SOLUCIONES A&D LTDA“Custodia y Seguridad a tu alcance”

Integrantes:

FABIAN LIZARAZO PEÑUELAPAUL DANIEL POLANCO GARZÓN

Bogotá, 2015

MISION

Estamos comprometidos en ofrecer soluciones innovadoras y eficientes en la administración de información, que contribuyan a modernizar y a mejorar la eficacia de nuestros clientes, otorgando a nuestros accionistas buenos resultados financieros para el crecimiento de nuestra compañía.

VISION

• Posicionarnos como la mejor opción de servicio en el mercado de administración de información por el reconocimiento y calidad de nuestros servicios.

• Ser reconocidos por el establecimiento de una cultura corporativa que promueve el bienestar de sus empleados y colaboradores.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

• Gestión y custodia de archivos

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

• Digitalización y almacenamiento de imágenes

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

• Servicios de consulta

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

• Mensajería express

CARGOS Y FUNCIONESGerencia general:

Dirección y representación legal, judicial y extrajudicial.

Desarrolla y define los objetivos organizacionales.

Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a largo plazo.

Presenta al directorio los estados financieros, el presupuesto, programas de trabajo y demás obligaciones que requiera.

CARGOS Y FUNCIONES

Área Administrativa:

Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Gerencia General necesita para el desarrollo de sus funciones.

• Contabilidad:Planificar las actividades de la

Unidad de Contabilidad, dirigiendo las diferentes unidades adscritas, a fin de ejecutar los planes y programas previstos.

• Recursos humanos:Proceso de selección y

contratación de personal. Bienestar del talento humano.

ORGANIGRAMA

TECNOLOGIAS APLICADAS

• Software Especializado (Documenta): en el cual esta recopilada la información de todos nuestros clientes, lo podemos consultar por medio de códigos de barras y describirá cada documento custodiado.

• Digitalización: escáner especializados para procesar más de 100 imágenes por minuto, con el fin de tener una mayor eficiencia en los requerimientos que el cliente necesita.

• Aparatos portátiles (PDA) marca Honeywell: procesamos la información que recibimos de nuestros clientes para que sea registrada en nuestro software empresarial.

• Sistema de entrada tipo registradora que funciona con un acceso personal e intransferible que maneja cada uno de nuestros empleados, utilizamos un circuito cerrado de cámaras para controlar las áreas donde manipularemos la documentación.

• En cuanto al sistema de seguridad de la instalación se manejan sensores de humo con el fin de estar preparados para cualquier emergencia y que esto nos dé tiempo para salvaguardar la información de nuestros clientes.

NORMAS CORPORATIVAS1. Toda la documentación que se genere

en las empresas deberá conservarse en el archivo.

2. Toda información que ingrese a la empresa deberá ser evaluada, para posteriormente decidir si debe ser archivada o desechada.

3. La adecuada administración de documentos será responsabilidad del encargado del archivo.

NORMAS CORPORATIVAS

4. En los casos de extravío, pérdida, robo, sustracción, sustitución, alteración o destrucción de un documento, deberá ser reportado de inmediato.

5. La persona que robe, sustraiga, sustituya, altere o destruya un documento de la empresa será sujeta a las sanciones y disposiciones correspondientes.

6. La baja o destrucción de un documento sólo podrá realizarse después de ser valorado.  

NORMAS CORPORATIVAS

7. Nadie ajeno a la compañía puede tener acceso a los archivos de la empresa.

8. Para evitar el mal uso de la información solo podrán acceder a ella de manera directa los encargados de esta área, en caso de requerir alguna persona de la empresa alguna información solo podrá ser de manera limitada ya que hay datos que no deben ser proporcionados a nadie fuera del área.

 

NORMAS CORPORATIVAS

9. Las personas que deseen consultar algún expediente deben portar su carne correspondiente a la empresa en todo momento.

10.Para poder extraer un documento del archivo se deberá solicitar una guía.

11.NO se permite extraer expedientes fuera de la empresa.