depertamentos y consultoras de pr

Departamento de Relaciones Públicas y Consultoras Externas

Comunicación Institucional II


TEMAS A DESARROLLAR

• El departamento de Relaciones Públicas en la empresa.

FuncionesUbicación del departamento dentro del organigrama de la organización Estructura interna de la organización

• Las consultoras externas de relaciones públicos ConceptoFuncionesRelación consultora- cliente

• Ventajas y desventajas de los departamentos y de las consultoras


• Contacto con la prensa • Preparación de publicaciones para los públicos internos• Planificación, ejecución y evaluación de campañas institucionales.• Planificación de eventos especiales • Redacción de discursos de los directivos de la organización• Redacción de folletos institucionales, memoria, house organ.• Mantener actualizado al fotográfico, y biografía de los ejecutivos de la organización y de las autoridades nacionales, provinciales, municipales.• Planifica y supervisa la evaluación de la organización en ferias y exposiciones.• Fomento de actividades culturales y educacionales.• Relaciones con los accionistas

Actividad que desarrolla el departamento de PR


• Redacción de cartas para públicos externos y mixtos.• Recepción de visitantes, interior y exterior (preparación de su agasajo, itinerario, contacto) • Visitas guiadas• Supervisión de la ejecución de la película institucional de la organización • Mantiene actualiza la lista de personas, que reciben premios por antigüedad.• Estudios de imagen de la organización en todos sus públicos.• Análisis de la situación social, política y economía en el país y su posible repercusión en la empresa.• Evaluación cuanti y cualitativa de la información que sobre la empresa aparece en los distintos medios.• Organizaciones de celebraciones y aniversarios.• Actividad de lobby con la autoridad pública.



• Estudios de rumores• Encuesta de opinión pública• Auditoría de comunicaciones.• Preparación de carteleras• Cursos periódicos de capacitación en RR.PP. dirigidos a concesionarios, representantes, recepcionistas, vendedores.• Relación con la comunidad y sus líderes • Donaciones.• Preparación del presupuesto anual del departamento • Participación en congresos y convenciones.• Fomento de actividades deportivas de los Públicos Internos.



1. Staff: es una función de asesoría, sugiere pero no ejecuta.

2. RR.PP Asesora desde el directorio, G. General: cumple la función staff, sugiere, pero no ejecuta. Asesora en 2 niveles, la desventaja es que no puede ejecutar (escucha todo).

Donde se ubica el departamento de PR

A sesorialeg a l

G A d m . G .p rom oc ion G . com erc ia l R s . H u m an os

G . G en era l A sesoriaR R .P P

D irec to rio


3. A nivel departamental: estamos en una función lineal:Ventaja: hay ejecucionesDesventajas: no tiene la información anterior 4. Función descentralizada: cada gerencia tiene un área que le pertenece a PR.Desventaja: en cada uno de las gerencias, las Relaciones Públicas están a cargo y cada gerente quiere que el profesional trabaje para él y se pierde el objetivo estratégico.


R R .P P R R .P P R R .P P R R .P P

G . G en era l

D irec to rio


5. Función lineal, con el staff se combinan ambasDesventaja: todas, las RR.PP dependen de una sola gerencia y trabaja para esta. 6. Función Staff: al Directorio, General, departamento de RR. PP combina función lineal, a nivel departamental con una triple funcional gerente de RR.PP le llega información de primera, asesoramiento máximo.


G . C omercia lR R .P P

G . G enera l

D irec torio


ESTRUCTURA PROCESAL:

Responde al I.P.C.E.:


Investigacióny E valuación

E jecucióncomunicación

P lanificac ión

G erentede R R .P P


ESTRUCTURA DIFERENCIAL

Está dividido en 2 sectores:

Públicos: se ocupa de todo lo relacionado con los Públicos Medios: se ocupa de todo lo relacionado con los medios (eventos, que convocan a los medios)


P úblicos M edios

G erente R R .P P


ESTRUCTURA FUNCIONAL

Dividido por funciones o actividades diferentes, lo que más se utiliza en la organización.


P rensa

P úblicointerno

C eremonia ly P rotocolo

P úblicoE xterno

G erente R R .P P


1. El departamento de RRPP constituye un equipo de colaboradores, o sea que son públicos internos como los demás empleados de la organización. Cuando el departamento de RR.PP pide la colaboración de las demás personas la va a obtener mejor por medio de una consulta externa.

2. Tienen un conocimiento profundo de la organización la conoce por que pertenecen a ella. Un consultor externo hay muchas cosas que no entiende. Puede partir de un principio equivocado.

3. Es más economíco que una consultora, el departamento del departamento cobra lo mismo por cualquier actividad, gana un sueldo.

4. Siempre esta a disposición de la organización (el consultor, a veces no esta)

Ventajas del Departamento de PR


Desventajas del Departamento de PR

1 Subjetividad, así como forma parte del equipo y conoce la organización le resulta difícil tomar distancia y ser objetivo, para una toma de decisiones o evaluación.

2 Tiene menos contacto externo con el exterior, cae en la rutina, perdida de creatividad.


Consultoras

La función de estas consiste en proveer servicios

específicos, técnicos y creativos por parte de un

individuo o grupo de individuos cualificados en razón

de su experiencia y formación a un cliente. A su vez el

cliente es una organización de individuos o grupos de

individuos que contratan los servicios profesionales de

una asesoría externa de RR.PP para el logro de un

programa adecuado con fines de asesoramiento o para

llevar a cabo una actividad por un período de tiempo

según términos vinculantes previamente negociados

entre la asesoría y el cliente.


¿Para que se contrata una consultora externa?La consultora puede hacer todas las actividades de un

departamento de RR.P. Estas se contratan cuando lo

que buscan es especialización u objetividad.

Especialización: porque la consultora se especializa en

una actividad en especial Ej: lobby.

Objetividad: la consultora tiene la objetividad como

una ventaja, por que ve ha estas desde un punto de

vista objetivo.


¿Como hace las consultoras externa para facturar?

Items a tener en cuenta para cobrar los honorarios:

• Salario

• Gastos generales de oficina

• Gastos particulares de RR.PP

• Materiales

• Beneficios


¿Cómo hace la consultora para facturar a

los clientes?• Por actividad contratada: las actividades siempre

están tarifadas ej: una conferencia de prensa de la

organización. Cuando el trabajo es más complejo la

tarifa se estructura en función de la demanda del

cliente.

• Abono mensual: el contrato se estipula que tipo de

servicio incluye el abono, si el cliente quiere un

servicio que no esta dentro del contrato, se paga a

parte.


¿Que tiene que tener en cuenta un cliente cuando

contrata a una consultora?• recomendación• trayectoria y prestigio en el mercado• por el campo en que se especializa• antecedentes en cuanto se haya realizado una actividad semejante a la que pretendemos• antecedente y oposición• la información: se refiere al origen de la empresa, cual fue su evolución histórica, que tipo de actividad desarrollaba al comienzo y si se diferencia de la actividad que desarrolla actualmente.• solicita además el material de comunicación que tenga la empresa: house organ, folleto institucional, manual de prevención , memorias etc.


Ventajas y desventajas con respecto a las consultoras

Ventajas• Objetividad• Mayor alcance en sus operaciones• Mayor y mejor contrato con la prensa• Flexibilidad• Mejor acceso a servicio especializado Desventajas• Resistencia al cambio por parte de la organización • Desconocimiento de la organización• Superficialidad o teorias en sus presupuestos• Se informa a través de una persona a pequeños grupos • Limitación en sus operaciones por el monto de sus honorarios

Eduardo Cano.-

GRACIAS!!!

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