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DIAGNÓSTICO E IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
EMPRESA AGENCY FOCUS GROUP S.A.S.
JORGE ANDRÉS BOLAÑOS
ANDRÉS FERNANDO VERGEL
Profesor: DAVID ARTURO CAMARGO FUENTES
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL META
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
VILLAVICENCIO – META
2017
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Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 4
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................ 5
1.1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................ 5
2. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ............................................................................ 6
2.1. MATRIZ DOFA ....................................................................................................... 7
2.1.1. FORTALEZAS: ............................................................................................... 7
2.1.2. OPORTUNIDADES: ........................................................................................ 7
2.1.3. DEBILIDADES: ............................................................................................... 8
2.1.4. AMENAZAS: ................................................................................................... 8
2.2. ANÁLISIS DOFA .................................................................................................... 8
2.2.1. DEBILIDADES Y OPORTUNIDADES ............................................................. 8
2.2.2. FORTALEZAS Y AMENAZAS ........................................................................ 9
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 10
3.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 10
4. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 11
5. OBJETIVOS ................................................................................................................ 12
5.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 12
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................... 12
6.1. Planeación:.......................................................................................................... 13
6.2. Organización: ...................................................................................................... 13
6.3. Integración del Personal: ................................................................................... 13
6.4. Dirección: ............................................................................................................ 14
6.5. Control: ................................................................................................................ 14
7. TIPO DE INVESTIGACIÓN ......................................................................................... 15
8. FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ................................................... 16
9. PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN ............................................................... 17
10. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ............................................................. 18
10.1. PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................. 18
10.2. PROPUESTA DE ORGANIGRAMA .................................................................. 18
10.3. PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS ........................................................ 21
10.4. CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO MISIONAL ....................................... 22
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 23
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................. 24
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LISTA DE TABLAS
TABLA 1. PLAN DE ACCIÓN ............................................................................................ 17
LISTA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1. PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ...................................................... 20
ILUSTRACIÓN 2. PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS ............................................ 21
LISTA DE ANEXOS
ENCUESTAS…………………………………………......…………………………………..........25
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE DISEÑO Y DESARROLLO ……..………...…………..........26
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo pretende ayudar al mejoramiento de la estructura organizacional de la empresa
Agency Focus Group S.A.S la cual se dedica a ofrecer todo lo relacionado con la publicidad
y el marketing digital.
Lo primero que realizaremos es un diagnostico en todas las áreas de la empresa, para así
conocer la situación real y actual de la misma, luego se plantean unas propuestas de
estrategias en cada una de las áreas con el propósito de que la gerencia pueda contar con
procesos definidos que permitan mejorar el desempeño de la organización.
Algunas de estas propuestas estratégicas se han implementado con el apoyo de la gerencia
con el fin, no solo de lograr que la empresa crezca y sea sostenible en el tiempo sino también
poder culminar con éxito el proceso de formación profesional, aplicando los conocimientos
adquiridos en el desarrollo de la carrera.
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1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Agency Focus Group S.A.S Nace en Noviembre del año 2016, como respuesta a la necesidad
de las Mipymes de Villavicencio a entrar al nuevo mundo globalizado por medio del manejo
del marketing digital, con el objetivo de dar a conocer el potencial de las empresas de nuestra
región ofreciendo servicios como Manejo de Redes, Campañas Publicitarias, Branding
Corporativo, Impresión Offset, Creación de Manual de identidad corporativa, entre otros.
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
Ésta idea de negocio inicia cuando el Sr. Juan David López Forero laboraba en una empresa
relacionada con publicidad impresa y uno de los clientes le pregunta si dicha empresa ofrece
los servicios de marketing digital, lo cual no hacía parte del portafolio de servicios.
Lo anterior fue el tema central en la conversación de tres personas: Jorge Andrés Bolaños,
Alexander Florián y Juan David López, donde se dio a conocer la necesidad de las empresas
más pequeñas de la región en temas de acceso a todo lo relacionado con el marketing digital
y decidieron impulsar la idea de negocio.
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2. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Para la realización del diagnóstico, se llevó a cabo la aplicación de dos entrevistas, una al
personal operativo de la empresa y otra al área gerencial, con el fin de obtener información
que nos permitiera conocer el estado actual de la misma.
La encuesta realizada al personal operativo contiene las siguientes preguntas.
1. ¿Cuál es su Cargo?
2. Mencione sus funciones
3. ¿Quién es su jefe inmediato?
4. ¿Cómo es el manejo de la documentación inherente a su cargo?
5. ¿Conoce usted la misión y visión de la empresa?
La encuesta realizada al área gerencial de la empresa contiene las siguientes preguntas.
1. ¿Cuál es su cargo?
2. Mencione sus funciones
3. ¿La empresa cuenta con un organigrama definido?
4. En el caso de presentarse una eventualidad dentro de la organización, ¿Quién es el
encargado de la toma de decisiones?
5. ¿La empresa Agency Focus Group Cuenta con un plan de incentivos
motivacionales para sus empleados?
6. ¿La empresa dispone de herramientas de control sobre los bienes y activos?
De acuerdo a lo que se pudo evidenciar mediante la observación y complementado con la
información obtenida en las entrevistas, se encontró que la empresa Agency Focus Group
S.A.S no se encuentra sólida y definida en cuanto a la planeación organizacional, puesto que
no cuenta con una buena estrategia, la cual hace referencia al logro de objetivos los cuales
encaminan y le dan dirección a la organización, la misión, razón de ser de una empresa, la
visión a dónde se quiere llegar en algunos años y los planes de acción. Sus valores, políticas
y principios corporativos no los tiene definidos.
La empresa no cuenta con una misión definida, lo que es crítico para llevar una buena calidad
de vida empresarial ya que esta tiene que ser consecuente con sus principios y valores, la
visión tampoco está definida, sólo cuenta con una idea general y abstracta que es la de poder
llegar a ser una empresa más grande y muy reconocida, tampoco cuenta con una buena
dirección para guiarse en la gestión de servicios.
La empresa cuenta con pocos objetivos: desea ayudar a las empresas de la región a ampliar
su reconocimiento y permitir un aumento de clientes potenciales, ampliar sus clientes y crecer
como una empresa dedicada al diseño y publicidad. Para poder cumplir estos objetivos se
necesita crear estrategias para hacer realidad, mantener y soportar cada objetivo.
A pesar de que cada uno de los trabajadores de Agency Focus Group S.A.S son personas
de bien, muy cultas, respetuosas, responsables, etc., la empresa no tiene claro sus principios
a desarrollar ni a ejecutar en sus funciones.
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Referente a la función organización, la empresa no cuenta con una buena estructura es decir,
no tiene definido un organigrama en donde hay división de cargos o trabajo, en cuanto al
manual de funciones no lo tienen implantado ni escrito pues a pesar de que tiene pocos
trabajadores ninguno tiene muy clara su función a desempeñar pues no siempre hacen lo
mismo, pueden tener más claro los procedimientos pero ninguno realiza las actividades de la
misma forma a pesar de que todos llegan al mismo final.
En cuanto al liderazgo, por ser una empresa con varios socios, no existe una persona definida
para tomar el control y las decisiones que pueda guiar a los demás miembros para que
puedan desempeñar bien sus labores, no hay incentivos de motivación para las actividades
que ejercen los trabajadores, por lo que la empresa está conformada con muy poco personal,
por lo que la comunicación es más fácil y muy directa, pero a pesar de esto hay muy poco
trabajo en equipo pues cada uno se encarga solamente de su labor y lo único que importa es
la finalización rápida de esta.
Si Agency Focus Group S.A.S no cuenta con estrategias, ni metas mucho menos tiene un
plan de acción para operar. No utiliza herramientas de control ni formatos, ni tablas.
2.1. MATRIZ DOFA
2.1.1. FORTALEZAS:
Los principales impulsores y encargados del servicio que se brinda, son personas
jóvenes que poseen la frescura de la innovación y la experiencia en el sector.
Se cuenta con conocimiento y estrategias para cada sector del mercado.
Se dispone de conocimientos sobre hardware y software que permite otorgar garantía
y valor agregado, con el fin de dar rápidas soluciones técnicas ante algún
inconveniente del cliente.
Se brinda Asesoría profesional que ayuda a generar estrategias adecuadas de
posicionamiento para cada tipo de empresa.
2.1.2. OPORTUNIDADES:
Gran necesidad de difusión del marketing en la actualidad.
Grandes requerimientos de empresas innovadoras que están apostando a esta
herramienta para crear su ventaja diferencial.
La mayoría de los habitantes del mundo están comunicados virtualmente.
La sociedad demanda respuestas y soluciones en tiempo real.
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2.1.3. DEBILIDADES:
No se dispone de un archivo documental que registre los movimientos legales y
contables de la empresa.
No contamos con asesores que permitan generar un flujo de venta que aumente el
reconocimiento del servicio.
Carencia de una estructura organizacional que defina los roles y las funciones entre
el personal.
La empresa no cuenta con procesos determinados para realizar sus operaciones.
2.1.4. AMENAZAS:
Grandes empresas de marketing situadas en grandes ciudades con mayor alcance y
reconocimiento, acaparan gran porción del mercado regional.
Muchas empresas no cuentan con una verdadera estrategia publicitaria, ni se fijan
objetivos claros, y se adentran de manera errada en los medios digitales, dejándose
influenciar por la moda o porque otras compañías de su entorno ya están en ellos.
Generalmente no se elige al profesional adecuado para la gestión del marketing, y se
deja esta función en manos de familiares o empleados inexpertos.
Las empresas no están dispuestas a invertir en la implementación de estrategias
publicitarias virtuales.
La falta de conocimiento y credibilidad de las redes sociales como estrategias de
publicidad por parte de las empresas antiguas no permite la implementación de los
nuevos sistemas o propuestas de marketing.
2.2. ANÁLISIS DOFA
2.2.1. DEBILIDADES Y OPORTUNIDADES
Hoy por hoy la gran mayoría de personas tienen acceso a una computadora la cual está
conectada a una red de internet, donde un sinfín de ofertas están a la mano a tan sólo un clic
para su compra. Es por eso que el mercado actual busca estrategias publicitarias efectivas,
donde los ponga a la vanguardia de la virtualidad. Es por ello que se deben crear tácticas
innovadoras que marquen ventajas competitivas entre los diversos sectores comerciales.
Para tal fin se hace necesario la implementación de un sistema organizacional, que ayude a
establecer procesos de acción, que permitan cumplir con los roles y funciones
correspondientes, acordados por la empresa, para lograr así la satisfacción de los clientes.
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2.2.2. FORTALEZAS Y AMENAZAS
Aunque el avance de la tecnología va a pasos agigantados, son muchas las empresas que
no van a su ritmo, no haciendo uso de herramientas tan efectivas e importantes para su
posicionamiento en los diferentes mercados, como son los medios publicitarios virtuales.
Incluso cuando a hoy existen grandes compañías de marketing que ofrecen su conocimiento
y profesionalismo. El motivo principal es que no están dispuestas a invertir en la
implementación de estas estrategias a causa de la falta de conocimiento y credibilidad en las
redes sociales.
Por esto es tan indispensable establecer nuevos modelos comerciales que nos permita llegar
a más comunidades y ofrecerles mediante nuestra experiencia y profesionalismo, las distintas
alternativas para el crecimiento de su mercado. Brindando soluciones rápidas y oportunas
para el posicionamiento de su empresa en las redes y el aumento de clientes para su
mercado.
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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
(CRUZ LÓPEZ. 2011) “La forma de dirigir y administrar las empresas ha presentado
numerosos cambios alrededor del tiempo, pero debido a factores económicos y sociales como
la globalización, su administración debe favorecer la adaptación a las nuevas tendencias del
mercado mediante estructuras flexibles que le permitan ser mucho más competitiva”.
(CRUZ LÓPEZ. 2011) De acuerdo con Páez (2002), una estructura organizacional en la
empresa debe partir de la claridad de sus objetivos operacionales y ser un facilitador que
permita el logro de estos mediante la adecuada coordinación de recursos humanos,
materiales y financieros.
Agency Focus Group S.A.S es una empresa que se encuentra ubicada en el municipio de
Villavicencio - Meta, y tiene como actividades la Publicidad y marketing digital.
Al igual que muchas de las empresas de la región, ésta no cuenta con una administración
formal debido a la falta de este tipo de conocimientos y es dirigida de una forma empírica y
con base a las experiencias de los propietarios quien ejerce el control de las actividades de
una forma personal lo que limita el buen manejo de la misma.
La empresa tampoco cuenta con una estructura bien definida, ni con descripciones de
puestos lo que ha dificultado la coordinación y el aprovechamiento eficiente de sus recursos.
Los principales problemas a los que la empresa se enfrenta debido a dicha situación están
relacionados con la delegación, control de actividades, el flujo de la información y los
recursos; lo que ocasiona que exista duplicidad de tareas, que los trabajadores no sepan de
una forma precisa cuáles son sus actividades y responsabilidades; generando que en algunas
ocasiones se quede mal con los clientes al no poder cumplir con los pedidos, debido a la falta
de comunicación y coordinación entre las áreas de la empresa.
En cuanto a los factores externos, existe mucha competencia entre las agencias de Publicidad
y marketing de esta y otras regiones del país; por lo que es necesario contar con servicios de
calidad para lograr obtener buenos clientes y mantenerlos, ya que si no se cumple de forma
adecuada con sus expectativas y necesidades, éstos generarán opiniones negativas que
afectan la llegada de nuevos clientes; como resultado de esto, es importante que la empresa
cuente con un manejo coordinado y eficiente de sus recursos con el objetivo de ofrecer
precios competitivos y servicios con la calidad requerida.
3.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Contribuiría el Diseño de la Estructura Organizacional de la empresa Agency Focus Group
S.A.S a su mejoramiento?
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4. JUSTIFICACIÓN
ANNEO SÉNACA, Lucio. “Ningún viento es favorable para el hombre que no sabe a dónde
va”, así también sucede en las organizaciones, muchas están creadas y se han mantenido
gracias a la tradición pero hoy día en el siglo XXI, ninguna organización, no importa la
actividad económica que realice, puede estar a la deriva sin tener claridad de sus objetivos,
para dónde va, cómo lo va a lograr, que necesita para ello, variables, condiciones del entorno,
meta, Etc. Toda organización para crecer, generar utilidades y permanecer en el mercado
debe haber definido su direccionamiento estratégico.
La empresa se verá altamente beneficiada al contar con la formulación de sus propósitos, su
marca distintiva, sus servicios, los mercados y el talento humano que soporta el logro de las
metas definidas con claridad; Es por ello que el diseño de la Estructura Organizacional será,
no el todo, pero sí un paso firme para la mejora en su eficiencia, productividad, mejora en los
procesos y por ende mantenerse en el mercado. A partir de la Estructura Organizacional se
pondrá un “orden” a las tareas, la estructuración de cada uno de sus procedimientos, la
definición de las principales responsabilidades, funciones, y líneas de autoridad al interior de
la empresa, para lograr con mayor facilidad la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus
actividades, de igual forma, establecer el rol que han de desarrollar cada uno de los miembros
de la empresa para lograr la armonía del trabajo en equipo, optimizando sus actividades y
alcanzar las metas fijadas previamente en la planificación estratégica de la organización.
Agency Focus Group S.A.S. tiene 1 año de fundada, cuenta con una planta de personal de
aproximadamente de 4 empleados fijos. Es una empresa familiar que por ser nueva no se
encuentra al nivel de las exigencias del mercado, se hace necesario tener una definición clara
de sus líneas de mando, responsabilidades, funciones, procedimientos, tareas entre otras
condiciones propias de una Estructura Organizacional que le permitan mejorar sus
procedimientos logrando así una mayor rentabilidad, mejores servicios, mayor productividad,
calidad del personal, condiciones adecuadas para el desarrollo, crecimiento de la
organización y aprovechamiento de las condiciones que el mercado actualmente está
ofreciendo.
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5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estructura que complemente el sistema Organizacional de la empresa, que
contribuya a las actividades para así llevar a cabo resultados satisfactorios al cliente.
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Diseñar un gráfico de la estructura organizacional.
Crear la estructura del mapa de procesos para la empresa.
Elaborar la caracterización de uno de los procesos misionales.
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6. MARCO TEÓRICO
Desde la creación de las empresas el objetivo primordial es brindar la satisfacción a las
necesidades del cliente pero al igual de importante es generar ingresos a quien satisface
dichas necesidades. Vivimos en un mundo con cambios frecuentes, la globalización de la
economía, el desarrollo tecnológico, los nuevos mercados y las exigencias de los clientes son
cada día más recurrentes, es por esta razón que las organizaciones se enfrentan a retos más
grandes, en cuanto a calidad en el producto y/o servicio.
Por lo anterior, la competencia es cada vez más intensa y agresiva, donde la sostenibilidad
de las empresas no productivas, se verán cada vez más amenazadas. Las responsabilidades
del gerente de una empresa radican en mantener la solidez de la organización, la estable
generación de empleos, el aumento de los ingresos, la constante innovación, entre otros
factores que permitan que sus indicadores financieros, no se vean afectados de manera
negativa; (SERNA GOMEZ, 2008.) “su función de líder se reflejará, entonces, en la dirección
del talento humano hacia el logro de los objetivos y estrategia de la organización”. Esta
estrategia permite la determinación de las metas y objetivos a largo plazo, la adopción de los
planes de acción y la consecución de los recursos necesarios para lograr esas metas;
Además, de que el líder debe diseñar la estrategia y el direccionamiento es necesario que
cumpla con la secuencia del proceso administrativo para lograr una estructura organizacional
sólida. Según Chiavenato en su libro Introducción a la Teoría General de la Administración
nos habla que el proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, que el
Administrador logra mediante su buena gestión de cada una de las funciones administrativas
y su nivel de liderazgo el logro de los objetivos organizacionales.
Las funciones de los administradores se convierten en una herramienta de gran utilidad dado
que facilita el logro de las metas y la eficacia de las organizaciones; H. Koontz en su libro
“Administración – Una perspectiva global” da su concepto y resalta la importancia de cada
una de las funciones de los administradores:
6.1. Planeación:
La planeación implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones
necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es,
de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas.
6.2. Organización:
La organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de
una estructura intencionada de los papeles que los individuos que deberán
desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que
debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de
las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para
realizar estas tareas.
6.3. Integración del Personal:
La integración del personal implica llenar y mantener ocupados los puestos
contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la
identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un
inventario del personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso,
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evaluación, planeación profesional, compensación y capacitación (o alguna otra
forma de desarrollo) tanto de los candidatos a ocupar puestos como los ocupantes
de éstos en un momento dado, con el fin de lograr la eficaz y eficiente realización de
las tareas.
6.4. Dirección:
la dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
6.5. Control:
el control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del
desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de
las normas y la contribución a la corrección de éstas.
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7. TIPO DE INVESTIGACIÓN
La metodología a desarrollar en este estudio es exploratoria y descriptiva. La exploratoria
ayuda a relacionar al investigador con la situación problema, también ayuda a identificar las
variables que inciden, reconocer otros cursos de acción e identificar cuál de esas
posibilidades tiene la máxima prioridad en la investigación. En este proyecto se aplican
características propias de esta metodología, pues a través de la observación directa y las
entrevistas se podrán realizar análisis que conlleven al desarrollo coherente de las diversas
etapas del proyecto.
(MÉNDEZ, 2005.) “La investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones,
costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades,
objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la
predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables”. Este
proyecto es descriptivo dado que no se limita solo a la presentación de la situación actual de
la empresa objeto de estudio, Agency Focus Group S.A.S., sino también a la formulación y
ejecución de propuestas y estrategias conducentes a la mejora del desempeño
organizacional, para garantizar en parte el crecimiento sostenido de la compañía.
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8. FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
En esta investigación la información será adquirida mediante:
Fuente Primaria: Para la recolección de datos de primera mano se identifican
diferentes fuentes como la observación directa, los documentos, registros y las
personas que laboran actualmente en la empresa Agency Focus Group S.A.S., los
cuales serán recolectados mediante técnicas como la inspección documental y
entrevistas.
Fuente Secundaria: Como soporte para el análisis adecuado de los datos
recolectados se buscará el apoyo de textos, libros, investigaciones similares
relacionadas con el tema de este Proyecto.
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9. PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN
Tabla. 1 PLAN DE ACCIÓN
PLAN DE ACCIÓN
CODIGO
FECHA VERSIÓN
META:
Mejorar la organización y procedimientos de las actividades realizadas por la empresa, con el fin de realizar procesos claros que ayuden a brindar resultados satisfactorios para el cliente.
OBJETIVO:
Generar propuestas para la implementación de la estructura organizacional de la empresa Agency Focus Group S.A.S
ACTIVIDADE RESPONSABLE TIEMPO RECURSOS RESULTADO ESPERADO
Realizar propuesta de Organigrama
Andrés Bolaños 3 día
Información de cargos y funciones del personal de la
empresa.
Implementación de la estructura Organizacional estipulada en el
organigrama
Generar propuesta de
mapa de procesos
Andrés Vergel 5 días Información de las
áreas y procesos de la empresa
Implementación
del enfoque basado en
procesos que se estipula en la
propuesta
Caracterizar uno proceso
misional Andrés Bolaños 2 día
Información de procedimientos y
responsables de las actividades
Implementación
de las actividades relacionadas en la
caracterización del procesos
Definir un manual de procesos y
procedimientos para un cargo
Andrés Vergel 2 día
Información de las actividades específicas
realizadas por la persona que
desempeña el cargo
Implementación del Manual de
procesos y procedimientos para cada cargo desempeñado en
la empresa
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10. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
10.1. PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
En cumplimiento Objetivo General:
Diseñar una estructura que complemente el sistema Organizacional de la empresa, que
contribuya a las actividades para así llevar a cabo resultados satisfactorios al cliente
Mediante la implementación de esta propuesta en la empresa Agency Focus Group S.A.S.,
se busca la mejora en su desempeño, crear una Estructura sólida donde se encuentren
claramente definidas y especificadas las Áreas Funcionales, Responsabilidades, Funciones,
Líneas de Comunicación y Mando, al igual que la implementación de un enfoque basado en
procesos, dado que este enfoque posibilita un análisis continuo de las actividades que se
llevan a cabo, la interrelación de los procesos identificados y de ésta manera al mejoramiento
de la competitividad de la empresa en mención.
Se busca definir y formalizar cada cargo que existe en la empresa vinculando cada uno de
ellos al proceso dentro del sistema al cual pertenece, procurando que quienes lo desempeñen
tengan total claridad de sus funciones, cómo engrana su cargo dentro del sistema y la
importancia que éste tiene para la sostenibilidad y el crecimiento de la empresa, de igual
forma permite un desarrollo integral de la organización, mejorando la productividad,
comunicación e interrelación de los cargos, calidad y otros elementos que son importantes.
También permitirá un mayor y mejor control de los diferentes procesos identificados,
obtención de mejores resultados debido a la comunicación e interrelación entre los procesos,
mejoramiento continuo a nivel general de la organización, participación de todo el personal
en el logro de los objetivos organizacionales, sostenibilidad y rápida respuesta a las
exigencias del mercado.
10.2. PROPUESTA DE ORGANIGRAMA
En cumplimiento de los Objetivos Específicos:
•Diseñar un gráfico de la estructura organizacional
ORGANIGRAMA Se hace la propuesta de implementación de Organigrama como
herramienta gráfica de la Estructura Organizacional de Agency Focus Group S.A.S, donde
se identifica con claridad cargos, relaciones, nivel de responsabilidad y autoridad al interior
de la empresa.
Se identifican las áreas claves, las cuales están vinculadas a los diferentes procesos
identificados dentro del sistema, estas son lideradas por un personal responsable de la toma
de decisiones, asignación de tareas a su equipo de trabajo, transmisión y retroalimentación
las otras áreas de los diferentes procesos.
Cada área identificada al interior de la organización cuenta con objetivos que son establecidos
en búsqueda del alcance de los objetivos organizacionales, el cumplimiento de estos objetivos
son responsabilidad del Líder del área, el cual, debe asignar tareas, responsabilizar e
involucrar a su equipo de trabajo en el alcance de los mismos.
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Se busca que a partir de los objetivos organizacionales, todos los miembros de la empresa
trabajen y/o se involucren, de tal manera que se generen estrategias para el logro de los
mismos donde, cada uno coordinadamente desde su área o rol dará su aporte para el logro
de estas metas, de tal manera que del logro de un objetivo organizacional se alcanzan a
cumplir objetivos particulares, lo cual induce a un mejor ambiente de trabajo, competencia
sana, capacitación, trabajo en equipo entre otros aspectos favorables para la organización.
Dentro de la formalización de la Estructura Organizacional de Agency Focus Group S.A.S se
definieron las siguientes áreas de trabajo, estos serán los cargos que de manera gráfica se
señalan en el organigrama diseñado para la organización (Ilustración 1), así:
Gerencia: Responsable de las decisiones estratégicas y la implementación de
políticas en la empresa.
Área de Gestión Humana: Se encarga de la selección de personal, tramita la
documentación relativa a la gestión del personal de la empresa (contratos, nómina,
dotación) y se ocupa de las obligaciones de la empresa respecto a la Seguridad
Social, se encuentra conformado por Gerencia.
Área Comercial: esta área se encarga de diseñar e implementar estrategias de venta,
de publicidad y promoción de los productos e identificar las exigencias del mercado y
procurar que estas se determinan y se divulguen a todos los procesos para garantizar
la satisfacción del cliente, e identificar oportunidades de negocio para el sostenimiento
de la empresa e Incursionar en nuevos nichos de mercado, e investigar los mercados
para conocer qué tipos de necesidad, deseos y poder adquisitivo tiene un grupo social
específico, al que va ser dirigido el servicio; de esta manera se obtiene la información
suficiente para saber si este mercado objetivo tendrá un futuro comercial conveniente
para las expectativas de la empresa, esta área se encuentra conformada por servicio
al cliente.
Área de Producción: Se encuentra conformado por cuatro colaboradores, que
ocupan los siguientes cargos, Diseñador gráfico, Servicio al cliente, Jefe de cartera y
Auxiliar de gestión; esta área es el corazón de Agency Focus Group S.A.S, ya que es
donde se ejecutan todos los servicios.
Área de Contabilidad: lo integra una persona que ocupa el cargo de Jefe de cartera
y realiza actividades como Asistente Contable, el área se encarga de controlar,
manejar, registrar y clasificar las operaciones económicas de la empresa para la toma
de decisiones, llevar el seguimiento contable y financiero a fin de obtener los
resultados y balances del ejercicio, así como del cumplimiento de las obligaciones
fiscales de la empresa, de tal manera que se logren alcanzar los objetivos
empresariales y al mismo tiempo velar por la liquidez y rentabilidad de la organización.
Área de Compras: Se encarga de adquirir las materias primas y mantener las
relaciones con los proveedores, Jefe de cartera es quien realiza los pedidos y las
órdenes de compra generadas por los requerimientos realizados por cada área.
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Ilustración 1: Propuesta de Organigrama.
Fuente: Autoría propia
Junta Directiva
Gerente (Representante Legal)
Juan David López Forero
Gestión Humana Comercial Diseño y
Desarrollo Financiera Compras
Representante Legal
(Juan David López Forero)
Diseñador gráfico. (Juan David López
Forero)
Jefe de Servicio al Cliente
(Andrés Vergel)
Jefe de cartera (Jorge Andrés
Bolaños)
Auxiliar de Gestión (Letty Juliet López
Forero)
Jefe de cartera (Jorge Andrés
Bolaños)
Jefe de Servicio al Cliente
(Andrés Vergel)
Jefe de Cartera (Jorge Andrés
Bolaños)
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10.3. PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS
En cumplimiento de los Objetivos Específicos:
Crear la estructura del mapa de procesos para la empresa.
Ilustración 2: Propuesta de Mapa de procesos.
Fuente: Autoría propia
Se establecen e identifican claramente los procesos:
Estratégicos: conformado por actividades Gerenciales, gestión estratégica y
sistemas de gestión, el cual tiene como responsabilidad dentro del sistema, manejar
aspectos relativos a la planeación estratégica, establecimiento de políticas,
establecimiento de objetivos, comunicación, control, identificación y suministro de
recursos y la revisión por la dirección.
Misionales: este proceso está conformado por las actividades que son la razón de
ser de la organización, del resultado arrojado en el desarrollo de estas actividades
dependerá la competitividad de la empresa; Este proceso inicia con la Gestión
Comercial donde a partir de su labor de promoción y posicionamiento de los servicios
de la empresa genera nuevos negocios y se asegura que dentro de la misma se
cumpla con los requisitos que el cliente en principio a establecido.
Una vez se ha logrado concretar la negociación se procede a suministrar la
información del requerimiento del cliente al área de diseño y desarrollo, la cual se
encargar de generar las propuestas para darle cumplimiento de los requerimientos del
cliente.
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Una vez hayan superado los controles de calidad respectivos, se procede con la
Gestión de contenidos que se encarga de realizar el manejo, distribución y alcances
según lo solicitado por el cliente, informando de esta gestión al área comercial quien
es el responsable del aseguramiento de la satisfacción del cliente.
Apoyo: está integrado por las áreas de Gestión Humana quienes a partir de su
funcionamiento son responsables de la contratación del personal que cumpla con el
perfil que la empresa requiere para las actividades que se realizan en los diferentes
procesos.
El área de Compras, encargada de la adquisición de la materia prima, los insumos y
en general todos los elementos que se requieran en los diferentes procesos para
poder llevar a cabo la actividad comercial de la empresa.
El área de Gestión Financiera, se encarga del cumplimiento de la legalidad en los
movimientos contables y mantener informado a la gerencia de la liquidez y flujo de
caja con que cuenta la empresa.
10.4. CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO MISIONAL
En cumplimiento del Objetivo Específico:
Elaborar un manual de procesos y procedimientos que permita especificar las
actividades de los diferentes procesos.
Una excelente manera de planificar los procesos y de ahí en adelante su
gerenciamiento, es mediante la caracterización o descripción de cada uno de ellos.
La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un
proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.
Hemos elegido el proceso de Diseño y desarrollo para llevar a cabo la
implementación del plan de acción.
Proceso de diseño y desarrollo: En este proceso el objetivo es básicamente generar
los diseños que solicita el cliente, el cual se apoya en el departamento comercial
para realizar una idea plana de su deseo, éste departamento es el responsables y
directamente involucrado en la generación de la planeación de los lineamientos de
esta solicitud y radicarla en el departamento de diseño. Aquí se realiza la elaboración
de los requerimientos con las condiciones de tiempos de entrega y otros detalles
para que posteriormente sea aprobado por el cliente. Una vez se realice la
aprobación por parte del cliente, el área de gestión estratégica estará encargada de
evaluar los tiempos, y cumplimientos en los objetivos propuestos al inicio de la
operación.
Es importante anotar que para este proceso se diseñó un formato de caracterización
de procesos. (Ver Anexo 1).
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CONCLUSIONES
En la actualidad la empresa Agency Focus Group S.A.S se encuentra realizando su
actividad económica sin la implementación de una Estructura Organizacional definida, la poca
información existente no es re-transmitida y se encuentra en manos de los directivos.
En la empresa Agency Focus Group S.A.S no hay formalidad en ninguna de sus áreas, las
mejoras, gastos, quejas, actividades, etc., son realizadas sin ningún control sobre las mismas;
aunque cada miembro realiza sus actividades, éstas no han sido evaluadas por los directivos,
para identificar tiempos muertos o mejoras a implementar.
La empresa se ha mantenido en el mercado gracias a la fidelización de los clientes que tiene,
los cuales fueron adquiridos por la calidad de sus servicios al iniciar la empresa, mas no por
una gestión comercial efectiva.
Como resultado de este Proyecto se propone un Organigrama, donde están establecidas las
áreas funcionales de la empresa, líneas de mando y limitaciones y dependencias de cada
cargo.
Se identifica y propone la implementación de un enfoque por Procesos, identificando los
estratégicos como el Gerencial, el cual es la base y dicta lineamientos a todos las demás
áreas de la empresa, siendo éstos los Procesos Claves conformados por: Comercial,
Producción, Facturación y Entrega, los cuales son respaldados por Procesos de Apoyo
conformados por: Gestión Humana, Compras y Gestión Financiera.
Mediante el resultado arrojado en el análisis de cargos se realizó la Descripción y Perfiles de
los cargos identificados, permitiendo mediante éstos que los miembros de la organización
tengan claridad de sus funciones y responsabilidades. Adicionalmente también es una
herramienta para la adecuada contratación de personal cuando se requiera.
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BIBLIOGRAFIA
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