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DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

EVALUACIÓN DEL PRIMER SEMESTRE

DEL

PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL 2014

28 de julio 2014

1

Tabla de contenido

Glosario .............................................................................................................................................. 2

I. Presentación .............................................................................................................................. 4

II. Aspectos Básicos de Planeación ............................................................................................ 5

i. Misión de Correos de Costa Rica. ........................................................................................... 5

ii. Visión de Correos de Costa Rica. ............................................................................................ 5

iii. . Políticas Institucionales ......................................................................................................... 5

iv. Objetivos estratégicos .............................................................................................................. 6

III. Metodología de Evaluación ...................................................................................................... 7

IV. Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional (POI) 2014 .................. 10

1-1 Sub programa Operaciones del POI 2014 .............................................................................. 12

1-2 Sub programa Comercial ........................................................................................................ 18

2-1. Sub programa Auditoria .......................................................................................................... 21

2-2. Sub programa Nivel Superior ................................................................................................. 22

2-3. Sub programa Informática ...................................................................................................... 26

2-4. Sub programa. Administración y Finanzas ........................................................................... 30

V. Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 33

2

Glosario

Área estratégica: Nombre utilizado para agrupar los programas, proyectos

o acciones del Plan Estratégico.

Beneficiario: personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes están destinados, en forma específica, los bienes y servicios que provee el programa presupuestario.

Indicador: variable o relación entre variables de nivel cuantitativo o

cualitativo, que permite medir el grado de cumplimiento del objeto a evaluar. El indicador corresponde a una variable, cuando mide la cantidad de bienes y servicios generados.

Meta anual: es el resultado anual que se prevé alcanzar mediante la gestión sectorial e institucional.

Misión institucional: declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último de la institución (qué somos, qué hacemos y para quién).

Objetivo estratégico institucional: logros que la institución espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. Estos logros se refieren, principalmente, a la capacidad institucional en el cumplimiento de su finalidad y cómo ésta se expresa en los resultados o cómo impacta sobre el bienestar de los ciudadanos. Los objetivos estratégicos institucionales constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

Objetivo estratégico del programa o subprograma presupuestario: Logros que el programa o subprograma presupuestario espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. En el caso de los programas y subprogramas los logros se refieren principalmente a los beneficios y efectos generados en la población objetivo por los bienes y servicios brindados. Los objetivos estratégicos del programa o subprograma también constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

Políticas Institucionales: lineamientos dictados por el máximo jerarca, que

orientan la acción institucional, acorde con el marco jurídico actual.

3

Prioridades institucionales: compromisos de carácter estratégico que se definen a nivel institucional y permiten centrar los recursos y las prioridades de la gestión, sobre los cuales debe responder a la ciudadanía; tomando como referencia el PND y las políticas institucionales.

Producto final: bienes y servicios generados por los programas y subprogramas presupuestarios, que están en estrecha relación con la misión institucional y la del programa presupuestario. Son permanentes en el tiempo, una vez generados no sufren transformación a lo interno de la institución y son dirigidos a los usuarios externos de ésta.

Programa presupuestario: categoría programática de mayor nivel en el proceso de presupuesto, conformada por un conjunto de subprogramas, actividades o proyectos que conducen a uno o más productos finales para el cumplimiento de objetivos y metas, también se debe considerar como tal al programa de apoyo (actividades centrales o administración superior).

Funcionario responsable: Persona responsable del cumplimiento de la

meta.

Subprograma presupuestario: desagregación de un programa presupuestario complejo, para facilitar su ejecución, control y evaluación. Tiene las mismas características del programa y contribuye a alcanzar la producción total del programa.

Unidad de medida. Elemento que permite cuantificar el volumen de producción. Debe ser significativa, expresada en términos simples, coherentes y consistentes con la producción.

Usuario: personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes

van dirigidos directamente los bienes y servicios que provee el programa presupuestario.

Visión: declaración que enuncia lo que la organización desea ser en el futuro.

4

I. Presentación

La Dirección de Planificación Institucional tiene el gusto de presentar a la Contraloría General de la República, a la comunidad y las autoridades de Correos de Costa Rica, S,A, la primera ―Evaluación del Plan Operativo Anual y su Vinculación con el Presupuesto Institucional 2014. Es importante decir que este Plan Operativo Anual 2014 está vinculado al Plan Estratégico Institucional 2014-2018, y además internamente se enlaza a las políticas, que engloban el proceso y que fueron formuladas por la Administración. La misma se basa en la normativa que rige a la planificación y presupuesto establecido por la Contraloría General de la República y su normativa vigente, como son las leyes y reglamentos, en específico, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE y la circular 8720 del 17 de agosto de 2000 con algunas disposiciones legales y técnicas sobre el sistema de planificación – presupuestos de los entes y órganos públicos sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República. Como parte de las etapas del proceso de la vinculación del Plan Operativo Anual – Presupuesto Institucional, una de las mismas consiste en el control y la evaluación de las actividades programadas. Con esta etapa se pretende además de evaluar lo que se hace, a constituir un proceso de mejora institucional, y de encontrar estrategias innovadoras de ―hacer cosas importantes aprovechando todo tipo de recursos humanos, técnicos y de otra índole; para ser más eficientes y eficaces a la hora de desarrollar metas estratégicas con el fin de cumplir los objetivos institucionales y mejorar la calidad de servicio. En todo caso, en esta etapa se determina el nivel de ejecución de las metas formuladas, tanto desde la perspectiva de la ejecución operativa (física) como presupuestaria. Es importante indicar que como parte del proceso de planificación institucional, internamente se revisaron los avances y los resultados de los proyectos con las áreas responsables vinculados a la evaluación; y finalmente con respecto al Presupuesto Institucional. Este último, aspecto se muestra en esta evaluación, siempre con la idea de racionalizar e invertir eficaz y eficientemente los recursos disponibles. Por último, agradezco a los señores Gerentes, Directores, Jefes y Coordinadores por la información suministrada y a los colaboradores de la Dirección de Planificación que trabajaron en la coordinación de dicha evaluación. Este Informe de Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional 2014, fue aprobado por Junta Directiva en la sesión ordinaria número 1269 , mediante el acuerdo 7113, celebrada el 29 de julio del 2014.

5

II. Aspectos Básicos de Planeación

i. Misión de Correos de Costa Rica.

“Correos de Costa Rica proporciona soluciones modernas e integrales en servicios de logística, comunicación y afines que generan valor agregado y lealtad de nuestros clientes”

ii. Visión de Correos de Costa Rica.

“Ser líderes e innovadores en el mercado de servicios de logística, de comunicación y afines, brindando a nuestros clientes soluciones integrales a sus necesidades”

iii. . Políticas Institucionales

Fortalecer el mercadeo de servicios postales básicos y servicios de paquetería.

Fortalecimiento y diversificación de los servicios para ofrecer soluciones integrales a los clientes.

Incremento de los niveles de productividad de la empresa. Cumplir la promesa

básica que establecen las normas de calidad, y asegurar estabilidad y sostenibilidad financiera a la empresa.

Incremento de la competitividad. Desarrollo humano e incorporación de tecnología

adecuada a las demandas y necesidades del mercado y la empresa. Desarrollo de la imagen corporativa. Reforzar la confianza de los clientes en Correo

Oficial de la República. Implantar un nuevo modelo de gestión. Desconcentración e impulso de una gestión

flexible basada en los procesos operativos. Desarrollo Humano. Generar un marco de relaciones concertadas entre la empresa y

los trabajadores. Calidad y Servicios. Implantación de los principios rectores de la calidad en los

servicios postales, con el propósito de satisfacer las demandas crecientes de los clientes.

6

iv. Objetivos estratégicos

Fuente: Plan Estratégico 2014-2018

7

III. Metodología de Evaluación

La metodología utilizada para elaborar esta Evaluación del Primer Semestre del 2014 del Plan Operativo Institucional (POI), consistió en los siguientes procesos:

1. La Dirección de Planificación revisó los proyectos y objetivos aprobados en el Plan Operativo Institucional 2014, y de cada uno se elabora una matriz; de acuerdo a lo requerido en el Sistema Información sobre Planes y Presupuestos de la Contraloría y Circular 8720 y la Norma técnica sobre presupuestos públicos N-1-2012-DC-DFOE establecido por la Contraloría General de la República.

La misma se compone de dos partes, primeramente, la información base que está contenida en el Plan Operativo Anual 2014, y que contempla la siguiente información: nombre del proyecto, objetivos, metas e indicadores, asignación del presupuesto, incluye el ordinario y extraordinario del año y la cantidad de unidad prevista de la meta como información base. Por otra parte, el segundo grupo de información que compone la evaluación consiste en: cantidad de la meta alcanzada, porcentaje de la cantidad de la meta alcanzada, categorización del avance según escala de valoración, presupuesto ejecutado, observaciones que incluyen las causas de las desviaciones detectadas y acciones correctivas que incidieron para cumplir con lo programado, documentos de referencia y responsables.

2. La programación del Plan Operativo Institucional 2014, fue aprobado por Junta Directiva mediante acuerdo N° 6673 en la sesión número mil doscientos diecinueve, del 24 septiembre de 2013.

3. Cada Matriz de Evaluación del Plan Operativo Institucional 2014, fue enviado a las

áreas correspondientes por correo electrónico y por medio del oficio No. DPL-119-2014 del 14 de julio del 2014, con la información y los aspectos básicos de la normativa para ser considerados durante el proceso de evaluación.

4. Se realizó un taller que permitió recopilar la información necesaria para la evaluación, además, de una presentación con los aspectos a considerar de la normativa e información necesaria para el proceso.

5. Cada área completó la información de la matriz de seguimiento y evaluación con asesoría de los colaboradores de la Dirección de Planificación en un taller realizado el 21 de julio de 2014.

6. Una vez completa la matriz de seguimiento y evaluación que resume los resultados

obtenidos en el primer semestre, la Dirección de Planificación revisó y analizó toda la información recibida en las matrices, donde en ciertos casos los datos suministrados debieron ser corregidos o verificados con las diferentes áreas; con el fin de realizar ajustes o ampliar las explicaciones suministradas; dicha información se validó con los Gerentes de Área.

7. El análisis de la información se realizó en forma independiente de acuerdo a la clasificación programática de la institución: 01 Servicios (compuesto por los

8

subprogramas: 1-1 Operaciones y 1-2 Comercial) y 02 Administrativo (compuesto por los subprogramas: 2-1. Auditoria, 2-2 Nivel Superior, 2-3 Informática y 2-4 Administración y Finanzas).

8. El análisis de cada programa operativo y administrativo consideró una comparación de los niveles de ejecución operativa de las metas –cantidad ejecutada contra cantidad programada por cada meta—; para lo cual, se calculó el porcentaje de ejecución operativa de las metas, además de incorporar la sección de observaciones donde se explican las causas de las desviaciones detectadas clasificándolas en internas o externas, según deriven de circunstancias propias o ajenas a la gestión; y las acciones correctivas que se adoptarán según el caso.

9. Además, como valor agregado se determinó el porcentaje del resultado de la

meta/indicador, con el objetivo clasificarlos en una escala de evaluación para los planes operativos anuales; aprobada por la Junta Directiva en la sesión ordinaria número mil doscientos ocho, celebrada el día 23 de julio del 2013, mediante el acuerdo 6586. En la tabla N° 1, se presentan los porcentajes, calificación y criterios generales de evaluación:

Tabla N° 1: Escala de Evaluación de Metas para los Planes Anuales Operativos de Correos de Costa Rica, S.A.

Valoración Calificación Criterios Generales de Evaluación

0% Meta incumplida inicialmente (MII)

No hubo avance considerable de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta debido a:

Factores externos que no permitieron el inicio de las actividades.

No existe a lo interno un enfoque o sistema establecido para el desarrollo de las actividades.

No existe información que permita iniciar las actividades.

Estudios de pre factibilidad fueron negativos.

1% a 75% Meta Parcialmente Cumplida (MPC)

Al menos el 75% de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutaron.

Factores externos o internos modificaron las prioridades empresariales.

Información escasa que restringe el desarrollo de las actividades.

Los análisis determinaron altos niveles de riesgo en algunas actividades, lo que restringe su desarrollo.

Factores externos o internos restringieron el avance de las actividades.

76% a 99% Meta Aceptablemente Cumplida (MAC)

Al menos el 99% de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutaron.

Información insuficiente pero no vinculante para la interrupción de las actividades.

Factores externos o internos que facilitaron o no el avance de las actividades.

100% Meta Cumplida (MC)

La totalidad de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutó.

Fuente: Dirección de Planificación.

9

10. En la segunda parte de esta evaluación, se analizó la ejecución presupuestaria de cada programa y sub-programa, con la información suministrada en el Informe Estados Presupuestarios al 30 de junio del 2014, elaborado por la Gerencia de Administración y Finanzas de Correos de Costa Rica, S.A y aprobado por Junta Directiva.

11. Por último, se dieron algunas conclusiones y recomendaciones, de acuerdo con la información suministrada por los responsables con el objetivo de lograr el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

10

IV. Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional (POI) 2014

En la planificación institucional contempló un presupuesto institucional de ₡21.028.369.990 millones de colones para el cumplimiento de los objetivos y metas estratégicos y operativos. Al 30 de junio del 2014 de acuerdo los resultados de la evaluación del primer semestre se ejecutaron un total ₡8.099,258.059,17 millones de colones, sin contemplar compromiso. Esto representó un porcentaje de ejecución del 38,52%. Por Subprogramas, el programa operativo fue el que represento el mayor porcentaje de ejecución un 39,71%, seguido por el de la gerencia general con un 38,09%, y auditoria con un 37,40%, además tanto el subprograma de informática y administración y finanzas alcanzaron un 36,46% y 36,43% respectivamente, por último se encuentra el sub-programa comercial con apenas un 32,60%; es importante indicar que los resultados obedecen a la operación normal de la empresa (ver tabla No. 2).

Tabla 2: Resultados de la Ejecución Presupuestaría por Programas Primer Semestre de 2014 de Correos de Costa Rica, S.A.- Sin compromisos y con

Compromisos .

Sub-ProgramasPresupuesto por

Sub - Programa

% Del

Presupuesto

Total

Total Egresos Junio

2014 (c/compromisos)

% de

Ejecución del

Total a Junio

% de Ejecución

p/sub-

programa

1-1. Operaciones ₡13.860.323.641,00 65,91% ₡5.991.937.084,84 65,72% 43,23%

1-2. Comercial ₡820.964.540,00 3,90% ₡359.403.375,26 3,94% 43,78%

2-1. Auditoría ₡245.593.000,00 1,17% ₡102.195.902,75 1,12% 41,61%

2-2. Nivel Superior ₡728.729.200,00 3,47% ₡297.307.954,72 3,26% 40,80%

2-3. Informática ₡875.699.405,00 4,16% ₡393.424.339,46 4,32% 44,93%

2-4. Administración y Finanzas ₡4.497.060.204,00 21,39% ₡1.972.708.653,24 21,64% 43,87%

Total ₡21.028.369.990,00 100,00% ₡9.116.977.310,27 100,00% 43,36%

Fuente: Elaboración propia con datos de la Dirección Financiera

11

Sub-ProgramasPresupuesto por

Sub - Programa

% Del

Presupuesto

Total

Total Egresos Junio

2014 (s/compromisos)

% de

Ejecución del

Total a Junio

% de Ejecución

p/sub-

programa

1-1. Operaciones ₡13.860.323.641,00 65,91% ₡5.504.525.264,83 60,38% 39,71%

1-2. Comercial ₡820.964.540,00 3,90% ₡267.638.781,68 2,94% 32,60%

2-1. Auditoría ₡245.593.000,00 1,17% ₡91.839.722,05 1,01% 37,40%

2-2. Nivel Superior ₡728.729.200,00 3,47% ₡277.591.115,30 3,04% 38,09%

2-3. Informática ₡875.699.405,00 4,16% ₡319.257.616,24 3,50% 36,46%

2-4. Administración y Finanzas ₡4.497.060.204,00 21,39% ₡1.638.405.559,17 17,97% 36,43%

Total ₡21.028.369.990,00 100,00% ₡8.099.258.059,27 88,84% 38,52%

Fuente: Elaboración propia con datos de la Dirección Financiera

Por otro, lado como parte de la evaluación física (operativa) en las siguientes tablas No.3. y No.4, se presentan los resultados de la evaluación por Sub-programa. Los resultados evidencian que un 62% de las metas fueron Metas Cumplidas (100%), seguidamente un 21% fueron Metas Parcialmente Cumplidas (1-75%) y un 10% fueron metas inicialmente incumplidas, y por último un 8% fueron metas aceptablemente cumplidas.

Tabla. No. 3. Resultado de la Evaluación de Metas Semestral por Sub-Programa

Sub-Programas de Programa 01: Servicios y Programa 02:

Administrativo

Escala de Evaluación

Porcentaje Global de la Evaluación

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Total

Operaciones 4 3 1 12 20 65%

Comercial 0 0 1 7 8 99%

Auditoría 0 1 0 0 1 48%

Nivel Superior 0 4 2 10 16 86%

Informática 2 4 1 3 10 60%

Administración y Finanzas 0 1 0 7 8 82%

Total 6 13 5 39 63 73%

12

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Total

24% 14% 5% 57% 100%

0% 0% 13% 88% 100%

Sub-programa 2-1: Auditoría 0% 100% 0% 0% 100%

Sub-programa 2-2: Nivel Superior 0% 25% 13% 63% 100%

Sub-programa 2-3: Informática 20% 40% 10% 30% 100%

Total 10% 21% 8% 62% 100%

Fuente: Elaboración propia con datos suminis trados por las Gerencias de Área y Direcciones

Resultado de la Evaluación de Metas Semestral por Sub-Programa (en

porcentajes)

Sub-Programas de Programa 01:

Servicios y Programa 02:

Admistrativo


Sub-programa 1-1: Operaciones

Sub-programa 1-2: Comercial

100%Sub-programa 2-4:

Administración y Finanzas0% 13% 0% 88%

11--11 SSuubb pprrooggrraammaa OOppeerraacciioonneess ddeell PPOOII 22001144 El sub programa de operaciones presenta un 57% de los resultados como meta cumplida (100%), un 24% como meta inicialmente incumplida, un 14% como meta parcialmente cumplida y un 5% como meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que inicialmente no se cumplieron así como las medidas correctivas.

Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones

13

Se desprende de la siguiente tabla que el Programa 01 Sub Programa 1-1 Operativo, alcanzó en promedio un nivel de evaluación de 65%, sea “Meta Parcialmente Cumplida (MPC)”, en cumplimiento de los 7 proyectos y 21 metas planteados en el POI 2014. Esto de acuerdo a los parámetros institucionales, que asignan las categorías actuales, en la siguiente tabla se presenta los resultados:

Tabla N° 5: Nivel de cumplimiento y ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 1. Servicios. Sub programa 1-1. Operaciones

-Al 30 de junio del 2014-

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto ejecutado

(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto

Previsto en Colones)

1.1. 50% del mapeo de los

procesos críticos

1.1. Cantidad de procesos

críticos mapeados / Cantidad

de procesos críticos

identificados.

Cantidad procesos x 12 12 100% 1

Se realizó un estudio de evaluación de los procesos del CTP y EMS,

en donde se encontraron aquellos que fueron críticos para

aumentar la capacidad operativa, luego de este estudio se presento

el proyecto a la junta Directiva. Se encuentra el total de la meta

anual cumplida. Cantidad de procesos críticos mapeados (12) /

Cantidad de procesos críticos identificados(12)= 100%

N/A

1.2. 50% de los procesos críticos

identificados en la cadena de

servicios EMS y postales, de

admisión a tratamiento.

1.2-Cantidad de procesos

críticos mejorados / Cantidad

de procesos críticos mapeados.

Cantidad procesos x 12 6 100% 1

Luego de identificados los procesos críticos, se procedio a mejorar

los siguientes procesos. Se logra cumplir al 100% la meta semestral.

Cantidad de procesos críticos mejorados (6)/ Cantidad de procesos

críticos mapeados(12)= 50%

N/A

1.3. 25% de los estándares de

producción y rendimiento de las

unidades EMS y CTP redefinido y

aprobado.

1.3 Estándares redefinidos /

Estándares establecidos Estándares Estalecidos x 8 2 100% 1

Se procedio a definir los siguientes estandares. Se cumple la meta

semestral Estándares redefinidos (2)/ Estándares establecidos (8)=

25 %

N/A

Incrementar la capacidad

operativa en los procesos de

Tratamiento de servicios

Courier y servicios de correo

tradicional

Cumplimiento Presupuestario

Cantidad

Alcanzada

Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre

Director de EMS y

Jefatura de CTP-

Gerente de

Operaciones

₡ 9.510.789,16 1

Rediseño de

procesos en EMS/

servicios postales

Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado

directamente con ese

indicador o meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben

anotar las unidades que

se esperan alcanzar

durante el periodo) De Gestión

De

Resultados

₡ 22.000.000,00

Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa

NoNombre del

Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)

Tipo de Indicador

Monto

Presupuestado

Anual

ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren

convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se

obtengan)

Acciones Correctivas


₡ 12.489.210,84

14

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


2.1. Mapeo de proceso de

distribución en 35 de los 360

sectores de entrega.

2.1. Sectores mapeados / total

de sectoresSectores x 35 14 41% 1

El mapeo de los sectores de distribución se encuentra en la etapa

de levantamiento de la información, ya que las entidades

correspondientes no cuentan con información cartográfica en

regiones de la periferia del país.

Cronograma con proceso de inicio de

la base del levantamiento del mapeo

de los sectores de distribución por

región.

2.2. 50% de los centros de

carteros organizados (Limón,

Turrialba y Occidente)

2.2. Número de centros de

carteros organizados. Centros de Carteros x 1,5 1 67% 1

Implementado: Centro de Carteros de Limón

Etapa de Diseño Centro de Carteros Occidente y Turrialba

Negociar la dotación de plazas de

Jefe para iniciar la implementación

de los Centros de Carteros de

Occidente y Turrialba.

2.3. 40 motos de 200 CC

sustituidas.

2.3. Cantidad de motos

adquiridas / 80 motos Motos x 40 0 0% 0%

La Gerencia amplió la orden de compra de 30 motocicletas, lo cual

esta en refrendo interno en el Departamento de Legal. Se tiene

programado ingresen durante el II semestre de 2014. Adicional se

iniciará en el II semestre un nuevo proceso concursal en merlink

para un nuevo lote de sustitución de motos.

Solicitud al Departamento de Legal

sobre el estado del refrendo de la

amplición de orden de compra y

programación de un nuevo proceso

concursal en merlink para un nuevo

lote de sustitución de motos.

2.4. 150 maleteros para motos

colocados.

1.4. Cantidad de Cajones

adquiridos e instalados / 300 Cajones x 300 0 0% 0%

La adquisición de los maleteros se encuentra en la elaboración de la

ficha técnica debido a lo complejo del artículo y sus definiciones

técnicas.

Solicitar una muestra para demostrar

el cumplimiento de los

requerimientos técnicos

establecidos por la unidad

solicitante.

₡ 31.223.027,10


NoNombre del


Tipo de Indicador

Monto

Presupuestado

Anual



obtengan)



PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-1: Operaciones


2

Rediseño de

procesos de

distribución

Mejorar la calidad de la

prestación de los servicios de

entrega domiciliaria en zonas

urbanas y rurales, proveyendo

un servicio con mejores

tiempos de entrega y

condiciones operativas más

seguras, para la satisfacción de

las necesidades crecientes del

mercado.

Director de

Distribución-Gerente

de Operaciones

Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar


De

Resultados

₡ 55.000.000,00


Cantidad

Alcanzada

₡ 23.776.972,90

15

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


3.1. 50% personal que labora en

las unidades de servicios

especiales habrá sido capacitado

en la función especializada del

puesto

3.1Personal

capacitado/personal de las

unidades especializadas (UEN)

Personal capacitados x 509 509 100% 1

1. El 100% del personal que labora en alguna de las unidades estrategicas de

negocios (UEN) ha sido capacitado en el I semestre del año en curso, tanto a

nivel de las jefaturas, asistentes y el personal operativo, abarcando temas de

gestion administrativa de los contratos y de prestación del servico propiamente

dicha, siendo esa capacitación actualizada con frecuencia de acuerdo a las

necesidades de los clientes. Cabe indicar que por las características propias de

estos servicios, toda persona que ingresa a laborar recibe la capacitación

necesaria con respecto a la función especializada del puesto a desempeñar en

cada UEN, sea de las UEN de Trajetas, Notificaciones, Mensajerías y de Call

Center, de ahí los excelentes resultados obtenidos en la gestión de los

diferentes proyectos de servicios especiales que ejecuta la empresa.

Finalmente se procura facilitar recursos de capacitacion externa con entes como

el INA, en temas específicos como son Servcio al cliente, normativa laboral, ley

de protección de datos, manejo de hojas electrónicas, etc, en lo cual hemos

invertido en varios colaboradores. 2. Para cada unidad se han producido

módulos de capacitación que se desarrollan en los talleres, lo cual pasa a formar

parte del compendio de capacitación en el puesto que desarrolla la Gerencia de

Operaciones. 3. Finalmente sobre esta materia, es preciso indicar que la

Direccion de Servicios Especiales, en coordinación con cada una de las Unidades

estratégicas de Negocios (UEN) así como con el Depto de Capacitación y la

Gerencia de Operacioens, ha realizado diversos talleres de capacitación que han

cubierto todas las unidades de trabajo a nivel nacional. Esos talleres han versado

sobre las condiciones de operacion y calidad d eservico de tarjetas y

notificaciones principalmente, asi como para el inicio del servico de tramite y

entrega de papel notariado; estas capacitaciones han abarcado la totalidad de

sucursales, jefaturas, auxiliares postales y carteros en las diferentes regiones.

N/A

3.2. Al menos 7 mensajeros

especializados en la entrega de

tarjetas, notificaciones y afines

en las regiones fuera del GAM.

3.2. Personal especializado en

regiones/15 funcionarios.

Cantidad de

mensajeros x 7 0 0% 1

Esta meta lo que busca es disponer de cierto número de mensajeros dedicados

en exclusiva a la entrega de envios de servicos especiales, para mejorar su

eficiencia y eficacia en regiones. Dado que en el primer semestre se ha abocado

a analizar en qué sectores de entrega y en que unidades de trabajo es

conveniente extraer de la operación normal a personal para especializarlo en la

entrega de servicios especiales (como tarjetas o notificaciones) sin ver afectada

dotación del servicio, una vez identificado se programaróa para el II semestre

del año.

1. Iniciar proceso de especialización

de 2 mensajeros por región y 3

mensajeros al mes.

3.3. Dos Unidades Estratégicas

de Negocios (UEN) con los

espacios físicos y equipamiento

necesario para el desarrollo de

sus funciones.

3.3. Oficinas de UEN

equipadas/ total de oficinas Unidades estratégicas x 4 4 100%

1. Cada UEN cuenta con un área independiente (Area física) para realizar sus

funciones.

2. Equipamiento tecnológico necesario para videoconferencias (por ejemplo,

cámaras, skype, otros) no está, esta implementación evita traslados, y asuntos

se pueden resolver desde la oficina Central. , principalmente para UEN

Telecomunicaciones.

3. Equipamiento tecnológico para asegurar trazabilidad y seguridad de los

paquetes, tulas, otros (por ejemplo RFID) no hay.

4. Uso de tecnología GPS en seguimiento y seguridad de lo trasegado sin

implementar.

1. Definir y documentar el equipo

tecnológico necesario para cada UEN.

2. Realizar cálculo de inversión de

equipo tecnológico

₡ 10.218.445,23 ₡ 7.781.554,77

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, OPERACIONES


NoNombre del


Tipo de Indicador

Monto

Presupuestado

Anual

ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,

relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas


PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-1: Operaciones

Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar


De

Resultados


3

Consolidación de

la Red de Servicios

Especiales

Ampliar la red nacional de

Servicios Especiales en las

dimensiones física,

electrónica y financiera y

servicios afines, con el fin de

satisfacer la demanda del

mercado institucional y

empresarial.

₡ 18.000.000,00

Director de Servicios

Especiales - Gerente

de Operaciones

Cantidad

Alcanzada

16

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


5.1. Crecimiento del costo

operativo no superior al índice

de inflación.

5.1. Tasa Crecimiento del

Costo Operativo Porcentaje x 4,14% 3,29% 100% 1

Inflación acumulada del periodo (4,14) versus el gasto Operativo

(3,29) N/A

5.2 Cumplimiento de tabla de

plazos.

5.2 % de cumplimiento de tabla

de plazos.-Porcentaje x 80% 88% 100% 1

Se logro un porcentaje de un 88% en plazo por zonas de entrega,

siento la meta en tabla de plazos de 80%N/A

6.1. 10 rutas reestructuras de las

20 rutas de encaminamiento.

1.1. Rutas reestructuradas /

total de rutas. Rutas reestructuradas x 10 9 90% 1

Se restructuraron las siguientes rutas: Monteverde, Tilarán, Pacífico,

Cartago, Heredia, Alajuela, San Ramón, Naranjo y Sabana.

Restructurar la ruta pendiente en el

II semestre.

6.2. 10 vehículos con

compartimiento especial.

1.2 Vehículos con

compartimientos/ total de

vehículos .

vehículos x 10 0 0% 1

Durante el I semetre se analizó la viabildidad del proyecto

determinando que la capacidad de carga de las unidades esta

comprometida dado el incremento de volumen de la paquetería así

como las dimensiones de los paquetes, lo cual impide que se

coloquen en los vehículos algún tipo de compartimiento fijo. Por

tanto, se va implementar una tula especial bajo el diseño adaptado

del Correo de Brasil, dado que el proyecto se origina por la

necesidad de proteger envíos muy fragiles, estas maletas ya estan

en proceso de compras y contrataciones.

Incorporación maleta de seguridad

para los vehículos.

6.3Levantaminto de Información

de 20 rutas

Porcentaje de levantamiento

de información de las rutas Porcentaje x 20 20 100% 1 Se cuenta con el levantamiento de las 20 rutas nacionales. N/A

6.4. Estudio técnico que provea a

la Unidad de Transportes de un

sistema integral para el control

de la flota, tanto para el rastreo

de vehículos como el control de

consumos en aras del máximo

ahorro según las siguientes

etapas: a) al 30 de junio 2014 se

contará con las especificaciones

técnicas b) al 31 de diciembre se

habrá concluido estudio técnico

con la propuesta de contratación

Porcentaje de avance en

específicaciones técnicas Porcentaje x 100% 100% 100% 1

Se tienen las especificaciones del sistema integral de rastreo, las

cuales estan en análisis en la Gerencia de Informática.N/A

6.5. 50% del Estudios técnicos

para la reestructuración de la

Unidad de Transportes.

2.1. Porcentaje de avance del

documentoPorcentaje x 50% 0% 0% 1

Por la gestión propia de la Gerencia de Operaciones el estudio se

programó para inicar en Julio del 2014.

Establecer las necesidades de

espacio físico, tecnológico,

herramientas y recurso humano

6.6 50% del departamento de

transportes restructurado.

2.2. Porcentaje de avance de

estructura Porcentaje x 50% 0% 0% 1

El avance de esta meta estará sujeto al estudio de implementación

de la homologación, por parte de la DRRHH, dicha meta esta

vinculado a la meta 6,2.

Valorar con la Dirección Financiera

los ajustes presupuestarios para su

implementación.

Gerente de

Operaciones


5

Cantidad

Alcanzada

Asegurar la prestación óptima

de los servicios postales y

afines que brinda correos de

costa Rica, en aras de

satisfacer las necesidades de

los clientes

Optimización de la

gestión del

funcionamiento

básico de la

estructura

operativa de la

empresa.

₡ 13.676.823.641,00

Rediseño de la red

de

encaminamiento

6


Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar


De

Resultados

Proveer a la empresa de la

capacidad logística e

instrumental suficiente que

permita captar la demanda

creciente de transporte

seguro de envíos en todo el

territorio nacional

Jefatura de

Transportes-Gerente

de Operaciones

Gerente de

Operaciones

₡ 50.000.000,00


NoNombre del


Tipo de Indicador

Monto

Presupuestado

Anual



obtengan)



₡ 21.615.429,91 ₡ 28.384.570,09

₡ 7.764.215.183,94 ₡ 5.912.608.457,06

17

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


7.1. 2 módulos desarrollados (de

capacitación de puestos de

trabajo, segmentos principales

de la cadena operativa:

admisión, encaminamiento,

tratamiento y entrega).

1.1. Módulos de capacitación

confeccionados / Total de

módulos.

Módulos x 2 3 100% 1Se logra la recoleción de 3 de los modulos requeridos. Para obtener

el 100% de la meta semestral.N/A

7.2. 12,5 % del personal

operativo capacitado.

1.2 Personal operativo

capacitado / total del personal

operativo .

Personal capacitado x 400 400 100% 1Se cuenta con 400 personas capacitadas, por lo que se cumple con el

100% de la meta semestral.N/A

₡ 13.828.823.641,00 65% ₡ 5.991.937.084,84 ₡ 7.868.386.556,16


Cantidad

Alcanzada


Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar


De

Resultados

Gerente de

Operaciones


NoNombre del


Tipo de Indicador

Monto

Presupuestado

Anual



obtengan)



Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista.

TOTALES

₡ 31.500.000,00 ₡ 13.617.720,85 ₡ 17.882.279,15 7

Sistema de

capacitación

operativa

Disponer de un Potencial

Humano capaz de asumir los

retos de crecimiento en

servicios que genera el

mercado en términos de su

calidad, cantidad y adopción

tecnológica

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Operaciones.

18

11--22 SSuubb pprrooggrraammaa CCoommeerrcciiaall

El sub programa de comercial presenta un 88% de los resultados como meta cumplida (100%), un 13% como meta aceptablemente cumplida, tal y como se muestra en el siguiente gráfico.


19

Se desprende de la siguiente tabla que el Programa 01 Sub Programa 1-2 comercial, alcanzó en promedio un nivel de evaluación de 99%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida (76-99%)”, en cumplimiento de los 4 proyectos y 8 metas planteados en el POI 2014. Esto de acuerdo a los parámetros institucionales, que asignan las categorías actuales, en la siguiente tabla se presenta los resultados:

Tabla 6: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 1. Servicios. Sub programa 1-2. Comercial -Al 30 de Junio del 2014-

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

1.1 Ingresos presupuestados en

el semestre1.1 Cantidad de ingresos Colones x ₡10.514.184.995,00 ₡9.631.768.621,99 92% 1

Dado que los ingresos son estacionales, además se están

presupuestó un monto de 1,300.000.000 millones para plazas

nuevas del servicio Call Center (6% del presupuesto total) y

este es un servicio por demanda de los clientes.

1.2 2.5% de deserción de

clientes.

1.2 Tasa de deserción de

clientes.Porcentaje x 2,50% 1% 100% 1

La tasa de deserción es del 1%, ya que de 529 clientes de

cartera, 6 han desertado. Los clientes que han desertado son

los siguientes: (1) Cierre de las 5 oficinas del Banco Nacional

que brindaban el servicio de tulas y la pérdida aproximada es

de 6.640.000 anuales. (2). OPAR pérdida valijas 200.000

mensuales por incumplimiento de los estándares de servicio

(3). Inversiones CANVI (cierre de oficinas). (4). Servicio de

Tarjetas de Caja de Ande. (5). Facturación mensual de

2.500.000. (6). Incumplimiento de los estándares del servicio

y extravío de envíos. (7). FRUNO, 22.000.000 anuales de

incumplimiento de los estándares del servicio. (8). Imprenta

Nacional. (9) Migración a correo eléctronico 125.000.000

anuales. (10) Medios de pago fue absorbido por

CREDOMATIC (143.000.000 anuales). (11) INA y Coopenae es

pérdida de valijas 7.000.000. Las principales causas de por

que estos clientes dejaron de utilizar los servicios son:

sustitución de correo físico por correo electrónico, recesión

del servicio además de influir factores internos donde la

logísca de operación de la empresa no se puedeajustar a lo

solicitado por el cliente (especificamente del servicio de

lógistica inversa); y el cierre de operación de oficinas de los

clientes.

1.3. 5% de crecimiento de los

ingresos por ventas reales.

1.3. Tasa de crecimiento de los

ingresos por ventas reales.Porcentaje x 5% 18% 100% 1

(a) Correo tradicional ingreso 14% con respecto al año pasado

(b) EMS crecimiento un 20% con respecto al año pasado (c)

EMS Internacional: Crecimiento 5% (d) EMS Nacional:

Crecimiento 21% (e) Servicios financieros: Crecimiento 29%

(f) Servicios electronicos: Crecimiento 55% (g) Productos: -

63% en los estados financieros el único servicio registrado en

esta partida son tarjetas prefranquedas (h) Otros productos y

servicios:-50% en esta partida se encuentran los servicios de

apartados postales, alquileres, sobrantes de arqueos, entre

otros. (i) Servicios de mensajería: 32% (j) Servicios de Call

Center: 86%

Objetivo Estrategico: Consolidar la cartera de servicios postales físicos, electronicos, financieros y de comunicación bajo parametros de fidelización, evaluación y mejora continua con el fin de aumentar la participación de la empresa en el mercado y consolidar la sostenibilidad financiera de la empresa

1Consolidación de los

servicios actuales.

Consolidar los servicios financieros actuales y establecer

una plataforma que permita a la empresa incrementar el

volumen y variedad de los servicios financieros que

ofrece al mercado.

₡ 585.182.132,00 ₡ 256.182.116,44

Gerente Comercial

Gerente de

Operaciones

ResponsableEscala de Evaluación

Cumplimiento

Presupuestario Observaciones (se deben agregar los comentarios que se

consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los

resultados que se obtengan)


MATRIZ DE SEGUIMIENTO, COMERCIAL

PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-2: Comercial

NoNombre del


Tipo de Indicador Unidad de Medida (magnitud

física o patron relacionado

directamente con ese indicador o

meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad Alcanzada De

Gestión

De

Resultados

Monto

Presupuestado

Anual

20

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

2

Programa de Mejoramiento

Continuo del Servicio al

Cliente.

Mejorar de manera continua la calidad del servicio al

cliente que existe en todos los servicios que ofrece

Correos de Costa Rica, mediante el diseño e

implememtación de una estategia integral.

2.1. 85% de Satisfacción del

Cliente

2.1.% de Satisfacción del

ClientePorcentaje x ₡ 113.013.750,00 85% 95% 100% 1 ₡ 49.475.368,57

Se evaluó la Satisfacción del cliente en las sucursales.

Muestra de clientes: 157 personas. Total de sucursales: 34

El estudio se aplicó de marzo a junio 2014.

Gerente Comercial

–Gerente de

Informática

–Control de Calidad

3.1. 1% participación de

mercado. 3.1.Porcentaje de participación Porcentaje x 1% 8% 100% 1

La participación del mercado es de un 8% en el volumen de

paquetería en conformidad con la estimación realizada por

Deloitte.

3.2. 3.5% Anual3.1.Porcentaje de los ingresos

en Comercio ElectronicoPorcentaje x 3,50% 64% 100% 1

A junio del 2014, el servicio Box Correos ha crecido 64%

(58.000.000) con respecto de los ingresos del 2013. Los

ingresos del I semestre del año 91 millones y en el año 2014

149 millones en el 2014.

4.1.50% de las sucursales

diagnosticadas.

4.1 Sucursales diagnósticas/

ImplementadasSucursales x 40 40 100% 1

Las 40 sucursales que tiene la Gerencia Comercial a su cargo

si están diagnósticadas.

4.2. Incremento de ingresos vía

sucursales del 5% en el año

4.2 % de incremento de

ingresos en sucursalesPorcentaje x 5,00% 48,00% 100% 1

Los ingresos de las sucursales tiene un crecimiento del 48%

en relación a las ingresos de las sucursales del año pasado

₡ 820.964.540,00 Promedio Global 99% ₡ 359.403.375,26 TOTALES

Gerencia Comercial

Gerencia de

Operaciones (Box

Correos

4

Optimización de la red de

punto de venta de las

oficinas

Optimizar la Red de Sucursales de Correos de Costa Rica,

mediante un análisis de situación y propuestas de mejora

en función de sus resultados, con el fin de tener mayor y

mejor respuesta ante las necesidades del mercado.

₡ 75.342.500,00 ₡ 32.983.579,05

Gerente Comercial

y Gerente de

Operaciones

3

Fortalecimiento Integral y

crecimiento de la

plataforma de comercio

electrónico

Fortalecer integralmente la plataforma de comercio

electrónico con que cuenta Correos de Costa Rica,

mediante acciones de mejora basadas en un diagnóstico

del servicio.

₡ 47.426.158,00 ₡ 20.762.311,20

Objetivo Estrategico: Consolidar la cartera de servicios postales físicos, electronicos, financieros y de comunicación bajo parametros de fidelización, evaluación y mejora continua con el fin de aumentar la participación de la empresa en el mercado y consolidar la sostenibilidad financiera de la empresa

ResponsableEscala de Evaluación

Cumplimiento

Presupuestario Observaciones (se deben agregar los comentarios que se

consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los

resultados que se obtengan)



MATRIZ DE SEGUIMIENTO, COMERCIAL

PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-2: Comercial

NoNombre del


Tipo de Indicador Unidad de Medida (magnitud



meta)

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad Alcanzada De

Gestión

De

Resultados

Monto

Presupuestado

Anual

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia Comercial.

21

22--11.. SSuubb pprrooggrraammaa AAuuddiittoorriiaa

Se desprende de la tabla 7 que el Programa 02 Sub Programa 2-1 Auditoría, alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 48%, sea “Meta Parcialmente Cumplida”, en cumplimiento de un proyecto y una meta planteados en el POI 2014.

Tabla 7: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-1. Auditoria-Al 30 de junio de 2014-

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto

(Monto Previsto en

Colones)

1

Estudios que permitan evaluar en

forma oportuna el Sistema de

control interno de la empresa

fundamentados en los objetivos

estratégicos de la empresa y en el

plan estratégico de la auditoria.

Evaluacion de las areas de mayor

riesgo de la empresa de manera

que se pueda proporcionar una

garantia razonable que la

actuacion del jerarca y la del

resto de la administracionse

ejecuta conforme al marco legal

y tecnico y a las sanas praticas.

10,5 Estudios Número de Estudios Realizados Estudios x ₡ 245.593.000,00 10,5 5,0 48% 1 ₡102.195.902,75 ₡143.397.097,25

En el primer semestre se

han emitido 5 informes: 1)

002-2014-AII Sucursal

Liberia. 2) 009A-2013-AII

Autoevaluación Calidad AI,

3) 010-2013-AII Sucursales

2013, 4) 011-2013-AII

Celulares, 5) 001-RH-AII-

2014. Es importante indicar

que de los estudios

pendientes se encuentra un

avance de un 75% ,esto

principalmente por la

naturaleza de los estudios.

Informes para el segundo

semestre y nivel de avance: 1)

Relación de hechos 002-RH-AII-

2014, 99%. 2)Relación de hechos

003-RH-AII-2014; 98%. 3) Call

Center 95%. 4) Visas 90%. 5)

Pasaportes 60%. 6) Viajes al

exterior 30%. 7) Cajas chicas

regionales 50%. 8) Sucursales

2014 50%

Informes Auditora y Sub

auditora

₡ 245.593.000,00 ₡ 102.195.902,75 ₡ 143.397.097,25

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, AUDITORÍA INTERNA

Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de mejorar la eficiencia de la empresa

PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-1: Auditoría

No Nombre del Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)

Tipo de Indicador (si

Monto

Presupuestado

Anual Acciones Correctivas

Unidad de Medida (magnitud



meta)

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad

Alcanzada Responsable


TOTALES

Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben

agregar los comentarios que se

consideren convenientes,

relacionados con la meta o

sobre los resultados que se

obtengan)

Documentos de

referencia

De

Gestión

De

Resultados


Fuente: Elaboración propia con información suministrada por el Departamento de Auditoria.

22

22--22.. SSuubb pprrooggrraammaa NNiivveell SSuuppeerriioorr El sub programa del nivel superior presenta un 63% de los resultados como meta cumplida (100%), un 25% como meta parcialmente cumplida, y un 13% como meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.


23

Se desprende de la tabla 8 que el Programa 02 Sub Programa 2-2 Administrativo Nivel Superior, alcanzó en promedio un nivel de ejecución de un 85%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida”, en cumplimiento de los 7 proyectos y 14 metas planteados en el POI 2014.

Tabla 8: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-2. Nivel Superior, al 30 de junio del 2014-

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada

(%)

MII (0%)MPC

(1-75%)

MAC (76-

99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto (Monto


1

Estudio de Ampliación del

Circuito Cerrado de

Televisión a más áreas de

la empresa

Realizar un estudio para la instalación de cámaras y

domos en sucursales y centros de carteros

1.1 Estudio de

evaluación de la

instalación en el primer

semestre.

1.1 Porcentataje de avance

del estudio Porcentaje x ₡ 10.000.000,00 100% 100% 100% 1 ₡ 4.079.813,94 ₡ 5.920.186,06

Se realizó el estudio y se presentó el proyecto de Extensión del Proyecto

del Circuito Cerrado de Televisión a la Unión Postal Universal (UPU).

Abarcando un total de 15 sucursales. Total monto solicitado 71 mil dólares

para la compra de 40 cámaras para 15 sucursales. . Y será conocido por el

cómite fiduciario del UPU en Septiembre del 2014.

NA

Gerente General-Sub

Gerente-Jefe de

Departamento de

Inspección

2.1. 50% Sucursales de

Regiones Atlántica,

Brunca y Huetar Norte

capacitadas (57

sucursales)

2. 1. Número de sucursales

capacitadas Sucursales x 57 18 32% 1

30% del personal Capacitado. Zona Sur-Región Oriental-Región Occidental.

18 oficinas.

1. Replantear el cronograma de capacitaciones,

dado que se tuvo que cumplir las

recomendaciones de auditoría.

Gerente General-Sub

Gerente-Jefe de

Departamento de

Inspección

2.2.Estudio de análisis

de las necesidades

empresariales ( I

trimestre)

2.2 Porcentaje de avance Porcentaje x 100% 100% 100% 1 1

Se aprobó un estudio con necesidades de recursos para la gestión del

Departamento de Inspección. Mediante el acuerdo 6804 del 03 de

diciembre del 2014, además se aprobaron 3 plazas.

N/A

Gerente General-Sub

Gerente-Jefe de

Departamento de

Inspección

2.3. Revisión del

manual de puestos y

condiciones laborales

para el área de

inspección.

2. 3. Acuerdo de Junta

Directiva con aprobación o

no aprobado

Acuerdo x 100% 100% 100% 1

Se aprobaron las funciones y se incorporaron en el manual de puestos.

Además, en el acuerdo 6327 se aprueba el contrato de servicios de

seguridad y vigilancia en los edificios de centro postal Zapote, Correo

Central San José, San Pedro Montes de Ocá y Correo en Limón.

N/A

Gerente General-Sub

Gerente-Jefe de

Departamento de

Inspección

PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUBPROGRAMA 2-2: Nivel Superior

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, NIVEL SUPERIOR

Responsable

Cumplimiento PresupuestarioEscala de Evaluación

Observaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren

convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas

NoNombre del

Proyectos Objetivos Generales


De

Resultados

Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

Meta Semestral Indicador (fórmula)


Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa

2

Acreditación Internacional

de Seguridad por parte de

la UPAEP y Gestión del

Departamento de

Inspección

Promover acciones que permitan la acreditación

Internacional de Seguridad por parte de la UPAEP ₡ 70.467.020,00

Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad

Alcanzada De Gestión

₡ 28.749.233,04 ₡ 41.717.786,96

24

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada

(%)

MII (0%)MPC

(1-75%)

MAC (76-

99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

3

Optimización de la gestión

empresarial de la

Gerencia General

Continuar con gestión estratégica empresarial3.1. 45% de ejecución

presupuestaria.(+-5%)

3.1. Gastos reales

ejecutados/

gastos programadosPorcentaje x ₡ 442.621.642,00 ₡364.364.600,00 ₡277.591.115,30 76% 1 ₡180.581.394,43

1. A nivel externo se ha dado incertidumbre por la transición política a pesar de esto se han realizado gestiones ante

Cancillería, MICIT, COMEX,IMAS. 2. Se logra consolidar y darle certeza jurídica a la empresa con la setencia 000518-f-s1-

2014 del expediente 10-00-2087-1027-ca donde se define que le correponde a Correos manejar todo lo

correspondiente a LC. 3. Acercamiento de la Gerencia con diputados de diversar fracciones con el fin sensibilizar a los

mismo, referente al proyecto de Ley Postal. 4. Se envío nota al Ministro de la Presidencia para que el proyecto Ley

Postal sea sometido en el periodo de sesiones extraordinarias. 5. Se presentó en el Consejo de Explotación Postal

diversos proyectos de mejora de la operación . 6. Mejora temática capacitación a nivel interno ( Control de calidad-

control interno-compras- naturaleza jurídica).

N/A Gerente General-

Subgerente

4

Determinación de

oportunidades de

participación de mercado

y definición de la

estrategia de participación

Determinar oportunidades de participación y

creación de estrategias de acción.

4.1.Determinar

oportunidades de

participación y creación

de estrategias de

acción.

4.1.Porcentaje de avance Porcentaje x ₡ 13.504.373,00 100% 100% 100% 1 ₡ 5.509.532,92

Durante el primer semestre del 2014, Correos de Costa Rica ha enfocado parte de sus esfuerzos en propiciar un

acercamiento con diferentes sectores de la sociedad, que le permitan crear nuevos negocios y alianzas.

Se detallan las actividades en las que se han participado:

• Feria del Consumidor: Organizada por la Defensoría del Consumidor del Ministerio de Economía, Industria y

Comercio, que tuvo contacto con la Aresep, AyA, RECOPE, Municipalidad de San José, quienes tuvieron presencia con

un stand.

• Expo PYMES: Organizada por Ministerio de Economía, Industria y Comercio, con esta participación se promocionaron

entre diferentes servicios de la empresa como Exporta Fácil y Box Correos.

• Feria Notarial: Organizada por UNEBAN, realizada en Pérez Zeledón. Orientada a especialistas en Derecho y se

promocionaron los servicios de Certificaciones Registrales, Notificaciones Judiciales, entre otros.

• Feria Cámara de Comercio de Cartago. Organizada por la Cámara local y se realizó en Cartago, se contó con la

participación de decenas de comercios y empresas de la zona.

• Cámara de Comercio de Costa Rica: Se participó en el almuerzo con el señor Presidente de la República, Luis

Guillermo Solís y estuvieron presentes las empresas que forman parte de la Cámara.

Por otro lado, durante el mes de mayo, se enviaron notas a todos los nuevos jerarcas del sector público, donde se

expuso la realidad de Correos de Costa Rica y la variedad de servicios que ofrece, haciendo ver a Correos de Costa

Rica como el brazo logístico del Estado. Esta ha sido una herramienta muy efectiva para dar a conocer al Correo entre

el nuevo gobierno y así ir creando lazos estratégicos.

Es importante mencionar, que durante los primeros meses del año, realizar alguna reunión o estrategia política o

publicitaria era imposible por la veda política. Además, el informe mensual de noticias del semestre muestra como

resultado un total de 84 (99%) noticas positivas y 1 (1%) noticia negativa . Y las mismas se difunden un 23% en

televisión, 29% prensa, 31% internet y 17% radio; esto representa aproximadamente 25 millones en Publicity.

N/A

Gerente General-Sub

gerente Directora de

Mercadeo



ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los

resultados que se obtengan)Acciones Correctivas

NoNombre del



De

Resultados





Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad Unidad

Prevista (se deben


se esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad Alcanzada De Gestión

Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

25

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada

(%)

MII (0%)MPC

(1-75%)

MAC (76-

99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto (Monto


1.1 50% de la totalidad

de los requerimientos

de representación legal

de la empresa.

1.1 Cantidad de

representaciones

ejercidas/ total de

representaciones.

Cantidad de

representacionesx 100% 1

En total se han realizado 25 intervenciones jurídicas y se cumplienton con

todas.

1.2 50% de la totalidad

de las solicitudes de

asesoría jurídica que el

departamento reciba.

1.2 Cantidad de criterios

emitidos/ Total de

solicitudes

Cantidad de criterios x 1.011 457 45% 1A nivel interno se trasladoron dos plazos por un tema de rehacomodo de la

estrategia de la empresa, para brindar servicios.

1. Reposición de una plaza ( para procesos

disciplinarios se realicen de forma expedita)

lograndose la protección de los trabajadores.

1.1.50% del personal

del departamento

capacitado.

1.1 Total de funcionarios

capacitados/total de

funcionarios

Porcentaje 7 funcionarios

capacitados70% 100% 1

Todos los funcionarios han asistido a diversos cursos sobre las siguiente

temáticas: Compra de bienes según demanda, Acoso laboral, SEVRI, Curso

regimen de nulidades de los actos administrativos, Ley de protección de

datos, Sistema de gestión de Calidad

1.Continuar con la capacitación continua de todos

los colaboradores de cursos especializados.

1.2.50% reposición de

las plazas.

1.2. Reclutamiento y

Selección de Personal. Porcentaje 1 1 100% 1 Se repuso una plaza de asesor legal

1. Reponer para el II semestra una plaza adicional

para procesos disciplinarios se realicen de forma

expedita.

1.3. 50 Equipo de

cómputo y vehículo

necesario para los

asesores

Cantidad de equipo y

vehículo Equipo x

1 vehículo y X

computadoras

1 vehículo y X

computadoras 100% 1

El departamento cuenta con vehículo y se han sustituidos 2 computadoras. Y

dentro del Plan de la Gerencia de Informática esta contemplado la

sustitución de todas las computadoras del área administrativas.

N/A

1.1 Estudio de un

informe de diagnóstico

de la empresa sobre

temas de calidad y

carbono neutralidad.

1.1 Porcentataje de avance

del estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1

Se prensenta el proyecto del Sistema de Gestión de Calidad y se aprueba

mediante el acuerdo 7022 del 20 de mayo del 2014, los siguientes aspectos:

Alcance, mapa de procesos, política de calidad, representante de la

dirección y equipo que se encargara de imprementar.

N/A

45% de los funcionarios

capacitados

1.1 Personal capacitado

/Total funcionarios

programados

x 972 182 36% 1 1

Debido a la necesidad de realizar estudios técnicos dicho proyecto se

presenta y aprueba hasta el 20 de mayo del 2014, razón por la cual no se

pudo cumplir con meta del semestre establecida.

1. Se elaborará un cronograma para cumplir con

la cantidad de funcionarios sensilizados para el II

semestre.

Diseño del modelo del

Sistema de Gestión de

Calidad.

Porcentaje de avance Porcentaje x 100% 100% 100% 1

Se prensenta el proyecto del Sistema de Gestión de Calidad y se aprueba

mediante el acuerdo 7022 del 20 de mayo del 2014, los siguientes aspectos:

Alcance, mapa de procesos, política de calidad, representante de la

dirección y equipo que se encargara de imprementar.

N/A

₡ 728.729.200,00 Promedio Global 86% ₡ 297.307.954,72 ₡ 431.421.245,28

Gerente de Operaciones

y Control de Calidad

Gerente General-Sub

gerente –Jefe del

Departamento Legal

Jefe y Subjefe del

Departamento de Legal



Responsable

Cumplimiento PresupuestarioEscala de Evaluación

Observaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren

convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas

NoNombre del



De

Resultados

Unidad de

Medida (magnitud

física o patron

relacionado


indicador o meta)

5

Optimización de la gestión

de asesoramiento jurídico

a las diferentes instancias

de las empresa y conducir

los asuntos de carácter

legal que garantice la

defensa de los intereses

de la misma.

Dar asesoría jurídica sobre las diversas materias y

servicios

Optimizar el uso de recursos humanos y materiales

en las diferentes labores de los asesores legales para

lograr una mayor eficacia y eficiencia en los procesos

en que esté involucrando el departamento

₡ 83.330.485,00

₡ 83.330.485,00




Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar

durante el periodo)

Cantidad

Alcanzada De Gestión

Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista. TOTALES

₡ 10.393.405,56 15.081.789,44₡

₡ 33.997.287,42 49.333.197,58₡

₡ 33.997.287,42 49.333.197,58₡

7

Establecimiento de un

Sistema de Gestión de

Calidad.

Adoptar un Sistema de Gestión de Calidad en Correos

de Costa Rica, con el fin de mejorar la satisfacción del

cliente interno y externo.

₡ 25.475.195,00

6

Fortalecimiento de la

capacidad de gestión del

Departamento Legal

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia General.

26

22--33.. SSuubb pprrooggrraammaa IInnffoorrmmááttiiccaa

El sub programa del informática presenta un 40% de los resultados como meta parcialmente cumplida, un 20% como meta inicialmente incumplida, un 30% de las metas son cumplidas y un 10% meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.

20%

40%

10%

30%

Gráfico N°4. Resultado de la Evaluación Semestral por Metas: Informática

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


27

Se desprende de la tabla 9 que el Programa 02 Sub Programa 2-3 Informática, alcanzó en promedio un nivel de eficacia de 60%, sea “Meta Parcialmente Cumplida”, en cumplimiento de los 6 proyectos y 11 metas planteados en el POI 2014.

Tabla 2: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-3. Informática, al 30 de junio de 2014-

Porcentaje Cantidad Alcanzada

(%)MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto (Monto


1.1 100% del sistema de automatización

implementado. De acuerdo a las siguientes

etapas:

a. Estudio de requerimientos para el

proceso de automatización en la digitación

de ingresos de contado y estudio de la

factivilidad de integrar los ingresos de

crédito y débito del sistema de punto de

venta (I trimestre).

a.Porcentaje de

avance de la

implementación

Porcentaje x 100% 100% 100% 1

b. Desarrollo de la interface para los

sistemas. (II y III trimestre).

b.Porcentaje de

avance de la

implementación

Porcentaje x 100% 50% 50% 1

c. Implementación del sistemas y mejoras

(iv trimestre)

c.Porcentaje de

avance de la

implementación

Porcentaje x 50% N/A N/A

1.1 Estudio de identificación de los

equipos a cambiar (I trimestre)

1.1. Porcentaje

de avance del

Estudio Plan de

cambio

Porcentaje x 100% 100% 100% 1La identificacón del equipo que se cambiará

186 equiposN/A

2.1 Adendum del contrato (II trimestre) 2.1. Aprobado o

no aprobado.Aprobado o no aprobado x 100% 0% 0% 1

El retraso del proyecto se debe ha se estaban

instalando los equipos en las sucursales

(proyecto del año anterior, equipos que

ingresaron en mayo) y era necesario

terminar con la implementacion de la

primera etapa para determinar cuantas

computadoras se iban a solicitar en el

adendum.

Hacer solicitud a la

Junta Directiva

para hacer un

adendum al

contrato actual.

2.2. 100 equipos remplazados

2.2. Total de

equipos

remplazados

Equipos x 100 N/A N/AEl cumplimiento de esta meta esta vinculada

a la meta 2.1.

Generar el

cronograma de

instalación.

ResponsableDe

Gestión

Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los

comentarios que se consideren convenientes,

relacionados con la meta o sobre los resultados que

se obtengan)

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, INFORMÁTICA

PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-3: Informática

Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida

NoNombre del

Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral

Indicador (fórmula)

Unidad de Medida (magnitud física o

patron relacionado directamente con ese

indicador o meta)

Tipo de Indicador Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar


Acciones

Correctivas


1

Automatización

parcial del proceso

de digitación de

ingresos en el

Departamento de

Contabilidad

Agilizar el proceso manual

de digitación de ingresos

en contabilidad mediante

la integración del punto

de venta con el NAF de

manera que los procesos

administrativos sean más

eficientes

₡ 25.000.000,00 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32

Son tres etapas: 1) Ingresos de Contado, 2)

Ingresos Debito y 3) Ingresos Crédito.

• El proyecto se desarrolla por etapas, donde

la primera era la integración de los ingresos

de Contado, misma que está ejecutada en un

100% concluida completamente hasta la

implementación;

• La segunda es la integración de los ingresos

de débito la cual se encuentra en un 100% de

los requerimientos realizados, desarrollo de

la interfaz en un 50%;

• En el caso de crédito el estudio de

factibilidad determinó que se ejecutará en

otro momento.

N/ASistemas-Gerente

de Informática

De

Resultados

Cantidad

Alcanzada


₡ 26.985.833,35

Gerente de

Informática-

Gerente de

Administración y

Finanzas.

2

Sustitución de 200

computadoras por

obsolescencia del

Centro Postal

Zapote

2.1 Identificar las

computadoras que son

necesarias sustituir.

₡ 49.000.000,00 ₡ 22.014.166,65

28


(%)MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto (Monto


3.1. Estudio de rediseño del data center (I

Semestre) que contempla las siguientes

etapas:

a. Estado actual

b. Identificar las limitaciones del data

center

c. Analizar las alternativas tecnológicas

posibles a implementar

3.1 Porcentaje de

avance. Porcentaje x 100% 66% 66% 1

Se tiene clara la situación actual e

identificadas las limitaciones del centro de

datos.

El análisis de alternativas de solución se

tiene que complementar con los

requerimientos que se definan en la ruta

tecnológica y el PETI para garantizar una

capacidad y compativilidad del crecimiento a

futuro.

Continuar con el

análisis de las

tecnologías de

acuerdo a la

información que se

optenga de la ruta

tecnológica y del

PETI.

3.2. Levantamiento de especificaciones

técnicas (II semestre)3.2 Documento Porcentaje x 100% N/A N/A

4

Gestión del

funcionamiento

básico de la

infraestructura

tecnologica de la

empresa en cuánto

a Hardware,

Software, sistemas

de negocio,

comunicaciones y

seguridad

Asegurar la continuidad en

los servicios postales,

Financieros y afines que

brinda correos de costa

Rica, en procura de

satisfacer las necesidades

de los clientes tanto

internos como externos

4.1 95% de las solicitudes de servicios

atendidos

4.1 Solicitudes

atendidas/

solicitudes

realizadas

Solicitudes x ₡ 734.699.405,00 9.646 9.640 99,9% 1 ₡ 330.077.451,76 ₡ 404.621.953,24

El área de soporte realizó entre enero a julio

373 reparaciones, distribuidas de la

siguiente manera: transformador: 1, CPU:

159, impresoras: 38, lectores: 13, monitores:

27, mouse: 55, parlantes: 1, teclados: 44, UPS:

15, computadoras portátiles: 13, switches: 2,

Hub: 3, patch panel: 2.

El área de soporte atendió entre enero a

junio 2813 solicitudes (tel-sitio-correo-

otros), distribuidas de la siguiente manera:

correo electrónico: 24, en sitio 1507, por

teléfono: 1237 y por otro medio: 45.

El área de sistemas atendió entre enero a

junio solicitudes 6443, distribuidas de la

siguiente manera: apartados postales: 158,

audinet: 8, control box: 766, control fox: 4,

help desk 10, intranet: 10, IPS: 16, NAF: 768,

otros: 202, SCE: 993, CSIE: 2834, serv: 522,

sicor: 16, sitio web: 14, telegramas: 71, otros:

202.

Además, el área de sistemas atendió un total

de 41 requerimientos de software de 47

recibidos a la fecha así como asistieron a un

total de 51 reuniones de trabajo.

Gerente de

Informática

ResponsableDe

Gestión




se obtengan)




NoNombre del





indicador o meta)


Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar


Acciones

Correctivas


De

Resultados

Cantidad

Alcanzada


3

Analisis para el

rediseño del Data

Center

Proveer a la empresa de la

capacidad de la

tecnológica suficiente que

permita captar la demanda

creciente de recursos

informáticas para el data

center

₡ 17.000.000,00 ₡ 7.637.568,02 ₡ 9.362.431,98 Gerente de

Informática

29


(%)MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)

Presupuesto

ejecutado (Monto

Gastado en Colones)

Presupuesto (Monto


5.1.Estudio de Factibilidad (I trimestre) 5.1 Porcentaje de

avance estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1

La factibilidad fue analizada por el equipo de

la Gerencia de Informática.

5.2.Desarrollo o hacer contratación. (II y III

trimestre)

5.2. Porcentaje de

avance del

desarrollo.

Porcentaje x 100% 35% 35% 1

El proyecto en mención a sufrido atrasos

principalmente por las siguientes razones

internas y externas:

1- Problemas de conexión de ambiente de

pruebas con el BNCR.

2- Ausencia de código fuente de web Service

para consumir el webservice del bncr.

3- Desarrollo de otros proyectos han limitado

la dedicación a este proyecto.

Dedicar de forma

exclusiva un

recurso humano

para desarrollar el

proyecto en el II

semestre.

5.3.Implementación de la versión del punto

de venta integrado con Conectividad.

5.3. Porcentaje de

sucursales

implementadas

Porcentaje x 100% 0% 0% 1El cumplimiento de esta meta esta vinculada

a la meta 5.2.

6

Soluciones

tecnologicas a los

Procesos Operativos

y Comerciales

Potenciar las capacidades

operativas y comerciales

de la empresa mediante la

incorporación de

soluciones tecnológicas

modernas para responder

a las necesidades de los

clientes de la empresa.

6.1 Estudio técnico que ofrezca a la empresa

una solución tecnológica para la

trazabilidad de envíos y captura de datos en

los procesos de recolección y entrega

6.1 Porcentaje de

avance del

estudio.

Porcentaje x ₡ 25.000.000,00 100% 50% 50% 1 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32

La propuesta se planteó inicialmente en la

Ruta Tecnológica en el primer trimestre del

año, y posteriormente se incorporó al PETI

2014-2018, después de presentado el PETI a

la Junta Directiva estos determinaron

conformar una comisión interdisciplinaria

para evaluar los proyectos que ahí se

plantearon dentro de los cuales están las

posibles soluciones tecnológicas que la

empresa desea. Sin embargo, se está

coordinando con la Gerencia Comercial

plantear un modelo piloto para la

incorporación de tecnología de entrega y

trasabilida que utilice el SCE como sistema,

pero que pueda ser escalable a futuro hacia

la nueva tecnología, lo cual implica la

Continuar con el

cumplimiento de la

metodología

diseñada por la GI

para la ejecución

del PETI.

Gerente de

Informática-

Gerentes de Área.

₡ 875.699.405,00 60% ₡393.424.339,46 ₡482.275.065,54

ResponsableDe

Gestión




se obtengan)




NoNombre del





indicador o meta)


Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se

esperan alcanzar


Acciones

Correctivas


De

Resultados

Cantidad

Alcanzada


Gerente de

Informática

TOTALES

5

Análisis y Desarrollo

para la Integración

de la Plataforma BN-

Conectividad con el

Punto de Venta

Analizar la factibilidad de

integrar el sistema de

punto de venta con la

plataforma BN-

Conectividad haciendo un

desarrollo interno o

externo.

₡ 25.000.000,00 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32

Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista. Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Informática.

30

22--44.. SSuubb pprrooggrraammaa.. AAddmmiinniissttrraacciióónn yy FFiinnaannzzaass El sub programa de administración y finanzas presenta un 88% de los resultados como meta cumplida, y un 13% de las metas son parcialmente cumplidas, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.

13%

88%

Gráfico N°5. Resultado de la Evaluación Semestral por Metas: Administración y Finanzas

MII (0%)

MPC (1-75%)

MC (100%)


31

Se desprende de la tabla 11 que el Programa 02 Sub Programa 2-4 Administrativo, alcanzó en promedio un nivel de eficacia de 82%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida (76%-99%)”, en cumplimiento de los seis proyectos y diez metas planteadas en el POI 2014.

Tabla 11: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-4. Administración y Finanzas, al 30 de junio de 2014

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


1

Buenas prácticas en los

plazos de recuperación

de deudas clientes a

crédito nacionales

Mejorar la restructuración

de las políticas en los plazos

de recuperación de clientes

a crédito nacional.

1.1. 45 días promedio de cobro para cartera

nacional

1.1. Cantidad de días obtenidos en la

aplicación de la razón de promedio medio

de cobro para la cartera nacional.

Fórmula: Saldo CxC x días acum./ Total

Ventas a Crédito

Días x ₡ 225.079.634,00 45 45 100% 1 ₡ 98.734.844,88 ₡ 126.344.789,12

Para el I Semestre se realizó el análisis de indicadores con el fin de dar

seguimiento a los dáas promedio de cobro para reducir el plazo de recuperación de

cuentas por cobrar. Se logra la aplicación de la fórmula para establecer que los

plazos se cumplan, a la vez se realizaron capacitaciones en gestión de cobro a la

jefatura y miembros de departamento, la elaboración de un SEVRI, la segregación

de la cartera de clientes, envíos frecuente de recordatorios de pago a los clientes,

reuniones con clientes, y por último análisis de los indicadores.

N/A

Directora Financiera-

Jefe de

Departamento de

Facturación y Cobro-

Gerente de

Administración y

Finanzas

1. 1. Estudio de levantamiento de requerimientos

para automatizar el proceso. (I semestre)1.1 Porcentaje de avance del estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1

Para el I Semestre se elaboró un documento entre la direccion Financiera y la

Gerencia de Informatica el cual contiene los requerimiento para automatizar

parcialmente el proceso de digitacion de las ventas registradas en el sistema punto

de venta, por parte de las sucursales y el sistema contable.

N/A

1.2. Implementación de mejoras (II Semestre del

2014)1.2 Porcentaje de implementación Porcentaje x 100% N/A N/A Esta meta estaba definida para el II Semestre del 2014

Se trabajará en el II

Semestre

3

Instalación de

mecanismos de control

de grifos ahorrativos de

agua en las sucursales

Satisfacer los objetivos

planteados en la política de

responsabilidad social

empresarial, en el eje de

impacto ambiental de las

operaciones de la Empresa.

1.1 Reducir el consumo de agua en un 5% Porcentaje de reducción Porcentaje x ₡ 213.849.634,00 5% 5% 100% 1 ₡ 93.808.622,60 ₡ 120.041.011,40

En el primer semestre se instalaron mecanismos de control de grifos ahorrativos de

agua para las 15 sucursales que representan un 80% del consumo de agua total de

la empresa. Al corte del reporte al mes de mayo hubo una reducción del 6% m3

N/A

Director

Administrativo-

Gerente de GAF

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-4: Administración y Finanzas


NoNombre del




indicador o meta)

Tipo de Indicador (si Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se


ResponsableDe

Gestión Acciones Correctivas

Objetivo Estrategico: Aumentar la rentabilidad, fortalecer la liquidez para hacer frente a las obligaciones y mantener la sostenibilidad financiera de la empresa

2

Automatización de los

ingresos generados por el

punto de venta

Implementar la

automatización parcial del

proceso de digitación de

ingresos generados por el

punto de venta.

₡ 202.729.634,00 ₡ 88.930.653,61 ₡ 113.798.980,39

Dirección de

Finanzas, Depto. de

Contabilidad y

Gerencia de

Informática.

De

Resultados

Cantidad

Alcanzada

Escala de Evaluación Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,

relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)

32

Porcentaje

Cantidad

Alcanzada (%)

MII (0%)

MPC (1-75%)

MAC (76-99%)

MC (100%)


(Monto Gastado en

Colones)

Presupuesto (Monto


4

Separación de la

distribución de lámparas

por apagadores que

permitan iluminación por

áreas pequeñas

Satisfacer los objetivos

planteados en la política de

responsabilidad social

Empresarial, en el eje de

impacto ambiental de las

operaciones de la Empresa.

1.1.Disminución del consumo de electricidad en

un 5%.1.1 Porcentaje de reducción. Porcentaje x ₡ 213.849.634,00 5% 5% 100% 1 ₡ 93.808.622,60 ₡ 120.041.011,40

En el primer semestre se realizarón la separación de la distribución de lámparas

por apagadores que permitan iluminación por áreas al 48% de las sucursales

planteadas para una disminución promedio al semestre del 5% del total. En los

últimos meses la reducción fue menor (1% KWH) debido a que se compró aires

acondicionados para las Sucursales de Liberia y Jaco y estó aumentó el consumo en

las mismas, reduciendo el porcentaje general.

N/A

Director

Administrativo-

Gerente de GAF

5.1. Estudio de cultura organizacional de acuerdo a

las siguientes etapas:

a. Recopilación de la información (20%)

b. Análisis e interpretación de la información

(40%)

c. Presentación de resultados 20%.

d. Documento completo (Resultados del

diagnóstico, conclusiones y recomendaciones).

20%

5.1 Porcentaje de avance.Porcentaje x 100% 30% 30% 1

En el semestre se ha trabajado en la elaboración de la metodología a aplicar para

realizar el diagnóstico, en este momento se encuentra en proceso de análisis y

ajuste del mismo, esto por cuanto nos estamos refiriendo a valores que no pueden

ser medibles cuantitativamente, sino cualitativamente. Metodológicamente

tienen que estar plasmadas las apresiaciones que condicionan el comportamiento

de las personas. Para ello se ha estado buscando la estandarización del

conocimiento y la percepción para identificar cuales son los posibles resultados y

que las personas manejen un mismo concepto. Adicional a esto, se ha participado

en reuniones y visitas a diferentes sucursales donde se sondea el conocimiento y

la aplicación que realizan los funcionarios sobre los valores institucionales. Se ha

avanzado un100% en la elaboración de los insumos, al mismo tiempo se ha venido

trabajando en la siguiente fase para el segundo semestre que es la realización del

diagnostico y la implementación de acciones que permitan que las personas no

solamente conozcan los valores institucionales, sino que también lo lleven a la

práctica, esto se ha realizado en coordinación con el departamento de

comunicación.

5.2. II semestre 2014 Implementación de acciones

producto del diagnóstico obtenido.5.2. Porcentaje de implementación. Porcentaje x 100% N/A N/A 1 Esta meta estaba definida para el II Semestre del 2014

6.1. Seis Estados Financieros y Presupuestarios

presentados ante la Gerencia General a más tardar

los días 20 de cada mes.

6.1. Informes elaborados/total de informes

programados Informes x 12 3 25% 1

Para el I Semestre la meta se esta cumpliendo en un 25% debido a que solamente 3

estados presupuestarios se presentaron a tiempo con la fecha estipulada en la

meta mientras que los restantes 3 Estados Presupuestarios y los 6 Estados

Financieros se atrazaron en promedio 4 días en realación a la fecha de entrega.

Esto debido al sistema de facturación de la empresa.

N/A

6.2. 6 informes de procesos de compras y

contratación. Presentación de informes

mensuales de los procesos de contrataciones

generales, especiales y de extrema urgencia.

6.2. Informes elaborados/total de informes

programados Informes

x

6 6 100% 1

Para el I semestre a partir del mes de febrero se empezo a tramitar todos los

procesos de compras y contrataciones por medio de la plataforma Mer-Link. Hasta

la fecha llevamos 72 procesos de compras realizados. N/A

6.3. 6 informes de reportes de recursos humanos6.2. Informes elaborados/total de informes

programados Informes

x

6 6 100% 1

En el I semestre se garantiza de forma eficiente y eficaz los procesos generales de

Recursos Humanos. En la actualidad todos los reportes se realizan: Comprobantes

de pago, planilla, acciones de personal, reporte de plazas ocupadas y vacantes

(quincenal), reporte CCSS, INS, reporte de deducciones, reporte personal

incapacitado por gerencia (mensual), reporte de Salud Ocupacional (trimestral),

provisión de vacaciones, de cesantía (semestral). N/A

₡ 4.497.060.204,00 82% ₡ 1.972.708.653,24 ₡ 2.524.351.550,76

MATRIZ DE SEGUIMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-4: Administración y Finanzas


NoNombre del




indicador o meta)

Tipo de Indicador (si Monto

Presupuestado

Anual

Cantidad

Unidad

Prevista (se

deben anotar las

unidades que se


ResponsableDe

Gestión Acciones Correctivas

Objetivo Estrategico: Aumentar la rentabilidad, fortalecer la liquidez para hacer frente a las obligaciones y mantener la sostenibilidad financiera de la empresa

De

Resultados

Cantidad

Alcanzada

Escala de Evaluación Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,

relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)

5

Estudio de la cultura

organizacional dirigida a

los valores empresariales

Elaborar un diagnóstico

organizacional de la

empresa referente a la

cultura.

₡ 225.259.634,00 ₡98.813.804,81

₡1.498.612.104,74

₡126.445.829,19

El trabajo fuerte para

el cumplimiento de

ésta meta, está

enfocado al segundo

semestre que es

cuándo se realizará el

diagnóstico, el análisis

de la información y las

acciones para aplicar el

diagnóstico de clima

organizacional.

Director de Recursos

Humanos-Gerente

GAF-Gerencia

General

Gerente GAF,

Directora de Finanzas-

Director

Administrativo

Director Recursos

Humanos.

₡1.917.679.929,26


6

Gestión administrativa y

financiera para cumplir

con todos los procesos

administrativos,

financieros y de recursos

humanos de la Empresa

Administrar los recursos

financieros y disponer de

los recursos materiales y

humanos oportunamente

₡ 3.416.292.034,00

TOTALES

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Administración y Finanzas.

33

V. Conclusiones y Recomendaciones La planeación conlleva el control y la evaluación, de modo que permita dar seguimiento, medir, evaluar y corregir el desempeño de las actividades a fin de realizar los ajustes que nos permitan cumplir con los objetivos institucionales, de esta evaluación se desprende a nivel general un nivel de cumplimiento de 73%, sea “Meta Parcialmente Cumplida (1-75%)” para las sesenta y tres metas planteados en el POI 2014 para el primer semestre. El Programa 1- Servicios alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 82%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida”, para las veinte nueve metas planteadas en el POI 2014. A nivel de sub programa se alcanzaron los siguientes niveles de eficacia en Operaciones 65% (Meta parcialmente cumplida) y en Comercial 99% (Meta Aceptablemente Cumplida). Con respecto al Programa 2- Administrativo alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 69%, sea “Meta Parcialmente Cumplida” para las cuarenta metas planteadas en el POI 2014. A nivel de sub programa se alcanzaron los siguientes niveles de cumplimiento en Auditoría de un 48% (Meta parcialmente cumplida), el Nivel Superior con un 85% (Meta Aceptablemente Cumplida), Informática 60% (Meta Parcialmente Cumplida) y en Administración y Finanzas 82% (Meta Parcialmente Cumplida) (ver gráfico no. 6).

Gráfico No.6 Porcentaje de Global de Evaluación

Los resultados tomaron en cuenta las observaciones que explican las razones de las desviaciones detectadas, y se evidenció el origen de las mismas, incluso en algunos casos las mismas se deben a circunstancias propias o ajenas la gestión tal y como se aprecia en las justificaciones. Además como parte del plan de mejora se establecieron acciones correctivas para evitar las desviaciones internas y lograr un adecuado cumplimiento de objetivos. Como recomendación es importante que las Gerencias de Área en conjunto con la Dirección Financiera, evalué los recursos requeridos durante el segundo semestre que faciliten el cumplimiento de objetivos y fines institucionales con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, para que la institución pueda orientar su gestión, conocer su respectivo desempeño, y finalmente, medir si está alcanzando las metas propuestas y realizar la rendición de cuentas a que está obligada la administración pública.

direcciÓn de planificaciÓn - correos.go.cr · direcciÓn de planificaciÓn evaluaciÓn del primer...

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