direcciÓn de recursos humanos departamento de … · 2020. 3. 23. · drh-pro-03-urs-046...

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN DEL RECURSO HUMANO

UNIDAD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD

POR ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DEL ESTATUTO DE SERVICIO CIVIL

DRH-PRO-03-URS-046

20 DE MARZO DEL 2020

VERSIÓN 6.0

DRH-PRO-03-URS-046 NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD


ÍNDICE

ABREVIATURAS .......................................................................................................... 3

DEFINICIONES ............................................................................................................ 3

INTRODUCCION .......................................................................................................... 5

0. BITÁCORA DE CAMBIOS .................................................................................... 8

1. OBJETIVO ......................................................................................................... 8

2. ALCANCE .......................................................................................................... 8

3. POLÍTICAS ........................................................................................................ 9

4.1. PROPÓSITO ................................................................................................ 9

4.2. ALCANCE .................................................................................................... 9

4.3. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA ................................................................... 9

4.4. EXCEPCIONES .......................................................................................... 10

4.5. PENALIDADES .......................................................................................... 10

4. NORMATIVA APLICABLE ................................................................................. 11

5. ROLES ............................................................................................................. 12

6. DESCRIPCIÓN ESCRITA .................................................................................. 16

7. DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................... 19

8. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES ............................................................... 20

9. INDICADORES DE GESTIÓN ................................................................................................. 22

10. FORMULARIOS Y REGISTROS .......................................................................................... 23

11. ANEXOS ................................................................................................................................... 24



Versión 6.0 Página 3 de 25 Rige a partir del 20 de marzo 2020

ABREVIATURAS

ESC: Estatuto de Servicio Civil ACD: Área de Carrera Docente (DGSC) MEP: Ministerio de Educación Pública. DRH: Dirección de Recursos Humanos DGSC: Dirección General de Servicio Civil. CD: Carrera Docente. Dirección Regional de Educación (DRE): Dependencia perteneciente a la Dirección

General de Personal, encargada de trámites en diferentes zonas del país. DPRH, PRH: (Departamento) Promoción del Recurso Humano URS, URyS: Unidad de Reclutamiento y Selección RESC: Reglamento del Estatuto de Servicio Civil S.I.G.R.H: Sistema de Información Gerencial de Recursos Humanos. UGC: Unidad de Gestión de la Calidad

DEFINICIONES

Eficacia: En términos de planificación se centra en el proceso de lograr los objetivos

y metas propuestos.

Eficiencia: Uso racional de los recursos disponibles para lograr un efecto deseado. Logro de metas al menor costo económico y de tiempo disponible.

Insumo: Elementos energéticos, materiales o de información que se emplean en el proceso de obtener un producto o servicio (es la materia prima que permite, mediante un respectivo procesamiento, obtener un producto o servicio deseado)

Integra2: Sistema de pagos por medio del Ministerio de Hacienda

Nombramiento en propiedad: Contratación o movimiento de una persona en forma permanente en una plaza vacante, la condición de nombramiento en propiedad se ratifica una vez aprobado el período de prueba, ya que garantiza la permanencia del servidor en su puesto como funcionario regular:

Nombramiento interino: Contratación de una persona en forma temporal, ya sea para una plaza vacante o en sustitución del propietario de un puesto.

Pedimento de personal (P-10): Documento que indica el perfil por clase y especialidad que requiere una dependencia del Estado para llenar una plaza vacante.

Políticas: Pautas o normas que delimitan las acciones por realizarse y que distinguen entre lo que es posible y lo factible para los dirigentes de una organización.




Proceso: Flujo de eventos identificados e interrelacionados que transforman las entradas (solicitudes, reclamos y otros), en productos.

Producto: Es el resultado concreto, tangible o visible generado por el procesamiento de las entradas o insumos. Es todo aquello que puede ofrecerse a la atención de un mercado para su adquisición, uso o consumo, y que además pueda satisfacer un deseo o necesidad. Abarca objetos, servicios, personas, sitios y organizaciones.

Reclutamiento de Personal: Procedimiento mediante el cual se recibe la documentación de los candidatos que reúnen requisitos en las diferentes clases y especialidades que se encuentran vacantes o en sustitución del titular.

Selección de Personal: Proceso mediante el cual se evalúa a los candidatos reclutados para contratar al que presente características próximas al perfil que se requiere para desempeñar un cargo.

Servidor regular o propietario (Titular): Es aquel funcionario con nombramiento en propiedad en el MEP, nombrado de acuerdo a las disposiciones del Estatuto del Servicio Civil y artículo 25 del RESC.

Servidor Interino: es el funcionario que mantiene una relación dentro del Régimen del Servicio Civil, cuya característica es la provisionalidad o transitoriedad en la relación de servicio.

Servidor sustituto interino: aquel servidor interino nombrado temporalmente en una plaza ocupada en propiedad y cuyo titular se encuentra ocupando una ascenso, descenso interino o licencia temporal.

Idoneidad: cuando el servidor interino sustituto demostró que cumple con los requisitos para la clase de puesto en la que participa y para la aplicación del artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

Plaza vacante: puesto que se encuentra sin ser ocupado por un servidor regular.




INTRODUCCION

En todo nivel de la organización, al documentar elementos como acciones, recursos y tiempo, se direcciona a las personas a cargo hacia el logro de determinados objetivos y metas, es por ese motivo que la documentación de la metodología de trabajo ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del Sistema de Gestión Integral de la Dirección de Recursos Humanos. Este Manual de Procedimiento es una guía para la correcta aplicación de las normas y procedimientos en el nombramiento de servidores en propiedad en aplicación al artículo 11 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil, el cual es ejecutado por la Unidad de Reclutamiento y Selección del Departamento de Promoción del Recurso Humano en procura de mejorar la calidad en la prestación del servicio que se brinda, de una manera más personalizada, oportuna y concisa. El presente manual corresponde al procedimiento para la aplicación del artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, que dicta lo siguiente a la fecha:

“Cuando un puesto excluido del Régimen de Servicio Civil, asare al sistema de méritos que regulan el Estatuto y el presente Reglamento, el servidor que lo estuviera desempeñando podrá adquirir la condición de servidor regular, si a juicio de la Dirección General ha demostrado o demuestra su idoneidad por los procedimientos que esa Dirección General señale, y siempre que tuviera más de dos años de prestar sus servicios ininterrumpidos al Estado. La misma norma se aplicará al servidor sustituto interino, con dos o más años de laborar ininterrumpidamente en el mismo puesto, si éste quedare vacante al vencer la licencia otorgada al titular de la plaza, y siempre que el servidor sustituto, hubiere sido escogido del Registro de Elegibles que lleva la Dirección General. Se exceptúan de la presente disposición los servidores propiamente docentes, quienes para estos efectos se regularán por lo dispuesto en el capítulo V del título II del Estatuto”.

Para la correcta aplicación del artículo en mención, este manual contiene la descripción de actividades que deben seguirse por parte de la Unidad de Reclutamiento y Selección y demás dependencias administrativas que intervienen; precisando su responsabilidad y participación, el cual concluye con la revisión y aval por parte de la Dirección General de Servicio Civil; para el ingreso de funcionarios, una vez que hayan cumplido con una serie de requisitos que determinen que su contratación resulta provechosa para la Administración.




Es importante señalar, que si bien es cierto la normativa indicada brinda la oportunidad de ingreso sin oposición a la Administración Pública, ésta no tiene carácter de obligatoriedad a realizar el acto, por lo que en el momento de contarse con la documentación requerida, y de acuerdo a la asesoría de la Dirección General de Servicio Civil, se procederá o no a realizar el Acuerdo. Dado lo anterior, los funcionarios de la URS, deben apegarse a lo indicado en este manual para que se aplique de forma estandarizada por todos sus implicados, siendo también responsables de su constante revisión y actualización. Finalmente, es responsabilidad de la jefatura inmediata, proveer los recursos necesarios a funcionarios nuevos que intervengan en este procedimiento, con el fin de que se conozca y se divulguen los alcances de este documento.




REGISTROS DE FIRMAS

Aprobación – Subdirección de Recursos Humanos Firma:

Julio Barrantes Zamora

Revisión técnica – Unidad de Gestión de la Calidad, DRH:

Firma:

Javier Steven Vargas Segura

Avalado por – Administrador del Proceso: Firma:

Eliécer Xatruch Araya

Autorizado por – Administrador del Procedimiento: Firma:

Grettel Guerrero Alpízar

Revisado por – Coordinador del Procedimiento: Firma:

Marco Ugalde Trigueros

Elaborado por – Especialista del Procedimiento: Firma:

Laura Gómez Portuguez




0. BITÁCORA DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.0 21/09/2012 Formato nuevo Marco Vinicio Ugalde Trigueros

2.0 18/01/2013 Correcciones indicadas por Jefatura URyS

Marco Vinicio Ugalde Trigueros

3.0 19/01/2014 Según oficio DRH-SUB-009-2014-AID


4.0 13/10/2015 Según Guía para Elaborar Manuales de Procedimientos 1°

de marzo 2015


5.0 23/02/2017 Publicado, según Guía para Elaborar Manuales de

Procedimientos del 26 de octubre del 2016

Wendely Mckenzie Mendez y Marco Vinicio Ugalde

6.0

05/03/2020 Actualización, Según Guía para Elaborar Manuales de Procesos

y Procedimientos del 28 de febrero del 2020

Laura Gómez Portuguez y Marco Ugalde Trigueros

1. OBJETIVO

Dotar al Ministerio de Educación Pública del recurso humano idóneo para el desempeño de las funciones correspondientes, a quienes soliciten la aplicación del mismo y que cumplan con todos los requisitos establecidos, así como los lineamientos emitidos por la DGSC y este Ministerio.

2. ALCANCE

Este Manual de Procedimiento aplica para aquellos funcionarios pertenecientes a la URS que participan en el proceso de nombramientos de funcionarios en propiedad amparados al artículo 11 del Estatuto de Servicio Civil. Importante destacar que la primera actividad del procedimiento inicia con la recepción de la solicitud Carta o Documento con solicitud para aplicación del art. 11 del RESC y finaliza con la confección del Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad del interesado. La misma norma aplica para los puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil, cuando estos puestos pasan a ser regulados por el Estatuto y su reglamento, lo cual no es una variable constante en esta cartera ministerial, cuando se crean nuevos puestos. Se exceptúan de esta disposición los servidores propiamente docentes, técnico-docentes y administrativo-docentes, quienes se rigen según las disposiciones del capítulo V del Título II del Estatuto de Servicio Civil.




3. POLÍTICAS

DRH-POL-03-URS-0105 POLÍTICA OPERATIVA DE NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD


4.1. PROPÓSITO

Brindar estabilidad laboral tanto para el personal cubierto por el Título I del Estatuto de Servicio Civil como a nivel administrativo de esta Cartera Ministerial, con idoneidad comprobada.

4.2. ALCANCE

Esta política aplica para quienes ocupen puestos contemplados en el Título I del Estatuto de Servicio Civil, que no tienen la condición de servidores regulares, que demuestren idoneidad, y que su nombramiento interino haya sido en sustitución de la licencia del propietario de su actual puesto por un periodo consecutivo no menor a 2 años, antes de que éste último liberara el puesto (por renuncia, pensión o defunción). Asimismo debe contar con el aval de su jefatura inmediata.

4.3. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA

3.3.1 La Dirección de General de Servicio Civil otorga el aval del estudio realizado por la Unidad de Reclutamiento y Selección del Departamento de Promoción del Recurso Humano, el cual pertenece a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública, previamente solicitado por el servidor por medio del Formulario “Solicitud de Estudio de Idoneidad, Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil” con los documentos correspondientes adjuntos (a saber hoja de delincuencia, atestados académicos, certificación de tiempo laborado, certificación emitida por la Dirección General de Servicio Civil en la que se indique si forma o no parte del Registro de Elegibles y que cumple con los requisitos para la clase de puesto, con el aval del jefe inmediato), lo anterior para cumplir con las disposiciones establecidas en el artículo 11 precitado y pronunciamientos emitidos por la Dirección General de Servicio Civil específicamente lo que atañe al artículo 9° del RESC, a efectos de que se le asigne la condición de servidor regular al servidor sustituto interino que preste servicio por dos años ininterrumpidos para el Estado (en el mismo puesto), si la plaza ha quedado vacante al vencer la licencia del titular, y que este haya demostrado su idoneidad.




3.3.2 El interesado debe aportar a la URS una carta de solicitud de aplicación del art. 11 del RESC. 3.3.3 El especialista debe revisar si el interesado se encuentra dentro de los alcances de la normativa y realiza el Informe Técnico. Asimismo, debe coordinar con la Unidad Administrativa y encargados de pedimentos en la URS y en DGSC para que no se resuelva ningún movimiento en el puesto en estudio durante el proceso. Para el informe técnico se debe contar con: Cédula vigente. Certificación de antecedentes judiciales (hoja de delincuencia). Atestados académicos atinentes a la clase de puesto definidos por el Manual de

Clases de la DGSC. Constancia de elegibilidad para la clase de puesto. Certificación de años de servicio. Aval de la jefatura inmediata Formulario DRH-FOR-03-URS-01 “Solicitud de Estudio de Idoneidad, Normas y

Procedimientos para la Aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil” (Anexo 1), proporcionado por URS.

3.3.4 El Informe Técnico debe ser avalado por los Administradores del Proceso (jefaturas de URS y DPRH), la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección del Área de Carrera Docente de la DGSC. 3.3.5 Una vez refrendado el Informe Técnico, el especialista confecciona el Acuerdo y el oficio que comunica al interesado el Nombramiento en Propiedad. 3.3.6 El interesado se presenta ante la URS a firmar las declaraciones juradas respectivas y recibe su nombramiento en propiedad. 3.3.7 El acto administrativo final es la acción de personal en el Sistema Integra 2.

4.4. EXCEPCIONES

Las solicitudes de excepciones a las pautas anteriores deben tener una razón justificable y las aprobaciones necesarias para considerarse válidas. Las excepciones tendrán que ser avaladas por el administrador del proceso correspondiente, y contar con directrices emanadas por la Dirección de Recursos Humanos de este Ministerio.

4.5. PENALIDADES

Ningún funcionario que deba ejecutar algún rol dentro de este procedimiento podrá alegar la ignorancia de estas políticas a partir del día de su divulgación, de tal forma que el funcionario que por voluntad o negligencia las incumpla, será sometido a las sanciones disciplinarias estipuladas por el MEP.




4. NORMATIVA APLICABLE

Los contenidos y formato de este manual se ajustan y respaldan en el Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil y los requerimientos emitidos por la Dirección de Planificación Institucional y su Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo en el “Manual para la elaboración de Manuales de Procedimientos”, dado a conocer institucionalmente en marzo de 2016.

IDENTIFICADOR DE LA NORMATIVA

NOMBRE DE LA NORMATIVA INCISO APLICABLE

0 del 07/11/1949 Constitución Política de Costa Rica 191 y 192

Decreto Ejecutivo No.21 de 14 de diciembre de 1954

Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento

Artículos del Estatuto del Servicio Civil: 16, 17, 19, 20,21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 39. Artículos del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil: 9, 11, 15, 15 bis, 19

Circular DGSC-GRH-GE-001-2015

Manual de Procedimiento para el ingreso por Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, elaborado por la Dirección General de Servicio Civil

Decreto Ejecutivo N°39066-MP, Publicado en el Diario Oficial La Gaceta número 133 del 10 de julio del 2015

Modifica lo regulado en el artículo 11 y el artículo 21 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (RESC)

Artículo 1°

OFICIO CIRCULAR GESTIÓN-010-2015, del 10 de agosto del 2015

Emitido por el Área de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General de Servicio Civil, indica que el art. 11 del RESC es de carácter potestativo para la Administración, no es un derecho.

Oficio ARSP-URPC-1611-2015, del 09 de setiembre del 2015

Emitido por el Área de Reclutamiento y Selección de Personal DGSC, hace aclaración del Decreto No.39066-MP que no aplica para servidores interinos en puestos vacantes

Oficio AJ-448-2016 Emitido por la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, equipara términos suplencia con sustitución.

Oficio ACD-USAO-OF-2046-2018, del 27 de julio del 2018

Emitido por el Área de Carrera Docente de la Dirección General de Servicio Civil, aclara las licencias a las que se refiere el art. 11 del RESC

Resolución N°1695-MEP-2018, del 03 de setiembre del 2018

Emitida por el Ministerio de Educación Pública, se delega la firma de trámites del art. 11 del RESC a quien ocupe el cargo de Director(a) de Recursos Humanos del MEP.

Resolución DG-192-2019 Facultad para Yaxinia Díaz Mendoza, Directora de Recursos Humanos, para firmar los Acuerdos.




5. ROLES

Administrador del Proceso: Director de Área de Carrera Docente de la DGSC

FUNCIONES CLAVE

Firmar el Informe.

Emitir directrices para la aplicación de la normativa.

Brindar asesoría.

Emitir el oficio con el aval o no al Informe.

COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas

Integridad, orientación al servicio, trabajo en equipo, liderazgo, adaptabilidad al cambio, toma de decisiones.

Competencias funcionales

Tener grado académico atinente, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC, del Estatuto de Servicio Civil y demás normativa relacionada.

Administrador del Proceso: Director (a) de Recursos Humanos MEP

FUNCIONES CLAVE

Firma el Informe Técnico que se envía a Carrera Docente.

Firma el Acuerdo.

Firma el comunicado de Nombramiento en Propiedad

Firma oficios de apelaciones en subsidio.


Integridad, confidencialidad, orientación al servicio, liderazgo, adaptabilidad al cambio, toma de decisiones.


Tener grado académico atinente, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC, del Estatuto de Servicio Civil y demás normativa relacionada.




Administrador del Proceso: Jefe DPRH

FUNCIONES CLAVE

Avalar el Informe Técnico del estudio realizado al funcionario que solicita la aplicación del art. 11 del RESC por medio de su firma

Velar por el tiempo de respuesta a todas las solicitudes recibidas del art. 11 del RESC

Atiende apelaciones cuando corresponda.


Integridad, liderazgo, habilidad para trasmitir información de manera clara y lógica, eficiente toma de decisiones, capacidad de escucha y buena gestión del tiempo.


Tener grado académico atinente, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC

Administrador del Procedimiento: Jefatura URS

FUNCIONES CLAVE

Revisar y firmar los oficios que dan respuesta al interesado sobre su solicitud de aplicación del art. 11 del RESC

Firmar los Informes Técnicos de los casos que cumplen para la aplicación de la norma citada.

Responder recursiva.


Liderazgo, ética, responsabilidad, capacidad para resolución de conflictos, eficiencia en el manejo del tiempo y en la toma de decisiones.





Administrador del Procedimiento: Jefatura URS

Tener grado académico atinente, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC

Coordinar con las oficinas relacionadas las oportunidades de mejora referentes al procedimiento de aplicación del art. 11 del RESC

Coordinador del Procedimiento: Coordinador de URS

FUNCIONES CLAVE

Revisar el Informe Técnico y supervisar que se haya cumplido con la normativa del procedimiento.

Transmitir conocimiento al profesional encargado sobre las actualizaciones de la normativa que tenga que ver con el art. 11 del RESC.

Controlar el archivo de los casos tramitados.


Capacidad para trabajar en equipo, liderazgo, responsabilidad, transparencia, comunicación asertiva, tener empatía y actitud de consejo.


Tener título profesional, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocedor de la normativa vigente, considerable experiencia en el procedimiento para aplicación del art. 11 del RESC, así como del ESC y normativa conexa.

Especialista del Procedimiento: Profesional Analista

FUNCIONES CLAVE

Revisar en el Sistema Integra2 si el funcionario cumple o no con lo estipulado en el Art.11 del RESC y la normativa al respecto.

Dar respuesta al funcionario indicando los documentos que debe presentar para iniciar con el estudio o, en su defecto, el motivo por el cual fue rechazada su solicitud.

Realizar el Informe Técnico cuando se observe que el funcionario cumple con los requisitos.

Cuando el Informe Técnico esté aprobado por los Administradores del Proceso, se confecciona el Acuerdo y el comunicado de Nombramiento en Propiedad que una vez firmados, se hace entrega de los mismos al interesado.




Especialista del Procedimiento: Profesional Analista


Buen observador al consultar datos en el sistema, pensamiento analítico, buena organización, responsable, comprometido, con buena y clara comunicación hacia el funcionario y hacia las jefaturas implicadas en el procedimiento.


Tener título profesional, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocedor de la normativa vigente, habilidad en redacción.

Encargado del Procedimiento: Secretaría de URS

FUNCIONES CLAVE

Recibir el documento al interesado con la solicitud de aplicación del art.11 del RESC

Verificar que el interesado indique dirección electrónica para notificaciones y número de teléfono.

Ingresar los documentos recibidos al Sistema Visión 20/20.

Remitir la solicitud en tiempo oportuno al especialista del procedimiento.


Comunicación asertiva con el funcionario, empatía, buena escucha y comprensión cuando el funcionario no conozca el nombre técnico de su solicitud.


Habilidad en el uso de equipos de oficina como computadora, fotocopiadora, teléfono, fax, escáner, entre otros.



6. DESCRIPCIÓN ESCRITA

¿QUIÉN LO HACE? ¿QUIÉN LE PROVEE? ¿QUÉ LE PROVEE? ¿QUÉ HACE? ¿QUÉ RESULTA? ¿QUIÉN LO USA?

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

1 Encargado Interesado Carta o Documento

con solicitud para

aplicación del art. 11

del RESC

Ingresar el documento de

manera digital al sistema

Visión 20/20 y el documento

físico lo remite al

especialista

Solicitud de aplicación de art.

11 del RESC recibida

Especialista

2 Especialista Encargado Solicitud de aplicación

de art. 11 del RESC

recibida

Revisar la solicitud de

nombramiento en propiedad

por art. 11.

a. Si cumple, continuar en

el punto 4.

b. Caso contrario,

continuar en el punto 3.

Solicitud revisada Especialista

3 Especialista Solicitud de aplicación

de art. 11 del RESC

recibida

Comunicar al interesado los motivos de rechazo. Fin del procedimiento.

Solicitud rechazada. Especialista

4 Especialista Solicitud de aplicación

de art. 11 del RESC

recibida

Solicitar los documentos para iniciar con el Informe Técnico y se le envía el Formulario DRH-FOR-03-URS-101 “Solicitud de Estudio de Idoneidad”.

Solicitud aprobada. Especialista

5 Especialista Insumos solicitados

para el estudio.

Realizar un informe escrito en el que se hace la recomendación para que se apruebe el ingreso en propiedad del interesado en el puesto que ostenta.

Informe Técnico Coordinador. (URS) Administrador del procedimiento (URS) Administradores del Proceso (DPRH, DRH y CD de la DGSC)





6 Administrador del Proceso (CD de la DGSC)

Especialista

Informe Técnico refrendado por Administrador del procedimiento (URS) y Administradores del Proceso (DPRH, DRH)

Revisar el contenido y

recomendaciones del

Informe Técnico, según la

normativa vigente.

a. Si se aprueba, continuar

en el punto 8.

b. Caso contrario,

continuar en el punto 7.

Informe técnico revisado

Administrador del procedimiento (URS) y el Especialista


Especialista


Recomienda subsanar el informe en algún punto específico. Regresar al punto 5.

Informe devuelto.


Especialista


Remite oficio con aprobación del Informe Técnico para el ingreso en propiedad por art. 11 del RESC.

Informe aprobado.

9 Especialista Administrador del procedimiento (URS)

Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC; o en su defecto, Informe sin aval de DGSC junto al oficio que recomienda subsanar el informe en algún punto específico.

Confeccionar Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad del Interesado.

Confección del Acuerdo y comunicado de nombramiento en propiedad. Enviar nuevamente el informe técnico a visar por los Administradores del proceso.

Especialista


Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC.

Entrega del Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad firmado por Administrador del Proceso (DRH) al Interesado.

Acuerdo y comunicado de nombramiento firmado

Interesado






Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC.

Remite la copia del comunicado de ingreso en propiedad para la confección de la Acción de Personal respectiva.

Comunicado de ingreso de propiedad

Unidad Administrativa

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Observaciones: Se debe coordinar con la Unidad Administrativa y los encargados de pedimentos de personal (de DGSC y de URS) para que no se resuelva ningún movimiento de

personal mientras el puesto está en el procedimiento de estudio para posible aplicación del art. 11 del RESC



7. DIAGRAMA DE FLUJO




8. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES

Identificado

r

Descripción del

Riesgo

Probabilida

d

Impacto*

Severida

d del

riesgo

Actividad de

Control

Paso

al

cual

se

asoci

a

Evidencia

Frecuenc

ia de

Revisión

Responsabl

e

D M

M

o C

R1

Si hay

manipulación

de Información

durante el

proceso.

X Medio

La información

debe ser

compilada

únicamente por

el profesional a

cargo del

estudio

2 Oficios de respuesta. A Diario Profesional

Analista

R2

La no

detección de

candidatos

que incumplen

requisitos.

X Bajo

Incluir dentro

del proceso una

revisión

preliminar de

requisitos.

2 Informe Técnico A diario Profesional

Analista

R3

No recibir los

documentos

completos

durante el

proceso de

análisis.

X Alto

Cotejar los

requisitos

presentados

con los

indicados en el

oficio.

2

Expediente de cada

caso (del cada

interesado que hace

la solicitud del

estudio)

A diario Profesional

Analista

R4

No detectar

inconsistencia

s durante el

proceso.

X Medio

Conformar un

expediente con

las

certificaciones y

Informe Técnico A diario Profesional

Analista




Identificado

r

Descripción del

Riesgo

Probabilida

d

Impacto*

Severida

d del

riesgo

Actividad de

Control

Paso

al

cual

se

asoci

a

Evidencia

Frecuenc

ia de

Revisión

Responsabl

e

D M

M

o C

atestados

solicitados,

disponibles

para visados de

los

Administradore

s del

Procedimiento

y del Proceso.

2

R5

Que el

proceso no

cumpla con los

tiempos

requeridos

porque las

entidades

externas no

proveen

información

oportuna.

X Alto

Coordinar con

las entidades

involucradas a

efectos de dar

seguimiento al

procedimiento

5

El tiempo de

resolución de cada

caso se evidencia

con la fecha de

“recibido” de cada

solicitud que consta

en cada expediente.

A diario Profesional

Analista




9. INDICADORES DE GESTIÓN

Nombre del indicador

Tiempo de Resolución de Solicitudes de aplicación del artículo 11

del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

Identificador DRH-PRO-03-URS-046-KPI-01

Administrador

del Indicador Especialista

Descripción del Indicador

Objetivo

Garantizar que el proceso de

ingreso se ejecute oportunamente

Descripción

Medición del tiempo que se toma el

proceso, desde que se presenta la

solicitud hasta que se entrega el

comunicado de nombramiento en

propiedad.

Fórmula

Z = (Y-X)/30

X: Día de inicio (entrega de

solicitud)

Y: Día que finaliza (comunicado

de nombramiento en propiedad

entregado)

Z: Tiempo transcurrido

(Procedimiento)

Detalles del Indicador

Unidad

Frecuencia

Meta

Fuente de los Datos

Archivo

Integra 2

Niveles de Tolerancia

VERDE Z< 4 meses

AMARILLO De 4 < z < 6

meses

ROJO Z > 6 meses

Meses

Bimensual

Menos de 4

meses




10. FORMULARIOS Y REGISTROS

IDENTIFICADOR NOMBRE PASO AL CUAL SE ASOCIA

DRH-FOR-03-URS-101

Solicitud de Estudio de Idoneidad” Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio

Civil.

4




11. ANEXOS

Formulario DRH-FOR-03-URS-101 de “Solicitud de Estudio de Idoneidad” Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

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