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CONTRATO 084 DE 2017

VERSIÓN 0 FECHA: 20/11/2019

ACCIONES DE ASEGURAMIENTO EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO MUNICIPIO DE SALAZAR

INFORME EJECUTIVO

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA Y SANEAMIENTO

MUNICIPIO DE SALAZAR INFORME EJECUTIVO

NOVIEMBRE 2019





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CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Carlos Andrés Chacon C.

Noviembre 20 de 2019

Revisión


William Carrasco Mantilla


Aprobación


William Carrasco Mantilla


LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE ENVÍO OBSERVACIONES

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN





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CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 5

1. DIAGNÓSTICO DEL PRESTADOR ............................................................................... 6

1.1. RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO ........................................................................ 6

1.2. EVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL ....................................................... 7

2. ELABORACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO ................................................. 8

2.1. PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL ....................................................................... 8

2.2. ACTA DE CONCERTACIÓN ................................................................................ 11

3. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ............................................................. 12

3.1. CALIFICACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL ................................................... 14

4. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 15

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación prestador Urbano ................... 7 Tabla 2 Cuadro Comparativo de actividades ejecutadas ................................................... 12 Tabla 3. Resumen de la calificación fortalecimiento prestación Unidad de Servicios ....... 14





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SIGLAS APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico





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INTRODUCCIÓN El presente informe tiene por objetivo dar a conocer de manera resumida el desarrollo de actividades ejecutadas en el marco del contrato de consultoría 0084 de 2017, cuyo objeto fue “Adelantar acciones de aseguramiento en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y rural de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander”. A manera de anexo, se presentan los informes generales de cada una de las fases con los respectivos soportes que evidencian la ejecución de cada una de las actividades contractuales. Para el municipio de Salazar contempló el desarrollo de actividades al prestador del casco urbano enmarcadas en la línea de acción No. 2 del anexo técnico. Para el área urbana se realizó el diagnóstico de la prestación, elaboración y concertación del Plan de Acción Empresarial que permitiera identificar las actividades necesarias para el cumplimiento normativo y por ende mejorar la gestión del prestador, de las cuales se implementaron aquellas priorizadas para ser ejecutadas en el corto plazo El informe ejecutivo está estructurado en cuatro partes principales: la primera de ellas tiene como finalidad presentar los resultados del diagnóstico, en el capítulo segundo está dedicado a la elaboración del Plan de Acción Empresarial, mientras que en el tercer capítulo se relaciona de manera resumida las actividades implementadas al prestador del casco urbano a corto plazo, finalmente en el capítulo cuarto se presenta las conclusiones del proceso de aseguramiento.





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1. DIAGNÓSTICO DEL PRESTADOR En el presente capítulo se describen las actividades desarrolladas de diagnóstico de la prestación de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el municipio de Salazar.

1.1. RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO El Municipio de Salazar de las Palmas presta los servicios públicos a través de la UNIDAD MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, reglamentada su operación mediante el Acuerdo Municipal No. 011 del 29 de Mayo del 2012. El Prestador se encuentra enmarcado dentro de las alternativas de prestación señaladas por el artículo 15 de la ley 142 de 1994 para adelantar la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, la cual fue formalizada una vez se agotaron los procedimientos establecidos en los artículos 6.1 y 6.2 de la citada Ley. De conformidad con la información presentada por la Unidad Municipal de Servicios Públicos, el municipio cumplió con el procedimiento establecido en el artículo 6 de la Ley 142 de 1994, lo cual se pudo evidenciar mediante los siguientes documentos:

Invitación Pública articulo 6.1 y 6.2

Declaratoria de desierta invitación del artículo 6.1 del 1 de abril de 2009

Declaratoria de desierta invitación del artículo 6.2 del 15 de mayo del 2009 En general la Unidad Municipal de Servicios Públicos cumple de manera regular con los indicadores establecidos en la Evaluación en Gestión Empresarial, a continuación se presenta las conclusiones en cada una de las áreas del prestador:

No ha realizado el Estudio Tarifario de Acueducto y Alcantarillado con la metodología de la resolución CRA 825 del 2017

No se ha implementado el Plan de Cuentas de las NIIF

Con relación a las actividades institucionales y legales, el prestador no cuenta con un programa permanente de control de pérdidas y agua no contabilizada.

En el área administrativa el prestador no implementa procesos para elección objetivo del personal, así como la evaluación del mismo.

No cuenta con un sistema para la administración de materiales que permita realizar seguimiento y control.





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En cuanto a las actividades comerciales, el prestador carece de un programa de reposición de medidores que han cumplido su vida útil, no se implementa un formato para la actualización de los niveles tarifarios, así como tampoco el programa de detección de usuarios clandestinos.

La factura no cumple con los requisitos mínimos establecidos en la normatividad vigente.

No se realizan suspensión o cortes del servicio.

Con respecto al área financiera, el prestador no tiene implementado el sistema unificado de costos y gastos ABC definido por la SSPD, no se cuenta con registros de pago de compromisos de pago a terceros.

En el área operativa, no se ha implementado un manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas, no se cuenta con medidores de caudal para al agua captada y el agua tratada, así como tampoco se ha implementado un programa para la detección de figas no visibles, con relación al servicio del aseo, no se han iniciado actividades de separación en la fuente.

Por último en el área técnica, el prestador no cuenta con un lugar o planoteca para administrar los planos y memorias técnicas, así como tampoco se ha elaborado un plan de obras e inversiones priorizado para 5 años.

1.2. EVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL A continuación, se presentan los resultados obtenidos por parte del Prestador, para cada uno de los aspectos analizados:

Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación prestador Urbano

ÁREA META UNIDAD

INSTITUCIONAL Y LEGAL 300 180

ADMINISTRATIVA 100 42

COMERCIAL 200 100

FINANCIERA 150 105

OPERATIVA 180 90

TÉCNICA 70 28

TOTAL 1000 545

Fuente: Prestador de los Servicios.

En el anexo No. 1 se presenta el informe de diagnóstico.





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2. ELABORACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO

A continuación, se presentan las actividades de aseguramiento identificadas y definidas en la Plan de Acción de Fortalecimiento para la Unidad de Servicios Públicos de Salazar de las Palmas.

2.1. PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL El Plan de Acción propuesto para Unidad de Servicios Públicos tiene como elemento central la aplicación de la metodología del programa de asistencia técnica y capacitación desarrollado por el entonces Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Hoy Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio), cuyo propósito es fomentar una concepción moderna de la administración de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, con el fin de desarrollar una práctica gerencial en la entidad prestadora. Cada uno de los ítems o aspectos fueron analizados con el prestador con el acompañamiento de esta consultoría, teniendo en cuenta las actividades ya realizadas y la priorización de actividades a ejecutar en corto, mediano y largo plazo, las cuales se presentan a continuación y serán discriminadas en los siguientes capítulos:

Actividades a Corto Plazo

Área Institucional y Legal Estudio de Viabilidad Peticiones, Quejas y Reclamos – implementar los formatos Área Administrativa Reglamento Interno de Trabajo Evaluación Periódica del Desempeño del Personal Administración de Materiales Plan Anual de Compras Elaboración del Manual de Procedimientos Área Financiera Procedimientos para la ejecución del presupuesto anual





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Área Comercial Implementación de las nuevas tarifas de Acueducto y Alcantarillado Contrato de Condiciones Uniformes Gestión para cobrar el servicio de Aseo en el área rural con la empresa que suministra el servicio de Energía Lectura de Medidores Criticas de lecturas y revisión previa (Micromedición) Actualización Mensual de niveles tarifarios Control periódico del índice de eficiencia de recaudo Área Operativa Existencia de Planos Actualizados de redes Registro permanente del número y tipos de daños por sectores Formatos para reporte de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar Procedimientos para detectar y controlar los reboses en tanques de almacenamiento del sistema Programa permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar cuencas en la fuente abastecedora Área Técnica Implementación de procedimientos para administración de planos y memorias técnicas

Actividades a Mediano Plazo

Área Institucional y Legal Sistema de Control Interno Área Administrativa Procedimientos de selección de personal Curso de Inducción para el personal Área Financiera Implementación del Sistema Unificado de Costos y Gastos – ABC definido por la SSPD





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Área Comercial Programa de Capacitación en uso eficiente y ahorro del agua Programa de Capacitación en Saneamiento Básico y Educación en Higiene Área Operativa Procedimiento para el seguimiento y control de la calidad del agua Formatos para el registro de la calidad del agua que entra y sale de la planta de tratamiento Existencia de planos actualizados de la captación, conducción, PTAP y tanques Actualización del Catastro de Suscriptores Programa para la detección de fugas no visibles Área Técnica Adopción y Aplicación de las normas técnicas del RAS para diseño, construcción y operación de obras

Actividades de Largo Plazo

Área Institucional y Legal Programa Permanente de control de pérdidas y agua no contabilizada Área Administrativa Patrimonio por Servicios Área Comercial Reposición de Medidores Registro Actualizado de Agua Producida y Facturada Área Operativa Programa con los usuarios para separación en la fuente de residuos sólidos Sistema de rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos Área Técnica Capacitaciones sobre requisitos técnicos y procedimientos definidos en el RAS Elaboración del Plan de Obras e Inversiones priorizado a cinco (5) años.





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2.2. ACTA DE CONCERTACIÓN

El 13 de julio del 2019 se realizó la socialización y concertación del Plan de Fortalecimiento. Una vez finalizado la revisión del documento, se concertaron la implementación de actividades en las siguientes áreas: Actividades a Corto Plazo: Área Institucional y Legal: 2 Actividades Área Administrativa: 5 Actividades Área Financiera: 1 Actividad Área Comercial: 7 Actividades Área Operativa: 5 Actividades Área Técnica: 1 Actividad Actividades a Mediano Plazo: Área Institucional y Legal: 1 Actividad Área Administrativa: 2 Actividades Área Financiera: 1 Actividad Área Comercial: 2 Actividades Área Operativa: 5 Actividades Área Técnica: 1 Actividad Actividades a Largo Plazo: Área Institucional y Legal: 1 Actividad Área Administrativa: 1 Actividad Área Comercial: 2 Actividades Área Operativa: 2 Actividades Área Técnica: 2 Actividades

En el anexo No. 2 se presenta el Plan de Fortalecimiento y las actividades a implementar.





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3. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Se desarrollaron las actividades previstas en el plan de fortalecimiento institucional de corto plazo (6 meses), tendientes a fortalecer la capacidad institucional del prestador en las áreas administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa para lograr los objetivos propuestos y alcanzar las metas previstas en el plan. Se realizó un cuadro comparativo de las actividades propuestas en el plan de desarrollo institucional y lo ejecutado durante el contrato incluyendo el impacto en los indicadores. Finalmente se elaboró un plan detallado que permita al prestador alcanzar los objetivos y metas previstas en el mediano y largo plazo. Una vez ejecutadas las actividades establecidas a corto plazo y con el fin de evidenciar el cumplimiento de las mismas y el impacto generado al prestador a continuación se presenta el cuadro comparativo de ejecución:

Tabla 2 Cuadro Comparativo de actividades ejecutadas

No. Actividades Propuestas Evidencia de Cumplimiento Impacto Logrado

1 Estudio de Viabilidad Formato de viabilidad diligenciado

Garantiza que los ingresos con las acciones de fortalecimiento cubra los costos de los servicios

2 Petición, Quejas y Recursos

Formatos y atención de PQR´s Atención Oportuna a los Usuarios

3 Reglamento Interno de Trabajo

Reglamento Interno Elaborado

Conocimiento de las condiciones laborales y de comportamiento en el ejercicio de sus funciones

4 Evaluación periódica de desempeño

Formato Diligenciado a 11 trabajadores

Seguimiento al desempeño del personal del Prestador

5 Administración de Materiales

Formato realizado, inventario de documentos

Organización del Prestador

6 Plan Anual de Compras Identificación de necesidades de compra y elaboración de los rubros consolidados para el 2020

Identificación de costos y gastos en el presupuesto anual

7 Elaboración de Formatos 28 Formatos Elaborados Soporte de actividades realizadas por el Prestador





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8 Procedimiento para la ejecución anual

Procedimiento y Flujograma Conocimiento de la forma de realizar la ejecución presupuestal

9 Implementación de Tarifas de Ac y Al

Estudio Tarifario, Modelo de Adopción y Comunicación de remisión

Cumplimiento normativo frente a la Facturación

10 Contrato de Condiciones Uniformes

Contrato de Condiciones Uniformes de Acueducto y Alcantarillado y remisión del mismo a la CRA

Soporte Legal para prestar los servicios

11 Gestión para cobrar el servicio de Aseo área rural

Base de Suscriptores, Comunicaciones modelos

Mejorar los ingresos del prestador por el servicio de Aseo

12 Lecturas de Medidores

Seguimiento al consumo de suscriptores e identificación de altos consumos para tomar acciones

Atención oportuna de pérdidas de agua en los predios de los suscriptores

13 Critica de lecturas y Revisión Previa

Procedimiento y Flujograma Revisar los excesos de Consumos e identificar sus causas

14 Actualización Mensual de Niveles Tarifarios

Formatos Diligenciados Seguimiento al incremento del IPC para el ajuste tarifario oportuno

15 Control periódico del índice de eficiencia del recaudo

Estado de Facturación y Recaudo Identificación del índice de recaudo

16 Existencia de Planos actualizados

Relación de Planos disponibles por el Prestador

Organización de los Planos disponibles

17 Registro Permanente del Número y Tipo de Daños por Sectores

Los daños ocasionados evidenciados en el formato suministrado

Seguimiento de daños y sus causas

18 Reporte de control de fugas en tanques

Formato realizado para Implementar

Seguimiento a pérdidas técnicas del sistema

19 Procedimiento para detectar reboses de tanques

Formato realizado para Implementar

Seguimiento a pérdidas técnicas del sistema

20 Programa para vigilar la Cuenta en la fuente abastecedora

Programa y Formato Contar con programación de vigilancia a la cuenca





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21 Procedimiento administración de planos

Procedimiento y Flujograma Procedimiento para la actualización de Planos

22 Apoyo en la estimación de intereses cartera morosa

Archivo con los intereses calculados Trámite para recuperación de cartera

23 Construcción de Capacidades Técnica

Capacitación teórico - práctica de fontanería, calidad del agua, micromedición (dos jornadas)

Personal técnico capacitado en potabilización de agua y fontanería

3.1. CALIFICACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL Una vez implementada las actividades a corto plazo, el resultado del proceso de verificación y diligenciamiento de la matriz para la Unidad de Servicios Públicos, es de 713 puntos frente a una puntuación máxima posible de 1.000, tal y como se presenta a continuación:

Tabla 3. Resumen de la calificación fortalecimiento prestación Unidad de Servicios

AREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN

MÁXIMA

CALIFICACIÓN

DIAGNÓSTICO

CALIFICACIÓN

IMPLEMENTACIÓN

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL (15

ítems) 300 180 220

ÁREA ADMINISTRATIVA (15 ítems) 100 42 74

ÁREA COMERCIAL (20 ítems) 200 100 140

ÁREA FINANCIERA (10 ítems) 150 105 120

ÁREA OPERATIVA (20 ítems) 180 90 117

ÁREA TÉCNICA (5 ítems) 70 28 42

TOTAL CALIFICACIÓN 1000 545 713

Fuente: Consorcio Norte de Santander

En el anexo No. 3 se presenta el informe de implementación.





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4. CONCLUSIONES En la ejecución de Plan de Acción Empresarial de la Unidad Municipal de Servicios

Públicos de Salazar de las Palmas, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico

del Departamento SAPSB a través del Consorcio Norte de Santander pudo identificar las

necesidades latentes del prestador de acuerdo a los resultados obtenidos en la

autoevaluación diligenciada finalizando el proceso de puesta en marcha del prestador.

Con el resultado de las variables del Plan de Acción Empresarial concertado se logró

establecer cada una de las necesidades del prestador en el Área Institucional, Legal,

Comercial, Administrativa, Financiera y Técnico Operativa, el cual la SAPSB a través del

Consorcio Norte de Santander realizó el acompañamiento para la implementación del plan

de acción empresarial a corto plazo, logrando fortalecer las diferentes áreas, mejorando la

calificación y por ende la gestión del prestador.

Se realizó el Estudio de Viabilidad del prestador, bajo la implementación del nuevo estudio tarifario de acueducto y alcantarillado aplicando la resolución CRA 825 del 2017. Se realizó el Contrato de Condiciones Uniformes de los Servicios Públicos de Acueducto y Alcantarillado, junto con el anexo técnico, estos documentos fueron remitidos a la CRA para obtener el concepto de legalidad. Se capacitó en atención de PQR´s y se apoyó en la respuesta de tres peticiones, permitiendo cumplir con los plazos establecidos. Se elaboró el Reglamento Interno del prestador, que permite informar las normas generales en el ámbito laboral. Se remitió, socializó y se gestionó la implementación el registro de números y tipo de daños por sectores, permitiendo identificar causas probables. La consultoría desarrolló capacitaciones en políticas de recuperación de cartera y recaudo, atención en PQR, implementación de estudios tarifarios de acueducto y alcantarillado, micromedición, calidad del agua y mantenimiento de tuberías, accesorios y fontanería, las cuales les permitieron a sus participantes adquirir y fortalecer sus conocimientos en cada uno de los aspectos tratados en las jornadas de capacitación. La Unidad Municipal deberá continuar con la implementación de las actividades establecidas en el plan a mediano y largo plazo con el fin de contar con herramientas que permitan cumplir con las exigencias legales de la prestación de los servicios en el municipio de Salazar de las Palmas.

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