dirección de reuniones - · pdf filei planificar una reunión 1...

DIRECCIÓNDE REUNIONES

DIRECCIÓN DE REUNIONES

ÍNDICE

I. Planificar una reunión

1. Características y tipos de objetivos .................................................... 32. Tipos de reuniones ............................................................................. 33. La disposición física ........................................................................... 54. Los participantes ................................................................................. 85. Los medios técnicos ........................................................................... 96. El «orden del día» ............................................................................ 107. Una convocatoria motivadora ........................................................... 118. Modelo de convocatoria ................................................................... 12

II. Iniciar la reunión

1. Cómo presentar una reunión ............................................................ 132. Cómo motivar al inicio de la reunión ................................................ 133. Tipos de toma de decisiones ............................................................ 144. Etapas en la toma de decisiones ..................................................... 145. Decisiones eficaces .......................................................................... 15

III. Desarrollar una reunión

1. Cómo coordinar una reunión .......................................................... 162. Condiciones que favorecen una participación plena ...................... 163. Etapas por las que pasa el grupo ................................................... 184. Etapas por las que pasa una tarea ................................................. 195. Roles que surgen en una reunión .................................................. 206. El rol del director de una reunión .................................................... 217. Solucionar los casos difíciles en una reunión ................................. 238. Cómo clausurar una reunión .......................................................... 249. Acciones posteriores a la reunión .................................................. 25

10. Qué es un acta ............................................................................... 25

IV. Evaluar la eficacia de la reunión

1. Técnicas de evaluación ..................................................................... 262. Variables que determinan la eficacia ................................................ 273. Modelo de evaluación de los objetivos de una reunión .................... 284. Modelo de evaluación de la estructura de una reunión .................... 295. Modelo de evaluación del funcionamiento del grupo ....................... 306. Modelo de evaluación de la actuación del director ........................... 327. Modelo de evaluación de la toma de decisiones .............................. 358. Reuniones eficaces y reuniones ineficaces ..................................... 369. Causas de fracaso de una reunión ................................................... 37

II Planificar una reunión

1 Características y tipos de objetivos

Para dirigir una reunión de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objeti-vos de la misma. Los objetivos que te marques condicionarán quiénes serán losparticipantes y cuánto tiempo necesitarás emplear en la reunión.

Características de los objetivos

• Describirán situaciones objetivas, sin valoraciones personales.

• Serán relevantes y alcanzables.

• Estimularán la libertad de pensamiento y de expresión, sin imposiciones ni co-acciones que bloqueen la comunicación.

• Encerrarán intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismohacia unos pocos o hacia el convocante.

• Estarán redactados de forma concisa, concreta y clara.

• Facilitarán que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a alcanzar.

Tipos de objetivos

1. Generales

• Poco concretos.

• Globales.

• Formulados en términos de capacidad.

2. Específicos.

• Concretos.

• Precisos.

• Evaluables o mensurables.

• Formulados en términos positivos.

2 Tipos de reuniones

En función de la dimensión

• Mítines:

– Número ilimitado de participantes.

– No hay selección de participantes.

3 ÍNDICE

LA APLICACIÓN DEL DERECHO MERCANTIL EN LA EMPRESA

– La relación entre el orador y los participantes es mínima.

– Auditorios.

– Número limitado de participantes.

– Hay una mínima selección de participantes.

– La relación entre el orador y los participantes es mínima.

• Comités

– Número limitado de participantes.

– Hay una selección rigurosa de participantes.

– La relación entre el orador y los participantes es fluida y constante.

En función de la periodicidad

• Diaria: se realiza todos los días.

• Periódica: está previamente determinada.

• Irregular: es eventual, necesaria por alguna urgencia.

En función de los objetivos

• Informativa

– El objetivo es transmitir o recibir datos, normas, etc.

– La comunicación es básicamente en un solo sentido: del orador a los partici-pantes.

– Se desarrolla en tres momentos:

1. Comunicación de la información por parte del director de la reunión o res-ponsable de la información.

2. Rueda de presentación de dudas y preguntas por parte de los participan-tes.

3. Contestación a las diferentes dudas o preguntas por parte del director dela reunión.

• Análisis de problemas

– Sirve para identificar la causa de problemas y para generar opiniones, suge-rencias, recomendaciones que posteriormente serán analizadas y evalua-das. La decisión la toman especialistas o autoridades superiores.

– El director de la reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones sinoque se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, comoprimer paso de la acción.

• Decisoria

– El objetivo del director de la reunión es lograr que los participantes tomenuna decisión libremente, tratando el problema planteado con entera libertadde opinión, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, con-

4 ÍNDICE

DIRECCIÓN DE REUNIONES Planificar una reunión

5 ÍNDICE


secuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones,siendo lo más importante llegar a acuerdos y tomar decisiones consensua-das.

– La característica principal de esta reunión es la participación del grupo y laactitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayoría.

• Obtención de compromiso

– Sirve para exponer y explicar las razones de la decisión tomada y se obtie-nen compromisos y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determina-das acciones.

– También disipa dudas y temores.

3 La disposición física

Mesa redonda

En ella todas la posiciones son equiparables, pero se produce un efecto particu-lar, «efecto Steinzor», el cual consiste en que, sin existencia de diferencia de es-tatus ni de relaciones de amistad, se origina una mayor interacción entre los par-ticipantes que ocupan posiciones que están enfrente, en lugar de contiguas,debido al contacto ocular.

Nº de participantes recomendado: hasta 10.

Su uso es idóneo en:

• Consejos administración.

• Reuniones de directores.

• Reuniones de búsqueda de soluciones a conflictos laborales.

Su uso no es adecuado en:

• Reuniones de formación.

• Asambleas.

• Reuniones de estudio.

• Reuniones de información.

Mesa cuadrada.

Pueden darse distintas combinaciones:

• Ángulo:

– Facilita: conversar.

– Dificulta: cooperar, competir, coaccionar.

• Lado a lado:

– Facilita: cooperar.

– Dificulta: conversar, coaccionar, competir.

• Cara a cara:

– Facilita: conversar, coaccionar, competir.

– Dificulta: cooperar.

• Extremos opuestos:

– Facilita: coaccionar, competir.

– Dificulta: conversar, cooperar.

N.º de participantes recomendado: hasta 10.

Su uso es idóneo o inadecuado dependiendo del objetivo que desees obtener encada reunión.

6 ÍNDICE


Mesa en U

IDEAL porque fomenta la participación del grupo.

Nº de participantes recomendado: hasta 12 ó 14.

Su uso es idóneo en:

• Reuniones de estudio.

• Reuniones de información.

• Reuniones de formación.

• Asambleas.

• Reuniones de pequeños comités.

Su uso no es adecuado en:

• Consejos de Administración.

• Reuniones de directores.

• Reuniones de búsqueda de solucionesa conflictos laborales.

Mesa rectangular

Lleva consigo una disposición diferencial y discriminativa de posiciones. Tambiénse produce «el efecto cabecera» en el que esa posición se relaciona con el esta-tus del miembro más destacado del grupo.

Nº de participantes: es variable puede oscilar entre 15 ó 20.

Su uso sólo es idóneo en:

• Grandes conferencias.

• Asambleas de ministros.

• Asambleas plenarias.

7 ÍNDICE


4 Los participantes

Los participantes de una reunión serán:

• Personas que puedan hacer una contribución interesante al caso, por tener co-nocimientos profundos en la materia.

• Aquellos que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisionesemanadas de la reunión.

• Aquellos que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen.

• Las personas que van a integrarse en un equipo, especialmente cuando unareunión tiene el propósito de formar un equipo.

Para elegir el número de participantes, se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

8 ÍNDICE


Número

De 4 a 6

De 7 a 10

De 11 a 15

Más de 15

Buscar y encon-trar una solucióna un problemaplanteado.

Iniciar algo nuevoo tratar de detec-tar las causas deuna problemática.

Entrenamiento oformativos.

Revisión de unprograma, pre-sentación deunos resultados,exposición de unproyecto o simila-res.

• Se consiguegran eficacia,participación eimplicación delos asistentes.

• Es difícil poten-ciar las influen-cias personales.

• Disminuye laeficacia del gru-po.

• Conlleva ungran aporte deideas.

• Grupo no eficazpara la toma dedecisiones.

• Formación don-de la participa-ción es elevada.

La participaciónse limita a pre-guntas o suge-rencias, no sepuede entrar enel terreno del de-bate.

Entre 45 minutosy 1 hora y media(pueden ser dehasta 4 horas,pero con descan-sos).

Entre 1 hora y 1hora y media.

Entre 1 hora y 1hora y media.

1 hora. Asamblea.

Equipos de direc-

ción, jefes de de-

partamento.

Reuniones de de-partamento.

Comisión de co-ordinación.

Objetivo Características Duración Ejemplo

5 Los medios técnicos

Pizarra

La pizarra se utiliza para reforzar las explicaciones con más dinamismo. Es con-veniente que se sitúe a 3 metros de la primera fila. Una vez completada la expli-cación, se debe borrar lo que se ha escrito en ella.

Rotafolios

El rotafolios o «bloc gigante» sirve para apoyar explicaciones. Es un medio idó-neo para preparar temas con antelación y presentarlos cuando sean necesarios.

Es importante escribir en mayúsculas.

Muestra páginas completas, de modo que sea posible regresar a un punto anterior.

Retroproyector

– Debes presentar secuencias que vayan de lo general a lo particular.

– Utiliza el formato apaisado, porque entra más información.

– Expón 1 idea por trasparencia; el formato debe ser sencillo y fácil de recordar.

– Incorpora gráficos y dibujos; captan mejor la atención.

– No es necesario que oscurezcas la sala por completo.

– Conecta el aparato para proyectar una imagen y desconéctalo una vez comen-tada.

Diapositivas

– Expón una sola idea por diapositiva.

– Incorpora diagramas y gráficos sencillos.

– Si incorporas tablas sin palabras, pueden ser confusas. Combina gráficos conpalabras.

– Diseña su fondo en color oscuro.

– No mezcles diapositivas en posición horizontal y vertical.

– Revisa su colocación antes de la exposición.

– Utiliza un estilo coherente: indica cambio de tema cuando cambia el modelo oestilo.

Vídeo

Ventajas:

– Gran realismo.

– Da mucha información.

– Se puede ver cuantas veces se quiera.

– Da lugar a comentarios posteriores.

Inconveniente:

– Costosa realización.

9 ÍNDICE


Ordenador

– Permite presentaciones animadas.

– Se traslada muy fácilmente (disquete, CD, correo electrónico).

– Se puede proyectar alguna información de Internet, conectándonos en esemomento.

– Requiere un cierto oscurecimiento de la sala. Si es posible, mejor oscurecer laparte de la pantalla.

No olvides que...

• Todo medio visual debe subrayar una idea, clarificar un concepto o ilustrar unrelato.

• Debe ser visto sin molestias.

• Es concebido para ser visto, no para ser leído.

• Utiliza la variedad:

– Distintas imágenes.

– Palabras.

– Diagramas.

– Gráficos de barras, etc.

6 El «orden del día»

En la estructura de la reunión eficaz no puede faltar el «orden del día».

El «orden del día» sirve para:

Eliminar la incertidumbre, sobre:

• Relación de temas.

• Anotaciones.

• Documentación.

Clarificar:

• La duración.

• Los asistentes.

• El motivo.

Evitar falsas expectativas, a la horade definir objetivos.

A la hora de programar los temas, de-bes tener en cuenta los siguientes as-pectos:

10 ÍNDICE


• No intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunión. Son más efectivaslas reuniones cortas. Si es necesario, aumenta su frecuencia.

• Selecciona los puntos vitales de cada tema y centra la reunión en ellos. Des-plaza los aspectos menos importantes a los puestos más bajos de la jerarquía.

• Redacta el plan de reunión de forma clara, agradable y resumida: transfórmaloen una agenda eficaz.

Al programar los horarios (comienzo y final), debes considerar ciertas «holgu-ras» para evitar imprevistos:

• Fija la hora estimada de finalización 15 minutos antes del hito considerado.

• Prolonga los tiempos previstos para cada tema en 5 minutos más de lo que es-times necesario.

• Prevé los tiempos «comodín», como pausas o entreactos no anunciados, delos que podrás fácilmente prescindir si el desarrollo de la reunión así loaconseja.

7 Una convocatoria motivadora

Los aspectos que harán que motives a los convocados a una reunión, y que con-tribuirán a su eficacia, son los siguientes:

• Informa sobre el porqué y para qué se hace la reunión.

• Indica qué se desea obtener de los convocados.

• Convoca con varios días de antelación. Se requiere un tiempo suficiente pa-ra que los miembros del grupo se involucren en el desarrollo de algún tema ypuedan preparar adecuadamente su aportación.

• Hazles ver la importancia de su aportación sobre el tema y su trascenden-cia para llegar a la solución del problema planteado.

• Adjunta a la citación un orden del día y toda la información posible y com-pleta. Esto es un indicador de transparencia y democracia en el proceso de de-cisión posterior.

11 ÍNDICE


8 Modelo de convocatoria

CONVOCATORIA DE REUNIÓN

De: Telf.:

Para:

Fecha:

Comienzo: A las

Final: A las

Lugar:

ORDEN del DÍA: RESPONSABLE: TIEMPOS:

1.

2.

2.

OBJETIVOS DE LA REUNIÓN:

SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIÓN PREVIA DE LA REUNIÓN:

12 ÍNDICE


IIII Iniciar la reunión

1 Cómo presentar una reunión

La presentación de una reunión debe ser puntual y amistosa.

• Una reunión debe comenzar con una introducción que:

• Ponga en ambiente a los participantes.

• Corte con las actividades anteriores.

• Cree el clima conveniente.

• Exponga en qué va a consistir la reunión.

En el inicio de una reunión deberás recordar:

• El objetivo general de la reunión (no debe ser retórico, ni reiterativo).

• El tema o temas a tratar (tampoco debe ser retórico, ni reiterativo).

• Lo que esperas de los participantes para evitar equívocos.

2 Cómo motivar al inicio de una reunión

Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarro-llar, concéntrate en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores.

Factores motivadores

• Empleo de preguntas retóricas de las que no esperes contestación o cuya res-puesta va a ser dada a continuación.

• Relato de anécdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya solución vayaa tratar el tema que se desarrollará después.

• Relato de una historia, una cita o definición.

• Creación de un efecto óptico o visual que cree expectación y atraiga la aten-ción.

Factores desmotivadores

• Disculpas sobre lo que todavía no ha salido mal.

• Fórmulas vacías («Estimado público...», «Respetables miembros del consejo...»).

• Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no).

13 ÍNDICE


14 ÍNDICE

DIRECCIÓN DE REUNIONES Iniciar la reunión

3 Tipos de toma de decisiones

Los miembros de una reunión tienen dos tipos de disposición personal: racionaly emocional.

Pensamientos (disposición racional); es decir, «saber lo que se debe hacer oelegir».

Preferencias (disposición emocional), es decir, «lo que se quiere hacer o elegir».

A la hora de tomar decisiones, un participante puede tener un juicio conformecon el del resto de los miembros de la reunión, pero puede tener una determina-da preferencia que le llevará a discutir con los demás una decisión con fuerte va-lidez objetiva.

Según estas disposiciones personales la toma de decisión de una reunión lleva-rá cauces muy distintos:

Decisión por computación: cuando la decisión se lleve a cabo gracias a unaconcordancia entre pensamientos y preferencias.

Decisión por votación: existe desacuerdo en los pensamientos y acuerdo enlas preferencias (debido a la falta de elementos de juicio).

Decisión por consenso: existe acuerdo en los pensamientos y desacuerdo enlas preferencias.

Decisión por asesoramiento externo: existe discrepancias en pensamientos yen preferencias.

4 Etapas en la toma de decisiones

Para tomar decisiones eficaces en una reunión, debes seguir unas etapas clarasy diferenciadas:

1. Clarifica las alternativas.

Dado que una decisión presupone la presencia de varias alternativas a un pro-blema, defínelas de forma clara.

2. Decide la acción correcta.

Toma la decisión ideal contando con todas las variables posibles.

3. Compromete la decisión.

Asegúrate de que siempre haya un compromiso, respecto a la decisión toma-da, por parte de todos los miembros del grupo.

4. Implanta la decisión tomada.

– Informa a todos sobre la decisión.

– Asigna responsabilidades para ejecutar la decisión a aquellas personas quetengan capacidades para hacerlo.

– Asegúrate de que decisión es aceptada por aquellos a quienes afecta.

5. Revisa la eficacia de la decisión.

– Controla a los implicados en el proceso de la puesta en marcha de la deci-sión.

– Pide informes sobre resultados.

– Si fuera necesario, incorpora datos que clarifiquen o especifiquen mejor elproceso que lleva a la obtención de resultados.

5 Decisiones eficaces

Según Peter Drucker, para que las decisiones que tomes sean eficaces:

• Toma pocas decisiones.

• Aprende a escuchar todas las opiniones:

– Si no hay argumentos en contra, entonces no hay suficientes argumentos.

Es necesario disponer de alternativas.

• Descubre el problema y plantéalo debidamente: una buena decisión sobre unproblema mal planteado es una mala decisión.

• No intentes resolver todo a la vez: no debes pretender resolver varios proble-mas con una sola decisión.

• Busca primero la verdad y toma luego la decisión:

– Si empiezas estando de acuerdo, has empezado mal.

– Recuerda que lo importante es la calidad de la decisión.

15 ÍNDICE

DIRECCIÓN DE REUNIONES Iniciar la reunión

IIIIII Desarrollar una reunión

1 Cómo coordinar una reunión

2 Condiciones que favorecen una participación plena

• Formulación de objetivos.

Los objetivos deben formularse de forma clara y explícita, de forma que losmiembros los conozcan; esto aumentará el sentimiento de pertenencia y facili-tará el proceso de toma de decisiones.

16 ÍNDICE

DIRECCIÓN DE REUNIONES Desarrollar una reunión

Coordinar la participación

• Asegurarse de que todos hayan inter-venido (dicho o hecho algo).

• Procurar que los asistentes sientan lareunión como propia.

• Solicitar la opinión de los individuos.

• Evitar las desviaciones del tema.

• No discutir opiniones, sino destacar lasideas y experiencias, y resumir lasconclusiones.

• No olvides prestar atención a todos losparticipantes por igual.

• Establecer límites de autoridad entrelos participantes.

Coordinar la tarea

• No perder de vista el objetivo de la reu-nión.

• Prestar atención a los pasos del análi-sis del problema y de la formulación dealternativas.

• Evitar las soluciones fácilmente alcan-zables, pero inapropiadas y de baja ca-lidad.

• Impedir que la reunión continúe si hayaspectos que no se comprenden sufi-cientemente.

• Evitar que se salte de unos temas aotros sin haber dado solución o apura-do el repertorio.

• Utilizar la síntesis para saber en quéfase se encuentra la reunión.

• Procurar que se hagan aportacionesefectivas y concretas, fructíferas, docu-mentadas y serias.

• No permitir que la reunión concluya sinconclusiones.

• Clima humano.

El clima adecuado es el que permite una comunicación libre, espontánea yconfiada, aquel que reduce la intimidación a través de la expresión de senti-mientos propios y de la aceptación de los sentimientos de los demás.

• Ambiente físico.

El ambiente físico debe reunir una serie de características: espacioso, bien ilu-minado, sin ruidos, limpio y ordenado.

• Motivación.

Todos los miembros deben estar motivados para lograr los objetivos.

• Satisfacción.

Es importante que todos los miembros sientan que son aceptados, percibanque se les escucha, comprueben que se aprecian sus ideas.

• Intercambio de opiniones.

El intercambio de todas las opiniones, tanto positivas como negativas, y el res-peto y aceptación de todas y cada una de ellas entre todos los miembros, favo-recen la participación plena.

17 ÍNDICE


3 Etapas por las que pasa el grupo

1.ª Etapa de formación

• Intercambio de saludos y bienvenidas.

• Establecimiento de posibles roles de los participantes.

• Intercambio de experiencias, opiniones y problemas.

• Descubrimiento de límites del grupo, sus objetivos y su naturaleza.

• Análisis de adecuación del grupo a las expectativas personales.

2.ª Etapa de lucha

• Competencia de los miembros: proceso crucial de establecimiento de roles.

• Discusiones constantes y posible rebelión contra el líder y las normas.

• Falta de unidad entre los miembros.

3.ª Etapa normativa

• Aceptación del grupo, de los miembros y del líder.

• Búsqueda de soluciones a conflictos.

• Decisión de las normas que procuren un mayor rendimiento.

• Asunción individual de la responsabilidad de los roles.

4.ª Etapa de actuación

• Cooperación para alcanzar las metas y satisfacer necesidades.

• Estrecha relación para proporcionarse consejo y energías.

• Preocupación, ayuda e información recíproca entre los participantes.

5.ª Etapa de luto

• Distensión de los lazos entre los participantes.

• Exclusión de los participantes de los problemas del grupo.

• Inversión del ciclo de inclusión, control y afecto.

18 ÍNDICE


4 Etapas por las que pasa una tarea

19 ÍNDICE


Etapa Grupo Tarea

1.ª

2.ª

3.ª

4.ª

5.ª

Etapa de formación

Es una etapa de comprobación y de-pendencia.

Etapa de lucha

Es una etapa de conflicto intragru-pal.

Etapa normativa

Es una etapa de desarrollo de la co-hesión del grupo.

Etapa de actuación

Es una etapa de relación funcionalcon el rol.

Etapa de luto

Es una etapa de resolución.

Etapa de orientación a la tarea

Es una etapa de identificación de la tarea yde la experiencia que el grupo tiene sobreella.

Etapa de respuesta emocional a la tarea

Es una etapa en la que las discrepanciasson expresadas emocionalmente.

Etapa de intercambio abierto de opi-niones

Es una etapa de apertura hacia otrosmiembros, en la que las discrepancias to-man la forma de opiniones que pueden sercontrastadas.

Etapa de aparición de soluciones

Es una etapa de intentos constructivos pa-ra llevar a cabo la tarea.

Etapa de inexistencia de tarea

Es una etapa de concreción acerca del mo-do en que realizar la tarea.

5 Roles que surgen en una reunión

20 ÍNDICE


Qué hay fomentar

El flemático

Habla directamente sin manipular, sin hacer-se la víctima, ni meterse donde no le llaman.Sólo habla en nombre propio y de forma di-recta. Hay consistencia entre lo que dice y loque hace, y entre lo que dice y su forma dedecirlo.

El apaciguador o conciliador

Aplaca, allana las diferencias, está de acuer-do con todo, protege y defiende con suavi-dad. Parece demasiado bueno para ser real.

El analítico

Objetivo, calculador, lógico e interpreta lo quele llega. Distante, seco, desapegado y sinsentimientos. Paternalista, impresión de tran-quilo.

Qué hay que evitar o controlar

El acusador

Juzga, se enfada, no está de acuerdo, com-para y se queja. Se considera el jefe, inclusoel dictador. Se presenta como una personatensa, tiránica, hablando en voz alta.

El distractor

Utiliza frases irrelevantes, no responde a loque se le pregunta y está ocupado en variostrabajos a la vez. Superficial, infantil, alocado,capaz de confundir o molestar a quien le es-cuche.

El evitador

Se mueve silenciosamente, simula no com-prender, se excusa, se hace el despistado uolvidadizo o aparta la mirada. Su imagen esde reticente, débil, incoherente.

Roles de la reunión

6 El rol del director de una reunión

Características personales

• Capacidad de comunicación.

• Pensamiento claro y rápido.

• Espíritu abierto.

• Imparcialidad.

• Espíritu positivo.

• Paciencia.

• Sentido práctico.

• Capacidad de organización.

• Tacto en el trato personal.•

• Capacidad de análisis.

• Capacidad de síntesis.

• Facilidad de palabra.

• Seriedad.

• Autocontrol.

• Sentido del humor.

• No debe dejarse influir por los prejuicios.

Funciones

Clarificar. Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan lo que diceel otro cuándo, dónde, con quién y sobre todo las razones por las cuales se reú-nen. Para ello:

• Aclara el objetivo de la reunión desde el comienzo de la misma.

• Reformula las opiniones que convenga resaltar.

• Repite los puntos importantes.

• Resume o sintetiza.

• Da contestaciones directas, ahorra tiempo.

• Haz reuniones que sirvan para saber en todo momento cómo se va y cuál es elcontexto global de la situación.

Controlar. Así garantizarás el buen funcionamiento de la reunión y que se lle-guen a conseguir los resultados previstos. Para conseguir tal fin:

• Establece normas de actuación que permitan una comunicación fluida.

• Administra bien el tiempo del que se dispone.

• Regula la intervenciones.

• Evita interrupciones externas a la reunión.

• Propón descansos cuando las cosas estén encasilladas.

21 ÍNDICE


Dinamizar. Con ello conseguirás que la reunión se desarrolle con un tono vivo,que animará la participación y la aportación de soluciones al problema plantea-do. Para ello:

• Estimula a que participen a aquellos que no lo hagan.

• Refuerza adecuadamente cada tipo de comportamiento.

• Motiva al grupo señalando los logros que éste va alcanzando.

Crear un clima positivo. Para ello puedes:

• Poner en marcha habilidades básicas de comunicación: aprende a escuchar,empatiza, sé sensible...

• Respetar la opinión del otro.

• Evitar las críticas no constructivas.

• Respetar la libertad de expresión.

• No temer el dar a conocer tus sentimientos.

• Inducir calma y relajación.

• Evitar comportamientos que distraigan.

Técnicas de motivación que debe conocer

Pregunta test. Utilízala para definir una palabra que los participantes utilizan consignificados claramente distintos o también, para definir una alusión confusa.Ejemplo: «... estamos utilizando constantemente la palabra ser empático pero,¿qué significa realmente?».

Invitación directa a participar. Lo debes emplear para hacer intervenir a unapersona que ha permanecido en silencio o a un participante que, por sus gestos,parece querer intervenir.Ejemplo: «... y tú, Alberto, ¿qué opinas?».

Petición de complemento. Echa mano de ella para invitar a completar puntosde vista distintos u opiniones diferentes.Ejemplo: «... después de lo planteado por Rocío y Pedro, ¿qué nos sugiere esto?».

Pregunta eco. Tu misión será la de devolver al participante su propia preguntacon su misma formulación, para que sea él mismo quien se responda, ya queconoce el tema. Es decir, es responder una pregunta con otra.Ejemplo: «cuando escuchas decir a alguien que su jefe es muy empático, ¿quéte sugiere?».

Pregunta rebote. Devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.Ejemplo: «David, ¿podrías ayudar a tu compañero en la exposición de esaidea?».

Pregunta recuerdo. Consiste en que retomes una cuestión planteada con ante-rioridad y que quedó sin respuesta.

22 ÍNDICE


Ejemplo: «... pues bien, contestando a la pregunta que anteriormente nos formu-ló Luis sobre la motivación, ahora podemos decir que...».

7 Solucionar los casos difíciles en una reunión

Qué hacer si algún participante:

Quiere imponer sus opiniones.

– Anima a los demás a comentar sus opiniones.

– Fomenta la confianza de los otros miembros en sí mismos, para que no se de-jen influir.

Lo discute todo constantemente.

– Mantén la calma.

– Pregúntale y ponle en evidencia.

No para de hablar.

– Fija normas sobre el tiempo de intervención.

– Con tacto, interrúmpele para solicitar otras intervenciones.

– No le mires cuando hagas preguntas.

Obstinado, no cree en ideas nuevas.

– De vez en cuando, pide con mucho tacto su opinión.

– Busca su amistad personal.

Trata de conocer tu opinión, en lugar de dar la suya.

– Formula la pregunta al grupo y después a él nuevamente.

Se muestra susceptible.

– Usa mucho tacto y diplomacia.

– Sé neutral.

– Cita algún caso hipotético paralelo a la situación de que se trata.

Solicita información confidencial.

– Procede con tacto y buen sentido, niégate a proporcionarla.

Cuchichea con otro.

– Anima a que expresen en público lo que hablan, manifestando tu interés en co-nocer su punto de vista.

No cesa de hacerse el gracioso.

– Dirígele una mirada fría y manténla hasta que se calle; luego retoma la reunióncon un sarcástico «gracias».

– Si la situación lo requiere, llama su atención directamente.

23 ÍNDICE


8 Cómo clausurar una reunión

• No concluyas la reunión de forma súbita.

• Puedes cerrar igual que comenzaste, con una pregunta retórica, una cita, unaanécdota, etc.

• Finaliza con palabras de gratitud por la colaboración prestada y con una despe-dida cordial.

• Termina a la hora prevista.

• Haz un resumen de los puntos importantes, esto ayuda a:

– Retener los temas importantes.

– Reafirmar los conceptos recibidos.

• Enumera los acuerdos parciales logrados.

• Obtén un plan de acciones concreto.

• Nombra responsables y obtén compromisos para el cumplimiento de los acuer-dos.

• Fija fecha de la próxima reunión, si quedan temas pendientes.

24 ÍNDICE


9 Acciones posteriores a la reunión

Acciones posteriores a la reunión

1. Anota de forma ordenada los acuerdos a través del acta.

2. Remite copia del acta a los asistentes.

3. Elabora y comprueba el plan de acción.

4. Identifica claramente a los responsables y asegúrate de que se comprometena cumplir los acuerdos.

5. Remite toda la documentación necesaria a los responsables de alguna activi-dad.

6. Remite y recuerda los plazos de actuación.

7. Informa sobre los resultados que se van obteniendo.

8. Archiva el acta.

9. Evalúa la reunión.

10 Qué es un acta

El acta de una reunión sirve para recordar compromisos de actuación y plazosmarcados.

Las actas deben ser: cortas, precisas e indicativas.

Identificación de la reunión:

Asistentes:

Orden del día:

• Enunciado de temas:

• Acuerdos:

Fecha y lugar:

Hora de inicio y de finalización:

Firma: Secretario

25 ÍNDICE


IVIV Evaluar la eficacia de la reunión

1 Técnicas de evaluación

La evaluación de una reunión puede hacerse mediante dos técnicas fundamen-tales:

• Cuestionario

Consiste en consultar a los participantes acerca de los aspectos más relevan-tes de la reunión.

Esta evaluación debe hacerse inmediatamente después de terminada la reu-nión, a través de unas preguntas de evaluación que se pasarán a cada uno delos asistentes a la misma.

• Observación

Consiste en que el mismo director de la reunión, o un observador imparcial,anota y critica de forma metódica la forma de desarrollo de la reunión. Es nece-sario estar muy alerta a las conductas manifestadas por los participantes.

Si el observador es imparcial, se corre el riesgo de que su presencia llegue aintimidar. Para que sea eficaz es necesario que el grupo acepte su presencia.

26 ÍNDICE


2 Variables que determinan la eficacia

VARIABLES INDEPENDIENTES

• Variables estructurales:

– Tamaño del grupo.

– Características personales de los miembros.

– Canales de comunicación preexistentes.

• Variables ambientales:

– Lugar de reunión.

– Disposición física de la sala.

– Condiciones ambientales: luz, temperatura, ruidos, etc.

• Variables de la tarea:

– Objetivo de la reunión.

– Dificultad del problema.

– Tiempo necesario para resolver el problema.

VARIABLES INTERMEDIAS

• Estilo de dirección de la reunión.

• Tipo de motivación.

• Relación entre los participantes.

• Distribución de la participación.

VARIABLES DEPENDIENTES

• Productividad de los miembros de la reunión.

• Satisfacción de los miembros de la reunión.

27 ÍNDICE

DIRECCIÓN DE REUNIONES Evaluar la eficacia de la reunión

3 Modelo de evaluación de objetivos de la reunión

A continuación, tienes una parte del cuestionario de evaluación que debes pasaral final de tu reunión. Son preguntas que debes hacerte en relación con los obje-tivos de la reunión.

¿En qué grado estaban claros los objetivos de la reunión?:

¿En qué medida han sido comprendidos y aceptados los objetivos por los miem-bros del grupo?

¿En qué grado se han comprometido los participantes con los objetivos?:

28 ÍNDICE


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4 Modelo de evaluación de la estructura de la reunión

1. En qué fallé al preparar la reunión?:

Local:

Disposición física:

Condiciones ambientales (luz, temperatura, ruido, ...):

Medios técnicos:

2. ¿El momento de la convocatoria fue el adecuado?:

3. ¿La duración de la reunión fue la idónea?:

4. ¿Comenzó a su hora?:

5. ¿Terminó a su hora?:

29 ÍNDICE


5 Modelo de evaluación del funcionamiento del grupo

Participación:

• Cada miembro participó equitativamente con sus aportaciones personales.

• La comunicación fue abierta y auténtica.

• Se respetaron los turnos de intervención en todo momento.

Motivación:

• El grado de interés se mantuvo a lo largo de toda la reunión.

• Las ideas y sugerencias se examinaron críticamente y se trató de mejorarlasen lo posible.

30 ÍNDICE


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• Algunas propuestas no se admitieron o se pasaron por alto.Mucho

Clima:

• Las tensiones en la discusión fueron abordadas con franqueza y se trató de en-contrarles solución.

• El ambiente que se respiró fue de ayuda y respeto a las diferencias indivi-duales.

• La discusión siguió un hilo conductor coherente.

• Se utilizaron los recursos de que dispone el grupo (información, datos, expe-riencia, capacidad, etc.).

31 ÍNDICE


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• Al final de la reunión, se ha elaborado un plan de acción en común.

6 Modelo de evaluación de la actuación del director

Conductas creativas

• Proponer: el director ha sugerido acciones de contenido sobre el tema.

• Desarrollar: el director ha enriquecido o ampliado las ideas o propuestas queemanaron de los participantes, integrándolas.

Conductas clarificativas

• Comprender: el director ha verificado que los temas tratados son entendidospor igual entre los asistentes.

32 ÍNDICE


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• Resumir: el director ha expuesto de forma abreviada el contenido de las inter-venciones y ha sintetizado al final las decisiones tomadas.

• Preguntar: el director ha requerido de otros miembros opiniones, aclaracionesy hechos.

• Informar: el director ha ofrecido a otros miembros opiniones, aclaraciones yhechos.

Conductas de proceso

• Interesar: el director ha favorecido la participación, la presentación de ideas yla libre discusión por igual, ha escuchado y dejado hablar regulando las inter-venciones, ha conducido constantemente el hilo y ha llevado al grupo a unaconclusión.

33 ÍNDICE

©20

03 b

y Sa

ntill

ana

Form

ació

n, S

. L.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• IExcluir: el director ha cortado, interrumpido o disminuido la posibilidad de par-ticipación de algunos miembros.

Conductas reactivas

• Apoyar: el director ha manifestado su conformidad con alguna persona, me-diante alguna declaración espontánea o directa.

• Disentir: el director ha manifestado de forma espontánea o directa su discon-formidad con las opiniones o ideas de algún miembro.

• Defender o atacar: el director ha atacado a alguna persona directamente omediante actitud defensiva.

34 ÍNDICE


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

35 ÍNDICE


7 Modelo de evaluación de la toma de decisiones

1. ¿Cómo se tomaron las decisiones en el grupo? ¿Dominó uno o varios individuos?

2. ¿Prevaleció la mayoría o se tomaron las decisiones importantes por consenso, de tal forma que todo el que tenía sentimientos, opinioneso ideas sobre la cuestión tuvo oportunidad de formularlos y de que se le escuchase?

3. ¿Las decisiones se formularon con la participación de todos, de modo quetodos pudieron dar su asentimiento?

4. ¿Se dedicó suficiente tiempo a estudiar las decisiones importantes?

8 Reuniones eficaces y reuniones ineficaces

Para Reuniones eficaces

• Atmósfera libre de tensiones y sin indiciosde aburrimiento.

• Alto grado de participación en discusio-nes relacionadas con el tema. Si la dis-cusión se desvía del asunto, se recondu-ce enseguida.

• Comprensión y aceptación de los objeti-vos o tareas.

• Todos mantienen una escucha activa y serespetan los turnos de intervención.

• No hay miedo al ridículo.

• Hay desacuerdos pero el grupo procuraresolver las diferencias o conciliarlas másque dominar al que disiente. Cuando lasdiferencias no pueden conciliarse, seaplaza el asunto para ser estudiado de-tenidamente. o bien se adopta una solu-ción proporcional.

• Toma de decisiones por consenso.

• Críticas frecuentes, francas, sin tensio-nes ni molestias y con una tendencia cla-ramente constructiva.

• Expresión desinhibida de ideas y senti-mientos.

• Confianza plena en el cumplimiento de lamisión por parte de cada miembro.

• Entre los miembros hay un conocimientoperfecto de todas las actividades.

Reuniones ineficaces

• Atmósfera con grandes formalismos, in-diferencia y aburrimiento (se mantienenconversaciones aparte). Claro desinteréspor la tarea.

• El grupo se aparta del tema, unos cuan-tos monopolizan la reunión.

• No hay aceptación de una finalidad y ob-jetivo común. Cada uno lucha por objeti-vos particulares y personales.

• No se escuchan unos a otros. Se pierdeel hilo o tema de discusión.

• No se expresan las ideas propias por te-mor al ridículo, críticas y represalias con-tra ellos.

• Hay desacuerdos, pero el grupo no hacenada para resolverlos. Se suelen resolverpor votación, en la que sale triunfante unamayoría muy escasa. Los miembros másagresivos imponen sus ideas y los másconformistas tienden a callarse y aguantar.

• Toma de decisiones de forma prematura.Aparecen muchas protestas después dela reunión por parte de quienes no es-tán de acuerdo con la decisión tomada.

• Críticas destructivas y molestas que ori-ginan tensiones. Aparecen críticas porrencillas personales.

• Las ideas y sentimientos quedan ocultos.

• Las decisiones para emprender algo soncaóticas: nadie sabe en realidad quién vaa hacer esto o aquello.

36 ÍNDICE


9 Causas de fracaso de una reunión

• Ausencia de objetivos claros.

• Asistentes no implicados, quizás debido a que fueron mal elegidos.

• Ausencia de orden del día.•

• No se informa previamente.

• Falta de puntualidad.

• Horarios inadecuados.

• Duración excesiva (tiempo mal calculado).

• Dirección ineficaz o ausencia de dirección.

• Protagonismos.

• Intereses enfrentados y enemistad.

• Interrupciones.

• Divagaciones.

• Hostilidad de los participantes al proyecto que se quiere desarrollar.

• Baja participación.

• No hay continuidad.

• Ausencia de conclusiones y compromisos.

• Local inadecuado.

37 ÍNDICE


dirección de reuniones - · pdf filei planificar una reunión 1...

Documents