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AutoSoft Taller™

Versión 4.00 Edición Estándar

Manual de Usuario

Web: www.AutoSoftTaller.com

Feedback: AutoSoft@AutoSoftTaller.com

Impreso en los Estados Unidos de América.

Copyright © 2016 Santa Rita Investments Inc.

3

Tabla de ContenidoTabla de Contenido

Introducción 10

C A P I T U L O 1 12

Preguntas Más Frecuentes 12

C A P I T U L O 2 15

Instalación de la aplicación 15

Instalación 15

Instalación en Red 20

Ejecución por primera vez 20

Instalación tipo Servidor 21

Instalación tipo Cliente 22

Definición de las carpetas de Datos 23

Localización de datos compartidos 23

Arranque después de la configuración de inicio 24

Proceso de Activación 24

Activar Después del Período de Prueba 27

C A P I T U L O 3 29

Antes de comenzar 29

Respaldos y Recuperación de Datos 29

Respaldo de Datos 29

Recuperación de Datos 31

Reindexar y Reparación de Datos 32

Editor de Registro de Aplicación 32

Navegadores 33

Navegador Para Reparaciones 33

Navegador Para Ventas de Partes 34

Usuarios y Privilegios 35

Creación de usuarios 35

Creación de Grupos de Usuarios 37

Barras de Herramientas 40

Menú Lateral de Acceso Rápido 40

Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40

Campos Maestros 42

C A P I T U L O 4 44

Maestros 44

Datos del Taller y Configuración General 44

Pestaña Principal 45

Pestaña Impuestos 46

4

Pestaña de Presupuestos y de Facturas 47

Pestaña de propiedades del servidor de e-mail 47

Servidor SMTP 47

Servidor SMTP 47

Autenticación de correos salientes 48

Configuración de Inventario 48

Cuentas de Usuario 49

C A P I T U L O 5 51

Clientes 51

Creación y Actualización de Clientes 53

C A P I T U L O 6 56

Vehículos 56

Inclusión de Vehículos 58

C A P I T U L O 7 61

Personal de Mano de Obra 61

C A P I T U L O 8 63

Proveedores 63

C A P I T U L O 9 64

Compañías de Seguros 64

C A P I T U L O 1 0 66

Partes de Inventario 66

Inclusión de Partes de Inventario 66

Código Principal y Código Alterno 67

Inactivo 67

Configuración 68

Etiquetas 68

Ajustes de Precios 68

1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo 68

2do. PASO - Ajuste a realizarse 69

3er. PASO - Selección, Creación de la condición de

búsqueda 71

4to. PASO - Listado de artículos seleccionados 72

Listado>> / <<Ocultar 73

Pestaña de Datos Generales 73

Tipo 74

Marca 74

Descripción Corta 74

5

Descripción de Compra 74

Descripción de Venta 74

Origen 74

Condición 75

Kardex 75

Ultima factura de compra 76

Días de Garantía 76

Seriales 76

Observaciones 76

Pestaña de Costos/Precios 77

Impuesto 77

Costos 77

Precios de venta 77

Precio de venta predeterminado 78

Pestaña Existencia 78

Existencia actual 78

Valor 79

Existencia ordenada 79

Punto de Reorden 79

Almacén 79

Ubicación 79

Seriales Ingresados 80

Pestaña Proveedores 81

Pestaña Foto 81

C A P I T U L O 1 1 83

Partes de No Inventario 83

La Tercera Opción 84

C A P I T U L O 1 2 87

Trabajos de Mano de Obra 87

C A P I T U L O 1 3 89

Paquetes de Reparaciones 89

Pestaña Detalles 89

Pestaña Mano de Obra 90

Pestaña Partes 90

Pestaña Externos 92

C A P I T U L O 1 4 93

Marcas y Modelos de Vehículos 93

Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de

actualización 94

6

C A P I T U L O 1 5 96

Presupuestos de Reparación 96

Selector de Cliente y Vehículo 96

Añadir un Cliente y su Vehículo – F5 97

Modificar cliente – F6 97

Añadir un nuevo vehículo – F7 98

Modificar vehículo – F8 98

Creación del un presupuesto 98

Pestaña Principal 99

Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 99

Botón Agregar un paquete, servicio o

reparación

99

Pestaña Detalles 101

Historial de Vehículos 103

Conversión de Monedas 104

Descuento imponible y no imponible 104

Pestaña Mano de Obra 105

Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) 107

Asignación del Trabajo de Mano de Obra

(Ctrl+m)

108

Asistente de Trabajos de Mano de Obra 112

Asistente de Pintura 113

Pestaña Partes 114

Asistente de Partes 115

Imprimir Solicitud de Cotización 119

Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Partes de

Inventario)

120

Partes Suministrados por el Seguro o el Cliente 120

Pestaña Externos 122

Pestaña Aparte 123

Usar los costos de las partes como insumo 124

Pestaña Fotografías 125

C A P I T U L O 1 6 129

Facturas de Reparación 129

Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 130

Botón Agregar un paquete, servicio o reparación 130

Impresión de Facturas 131

Pago de Facturas 131

Notas importantes cuando se factura partes de

inventario

132

7

C A P I T U L O 1 7 137

Presupuestos de Partes 137

Pestaña principal 137

Pestaña Detalles 138

Pestaña de partes 139

C A P I T U L O 1 8 140

Facturas de Partes 140

Pago de Facturas 140

C A P I T U L O 1 9 142

Cuentas por Cobrar 142

Pestaña “Facturas de reparaciones” 144

Pestaña "Facturas de partes" 144

C A P I T U L O 2 0 145

Reporte de Ganancias 145

Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas

por fecha

146

Reporte de ganancias por un presupuesto o factura

específica

146

Reporte de Ganancias (DETALLES) 147

C A P I T U L O 2 1 150

Calendarios de Citas 150

Creación de un calendario 150

Creación de una cita 151

C A P I T U L O 2 2 155

Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 155

Asignar Trabajos de Mano de Obra 156

Orden de Trabajo 159

C A P I T U L O 2 3 162

Status/Egreso de Vehículos 162

C A P I T U L O 2 4 165

Ordenes de Compra (Introducción) 165

Orden de Compra (No Inventario) 166

Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 166

Orden de Compra (Inventario) 167

Creación de una Orden de Compra (Inventario) 167

Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 169

8

Recepción de Facturas 170

Devoluciones de Compras 171

Control de Pagos 172

Historial de Pagos 174

Cheques 175

C A P I T U L O 2 5 176

Reportes 176

Funciones de Vista Preliminar 176

Envío de Reportes por Correo Electrónico 176

Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 177

Menú Reportes 178

Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 178

Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 181

Resumen de Presupuestos de Partes 181

Resumen de Facturas de Reparación 181

Resumen de Facturas de Partes 181

Presupuestos Pendientes 181

Vehículos Perdida Total 181

Vehículos Factura por Productor 181

Cuentas por Cobrar 181

Facturas de Reparaciones con Partes

Pendientes

182

Listado de Inventario 182

Kardex 182

Editor de Formatos de Impresión 182

Otros Reportes 185

Imprimir Cuentas por Pagar 185

Listado de Ordenes Pendientes 185

Pagos y/o Créditos Efectuados 185

Pagos Efectuados 185

Anexo A. Instrucciones Para una Configuración de Red 186

Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes) 190

Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 194

Claves Compartidas (Seguridad) 194

Registro de Eventos 195

Grupos 195

Privilegios 195

Usuario 195

Claves Locales: Preferencias del Programa 195

Salto de Campo Automático 196

Confirmar Borrado 196

Confirmar Guardar al Salir 196

9

Confirmar Guardar al Navegar 197

Siglo Actual 197

Formato de Número Telefónico 197

Preferencias en Facturas 197

Preferencias en Presupuestos 198

Reiniciar Año 198

Textos de Ayuda en campos 198

Anexo C. Otras Opciones de Fichas 199

Licencia Para el Usuario Final 200

I N T R O D U C C I O N

10

IntroducciónIntroducción

utoSoft Taller nació en Diciembre del 2001. Al trascurrir del tiempo

este pequeño programa se ha convertido en el programa más usado

en talleres de mecánica, chapa y pintura y agencias automotrices en

al menos 16 países.

Entendemos cómo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que

hará que su trabajo sea más fácil y productivo, ponemos en sus manos un

programa que le cambiara su vida, aprenderá a sacarle el mayor provecho a su

sistema de computación y logrará administrar de la manera eficiente su

negocio, haciéndolo más rentable, manteniendo el orden, control y disciplina

y haciendo que sus clientes estén satisfechos y sus empleados aprecien aún

más su trabajo.

Nuestros productos están orientados a cubrir las necesidades del mercado de

pequeñas y medianas empresas, con programas de altísima calidad y

excelente servicio a precios razonables. Nosotros no creamos el programa

AutoSoft Taller de manera improvisada o para resolver un problema

coyuntural, lo creamos consientes de la inexistencia de un programa de su

tipo en el mercado. Para esto reunimos toda la información disponible

recolectada en años de experiencia de campo que nos mostrara todos los

problemas y necesidades de nuestros potenciales usuarios y después

desarrollamos un programa con las herramientas tecnológicas más avanzadas

con el claro objetivo de dar soluciones a este sector desasistido. La instalación

de muchos sistemas en varios países y el feed back recibido de nuestros

clientes, nos han proporcionado información valiosa que constantemente

utilizamos en mejorar el programa, esto nos ha convertido en especialistas en

el área.

Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparación,

servicio y mantenimiento de vehículos de cualquier tipo, maquinaria pesada,

autos o motocicletas, incluso botes, hemos diseñado esta herramienta de la

manera más flexible posible, de modo que usted pueda usarlo en su pequeño

taller donde atiende a una clientela reducida o bien usarlo en su gran taller

con varias líneas de reparacion y servicio, en una plataforma cliente servidor

con una red local de varios computadores y siendo usada por varios usuarios

al mismo tiempo, su negocio crece y AutoSoft Taller de adapta a el.

A

I N T R O D U C C I O N

11

Estamos seguros que la implementación de este programa en su negocio,

marcará un antes y un después, donde el después será claro, dinámico y

atractivo, con esta nueva herramienta, o mejor dicho con la herramienta más

poderosa de su taller.

Ing. Firmo Lopez

CEO Santa Rita Investments Inc.

P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S

12

Preguntas Preguntas Más FMás Frecuentesrecuentes

¿Cómo adapto la aplicación a mi país?

Abra el menú “Archivo” y pulse “Modificar Registro” para que se abra el

“Editor de Registro de la Aplicación”, pulse el signo + al lado de “Claves

Locales”, el signo + al lado de “Mensaje” y el signo + al lado de “Titulo”,

ahora tendrá visible entre otros, los registros para: Identificación, Impuesto

y Número Tributario, pulse sobre cada uno de ellos y después sobre el

botón “Editar Valor” e ingrese el titulo que corresponde a su país, pulse OK

después de cada nuevo ingreso, tenga mucha precaución si cambia algo mas,

cierre el “Editor de Registro de la Aplicación” al terminar, los cambios sólo

tendrán efecto en la computadora donde se realicen.

¿Cómo cambio a la moneda de mi país?

Abra el menú “Maestros” y pulse “Datos del Taller”, en la ventana de “Datos

del Taller” y “Configuración General”, pulse en el botón “Propiedades del

Lenguaje”, ingrese el símbolo de moneda deseado en el campo “Símbolo” y

el nombre en el campo “Nombre”, pulse OK, cierre la ventana de

“Propiedades del Lenguaje” al terminar, estos cambio sólo tendrá efecto en

la computadora donde se realizo.

¿Cómo desactivo el navegador para que no se abra al

iniciarse la aplicación?

Abra el menú “Archivo” y pulse “Modificar Registro” para que se abra el

“Editor de Registro de la Aplicación”, pulse el signo + al lado de “Claves

Locales” y después en el signo + al lado de “Navegador”, pulse sobre Al

iniciar la aplicación y asigne “No abrir navegador” en el campo “Valor” del

lado derecho, cierre el “Editor de Registro de la Aplicación”, el cambio sólo

tendrá efecto en la computadora donde se realizo.

¿Cómo crear un registro nuevo?

Seleccione primero el proceso que se desea realizar (Clientes, Presupuestos,

Vehículos, etc.), después pulse sobre el icono “Nuevo” de la Barra de

Herramientas.

CAPITULO

1

P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S

13

¿Cómo se guardan los datos?

Pulsando sobre el icono “Guardar” de la Barra de Herramientas. Este

icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos

(Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el

registro haya sido modificado.

¿Cómo imprimir la Orden de Trabajo?

Usted tiene dos formas de crear sus Ordenes de trabajos, la primera es desde

el mismo Presupuesto, en la pestaña “Detalles” busque y presione el botón

“Orden de Trabajo” que se encuentra al final de la ventana.

La otra forma es dando ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono “Orden

de Trabajo Ingreso del Vehículo” . Una vez allí, pulse sobre “Nuevo”

, Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el

botón “Imprimir Orden de Trabajo”. La diferencia de este segundo proceso

con el primero es que AutoSoft Taller automáticamente mezcla todos los

presupuestos pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la

aplicación, los presupuestos pendientes son todos aquellos presupuestos de un

vehículo que no hayan sido Anulados o Facturados, de esta forma se genera

una sola Orden de Trabajo aún si el vehículo posee varios Presupuestos.

¿Cómo cambiar el propietario a un vehículo?

Debe pulsar sobre el icono de “Vehículos” de la pestaña “Fichas” y en el

área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono

Cambiar . Al activarse los campos de datos, basta con colocar el ID del

Cliente o el nombre. (El usuario debe poseer el privilegio “Cambiar Dueño

de un Vehículo”).

¿Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas?

No. Solamente pueden ser Anulada.

¿Por qué a veces no puedo modificar un Presupuesto?

Cuando un Presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no

pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los

datos no van a ser cambiados, después que fue creada la Factura a partir de

esos datos.

¿Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto?

Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el

Presupuesto que dio origen a dicha Factura (si ese es el caso), para que dicho

Presupuesto pueda ser facturado nuevamente.

P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S

14

¿Por qué a veces no puedo reimprimir una Factura?

Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller

bloquea una Factura cuando es impresa correctamente.

Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura,

el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo

Antes de Comenzar).

¿Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y

hacer Egreso a cada vehículo?

Es recomendable, ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta

información: reportes como “Presupuestos Pendientes”, dependen

exclusivamente de esta información.

¿Puedo modificar la fecha y hora de creación de un

Presupuesto?

Si. Solamente es necesario poseer el privilegio “Modificar Campos

Especiales”.

¿Puedo eliminar Clientes o Vehículos?

Sí, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado

ningún Presupuesto o Factura. Una vez que se ha incluido al menos un

Presupuesto o Factura para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho

Presupuesto y/o Factura, cliente y vehículo no podrán ser eliminados.

¿Para que sirven las pestañas de “Trabajos Externos” de la

ventana de Presupuestos?

Los “Trabajos Externos”, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos

y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que

deben ser Facturas de igual manera como un servicio realizado. Algunos

ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de

gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller.

Aquí también se incluyen los cargos que regularmente algunos talleres deben

cobrar por eliminación de desperdicios, como aceites, baterías y cauchos.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

15

Instalación de Instalación de la la AAplicaciónplicación

a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios

específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor

o para estación Cliente.

Instalación

El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM,

sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa instalar.exe que se

encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó el programa de

Internet, usted deberá tener un archivo denominado AutoSoft30.exe

que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga.

Si está haciendo una instalación en Windows Vista ® o Windows 7®, puede

que el sistema operativo requiera que autorice el programa para hacer

cambios en su equipo, debe contestar “Sí”.

L

CAPITULO

2

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

16

Una vez ejecutado el instalador, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

El instalador lo guiará paso a paso por el proceso de instalación.

En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si está de

acuerdo haga click en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está

de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación.

Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información

es extraída de su sistema operativo, de no ser así o si desea cambiarla, edite

los campos. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea

compartida por todos los usuarios del computador donde se está haciendo la

instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe

lucir como sigue:

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

17

Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la

aplicación, la cual predeterminadamente es “C:\AutoSoft Taller Estándar

4.00”. Puede cambiarla pulsando en “Cambiar…”, sin embargo es

recomendable mantener la carpeta predeterminada, no instale el programa en

la carpeta “Archivos de programa”.

Si pulsa en “Cambiar…” y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente

ventana:

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

18

Una vez seleccionada la carpeta de instalación, debe elegir el tipo de

instalación que desea mediante la siguiente ventana:

Existen dos tipos de instalación:

Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo

Monousuario o Servidor Local en un sólo computador para ser usado en una

sola computadora, si este computador está conectado a una red, puede

compartir el disco duro, o la carpeta donde esté instalado el programa, y de

esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora tipo cliente

que esté conectada a la red. El resto de las computadoras pertenecientes a la

red deberán instalarse tipo Cliente.

Estación Cliente: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft

Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y

exista previamente una instalación tipo Servidor.

Escriba el nombre de

la carpeta o elíjala de

la lista que se

muestra.

N O T A : Nunca

seleccione la carpeta

“Archivos de

programa”, esto puede

traer problemas con el

acceso a los archivos

de base de datos.

Debe haber una

instalación tipo servidor

instalada en la red, para

que puedan ejecutarse

las estaciones tipo

cliente.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

19

En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar

AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe

realizarse en el computador principal.

Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la

instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la

instalación, la ventana luce como la siguiente:

Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este

proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos.

Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la

siguiente.

Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana:

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

20

Haga click en “Finalizar” para terminar.

Instalación en Red

Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que

debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente

en cada una de las estaciones Clientes.

Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el

programa de instalación en cada una de ellas y seleccionar “Estación

Cliente” en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el

disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación, para

poder tener acceso a los datos desde cada una de las estaciones.

Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de

red, consulte la documentación de su sistema operativo o a un especialista en

materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual también podrá

encontrar ayuda.

Ejecución por primera vez

Puede ejecutar AutoSoft Taller pulsando sobre el icono creado en el escritorio

de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente:

También puede ejecutar la aplicación haciendo click en “Inicio Todos los

programas Santa Rita Investments Inc AutoSoft Taller 4.00…”. En

esta misma carpeta se encuentran otras dos opciones “Reiniciar AutoSoft

Taller 4.00…” y “Desinstalar AutoSoft Taller 4.00…” la primera sirve para

reiniciar todas las entradas de registro del programa y ejecutar de nuevo la

Refiérase a la ayuda de

su sistema operativo

para los detalles de

cómo crear una red

local (LAN) o contrate

los servicios de un

técnico.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

21

“Configuración de inicio” que veremos mas adelante, la segunda es para

desinstalar el programa.

Al ejecutar la aplicación por primera vez, dependiendo del sistema operativo

que esté usando, puede que una caja de dialogo para confirmar si desea que el

programa realice cambios en su equipo se despliegue, conteste “Sí”. Usted

puede configurar su sistema operativo para evitar que esta caja de dialogo se

siga desplegando, consulte la ayuda de su sistema operativo.

Instalación tipo Servidor

Si usted realizó una instalación de tipo servidor, cuando ejecute el programa

la primera vez, se abrirá una ventana de “Configuración de inicio”, en esta

ventana usted puede cambiar las rutas de las carpetas donde están contenidos

los datos locales y los datos compartidos, los campos que contienen esta

información son completados automáticamente por el programa y no deben

ser cambiados a menos que usted tenga bastante experiencia en este sentido.

Presione el botón “Finalizar”.

El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de

“Nombre del Usuario” se autocompleta con el nombre del usuario que se usó

la ultima vez o con “Administrador” que es el nombre de usuario

predeterminado. El usuario Administrador de forma predeterminada, no tiene

ninguna contraseña, debe dejar el campo de contraseña vacio.

La primera instalación

que usted debe realizar

de ser tipo servidor en

la computadora

destinada para tal fin.

La activación de su

aplicación dependerá

del tipo de instalación

que usted hizo.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

22

Usted puede asignar una contraseña al usuario administrador, mas adelante le

indicaremos como hacerlo.

Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que

resta para el uso del programa antes de que requiera activarlo, este contador

junto al botón de “COMPRAR…” que esta en la parte inferior, desaparecerán

después de activar su programa.

Instalación tipo Cliente

Existen varias condiciones que deben cumplirse para que una instalación de

tipo cliente funcione correctamente.

1. Obviamente debe estar en la misma red local que el equipo que

actuará como servidor.

2. El programa debe estar instalado previamente en el equipo servidor.

3. El programa en el servidor debe estar activado.

4. El programa en el servidor debe tener licencias adicionales para tantas

estaciones clientes como requiera, (la llave de activación del servidor

contiene esta información).

5. Debe compartir la carpeta donde se instaló el programa en el servidor

y debe tener permiso de escritura.

6. Los equipos que servirán como estaciones clientes deben tener creada

una unidad de red (una letra) que direccione la carpeta compartida del

programa en el servidor. El programa cliente no admite rutas de red

que no tengan una unidad (letra) asignada como por ejemplo

\\servidor\AutoSoft, o carpetas de datos compartidos que estén

alojadas en algún disco local del equipo cliente.

Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, pero si usted ha

instalado previamente el programa en modo “Monousuario o Servidor

Local” en el mismo equipo, es muy probable que el programa al ejecutarse la

primera vez, requiera que sea activado. En este caso, use la siguiente

información para activar la estación cliente:

Nombre: Estación Cliente

Llave de activación: 0H37NQ-BZT1B7-QGPM92-D25V8Y

El límite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y

está relacionado a cuantas licencias clientes usted adquiera.

Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo

Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo

Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar

la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

23

Definición de las carpetas de Datos

Una vez que el disco duro del servidor se ha compartido y el funcionamiento

de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación las rutas donde están

ubicadas las bases de datos. Existen dos rutas. Estas son las siguientes:

-Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicación que

residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada

estación).

-Datos Compartidos: Se encuentran los datos que son comunes para todos

los usuarios o datos que se comparten en la red. Aquí están almacenados los

datos de clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información

que se va creando durante el uso de la aplicación. Esta ruta direcciona a una

carpeta que se crea automáticamente en el disco duro del Servidor.

Localización de los datos compartidos

En las instalaciones tipo Cliente, se debe ingresar la ruta del disco y la carpeta

donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por

ejemplo: “z:\data\”, donde “z” es la unidad donde se instalo la aplicación en

el servidor, que esta asignada a una unidad de red para esta estación, también

puede pulsar “…” para elegir el carpeta de la lista tipo árbol, allí seleccionará

el Carpeta “Data” de la unidad de red como destino de archivos compartidos,

en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de las rutas de

bases de datos en una instalación tipo Cliente.

Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft

Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se

encuentra la carpeta “Data” este compartida, para poder tener acceso desde

las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el

Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con AutoSoft Taller

Servicio al cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), solicitar asistencia

a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda de Microsoft®

Recuerde que si está

trabajando en red, la

carpeta DATA indicado

en la instalación tipo

cliente, debe ser el del

Servidor. Si cada una de

las computadoras

Clientes no apuntan sus

datos compartidos

(DATA) hacia el

Servidor, estas

instalaciones no se

ejecutaran.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

24

Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación

detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar la

carpeta compartida del servidor.

Arranque después de la Configuración de Inicio

Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y

muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual

predeterminadamente es Administrador, este nombre de usuario esta pre-

establecido en el servidor.

Proceso de Activación

Para activar su programa usted debe tener primero un número de serie que le

es entregado cuando compra el programa.

Numero de serie: Podrá encontrar su número de serie en el email de

confirmación de compra del programa, en el reverso del disco de instalación o

le será entregado por un distribuidor autorizado. El número de serie es único

no existen dos licencias con el mismo número de serie, y este estará

relacionado con el usuario que adquirió la licencia, el número de serie puede

cambiar si compra una actualización del programa, automáticamente el

número de serie del programa anterior dejará de ser valido después de

comprar una actualización.

Usted puede activar su programa durante el periodo de uso gratis o finalizado

el mismo.

Para activar el programa antes de terminar el tiempo de uso gratis de 30 días,

solo debe ir al menú “Ayuda” y seleccionar “Activación...”

En la ventana de activación encontrara su Código de Instalación.

Código de instalación: Este código es generado por la computadora donde

esta instalado el programa y es usado, junto con su nombre, para generar la

llave de activación, lo cual hace que la llave funcione solo en la compuradora

que va a ser activada.

Si usted tiene su numero de serie, entonces complete los campo de “Nombre”

y “Numero de serie” de la centana de activación y presione el boton de

“Solicitar Activación”

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

25

Si su computador está conectado a internet, se cargará su navegador de

internet en la página de inicio de sesión. Si usted adquirió el programa

comprando directamente en nuestra tienda online www.AutoSoftShoop.com,

entonces usted debe tener una cuenta de cliente creada, use esta misma cuenta

para iniciar la sesión, no use o cree otra cuenta distinta, el número de serie

está relacionado a la cuenta de cliente si usa una cuenta distinta no podrá

obtener su llave de activación.

La única forma de activar la aplicación es por Internet, sin embargo si usted

no tiene Internet en el computador donde está instalado el programa, usted

puede tomar nota del “Código de Instalación” y el “Número de Serie”,

consiga un computador conectado a Internet e ingrese a la siguiente pagina

Web: https://www.autosoftshop.com/Activation.aspx y siga las instrucciones.

Si usted compro el programa a uno de nuestros distribuidores o en una tienda

diferente, entonces cree una cuenta para clientes nuevos.

IMPORTANTE

La garantía del

programa son los 30

días de uso para

pruebas.

Si usted compra el

programa, usted puede

usarlo durante 30 días

antes de requerir que

sea activado, si usted no

está satisfecho con el

programa antes de

activarlo, usted puede

pedir una devolución de

su pago.

No será considerada

ningún tipo de

devolución o reembolso

después que el

programa es activado.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

26

Después de iniciar la sesión, ingresará a la “Forma de Solicitud de

Activación”, complete los campos, marque la casilla de aceptación de

términos y haga Click en el botón “Enviar”.

Se le mostrará una página como esta:

Aquí encontrará su “Llave de Activación” e información referente a su

licencia, como por ejemplo para cuantas licencias para estaciones clientes está

autorizada esta llave.

Copie la llave a la casilla de “Llave de Activación” de su programa, así como

el nombre y el número de serie deben ser idénticos a los que aparecen en la

página web, de lo contrario el programa no podrá activarse. Luego haga Click

en “Activar”.

El programa ya quedará activado después de esto.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

27

Usted también recibirá un correo electrónico conteniendo su activación.

En “La licencia de usuario final”, establece que sólo puede estar activada

una instalación tipo servidor por cada licencia, se ha establecido este sistema

de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos

que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como

propietario de una licencia de AutoSoft Taller, está comprometido a cumplir

con esta restricción.

Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De

superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá

demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva

licencia.

Activar Después del Período de Prueba

Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la

fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la

aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o

después de finalizado el periodo de prueba.

Cuando el periodo de prueba ha concluido, se le mostrará la siguiente pantalla

al iniciar su programa.

Haga click en el botón “Activar”, en la ventana de activación encontrará su

“Código de Instalación” y las casillas para colocar su nombre y la llave de

activación.

Si no posee de una llave de activación, use el botón “Solicitar Activación”

para ir a la página web y llenar su solicitud de activación como se explicó en

la sección anterior.

M A E S T R O S

29

Antes de ComenzarAntes de Comenzar

utoSoft Taller originalmente trae pre-cargados algunos datos como

los modelos y marcas de vehículos, trabajos de mano de obras,

partes de no inventario y otros, todos estos datos son editables por

parte del usuario.

Respaldos y Recuperación de Datos

El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y

no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los

datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos Guardados, es decir, los

datos que estén siendo ingresados y que aún no se hayan guardado para el

momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo

tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se

recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas

las estaciones y después se realice el respaldo.

Se sugiere realizar respaldos periódicos, el primero lo puede hacer justo

después de ejecutar el programa la primera vez, de modo que posea respaldo

de los datos en blanco, sobre todo si no se tiene instalado un sistema de

batería para proteger las computadoras en caso de una interrupción eléctrica o

si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o

simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado.

Cada vez que se cierra el programa, este le recordará que debe hacer un

respaldo, usted puede elegir hacerlo en ese mismo instante o posteriormente.

El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta

que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe

estos respaldos en CDs, o cualquier otra unidad de almacenamiento externa,

ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de

todas formas perderá todas la información.

Respaldo de Datos

Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al

menú Archivos y seleccione Respaldo y Recuperación de Datos…, llegará al

Asistente de respaldos de datos.

A

CAPITULO

3

M A E S T R O S

30

Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las

instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana.

Usted puede elegir si desea respaldar los formatos de reportes y los archivos

de imágenes.

Dado que el usuario puede modificar los formatos de los reportes impresos a

su criterio y además puede insertar imágenes en presupuestos, facturas y en el

inventario de partes, entonces, el programa le da la opción de respaldar los

formatos de reportes y las imágenes en archivos separados para que en caso

que sea necesario pueda recuperarlos.

Siga los pasos hasta llegar al final donde se le pedirá la ubicación y el nombre

del archivo de respaldo que se va a crear. El programa predeterminadamente

lo ubica en la carpeta de documentos de su computador y coloca un nombre

de archivo que crea automáticamente usando la fecha y la hora actual

ejemplo: Respaldo_30-01-2010_03.14.41_AM. Usted puede elegir cambiar

este nombre.

M A E S T R O S

31

AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en segundos, agrupando

todos los datos en una solo archivo con extensión .SRI, verá un mensaje

indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa.

Recuperación de Datos

La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la

aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje

será desplegado por la aplicación advirtiendo si hay alguna estación cliente

conectada y la recuperación de datos no será posible.

Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción Recuperar

los datos de un respaldo previo y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con

las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse

el botón Siguiente hasta llegar a la ventana de selección del archivo de

respaldo.

M A E S T R O S

32

Localice y seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Los

archivos de de respaldo tienen la extensión .SRI y el programa al momento de

crear el archivo de respaldo le agrega al final la palabra “DATOS”,

“IMÁGENES” o “REPORTES” según si el archivo de respaldo contiene

solo datos, solo imágenes o solo archivos de formatos de reportes

respectivamente.

Reindexar y Reparación de Datos

La función Reindexar y Reparar Datos… es un proceso que permite crear

nuevamente los índices de las bases de datos, revisar y reparar problemas en

los archivos de datos de la aplicación.

Este proceso puede usarse en caso que por fallas en la red, cortes inesperados

de electricidad o apagada incorrecta del equipo, el índice o los archivos de

bases de datos se dañen. Usted sabrá si requiere reindexar o reparar los datos

cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice,

que hay una tabla dañada o se realice una búsqueda y el resultado encontrado

no coincida con la búsqueda efectuada.

La realización innecesaria de reindexación y reparación de datos, no daña o

afecta los datos ni el desempeño de la aplicación.

Editor de Registro de Aplicación

AutoSoft Taller, posee un editor de registros del programa mediante el cual

usted puede adaptar el programa a sus preferencias, usted puede cambiar los

títulos de algunos campos adaptándolos a la forma como usted quiere que

estos aparezcan en pantalla y en los reportes.

Existen dos tipos de registros o claves, “Claves compartidas” que afectan a

todos los equipos de la red y “Claves locales” que solo afectan al equipo

donde se está haciendo el cambio.

En esta sección solo explicaremos el procedimiento para cambiar algunos

títulos del programa el cual es el mismo para cada título a modificar, sólo

varía al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para

realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro…, en

la ventana pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves locales,

luego sobre el signo positivo al lado de Mensajes y por último en el signo

positivo al lado de Título.

M A E S T R O S

33

Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el

registro deseado.

Navegadores

AutoSoft Taller posee dos Navegadores, los cuales son una herramienta muy

útil no solo para el rápido acceso a determinadas funciones y fases del

proceso, también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de

reparación, servicio de un vehículo o ventas de partes.

Navegador Para Reparaciones

M A E S T R O S

34

Navegador Para Ventas de Partes

Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra

automáticamente al inicio.

Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo

procedimiento para cambiar un título pero con la diferencia que esta vez en

vez de abrir Mensajes abra Navegador y pulse sobre “Al iniciar la

aplicación” o sobre “Tipo de navegador” y seleccione la opción de su

preferencia.

El tipo del Navegador también pude ser ajustado marcando o des-marcando la

caja que está en la parte superior derecha del navegador.

Los registros de Mensajes, Títulos y Navegador son principalmente los

registros que suelen ser modificados cuando se comienza a dar uso a la

aplicación es por ello que lo hemos nombrado en este capítulo, el resto de los

registros del programa serán revisados posteriormente.

M A E S T R O S

35

Usuarios y Privilegios

AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar

privilegios. Privilegios que le permitirán o no a los usuarios realizar algunas

operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder

las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de

Usuario desde el Menú Archivo.

Recuerde que el usuario predeterminado es Administrador y no requiere

contraseña.

Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá

ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar

los respectivos privilegios.

A continuación se muestra el aspecto de la ventana:

Creación de usuarios

Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de

la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la

siguiente ventana.

Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al

iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve

descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo

para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario

será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los

M A E S T R O S

36

privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y

proceda a la asignación de la contraseña de acceso.

En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde

podrá crear la contraseña y establecer otras opciones.

Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con

reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le

será solicitada al ingresar a la aplicación.

Asignación de Privilegios a Usuarios

Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña

Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana:

M A E S T R O S

37

Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar

privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando

sobre Quitar.

Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo

Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de

Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente

usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo

especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente.

Creación de Grupos de Usuarios

Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así

al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe

pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas

de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre

(secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que

tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los

usuarios, después de esto presione OK.

Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de

Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del

Grupo cuando tenga editada la información de un usuario.

Como medida de

seguridad, la aplicación

incluye a cada nuevo

usuario dentro del grupo

Administrador, lo cual

podría otorgar al

usuario ciertos

privilegios no deseados

o inconvenientes.

Tenga la precaución de

siempre comprobar que

cada usuario pertenezca

al grupo correcto.

El grupo Administrador

otorga TOTAL libertad

de acción al usuario

dentro del sistema y por

consiguiente, solo debe

agrupar a personas con

el más alto nivel dentro

de la organización y

conocimiento de la

aplicación.

Los usuarios que

formen parte del Grupo

Administrador, tienen la

capacidad de cambiar la

contraseña de los demás

usuarios sin necesidad

de conocerla.

M A E S T R O S

38

En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga.

PRIVILEGIO FUNCION

Administrador Este privilegio le da derechos al usuario para modificar

los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas

de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no

puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir

reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a

personal conocedor de la aplicación y con cierta

responsabilidad en la empresa.

Ajustar Presupuestos Permite al Usuario ajustar los presupuestos. AutoSoft

Taller le da al usuario la facilidad de asignar precios

ajustados a partes, manos de obra o trabajos externos sin

perder los precios originales, y al final podrá aplicar los

precios ajustados o regresar a los precios originales con

solo presionar un botón, este privilegio le permite al

usuario realizar esta función.

Aplicar Descuentos Permite que el usuario pueda aplicar descuentos a los

clientes.

Asignación de

Labores y Pagos a

Mano de Obra

Permite que el usuario pueda asignar labores a los

técnicos y realizar pagos a los mismos.

Añadir Registros

Nuevo

Permite al usuario Incluir registros en cualquier modulo

donde no se requiera de otro privilegio adicional para

incluir nuevo registros, por ejemplo puede crear nuevos

Presupuestos, Facturas, modelos etc.

Añadir Nuevos

Trabajos y Partes

Externamente

Para agilizar la trascripción y elaboración de

Presupuestos, facturas o paquetes, AutoSoft Taller

provee la facilidad de incluir sobre la marcha, nuevas

partes al inventario o a no-inventario, así como nuevos

trabajos de mano de obra si estos no han sido creados

previamente. Si este privilegio es asignado al usuario,

cada vez que se incluya una parte o un trabajo mano de

obra nueva dentro de un presupuesto, factura o paquete

y este no es encontrado por el programa en su base de

datos, la aplicación preguntará si desea incluirse en la

tabla correspondiente. Esto es especialmente útil, ya que

de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo,

no será necesario introducir cada uno de las partes y

manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una

lista, o sencillamente la aplicación auto completará la

descripción o código del mismo. Posteriormente se

explicará con detalle esta función.

Añadir y/o Modificar

Ítems de NO-

Inventario

Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la

tabla de partes de No-Inventario.

Añadir y/o Modificar

Ítems del Inventario

Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la

tabla de partes de Inventario.

M A E S T R O S

39

Cambiar Dueño de un

Vehículo

Permite al usuario cambiar el dueño de un vehículo.

Cambiar el Tipo de

Precio de Partes de

Inventario

El usuario puede asignar hasta cuatro tipos de precios

diferentes a las partes de inventario, este privilegio le da

derecho a cambiar el tipo de precio a asignarse a las

partes de inventario dentro de un presupuesto, factura o

paquete, independientemente del tipo de precio

predeterminado inicialmente.

Crear e Imprimir

Cheques

Da derecho al usuario a crear e imprimir cheques.

Devoluciones de

Compra

Este privilegio le permite al usuario crear devoluciones

de órdenes de compra.

Eliminar Registros Privilegio que permite al usuario eliminar registros en

módulo donde no necesite de otro privilegio para

hacerlo y siempre que sea posible.

Imprimir Reportes Privilegio que permite al usuario imprimir reportes.

Modificar campos

especiales

En la aplicación existen campos especiales que

solamente pueden ser modificados bajo estricta

vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre

estos campos tenemos la fecha de creación del

Presupuesto, la cual inicialmente es asignada

automáticamente.

Modificar Crédito

Existente con un

Proveedor

Permite al usuario modificar el monto total de crédito

abierto con un proveedor. Normalmente este monto se

incrementa o decremento según si se crean devoluciones

en las órdenes de compra o se hacen pagos a facturas

usando el crédito existente, respectivamente.

Modificar Registros Permite al usuario modificar registros que no se requiera

de otro privilegio adicional.

Pagos a Proveedores Permite al usuario realizar pagos a proveedores.

Procesar Pagos a

Facturas de Clientes

Este privilegio que permite al usuario recibir pagos de

Facturas, incluyendo la información relacionada al pago

de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros).

Recepción de

Facturas

Da derecho al usuario a recibir facturas por conceptos de

órdenes de compra o cualquier otro concepto.

Revisar el Registro de

Eventos

Este es un privilegio que permite al usuario ver el

registro de eventos de la aplicación donde se registra la

actividad que cada usuario hace dentro del programa.

M A E S T R O S

40

Son en total 21 privilegios diferentes con los que se pretende aumentar la

seguridad y confidencialidad del programa.

Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a

sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las

barras de herramientas principales.

Barras de Herramientas

AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se

generan muchas de las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas

opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de

herramientas y sus funciones son las siguientes.

Menú Lateral de Acceso Rápido

Barra de Herramienta de Navegación y Administración

M A E S T R O S

41

Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos

como clientes, Presupuestos, Facturas y otros.

Borrar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro

visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones

aplican en la eliminación de registros en algunos módulos.

Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la

ventana activa.

Revertir: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los

datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó).

Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir

Presupuestos, reportes, Facturas y otros.

Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se

imprima.

Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia

en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas.

Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección.

Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de

la selección copiada o cortada con los comandos anteriores.

Deshacer: Regresa al estado del último cambio efectuado. A

diferencia del comando Revertir, el cual restaura los datos desde la

última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la

última acción.

Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer

registro almacenado.

Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos

registros, para ir visualizándolos uno a uno.

Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos

registros, para ir visualizándolos uno a uno.

Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro

almacenado.

M A E S T R O S

42

Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de

búsquedas, el cual es una herramienta para localización de datos por

diversos campos.

Listado: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos

almacenados en el proceso activo.

Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como

su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesión

para que otro ingrese con su clave.

Calculadora: Activa la calculadora.

Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos.

Estos iconos se activarán o desactivarán según la habilidad de uso de cada

uno de los procesos que invocan.

Como puede apreciase claramente, la Barra de Menú Lateral de Acceso

Rápido está representada por varios botones que permiten visualizar los

iconos o procesos que están contenidos en ellos.

Campos Maestros

Los campos maestros los identificará fácilmente porque son aquellos campos

que tienen una caja con una flecha del lado derecho y se despliegan como una

lista.

La forma de usar los campos maestros es bastante simple. Estos campos

muestran una lista de opciones que usted puede elegir, pero si la opción que

usted necesita no está en la lista, usted podrá agregarla o cambiar una

existente, incluso eliminar las que ya no usa.

Para ver las opciones que este tipo campo le ofrece debe hacer click en el

botón que está del lado derecho del campo, un pequeño menú se desplegará

con las opciones:

• Agregar (Nombre del campo)

• Cambiar (Nombre del campo) actual

• Eliminar (Nombre del campo) actual

M A E S T R O S

43

Cuando elije la opción de agregar o cambiar, una pequeña caja de edición se

abre para que usted pueda agregar o cambiar el registro de la lista o bien si

elije la opción eliminar el programa requerirá que confirme la acción y

procederá a eliminar de la lista la opción que estaba activa.

Este tipo de campo estará presente en muchos de los módulos del programa y

hemos hecho esta mención especial en la sección antes de comenzar para que

tenga en cuenta su funcionamiento.

M A E S T R O S

44

MaestrosMaestros

os maestros, son las tablas y registros de configuración del programa.

Los datos contenidos en ellas son usados por el programa para extraer

el o los datos predefinidos en ciertas funciones como por ejemplo el

tipo de código de barra a ser utilizado o el número de copias a imprimirse

para las facturas. Una vez activada la pestaña Maestros del Menú Lateral de

Acceso Rápido, se tendrá acceso a las siguientes opciones:

A continuación se explicará con detalles cada una de estas opciones.

Datos del Taller y Configuración General

Esta es la información de su taller que se imprimirá en sus Facturas,

Presupuestos, órdenes de compra, reportes, e-mail, etc., incluye: Nombre de

la empresa, dirección, ciudad/localidad, estado, código postal, teléfonos, e-

mail, y otros. También contiene campos más específicos como:

L

CAPITULO

4

Datos del Taller

Configuración de Inventario

Cuentas de Usuarios

M A E S T R O S

45

Pestaña Principal

R.U.C. y Registro Fiscal

Estos son títulos que pueden ser modificados a criterio del usuario en el

Editor de Registros de la Aplicación, (diríjase al capítulo 1 sección de

preguntas frecuentes), debe ingresar los números de identificación de su

empresa para el pago de sus impuestos. El R.U.C. o Registro Único de

Contribuyente, Es llamado así en muchos países como en Uruguay, Peru,

Ecuador, Panamá etc. en otros países se denomina de distinta forma, pero

como ya explicamos el usuario puede cambiar el titulo según su necesidad.

En la mayoría de los países, solamente se utiliza un sólo número de

identificación de contribuyente pero en otros se emplean hasta dos números,

para estos casos el programa cuenta con un campo denominado Registro

Fiscal, al igual que el R.U.C. este puede ser cambiado por el usuario. Si en su

país se emplea solo un número de identificación, deje vacio el Registro

Fiscal.

Precio de Mano de Obra Predeterminado

El valor que se coloca en este campo es usado por el programa para establecer

predeterminadamente el precio por hora que su taller cobra a sus clientes por

trabajos de mano de obra, si usted no calcula el precio del trabajo por tiempo,

usted puede establecer este valor en cero o si usted establece precios por hora,

no importa que no sea en todos los trabajos, usted puede establecer el precio

normal que usted cobra por hora, de cualquier forma al momento de elaborar

un presupuesto o factura, el programa le permitirá cambiar este valor e

incluso establecer trabajos con precios fijos junto con trabajos con precios por

hora en un mismo presupuesto o factura.

Propiedades del Lenguaje

Pulsando sobre este botón, puedes tener acceso a las propiedades del idioma

como por ejemplo:

• Abreviación de los meses del año.

• Nombre de los meses.

• Forma como se mostrará la fecha, (Dia/Mes/Año o Mes/Dia/Año).

• Símbolo separador en la fecha.

• Forma como se mostrará la hora base 12 o base 24.

• Nombre de la moneda.

• Símbolo de la moneda que se mostrará en los campos monetarios.

• Punto decimal.

• Separador de miles.

• Cantidad de decimales a mostrar.

• Posición del símbolo de moneda.

M A E S T R O S

46

En la parte superior de esta ventana encontrará una caja que indica “Uso de

configuración de las ventanas del sistema para mostrar fecha y moneda”

Si marca esta caja, las propiedades que usted ha configurado no serán

tomadas en cuenta y por el contrario el programa tomara estas propiedades

según como esté configurado en su sistema operativo, esto no incluye el

campo del nombre de la moneda.

Logotipo

Ingrese en este campo la ubicación del archivo que contiene el logotipo de su

empresa, no es necesario que este archivo esté localizado en una sección del

servidor, el programa se encargará de hacer una copia en la carpeta de

imágenes para que esté disponible para todos los usuarios de la red. Se

recomienda que la resolución de su logotipo sea de aproximadamente 720

píxeles de ancho por 300 píxeles de alto.

Imprimir encabezados en los reportes

Si esta caja es marcada, el programa imprimirá en todos los reportes el

encabezado con los datos de su negocio y su logotipo.

Pestaña Impuestos

Cantidad de impuestos

En esta pestaña puedes configurar si usar un solo impuesto o dos, en algunos

países se usan dos tipos de impuestos, por ejemplo en Canadá se cobran

impuestos regionales o locales que corresponde a la provincia y un segundo

impuesto federal o correspondiente a la nación en general. Si en su país solo

se cobra un tipo de impuesto, deje este campo en UNO (1).

M A E S T R O S

47

Datos del impuesto

Se puede configurar el título de cada impuesto y si se cobran porcentajes

distintos para partes y para trabajos de mano de obra.

Valor del Porcentaje de Impuesto

Ingrese en estos campos las tasas de impuestos que usted deberá cobrar a sus

clientes. AutoSoft Taller permite el ingreso de dos tasas de impuesto para los

países en que las tasas de impuesto por venta y servicios sean distintas. Estas

serán las tasas de impuestos asumidas por la aplicación en las Facturas y

Presupuestos, sin embargo, la tasa para productos y partes puede variarse de

manera manual en cualquier de estos, sin afectar la tasa ingresada en este

campo.

Pestaña de Presupuestos y de Facturas

Estas pestañas contienen las mismas propiedades, solo se diferencia la

pestaña de facturas que posee una caja que indica “Desea que se imprima el

número físico en las facturas”, si marca esta caja, el programa imprimirá el

numero físico en cada factura que se imprima, mas adelante explicaremos a

detalle que es el número físico.

Usted también puede configurar la cantidad de copias que se imprimirán

cuando imprime un presupuesto o factura, y si desea que se imprima al pie de

los presupuestos y facturas, la declaración del cliente y/o las

responsabilidades de la compañía, solo debe marcar las cajas

correspondientes.

Pestaña de propiedades del servidor de e-mail

Servidor SMTP

AutoSoft Taller permite enviar correos electrónicos sin necesidad de utilizar

programas externos.

Para que esta función esté disponible, deberá ingresar en este campo el

nombre del servidor de correo Servidor SMTP (Simple Mail Transfer

Protocol) de su proveedor de correo electrónico. Contacte su proveedor de

correo electrónico para que le suministre esta información.

Puerto SMTP

El puerto SMTP viene preestablecido en 25 que es el puerto que comúnmente

se usa para este protocolo, pero en este campo se puede cambiar en caso que

sea necesario.

M A E S T R O S

48

Autenticación de correos salientes

Actualmente la mayoría de las cuentas de email requieren de un nombre de

usuario y una contraseña para que el servidor permita la salida del correo

enviado. Debe revisar las instrucciones de su proveedor de email para

asegurarse que su cuenta requiere de autenticación de correos salientes y de

requerirlo, debe colocar su nombre de usuario y su contraseña.

Configuración de Inventario

En esta sección, usted configura como quiere que se presente en la pantalla la

lista de partes de inventario y qué tipo de código de barra se utilizará como

código principal y código alterno para identificar las partes que formaran el

inventario. La aplicación le permite utilizar dos códigos para las partes usados

para identificar y buscar estas partes en el inventario.

Si elije mostrar la lista en forma de árbol, el programa le mostrará los ítems

principales primeros y los sub-ítem debajo de si respectivo ítem principal. Si

elije en forma de listado, entonces no se tomará en cuenta el orden lógico de

ítems y sub ítem, si no un listado alfabético normal.

Tipo Árbol Tipo Listado

M A E S T R O S

49

Cuentas de Usuario

Esta opción le permite tener acceso a las cuentas de usuarios. Consulte en el

Capítulo 3 Antes de Comenzar, la sección Cuentas de Usuarios y

Privilegios.

Como medida de seguridad, aconsejamos que la persona de más jerarquía

pertenezca al grupo de Administrador que ya viene creado por la aplicación y

posee todos los privilegios. Después cree grupos por nivel jerárquico,

funciones o responsabilidades en la empresa, Ejemplo: Jefes de

Departamento, secretarias, y otros. Recuerde que usted puede otorgar a

determinado usuario varios privilegios al mismo tiempo sin necesidad de

incluirlo en ningún grupo, esto está diseñado para que de una manera sencilla,

el administrador otorgue privilegios a cada uno de los empleados que

utilizarán la aplicación, según su criterio.

Al momento de crearse

un usuario, la aplicación

automáticamente lo

designara como

Administrador, retírelo

de este grupo si esto no

es deseado, esto es una

medida de precaución

ya en el programa

siempre debe existir un

usuario que pertenezca

a este grupo.

F I C H A S

51

FichasFichas

Clientes

en el módulo de clientes, usted puede crear, actualizar, eliminar,

buscar y consultar todos los datos relacionados a los clientes. La ficha

Clientes está conformada por un área de búsqueda y ordenación, un

área de datos del cliente, del contacto y una sección donde puede ingresar y/o

ver los vehículos asignados o propiedad de dicho cliente. Al final se cuenta

con un campo de observaciones y un botón para ver el historial del vehículo

seleccionado.

A continuación se muestra la ventana de clientes:

El campo de Ordenar Por, indica cual es el orden secuencial de las fichas de

clientes, por ejemplo si se selecciona ordenar por nombre, cuando usted

navegue entre los registros usando los botones de la barra de herramientas, los

registros estarán ordenados alfabéticamente por el nombre de los clientes.

En el campo Buscar Por Nombre, podemos colocar cualquier cadena de

texto, aunque no esté concluida y la aplicación automáticamente mostrará los

datos del cliente cuyo nombre más se aproxime a la cadena de caracteres

buscada, o mostrará una lista de clientes en caso de que existan más de una

coincidencia o similitud.

E

CAPITULO

5

.

F I C H A S

52

Así por ejemplo, si se desea mostrar una lista de todos los clientes cuyo

apellido sea González, bastará con escribir dicha palabra en el campo de

búsqueda y al pulsar Enter, la aplicación mostrará los resultados.

Recuerde que la búsqueda de clientes permite localizar trozos de palabras por

coincidencia. Por ejemplo, si desea localizar un cliente cuyo nombre o

apellido no recuerda muy bien, podrá colocar solamente parte del mismo. Si

tomamos el caso de un cliente de apellido Ferrante, bastaría con introducir

Ferra o rrante y AutoSoft Taller mostrará una lista con todos los clientes

cuyo nombre coincida con la búsqueda solicitada.

Para realizar otras búsquedas por campos diferentes al nombre, debe pulsar

sobre el icono Buscar de la barra de navegación.

Al pulsar sobre este icono aparecerá un generador de búsquedas en el cual

podrá seleccionar el campo que desea buscar. Dichos campos variarán

dependiendo del módulo en donde se encuentre.

La ventana siguiente muestra una búsqueda por “DNI.” (Documento Nacional

de Identidad), en la cual aparecieron 2 coincidencias de la cadena buscada

(“AC”). Recuerde que puede activar la casilla Todas las Concordancias y

Permitir Concordancia Parcial para que muestre la lista de todas las

coincidencias.

Este método de búsqueda es realmente útil ya que le permite moverse entre

los diferentes registros localizados y simultáneamente visualizar los datos en

la ventana de Cliente para ver si corresponde al cliente que se desea localizar.

Cabe señalar que la

aplicación distingue en

color vino, el titulo de

los campos que

obligatoriamente deben

contener datos para que

el ingreso de datos se

guarde como un registro

válido, por ejemplo el

Nombre en la ficha

Cliente.

F I C H A S

53

Creación y Actualización de Clientes

Como ya es conocido, en AutoSoft Taller para crear un Cliente, deberá pulsar

sobre el icono Nuevo en la barra de navegación, una vez que haya abierto

la ficha Cliente. Posteriormente, la aplicación automáticamente asigna un

número de Identificación (ID) auto incrementado, el cual puede ser

visualizado en la parte superior derecha de la ficha del Cliente. Este número

podrá ser utilizado posteriormente para ubicar un cliente en el módulo de

vehículos.

AutoSoft Taller está constantemente en modo de edición, por lo que no será

necesario indicarle que se desean realizar cambios. Sencillamente usted puede

realizar las modificaciones de datos que desee y posteriormente Guardar los

datos para su almacenamiento definitivo. Para ello deberá pulsar, como es

costumbre sobre el botón .

F I C H A S

54

Si usted antepone a la dirección de Correo Electrónico al prefijo Mailto:, por

ejemplo: mailto:ravellaneda@terra.es, AutoSoft Taller convierte la dirección

en un hyper link (enlace), permitiéndole enviar un correo electrónico a la

dirección del cliente, con solo hacer click sobre la dirección, si tiene instalado

en su computador un programa para envíos y recepción de correos como

Microsoft® Outlook®. La dirección de Página Web, también es convertida

en hyper link.

Inclusión de Vehículos desde Clientes

Desde el módulo de clientes usted puede incluir el vehículo correspondiente a

dicho cliente. Para ello es preciso pulsar sobre el icono Incluir ubicado

en la esquina inferior izquierda en el área de vehículos de su propiedad.

Ingrese la matrícula del vehículo, el campo Marca es auto-completable, por

lo cual a medida que usted vaya ingresando las letras iniciales la marca se

completara, AutoSoft Taller contiene pre-instalada una base de datos con más

de 317 marcas de vehículos incluyendo motos. Recuerde que si desea ver la

lista completa en cada campo, debe pulsar simultáneamente las teclas Shift y

?. La aplicación también contiene una base de datos de más de 141.500

distintos modelos de vehículos con su respectivo motor, usted también puede

ingresar más marcas y modelos en las fichas destinadas para esto.

Seleccione la Compañía de Seguros emisora de la póliza que ampara al

vehículo o ingrésela pulsando el botón “Añadir” que está al lado del campo

de nombre de la aseguradora en caso de no estar incluida, así mismo

seleccione o ingrese el nombre del productor de seguros, o si así lo desea,

simplemente indique ---Particular-- en estos campos si el vehículo no tiene

póliza de seguros o el trabajo a realizar no está amparado por la aseguradora.

Usted puede seleccionar los campos de ID Seguro/Empresa y Productor de

Seguros bien sea colocando su número de ID o seleccionando directamente

de la lista en el campo nombre.

A continuación se muestra la ventana de Vehículos, desde el módulo de

Clientes.

En AutoSoft Taller

existen campos

Autocompletables, los

cuales se irán

explicando a lo largo

del Manual de Usuarios.

El Productor de Seguros

y La Cia. de Seguros

son uno de ellos.

Si se desea ver la lista

completa mientras el

cursor está en

cualquiera de estos

campos, usted puede

hacerlo pulsando Shift ?

(Signo de Interrogación

cerrado). Además de

esto, este campo

también permite

ubicación por tecleo

(tecla caliente).

F I C H A S

55

También usted puede incluir Clientes desde la ventana de Vehículos. Dicho

procedimiento será explicado con detalle en el módulo respectivo.

Recuerde que para cada cliente pueden asignarse la cantidad de vehículos que

sean necesarios, pero un vehículo solo puede asignarse a un cliente, es decir

que los vehículos no pueden tener múltiples propietarios. AutoSoft Taller le

permite ver los datos del vehículo de un cliente con solo hacer click sobre el

vehículo listado en la sección Vehículos de su Propiedad.

AutoSoft Taller también le permite realizar cambios de propietario del

vehículo, una vez creado el cliente o propietario nuevo. Esta función será

explicada en el módulo de Vehículos.

Después de ingresados todos los datos del vehículo, presione OK.

Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,

eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos

los clientes, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se

explica en el capítulo 1.

V E H I C U L O S

56

VehículosVehículos

ulsando sobre el icono de Vehículos ubicado en el menú lateral de

acceso rápido, se tiene acceso la ficha en donde se ingresarán y

actualizarán los datos relacionados con los vehículos de los clientes.

Desde esta ficha usted puede Incluir, Modificar, Eliminar, Consultar o

Imprimir los datos de los vehículos y asignar la empresa de seguro o el

productor al cual está asociado determinado vehículo.

La ventana de vehículos lucirá como la siguiente:

La flexibilidad de la aplicación, le permite al usuario elegir desde donde

comenzar el ingreso de estos datos, probablemente le sea más conveniente

desde Clientes, o quizás le guste más desde Vehículo, la práctica trabajando

con la aplicación le ayudara a decidirse además, usted no necesita tener

creado el cliente y el vehículo para poder comenzar desde un presupuesto o

factura, porque desde el mismo presupuesto o factura usted puede ingresar un

nuevo cliente y/o vehículo.

Como puede observarse, en la parte superior existe un campo de ordenación y

otro destinado a la búsqueda de vehículos por matrícula. El campo de

ordenación le indica al sistema la forma como se ordenarán los registros para

la navegación secuencial según el campo de búsqueda, al igual que el

existente en Clientes, permite localizar cadenas de concordancias parciales.

P

CAPITULO

6

V E H I C U L O S

57

Por ejemplo, si desea ubicar un vehículo que la matrícula termina en “20”

ingrese estas letras y presione Enter, si existe más de un vehículo con las

letras o números buscados, la aplicación mostrará una lista con las

coincidencias para que usted escoja la que busca.

Este método de búsqueda es realmente útil, le permite moverse entre los

diferentes registros localizados y desplegados en la ventana y

simultáneamente visualizar los datos en la ficha de Vehículo, para que usted

pueda ver si corresponde al vehículo que se desea localizar, este tipo de

búsqueda también está presente en muchos otros módulos.

Si desea ubicar un vehículo que la matrícula incluye las letras “89T” de

manera consecutiva, solamente deberá escribir dichas letras, si recuerda que

tiene un 7 y un 2 pero no recuerda si son consecutivos, escriba 7*2 y así

sucesivamente, en todos los casos obtendrá un listado si existe más de un

vehículo con la concordancia buscada. El “*” asterisco indica cualquier

cadena de caracteres.

Recuerde que puede realizar búsquedas por otros campos distintos a la

matrícula, mediante el icono Buscar .

V E H I C U L O S

58

Inclusión de Vehículos

Como se ha hecho anteriormente, es necesario que el usuario pulse sobre el

icono Nuevo para incluir o crear los datos del Vehículo.

Usted puede Incluir los datos del propietario o cliente desde el módulo de

Vehículos pulsando sobre el icono Nuevo , también puede, si es necesario,

cambiar el propietario de un vehículo, para esto solamente deberá pulsar

sobre el icono Cambiar para poder realizar el cambio, estos ajustes

generalmente se realizan cuando el vehículo cambia de propietario o

sencillamente fue asignado de manera errónea a otro cliente en el momento

de la inclusión de los datos. Estos dos botones se encuentran ubicados al lado

de los Datos del Cliente (Propietario).

Al igual que todos los campos auto-completar de la aplicación, cuando se

incluye o modifica el cliente asignado al vehículo, usted puede obtener la lista

general de clientes y ubicarlo más fácilmente en el caso de que no recordemos

el nombre o código del mismo. Para ello ubique el cursor en el campo de

Nombre de los datos del cliente y pulse las teclas Shift y ? simultáneamente.

Si conoce el número de ID del cliente o el número de identificación personal,

también usted puede introducirlo en los campos respectivos para actualizar

los datos.

Tanto el ID del Cliente como el nombre y número de identidad personal, son

campos de tipo Auto completar, lo que significa que responden tanto a los

filtros de búsquedas explicados anteriormente como las listas de búsquedas

activadas mediante Shift y ?.

Recuerde que para

Incluir o Modificar el

Propietario de un

vehículo, el usuario

debe poseer asignado el

privilegio Modificar

Campos Especiales.

V E H I C U L O S

59

De igual manera, estos campos realizan filtrado sobre información

introducida parcialmente. Por ejemplo, si desea buscar un cliente cuyo

apellido es González, pero no recuerda el resto del nombre, puede ingresar

Gonza o González o sencillamente Gon. Si posteriormente a esto, pulsa sobre

Shift y ? simultáneamente, aparecerá una lista que solamente contendrá

aquellos clientes cuyos nombres comiencen por esas iniciales introducidas.

También puede ir escribiendo el nombre, AutoSoft Taller irá completando

dicho nombre a medida que progresa en la escritura. Si el nombre es único, es

muy probable que con sólo introducir algunas pocas letras localice

rápidamente al cliente, para que sea asignado al vehículo mostrado en

pantalla.

Si desea ver una lista general de vehículos, basta con pulsar sobre el icono

Lista , de la barra de navegación. Una vez hecho esto, aparece una

ventana con la cuadro de todos los vehículos incluidos en la aplicación.

Dicha ventana permite realizar búsquedas mediante Tecleo Caliente, es decir,

que usted puede teclear la matrícula y la aplicación se ubicará sobre el

registro coincidente, en caso de que lo hubiera.

En la siguiente figura se muestra la ventana de Registro Disponible para

vehículos.

Esta búsqueda es sumamente útil, ya que se puede ir recorriendo la lista de

vehículos, mientras se visualiza en la ventana de vehículos (detrás) los datos

del vehículo seleccionado.

V E H I C U L O S

60

De igual manera, también podrá realizar búsquedas utilizando otros campos,

mediante la opción Buscar de la barra de navegación.

Los campos que puede utilizar para realizar búsquedas son: Fecha de ingreso

del vehículo, ID del cliente, ID de la compañía de seguros, ID del productor

de seguros, Matrícula del vehículo, y Serial o VIN (Vehicle Identification

Number).

P E R S O N A L D E M A N O D E O B R A

61

Personal de Mano de ObraPersonal de Mano de Obra

ngrese en esta ficha los datos de las personas que van a realizar los

trabajos en el vehículo tales como mecánicos, operarios, técnicos,

pintores, chapistas, electricistas etc. Este personal no incluye personal de

oficina.

El personal presente en estas fichas, aparecerá listado en el módulo de

Asignación de Trabajo de Mano de Obra al que podrá acceder desde dos

puntos: desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuesto de

Reparación y/o desde el módulo de Ingreso de Vehículos.

Si cualquiera de estas fichas, es marcada como Inactivo, en nombre de la

persona existente en esa ficha, no aparecerá listado en el módulo Asignación

de Trabajos de Mano de Obra.

Más adelante se explicará cómo asignar trabajos de mano de obra a dicho

personal, con el respectivo ingreso del tiempo y del valor de las labores, para

controlar los costos y pagos asociados al trabajo de mano de obra y su

relación con los Presupuestos y reparaciones realizadas.

I

CAPITULO

7

P E R S O N A L D E M A N O D E O B R A

62

En AutoSoft Taller usted puede establecer el pago por hora que el empleado

percibirá y de esta manera, cada vez que al empleado le sea asignado un

trabajo de mano de obra, la aplicación automáticamente ingresará el pago por

hora del empleado. De esta manera no será necesario que se ingrese el pago

por hora del empleado cada vez que se le asigna un trabajo de mano de obra.

También puede dejar este campo en blanco en el caso de que el monto a pagar

al empleado sea establecido por mutuo acuerdo según la tarea a realizar.

Para realizar alguna búsqueda referente con el personal, utilice el icono de

buscar ubicado en la Barra de Herramientas. Si desea ubicar todas las

concordancias parciales, por ejemplo, apellido, nombre, calle de la dirección

u otro dato, sin importar que esté o no ubicado al inicio de la información

presente en el campo, coloque asteriscos tanto al principio como al final de la

palabra clave de búsqueda, por ejemplo: si desea ver todo el personal que

vive en la calle Maneiro, puede simplemente escribir *manei* o *neiro* en el

campo de concordar valor, así la aplicación le mostrará todas las

concordancias sin tomar en cuenta las letras que existan antes o después de la

palabra. Esta forma de búsqueda funciona para todas las ventanas activas,

excepto para búsquedas en campos numéricos cuya información sea utilizada

por la aplicación para realizar cálculos. En los campos de búsqueda ubicados

en las fichas de datos, no es necesario incluir asteriscos para obtener

resultados en búsquedas por concordancias parciales.

Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,

eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos

los registros, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se

explica en el capítulo 1.

P R O V E E D O R E S

63

ProveedoresProveedores

ediante este módulo, usted puede mantener actualizados los datos

de sus Proveedores, para que los mismos puedan ser seleccionados

en los módulos donde sean necesarios. Además de esto, usted

puede definirles categorías o tipos de proveedores, con el fin de poder ordenar

o buscar proveedores según su tipo, para organizar de una manera más

eficientes los mismos.

La figura siguiente muestra la ventana de proveedores.

En algunos países, la legislación tributaria impone que para algunos servicios,

es obligatoria la aplicación de ciertas retenciones en los pagos, las cuales

formarán parte de los impuestos a ser declarados. Es por ello que existe un

botón denominado Retención, cuando este botón es presionado, se despliega

un nuevo campo donde debe colocarse el porcentaje de retención, el cual es

aplicado sobre las facturas recibidas por dicho proveedor y este monto es

retenido en el momento de la cancelación.

M

CAPITULO

8

C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S

64

CCompañompañías de Segurosías de Seguros

a ficha de Compañías de Seguros o empresas aseguradoras, permite

mantener actualizados los datos de las compañías de seguros con las

que normalmente usted trabaja. Si su taller es un taller de reparaciones

de colisiones, normalmente usted deberá emitir facturas a nombre de

compañías aseguradoras. Pero, si usted no trabaja con compañías de seguros,

usted bien puede utilizar este módulo para registrar otras empresas que

poseerán flotas de vehículos que normalmente contratan sus servicios de

reparaciones o mantenimiento.

En este orden de ideas, AutoSoft Taller fue diseñado pensando en el trabajo

cotidiano con empresas de seguros o empresas con flotillas, a quienes se les

factura el servicio, a pesar de que la reparación es efectuada al vehículo

propiedad del asegurado o perteneciente a dicha flotilla.

Pero independientemente de si el trabajo es realizado a una empresa de

seguros, a una empresa particular o directamente al cliente, AutoSoft Taller

tiene la flexibilidad de permitir emitir facturas y controlar el proceso del

servicio a cualquiera de estos, permitiendo crear el presupuesto y la factura

tanto a nombre del propietario del vehículo, como a nombre de la empresa

contratante, sea esta una compañía de seguros o no.

Esta enorme flexibilidad, permite abarcar todo el espectro de tipos de clientes

que pueden solicitar el servicio, especificando claramente el destino final del

mismo.

Recuerde que al igual que en todos los procesos de actualizaciones de datos,

debe utilizar los iconos de la barra de edición para Incluir, Eliminar,

Guardar o Consultar los datos de Compañías de Seguros o Empresas.

Un truco importante a la hora de crear las empresas con las que

constantemente se trabaja, es colocar un número al inicio del nombre de la

empresa, para que esta sea seleccionada más rápidamente en el momento de

la elaboración del Presupuesto.

Esta técnica es especialmente útil porque recuerde que los campos en donde

se seleccionan las empresas de seguros son de tipo auto completar, y si

L

CAPITULO

9

C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S

65

existen muchas empresas con nombres similares, la selección o búsqueda de

la empresa es algo más lento.

Así por ejemplo, si nuestras empresas de seguros son las siguientes:

Seguros La Seguridad

Seguros Adriática

Seguros Banvalor

Seguros Banesco

Cuando se vaya a seleccionar utilizando auto completar, todas las empresas

de seguros poseen un grupo de iniciales comunes, lo que retrasaría la

selección de la misma.

Mientras que si nuestras empresas son denominadas (apropiadamente en el

nombre) de la siguiente manera:

1 Seguros La Seguridad

2 Seguros Adriática

3 Seguros Banvalor

4 Seguros Banesco

Entonces cuando se desee seleccionar una empresa de seguro para asociarla al

vehículo o al presupuesto, bastará con escribir el número, y la función de

auto-completación automáticamente mostrará la empresa cuyo nombre inicia

en dicho número.

La siguiente figura muestra la ventana de Compañías de Seguros.

Nota: Lo antes expuesto es sólo una sugerencia, el usuario es libre de elegir

la forma de ingreso de datos que mejor le parezca. Los números antes del

nombre de la empresa aseguradora, saldrán también impresos en

Presupuestos, Facturas y reportes.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

66

PartesPartes de Inventariode Inventario

on los ítems (partes, refacciones, lubricantes, accesorios, etc.) que usted

utiliza constantemente en las reparaciones, servicios o instalaciones que

realiza a los vehículos de sus clientes en el taller.

Estas partes pueden ser adquiridas por medio del módulo Órdenes de

Compra para Inventario, para que la aplicación ingrese la cantidad recibida

en la orden de compra y reste la cantidad que egrese por medio de Facturas.

Cualquier variación en las cantidades de algún ítem que no fuese generada

por alguno de los dos movimientos antes mencionados, sólo será posible por

medio de un ajuste realizado por un usuario el privilegio necesario, de esta

manera, AutoSoft Taller llevara un control preciso de las cantidades en

inventario.

En esta ficha usted puede crear nuevos ítem, refacciones, partes o repuesto de

inventario, le asigna códigos, características, proveedores, descripciones,

costos, precios, seriales y otras características más. Además de esto, usted

aquí puede configurar sus tipos de códigos de barras, ajustar automáticamente

los precios o costos de ítems previamente seleccionados o ver el kardex de un

ítem en particular.

Al incluir una de estas partes en algún presupuesto, orden de compra o

factura, la aplicación la auto-completará utilizando la información que usted

ingreso en su ficha, además, la reconocerá como una parte perteneciente al

inventario.

Al lado derecho de la ficha de partes de inventario, podrá ver un listado de

todas las partes incluidas en la base de datos, si esta lista no está visible usted

podrá activar la presionando el botón que está en el borde inferior derecho de

la ficha "Listado>>" utilice las teclas de navegación del teclado o de la Barra

de Herramientas para moverse entre registros.

Inclusión de Partes de Inventario

Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de

edición para crear un registro de parte vacío e iniciar la inclusión de partes de

inventario. Recuerde que una vez creado una parte con el inventario inicial,

S

CAPITULO

10

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

67

en caso de que lo hubiere, las entradas y salidas de inventario deben realizarse

a través de los procedimientos de recepción de orden de compra y facturación

de las ventas (bien sea como reparación o como venta directa de la parte).

En la parte externa de las pestañas de la ficha, podemos distinguir los

siguientes campos.

Código Principal y Código Alterno

Como ya fue explicado en la Configuración del Inventario, estos códigos

servirán de identificación de las partes. Dichos códigos pueden ser creados

por usted o puede utilizar el código que originalmente tenga el ítem asignado

por el fabricante o proveedor. Este código puede ser ingresado manualmente

o utilizando un scanner y puede ser cambiado en cualquier momento sin que

por esto se pierda la relación entre la parte y los movimientos de ingreso o

salida de este, ya que la aplicación internamente usa un campo de relación, en

otras palabras, no importa si cambia cualquiera de los códigos, la integridad

de los datos se mantendrá.

Si usted cambia algún código, en las facturas, órdenes de compras y

presupuestos guardados con el código viejo, no ocurrirá cambio alguno, el

cambio aparecerá reflejado en futuras facturas o presupuestos.

Inactivo

Usted puede decidir entre eliminar determinado registro del Inventario o

simplemente marcarlo como Inactivo.

Es recomendable llenar

totalmente las fichas

para así obtener el

máximo beneficio de

todas las funciones de la

aplicación.

Le sugerimos que si

decide crear sus propios

códigos de barra, utilice

códigos cortos, trate que

todos los códigos

creados sigan una lógica

y tengan la misma

longitud, así también

tendrá la posibilidad de

seleccionar el tipo de

código de barra y el

tamaño de etiquetas que

más le convenga.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

68

Si el usuario tiene signado el privilegio de eliminar, al hacerlo desaparecerá el

registro de la aplicación y no será posible realizar ningún tipo de operación

con el ítem eliminado ni podrá recuperarlo, pero si lo marca Inactivo, el

registro permanecerá visible en la ficha pero no podrá ser utilizado para

ninguna operación, usted tendrá la ventaja de poder utilizar la información

contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere.

Configuración

Este botón permite el acceso desde esta ficha, a la ventana de Configuración

de Inventario explicada anteriormente en el Capitulo 4. Recuerde que

dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son numéricos o

alfanuméricos, le convendrá un tipo de código de barra más que otro.

Etiquetas

Usted puede imprimir cualquiera de los códigos principal o alterno en gran

variedad de formatos de etiquetas, definir cuantas etiquetas imprimir y desde

donde comenzar la impresión para evitar el desperdicio de papel.

Recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de

estándares predeterminados. De esta manera resulta muy sencillo y basta con

adquirir en cualquier tienda, el tipo de formato de etiquetas que se desee

utilizar para marcar las partes de inventario, en caso de que dichas partes no

posean códigos y usted desee emplear un código propio.

Ajustes de Precios

Este botón le dará acceso al asistente para ajustar costos y precios de venta.

Dado que es muy común que los precios de las partes varíe, muchas veces

porque estos se ajustan al valor de la moneda que circula en su país, el

programa posee un asistente para ajustar de manera rápida y automática los

precios de venta y los costos de las partes contenidas en la base de datos.

El asistente cuenta con cuatro pasos que debe seguir.

1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo

1. Modificar los costos, ajustando los precios de venta

automáticamente según su margen de ganancia.

2. Modificar los costos, ajustando automáticamente los márgenes de

ganancias sin alterar los precios de venta.

3. Modificar los márgenes de ganancia, ajustando automáticamente

los precios de venta sin alterar los costos.

Tenga cuidado al

ingresar la cantidad de

etiquetas a imprimir, la

aplicación

automáticamente

ingresa como cantidad

de etiquetas a imprimir,

la misma cantidad que

hay en existencia.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

69

4. Modificar los precios de venta sin impuesto, ajustando

automáticamente los márgenes de ganancia sin alterar los costos.

Para explicar un poco, y aclarar expresamente en cuáles casos usar cada

una de estas opciones, daremos un ejemplo para cada uno de ellos.

Caso 1: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que

le provee, usted quiere ajustar el precio de venta de estas partes

respetando el margen de ganancia que usted actualmente les tiene

asignado, use esta opción para que el programa a automáticamente ajuste

el precio de venta de las partes que seleccione.

Caso 2: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que

le provee, usted no quiere cambiar el precio de venta de esas partes, por el

contrario usted desea que los márgenes de ganancia que usted había

establecido se modifiquen automáticamente de modo que aún con el

nuevo costo, el precio de venta siga siendo el mismo.

Caso 3: Su proveedor no ha cambiado sus precios, pero usted desea

ajustar los márgenes de ganancia de algunos ítems, modificando así

automáticamente los precios de venta pero manteniendo el costo.

Caso 4: Usted sencillamente desea variar el precio de venta de algunos de

sus productos, manteniendo inalterado el costo y ajustando el margen de

ganancia según el cambio en el precio de venta.

2do. PASO - Ajuste a realizarse

Según la opción elegida en el paso uno, se le presentará el paso dos

con distintas opciones.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

70

Si selecciona el (Caso 1) o el (Caso 2) en el (1er. PASO) observará

las siguientes opciones.

1. ¿Desea aumentar o bajar los costos?

2. ¿Desea ajustar con un porcentaje o por un monto fijo?

3. ¿Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?

Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los costos,

luego seleccione si el cambio estará basado en un porcentaje o en un

monto fijo, por último introduzca según sea el caso el porcentaje de

ajuste o el monto fijo de ajuste.

Si selecciona el (Caso 3) en el (1er. PASO) observarán las siguientes

opciones.

1. ¿Desea aumentar o bajar los márgenes de ganancias?

2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.

(Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo)

• ¿Cuál es la cantidad a aumentar o bajar sobre el actual

porcentaje?

Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los márgenes

de ganancias, luego seleccione el tipo de margen de ganancia que

desea ajustar, puede seleccionar uno de ellos o todos, por último

deberá colocar la cantidad en puntos porcentuales que desea aumentar

o bajar sobre el porcentaje actual de cada margen de ganancia

seleccionado.

Si selecciona el (Caso 4) en el (1er. PASO) observarán las siguientes

opciones.

1. ¿Desea aumentar o bajar los precios de venta?

2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.

(Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo)

3. ¿desea ajustar por un porcentaje o por un monto fijo?

4. ¿Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?

En este caso, al igual que los anteriores deberá primero seleccionar si

va a aumentar o a bajar los precios de venta, luego seleccione el tipo

de precio que desea ajustar, escoja si desea que el ajuste se haga

basado en un porcentaje o en un monto fijo, por último coloque en la

casilla el monto fijo o el porcentaje que desea ajustar.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

71

Como podrá observar, el programa se adapta a casi cualquier situación

de cambio precios o costos de partes que usted quiera hacer. Sin

embargo quizás el caso que usted utilizará más comúnmente sea el

Caso 1.

En el ejemplo que vemos en la figura debajo, se observa un caso típico

donde se aumentará el costo de las partes basados en un porcentaje

(5%).

3er. PASO – Selección, Creación de la condición de búsqueda

Ahora debemos decirle al programa cuales son los registros o partes

que queremos modificar, en el paso número (3) nos encontramos

frente a un sistema para crear condiciones de búsquedas.

Campo: muestra una lista de todos los campos por los cuales se puede

seleccionar las partes, por ejemplo si usted desea seleccionar todas las

partes que son provistas por un determinado proveedor, seleccione de

esta lista el campo “Proveedor”.

Criterio: Según el campo que usted seleccione, el criterio puede

variar, por ejemplo, si el campo que usted selecciona es un campo que

deba contener descripción, nombres o palabras, solo se mostrarán dos

tipos de criterios, igual (=) o distinto (<>). Pero si el campo que usted

selecciona es un campo que deba contener un valor numérico,

entonces el criterio contendrá, igual (=), distinto (<>), menor que (<),

mayor que (>), menor o igual que (<=) o mayor o igual que (>=).

Concordancia: Este espacio puede cambiar según el campo que usted

seleccione, por ejemplo, si se selecciona el campo "Condición",

entonces, usted podrá seleccionar de una lista de opciones (nuevo,

usado, etc.). Pero si selecciona el campo "sub-ítem", entonces, usted

deberá seleccionar verdadero o falso.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

72

Condición(es): cada vez que usted crea una condición seleccionando

un campo con un criterio y su concordancia, deberá entonces

presionar el botón “Añadir” para que esta condición sea agregada a la

lista de condiciones. Usted puede unir condiciones con condicionales

como “Y” o “ó” para esto deberá pulsar los botones correspondientes.

4to. PASO – Listado de artículos seleccionados

En este paso usted podrá ver una lista de todas las partes que se han

seleccionado basados en la condición de búsqueda que usted creó en

el paso tres. Si presiona el botón "Imprimir Selección", el programa le

mostrará una vista preliminar del listado para que usted decida si

desea imprimirlo. Si presiona el botón "Finalizar" El programa

realizará los ajustes a todos los artículos seleccionados en la lista.

Recuerde que usted puede usar el botón “Revertir Cambios” de la

Barra de Herramientas de Navegación para deshacer los cambios o

ajustes en caso que sea necesario.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

73

Listado>> / <<Ocultar

Este botón, despliega u oculta el listado de Partes de Inventario.

En AutoSoft Taller, la ficha Partes de Inventario también ofrece 5 pestañas,

para la inclusión de los datos de los ítems, estas son:

• Datos Generales

• Costos/Precios

• Existencia

• Proveedores

• Foto

Pestaña de Datos Generales

Ingrese en esta pestaña el tipo, marca, condición, origen y las descripciones

del ítem, los títulos en color vino, indican que la información en estos campos

es obligatoria. Esta pestaña además permite indicar si el ítem se ofrece con

alguna garantía y si el ítem posee un número de serie.

Sub-Ítem

Un repuesto o parte es un Sub-Ítem cuando forma parte de otro (Ítem

Principal), este sub-ítem también puede tratarse por separado.

Al marcar una parte como un Sub-Ítem, debe existir en el inventario el Item

Principal del que formará parte. Si está en la modalidad de lista tipo árbol, un

signo “+” aparecerá al lado izquierdo del ítem principal en la lista de partes,

indicando que tiene Sub-Ítems, cuando estos están visibles, aparece un signo

“-” indicando que están visibles todos los sub-ítems.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

74

Tipo

En este campo usted puede seleccionar el tipo de parte, este campo es un

campo tipo maestro, esto quiere decir que usted puede agregar, cambiar o

eliminar opciones de la lista.

Marca

Este campo se refiere a la marca del fabricante de la parte o artículo que se

está ingresando en el inventario, predeterminadamente se listan las marcas de

vehículos, ya que algunos talleres acostumbran a especificar la marca del

vehículo a la cual pertenece una parte específicamente, sin embargo usted es

libre de incluir cualquier nombre de marca o si lo desea puede añadirla dentro

de la ficha de marcas para que esta sea listada en futuras inclusiones tal y

como se explica en la sección de Marcas y Modelos de Vehículos.

Descripción Corta

Ingrese una descripción del ítem que sea corta, no necesariamente tiene que

ser la descripción original, usted puede denominarla de la manera que le

parezca más corto, referencial o familiar, como se conozca o identifique

comúnmente a la parte o se acostumbre referirse a ella. Esta descripción es

usada para ubicar rápidamente el ítem en otros módulos y no saldrá impresa

en los Presupuestos, Facturas u órdenes de compra

Descripción de Compra

Ingrese la descripción del repuesto que usted necesita que aparezca al

momento de ser incluido en una orden de compra. Si desea puede incluir el

número de parte según el proveedor, modelo, marca y demás información

necesaria por el proveedor para identificar correctamente el repuesto.

Descripción de Venta

Es la descripción del repuesto que aparecerá en las Facturas y en los

Presupuestos. Automáticamente la aplicación ingresa en este campo la misma

descripción que se haya ingresado como descripción de compra, pero si lo

desea, modifíquela como usted prefiera que aparezca al momento de Facturar

o presupuestar el repuesto que se está ingresando.

Origen

Este es un campo del tipo maestro, como explicamos anteriormente, usted

puede modificar, agregar o eliminar opciones de esta lista usando el botón

que se presenta del lado derecho del campo. Tener esta información sobre el

origen del repuesto, le permitirá incluir ítems idénticos y diferenciarlos por el

origen. Esta opción también le servirá como filtro al momento de generar

reportes.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

75

Condición

Seleccione de la lista, la condición en la que se encuentra el ítem ingresado.

Las combinaciones posibles que permiten las opciones de origen y condición

en la ficha de Partes de Inventario, le brindan una amplia posibilidad para

diferenciar los ítems en el inventario y generar reportes.

Kardex

En el kardex es donde se hace la conciliación de todos los movimientos de

inventario para cada ítem. Pongámonos de esta forma, cada vez que se

modifica la existencia de un ítem en el inventario, ya sea de forma automática

como por ejemplo la creación de una factura de ventas de partes o la

recepción de una orden de compra, o de manera manual cuando el

administrador ajusta el valor de la existencia de un ítem en el inventario, hace

una conciliación dentro de la base de datos, cada uno de los registros de cada

movimiento almacenado en esta base de datos quedará aquí de forma

permanente, no podrá ser modificado o eliminado.

El usuario podrá consultar el kardex de un ítem del inventario y ver todos los

movimientos en ventas, compras, ajustes, devoluciones etc. que se han

consolidado para este ítem en particular, en un rango de fechas establecidas.

Desde la ventana del kardex, el usuario podrá ver resumen de los

movimientos, bien sea por unidades o por el valor monetario, también podrá

imprimir estos movimientos usando la opción de imprimir de la Barra de

Herramientas de navegación.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

76

Ultima factura de compra

Este campo refleja la fecha de la última recepción de factura de compra hecha

para el ítem en pantalla. Este campo solo es editable cuando se crea el ítem,

luego se actualiza automáticamente cada vez que se recibe una factura de

compra para este ítem.

Días de Garantía

Le permite ingresar el número de días de garantía que el proveedor le brinda a

usted por este ítem o el número de días que usted da de garantía por este ítem

al cliente.

Seriales

AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de incluir en el inventario, ítems

serializados. Al estar marcada esta condición, se activan en la pestaña

Existencia, los campos para el ingreso de seriales del ítem.

Observaciones

Escriba en este campo, cualquier observación que considere importante sobre

el ítem, sobre todo, ya que la flexibilidad de la aplicación le permite cambiar

incluso hasta los códigos, es importante que escriba en este campo los

cambios realizados o cualquier información que sea de utilidad para cualquier

otro usuario.

Este campo es mucho más extenso de lo que parece, lo cual le permite

escribir detalladamente información que puede ser de mucha importancia y

debe ser del dominio de todos los usuarios.

En la siguiente figura, podrá apreciar la pestaña Datos Generales de la ficha

Partes de Inventario.

Le recomendamos que

si usted hace un cambio

importante en la ficha

de alguna parte, que

comprometa su

posterior identificación

por parte de algún otro

usuario, escriba la

información cambiada o

anterior en el campo de

Observaciones para que

futuros usuarios

conozcan la existencia

de una relación entre la

información anterior y

la actual.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

77

Pestaña de Costos Precios

Esta pestaña está dividida en tres secciones, en ella ingresará la información

sobre impuesto, costos y precios de venta del ítem.

Impuesto

Ingrese el impuesto que debe cargarse al precio de venta de este ítem, la

aplicación asumirá que el ítem esta pechado con el mismo porcentaje

ingresado en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, si usted

no varía este dato. También puede indicar si el ítem está exento de impuestos.

Costos

En esta sección, usted debe ingresar los costos bien sea sin o con impuesto

Los campos de ingreso de costos están relacionados, son dependientes el uno

del otro, lo cual significa que usted puede ingresar el costo del proveedor y la

aplicación automáticamente actualizara los demás campos relacionados. En el

campo “Otros costos”, puede ser usado para ingresar por ejemplo: seguros,

costos de envío, gastos imprevistos, desperdicios, etc.

Precios de Venta

En esta sección AutoSoft Taller le ofrece una tabla con hasta 4 niveles de

precios: Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. La aplicación utiliza el monto

ingresado en el campo Ganancia %, para calcular los precios utilizando la

formula de Margen de Ganancia:

Precio = Costo / {(100 – Ganancia %) / 100} De esta manera si usted, por ejemplo, desea obtener un beneficio de 30% en

el precio de determinado ítem cuyo costo es de €100.00, simplemente ingrese

30.00 en el campo Ganancia %, el precio sin impuesto será de €142.86, si la

tasa de impuesto a las ventas de este ítem es de 15%, el precio con impuesto

será de €164.29 (€142.86 x 1.15), ya que para calcular el impuesto, la

aplicación utiliza la formula de Mark-Up.

Tanto en esta sección como en la de Costos, los campos están relacionados,

son dependientes, razón por la cual una variación en cualquiera de ellos varia

los demás. De esta manera, la flexibilidad de la aplicación le permitirá

ingresar el monto que usted desee utilizar como precio, no obliga al usuario a

seguir una regla de ingreso de datos predeterminada, por ejemplo: usted

puede ingresar el precio de venta con impuesto directamente en dicho campo,

la aplicación calculara y le mostrara el precio sin impuesto y el respectivo

Margen de Ganancia (Ganancia %).

Imprima las etiquetas

conteniendo el código

que usted utilizará para

facturar el repuesto o

parte de inventario. Haga

clic en vista preliminar

para ver como lucirán las

etiquetas y si va a utilizar

un lector de barras o

scanner, debe asegurarse

de que esté bien

calibrado para que sea

capaz de leer la etiqueta

sin dificultad.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

78

Precio de venta predeterminado

Usted tiene 5 opciones para seleccionar el precio de venta predeterminado

que usted desea que aparezca automáticamente en los Presupuestos o Facturas

al incluir este ítem. Los precios por defecto pueden ser:

o Precio Máximo

o Precio Oferta

o Precio Mayor

o Precio Mínimo

o Precio Variable

Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, al ingresarse este ítem en un

Presupuesto o Factura, la aplicación seleccionará automáticamente el precio

de venta predeterminado en la ficha de partes de inventario, este precio no

será posible cambiarlo ni en el Presupuesto ni en la Factura.

Si usted selecciona Precio Variable, la aplicación ingresara en el campo

precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto referente al

Precio Máximo, pero usted podrá variar este precio como guste.

Pestaña Existencia

Esta pestaña le permite el ingreso de las unidades existente del respectivo

ítem, con la ubicación y los seriales en caso de tenerlos.

Existencia actual

Cuando el usuario ingresa una nueva parte de inventario, este campo podrá

ser editado y el usuario podrá ingresar la cantidad de Unidades en existencia

al momento en que se crea el registro, esto le servirá por ejemplo si opta por

ingresar en la aplicación, el Inventario Inicial de su almacén, sin la necesidad

Tenga presente que el

usuario que este

incluido en el grupo

Administrador, poseerá

el privilegio de realizar

ajustes en el campo

Unidades en la pestaña

Existencia de la ficha

Partes de Inventario.

Por esto es muy

importante que solo

personal autorizado

forme parte de este

grupo.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

79

de una orden de compra. Una vez guardado el ingreso, este campo nunca más

será editable en este ítem y la información contenida en este campo, será el

resultado de los movimientos de ingreso y egreso que sufra el ítem, este dato

solamente podrá ser variado mediante un ajuste realizado por un usuario que

goce del privilegio de administrador.

Valor

Muestra el valor monetario de las unidades en existencia para este ítem, este

campo varía según la cantidad en existencia y el costo.

Existencia ordenada

Este campo corresponde a la cantidad que ha sido ordenada pero que aún no

se ha recibido. Este dato es muy importante cuando el usuario desea saber si

hay órdenes pendientes para ese determinado ítem de inventario. Este campo

no podrá ser de ninguna forma modificado manualmente, solo se

incrementará cuando se coloque una nueva orden de compra para este ítem, y

disminuirá cuando esta orden de compra sea recibida.

Punto de Reorden

Ingrese la cantidad de unidades de existencia mínima para este ítem en

particular. Es muy importante no dejar este campo en blanco, si al crear el

ítem no sabemos qué cantidad ingresar, a medida que sepamos la rotación de

inventario o la frecuencia de venta de cada ítem, sugerimos ingresar este dato

para aprovechar al máximo la automatización de las ordenes de compra.

También pueden incidir en la cantidad a ingresar como punto de re-orden,

otros factores como por ejemplo: costo del ítem, tamaño, descuentos por

volúmenes de compra, presentación, etc. Este dato es de suma importación ya

que la aplicación lo utiliza para ayudarnos a tener siempre en existencia la

mercancía que vendemos con más frecuencia.

Almacén

Ingrese el nombre del almacén o depósito donde se encuentra el ítem de

inventario y distíngalos con un código. Esto es de mucha utilidad si usted no

tiene reunida toda su mercancía en un sólo sitio por razones de espacio u

otras. Desde aquí, puede crear nuevos almacenes pulsando sobre el icono

Nuevo ubicado a la derecha del campo.

Ubicación

Ingrese la ubicación exacta en la que se encuentra el ítem dentro del almacén

o deposito, esta información le será de incalculable ayuda si usted posee

amplios almacenes llenos de mercancía, para localizar rápidamente una pieza

para la venta o durante un inventario.

Puede asignar una letra

a las filas de estantes y

un número a las repisas

de cada estante,

ejemplo: D-15 para

localizar más rápido la

mercancía al momento

de venderla o al realizar

inventarios, si tiene

varios almacenes,

anteponga el código del

almacén a la ubicación,

ejemplo: DEP1-D-15.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

80

Seriales Ingresados

En esta sección podrá ingresar los seriales del ítem, de ser este el caso, usted

deberá indicar esta condición en la pestaña de Datos Generales, para que el

campo Seriales Ingresados se active en la pestaña Existencia.

El título del campo mostrara la cantidad de seriales ingresados, sobre la

cantidad total de seriales pendientes por ingresar. Usted puede ingresar los

seriales manualmente o si estos son consecutivos, la aplicación le permitirá

ingresar gran volumen de seriales utilizando el botón Generar Serie.

Para ingresar los seriales, simplemente presione el icono Nuevo ubicado

en la parte inferior izquierda de la lista, esto creará un nuevo registro en

blanco en la lista. Usted puede combinar el ingreso manual de seriales, con el

ingreso de seriales por medio del generador de serie, por ejemplo, ingrese los

seriales no consecutivos de manera manual y cuando llegue a una serie de

seriales consecutivos, presione el botón Generar Serie. Cuando se abra la

ventana del generador de serie, ingrese el número serial que inicia la serie y

después indique cuantos números seriales deben ser generados, después

presione OK y estos aparecerán en el campo Seriales Ingresados.

Podrá visualizar en el titulo, la cantidad de seriales ingresados sobre la

cantidad de seriales pendientes por ingresar, debe ingresar todos los seriales

pendientes por ingresar para poder guardar el ingreso. Si ingresa un serial

errado o desea borrar algún serial ingresado, simplemente colóquese sobre

este y presione el botón Eliminar .

En la siguiente gráfica, podrá apreciar la pestaña Existencia tal como luce

con datos ingresados incluyendo los seriales.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

81

Pestaña Proveedores

Usted puede ingresar en esta pestaña todos los proveedores que desee o esten

disponibles para este ítem. Presione el icono Nuevo ubicado en la esquina

inferior izquierda del campo para crear un nuevo registro en blanco.

En el campo Ultimo costo bruto, la aplicación ingresará el costo con el cual

este ítem se adquirió, en la última orden de compra emitida al respectivo

proveedor, cada vez que sea recibida una factura proveniente de una orden de

compra, la aplicación actualizara el costo en el campo Ultimo costo bruto del

proveedor.

Si no tiene creada la ficha de Proveedor, usted puede crearla desde esta

pestaña pulsando sobre el botón Crear Nuevo Proveedor. Si desea borrar un

proveedor de esta lista, colóquese sobre este y presione el botón Eliminar.

Pestaña Foto

En esta pestaña usted puede incluir una fotografía del ítem para tener una

identificación más precisa de este. Al pulsar sobre el botón ubicado a la

derecha del campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo

de foto que se desea incluir.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

82

Recuerde que por razones de espacio y velocidad de acceso a los datos,

AutoSoft Taller no almacena las fotos en las bases de datos, sino que

direcciona el archivo gráfico directamente, si posteriormente el archivo de

foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, este no

podrá ser encontrado por la aplicación.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

83

PartesPartes de No Inventariode No Inventario

on partes de no inventario, aquellos que aunque siendo propiedad de la

empresa en un momento dado, por diversas razones (demanda, costo,

uso, etc.) la empresa NO mantiene una existencia de este y por

consiguiente, no se justifica incluirlos como parte del inventario de partes.

Esta política de uso es muy frecuente en aquellos talleres multi-marca, es

decir, que no son especialistas en una marca de vehículo en especifico, sino

que realizan reparaciones a cualquier marca y modelo de vehículo, en cuyo

caso, lo más probable es que su forma de trabajar consista en adquirir de los

proveedores, solamente las partes que necesita según los vehículos que tengan

orden de reparación, ya que quizás por la amplia variedad de marcas y partes,

no es política comercial de su empresa mantener existencias. Si esta es la

naturaleza de su empresa, entonces quizás todas sus partes podrían ser de No

Inventario.

La ficha de partes de no inventario, posee al principio un campo de

ordenación, como hemos visto anteriormente este campo sirve para que el

usuario pueda decirle al programa cual es el campo por el cual se van a

ordenar los registros.

Luego tenemos el código principal del ítem de no inventario, el tipo de

repuesto que usted considere lo caracteriza, su descripción de venta y de

compra. En la última parte están los campos de origen, condición, costo sin

impuesto y precio sin impuestos, los cuales puede completar de la misma

forma como lo haría en la ficha de partes de inventario.

Usted tendrá acceso a esta ficha desde la creación de Presupuestos o Facturas

para agilizar el proceso de ingreso de datos. A continuación se muestra la

ventana o ficha en la cual puede apreciar los campos solicitados.

S

CAPITULO

11

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

84

Esta denominación también puede ser utilizada para reunir o categorizar

como partes de no inventario, partes de descripción genérica, y así se

aprovecha este ítem para utilizarlo en diversos Presupuestos y/o Facturas, sin

importar la marca o el modelo del vehículo en cuestión, en otras palabras, esta

denominación de partes de no inventario cumpliría básicamente una función

de agilización en la trascripción de los Presupuestos y Facturas. La aplicación

trae cargados más de 500 descripciones genéricas de partes de no inventario,

las cuales pueden ser modificadas según sus necesidades.

Todos las partes creados como (no inventario), están disponibles en el campo

Descripción de la pestaña Partes tanto en el módulo de Presupuestos como

en el de Facturas de reparaciones o de partes, mediante el mecanismo de

auto-completación.

Esto significa que si es incluido un repuesto de no inventario como el que

aparece en la figura anterior, a partir del momento de su creación, cada vez

que ingresemos la palabra Disco en el campo de descripción en la pestaña de

partes en los módulos de Presupuestos y/o Facturas, la aplicación

automáticamente irá completando la descripción mientras la escribimos.

La Tercera Opción

Durante la creación de un Presupuesto o una Factura, al ingresar una parte o

ítem nuevo, si el usuario tiene reconocido el privilegio de Añadir Nuevos

Trabajos y Partes Externamente, aparecerá una ventana que le preguntará el

tipo de parte que puede incluir, inventario o No inventario. Si por el contrario

el usuario no tiene reconocido este privilegio, la ventana con esta pregunta no

aparecerá, pero en ambas casos, el usuario tendrá una tercera opción.

Supongamos que no deseamos que el ítem colocado, forme parte del

inventario y por su poco uso u origen, tampoco deseamos incluirlo como de

no inventario, y además necesitamos velocidad para poder trabajar en las

siguientes tareas, AutoSoft Taller le permitirá ingresar el ítem sin asociarlo a

ninguna de las dos opciones posibles, simplemente incluirlo en el trabajo que

estamos haciendo para terminar pronto y comenzar a procesar el siguiente.

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

85

Esto también está diseñado para que usuarios sin el privilegio para Añadir

Nuevos Trabajos y Partes Externamente, puedan ingresar partes en

presupuestos y facturas de Reparaciones o de partes sin tener que crear e

ingresar estas partes. Después de aprobado el presupuesto, si hay partes

pendientes por crear e ingresar en el inventario, estos deberán entonces ser

ingresados por un usuario que tenga reconocido dicho privilegio, de esta

forma, se busca veracidad en los datos, que los registros sean creados en la

medida de lo posible por una sola persona, para mantener una lógica y evitar

la posibilidad de repeticiones de descripciones o errores.

En la siguiente figura se muestra una lista de partes de no inventario, en

donde puede apreciarse como se mencionó anteriormente, la posibilidad de su

uso como repuesto de descripción genérica para crear presupuestos y

facturas, lo cual es especialmente útil cuando no se lleva inventario de los

mismos, debido entre otras cosas, a que se solicitan según las ordenes de

reparación, porque no se desea mantener existencia de estos.

Es importante insistir y dejar clara la diferencia entre partes de inventario y

de no inventario. Los partes de no inventario no se crean y codifican con

existencia porque no deseamos tenerlos en existencia, solo se adquieren según

las ordenes de trabajo de los vehículos en proceso. Los partes de no

inventario pueden tener una descripción genérica para crear los presupuestos

y facturas de manera más rápida.

Por el contrario, los partes de inventario poseen todas las características de

cualquier ítem creado y codificado como parte del inventario de la empresa.

De estas partes nos interesa tener datos como: precio de compra, ganancia,

existencia, fecha de la última compra y muchas otras variables más. Esto

significa que mediante las órdenes de compra de inventario y la Facturación

P A R T E S D E I N V E N T A R I O

86

de las reparaciones y ventas, se actualizará la existencia de cada parte o ítem

y se obtendrán datos relacionados a costos y ganancias.

T R A B A J O S D E M A N O D E O B R A

87

Trabajos de Mano de ObraTrabajos de Mano de Obra

os Trabajos de Mano de Obra, también llamados labores, son todas

aquellas tareas de reparaciones o servicios que usted ofrece y que

considera que deban ser estandarizados y codificados para su uso

constante en la elaboración de presupuestos y facturas.

AutoSoft Taller viene precargado con más de 2400 fichas con diversas

descripciones de trabajos de mano de obra codificadas, las cuales usted puede

modificar para adaptarlas a su taller, además usted también puede crear

trabajos de mano de obra, por ejemplo, por marcas y modelos de vehículos,

especificándolo en la descripción o sencillamente crear labores genéricas que

puedan ser empleadas en la reparación o servicio de cualquier modelo de

vehículo. Puede incluir el precio por tiempo de labor y establecer el tiempo

estimado para la realización del trabajo.

La lógica que usted utilice al crear y estandarizar los códigos de los Trabajos

de Mano de Obra, dependerá en gran medida de si su taller se especializa en

prestar determinados servicios a cualquier tipo de vehículo, si es un taller se

especializa en determinada marca o hace cualquier trabajo sin importar la

clase de vehículo, este factor le agilizará y ahorrará muchísimo tiempo al

momento de presupuestar o facturar. Al igual que en los módulos anteriores

de inventario, usted puede crear el código y después de ser necesario, lo

puede cambiar, lo cual le permitirá al usuario corregir o reorganizar su

estructura de códigos a medida que utiliza la aplicación sin poner en riesgo la

integridad de los datos.

Existen empresas especializadas que ofrecen libros y/o programas que

contienen tablas de tiempo de labor para diferentes servicios y reparaciones,

de una amplia gama de marcas y modelos de vehículos, en futuras versiones

de AutoSoft Taller, será posible la integración con algunos de estos sistemas.

Para ver un listado de las fichas de Mano de Obra cargadas en la aplicación,

una vez abierta la ventana Trabajos de Mano de Obra, presione sobre el

icono Listado ubicado en la barra de herramientas de navegación,

ubíquese sobre el registro deseado y presione Enter para visualizar la ficha

respectiva.

L

CAPITULO

12

T R A B A J O S D E M A N O D E O B R A

88

Para realizar una búsqueda, pulse sobre el icono Buscar , ubicado en la

barra de herramientas de navegación, seleccione el filtro de búsqueda entre:

Código, Descripción del trabajo, Precio por hora o Precio total del trabajo e

ingrese el valor a concordar. La aplicación mostrara hasta un máximo de 1000

concordancias.

Como se explicó en la sección de fichas de personal de mano de obra, en

AutoSoft Taller los Trabajos de Mano de Obra, pueden ser asignados al

personal desde cualquiera de los siguientes dos módulos: Presupuestos de

Reparación (Pestaña Mano de Obra) o desde Ordenes de Trabajo/Ingreso de

Vehículos. El funcionamiento del proceso de asignación de mano de obra es

similar desde cualquiera de los dos módulos, simplemente usted podrá

realizar la asignación de mano de obra, desde el modulo que le sea más

cómodo

Por favor diríjase a la sección del manual dedicada a cada uno de los módulos

antes mencionados, para obtener información sobre este proceso desde

módulos específicos.

Recuerde que puede ver

la lista completa o

parcial de los campos

tipo auto completar

presionando Shift + ?.

En el caso de la lista de

mano de obra, pulsando

estas teclas permite

seleccionar de la lista la

descripción de mano de

obra que deseemos.

P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S

89

Paquete de RPaquete de Reparacioneseparaciones

ste es uno de los módulos más interesante del programa, en este

capítulo daremos una descripción resumida del funcionamiento de este

módulo. El módulo de presupuestos de reparaciones, de facturas de

reparaciones y este, el módulo de paquetes de reparaciones son tan parecidos

en su funcionamiento que sería redundante profundizar por igual en cada uno

de ellos, por lo tanto explicaremos brevemente el funcionamiento de este

módulo y posteriormente, en el capítulo correspondiente a presupuestos de

reparaciones explicaremos más detenidamente los detalles que son comunes

en estos módulo.

Este módulo fue diseñado particularmente para aquellos talleres que prestan

servicios de mantenimiento pero que también puede ser usado para crear

paquetes de reparaciones. Básicamente lo que se quiere lograr con este

módulo, es simplificar la creación de presupuestos y facturas para trabajos

repetitivos, por ejemplo, si su taller realiza mantenimientos preventivos a

vehículos y estos mantenimientos siempre incluyen los mismos trabajos de

mano de obra y las mismas partes, entonces, usted podrá crear un paquete de

servicio donde ya estén predefinidos todos los trabajos de mano de obra a

realizarse y todas las partes a usarse en este mantenimiento preventivo.

El usuario puede cargar un paquete de reparación previamente creado desde

un presupuesto de reparación o una factura, de tal modo de evitar tener que

colocar de forma repetitiva los trabajos de mano de obra y las partes para

cada presupuesto o factura que incluyan un mismo servicio o reparación.

Este módulo cuenta con cuatro pestañas; Detalles, Mano de Obra, Partes y

Externos.

Pestaña Detalles

En esta pestaña, lo primero que deberá incluir es una breve descripción o si lo

prefiere un código del paquete o servicio de reparación, este primer campo

será utilizado por la aplicación para ubicar los paquetes en las búsquedas

desde otros módulos, es importante que las descripciones o códigos sean

únicos para cada paquete.

E

CAPITULO

13

P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S

90

En el campo "Descripción para el Cliente" usted deberá colocar la

descripción que usted quiere que se imprima en los detalles del presupuesto o

factura. Luego tenemos el campo "Detalles", en el deberá colocar detalles que

creas sean necesario especificar, de modo que sea más fácil identificar cada

paquete y diferenciarlos.

En la parte inferior de esta ventana hay una pequeña caja que dice "Debe

repetirse" al marcar esta caja usted está indicando al programa que este

paquete contiene un servicio o reparación que debe repetirse periódicamente,

es por ello que los campos debajo se activarán para que usted incluya cada

cuánto debe repetirse este servicio o reparación, basado en el recorrido del

vehículo o en el tiempo desde el último servicio. Lógicamente el programa no

está incapacitada de conocer constantemente el recorrido de cada vehículo,

por el contrario si puede calcular el tiempo transcurrido desde el último

servicio o reparación facturado y por tanto podrá crear una notificación de

aviso para el cliente cuando el tiempo estimado del próximo servicio se haya

completado.

Pestaña Mano de Obra

En esta pestaña es donde se registran todos los trabajos de mano de obra que

deben realizarse para este parque, para comenzar a incluir trabajos de mano

de obra en la lista debe presionar el botón "Nuevo " que está en la parte

inferior izquierda de la lista, después de presionar este botón se creará una

nueva línea en blanco dentro de la lista de trabajos de mano de obra, usted

puede comenzar por incluir el código del trabajo o pasar a la columna

descripción para escribir la descripción del trabajo que desea incluir, ambas

columnas (código, descripción) son campos de auto-completación, lo que

quiere decir que a medida que usted escribe, el programa busca la mejor

concordancia para completar su escritura, usted también puede presionar la

tecla del símbolo de interrogación (?) para que el programa despliegue una

lista de opciones.

P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S

91

Cuando incluye un nuevo trabajo, usted puede elegir si desea cobrar por

tiempo trabajado o un precio fijo, si desea cobrar por tiempo, coloque en la

columna "Precio/Hora" el monto por hora que desea cobrar, luego complete

las columnas Horas y Minutos con el tiempo estimado del trabajo, el

programa calculará el precio para ese trabajo. Si desea cobrar un precio fijo

solo debe dejar el "Precio/Hora" en cero al igual que las columnas Horas y

Minutos, entonces, el programa le permitirá ingresar un precio en la columna

de Precio.

Función de los botones:

El primer botón, sirve para incluir un nuevo trabajo de mano de obra en la

lista.

El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar.

El tercer botón, despliega el asistente de mano de obra.

El tercer botón, abre el asistente de pintura.

Este botón sirve para actualizar los precios y los tiempos de los trabajos de

mano de obra si estos han cambiado en la ficha de Trabajos de mano de obra,

de esta forma si un usuario cambiar precios o tiempos en alguno de los

trabajos de mano de obra desde el módulo de trabajos de mano de obra, al

presionar este botón los precios y los tiempos de trabajos para este paquete

serán actualizados.

Pestaña Partes

Funciona de la misma manera que la pestaña de mano de obra, pero en este

caso los ítems que se incluyen son las partes o repuestos necesarios para este

paquete.

P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S

92

Función de los botones:

El primer botón, sirve para incluir una nueva parte en la lista.

El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar.

El tercer botón, abre el asistente de selección de partes.

Este botón sirve para actualizar los precios de las partes si estos han cambiado

en el inventario o en la ficha de partes de no inventario, de esta forma si un

usuario cambiar precios en alguno ítems desde el módulo de inventario, al

presionar este botón los precios de las partes para este paquete serán

actualizados.

Tipo de precio aplicado:

Esta es una lista desde donde se puede elegir qué tipo de precio queremos que

sea tomado para las partes de inventario, el usuario puede cambiar esta

propiedad si posee el privilegio de "Cambiar el tipo de precio de partes de

inventario".

Pestaña Externos

En esta última pestaña se introducen todos aquellos trabajos que no se hacen

dentro del taller, es decir, estos son trabajos que se hacen de forma externa o

se subcontrata. Esta pestaña también puede ser usada para colocar otros

cargos asociados al paquete como por ejemplo, cargos por desperdicios

(desechar aceites, cauchos, etc.).

M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S

93

Marcas y Modelos de Marcas y Modelos de VehículosVehículos

or medio de este módulo usted puede mantener actualizadas las bases

de datos de las marcas o modelos de vehículos. AutoSoft Taller trae

preinstaladas más de 317 marcas de vehículos y más de 141.500

modelos algunos con sus respectivos tipos de motores, sin embargo, existen

diferentes marcas, modelos en cada país y cada día la lista de modelos

aumenta, la flexibilidad de la aplicación te permite modificar, incluir y

eliminar marcas y modelos para adaptar esta base de datos a sus necesidades,

además cuenta con un valioso sistema y actualización de marcas y modelos a

través de archivos que son publicados gratuitamente en la sección de

descargas de nuestra página web.

Es importante resaltar que el proceso de inclusión de marcas y modelos

también puede realizarse sobre la marcha, durante el uso productivo de la

aplicación desde el módulo de Vehículos, en el momento de la creación o

asignación del vehículo al propietario, desde un presupuesto o factura o desde

el modulo de Cliente.

Al igual que en los otros módulos, la inclusión, eliminación y guardado de

marcas y modelos, puede realizarse mediante los botones de la barra de

navegación. Si desea ver la lista de todas las marcas, pulse sobre el icono lista

.

Recuerde que si desea incluir modelos a una marca específica, deberá primero

localizar y seleccionar la marca de la lista y luego pulsar sobre el botón

Nuevo Modelo , el cual se encuentra dentro de la ficha de Marcas y

Modelos de Vehículos.

Es importante delegar la creación y actualización de marcas, modelos y

motores a una persona con cierta jerarquía en la empresa y conocimientos de

esta área, para evitar la duplicación o ingreso erróneo de datos. También es

recomendable establecer estándares para los modelos de los vehículos, en

relación a las características que serán incluidas en el nombre o descripción

del mismo o si así lo desea, simplemente continúe el mismo patrón ya

presente en la base de datos de AutoSoft Taller.

El seguir un orden en el ingreso y actualización de la base de datos de Marcas

y Modelos de Vehículos, contribuirá a mantener una organización y fácil

ubicación del modelo de vehículo necesitado.

P

CAPITULO

14

M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S

94

Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de actualización

Usted puede actualizar las marcas y modelos de su programa utilizando

archivos de actualización que normalmente son publicados en la sección de

descarga de nuestra página web (www.AutoSoftShop.com).

Usted podrá identificar los archivos de actualización de marcas y modelos,

porque éstos poseen la extensión (.amu).

Después de descargar un archivo de actualización a su computadora, usted

puede presionar el botón "Actualizar marcas y modelos" que encontrará en la

parte inferior central de la ventana de marcas y modelos de vehículos.

Luego de presionar este botón usted deberá localizar el archivo de

actualización en su disco duro.

M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S

95

Después de hacer esto, el programa comenzará automáticamente a importar

todas las marcas y modelos de vehículos que no existan en su base de datos

actual, podrá observar una pequeña ventana de diálogo como una barra de

progreso que le indicará que el programa está realizando la actualización, no

interrumpa este proceso, espere hasta que el programa concluya la

actualización.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

96

PresupuestosPresupuestos de de ReparaciónReparación

a elaboración de Presupuestos en un taller es uno de los procesos más

delicados y tediosos, por esto AutoSoft Taller contiene poderosas

herramientas que permiten agilizar la creación de estos.

Una vez que se ha pulsado sobre el icono Presupuestos de Reparación

existente en la sección de Ventas del menú lateral o en el Navegador, se abre

la ventana mostrando la pestaña Principal del módulo de Presupuestos de

reparación.

En la parte superior de la ventana, podrá apreciar los campos de búsquedas, a

los cuales hay acceso desde cualquier pestaña. Todas las búsquedas son

realizadas por coincidencias parciales de caracteres, como fue explicado

anteriormente. También puede realizar búsquedas navegando entre los

registros, para lo cual se ofrece la posibilidad de ocultar los Presupuestos

Anulados, Perdida Total y/o Facturados, haciendo la selección

correspondiente y ahorrar tiempo al solo ver los presupuestos activos.

Para crear un presupuesto Nuevo, solo debe pulsar sobre el botón nuevo

en la barra de navegación. Inmediatamente se abrirá la ventana "Selector de

Cliente y Vehículo", desde esta ventana el usuario podrá buscar al cliente y

seleccionar su vehículo, también podrá crear o modificar un cliente y/o su

vehículo.

Selector de Cliente y Vehículo

AutoSoft Taller le provee al usuario la versatilidad de poder seleccionar de

manera rápida al cliente y su vehículo, el selector de cliente y vehículo le da

la opción de poder buscar por medio de tres campos claves como son,

documento de identificación personal, nombre del cliente o la matrícula del

vehículo, estos campos actúan como buscadores calientes, esto quiere decir

que a medida que el usuario escribe en alguno de ellos, el programa

automáticamente va descartando todos aquellos registros que no cumplan con

los parámetros de búsqueda que el usuario escribe, dejando visible sólo

aquellos clientes y/o vehículos que concuerden con la búsqueda.

Además de contar con éstos tres campos de búsqueda, también el usuario

puede activar el filtro de "Cliente Tipo", seleccionando alguno de los tipo de

cliente el usuario podrá ver sólo aquellos tipos de clientes que esté interesado

en buscar.

L

CAPITULO

15

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

97

Por último, también se puede filtrar para que el programa sólo muestre los

clientes que tienen relacionado al menos un vehículo, de modo que aquellos

clientes a los cuales no se les puede crear un presupuesto porque no tienen un

vehículo asignado, no aparezcan en la lista. Esta opción viene seleccionada

predeterminadamente.

Añadir un Cliente y su Vehículo – F5

Si el cliente que usted está buscando no existe en su base de datos por ser

primera vez que acude a su negocio, usted puede incluirlo fácil y

rápidamente, presione el botón "Añadir un Cliente y su Vehículo" o la tecla

F5, la ventana "Edición de cliente" se abrirá para que usted pueda incluir los

datos del cliente, puede referirse al Capítulo 5 de este manual para los

detalles.

Inmediatamente después de incluir el nuevo cliente se abrirá la ventana

"Edición de vehículo" en ella podrá incluir el vehículo del cliente

previamente creado, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.

Modificar cliente – F6

Si encuentra el cliente en la lista pero necesita modificarlo, puede presionar el

botón "Modificar cliente" o la tecla F6, de igual manera se abrirá la ventana

"Edición de cliente", mostrándole los datos del cliente los cuales usted podrá

modificar.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

98

Añadir un nuevo vehículo – F7

Si el cliente existe pero es otro vehículo que nunca antes había estado en su

taller, podrá añadir el nuevo vehículo al registro del cliente, primero

seleccione el cliente de la lista y posteriormente presione el botón "Añadir un

nuevo vehículo" o la tecla F7, esto abrirá la ventana "Edición de vehículo"

con todos los campos en blanco de modo que usted pueda colocar los datos

del nuevo vehículo, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.

Modificar vehículo – F8 Si tanto el cliente como el vehículo existen en su base de datos pero desea

modificar los datos del vehículo, podrá hacerlo presionando el botón

"Modificar vehículo" o la tecla F8, esto abrirá la ventana "Edición de

vehículo" con todos los datos del vehículo seleccionado para que usted pueda

modificarlos, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.

Creación del un presupuesto

Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, en este caso,

usted deberá colocar la matrícula del vehículo directamente en la pestaña

principal.

Al introducir la matrícula correspondiente al vehículo que desea crearle el

presupuesto, toda la información existente sobre el vehículo, incluso los datos

del cliente son traídos al presupuesto, si lo desea puede proceder a Guardar

los datos en este instante.

La fecha del presupuesto no es editable. Usted solamente podrá cambiar la

fecha del Presupuesto si posee el privilegio de Modificar Campos Especiales.

Si usted está comenzando a utilizar el programa la primera vez, y es el primer

presupuesto que usted crea, el campo "Número" que corresponde al número

del presupuesto, quedará vacío, usted deberá colocar el número de

presupuesto por el cual desea comenzar, dado que, el programa partiendo de

este primer número de presupuesto comenzará a incrementarlo cada vez que

usted cree un nuevo presupuesto, es importante destacar que este número no

se puede repetir.

Cada una de las pestañas presentes en el módulo de Presupuestos de

Reparación, le permiten acceder a las áreas que componen cada presupuesto,

para el ingreso de los datos correspondientes. Podemos distinguir las

siguientes pestañas:

✓ Principal

✓ Detalles

✓ Mano de Obra

El campo de matricula

que está en la pestaña

principal funciona

mediante Auto

completación y no se

permite crear

Presupuestos sin haber

incluido la matrícula del

vehículo.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

99

✓ Partes

✓ Externos

✓ Aparte

✓ Fotografías

Si desea cambiar el tamaño de la ventana de presupuestos, basta con ubicar en

cursor en alguna de las esquinas de dicha ventana. Aparecerá una doble fecha

que indicará que pulsando en ese sitio podrá ajustar el tamaño de la ventana a

su gusto o comodidad. Esta alternativa es válida en la mayoría de las ventanas

de AutoSoft Taller.

Seguidamente procederemos a ver la función y utilización de cada pestaña en

el Presupuesto de Reparaciones.

Pestaña Principal

Reúne toda la información del Vehículo y del Cliente. El número de

Presupuesto es asignado automáticamente al igual que la fecha y hora de la

creación del mismo, pero pueden ser modificados si se tienen el privilegio de

“Modificar Campos Especiales”.

Los campos editables en esta pestaña son: el Odómetro, donde puede ingresar

el recorrido del vehículo y especificar la unidad de medida en Kilómetros

(Km.) o Millas (Mi), la empresa de seguros (Seguro/Empresa) emisora de la

póliza que cubre dicho vehículo, el Productor o corredor de la empresa de

seguros y el Número de la póliza.

Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo

Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos al principio de

este capítulo.

Botón Agregar un paquete, servicio o reparación

Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los

paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

100

El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear

la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en

esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las

teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el

código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo

se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así

como el tiempo estimado de trabajo.

Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de

mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente

si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa

extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que

estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los

precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que

corresponda aquellos precios que usted no desea que se actualicen.

Volviendo a la pestaña principal del presupuesto en la parte inferior dentro de

la pestaña, encontrará 4 botones:

El botón para Anular Presupuestos, el de Pérdida Total utilizado cuando la

empresa de seguros decreta al vehículo como irreparable, el botón Facturar

que le abrirá una nueva ventana con todos los datos del vehículos existentes

en el presupuesto directamente en el módulo de Facturas de Reparación, y

por último el botón Sin Orden, para marcar cuando se reciba la orden de

reparación por parte del cliente o la aseguradora, según sea el caso. Al pulsar

sobre este último botón, la aplicación registrará la fecha y la hora en que es

recibida o activada la orden de reparación del vehículo.

En la parte inferior de esta pestaña, encontrará tres cajas de chequeo (Ocultar

anulados, Ocultar pérdida total y Ocultar facturados) al marcar algunas de

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

101

estas cajas se ocultará los presupuestos a los cuales haga referencia, por

ejemplo si se marca la caja "Ocultar facturados" todos aquellos presupuestos

que ya estén facturados dejarán de ser visibles incluso en las búsquedas, el

objetivo de esto es que el usuario pueda moverse entre cada presupuesto

filtrando todos aquellos que no sean de su interés.

La siguiente figura muestra únicamente la pestaña Principal con su

contenido.

Pestaña Detalles

Pulsando sobre la pestaña Detalles se tiene acceso a los totales y otros datos

relacionados con el Presupuesto, como el número de siniestro, observaciones,

ajustes, descuento y datos opcionales.

Debido a que AutoSoft Taller también puede ser usado en talleres que tienen

relación de trabajo con las empresas aseguradoras, este solicita datos como el

número de Siniestro, Ajustador y Deducible, así como otros datos

relacionados directamente con el ámbito de los seguros. Sin embargo, esta

información puede dejarse en blanco si el trabajo a realizar no está amparado

por una póliza de seguros o el vehículo en proceso de reparación, no está

cubierto por ninguna póliza.

Esta estrecha relación con las empresas de seguros, trae como consecuencia

de que en algunos países la figura del perito o ajustador, cumpla un papel

muy importante en la elaboración y resultado final del presupuesto. Es por

ello que han sido considerados campos como el de SubTotal Ajustado y

funciones como Aplicar Ajustes, las cuales representarían el resultado de la

modificación final del precio, según lo acordado con el representante de la

empresa de seguros.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

102

La figura siguiente muestra la ventana de Presupuestos de Reparación con la

pestaña Detalles activada.

El campo Elaborado Por es automáticamente llenado por la aplicación,

tomando la información del nombre del usuario en sesión al elaborarse el

presupuesto, sin embargo el contenido puede ser modificado en cualquier

momento.

Número de Siniestro, este es el número que la aseguradora asignó al caso.

Los campos de Ajustador y Cotizado en, son de tipo auto completación, usted

podrá incluir aquí, el nombre del perito o ajustador de la empresa de seguros

y el nombre de cualquiera de los proveedores al cual se le solicita cotización

para la reparación. Estos tres datos son opcionales y no existe ningún tipo de

restricción por parte de la aplicación, condicionado a su llenado.

AutoSoft Taller posee además un módulo para controlar el avance de cada

vehículo dentro del proceso de producción del taller. En la elaboración de

presupuestos, se pueden marcar las opciones que se aplicarán a cada

reparación, para que la aplicación pueda dar estimaciones del porcentaje

reparado de cada vehículo o status del vehículo. Marque los elementos que

aplican para el control de status en el cuadro e ingrese cualquier observación

relevante en el área destinada para esto. Más adelante la función y utilización

de este módulo será explicado con detalle.

En la pestaña Detalles del módulo de Presupuestos de Reparación existen 3

botones en la parte inferior, debajo del campo de observaciones.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

103

Permite imprimir la Orden de Trabajo directamente desde el

módulo de Presupuestos de Reparación. Se cargará primero la vista previa de

la orden de trabajo desde la cual el usuario puede imprimir la orden o enviarla

por correo electrónico, también tendrá la opción de exportar la orden a

distintos formatos de archivo.

Permite acceder al Reporte de Ganancias y visualizar en

detalle, los costos y precios de Mano de Obras, Partes y Trabajos Externos,

que determinan la ganancia o pérdida reflejada en el presupuesto. Esta es una

herramienta de valor incalculable ya que le permite consultar este reporte

durante la realización del presupuesto, para que usted tenga la información

y realice los ajustes necesarios para alcanzar la utilidad deseada en cada

trabajo, antes de someterlo a consideración del cliente. Más adelante este

reporte será abordado con más detenimiento.

Abre el historial del vehículo mostrando

predeterminadamente los últimos 365 días de historial del vehículo al cual se

le está haciendo el presupuesto.

Historial de Vehículos El historial de vehículos, es un resumen de todos los presupuestos y facturas

que han sido elaborados para un determinado vehículo.

Este pequeño módulo tiene un gran valor y puede ser accesado desde otros

módulos como por ejemplo, la ficha de vehículos, el módulo de presupuestos

de reparación, el módulo de facturas de reparación o simplemente desde el

menú "Reportes". Si accesa desde cualquier otro módulo este le mostrará al

en primer lugar los datos del cliente dueño del vehículo que estén siendo

objeto de la edición de un presupuesto o factura o sencillamente del vehículo

o cliente que está activo en la pantalla, pero si accesa desde el menú

"Reportes" primero se le solicitará que seleccione el vehículo de una lista.

El historial del vehículo consta de cuatro secciones. La primera sección, en la

parte superior encontrará un botón "Establecer Nuevo Rango" que al

presionarlo usted podrá establecer el rango de tiempo que usted desea que se

muestre en el historial. La segunda sección (Cliente) le muestra los datos del

cliente dueño del vehículo. La tercera sección (Vehículo) le permite

seleccionar de una lista el vehículo, en caso que el cliente tenga más de un

vehículo en su haber. En la cuarta sección, podrá observar tres pestañas

(Presupuestos, Facturas, Resume) las primeras dos pestañas le mostrará una

lista de presupuesto y facturas registradas para el vehículo seleccionado, la

última pestaña "Resumen" le dará entonces un resumen de totales para todos

los presupuestos y facturas registradas al vehículo seleccionado.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

104

Conversión de Monedas

Pulsando el icono presente al lado derecho del “Total Final” u otros

campos totales, se tiene acceso a un modulo de Conversión de Monedas.

El modulo de Conversión de Monedas trae el Euro como moneda base, pero

usted puede cambiar la moneda base según su país. Para esto seleccione la

moneda de su país en el campo Moneda como se muestra en la figura

anterior. Utilice esta función si desea conocer en diferentes monedas, el

monto desde donde se accedió al modulo o cualquier monto que ingrese en el

campo Convertir cuya equivalencia necesita saber en otra moneda. Si desea

cambiar la rata o tasa de cambio de alguna moneda, simplemente presione el

botón para abrir la ventana del Editor de Registros de la Aplicación,

elija la moneda cuya tasa desea cambiar, pulse Editar Valor, coloque el valor

de cambio con respecto a €1, presione OK y cierre la ventana.

Descuento imponible y no imponible Esta caja debe ser marcada si se desea que el valor del descuento se incluya

dentro del cálculo del impuesto. Esto dependerá de la legislación para

cálculos de impuestos vigente en su país, para dar una idea más detallada de

cómo esto influye en el cálculo del impuesto y en el total final, daremos un

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

105

ejemplo práctico: supongamos que usted tiene un presupuesto que sumando

los trabajos de mano de obra y las partes da un total de $600, el porcentaje de

impuesto vigente es del 15% y usted le dará un descuento de $20 a su cliente,

debajo mostraremos una tabla con la diferencia entre ambos cálculos por un

lado con el descuento imponible y por otro con el descuento no imponible.

Descuento Imponible Descuento No Imponible Formulas:

IMPUESTO = (Sub-Total – Descuento) * 0.15

TOTAL = Sub-Total – Descuento + Impuesto

Calculo:

IMPUESTO = ($600 - $20) * 0.15

IMPUESTO = $87

TOTAL = $600 - $20 + $87

TOTAL = $667

Formulas:

IMPUESTO = Sub-Total * 0.15

TOTAL = Sub-Total + Impuesto – Descuento

Calculo:

IMPUESTO = $600 * 0.15

IMPUESTO = $90

TOTAL = $600 + 90 - $20

TOTAL = $670

Como podrá observar hay una diferencia considerable, predeterminadamente

el programa mantienen los descuentos dentro del cálculo del impuesto, es

decir la caja de descuento imponible viene marcada predeterminadamente,

debe tener cuidado con este aspecto si en su país los descuentos no deben ser

incluidos en el cálculo del impuesto, entonces debe desmarcar esta caja cada

vez que elabore un presupuesto o factura.

Es importante mencionar que el campo denominado Deducible se refiere al

monto deducible de la póliza, en otras palabras, un monto no cubierto por la

empresa aseguradora y que por lo general debe ser pagado por el propietario

del vehículo, este monto debe ser restado de la factura final para que coincida

con el monto de la orden de reparación autorizada por la empresa

aseguradora.

Pestaña Mano de Obra

Pulse sobre la pestaña Mano de Obra, la cual inicialmente estará en color

rojo indicando que no se ha introducido ningún dato en la misma, para

proceder a la introducción de las Manos de Obra o Servicios en el

presupuesto. La ventana lucirá similar a la siguiente:

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

106

Cada vez que se desee introducir una línea de mano de obra, deberá pulsar

sobre el icono Incluir dentro de la ventana de presupuestos, o si ya lo

hizo y termino de editar una línea, basta con pulsar la tecla ↓ para que sea

creada automáticamente una nueva línea. Si por el contrario se desea

Eliminar una línea de Mano de Obra, se deberá pulsar sobre el icono

respectivo.

Como se menciono en el capítulo dedicado a las fichas de Trabajos de Mano

de Obra, AutoSoft Taller trae cargadas más de 2400 descripciones de mano

de obra codificadas, las cuales usted puede utilizar y/o modificar para adaptar

a su empresa.

Para ingresar una mano de obra seleccionándola desde las fichas existente,

ubíquese sobre el campo Código o el campo Descripción y presione las teclas

Shift y ? simultáneamente, seleccione el registro deseado y presione Enter

para que el registro sea ingresado en el presupuesto. Para avanzar entre los

campos utilice la tecla Tab.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

107

A medida que usted va usando la aplicación, se irá alimentando más la base

de datos, de descripciones “estándares” de trabajos de mano de obra y

servicios. El uso de las teclas calientes Shift y ? para la introducción de

registros seleccionados desde las fichas, es especialmente útil para agilizar la

transcripción de los trabajos de mano de obra y así realizar los presupuestos

de manera eficaz.

Si el ingreso de la descripción de Mano de Obra es realizado de manera

manual, al introducirse descripciones que ya han sido incluidas en las fichas

de Mano de Obra, la aplicación automáticamente auto completa el campo a

medida que usted escribe.

En AutoSoft Taller, existe un menú en el cual hay información adicional del

ítem y se pueden realizar algunos ajustes. Para acceder a este menú, ubique el

cursor sobre la línea que contiene el dato en cuestión y presione el botón

derecho del ratón. Desde este menú, entre otras cosas, podemos realizar la

Asignación de Trabajos de Mano de Obra, directamente desde la pestaña

Mano de Obra en el Prepuesto de Reparación.

Si usted no cobra por tiempo, usted puede dejar las columnas de precio/hora,

horas y minuto en cero (0) y colocar el precio directamente en la columna de

precio.

Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i)

Ubicando el cursor sobre alguna de las líneas de mano de obra y pulsando

(ctrl.-i), podrá acceder a la ventana de detalles de Mano de Obra, donde podrá

especificar el porcentaje de descuento o el porcentaje del impuesto,

predeterminadamente la aplicación establece como impuesto el porcentaje

establecido por el usuario en el modulo de datos del taller, en el campo de

impuesto de mano de obra, en la siguiente figura se puede apreciar como luce

esta ventana.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

108

Asignación del Trabajo de Mano de Obra (Ctrl+m)

Desde la pestaña Mano de Obra en AutoSoft Taller, se puede realizar la

Asignación del Trabajo de Mano de Obra, abriendo el menú de información

y ajuste con el botón derecho del ratón. Este menú muestra datos y permite

diferentes ajustes, dependiendo del módulo desde donde es abierto.

Presione Ctrl+M – Asignación del trabajo en el menú, y se abrirá la siguiente

ventana.

Es muy importante

recordar, que si el

usuario tiene asignado

el privilegio de Añadir

Nuevos Trabajos y

Partes Externamente,

cada vez que se

introduzca una

descripción de mano de

obra que no esté en la

ficha de trabajos de

mano de obra, la

aplicación preguntará si

se desea incluir dicha

descripción. Queda a

criterio del usuario

decidir si la descripción

introducida merece o

sería conveniente

incluirla en la tabla de

Trabajos de Mano de

Obra.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

109

Seleccione de la lista del personal previamente ingresado en las fichas de

Personal de Mano de Obra (Personal MO), la o las personas que realizaran

dicho trabajo y presione el botón Asignar, seguidamente ingrese el Costo por

Hora y el tiempo estimado Horas y Minutos para realizar dicha labor.

Usted notara el cambio en el monto del campo Ganancia una vez que se

asigna y se ingresa la información de costo y tiempo de una labor.

Cabe destacar que la manera de utilizar esta función, dependerá del tipo de

relación laboral, existente entre la empresa y su personal. Si la empresa paga

un salario a su personal, esta función le servirá solo para asignar los trabajos

de mano de obra a su personal y que esto salga reflejado en la Orden de

Trabajo impresa. Pero si usted paga a su personal por cada labor que realiza,

(destajo), esta función le será de más utilidad ya que por cada trabajo

realizado en su taller, usted cargara un costo específico por Mano de Obra, y

de esta manera, obtendrá un resultado más exacto al momento de calcular el

Reporte de Ganancias.

Además, cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra,

se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha

asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha

cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos.

Si su personal cobra salario, entonces ingrese “0” en el campo Costo por

Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser

este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de

obra lo más preciso posible e ingréselo en el campo Otros Costos en el

Reporte de Ganancias, para así obtener en este reporte un resultado más

cercano a la realidad. Recuerde que la veracidad de la información ingresada,

incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las

Cuentas por Pagar.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

110

Si usted paga a su personal un monto fijo por cada reparación que ellos

realizan, es decir usted no paga por el tiempo que se demore el terminar la

reparación si no por la reparación en si, entonces, debe dejar la columna

"Costo por hora", “Horas” y “Minutos” en cero, de este modo el programa le

permitirá editar la columna “Total a pagar” para que usted coloque el total

directamente en esta columna.

Una vez ingresados los datos de costo y tiempo, presione OK, ubíquese en el

siguiente registro y repita la operación para la Asignación de los Trabajos de

Mano de Obra de cada labor presente en el presupuesto. La asignación de

estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento.

Continuando con el ingreso de Mano de Obra, recuerde que al ubicarse bien

sea en el campo Código o Descripción, a medida que va escribiendo, puede

pulsar las teclas calientes Shift + ?, para ver un listado de las coincidencias

más cercanas a la cadena de texto ingresada.

En la siguiente figura, el usuario inició la introducción de la descripción

colocando “Pintar Par”. Una vez hecho esto, pulsó sobre las teclas Shift + ?

simultáneamente, para desplegar la lista de las descripciones de mano de obra

que inician en “Pintar Par”. AutoSoft Taller filtra esta información y

solamente muestra las descripciones que coinciden, de tal forma que usted

pueda seleccionar más rápidamente, cual es la descripción de mano de obra

que desea ingresar.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

111

Una vez que seleccione la descripción que busca, presione Enter y movilícese

hacia los demás campos de esa misma línea, utilizando la tecla Tab como se

menciono anteriormente.

De esta manera podrá crear extensos presupuestos en tan sólo minutos, esta es

una herramienta útil que permite el filtrado de los datos, ya que solamente

muestra las opciones disponibles según la cantidad de letras coincidentes

introducidas, reduciendo a cero el margen para errores de trascripción. En la

ventana anterior, puede apreciarse que fueron incluidos registros de los

trabajos de mano de obra de la tabla maestra, sin necesidad de transcribir

nuevamente toda la descripción. Así se logra no sólo estandarizar labores,

sino también agilizar increíblemente la elaboración de extensos presupuestos

con labores que generalmente son repetitivas y constantes.

A pesar de que la Mano de Obra está basada en la información existente en

las fichas de Trabajos de Mano de Obra, esto no significa que no podamos

incluir descripciones de Trabajos de Mano de Obra nuevas, cada vez que sea

necesario, y decidir si estas deben ser incluidas o no en la fichas, para su uso

posterior, cuando sea requerida dicha descripción de Mano de Obra.

Por ejemplo, si se posee el privilegio de Añadir Nuevos Trabajos y Partes

Externamente y se introduce “Revisar Niveles de Fluidos” en la descripción,

AutoSoft Taller busca en las fichas de Trabajos de Mano de Obra para

verificar si dicha descripción existe.

De no ser así, la aplicación despliega un mensaje preguntando si desea

agregar una nueva Mano de Obra en las fichas de Trabajos de Mano de

Obra.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

112

Si responde afirmativamente, se abrirá una ventana como la siguiente.

Ingrese el Código y demás datos referentes a la nueva mano de obra y

presione OK, a partir de ese momento, la descripción “Revisar Niveles de

Fluidos” existirá en la ficha de Trabajos de Mano de Obra (Trabajos de

MO) y por consiguiente, estará disponible en la lista de selección, además se

auto completará mientras se transcribe. De esta manera usted podrá crear

registros de Trabajos de Mano de Obra a medida que realiza presupuestos sin

pérdida de tiempo.

Asistente de Trabajos de Mano de Obra

Es una herramienta bastante útil para buscar y seleccionar los trabajos de

mano de obra, usted puede ubicar el cursor sobre la columna de código o la

columna de descripción y comenzar a escribir el código o la descripción que

está buscando, el programa automáticamente ordenara la lista por el campo

seleccionado y comenzara a buscar según las letras que usted este escribiendo

el código o la descripción que mejor concuerde, este proceso se llama

“Búsqueda Incremental por teclado” y en la parte superior de la ventana

verá las teclas que usted ha presionado. En la parte inferior tendrá los detalles

del trabajo y el tiempo estimado.

Seleccione el trabajo de MO y presione el botón OK para que sea incluido en

el presupuesto.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

113

Asistente de Pintura AutoSoft Taller ofrece en la pestaña Mano de Obra, un Asistente para los

trabajos de pintura, el cual le permite seleccionar directamente de una gráfica

las partes del vehículo que se van a presupuestar para trabajos de pintura y

automáticamente ingresa esta información en el presupuesto.

Esta herramienta también contribuye enormemente para la rápida creación de

presupuestos, a la vez que permite separar de una manera segura, cada una de

las partes a ser pintadas.

En las siguientes figuras se muestra un ejemplo de la utilidad del asistente de

mano de obra de pintura.

Una vez marcadas en el asistente de pintura las piezas a pintar, al presionar

OK se cierra al Asistente de Pintura y los respectivos trabajos de manos de

Los códigos y

descripciones que la

aplicación usa para el

asistente de pintura,

también se encuentran

en la ficha de trabajos

MO en los primeros 30

registros y estos pueden

ser variados a criterio

del usuario, por ejemplo

si desea asignarle otro

código o una

descripción más acorde

con el nombre que en su

país se le da a la parte a

pintar, localice el

trabajo de MO en la

ficha y modifique la

descripción, además

puede agregarle el

tiempo y costo de la

mano de obra.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

114

obra de las piezas seleccionadas, se agregan al presupuesto tal como se puede

apreciarse en la figura de la siguiente página.

Recuerde que los códigos y descripciones existentes de trabajos de mano de

obra del asistente de pintura, pueden ser variados por el usuario pero NO

pueden ser eliminados. Puedes ingresar los precios y tiempos de los trabajos

de mano de obra por pintura desde el presupuesto si no los has establecido

con anterioridad desde la ficha de MO movilizándose con la tecla Tab.

Usted puede realizar búsquedas en cualquier momento, utilizando los campos

ubicados en la parte superior de la ventana de presupuestos. Dichos campos

de búsquedas están visibles en todas las pestañas, razón por la cual puede

realizar búsquedas mientras visualiza la pestaña que más le interese.

Pestaña Partes

En la pestaña Partes en el módulo de Presupuestos de Reparación, usted

puede realizar la inclusión de las refacciones involucradas en el trabajo a

realizar al vehículo. Para ello, cada vez que se desee incluir un repuesto, debe

pulsar como ya es costumbre, en el icono Incluir que está en la parte

inferior izquierda de la lista.

Igualmente, si desea eliminar alguna parte, debe ubicarse en la línea a

eliminar y pulsar sobre el icono Eliminar .

El título de la pestaña de partes estará en color rojo cuando no se han incluido

partes.

Recuerde que si usted

cobre un precio fijo sin

importar el tiempo que

demore el trabajo, usted

puede dejar las

columnas de

Precio/hora, Horas y

Minutos en cero (0), y

el programa le permitirá

colocar el precio total

en la columna de precio.

Es muy importante

recordar, que si el

usuario tiene asignado

el Añadir Nuevos

Trabajos y Partes

Externamente, cada vez

que se introduzca una

descripción de repuesto

que no esté en las

fichas, la aplicación

preguntará si se desea

incluir dicha

descripción. Queda a

criterio del usuario

decidir si la descripción

introducida merece o

sería conveniente

tenerla en las fichas de

Partes. Por otra parte,

cada repuesto que es

incluido en las fichas de

partes, podrá ser

escogido o introducido

mediante auto

completación mientras

se introducen partes en

el campo de descripción

de de estos.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

115

La siguiente figura muestra la pestaña Partes del módulo de Presupuestos de

Reparación.

Asistente de Partes

En esta pestaña existe un asistente de partes que le permite seleccionar de

manera rápida las partes o refacciones que desea incluir en su presupuesto. Al

abrir el Asistente de Partes, la aplicación le solicitará que elija entre dos tipos

de partes: De Inventario o de No Inventario.

Si selecciona Inventario, AutoSoft Taller le mostrará la ventana de Partes de

Inventario para que seleccione el o las partes que desea incluir en el

presupuesto.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

116

Marque las partes y presione OK para que la información de estas, sea

incluida en la pestaña Partes. Si el repuesto deseado no se ha agregado al

inventario, pulse el botón cancelar, cree una nueva línea de repuesto,

introduzca la descripción de venta del repuesto y presione “Tab”, la

aplicación le informará que dicha descripción no existe y le dará la opción de

incluir uno nuevo, seleccione nuevo repuesto de inventario y complete la

información.

Si selecciona No Inventario, la aplicación le mostrará una tabla con la lista de

todas las partes de no inventario que existen en las fichas Partes de No

Inventario. Esta opción es sumamente útil, especialmente en aquellos talleres

que no manejan inventario de partes.

Recuerde que los partes de no inventario también son incluidos en los

presupuestos mediante auto completación, esta función está presente en la

descripción del repuesto.

La figura siguiente muestra la ventana de Partes de No Inventario del

Asistente de Partes.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

117

La lista de la izquierda, muestra las partes disponibles, mientras que en la

derecha se muestran las partes seleccionados y que serán incluidos en el

presupuesto.

Puede seleccionar las partes de no inventario utilizando cualquiera de estos 3

procedimientos:

• Haciendo doble click sobre cada repuesto (uno por uno).

• Seleccionando varios partes a la vez (manteniendo la tecla

Shift o la tecla Ctrl presionada mientras selecciona) y

posteriormente pulsando sobre el botón de traslado (> o <).

• Seleccionando uno o más partes y arrastrar y soltar, es decir,

pulsar sobre los partes seleccionados sin soltar el botón

izquierdo del ratón y arrastrar la selección hacia la parte de

Partes Seleccionados o viceversa.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de partes seleccionados.

Después de seleccionar las partes pulse OK y estas aparecerán

automáticamente en la pestaña Partes en el Presupuesto. Una vez ahí, usted

puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

118

Recuerde que desde esta pestaña también tiene acceso al menú de

información y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el ítem del

que se desea más información y después presionando el botón derecho del

ratón.

Entre otras cosas, desde este menú podrá seleccionar el tamaño óptimo de las

columnas, agregar o eliminar elementos, ver la ficha de detalles, ver el costo,

descuento e impuesto.

En la siguiente secuencia de gráficos, podrá ver la pestaña Partes después de

ingresados los partes de no inventario y posteriormente con el menú de

información y ajustes desplegado.

Recuerde que usted puede seleccionar e ingresar partes tanto de inventario

como de no inventario en el presupuesto, en cualquier momento durante el

proceso de creación del presupuesto, hasta que este sea Factura.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

119

Varíe el tamaño de cualquier columna para que la opción Tamaño optimo de

columnas esté disponible, la aplicación ajusta el tamaño de las columnas

según los datos presentes en estas, de la manera de permitirnos una mejor

visualización de los datos, aprovechando el ancho de la ventana, recuerde que

también puede mover de ubicación cualquier columna según su gusto.

Si por alguna circunstancia, alguna de las partes en el presupuesto esta exento

de impuesto, simplemente márquelo en la columna respectiva según se

demuestra en la siguiente figura.

Imprimir Solicitud de Cotización

La función de este botón es imprimir un listado de las partes de inventario de

no inventario o ambos, para ser enviada a los proveedores y solicitarles que

realicen una cotización de los mismos. Usted puede enviar directamente la

solicitud de cotización (lista de partes) a su proveedor por e-mail, exportarlo a

cualquiera de los formatos electrónicos que ofrece el programa o

sencillamente imprimirlo.

Cuando presiona este botón se abre una pequeña caja de dialogo,

solicitándole que seleccione si desea imprimir la solicitud de cotización solo

para los ítems de no inventario, solo los ítems de inventario o ambos. Tal

como se observa en la siguiente imagen.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

120

Tipo de Precio Aplicado (Solo para las partes de Inventario)

Seleccione de la lista el precio que aplica a la cotización según sea el caso,

(condiciones de ventas con el cliente, ofertas existentes, etc.), por ejemplo: si

selecciona Precio Predeterminado, la aplicación asignará a las partes de

inventario el precio que esté predeterminado en la ficha de cada uno de ellos,

esta opción es muy útil cuando las partes tienen asignados diferentes niveles

de precios. Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, la aplicación

ingresará el nivel de precios seleccionado para todas las partes sin tomar en

cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona Precio Variable,

la aplicación ingresará el precio máximo del repuesto pero le permitirá

ajustarlo a su gusto. Esta selección solamente funciona para las partes de

inventario.

Partes Suministradas por el Seguro o el Cliente

Si se presenta el caso en que algunas de las partes fueran suministrados por la

empresa aseguradora o el cliente, usted puede indicarle a la aplicación esta

situación, activando esta opción en la ventana de Detalles del ítem. Para esto

ubíquese en el ítem, presione el botón derecho del ratón y elija del menú de

información y ajustes la opción Detalles del ítem. Otra manera de abrir la

ventana de Detalles del ítem, es con las teclas calientes Ctrl + I presionadas

simultáneamente mientras está ubicado en el ítem susceptible del ajuste. Una

vez abierta la ventana de detalles del ítem, marque la opción y presione OK.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

121

En la Orden de Trabajo que será impresa para distribuir entre los operarios

y/o encargados del taller, se verá un recuadro negro junto a cada repuesto que

tenga esta opción marcada y que indica que la parte es suministrada por el

cliente o compañía de seguros, para que todos los involucrados en el proceso

tengan conocimiento de cuáles son las partes que no serán suministrados por

su empresa.

Al marcar esta opción, AutoSoft Taller marca o identifica con color amarillo

estos ítems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los cálculos

del presupuesto, ya que este es un repuesto que no será adquirido por su

taller.

Esta función es sumamente útil, sobre todo en aquellos países donde las

empresas de seguro tienen como política el suministro de las partes al taller.

También ayuda a mantener un control sobre aquellas partes que fueron o

serán suministrados por el cliente o la empresa aseguradora, para realizar y

mantener un seguimiento de estos.

La última columna de la pestaña de Partes es la referente a los Ajustes.

Ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusión de

precios que en algunos países sucede, entre los propietarios de los talleres y

los ajustadores o peritos de las empresas de seguro. Si algún Precio Total es

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

122

ajustado, deberá ingresar el mismo monto existente en el campo Precio Total,

en el campo Ajuste de las partes que no sean ajustados, para que el resultado

de la función Aplicar Ajustes en la pestaña Detalles y el total de Ajuste sean

correctos.

En la figura de la siguiente página se muestra el ajuste en solo los tres

primeras partes y el cuarto repuesto que no es ajustado, mantiene el mismo

precio.

Pestaña Externos

Puede que en alguna reparación existan ciertos trabajos que son realizados

fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo. En la pestaña

Externos, usted puede ingresar, modificar o eliminar dichos trabajos. El título

de esta pestaña cambia a color azul para indicar la presencia de trabajos

externos.

Todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al

final del mismo. También son indicados en la Orden de Trabajo.

Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos

y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de

información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del

ratón una vez ubicado sobre el registro. En esta pestaña también existe la

columna de Ajuste y la opción Exento de Impuestos para ser utilizadas en los

casos que sea necesario.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

123

Pestaña Aparte

La pestaña Aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al

vehículo, trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el

presupuesto de reparación, emitido para la empresa aseguradora, quizás

porque dichos trabajos no están cubiertos por la póliza de seguros o no se

desea realizar otro presupuesto adicional.

Esta pestaña esta dividida en una sección para el ingreso de Trabajos de

Mano de Obra y otra para el ingreso de los Partes, cada una posee su

respectivo asistente y funcionan similares a las pestañas de Mano de Obra y

Partes vistas anteriormente.

Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos

y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de

información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del

ratón una vez ubicado sobre cualquier ítem.

La aplicación NO toma

en cuenta los trabajos

de Mano de Obra ni las

Partes ingresados en la

pestaña Aparte, al

momento de Facturar el

Presupuesto. Usted debe

crear una nueva Factura

e ingresar en ella los

trabajos y/o partes

apartes solicitados por

el cliente para su

proceso de pago o

inclusión en Cuentas

por Cobrar.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

124

Como puede distinguirse en la figura, el titulo de la pestaña Aparte cambia a

color azul, para indicar la presencia de datos.

Es muy importante destacar que los trabajos incluidos en esta pestaña, no son

tomados en cuenta en el total del presupuesto pero si son listados en la Orden

de Trabajo del taller. Es decisión de su empresa el emitir o no una factura por

concepto de estos trabajos o partes. Los trabajos apartes tampoco son

incluidos en el cálculo del Reporte de Ganancias.

Usar los costos de las partes como insumo Si bien los ítems incluidos en la pestaña aparte, no son tomados en cuenta

para el reporte de ganancias, usted puede usar los costos de todas las partes

que haya incluido en la pestaña aparte para reflejar costos de insumos de la

reparación, que luego se reflejarán en el reporte de ganancias. Para hacerlo

debe marcar la caja de chequeo que está al final de la ventana y que tiene

como título "Utilizar los costos como costos de insumos de la reparación" en

color rojo. Tal como se aprecia en la siguiente figura.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

125

Pestaña Fotografías

La última pestaña del módulo de Presupuestos de Reparación, tiene que ver

con la inclusión de las fotografías del vehículo. AutoSoft Taller permite

incluir hasta un máximo de cuatro fotos, pero solamente se imprimirán en los

presupuestos y las facturas las primeras dos.

Al inicio aparecen cuatro pestañas y en el centro una X indicando que no hay

fotos incluidas. Pulse sobre el icono ubicado en la parte derecha , para

acceder a la ventana de ubicación de archivos fotográficos.

Usted también puede abrir la ventana de ubicación de archivos fotográficos,

pulsando el botón derecho del ratón encima del espacio de la fotografía.

Al pulsar sobre el botón localizado a la derecha de cada campo, la

aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo fotográfico que se

desea incluir en el presupuesto.

AutoSoft Taller genera en la instalación en el servidor, una carpeta

denominada Imágenes, cualquier archivo fotográfico que seleccione será

copiado automáticamente a esta carpeta con la intención de que todos los

archivos de imágenes y fotografías tales como el logotipo de la empresa, las

fotos de los partes de inventario y las fotografías de los vehículos estén

localizados en un mismo sitio y poderlos compartir en la red.

La primera vez que se utilice la aplicación para ubicar fotos, la búsqueda se

iniciará en el carpeta predeterminado por Windows®, pero a partir de ese

momento todas las fotos serán buscadas en la carpeta donde se seleccionó la

última vez.

Las fotos pueden estar

en cualquier ubicación

del disco el seleccionar

una foto el programa se

encargará de hacer una

copia del archivo y

colocarlo dentro de la

carpeta de imágenes del

programa en el disco

del servidor de lo

contrario la imagen no

será visualizada en las

estaciones clientes.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

126

Recuerde que por razones de espacio y velocidad, AutoSoft Taller no

almacena las fotos en los archivos de base de datos, solo guarda la ruta en la

que está ubicada, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado

o movido a otra carpeta en el disco duro, no podrá ser encontrada por la

aplicación.

Es buena costumbre nombrar los archivos que contienen las fotos del

vehículo, con un nombre que lo identifique con este, como por ejemplo el

número de matrícula del vehículo. Si son varias fotos, podrá colocar un

número incrementado para evitar la duplicidad de nombres de archivos, por

ejemplo: E 1234 ABC-1, E 1234 ABC-2 y así sucesivamente.

Una vez ubicados e ingresados los archivos de fotos, presione OK para que

las fotografías sean anexadas al presupuesto.

Del lado derecho de cada fotografía, encontrará también un botón para

eliminar la foto representado con una X roja y otro para imprimir, si presiona

el botón para imprimir se le presentará una vista preliminar del reporte con la

fotografía del vehículo. Tal como se muestra en la siguiente figura.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

127

También podría tomarse como una buena costumbre, el estandarizar la

identificación de las fotos (nombre físico del archivo), con el número del

presupuesto al que corresponden esas fotos. No existe una definición fija de

la manera como deben llamarse los archivos de imágenes que estarán

asociados a los presupuestos, pero siempre es recomendable utilizar nombres

que permitan ubicar y reconocer rápidamente, cada una de las fotos de los

vehículos.

Por último debemos hablar sobre el icono ubicado en la esquina superior

derecha del módulo. Este icono sirve para indicar al usuario si el vehículo

relacionado con el presupuesto, ha sido o no ingresado el taller. Este icono es

visible en todo momento desde el módulo de Presupuestos de Reparación.

Este tiene dos estados posibles:

En este estado, el icono indica que el vehículo no ha sido ingresado

al taller. Cuando el icono está en este estado, el usuario puede

pulsarlo para así darle ingreso al vehículo en el taller.

En este estado, el icono indica que el vehículo ha sido ingresado al

taller. A diferencia del estado anterior, una vez que el vehículo tiene

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

128

ingreso al taller este estado no es reversible, es decir el pulsar sobre el icono

no tendrá ningún efecto.

El ingreso del vehículo al taller también puede ser realizado en el módulo

Ordenes de Trabajo/Ingreso del Vehículo que analizaremos más adelante.

Con la utilización y aprovechamiento de las funciones del módulo de

Presupuestos de Reparación, AutoSoft Taller le brinda muchas ventajas que

le permiten la realización de extensos presupuestos, de una manera rápida,

sencilla y flexible. Este módulo le ayudará a mantener una buena

organización de su empresa, permitiéndole la posibilidad de centralizar toda

la información relacionada con el trabajo a realizar en determinado

vehículo, en un sólo lugar.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

129

FacturaFacturass de de ReparaciónReparación

L módulo de Facturas de Reparaciones, es muy similar al de

Presupuestos de Reparación, posee las mismas pestañas para

mantener una estandarización de las tareas y toda la información sobre

el trabajo realizado al vehículo en un solo módulo. Pero lógicamente posee

además la pestaña Pagos destinada para el ingreso de estos.

Al igual que el resto de los módulos, debe pulsar el icono Nuevo para

crear una factura nueva, automáticamente se abrirá la ventana para

seleccionar el cliente y el vehículo de la misma forma como explicamos en el

capítulo 15 referente a los presupuestos de reparación.

Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, e ingresar el

número del presupuesto que se desea facturar, utilice las teclas calientes Shift

+ ? cuando esté en el campo de presupuesto si desea ver una lista de los

presupuestos pendientes por facturar, presione Enter una vez ubicado el

presupuesto deseado y después Tab para que la aplicación se traiga los datos

del presupuesto ingresado, para que estos puedan ser visualizados y revisados

por el usuario. En la gráfica puede ver una factura lista para el ingreso del

número del presupuesto que se desea facturar, o de los datos si se desea

comenzar la factura desde cero.

E

CAPITULO

16

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

130

Puede realizar búsquedas navegando entre las facturas y ocultando las

Anuladas y/o las Pagadas, para ver solo las pendientes, marcando la

selección correspondiente en el borde inferior de la ventana.

También puede crear una factura que no esté relacionada con ningún

presupuesto, en cuyo caso, debe dejar en blanco el campo de Presupuesto, se

selecciona el vehículo utilizando el selector del cliente y vehículo o también

se puede ingresar directamente el número de matrícula del vehículo que se

desea facturar y se procede al ingreso de datos, el cual es idéntico al utilizado

en la creación de un Presupuesto de Reparación.

Debido a que el número de factura es controlado por la aplicación (Numero

Lógico), probablemente este sea diferente de la numeración de las facturas

pre-impresas de su empresa, por esto AutoSoft Taller ofrece un campo

llamado Número Físico, para que el usuario ingrese el correspondiente

número de factura según los libros de su empresa, y mantener así una relación

entre el número de factura de imprenta (Número Físico) y el correspondiente

a la factura de AutoSoft Taller (Número Lógico).

Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo

Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos en el capítulo 15.

Botón Agregar un paquete, servicio o reparación

Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los

paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.

El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear

la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en

esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las

teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el

código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

131

se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así

como el tiempo estimado de trabajo.

Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de

mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente

si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa

extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que

estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los

precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que

corresponda a los precios que usted no desea que se actualicen.

Impresión de Facturas

Una vez que se ha impreso la factura o se ha cerrado la Vista Preliminar,

aunque no haya sido impresa, la aplicación le solicitara confirmar si la factura

fue impresa correctamente. Si se responde afirmativamente, la factura es

bloqueada y solo el usuario con el privilegio de Administrador podrá realizar

nuevas impresiones. Si por el contrario se contesta que la factura no fue

impresa correctamente, se podrá imprimir nuevamente la misma.

AutoSoft Taller no permite modificar el presupuesto asociado a la factura

asumiendo que dicho trabajo ha sido concluido, además automáticamente

coloca dicha factura como cuenta por cobrar.

Para anular una factura, es imprescindible desactivar el campo Con Orden.

Pago de Facturas

Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo

respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los

campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario

localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la

información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el

pago.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

132

Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para

Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña

Pagos, coloque las retenciones o deducibles en el caso que sea necesario,

seleccione la forma de pago y pulse el botón “Nuevo Pago” para abrir la

ventana de ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la

siguiente página, puede apreciar esta ventana.

Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que

seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta

automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede

recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo

Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón

.

También puede pulsar el botón en caso que

haya establecido algún deducible, el programa importará el monto del

deducible al campo “Monto a pagar”.

El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e

incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y

cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de

Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando

desde el último número ingresado por el usuario.

Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de reparaciones,

usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del

historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón

para imprimir un recibo por el monto del pago.

Notas importantes cuando se factura partes de inventario

A diferencia del presupuesto las partes de inventario que se incluyan dentro

de la factura de reparacion automáticamente afectarán a su respectiva ficha de

inventario, deduciendo de cada ficha la cantidad de ítems que se coloque en la

factura y creando así un movimiento de inventario.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

133

Cuando el ítem de inventario, es un ítem serializado, el programa al momento

de guardar los datos le pedirá que seleccione los números de serie de los

ítems que se están facturando.

Si por alguna razón después de seleccionar los números de serie

correspondiente a los ítems que se están facturando, usted necesita

modificarlos, ubíquese sobre la línea del ítem que desea modificar y presione

el botón derecho del ratón, del menú desplegado seleccione la opción "Editar

seriales”.

AutoSoft Taller, le permite facturar cantidades superiores a las disponibles en

las fichas de partes de inventario. Esta virtud le permite incluir en facturas

ítems sin tener cantidades en inventario suficientes, flexibilizando así el

proceso de facturación. Los ítem serializados también disfrutan de esta virtud,

pero usted deberá ingresar los seriales de los ítems que no se encuentran en

inventario, como se explicara seguidamente.

Tenga siempre presente que al realizar esto, estará creando una existencia

negativa del ítem en cuestión, una vez que ingresen al inventario cantidades

por concepto de compras, la existencia se actualizara restándose la existencia

negativa a la cantidad recibida por la compra.

Veamos un ejemplo haciendo una factura sin un presupuesto previo.

Supongamos que un cliente desea comprarnos 4 alternadores pero solamente

tenemos 2 en inventario. Al pulsar sobre el botón Guardar o tratar de cerrar

el módulo, aparecerá un mensaje como el siguiente.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

134

Después de haber presionado OK, aparecerá la siguiente ventana desde donde

seleccionaremos los seriales de la existencia disponible en el inventario.

Una vez hecho esto, se activará el campo junto al botón para el ingreso de

seriales de las unidades no disponibles en inventario, como se puede

distinguir en la próxima figura.

Presione para proceder a ingresar los seriales necesarios. Si desconoce

que serial debe ingresar, simplemente ingrese cualquier número de manera

temporal, ya que una vez que usted realice alguna compra de este ítem, podrá

actualizar la información de la factura con los seriales de los ítems

comprados.

Deberá presionar cada vez que desee ingresar un serial, para que la

aplicación traslade dicho número a la sección de Seriales Seleccionados,

hasta haber ingresado la totalidad de los seriales requeridos. Una vez hecho

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

135

esto, se le indicará que la cantidad seleccionada esta correcta como puede

verse en la siguiente figura, pulse OK para concluir el ingreso de seriales.

Una vez ubicado en la ventana de la factura, al usted pulsar el botón para

guardar los datos ingresados, la aplicación le avisara que están siendo

facturadas unidades de determinado ítem, que exceden la cantidad en

existencia del mismo, y le preguntara si desea poner este ítem como pendiente

por entregar o no, como se muestra en la siguiente gráfica.

Si usted contesta afirmativamente, la totalidad de las unidades facturadas del

ítem, serán puestas como pendientes por entregar y la cantidad en existencia,

no será alterada. Si contesta negativamente, la totalidad de unidades

facturadas de dicho ítem, serán restadas del inventario y por consiguiente se

creara una existencia negativa, como si la totalidad de las unidades

facturadas han sido entregadas y por consiguiente se asume que ninguna

unidad está pendiente por entregar. Si decide cancelar la operación, la factura

no será grabada y podrá realizar los cambios que desee para posteriormente

guardar los cambios.

Cabe destacar que al seleccionarse la opción de poner el ítem como

pendiente, esto se refiere a la totalidad de las unidades reflejadas en la línea

de dicho ítem, incluso las disponibles en el inventario. Si desea entregar las

unidades existentes en inventario y dejar como pendientes por entregar las

demás, simplemente ingrese el ítem en la factura dos veces en líneas

separadas, una por la cantidad de unidades existentes en inventario y otra por

las unidades faltantes y ponga estas como pendientes por entregar.

La marca en el campo Pendiente en la Factura, señalará los ítems que están

en esta situación.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

136

Presionando sobre el botón que se encuentra ubicado en el grupo de

botones que está en la parte inferior izquierda de la lista, usted podrá imprimir

un listado de únicamente los seriales de los ítems presentes en la factura.

En el caso de que sean ingresados más seriales de los necesarios, aparecerá un

mensaje como el siguiente.

Si esto sucede, deberá retirar o deseleccionar la cantidad de seriales

necesarios para que haya coincidencia con la cantidad en la factura. Deberá

siempre deseleccionar primero los seriales de las unidades inexistentes en el

inventario y después los de las unidades que si existen en el inventario.

Debe tener precaución ya que es probable que si usted modifica facturas

viejas que involucren un mismo ítem del cual no hay existencia suficiente, se

cree disparidad entre la cantidad en inventario de dicho ítem y la cantidad de

seriales existentes en inventario, si esto sucede el usuario que tenga asignado

el privilegio de Administrador, podrá realizar los ajustes pertinentes.

P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S

137

Presupuestos de PartesPresupuestos de Partes

L programa también cuenta con un módulo de presupuestos de partes,

especialmente diseñado y orientado para aquellos negocios que también

manejan una tienda para ventas de repuestos o refacciones, este módulo

es de suma importancia para este tipo de negocios que de manera paralela

realizan reparaciones o mantenimiento de vehículos y al mismo tiempo

ofrecen a sus clientes la ventana de partes.

Este módulo es muy parecido al módulo de presupuestos de reparaciones, por

supuesto que la gran diferencia es que sólo maneja los datos del cliente y no

del vehículo, y además sólo tiene la pestaña para ingresar partes, de hecho

sólo cuenta con tres pestañas.

Pestaña principal

En esta pestaña encontrará un botón para seleccionar el cliente y dos botones

más pequeño en la parte inferior para anular o facturar el presupuesto tal y

como se observa en la figura.

También cuenta, igual que en el presupuesto de reparación, con dos pequeñas

cajas de chequeo para ocultar los presupuestos anulados o los presupuestos ya

facturados.

E

CAPITULO

17

P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S

138

Después de incluir un nuevo presupuesto usando como de costumbre el botón

para incluir nuevos registros que se encuentra en la barra de herramientas de

navegación, o sencillamente presionando las teclas CTRL+N, se abrirá una

ventana para seleccionar el cliente.

esta funciona muy parecido a la ventana para seleccionar clientes y vehículo

de los presupuestos de reparación, pero en este caso sólo debemos seleccionar

el cliente. En la parte superior de la ventana existen dos campos de búsqueda,

uno para realizar búsquedas por medio del documento de identidad y otra

para realizar búsquedas usando el nombre del cliente.

En la parte superior derecha tenemos el filtro para los tipos de clientes,

predeterminadamente está seleccionado el modo para mostrar todos los tipos

de clientes, en la parte inferior de la ventana tenemos dos botones, uno que

nos servirá para y añadir un nuevo cliente, y el otro, que se encuentra en la

parte inferior derecha de la ventana, nos servirá para modificar el cliente que

tengamos seleccionado, también podemos utilizar las teclas F5 o F6

respectivamente.

Pestaña Detalles

La pestaña de detalles, sólo cuenta con unos pocos campos, donde deberá

colocar, por ejemplo, el nombre de la persona que elaboró el presupuesto,

donde fue cotizado, algunas observaciones así como también el descuento de

existir alguno, también existe del lado inferior izquierdo un botón "Reporte

de ganancias" que al pulsarlo se mostrará reporte de ganancias que

estudiaremos más adelante.

P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S

139

Pestaña de partes

Por último, esta pestaña es idéntica a la pestaña de partes que vivimos en el

módulo de presupuestos de reparación y en el módulo de facturas de

reparación, en ella deberá incluir las partes de inventario o no inventario que

desea presupuestar, de la misma manera como fue explicado en anteriores

capítulos, usted puede hacer uso de los botones de inclusión, eliminación y el

asistente de selección de partes que se encuentran en la parte inferior

izquierda de la lista. También es importante mencionar, que puede utilizar el

botón derecho del ratón sobre la línea de alguna parte para poder ver un menú

contextual en el cual podrá seleccionar las opciones para incluir descuentos o

hacer cambios en el porcentaje de impuesto del ítem seleccionado.

F A C T U R A S D E P A R T E S

140

Facturas de PartesFacturas de Partes

on AutoSoft Taller podrá crear de igual manera las facturas de ventas

de partes, si ya elaboró un presupuesto, y ahora quieren emitir la

factura, usted puede hacerlo desde el mismo módulo de presupuestos

de partes, pulsando el botón "Facturar" que está en la parte inferior derecha

de la pestaña principal, o bien, cargando el módulo de facturación de ventas

de partes, creando un nuevo registro y colocando en el campo "Presupuesto

de Origen #" el número del presupuesto que dará origen a esta factura.

De cualquier forma si usa el botón "Nuevo" de la barra de herramientas de

navegación, para crear una nueva factura o Ctrl+N, se abrirá automáticamente

la ventana para seleccionar el cliente, tal como lo vimos en el Capítulo 17

sobre presupuestos de partes.

En este capítulo solo explicaremos el uso de la pestaña “Pagos” dado que el

resto de este módulo se utiliza de forma idéntica al módulo de presupuestos

de partes explicado en el capítulo anterior.

Pago de Facturas

Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo

respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los

campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario

localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la

información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el

pago.

Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para

Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña

Pagos, coloque las retenciones en el caso que sea necesario, seleccione la

forma de pago y pulse el botón “Nuevo Pago” para abrir la ventana de

ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente página,

puede apreciar esta ventana.

C

CAPITULO

18

F A C T U R A S D E P A R T E S

141

Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que

seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta

automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede

recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo

Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón

.

El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e

incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y

cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de

Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando

desde el último número ingresado por el usuario.

Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de ventas de partes,

usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del

historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón

para imprimir un recibo por el monto del pago.

C U E N T A S P O R C O B R A R

142

Cuentas Por CobrarCuentas Por Cobrar

ediante este módulo, usted puede llevar el control de las cuentas por

cobrar e imprimir reportes de las mismas, individualizados y

filtrados por fecha.

La siguiente figura muestra la ventana de cuentas por cobrar.

Usted puede seleccionar no solo el cliente del cual desea obtener el reporte de

cuentas por cobrar (o todos si así lo desea), sino que también le permite

seleccionar la fecha de vencimiento, todas las facturas que tengan una flecha

anterior a la fecha y que usted coloque en el campo de fecha para las facturas

vencidas, serán incluidas en la lista.

La fecha de vencimiento de una factura es igual a la fecha de elaboración de

la factura cuando la factura tiene como forma de pago "contado", si la factura

es establecida con la forma de pago "crédito", entonces la fecha de

vencimiento de la factura será la fecha de elaboración de la misma más el

tiempo de crédito que se establezca en la pestaña de pagos de la factura.

M

CAPITULO

19

C U E N T A S P O R C O B R A R

143

En la siguiente figura se ve un ejemplo de una factura que tiene de fecha de

elaboración (30/01/2010), pero tiene un crédito establecido de 30 días.

En este caso, podemos observar que en él reporte de cuentas por cobrar, la

fecha de vencimiento es (01/03/2010), tal como se observa en la siguiente

figura.

C U E N T A S P O R C O B R A R

144

En la parte inferior de la ventana, enmarcado en recuadros naranja, podemos

observar los resúmenes de los totales las cuentas por cobrar de facturas de

reparaciones y facturas de partes, al lado de estos ver el total general y luego

los totales y el saldo general por cobrar.

Pestaña “Facturas de reparaciones”

En esta pestaña tenemos el resumen de todas las cuentas por cobrar referentes

a facturas por reparaciones de vehículos, en la parte superior tenemos un

campo filtro que nos permite filtrar por compañías de seguros o empresas, al

lado de que esté, tenemos otro campo que nos permite establecer el orden que

deseamos se ha mostrado en la lista las facturas.

Tenemos también la lista propiamente dicha, con las diversas columnas que

nos muestran la información de cada factura, si doble pulsamos sobre

cualquiera de las facturas aquí listadas se abrirá automáticamente la factura en

el módulo de facturas de reparaciones, también presionando la tecla "Enter",

sobre una de las líneas de algunas de las facturas también tendremos acceso

automáticamente a la factura origen.

Por último, en la parte inferior de esta pestaña, tenemos los totales de mano

de obra, partes, externos, total general, total cobrado y el saldo por cobrar.

Pestaña "Facturas de partes"

En esta pestaña, al igual que la pestaña de reparaciones se muestran todas las

facturas por cobrar por el concepto de ventas de partes.

En la parte superior tenemos un campo para seleccionar la forma como

queremos que se ordenen las facturas en la lista, debajo tenemos la lista de

cada una de las facturas vencidas y de igual forma si se doble pulsa sobre

cualquiera de estas facturas se abrirá automáticamente el módulo de facturas

de partes.

En la parte inferior tenemos los tres campos que nos muestran el total

acumulado, total cobrado y el saldo pendiente por cobrar.

R E P O R T E D E G A N A N C I A S

145

Reporte de GananciasReporte de Ganancias

ste reporte fue creado para cubrir la necesidad del usuario, de saber

cuánto es la utilidad generada en determinado presupuesto o factura o

para determinar la productividad del negocio en un periodo de tiempo

determinado. Usted puede tener acceso a este reporte desde los módulos de

Presupuestos de Reparación, Facturas de reparación, Presupuestos de

partes y Facturas de partes.

El resultado generado por este reporte pretende ser lo más preciso posible,

pero debemos entender que solo engloba la productividad basándose en los

datos que maneja el programa, pero entendemos que existen muchas variables

que no están incluidas el resultado, ejemplo: gastos por electricidad, nómina,

seguros, licencias, etc., incluso muchos de estos datos ni siquiera son

manejados por la aplicación, pero el resultado de este reporte será lo más

cercano posible a la realidad, en la medida en que los datos ingresados gocen

de exactitud y exista organización en la actualización de los costos en los que

se incurre, mediante la compra de partes, pago de mano de obra e insumos.

El programa ofrece pampos de datos adicionales como el campo Otros Costos

dentro del reporte que sirve para los gastos imprevistos o que no existan en el

presupuesto o factura y así lograr un resultado más preciso. El objetivo de

este reporte en ningún momento es de aspecto contable ya que AutoSoft

Taller no es un programa de contabilidad, el objetivo es simplemente brindar

información que le ayudará a tomar decisiones acertadas, al mostrarle un

resultado de las ganancias o pérdidas generadas en base a los costos asociados

a las reparaciones, servicios o ventas de partes.

Para acceder a este reporte fuera de los módulos ya mencionados, puede hacer

uso de la barra de acceso rápido en la pestaña Ventas localice el botón

"Reporte de ganancias" o bien usando el menú VentasReporte de

ganancias.

La ventana inicial del reporte de ganancias, nos permite ver primer lugar

seleccionar si deseamos ver el reporte de ganancia relacionado con las

facturas de reparaciones o el reporte de ganancias relacionado con la venta de

partes.

En esta misma ventana debemos entonces seleccionar el grupo de facturas

que queremos que participen en el reporte, o bien si queremos evaluar este

reporte para un presupuesto o factura particular. Predeterminadamente viene

seleccionado la opción por grupo de facturas limitadas por fecha.

E

CAPITULO

20

R E P O R T E D E G A N A N C I A S

146

Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas por fecha

Luego de seleccionar si desea ver el reporte de ganancias para reparaciones o

para ventas de partes, marque o deje marcado la opción "Por Grupo de

Facturas Limitadas por Fecha" que está en el borde superior del primer

recuadro.

Posteriormente elija si desea que él reporte incluya todas las facturas,

solamente las cobradas o sólo las facturas que tiene pendiente montos por

cobrar, para ello, pulse sobre el círculo que está del lado izquierdo de la

opción deseada.

Usted deberá seleccionar ahora el período de tiempo que usted desea sea

cubierto por el reporte, para esto usted tiene una primera elección desde la

cual podrá seleccionar una fecha de inicio y una fecha final, el programa

seleccionará todas aquellas facturas que cumplan con este intervalo de fechas

incluyendo las fechas seleccionada. También tiene una segunda opción con la

cual podrá elegir el mes y el año de inicio y el mes y el año de finalización

que el programa utilizará para seleccionar todas las facturas que se encuentre

dentro de este rango de tiempo, cabe destacar que la fecha de inicio se toma

desde el primer día del mes y la fecha final toma el último día del mes y año

seleccionado. La última opción que tiene para elegir, es seleccionar el rango

basado en años, deberá entonces, seleccionar el año de inicio y el año final

estableciendo un rango más amplio para que el programa seleccione todas las

facturas que cumplan con este requerimiento.

Reporte de ganancias por un presupuesto o factura específica

Marque la opción "Un Presupuesto o Factura Específica" y luego seleccione

si desea que él reporte se base en un presupuesto o en una factura.

R E P O R T E D E G A N A N C I A S

147

Introduzca el número del presupuesto o de factura en el campo

correspondiente que encontrará en la parte inferior derecha de la ventana.

Reporte de Ganancias (DETALLES)

Luego deseleccionar los parámetros para reporte de ganancias, presione el

botón “OK”, la ventana que verá será similar a esta.

El reporte de ganancias, consta de dos pestañas, la pestaña "Gráficos"

mostrará la arriba, y la pestaña “Detalles” en la gráfica debajo.

El contenido de la pestaña “Detalles” varía según si se trata de un grupo de

facturas o si se trata de un presupuesto o factura particular.

R E P O R T E D E G A N A N C I A S

148

Pulse el botón “Rep. Ganancias” ubicado en la pestaña Detalles en los

módulos de Presupuestos de Reparación, Facturas de Reparación,

Presupuestos de parte o Facturas de partes para obtener directamente en

reporte de ganancias del presupuesto o factura en pantalla, tal como se

muestra en las gráficas anteriores.

Los datos utilizados para el cálculo de este reporte, provienen de las

siguientes áreas:

1. Partes. Si usted ingresa adecuadamente los costos de las partes, bien

sea de inventario o no y mantiene organizados sus datos con respecto

al porcentaje de ganancia y venta, la aplicación automáticamente

calculará la ganancia asociada a cada repuesto, y por consiguiente al

total de ellos.

2. Mano de Obra. Para que AutoSoft Taller determine la ganancia con

respecto a la mano de obra, debe asignar para cada presupuesto y para

cada ítem de la mano de obra, el personal asociado a la misma y el

monto a pagar por dicha labor. Este dato es especialmente útil para

talleres con personal a destajo, a cuyo personal se le emiten pagos por

un determinado monto acordado por cada labor efectuada o por

tiempo de labor. Para aquellos casos en los que existe un salario a

pagar a los operario, cada administrador deberá determinar la manera

más útil y conveniente para determinar los costos asociados a cada

presupuesto por concepto de nomina.

3. Trabajos Externos. Estos son los trabajos realizados por terceros

fuera o dentro del taller, recuerde siempre asignar el costo del trabajo

para que el sistema calculo la ganancia de los mismos.

4. Insumos. Los costos de insumos, se establece en la pestaña "Aparte"

en el módulo de presupuestos de reparación o en el módulo de

facturas de reparación, véase “Usar los costos de las partes como

insumo” en el Capítulo 15.

5. Otros Costos. AutoSoft Taller permite al usuario introducir un valor

calculado externamente, el cual podría provenir del área de pintura,

reproceso, partes y/o accesorios no incluidos en el trabajo, también

podrían anexarse costos asociados a servicios como agua, luz,

teléfono, licencias, permisos, rentas, etc. Existen gerentes de talleres

que han logrado determinar un monto fijo de costos asociados a cada

vehículo por el tiempo de permanencia en el taller y por el área o

espacio que ocupa el vehículo en el mismo.

R E P O R T E D E G A N A N C I A S

149

Finalmente puede usar los botones de “Imprimir” o “Vista previa” para

imprimir, enviar por correo electrónico o archivar en distintos formatos

digitales, el Reporte de Ganancias y/o Pérdidas.

C A L E N D A R I O S D E C I T A S

150

Calendarios de CitasCalendarios de Citas

l calendario de citas, es quizás una de las herramientas más usadas del

programa, en este módulo usted podrá crear citas para clientes

estableciendo una cantidad de detalles como por ejemplo tiempos

estimados de la cita, tipo de cita y/o tipo de trabajo etc.

Con este módulo usted podrá crear calendarios de citas privados o calendarios

públicos, el calendario privado sólo serán visibles para el usuario que lo ha

creado y ningún otro usuario podrá acceder a este. Los calendarios públicos

podrán ser consultados y actualizados por todos los usuarios del programa.

Creación de un calendario

El programa trae predeterminadamente un calendario principal que es un

calendario público, lo que quiere decir que todos los usuarios pueden acceder

a él. Para crear un nuevo calendario solo debe pulsar el botón “Nuevo” de la

barra de herramienta de navegación, el programa le pedirá que coloque el

nombre del calendario, además tiene la opción de marcar la caja que está

debajo del campo de nombre para hacer que el calendario que está creando

sea un calendario privado, sólo podrá ser consultado y actualizado por el

usuario que lo está creando.

E

CAPITULO

21

C A L E N D A R I O S D E C I T A S

151

En la inferior derecha de la ventana, está la lista de los calendarios que ya han

sido creados, si pulsa con el botón derecho del ratón sobre uno de los

calendarios existentes en la lista, tendrá acceso a un pequeño menú

contextual.

Al igual que en muchas otras partes del programa, el botón derecho del ratón

nos sorprende con nuevas funciones bastante útiles, en este caso tenemos la

opción del menú "Cambiar el Calendario actual", pulsando sobre esta opción

podemos modificar el nombre del calendario e incluso convertirlo en un

calendario privado o público, según sea el caso.

Creación de una cita

Lo primero que se debe hacer es ubicar la fecha de la cita en los calendarios

que se encuentran en la parte superior izquierda de la ventana, solo debe

pulsar sobre el día de la semana para indicarle al programa que ese día

seleccionado será creada la cita.

Los pequeños iconos en forma de flechas que se encuentran en la parte

superior de cada uno de los calendarios tienen la función de cambiar de forma

ascendente o descendente el año o el mes, tal y como se observa en la

siguiente figura.

Para fijar la hora de la cita, coloque el cursor del ratón sobre la hora y pulse

sobre la línea, comience a escribir comenzando con el concepto de la cita.

Para ampliar o disminuir la cantidad de casillas o líneas que debe ocupar esta

cita, sólo tiene que colocar el cursor del ratón en el borde inferior del

recuadro y arrastrar hacia abajo o hacia arriba según sea el caso.

C A L E N D A R I O S D E C I T A S

152

Para incluir el resto de la información de la cita, debe doble pulsar sobre ella

o usar el botón "Detalles" que está en el borde derecho de la ventana.

Ingrese entonces, en nombre del cliente y el resto de los detalles.

Podemos destacar que en esta ventana encontrará un botón "Importar

Tiempos", este botón sirve para importar los tiempos de trabajos de mano de

obra o de paquetes de servicios. Por ejemplo, si tenemos creado un paquete de

mantenimiento preventivo para el servicio de los 50,000 km, como podemos

observar en las imágenes de ejemplo, entonces cuando se presiona el botón

importar tiempos, seleccione el la opción de importar tiempos de paquetes de

servicios.

C A L E N D A R I O S D E C I T A S

153

En la ventana de selección de paquetes de servicio o reparaciones, seleccione

el servicio de mantenimiento preventivo y luego presione la tecla OK.

El tiempo total del servicio será incluido en los detalles de la cita, usted puede

seleccionar varias veces el botón de importar tiempos y en cada una de las

veces que lo use puede seleccionar trabajo de mano de obra distintos u otros

paquetes de servicios, el programa sumará los tiempos de cada una de las

elecciones que haga.

También está el campo "Llega por" el cual es un campo de tipo maestro, en el

que puede incluir una pequeña descripción de cómo el cliente llegó a su taller,

esto con el objeto de evaluar formas de mercadeo.

Al final de de la ventana de detalles de la cita está un botón "Completado",

usted debe marcar este botón cuando la cita correspondiente se haya

completado de manera satisfactoria.

Usted puede crear un presupuesto partiendo de una cita, sólo seleccione la

cita de la lista y presione el botón "presupuesto" que está en la parte derecha

en la ventana de calendarios de citas, automáticamente el programa tomará el

nombre del cliente que está en los detalles de la cita y lo buscará en el

selector de clientes y vehículos si es encontrado este se mostrará en el selector

como se ve en la siguiente figura.

C A L E N D A R I O S D E C I T A S

154

Si el cliente no es encontrado en la base de datos deberán entonces buscarlo

manualmente o crearlo en caso que sea un nuevo cliente.

Existen otros botones que tienen distintas funciones como se menciona a

continuación:

Borrar cita

Para eliminar o borrar una cita debe primero seleccionar la cita que desea

borrar y luego presione el botón “borrar cita”.

Fecha actual

Pulsando sobre este botón, automáticamente el programa ubicará el

calendario en la fecha actual.

Imprimir

Si desea imprimir un dia de citas específico, seleccione el dia en el calendario

y pulse sobre el botón imprimir, cabe destacar que esta opción no tiene vista

previa, lo que quiere decir que la salida será directamente en la impresora.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

155

Ordenes de Trabajo / Ordenes de Trabajo / IngresoIngreso de de VehículoVehículoss

l modulo de Ingreso de Vehículos, permite entre otras cosas realizar el

ingreso del vehículo e informar al usuario si un vehículo se encuentra o

no en el taller y de esta forma poder mantener un status del mismo.

También desde este módulo, se puede imprimir la hoja de Orden de Trabajo

que contiene toda la información sobre el trabajo a realizar al vehículo, con la

particularidad de poder crear una sola Orden de Trabajo para un vehículo que

posee múltiple presupuestos pendientes, para ser distribuida entre el personal,

además, al igual que desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de

Presupuestos de Reparación, también se pueden asignar los trabajos de mano

de obra respectivos.

Una vez abierto el modulo, presione como es costumbre, sobre el icono

Nuevo en la Barra de Herramientas de navegación, para realizar el ingreso del

vehículo.

Al introducir la matrícula del vehículo, la aplicación automáticamente

muestra los presupuestos pendientes para dicho vehículo, así como también si

tiene orden de reparación (O/R) (dicha orden de reparación debe ser ingresada

en el presupuesto, esta indica la hora y fecha de ingreso), un mensaje escrito

en rojo aparecerá en la ventana en caso de que el vehículo seleccionado no

tenga presupuestos pendientes.

E

CAPITULO

22

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

156

En la próxima gráfica vera un ejemplo de un vehículo con dos Presupuestos,

de los cuales uno tiene Orden de Reparación.

Asignar Trabajos de Mano de Obra

Al pulsar el botón “Asignar trabajos de MO” se abrirá la ventana para la

Asignación de Trabajos de Manos de Obra. La única diferencia entre esta

ventana y la que se utiliza para la asignación de los trabajos de mano de obra,

desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación,

es que en esta usted puede ver todos los presupuestos pendientes del vehículo.

En cambio desde el presupuesto, solo se pueden asignar los trabajos de mano

de obra para el presupuesto desde donde se abre la ventana, aunque el

vehículo tenga más de un presupuesto pendiente.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

157

Como puede observar, en la ventana de Asignación de Trabajo de Mano de

Obra, se pueden identificar 5 áreas:

• Área Superior: Los datos del vehículo. Debajo de estos los

presupuestos pendientes así como el monto total de mano de obra

presupuestada y ganancia.

• Área Central Izquierda: Los códigos de las Manos de Obra que

corresponden al Presupuesto seleccionado.

• Área Central Derecha: Detalles de la mano de obra: precio por

horas, tiempo estimado, precio total, ganancia calculada y la

descripción de la mano de obra seleccionada según el código.

• Área Inferior Izquierda: Los diferentes operarios o trabajadores

involucrados y que podrían ser asignados a los trabajos.

• Área Inferior Derecha: La asignación del o los trabajadores para

cada una de las manos de obra seleccionada en la parte central

izquierda (Código).

Realice las asignaciones de trabajos de mano de obra, de la siguiente manera:

Elija el presupuesto y a la derecha vera los códigos que distinguen cada mano

de obra, seleccione el código y vera la Descripción con el Detalle de la mano

de obra existente en el presupuesto, marque en la lista de personal ubicada a

la izquierda, la o las personas a las cuales se le asignará la realización de la

labor presente en el campo descripción.

Una vez hecho esto, pulse el botón Asignar e ingrese el pago por hora que

recibirán y el tiempo estimado de labor. Presione OK al terminar.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

158

También puede utilizar los botones Nuevo para abrir una nueva línea

para el ingreso de personal, y el botón Eliminar si desea eliminar

personal al que previamente se le haya asignado un trabajo, o si prefiere,

utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el

botón derecho del ratón, una vez ubicado sobre cualquier personal asignado.

Repita el procedimiento antes descrito hasta asignar todos los trabajos de

mano de obra. Cabe destacar que la asignación de estos trabajos, puede ser

realizada en cualquier momento durante la realización del presupuesto o

ejecución del trabajo. También puede asignar los trabajos de mano de obra, a

presupuestos que no tengan Orden de Reparación (OR).

La aplicación resta el costo del trabajo ingresado, al precio existente en el

presupuesto, y le muestra al usuario cual es la ganancia por concepto de la

realización de esta labor o trabajo de mano de obra.

Cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se

genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha

asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha

cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos.

En el caso de que su personal cobre un monto fijo para un trabajo, coloque

cero “0” en las columnas de costo por hora, de horas y de minutos y podrá

colocar el pago directamente en la columna “Total a pagar”.

Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente

en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

159

Orden de Trabajo

Pulse el botón para obtener una Vista Preliminar de la

Orden de Trabajo. Para imprimir la Orden de Trabajo, presione sobre el

botón . Es importante destacar que este módulo resume en

una sola Orden de Trabajo, todas las labores y partes de todos los

presupuestos pendientes listados, esto es de extrema importancia, ya que si a

un vehículo en particular se le realizan dos o más presupuestos debido por

ejemplo a que uno es dirigido a la compañía de seguros por algún accidente o

percance y el otro son reparaciones por parte del cliente que no están

cubiertas por la póliza de seguros, el sistema estará en capacidad de generar

una sola Orden de Trabajo, para que los operarios realicen todo el trabajo sin

estipular si pertenecen a presupuestos distintos.

AutoSoft Taller imprimirá en una o más hojas, todos los presupuestos

pendientes, independientemente de si tienen orden de reparación o no,

recuerde que un presupuesto está pendiente mientras no haya sido facturado o

anulado.

Una vez que la Orden de Trabajo es impresa, la aplicación mostrará un

anuncio: La Orden de Trabajo ya fue impresa.

Este anuncio resaltado en color rojo, es una referencia útil ya que nos indica

que la Orden de Trabajo ya ha sido impresa y que si por algún motivo se

realizan cambios dentro del presupuesto, y es necesario reimprimir la Orden

de Trabajo, el usuario esté en cuenta que una orden anterior ya puede estar

siendo llevada a cabo por los operarios.

Cuando existen partes en el presupuesto que serán suministrados por el

cliente o la aseguradora, AutoSoft Taller indicará en la Orden de Trabajo que

dichos partes serán suministrados por terceros, imprimiendo una pequeña caja

negra al lado de cada uno de estos. De igual manera, si es colocado algún

valor en el campo Deducible de la pestaña Detalles del módulo Presupuestos,

en la Orden de Trabajo aparecerá la información indicando esta situación.

Esto sirve para recordar a todos los involucrados en la parte administrativa y

de toma de decisiones dentro de la empresa, que dicho monto no es

reconocido por la empresa de seguros y debería ser pagado por el cliente o

propietario del vehículo.

En la siguiente página podrá apreciar como luce una vista previa de una

Orden de Trabajo.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

160

En AutoSoft Taller es posible enviar por correo electrónico cualquier Vista

Preliminar, así como crear y almacenar dichos reportes en archivos con

distintos formatos como por ejemplo .pdf, .doc y .html. también puede

realizar ajustes en el formato de impresión utilizando el Editor de Formatos

de Impresión, estas funciones están explicadas más.

El módulo de Ingreso de Vehículos le permite el control efectivo de todos los

costos de mano de obra, asociando a una reparación o servicio, para

determinar nuestro margen de utilidad en esta área, que junto con las demás

variables, afectan el total final de la ganancia.

Si la asignación de trabajos de mano de obra se maneja de una manera

correcta y se controlan y actualizan los datos relacionados a las partes y sus

costos, el cálculo de la ganancia estimada para cada trabajo será bastante

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S

161

aproximado y contribuirá notablemente a mejorar y controlar la rentabilidad

de su taller.

Recuerde que como todos los presupuestos pendientes del vehículo son

reflejados al imprimirse la Orden de Trabajo interna, es muy importante

facturar los presupuestos que ya han sido finalizados, para que no sean

incluidos en futuras órdenes de trabajo, o anular aquellos presupuestos que no

sean válidos o no se vayan a ejecutar.

Para mantener siempre una información fidedigna sobre los vehículos en

proceso y los vehículos terminados, es imprescindible dar egreso o de baja al

vehículo una vez que este ha sido reparado, controlando la entrada, progreso

de las reparaciones y salida de los vehículos mediante el módulo de Control

de Status, como será explicado con mayor detalle en el capitulo siguiente.

S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O

162

StatusStatus/Egreso de Vehículo/Egreso de Vehículo

l módulo Status/Egreso de Vehículo es imprescindible en el uso de

AutoSoft Taller, ya que es la única manera de indicarle a la aplicación

que el proceso de reparación de determinado vehículo ha finalizado, o

lo que es lo mismo, es la única forma de darle egreso o de baja un vehículo

terminado, es el final del movimiento físico del vehículo dentro del taller.

Desde esta ventana, al dar de baja o egresar el vehículo, la aplicación pasa el

presupuesto o trabajo finalizado a un listado de pendientes por facturar, hasta

que dicho presupuesto es Factura. (Ver menú de reportes).

Esto es sumamente útil para llevar un control de los vehículos pendientes por

facturar, especialmente de aquellos vehículos que por cualquier motivo, son

reparados y entregados sin orden de reparación del seguro y que deben

facturarse en el momento de que dicha orden llegue.

La ventana Status también tiene como función, recibir y reunir la información

sobre la fase del proceso de reparación en la cual se encuentra el vehículo y

de esta manera, mantener informado a todos los involucrados sobre la

situación del mismo.

Si su taller no es muy grande, o su organización le permite mantener

actualizado el avance del vehículo, esta información es especialmente útil

para el área administrativa, en virtud de que podrán informar al cliente de una

manera genérica y muy rápida, el estado en el que se encuentra la reparación

de su vehículo.

Como fue mencionado en capítulos anteriores, el control en la ventana status,

se establece marcando cuales son los elementos aplicables de reparación a

cada presupuesto, la siguiente figura muestra el área destinada para esta

asignación en la pestaña Detalles de Presupuestos de Reparación.

E

CAPITULO

23

S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O

163

Las opciones de áreas designadas para los diversos elementos de reparación,

pueden ser marcadas según sea el caso en cada presupuesto y según el trabajo

que se va a realizar sobre el vehículo. Dichas áreas están clasificadas en:

▪ Chapa (Trabajos sobre la carrocería o chapa del vehículo)

▪ Pintura

▪ Enderezado

▪ Mecánica

▪ Electricidad

▪ Armado

▪ Lavado/Pulitura

Además de las áreas de trabajo, AutoSoft taller también incluye en el control

de status del vehículo todas las manos de obra que han sido incluidas en la

pestaña de mano de obra en el presupuesto, dándole más control sobre el

proceso productivo de cada una de las reparaciones presupuestadas que se

encuentren siendo ejecutadas.

Una vez iniciada la reparación, se podrá ir marcando en la ventana de Status,

el avance en el proceso de reparación o servicio de cada vehículo, o la fase en

la que se encuentra, para que la aplicación mantenga actualizado el proceso.

Una vez concluido el proceso o terminado el vehículo, deberá indicarle a la

aplicación que la reparación ha finalizado y darle egreso al vehículo. Este

proceso cerrará el respectivo presupuesto pendiente para dicho vehículo y lo

mantendrá como pendiente por facturar, hasta que dicha operación se haga

efectiva.

Como puede observarse, la aplicación muestra una Barra de Progreso de la

reparación.

La flexibilidad de la aplicación permite marcar como listo un vehículo cuyo

trabajo está totalmente finalizado sin tener que facturarlo inmediatamente

(barra de progreso en 100%), pero se debe dar de baja al vehículo. Se sugiere

dar de baja o egresar el vehículo al momento de terminar la reparación o el

servicio, para esto simplemente pulse el botón Egreso ubicado en la ventana

de Status, pero cada empresa puede hacerlo de la manera que le parezca

mejor.

Es muy importante

recordar, que el botón

de egreso de vehículos

que aparece en la

ventana de Control de

Status, solamente debe

ser pulsado cuando ha

concluido la reparación

del vehículo.

Si después de dar

ingreso a un vehículo,

este no es reparado, la

salida debe realizarse

desde el módulo de

órdenes de

trabajo/ingresos de

vehículos, eliminando el

registro del ingreso de

dicho vehículo, para

que AutoSoft Taller

mantenga los

presupuestos como

pendientes.

S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O

164

El control que permite la ventana Status es organizativamente hablando, un

gran beneficio para aquellos talleres que manejan un gran volumen de

vehículos, ya que permite mantener una visión general de las reparaciones.

El uso de la ventana de Status no es obligatorio, pero es una herramienta de

mucha ayuda que proporciona información cuando se desea conocer la

situación de la reparación y datos en general. Otra ventaja importante de su

uso, es que mediante este módulo, se mantienen actualizados los datos

relacionados con las fechas de ingreso y egreso de vehículos.

O R D E N E S D E C O M P R A

165

OOrdenesrdenes de Comprade Compra (I(Introducción)ntroducción)

utosoft Taller ofrece un conjunto de funciones muy dinámicas que le

permiten al usuario, emitir Ordenes de Compras rápidamente,

manteniendo un seguimiento de todo el proceso de recepción de

ordenes y facturas de una manera eficaz.

Las órdenes de compra están divididas en dos tipos: de No Inventario y de

Inventario. Como será explicado seguidamente, el uso de determinado

módulo de órdenes de compra, depende de si se desea comprar ítems de

inventario o no. Por favor diríjase a los capítulos 10 y 11 para ver las

características que definen y diferencian estos tipos de ítems.

AutoSoft Taller permite realizar órdenes de compra a partir de cero, sin

vínculo con presupuestos, para esto usted puede Incluir, Eliminar,

Modificar o utilizar el Asistente, para crear la lista de partes que se van a

solicitar al proveedor. Pero si usted desea crear una nueva orden de compra,

trasladando los datos desde el módulo de presupuestos, la aplicación puede

importar los datos y permite cualquier ajuste para que sean editados a su

conveniencia.

La posibilidad que ofrece AutoSoft Taller de incluir ítems serializados en las

fichas de Partes de Inventarios, permite el ingreso de los seriales de las

partes de inventario adquiridos, en el proceso de recepción de las ordenes de

compra, de manera manual o utilizando el generador de series si los seriales

son consecutivos.

La factibilidad de utilizar AutoSoft Taller en redes, permite la creación,

emisión, aprobación y control de órdenes de compras, por parte de los

miembros del Departamento de Compras, en un proceso muy dinámico.

Si hasta el momento su empresa realizaba las órdenes de compra de manera

manual, ahora con la utilización de los módulos de compras, el tiempo

requerido para la elaboración, recepción y para el control en la asignación de

partes por presupuestos, disminuirá significativamente. AutoSoft Taller es

indiscutiblemente, una poderosa herramienta que le permitirá realizar este

proceso de manera precisa, eficiente y rápida.

A

CAPITULO

24

O R D E N E S D E C O M P R A

166

Orden de Compra (No Inventario)

Como su nombre lo indica, este módulo sirve para la emisión de Ordenes de

Compras para la adquisición de los partes o refacciones de No Inventario,

que como definimos anteriormente, cuando nos referimos a la ficha de Partes

de No Inventario, son las partes de las cuales por varias razones no se

mantienen en inventario, este módulo puede asociarse con los presupuestos

para facilitar y agilizar su elaboración.

Creación de una Orden de Compra (No Inventario)

Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de

navegación para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión

de los ítems de no inventario. Para crear una orden de compra de no

inventario desde cero, presione el botón Nuevo Repuesto de esta forma se

creará una línea en blanco que le permitirán ingresar los ítems, si por el

contrario desea importar los ítems desde un presupuesto, ingrese el número

del presupuesto en el campo designado para esto. Si desea seleccionar los

ítems directamente desde las fichas de partes de no inventario, presione en el

botón para abrir el Asistente de Partes.

Recuerde que debe utilizar el botón Eliminar para quitar partes de la lista

y Guardar para guardar los cambios.

O R D E N E S D E C O M P R A

167

Orden de Compra (Inventario)

Los ítems a incluir en estas Ordenes de Compra (Inventario), son los

existentes en las fichas de Partes de Inventario, son los ítems de los cuales

necesitamos mantener control de las cantidades existentes en cualquier

momento, entre otras razones por su uso frecuente y/o demanda constante

dentro del taller.

Al ingresar al módulo de Ordenes de Compra (Inventario), abra una Orden

de Compra en blanco de la manera acostumbrada, al igual que en el módulo

anterior, usted puede comenzar una Orden de Compra desde cero sin

vincularla a ningún presupuesto existente y crearla utilizando para ello

Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente para visualizar y crear la

lista de ítems que se van a solicitar al proveedor.

Usted puede comprar y recibir ítems serializados, puede definir el porcentaje

de impuesto a pagar de manera individualizada, (especificándolo en los casos

en que el impuesto varíe dependiendo del ítem).

Creación de una Orden de Compra (Inventario)

Igual que en las órdenes de compra de no inventario, usted puede crear una

orden de compra de inventario desde cero o importando las partes desde el

módulo de presupuestos o desde las fichas de partes de inventario, utilizando

el asistente de partes.

Pulse sobre el botón Nuevo de la barra de navegación para crear una

Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de inventario.

Inmediatamente después de ingresar el Proveedor, se activara el botón

Importar Partes Desde un Presupuesto ubicado en el extremo inferior

izquierdo de la ventana, al pulsarlo, se abrirá la ventana de Importación de

Presupuestos, en ella se listarán los presupuestos disponibles, que no son

otros que los presupuestos existentes y pendientes por ejecutar, estos no

necesariamente deben tener Orden de Reparación. Esta ventana se muestra en

la siguiente página.

Identifique los presupuestos para los cuales desea generar la Orden de

Compra por su número, marque los presupuestos deseados y utilice

cualquiera de las formas descritas anteriormente en la sección del Asistente de

Partes de la pestaña de Partes del módulo de Presupuestos de Reparación,

para darle ingreso como seleccionados.

La aplicación también le permitirá seleccionar entre tres opciones, las

cantidades a ordenar de cada repuesto, usted podrá: ajustar la cantidad a pedir

para cumplir con los presupuestos, ajustar la cantidad a pedir para cumplir

con el punto de re-orden o ajustar la cantidad a pedir sin tomar en cuenta la

existencia.

Recuerde que si su

empresa también se

dedica a la venta de

partes, lubricantes, y

otros productos

relacionados, este será

módulo que deberá

utilizar para emitir las

órdenes de compras.

O R D E N E S D E C O M P R A

168

En el primer caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de

Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto, sólo para cumplir lo

requerido en los presupuestos, en el segundo caso, la aplicación colocará

automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada

repuesto para cumplir con lo requerido en los presupuestos más la cantidad

necesaria para cumplir con el punto de re-orden y de esta manera, mantener

una existencia disponible de dicho ítem en el inventario y el último caso la

aplicación colocará la cantidad a ordenes igual que la cantidad requerida en el

presupuesto, sin importar la existencia.

Una vez que se ha realizado la importación de las partes solicitadas en los

presupuestos, en la columna Presupuesto #, de cada ítem importado,

aparecerá el número del presupuesto de donde proviene.

Si un mismo ítem está incluido en varios presupuestos o inclusive varias

veces en un mismo presupuesto, la aplicación tomará en cuenta todas las

cantidades para realizar el cálculo, el ítem aparecerá en la orden de compra

tantas veces como la aplicación lo consiga repetido bien sea en un mismo

presupuesto o en varios, pero lo diferenciará por medio del número del

presupuesto de donde proviene el ítem.

Si usted desea utilizar la información ingresada automáticamente por la

aplicación, pero además desea ordenar más cantidad de un determinado ítem

ya presente en la Orden de Compra, o desea agregar un ítem nuevo en la

orden de compra, simplemente abra una nueva línea utilizando el botón

Nuevo Repuesto e ingréselo, utilice el botón Eliminar para retirar de

la orden ítems no deseados y presione Guardar una vez concluido el

ingreso de datos.

O R D E N E S D E C O M P R A

169

AutoSoft Taller le permite enviar por correo electrónico la orden de compra

al proveedor. Usted puede ingresar directamente la dirección de correo

electrónico del proveedor en el campo previsto para esto e incluir un mensaje.

Para que esto sea posible, deberá haber ingresado la dirección del servidor

SMTP de su correo electrónico, AutoSoft Taller no necesita de ningún

programa adicional para realizar esta función.

Recepción de Ordenes de Compra (Inventario)

Para agilizar el proceso de recepción de mercancías, AutoSoft Taller le

permite ingresar en la columna Recibido del módulo de Ordenes de Compra

de Inventario, la cantidad parcial o total recibida de determinado ítem en

determinado momento, incluso, si usted está generando la orden de compra al

mismo tiempo que está recibiendo la mercancía, la aplicación le permite

ingresar los respectivos datos en ambas columnas y después guardar toda la

información ingresada.

Usted puede ingresar entregas parciales mientras no haya presionado el botón

Recibir, una vez pulsado este botón, si la cantidad recibida no es igual a la

cantidad solicitada, deberá seleccionar cualquiera de las 3 alternativas

posibles, donde puede recibir automáticamente todas las cantidades

ordenadas, puede crear una nueva Orden de Compra (Back Order) con las

cantidades que no se recibieron o dejar la orden tal como se recibió. Recuerde

que siempre puede revertir la operación en caso de cambiar de opinión si aún

no ha guardado la información ingresada.

Una vez recibida y guardada la orden de compra, esta no podrá ser

modificada. Una Orden de Compra debe estar marcada como Recibida, para

que usted pueda ingresar la factura correspondiente en el módulo Recepción

de Factura.

AutoSoft Taller automáticamente detecta si existe en la orden de compra

algún ítem serializado, así cada vez que usted reciba una entrega de ítems con

seriales, al usted pulsar Guardar o tratar de cerrar la ventana de orden de

compra, la aplicación mostrara una ventana indicándole que debe incluir los

seriales correspondientes al ítem de la orden de compra.

O R D E N E S D E C O M P R A

170

Presione OK para que se abra la ventana de ingresos de seriales. En ella usted

podrá ver el código del ítem, la existencia actual, la descripción corta y la

cantidad de unidades que debería haber. Ingrese los seriales de la misma

manera como se indica en la pestaña Existencia de la ficha Partes de

Inventario del capítulo 10. La ventana luce como la siguiente gráfica.

Recepción de Facturas

Este módulo se utiliza para ingresar las facturas por concepto de ordenes de

compras tanto de inventario como de no inventario o por concepto de otros

gastos de la empresa como por ejemplo: luz eléctrica, teléfono, materiales de

oficina, seguros, rentas, permisos, trabajos externos, etc. Los únicos egresos

cuya factura, en caso de existir, no se ingresa en este módulo, son las

relacionadas con los pagos al personal por concepto de mano de obra, ya que

una vez asignado el trabajo de mano de obra, automáticamente este monto se

convierte en una cuenta por pagar, por consiguiente, a este monto se le accesa

directamente en el módulo Control de Pagos, que veremos más adelante.

Para proceder a la Recepción de Facturas, simplemente abra una hoja nueva

de la forma acostumbrada ( ), seleccione el proveedor emisor de la factura

o créelo en caso de no existir en las fichas, si proviene de una factura no

generada por Ordenes de Compra, por ejemplo: pago de alquiler, servicio de

luz eléctrica, etc., ingrese el número de la factura en cuestión y después

O R D E N E S D E C O M P R A

171

utilice el botón de Nuevo que está debajo de la lista de conceptos, para

ingresar la información relativa a esta factura (este botón estará presente junto

al botón de eliminar, siempre y cuando el campo del numero de la orden de

compra este vacío). Si por el contrario proviene de una Orden de Compra,

ingrese el número de la factura y el número de la Orden de Compra, de

inmediato la aplicación le mostrara la información que contiene la orden de

compra. El único campo modificable de esta información es el precio,

cualquier ajuste realizado en este campo, actualizará el costo del referido ítem

en su ficha de inventario. Recuerde que una orden de compra debe estar como

Recibida, para que pueda ser importada a la recepción de facturas. La figura

siguiente muestra la ventana de Recepción de Facturas.

Devoluciones de Compras

Este módulo le permite devolver partes de inventario al proveedor,

actualizando, la cantidad de vuelta con respecto a la existencia. Si el ítem a

devolver es serializado, deberá eliminar los seriales correspondientes a los

ítems a devolver.

Este proceso genera una nota de crédito a favor del taller la cual puede ser

descontada al momento de realizar pagos al proveedor mediante el módulo

Control de Pagos.

Abra una forma en blanco de la manera acostumbrada, ingrese el nombre del

proveedor y el número de la Orden de Compra, al aparecer la información

contenida en la orden de compra, ingrese las cantidades a devolver y guarde.

El crédito será reflejado al momento de procesarse el pago de la factura a la

cual se le hizo la devolución.

O R D E N E S D E C O M P R A

172

Control de Pagos

En esta sección, usted realizará los pagos a las facturas ingresadas en la

sección de Recepción de Facturas y a las cuentas pendientes por pagar por

concepto de asignación de trabajos de mano de obra, dependiendo de la

opción que marque en la ventana.

Si el pago a realizar es por el monto total de la factura, basta con marcar la

caja de la columna “Pagar” en la misma línea de la factura, para que esta

factura se prepara para el pago incluyendo el monto adeudado a monto a

pagar y el botón Realizar Pago y/o Crédito ubicado en el extremo inferior

derecho de la ventana se active, pulse este botón para aplicar el pago. Si por

el contrario el pago es por un monto menor al total pendiente de la factura

(abono), simplemente ingrese el monto a pagar en la columna “PAGO”.

Si además existe un crédito pendiente por alguna devolución en la factura a

pagar, el monto correspondiente aparecerá al lado del botón Usar Crédito,

presiónelo y el monto total del crédito pendiente, será ingresado en la

columna “Crédito Usado”, si el crédito no será utilizado en su totalidad,

después de presionar el botón Usar Crédito, ingrese el monto a descontar.

Usted puede filtrar el listado de facturas por pagar variando la fecha de

vencimiento y el listado de los proveedores, AutoSoft Taller le permite ver

los detalles de cualquier factura de la lista colocándose sobre la misma y

pulsando el botón Detalles de la Factura ubicado en el extremo inferior

izquierdo de la ventana, de la misma manera, puede ver los pagos efectuados

a dicha Factura pulsando el botón de Pagos y/o Créditos Efectuados, también

pulsando el botón Imprimir Cuentas X Pagar, imprimirá un listado de las

O R D E N E S D E C O M P R A

173

facturas por pagar que concuerden con la selección hecha en los filtros de

fecha de vencimiento y proveedor.

La siguiente figura muestra una ventana típica de control de pagos de facturas

recibidas.

Por otra parte, la figura siguiente muestra una ventana de control de pagos de

mano de obra.

O R D E N E S D E C O M P R A

174

En el control de pago de mano de obra, usted puede realizar filtros para que

sólo sean listados los trabajos que ya fueron facturado o bien los trabajos que

aún no se han facturado, también puede filtrar por número de presupuesto o

sencillamente por el nombre del técnico al cual se le desea hacer el pago. De

la misma forma que el control de cuentas por pagar a facturas, el usuario

puede marcar la caja está en la columna "Pagar" para realizar el pago

completo de lo adeudado por ese trabajo o escribir en la columna "PAGO" el

monto que se desea pagar, luego presionando el botón "Realizar Pago o

Abono" que está en el borde inferior derecho de la ventana, el programa

entonces realizará los respectivos pagos configurados.

Historial de Pagos Después que es realizado algún pago, bien sea a una factura o a un trabajo de

mano de obra, estos pasarán a ser parte del historial de pagos.

El usuario puede seleccionar en la parte superior de la ventana de control de

pagos si desea ver el historial de pagos a facturas o a trabajos de mano de

obra, con respecto al historial de pagos a facturas el usuario puede filtrar por

el nombre del proveedor o por un rango de fecha de pagos. Por otra parte al

marcar alguna línea de pago de la lista y presionar el botón "Pagos y/o

Créditos Efectuados" El programa le mostrará una lista de todos los pagos

y/o abonos, así como los créditos utilizados para los pagos hechos a esta

factura en particular, en esta misma ventana tendrá la opción el usuario de

eliminar si ese es el caso, algún pagos realizados, por consiguiente la factura

quedará pendiente de pagos y entrará en la lista de cuentas por pagar a

facturas.

O R D E N E S D E C O M P R A

175

Si el usuario selecciona ver el historial de pagos de trabajos de mano de obra,

también tendrá opciones para realizar filtros por rango de fecha, número de

presupuesto, nombre del técnico o personal de mano de obra o bien para sólo

listar los presupuestos que ya fueron facturados o no. De la misma manera si

el usuario selecciona uno de estos pagos y luego presiona el botón "Pagos

Efectuados" podrá ver un pequeño listado de los pagos o abonos realizado a

esta persona y tendrá la opción de eliminar algunos de estos pagos si fuese

necesario.

Cabe destacar que todos estos historiales de pagos pueden ser impresos o

exportados a algún formato digital si fuese necesario.

Cheques

El control de Cheques tiene como objetivo principal imprimir y mantener un

registro de todos y cada uno de los cheques elaborados por la empresa.

En un taller con un alto volumen de reparaciones y con una lista

relativamente grande de proveedores, la elaboración de cheques puede llevar

un tiempo precioso que puede ser aprovechado en otras labores además de la

factibilidad de cometer algún error en el llenado del cheque.

Al igual que en módulos anteriores, es preciso pulsar el icono Nuevo para

poder incluir o realizar un cheque.

La elaboración de cheques ha sido optimizada para impresoras matriz de

punto, aunque puede utilizarse en cualquier tipo de impresoras.

El control de Pagos/Egresos no tiene fines contables, solamente pretende

solventar un cuello de botella en muchos de los talleres. Es una solución

puntual a un problema puntual.

R E P O R T E S

176

ReportesReportes

odos los reportes, listados y documentos emitidos por AutoSoft Taller,

pueden ser enviados por correo electrónico, pueden ser archivados en

formatos Excel, HTML, TIFF, Bitmap, PNG, GIF, JPG, PDF, Open

office write, RTF, RTF – flow layout, Word, Worf – flow layout, XFF o ZPS

y el usuario puede realizar fácilmente búsquedas dentro de reportes extensos

desde la ventana de Vista Preliminar. Además puede hacer modificaciones

según se explica más adelante en el punto referente al Editor de Formatos de

Impresión.

Los reportes serán fidedignos en la medida en que se ingrese la información

correcta y se cumpla con los pasos organizativos previstos en la aplicación,

por esta razón, servirán y pueden ser utilizados para corregir errores de

omisión o procedimiento y como ayuda en la toma de decisiones en su

empresa.

Funciones de Vista Preliminar

En AutoSoft Taller, el usuario puede desde la Vista Preliminar de cualquier

reporte, listado y documento, utilizar ciertas funciones disponibles en la barra

ubicada en el borde inferior o superior de la pantalla.

La mayoría de las funciones disponibles desde la ventana Vista Preliminar,

se desactivan para reportes de Listados Completos si este contiene más de

1000 registros. Este sacrificio es necesario para mantener el tiempo de

proceso de emisión de los reportes, dentro de un margen aceptable, tomando

en cuenta entre otros factores, la velocidad de proceso más común de los

computadores disponibles en el mercado. Le recomendamos que para ahorrar

tiempo, si el reporte que desea emitir es muy extenso, lo ejecute desde la

computadora Servidor o el computador de mayor velocidad en su negocio.

Envío de Reportes por Correo Electrónico

Presionando el botón usted puede enviar por correo electrónico reportes,

presupuestos, facturas y en general cualquier listado y/o documento que tenga

en la vista preliminar. Para realizar esta función AutoSoft Taller, no utiliza

ningún programa externo como Microsoft Outlook®, pero es imprescindible

que esté presente la dirección de email de su empresa y el servidor SMTP en

el maestro Datos del Taller, para que el envío se realice exitosamente, y por

supuesto debe estar conectado a Internet.

T

CAPITULO

25

R E P O R T E S

177

Después de pulsado este botón, la aplicación mostrara la ventana de ingreso

de Envío por e-mail que se muestra a continuación.

Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario e-mail y el Asunto

al que se refiere el correo además puede incluir un mensaje al destinatario y

marcar si se desea incluir el reporte como un archivo adjunto en el correo. El

documento se incluirá en al cuerpo del e-mail en un formato HTML, lo cual

significa que será visible en las cuentas de e-mail que soporten la recepción

de correos en HTML. Cabe destacar que las imágenes como fotografías y

gráficas no son visibles en formato HTML.

El sistema de envío de correos de AutoSoft Taller, envía automáticamente

una copia del correo a la dirección de correo electrónico del taller, definida en

los datos del taller, con el objeto de mantener una copia de todos los correos

que sean enviados por este método.

El correo electrónico que recibirá el destinatario, tendrá como adjunto un

archivo en formato .pdf, .doc o .rtf, según como sea seleccionado, el cual es

visible utilizando el programa Adobe® Acrobat® o, Microsoft Word®. Al

abrir el archivo anexo al correo, el destinatario vera el documento incluyendo

todas las imágenes, como el logotipo de su empresa, fotografías, gráficos, etc.

Exportación a Archivos en Diferentes Formatos

También en la Vista Preliminar en centrará un botón que al presionarlo

abrirá el asistente de exportación como se puede apreciar en la siguiente

imagen.

R E P O R T E S

178

Con el asistente de exportación el usuario tiene la opción de exportar el

reporte a más de 10 tipos de archivos digitales diferentes, solo debe

seleccionar el tipo de archivo de la lista que se encuentra del lado izquierdo,

luego colocar el nombre del archivo en el campo está en la parte superior

derecha, seleccionar el rango de página y en el caso que sea una exportación a

una imagen podrá modificar los parámetros de la imagen resultante. Después

de esto solo debe presionar el botón "Exportar" y el programa generará el

archivo digital correspondiente.

Es importante destacar que el archivo se guardará automáticamente en la

carpeta donde fue instalado el programa, que normalmente es " C:\AutoSoft

Taller Estándar 4.00”.

También desde la ventana de Vista Preliminar, se puede mandar a imprimir

el reporte en pantalla y puede realizar búsquedas dentro del documento en

pantalla, presionando el botón , esta herramienta es muy útil sobre todo en

extensos reportes. Para cerrar la Vista Preliminar simplemente pulse o

presione la tecla ESC.

Menú Reportes

Muchos reportes pueden ser impresos directamente desde la ventana activa,

pulsando sobre el botón Imprimir de la Barra de Herramientas. Existen

determinados reportes que solo están disponibles en el menú Reportes donde

podemos conseguir los siguientes:

Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones El usuario cuenta con dos pestañas en esta ventana, “Lista de Clientes” y

“Mensajes a Clientes”. En la lista de clientes se puede configurar las fecha

entre las cuales se desea que se listen los recordatorios, luego está la lista de

los próximos servicios o reparaciones y al final hay tres botones.

R E P O R T E S

179

Exportar a un Archivo

Presionando en este botón se puede exportar la lista a un archivo de Excel o a

un archivo de texto TXT.

Existen muchos programas disponibles en el mercado que reciben este tipo de

archivos para generar sellos postales que luego son impresos en los sobres,

cartas, panfletos u otros tipos de medios para mercadeo. Es por ello que el

programa da la flexibilidad para que la lista pueda ser exportada a este tipo de

archivos.

Imprimir el Listado

Como su nombre lo indica, este botón muestra una vista previa de listado

antes de ser impreso, y desde el cual puede también ser enviado por correo

electrónico o exportado a otros formatos digitales.

Imprimir Recordatorios a Clientes

Pulsando este botón se puede ir a la vista previa de las cartas recordatorios

dirigidas a los clientes que próximamente estén por cumplir el tiempo

estimado para sus servicios o reparaciones.

En la pestaña "mensajes a clientes" es donde se establece la configuración y

propiedades de las cartas que serán impresas como recordatorios a los

clientes, esta cuenta con un cuatro campos, el campo titulo, es donde se debe

colocar el título del mensaje que será impreso en la carta, el campo receptor

contiene el nombre de la persona o empresa a la cual se le envía la carta, el

campo mensaje contiene el mensaje que se les quiere enviar al cliente y por

R E P O R T E S

180

último el campo emisor es el nombre de nuestra empresa o el nombre del

responsable de este recordatorio.

Existen 15 variables que pueden ser usadas en los contenidos de estos

campos, estas variables son las siguientes:

Variable Descripción

<nom> Nombre del cliente <con> Contacto <mat> Matrícula <fec> Fecha del servicio <odo> Odómetro <des> Descripción del trabajo <dir> Dirección del cliente <ciu> Ciudad <sta> Estado <cp> Código postal <año> Año <mar> Marca del vehículo <mod> Modelo del vehículo <emp> Nombre de la empresa <fea> Fecha actual

Usted puede usar cualquiera de estas variables al momento de ser impresa la

carta para que sea reemplazada por su respectiva equivalencia, por ejemplo:

vehículo <mar> <mod> <año> vehículo FORD EXPLORER 2003

R E P O R T E S

181

Resumen de Presupuestos de Reparación Este es un potente reporte capaz de mostrar al usuario, todos los presupuestos

realizados según la combinación de filtros o condiciones que se requiera que

cumplan.

Resumen de Presupuestos de Partes Igual que el anterior pero incluye solo los presupuestos por concepto de

ventas de partes.

Resumen de Facturas de Reparación Como su nombre lo indica, este reporte nos permite determinar el monto

facturado según las fechas y condiciones ingresadas, al igual que ver los

totales por concepto de Mano de Obra, Partes, Trabajos Externos, Retención

y Cobrado respectivamente.

Resumen de Facturas de Partes Igual que el anterior pero incluye solo las facturas por concepto de ventas de

partes.

Presupuestos Pendientes Muestra un listado de los presupuestos pendientes por facturar o por llamar al

cliente, los presupuestos que posean Orden de Reparación, serán resaltados

en color amarillo. Mediante este reporte usted puede mantener una visión

general de las reparaciones pendientes y efectuadas.

Vehículos Perdida Total Podría suceder que algún vehículo ingresado al taller para reparación, sea

decretado como pérdida total por la compañía aseguradora y se nos olvide

darlo de baja del taller, generándose así un listado incorrecto de vehículos en

el taller. Este reporte listará los vehículos existentes en el taller, pero que han

sido declarados como pérdida total para que el usuario pueda tomar alguna

decisión al respecto.

Vehículos Factura por Productor De mucha utilidad cuando se tiene estrecha relación con los productores o

sociedades de corretaje de seguros y se desea o se necesita llevar un control

de los vehículos provenientes por esa vía, bien sea para control de

siniestralidad, control de órdenes pendientes o si es el caso, el pago de

comisiones o gratificaciones a los productores de seguros en base a los

vehículos reparados de sus asegurados en un determinado lapso de tiempo.

Cuentas por Cobrar Es el reporte que le informa el monto adeudado por las empresas o clientes a

las cuales les presta servicio. Usted puede determinar la fecha de vencimiento

de la factura y tendrá por separado las facturas de reparaciones y las de venta

de partes.

R E P O R T E S

182

Facturas de Reparaciones con Partes Pendientes Le permite estar enterado de los vehículos ya Factura y/o entregados al

cliente, y a los cuales quedo pendiente por instalar algún repuesto al momento

de Facturar el trabajo o entregar el vehículo. Esto ocurre cuando no está

disponible algún repuesto y sin embargo se debe o se podría entregar el

vehículo mientras dicho repuesto es despachado por el proveedor. Muy

común en momentos de falta de disponibilidad, vehículos no comunes en el

mercado local y un sin fin de razones que no permitieron la instalación del

repuesto para el momento de la entrega. Esta condición es activada en la

pestaña Partes en el módulo de Facturas de Reparaciones.

Listado de Inventario Este reporte contiene toda la información referente a los partes de inventario

existentes en las fichas, usted puede filtrar el reporte de cualquier forma

posible. Utilice este reporte para realizar inventarios de partes en sus

almacenes, conocer el nivel de sus inventarios, el valor, etc.

Kardex Puede seleccionar una parte de inventario y ver dodo los movimientos que

esta parte ha tenido en un rango de tiempo determinado, movimiento de

entradas y salidas por concepto de compras, ventas, ajustes, devoluciones etc.

Editor de Formatos de Impresión

Usted puede modificar el formato de impresión de cualquier reporte y

cambiar los títulos, ubicación, tamaño o incluso eliminar campos, para

imprimir las facturas, presupuestos, etc., a su gusto o según sus necesidades.

En el menú Reportes abra el Editor de Formatos de Impresión, seleccione el

formato de impresión que desea modificar y presione Modificar.

R E P O R T E S

183

Si el menú Formato y

las barras de

herramientas aparecen

en ingles, usted puede

cambiarlas al español

dirigiéndose a Panel de

Control, Opciones de

Región y Lenguaje y

realizando el cambio en

la pestaña Opciones

Regionales.

R E P O R T E S

184

Todos los objetos que forman parte de cualquier documento, reporte o listado,

pueden ser cambiados, modificados e incluso eliminados. Usted puede

cambiar de color y tamaño los textos, puede cambiar el tamaño de campos, de

los cuadros, mover el logotipo, eliminar las fotos, y muchas cosas más, pero

si no posee conocimientos de programación o manejo de base de datos, evite

cambiar los códigos de los campos, ya que estos retornan valores que de ser

modificados incorrectamente, podrían generar errores al momento de

imprimir el reporte.

La función Vista Preliminar no funciona si se trata de abrir directamente

desde el Editor de Formatos de Impresión, si lo intenta y recibe un mensaje

de error inesperado, presione ignorar. Para tener una visualización de los

cambios realizados, deberá cerrar el Editor de Formatos de Impresión

guardando los cambios realizados y abrir el documento, reporte o listado

modificado, una vez hecho esto entonces abra la Vista Preliminar para

visualizar los cambios realizados en el formato de impresión.

Cada vez que usted abre un documento, reporte o listado en el Editor de

Formatos de Impresión para modificarlo, la aplicación como medida de

seguridad guarda una copia del original, de esta manera si usted comete un

error o no está conforme con los cambios realizados, siempre podrá recuperar

el formato de impresión original con solo ubicarse sobre el formato

modificado y presionar el botón Recuperar. Esta función de recuperación está

diseñado sobre todo si el usuario hace algún cambio en el código de algún

objeto, que genere un error en la aplicación. Si usted ha realizado una serie de

modificaciones y no desea retornar el formato de impresión a su apariencia

original, solo para corregir algún detalle, le sugerimos que trate de corregir el

problema sin utilizar la función de recuperación, ya que tendrá que volver a

realizar todas las modificaciones en el documento nuevamente.

R E P O R T E S

185

Otros Reportes

Imprimir Cuentas por Pagar

Usted tiene acceso a este reporte desde el módulo de Control de Pagos,

imprima un listado de las Facturas por pagar o las cuentas que por concepto

de mano de obra estén pendientes por pagar, según las opciones de filtro que

seleccione en los campos de fecha, proveedor, presupuesto, personal, etc.

Listado de Ordenes Pendientes

Este reporte se ejecuta desde el módulo de Ordenes de Compra Para

Inventario y en el se listan todas las órdenes de compra de inventario que

tienen aun ítems pendientes por recibir.

Pagos y/o Créditos Efectuados

Ejecute este reporte desde los módulos de Recepción de Facturas o Control

de Pagos para visualizar los pagos que haya realizado a la factura activa, así

como los créditos hechos a su cuenta por concepto de devoluciones y otros.

Al pulsar el botón vera una ventana con el detalle de los pagos efectuados y/o

créditos aplicados.

Pagos Efectuados

Le permite listar los pagos efectuados a personal de su empresa según el

número del presupuesto y nombre del empleado. Este reporte está disponible

en el módulo de Control de Pagos en la opción cuentas por pagar a mano de

obra y en la opción de historial de pagos a mano de obra.

Desde cualquier módulo utilizando la función de Vista Preliminar, usted

podrá ver en pantalla un listado que puede enviar por correo electrónico,

imprimir o archivar en un formato determinado, con uno o todos los registros

disponibles en dicho módulo. Un listado de registros estará disponible

pulsando el botón Lista ubicado Barra de Herramientas de navegación,

solamente para realizar búsquedas en pantalla.

Como política de atención al cliente y para mantener un mejoramiento

continuo de nuestros productos, le agradeceremos mucho toda su

colaboración en indicarnos el Reporte, Listado y Documento que a usted le

interesaría disponer. Por favor no dude en comunicarnos su sugerencia a

servicioalcliente@autosofttaller.com, con gusto nuestro departamento

técnico realizará una evaluación y analizará la factibilidad de su propuesta,

para su implementación en futuras versiones.

A N E X O A

186

Instrucciones PInstrucciones Para ara una Configuración de Reduna Configuración de Red

os siguientes procedimientos fueron realizados en un computador con

sistema operativo Windows 7® instalado, pero en términos generales

se ofrece una idea clara de los pasos a seguir en otras versiones de

Windows®.

En el servidor presione “Inicio” o el símbolo de Windows® que está en el

extremo inferior izquierdo, y seleccione “Equipo” que es una opción del

menú.

Localice la carpeta donde se instaló el programa (C:\AutoSoft Taller Estándar

4.00) y haga click con el botón derecho del ratón, luego seleccione

“Propiedades” del menú como se muestra a continuación:

L

ANEXO

A

A N E X O A

187

Aparecerá la ventana de “Propiedades”, seleccione la pestaña “Compartir”

Presione el botón “Uso compartido avanzado…”.

En la ventana “Uso compartido avanzado” marque la caja “Compartir esta

carpeta” y coloque el nombre del recurso compartido, tal como se observa en

la gráfica.

A N E X O A

188

Presione en “Permisos”, en la ventana de permisos marque las cajas para

permitir que los usuarios tengan control total, luego presione en aceptar.

De regreso en la ventana de “Propiedades” presione el botón “Compartir”.

A N E X O A

189

En la ventana de archivos compartidos, escriba “Todos” en el campo de las

personas con las que se va a compartir la carpeta y presione “Agregar” luego

cambie el nivel de permiso a “Lectura y escritura” presione en “Compartir”,

y luego en “Listo”. Cierre la ventana de propiedades.

Para verificar que el proceso se hizo correctamente y que la carpeta esta

compartida y disponible en la red, coloque el cursor sobre la carpeta y en la

parte inferior de la venta debe ver el “Estado” y este debe decir

“Compartido” como se demuestra en la figura siguiente:

A N E X O A

190

Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes)

En estación cliente presione “Inicio” o el símbolo de Windows® que está en

el extremo inferior izquierdo, y seleccione “Equipo” que es una opción del

menú.

Presione la tecla “Alt” y en el menú seleccione Herramientas Conectar

unidad de red… como se muestra en la siguiente figura:

Aunque se tomo como

ejemplo sistemas

operativos Windows 7

para mostrar este

proceso, no existe

mucha diferencia entre

este sistema y otros más

modernos o antiguos al

momento de realizar el

mismo procedimiento.

A N E X O A

191

Extienda el listado de letras disponibles para la Unidad y seleccione la

primera letra disponible o la letra que desee para denominar dicha unidad

haciendo click sobre ella. Recuerde que este paso sólo se puede realizar si

usted previamente compartió la carpeta del servidor.

A N E X O A

192

Ahora pulse en “Examinar”, localice en la ventana “Red” y el nombre del

servidor y pulse en el pequeño signo “►” que está al lado. Localice el

nombre de la carpeta que compartió en el servidor Ej. “AutoSoft Taller

Estándar 4.00” y selecciónela. Una vez seleccionada pulse Aceptar.

De esta manera usted ha asignado a la carpeta del programa donde se

encuentran los datos de AutoSoft Taller, una letra que la identifica como una

Unidad, para que esta carpeta pueda ser accesada directamente desde la

estación Cliente.

Marque la casilla “Conectar de nuevo al Iniciar sesión” y luego pulse en

“Finalizar”.

A N E X O A

193

Para verificar que el paso anterior fue realizado perfectamente, en “Equipo”

ahora también deberá ver la nueva conexión creada para acceder a la carpeta

del programa desde la computadora Cliente como si fuese otra unidad, esta se

distingue por un icono semejante a una conexión de tubería de agua debajo de

un disco duro. Si después de este paso, se abre una ventana mostrando

todas las tablas contenidas en la carpeta, simplemente ciérrela.

Ahora en la ventana de Configuración de Inicio de AutoSoft Taller, pulse

sobre el botón que está al lado del campo donde van los Datos

Compartidos para proceder a buscar la conexión que acabamos de crear en el

paso anterior. Se abrirá una nueva ventana, será muy fácil localizar la

conexión recientemente creada ya que estará distinguida con la letra que le

asignamos a la nueva Unidad, ahora seleccionemos la carpeta Data que está

dentro de la conexión de red.

Una vez localizada la carpeta, pulse sobre ella para resaltarla, luego pulse en

OK, después en Finalizar.

Realice este mismo procedimiento en cada estación Cliente, para crear su red

local.

Recuerde que si está

trabajando en red, la

carpeta de los Datos

Compartidos en las

instalaciones cliente,

deberá tener la ruta de

la carpeta “Data”

ubicado en el servidor,

de lo contrario el

programa NO

funcionará en las

instalaciones tipo cliente.

A N E X O B

194

Más CMás Configuraciones deonfiguraciones de RRegistrosegistros

ediante las opciones o configuración de registros, se pueden

cambiar muchos parámetros, los cuales van desde valores

relacionados al idioma y lenguaje, hasta controles de los mensajes

del sistema, reglas en las búsquedas y muchos otros. Estas opciones son de

uso delicado para la aplicación y sólo deben ser modificadas con criterio y

supervisión por personal debidamente capacitado.

Como ya ha sido explicado anteriormente, para tener acceso a las opciones

del registro, debe abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Modificar

Registro, como lo muestra la siguiente figura.

Claves Compartidas: Seguridad

Este grupo de configuraciones están referidas a los parámetros de seguridad

de la aplicación y tienen efecto sobre todas las computadoras de la red, lo que

significa que las condiciones seleccionadas en cada una de las categorías,

afectaran no solo la estación Servidor que es donde se realiza el ajuste sino

también las estaciones Clientes.

M

ANEXO

B

A N E X O B

195

En la siguiente figura podrá apreciar las categorías que conforman este

conjunto de Claves.

Registro de Eventos AutoSoft Taller tiene la capacidad de registrar todos los eventos que se

realizan en la aplicación.

Con el registro de eventos habilitado, el Administrador puede dirigirse al

menú Archivo y abrir la ventana Registro de Eventos de la Aplicación, donde

podrá ver el tipo de evento, el usuario, la hora y muchos datos más.

Usted puede deshabilitar esta función para que la aplicación no registre

ningún evento y de esta forma en computadores lentos lograr un leve aumento

en la velocidad, sin embargo esto no es recomendado ya que perdería la

propiedad de monitoreo de las acciones llevadas a cabo por usted o sus

empleados en el caso que sea necesario repasar o revisar algún evento.

Grupos Esta categoría se refiere a los distintos Grupos de Usuario existentes en la

aplicación. Utilícela para modificar los privilegios que son reconocidos al

Grupo.

Privilegios Esta categoría permite ver los distintos privilegios existentes y su descripción.

Usuario Esta categoría contiene una clave para cada usuario definido.

Claves Locales: Preferencias del Programa

Mediante esta configuración usted puede modificar la manera como AutoSoft

Taller se comporta mientras modifica los datos en los campos de clientes,

vehículos, facturas y todos los demás módulos relacionados con la

A N E X O B

196

introducción de datos por el teclado. Además incluye algunas configuraciones

de confirmaciones de borrado y salvado entre otras. A continuación se explica

cada una de ellas.

Salto de Campo Automático

Esta función afecta la manera como AutoSoft Taller permitirá el salto o

cambio entre los diversos campos de edición. Las dos alternativas son:

Saltar Solo con la tecla TAB

Quiere decir que para cambiar o dejar un campo, es preciso pulsar

sobre la tecla TAB, aunque el campo esté lleno. Por ejemplo, si el

cursor se encuentra sobre el campo serial, y el mismo es llenado por

completo, el cursor no cambiará al siguiente campo hasta que sea

pulsada la tecla TAB.

Cuando Esté Lleno Saltar

Todo lo contrario a la propiedad anterior, es decir, cuando se llene un

campo, el cursor automáticamente pasará al siguiente.

Confirmar Borrado

Mediante esta preferencia se puede configurar la solicitud de confirmación o

no al momento de borrar un registro. Las alternativas son Requerir

confirmación o Borrar Sin Confirmación.

Confirmar Guardar al Salir

Como su nombre lo indica, permite configurar AutoSoft Taller para que

pregunte si desea guardar los datos al momento de salir de cualquier módulo.

Las opciones son: Preguntar antes de Guardar o Guardar sin preguntar.

A N E X O B

197

Confirmar Guardar al Navegar

Navegar a través de los datos es la acción de moverse a través de los

registros, utilizando los botones Primero, Siguiente, Anterior y Ultimo, los

cuales se encuentran en la barra de navegación (barra de herramientas

superior).

En este sentido, si se configura para Guardar sin Preguntar, AutoSoft

Taller Guardará los datos sin solicitar confirmación.

Siglo Actual

Relacionado con las funciones de fecha. Normalmente este valor es tomado

de la fecha de la aplicación y no requiere cambio.

Formato de Números Telefónicos Cuando elija “Formato de Números Telefónicos” verá que el formato pre-

determinado de la aplicación es (999)-999.9999, usted dispone de hasta 15

espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de

cualquier carácter numérico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier

carácter alfabético, si ingresa una X, aceptara cualquier carácter alfa-

numérico y en el lugar donde ingrese un paréntesis, coma, punto o cualquier

otro carácter, ese lugar será ocupado por dicho carácter en el campo,

ejemplos:

• (99)99-99-99 acepta un código de área de 2 cifras numéricas y un

teléfono de 6 cifras numéricas separadas por paréntesis.

• 9999999999 acepta un número de hasta 10 cifras numéricas sin

ninguna separación.

• 999-AAAAAAAA acepta teléfonos compuestos por números y letras

como por ejemplo 800-AUTOSOFT.

• (0999)R99-9999 acepta un código de área de 3 cifras numéricas

anteponiendo automáticamente un “0” y un teléfono de hasta 5 cifras

numéricas anteponiendo una “R” automáticamente.

Preferencias en Facturas

-Ocultar Anuladas

Con esta opción establezca si desea se muestren o no las facturas anuladas.

-Ocultar Pagadas

Establezca si prefiere o no que se muestren las facturas pagadas.

A N E X O B

198

Preferencias en Presupuestos

-Ocultar Anulados

Con esta opción establezca si desea se muestren o no los presupuestos

anulados.

-Ocultar Facturados

Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos facturados.

-Ocultar Pérdida Total

Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos de vehículos

dados como pérdida total por el seguro.

Reiniciar Año Tiene que ver con las funciones y recálcalos para el problema del año 2000 e

indica el año de reinicio de conteo. Este valor tampoco debe ser modificado

en condiciones normales de uso.

Textos de Ayuda en campos Este registro activa o desactiva las ayudas de campos, que es un pequeño

letrero informativo que se despliega en el campo, cuando coloca el puntero

del ratón sobre un campo. Este letrero le da al usuario una información acerca

de cuál es el contenido del campo o la utilidad de un determinado botón o

control.

Esta opción viene deshabilitada de forma predeterminada, si su equipo es

nuevo y posee buenas prestaciones de velocidad, active esta opción, de lo

contrario puede experimentar un poco de lentitud y parpadeos en las ventanas

cada vez que el programa despliegue la ayuda en campos.

A N E X O C

199

Otras Otras OOpciones en Fichaspciones en Fichas

or razones de comodidad de uso y espacio en el área de trabajo, existen

cinco módulos que no se encuentran en la pestaña de Fichas, se

encuentran en el menú de Fichas ubicado en la barra de menú del

programa.

Estas opciones son:

• Trabajos Externos

• Marcas y Modelos de

Vehículos

• Almacenes o Depósitos

• Productores de Seguros

• Peritos o Ajustadores

El ingreso y actualización de los datos en estas fichas, se realizan mediante

los mismos procedimientos utilizados en todos los módulos ya conocidos en

AutoSoft Taller e igualmente pueden incluirse por la segunda vía, es decir,

dentro de los módulos en los cuales son referenciados. Así por ejemplo, usted

puede incluir almacenes desde el módulo de Partes de Inventario, o peritos

(ajustadores) desde el módulo de Presupuestos.

P

ANEXO

C

Cabe

destacar que

en la

obtención de

este

resultado,

AutoSoft

Online no

toma en

consideració

n costos

generados

por la

operación

misma de la

empresa

tales como:

gasto de

electricidad,

alquileres,

nómina,

entre otros.

L I C E N C I A

200

LiLicencia cencia Para el Usuario FinalPara el Usuario Final

AVISO PARA EL USUARIO: LEA CUIDADOSAMENTE ESTE CONTRATO. AL UTILIZAR LA APLICACIÓN O UNA PARTE DEL MISMO, USTED ACEPTA TODOS LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE CONTRATO, INCLUYENDO, EN PARTICULAR, LAS LIMITACIONES REFERENTES A: USO, ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 2; TRANSFERENCIA, ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 4; GARANTÍA, ESTABLECIDAS EN LAS CLÁUSULAS 6 Y 7, RESPONSABILIDAD, Y ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 8. USTED ACEPTA QUE ESTE CONTRATO ES EXIGIBLE COMO CUALQUIER CONTRATO POR ESCRITO NEGOCIADO Y FIRMADO POR USTED. SI USTED NO ESTÁ DE ACUERDO, NO UTILICE ESTE SOFTWARE. SI HA ADQUIRIDO LA APLICACIÓN EN UN MEDIO TANGIBLE (por

ejemplo en un CD-ROM), SIN LA OPORTUNIDAD DE REVISAR ESTA LICENCIA, Y NO ACEPTA ESTE CONTRATO, USTED PODRÁ OBTENER LA DEVOLUCIÓN DE LA CANTIDAD QUE ORIGINALMENTE PAGÓ SI: (A) NO UTILIZA LA APLICACIÓN Y (B) REGRESA LA APLICACIÓN, CON LA PRUEBA DE PAGO, AL SITIO DONDE LO ADQUIRIÓ EN UN PLAZO DE TREINTA (30) DÍAS A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA.

1. Definiciones. "Software" significa (a) todo el contenido de los archivos, disco(s), disco(s) de CD-ROM u otro medio con el cual este Contrato se adjunta, incluyendo, sin limitación (i) información computacional o de programas de cómputo de Santa Rita Investments Inc. o de terceros; (ii) imágenes digitales, fotografías incorporadas, galería de imágenes, sonidos, u otros trabajos artísticos ("Archivos de Contenido"), (iii) material escrito o archivos con información relacionada ("Documentación") y (iv) fuentes; y (v) actualizaciones, versiones modificadas, ampliaciones, complementos y copias de la aplicación, en caso de existir, que Santa Rita Investments Inc. le ha otorgado a Usted bajo licencia (conjuntamente, "Actualizaciones"). Los términos "Uso" o "Utilización" significan acceder, instalar, descargar, copiar o de cualquier otra forma

obtener beneficios de la utilización de las funciones de la aplicación de acuerdo con la Documentación. "Número Permitido" significa 1 (uno o una) a no ser que se indique lo contrario conforme a una licencia válida (por ejemplo una licencia de volumen o distribución) otorgada por Santa Rita Investments Inc. "Computadora" significa un dispositivo electrónico que acepta información en forma digital o en forma similar y que manipula dicha información para obtener un resultado específico basado en una secuencia de instrucciones. "Santa Rita Investments Inc." significa Santa Rita Investments Inc., una sociedad del estado de la Florida, con domicilio en 6787 Aliso Ave. West Palm Beach, Florida 33413, Estados Unidos de América.

2. Licencia de Software. Siempre que Usted cumpla con los términos de este Contrato de Licencia para Usuario Final (el "Contrato"), Santa Rita Investments Inc. le otorga una licencia no exclusiva para utilizar la aplicación para los fines descritos en la Documentación. Algunos materiales de terceros incluidos en la aplicación podrán estar sujetos a términos y condiciones diversas, los cuales típicamente se describen en un archivo "Léame" localizado cerca de dichos materiales.

2.1. Uso General. Usted podrá instalar y utilizar una copia con instalación en modo de servidor de la aplicación en una computadora compatible, limitándose al Número Permitido de computadoras.

2.2. Uso en un Servidor. Usted podrá instalar una copia de la aplicación en su servidor de red con el fin de compartir las bases de datos con otras computadoras dentro de su red interna, limitándose los servidores al Número Permitido y los clientes o instalaciones para clientes a un número ilimitado siempre y cuando al menos un servidor debidamente registrado y activado este funcionando en dicha red, o podrá

instalar una copia de la aplicación en un servidor de red dentro de su red interna para el único y exclusivo fin de utilizar la aplicación sin compartir datos o instrucciones. No se permite ningún otro uso en red, incluyendo sin limitación, al uso de la aplicación de

L I C E N C I A

201

forma directa o mediante comandos, datos o instrucciones de o a una computadora que no pertenezca a su red interna, para servicios primarios (hosting services) de Internet o Web o por cualquier usuario que no tenga licencia para utilizar esta copia de la aplicación mediante una licencia válida de Santa Rita Investments Inc.

2.3. Copia de Seguridad. Usted podrá hacer una copia de seguridad de la aplicación, siempre y cuando su copia de seguridad no esté instalada, o se utilice en cualquier computadora. Usted no podrá transferir los derechos respecto de una copia de seguridad a menos que transfiera todos los derechos respecto al Software como se establece en la Cláusula 4.

2.4. Uso en Domicilio Particular. Usted, en su carácter de usuario principal de la computadora en la que la aplicación está instalada, no podrá instalar la aplicación en una de sus computadoras en su domicilio particular. Al menos que sea desinstalado de la computadora principal e instalado en la computadora de su domicilio particular. Sin excepciones este software no podrá utilizarse al mismo tiempo que la aplicación instalado en la computadora principal.

2.5. Archivos de Bases de Datos. A menos que se especifique lo contrario en los archivos "Léame" asociados a los Archivos de Bases de Datos, que podrán incluir derechos y restricciones específicos con respecto a dichos materiales, Usted podrá mostrar, modificar, reproducir y distribuir cualquiera de los Archivos de Bases de Datos incluidos en la aplicación. Sin embargo, Usted no podrá distribuir los Archivos de Bases

de Datos de forma independiente, es decir, en el caso en que los Archivos de Contenido constituyan el valor principal del producto distribuido. Los Archivos de Bases de Datos no podrán utilizarse en la producción de material calumnioso, difamatorio, fraudulento, lascivo, obsceno o pornográfico, ni en cualquier otro material que infrinja los derechos de propiedad intelectual de terceros o en cualquier otra forma ilegal. Usted no podrá reclamar ningún derecho de marca con respecto a los Archivos de Bases de Datos u obras derivadas de los mismos.

2.6. Programas de fuentes. En el caso que la aplicación incluya programa de fuentes:

2.6.1. Usted podrá usar el programa de fuentes tal y como se ha descrito anteriormente en el Número Permitido de computadoras e imprimir dicho programa de fuentes en cualquier dispositivo de impresión conectado a dichas computadoras.

3. Derechos de Propiedad Intelectual. La aplicación y las copias que Santa Rita

Investments Inc. le ha autorizado a realizar son propiedad intelectual de Santa Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La estructura, organización y código de la aplicación constituyen secretos industriales e información confidencial valiosa de Santa Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La aplicación está protegido por derechos de autor, incluyendo sin limitación por la ley de derechos de autor (copyright law) de los Estados Unidos de América, por las disposiciones de los tratados internacionales y las leyes aplicables del país en el que se va a utilizar. Usted no podrá copiar la aplicación, excepto en los términos de la Cláusula 2 ("Licencia de software"). Cualquier copia que esté autorizado a realizar de conformidad con este Contrato debe contener el mismo aviso de derechos de autor reservados así como los avisos sobre propiedad que aparecen en la aplicación. Usted acepta no modificar, adaptar o traducir la aplicación.

Usted también acepta no utilizar la ingeniería en reversa, descompilar, desmontar o de cualquier otra forma tratar de descubrir el código fuente de la aplicación excepto en la medida en que esté expresamente autorizado a descompilar bajo la ley aplicable, sea esencial que realice lo anterior para lograr operar la aplicación con otro programa y Usted primeramente haya solicitado a Santa Rita Investments Inc. que le proporcione la información necesaria para lograr dicha operación y Santa Rita Investments Inc. no le haya proporcionado dicha información. Santa Rita Investments Inc. tiene el derecho de imponer condiciones razonables y de solicitar el pago de una cuota razonable antes de proporcionarle dicha información. Cualquier información proporcionada por Santa Rita Investments Inc. o que Usted obtenga, según lo permitido por el presente Contrato, sólo podrá utilizarse para los propósitos aquí descritos y no podrá revelarse a

L I C E N C I A

202

terceros ni utilizarse para crear ningún programa que sea substancialmente parecido a la expresión de la aplicación. Toda solicitud de información debe dirigirse al departamento de Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc. Las marcas se utilizarán de conformidad con la práctica aceptada de marcas, incluyendo la identificación de los nombres de los propietarios de las marcas. Las marcas sólo se podrán utilizar para identificar los trabajos de impresión generados por la aplicación y dicho uso de cualquier marca no le otorga derechos de propiedad con respecto a dicha marca. A excepción de lo expresamente indicado arriba, este Contrato no le otorga

ningún derecho de propiedad intelectual con respecto al Software. Usted por el presente reconoce y acepta que la aplicación incluye información confidencial que constituye (i) un secreto industrial conforme a la Ley de Propiedad Industrial de los Estados Unidos y (ii) un secreto industrial conforme a los Artículos correspondientes al Código Penal perteneciente al país donde se esté utilizando la aplicación.

4. Transferencia. Usted no podrá arrendar, alquilar, otorgar licencias ni autorizar la copia total o parcial de la aplicación en otra computadora a excepción de lo permitido expresamente por el presente Contrato. Sin embargo, Usted podrá transferir todos los derechos respecto al uso de la aplicación a otra persona física o legal siempre y cuando: (a) también transfiera este Contrato, la aplicación y cualquier otro software o equipo incluido o preinstalado junto con la aplicación, incluyendo las copias, Actualizaciones y versiones anteriores, así como las copias del programa de fuentes convertido a otros formatos, a dicha persona física o legal; (b) no retenga ninguna copia, incluyendo copias de seguridad y copias grabadas en una computadora; y (c) la parte receptora acepte los términos y condiciones de este Contrato y cualesquier otros términos o condiciones bajo las cuales Usted adquirió legalmente una licencia respecto

al Software. No obstante lo anterior, Usted no podrá transferir copias educativas, de prelanzamiento o gratuitas de la aplicación. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho de activación de la aplicación si sospecha la copia o transferencia ilegal del mismo, y acepta hasta un máximo de 3 solicitudes anuales de activación por parte de Usted, siempre y cuando sus datos concuerden con nuestros registros.

5. Software para Varios Entornos / Software para Varios Idiomas / Software en Varios Medios / Copias Múltiples / Grupos / Actualizaciones. Si la aplicación puede utilizarse en varias plataformas o idiomas, si Usted recibe la aplicación en varios medios, si de cualquier otra forma recibe varias copias de la aplicación, o si Usted recibe la aplicación incorporado a otro software, el número total de las computadoras en las que todas las versiones de la aplicación han sido instaladas no podrá exceder del Número Permitido. Usted no podrá alquilar, arrendar, otorgar licencias, prestar o transferir ninguna versión o copia de dicho software que no utilice. Si la aplicación es una Actualización de una versión anterior de la aplicación, Usted debe contar con una licencia válida de la versión anterior para utilizar la Actualización. Usted podrá

continuar utilizando la versión anterior de la aplicación en su computadora después de recibir la Actualización como ayuda en la transición a la Actualización, siempre que: la Actualización y la versión anterior estén instaladas en la misma computadora; la versión anterior o las copias de la misma no se transfieran a otra persona o computadora a menos que todas las copias de la Actualización se transfieran a dicha persona o computadora; y Usted reconoce que cualquier obligación de proporcionar soporte técnico o activación de la versión anterior de la aplicación que Santa Rita Investments Inc. pudiera tener podrá terminar al hacerse disponible la Actualización.

6. SIN GARANTÍA. La aplicación se le proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. no proporciona garantía alguna en lo relacionado con su utilización o rendimiento. SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO GARANTIZAN NI PUEDEN GARANTIZAR EL RENDIMIENTO O LOS RESULTADOS QUE USTED PUDIERA OBTENER AL UTILIZAR LA APLICACIÓN. EXCEPTO POR CUALQUIER GARANTÍA, CONDICIÓN, REPRESENTACIÓN O TÉRMINO, EN LA MEDIDA EN QUE LOS MISMOS NO PUEDAN O PUDIERAN SER EXCLUIDOS O LIMITADOS POR LA LEGISLACIÓN APLICABLE EN SU JURISDICCIÓN, SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO

OTORGAN GARANTÍAS, CONDICIONES, REPRESENTACIONES O TÉRMINOS, (EXPRESOS O IMPLÍCITOS, YA SEA POR ESTATUTO, JURISPRUDENCIA, DERECHO CONSUETUDINARIO, USO U OTROS), EN RELACIÓN CON OTRAS CUESTIONES,

L I C E N C I A

203

INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN LA NO INFRACCIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS, COMERCIABILIDAD, INTEGRACIÓN, CALIDAD SATISFACTORIA O ADECUACIÓN PARA CUALQUIER PROPÓSITO EN PARTICULAR.

7. Términos adicionales para productos de prelanzamiento. Si el producto que acompaña al presente contrato es una versión de prelanzamiento o software versión beta ("Software de prelanzamiento"), será aplicable la Cláusula a continuación. En el caso de que cualquier disposición de la presente Cláusula entre en conflicto con cualquier otro término o disposición del presente Contrato, lo dispuesto en esta Cláusula regirá por encima de otro(s) término(s) y disposición(es) en lo que se relaciona con la aplicación de prelanzamiento, pero sólo en la medida de lo necesario para resolver el conflicto. Usted reconoce que la aplicación es una versión de prelanzamiento, que no se trata de un producto final de Santa Rita Investments Inc. y

que puede contener errores de programación o de otro tipo y problemas que podrían causar fallos de sistema o de otro tipo y pérdida de datos. Por ello, la aplicación de prelanzamiento se proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. rechaza toda garantía u obligaciones de responsabilidad hacia Usted de cualquier tipo. Usted reconoce: que Santa Rita Investments Inc. no le ha prometido ni garantizado que la aplicación de prelanzamiento será anunciado o puesto a disposición de nadie en el futuro, que Santa Rita Investments Inc. no ha expresado o implicado obligación ninguna hacia Usted acerca del anuncio o introducción de la aplicación de prelanzamiento, que Santa Rita Investments Inc. puede decidir no introducir un producto similar a, o compatible con, la aplicación de prelanzamiento. Igualmente reconoce que Usted asume todos los riesgos derivados de cualquier investigación o desarrollo que Usted pueda realizar en relación con la aplicación de prelanzamiento o

cualquier producto con él relacionado. Durante el tiempo que este Contrato sea válido, si Santa Rita Investments Inc. así se lo pidiese, tendrá que proporcionar a Santa Rita Investments Inc. información y comentarios acerca del periodo de prueba y del uso de la aplicación de prelanzamiento, incluidos informes de errores y problemas. Si la aplicación de prelanzamiento se le ha proporcionado de conformidad a un contrato escrito por separado, (Contrato para productos de prelanzamiento), el uso que Usted haga de la aplicación de prelanzamiento está igualmente regulado por dicho contrato. Usted acuerda que no tiene intención y certifica que de hecho no otorgará licencias, arrendará, prestará, alquilará, o transferirá la aplicación de prelanzamiento. Tras la recepción de una versión posterior tampoco lanzada al mercado, de la aplicación de prelanzamiento, o el lanzamiento por Santa Rita Investments Inc. de una versión

comercial al mercado de la aplicación, tanto si se tratase de un producto individual como si forma parte de un producto mayor, Usted accede a devolverlo o destruir todas las versiones anteriores de la aplicación de prelanzamiento que haya recibido de Santa Rita Investments Inc. y a regirse por los términos del Contrato de licencia de usuario final, para cualquiera de las mencionadas versiones posteriores de la aplicación de prelanzamiento. Excepto en el caso de que se contradiga alguna condición o término de esta Cláusula, si se encuentra ubicado fuera de los EE.UU. Usted se compromete a devolver o destruir todas las versiones no lanzadas al mercado de la aplicación de prelanzamiento, en un plazo de treinta (30) días una vez concluido su periodo de prueba, cuando la fecha sea anterior al lanzamiento al mercado público de la primera partida de dicho programa. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho al uso de toda versión de prueba o prelanzamiento por los usuarios, después del lanzamiento

de la versión final, para tal fin Santa Rita Investments Inc. puede incluir código que limite el uso de dicho software al caducar su periodo de prueba o al alcanzar la fecha que se estima que la versión final pueda estar disponible en el mercado.

8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGÚN CASO SANTA RITA INVESTMENTS

INC. O SUS PROVEEDORES SERÁN RESPONSABLES ANTE USTED POR CUALQUIER DAÑO, RECLAMACIÓN O COSTOS DE CUALQUIER NATURALEZA, NI DE NINGÚN DAÑO RESULTANTE, INDIRECTO, INCIDENTAL, PUNITIVO O ESPECIAL, NI DE PERJUICIOS O PÉRDIDA DE AHORROS, AÚN EN EL CASO QUE UN REPRESENTANTE DE SANTA RITA INVESTMENTS INC. HUBIERA SIDO NOTIFICADO DE LA POSIBILIDAD QUE SE PRODUZCAN DICHAS PÉRDIDAS, DAÑOS O PERJUICIOS, RECLAMACIONES O COSTOS, NI DE NINGUNA RECLAMACIÓN PRESENTADA POR TERCEROS. LAS LIMITACIONES Y EXCLUSIONES ANTERIORES SE APLICARÁN EN LA MEDIDA EN QUE LO PERMITA LA LEGISLACIÓN APLICABLE EN SU JURISDICCIÓN. LA RESPONSABILIDAD CONJUNTA

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TOTAL DE SANTA RITA INVESMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES CONFORME O EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO YA SEA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL (INCLUYENDO EN CADA CASO RESPONSABILIDAD POR NEGLIGENCIA SIN LIMITACIÓN ALGUNA) O DE CUALQUIER OTRA FORMA, SE LIMITARÁ A LA CANTIDAD PAGADA POR LA APLICACIÓN, EN CASO DE EXISTIR. Nada contenido en este Contrato limita la responsabilidad de Santa Rita Investments Inc. ante Usted en el caso de muerte o lesiones resultantes de la negligencia de Santa Rita Investments Inc. o por daño causado por engaño (fraude). Santa Rita Investments Inc. actúa en nombre de sus

proveedores con el fin de renunciar, excluir y/o limitar las obligaciones, garantías y responsabilidad tal y como se establece en este Contrato, pero no con otros objetivos o fines. Para obtener más información, por favor contacte a Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc.

9. Reglas de exportación. Usted está de acuerdo en que la aplicación no podrá ser enviado, transferido o exportado a ningún país, ni se utilizará en ninguna forma que prohíba la Ley de Administración de Exportaciones de los Estados Unidos de América (United States Export Administration Act) o cualquier otra ley, restricciones o reglamentos de exportación (conjuntamente "Leyes sobre Exportación"). Asimismo, si la aplicación se identifica como un elemento controlado de exportación según las Leyes sobre Exportación, Usted declara y garantiza no ser ciudadano de, o no ser residente en, una nación bajo embargo (incluyendo sin limitación a Irán, Irak, Siria, Sudán, Libia, Cuba, Corea del Norte y Serbia) y que las Leyes sobre Exportación no le prohíben de ninguna forma recibir la aplicación. Todos los derechos para utilizar la aplicación se otorgan bajo la condición que dichos derechos se perderán si Usted incumple los términos de este Contrato.

10. Ley Aplicable. Este Contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes substantivas vigentes en el Estado de la Florida, en los tribunales respectivos de la ciudad de Boca Ratón en los Estados Unidos de América. Este Contrato no se regirá por las disposiciones sobre el conflicto de leyes de cualquier país o por la Convención de

las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías, cuya aplicación queda expresamente excluida.

11. Disposiciones Generales. Si se determina que cualquier parte de este Contrato es nula y no exigible, lo anterior no afectará la validez del resto del Contrato, que

permanecerá válido y exigible de conformidad con sus términos. Este Contrato no perjudicará los derechos conferidos en las leyes de cualquier parte que opere como consumidor. Este Contrato sólo se podrá modificar mediante un escrito firmado por un representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. Santa Rita Investments Inc. podrá otorgar una licencia para las Actualizaciones con términos adicionales o diferentes. El presente Contrato representa el acuerdo completo entre Santa Rita Investments Inc. y Usted en relación con la aplicación y reemplaza cualquier representación, discusión, compromiso, comunicación o publicidad anterior relacionada con la aplicación.

12. Notificación a los Usuarios Finales del Gobierno de los EE.UU. La aplicación y la Documentación constituyen "Elementos Comerciales" (Commercial Items), tal y como se define dicho término en el 48 C.F.R. §2.101, consistente en un "Software Informático Comercial" y "Documentación de la aplicación Informático Comercial", tal y como se utilizan dichos términos en el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R. §227.7202, según corresponda. De conformidad con el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R.

§§227.7202-1 hasta 227.7202-4, según corresponda, se han otorgado licencias a los usuarios finales del gobierno de EE.UU. para la aplicación Informático Comercial y Documentación de la aplicación Informático Comercial (a) únicamente como Elementos Comerciales y (b) únicamente con los derechos que se conceden al resto de usuarios finales sujetos a los términos y condiciones descritos en el presente Contrato. Los derechos sin publicar quedan reservados conforme la ley derechos de autor (copyright laws) de los Estados Unidos de América. Santa Rita Investments Inc., 6787 Aliso Ave. West Palm Beach, FL 33413, USA. Para los Usuarios Finales del Gobierno de EE.UU., Santa Rita Investments Inc. acepta cumplir todas las leyes de igualdad de oportunidades aplicables incluyendo, de ser apropiado, las disposiciones de la Orden

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Ejecutiva 11246, con las reformas correspondientes, así como las disposiciones contenidas en el 41 CFR partes 60-1 hasta 60-60, 60-250, y 60-741. La cláusula y normativas del programa de acción afirmativa contenidas en la frase anterior se incorporarán por referencia a este Contrato.

13. Cumplimiento con Licencias. En caso de ser una empresa u organización, Usted está de acuerdo en que si Santa Rita Investments Inc. o un representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. así lo solicita, tendrá que documentar y certificar completamente dentro del plazo de 30 (treinta) días que el uso de cualquier software de Santa Rita Investments Inc. en dicho momento cumple con las licencias válidas de Santa Rita Investments Inc.

Si Usted tiene preguntas con relación a este Contrato, o si desea solicitar información adicional a Santa Rita Investments Inc., por favor utilice la dirección y la información de contacto incluida en este producto para ponerse en comunicación con la oficina de Santa Rita Investments Inc. que presta servicio en su jurisdicción.

Santa Rita Investments Inc. y AutoSoft Taller son marcas o marcas registradas de Santa Rita Investments Incorporated en los Estados Unidos de América y/o en otros países.

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