Descripción ArchivísiticaLa Descripción Archivística

La norma ISAD

Los instrumentos

Las guías

Los inventarios

Los catálogos

La indización

ISAD ISAD

International Standar for Archival Description

Las normas ISAD elaboradas por el Consejo Internacional de Archivos, CIA. Normalizan la descripción de unidades documentales. Al igual que las ISBD, de las que retomaron su modelo, las ISAD se dividen en áreas y definen el contenido, la puntuación, ordenación y presentación de la descripción archivística.

ISAD. Áreas de Información

Áreas de información

1. A. De Identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción.

2. A. De Contexto: origen y custodia de la unidad de descripción.

3. A. De Contenido y Estructura: tema principal de los documentos y organización de la unidad de descripción.

ISAD

ISAD. Áreas de Información 2

4. A. De Acceso y Uso: disponibilidad

de la unidad de descripción.

5. A. De Documentación Asociada: documentos relacionados con la unidad de descripción.

6. A. De Notas: información auxiliar que no pudo ser incluída en otras áreas.

Cada área a su vez tiene los elementos constitutivos de los datos que debe ofrecer sobre la unidad.

ISAD

Instrumentos : Las GuíasLas Guías

Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles.

Los tipos que define Cruz Mundet son:

Instrumentos : El Censo GuíaLas Guías

El Censo-Guía: informa acerca de un gran número de archivos de un país, región o tipología. Ofrece datos amplios sobre cada uno de los archivos que componen el censo, por lo tanto no es exahustivo.Ejemplos:-Censo-guía y estadística de los archivos colombianos / Archivo General de Nación de Colombia.-Censo-guía y estadística de los archivos de Antioquia / Archivo General de Nación de Colombia.

Instrumentos : La Guía de FuentesLas Guías Guía de Fuentes: recopila datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a un área geográfica determinada.Ejemplos:-Fuentes fotográficas de Bello / Carlos Mario Franco Restrepo.-Fuentes manuscritas para la historia de Iberoamérica / Silvia Hilton , Ignacio González.-Fuentes manuscritas para la historia de Portugal / Luis García Mora.-Guía de fuentes documentales para la historia de Antioquia / Archivo Histórico de Antioquia.

Instrumentos : La Guía OrgánicaLas Guías

Guía Orgánica: reúne información sobre los archivos pertenecientes a un organismo determinado, los datos son sumarios por el amplio número de archivos que presentan.Ejemplos:-Guía y diagnostico general de los archivos municipales, notariales y parroquiales del departamento del Meta / Miguel García , Carolina Torres.-Guide to audiovisual archives : summary of FIAT/IFTA members / IFLA.

Instrumentos : La Guía de ArchivoLas Guías

Guía de Archivo: presenta a un solo archivo y sus fondos. La información es por tanto más detallada, historia del ente productor, organización, contenido, servicios.Ejemplos:-Guía del archivo histórico de Rionegro / Elba Calderon.-http://www.mcu.es/lab/archivos/AGSCS.html

Instrumentos : Los InventariosLos Inventarios

Describen las unidades que componene las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. Hay problemas sobre la definción de este instrumento, sin embargo el acuerdo general es que tiene un nivel intermedio entre la generalidad de la Guía y la exahustividad del Catálogo.-Inventario de los pergaminos del archivo catedral de Valencia / Elías Olmos. -Inventario general de manuscritos de la biblioteca nacional. 1953.

Instrumentos : Inventario SomeroLos Inventarios

Somero: comprende los elementos mímos de descripción, suele ir dispuesto en columnas. Es sobre todo de uso interno como control sobre las existencias, ya que para los usuarios por la mínima información que ofrece no es muy util.Ejemplo: http://www.archivo.gov.ar/mc_general.htmhttp://www.banrep.gov.co/blaavirtual/web-agn/fondocs/colonia.htm

Instrumentos : Inventario AnalíticoLos Inventarios

Analítico: describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los máximos elementos obligatorios y algunos más optativos, ofrece la información suficiente para que el usuario localice la documentación en el tiempo y fisicamente en el archivo.Ejemplos:http://www.arquivonacional.gov.br/Cgi/GF_Cgi.exe/Cadastro_Fundo

Instrumentos : Los CatálogosLos Catálogos

Describe exahustivamente las piezas documentales y las unidades archivísticas, seleccionadas según criterios subjetivos. Se aplica a grupos de documentos especiales dado el detalle con el que describe.

Instrumentos : Catálogos de Documentos y de ExpedientesLos Catálogos

El catálogo de documentos:La ficha catalográfica describe el documento en tres sentidos: en cuanto su contenido y localización temporal, en sus características formales y su localización especial dentro del fondo al que pertence.

El catálogo de expedientes: presenta los mismos elementos que el anterior con otras características, se consignan las fechas extremas, además del resúmen se presenta una relación de los documentos contenidos.

La IndizaciónLa Indización

Es un proceso adicional que permite recuperar la información y la documentación.Tiene tres etapas:

1. Exámen del documento y determinación de su contenido.

2. Identificación y selección de los conceptos principales extraídos del documento.

3. Selección de los términos de indización que expresen los conceptos de los documentos según los principios determinados por la Terminología.