diego sosa - 30 tips para conseguir tiempo
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manual para conseguir tiempo que todos carecemos.TRANSCRIPT
PRIMERA EDICIÓNDAS, Noviembre 201 1
SEGUNDA EDICIÓNDAS, Octubre 201 2
CON EL PATROCINIO DE LA REVISTA
estilosDiego A. Sosa Sosa30 TIPS para encontrar tiempo
ISBN: 978–9945–00–673-5
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida, ni entodo ni en parte, por cualquier medio o procedimiento, comprendido la reprografía yel tratamiento informático, incluyendo la distribución de ejemplares mediantealquiler o préstamos públicos sin la autorización escrita de los titulares delcopyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes.
© Diego A. Sosa Sosawww.diegososa.infocorreo–e: [email protected]
Fotografías del autor:Ted Jiménez StudioJohn F. Kennedy, 77Puerto Plata, R.D.809 586 2409
Queda hecho el depósito que previene la ley 65–00 sobre derecho de autor.
INDICE
PRÓLOGO_______________________________________________________________________5
TIP 1 : ACORTE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS_____________________________________________ 6
TIP 2: HAGA LAS TAREAS DE PRINCIPIO A FIN_____________________________________________ 7
TIP 3: ACORTE LAS REUNIONES_______________________________________________________ 8
TIP 4: DÍGALE NO A LOS QUE QUIEREN ROBAR SU TIEMPO___________________________________ 9
TIP 5: TERMINE LAS TAREAS A TIEMPO_________________________________________________ 1 0
TIP 6: ELIMINE LOS PAPELITOS______________________________________________________ 1 1
TIP 7: HAGA LAS TAREAS DE INMEDIATO________________________________________________1 3
TIP 8: NO ABRA UN CORREO–E SI NO VA A RESPONDER____________________________________ 1 4
TIP 9: TOME NOTAS_______________________________________________________________ 1 5
TIP 1 0: NO POSPONGA_____________________________________________________________1 6
TIP 1 1 : LIMPIE SU ESCRITORIO Y BANDEJAS DE ENTRADA___________________________________ 1 7
TIP 1 2: PLANIFIQUE SU DÍA SIGUIENTE_________________________________________________ 1 8
TIP 1 3: PLANIFIQUE SU SEMANA PRÓXIMA______________________________________________ 20
TIP 1 4: ANOTE LO QUE QUIERE HACER QUE NO ESTÁ HACIENDO POR FALTA DE TIEMPO_____________ 21
TIP 1 5: ENTIENDA AL OTRO GÉNERO__________________________________________________ 22
TIP 1 6: NO PRETENDA SER PERFECTO_________________________________________________ 23
TIP 1 7: DECIDA__________________________________________________________________ 24
TIP 1 8: DELEGAR ES MULTIPLICAR LA CAPACIDAD DE TRABAJO______________________________ 25
TIP 1 9: NO HAGA LO QUE UN COLABORADOR PUEDE HACER_________________________________ 27
TIP 20: COLOQUE LÍMITE DE TIEMPO A SUS TAREAS_______________________________________ 28
TIP 21 : CUMPLA CON LO PROMETIDO_________________________________________________ 29
TIP 22: NO VUELVA A LEER LAS TAREAS SIN EL FIRME PROPÓSITO DE REALIZARLAS________________30
TIP 23: PIERDA EL MIEDO A EQUIVOCARSE______________________________________________ 31
TIP 24: TOME NOTAS______________________________________________________________ 32
TIP 25: CREE HÁBITOS_____________________________________________________________34
TIP 26: REPONGA LOS ATRASOS_____________________________________________________ 35
TIP 27: APROVECHE LAS ESPERAS____________________________________________________ 36
TIP 28: HAGA LAS TAREAS GRANDES POR PARTES________________________________________ 37
TIP 29: NO TOME MÁS TAREAS DE LAS QUE PUEDE REALIZAR________________________________ 38
TIP 30: NO INTENTE HACERLO TODO JUNTO_____________________________________________ 39
BIOGRAFÍA DEL AUTOR____________________________________________________________ 40
OTROS LIBROS DEL AUTOR_____________________________________________ 1 2, 1 9,26, 33, Y 41
AUDIO-ARTÍCULOS DEL AUTOR_______________________________________________________42
PRÓLOGO
Le agradezco inmensamente su elección pormimétodo de manejo del tiem-
po. Sólo que aquíno aprenderá a manejarsu tiempo, sino a conseguir tiempo
haciendo las tareas de unamanera diferente.
Mimétodo de Manejo deTareas no se circunscribe al ámbito profesional. La
idea es que tenga bajo su control las 24 horas del día. Su tiempo personal es
el más preciado, no podrá comprar más y siempre es escaso. Por eso me
ocupé de hacer un método que le sirva para todas las circunstancias de su
vida.
Los métodos que sólo le enseñan a priorizar terminan causando un gran
estrés en nuestras vidas. Es que sólo haremos lo prioritario, dejando lo no
prioritario para cuando se convierta en prioritario. Eso causa muchas llama-
das y tenemos que dar mil excusas, estas son las llamadas interrupciones.
Al final, el estrés se encarga de nuestra salud.
El libro está dividido en 30Tips, que son sólo sugerencias para crear un mé-
todo propio de trabajo que no le cause estrés y le lleve a una vida saludable
ycon pocos contratiempos.
Lo ideal no sería leereste libro en un solo día, claro que es fácil hacerlo, pero
este es unmanual práctico de trabajo.
Le recomiendo que se dedique a hacer una tarea diaria, practicarla todo el
día, hasta que sepa que funciona.Luego la pondrá en actividad durante trein-
ta días más. A partir de ese momento estará automatizada y no tendrá que
recordarqué hacer.
Cada día tomará la tarea correspondiente y verá como en un mes las tendrá
todas aprendidas yen dosmeses estarán todas automatizadas.
Mi método de Manejo de Tareas está por extenso en mi libro ¿No tienes
tiempo?Es unmanual completo que le servirá para todas las situaciones que
se le ofrezcan en su vida profesional y en la personal. Todas las informacio-
nes están enwww.diegososa.info/libros
Feliz Lectura
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TIP
1
ACORTE LAS LLAMADAS TELEFÓNICASEl tiempo que desperdiciamos en el teléfono es inmenso. Po-demos conseguir muchos minutos si actuamos con efectividad.
Despídase inmediatamente consiga su objetivo o cubra el de lapersona que lo l lamó.
La próxima llamada que haga tendrá que planificarla:
• Anote lo que necesita, o sea, el objetivo de su llamada.• Piense cómo iniciará la conversación.• Haga usted mismo la l lamada• Inicie como planificó, con su tema.• Cree un puente de conversación después de un máximo de
30 segundos.• Exprese su necesidad.• Consiga el resultado sin desviarse del tema. Si hay desvia-
ción, retome de inmediato su camino.
Una vez conseguido el objetivo, proceda a despedirse cordial-mente. Ojo, aquí se pierde mucho tiempo, sea efectivo. Porejemplo: Muchas gracias por su ayuda, le dejo seguir con otrosclientes, hoy el tiempo es muy preciado, aprecio el que me haregalado. Hasta pronto. . . (Si tiene que buscar una disculpa, há-galo: Me acaba de entrar otra l lamada. . . un cliente. . . el jefe. . . ).Principalmente las l lamadas personales o cuando uno conoce ala persona que llama son sumamente peligrosas. Corte. . . eltiempo ahorrado le será de mucha uti l idad.
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TIP
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HAGA LAS TAREAS DE PRINCIPIO A FINUna situación típica:
• Decidimos ir al supermercado, para eso tendremos quecambiarnos de ropa.
• Vamos al armario por ropa adecuada, al intentar encender laluz nos damos cuenta de que el foco no enciende.
• Como hace mucho que lo tenemos pendiente, vamos a ladespensa por un nuevo foco. Al entrar encontramos un abonopara las plantas que compramos hace tiempo y no se lohemos echado aún.
• Tomamos el abono y vamos al jardín. Entre tanto nospercatamos de que está lleno de hojas, decidimos limpiar unpoco. . . entonces vamos por el rastri l lo.
• Camino a buscar el instrumento de barrer. . . encontramos lamanguera, decidimos regar las plantas que están muy se-cas…
La cadena de eventos inesperados puede continuar por muchotiempo… Lo que quiero decir es que, al cabo de media hora, nonos cambiamos la ropa, no fuimos al supermercado, nocambiamos el foco, no regamos el abono, no limpiamos eljardín, no buscamos el rastri l lo y, con suerte, terminaremosechándole agua a las plantas, aunque estoy seguro que otratarea nos distraerá.
Ha perdido un tiempo precioso tratando de hacer cosas;comenzó muchas, pero no avanzó para nada.
Tome una tarea y ejecútela hasta el fin, sin distraerse. Si tienealguna interrupción inevitable, regrese a su tarea tan prontotermine la interrupción.
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TIP
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ACORTE LAS REUNIONESCada día necesitamos estar con más frecuencia sentados conclientes o compañeros de trabajo. También en asociaciones uotro tipo de conglomerados. El tiempo uti l izado en reunionesserá cada día más y la disponibi l idad cada día menos. Sólo nosqueda una solución, acortar el tiempo de las reuniones.
• La reunión necesita una agenda.• Todos los presentes necesitan conocerla.• Las personas interesadas tienen que estar presentes.• Los presentes tienen que prepararse.• Los temas deben tener restricción de tiempo.• No se deben tolerar desvíos.
Vuelva al tema de agenda inmediatamente.• Debe comenzar puntualmente. . .
Es posible, se lo aseguro.• Debe terminar puntualmente. . .
También se puede.
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TIP
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DÍGALE NO A LOS QUE QUIEREN ROBAR SU TIEMPOCuando desee regalar su tiempo, esté consciente de lo que estáhaciendo. Demasiadas personas le roban el tiempo que usted dice notener.
A los que se sientan en su escritorio a hablar, a los que le l laman paracomentarle cualquier tontería, a los que le piden acompañarlos a unadil igencia, a los que le invitan a un lugar que usted no desea ir, a losque se le aparecen sin usted tenerlos en sus planes, a los que lel lenan el teléfono y el buzón de correos de mensajes inúti les, a losque quieren una respuesta suya inmediata en la sala deconversaciones, a los que le informan de sus vidas en las redessociales. . .
A todos los que están robando el tiempo que usted insiste en notener. . . ¡Dígales NO!
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TIP
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TERMINE LAS TAREAS A TIEMPO¿Prometió un trabajo para una fecha y hora. . .? Cumpla. De locontrario perderá tiempo. La persona se aparecerá en suescritorio en procura del resultado y eso será una interrupción.O quizá le l lame y entre saludar, reclamarle y despedirse habráperdido unos cinco minutos. Multipl ique ese tiempo por lastareas que no ha terminado a tiempo y tendrá un númeroenorme de minutos que hoy está perdiendo por interrupcionesque usted mismo creó.
La buena noticia es que como nosotros creamos esasinterrupciones, tenemos el poder para hacerlas desaparecer.
Cuando prometa un plazo, cumpla con él. Si por alguna razón nopuede, avise con anterioridad a los involucrados. Un corto correoelectrónico antes de terminarse el plazo le costará menostiempo que una o varias l lamadas que recibirá.
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TIP
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ELIMINE LOS PAPELITOSLos papelitos alrededor de la pantalla son muy malosconsejeros. Levantamos la cabeza, los leemos y no actuamossobre ellos. Estamos felices, no se nos ha olvidado. . . pero nohemos ejecutado las tareas.
Alguien llama y reclama: “Sí, aquí lo tengo, no se preocupe, yole aviso” . Pero seguimos sin realizar la tarea.
Estamos escribiendo una carta y nos llama la atención esepapelito amaril lo pegado en el monitor. . . volvemos a leerlo yrepasamos cada uno. Una interrupción que nos quita laconcentración y nos hace perder tiempo. . . una y otra vez en eldía. Nos preocupamos por los que están atrasados y nuestraconcentración sufre aún más tiempo.
Lo ideal es tener una libreta para anotar esas tareas pequeñasque van llegando y tenemos que hacer.
En un momento del día tomamos la l ibreta y comenzamos aejecutar esas tareas sin dar prioridades. Tomamos la primera dela l ista y la resolvemos. No eli ja, de lo contrario la que menos legusta quedará siempre en la l ibreta, y le aseguro que esa es laque más interrupciones le causará. Ejecute cada una de lastareas y táchelas cuando las termine. . . sal ió de ella, nunca másvolverá.
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OTROS LIBROS DEL AUTOR
¿No tienes tiempo?Sí, manejar el tiempo es lo que muchos ofrecen. . .Diego Sosa nos propone manejar las tareas paraque el tiempo nos alcance. Hacer las cosas unasola vez, bien y hasta el final, le dará control desu tiempo. No hay tiempo para los hijos, para lapareja, para los amigos. . . para uno mismo. Coneste método puede estar seguro que el tiemposerá su aliado. Priorizar las tareas pendientes noayuda más que a perder el tiempo. El Ing. Sosanos muestra que lo importante no es administrarsu tiempo, sino tener una forma totalmenteefectiva de hacer las tareas. No deje cosas sinhacer, el las se convertirán en urgentes y letraerán estrés. Evitar las interrupciones, entregartrabajos a tiempo, menos estrés, más tiempo parauno mismo. . . Este manual nos enseña todo eso ymucho más.
¡Alcanza la Cumbre!Es un libro de autoayuda que muestra el caminoa lo más alto de una carrera profesional ocualquier proyecto personal. Nació cuando elautor subió al Pico Duarte (3,087 msnm) en laRepública Dominicana y plasmó las enseñanzasque le dio la trayectoria traducidas a la vidadiaria. Unir el cuerpo, la mente y el alma enbeneficio de un equipo, es el tema central de estaobra que le mostrará el camino, aunque usted loandará solo. Es un paseo por la naturaleza, l lenode olores, incontables tonos de verde, bellasflores silvestres, amaneceres y atardeceres llenosde vivos colores que galopan por las nubes, elsi lbar de las aves y el chiflar del viento. Leer estel ibro es una experiencia ecológica, además de unaprendizaje de vida.
ISBN: ISBN: 978–9945–408–1 9–5ISBN: 978-0-557-31 404-1
ISBN: 978–9945–00–243–0ISBN: 978–0–557–31 261 –0
SOLICÍTELOS EN LA REPÚBLICA DOMINICANA A:[email protected] www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
TIP
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HAGA LAS TAREAS DE INMEDIATOCuando le ponga la mano a una tarea, termínela. Llegar a lacasa y dejar la camisa en un lugar y los zapatos en otrogenerará nuevas tareas. Hasta que las cosas no están en suúltimo lugar, la tarea no está terminada.
En la oficina es igual. Abusamos de nuestra habil idad de hacervarias cosas al mismo tiempo, dejando muchas a medio hacer yluego sin deseos de ponerles nuevamente la mano. Si iniciamosuna carta, debe ser en un momento que posiblemente el tiempoque disponemos sea suficiente para terminarla, revisarla yenviarla.
Es posible que tengamos que hacer ejecuciones por partes. Porejemplo: La camisa no la podemos lavar, pero sí dejarla en ellugar donde será recogida con el resto de la ropa a lavar. Lacarta, puede ser que no nos dé el tiempo para revisarla, pero sípara terminar el proceso de redacción.
El siguiente paso sería revisarla y enviarla. Haga las tareas deprincipio a fin, sin soltarlas para hacer otra, y verá cómo terminamás y le interrumpirán menos.
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TIP
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NO ABRA UN CORREO–E SI NO VA A RESPONDERLlega un correo electrónico, nos giramos, lo abrimos y loleemos. . . Lo dejamos abierto para no olvidarlo. Volvemos a loque estábamos haciendo; un momento, ¿para qué lo leímos? Sí,ya sé, me dirá que por si acaso era urgente. Pero la realidad esque no lo era y la mayoría no lo son.
Con la excusa de que puede ser urgente usted lee los correosuna vez y para responderlos tendrá que leerlos nuevamente, osea, duplicó el trabajo, por lo que perdió… tiempo.
Apague el aviso de llegada de correo–e. Revise con frecuenciasu bandeja de entrada. Pero debe reservar tiempo para esatarea, usted responderá cuando lea el correo, esa es la clave.Cuando abra un correo–e respóndalo, no importa que parezcainsignificante. Si no va a responder, ya decidió, entonces o loarchiva o lo borra. Pero no lo puede dejar abierto o como “noleído” . No se preocupe por no tener tiempo para leerlos todos,simplemente actúe sobre el que eligió abrir.
Claro que no todos los correos se pueden responder deinmediato. Cuando descubra que necesitará más tiempo, tendráque abrir una nueva tarea. Colocar hora y fecha para trabajarlo.Si alguien espera por respuesta, avísele cuándo se la dará.
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TIP
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TOME NOTASLa memoria es un fantástico instrumento. Sin embargo, tenerdemasiadas cosas que recordar nos produce estrés y nos haceolvidar tareas.
La solución es simple; apuntar las tareas pendientes. Puede seren una libreta para que nos sirva de guía. Varias veces al díaleeremos una tarea, la resolveremos, la tacharemos ypasaremos a la siguiente. Usted verá qué eficiente es cuandorepase las tareas realizadas, sabrá que no tiene tareaspendientes perdidas en la memoria y se dará cuenta de lacantidad de tareas ejecutadas.
Si necesita realizar tareas fuera de su escritorio, será mejor quelas anote en una hoja separada o en el teléfono. Hoy casi todoslos teléfonos móviles tienen la función de agenda, y muchasveces puede sincronizarlos con la agenda de la computadora.
Muchas tareas son tan cortas y sencil las que es más rápidotener una hoja en la que usted pueda anotar y leer convelocidad, no importa si está conduciendo o está en una fi laesperando.
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TIP
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NO POSPONGALas tareas que menos nos gustan son las que hacemos deúltimo. No nos causan placer, por eso tendemos a dejarlas parael último momento. El estrés se apodera de nosotros yterminamos haciéndolas de manera apresurada y después dehaber pasado días de tortura mental.
Posponer no ayuda, todo hay que hacerlo.
¿Su escritorio o su bandeja de entrada de correo están llenos detareas pospuestas? Sólo hay una solución… hacerlas.
Las tareas grandes son atractivas para posponerlas, la soluciónes dividirlas en partes y realizarlas independientemente. Serádifíci l conseguir tiempo para ejecutar tareas de horas en unasola sesión.
Los reportes son otras tareas de las que llaman a serpospuestas. No le vemos uti l idad y sentimos que nos hacenperder tiempo. Pero para nuestros supervisores son laherramienta perfecta para dejarnos trabajar en paz. El los estánenterados de que estamos ejecutando nuestro trabajo y puedenconfiar en nuestros resultados. Ese es su trabajo. Los reportesson tareas esenciales para conseguir más tiempo, le danlibertad. Si no los hace a tiempo, le causarán interrupciones. . .ya sabe que las creó usted mismo. O sea, usted se roba sutiempo.
Cumpla con los plazos y no posponga. Desde que tenga lainformación necesaria, realice su tarea.
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TIP
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LIMPIE SU ESCRITORIO Y BANDEJAS DE ENTRADATome el primer papel de la pila, o el último, quizá el más gorditole guste más, o el más fino. ¿Le gusta iniciar por el medio o poralgún color en específico? No importa por donde inicie, loimportante es que lo termine cuando lo tome en la mano.
La mayoría de las personas intenta poner orden y lee todos lospapeles de la pila haciendo varias pil itas. Lo más importante enuna y lo menos en otra. Al final siente que está organizado ysabe todo lo que tiene encima del escritorio. Sin embargo, no hahecho absolutamente nada. No avanzó y todo lo que tiene porhacer está encima del escritorio. . . en orden, pero sin ejecutar.
No pierda tiempo poniendo todo en orden, use ese tiempo pararealizar las tareas que alcance. No piense que terminará con laloma en un solo día. Asigne bloques de tiempo cada día atrabajar las tareas que están encima de su escritorio. Sonatrasos y hay que terminarlos, archivarlos o tirarlos.
No priorice, tome un papel y trabájelo hasta el final. . . sólo asísaldrá de ellos. Y repita el procedimiento cada vez que se leacumulen papeles.
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TIP
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PLANIFIQUE SU DÍA SIGUIENTE¿Qué haré mañana? Si dejo que el día me sorprenda es posibleque la sorpresa sea que no me alcanzó el día. Principalmentelas primeras horas del día son esenciales. Antes de terminar lajornada usted tiene que echar un vistazo a lo que tiene porhacer el día siguiente. Ocupe las primeras horas de la mañana,así cuando inicie el día tendrá un norte y las tareas primordialesrealizadas.
Una buena planificación tiene que tener espacio para lo noplanificable. Esa llamada que llegará pero no sabe en quémomento. El cl iente que atenderá. La reunión que se presenta. . .Son muchas las tareas que no pueden ser asignadas a unaagenda en una hora específica. La idea es dejarles tiempo paraque acomoden el horario.
Por ejemplo: Si sabe que aproximadamente dos horas de su díaserán tomadas por estas tareas no planificables, entonces dejesin planificar una hora a media mañana y una a media tarde. Odos secciones de media hora en cada tanda. Cuando esasnuevas tareas se presenten, moverán su agenda, pero no ladestruirán. En el espacio en blanco terminan acomodándose.
No inicie el día sin tener una idea de cómo está estructurado.
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OTROS LIBROS DEL AUTOR
Arco Iris Financiero¿Tu dinero se evapora? ¿Tus deudas seincrementan? ¿La inflación se come el beneficio detus inversiones? ¿No sabes cómo vivirás cuandollegue tu retiro? ¿Quieres ser libre financieramente?Diego Sosa te presenta su método para manejar lasfinanzas personales. Blanco: Aclara tu situaciónfinanciera. Rojo: Pon un alto a tus problemasfinancieros. Las deudas, de dónde vienen y cómosalgo de ellas. La importancia de la autoestima parael bienestar financiero. Anaranjado: Ser creativotomando el control de tu dinero. Azul: La pirámidede comportamiento para el ingreso de nuestro autornos enseña las formas de ganarse el dinero.Amarillo: Aprende de inversiones. Verde: Siembra yhaz florecer tu dinero. Violeta: Nos muestra unejemplo de inicio de plan financiero con vistas alfuturo. Esta novela de Diego Sosa se desarrolla enun ambiente de playas, cataratas, ríos con charcos yla típica gastronomía que no puede faltar en suslibros. Toda la costa norte dominicana.
ClickMuchas veces nos quejamos de la suerte ennuestra carrera laboral. No es cuestión de creer enla casualidad ni en el destino, lo importante es tenerlas herramientas que nos harán crecer. Diego Sosanos entrega las llaves que abren las puertas,bloques que colocaremos en la base de nuestra vidalaboral. Cada tema pondrá una piedra angular en laconstrucción de su vida profesional. Aprender aAprender, La Autoestima, El Liderazgo, Las FinanzasPersonales, El Manejo del Tiempo, La ComunicaciónAsertiva, Las Negociaciones y más. No le deje a lasuerte su destino, comience aconstruirlo con estasherramientas. El autor nos presenta los temas demanera sencilla, en una ágil novela de superaciónpersonal: el anciano Ramón conversa con unosamigos, respondiendo preguntas y enseñándolescon su experiencia laboral y de vida.
ISBN: 978–9945–00–244–7ISBN: 978–0–557–31 030–2
ISBN: 978–9945–408–06–5ISBN: 978–0–557–31 1 35–4
SOLICÍTELOS EN LA REPÚBLICA DOMINICANA A:[email protected] www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
TIP
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PLANIFIQUE SU SEMANA PRÓXIMACuando usted va asignando las tareas cada vez que las recibe,no tendrá que uti l izar mucho tiempo para la planificaciónsemanal. Será simplemente darle mantenimiento.
Cada tarea que no pueda realizar de inmediato, tiene que serdistribuida en su agenda. Posiblemente conseguirá un lugardentro de la semana o en la siguiente. No deje de asignarlefecha y hora, de lo contrario se convertirá en una tareapendiente que generará interrupciones y le quitará tiempo.
Las tareas no realizadas en un día tienen que ser redistribuidas.
Tenga siempre una página donde pueda ver las ocupaciones dela semana. Tener una visión general le ayudará a nocomprometerse con tareas que no podrá realizar.
Las agendas electrónicas son ideales para tener su planifi-cación bien estructurada y al día.
Antes de terminar la semana, échele un vistazo a lo que leespera la siguiente.
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TIP
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ANOTE LO QUE QUIERE HACER QUE NO ESTÁHACIENDO POR FALTA DE TIEMPOMuchas veces tenemos sueños. . . queremos ir al gimnasio,hacer una maestría, estudiar otra carrera universitaria, iniciar unnegocio propio. . . Pero no tenemos tiempo.
El principal problema no es el tiempo que no tenemos. . . es eltiempo que no le asignamos. Mientras esté en nuestra cabezaserá un sueño, le recomiendo que despierte y lo convierta enobjetivo. Los objetivos son los sueños de las personas des-piertas.
Haga una lista de sus sueños y decida cuánto tiempo leasignará por día o por semana. Luego lo podrá colocar en suplanificación y verá que es posible realizarlo.
A continuación enumere algunas actividades que le gustaríahacer que hoy no tiene tiempo para realizar, en la columna de laderecha coloque el tiempo y la frecuencia que le deberíadedicar a la semana (s) o al día (d). Por ejemplo; Caminata – 45m. 3/s:
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ACTIVIDAD TIEMPO
TIP
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ENTIENDA AL OTRO GÉNEROSomos diferentes y eso hay que tenerlo en cuenta. Los hombresy las mujeres accionamos de manera distinta ante muchassituaciones.
A los hombres no nos gusta hacer varias cosas al mismotiempo, por eso terminamos no siendo multifuncionales. Cuandouti l izamos una parte del cerebro, anulamos las demás que noactúan en piloto automático. Si estamos leyendo, escribiendo oviendo TV, por lo regular no podremos concentrarnos en algoque nos están diciendo. Salir de la concentración de una cartanos costará mucho tiempo para volver. ¿No sabemos que paraencontrar una dirección bajamos el radio? Muchas vecesaunque esté apagado.
Las mujeres hacen varias cosas al mismo tiempo. Cuandouti l izan los espacios l ibres para hacer algo, les queda muy bien,pero algunas terminan abusando y dejan cosas por mitad parainiciar otra. El retomar la tarea lleva tiempo. Dejar muchascosas sin terminar conllevan interrupciones por los retrasos quecausa.
Entre las características diferentes están:
El hombre es bueno para orientarse, las matemáticas y latecnología. Podemos hacer una tarea a la vez.
Las mujeres son creativas, buenas para los idiomas, tienenbuena memoria y muy ordenadas. Por sus habil idades demultifunción pueden hacer varias cosas a la vez.
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TIP
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NO PRETENDA SER PERFECTOHay cosas que podemos hacer perfectamente y eso nosahorrará tiempo. No tendremos que volver a hacer las cosaspor tener errores, no tendremos que dar explicaciones niexcusas. . . Pero, en otras cosas, la perfección no es tan im-portante. Es primordial que la tarea se realice, pero no condetalles minúsculos que nos cuestan mucho trabajo, estrés ytiempo.
Los perfeccionistas terminan haciendo mucho menos de lo queson capaces de realizar. No abandonan algo hasta que tienenque hacerlo, y aún en ese momento piensan que no estáperfecto.
Hay cosas que siempre pueden salir mejores, pero que para lagran mayoría lucirán perfectas. Una portada de un libro, porejemplo, siempre se le puede poner un color más o mover untexto. Nunca será perfecto, por más que quiera. La pregunta es:¿Qué es perfecto? Cuando llego a un punto que cumple misexpectativas, de llamar la atención, decir lo que pienso, debeinformar y no tener errores, entonces pasa a ser para mí, ideal. . .perfecto quizá nunca será, siempre alguien dirá que algo pudoser mejor, inclusive yo mismo después de varios años.
Haga las tareas de forma que cumplan su objetivo, y no quesean perfectas en todos los sentidos. . . verá cómo hace mástareas en el mismo tiempo, aunque alguien le critique algunosdetalles. . . puede estar seguro que el que critica logra muchomenos, él sólo está concentrado en los errores y no en lasvirtudes.
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TIP
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DECIDASi tiene el 80% de las informaciones para decidir, y noconseguirá más en un tiempo prudente, entonces es elmomento de decidir.
Después de un tiempo, cualquier decisión tomada puede sercuestionada, será muy fácil decir o pensar que otra decisiónpudo haber sido mejor, pero será imposible probarlo.
Muchas personas deciden no decidir y es la peor decisión quese puede tomar, porque todo queda en el estado de indecisión.El momento ya pasó y el resto es especulación.
No decidir consume nervios y tiempo, retrasa a todos yposiblemente cuando decida ya será demasiado tarde.
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TIP
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DELEGAR ES MULTIPLICARLA CAPACIDAD DE TRABAJONo todo se delega, pero cuando delegamos aumentamosnuestro poder de acción. Muchas veces pensamos no tener loscolaboradores ideales para delegar, entonces es el momento deconvertirlos en ideales o cambiarlos.
No será sólo motivar, tiene que estar consciente de que lapersona que motivará está capacitada para hacer el trabajo. Osea, primero capacítelo.
Para delegar efectivamente:
Delegue en la persona correcta.
Delegue desde que reciba la tarea.
Exponga el objetivo final de la tarea, no sólo el proceso.
Dé las informaciones necesarias y autorice a buscar másinformaciones que sean relevantes.
Asegúrese que se entendió la tarea.
Marque fecha de conclusión.
Monitoree con regularidad.
Sea asequible para aclaraciones.
Ayude a crecer a su equipo.
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OTROS LIBROS DEL AUTOR
¿Forastero yo?El autor plasma la experiencia recolectada en suvida profesional y personal al vivir en Alemania,Argentina, Brasil y su República Dominicana natal.Los cambios que tuvo que afrontar le enseñaroncómo hacer que los cambios trabajen para uno ysacarles el mayor provecho. A través de lasdiferentes fases que pasa nuestro personajeprincipal, el anciano Ramón, usted se dará cuentade lo que es importante para triunfar, para estarde buen humor y lo que es primordial para vivirmejor su vida. Los cambios que tiene queenfrentar la persona que cuenta su historia devida nos enseñan que la vida no es blanca ninegra, sino multicolor. Nos hace entender que nohay cambios buenos ni malos, son movimientosen la vida y lo importante es hacerse cargo deellos.
Tú eres la estrellaHay cinco áreas de nuestra vida que debemoshacer crecer, mantener en equil ibrio y bajonuestro control. Diego Sosa las simboliza con laspuntas de una estrel la y pone a la persona enmedio de esa galaxia. La estrel la es cada uno denosotros. Sus artículos semanales sonherramientas para alimentar esas cinco puntas yunirlas. Los temas se toman de las manos yconsiguen trabajar en conjunto, haciendo darcada semana un paso nuevo o recordar yfortalecer pasos que podemos haber olvidado.1 . Las Emociones 2. El Cuerpo3. Las Relaciones 4. El Tiempo5. El DineroLa conexión entre todos estos temas es muyevidente. Este l ibro hace que los lectores puedanconstruir un camino que se llama FELICIDAD. Elobjetivo es hacer que vivir sea una obra de arte.
ISBN: 99934–32–02–4ISBN: 978–0–557–31 342–6
ISBN 978-9945-1 6-426-8ISBN 978-1 -4477-4722-2
SOLICÍTELOS EN LA REPÚBLICA DOMINICANA A:[email protected] www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
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NO HAGA LO QUE UN COLABORADOR PUEDE HACERSi tiene personas que trabajan para usted, no se cargue detrabajo que ellos pueden realizar. Existen tareas delicadas oplazos que no puede eludir, el resto debe ser realizado porpersonas que multipl ican su tiempo.
Las tareas repetitivas deben ser realizadas por otras personas.El i ja al individuo o equipo que considera adecuado para esatarea, capacítelo y delegue.
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TIP
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COLOQUE LÍMITE DE TIEMPO A SUS TAREASUna tarea sin una fecha de terminación es un barri l sin fondopara su tiempo. La mejor forma de realizar algo en un tiempoprudente es saber que hay que terminarlo antes de un momentoespecífico. Se sienta a hacer un trabajo y sabe que tiene quellevarlo a la reunión que iniciará dentro de una hora y quinceminutos. ¿Cuánto tiempo le l leva hacerlo? Exacto, una hora yquince minutos.
Cuando tenga una tarea relativamente larga en las manos,póngale un límite de tiempo, no importa que no tenga queentregarla en ese momento. Usted toma esa meta y seconcentra en uti l izar el tiempo para ella. Las distracciones seacortan cuando sabe que tiene esa meta. Las interrupciones selimitan. La concentración sube. La tarea se termina.
En la universidad o el colegio, ¿no tardábamos mucho tiempoen decidir hacer un trabajo porque era muy largo? ¿En quémomento lo hacíamos? La realidad es que lo terminábamoshaciéndolo en el último momento, en tiempo récord y con unahabil idad enorme. Ese día no salíamos, no tardábamos horas enel teléfono, no veíamos televisión. . . Hoy no es diferente, sólo lepido que no espere al último momento, sino que viva sus tareasde esa forma para que pueda dedicar su tiempo a lo que usteddecida y no tenga tanto estrés en la vida.
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CUMPLA CON LO PROMETIDO¿Conoce personas que hay que llamarlas antes de enviarles uncorreo–e? ¿De esas que le dicen a uno que el mensaje no lel legó? ¿De las que uno tiene que llamar antes de la fechaprometida para conseguir que el retraso en la entrega no seaatroz? ¿De las que después que le enviamos el mensajenecesitamos confirmar que lo recibieron?
Cuando cumplimos con los plazos que ponemos evitamos todasesas llamadas. Las interrupciones por no cumplir promesas sonautocreadas. Lo bueno es que está en nuestras manos evitarlas.Simplemente cumpliendo con lo prometido.
Una promesa no es sólo lo que sale de nosotros como fecha detérmino, también es lo que las reglas y costumbres indican.Cualquier plazo prudente es una promesa.
Si escondemos nuestra ineficiencia en la excusa de que “elcorreo no me llegó” , estará generando una cantidad enorme deinterrupciones, y eso hará que tenga menos tiempo paracumplir. Simplemente responda el correo diciendo la fecha determinación, eso le l levará menos tiempo que tomar unallamada y dar una excusa.
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NO VUELVA A LEER LAS TAREAS SINEL FIRME PROPÓSITO DE REALIZARLASRetomar las tareas simplemente para saber lo que tienependiente no le hará ganar tiempo. . . sino que le hará perdertiempo.
El orden y la organización no son lo mismo. Cuando pone suescritorio en orden, no ha logrado mucho, sólo que ahora sabedónde están los atrasos.
Si decide abrir un correo, de esos que marcó como no leído,tiene que estar seguro que tiene tiempo para resolver lo que élle está exigiendo. El truco está en no abrirlo sólo para saber quécontiene y su grado de urgencia. Las tareas sólo salen denuestra mesa cuando las realizamos de principio a fin.
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PIERDA EL MIEDO A EQUIVOCARSELos errores son parte del proceso de trabajo. No sólo no seequivoca el que no tiene tareas por hacer. No hacer el trabajo, odormirlo por no tomar una decisión, es un gran error. Losproblemas aumentan de tamaño cuando no los enfrentamos.
El miedo es un estresante adicional y un factor que induce acometer errores.
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TOME NOTASEl cerebro es un magnífico instrumento, pero no debemossobrecargarlo porque nos causará estrés y nos hará perder devista algunas tareas que debemos realizar.
Una libreta de notas en las reuniones es la solución másuti l izada. Hoy tenemos los teléfonos intel igentes, el los puedenser usados para ahorrarnos tiempo. Abra la función de agenda ycoloque las tareas que va tomando en su reunión. . . Pero, ojo,avise antes a su contraparte que está uti l izando el teléfono paraesa función, es de muy mal gusto estar en una reunión y quealguien esté manipulando el teléfono.
Las tareas en la cabeza se realizarán cuando se acuerde ocuando alguien se lo acuerde. Por lo regular ya es demasiadotarde. Si usamos sistemáticamente nuestras anotaciones, laejecución será en el momento oportuno.
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OTROS LIBROS DEL AUTOR
Ventas, Oratoria yLenguaje del CuerpoEste libro es especial porque no es un simplemétodo de ventas. Diego A. Sosa nos entrega lasherramientas para hacer del vendedor, o alnegociador, un EXPERTO. Su método de peldañoslleva la negociación desde la preparación hasta laposventa. Nos enseña el Lenguaje del Cuerpo comolengua materna, mostrándonos cómo expresarnoscon las manos; cómo sentarnos; cómo interpretar elsaludo y la pose, cuándo una mirada miente y areconocer un negociador inescrupuloso desde quenos ofrece su mano. Enriquece la entrega al trabajarla Retórica y Oratoria, enseñándonos a expresar demanera convincente, entreteniendo a la vez.Podremos manejar nuestra voz y adecuarla a losreceptores. Incluye tareas, formularios, fotos...En fin, todo lo necesario para cerrar más tratos y demanera más veloz... Hacer más dinero en menostiempo.
Mi BinomioEsta es una versión especial. Contiene íntegras lasprimeras dos novelas de autoayuda de Diego Sosa:¿Forastero yo? y Click. La primera trata sobre elmanejo de los cambios y la forma de lograr unamejor calidad de vida, haciendo que la felicidad nosea una meta, sino un camino. En la segunda, elautor nos entrega las herramientas para construirnuestra carrera profesional, desde la autoestimahasta el manejo de nuestras finanzas personales,sin dejar las herramientas de gerencia que unapersona necesita para triunfar. Pone énfasis en el“aprender a aprender”, método indispensable parael aprendizaje de hoy... aprender de todo nuestroalrededor y de lo que nos pasa es hacer unaexperiencia de cada suceso. También dedica uncapítulo a la crianza en tiempos en que la sociedadestá cada vez más individualista con exigencias deequipo. Los valores y el equilibrio entre la familia y lavida profesional juegan un gran rol en este libro.
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CREE HÁBITOSAl levantarnos en la mañana no estamos obligados a decidir sinos cepil lamos los dientes o no. Simplemente ejecutamos latarea que todos los días hacemos.
Llegar a la oficina y tener una rutina le ayudará a eliminarbaches en su día a día y le quitará estrés. Por ejemplo, abrir lacomputadora y comenzar a responder los correos que hanllegado puede ser una buena opción para algunos, para otrosno. Cada cual debe encontrar su mejor rutina, porque cada unotiene un trabajo diferente.
Una rutina le ahorrará mucho tiempo. No tendrá que tomardecisiones sencil las como: “Qué tarea hago ahora” .Simplemente sabrá que cada hora revisa su correo electrónicoo la bandeja de entrada. Tendrá horarios fi jos para devolverl lamadas. Tiene una libreta con las tareas pendientes y la tomapara realizarlas en horarios específicos que ha determinado sonlos mejores, por el flujo de trabajo y por horario para conseguira las otras personas.
No le pido que sea un robot, sino que encuentre cuáles horariosson mejores para cada tarea, las asigne en su agenda y lasejecute. Por ejemplo, para mí la escritura es mejor a mediamañana y tarde en la noche. Debido al flujo de personas yllamadas. No siempre fue así, por eso creo en la flexibi l idad.Pero tengo mis rutinas, y los días que me salgo de ellas, soymucho menos productivo.
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REPONGA LOS ATRASOSUna llamada para preguntar si está listo un trabajo causa estrés,pero más que eso. . . causa más atrasos. Si fuese sólo recibir lal lamada y responder que no está listo, no fuera tan terrible. Larealidad es que nos llaman, nos saludan, nos hablan decualquier otra cosa, nos entretienen, nos introducen largamenteel tema, nos reclaman la tarea, nos vuelven a contar otrahistoria de lo urgente que es, nos despiden cordialmente y nosdamos cuenta que nos desconcentraron y tendremos queretomar la idea que estábamos trabajando. Cinco a diez minutosson necesarios para responder una de esas llamadas y otroscinco a diez para volver a tomar el ritmo de lo que estábamoshaciendo. Quizá no lleguemos a retomarlo, porque vendrá lapróxima llamada para otra reclamación por otro atraso.
Nosotros creamos esas llamadas, somos responsables de ellasy por ellas no tenemos tiempo para realizar las tareas. Es horade poner esos atrasos al día, cada uno le quita poder de accióny le roba el tiempo úti l . Reduzca el estrés que ellos provocan ycree la reputación de trabajador puntual y responsable. Evitaráinterrupciones y tendrá más tiempo para terminar tareas atiempo. Se lo aseguro, se puede. Las próximas llamadas,alárguele el plazo de entrega y ganará tiempo evitando lasl lamadas.
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APROVECHE LAS ESPERASMuchas personas nos ponen a esperar. Una reunión con uncliente, por ejemplo. No maldiga la pérdida de tiempo, uti lícelapara cosas que en la oficina no puede hacer.
Existen cientos de informaciones que no podemos leer por nodisponer de tiempo. Las esperas son ideales para la lectura.Cuando sé que tendré que esperar, me llevo papeles o micomputadora. Puedo avanzar informes o estructurar escritos.Consigo leer cosas que no puedo mientras estoy dandoconferencias o visitando clientes. Necesito esas lecturas parami trabajo o mi vida personal, qué mejor momento para leerque cuando pienso que mi tiempo se está evadiendo.
Hay personas que dicen no tener tiempo para leer, hoy hay unagran cantidad de libros y podcast que permiten escucharandando lo que uno no tiene tiempo de leer sentado.
Conozco personas que leen libros en sus teléfonosintel igentes. . . ¿Sabe? Es cuestión de realmente querer.
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HAGA LAS TAREAS GRANDES POR PARTESUna vaca se come mordisco a mordisco. Es casi imposibleconseguir horas interminables sin recibir interrupciones o sintener que dejar de hacer una tarea grande. No pretendaocuparse de esas tareas para hacerlas de una sola vez. Claro, silas deja para último minuto tendrá que ejecutarlas de esamanera.
El truco es no dejar las cosas para último minuto. Reparta lastareas largas en trozos. Deben tener una lógica. Por ejemplo:
• Búsqueda de informaciones.• Lectura.• Planificación y estructuración.• Redacción 1 ra. parte.• Redacción 2da. parte.• Redacción final.• Revisión.• Entrega.
Coloque en su agenda bloques de media hora durante variosdías y verá qué fácil es hacer tareas complejas.
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NO TOME MÁS TAREAS DE LAS QUE PUEDE REALIZARUna causa corriente de estrés es tomar más tareas de las quepuede realizar un humano. Nos comprometemos con todo y contodos, al final quedamos mal y es peor que prometer las cosaspara un plazo mayor o no tomar la responsabil idad.
No todo el mundo espera los resultados de inmediato. Sepaponer plazos holgados que le permitan realizar la tarea sin tenerque pedir posposiciones tediosas.
Tenga una agenda bien controlada, así podrá asignarle tiempo alas tareas nuevas y sabrá si puede comprometerse con ella o sies mejor declinarla. Créame, quedar mal es peor que decirle aalguien que le entregará más adelante.
No posponga otras tareas por tomar tareas nuevas, eso seconvierte en una bola de nieve, todos estarán llamándolo yterminará haciendo las de la persona que más insista, no pordeleite al hacer su trabajo, sino para salir del más perseverante.Eso causa estrés y no le divertirá su oficio.
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O INTENTE HACERLO TODO JUNTO
Hay personas que desarrollan la habil idad de la multifunción.Las damas son especial istas en esa habil idad. Los hombrespreferimos desde un inicio de nuestra vida quedarnos con lamonofunción.
Piense en una computadora, el la es totalmente multifunción. Laponemos a abrir una página de internet, mientras vamosterminando un texto y, por otro lado, la tenemos tocando unamúsica. Eso es multifunción. Sin embargo, cada vez queabrimos un nuevo programa, la computadora se pone más lenta.Eso mismo pasa en nuestra mente.
Si estamos esperando una respuesta en el teléfono yaprovechamos para adelantar un correo–e nos irá muy bien.Aprovechamos la memoria que está libre para ejecutar otraarea. Pero si estamos recibiendo una instrucción por teléfono yl mismo tiempo intentamos digitar una carta, le aseguro queardará más en realizar ambas tareas que si lo hace poreparado. Sin contar los errores que de seguro cometerá por noscuchar con atención o no digitar con precisión.
ntente dar en la mesa con las manos. Con la izquierda dé dosoque mientras que en el mismo tiempo con la derecha dé sólono. Si no lo logra no se preocupe, con un poco dentrenamiento es posible. Eso es multifunción.
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DIEGO A. SOSA SOSA
Nacido en el año 1966, Diego Sosa es Ingeniero por la
universidadUNPHU, ygraduado de la Beca "Alois
Alzheimer" de laMünchenerRückenMunich, Alemania.
Tiene 17años de experiencia laboral enAlta Gerencia
(SegurosAmérica, Grupo Siemens, Grupo BHD), 18 en el
área docente y10años como directoren elGrupo
Siemens enAlemania, Argentina yBrasil, dirigiendo para
Sudamérica las operaciones de una de sus subsidiarias,
para la que abrió ymanejó las operaciones desde
Argentina yBrasil.
También creó equipos para comercializar los servicios yproductos de la empresa.
Luego pasó a trabajaren un grupomultinacional en la República Dominicana.
Hoy tiene su propia empresa enAlemania:MERCURIOEntrenamientos y
Consultorías.Conferencista, coach yfacilitadoren el área de crecimiento personal y
profesional, sus programas han servido al crecimiento demás de 30,000personas en
América yEuropa. Sus artículos son publicados en los principalesmedios deAlemania,
Argentina, Brasil, Inglaterra, Uruguay, Chile, EEUU, República Dominicana yEcuador.
Ha impartidomás de 8,000charlas en congresos, seminarios, universidades,
conferencias ycursos, en todaAmérica Latina yparte de Europa, con temas como:
Manejo delTiempo, Técnicas Profesionales deVentas, Calidadde Servicio, La
Motivación, Inteligencia Emocional, Seguros, Reaseguros, Liderazgo, Clientología,
Marketing, Manejo de los Cambios yFinanzas Personales, entre otros.
Es autorde los libros:Tú eres la estrella, Arco Iris Financiero, ¡Alcanza la Cumbre!
iBinomio, ¿No tienes tiempo?, Click, ¿Forastero yo?, ¿Cómovendomás segu-
os?, Ventas, Oratoria yLenguaje delcuerpo yTiempodeVivir.
ctualmente reside en Hamburgo, Alemania, yescribe una columna semanal en la
evista estilos de Diario Libre.
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Tiempo de Vivir:El Dietario de Diego Sosa para crecer día a día.Una especie de agenda que enseña una vivenciadiaria a través de una frase motivacional y haceaprender algo cada día con una pequeña, fácil yeficaz tarea.Acompaña sus días no solo paraanotar sus ocupaciones, es una agenda proactiva,donde puede tomar notas y seguir sus pendientesde una forma efectiva.Es una motivación parasuperarse cada día. Una forma eficiente de crecersin esfuerzo. Un Coach personal que cada unodesarrolla de la mano del autor.Más que unaagenda, un diario activo y efectivo de SuperaciónPersonal.
Audio–Artículos 1Los artículos semanales de DiegoSosa vocalizados por él. Abarcandolas cinco áreas del individuo integral:Emociones, Relaciones, Cuerpo,Dinero y Tiempo.
ISBN 978–9945–00–674–2
SOLICÍTELOS EN LA REPÚBLICA DOMINICANA A:[email protected] www.DiegoSosa.info/libros/librosRD
OTROS LIBROS DEL AUTOR
Audio–Artículos 2Los artículos semanales de DiegoSosa vocalizados por él. Abarcandolas cinco áreas del individuointegral: Emociones, Relaciones,Cuerpo, Dinero y Tiempo.
DE VENTA EN TODO EL MUNDO EN:www.DiegoSosa.info/libros