ARKISTO

Ltda.

ARKISTO Ltda.Ligia Margarita

Galvis LondoñoLady Andrea Leyton ChávezCarolina Muñoz HerreraLaudy Julieth Puentes RamírezLiliana Salamanca MellizoJenny Viviana Suarez Agudelo

Gestión Documental Jornada Tarde Chía

Sede B.

IDEA DE PROYECTO

Crear una empresa que se encargue de administrar, procesar y almacenar los documentos del archivo inactivo de las medianas y grandes compañías.Se establecerá un proceso de asesoría y capacitación para las compañías que lo requieran

JUSTIFICACION DEL PROYECTO

Su archivo esta desorganizado? No encuentra los documentos

fácilmente? Se acuerda que contienen los

documentos que están en la bodega? Cree que su personal está manejando

el archivo correctamente?

Atendiendo las necesidades actuales de administración y organización de la enorme cantidad de información que diariamente usan las empresas para que adopten la forma de manejar los documentos y archivos, ARKISTO Ltda. ofrece sus servicios de Gestión Documental, que tienen como metas; iniciar, mantener y consolidar el proceso adecuado en el manejo de la documentación y al mismo tiempo capacitamos al personal y administramos el archivo inactivo de las empresas que requieran de nuestro servicio.

OBJETIVO GENERAL

Satisfacer sus necesidades

Oportunos en sus requerimiento.

Apoyados con un grupo integro para

la eficacia de sistemas de

calidad.

Optimizando la calidad en la

gestión documental

De sus archivos y material

suministrado

OBJETIVOS ESPECIFICOSContribuir en la búsqueda de soluciones técnicas y logísticas en el manejo de la

Información Documental manera eficaz y profesional

Intervenir en la elaboración, implementación, asesoría, consultoría

estratégica y tecnológica en el desarrollo y ejecución de proyectos de

Gestión Documental.

Trabajar en equipo con nuestros clientes para y mejorar la eficacia de

sus operaciones comerciales, industriales y tecnológicas entre

otras.

Conformar un grupo humano, amable y capacitado para mejorar

continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Optimizar la calidad en la gestión documental de sus archivos.

FUNCIONES A REALIZAR CON EL PROYECTO

Administrar, Organizar y

Custodiar el archivo inactivo.

Almacenamiento de archivos físicos.

Digitación y microfilmación de

documentos

Organización de centros

documentales.

Elaboración de las tablas de retención

y valoración documental

Elaboración de las tablas de retención

y valoración documental.

Consultoría y capacitación a las empresas que no

tengan el conocimiento para

ello

PARA QUE SIRVE

Ahorrar tiempo y trabajo a las organizaciones que necesiten de nuestros servicios.Liberar espacio en la infraestructura de la organización.Manipulación adecuada y rigurosa seguridad a los documentos. Agilidad en el momento de buscar un documento que sea necesario a la hora de la toma de decisiones.

PORQUE SIRVE

• Es una solución a los grandes

acumulados de archivo inactivo.

•Control de costos.

•Liberar espacio en la compañía para

que sea ocupada por otra área

•Agiliza procesos de cualquier área de

la compañía.

A QUIEN LE SIRVE

Toda empresa cuya actividad sea extensa.

Se cobija las multinacionales para

cubrir el archivo inactivo.

propósito

Dar una orden a sus actividades y a sus responsabilidades empresariales.

Toda empresa que desee adquirir la responsabilidad

legal y ética.

Para mantener un record en el desarrollo de sus

actividades.

CON QUE

RECURSO HUMANO

Se tiene equipo humano y el respaldo de equipos de última tecnología (software Documental) que permiten asegurar una alta calidad en los procesos de los ciclos del documento.

ANALISIS

•Procesar la información de acuerdo a las necesidades.

•Controlar los documentos de archivo de acuerdo ala normatividad vigente y con las necesidades institucionales.

PLANEACION

•Prestar el servicio, información y consulta a los usuarios de acuerdo con sus requerimientos políticas institucionales y términos establecidos en la ley.

• producir los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

•Coordinar las actividades de talento humano asignado teniendo en cuenta las funciones de la unidad administrativa.

EJECUCIO

N

•Organizar los archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las políticas institucionales

•Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.

•Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.

•Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la política institucional.

•Organizar el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.

EVALUACION

•Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

•Producir textos en ingles en forma escrita y oral.