deteccion de fraudes y corrupcion
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Técnicas para detectar indicios de fraude y/o corrupcionTRANSCRIPT
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE AUDITORIA
OCTAVO SEMESTRE
SALON: 212 EDIFICIO: S-6
AUDITORIA IV
LIC. TITULAR: MOISÉS SAPÓN
Lic. Auxiliar: Seleyma Osorio
EL ROL DEL AUDITOR EN LA DETECCION DE
FRAUDES Y CORRUPCIÓN
GUATEMALA, SEPTIEMBRE DE 2012
INTEGRANTES DEL GRUPO
No. Nombre Carné
1. Sergio Ottoniel Ortíz Moguel 200210190
2. Cendy Yanin Castillo Solares 200613119
3. Sergio Magdiel Timal Regalado 200712221
4. Edgar Obani Carrera Marroquín 200712530
5. Cristian Rigoberto Bautista Reyes 200713213
6. German E. López López 200812134
7. Marisela Janeth Álvarez Samayoa 200813136
8. Jessica del Rosario Guix López 200914839
9. Félix Antonio Jiménez Bautista 200920401
10. Elena Cuin Tzoc 200921327
Coordinador: Félix Antonio Jiménez Bautista
INDICE DE CONTENIDO
PAGINA
INTRODUCCIÓN i
1 GENERALIDADES 01
2 NIA 240 03
3 CONDICIONES QUE AUMENTAN EL RIESGO DE FRAUDE 09
4 EL PORQUE DE LOS FRAUDES 11
5 COMO SE EVITA UN FRAUDE 12
6 PRINCIPIOS GUIA PARA PREVENIR, DETECTAR EL FRAUDE 12
7 AUDITORIA INTERNA CON FUNCION PREVENTIVA 14
8 EN QUE FORMA SE DAN LOS FRAUDES CONTRA LA EMPRESA 15
9 LAS IRREGULARIDADES 16
10 MANIOBRAS FRAUDOLENAS 18
11 SITUACIONES PROPICIAS PARA COMETER FRAUDES EN AREAS
SELECTAS 18
12 ACCIONES DE MITIGACION DEL RIESGO DE FRAUDE INTERNO 22
13 PUESTAS EN OPERACIÓN DE LOS MECANISMOS 23
14 EL FRAUDE EN GUATEMALA 24
15 FRAUDE EMPRESARIAL Y COORPORATIVO 25
16 FRAUDE EN VENTAS Y COBRANZAS DE EMPRESA MANUFACTURETA Y
DISTRIBUIDORA 28
15 FRAUDE EN PEDIDOS, DESPACHOS Y FACTURACION DE EMPRESA
MANUFACTURERA 29
CONCLUSIONES 30
BIBLIOGRAFIA 31
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INTRODUCCION
El fraude, una manera muy antigua de conseguir beneficios mediante la utilización
de la inteligencia, viveza y creatividad del ser humano, considerado como un
delito, el trabajo muestra la manera en que son afectados diversos sectores
empresariales mediante el mismo, los medios más vulnerables, y como mediante
la auditoria podemos conseguir un control y chequeo del campo para evitar tipos
de fraudes que pueden ser muy dañinos a una corporación o empresa, fraudes
hay muchos tipos, algunos de los cuales resaltamos con una breve descripción,
cabe destacar que aunque se puede controlar de cierta manera es casi imposible
terminar con el fraude por su manera de evolucionar en nuevos fraudes y
estrategias de la mente que al crea. Pero su detección a tiempo puede ahorrarnos
un mal rato e inclusive pérdidas muy generosas económicamente.
En este trabajo se dará a conocer la definición que se tiene del fraude, tomando
como base las Normas Internacionales de Auditoría.
Se da a conocer algunas de las condiciones y eventos que aumentan el riesgo de
fraudes, los tipos de fraudes que existen y la clasificación que artículos en la
Internet hemos encontrado.
Aunque como ya se mencionó, lo difícil que es terminar con el fraude dentro del
entorno en que actualmente se desenvuelven los contadores públicos y auditores,
nuestra bibliografía electrónica da algunos tipos de cómo evitar el fraude, tips
acerca de cómo detectarlos, y acerca de cómo la Auditoría desempeña un papel
fundamental dentro de las empresas.
Se adentra de una manera no tan profunda dentro del marco legal que en
Guatemala existe y que se relaciona con el tema del trabajo.
Para finalizar, nos referimos a ciertos casos que en la vida real se han dado y de
cómo es que ha sido el proceder de los involucrado dentro del delito de Fraude.
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DETECCION DE FRAUDES Y CORRUPCION
1. GENERALIDADES
1.1. FRAUDES: La palabra fraude viene del latín FRAUD, que consiste en una
acción que resulta contraria a la verdad y a la rectitud, el fraude se comete
en perjuicio de una persona u organización, también es considerado como
la utilización de una conducta deshonesta o engañosa con el fin de obtener
alguna injusta ventaja sobre otra persona u organización. El fraude es el
delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y podemos decir
que es prácticamente imposible de evitar. En el momento en que se
descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo.
Es el engaño de que se vale una persona para hacerse de un objeto de
procedencia ajena en perjuicio de otra, en forma colectiva, cualquier
práctica corrupta, fraudulenta, coercitiva, obstructiva o prohibida, tal como
se definen en el presente. Algunos ejemplos son: colusión en precios de
licitación, favoritismo en adquisiciones, manipulación de estrategias de
ejecución de proyectos para fines fraudulentos, y falta de cumplimiento de
contratos.
También podemos decir que es la actividad deshonesta capaz de causar
una pérdida financiera real o potencial a cualquier persona o entidad
incluyendo robo de dinero u otros bienes por parte de empleados o
personas ajenas a la entidad y en la que el engaño es usado al mismo
tiempo, inmediatamente antes o después de la actividad. Esto también
incluye falsificaciones deliberadas, ocultamiento, destrucción o uso (o
tentativa) de documentación falsificada con la intención de utilizarla para
dentro del giro normal de los negocios o la utilización indebida de
información o de una posición determinada para beneficio personal.
El robo de bienes pertenecientes a una entidad, por una persona o
personas al interior de la organización, en donde el engaño no es utilizado,
se considera igualmente como “fraude” para los propósitos de este
estándar
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El concepto de fraude dentro del significado de este estándar puede
implicar conductas fraudulentas o corruptas por parte de personas internas
o externas en contra de la entidad o la conducta fraudulenta o corrupta por
parte de la entidad contra terceros.
TIPOS DE FRAUDE
Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza
con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa.
El segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera
fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas
anuales.
Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una
o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un
beneficio propio.
Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan
por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando
fuentes externas como son: bancos, clientes, proveedores, etc.
FRAUDE OCUPACIONAL: Podemos definirlo como el aprovechamiento de la
posición en una organización con el objeto de utilizar o aplicar indebidamente los
recursos o activos de dicha organización, en forma deliberada para el
enriquecimiento personal.
FRAUDE CORPORATIVO: Fraude cometido por uno o más agentes de una
organización en el curso de sus ocupaciones; cuyos principales medios son la
autoridad, las atribuciones y los permisos conferidos a él o ellos por la
organización a la que pertenecen
1.2. CORRUPCION: Actividad deshonesta en la que un director, ejecutivo,
gerente, empleado o contratista de una entidad actúa de forma contraria a
los intereses de la entidad y abusa de su posición de confianza para
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alcanzar alguna ganancia personal o ventaja para el/ella o para otra
persona de la entidad. El concepto de “corrupción” dentro del estándar,
también involucra conductas corruptas de la entidad, o de una persona que
pretende actuar en nombre de la entidad, con el fin de asegurar una
ventaja directa o indirecta inapropiada para la entidad.
2. NIA 240 – RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR DE CONSIDERAR EL
FRAUDE DE UNA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer
normas y proporcionar lineamiento sobre la responsabilidad del auditor de
considerar el fraude en una auditoría de estados financieros y abundar en
cómo deben aplicarse las normas los lineamientos de la NIA 315,
Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de
representación errónea de importancia relativa y de la NIA 330.
Procedimiento del auditor en respuesta a los riesgos evaluados en relación
con los riesgos de representación errónea de importancia relativa debida a
fraude. Las normas y lineamientos de esta NIA son con la intención de
integrarse en el proceso global de auditoría.
Distingue entre fraude y error y describe los dos tipos de fraude que son
relevantes para el auditor, es decir representaciones erróneas que
resultan de malversación de activos y representaciones erróneas que
resultan de información financiera fraudulenta: describe las
responsabilidades respectivas de los encargados del gobierno corporativo
y de la administración de la entidad sobre la prevención y detección de
fraude, describe las limitaciones inherentes de una auditoría en el contexto
de fraude, y fija las responsabilidades del auditor para detectar
representaciones erróneas de importancia relativa debidas a fraude.
CARACTERÍSTICAS DEL FRAUDE
Las representaciones erróneas en los estados financieros pueden surgir de
fraude o error. El factor distintivo entre fraude y error es si la acción
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subyacente que da como resultado la representación errónea de los
estados financieros es intencional o no.
El Término error se refiere a una representación errónea no intencional en
los estados financieros, incluyendo la omisión de una cantidad o de una
revelación como los siguientes.
Una equivocación en la compilación o procesamiento de datos con
los que se preparan los estados financieros.
Una estimación contable incorrecta que se origina al pasar por alto o
malinterpretar los hechos.
Una equivocación en la aplicación de principios de contabilidad
relativos a valuación, reconocimiento, clasificación, presentación o
revelación
La Norma Internacional de Auditoría No. 240 a lo largo de su contenido
indica:
El término "fraude" se refiere a un acto intencional por parte de uno o más
individuos de entre la administración, empleados, o terceras partes, que da
como resultado una representación errónea de los estados financieros. El
fraude puede implicar:
Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
Malversación de activos
Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros
o documentos
Registro de transacciones sin sustancia.
Mala aplicación de políticas contables.
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La responsabilidad por la prevención y detección de fraude descansa en la
administración por medio de la implementación y continuada operación de
sistemas de contabilidad y de control interno adecuados. Tales sistemas reducen
pero no eliminan la posibilidad de fraude.
El auditor no es ni puede ser hecho responsable de la prevención de fraude.
Al planear la auditoría el auditor debería evaluar el riesgo de que el fraude pueda
causar que los estados financieros contengan representaciones erróneas de
importancia relativa y debería averiguar con la administración sobre cualquier
fraude importante que haya sido descubierto.
Además de debilidades en el diseño de los sistemas de contabilidad y de control
interno y del no-cumplimiento con controles internos identificados, las condiciones
o eventos que aumentan el riesgo de fraude incluyen:
Cuestiones con respecto de la integridad o competencia de la
administración.
Presiones inusuales dentro o sobre una entidad.
Transacciones inusuales.
Problemas para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría.
Basado en la evaluación del riesgo, el auditor debería diseñar procedimientos de
auditoría para obtener certeza razonable de que son detectadas las
representaciones erróneas que surgen de fraude y que son de importancia relativa
a los estados financieros.
Consecuentemente, el auditor busca suficiente evidencia apropiada de auditoría
de que no ha ocurrido fraude que pueda ser de importancia para los estados
financieros o que, si han ocurrido, el efecto del fraude está reflejado en forma
correcta en los estados financieros, el fraude ordinariamente se acompaña por
actos específicamente planeados para ocultar su existencia.
Debido a las limitaciones inherentes a la auditoría hay riesgo inevitable de que las
representaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros,
resultantes de fraude, puedan no ser detectadas.
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El fraude ordinariamente implica actos que tienen la intención de ocultarlo, tales
como colusión, falsificación, falla deliberada en el registro de transacciones, o
representaciones erróneas intencionales hechas al auditor. A menos que la
auditoría revele evidencia en contrario, el auditor tiene derecho a aceptar las
representaciones como verdaderas, y los registros y documentos como genuinos.
Sin embargo, de acuerdo, el auditor deberá planear y desempeñar la auditoría con
una actitud de escepticismo profesional, reconociendo que pueden encontrarse
condiciones o eventos que indiquen que puede existir fraude.
Mientras que la existencia de sistemas de contabilidad y control interno efectivos
reduce la probabilidad de representaciones erróneas de los estados financieros,
resultantes de fraude, siempre habrá algún riesgo de que los controles internos
dejen de operar según fueron diseñados. Más aún, cualquier sistema de
contabilidad y de control interno puede ser poco efectivo contra el fraude que
implica colusión entre los empleados, o el fraude cometido por la administración.
Ciertos niveles de administración pueden estar en posición de sobrepasar los
controles que prevendrían fraudes similares por otros empleados; por ejemplo,
dando direcciones a sus subordinados de registrar incorrectamente las
transacciones o de ocultarlas, o suprimiendo información relativa a las
transacciones.
El auditor debería considerar el efecto potencial sobre los estados financieros. Si
el auditor cree que el fraude que se indica podría tener un efecto de importancia
sobre los estados financieros, el auditor debería desempeñar los procedimientos
modificados o adicionales apropiados.
El grado de dichos procedimientos modificados o adicionales depende del juicio
del auditor respecto de:
Los tipos de fraude y error indicados;
La probabilidad de su ocurrencia; y
La probabilidad de que un tipo particular de fraude pudiera tener un efecto
importante sobre los estados financieros.
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El desempeño de procedimientos modificados o adicionales ordinariamente haría
posible para el auditor confirmar o desechar una sospecha de fraude o error.
Cuando la sospecha de fraude no es desechada por los resultados de los
procedimientos modificados o adicionales, el auditor debería discutir el asunto con
la administración y considerar si el asunto ha sido reflejado o corregido
apropiadamente en los estados financieros. El auditor debería considerar el
posible impacto sobre el dictamen del auditor.
El auditor debería considerar las implicaciones importantes de fraude en relación
con otros aspectos de la auditoría, particularmente la confiabilidad de las
representaciones de la administración. Las implicaciones de casos particulares de
fraude descubiertos por el auditor, dependerá de la relación de la perpetración y
ocultamiento, si los hay, del fraude con los procedimientos específicos de control y
el nivel de la administración o de los empleados involucrados.
El auditor debería comunicar los resultados actuales a la administración tan pronto
sea factible si:
El auditor sospecha que puede existir fraude, aún si el efecto potencial
sobre los estados financieros no sería de importancia relativa; o
Realmente se encuentra que existe fraude o error importante.
Al determinar a un representante apropiado de la entidad a quien reportar las
ocurrencias de posible o real fraude, el auditor considerará todas las
circunstancias. Respecto del fraude, el auditor evaluaría la probabilidad de
involucración de la administración senior. En la mayoría de los casos que implican
fraude, sería apropiado reportar el asunto a un nivel en la estructura de la
organización de la entidad por sobre del nivel responsable de las personas que se
presume estén implicadas. Cuando se duda de las personas con la
responsabilidad más alta y última de la dirección global de la entidad, el auditor
ordinariamente buscaría asesoría legal para auxiliarse en la determinación de los
procedimientos a seguir.
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Si el auditor concluye que el fraude tiene un efecto de importancia relativa sobre
los estados financieros y no ha sido reflejado o corregido en forma apropiada en
los estados financieros, el auditor debería expresar una opinión calificada o una
opinión adversa. Si la entidad impide al auditor que obtenga suficiente evidencia
apropiada de auditoría para evaluar si ha ocurrido, o es probable que ocurra,
fraude que pueda ser de importancia relativa para los estados financieros, el
auditor debería expresar una opinión calificada o una abstención de opinión sobre
los estados financieros con base en una limitación en el alcance de la auditoría. Si
el auditor no puede determinar si ha ocurrido fraude o error a causa de las
limitaciones impuestas por las circunstancias y no por la entidad, el auditor debería
considerar el efecto sobre el dictamen del auditor.
El deber de confidencialidad del auditor ordinariamente le impediría el reportar
fraude a una tercera parte. Sin embargo, el deber de confidencialidad es
sobrepasado por la ley o las cortes de justicia (por ejemplo, en algunos países se
requiere al auditor que reporte fraude o error de las instituciones financieras a las
autoridades supervisoras). El auditor puede necesitar buscar asesoría legal en
tales circunstancias, dando debida consideración a la responsabilidad del auditor
hacia el interés público.
El auditor puede concluir que el retiro del trabajo es necesario cuando la entidad
no toma las acciones de remedio respecto del fraude que el auditor considera
necesarias en las circunstancias, aún cuando el fraude no sea de importancia
relativa para los estados financieros. Los factores que afectarían la conclusión del
auditor incluyen las implicaciones de la involucración de la más alta autoridad
dentro de la entidad, lo que puede afectar la confiabilidad de las representaciones
de la administración, y los efectos sobre el auditor respecto de continuar en
asociación con la entidad. Para llegar a esta conclusión, el auditor ordinariamente
buscaría asesoría legal.
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3. CONDICIONES QUE AUMENTAN EL RIESGO DE FRAUDE
Se consideran:
Cuestiones respecto a la integridad o competencia de la administración
La administración está dominada por una persona (o un grupo pequeño)
y no hay un consejo o comité de vigilancia efectivo
Hay una estructura corporativa compleja donde la complejidad no
parece estar justificada.
Hay una continua falla para corregir debilidades importantes en el
control interno donde tales correcciones son factibles.
Hay un alto porcentaje de rotación de personal clave financiero y de
contabilidad.
Hay una importante y prologada escasez de personal en el
departamento de contabilidad.
Hay cambios frecuentes de asesoría legal o de auditores
Presiones inusuales dentro o sobre una entidad
La industria está declinando y las fallas están aumentando.
Hay un capital de trabajo inadecuado debido a ganancias decrecientes o
a una expansión demasiado rápida.
La calidad de las utilidades se deteriora, por ejemplo, toma de riesgos
aumentada respecto de ventas a crédito, cambios en las prácticas de
negocio o selección de políticas contables alternativas que mejoren el
ingreso.
La entidad necesita una tendencia al alta de las ganancias para soportar
el precio de mercado de sus acciones debido a que se contempla una
oferta pública, un cambio de posesión u otra razón.
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La entidad tiene una inversión importante en una industria o línea de
productos que se distingue por su rápido cambio.
La entidad depende fuertemente de uno o unos cuantos productos o
clientes
Presión financiera sobre los altos directivos.
Se ejerce presión sobre el personal de contabilidad para que complete
los estados financieros en un periodo de tiempo excepcionalmente
corto.
Transacciones inusuales
Transacciones inusuales, especialmente cerca de fin de año, que tienen
un efecto importante sobre utilidades.
Transacciones o tratamientos contables complejos.
Transacciones con partes relacionadas.
Pagos por servicios (por ejemplo, a abogados, consultores o agentes)
que parecen excesivos en relación con el servicio proporcionado
Problemas en la obtención de suficiente evidencia apropiada de auditoría
Registros inadecuados, por ejemplo, archivos incompletos, excesivos
ajustes a libros y cuentas, transacciones no registradas de acuerdo a
los, procedimientos normales y cuentas de control fuera de balance.
Documentación inadecuada de transacciones, como falta de la
autorización apropiada, documentos soporte no disponibles y alteración
a documentos (cualesquier de estos problemas de documentación
cobran mayor importancia cuando se refieren a grandes transacciones o
transacciones insólitas).
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Un excesivo número de diferencias entre los registros de contabilidad y
confirmaciones de terceras partes, evidencia conflictiva de auditoría y
cambios inexplicables en los porcentajes de operación.
Respuestas evasivas o irrazonables por parte de la administración a las
averiguaciones de auditoría.
Algunos factores exclusivos de un entorno de sistemas de información por
computadora que se relacionan con las condiciones y eventos descritos antes,
incluyen:
Incapacidad de extraer información de los archivos de computadora
debido a falta, u obsolescencia, de documentación de los contenidos de
registros o de programas.
Gran número de cambios de programa que no están documentados,
aprobados y puestos a prueba.
Balance global inadecuado de transacciones de computadora y bases
de datos con las cuentas financieras.
4. EL PORQUE DE LOS FRAUDES
Se considera que hay fraudes por:
Falta de controles adecuados.
Poco y mal capacitado personal.
Baja / alta rotación de puestos.
Documentación confusa.
Salarios bajos.
Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.
Legislación deficiente.
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Actividades incompatibles entre sí.
Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los
empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a
minimizar el riesgo de fraude. Para que exista un fraude debe existir una
oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.
5. COMO SE EVITA UN FRAUDE
La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar
prácticas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener
la mejor gente posible, bien remunerada y motivada.
6. PRINCIPIOS GUÍA PARA PREVENIR, DETECTAR Y REMEDIAR EL
FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN
A continuación se mencionan los siguientes principios clave en un esfuerzo por
prevenir, detectar y remediar el fraude y la corrupción:
El fraude y la corrupción disminuyen los beneficios a los destinatarios e
impiden el crecimiento económico y la reducción de la pobreza.
Elaborar y seguir un enfoque integral y coherente para prevenir, detectar y
remediar los incidentes de fraude y corrupción.
Pueden ocurrir riesgos de fraude y corrupción fuera del contexto de las
adquisiciones y su enfoque para prevenir, detectar y remediar.
Promover las normas más elevadas de integridad y comportamiento ético
en su personal y en el de sus homólogos en los países.
Requerir que las compañías y entidades tengan procedimientos para
abordar el fraude y la corrupción.
Adoptar, en la mayor medida de lo posible, las enseñanzas recogidas y las
mejores prácticas
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Intercambiar información sobre el fraude y la corrupción con el consejo
administrativo de las empresas.
Las Entidades Responsables, por medio de sus empleados, tienen una
responsabilidad fiduciaria de proteger los recursos que se les confía. Esta
responsabilidad no está limitada de manera alguna por la función o
ubicación de un empleado y, como tal, se espera que todos tomen medidas
razonables para prevenir, detectar y remediar el fraude y la corrupción.
7. AUDITORIA INTERNA COMO FUNCION PREVENTIVA
El mayor mérito atribuible a la auditoría interna debe ser su eficacia para evitar la
oportunidad y la tentación de funcionarios y empleados desleales. La fiscalización
a que periódicamente y por sorpresa a de esperar verse sometida, le inducirá a
observar una conducta más escrupulosa en el manejo de los fondos y otros bienes
o valores confiados a su custodia.
En toda organización existe el peligro potencial de que, en una u otra fase de su
actividad, se produzca algún caso de:
Fraude, estafa, desfalco o malversación de fondos.
Uso indebido de los bienes patrimoniales.
Cualquier otro tipo de infidelidad por parte de algún empleado o
empleados deshonestos.
Si bien es cierto que algunas de estas irregularidades llegan a descubrirse, aún en
las empresas donde no existe auditoría interna, la probabilidad de que tales casos
sean puestos en evidencia es positivamente mucho mayor, si no se cuenta con el
auxilio de un eficiente servicio de auditoría interna.
Resulta obvio, por consiguiente, que a una administración consciente de sus
responsabilidades, debe inquietarle la posibilidad de que su falta de prevención
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esté proporcionando la comisión de hechos graves que eventualmente podrían
poner en peligro la estabilidad de la empresa.
8. EN QUE FORMA SE DAN LOS FRAUDES CONTRA LA EMPRESA
Dado la magnitud de los métodos seguidos para llevar a cabo tales abusos y la
inventiva que se pone al cometerlos, es difícil encontrar una sistematización de
tales métodos, pero puede encontrarse una respuesta en los siguientes ejemplos
típicos:
Apropiación de valores que se escapan totalmente a la contabilización.
Uso de comprobantes falsos, inventados o ya utilizados.
Apropiación de los cobros y otros valores de cuya recepción estén
autorizados los empleados.
Registro de gastos ficticios.
Malversación de efectivo y su encubrimiento por medio de trucos
contables como manchas de tinta, errores de suma, traslados falsos,
retrasos en los asientos, etc.
Utilización de los proveedores para satisfacer compras personales por
cuenta de la empresa.
Abuso del crédito de la empresa.
Utilización de lagunas o espacios en blanco en los libros o en los
documentos de entrega.
Complicidad de terceras personas, extrañas o no al negocio, para la
malversación de mercancías, ventas simuladas, especulaciones,
acuerdos particulares con los clientes, etc.
Fraudes a base de personas o cuentas ficticias, operaciones con
empresas u hombres de paja.
Registros de operaciones simuladas y asientos imaginarios.
Alteraciones fraudulentas en los registros de inventarios.
Colusión de clientes.
Cobros de participaciones indebidas a base de balances falsos.
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Cobros de comisiones a base de ventas ficticias.
Ventas de un ejercicio registradas en otros.
Cancelación de cuentas por cobrar no autorizadas a través de traslados
a las reservas de cuentas incobrables.
OPORTUNIDADES DE COMETER, OCULTAR Y/O EVITAR EL CASTIGO
Inexistencia de grupo de controles que prevengan o detecten
comportamiento fraudulento.
Inhabilidad para juzgar la calidad del desempeño
Perpetradores no son castigados o disciplinados
Falta de acceso a información en poder de perpetrador o islas en la
empresa.
Ignorancia, apatía o incapacidad (edad, lenguaje o vulnerabilidad)
Inexistencia de Auditoria.
RACIONALIZACION DEL FRAUDE
La organización me lo debe
Únicamente es un préstamo, lo voy a pagar
Nadie sale herido
Merezco más de lo que gano
Es por un buen propósito
Arreglamos los libros cuando mejore la situación
Algo debe ser sacrificado, mi integridad (interno) o mi reputación (externo)
La empresa tiene mucha plata
Solo por esta vez, no lo vuelvo a hacer.
SINTOMAS DE FRAUDE
Anomalías Contables
Debilidad en Controles Internos
Estilos de vida Extravagantes
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Comportamientos Inusuales
Quejas o pistas (Tips)
Anomalías analíticas en el negocio
Costos muy lejos de los planeados
FRAUDES MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
Pagos Duplicados
Pagos Múltiples
Pagos por mercancía que nunca existió
Entregas Defectuosas
Precios falsos y aceptación interna
Propinas unilaterales
Sobornos
9. LAS IRREGULARIDADES
La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores,
entre los que se encuentra la aplicación de los Normas Internacionales de
Información Financiera, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las
estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y él
suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos,
que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Las irregularidades
se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las
irregularidades.
Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y bancos y de
sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución en las
formas de desfalcos y en distorsiones.
Desfalcos
Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren
(ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no
registrados)
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Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de
haberla registrado
(Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no
depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)
Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es
legítimo se desvíe de su destino correspondiente.
Distorsiones
Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.
10. MANIOBRAS FRAUDOLENTAS
Fraudes que se cometen con los comprobantes contables:
Reutilización de comprobantes ya utilizados con anterioridad.
Utilización de comprobantes falsos.
Adulteración de comprobantes.
Falsificación de firmas.
Destrucción o pérdida de comprobantes.
Comprobantes con anotaciones deliberadamente erróneas.
Fraudes que se cometen con los registros contables:
Pérdida o destrucción de fichas, volantes, Boucher o libros.
Errores en los importes, sumas y traslados.
Raspaduras para rehacer registros o anotaciones.
Registros contables atrasados.
Asientos contables falsos.
Partidas contables de redacción ambigua o caprichosa.
Contrapartidas de contabilidad falsas.
Contrapartidas de contabilidad no autorizadas.
Cargos y abonos a cuentas indebidamente utilizadas.
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Fraudes que se cometen con los cheques:
Cheques recibidos por la empresa.
Cheques emitidos por la empresa.
Cheques al portador.
Cheques sin fondos.
Cheques con firmas falsificadas.
Mal uso de la protectora de cheques.
Cheques aún no utilizados.
No observación de la secuencia numérica de los cheques.
Emisión de cheques sin utilizar sello o descripción “No negociable”.
Fraudes que se cometen en cuentas por cobrar y ventas:
Ordenes de despacho o ventas en exceso de lo realmente facturado.
Utilización de listas de precios de ventas falsos o descontinuados.
Facturas originales entregadas al cliente con un valor y a contabilidad
para su registro, las copias con otro valor.
Emisión de notas de crédito no autorizadas.
Falso reingreso de devoluciones o reclamos de mercancías por parte de
clientes.
Simple sustracción de bienes:
Sustracción de dinero, mercaderías y otros bienes.
Falsos egresos de mercadería.
11. SITUACIONES PROPICIAS PARA COMETER FRAUDES EN ÁREAS
SELECTAS
Fondos Fijos, Fondos Rotativos o Cajas Chicas:
Que los comprobantes se preparen a lápiz.
Que nadie apruebe los comprobantes previos a su pago.
Costumbre o práctica de canje de cheques personales.
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Comprobantes sin indicio de quién recibió el bien o servicios.
Comprobantes formando parte del fondo de caja chica, con fecha
posterior al último reembolso.
Emisión del cheque de reintegro “AL PORTADOR”.
Comprobantes no inhabilitados por medio de sello que indique pagado.
Egresos, efectivo o por medio de cheque:
Política de efectuar pagos en efectivo.
Política de emitir cheques “AL PORTADOR”, “A NOSOTROS MISMOS”,
o “A LA VISTA”.
Preparación de cheques no observando medidas ni precauciones que
impidan su posterior alteración.
No mutilar adecuadamente ni guardar los cheques anulados.
Firmar cheques en blanco.
Efectuar pagos sin comprobantes legítimos y aprobados.
No cancelar de “PAGADO” los comprobantes en el momento de su
firma.
Utilizar excesivamente “documentos provisionales” para autorizar y
efectuar pagos.
Retención indebida en caja, de los egresos.
Que nunca se haga un arqueo de caja por empleados independientes a
los cajeros.
Que los fondos de caja se utilicen para cambiar cheques de
funcionarios, empleados, clientes y otras personas.
Ingresos, en efectivo y por medio de cheques:
Que el cajero reciba, directamente y sin previo control, los cheques que
los clientes envían por correo.
Ausencia de control adicional, de los ingresos que deba recibir y
depositar el cajero.
Que las remesas que no se puedan depositar oportunamente queden
sin registrarse.
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Que los empleados de cuentas por cobrar, manejen los cheques
recibidos.
Que los cheques depositados y devueltos por el banco por falta de
cobro, los reciba de nuevo el cajero.
Que no se sellen con endoso restrictivo de inmediato los cheques que
se reciben.
Liberalidad de recibir cheques emitidos a terceros y no directamente a
nombre de la empresa.
Que no se depositen intactos y oportunamente los ingresos.
Retención indebida en caja, de los ingresos.
Que nunca se haga un arqueo de caja por empleados independientes al
cajero.
Que los fondos de caja se utilicen para cambiar cheques de
funcionarios, empleados, clientes y otras personas.
Cuentas por cobrar y ventas:
Que los pedidos de clientes no sean aprobados por escrito por un
funcionario responsable.
Que los embarques se hagan sin exigir orden de embarque debidamente
aprobada.
No hacer referencias cruzadas entre los documentos de embarque y
facturas.
No sumar las facturas expedidas por el departamento de facturación y no
enviar los totales al encargado de la centralización o del libro mayor.
No revisar las facturas por un empleado independiente al encargado de
facturación
No obtener evidencia escrita del transportista de la mercadería que recoge
para su entrega a clientes.
No archivar en orden numérico y correlativo las facturas emitidas.
No observar la secuencia numérica de las facturas y sus series.
Emisión de notas de débito o crédito sin ninguna aprobación.
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Cancelación de cuentas por cobrar sin la adecuada aprobación.
Descontinuar esfuerzos de cobro por las cuentas canceladas por
incobrables.
No enviar estados de cuentas mensuales a los clientes.
Permitir que las diferencias comunicadas por los clientes sean investigadas
por empleados que manejen cobros o sean los encargados de cuentas por
cobrar.
No examinar periódicamente, por empleado ajeno a su custodia, los
documentos por el cobro de facturas, letras de cambio, pagares, cheques,
etc.
No obtener un recibo o recibo de caja por las facturas entregadas al cobro.
No liquidar diariamente al cobrador.
Pobre segregación de funciones.
Nóminas o planillas:
Carencia de registros adecuados de personal.
Falta de segregación de funciones entre quienes preparan las nóminas
o planillas y quienes preparan los registros de tiempo trabajado.
Falta de aprobación de horas extras.
Descuido en la política de vacaciones.
Falta de segregación de funciones entre quienes contratan, despiden y
preparan las nóminas o planillas.
Falta de revisión previa de los cálculos de las nóminas y planillas.
Falta de conciliación de las nóminas de sueldos con los totales
mostrados en las nóminas anteriores, sin investigar los cambios
específicos.
Falta de aprobación de las nóminas, previo a su pago por funcionario
responsable.
Falta de supervisión en todo lo relacionado con la preparación,
aprobación, registro, pago y control de nóminas y planillas.
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12. ACCIONES DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE FRAUDE INTERNO
En términos prácticos, existen dos acciones fundamentales en la mitigación del
fraude interno, prevención y detección.
PREVENCIÓN
Consiste en desarrollar controles para impedir que las situaciones de fraude
interno ocurran y reducir las oportunidades de uso sin autorización de los recursos
de la organización.
Dentro del espectro de controles de prevención de fraudes se incluye la revisión
de referencias en procesos de reclutamiento de personal, establecer políticas,
procedimientos y segregación de funciones claramente definida, mantener
supervisión constante, entrenamiento en prevención de fraudes y cultura
corporativa de gestión de riesgos.
DETECCIÓN
Dado que los sistemas de control pueden ser tarde o temprano evadidos, detectar
actividades irregulares tan pronto como sea posible es extremadamente
importante. Para ello, la detección aplica controles diseñados para alertar al
personal apropiado cuando se presentan circunstancias asociadas con actividades
fraudulentas. Esto incluye desde mecanismos de auditoria interna hasta canales
directos para reportar fraudes de manera anónima. Existen herramientas de
detección computarizada que son capaces de revisar grandes volúmenes de
datos, identificando patrones sospechosos en la data, aislando los casos que
requieran de una investigación más detallada.
Además, existen metodologías y herramientas informáticas que ayudan a los
auditores a identificar posibles situaciones de fraude interno, siendo el objetivo
primordial el obtener evidencia suficiente para sustentar las situaciones irregulares
detectadas y realizar sus recomendaciones.
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13. PUESTA EN OPERACIONE DE LOS MECANISMOS DE CONTROL
Una vez que la organización conoce y ha definido políticas respecto a los riesgos y
al perfil de los posibles perpetradores, debe implementar mecanismos que
mitigarán el riesgo de fraude interno. Entre dichos mecanismos destacan:
Definir e implantar una política funcional contra el fraude, que involucre
a la unidad de tecnología de información (TI) con las demás unidades de
la organización.
Establecer las definiciones de controles de acceso y seguridad
informática como parte vital de las políticas y procedimientos asociados
a la tecnología de información, incluyendo la creación de la función de
seguridad de activos de información.
Definir e implantar contratos de responsabilidad del empleado,
conocidos por todo el personal de todos los niveles de la organización.
Mantener al tanto a los auditores externos de todos los riesgos
presentes en la organización, incluyendo los proyectos en ejecución que
tengan impacto sobre el ambiente de tecnología de información y el
negocio.
Definir e implantar un esquema de segregación de funciones y definición
de roles y responsabilidades, donde el lineamiento principal sea que las
funciones de adquisición de compromisos y la autorización de
transacciones monetarias correspondientes, no descansen en un
número limitado de personas.
Implementar programas de inducción y entrenamiento orientados a crear
una cultura organizacional de gestión de riesgos y prevención del fraude
interno.
Mantener canales de comunicación apropiados donde los empleados
puedan reportar cualquier sospecha de manera anónima.
Es recomendable seguir ciertos lineamientos para fomentar la integridad y la ética
de los empleados de la organización. Entre dichas acciones destacan:
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Definir y elaborar códigos de conducta debidamente divulgados, que
involucren al personal de todos los niveles.
Evitar la presión para cumplir con metas de rendimiento no realistas, por
ejemplo situaciones en las que la presión está relacionada con resultados a
corto plazo y donde la compensación está basada en lograr dichos
objetivos.
Descripciones de trabajo formal o informal que definan las tareas que
comprenden trabajos específicos, debidamente comunicadas a los
empleados, definiendo claramente las responsabilidades de cada individuo.
Análisis del conocimiento y destrezas necesarios para realizar trabajos de
manera adecuada, el cual es particularmente importante en el actual
ambiente de tecnología de información, que cambia constantemente de
manera vertiginosa.
Más allá de reforzar el ambiente de control interno, es primordial fomentar una
cultura organizacional de altos estándares de integridad y ética, lo cual maximiza
la acción de los mecanismos orientados a mitigar el riesgo de fraude. En ese
sentido, acciones como las siguientes son recomendables:
Puesta en operación de mecanismos de control apropiados en niveles
ejecutivos.
Introducción de un código de conducta corporativo.
Aplicación pública de políticas de “cero tolerancia” y “no excepciones”
Impulsar una investigación oportuna de fraudes e irregularidades.
Aplicar medidas disciplinarias de acuerdo al grado de la falta.
14. EL FRAUDE EN GUATEMALA
En el Decreto 17-73, Código Penal, encontramos lo relacionado con el tema
“Fraude”, lo a continuación indicado:
El artículo 485 indica que será sancionado con arresto de veinte a sesenta
días, quien cometiere estafa, apropiación indebida u otro fraude cuyo
perjuicio patrimonial no exceda de doscientos quetzales.
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El artículo 263, indica en su punto 7mo. Quien se valiere de fraude para
asegurar la suerte en juegos de azar; el responsable de este delito será
sancionado con prisión de seis meses a cuatro años y multa de doscientos
a diez mil quetzales.
El artículo 299, cometerá el delito de piratería, quien, se apoderare de
alguna embarcación o de lo que perteneciere a su equipaje, por medio de
fraude o violencia cometida contra su comandante.
El artículo 342-A; comete delito cambiario, Quien mediante fraude o
engaño, obtenga licencia para adquirir divisas del mercado, destinado a
pagos esenciales o del mercado de licitaciones o quien utilice dichas divisas
para destino diferente del autorizado.
El artículo 407 “D”, en comicios electorales, impondrá prisión de uno a
cinco años al que suplantare a otro votante, o votare más de una vez en la
misma elección o votare sin tener derecho a hacerlo.
El artículo 450, nos indica que, el funcionario o empleado público que,
interviniendo por razón de su cargo en alguna comisión de suministros,
contratos, ajustes o liquidaciones de efectos de haberes públicos, se
concertare con los interesados o especuladores, o usare de cualquier otro
artificio para defraudar al Estado, será sancionado con prisión de uno a
cuatro años.
15. FRAUDE EMPRESARIAL Y FRAUDE CORPORTIVO
Siempre existe el potencial del fraude aún en medio de una economía balanceada
y una situación de estabilidad general, pero cuando la crisis se acentúa y la
economía va de mal en peor el fraude pasa a vivir su mejor momento y en
diferentes ámbitos como es el fraude empresarial.
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Es por ello que, desde que la recesión económica se profundizó la motivación de
ciertos empresarios para realizar fraudes ha crecido debido a la exigencia
impuesta de mantener el resultado económico de las empresas, y de lograr
alcanzar los objetivos establecidos.
Sin dudas razón no le falta a la conclusión del informe sobre delitos económicos y
fraude empresarial de Price wáter house Coopers (PwC), a partir de la encuesta a
3.000 empresarios de 54 países entre los meses de Julio y Noviembre de 2009.
Entre las diferentes formas que toma el fraude, puede notarse: la apropiación
indebida de activos, los sobornos y la corrupción y la manipulación contable estos
son los principales tipos de fraudes en las empresas .Es así que, los fraudes
económicos terminan generando perjuicio económico directo además de
diferentes niveles de impactos económicos y sociales indirectos.
Ulrich Sieber, profesor de Derecho en la Universidad de Wurzburg y experto
internacional en fraudes corporativos, señala el caso de un empleado que ingresó
un programa al sistema informático de la empresa donde trabajaba para imputar
pagos correspondientes a salarios de empleados ficticios en su propia cuenta.
Como el ardid habría sido descubierto por los mecanismos de seguridad del
banco, el autor introdujo modificaciones en el programa de pago de salarios para
que los "empleados ficticios" y los pagos realizados no aparecieran en los listados
de control. La situación era particularmente grave porque, tras descubrir la falla en
el sistema, el agresor tenía la posibilidad de repetir el hecho delictivo cuantas
veces quisiera.
Según un estudio de la Asociación de Examinadores de Fraude de los Estados
Unidos, los fraudes corporativos causan pérdidas de nueve dólares diarios por
empleado y una merma del seis por ciento en los ingresos anuales de las
empresas.
La Ley Sarbanes-Oxley (SOX) dictada por el gobierno estadounidense tras los
escándalos de Enron y WorldCom, exige que las empresas y sus auditores
evalúen los controles internos de las compañías, es decir, las prácticas o sistemas
para mantener los registros e impedir fraudes o abusos.
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En diciembre de 2006, el Banco Central de la República Argentina emitió la
Comunicación "A" 4609 sobre Registros de seguridad y pistas de auditoría. Esta
comunicación se refiere específicamente a las "normas sobre requisitos mínimos
de gestión, implementación y control de los riegos relacionados con tecnología
informática y sistemas de información", y en el punto 8.2 señala concretamente:
"todos los sistemas aplicativos deben generar registros de auditoría que
contengan mínimamente las actividades de los usuarios, las tareas realizadas, las
funciones monetarias y no monetarias utilizadas..."
Sin embargo, más allá de las regulaciones públicas, es sorprendente la escasa
concientización sobre necesidad de implementar medidas de seguridad anti
fraude.
A diferencia de lo que creen muchas empresas, los auditores internos no
resuelven todos los problemas de control. Los sistemas de seguridad, por su
parte, permiten o deniegan el acceso a las aplicaciones y datos pero no controlan
lo que hacen los usuarios autorizados.
Así, ya sea motivadas por seguridad interna, regulaciones del BCRA o de la
Comisión Nacional de Valores (CNV), las empresas hoy necesitan obtener una
pista completa de las aplicaciones utilizadas; cumplir regulaciones de protección
de datos; tener controles detallados en los sistemas "legacy" (esto requiere de
conocimiento y recursos que normalmente no están disponibles o son muy
costosos) y realizar un control y seguimiento sobre los accesos malintencionados.
Los sistemas más avanzados de seguridad informática permiten, por ejemplo,
analizar la actividad del usuario a través de múltiples plataformas, reconstruir las
pantallas y acciones realizadas, identificar transacciones efectuadas, seguir
patrones de comportamiento y generar alertas sobre excepciones en tiempo real.
Accediendo al repositorio de datos colectados e indicadores de comportamiento,
los investigadores pueden analizar la actividad de usuarios sospechosos y
compararla con el comportamiento de sus pares. Muchas empresas argentinas y
del exterior conocen estas herramientas y ya las están utilizando (principalmente,
las grandes corporaciones y firmas de los rubros de finanzas y seguros).
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De esta manera, la informática ayuda a las grandes organizaciones a manejar sus
exigencias de control interno, así como las provenientes de directivas del BCRA, la
Comisión Nacional de Valores o instituciones del exterior, y a protegerse del
fraude corporativo.
16. FRAUDE EN VENTAS Y COBRANZAS DE EMPRESA MANUFACTURERA Y
DISTRIBUIDORA
Durante un tiempo considerable, un vendedor de una empresa manufacturera y
distribuidora, desvió una serie de pagos efectuados por sus clientes,
aprovechando vulnerabilidades que existían en la estructura organizacional,
ambiente de control interno y sistemas informáticos.
Cuando sucedió este hecho, la empresa en sus políticas y sistemas informáticos
definía dos formas de pago para sus clientes: dinero en efectivo y cheque.
Además, existía una política de descuento por pronto pago.
El principal mecanismo empleado por el vendedor consistía en registrar pagos
parciales de facturas canceladas en cheque, utilizando el monto restante para
cancelar otras facturas por montos menores, pertenecientes a clientes que
pagaban en efectivo. Al recibir el pago en efectivo de estas últimas facturas, el
vendedor se apropiaba del dinero.
Los saldos restantes en las facturas cuyos pagos eran desviados, eran cubiertos
utilizando nuevos pagos en cheque o mediante el registro de ajustes de
descuentos por pronto pago fraudulentos. De esta manera el vendedor no permitía
facturas pendientes por mucho tiempo, ocultando sus acciones del departamento
de cobranzas y de contraloría.
Utilizando este esquema, el vendedor ocasioné pérdidas por el orden de los
370.000 Dólares. Sus actividades fueron detectadas cuando cometió un error y
permitió el envejecimiento excesivo de una factura no cancelada.
Entre las principales razones que permitieron la ocurrencia de este evento
podemos mencionar:
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La función de venta de productos y recepción de pagos estaba centralizada en
una única función (el vendedor).
El sistema permitía ingresar pagos fraccionados, asociados a
múltiples clientes.
El sistema permitía registrar pagos en cheque pertenecientes a
clientes cuya modalidad de pago es efectivo y viceversa.
El sistema no aplicaba límites razonables para los ajustes de
descuento por pronto pago.
17. FRAUDE EN PEDIDOS, DESPACHOS Y FACTURACIÓN DE EMPRESA
MANUFACTURERA
Una compañía manufacturera, disponía de sistemas de información, pero
mantenía otros procesos de forma manual, como la elaboración de notas de
entrega y algunos procesos de facturación. Actividades importantes como la
elaboración de facturas comenzaban manualmente, siendo registradas en el
sistema al ocurrir el despacho de mercancía. Ciertos miembros del personal
implementaron un mecanismo de fraude interno que consistía en el registro de
empresas de su propiedad, para luego proceder al registro de pedidos, emisión
manual de la factura, elaboración manual de la nota de despacho, despacho de
mercancía y omitiendo al final el registro de la factura correspondiente en el
sistema. Para lograr esto, existía complicidad con el personal encargado del
registro de las facturas en el sistema, lo que les permitía omitir el registro de
ciertas facturas, evadiendo así la cobranza de los despachos de mercancía
realizados. Para el momento en que fue detectada la irregularidad, el daño
patrimonial a la organización rondaba por el orden de los 550.000 Dólares y sólo
fueron detectados después del cierre de un ejercicio cuando ya era demasiado
tarde.
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CONCLUSIONES
1. El riesgo de fraude interno se incrementa significativamente en ambientes
automatizados, ante la ausencia de controles implícitos y estadísticos. Una
vez que una falla es detectada por un intruso, puede ser utilizada
indefinidamente, sobre todo si no existe monitoreo de las transacciones en
sistemas informáticos.
2. Para la detección eficiente de fraudes o corrupción, se hace necesario
involucrar a todo el personal de todos los niveles de la organización, pues
son ellos quienes están involucrados diariamente en las operaciones y
probablemente serán los primeros en notar cualquier situación irregular. Por
lo tanto es extremadamente importante invertir recursos en crear una
cultura de gestión de riesgos, que permita niveles máximos de mitigación
3. Es importante mencionar que el principal enemigo está en casa, por lo cual,
las organizaciones deben mantener sus mecanismos de prevención y
detección enfocados a combatir al enemigo interno.
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BIBLIOGRAFIA
Control interno en la prevención y detección de fraude Corporativo. Disponible en la en: www.javeriana.edu.co
FRAUDE EMPRESARIAL Articulo disponible en: http://www.finanzzas.com/fraude-empresarial
FRAUDE y ERROR Norma Internacional de Auditoría 240
FRAUDES CON CHEQUES Y TARJETAS DE CREDITO Articulo disponible en: http://www.homini.com/fraudes.htm