribución sobre las medidas de seguridad, presentación de estos y otros

temas de interés para lograr un buen servicio.

Elaborar estadística mensual de los consumos generales en los diferentes

comedores.

Cualquier otra asignación que designe.

SERVICIOS BASICOS Unidad administrativa de quien depende: Departamento de Servicio Múltiples.

FUNCIONES

Inspeccionar, revisar, actualizar y Verificar las cuentas de la luz, agua y

aseo a nivel nacional.

Coordinar la instalación y eliminación de medidores con las empresas.


Presentar reclamos a la empresa que suministra estos servicios a la

institución.

Solicitar nuevos medidores a la empresa.

Prepara los informes de gestión y consumo a nivel nacional.

Cualquier otra que se le asigne.

VIII. GLOSARIO DE TERMINOS

A Acto de homologación:

Aquel mediante el cual los aspirantes a participar en un procedimiento de

selección de contratista, expresan su conformidad y aceptación, sin reservas, de

los documentos de la contratación, luego de confrontados y puesto en relación de

igualdad.

Acto Público

Procedimiento administrativo por el cual el Estado, previa convocatoria pública,

selecciona entre varios proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas y en

igualdad de oportunidades, la propuesta o las propuestas que reúnen los

requisitos que señalan esta ley, los reglamentos y pliego de cargos.

Aviso de Convocatoria

Información concreta que debe incluir, como mínimo, la descripción del acto

público y la identificación de la entidad licitante, la dirección electrónica o la oficina

donde puede examinarse u obtenerse el pliego de cargos; el lugar, el día y la hora

de inicio del acto público, reunión previa y homologación cuando proceda, una

breve descripción del objeto contractual.

Arrendamiento


Es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien

a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo

determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien

arrendado pagando un precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.

Arbitraje

Forma de arreglar un conflicto cuando las dos partes en pugna consienten en

someterse a la decisión de una tercera persona ajena a tal conflicto.

Atribuciones:

Trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de

acuerdo a las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este

efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o

inciso.

B Base Legal

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que

norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan las

atribuciones o facultades.

C Contratación Menor

Procedimiento que permitirá, de manera expedita, la adquisición de bienes, obras

y servicio que no excedan los treinta mil balboas (B/30,000), cumpliéndose con un

mínimo de formalidades y con sujeción a los principios de contratación que

dispone la presente Ley. Este procedimiento será debidamente reglamentado por

la Dirección General de Contrataciones Públicas.

Contrato Público

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho

http://es.wikipedia.org/wiki/Bien


El contrato público es un tipo de contrato en el que al menos una de las partes

es una Administración Pública cuando actúa como tal, y en el que está sometido a

un régimen jurídico que coloca al contratante en una situación de subordinación

jurídica frente a la Administración.

El concepto de contrato público, a primera vista, no difiere del concepto de

contrato en el Derecho privado, pero al ser el Estado (o una de sus

Administraciones) una de las partes del mismo, tiene características propias.

Puede definirse el contrato administrativo como aquel en que la Administración

ejerce determinadas prerrogativas en cuanto a su interpretación, ejecución y

extinción, cuidando de no alterar la ecuación financiera del mismo.

CCM: Contrato de Convenio Marco de Combustible

Contrato publico entre la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) y

el proveedor adjudicado para la adquisición de combustible de consumo masivo y

cotidiano, del cual surgen derechos y obligaciones, cuya finalidad es de carácter

público, en el cual por su naturaleza no se establecen precios determinados

durante el tiempo definido en el mismo.

Convenio Marco.

Aquel en que se establecen precios y condiciones determinados durante un

periodo de tiempo definido.

D

Departamento

Son unidades de organización establecidas para asumir y cuidar de la

responsabilidad de una actividad específica o de una zona física de orden

funcional.

Decreto Ejecutivo

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_p%C3%BAblica

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_privado

http://es.wikipedia.org/wiki/Estado


Resolución del presidencial hecho público de acuerdo con las formas prescritas.

Edicto, resolución, medida, ordenanza, precepto, etc.

Dirección

Son las unidades administrativas más importantes en las instituciones,

especialmente las sustantivas, ya que son la razón de ser de las mismas.

E Eficacia

Capacidad de una organización para alcanzar los objetivos propuestos.

Eficiencia

Uso más adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar los objetivos

predeterminados. Realizar correctamente y con menor costo posible las funciones

de la organización.

Equipo Interdisciplinario

Grupos de personas con diferentes especialidades que trabajan conjuntamente en

un programa, proyecto o empresa.

Estructura Administrativa

Distintos niveles de autoridad y responsabilidad comprendidos dentro de una

organización.

F

Funciones

Actividad o servicio propio de un cargo u oficio. Puesto, cargo, ocupación, oficio,

trabajo, actividad, empleo, plaza, etc.

G

Gestión

Hacer los trámites necesarios para el logro de un fin de algo. Acción, encargo,

asunto, misión, negocio, mandato, diligencia, tramite, actividad, manejo, etc.

Gestión de Cobro GC


Documento único por medio del cual el proveedor debe solicitar el pago de

combustible suministrado mensualmente. Cuando a la entidad se le suministre

combustible a través de tarjetas flotas (TF) y enEADE o calderas, el proveedor

debe presentar dos formularios GC aun cuando los suministros corresponda al

mismo periodo, ya que el suministro por TF debe registrarse como gasto y el

suministro EADE debe registrase como inventario lo cual no puede darse con una

sola GC, ya que las cuentas y asientos contables que deben registrar son

diferentes.

J

Jerarquía

Orden de precedencia establecida entre los integrantes de una organización. Nivel

organizacional derivado de la distribución de autoridad y responsabilidad en una

estructura orgánica.

L

Licitación Pública

Procedimiento de selección de contratista en el que el precio es el factor

determinante, siempre que se cumpla con todos los requisitos y aspectos técnicos

exigidos en el pliego de cargos. Este procedimiento se utilizara cuando el monto

de la contratación sea superior a los treinta mil balboas (B/ 30,000.00).

M

Manual

Documento que contiene en forma ordenada y sistemática información e

instrucciones referentes a una institución.

N

Niveles Jerárquicos

Son diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizacional

los cargos o personas que la ejercen y que tienen suficiente autoridad y

responsabilidad para dirigir o controlar una o más unidades administrativas.


O

Objetivo

Es una situación futura definida como deseable en función de cuyo logro se

orienta la acción.

Organigrama

Representación grafica simplificada de la estructura orgánica de una institución o

de una de sus áreas o unidades administrativas.

Orden de Compra

Documento que utilizan de manera eventual, las entidades estatales, contratantes,

mediante el cual se formaliza la relación contractual de un acto de selección de

contratista o el correspondiente excepción, que no exceda de doscientos

cincuenta mil balboas, (/250,000.00). En el caso de las órdenes de compra

amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de

restricción con respecto al monto.

P

Pliego de cargos

Conjunto de requisitos exigidos unilateralmente por la entidad licitante en los

procedimientos de selección de contratista para el suministro de bienes, la

construcción de obras públicas o la prestación de servicios, incluyendo los

términos y las condiciones del contrato que va a celebrarse, los derechos y las

obligaciones del contratista y el procedimiento que se va a seguir en la

formalización y ejecución del contrato. En consecuencia, incluirá reglas, objetivos,

partes claras y completas que permitan la mayor participación de los interesados

en igualdad de condiciones.

Planes

Son las decisiones específicas acerca de las acciones que se realizaran en los

medios que se utilizan para lograr los objetivos.

Procedimiento


Técnica administrativa mediante la cual una organización controla y coordina

actividades. Descripción de cada una de las operaciones o pasos en que se

descompone una labor.

S

Sección

Se ubican las unidades administrativas con menores responsabilidades dentro de

la estructura organizativa de la organización.

Sistema Administrativo

Compras, inventarios, pagos, cobranzas

Sistema de Control

Contabilidad, control de inventarios, control de gestión, control de presupuesto.

Subcontratista

Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, domiciliada dentro o fuera del

territorio de la República, que goce de plena capacidad jurídica, vinculada por un

contrato con el contratista principal del Estado.

U

Unidad Administrativa Término genérico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales

que componen una institución. (Ej.: Dirección, Departamento, Sección, Unidad,

Oficina, etc).

Unidad

Aquella célula administrativa que por si misma puede realizar los fines que

persigue y que no puede dividirse. Por lo general, no depende de otras.


MINISTERIO DE GOBIERNO

SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO

DIRECCION NACIONALDE ADMINISTRACION Y FINANZAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCION DEL PUESTO

Identificación y Relaciones

A) Identificación.

1. Nombre del Puesto

DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

2. Numero de Plaza

Actualmente contamos con (CANTIDAD) unidades.

3. Clave

Manual de Organización (01)

4. Ubicación

Corregimiento de Ancón, edificio 37.

5. Tipo de Contratación

PERMANENTE

6. Ámbito de Operación

A nivel Nacional


B) Relaciones de Autoridad

7. Jefe Inmediato

DIRECTOR DEL SERVICIO NACIONAL PENITENCIARIO

8. Subordinados directos


DEPARTAMENTO DE COMPRAS


DEPARTAMENTO DE SERVICIO MULTIPLES

9. Dependencia Funcional

Ministerio de Gobierno.

10. Propósito del Puesto

Administra los Recursos Financieros de la institución.

11. Funciones Generales

Tiene como finalidadelaborar del anteproyecto de presupuesto del

Servicio Nacional Penitenciario.

Programar y dar seguimiento a los trámites administrativos

inherentes a la ejecución de los planes y programas que desarrolla la

Dirección General.

12. Responsabilidad

Manejar y supervisar el Presupuesto General del Servicio Nacional Penitenciario.

13. COMUNICACIÓN

o Ascendente: Director General del Servicio Nacional Penitenciario.

o Horizontal: Diversas Direcciones Nacionales de la institución.


o Descendente: Departamento de finanzas, Departamento de logística, Departamento de compras y Departamento de Servicios múltiples.

o Externa: Contraloría General, Ministerio de Economía y finanzas,

Ministerio de Gobierno, Ministerio de Seguridad Publica, Policía Nacional, Servicio Nacional de frontera, Servicio Aero-Naval y empresas privadas.

Especificaciones del Puesto

Conocimiento:

en Administración, Contabilidad, Presupuesto, Finanzas, Recursos

Humanos y Computadoras.

Experiencia:

Más de 10 años de ser administrador en el Sector Público o Privado.

Iniciativa:

Líder, Emprendedor y modelo a seguir.

Personalidad:

Debe ser una persona con madurez mental y capaz de mantener armonía

y unión de grupo.

Adicional tener mano dura durante sus acciones./con temple

HONESTO

Mediador, Conciliador y Armonioso

Auto critico

ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES /DINAF.


CAPITAN: ELIECER O. HERNANDEZ S. /JEFE DEL P-1/ DINAF POSICION 10362

Agosto 2013. TEL: 6750-3098

dirección nacional de administración y finanzas · sometidas a detención preventiva; brindar...

Documents