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Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

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San José, 14 de junio del 2007

DGABCA-NP-608 -2007

Señores

Proveedurías Institucionales

Instituciones del Poder Ejecutivo

S.O.

Estimados señores:

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de las

competencias otorgadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos

Públicos, y de conformidad con las responsabilidades asignadas a cada Institución por la legislación

vigente en cuanto a la debida aplicación de los procedimientos de contratación administrativa, de

conformidad con la reforma parcial a la Ley de Contratación Administrativa y la reforma total de

reglamento a dicha ley, primordialmente la reforma del Reglamento a la Ley de Contratación

Administrativa, publicada en el Diario Oficial La Gaceta, número 93 del 16 de mayo del año en curso,

se emite la presente directriz:

En relación al registro de proveedores del Poder Ejecutivo y sus dependencias y su conformación, la

Ley de Contratación Administrativa reformada expresa:

“Artículo 46.- Registro

(…) El Reglamento de esta Ley definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de vigencia,

así como sus reglas de funcionamiento, que deberán definir un esquema de rotación que permita la

participación de los proveedores inscritos y el acceso de la administración a las mejores ofertas. En

igual forma, reglamentariamente se regularán el procedimiento de exclusión del registro y su régimen

recursivo.

En el caso del Poder Ejecutivo, sus entes y órganos deberán utilizar el registro central a cargo de la

Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa...”

Por su parte el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en lo que interesa, regula lo

siguiente:

“Artículo 116.- Registro de Proveedores

El Registro de Proveedores constituirá el instrumento idóneo, en el que se inscribirán las personas físicas y

jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa que corresponda, de manera

que se encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para un

determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica

y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés

Ministerio de Hacienda

Dirección General de Administración

de Bienes y Contratación Administrativa


Oficio DGABCA - 608 -2007

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público.(…)

Artículo 120.- Intercambio de registros.

(…) En el caso de la Administración Central, deberán utilizar el registro central que tiene a cargo la

Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a través del Sistema

Electrónico de Compras Gubernamentales. De igual manera, las demás Instituciones Públicas podrán

utilizar dicho registro, para lo cual se deberá cumplir con la normativa especial que regula el uso del

sistema. La inclusión de datos y uso de este Registro de Proveedores, se podrá realizar en tiempo real y en

forma desconcentrada. (…)

En síntesis, todas las instituciones que conforman la Administración Central cuentan, con un solo

registro a nivel central, administrado por esta Dirección General, en el cual se deberán acreditar y

evaluar en forma integral y particular a los oferentes que deseen estar inscritos en dicho registro. En

virtud del trabajo que conlleva la transformación del registro de proveedores y el cumplimiento de las

características que exige la nueva normativa, la reforma reglamentaria incorporó al Reglamento de la

Ley de Contratación Administrativa, el transitorio III, que se refiere a la depuración y actualización

del Registro de Proveedores, en el que se indica expresamente:

““Transitorio III.—

(…)

“Durante el plazo de vigencia de esta disposición transitoria, en los casos de licitaciones abreviadas y de

contrataciones directas de escasa cuantía, la Administración, deberá admitir las ofertas que presenten en

tiempo los proveedores no invitados al concurso, para lo cual éstos deberán lograr su inscripción en el

registro antes de la apertura de ofertas, en caso de que no se encuentren previamente inscritos. La

Administración deberá incorporar una copia del pliego de condiciones en un expediente o registro

permanente de fácil acceso. En caso de que se utilicen medios electrónicos, se deberá cumplir con la

regulación que a este respecto se ha establecido en el presente reglamento. Lo anterior con la finalidad de

que cualquier proveedor no invitado y que esté interesado, pueda participar en las contrataciones antes

indicadas. Una vez expirada la vigencia de esta disposición, la posibilidad de aceptar ofertas de

proveedores no invitados al concurso, volverá a ser facultativa para la Administración, de conformidad

con lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 98 de este Reglamento, para el caso de la licitación

abreviada y en la parte final del párrafo cuarto del artículo 136 de este Reglamento para el caso de la

contratación directa de escasa cuantía”.

Nótese que el transitorio citado, obliga a todas las instituciones públicas para que a partir de la

publicación de la reforma se admitan a concurso todas las ofertas que se presenten y que cumplan con

las disposiciones cartelarias, debiendo estar inscritos en el Registro de Proveedores antes de la apertura

del concurso

En atención a la normativa supracitada, se les comunica a todas las Instituciones que utilizan SIGAF

para el registro y control de todos los trámites de contratación, que el procedimiento para el registro de

las invitaciones a partir de esta fecha será que el trámite se inicializa en Sigaf y se le asocia la solicitud

de pedido, posteriormente desde Comprared se genera la lista de invitados, luego esta información se






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traslada a Sigaf y el trámite se continúa normalmente en Sigaf, el detalle del proceso es el siguiente:

Se genera el trámite en Sigaf, para esto se debe contar con la solicitud de pedido debidamente liberada,

esto se hace a través de la transacción ZCAD

Una vez que se ingresa a ZCAD se utiliza el icono de crear trámite nuevo como se visualiza en la

siguiente pantalla

El sistema va a desplegar la siguiente pantalla, donde se debe digitar la información que el sistema

solicita.

Icono de crear trámite






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Ministerio: Código de cuatro dígitos

Tipo de Trámite: CD (contratación directa), LA (licitación abreviada); LN (licitación

pública nacional, LI (licitación internacional).

Programa: Código del programa que desea adquirir el bien.

Texto Trámite: Descripción general del trámite

Fecha de Apertura: Fecha de la apertura de la contratación

Hora de Apertura: Hora a de la apertura de la contratación

% Garant Participación: % de garantía de participación (si se requiere)

Días vigencia: Días de la vigencia para la garantía de participación (si se requiere)

Valor Gar Part: Si se requiere un monto determinado en lugar de porcentaje para

la garantía de participación

% Garant Cumplimiento: % de garantía de cumplimiento (si se requiere) Días vigencia: Días de la vigencia para la garantía de participación (si se requiere)

Valor Gar Cump: Si se requiere un monto determinado en lugar de porcentaje para

la garantía de cumplimiento

Vigencia Mínima oferta: Días hábiles que se requiere para la vigencia de la oferta

Tipo de invitación: Tipo de invitación que se va a trabajar.

Num. Prov. A Invitar: Cantidad de proveedores que se desean invitar

Pos Presupuestaria: No indicar

Fecha de creación: El sistema despliega esta información

Una vez que se digita la información antes citada se da grabar, utilizando el icono de la parte inferior de

la pantalla






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El sistema despliega el número de trámite

Una vez que se tiene el número de trámite, ir a la pantalla de solicitud de pedido y agregar la solicitud

que va a amparar el trámite






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Para el caso del Sistema de Comprared, los pasos a seguir son: a) Para proceder a incluir los invitados de un trámite en Comprared, proceda a buscar por número de

trámite, digitando el número del trámite, luego verifique que el estado del trámite esté en “ESTADO

OCULTO”, adicionalmente, presione HAGA CLIC AQUÍ PARA EDITAR LA INFORMACIÓN DEL

TRAMITE






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b) Nótese que se debe proceder a editar la información del trámite con el fin de poner la opción de NO

UTILIZAR ROL en el proceso de invitación, como se muestra en la siguiente figura.






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c) El usuario en forma autenticada debe buscar dicho trámite y dar un clic en la opción HAGA CLIC

PARA REGISTRAR INVITADOS AL TRAMITE

d) Una vez que presiona el clic, el sistema le muestra una ventana que presenta dos posibles opciones

para incluir proveedores, estas son:






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d.1) Escoger digitando la identificación del proveedor, directamente desde el campo “Identificación” o

presionando un clic en “SELECCIONAR” en donde se podría ubicar el proveedor simplemente

llenando el dato del nombre del proveedor.






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Nota: Adicionalmente al paso anterior, el usuario puede seleccionar la línea a la cual desea agregarle los

proveedores y el sistema le remitirá la lista de los posibles invitados o proveedores que ofrecen dicha

mercancía

Así el sistema, permitirá la escogencia de cualquier proveedor con solo dar clic en la opción INVITAR

que se encuentra en color azul al lado izquierdo del nombre del proveedor como se muestra en la

siguiente pantalla:






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De igual manera puede utilizar dicho proceso para los proveedores PYMES. Seleccionando “Mostrar

los proveedores PYMES”, como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez seleccionado los proveedores, el sistema les despliega la opción de PASAR A

NOTIFICACION/PUBLICACION DEL TRAMITE.






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Ahora, con el fin de comprobar que los invitados incluídos en comprared, se encuentran en el SIGAF,

se accesa nuevamente el trámite en Sigaf

Presiona clic en el icono marcado, desplegando el sistema la siguiente mensaje






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Posteriormente se visualiza la lista de invitados

De esta forma, las instituciones podrán invitar a los proveedores que se encuentre inscritos en el

Registro de Proveedores, pudiendo escoger los oferentes a invitar, con la obligación de aceptar

cualquier oferta que participe en el concurso, sin importar si ésta fue invitada, sin embargo, el oferente

que presente su propuesta, deberá contar con la inscripción correspondiente en el Registro de

Proveedores antes de la apertura de ofertas.

Para una efectiva aplicación del transitorio supracitado, la modificación al reglamento establece que

para una debida información a cualquier interesado sobre los trámites de contratación administrativa

que está realizando la Administración, se deberá mantener un registro permanente de fácil acceso, por

lo que en el caso de la Administración Central, el cumplimiento de esta disposición se da a través de la

publicidad de los trámites en el sistema CompraRED, por lo tanto, el registro de la información de los

trámites en CompraRED, debe ser en línea y actualizada permanentemente, pues cualquier oferente que

se entere de una contratación administrativa por medio del sistema, estará legitimado para presentar una

oferta en cualquier procedimiento de contratación que realicen las instituciones de la Administración

Central, durante la vigencia del transitorio antes citado.

Otras consideraciones:






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Las interfaces desarrolladas, permiten que una vez que el usuario agrega los invitados, casi en forma

automática suben al sistema SIGAF, permitiendo que dicho proceso sea en línea.

Asimismo se indica que esta disposición rige hasta el 4 de enero del 2008, momento en el cual, se

deberá utilizar el registro de proveedores debidamente actualizado para realizar las invitaciones a los

procedimientos de contratación administrativa, convirtiéndose en ese momento, en facultativa la

posibilidad de aceptar ofertas de proveedores no invitados, tanto para las contrataciones directas como

para las licitaciones abreviadas, conforme se regula en los artículos 98 y 136 del Reglamento a la Ley

de Contratación Administrativa.

Atentamente,

María de los A. Orozco Castillo

Sub Directora JSG/esa

cc. Consecutivo Dirección

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