diga adiós al caos en los datos científicos · 2016-09-04 · con comodines y operadores...

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Diga adiós al caos en los datos científicos

Gestión de datos científicos y documentos

10 de Abril de 2014José María MoralesProfessional Services Organization

La plataforma OpenLABGestión y organización de contenidos: OpenLAB ECMImportación manual y automática de contenidosExtracción de metadatos y uso de plantillas PDFPresentación, búsqueda y recuperación de documentosFirma electrónica de documentosEl ciclo de vida de un documentoGestión automatizada de procesos: OpenLAB BPMResumen

Agenda

Situación

Intranet

Internet

GC

CE

LC

Bio-analizador

GC/MS

LC/MS

ICP-MS

UV-vis

ELNPDFImágenes

EstructurasLIMSInvestigación

MS Office LegacyData

Gestión

de PNTs

MantenimientoInstrumentos

Uniformidad

de Contenido

ProcesosInstrumentos Contenidos

¿Qué es Agilent OpenLAB?

OpenLAB es una suite de productos que forma un sistema integrado de laboratorio que vincula personas, instrumentos, procesos y datos.Provee de toda la información necesaria para la toma rápida de decisiones.Basado en una arquitectura de sistema abierta, modular y adaptable, es escalable desde el tamaño de un pequeño laboratorio al de una implementación global

OpenLAB es la plataforma software de Agilent para el laboratorio. OpenLAB gestiona el ciclo completo de datos científicos desde el diseño del experimento, a la adquisición de lo datos, pasando por la gestión del conocimiento y el análisis

Gestión deContenidos

OpenLABECM/DataStore

Control de instrumentos

“multi-vendor”

OpenLAB CDS

OpenLAB IntelligentReporting

Gestión de procesos

OpenLAB BPM

Cuaderno Electrónico de

Laboratorio

OpenLAB ELN

Los laboratorios son entornos complejosDatos analíticos de todo tipo de instrumentos, a menudo aisladosInformes que se imprimen en papelDatos sujetos a normas de controlMultitud de procedimientos a seguirNormativas (ISO, GxP, CFR, etc.)Usuarios que necesitan buscar, encontrar y acceder a datos rápidamente, independientemente de donde se guarden (en línea o archivados)

Para obtener información valiosa de datos producidos por múltiples sistemas:

Los datos han de guardarse en un sistema centralizado seguroLos datos han de ser comparables y estar listos para revisión en un formato común

Agilent OpenLAB ECM - Desafíos

Agilent OpenLAB ECM – Principales FuncionesGestión de documentos

Almacena de forma segura cualquier tipo de documento de oficinaIntegra MS-Office con Agilent OpenLAB– Permite Abrir, Guardar, Crear documentos

o Firmarlos directamente en ECM desde Excel, Word, PowerPoint o Visio

– Guardar mensajes desde Outlook– Comparación de versiones de documentosIntegra Adobe Acrobat con Agilent OpenLAB– Abrir y Guardar documentos directamente

en ECM desde Acrobat – Creación de plantillas PDF de extracción

de claves de búsqueda personalizadas– Firma electrónica en PDF integrada– Copia de imágenes escalables desde PDFIndexado completo de textos Word y PDFServicios de trazabilidad en Excel

Gestión de datos científicosRecogida manual o automática, almacenamiento seguro e indexado de datos instrumentales de cualquier origenCaptura de documentos en formato PDF– Independiente de la aplicación de origen,

reutilización de datos, visualizables sin la aplicación original

Extracción de metadatos directamente desde el dato en brutoExtracción de datos procesados directamente desde el documento PDFFunciones avanzadas de búsqueda que utilizan claves específicas de los datos científicosControl de versiones y traza de auditoríaIntegración con otros sistemas de laboratorio: LIMS y ELN (cuaderno electrónico)

Agilent OpenLAB ECM – Gestión de contenidos- Acceso

OpenLAB ECM es una aplicación Web, accesible desde cualquier punto con conexión a internetLos usuarios autorizados se identifican bien como usuarios internos o del dominio Windows corporativoEl usuario accede a una cuenta. El uso de cuentas permite segregar y asegurar la privacidad de los datos de distintos departamentos, así como satisfacer sus distintas necesidades de gestión y configuración

Agilent OpenLAB ECM – Gestión de contenidos– Jerarquía de contenidos

La jerarquía “LCDF” de contenidos de ECM es tipo “Explorer”, muy familiar para el usuario, y el concepto de habitaciones o edificios (Locations) con archivadores (Cabinets), cajones (Drawers) y carpetas (Folders) que contienen los ficheros, es fácil de visualizar en cualquier lugar de trabajoEl nodo “Content” muestra la lista de todas las “Locations” que el usuario tiene permiso para verSe pueden configurar un número ilimitado de “Locations”, “Cabinets”, “Drawers” y “Folders”

Las “Locations" pueden reflejar un lugar físico, un proyecto, etc.

Agilent OpenLAB ECM – Gestión de contenidos– Seguridad

El usuario recibe roles a nivel global de sistema o de carpetas individualesLos roles son grupos de privilegios gestionados por un administradorCada cuenta del sistema puede tener distintos rolesEl nivel de acceso del usuario a las carpetas determina sus capacidades.

Agilent OpenLAB ECM – Gestión de contenidos– Acceso a los datos

Los ficheros pueden abrirse directamente con su aplicación asociada con un simple doble-clicko mediante la opción “Open” del menúEntre las propiedades de cualquier fichero se incluye el “Checksum” (MD5) que se calcula a partir del original y se almacena como metadato. Cada vez que se acceda, recupere o mueva este fichero se recalculará su “Checksum” para verificar su integridad.

Agilent OpenLAB ECM – Importación de contenidos

Se pueden importar contenidos en ECM desde cualquier ordenador de alguna de las siguientes maneras:- Manualmente

A través de la interface Web, ECM Web Client en Internet ExplorerDesde el escritorio de Windows con ECM SendToDesde aplicaciones como Excel, Word, Outlook o Powerpoint usando ECM DesktopDesde Adobe Acrobat, usando Adobe Acrobat Integration ServicesImprimiendo a través de los ECM Print Services

- AutomáticamenteDe forma programada usando “schedulers”, ECM Scheduled Import ServicesDesde otras aplicaciones como OpenLAB CDSComo parte de un proceso con el OpenLAB Business Process Manager (BPM)Desde aplicaciones de terceros usando el ECM API (SDK)

Siempre que se importan contenidos a ECM, se almacenan primero de forma segura y posteriormente se filtran para extraer metadatos que se utilizarán más tarde como claves de búsqueda.

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Tipo Descripción EjemplosIa Integración Total:

Menus especiales en la aplicación permiten intercambiar contenidos de modo interactivo y automático con ECM

Agilent OpenLAB CDS, Agilent MS ChemStation,Microsoft Office (Excel, Word, Outlook…),Adobe Acrobat

Ib Integración Parcial:Menus especiales en la aplicación permiten intercambiar contenidos de modo interactivo con ECM

Agilent UVVis ChemStation (+),Agilent MassHunter (-),Agilent ICPMS MassHunter (-)

II Listas para carga y filtrado de datos ECM:ECM tiene complementos de Scheduler y/o filtros de datos que permiten la carga automática de datos estructurados y/o la extracción de metadatos específicos de la aplicación

Waters MassLynx,Sciex Analyst,Waters Empower,Dionex Chromeleon,Bruker Biospin,Agilent ChemStore …

III Listas para impresión ECM:ECM puede captura la salida de impresión y archivarla omo PDF. Posibilidad de extraer metadatos personalizables con plantillas PDF

Cualquier aplicación capaz de imprimir en el entorno Windows

IV Genérica: Carga manual y programada de datos no estructurados (opcionalmente empaquetados)

Cualquier aplicación que produzca ficheros pero que no permita imprimir.

Agilent OpenLAB ECM – Importación de contenidos Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo I, Agilent OpenLAB CDS ChemStation

Algunas Funciones Importantes:

Login a ECM opcional y plan de contingenciaAcceso directo a datos, métodos y secuencias de OpenLAB CDSSelección de preferencias de transferencia de datosCarga de datos automática a ECMExtracción automática de claves de búsquedaVersiones de los datos

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo I, Microsoft Office y Adobe Acrobat


Integración de ficheros de uso común en oficina y laboratorio: hojas de cálculo, informes, PNTs…Acceso directo a plantillas y documentos en ECMVersión de documentosTrazabilidadComparación de versionesFirmas electrónicas

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo II, Waters EmpowerFunciones más importantes:

Archivado automático con el ECM Scheduler de datos de EmpowerCarga de datos por proyectos (Projects), grupos de muestras (Sample Set) o resultados (Result Set) según criterios configurables por el usuarioSe pueden exportan los datos a formato XML para su visualización desde el cliente web ECM, sin necesidad de Empower Soporta Empower 2 y 3

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo III, Notepad


Impresión a impresora virtual (ECM PrintingServices)Adición de UDKsConversión de

salida de impresión a PDF y carga automáticas a ECMExtracción automática de metadatos personalizables con plantillas PDF

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo IV, Genérico vía ECM Web Client o Scheduler

Uso de UDKsControl de versionesHerramientas de búsquedaArchivadoAcceso seguro basado en privilegiosMuchas más…

Algunas Funciones Importantes (comunes a todos los tipos):

Carga de datos manual y automática, SSIZIP, asociaciones…Claves de búsqueda estándar

Usando ECM Web Client para cargar uno o más ficherosUsando ECM SendTo para cargar ficheros o carpetas

Independientemente del modo de entrada, es imprescindible identificarse para entrar en ECM

Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM – Ejemplo Tipo IV, Genérico vía Web Client y Send To

Agilent OpenLAB ECM – Extracción de metadatosCuando un fichero se carga a ECM se extrae información sobre el propio fichero que se almacena indexada en la base de datos para su uso posterior en búsquedas. Estos son los metadatos o claves de búsqueda.De todos los ficheros cargados se pueden extraer metadatos, tales como:- Nombre, tamaño y origen del fichero - Fechas de creación, modificación y carga- Quién y dónde lo ha cargado a ECM, etc. y así hasta 15 metadatosCuando se conoce la estructura interna del fichero, se puede además extraer información muy específica usando el “Filter Pack” adecuado.Se puede configurar cada carpeta de ECM para extraer sólo los metadatos que interesen en función de los ficheros que va a contener.En cualquier momento se puede cambiar la configuración de extracción de metadatos de una o más carpetas, y re-filtrarlas para actualizar los índices de búsqueda.En el caso de ficheros PDF o MS Office, se puede extraer el texto completo e indexarlo.En el caso de los PDF, se puede además crear plantillas de extracción de metadatos de regiones del documento definidas por el usuarioEl usuario puede crear claves de búsqueda personalizadas (UDK) que a modo de etiqueta se adhieran a los contenidos que se añaden. Esto es configurable por carpeta.

Agilent OpenLAB ECM – Extracción de metadatosSe puede configurar cada carpeta de ECM para extraer sólo los metadatos que interesen en función de los ficheros que va a contener.En cualquier momento se puede cambiar la configuración de extracción de metadatos de una o más carpetas, y refiltrarlas para actualizar los índices de búsqueda.Se pueden visualizar los metadatos de cualquier fichero accediendo a sus propiedades

Agilent OpenLAB ECM – Extracción con plantillas PDF

Sobre un archivo PDF de referencia se crea una plantilla en la que se definen áreas de extracción de valores a las que se les asigna una etiqueta.Se pueden extraer valores individuales en formato texto, numérico o de fecha, así como valores tabuladosDurante la creación se puede visualizar qué se va a extraer.Se guarda la plantilla en ECMSe configura una carpeta para que utilice como filtro esa plantilla y extraiga las claves de interés

Agilent OpenLAB ECM – Búsqueda y recuperación de documentos

Los datos que necesitamos ya están listos y disponibles para las herramientas de búsqueda.

ECM tiene dos herramienta de búsqueda:– Un buscador muy sencillo tipo Web introduciendo una o más palabras, opcionalmente

con comodines y operadores lógicos, permite buscar en toda la base de datos los contenidos que contienen la referencia buscada en uno o más de sus metadatos.

– Un generador avanzado de “Queries” permite construir consultas complejas que pueden salvarse para su reutilización utilizando claves específicas relacionadas con el tipo de ficheros que se buscan. Son búsquedas muy rápidas y eficientes.

Las capacidades de búsqueda de un usuario vienen dadas por su rol. Un usuario con suficientes privilegios puede hacer búsquedas avanzadas en múltiples cuentas de un mismo servidor ECM, incluso de servidores ECM distintos.

Los resultados de múltiples búsquedas hechas durante la sesión de usuario se guardan para su reutilización mientras la sesión no se cierre.

La búsqueda tipo Web o “Quick Search”, se localiza en la parte superior de la pantalla del cliente ECM. También es posible desde cualquier carpetaTodos los ficheros almacenados en ECM, contienen metadata almacenado en la base de datos y por tanto son “buscables”Se puede acceder a los ficheros directamente desde los resultados de búsqueda

Agilent OpenLAB ECM – Búsqueda tipo Web

La búsqueda avanzada permite seleccionar y combinar metadatos para construir consultas muy específicas y eficientes.La utilización de plantillas PDF permite “estructurar” datos en origen muy distintosLa expresión de búsqueda se puede salvar y reutilizarHay opciones de búsqueda que permiten cruzar información de distintas bases de datos

Agilent OpenLAB ECM – Búsqueda avanzada

Agilent OpenLAB ECM – Firma electrónicaECM permite la firma electrónica de cualquier contenidoLa firma electrónica en ECM cumple con la normativa 21CFRPart11, incluyendo, nombre, password, localización y razón.La razón es libre o preconfigurableLa firma de documentos es un privilegio que han de tener los usuarios autorizadosLos detalles de la firma quedan registrados como metadatos del fichero y se pueden buscar

Agilent OpenLAB ECM – Firma electrónica en PDF

Los ficheros PDF se pueden firmar con el e-Signature Plug-in for Adobe AcrobatLa firma se encripta en el documento para evitar intentos de falsificaciónLa firma aparece en todas las formas del documento (en pantalla e impresa) y contiene el nombre de quien lo firmo, título, fecha, localización y razón

Agilent OpenLAB ECM – Ciclo de vida de documentos

ECM provee funcionalidades que gestionan el ciclo de vida de sus contenidos electrónicos: desde su creación hasta su destrucción

ArchivingA medida que los documentos envejecen la necesidad de acceso inmediato disminuye. ECM puede migrar automáticamente contenidos del almacenamiento primario, en línea, a una gran variedad de medios de archivado, manteniendo la capacidad de busqueda y recuperación de los ficheros archivados.

Record RetentionLas funciones de retención de registros electrónicos, permiten gestionar la etapa final del ciclo de vida de los documentos: su destrucción en cumplimiento de normativas internas y legales. ECM permite implementar distintas políticas de retención que accionadas por eventos configurables nos indiquen cuando los documentos han alcanzado el final de su ciclo.

ECM soporta un gran variedad de dispositivos de almacenamiento. Se pueden configurar diferentes dispositivos por cuenta.Cada carpeta de ECM puede archivar a un dispositivo distinto con una programación distintaLos usuarios pueden acceder ficheros archivados al igual que los almacenados en línea. Si el fichero no está accesible (ej. está en CD), se da la opción de informar al administrador por email para que lo reponga.

Agilent OpenLAB ECM – Ciclo de vida de documentos- Archivado

Se pueden definir clases de documentos con políticas de retención, grupos de revisores y reglas de arbitrajeCada clase tiene un período de retención que es una fecha o un eventoLlegado el vencimiento los ficheros siguen un proceso de revisión y se toma una decisiónLa traza de auditoría del proceso es configurable y las entradas son generadas por el sistema

Agilent OpenLAB ECM – Ciclo de vida de documentos– Políticas de retención

Agilent OpenLAB BPM, “Business Process Management”- Gestión de procesos

Módulo opcional de gestión de procesos Al integrarse en ECM, el proceso y los contenidos con los que trabaja, se gestionan de forma segura, se versionan y auditan.Automatiza, simplifica y optimiza procesos claves, aumenta la productividad del usuario, la reducción de costes, gestión de riesgos y cumplimiento de normativas.Reduce el manejo de documentos, simplifica su revisión y entrega a tiempo, recoge informes de múltiples fuentes, evalúa resultados y redirige los informes a los usuarios interesados.Opcionalmente, se integra con aplicaciones externas (ELN, LIMS).

11/04/2014

Los procesos son plantillas que se diseñan con Microsoft Visio, simplificando su creación al hacerse principalmente de forma gráfica.

Resumen: Ventajas que aporta OpenLAB ECM a su laboratorio

Menor tiempo y coste al administrar sus datos y documentos con un sólo sistema, frente a una multitud de workstations individuales

Seguridad integral de datos, trazas de auditoría, versiones y autorización de firma electrónica

Búsqueda sencilla, recuperación y compartición de datos, métodos, plantillas… reduciendo la duplicidad de tareas.

Almacenamiento de datos eficiente con funciones que cumplen con requisitos regulatorios (FDA, ISO, GxP…) y permiten la integración de la gestión de procesos de negocio

Completamente escalable e interconectable, para crecer con su laboratorio

Más información en…

http://www.chem.agilent.com/en-US/products-services/Software-Informatics/OpenLab-Enterprise-Content-Manager-(ECM)/Pages/default.aspx

… y contactando con su vendedor Agilent

¡Muchas gracias por su asistencia!

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