dinámica dela comunicación en el área de recursos humanos
DESCRIPTION
Pequeño documento que muestra y contextualiza las diversas dinámicas de la comunicación y su rol en los recursos humanos.TRANSCRIPT
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
La comunicacin en la empresa
1.- El proceso de la comunicacin
La comunicacin consiste en la transmisin de informacin por parte de un emi-sor1 (persona, grupo o mquina) a un receptor2, mediante la utilizacin de un cdigo comn a ambos.
El emisor debe codificar la informacin mediante su transformacin en un conjun-to de signos, smbolos o seales que, combinados de acuerdo con las reglas del
sistema elegido, adquieran significado propio.
La llegada del mensaje del emisor al receptor se realiza a travs del canal de co-municacin elegido
El receptor proceder a decodificar el mensaje recibido para comprender su con-tenido.
El emisor, al enunciar el mensaje, pretende influir en el comportamiento del re-ceptor, provocando en l la aparicin de alguna respuesta, la cual recibe el nombre de retroalimentacin.
2.- Las funciones de la comunicacin
La empresa, como cualquier otro tipo de organizacin formada por personas, ne-cesita de la comunicacin para realizar eficientemente sus funciones y conseguir sus objetivos, independientemente de su forma y tamao.
La comunicacin en la empresa es el conjunto de mensajes que se intercambian sus integrantes y la empresa con su entorno.
1 emisor: sujeto que enva el mensaje al receptor
2 receptor: persona o grupo que recibe el mensaje
La comunicacin en la empresa1
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
Las funciones que cumple la comunicacin para el desarrollo de la empresa se
pueden resumir en: funcin de produccin, de innovacin y de mantenimiento.
Funcin de produccin. Se encuentra presente cuando la comunicacin est destinada a conseguir eficiencia, racionalidad y programacin de las actividades empresariales (p.ej, las instrucciones orales o escritas que reciben los empleados acer-ca de las tareas que se les encomienda)
Funcin de innovacin. Se cumple cuando se introduce algn cambio en la dinmica funcional de la empresa del que los empleados deban estar informados (p.ej, creacin de un nuevo producto, implantacin de un nuevo sistema informtico, etc.)
Funcin de mantenimiento. Es la que permite la integracin de los trabaja-dores en la empresa y el desarrollo de las relaciones interpersonales de sus miembros (p.ej, las entrevistas que mantienen los superiores con los empleados para conocer su nivel de satisfaccin laboral y las reuniones de empresa).
3.- Las comunicaciones interna y externa
La comunicacin en la empresa se desarrolla en dos mbitos bien diferenciados: uno interno, que abarca a todos sus integrantes, y otro externo, que comprende a to-das aquellas personas o entidades que mantienen, de una forma u otra, relaciones con la empresa. Estos dos mbitos, unidos, constituyen la realidad empresarial, pero obli-gan a la empresa a desarrollar dos tipos de comunicacin: la interna y la externa.
La comunicacin interna3
Comprende todos los intercambios de informacin que se producen entre los miembros de la empresa. Este tipo de comunicacin es de gran utilidad para:
Integrar a los empleados en los objetivos empresariales.
Coordinar adecuadamente todas las funciones realizadas en su seno.
3 El instrumento bsico de la comunicacin interna lo constituye el manual de organizacin interna, el cual recoge el organigrama y la relacin de funciones de cada puesto de trabajo.
La comunicacin en la empresa2
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
Motivar a los empleados para incrementar su productividad
Informar acerca de la evolucin de la empresa
Las comunicaciones internas varan segn las direcciones en que se desarrollan, pudiendo ser verticales u horizontales.
La comunicacin vertical.
Es aquella que se produce entre distintos niveles de la escala jerrquica. Se subdividen
en:
Descendentes: van de arriba abajo, haciendo llegar de los superiores a los subordina-dos rdenes e instrucciones para la realizacin de su trabajo, valoraciones sobre su comportamiento y rendimiento, cambios en sus tareas o mtodos de trabajo, etc.
Ascendentes: van de abajo arriba, transmitiendo de los subordinados a los superiores informes sobre la ejecucin del trabajo, ideas, sugerencias, peticiones de aclaraciones, etc.
La comunicacin horizontal.
Es la que tiene lugar entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerrquico, y es indispensable para conseguir una buena coordinacin entre los miembros de la empresa.
La comunicacin externa
Consiste en el intercambio de informacin que mantiene la empresa con sus pbli-cos externos. Este tipo de comunicacin posibilita:
Descubrir las necesidades del mercado
Promocionar y comercializar sus productos o servicios
Crear y mantener unas buenas relaciones con su entorno
Adecuar su actividad a la normativa a que le afecta
Conocer a la competencia
La comunicacin en la empresa3
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
etc.
4.- Las comunicaciones formal e informal
La estructura organizativa de la empresa tiene establecida la red de canales por la que debe fluir la informacin hasta llegar a sus destinatarios.
La comunicacin formal
Es la que se realiza a travs de los canales establecidos en la estructura em-presarial y es utilizada por la empresa para hacer llegar la informacin all donde es necesario y en el momento preciso.
La comunicacin informal
Es la que se origina al margen de los canales establecidos por la empresa, y surge de las relaciones interpersonales que se desarrollan entre los miembros de la empresa, por razones de proximidad, afinidad e incluso de afecto.
5.- Formas de comunicacin
En la empresa, como en la mayora de los mbitos de la relacin humana, las formas ms habituales de trasmitir la informacin son la comunicacin oral y la comu-nicacin escrita. La eleccin de una u otra vendr determinada por los siguientes facto-res:
El tipo de mensaje a transmitir
El numero de personas a quienes va dirigido
La situacin de la comunicacin
La necesidad de conservar la informacin
La rapidez que requiera su recepcin
Con base en estos factores, ambas formas de comunicacin ofrecen ventajas y desventajas en su utilizacin:
La comunicacin en la empresa4
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
VentajasDesventajas
Comunicacin escrita Comunicacin oral
La transmisin del mensaje esEl registro del mensaje queda
inmediataexpuesto a la memoria del re-
ceptor
Permite un contacto directo emi-
sor-receptorEl mensaje est sujeto a posi-
Agiliza la retroalimentacinbles deformaciones en poste-
riores transmisiones
Facilita la ratificacin de malas
interpretaciones
Mayor permanencia del mensajeMenor rapidez
Posibilita la transmisin de in-Mayor coste
formaciones ms complejas
Elimina el riesgo de deformacinRetrasa las aclaraciones a malas
del mensajeinterpretaciones
La comunicacin en la empresa
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
Ejemplos de redes comunicativas en la comunicacin formal
ABC
Red en cadena
Red en cruz
Red en Circulo
acin empresarial y atencin al cliente
ndice de contenidos
La comunicacin en la empresa1
1.- El proceso de la comunicacin1
2.- Las funciones de la comunicacin1
3.- Las comunicaciones interna y externa2La comunicacin interna2
La comunicacin externa3
4.- Las comunicaciones formal e informal4La comunicacin formal4
La comunicacin informal4
5.- Formas de comunicacin4
Ejemplos de redes comunicativas en la comunicacin formal6
La comunicacin en la empresa7
Comunicacin empresarial y atencin al cliente
ndice de trminos
C
comunicacin ------------------------------------------------------------------------------------------------------1, 2, 3, 4, 6
E
empresa -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------1, 2, 3, 4
F
Funcin ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2
I
informacin----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1, 2, 3, 4
M
mensaje---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1, 4, 5
R
retroalimentacin -----------------------------------------------------------------------------------------------------------1, 5
La comunicacin en la empresa8