diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado

Diagnóstico de Gestión Documental en empresas del

sector público y privado

Alicia Jiménez Rodríguez

Ángela Bibiana Osorio Patiño

Lina Fernanda Patiño Castaño

María Esperanza González Martínez

Maricel Arroyave Gómez

Sandra Liliana Díaz López

GALERÍA DE LAS VISITAS REALIZADAS GALERÍA DE LAS VISITAS REALIZADAS

MARICEL ALICIA

MÁRÍA ESPERANZA LINA FERNANDA PATIÑOANGELA BIBIANA OSORIO

SANDRA LILIANA

ICBF REGIONAL ANTIOQUIA

Se entrevisto la encargada del Archivo Nuri Marín Administradora de Empresas

¿Cómo está organizado el archivo?

En este Archivo Central, llega la documentación cuando ha cumplido el tiempo en la TRD según el plan de trasferencias, las carpetas deben venir con el rotulo diligenciado y su respectivo FUID, las cajas marcadas y las carpetas por 200 folios o menos según corresponda la serie. Para la consulta los usuarios internos y externos diligencian un formato de préstamo para solicitar las carpetas y expedientes según sea el caso.

¿Existe un PGD?

No posee PGD regular y sistematizado los procesos están dispersos y el manejo de los documentos es de acuerdo a las TRD.

¿Qué procesos administra?

En esta entidad no existe un PGD completo el proceso se divide en: Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y conservación y/o disposición final.

¿Qué software administra el archivo?

En el momento no se cuenta con Software para archivo y es de vital importancia implementar la cultura del documento electrónico en los archivos del ICBF, por lo tanto se empezó con un software de correspondencia su nombre es INVESDOC que permite después de radicado el documento en la ventanilla inmediatamente el interesado y la persona para quien va el oficio lo podrán ver en su bandeja de entrada sin necesidad del físico y verificar su trazabilidad, es muy importante aclarar que este Software hasta ahora está empezando y falta muchas más conciencia por parte de los funcionarios.

ICBF REGIONAL ANTIOQUIA

5.¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Próximamente se adquirirá un software que le permita a los funcionarios, elaborar desde sus oficinas los documentos electrónicos sin necesidad de utilizar el soporte papel, así mismo se iniciara los trámites para el registro de firmas ante las autoridades competentes.

6.¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

Como maneja el tema de seguridad: En el ICBF las TRD tienen una columna donde nos indica si el documento es de carácter privado o público y que tiempo deben estar confidenciales.

Secretaría Distrital de la Mujer

Se entrevistó a la jefa de Gestión Documental : Marilyn Suarez


En razón a la reciente creación de la Secretaría Distrital de la Mujer, esta unidad de información se encuentra actualmente en la conformación de los archivos de gestión, se está construyendo la Tabla de Retención Documental y en el archivo central se cuenta con unos documentos que fueron entregados a esta entidad como una transferencia secundaria efectuada por la Secretaría Distrital de Planeación, como parte del proceso de empalme al haber traslado las funciones relacionadas con la Política Pública de Mujeres a esta Secretaría.

¿Existe un PGD?

Por ser tan reciente esta Secretaría, actualmente se encuentra en proceso de construcción.


Teniendo en cuenta la normatividad vigente como lo es el Decreto 514 de 2006 “el cual establece que toda entidad pública del nivel Distrital, debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)” esta Secretaría a través de este sistema y subsistema, cuenta con el proceso de Gestión Documental, el cual ya se encuentra documentado, caracterizado y documentados algunos de sus procedimientos.


Actualmente no se cuenta con un software específico, pues se adelanta el inventario documental y la base de correspondencia a través de una hoja de cálculo en Excel, mientras se adelanta el respectivo proceso contractual de adquisición el sistema de información Integrado que está construyendo el distrito.

5.¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Una vez se adquiera el software, para esta entidad, va a traer una serie de ventajas relacionadas con ahorro de recursos (humanos, tiempo, financieros).

6.¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

En cuanto al tema de seguridad, los documentos que se procesan a través de la Ventanilla única de Correspondencia, una vez se reciben, se escanean y se conservan, para que en caso de pérdida, se pueda disponer fácilmente de esta información como aporte al procedimiento de reconstrucción de expedientes.

En cuanto al tema de alteridad, se implementó un formato identificado como instrucción de correspondencia, cuya finalidad es la de preservar el documento y evitar posibles alteraciones al mismo.

Frente a la conservación, se han adoptado medidas relacionadas con el archivo adecuado en carpetas, ganchos, cajas, estantería siguiendo con técnicas archivísticas dadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

Frente a la privacidad de los documentos, por ahora no se ha formulado políticas de restricción de consulta de documentos, sin embargo desde las diferentes áreas, los archivos de gestión deben ser custodiados y controlados por la respectiva auxiliar administrativa, de otra parte y en la medida que se realiza capacitación en materia de gestión documental, se hace énfasis en que los documentos no pueden salir de la entidad.

Secretaría Distrital de la Mujer

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL QUINDIO CRQ


Como la CRQ, trata diferentes asuntos relacionados con las licencias ambientales, el archivo está organizado así:

-El tiempo de retención es en años, Toda la correspondencia que ingresa a la entidad está organizada por número de ingreso y por la fecha de recibido, por lo tanto es Ordinal-cronológico: numérico y fechas

-Las licencias ambientales de vertimientos, concesiones de agua, aprovechamiento forestal, residuos sólidos, etc., está organizado por los nombres de los predios, seguidos de los nombres de las veredas y del municipio donde está ubicado, es decir son Toponímico.

-Las historias laborales de los funcionarios y ex-funcionarios están organizadas por nombres propios, es Onomástico. Además es numérico por los comprobantes de egreso de la Tesorería de la Entidad, los cuales están organizados por números.

¿Existe un PGD? Sí.


Registra, Almacena, agenda, direcciona, (envían a la dependencia u oficina correspondiente para su tramitación), da alerta de aviso de vencimiento de términos.

¿Qué software administra el archivo? Un software en gestión documental

¿Cuál es? Beesoft

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL QUINDIO CRQ

¿Qué funciones maneja?

Manejan todos los archivos digitales como son los documentos, imágenes, videos, planos, etc. Este software automatiza las tareas administrativas ya que captura y procesa la información. Base de datos de todos los funcionarios y usuarios, de los inventarios documentales, de todos los asuntos que se manejan en la entidad. Porque todo documento que ingresa a la entidad inmediatamente queda escaneado, guardado en el sistema, al igual que toda respuesta que sale, de igual forma queda escaneada y almacenada para su conservación.

¿Qué características tiene?

Seguridad, comunicación en red (intranet), confidencialidad, fácil acceso, clave personal por usuario, Maneja tablas de bases de datos, facilita el manejo de archivo, procesos documentales, economía en costos y tiempo.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Tiempo y economía – Maneja toda la información que es esencial para la supervivencia y crecimiento de la entidad. Representa facilidad en la implementación y manejo del sistema integrado de gestión.

Representa agilización de los procesos en cuanto archivo y gestión documental, ocupa menos espacio por el ahorro de papel, unifica los procesos, agilidad en las respuestas de las solicitudes, información ágil y oportuna para toma de decisiones.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

*Seguridad: solo permite el ingreso por medio de claves, solo permite el ingreso de personas autorizadas con claves de acceso y que estén dentro de la entidad.

*Alteridad: rápida y eficaz, es inmodificable los archivos almacenados cada funcionario maneja su usuario y su clave

*Conservación por medio del escaneo y se mantiene el documento en físico, y por el almacenamiento del archivo digital.

*Privacidad: documentos accesibles solo a la entidad.

LA FEDERACIÓN NACIONAL DE CULTIVADORES DE PALMA DE ACEITE, FEDEPALMA

Se entrevisto: Rocio Olivares

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Optimización de los procesos internos, disminución en los tiempos de respuesta a solicitudes, optimización en pago a proveedores, mejor acceso a la información.

¿Qué software administra el archivo? Sistema de Gestión Documental Orfeo. Es una herramienta de software libre, amparada bajo la licencia GPL/GNU aplicación web escrita en Php, desarrollada en Colombia. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,

conservación y privacidad?El sistema esta parametrizado de acuerdo al rol de cada colaborador y se le asignan los permisos de acuerdo a este de igual manera el sistema guarda trasabilidad sobre cada documento permitiendo conocer en tiempo real los cambios o estados del documento, tambien se puede elegir que determinado documento solo sea visible para determinados usuarios.

¿Qué características tiene?Ambiente web, gestión directa sobre los documentos, generación de expedientes, generación de reportes de gestión, diligenciamiento de formualarios electronicos.

ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Persona entrevistada: Luz Dary Lazo Archivo Biblioteca U. Nacional de Colombia


La documentación que compone dicho archivo es de carácter público al ser una institución pública, en ella se almacenan los documentos de carácter administrativo, académico, investigativo, científico que produce la institución. Como objetivo general, el interés del archivo es recuperar, organizar, preservar y divulgar el patrimonio documental de la Universidad de la sede Bogotá.

¿Existe un PGD?

El PGD permite la radicación, registro, digitalización, incorporación, distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos generados por las oficinas productoras y los diferentes archivos de la institución, todo lo anterior siguiendo el protocolo de técnica y normatividad vigente a la fecha en el país.


Consulta documental, Gestión de comunicaciones oficiales, seguimiento a los archivos de gestión, asesorías en gestión documental, capacitación a productores documentales, transferencias documentales, eliminaciones documentales,

reprografía documental y elaboración y actualización de TRD.¿Qué software administra el archivo?

El Software que administra el archivo es DocuWare.

ARCHIVODE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Cuál es y qué funciones maneja?DocuWare en el siguiente enlace da una breve explicación del funcionamiento del softwarehttps://www.youtube.com/watch?v=xWHfAPHKQFY#action=share

¿Qué características tiene?Características relacionadas según el encargado del área, es la facilidad de localización de un documento y el espacio que brinda el tener los documentos digitalizados y no en formato papel. (esta en periodo de prueba por ser un software que se maneja en la nube)

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?Agilización de las consultas, localización rápida del documento, control del documento en gestión, traslados a tiempo durante el ciclo vital del documento .

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?La documentación almacenada en el archivo es de uso público, por esta razón la privacidad es muy poca, lo que si se conserva es el documento original y se pone a disposición de los usuarios una copia digitalizada para evitar deterioro del documentos.

ARCHIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO

Entrevistada : SONIA PATRICIA GELPUD , Profesional universitario Gestión Documental


La Cámara de Comercio de Pasto es una entidad privada que cumple funciones públicas, delegada por el Estado lleva el registro público. En cumplimiento de la función encomendada la Cámara genera y administra dos tipos de archivo:

- El Archivo de los Registros Públicos, el cual se administra tal como lo exige el acuerdo 016 de 2002 y establece la política archivística para las Cámaras de Comercio.

- El archivo administrativo, conformado por la información producida por todas las áreas de la entidad se encuentra organizado como lo establece las Tablas de Retención Documental.

Existe un PGD?

Si se encuentra establecido en el Plan Estratégico Corporativo - PEC de la entidad la implementación de un PGD


Recepción, radicación, distribución, gestión, trámite y organización


En el año 2008 la Cámara de Comercio de Pasto implemento el software documental Docunet para gestionar la serie documental Registros Públicos con sus tres subseries, mercantil proponentes y epsal.

¿Cuál es? Docunet


¿Qué funciones maneja?

-Implementar tecnologías de digitalización y sistemas de gestión documental electrónica con el propósito de agilizar los procesos derivados del archivo.-Garantizar la conservación y preservación de los documentos.-Mejorar la seguridad de acceso e integridad de los documentos.-Facilitar la proyección de los servicios de las Cámaras de Comercio de Pasto relacionados directamente con la gestión documental.

¿Qué características tiene?

En la primera fase del proyecto se parametrizó una sola serie documental denominada Registros Públicos con tres subseries: Registro Mercantil, Registro de Proponentes y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro (Establecidas en el acuerdo 016 de 2002); esta serie es de conservación total y misional en la Entidad, por lo tanto, los

expedientes físicos son estrictamente administrados en cumplimiento de la normatividad archivística. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Garantiza procesos relacionados con la conservación del documento físico, optimiza los tiempos de respuesta de los trámites administrativos, facilita procesos de consulta y acceso a la documentación digital (dependiendo de los permisos de seguridad asignados a los perfiles , la integridad del expediente; (se administra un expediente híbrido, es decir, parte análoga y parte digital , control de los documentos , registros y eficacia y transparencia administrativa.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

La CCP esta adelantado actualmente dos proyectos: estudios técnicos, jurídicos y tecnológicos para otorgar valor probatorio a las imágenes que se encuentran digitalizadas y que pertenecen a una serie documental de conservación total, es decir, a las imágenes pertenecientes a Registros Públicos.


Se están adelantando las adecuaciones al gestor de documentos con el fin de integrar herramientas como firma digital y estampado cronológico a fin de cumplir con los requisitos establecidos en la ley 527 de autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, posterior consulta y no repudio.

2.Con respecto a la documentación relacionada con el archivo administrativo, se encuentran en la labor de parametrización del explorador documental con el fin de normalizar los procesos de consulta y acceso y seguridad.

Frente a la conservación, todos los depósitos de archivo cumplen las condiciones a fin de garantizar la conservación de los documentos que aplican TRD, se manejan expedientes, se realizan transferencias documentales, se cuenta con un archivo central e histórico, se realizan capacitaciones a los funcionarios para que conozcan como producir, organizar y conservar los documentos mientras permanecen en los archivos de gestión y la conservación de las imágenes digitales.

-La infraestructura tecnológica que posee la Cámara de Comercio es descentralizada, es decir, el servidor de imágenes se encuentra en la Cámara de Comercio de Cali, en ésta se realiza un proceso de backup diario, uno semanal y uno quincenal, las copias son bajadas a cintas y se entregan en custodia a un tercero que lo administra en una sede diferente y para visualizar las imágenes la Cámara de Comercio de Pasto, utiliza un “espejo” de las imágenes, es decir, están a salvo de algún tipo de catástrofe; en caso de llegarse a presentar, se recurre a la copia que se posee en Cali.

Al re alizar e sta actividad fue e nrique ce do ra ya que se co mpre ndió y analizó la impo rtancia que tie ne la bue na implementació n de un Pro g rama de Ge stió n do cume ntal; y que co n la ayuda de las TICS pue de lle g ar a se r mucho mas fácil y co ntro lado e l mane jo de la do cumentació n de ntro de un Archivo o las de pe nde ncias que transfie re n su do cumentació n e n lo s dife re nte s ciclo s vitale s de l do cumento . De e sta mane ra PGD se co nvie rte e n la co lumna ve rte bral de to da o rg anizació n y aho ra co n la nue va le g islació n to das las e ntidade s sin impo rtar e l se rvicio que pre ste n de be n ajustarse a co ntar co n uno y de ig ual mane ra co n un áre a e ncarg ada de lide rar y aco mpañar e l pro ce so .

Las empre sas se e stán ajustando a la impleme ntació n de he rramie ntas que me jo re n sus pro ce so s inte rno s, tale s co mo lo s SGD o lo s SGDEA, cabe re saltar que co ntar co n un sistema de g e stió n do cumental so lo g arantiza una parte de e sta , pue s e n e ste caso prima e l PGD, y de safo rtunadamente muchas empre sas tanto publicas co mo privadas cae n e n e l e rro r de pe nsar que so lo un SGD o SGDEA so lucio nara su g e stió n do cume ntal, po r e llo e sta clase de visitas no s pe rmitió e vide nciar y visualizar las de ficie ncias que se pre se ntan e n e l mane jo de dife re nte s unidade s de archivo s incluye ndo lo s de la pro pia e ntidad o empre sa e n la que trabajamo s y a su ve z ide ntificar he rramie ntas de principal uso e impo rtancia fre nte a la implementació n PGD co mo lo so n : Tablas de Re te nció n Do cumental (TRD) y las tablas de Valo ració n Do cumental ( TVD) .

conclusiones……

REFERENCIAS…… Archivo Bienestar Familiar ICBF [en línea] disponible en:

www.icbf.gov.co/procedimientos

Archivo Cámara de Comercio de Pasto [en línea] disponible en: www.ccpasto.org.co

Archivo Central e Histórico (Sección Biblioteca). Universidad Nacional de Colombia, [en línea] disponible en: http://www.unal.edu.co/una/

Corporación Autónoma del Quindío [en línea] disponible en: http://www.crq.gov.co/

La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, Fedepalma[en línea] disponible en: www.fedepalma.org

Secretaría Distrital de la Mujer [en línea] disponible en: www.sdmujer.gov.co

diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado

Education