Ref. 1-2014-97 - 98/2014/SGC - 420

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Seor: KEVIN RODAS

Asunto: Concepto Tcnico Digitalizacin de Historias laborales

Cordial saludo seor Rodas,

El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el N 1-2014- 97,relacionada con la consulta de informacin sobre la obligatoriedad de tener archivos hoja de vida, afiliacin y retiro de pensiones y si el archivo de historias laborales se puede digitalizar con un software que asegure la fiel copia del original y as es posible deshacer las hojas fsicas. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes trminos:

Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica.

Es importante mencionar que los documentos hoja de vida, afiliacin y retiro de pensiones entre otros, son documentos de archivo y por ende tiposdocumentales del expediente de Historia Laboral y del cual existe una obligatoriedad por parte de lasentidades, en la creaciny conformacin de expedientes a partir de las funciones y procesos delrea responsable de esta funcin; igualmente de conformidad con el cuadro de clasificacin documental y la tabla de retencin documental, instrumentos quedeben ser adoptados por la entidad. Ahora bien, el expediente se debe crear desde el primermomento que se inicia un trmite, actuacin o procedimiento, hasta la finalizacin del mismo,abarcando los documentos que se generen durante la vigencia e incluso en consideracin a laprescripcin de las actuaciones administrativas, fiscales y penales; es decir los expedientes seconforman con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismotrmite, actuacin o

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procedimiento, independientemente del tipo de informacin, formato osoporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.

Adicionalmente, la Entidad en cumplimiento con las normas establecidas por el AGN y a travs de la responsabilidad que tiene el Comit Interno de Archivo, formule la poltica de archivo y gestin documental con sujecin a lo establecido en la Ley General de Archivos y en especial lo sealado en el artculo 6 del Decreto 2609 de 2012 y estar acorde con sus propias caractersticas y necesidades, administrativas, funcionales, documentales, legales y fiscales.Por lo anterior, su propuesta de digitalizar con un software que asegure la fiel copia del original y as es posible deshacer las hojas fsicas, deber hacerse de conformidad con lo dispuesto en la poltica en mencin y estar armonizada con los otros sistemas administrativos y de gestin establecidos en la entidad o por el Gobierno Nacional.

Igualmente conviene recordar algunas disposiciones legales y tcnicas que sugerimos tener en cuenta para cuando el Comit Tcnico de Archivo estudie las modificaciones o adopte la poltica de archivo y de gestin documental:

DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS

Dentro de su mbito de aplicacin, la Ley 594 de 2000 en su Art. 19 establece que las entidades podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de organizacin archivstica de los documentos y realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema.

De esta manera, la digitalizacin como tcnica reprogrfica puede ser aplicada a cualquier tipo de documento, siempre y cuando la aplicacin de este procedimiento corresponda a una decisin fundamentada en la poltica de gestin documental y al programa de gestin documental de la entidad, segn lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el Ttulo V de la Ley General de Archivos sobre Gestin de Documentos; a la Circular ExternaN 005 de 2012 mediante la cual el AGN recomienda cmo llevar a cabo procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas en el marco de la iniciativa Cero Papel ; y al protocolo de digitalizacin establecido por el AGN, de modo que se garantice que el documento reproducido es una copia veraz, fiable, autentica e integra tal como el original y se asegure su accesibilidad y permanencia a travs del tiempo.

Sin embargo, la digitalizacin de documentos de ninguna manera implica la eliminacin o destruccin fsica de los documentos originales. La Ley 594 de 2000 en su Art. 49 establece que en ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan

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sido reproducidos por cualquier medio y en el caso puntual de las historias laborales, el Archivo General de la Nacin ha conceptuado que este tipo de expedientes deben conservarse debidamente organizados y en sus soportes originales, por un periodo de por lo menos 80 aos posteriores a la prestacin del servicio por parte del trabajador, debido a los efectos legales que estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la pensin, para las decisiones de instancias judiciales, en el marco de la garanta y salvaguarda del derecho fundamental a la seguridad social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigacin histrica en el campo de la ciencias sociales.

Como complemento de lo expuesto anteriormente, la Circular Externa N 002 de 2012 del AGN, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestin de documentos, como quiera que la administracin de documentos de archivo que se originan en sistemas de informacin, debe cumplir con unos mnimos, para el cumplimiento de las polticas de Gestin Documental de conformidad con a las Tablas de Retencin Documental de la Entidad.

En este sentido, para la adquisicin de un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos deArchivoy determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema, usuarios - grupos y roles, clasificacin documental, metadatos, retencin y disposicin final, bsquedas, informes, exportacin etc) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garanta etc), las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, debern tener en cuenta los requerimientos particulares de la entidad, las normas NTC ISO15489-1 (Creacin y registro, clasificacin, gestin y almacenamiento, retencin, disposicin final y documentacin de procesos de la gestin documental), NTC ISO15489-2, y el Modelo de Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (MoReq), el cual constituye una gua internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organizacin.

Adicionalmente, se publicaron las guas de cero papel en la administracin pblica que pueden ser consultadas en el link www.preservandoparaelfuturo.org;puntualmente ycomo herramienta procedimental, la Gua No. 5 Digitalizacin Certificada de Documentos,ya que la digitalizacin certificada tiene valores probatorios y en este tipo de documentacin, esta reproduccin se constituye en copia de respaldo en caso de prdida o deterioro de los papeles originales.

Para ampliar la informacin relacionada con su solicitud, puede consultar la circular 04 de 2003, en la que se establecen los criterios tcnicos para la organizacin de la historia laboral, y el Acuerdo 05 de 2013, por el cual se estipulan los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, especialmente el pargrafo del Art. 15 sobre la obligacin de la elaboracin y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa de los expedientes de historias laborales, a fin de garantizar la integridad y completitud de los mismos.

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Finalmente le informamos que esta Subdireccin realiz la identificacin de las principales normas tcnicas internacionales de diferentes organismos de normalizacin como: ISO, AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales se irn poniendo paulatinamente a disposicin del pblico para su consulta. La identificacin involucra temas como gestin de documentos, sistemas de informacin, almacenamiento, repositorios digitales , medios pticos, ente otros.

A partir de la identificacin se cre una matriz, la cual podr consultar en: http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas -y-publicaciones/herramientaslineamientos

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el Art. 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

LILLIANA MAYORGA TOVAR Encargada de las Funciones de la Subdireccin de Tecnologas de Informacin Archivstica y Documento Electrnico TIADES.

Anexos: N/A Copia: N/A Proyect: Claudia Cecilia Castillo Segura Profesional Especializado Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos. Revis: Carlos Enrique Rojas Nez Coordinador Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos. Lilliana Mayorga Tovar - Encargada de las Funciones de la Subdireccin TIADE. Archivado en: Oficina Asesora Jurdica - Serie Documental:Conceptos Tcnicos.