Definición de alcance de un proyectoCaso práctico

María de los Ángeles Medina MartínezNorma Lilian Pimienta Lugo

Definición de alcance de un proyectoCaso práctico

En este documento analizaremos brevemente los fundamentos del área de conocimiento 5 del PMBOK Gestión de Alcance y lo aplicaremos a un proyecto práctico relacionado con la ampliación de un área de restaurante de mariscos ubicado en Mérida, Yucatán.

Gestión de alcance del proyectoLa gestión del alcance del proyecto define el objetivo del proyecto, las características de los entregables y también el trabajo se debe realizar para lograrlo. Su adecuada definición garantiza que si todo se ejecuta conforme a las especificaciones, los entregables y el resultado final serán completamente satisfactorios para el cliente.

• De acuerdo con la definición del PMBOK (1), “La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito”

(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

La gestión de alcance está compuesta de 5 procesos (1)

5.1 Recopilar Requisitos— Identificar cuáles son las necesidades de los interesados. 5.2 Definir el Alcance— Describir el objetivo del proyecto y las características del producto.5.3 Crear la EDT— Identificar el trabajo que debe realizarse y descomponerlo hasta lograr paquetes de trabajo manejable5.4 Verificar el Alcance— Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.5.5 Controlar el Alcance— Gestionar los cambios de alcance del proyecto

(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

Caso práctico

• Se supone la solicitud de un proyecto para ampliar el área de comedor de un restaurante de mariscos llamado NoHoch en la Ciudad de Mérida.

• El presupuesto inicial asignado al proyecto es de 575,000 pesos

• El cliente espera que la remodelación esté lista antes del día de la madre, en 90 días.

5.1 Recopilar requisitos

La ampliación del restaurante de mariscos NoHoch ubicado en Mérida Yucatán surge como una necesidad identificada por el dueño del lugar derivada de la siguiente problemática:• En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en

la entrada y en muchas ocasiones, los clientes se van, lo que origina fuga de ingresos para el restaurante

• Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo que frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes menores y molestias para los clientes

• El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido, hay áreas que están muy frías y otras calurosas

• Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse para la ampliación

5.2 Definir alcance

El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos NoHoch tiene el siguiente objetivo:Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2. Incorporar 4 nuevas mesas de 6 comensales con sus correspondientes sillas. Se derribarán las paredes del frente y se construirá una nueva pared con puerta principal y ventanales con vista al jardínEl jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho con plantas nuevas y llamativas que proporcionen una vista agradable a los comensales.Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de 24000 BTU´s que mantengan una temperatura ambiente cercana a los 24 grados centígrados con mínima emisión de ruido.

5.2 Definir alcance (continuación)

El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual, solo se adquirirán 6 mesas nuevas del mismo estilo de las actuales.Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que se vea añadido.No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni cubiertos.Incluye la compra y colocación de aires acondicionadosNo incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben realizarse antes de la colocación.Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de seguridad en la entrada principalLa calidad de los acabados y la decoración debe ser similar a la que se tiene ahora, no debe verse añadido.

Área de cocina

Área de restaurante

Área de jardín

Área de cocina

Área de restaurante

Área de jardín- 9 m -

- 5 m

-- 1

1 m

-- 4

m -

- 5 m

-- 1

4 m

-- 1

m -

- 9 m -

DespuésAntes

Problemas que pudieran surgir

• Conseguir la mejor solución es consecuencia de definir correctamente la solución planteada, al especificar con claridad los objetivos que se persiguen. Uno de las principales carencias que se plantean; es que a veces un problema un problema detectado muy levemente puede convertirse con el paso del tiempo en un problema mucha más grabe y creo que la falta de comunicación sería una del causas de que se originen problemas e inconvenientes.

Problemas 

Soluciones

Que el presupuesto establecido por el patrocinador, sea menor a la inversión real.

-Asegurarse de que el presupuesto incluya los elementos básicos necesarios-Seguimiento y control de costos del proyecto 

No contar con permisos de municipales para la construcción/remodelación

-Dar un fuerte seguimiento al proceso con la ayuda de un asesor legal. 

Que los trabajos de remodelación y acondicionamiento del negocio no concluyan en el tiempo señalado para la apertura del restaurante. 

-Establecer un plan claro y detallado con el contratista y monitorear que las tareas se cumplan en las fechas indicadas.

Aumento de los precios del mobiliario y de los equipos necesarios que impacten el presupuesto establecido. 

-Comunicar los requerimientos del negocio a los proveedores

No obtener la aprobación del patrocinador en la finalización de cada entregable.

-Enviar un recordatorio al menos un día antes de la reunión. 

No realizar reuniones periódicas de avance del proyecto

--Establecer un cronograma de reuniones para revisión y aprobación y aprobación de entregables.

¿Qué podría ir mal?

5.3 Crear la EDTRemodelación

Liberación y preparación de las

áreas

Almacenamiento mobiliario

Sellar área cocina

Trabajos de albañilería y remodelación

gruesa

Demolición pared y jardín

Puerta y ventanales

Colocación piso

Aires acondicionados

Remodelación fina

Pintura

Acabados

Jardinería

Sembrado

Decoración

Limpieza y ubicación de mobiliario

Colocación mesas y sillas

Liberación área cocina

5.4 Verificar el alcance

En este proceso se verifican los entregables con el cliente, de manera que se revise si cumplen con las características especificadas en el alcance.La verificación del alcance difiere del control de calidad en que mientras la verificación se encarga de la aceptación de los entregables, el control de calidad se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados. Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.

5.5 Controlar el alcance

El proceso para controlar los cambios al alcance en este proyecto es algo simple, ya que en nuestro caso solo tenemos un cliente, que es el dueño del restaurante y cada cambio él directamente es quien lo solicita y una vez que le damos a conocer el impacto del cambio en el costo, el tiempo o las especificaciones, él mismo es quien autoriza, a través de un formato que se firma por duplicado.

En otro caso, cuando se tiene necesidad de un cambio por alguna condición externa, se identifica la situación y se le informa al cliente, quien debe autorizar o no el cambo, por ejemplo en el caso de que se tuvo que pagar una fumigación adicional ya que al levantar el pasto se identificó una plaga de insectos.

Bibliografía

• PMBOK Cuarta Edición (2008), Project Management Institute

• Jack Guido, James P. Clements. Administración Exitosa de Proyectos. Tercera edición.

• Yamal Chamoun. Mc Graw Hill. Administración Profesional de Proyectos. La Guía.