diapositiva que es-el-quipux
TRANSCRIPT
QUE ES EL QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos.
¿QUIENES USAN QUIPUX?
Cien instituciones públicas a nivel nacional se sumaron a las 186 que usan el Sistema de Gestión Documental, Quipus, herramienta generada y desarrollada por la Secretaria Nacional de la Administración Pública, que gestiona la documentación oficial de diversos procesos generados entre entidades estatales y con la ciudadanía a través de internet.
ENTRE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS QUE SE HAN SUMADO AL USO DE QUIPUX ESTÁN:
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación,
Empresa Eléctrica Quito, Servicio Integrado de Seguridad ECU 911, Secretaría Técnica de Discapacidades, Empresa Pública Yachay, Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos, Empresa Pública Estratégica Hidroeléctrica COCA CODO SINCLAIR y
Centro Nacional de Control de Energía.
un total de 3.544 usuarios ya cuentan con firma electrónica de documentos, lo que permitirá mayor ahorro de recursos económicos del Gobierno en la utilización de papel, consumibles de impresión, energía eléctrica y los servicios de envió de correo postal.
QUIPUX, está disponible en:Ambiente de Producción en la dirección www.gestiondocumental.gob.ec
En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en el sistema, para hacer uso de esta funcionalidad, se sugiere utilizar la aplicación http://firmaelectronica.gobiernoelectronico.gob.ec/
Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:
Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.Disminución del riesgo de las pérdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico
Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil
Consulta simultánea de varios lectoresReproducción y envío de documentos obviando el traslado físico
A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:
Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos
Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.
Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.Firma electrónica personal de documentos.Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.
¿Cómo Organiza La Documentación?Organización del archivo digitalEl archivo digital está conformado por carpetas creadas en el sistema operativo. Todo documento digital deberá ser asignado a una carpeta. Codificación documentalLos documentos digitales se almacenarán con base a una numeración secuencial única en la base de datos y un código de identificación institucional del documento de la siguiente forma:Los tipos de documento: memorando, oficio y circular, contarán con un identificador asignado por el sistema y compuesto de la siguiente forma general:Siglas de la Institución y/o Área.Año en cursoSecuencialTipo de documento
Conservación del archivoQUIPUX gestiona el almacenamiento y clasificación de la información documental de las instituciones que utilizan el sistema. Se aplican estrictas normas y estándares de seguridad, confidencialidad, privacidad, disponibilidad y conservación de la información.La información se almacena en una base de datos y de los documentos generados y anexados en formato PDF en carpetas del sistema. Las características de autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos digitales están garantizadas por el firmado electrónico.
¿CÓMO ES LA SEGURIDAD? Usuarios y rolesEl esquema de seguridad se implementa por usuarios y roles que se asignan a los mismos por parte del administrador institucional.Administrador InstitucionalExiste un usuario con el rol de administrador institucional del sistema. El administrador es responsable de la configuración así como de la seguridad a nivel institucional, además deberá autorizar el acceso a los documentos conforme a la normativa institucional.Firma Electrónica de DocumentosQUIPUX, explota la tecnología de Firma Digital en los documentos generados. Accesibilidad y confidencialidadLa accesibilidad a la información estará restringida de acuerdo al área de la organización a la que esté asignado un usuario del sistema, respetando el principio de confidencialidad.
¿Quiénes Son Los Usuarios De Quipux?InstitucionesLa participación como usuario institucional del sistema es por adhesión. Funcionarios La participación de los funcionarios de una institución como usuarios del sistema depende de cada institución. CiudadanosLos ciudadanos pueden utilizar el sistema únicamente para consultar el estado de un documento
¿Cuáles Son Los Requerimientos Para Utilizar Quipux? Requerimientos mínimos de hardware y
software Antes de utilizar QUIPUX se deberá verificar los siguientes requerimientos en las estaciones de trabajo: » HardwareEnlace de acceso a la red Internet de 128kbps mínimo
Dispositivo Token USB de firma electrónica (para funcionarios autorizados)
Scanner de alta velocidad A4 (para digitalización documentos entrada)
» SoftwareInstalación programa navegador
Mozilla Firefox .Instalación y funcionamiento apropiado del
programa Máquina Virtual de Java (JVM) versión 1.5 (para funcionarios con firma electrónica)
Instalación del programa manejador (driver) del token USB para el sistema operativo