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Componente de Capacitación
Dimensión: Gestión del Talento Humano
Marzo de 2019
Plan Institucional Capacitación UTS vigencia 2020
Oficina de talento humano
Contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 5 1. GLOSARIO ........................................................................................................................................................... 9 2. MARCO NORMATIVO ..................................................................................................................................... 10 3. LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS ...................................................................... 13
3.1 Gobierno Abierto: ............................................................................................................................................ 13 3.2. Aprendizaje Organizacional: ........................................................................................................................ 13 3.3. Formación: ....................................................................................................................................................... 13 3.4. Educación: ...................................................................................................................................................... 14
3.4.1) Educación Formal .................................................................................................................................. 14 3.4.2) Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano: ............................................................................ 14 3.4.3) Educación informal: ............................................................................................................................... 14
3.5. Programas de aprendizaje: .......................................................................................................................... 14 3.5.1) Capacitación ........................................................................................................................................... 15 3.5.2) Entrenamiento en el puesto de trabajo: .............................................................................................. 15 3.5.3) Entrenamiento ........................................................................................................................................ 15
3.6. Inducción y Reinducción ............................................................................................................................... 16 3.7. Competencias laborales ............................................................................................................................... 16 3.8. Modelos de Evaluación: ............................................................................................................................... 16
4. ESTRATEGIAS Y TEMATICAS DEL PIC 2020 UTS ...................................................................................... 17 4.1. Eje 1: Gobernanza para la Paz: .................................................................................................................. 18 4.2. Eje 2: Gestión del Conocimiento. ................................................................................................................ 18 4.3. Eje 3: Creación de Valor Público: ............................................................................................................... 19
5) ALCANCE .............................................................................................................................................................. 20 5.1. Beneficiarios ................................................................................................................................................... 20
6) OBJETIVOS PIC 2020. ........................................................................................................................................ 22 6.1. Objetivo Estratégico. ..................................................................................................................................... 22 6.2. Objetivos de gestión. ..................................................................................................................................... 22
7) RESULTADOS DE IMPACTO PIC 2019 .......................................................................................................... 23 8) FORMATO DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN PIC 2019 .................................. 24 9) APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PIC. .............................................. 25
9.1 Principios rectores de la capacitación. ........................................................................................................ 25 9.2 Lineamientos de los enfoques pedagógicos que se utilizan para el desarrollo de los programas de
aprendizaje. ............................................................................................................................................................ 25 Conductismo ........................................................................................................................................................ 25 Cognitivismo ......................................................................................................................................................... 26
9.3 Lineamientos articulación del plan de capacitación PIC 2020................................................................. 27 Articulación conceptual del PIC con la gestión del conocimiento, con la creación de valor público y la gobernanza para la paz. ....................................................................................................................................... 27 Apuesta estratégica del Plan Nacional de Formación y Capacitación 2017 y el Plan Institucional de Capacitación. ........................................................................................................................................................ 28 Presentación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño .......................................................................... 28 Divulgación y Sensibilización ................................................................................................................................ 29 Seguimiento y Evaluación .................................................................................................................................... 29 Ambiente de aprendizaje ..................................................................................................................................... 29 Rol del instructor .................................................................................................................................................. 29 Papel y tipo de aprendiz ....................................................................................................................................... 30
10. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL –2020. .......................... 31 10.1 Previo a la planeación. ..................................................................................................................................... 31 10.2. Articulación con el PÉTIC. ......................................................................................................................... 31 10.3. Estrategia para el desarrollo ...................................................................................................................... 32
10.3.1. Encuestas ................................................................................................................................................. 33
10.4 Ejecución del PIC ......................................................................................................................................... 36 10.4.1. Asignación de presupuesto ................................................................................................................ 36
11. ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE APRENDIZAJE. ...................... 36 11.1. Capacitaciones ............................................................................................................................................ 36 11.2. Estrategia de Inducción .............................................................................................................................. 37 11.3. Estrategia en el momento de ingreso y ubicación en el puesto de trabajo ........................................ 38 11.4. Re-inducción. .................................................................................................................................................. 39 11.5. Entrenamiento en el puesto de trabajo. ................................................................................................... 40 11.6. Documentos que soportan actividades de los programas de aprendizaje ..................................................... 41
12. INDICADORES DE EVALUACIÓN .................................................................................................................. 42 12.1 Evaluación de eficacia ................................................................................................................................. 42 12.2. Evaluación de impacto (efectividad) ......................................................................................................... 42
13. ANEXOS .............................................................................................................................................................. 44 ANEXO N° 1: Cronograma de Inducción y Re-Inducción ............................................................................... 44 ANEXO N° 2: Enlace procedimiento para la Inducción y Reinducción Institucional UTS. ......................... 45 ANEXO N° 3: Informe encuesta priorización de necesidades de capacitación. .......................................... 45
a. Cronograma de Capacitación ..................................................................................................................... 51 b. Capacitaciones aprobadas ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
ANEXO N° 6: Formato de Evaluación del Impacto de la Capacitación ..................................................................... 52
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Eje Gestión del Cambio.................................................................................................................................... 33 Tabla 2 capacitaciones elegidas por lo funcionarios ....................................................... ¡Error! Marcador no definido. Tabla 3 Inducción Magistral ......................................................................................................................................... 37
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Acceso a actividades del PIC 2020 de acuerdo con el tipo de vinculación, según la Circular 100-010 de 2014 de Las Unidades Tecnológicas de Santander. .............................................................................................................. 21
LISTA DE GRAFICOS
Gráfico 1 Esquema de los ejes temáticos priorizados .................................................................................................. 17 Gráfico 2 Creación de Valor Público ............................................................................................................................. 19
INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Capacitación – PIC 2020 UTS, inicia desde la detección de
necesidades para implementar programas de aprendizaje por cada dependencia, y
finaliza con la evaluación del impacto de los mismos desarrollados en la vigencia;
buscando el fortalecimiento y desarrollo de las capacidades y competencias de sus
servidores, bajo criterios de equidad e igualdad en el acceso a la capacitación de
acuerdo con el Plan Nacional de Formación y Capacitación, así como con el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, todo alineado al plan estratégico de talento humano
visión 2022 cuyo alcance es desde la detección de necesidades de cada uno de los
componentes (1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR 2. Plan Anual de
Adquisiciones 3. Plan Anual de Vacantes 4. Plan de Previsión de Recursos Humanos 5.
Sistema integrado de gestión, 6. Plan Institucional de Capacitación 2019 7. Plan de
Incentivos Institucionales 8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo
9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 10. Plan Estratégico de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones PETI 11. Plan de Tratamiento de Riesgos de
Seguridad y Privacidad de la Información 12. Plan de Seguridad y Privacidad de la
Información. 13. Sistema de control interno) y hasta el seguimiento y control de las
actividades desarrolladas en el mismo. Por consiguiente, aplica a (servidores públicos
de carrera, libre nombramiento y remoción, de planta temporal, provisionales y
contratistas; dependiendo del plan), de acuerdo con la normatividad establecida.
Las Unidades Tecnológicas de Santander (UTS) son una Institución de Educación
Superior que en 48 años de existencia han alcanzado reconocimiento en la región por
la calidad de sus servicios educativos y por contribuir con la formación del talento
humano requerido para el desarrollo tecnológico del país. Para esta naturaliza de
instituciones es importante que el empleo público sea atractivo, motivante y competidor
del sector privado, proporcionando servidores competentes, innovadores, motivados,
comprometidos permanentemente, respondiendo a las necesidades de los grupos de
valor y a los fines del Estado.
Capacitación es: “Es el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la
educación no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley
General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial
mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de
actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios y al eficaz
desempeño del cargo” (Ley 1567 de 1998- Art.4).
En ese sentido y para alcanzar el logro del objetivo mencionado durante la vigencia
2020, UTS necesita fortalecer los saberes, actitudes, habilidades, destrezas y
conocimientos de sus servidores públicos en el componente de Capacitación (Plan
Institucional de Capacitación – PIC), el cual se encuentra incluido en la Matriz
Estratégica de Talento Humano - METH en las rutas de la Felicidad, del Crecimiento y
del Servicio.
Por lo anterior, el Componente de Capacitación ha sido construido a partir de los
lineamientos del Plan Estratégico de Talento Humano - PETH y del Plan Nacional de
Formación y Capacitación – PNFC 2017 de Las Unidades Tecnológicas de Santander ,
identificando las necesidades propias de cada dependencia mediante la metodología de
grupos focales y entrevistas semiestructúrales con los líderes de los procesos SIGUTS
(eje 1: Gobernanza para la Paz, eje 2: Gestión del Conocimiento y eje 3: Creación de
valor Público), así como en el desarrollo de Proyectos de Aprendizaje en Equipo- PAE
en la Entidad. También es importante resaltar que el documento ha contemplado los
lineamientos del Plan estratégico de Talento Humano así como el sistema de
planificación institucional que esta hoy por hoy orientado hacia el decreto 612 del 2018.
Es importante dar claridad conceptual de la terminología, por ello este plan contempla
no solo un glosario y también un marco conceptual que aclara términos como El
objetivo central de la androgogía es el incremento del pensamiento, la calidad de vida,
la creatividad y la autogestión de un adulto, para generar un autoaprendizaje y posterior
autorrealización. En cuanto a las técnicas que se deben usar basadas en este enfoque,
como se mencionó con anterioridad, son transversales a los anteriores enfoques por tal
razón se deben entrelazar los programas de aprendizaje para asegurar un mayor
impacto en el aprendizaje. En estas técnicas encontramos, por ejemplo: estudio de
caso, trabajo en grupo y equipo, cuartetos con rotación, el ensayo, tutoría, conferencias,
solución de problemas, educación virtual, técnica de estudio para analizar, técnicas de
estudio para clasificar, el panel, el coloquio, el simposio y el debate.
Adicionalmente, el presente documento describe el marco normativo que orienta la
capacitación en el sector público, los objetivos trazados, la metodología aplicada y las
actividades apropiadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, según el presupuesto, para el fortalecimiento de los servidores de UTS en
el 2020.
Dando cumplimiento al decreto 612 del 2018 y al sistema de planificación Institucional,
es así como, en el marco de la planeación estratégica de Las Unidades Tecnológicas
de Santander , además de orientar la gestión al cumplimiento de los objetivos
estratégicos alineados con el Plan Institucional UTS, en concordancia con lo que
persigue el MIPG: mejor calidad y cubrimiento de los servicios del Estado y con el
objetivo institucional “Consolidar a Las Unidades Tecnológicas de Santander como un
Departamento eficiente, técnico e innovador”, la planeación estratégica del talento
humano para la vigencia 2020 en la institución UTS se enfoca en gestionar el Talento
Humano, a través de las estrategias establecidas para cada una de las etapas del ciclo
de vida laboral de los servidores de la Institución, en el marco de las rutas que integran
la dimensión del Talento Humano en MIPG, como centro del modelo, de tal manera
que esto contribuya al mejoramiento de las capacidades, conocimientos, competencias
y calidad de vida, en aras de la creación de valor público.
De acuerdo con MIPG contar con información oportuna y actualizada permite que
Talento Humano tenga insumos confiables para desarrollar una gestión que realmente
tenga impacto en la productividad de los servidores y, por ende, en el bienestar de los
ciudadanos.
Decreto Nacional 2573 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos generales de
la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y
se dictan otras disposiciones. Este decreto está orientado en su artículo 1 a definir los
lineamientos dentro de la estrategia Gobierno en Línea para optimizar las Tecnologías
de la Información y las comunicaciones que permitan la gestión y participación de un
estado eficiente y participativo entre otros; Incorporando Conceptos Como Arquitectura
Empresarial Para La Gestión De Tecnologías De La Información.
La implementación de las políticas públicas se encuentra encaminada a las metas,
retos y cambios que presenta la Administración Pública, en el marco de las nuevas
tendencias internacionales y, en especial, a la luz del post conflicto que se desarrolla en
nuestra Nación.
Dada la relevancia de estos temas, se busca la eficiencia y el fortalecimiento de la
gestión pública mediante un modelo que consolida la información, facilitando la gestión
integral de las entidades mediante guías para el talento humano, con el propósito de
agilizar las operaciones, fomentar el desarrollo de una cultura organizacional sólida y
promover la participación ciudadana, entre otros. De esta manera, el Modelo Integrado
de Planeación y Gestión – MIPG pretende el incremento de la confianza de la
ciudadanía en el Estado, por medio de las dimensiones establecidas para el
cumplimiento de los controles y exigencias normativas de las entidades públicas.
1. GLOSARIO
CIGD: Comité Institucional de Gestión y Desempeño
DAFP: Departamento Administrativo de la Las Unidades Tecnológicas de
Santander
DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística
DNAO: Diagnóstico de Necesidades de Aprendizaje Organizacional
ESAP: Escuela Superior de Administración Pública.
EVA: Espacio Virtual de Asesoría
METH: Matriz Estratégica de Talento Humano
MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
OAP: Oficina Asesora de Planeación
OCI: Oficina de Control Interno
PAE: Proyectos de Aprendizaje en Equipo
PEI: Plan Estratégico Institucional
PIC: Plan Institucional de Capacitación
PNFC: Plan Nacional de Formación y Capacitación.
2. MARCO NORMATIVO
Constitución política de Colombia de 1991, Art- 67, el cual define el concepto
“educación” para el territorio nacional.
Adicional se orienta por los siguientes planes que enfocan los lineamientos de la
capacitación en el sector público, así:
El Plan Nacional de Formación y Capacitación para Empleados Públicos para el
Desarrollo de Competencias.
Bases Plan Nacional de Desarrollo. Atendiendo los pilares y estrategias
propuestas para vigencia 2019-2022.
Circular Externa Nº 100-010-2014 del Departamento Administrativo de la Las
Unidades Tecnológicas de Santander – DAFP.
La resolución 2646 de 2008, por la cual se establece disposiciones y se definen
responsabilidades para la “identificación, evaluación, prevención, intervención y
monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el
trabajo y la determinación del origen de las patologías causadas por estrés
ocupacional”.
Artículo 6. Los empleadores deben identificar, como mínimo, los siguientes
aspectos enmarcados en las categorías de factores existentes en la empresa:
Gestión organizacional: Se refiere a los aspectos propios de la administración
del recurso humano, que incluyen el estilo de mando, las modalidades de pago y
de contratación, la participación, el acceso a actividades de inducción y
capacitación, los servicios de bienestar social, los mecanismos de evaluación del
desempeño y las estrategias para el manejo de los cambios que afecten a las
personas, entre otros.
Características de la organización del trabajo: Contempla las formas de
comunicación, la tecnología, la modalidad de organización del trabajo y las
demandas cualitativas y cuantitativas de la labor.
Características del grupo social de trabajo: Comprende el clima de relaciones, la
cohesión y la calidad de las interacciones, así como el trabajo en equipo.
Condiciones del medioambiente de trabajo: Aspectos físicos (temperatura,
ruido, iluminación, ventilación, vibración); químicos; biológicos; de diseño
del puesto y de saneamiento, como agravantes o coadyuvantes de factores
psicosociales.
Decreto Ley 1567 de Agosto 5/1998, por medio del cual se crea el sistema nacional de
capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.
Ley 734 de 2002, Art. 33, numeral 3 y Art. 34, numeral 40, los cuales establecen como
Derechos y Deberes de los servidores públicos, recibir capacitación para el mejor
desempeño de sus funciones. Esta norma se modificó con la Ley 1952 de 2019, que
entrará en vigencia en el mes de mayo de 2019.
Ley 909 de Septiembre 23/2004, Por medio del cual se expiden normas que regulan el
empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1064 de 2006, por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la
educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal
en la Ley General de Educación.
Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector de Las Unidades Tecnológicas de Santander .
Decreto 1083 de 2015 artículos 2.2.4.6 y 2.2.4.7. (Decreto 2539 de 2005), por el cual se
establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los
distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-Ley
770 y 785 de 2005.
Decreto 648 de 2017, “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,
Reglamentario Único del Sector de la Las Unidades Tecnológicas de Santander ”.
Resolución 390 del 03 de mayo de 2017. “Por la cual se actualiza el plan Nacional de
Formación y Capacitación”.
Decreto Ley 894 de 2017 “Por el cual se dictan normas en materia de empleo público
con el fin de facilitar y asegurar la implementación y desarrollo normativo del Acuerdo
Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y
Duradera. Sentencia C-527/17 expediente RDL -027.
Ley de presupuesto Ley No. 1940 noviembre 26 de 2018. Por la cual se decreta el
presupuesto de rentas y recursos de capital y Ley de apropiaciones para la vigencia
fiscal del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2019.
3. LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS
Los lineamientos conceptuales que enmarcan la política de formación y capacitación de
los empleados, orientadas al desarrollo del componente de Capacitación son las
siguientes:
3.1 Gobierno Abierto:
La Carta Iberoamericana de Gobierno Abierto (2016) define el término como el conjunto
de mecanismos y estrategias que contribuyen a la gobernanza pública y al buen
gobierno, basado en los pilares de la transparencia, participación ciudadana, rendición
de cuentas, colaboración e innovación. Donde la ciudadanía tiene un rol protagónico en
el proceso de toma de decisiones, así como en la formulación e implementación de
políticas públicas, para fortalecer la democracia, la legitimidad de la acción pública y el
bienestar colectivo. Desde esta perspectiva, se colige que el aprendizaje organizacional
facilita las posibilidades de los servidores para aportar a iniciativas de mejora en la
gestión pública donde las estrategias de capacitación son cruciales. Fuente: Plan
Nacional de Formación y Capacitación (PNFC, 2017, pág.17)
3.2. Aprendizaje Organizacional:
Es comprendido como el conjunto de procesos que las entidades deben seguir, con el
fin de que el conocimiento que se tenga al interior, se pueda manipular y transferir,
aprovechando este activo intangible de gran valía para la toma de decisiones, la
formulación de políticas públicas y la generación de bienes y servicios.
3.3. Formación: En el marco de la capacitación, es el conjunto de procesos orientados a desarrollar y
fortalecer una ética del servidor público basada en los principios que rigen la función
administrativa.
3.4. Educación:
Es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella
se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y
valores de la cultura.
También se define como un proceso de formación permanente, personal cultural y
social que se fundamenta en una concepción integral de la persona humana, de su
dignidad, derechos y deberes (Constitución política de Colombia de 1991 Art- 67).
3.4.1) Educación Formal
Entendida como aquella impartida en establecimientos educativos aprobados, en una
secuencia regular de ciclos lectivos con sujeción a pautas curriculares progresivas y
conduce a grados y títulos, hace parte de los programas de bienestar social e incentivos
y se rigen por las normas que regulan el sistema de estímulos. (Decreto Ley 1567 de
1998. Art. 7).
3.4.2) Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano:
Antes denominada educación no formal, es la que se ofrece con el objeto de
complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o
laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos para la educación
formal. (Ley 1064 de 2006 y Decreto 4904 de 2009). El tiempo de duración de estos
programas será de mínimo Educación Informal; 600 horas para la formación laboral y
de 160 para la formación académica. (Circular Externa No. 100-010 de 2014 del DAFP).
3.4.3) Educación informal:
Es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas,
entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones,
costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados (Ley 115 /1994).
3.5. Programas de aprendizaje:
Hace referencia al conjunto de procesos estructurados que tiene como propósito la
ampliación o generación de conocimientos, desarrollo de habilidades, valores y
actitudes que permiten a las personas tener un cambio de comportamiento y mejor
desempeño laboral (Plan Nacional de Formación y Capacitación 2017).
3.5.1) Capacitación
“Es el conjunto de procesos organizados relativos a la educación para el trabajo y el
desarrollo, como a la educación informal. Estos procesos buscan prolongar y
complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el
perfeccionamiento de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al desarrollo personal integral y al
cumplimiento de la misión de las entidades” (Plan Nacional de Formación y
Capacitación 2017).
3.5.2) Entrenamiento en el puesto de trabajo:
Busca impartir la preparación en el ejercicio de las funciones del empleo con el objetivo
que se asimilen en la práctica los oficios; se orienta a tender, en el corto plazo,
necesidades de aprendizaje específicas requeridas para el desempeño del cargo,
mediante el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes observables de
manera inmediata. La intensidad del entrenamiento en el puesto de trabajo debe ser
inferior a 160 horas y a este pueden acceder todos los servidores públicos
independientemente de su tipo de vinculación. (Circular Externa No. 100-010 de 2014
del DAFP).
3.5.3) Entrenamiento
En el marco de gestión del recurso Humano en el sector público, el entrenamiento es
una modalidad de capacitación en la que solo se admiten servidores públicos de carrera
y libre nombramiento y remoción, y busca impartir la preparación en el ejercicio de las
funciones del empleo con el objetivo de que se asimilen en la práctica los oficios. En el
corto Plazo, se orienta a atender necesidades de aprendizaje específicas requeridas
para el desempeño del cargo, mediante el desarrollo de conocimiento, habilidades y
actitudes observables de manera inmediata y solo será.
3.6. Inducción y Reinducción
Procesos de formación y capacitación enfocados a la facilitación y fortalecimiento de la
integración e inmersión del empleado a la cultura organizacional. Estos procesos
también pretenden desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y, a su vez,
proporcionarle información esencial para el conocimiento la Las Unidades Tecnológicas
de Santander , estimulando el aprendizaje y desarrollo individual y organizacional
(Decreto 1567 de 1998- Art. 7).
3.7. Competencias laborales
Las competencias laborales constituyen el eje del modelo de empleo público
colombiano y permite identificar de manera cuantitativa y cualitativa necesidades de
capacitación, entrenamiento y formación (Plan Nacional de Formación y Capacitación
Las Unidades Tecnológicas de Santander 2017).
3.8. Modelos de Evaluación:
Con base en los sistemas de información vigentes, se deben incluir indicadores que
midan la pertinencia, la eficacia, eficiencia y efectividad de las capacitaciones y el
entrenamiento en el aprendizaje organizacional
4. ESTRATEGIAS Y TEMATICAS DEL PIC 2020 UTS
Para el Gobierno Abierto, el aprendizaje organizacional es clave pues facilita a los
servidores aportar a iniciativas de mejora en la gestión pública donde las estrategias de
capacitación tienen un papel relevante y se deben priozar.
“Las temáticas priorizadas se han consolidado en tres ejes, permitiendo parametrizar
conceptos en la gestión pública a nivel nacional y territorial” (Plan Nacional de
Formación y Capacitación Las Unidades Tecnológicas de Santander 2017). En la
siguiente gráfica se esquematizan los tres ejes, así:
Fuente: Plan Nacional de Formación y Capacitación Las Unidades Tecnológicas de
Santander, 2017
Gráfico 1 Esquema de los ejes temáticos priorizados
4.1. Eje 1: Gobernanza para la Paz:
“La gobernanza propone como objetivo el logro del desarrollo económico, social e
institucional duradero, a partir de relaciones dinámicas y participativas entre el Estado,
la sociedad civil y el mercado” (Plan Nacional de Formación y Capacitación Las
Unidades Tecnológicas de Santander 2017).
A partir de lo anterior, la introducción de la gobernanza para la paz en las mejores
prácticas para la gestión de la formación, capacitación y entrenamiento, le ofrece a los
servidores públicos un referente sobre cómo deben ser las interacciones con los
ciudadanos, en el marco de la construcción de la convivencia pacífica y de superación
del conflicto. En este sentido, los servidores orientan su gestión con un enfoque de
derechos.
Además, se busca generar sinergias en los diferentes modelos de formulación de
políticas públicas, pues se fortalecen las competencias y capacidades requeridas por
los servidores para generar y promover espacios de participación. Finalmente, fortalece
las prácticas que le apuntan a la transparencia, formalidad y legalidad de los servidores
públicos aumentando la confianza y su reconocimiento por parte de los ciudadanos.
(Plan Nacional de Formación y Capacitación Las Unidades Tecnológicas de Santander
2017).
4.2. Eje 2: Gestión del Conocimiento.
“Responde a la necesidad de desarrollar en los servidores las capacidades orientadas
al mejoramiento continuo de la gestión pública, mediante el reconocimiento de los
procesos que viven todas las entidades públicas para generar, sistematizar y transferir
información necesaria para responder a los retos y a las necesidades que presente el
entorno”.
Con base en esta premisa, nace la gestión del conocimiento, que tiene por objetivo
implementar programas que (mediante el correcto estímulo y administración del
conocimiento proceso de generación, sistematización y/o transferencia de información
de alto valor de quienes integran la institución) permitan a la entidad ser un punto de
referencia para el entorno social y territorial. La agregación de este eje permite además
fortalecer la gestión pública a partir de su aplicación, principalmente en los equipos
transversales (Plan Nacional de Formación y Capacitación Las Unidades Tecnológicas
de Santander 2017).
4.3. Eje 3: Creación de Valor Público:
Se orienta principalmente a la capacidad que tienen los servidores para que, a partir de
la toma de decisiones y la implementación de políticas públicas, se genere satisfacción
al ciudadano. Esto responde principalmente a la necesidad de fortalecer los procesos
de formación, capacitación y entrenamiento de directivos públicos alineando las
decisiones que deben tomar con un esquema de gestión pública orientado al
conocimiento y al buen uso de los recursos para el cumplimiento de metas y fines
planteados en el marco de la misión y competencias de cada entidad pública. (Plan
Nacional de Formación y Capacitación Las Unidades Tecnológicas de Santander
2017).
Fuente: Plan Nacional de Formación y Capacitación 2017
Gráfico 2 Creación de Valor Público
5) ALCANCE
El Plan Institucional de Capacitación – PIC 2019 inicia desde la detección de
necesidades para implementar programas de aprendizaje por cada dependencia, y
finaliza con la evaluación del impacto de los mismos desarrollados en la vigencia;
buscando el fortalecimiento y desarrollo de las capacidades y competencias de sus
servidores, bajo criterios de equidad e igualdad en el acceso a la capacitación de
acuerdo con el Plan Nacional de Formación y Capacitación, así como con el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, todo alineado al plan estratégico de talento humano
visión 2022, este plan de capacitación tiene varios insumos que se mencionan a
continuación:
Planeación estratégica de UTS 2020,
Sugerencias de capacitación a partir de resultados del sistema integrado de
gestión,
Las Políticas del Plan Nacional de Formación y Capacitación,
Plan Estratégico de Talento Humano 2022.
Disposición de información resultado de auditoría realizada por ICONTEC en el
2019
Evaluaciones adelantadas para la medición de impacto de capacitaciones 2019.
Encuesta para la priorización de temáticas realizada a los funcionarios.
Lineamientos de plan de gestión documental, PETIC y el plan anticorrupción.
Y aplica a (servidores públicos de carrera, libre nombramiento y remoción, de planta
temporal, provisionales y contratistas; dependiendo del plan), de acuerdo con la
normatividad establecida.
5.1. Beneficiarios
El enfoque principal es la profesionalización del servidor público: Todos los servidores
públicos independientemente de su tipo de vinculación con el Estado podrán acceder
en igualdad de condiciones a la capacitación, al entrenamiento y a los programas de
bienestar que adopte la entidad para garantizar la mayor calidad de los servicios
públicos a su cargo, atendiendo a las necesidades y presupuesto de la entidad. En todo
caso si el presupuesto es insuficiente se dará prioridad a los empleados con derechos
de carrera administrativa (Decreto 648 de 2017).
Teniendo en cuenta lo estipulado en el Decreto 894 de 2017 y en concordancia con lo
mencionado respecto a la profesionalización del servidor público, los beneficiarios del
Plan Institucional de Capacitación serán todos los servidores públicos,
independientemente de su tipo de vinculación, que estén desempeñando labores en las
Unidades Tecnológicas de Santander y estos podrán acceder en igualdad de
condiciones a los programas de capacitación y de bienestar que adopte la entidad para
garantizar la mayor calidad de los servicios públicos a su cargo.
También es importante hacer claridad en el tipo de programa a los que pueden acceder
los funcionarios debido a su tipo vinculación tal y como se muestra en la Figura 1.
Carrera
Provisionales
* Capacitación Administrativa y Temporales Formal (de acuerdo con el presupuesto y el sistema de Estímulos)
* Educación para el trabajo
*Inducción y Reinducción
*Entrenamiento en el puesto de trabajo
*Temas transversales
Fuente: Elaboración propia Grupo Talento Humano UTS
* Inducción y Reinducción
* Entrenamiento en el puesto de trabajo inferior a 160 horas.
* Temas transversales de
interés para el desempeño institucional
* Capacitaciones para la
implementación de los acuerdos de paz.
Personas en
Figura 1 Acceso a actividades del PIC 2020 de acuerdo con el tipo de vinculación, según la Circular 100-010 de 2014 de Las Unidades Tecnológicas de Santander.
6) OBJETIVOS PIC 2020.
6.1. Objetivo Estratégico.
Contribuir a la formación y fortalecimiento de competencias de los servidores en las
Unidades Tecnológicas de Santander, a través de actividades de capacitación,
entrenamiento, inducción y reinducción, para cada una de las etapas del ciclo de vida
laboral de los servidores de las UTS, en el marco de los lineamientos de MIPG en la
dimensión del Talento Humano coordinado con la tecnología pertinente conforme a lo
establecido en el Plan Estratégico de Talento Humano 2022, enmarcado en las rutas de
la Felicidad, del Crecimiento, de la Calidad y de la Información.
6.2. Objetivos de gestión.
Implementar las orientaciones conceptuales, pedagógicas, temáticas y estratégicas
de la política de capacitación para la planeación del PIC 2020 en el marco del Plan
Estratégico de Talento Humano 2022 (Evaluación del desempeño, resultados de
PIC 2019, encuesta, resultados de sistemas de gestión y evaluaciones de clima
laboral o salud ocupacional, entre otras).
Integrar a los nuevos servidores a la cultura organizacional por medio de los
procesos de Inducción contribuyendo a la consolidación de la cultura
organizacional, articulado a estrategias de bienestar, vacantes, gestión de recursos
tecnológicos y visión de la UTS.
Efectuar la Re-inducción en virtud de los cambios y actualizaciones producidas en
los procesos y objetivos institucionales, así como en los nuevos lineamientos y
políticas, tales como MIPG, SIGUTS, gestión del riesgo, gestión pública participativa
y transparente.
Direccionar el PIC frente a las falencias y brechas encontradas en la detección de
Necesidades de Aprendizaje Organizacional para el mejoramiento en el puesto de
trabajo y en las mismas capacitaciones, promoviendo un desarrollo del liderazgo,
trabajo en equipo y por tanto un mejor clima organizacional para la productividad.
7) RESULTADOS DE IMPACTO PIC 2019
Para conocer el impacto del PIC 2019, fue aplicada una encuesta física y electrónica a
los líderes de área y servidores que asistieron a capacitaciones en el 2018.
Debido a la rotación que se generó en el año 2018 - 2019, la encuesta integra 12
procesos, es decir un total de 28 servidores encuestados (8 líderes de procesos y 20
servidores entre capacitados y pares).
Los resultados fueron los siguientes:
Se requiere enfocar capacitaciones hacia áreas propias de la integración de
sistemas de gestión como MIPG.
Es necesario incrementar talleres en áreas relacionadas con la gestión de la
seguridad digital y gestión del riesgo en procesos.
Las Capacitaciones recibidas fueron aceptables pero se puede mejorar en
metodología.
La evaluación de las capacitaciones generan un resultado con impacto positivo
en el fortalecimiento de los conocimientos para el puesto de trabajo.
Se evidencia la importancia de los líderes en la multiplicación de la información
obtenida en la capacitación dentro de la dependencia.
Las capacitaciones desarrolladas con temáticas propias de la misionalidad de
Las Unidades Tecnológicas de Santander, deben continuar para lograr cambio.
8) FORMATO DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA
CAPACITACIÓN PIC 2019
9) APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PIC.
9.1 Principios rectores de la capacitación.
La capacitación en Las Unidades Tecnológicas de Santander se basa en los principios
estipulados en el Decreto Ley 1567 de 1998 y decreto 612 del 2018.
9.2 Lineamientos de los enfoques pedagógicos que se utilizan para el desarrollo de los programas de aprendizaje.
En las unidades tecnológicas de Santander, se desarrolla el proceso de talento humano
por orientado por el marco legal y por el sistema integrado de gestión SIGUTS, el cual
tiene un procedimiento para la planeación estratégica que direcciona hacia alinear los
planes institucionales hacia políticas y buenas practicas nacionales e internacionales,
por ello teniendo en cuenta lo estipulado en el Plan Nacional de Formación y
Capacitación, los enfoques son entendidos como la diversidad de posturas,
metodologías y herramientas usadas en los procesos de aprendizaje, generación y
apropiación de conocimiento.
En el caso puntual, el Departamento Administrativo de la Las Unidades Tecnológicas de
Santander, aplica los siguientes enfoques para generar un aprendizaje, dependiendo de
la necesidad de aprendizaje organizacional:
Conductismo
Este denota que el aprendizaje se genera mediante la repetición de patrones para la
obtención de una consecuencia, puesto que la definición de objetivos observables,
medibles y comprobables hace que el aprendizaje sea concreto, simple y eficaz.
Es preciso aclarar que este enfoque debe usarse en procesos que requieran cierto
grado de mecanización o automatización de alguna labor o tarea, asimismo se
evidencian relaciones causales que se forman durante las interacciones de los
sujetos con estímulos (jefes, compañeros, capacitadores, etc.),lo que facilita el
aprendizaje dando origen a nuevos comportamientos observables; esto quiere decir
que los funcionarios pueden ser influenciados mediante estímulos que provocan
respuestas específicas y esperadas en torno a las funciones designadas..
Un claro ejemplo de la aplicación de este enfoque pedagógico es el entrenamiento
en el puesto de trabajo debido a que en este tipo de programa de aprendizaje se
requiere seguir una serie de pasos de manera consecutiva y ordenada para lograr
un resultado, algunas estrategias son el seguimiento de instrucciones u
observaciones directas (Aprendizaje Bicario) seguido de un proceso de repetición de
la tarea.
Se enfoca en la obtención de conocimiento mediante una negociación social, donde
el aprendizaje no es brindado por un solo personaje sino que es construido por
todos los implicados en un contexto puntual. En este proceso las experiencias
previas de cada persona son fundamentales para interpretar y construir el
conocimiento que un instructor pone a disposición del servidor a manera de guía.
Entre las principales ventajas se encuentra que este propicia la innovación,
promueve el desarrollo del pensamiento y fortalece las relaciones interpersonales
pero es de difícil ejecución y evaluación en grupos grandes.
Por ejemplo encontramos las capacitaciones que se llevan a cabo con la interacción
con el medio y directamente con otras personas, generando una construcción del
conocimiento de manera grupal donde el aprendizaje se interiorizará de una forma
efectiva al relacionar y complementar los conceptos que se tenían almacenados en
la memoria con los que recién se están construyendo.
Cognitivismo
El cognitivismo supone que existen varias acciones complejas, como almacenar,
reconocer, comprender, organizar y utilizar la información que se recibe a través
de los sentidos para generar el conocimiento; busca conocer cómo los individuos
entienden la realidad en la que viven a partir de la transformación de la
información que se percibe mediante los órganos de los sentidos.
Adicional a esto, resalta que, dependiendo de la manera en la que los individuos
procesan la información y entienden el contexto en el que están inmersos,
generan conocimiento para un determinado tipo de conducta, es decir, se
contrastan las nuevas informaciones con su estructura cognitiva actual y, a partir
de esto, generan conocimiento y moldean sus acciones, generando un
aprendizaje individualizado e ideográfico.
Este hace énfasis en la integración de ideas, hechos y experiencias, que
permiten entender diferentes puntos de vista, permitiendo la Integración de
información por medio del pensamiento dialectico, sintetizando contradicciones y
aceptando integración de alternativas.
Este tipo de enfoque se puede ver evidenciado en los talleres o capacitaciones
que invitan a los servidores a reflexionar a partir de algún planteamiento dado, ya
sean metáforas, cuentos, historias, entre otros, generando un cambio en la forma
en que las personas perciben la información y a su vez la interiorizan para lograr
el aprendizaje.
9.3 Lineamientos articulación del plan de capacitación PIC 2020.
De acuerdo con el Plan Nacional de Formación y Capacitación, los enfoques
pedagógicos son:
Por lo anterior, se determinará los Tips específicos para fortalecer el PIC 2020, con el
fin de generar herramientas que fortalezca el aprendizaje en adultos.
Articulación conceptual del PIC con la gestión del conocimiento, con la creación de valor público y la gobernanza para la paz.
Para la implementación del PIC, se establece un abordaje en la orientación y
priorización de temáticas para desarrollar y articular programas de capacitación,
orientando el fortalecimiento de las capacidades de los servidores a las necesidades
institucionales en un proceso de mejora continua.
Por lo anterior, Las Unidades Tecnológicas de Santander efectúo el Diagnóstico de
Necesidades de Aprendizaje Organizacional – DNAO con base en los tres ejes
temáticos incluidos en el PNFC, que permitió identificar las necesidades de
capacitación prioritarias en Las Unidades Tecnológicas de Santander.
Apuesta estratégica del Plan Nacional de Formación y Capacitación 2017 y el Plan Institucional de Capacitación.
Según el PNFC generador de la política de capacitación, fundamenta los siguientes
principios adicionales a los establecidos en el Decreto Ley 1567 de 1998:
Probidad e integridad del servidor público
Bienestar y desarrollo de los servidores públicos
Productividad y trabajo en equipo
Investigación, innovación y desarrollo
Reconocimiento de la labor del servidor público
Lo anterior, representa la apuesta estratégica que responde a los retos y necesidades
para la profesionalización y desarrollo del servidor en Las Unidades Tecnológicas de
Santander , entendiendo la capacitación como movilizadora de cambios institucionales
de entidades flexibles, innovadoras y conocimiento de alto valor, con el fin de generar
mejoramiento continuo en la Entidad.(Plan Nacional de Formación y Capacitación
2017).
Presentación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño
El presente documento, PIC 2020, consolida las necesidades de capacitación las
cuales se presentan al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para aprobarlas
conforme al presupuesto de capacitación para 2020. Una vez aprobado el documento,
se procede a la publicación y comunicación del mismo en las dependencias.
Divulgación y Sensibilización
El PIC 2020 se divulga según las estrategias establecidas con la Oficina Asesora de
Comunicaciones, es decir, en la intranet, pantallas informativas, correos electrónicos y
con una actividad lúdica en las diferentes dependencias, una vez aprobado por el
Comité.
Así mismo, esta sensibilización se basará en piezas de comunicación, frases alusivas a
la aprobación del PIC, publicación en la página WEB de Las Unidades Tecnológicas de
Santander, publicación en el Sistema de Gestión Institucional, entre otras.
Seguimiento y Evaluación
La fase de seguimiento se efectuará de manera permanente, con la aplicación de las
encuestas (en cada actividad interna), establecidas en el Sistema de Gestión
Institucional. La fase de evaluación se realizará anualmente por medio de la evaluación
de impacto de capacitación con el fin de presentar conclusiones y recomendaciones del
PIC 2020. Esta información es el insumo para la siguiente vigencia.
Ambiente de aprendizaje
El ambiente de aprendizaje se desarrolla en el espacio físico, en las instalaciones de
Las Unidades Tecnológicas de Santander o en donde se dispongan los recursos para
la capacitación, también se contempla realizar algunas formaciones en canales y
espacios virutales. Lo anterior es permitido según Nota: Fuente Guía Metodológica
para la implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación (PNFC 2017,
pág. 30)
Rol del instructor
En el marco del componente de Capacitación, los formadores de los servidores en Las
Unidades Tecnológicas de Santander podrán efectuar los aprendizajes de manera
presencial o no presencial (virtual), según se disponga. Nota: Fuente Guía
Metodológica para la implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación
(PNFC 2017, pág. 30)
Papel y tipo de aprendiz
Los papeles que desempeñará el aprendiz, dentro del desarrollo del marco del PIC,
serán tanto pasivos como activos ya que habrá ocasiones en las que sea un ente
únicamente receptor y otras en las que su aprendizaje involucre una interacción entre
varios actores, es decir el tipo de aprendizaje se desarrolla de manera individual y/o
grupal. Nota: Fuente Guía Metodológica para la implementación del Plan Nacional de
Formación y Capacitación (PNFC 2017, pág. 30)
10. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL –2020.
Dentro del componente de Capacitación del Plan Estratégico de Talento Humano, es
preciso tener en cuenta para el PIC 2020 lo siguiente:
10.1 Previo a la planeación.
Se verificaron los siguientes lineamientos:
Planeación estratégica de UTS,
Sugerencias de capacitación a partir de resultados del sistema integrado de
gestión,
Las Políticas del Plan Nacional de Formación y Capacitación,
Plan Estratégico de Talento Humano 2022.
Las demás impartidas en temas de capacitación por parte del Gobierno Nacional
y la Dirección de Empleo Público.
Disposición de información resultado de auditoría realizada por ICONTEC en el
2019
Evaluaciones adelantadas para la medición de impacto de capacitaciones 2019.
Encuesta para la priorización de temáticas realizada a los funcionarios.
Lineamientos de plan de gestión documental, PETIC y el plan anticorrupción.
10.2. Articulación con el PÉTIC.
Se articuló con el PETIC, a partir de sus políticas y lineamientos que demandan
competencias en los siguientes temas:
Política de gestión de usuarios y contraseñas. El ámbito de esta política incluye a
todos aquellos usuarios de los servicios y recursos informáticos de la institución
educativa que tienen o son responsables de una cuenta de usuario o cualquier otro
tipo de acceso que requiera una contraseña en cualquiera de los sistemas de
información, correo electrónico, equipos de cómputo.
Política de uso de internet. Comprende todas las obligaciones que tienen las
personas que hagan uso del servicio de internet ofrecido por la institución con el fin
de hacer un correcto uso y aprovechamiento del mismo.
Política de correo electrónico y mensajería instantánea. Esta política aplica al buen
uso del servicio de correo electrónico corporativo de las unidades tecnológicas de
Santander que se ofrece desde la plataforma de office 365. Abarca por tanto a todas
las direcciones de correo electrónico del dominio y subdominios uts.edu.co.
Política de uso de los recursos tecnológicos. Brindar orientaciones generales sobre
la utilización de los recursos de cómputo y de información, para lograr su máximo
aprovechamiento.
10.3. Estrategia para el desarrollo
La estrategia para el desarrollo del DNAO, fue implementar la metodología de
Encuestas, además reuniones para articular con oficinas como Planeación, Recursos
informáticos, entre otras, y la revisión de otros resultados en indicadores, informes de
gestión y la entrevista con líderes de los procesos, así:
10.3.1. Encuestas
Las destrezas, los valores y las actitudes, para que sean servidores competentes en el
ejercicio de sus labores y comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal,
logrando una gestión pública eficiente, eficaz, transparente y participativa.
Ejes Temáticos: Las temáticas priorizadas se han consolidado en tres ejes, permitiendo
parametrizar conceptos en la gestión pública.
Tabla 1 Eje Gestión del Cambio
Eje temático Dimensión de competencias
Contenidos temáticos
Gestión del Conocimiento:
Desarrollar mecanismos que
permitan el aumento del desempeño institucional, la optimización de recursos y la generación
y desarrollo de conocimiento al
Interior de la Institución.
Ser
Orientación al servicio a. Innovación y experimentación. b. Flexibilidad y liderazgo transformador. c. Trabajo en equipo. d. Gestión por resultados. e. Formas de interacción.
Hacer
Administración de datos a. Gestión de del conocimiento institucional. b. Gestión contractual c. Trazabilidad en procesos. d. Gestión de la información y archivos físicos y digital. e. Gestión de planes operacionales y de compras. f. Evaluación de Desempeño e incentivos. g. Indicadores de eficacia, eficiencia, efectividad e impacto.
Saber
Cultura orientada al conocimiento a. Alineación de planes b. Modelos basados en el trabajo en equipo c. Auditoria de procesos y seguimiento de proyectos d. Gestión de la seguridad de la información. f. Toma de decisiones basada en datos g. Gestión de seguridad y privacidad de la información h. Procesamiento de datos e información i. Gestión de procesos para la calidad.
Eje temático Dimensión de competencias Contenidos temáticos
Gobernanza para la Paz
Ser
Habilidades comunicativas y de relacionamiento a. Adaptación al cambio y Creatividad b. Vocación de servicio y comunicación asertiva c. Convivencia y reconocimiento de la diversidad d. Ética y transparencia en la gestión pública e. Liderazgo e Inteligencia Emocional.
Hacer
Mecanismos de protección de DDHH (Derechos Humanos) a. Responsabilidad b. Mecanismos de participación ciudadana c. Resolución de conflictos d. No estigmatización, no discriminación e. Formulación de proyectos de intervención de territorios.
Saber
Derechos Humanos a. Principios y fines del Estado b. Enfoque de derechos c. Planificación y gestión de los recursos naturales d. Gestión de la responsabilidad social corporativa.
Eje temático Dimensión de competencias
Contenidos temáticos
Valor Público:
Encauzar el funcionamiento de la administración pública y de toma
de decisiones hacia la obtención de resultados con
calidad y efectividad, garantizando la
oportuna satisfacción de las demandas de la
Sociedad.
Ser
a. Servicio al ciudadano b. Calidad y humanización del servicio c. Desarrollo humano d. Liderazgo transformador e. Proactividad y responsabilidad f. Orientación al resultado
Hacer
Gerencia estratégica a. Gerencia financiera y presupuestal b. Gestión y desarrollo del talento humano c. Promoción del liderazgo y el talento en las personas d. Flujo de la información de manera pública e. Fortalecer la legitimidad f. Mejoramiento de la institucionalidad
Saber
Consecución de recursos a. Gestión presupuestal b. Gestión de planes, programas y proyectos. c. Calidad en la gestión pública d. Solución de problemas e. Fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos f. Derechos políticos y electorales g. Rol del servidor público en la generación de valor público h. Valor de lo público i. Empoderamiento y coaching.
Mediante correo del 15 Noviembre de 2019, se solicitó a los Funcionarios de Planta
dar a conocer mediante Encuestas virtuales, las necesidades de capacitación de su
Dependencia, en el levantamiento del diagnóstico de necesidades de capacitación
para la vigencia 2020, de los 125 funcionarios de planta actuales, diligenciaron la
encuesta 44 funcionarios, con el Plan de capacitación se busca impactar el 85% del
personal administrativo de planta de las Unidades Tecnológicas de Santander.
Dentro de las capacitaciones elegidas por lo funcionarios las de mayor relevancia se
encuentran consolidadas en el Anexo No. 4.
No obstante, nos encontramos en espera de la reunión de Comisión de personal para la
aprobación de las capacitaciones que se impartirán en esta vigencia y de esta manera
dar a conocer el Plan Institucional de Capacitación.
10.4 Ejecución del PIC
Se implementa las actividades establecidas de acuerdo con el PIC 2020. Para su ejecución, se
informará por medio de intranet y las demás herramientas de comunicación sobre las
actividades desarrolladas.
10.4.1. Asignación de presupuesto
Se definirá en el 2020.
11. ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE APRENDIZAJE.
La estrategia se enfoca en contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y
competencias de los servidores de Las Unidades Tecnológicas de Santander, promoviendo el
desarrollo integral, personal e institucionalmente que permita las transformaciones que se
requieren en los diferentes contextos.
Por lo cual, el presente Plan pretende abarcar al mayor número de servidores de Las Unidades
Tecnológicas de Santander , considerando las metas institucionales para el año 2020, por lo
que se proyectan jornadas de capacitación y de entrenamiento en puesto de trabajo, por
grupos, de forma presencial o virtual y en diferentes sesiones. Lo anterior, con el ánimo de no
dejar sin servicio a las dependencias.
11.1. Capacitaciones
El objetivo central de estas actividades es llevar a cabo actividades derivadas de los retos y
situaciones a las que se enfrentan los servidores en su desempeño laboral diario, por medio de
una detección de necesidades de aprendizaje organizacional o DNAO.
Debido a la importancia que tiene la capacitación, en el 2017 surge la necesidad de adoptar un
nuevo Plan Nacional de Formación y Capacitación - PNFC, cuyo objetivo es fortalecer la
gestión pública colombiana, mediante un proceso de mejora continua en el que se adopten las
mejores prácticas enmarcados en el Plan Estratégico de Talento Humano que recoge la
planeación para la vigencia.
11.2. Estrategia de Inducción
El programa de Inducción de Las Unidades Tecnológicas de Santander tiene por
objeto iniciar al servidor en su integración a la cultura organizacional, al sistema de
valores, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión y
objetivos institucionales y crear sentido de pertenencia hacia la Entidad.
Por esta razón, antes de que el servidor vinculado cumpla 4 meses de
acompañamiento, se efectuará una inducción institucional magistral en la cual
intervienen diferentes dependencias, de la siguiente manera: Tabla 2 Inducción Magistral
Estructura del Estado
Qué es la Las Unidades Tecnológicas de Santander , Misión y visión.
Oficina asesora de
Sector administrativo
Principios y valores
Planeación
Estructura organizacional UTS
Objetivos institucionales
Sistema integrado de Gestión
Programa de Bienestar
Plan institucional de Capacitación
Grupo del proceso de Gestión Humana UTS
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo en el trabajo
Evaluación del Desempeño
Nómina
Fondo de empleados
Oficina asesora de
Estrategias de comunicación para la entidad
Página Web
Comunicaciones
Redes Sociales
Grupo de Gestión Proceso de Archivo
Documental Sistema de Gestión Documental.
Grupo de servicio al
Políticas de atención a los usuarios
Protocolos de servicio
ciudadano Institucional
Productos y servicios
Divulgación de la Ley 1010 de 2009
Dirección Jurídica Acoso laboral
Régimen salarial y prestacional Fuente: Elaboración propia Grupo del proceso de Gestión Humana UTS
Así mismo, el Grupo del proceso de Gestión Humana UTS, hará seguimiento con respecto al
acompañamiento que se llevó a cabo en el área, una vez se cumplidos los 4 meses después
del ingreso.
Este seguimiento consiste en el desarrollo de una encuesta virtual, que pretende determinar el
grado de interiorización del conocimiento adquirido con los temas generales que son
expuestos en la jornada, en los cuales se consolidará como resultados del programa de
inducción. Estos resultados generan oportunidades de mejora en el desarrollo de la jornada de
inducción, así como para fortalecer a los servidores en aquellas temáticas con mayor
dificultad.
11.3. Estrategia en el momento de ingreso y ubicación en el puesto de trabajo
Una vez posesionado el servidor, se remitirá un correo electrónico al jefe inmediato
donde se solicita un tutor que hará el respectivo acompañamiento en temas propios del
área, como los siguientes:
Asesorar en temas y actividades de la Dependencia.
Orientar en temas afines con Las Unidades Tecnológicas de Santander misión,
visión, valores, objetivos, entre otros.
Dar a conocer la planeación de actividades anual del área
Enseñar el Manual de Funciones, correspondiente a su cargo y grado.
Organizar el tiempo y horas para cada actividad.
Indicar el lugar donde va a trabajar (escritorio).
Informar las funciones que deberá llevar a cabo el servidor en el puesto de
trabajo.
Orientar respecto a la ubicación física de la dependencia (oficinas, baños,
cocina, otros espacios físicos).
Presentar los compañeros de la dependencia.
Solicitar el usuario y la contraseña del directorio activo y el correo electrónico del
servidor (lo realiza en el momento de la vinculación el Grupo del proceso de
Gestión Humana UTS).
Indicar la responsabilidad en el manejo y uso que se haga de la información.
Explicar qué persona es responsable de efectuar los pedidos, los materiales o
elementos y periodicidad en la dependencia.
Entregar el listado de los teléfonos y listados de extensión de Las Unidades
Tecnológicas de Santander.
Orientar en cuanto a normas de convivencia en el lugar de trabajo.
Entregar todo el material de apoyo como cartillas, folletos, libros que orienten el
cumplimiento misional.
De otro lado, se solicita al jefe inmediato la concertación de compromisos relacionada
con la Evaluación del Desempeño Laboral, la cual deberá ser entregada dentro de los
primeros quince (15) días a partir del ingreso del servidor.
Finalmente, el Grupo del proceso de Gestión Humana UTS realiza seguimiento al
desarrollo y cumplimiento del plan formulado en los cuatro meses señalados por la
norma.
11.4. Re-inducción.
Según procedimiento PGA 01, del sistema integrado de gestión:
Reinducción: Hace parte de un proceso progresivo de formación, aprendizaje y
reorientación de la integración de las personas que hacen parte de la Institución; ya
que, es indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que ésta pueda
cumplir adecuadamente su misión o en virtud de los cambios producidos en cualquiera
de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de Reinducción se
impartirán por lo menos cada año o en el momento en que se produzcan cambios en la
Entidad.
El programa de Re-inducción Institucional de Las Unidades Tecnológicas de Santander,
está dirigido a reorientar la integración del funcionario a la cultura organizacional en
virtud de los cambios producidos en cualquiera de los temas que ameriten,
fortaleciendo su sentido de pertenencia e identidad frente a la Entidad.
Se aplica a todos los servidores por lo menos cada dos años, o en el momento que se
origine un cambio, mediante la presentación por parte de los directivos o servidores
competentes de las áreas, cumpliendo con las estrategias y objetivos propuestos, así
como los lineamientos generales de la Entidad. (Ley 1567 de 1998. CAP II)
Por lo anterior, el programa de Re-inducción en Las Unidades Tecnológicas de
Santander, se realiza con los cronogramas establecidos y de acuerdo con las
actualizaciones exigidas.
Así las cosas, los temas relacionados para desarrollar la re-inducción en el año 2019,
son los siguientes:
Protocolos de atención.
Actualización Normativa.
Gestión Documental.
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo - Prevención y Gestión de
Seguridad.
MIPG
Finalmente y para el desarrollo de la estrategia incluida en el Plan Estratégico de
Talento Humano, se establece un cronograma con las dependencias misionales, con el
objetivo de efectuar una jornada de inducción en cada semestre, que contemple los
cambios o actualización de las temáticas del Departamento a los servidores.
(Anexo 1 - Cronograma actividades Inducción-Re-inducción)
11.5. Entrenamiento en el puesto de trabajo.
El Entrenamiento en el Puesto de Trabajo se orienta a atender, en el corto plazo, necesidades
de aprendizaje requeridas para el desempeño del cargo. Se efectúa dependiendo la detección
de necesidades de capacitación, mediante el desarrollo de conocimientos, habilidades y
actitudes. Estas son aprobadas por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La
intensidad horaria del entrenamiento en el puesto de trabajo debe ser inferior a 160 horas, y se
puede beneficiar de este a los empleados con derecho de carrera administrativa, de libre
nombramiento y remoción, provisionales y temporales.
Por lo anterior, para la vigencia 2020, Las Unidades Tecnológicas de Santander, establece
como entrenamiento en el puesto de trabajo, los temas aprobados por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño según el consolidado de Detección de Necesidades Organizacional,
establecido en las encuestas, entrevistas a líderes y revisión de otros planes instituciones así
como resultados del sistema de gestión SIGUTS.
11.6. Documentos que soportan actividades de los programas de aprendizaje
Los siguientes documentos deben ser diligenciados, sin excepción alguna, en toda
actividad de capacitación que imparta la Entidad y deben ser remitidos al Grupo del
proceso de Gestión Humana UTS.
Registro de reuniones internas.
Resultados de la evaluación de impacto de la capacitación
semestralmente.
Conclusiones de las Evaluaciones adicionales de acuerdo con la
capacitación efectuada, según los formatos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión.
12. INDICADORES DE EVALUACIÓN
12.1 Evaluación de eficacia Para la evaluación de la eficacia se determinará el siguiente indicador:
Indicador
¿Qué evaluar?
Formula del Indicador
Implementación del
(Número de actividades ejecutadas de
Eficacia
capacitación / Número de actividades PIC
programadas) x 100
Fuente: Elaboración propia Grupo del proceso de Gestión Humana UTS
12.2. Evaluación de impacto (efectividad)
La evaluación del impacto es la comparación de las variaciones generadas entre una
situación inicial y otra posterior, luego de la intervención de la capacitación. Esta
brindará resultados y evidenciará la efectividad en el puesto de trabajo por los servicios
que prestan.
Así mismo, esta evaluación pretende conocer la percepción acerca de la incidencia de
las acciones implementadas en la formación, de acuerdo con la capacitación
desarrollada.
La medición del impacto de la capacitación, se efectúa de acuerdo con los siguientes
criterios y requisitos particulares:
Primero: Que su objetivo sea conforme a las competencias necesarias para la
ejecución de sus funciones en el cargo.
Segundo: Que su intensidad horaria sea igual o superior a las 20 horas de
capacitación. La medición del impacto se realiza a en los siguientes 4 a 6 meses
de la capacitación y se mide por un instrumento virtual (encuesta electrónica)
definida, este instrumento hará parte del SIGUTS.
Tercero: Que se lleve a cabo una evaluación inicial y otra final.
No obstante, a los requisitos para evaluar el impacto de la capacitación, se aplicará una
metodología establecida donde se contempla las siguientes actividades:
Planear la evaluación
Diseñar el proceso de evaluación de impacto
Ejecutar el proceso de evaluación de impacto
Generar y divulgar los resultados
Página 30
13. ANEXOS
ANEXO N° 1: Cronograma de Inducción y Re-Inducción
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ANEXO N° 2: Enlace procedimiento para la Inducción y Reinducción Institucional UTS.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION
https://www.dropbox.com/sh/op8bmnpioxnutkq/AABgQ7MOncAQc1HXScAecN5ga/TODOS%20LOS%20PROCESOS/G
ESTION%20ADMINISTRATIVA/TALENTO%20HUMANO/PROCEDIMIENTOS?dl=0&preview=P-GA-
01+Inducci%C3%B3n+y+Reinducci%C3%B3n.docx&subfolder_nav_tracking=1
ANEXO N° 3: Informe encuesta priorización de necesidades de capacitación.
VALOR PÚBLICO
Capacitación Excel Avanzado, Proyectos y Finanzas
Identidad y sentido de Pertenencia Institucional, Trabajo en Equipo y
Liderazgo
Metodología de la Formulación e proyectos, Riesgos
Servicio al Cliente, Negociación y resolución de Conflictos, manejo de
Estrés Laboral
MIPG, Banco de proyectos
Excel – TIC
Proactividad y Responsabilidad, actualización en Normatividad, inteligencia
emocional
Liderazgo, Trabajo en Equipo y Trato de personal
ANEXO N° 4: Consolidado de Detección de Necesidades de Capacitación (Encuestas – Entrevistas – Otros
Planes – Sistemas de gestión)
No. Eje a desarrollar
Contenido
temático
Tecnologías de la información y optimización de procesos
Capacitación Excel Avanzado, Proyectos y Finanzas Manejo de tecnologías de la información Auditoria de procesos y seguimiento de planes, programas y proyectos.
Habilidades blandas
Identidad y sentido de Pertenencia Institucional, Trabajo en Equipo y Liderazgo Comunicación asertiva Empoderamiento y Coaching Liderazgo transformador Evaluación de desempeño. Mecanismo de participación
Gestión de procesos y proyectos
Metodología de la Formulación de Planes, Programas y Proyectos. Capacitación en formulación de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. Gerencia Financiera y presupuestal
Generación de valor y participación ciudadana
Servicio al Cliente, Servicio al ciudadano Negociación y resolución de Conflictos, manejo de Estrés Laboral Gestión y desarrollo del talento
Fortalecer el liderazgo y talento humano
MIPG, Banco de proyectos Gestión del riesgo Liderazgo e inteligencia emocional, Trabajo en Equipo y Trato de persona Participación ciudadana
Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación
5
TIC y herramientas de oficina Proactividad y Responsabilidad, actualización en Normatividad, Cumplimiento de los supervisores en la ejecución de los contratos. Gestión por resultados Metodología de gestión de proyectos de inversión. Trámites y OPA Institucional registrados ante el SUIT.
ANEXO N° 5:
a. Cronograma de Capacitación
Fuente: Elaboración propia Grupo del proceso de Talento Humano UTS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Inducción y Reinducción
2
TIC y herramientas de oficina para
protocolos de autorización de
tramites
3Formulación de planes, programas
y proyectos
4
Auditoria de procesos y
seguimiento de planes, programas y
proyectos para supervisores de
contratos
5
Gestión del riesgo para la seguridad
digital y la sostenibilidad
institucional
6Liderazgo transformador para la
gestión del cambio (MIPG) (virtual)
7 Participación ciudadana, servicio al
ciudadano y lenguaje de señas.
8Gestión por resultados con
indicadores y simplificación de los
procesos. (Virtual)
9
Desarrollar una cultura
organizacional sólida, de trabajo en
equipo y soportada en la gestión del
conocimiento
10
Capacitaciones Virtuales de Ley
Gobernanza para la paz, Gestión
del conocimiento y Gestión de valor
público
D ESC R IP C ION D E A C T IVID A D
JU LIO SEPT IEM B R E OC TU B R E
P A E
A GOSTO
N °
JU N IOEN ER O FEB R ER O M A R ZO A B R IL M A Y O
2020
C R ON OGR A M A
N OV IEM B R E D IC IEM B R E
ANEXO N° 6: Formato de Evaluación del Impacto de la Capacitación