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Decanato de Ciencias Económicas y Empresariales
Escuela de Contabilidad
Trabajo de grado para optar por el título de:
Licenciatura en Contabilidad
Análisis del sistema de control interno del inventario y propuesta de mejora
en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo
2018.
Sustentantes:
Br. Lauren Rivera Heredia 2014-0805
Br. Roberta Reynoso Ramírez 2014-1481
Br. Patricia Jiménez Núñez 2015-1290
Asesor:
Freddy E. Rodríguez R.
Santo Domingo, D. N.
República Dominicana.
Julio 2018
“Los conceptos expuestos en
esta investigación son de la
exclusiva responsabilidad de
su(s) autor(es)”.
Índice
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................ i
DEDICATORIAS ....................................................................................................... v
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................ viii
INTRODUCCION ...................................................................................................... 1
Metodología del Trabajo de Grado ........................................................................... 4
Técnicas de investigación ........................................................................................ 5
Capitulo I. Aspectos Generales de la empresa.
1.1. Historia de la Empresa ................................................................................ 6
1.2. Descripción del negocio .............................................................................. 6
1.3. Productos y Servicios .................................................................................. 7
1.4. Misión y Visión............................................................................................. 7
Misión ................................................................................................................ 7
Visión ................................................................................................................. 8
1.5. Valores de la Empresa ................................................................................ 8
1.6. Estructura Organizacional ........................................................................... 9
1.6.1 Descripción de puestos ...................................................................... 11
1.7 Análisis FODA ........................................................................................... 14
1.8 Clientes y Proveedores ............................................................................. 16
1.9 Competencia. ............................................................................................ 17
Capitulo II. Generalidades del control interno
2.1. Antecedentes............................................................................................. 18
2.2. Concepto ................................................................................................... 22
2.3. Objetivos .................................................................................................... 23
2.4. Clasificación del control interno ................................................................ 24
2.4.1. Control Interno Administrativo ............................................................ 24
2.4.2. Control Interno Contable .................................................................... 25
2.5. Clasificación según su aplicación ............................................................. 25
2.5.1. Control Interno de Detección .............................................................. 25
2.5.2. Control Interno de Prevención ............................................................ 26
2.6. Importancia del Control Interno ................................................................. 26
2.7. Limitaciones del Control Interno ................................................................ 26
2.8. Componentes del Control Interno ............................................................. 27
2.8.1. Ambiente de control ............................................................................ 27
2.8.2. Evaluación de riesgo .......................................................................... 31
2.8.3. Actividades de control......................................................................... 34
2.8.4. Información y comunicación ............................................................... 37
2.8.5. Supervisión y monitoreo ..................................................................... 39
2.9. Sistema de Control Interno........................................................................ 42
Capitulo III. Inventarios
3.1. Concepto de inventario ............................................................................. 43
3.2. Clasificación del inventario ........................................................................ 43
3.3. Valoración o medición de los inventarios .................................................. 46
3.3.1. Costo de los inventarios ..................................................................... 46
3.3.2. Costos de adquisición......................................................................... 46
3.3.3. Costo de los inventarios para un prestador de servicios ................... 46
3.4. Métodos de valoración de inventarios o Formulas de cálculo del costo según las NIIF para PYMES, Sección 13. .......................................................... 47
3.5. Control de Inventario. ................................................................................ 48
3.6. Importancia del control del inventario. ...................................................... 50
3.7. Beneficios del control de inventarios ......................................................... 51
3.8. Riesgos en el inventario. ........................................................................... 53
Capitulo IV. Sistema de control interno de los inventarios en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018.
4.1. Procedimientos en el área de almacén en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales. .............................................................................. 55
4.2. Entendimiento de los riesgos .................................................................... 59
4.2.1. Matriz de riesgo .................................................................................. 59
4.2.2. Análisis Matriz de Riesgo ................................................................... 61
4.2.3. Mapa de Riesgo .................................................................................. 63
Capitulo V. Propuesta de mejora del sistema de control interno del inventario en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018. ....... 75
5.1. Supervisión y Monitoreo ............................................................................ 64
5.2. Información y comunicación ...................................................................... 64
5.3. Propuesta de mejora del sistema de control interno en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales ............................................................ 65
5.3.1. Objetivos de las medidas ................................................................... 65
5.4. Procesos y flujogramas propuestos .......................................................... 66
5.4.1. Puntos de controles identificados en el proceso ................................ 70
5.5. Manual de políticas propuesto para el área de almacén .......................... 71
5.6. Organigrama propuesto. ........................................................................... 72
5.7. Organigrama propuesto departamental .................................................... 73
5.7.1. Descripción de puestos propuestos ................................................... 74
CONCLUSIONES ................................................................................................... 77
RECOMENDACIONES........................................................................................... 79
BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 81
ANEXOS ................................................................................................................. 84
i
AGRADECIMIENTOS
A Dios, Por darme salud, serenidad, valor, sabiduría y todo lo que tengo hoy en día
para llegar a donde estoy, que es un punto muy importante en mi vida profesional.
A mi asesor Freddy Rodríguez, por la asesoría brindada para lograr un trabajo de
calidad.
A mis amigas Laurie Labrada y Jhoemi Rosario, por acompañarme en este
recorrido, brindándome su amistad incondicional en todo momento.
A mis compañeras Roberta Reynoso y Patricia Jiménez, por su colaboración en
este trabajo tan importante para nosotras y nuestra vida profesional.
A Pablo Jiménez, por dedicar horas de su tiempo para facilitarme información y
ayudarme en este trabajo.
A mi compañera Andrea Montero, por brindarme tú ayuda cuando la necesité.
A la Universidad APEC, por su excelencia académica y por permitirme ser parte de
una generación de profesionales para mi país.
A los profesores de la Universidad APEC, por impulsar el desarrollo de mi formación
profesional, por los conocimientos y consejos adquiridos durante toda la carrera,
por la dedicación y tiempo de cada uno.
A todos aquellos de que de una forma u otra contribuyeron con este trabajo.
Lauren Rivera H.
ii
En primer lugar, agradezco a Dios por haberme permitido culminar esta etapa
importante de mi vida, por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y si hoy
estoy aquí es porque a Él le ha placido.
A mi madre Marta Ramírez por su amor incondicional, por apoyarme en todo
momento y enseñarme el valor de las cosas. Por ti es que cada mañana me levanto
con más fuerza, con deseo de seguir luchando y alcanzar mis sueños.
A mi padre Nilcio Reynoso por haberme dado la oportunidad de tener una excelente
educación y por los valores inculcados. Gracias por ser un padre esforzado y velar
cada día por el bienestar de la familia.
A mis hermanos Joan David Reynoso Ramírez y Marta Liza Reynoso Ramírez por
demostrarme su amor en cada momento e inspirarme a seguir. Me alegra saber
que mi felicidad es su felicidad.
A Marvin Torres por ser parte especial en mi vida, por llenar cada uno de mis días
con aventuras y felicidad, gracias por estar en las buenas y en las malas, por darme
aliento cuando siento que ya no puedo más, por secar mis lágrimas y decirme no
te preocupes que todo estará bien.
Al Politécnico PROMAPEC por creer en mí, por brindarme la oportunidad de poder
ingresar a UNAPEC para ampliar mis conocimientos e iniciar mi vida profesional.
A mis amigos Jesús De los Santos, Marcia Batista, Melvin Mejía y Nairobi Martínez
por ser personas increíbles y estar incondicionalmente en cada momento de mi
vida. Le agradezco a Dios y a la vida que los puso en mi camino, este logro es de
ustedes también.
iii
Por último, a todos los amigos y compañeros que pude conocer en UNAPEC, y que
ayudaron a hacer realidad este proyecto.
Roberta Reynoso Ramírez
iv
A Dios, por nunca apartarse de mí, por darme sabiduría, inteligencia y destrezas
para poder terminar esta etapa de mi vida.
A Altagracia V. Núñez V., por ser esa madre que escuchaba mis quejas día a día,
pero me alentaba a no dejarlo todo, gracias por inculcarme el don de la persistencia.
Gracias por enseñarme que: El que persevera triunfa.
A Diógenes Jiménez G., por ser ese padre, que me motivó a dar lo mejor y
ayudarme a cumplir este gran sueño. Gracias porque con tu ejemplo me
demuestras que cuando se quiere se puede.
A mis hermanos, Emmanuel Jiménez y Pamela Jiménez, por ser únicos y
especiales, por acompañarme en este logro cumplido.
A Liann J. Peña, por ser esa persona llena de todas las buenas virtudes, estar ahí
para celebrar cada alegría, pero sobre todo motivarme en los momentos difíciles de
este trayecto.
A mis amigas Yenny Vicente, Indhira Billini y Karla Ureña, por estar desde los
inicios, dándome aliento a poder terminar, el camino es largo y difícil, pero con
amigas como ustedes se vuelve corto e inolvidable.
A todos mis amigos, que de una manera u otra aportaron ese granito de arena, para
que pueda obtener este logro.
‘’Proclama mi alma la grandeza del Señor, se alegra mi espíritu en Dios mi
Salvador’’ (Lucas 1, 46-47)
Patricia Jiménez Núñez
v
DEDICATORIAS
Este trabajo realizado es el resultado de 4 años de esfuerzo y sacrificio para poder
alcanzar unos de mis sueños, convertirme en Licenciada en Contabilidad. Por eso
se lo dedico en primer lugar a la persona más importante en mi vida, la que siempre
estuvo para mí en todo momento, a mi madre, Luminada Heredia, por sacrificarte
para que yo sea la profesional que soy, por tu apoyo incondicional y por siempre
poner mis necesidades por encima de las tuyas para que siempre este feliz, no
caben palabras para describirte lo mucho que te agradezco en la vida.
A mi novio Barry Vuijk, por brindarme tu apoyo en toda mi carrera y por ayudarme
a seguir mis sueños y a cumplir mis metas.
A mi abuela Mercedes Fernández y mi Abuelo Miguel Rivera, sé que estarían muy
orgullosos y felices con este logro.
A mis hermanos Eddy E. Rivera y Eddy M. Rivera, por apoyarme y espero esto les
sirva de motivación para que sigan siempre adelante.
Lauren Rivera Heredia
vi
A Dios por darme la fe, la fortaleza y la salud para lograr mis objetivos, por hacer
posible lo imposible a la menta humana. Toda la gloria es para ti Señor.
A mis padres porque gracias a ustedes he llegado hasta aquí, por darme la
oportunidad de tener una excelente educación y por enseñarme que hay que
sacrificarse para conseguir lo que uno quiere.
A todos mis maestros, en especial a nuestro asesor Freddy E. Rodríguez R., por
toda la colaboración y conocimientos brindados para la exitosa culminación de este
Trabajo de Grado.
A mis compañeras de tesis Lauren Rivera y Patricia Jiménez, por acompañarme en
este proyecto, por sus valiosas aportaciones que junto a mi nos han permitido llegar
a la meta.
“Hermanos, yo mismo no pretendo haberlo ya alcanzado; pero una cosa hago:
olvidándome ciertamente lo que queda atrás, y extendiéndome a lo que está
delante”.
Filipenses 3:13
Roberta Reynoso Ramírez
vii
En primer lugar, a Dios que, en cada logro de mi vida, me demuestra su amor,
siendo este uno de ellos.
A mis padres, Altagracia Núñez y Diógenes Jiménez, por motivarme a obtener este
logro, porque de no ser por inculcarme valores y por su constante apoyo no fuera
quien soy hoy en día.
A todos nuestros maestros, pero de manera especial, Freddy E. Rodríguez R. por
preocuparse en explotar nuestro potencial, en que diéramos lo mejor de nosotras,
y guiarnos a realizar un buen trabajo.
A la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, de forma especial a José
Luis Núñez V, quien nos dio la oportunidad de conocer la empresa y brindarnos
todo lo que necesitamos para llevar a cabo esta investigación.
A toda mi familia paterna y materna, quienes de forma directa e indirecta me
orientaron a tomar una de las mejores decisiones de mi vida, estudiar Contabilidad.
Por último, pero no menos importante a mis compañeras de tesis, Lauren Rivera y
Roberta Reynoso, porque juntas logramos realizar este proyecto y cada día hacer
todo lo que teníamos al alcance para concluir esta etapa.
Patricia Jiménez Núñez
viii
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de grado tiene como objetivo analizar, evaluar y presentar una
propuesta de mejora del sistema de control interno del inventario en la empresa
Soluciones Tecnológicas Empresariales, debido a deficiencias presentes en el
control interno en el área de almacén.
Para poder llevar a cabo la investigación se aplicaron diferentes instrumentos de
recolección de datos tales como: observación, para reconocer cuales son los pasos
que se llevan a cabo en el departamento de almacén; entrevista a los empleados
de diversas áreas de la empresa, para adquirir información relevante sobre el
manejo de la empresa y cuestionarios que nos permiten conocer los controles
establecidos para el manejo de las existencias, determinando así los riesgos
asociados a cada actividad realizada.
En el desarrollo de este proyecto vemos aspectos generales de la empresa donde
destacamos sus procesos y las medidas de control que implementan en la
actualidad, con la finalidad de analizar y comprender sus operaciones, de esta
manera evaluamos la efectividad que tienen y emitimos una serie de
recomendaciones para su mejora en aquellos controles que no funcionan
adecuadamente.
En ese mismo orden, conceptualizamos el control interno, su importancia y los
objetivos que persigue. Detallamos cada componente del mismo y los principios en
ix
que se fundamentan, con explicaciones claras y oportunas sobre qué son, lo que
buscan y cómo impactan estos a las empresas.
Asimismo, el establecimiento de un sistema de control interno en el inventario le
permitirá a la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales determinar los
lineamientos necesarios para que sus procesos presenten mayor eficiencia y
eficacia de las existencias.
Finalmente, este proyecto busca que de implementarse la propuesta en la empresa
el rubro afectado presente mejoría significativa en cuanto a seguridad y en lo que
ha control interno se refiera. En otras palabras, que el inventario de la empresa
Soluciones Tecnológicas Empresariales alcance su nivel óptimo.
1
INTRODUCCION
En los últimos años, las empresas en República Dominicana se han visto en la
necesidad de accionar proactivamente a los efectos de disminuir significativamente
los riesgos a los que se exponen a diario. Es por eso, que esta investigación tiene
como propósito fundamental analizar minuciosamente el control interno del
inventario de la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, la cual se dedica
a la comercialización y distribución de equipos informáticos en la ciudad de Santo
Domingo a fin de mejorar sus procesos y gestión en el área de inventarios.
Toda actividad está ligada a algún riesgo que pueda afectar las operaciones o hasta
la continuidad de la misma, es por esto que se deben implementar medidas para
reducir la frecuencia de ocurrencia de estos riesgos o mitigar el efecto que puedan
tener en la empresa.
Los controles internos contribuyen a la mejora de la eficiencia y la eficacia de las
operaciones, reducen el riesgo de que se produzcan pérdidas y nos brindan un
grado de seguridad razonable sobre la fiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes.
El control interno en el inventario presenta un alto nivel de importancia para las
empresas, este activo constituye uno de los rubros más significativos, es donde se
concentra el mayor porcentaje de inversión por lo que se deben implementar
controles que permitan que las organizaciones cumplan de forma efectiva con los
objetivos que persiguen.
2
Por ello, es necesario llevar a cabo un estudio en el área de los inventarios, en
donde se pretende lograr los siguientes objetivos:
Como objetivo general.
Analizar el control interno del inventario para una propuesta de mejora que
le permita hacer más eficientes sus controles para la empresa Soluciones
Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018.
Como objetivos específicos.
Analizar el proceso de control interno del inventario utilizado actualmente por
la empresa.
Identificar las deficiencias más notorias que tiene el área del inventario y en
base a ello establecer procedimientos que permitan evaluar el adecuado
proceso.
Identificar las debilidades y fortalezas del proceso del inventario.
Proponer un sistema de control interno de las existencias con la finalidad de
mejorar su eficiencia.
La presente investigación está estructurada por cinco capítulos, los cuales se
describen a continuación:
El capítulo I, abarca los aspectos generales de la empresa, su historia, sus
características, productos y servicios ofrecidos, así como la estructura
organizacional, análisis FODA, principales clientes, proveedores y competencia.
3
El capítulo II, trata acerca de las generalidades del control interno, sus
antecedentes, desarrollo de su concepto, objetivos, clasificación, importancia,
limitaciones y los componentes que a este lo constituyen.
El capítulo III, define el concepto de inventario, las diversas clasificaciones, métricas
para la medición, métodos para la valoración del mismo, beneficios e importancia
del control del inventario y los riesgos que presenta este rubro.
El capítulo IV, presenta la evaluación del inventario que se le realizara a la empresa
Soluciones Tecnológicas Empresariales con respecto al control interno, los
procedimientos realizados en el proceso de gestión de compra, ingreso y egreso
de mercancía al almacén, ilustramos la matriz de riesgo, con su respectivo análisis
y mapa de riesgo.
El capítulo V, desarrolla las medidas de control propuestas para el inventario de la
empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, y los objetivos de las medidas
propuesta.
Ya para finalizar con la investigación, se presentan las diferentes conclusiones y
recomendaciones que se establecen para la misma.
4
Metodología del Trabajo de Grado
Los métodos utilizados durante esta investigación son:
Observación: para medir y cuantificar la situación actual de la empresa y las
incidencias que tienen las debilidades que en él se encuentran.
Análisis: A través del cual identificaremos la relación causa-efecto entre las
deficiencias del control interno de inventario y el daño que causa a la entidad.
Recolección de datos: como métrica identificadora de las debilidades del control
interno del inventario concluyendo en una síntesis que nos permitirá obtener
resultados delimitados. tendremos: revisión de documentación, observación,
cuestionarios y entrevistas.
Investigación en fuentes externas: Soporte de nuestro estudio utilizaremos fuentes
tales como libros, tesis, entre otros.
5
Técnicas de investigación
Revisión de documentación: A través de documentos suministrados por la entidad
como son: registros de compra, facturas de venta, nota de crédito, entre otros y
fuentes bibliográficas adicionales.
Cuestionarios: Diseñados para generar los datos necesarios para alcanzar los
objetivos propuestos en la investigación y los cuales serán aplicados a las personas
entrevistadas.
Entrevistas: Nos permitirá contactar y conocer las personas que laboran en la
institución estudiada y que están encargadas del área de Inventario, para adquirir
las informaciones que podrían escaparse con los métodos empleados
anteriormente.
Capitulo I. Aspectos Generales de la empresa.
6
1.1. Historia de la Empresa
La empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, S.T.E., fue constituida
formalmente en diciembre del 1997 e inició sus operaciones en enero del 1998. Sin
embargo, las operaciones comerciales propias de STE se habían iniciado en
septiembre de 1997, pero entonces amparada con el nombre de Operadora N.G.;
empresa ya existente, propiedad de uno de sus fundadores.
Esta empresa fue fundada por los ingenieros Jorge A. Sosa y José Luis Núñez
quienes habían hecho vida laboral por espacio de cuatro y cinco años
respectivamente en una subsidiaria multinacional, la cual se dedica a la venta y
reparación de copiadoras y fax. Los fundadores visualizaron necesidades
insatisfechas en el mercado y decidieron iniciar un proyecto propio que tuviera como
norte la satisfacción real de las necesidades de sus clientes, brindando soluciones
a un precio razonable. En tal virtud, nace Soluciones Tecnológicas Empresariales,
S. A., con la conformación de un pequeño equipo selecto de personas con visión
de futuro.
1.2. Descripción del negocio
Es una micro empresa ubicada en la calle Mercedes Amiama De Blandino No. 3,
Urb. San Gerónimo, Santo Domingo. Se dedica a la comercialización de productos
y servicios tecnológicos a empresas y personas físicas, con la posibilidad de ir
ampliando progresivamente la gama de productos y servicios, incluyendo los
7
ofrecidos en la actualidad. (impresoras multifuncionales, fotocopiadoras, material
gastable, entre otros…)
1.3. Productos y Servicios
Soluciones Tecnológicas Empresariales se caracteriza tanto por los productos
como por los servicios brindados al cliente. Nos destacamos en la venta de los
siguientes productos: tóner HP, impresoras multifuncionales, computadoras,
fotocopiadoras, memorias USB. Asimismo, brindamos servicios diversos,
acentuamos: instalaciones de equipos multifuncionales, cambio de piezas internas
y mantenimiento en estos equipos.
1.4. Misión y Visión
Para toda organización es muy beneficioso estructurar debidamente los elementos
que serán el reflejo de la misma: quien son, a donde van y con qué valores
empresariales afrontaran ese camino.
Misión
Proporcionar a nuestros clientes soluciones reales a sus necesidades
institucionales, con altos estándares de calidad, a través de sistemas de avanzada
tecnología y la prestación del mejor servicio con los profesionales más capacitados.
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Visión
Nuestra visión es: Ser reconocidos nacionalmente como proveedor preferido de
soluciones tecnológicas de oficina, dedicados a la total satisfacción de las
necesidades del cliente.
1.5. Valores de la Empresa
Los valores ayudan a la empresa a establecer los límites y criterios éticos y morales
que rigen día a día el trabajo, es decir, principios que regulan el código de conducta
de la empresa. Estos son:
Integridad: Elegimos hacer lo correcto, lo que va de acuerdo con los principios
establecidos, no necesariamente lo más conveniente económicamente pero
siempre con el deber de cumplir con nuestra misión.
Responsabilidad: Nos orientamos a tanto a los empleados y como a los clientes.
Con referente a los empleados, la empresa está comprometida con la estabilidad y
buenas condiciones laborales. En cuanto a los clientes, la compañía se
responsabiliza de la entrega de los productos y servicios de calidad.
Honestidad: Promovemos la verdad como una herramienta elemental para generar
confianza y credibilidad en nuestros clientes y proveedores, orientando a nuestro
equipo de trabajo a cumplir con este valor.
9
Sensibilidad Social: Nos comprometemos a tomar acciones que tengan
repercusión positiva en la sociedad al tener la capacidad de relacionar las
operaciones y políticas con el entreno.
1.6. Estructura Organizacional
La división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar
áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización
y coordinación buscan alcanzar objetivos es conocido como estructura
organizacional (Vasquez, 2012)
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*Fuente: Empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales (STE)
Gerente General
Encargada de Venta
Mensajeria
Auxiliar de Contabilidad
Encargado de Servicios
Soporte Técnico Soporte Técnico
Encargada de Contabilidad
Asistente Administrativa
(General)
Conserje
11
1.6.1 Descripción de puestos
Gerente General: Es el encargado de tomar las decisiones importantes dentro de
la organización, tales como: idear y aprobar proyectos, revisar los registros
contables, aprobar las estrategias y programas de acción que se llevarán a cabo.
Además, establece los objetivos, políticas y planes de acción junto con los
encargados de cada departamento.
Dentro de las principales tareas que ejecuta mencionamos:
Trazar las estrategias de operaciones y las comunica al personal a fin del
desarrollo eficiente de las mismas.
Realizar la aprobación de pagos a través de las cuentas bancarias.
Aprobar los pagos a los empleados incluyendo bonificaciones, salario
navideño, entre otros.
Dirigir las decisiones financieras de la empresa, que aseguren el mejor
rendimiento de los recursos de la empresa.
Encargada de contabilidad: La empresa mantiene un contrato de outsourcing con
una Contadora Publica Autorizada, la cual se encarga de prestar los servicios de
iguala contable y asesoría en el área impositiva.
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Asistente Administrativa (General)
Es la persona responsable de asistir a la gestión administrativa de la empresa,
brindando soporte en el manejo de la agenda y labores administrativas en general.
Funciones del puesto:
Atender a las reclamaciones de servicios de los clientes
Ser el canal de comunicación entre las necesidades de los clientes y las
operaciones de la empresa.
Brindar un seguimiento constante al cliente para detectar su satisfacción con
servicios brindados.
Encargada de Ventas
Es la persona responsable del asesoramiento del cliente, utilizando medios y
técnicas a su alcance para conseguir que el cliente adquiera los productos que la
empresa ofrece.
Sus funciones principales son:
Retroalimentar a la empresa con informaciones actuales del mercado
Concretar visitas a clientes y posibles clientes.
Establecer una relación entre el cliente y la empresa
Preparación de presupuestos.
Prospectar clientes.
Dar seguimiento a las compras de la empresa y la recepción de mercancías.
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Auxiliar de Contabilidad
Se encarga de servir de apoyo al responsable de la contabilidad de una empresa.
Se responsabiliza de la contabilidad financiera.
Funciones del puesto:
Reponer el fondo de caja chica
Manejar el proceso de caja chica de la empresa
Preparar de cheques para pago a proveedores
Realizar conciliaciones bancarias
Gestionar el cobro de las cuentas por cobrar de acuerdo con las condiciones
establecidas previamente
Preparar los depósitos bancarios
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el
fin de atender los requerimientos o solicitudes de información externas.
Encargado de Servicios
Se encarga de la coordinación general de los servicios que ofrecemos como son:
instalación, reparación y mantenimiento de los equipos.
Es responsable de:
Supervisar el personal a su cargo.
Crear rutas diarias para los encargos del día
Gestionar las herramientas necesarias para los trabajos a realizar.
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Mensajería: Es el encargado del traslado, en el motor de la empresa, de la
mercancía pequeña hacia los clientes. Se encarga de cobrar las facturas a los
clientes al momento de entregarle la mercancía, realizar depósitos, entre otras
responsabilidades.
Soporte Técnico: Es la persona encargada de proporcionar un rango de servicios
por medio del cual se brinda asistencia a los usuarios que presentan problemas al
utilizar un producto o servicio. Este servicio se puede ofrecer por distintos medios
actualmente contamos con visita física y llamadas telefónicas.
Conserje: Las funciones de este puesto se centran en la limpieza diaria de la
compañía. Realiza tareas como: limpiar el suelo (barrer, suapear), limpiar los
muebles (quitar el polvo), vaciar las papeleras, sacar la basura, reposición de
material (servilletas, papel higiénico, jabón), entre otros.
1.7 Análisis FODA
Es una herramienta de planificación estratégica, diseñada para realizar un análisis
interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Oportunidades y Amenazas) en la
empresa. (Riquelme Leiva, 2016)
Fortalezas: Atributos o destrezas que tiene la empresa para alcanzar los
objetivos
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Oportunidades: Aquellas condiciones externas, lo que está a la vista por todos
que tenga la compañía, útiles para alcanzar el objetivo
Debilidades: Factores desfavorables para la ejecución de objetivo.
Amenazas: Situaciones que perjudican la supervivencia de la empresa que se
encuentran externamente, las cuales pudieran convertirse en oportunidades,
para alcanzar el objetivo.
Dentro de Soluciones Tecnológicas Empresariales se reconocen:
Fortalezas:
Agradable lugar de trabajo
Recursos humanos motivados
Posibilidades de acceder a créditos.
Oportunidades
Alta demanda de servicios o productos
Crecimiento de las necesidades de los productos y servicios.
Aumento de participación en el mercado.
Debilidades
No capacitación constante al personal
Equipos de oficina arcaicos.
Baja calidad en el servicio al cliente al momento de brindar soportes
técnicos.
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Amenazas
Competencia de otras empresas que ofrecen servicios similares al de la
compañía
Aumento de los precios, por la fluctuación constante del dólar.
1.8 Clientes y Proveedores
1.8.1 Clientes
Los clientes de la empresa son personas físicas, jurídicas y gubernamentales
que solicitan nuestros productos y/o servicios. Como personas jurídicas:
Grupo Hylsa, Franquicia Dominicana, entre otros. Algunos clientes
gubernamentales son: Despacho de la Primera Dama, Banco de Reservas, la
Defensa Publica, entre otros.
1.8.2 Proveedores
Con el objetivo de poder brindar garantía en nuestros productos y servicios,
contamos con proveedores a nivel nacional e internacional. Dentro de los
suplidores nacionales mencionamos: Sonol SRL, Office Depot Dominicana,
Omega Tech, entre otros, mientras que internacionales son: Digital Solutions,
ACM Technologies INC, entre otros.
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1.9 Competencia.
Con el paso de los años, la demanda de productos tecnológicos ha crecido en la
República Dominicana, haciendo que numerosas empresas se dediquen a la
comercialización de estos productos como son impresoras multifuncionales,
fotocopiadoras, computadoras tanto portátiles como de escritorio entre otros
productos que ofrecemos.
Las empresas destacadas en el mercado están:
Distosa, SRL
Xerox Dominicana
Kingdom
Distribuidora Universal
Cecomsa
Los competidores principales de Soluciones Tecnológicas Empresariales,
mencionados anteriormente, tienen la ventaja de estar posicionados en el mercado
que operan y de ofrecer mayor variedad en su catálogo de productos, a diferencia
de STE, que cuenta con productos más limitados.
Sin embargo, la compañía ofrece un servicio más personalizado y considerado a
sus clientes, lo que lo diferencia en el mercado.
Capitulo II. Generalidades del control interno
18
2.1. Antecedentes
El concepto de control interno nace como prevención del fraude, cuando
empezaron a aparecer múltiples casos de estados financieros fraudulentos a
nivel mundial.
El ritmo del desarrollo del sistema de control interno aumentó durante la
revolución industrial, cuando las economías de los países desarrollados
comenzaron la producción de bienes a mediana y gran escala.
El desarrollo industrial y económico de las empresas desarrolló una mayor
complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la necesidad de
establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran
respuestas a las nuevas situaciones.
Durante todos esos años, si se trataba de lograr una comprensión del control
interno se ponía de manifiesto que cada involucrado tenía su propia
interpretación y manera de evaluarlo, muchos de los fracasos económicos
relacionados con el control interno, se podrían haber evitado si se hubiera
investigado y mejorado, con mayor énfasis el concepto y contenido del mismo.
(Control Interno en las entidades Cubanas, s.f.)
En el año 1940, se definió el concepto de control interno, por parte del Instituto
Americano de Contadores Públicos Autorizados (AICPA), como “El plan de
organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una empresa, para salvaguardia de sus activos (léase bienes o patrimonios),
controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
19
eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales
establecidas”. A partir de entonces, se comienza a reconocer su grado de
importancia dentro de las organizaciones.
A partir de la década del 70 debido a la necesidad de elevar las exigencias en
el control interno de las empresas a nivel mundial, por el hallazgo de actividades
ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, ha
motivado a las empresas a prestarle mayor atención al establecimiento de
mejores controles interno. Dado a estas circunstancias, se ha expuesto el gran
interés por delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la
creación de sistemas y procedimientos que ayuden a prevenir y reducir fraudes
o errores.
Es entonces que para los años 80, se llevaron a cabo una serie de acciones con
el objetivo de dar respuestas a una serie de interrogantes sobre la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el control interno.
La petición consistía en crear un nuevo marco conceptual para el control interno,
que fuera capaz de integrar las diversas definiciones que habían sido utilizados
hasta entonces.
En los noventa se modifica por primera vez esta definición, dirigiéndose a un
nuevo enfoque contenido en el informe COSO, el cual se considera referencia
internacional imprescindible.
20
El informe COSO (COSO “Framework”) surgió originalmente de un documento
emitido en el 1992 titulado “COSO Report: Internal Control- An Integrated
Framework”.
El “Committtee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”
(COSO) es una organización privada, voluntaria, establecida en los Estados
Unidos, dedicada a proveer guías a entidades de negocios y regulatorias
entorno a diversos aspectos críticos asociados con gobernabilidad, ética de
negocios, controles internos, manejo de riesgo, fraude y generación de informes
financieros. COSO estableció un modelo de controles internos para ayudar a
compañías y organizaciones en la revisión de su sistema de control. COSO fue
creado en el 1985 por el “National Commission on Fraudulent Financial
Reporting”, mejor conocida con la Comisión Treadway.
Posteriormente el Comité de Criterios de Control de Canadá, producto de una
profunda revisión del informe COSO hacen el planteamiento de un modelo más
sencillo y comprensible ante las dificultades que en la aplicación del COSO
enfrentaron inicialmente algunas organizaciones, crean el modelo COCO. El
cambio significativo que plantea el modelo canadiense consiste que, en lugar
de conceptualizar el proceso de control como una pirámide de componentes y
elementos interrelacionados, proporciona un marco de referencia a través de
veinte criterios generales que el personal en toda la organización puede usar
para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar el control.
Para el año 2002, los organismos internacionales crearon diferentes leyes en la
búsqueda de prever posteriores sucesos similares a los fraudes detectados en
21
empresas que protagonizaron grandes escándalos financieros, como Enron
(2001), WoldCom (2002), entre otras; la Ley Sarbanes Oxley fue la más
relevante la cual dio una respuesta para fortalecer el control interno.
Posterior a la ley ya mencionada en el párrafo anterior, se unifican las
disposiones generadas en el COSO I y se crea a finales de 2004 el informe
“Enterprise Risk Management Integrated Framework” más conocido como
COSO II, el cual establece una guía de referencia para identificar los eventos
que puedan afectar la organización y enfoca todas las actividades de control a
la mitigación de riesgos y a la gestión de políticas y mecanismos que permitan
a las empresas prever situaciones que conllevan a fraude.
En mayo 2013 COSO publicó una versión mejorada, es decir actualizada de
COSO 1992. En este nuevo marco de COSO, se esperan los siguientes
resultados:
Extender la aplicación del control interno en el manejo de operaciones y la
presentación de informes de contenido objetivo.
Esclarecer los requerimientos para determinar los que constituye un control
interno efectivo.
Con el nuevo marco de control interno COSO III surgieron algunos cambios
entre los que se destacan:
Codificar los principios que sustentan los cinco componentes de control
interno.
22
Se incluyen la difusión de los reportes internos y externos no financieros.
Aumentar el foco sobre operaciones, cumplimiento y objetivos de reporte
gerencial.
Se incluyen y formalizan diecisietes principios que representan el elemento
fundamental asociados a cada componente del control interno.
2.2. Concepto
El control interno ayuda a las entidades a lograr importantes objetivos y a
mantener y mejorar su rendimiento. No es un proceso en serie, sino un proceso
integrado y dinámico. (htt)
El control interno es una expresión utilizada para describir todas las medidas
tomadas por los propietarios y directores de empresas para dirigir y controlar a
los empleados. (Mautz, 1970)
‘‘The Auditor’s Consideration of Internal Control Structure in the Financial
Statement Audit’’, AICPA 1988.
Define el control interno como ‘‘… las políticas y procedimientos establecidos
para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad’’.
Informe COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (COSO), 1992
23
Define el control interno como …un proceso efectuado por el consejo de
administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable respecto de la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
-Eficacia y eficiencia de las operaciones.
-Confiabilidad de la información financiera.
-Cumplimiento de las leyes y reglamentaciones.
2.3. Objetivos
Dentro de los objetivos del control interno, podemos mencionar:
Objetivos operativos
Se refieren a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad,
incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y operacional, y la protección
de sus activos frente a posibles pérdidas. Establece que el control interno es
efectivo cuando alcanza un estándar predeterminado de seguridad en el
cumplimiento de los propósitos o metas de la organización.
Objetivos de información
La información de la empresa tendrá utilidad para la toma de decisiones
únicamente si los datos contenidos en ella son confiables, es decir que tengan
un sustento sobre el cual garantizar cada uno los factores incluidos en esta.
24
Incluye la información financiera y no financiera interna y externa y pueden
abarcar aspectos como la confiabilidad, oportunidad y transparencia.
Objetivos de cumplimiento
El control interno debe cerciorarse de que todas las normas y regulaciones
interpuestas por los organismos reguladores se están llevando a cabo de
acuerdo con lo estipulado, para de esta manera evitar amonestaciones y/o paro
de operaciones.
2.4. Clasificación del control interno
En 1985 el Comité de Procedimientos del AICPA dividió el alcance del control
interno en dos áreas principales, los controles contables y los controles
administrativos. (Serrana, 2010)
2.4.1. Control Interno Administrativo
Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no
tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Consisten
en procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una
empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos.
Ejemplo, el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas
de seguridad y salud de su puesto de trabajo, los procedimientos de
presupuestación departamental, los informes sobre el desempeño, entre otros.
25
2.4.2. Control Interno Contable
Abarca los métodos y procedimientos gracias a los cuales se autorizan las
transacciones, se garantiza la exactitud de los registros financieros.
Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los
recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y
aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información
contable. También consiste en los métodos, procedimientos y plan de
organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar
que las cuentas y los informes financieros sean confiables.
Ejemplo de este tipo de control es, la normativa de efectuar un conteo físico
parcial mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.
Los controles contables eficientes contribuyen a aumentar al máximo la
eficiencia, además de que sirven para reducir al mínimo el desperdicio, los
errores involuntarios y los fraudes.
2.5. Clasificación según su aplicación
2.5.1. Control Interno de Detección
Todos aquellos procedimientos administrativos diseñados y orientados a
detectar la materialización u ocurrencia, de los riesgos o acciones que puedan
afectar negativamente la continuidad de las operaciones de la empresa.
26
2.5.2. Control Interno de Prevención
El conjunto de mecanismos y procedimientos utilizados para analizar las
operaciones que se han proyectado realizar. El control preventivo está orientado
a prevenir antes de que se materialicen u ocurran, riesgos que puedan impactar
la continuidad de las operaciones de la empresa negativamente.
2.6. Importancia del Control Interno
El control interno es de vital importancia dentro de una organización, ya que le
permite a la empresa desarrollar actividades que mejoren su situación financiera
de manera eficiente y a su vez alcanzar los objetivos propuestos.
Este contribuye a la seguridad del sistema contable utilizado en la empresa,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros.
Sin el establecimiento de un control interno no existe una barrera que impida la
ocurrencia de eventos que puedan afectar las operaciones de la empresa. Por
este motivo se deben implementar controles internos, a diferentes escalas, en
todas las actividades que se lleven a cabo dentro de una organización.
2.7. Limitaciones del Control Interno
Las limitaciones del control interno se refieren a los hechos o acontecimientos
que no pueden ser controlados a través de la auditoría interna. Estas limitantes
impiden que se tenga la seguridad absoluta de que se puedan alcanzar los
27
objetivos de la entidad, es decir el control interno proporciona un grado de
seguridad razonable, no total.
La principal limitación del control interno es que a pesar de todas las medidas y
detalles que se tomen en cuenta en su implementación, todas las actividades
de control interno nos brindan sólo una seguridad razonable sobre los procesos
en los que se implementa, esto se debe a que a pesar de lo detallado que se
pueda ser en la implementación de un control, existen acontecimientos que
están fuera del alcance de estos y que pueden afectar la consecución de los
objetivos de la empresa.
2.8. Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Estos se
derivan del estilo de dirección de la empresa y están integrados en el proceso
de gestión. ( Coopers & Lybrand, 1997)
Para que los controles internos en una entidad sean más efectivos, el Marco
COSO 2013 exige que cada uno de los cinco componentes y los diecisietes
principios relevantes estén presentes y en funcionamiento, y que operen juntos
de manera integrada.
2.8.1. Ambiente de control
Es definido como el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno, este a su vez
representa la base de todos los demás componentes del control interno,
28
aportando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen
la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad,
la filosofía de dirección y el estilo de dirección, la manera en que la dirección
asigna la autoridad y responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que
proporciona el Consejo de Administración.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan
las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la
probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Los principales factores del ambiente de control son: (Estupiñan G. R.)
La integridad y los valores éticos.
El compromiso a ser competente.
Las actividades de la junta directiva el comité de auditoría.
La mentalidad y estilo operación de la gerencia.
La estructura de la organización.
La asignación de autoridad y responsabilidades.
Las políticas y prácticas de recursos humanos.
La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control
interno, deberá mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de
control implantadas en la empresa.
29
Principios esenciales para el desarrollo eficaz del control interno de la empresa.
Principio 1. Compromiso con la integridad y los valores éticos
Este principio se refiere a que en la empresa se deberán establecer valores
éticos y código de conducta como parte de la cultura organizacional para que
perduren y se pueda hacer frente a posibles conflictos de interés, conductas
inapropiadas; estos valores rigen la conducta del personal, orientando su
integridad y compromiso hacia la organización. Los directivos de cada entidad
deben emitir formalmente las normas propias del código de ética, para contribuir
al buen uso de los recursos y poder combatir la corrupción.
Existen algunas evidencias de que este principio se está cumpliendo de manera
eficaz:
Existe un clima ético dentro de la empresa y en todos sus niveles que
contribuyen a la efectividad de las políticas establecidas.
La alta gerencia demuestra la importancia de la integridad y los valores
éticos, ante una conducta inapropiada se toman rápidamente las medidas de
lugar.
Ante un evento no ético, todos los servidores públicos saben cómo actuar y
conocen los canales.
Principio 2. Independencia en la supervisión del desempeño del control interno
La junta directiva es independiente de la administración y debe demostrar
habilidades y experiencia relevante para llevar a cabo sus responsabilidades de
30
supervisión, es decir que debe haber independencia entre el personal que
supervisa el control y aquel que lo ejecuta.
Principio 3. Estructuras organizacionales apropiadas para la consecución de los
objetivos
Se refiere a que la administración establece estructuras, líneas de reporte y
niveles apropiados de autoridad y responsabilidad para el logro de los objetivos,
apoyándose con la supervisión de la dirección.
Es necesario que para cada estructura la administración diseñe y evalué las
líneas de reporte para que las responsabilidades sean llevadas a cabo y la
información fluya como sea necesario.
Principio 4. Competencia profesional
La empresa demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener
profesionales competentes alineados con los objetivos. La competencia hace
referencia a la capacidad para llevar a cabo las responsabilidades asignadas, y
requiere de habilidades relevantes, las cuales se obtienen a lo largo de una
experiencia profesional, capacitación y certificaciones.
Para hacer frente a los nuevos cambios que se producen en el ámbito de la
tecnología y el aumento de la competencia, es importante que el personal de la
entidad este bien capacitado.
31
Principio 5. Compromiso con el control interno
La organización retiene personal responsable del control interno para la
consecución de los objetivos. La responsabilidad envuelve el liderazgo el cual
contribuye a que las responsabilidades de control interno sean entendidas,
llevadas a cabo y continuamente fortalecidas a través de la entidad.
2.8.2. Evaluación de riesgo
Abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos relevantes a los que
está expuesta la empresa para la consecución de los objetivos establecidos y la
elaboración de una respuesta apropiada a los mismos, es decir determina la
forma en que la organización puede gestionarlo. La evaluación de riesgos es
parte del proceso de administración de riesgos, este incluye planeamiento,
identificación, análisis, respuesta y monitoreo de los riesgos de la organización.
Al momento de la identificación y valoración o análisis de los riesgos se puede
evaluar la vulnerabilidad del sistema, identificando el grado en que el control
interno establecido manejo los riesgos. Para lograr esto, se debe adquirir un
conocimiento de la entidad, de tal manera que se logre identificar los procesos
y puntos críticos así como los eventos que pueden afectar las actividades de la
organización. (Luna, 2008)
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales
de la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una
32
base sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que
amenazan su oportuno cumplimiento.
Una vez identificados los riesgos en las áreas y actividades más importantes,
ha de llevarse a cabo un análisis de riesgos, el proceso más o menos formal,
incluirá:
La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.
La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
El establecimiento de acciones y controles necesarios.
La evaluación periódica del proceso anterior.
En la dinámica actual de los negocios existen muchas fuentes de riesgos, tanto
interna como externa, por lo que se debe prestar especial atención a: (Estupiñan
R. , 2015)
Los avances tecnológicos.
Los cambios en los ambientes operativos.
Las nuevas líneas de negocios.
La expansión o adquisiciones extranjeras.
El personal nuevo.
El rápido crecimiento.
Reorganizaciones corporativas.
33
Este componente se fundamenta en los siguientes principios:
Principio 6. Establecimiento de objetivos claros y relevantes
Se refiere cuando la entidad especifica sus objetivos con suficiente claridad para
permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados a ellos. Antes
de llevar a cabo la evaluación de riesgos, se deben establecer los objetivos
asociados a los diferentes niveles de la entidad, los objetivos operativos, de
información y de cumplimiento, los cuales deben ser consistentes con la misión
de la entidad.
Principio 7. Identifica y analiza los riesgos
La empresa identifica los riesgos que afectan negativamente el logro de los
objetivos y desarrolla un plan para determinar cómo pueden mitigarse dichos
riesgos. La administración debe considerar los posibles actos de corrupción ya
sean del personal de la entidad o de los proveedores de servicios externos, que
afectan directamente el cumplimiento de los objetivos.
Principio 8. Valora el riesgo de fraude
Se refiere a una entidad que considera la posibilidad de fraude en la evaluación
de riesgos para el logro de los objetivos. El Marco Integrado de control interno
establece la necesidad de considerar el riesgo de fraude potencial que pueda
afectar a la consecución de los objetivos de la organización. Factores que
intervienen en el riesgo de fraude:
Incentivos y presiones.
34
Oportunidad.
Actitudes y justificaciones.
Principio 9. Identifica y evalúa cambios que podrían afectar el sistema de control
interno
Este principio se refiere a que la empresa identifica y evalúa los cambios
importantes que podrían afectar significativamente el sistema de control interno.
Este proceso se desarrolla paralelamente a la evaluación de riesgos y requiere
que se establezcan controles para identificar y comunicar los cambios que
puedan impactar los objetivos de la empresa. Factores como:
Cambios en el ambiente externo.
Nuevas tecnologías.
Cambios significativos de personal.
Crecimiento rápido.
2.8.3. Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a
asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos
relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Existen diversas
medidas de control como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
35
conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y
segregación de funciones.
Las actividades de control son las acciones establecidas a través de políticas y
procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las
instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en
los objetivos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las
diferentes etapas de los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico.
Según su naturaleza, pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar
una amplia gama de actividades manuales y automatizadas, tales como
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y revisiones del desempeño
empresarial. La segregación de funciones normalmente está integrada en la
definición y funcionamiento de las actividades de control. En aquellas áreas en
las que no es posible una adecuada segregación de funciones, la dirección debe
desarrollar actividades de control alternativas y compensatorias. (Instituto de
Auditores Internos de España, 2013)
Las actividades de control comprenden los siguientes principios:
Principio 10. Selecciona y desarrolla las actividades de control
Hace referencia a una entidad que define y desarrolla actividades de control que
contribuyen a la mitigación de riesgos hasta niveles aceptables para el logro de
los objetivos. Incluye las tareas y responsabilidades de autorización, aprobación
36
de registro y revisiones de las operaciones, transacciones, controles físicos,
reconciliaciones y hechos que deben ser asignados a personas diferentes.
Principio 11. Selecciona y desarrolla controles generales sobre la tecnología de
la información para apoyar la consecución de los objetivos
La organización define y desarrolla actividades de control para la tecnología de
la información con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos. Las
Tecnologías de la Información y Comunicación abarcan datos, sistemas de
información, tecnología asociada, instalaciones y personal.
Las actividades generales de control de las TIC incluyen controles que
garantizan el procesamiento de la información para el logro de los objetivos de
la empresa, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores
e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.
Principio 12. Implementación de actividades a través de políticas y
procedimientos
Este principio se refiere a una organización que despliega actividades de control
a través de políticas que establecen lo que es esperado y los procedimientos
que ponen dichas políticas a la práctica.
Las políticas reflejan las afirmaciones de la administración sobre lo que se debe
realizar para llevar a cabo los controles, dichas afirmaciones deben estar
documentadas, y los procedimientos son las acciones para implementar las
políticas establecidas.
37
2.8.4. Información y comunicación
Los sistemas de información están constituidos para identificar, recoger,
procesar e informar datos relativos a los hechos o actividades internas y
externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través
de rutinas previstas a tal efecto. La calidad de la información que brinda el
sistema facilita al máximo órgano de la empresa adoptar decisiones apropiadas
que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información
confiable. (Contraloria General de la Republica Dominicana, s.f.)
La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus
responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos. La
dirección necesita información relevante y de calidad, tanto internas como
externas, para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del control
interno.
La comunicación es la transmisión de información que facilita la consecución de
los objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento.
La comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar, compartir y
obtener la información necesaria. La comunicación interna es el medio por el
cual la información se difunde a través de toda la organización, que fluye en
sentido ascendente, descendentes y a todos los niveles de la entidad. Esto hace
posible que el personal pueda recibir de la alta dirección un mensaje claro de
que las responsabilidades de control deben ser tomadas seriamente. (PWC,
2013)
38
Suministrar información detallada, adecuada y en el momento oportuno permite
a los usuarios cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
Principios en que se fundamenta este componente:
Principio 13. Utilizar información pertinente y de calidad para el control interno
Es cuando la entidad obtiene o genera y emplea información relevante y de
calidad para apoyar el funcionamiento adecuado del control interno. La
información se puede obtener a través de varias formas como entradas
manuales, recopilación o tecnologías de la información. Un factor muy
importante es la calidad de la información, la cual debe cumplir con las
siguientes características:
Accesibilidad.
Apropiada.
Actual.
Protegida.
Conservada.
Suficiente.
Oportuna.
Valida.
Verificable.
39
Principio 14. Comunicación de la información para apoyar el funcionamiento del
control interno
La empresa comunica internamente la información, incluyendo objetivos y
responsabilidades sobre el control interno, necesarias para apoyar el
funcionamiento del sistema de control interno. La administración debe
establecer e implementar políticas y procedimientos que faciliten una
comunicación interna efectiva.
Principio 15. Comunicación con grupos externos con respeto a situaciones que
afectan el control interno
Se refiere a una empresa que se comunica con los grupos de interés externos
en relación a los asuntos que afectan el funcionamiento del control interno. La
comunicación con terceras partes permite que estas entiendan eventos,
actividades y circunstancias que puedan afectar su interacción con la entidad.
Es muy importante adecuar canales apropiados de comunicación para clientes,
proveedores de servicios externos para obtener una comunicación directa con
la administración.
2.8.5. Supervisión y monitoreo
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando
las circunstancias así lo ameriten. Orientado a la identificación de controles
débiles, insuficientes o necesarios para promover su reforzamiento. El
40
monitoreo puede ser llevado a cabo de tres formas: diariamente durante la
ejecución de las actividades en los diferentes niveles de la empresa; de manera
separada, por personal que no es el responsable directo de la realización de las
actividades, o mediante la combinación de ambas. (Auditoria Gubernamental
Moderna, 2007)
Con el paso del tiempo los sistemas evolucionan, por ende, procedimientos que
eran eficaces en un determinado momento pueden perder eficacia o incluso
volverse inútiles u obsoletos en su aplicación, esto puede acontecer por
contratar nuevos empleados, demandar mayor cantidad de actividades,
necesidad de mayor agilidad en el tiempo, entre otras. Por tal razón el sistema
de control aplicado debe ser lo suficientemente rígido como para impedir
“filtraciones”, pero a la vez debe ser flexible para permitir aquellos cambios que
pudieran surgir.
Las evaluaciones continuas, las evaluaciones independientes o una
combinación de ambas se utilizan para determinar si cada uno de los cinco
componentes de control interno, incluidos los controles para cumplir los
principios de cada componente, están presentes y funcionan adecuadamente.
Las evaluaciones continuas, que están integradas en los procesos de negocio
en los diferentes niveles de la entidad, suministran información oportuna. Las
evaluaciones independientes, que se ejecutan pueden variar en alcance y
frecuencia dependiendo de la evaluación de riesgos, la efectividad de las
evaluaciones continuas y otras consideraciones de la dirección.
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El monitoreo es el proceso por el cual se evalúa la calidad del funcionamiento
del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma
dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Está orientado
a la identificación de controles débiles o deficientes para promover su
reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de
revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
Principio 16. Evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar el control
interno
Este principio se refiere a que la organización selecciona, desarrolla y lleva a
cabo evaluaciones continuas y/o separadas para determinar si los componentes
del sistema de control interno están presentes y en operación. El uso de la
tecnología apoya las evaluaciones continuas, tienen un alto estándar de
objetividad y permiten una revisión eficiente de grandes cantidades de datos a
un bajo costo.
Principio 17. Evalúa y comunica las deficiencias del control interno
Se refiere a que la organización evalúa y comunica las deficiencias de control
interno de manera oportuna a las partes responsables de aplicar medidas
correctivas, incluyendo la alta gerencia y el consejo, según correspondan. Este
proceso se denomina Informe de deficiencias, que le permite a la gerencia estar
enterado de lo que no está funcionando en forma adecuada.
42
Al momento de detectar las debilidades o deficiencias del sistema de control
interno a través de los procedimientos de supervisión establecidos, estas deben
ser comunicadas para que se tomen las medidas de ajustes apropiadas.
Los principios mencionados anteriormente sirven de base para el desarrollo de
herramientas que permitan el fortalecimiento, así como la evaluación del control
interno. Un sistema de control interno efectivo permite una seguridad razonable
respeto al logro de los objetivos de la empresa y el cumplimiento de los 17
principios permiten la efectividad del control interno.
2.9. Sistema de Control Interno.
A nivel general un sistema es aquel constituido por un conjunto de elementos
relacionados y organizados entre sí para cumplir con un propósito.
Los sistemas son importantes, porque sirven para llevar a cabo las actividades
con una mejor eficiencia y eficacia en cualquier área funcional de la empresa;
además, la organización en sí misma forma un sistema, pues sus partes o áreas
están interrelacionadas para el logro de los objetivos.
Un sistema de control es el conjunto de elementos, que hace posible que otro
sistema o proceso permanezca fiel a un programa establecido.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin
de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contable.
(Washington Camacho, 2017)
Capitulo III. Inventarios
43
3.1. Concepto de inventario
El inventario es uno de los activos más significativos de una empresa. Este rubro
comprende, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para
ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o la prestación
de servicios.
Existen diversas definiciones de inventarios entre las cuales se encuentran:
Según (Finney) se definen los inventarios de una empresa como la compra de
artículos en condiciones para la venta. Los inventarios de mercancías se
encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos
negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos.
Según la (Norma Internacional de Contabilidad NIC 2) los inventarios son activos:
(a) mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
3.2. Clasificación del inventario
Existen diferentes formas de clasificar los inventarios y cada una de ellas depende
de la función que cumple en la organización.
44
En las empresas comerciales
Inventario de mercancías: es aquel que está constituido por todos los bienes
de la empresa, ya sean comerciales o mercantiles. Estos bienes son adquiridos
para luego ser vendidos en el mismo estado en el que fueron comprados, sin
someterlos a ningún tipo de proceso. En este inventario deberán mostrarse
todos los elementos que la empresa tiene disponible para la venta. (Medina,
2010)
En este tipo de inventarios ocurren dos tipos de transacciones básicas:
Compras de mercancías.
Ventas de mercancías.
Según (Castillo), los inventarios se pueden clasificar según su función en:
Inventario de seguridad o de reserva: es el que se mantiene para
compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o
incrementos inesperados en la demanda de los clientes.
Inventario en tránsito: está constituido por materiales que avanzan en la
cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido, pero no
se han recibido todavía.
Inventario de ciclo: es el que resulta cuando la cantidad de unidades
compradas con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o
incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades
inmediatas de la empresa.
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Según su forma:
Inventarios de materias primas: En él se representan existencias de los
insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de
fabricación de una compañía.
Inventarios en procesos: Son existencias que se tienen a medida que se
añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia
prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado.
Inventarios de productos terminados: Este tipo de inventario es para
todas las mercancías que un fabricante produce para vender a su cliente.
Otros tipos de inventarios
Inventario en consignación: es aquella mercancía que se entrega para ser
vendida, pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario mínimo: es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas
en el almacén.
Inventario disponible: es aquel que se encuentra disponible para la
producción o venta.
Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a
los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun
periodo de cierre de planta.
46
3.3. Valoración o medición de los inventarios
Según la Norma Internacional de Contabilidad NIC2, los inventarios se medirán al
costo o al valor neto realizable, cual sea menor.
3.3.1. Costo de los inventarios
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido
para darles su condición y ubicación actuales.
3.3.2. Costos de adquisición
Este comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales),
los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos
comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el
coste de adquisición.
3.3.3. Costo de los inventarios para un prestador de servicios
En el caso de que un prestador de servicios tenga inventarios, los medirá por los
costos que suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente
de mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la
prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos
atribuibles.
47
3.4. Métodos de valoración de inventarios o Formulas de
cálculo del costo según las NIIF para PYMES, Sección 13.
Los inventarios en la contabilidad representan una de las cuentas o partidas más
importantes del grupo de los activos, en una empresa comercial, los inventarios son
la fuente de beneficios económicos, es decir, si se venden ingresa efectivo, aquel
efectivo permite seguir desarrollando las actividades comerciales. (Willigran, s.f.)
Los métodos de valoración de inventarios también denominados Fórmulas del costo
que permiten y reconocen las Normas Internacionales de Información Financiera
NIIF para PYMES son:
Identificación específica de sus costos individuales.
Este método es utilizado en las empresas cuyo inventario consta de mercancías
iguales pero cada una de ellas se distingue de los demás por sus características
individuales de número, marca o referencia y un costo determinada
.
Método promedio ponderado
Consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el
inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el
precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes precios.
48
Método PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir)
Significa que las mercancías que primero entran al inventario son las primeras
en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras unidades que se compran
son las primeras que se venden.
Dentro de los objetivos de los métodos de valoración de inventarios se
encuentran:
1. Logar un control de los costos de los inventarios.
2. Establecer el costo de los inventarios disponibles.
3. Establecer el costo de los inventarios vendidos.
3.5. Control de Inventario.
Según Orlando Espinoza (2011): “El control de inventarios es una herramienta
fundamental en la administración moderan, ya que este permite a las empresas y
organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para la
venta, en lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicable en las industrias.
Según William Laveriano (2010) el control de inventario consiste en el ejercicio del
control de las existencias; tanto reales como en proceso de producción y su
comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer,
teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las
adquisiciones precisas para atender la demanda.
49
Los dos objetivos principales del control de inventario son:
Salvaguardar el inventario de daño o robo
Los controles para salvaguardar el inventario comienzan tan pronto se hace un
pedido para incrementarlo.
Reportar el inventario en los estados financieros.
Cerca del final de año para comprobar que la cantidad reportada en los estados
financieros sea precisa, debe efectuarse un inventario físico.
Según Andrés Rico (2016) existen una serie de objetivos para el control del
inventario:
Reducción al mínimo de la inversión en inventarios.
Determinación del nivel adecuado de servicio al cliente.
Balance de oferta y demanda.
Minimización de los costos de adquisición y los costos de transporte.
Mantenimiento de un sistema de control hasta el día del inventario
físico.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan ciertos
departamentos en la empresa, como son el departamento de ventas, producción,
compras y finanzas, y cada uno de estos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos
de inventario. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
50
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación
de un sistema de costos de inventarios, constituye el sistema del control interno de
inventarios.
Cuando las empresas no tienen un control eficiente del inventario, se ven expuestas
a presentar problemas por falta de un control adecuado. Dentro de estos problemas
se pueden apreciar los siguientes:
Exceso de inventario: se refiere cuando las empresas incurren en excesos
de materiales para la venta, y como consecuencia de esto producen altos
costos de almacenamiento.
Falta de inventario: es cuando la empresa no cuenta con mercancía, lo cual
puede generar retraso al momento de los envíos de pedidos a los clientes,
es decir, la empresa no puede satisfacer la demanda.
El robo de mercancías: es cuando existe un descontrol en el inventario de
la empresa, los empleados se prestan al robo de las mercancías.
Desorden de inventarios: se refiere cuando la empresa no tiene
conocimiento de las existencias en almacén y realiza compras de
mercancías demás, lo que provoca pérdidas graves a la empresa.
3.6. Importancia del control del inventario.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, es
por esto, que el inventario es una de las principales preocupaciones que tienen las
empresas, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
51
Es muy importante que las empresas tengan sus inventarios controlados, vigilados
y ordenados, dado que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo
que se tiene, colocándolo a disposición en el momento indicado.
Tener un adecuado registro de inventarios no es simplemente hacerlo porque es
algo que grandes empresas suelen hacer o porque el contador lo exige. El objetivo
principal es contar con información suficiente y útil para: reducir costos de
producción, aumentar la liquidez y mantener un nivel de inventario óptimo, así como
también conocer al final del periodo contable la situación financiera de la empresa
con confiablidad.
El inventario debe ser administrado eficientemente, ya que según (Ehrhardt, 2007)
persigue dos objetivos fundamentales: garantizar con el inventario disponible, la
operatividad de la empresa y como segundo conservar niveles óptimos que permita
minimizar los costos totales(de pedido y de mantenimiento).
3.7. Beneficios del control de inventarios
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae consigo amplios beneficios
inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos,
estandarización de la calidad, todo esto en busca de tener mayores utilidades.
(Fundación Iberoamericana de Altos Estudios Profesionales, 2014)
52
También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
a. Planeación de compras de la empresa.
Al controlar el inventario se van creando información precisa, que nos será útil
para abastecernos de productos sin exceso y sin faltantes, ya que conoceremos
a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del
año en que estemos.
b. Planeación del fuljo de efectivo.
Como se dijo anteriormente, conoceremos el monto de la compra ya sea diaria
o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en
pesos.
Para las empresas es de vital importancia contar con un control eficiente del
inventario, ya que este brinda algunos beneficios de los cuales Soto (2014)
menciona a continuación:
Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
óptimas.
Determinar la eficiencia de la política para el manejo del inventario.
Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente.
Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado
a las condiciones de la compañía.
53
Verificar la existencia y aplicación de una política para el control de
inventarios.
Verificar la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
Verificar la existencia manual de funciones del personal encargado del
manejo de los inventarios.
3.8. Riesgos en el inventario.
Los riesgos del control de inventario afectan a todas las empresas,
independientemente de la cantidad de inventario que la empresa lleva. Las
pequeñas empresas suelen tener una gran cantidad de su efectivo invertido en el
inventario. (Hamlett)
Los riesgos más comunes asociados a este rubro son: (Lopez, 2011)
a) Obsolescencia, deterioro, mermas.
b) Sobrevaloración, desembolsos o gastos activados incorrectamente.
c) Complejidad en la determinación de los costos de ventas.
d) Existencias en poder de terceros.
Otros riesgos:
Robo: Es uno de los mayores riesgos asociados con el control de inventario, puede
ocurrir de muchas maneras, especialmente el inventario de alto valor.
54
Pérdida de Inventario: La pérdida se produce en muchas formas, incluyendo la
pérdida física del producto y los errores durante la recepción de un producto. Las
estrictas políticas de control de inventario junto con personal bien capacitado
ayudan a prevenir pérdidas.
Daño: Los productos se dañan durante las operaciones normales de oficina.
Ciclo de vida: Todos los productos pasan por las siguientes fases de crecimiento
en el mercado, introducción, crecimiento, madurez, declive y retiro. Debido al
posible riesgo financiero, las empresas suelen implementar estrictas políticas de
control de inventario de los productos que entran en las dos últimas fases de su
ciclo de vida.
Vida útil: Se define como el tiempo de vida del producto, cuanto más corta es la
vida de un producto, mayor es el riesgo de inventario.
Capitulo IV. Sistema de control interno de los
inventarios en la empresa Soluciones Tecnológicas
Empresariales, Santo Domingo 2018.
55
4.1. Procedimientos en el área de almacén en la empresa
Soluciones Tecnológicas Empresariales.
Tomando como base el cuestionario realizado a la encargada de servicios de
la Empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, quien antes se
desempeñaba como encargada del inventario, obtuvimos detalle de los
procedimientos realizados en el área de almacén. Podemos mencionar que la
empresa no cuenta con un manual establecido por lo que las actividades se
realizan guiadas por las experiencias a través de los años.
A continuación, detallamos los procedimientos más realizados en el
departamento de Inventario.
Gestión de compra
-Periódicamente, el Gerente General realiza una revisión al inventario físico
para comprobar los productos que se encuentran en cantidades mínimas, y
dar inicio al proceso de compra.
-El proceso de compra inicia cuando, la Encargada de ventas recibe la
requisición de mercancía de compra local, de forma escrita de parte del
Gerente General. La Encargada de Ventas solicita tres cotizaciones. A
continuación, se comparan las cotizaciones considerando: a) La calidad del
producto, b) El costo del producto y c) Condiciones de pago. Luego, escoge
el suplidor que mejor cumpla con las especificaciones. Una vez la Encargada
56
de Ventas selecciona el proveedor procede a elaborar la orden de compra y
la envía físicamente al Gerente General quien evalúa, para dar la aprobación
final y proceder a la firma. Si el producto solicitado corresponde a un suplidor
internacional, el Gerente General ejecuta el proceso de compra.
Flujograma-Gestión de compra
Entrada de Productos al Almacén
Las mercancías conjuntamente con la factura del suplidor son recibida por la
Encargada de Ventas, quien valida que los productos recibidos, coinciden con
la orden de compra, en caso afirmativos se entrega la factura al Gerente
General para el registro en el sistema simultáneamente los artículos son
enviados al almacén donde son colocados y organizados por ítem. En el caso
57
contrario en que no coincida la orden de compra con los productos recibidos,
se realiza una devolución de la mercancía.
Salida de mercancía del Almacén.
La salida de mercancía del almacén se da en dos ocasiones, para venta de
productos y para brindar un servicio.
-Venta de productos: Se recibe una requisición de productos, por parte de un
cliente, más tarde la encargada de ventas, procede a la emisión de un
conduce con el cual la mercancía es despacha de almacén, y entregada al
cliente, quien al momento de la entrega firma el documento antes mencionado
como constancia de recibido. Aprobada la recepción y si no se presenta
devolución de la mercancía se facturan estos productos.
-Brindar un servicio: Se reciben las solicitudes a través de la encargada de
servicio sobre el tipo de maquinaria y los problemas que esta presenta, por
58
experiencia del personal que realiza la reparación, emiten un reporte de
servicio donde se detalla lo antes mencionado y se agregan las piezas que el
técnico considera se necesitarán. Después pasa por el almacén donde el
Gerente General, hace la entrega de lo detallado en el documento. Luego de
realizado el servicio, el técnico emite un conduce donde especifica las piezas
utilizadas, el cual es firmado por el cliente. Las piezas devueltas se entregan
al almacén y con las utilizadas se procede a la emisión de la factura
correspondiente.
Venta de un producto
59
Brindar un servicio
4.2. Entendimiento de los riesgos
Según COSO, se define riesgo como el impacto y la probabilidad de que una
amenaza o una serie de eventos puedan afectar de manera adversa la
consecución de los objetivos (Deloitte, 2015)
4.2.1. Matriz de riesgo
La matriz de riesgo es una herramienta que sirve para determinar cuáles
son los riesgos relevantes a los que se enfrenta una empresa. Su objetivo
principal es analizar el nivel de riesgo presente, con el fin de proponer
actividades directas que ayuden a disminuir la probabilidad y el impacto
del riesgo.
60
Número del
Riesgo Hallazgo
Descripción del Riesgo
Evaluación del riesgo Justificación de la
evaluación del riesgo Probabilidad Impacto
Nivel de Riesgo
R-1
Una misma persona realiza varias labores no compatibles desde el punto de vista de los controles internos.
Errores y/o fraudes por la falta de segregación de funciones.
Alta Alto Alto
El impacto es alto porque el empleado realiza muchas actividades al día, y no es supervisado por otra persona, por lo tanto, está expuesto a cometer errores. La probabilidad de que esto ocurra es alta ya que el empleado realiza varias actividades.
R-2
Supervisión deficiente de las actividades y manejo de los inventarios.
Errores y/o fraudes por falta de supervisión.
Alta Alto Alto
El impacto es alto porque el manejo del inventario no está bajo supervisión, por lo tanto, no existe una actividad para reducir el riesgo a errores y/o fraudes. La probabilidad de que haya deficiencia en el manejo de los inventarios es alta ya que las actividades de almacén no son supervisadas por otra persona.
R-3
La función de almacenamiento y los registros contables es realizada por un mismo empleado.
Alteraciones y manipulaciones en el inventario y los registros contables.
Media Medio Medio
El impacto es medio porque tanto el inventario y los registros contables pueden ser alterados. La probabilidad es media ya que el Gerente General revisa periódicamente las existencias y evalúa las informaciones financieras.
R-4
Falta de equipos de seguridad (cámara de seguridad y extintor de fuego).
La mercancía está sujeta a posibles robos y pérdidas.
Alta Alto Alto
El impacto es alto porque el almacén no cuenta con los equipos de seguridad necesarios, por lo tanto, la mercancía está expuesta a robos y pérdidas. La probabilidad es alta porque la empresa no cuenta con equipos de seguridad.
R-5
Instalaciones físicas inadecuadas, tales como: temperatura ambiental, seguridad y acceso.
Deterioro rápido de las mercancías.
Media Medio Medio
El impacto es medio porque el almacén no cuenta con las instalaciones físicas adecuadas para proteger el inventario, por lo que estos pueden deteriorarse. La probabilidad es media ya que las mercancías serán
61
4.2.2. Análisis Matriz de Riesgo
De la matriz de riesgo analizada se ha detectado los siguientes eventos, riesgo en
el área de almacén (ingreso y salida de existencias, almacenaje y supervisión) que
a continuación se detallan según el grado de prioridad:
Los dos principales eventos se centran en la segregación de funciones. En el primer
evento, se da con frecuencia que debido a que el personal realiza actividades de
diferentes departamentos simultáneamente se presentan errores y/o fraudes. En el
segundo evento se presenta, dado que el área de almacén no tiene supervisión por
parte de una persona ajena al departamento. Estas actividades ocasionan que el
impacto sea alto por que afectan de forma directa el activo de la empresa y a su
vez deriva un nivel de riesgo sean alto.
deterioradas si el personal encargado del área no lo toma en cuenta.
R-6
Falta de manuales de políticas y procedimientos para el manejo de los inventarios.
Que los procesos no se cumplan correctamente.
Alta Alto Alto
El impacto es alto porque la falta de manuales de políticas y procedimientos puede causar que los inventarios no sean manejados adecuadamente por parte del personal. La probabilidad es alta ya que al empleado no tener conocimiento de dichos manuales no aplicará los procesos correctamente.
R-7
Deficiencia en el diseño en los documentos de entrada y salida de mercancías (no guardan secuencia numérica ni contiene el espacio de aprobación).
Alta vulnerabilidad a pérdida o robo.
Media Medio Medio
El impacto es medio porque los documentos de entrada y salida no cumplen con el diseño que requiere, esto puede causar que las mercancías sean vulnerables a pérdida o robo. La probabilidad es media ya que dependerá de las intenciones del empleado.
62
En el tercer evento vemos que ya que un mismo empleado, almacena y realiza los
registros contables del inventario, se pueden alterar o manipular estas
informaciones. Se considera que la probabilidad y el impacto tienen un nivel de
riesgo medio porque el Gerente General revisa periódicamente las existencias y
evalúa las informaciones financieras pero este control no se da siempre.
El cuarto evento detectado es que el lugar de almacenaje del inventario no tiene las
instalaciones de equipo de seguridad que se requieren, como es la falta de una
cámara de seguridad y un extintor de fuego. La probabilidad y el impacto se
consideran altos, porque la mercancía está expuesta a robos y pérdidas.
El quinto evento es que el almacén no cuenta con instalaciones físicas adecuadas,
tales como: temperatura ambiental, seguridad y acceso. La probabilidad y el
impacto son medio, ya que las mercancías serán deterioradas si el personal del
área no lo toma en cuenta.
El sexto evento encontrado es que la empresa no cuenta con un manual de políticas
y procedimientos, las actividades son realizadas de acuerdo a la experiencia del
personal, es por esto que la probabilidad de que los procesos no se cumplan
correctamente es alta y el impacto es alto ya que al empleado no tener conocimiento
de dichos manuales no va a cumplir con el proceso del manejo de los inventarios
correctamente.
El séptimo evento es que la empresa presenta deficiencia en el diseño de los
documentos de entrada y salida de mercancías del almacén como: el documento
no guarda una secuencia numérica en el sistema ni contiene un espacio donde se
63
firma la aprobación. Se considera alta vulnerabilidad a pérdida o robo, por lo tanto,
la probabilidad y el impacto son medio en cuanto a su nivel de riesgo, porque eso
va a depender de las intenciones del empleado.
4.2.3. Mapa de Riesgo
Impacto
Bajo Moderado Alto
Probabilidad
Alto
R-3 R-1
R-2
R-4
R-6
Medio
R-5
R-7
Bajo
Capitulo V. Propuesta de mejora del sistema de
control interno del inventario en la empresa
Soluciones Tecnológicas Empresariales, Santo
Domingo 2018.
64
5.1. Supervisión y Monitoreo
Realizar una supervisión de los sistemas de control interno, nos sirve para evaluar
la calidad del mismo, en este caso evaluar la calidad del control interno del
inventario. La evaluación consta en realizar actividades de controles permanentes
y continuas y evaluaciones periódicas o una combinación, que sirva como ayuda
para la detección de las fallas en los objetivos del sistema de control interno del
inventario. Todo proceso realizado para el control de los inventarios debe ser
supervisado continuamente para asegurarse de que el proceso funciona según lo
previsto, induciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario,
garantizando así la efectividad del mismo.
La Empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, STE, no cuenta con
actividades que le permita dar continuidad a los resultados de los procesos
establecidos para el control interno del inventario.
5.2. Información y comunicación
Un sistema de información comprende un conjunto de actividades que permite que
la organización obtenga información para medir y revisar el desempeño o progreso
de la empresa hacia el cumplimiento de los objetivos. Cuando se trata del
inventario, los sistemas de información deben contener las informaciones
adecuadas, para que la comunicación sea efectiva. Podemos mencionar que
Soluciones Tecnológicas Empresariales no cuenta con un sistema de información
65
y comunicación eficiente en el departamento de almacén, porque presenta
comunicaciones informales, compuesta por interacciones entre los empleados.
5.3. Propuesta de mejora del sistema de control interno en la
empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales
A continuación, desarrollaremos la propuesta de mejora para las actividades que
presentan mayores riesgos en el inventario.
5.3.1. Objetivos de las medidas
Contribuir al restablecimiento del sistema de control interno del inventario en la
empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales.
Instaurar dentro de sus procedimientos la segregación de funciones y
responsabilidades en el departamento de almacén.
Mejorar los procedimientos ya establecidos, que aseguren la ejecución de las
actividades con eficiencia y eficacia.
Contar con actividades de control las cuales cumplan con todos los requisitos
establecidos para poder mitigar riesgos presentes en el inventario.
66
5.4. Procesos y flujogramas propuestos
Gestión de compra
Debe existir una relación de los equipos disponibles para la venta, la cual sirva de
base para responder a los requerimientos de los clientes y realizar las compras de
equipos. Las compras se realizan en base a las solicitudes de los clientes.
El proceso sugerido a la empresa para la compra, son los siguientes:
El auxiliar de almacén revisa diariamente el listado de equipos disponibles para la
venta para reabastecer aquellos que se encuentran en cantidades mínimas, y dar
inicio al proceso de compra.
-El proceso de compra inicia cuando, el encargado(a) de compra recibe la
requisición de equipos, de forma escrita de parte del auxiliar de almacén. Si el
equipo solicitado corresponde a un suplidor internacional, dicha requisición se
transfiere al Gerente General que solicita al proveedor y ejecuta la compra. Si la
mercancía solicitada pertenece a un proveedor local, el encargado(a) de compra
solicita las cotizaciones tres proveedores. A continuación, se comparan las
cotizaciones considerando: a) La calidad del producto, b) El costo del producto y c)
Condiciones de pago. Luego, escoge el suplidor que mejor cumpla con las
especificaciones. Una vez el encargado(a) de compra, selecciona la cotización,
elabora la orden de compra y la envía físicamente al Gerente General quien evalúa,
para dar la aprobación final y proceder a la firma.
67
Entrada de Productos al Almacén
El auxiliar de almacén, valida que los equipos recibidos, coinciden con la orden de
compras, en caso afirmativo se entrega la factura al encargado de almacén para el
registro en el sistema, simultáneamente los equipos son enviados al almacén donde
son colocados y organizados por ítem. En el caso contrario en que no coincida la
orden de compra con los productos recibidos, se realiza una devolución de la
mercancía. Luego de validada la factura contra la mercancía recibida, ésta junto a
68
la orden de compra es remitida al departamento de contabilidad para su registro
contable. El registro contable para realizar es el siguiente: Debito a inventario y
crédito a cuentas por pagar para las facturas a crédito, en caso de que las mismas,
se realiza el pago y se registra: debito a inventario y crédito a efectivo corriente.
Salida de mercancía del Almacén.
La salida de mercancía del almacén se da en dos ocasiones, para venta de equipos
tecnológicos e informáticos y para brindar un servicio.
-Venta de productos: Se recibe una requisición de productos, por parte de un
cliente, más tarde el encargado(a) de venta, procede a la emisión de un conduce
con el cual el equipo se despacha de almacén, y entregada al cliente, quien al
momento de la entrega firma el documento antes mencionado como constancia de
69
recibido. Aprobada la recepción y si no se presenta devolución de la mercancía se
facturan estos productos.
-Brindar un servicio: Se reciben las solicitudes a través de la encargada de servicio
sobre el tipo de equipo tecnológico e informático y los problemas que este presenta,
por experiencia del personal que realiza la reparación, se emite un reporte de
servicio donde se detalla lo antes mencionado y se agregan las piezas que el
técnico considera se necesitarán. Después pasa por el almacén donde el auxiliar
de almacén hace la entrega de lo detallado en el documento. Luego de realizado el
servicio, el técnico emite un conduce donde especifica las piezas utilizadas, el cual
70
es firmado por el cliente. Las piezas devueltas se entregan al almacén y con las
utilizadas se procede a la emisión de la factura correspondiente.
5.4.1. Puntos de controles identificados en el proceso
El listado de existencia de equipos tecnológicos e informáticos es validado por
el encargado de almacén.
La orden de compra es evaluada y aprobada por el Gerente General.
Al momento de la entrega del equipo el cliente firma el conduce como constancia
de recibido.
71
Cuando se va a realizar un servicio de reparación se emite un reporte de
servicio, donde el auxiliar de almacén se encarga de buscar y entregar la pieza
que se necesita para el servicio.
5.5. Manual de políticas propuesto para el área de almacén
MANUAL DE POLÍTICAS
ÁREA RESPONSABLE: ALMACÉN
POLÍTICAS GENERALES
1- El Almacén debe cumplir con la función de abastecimiento permanente a todas las
áreas de la empresa, conforme a los procedimientos establecidos.
2- En caso de ausencia del Encargado de almacén, el auxiliar de almacén suplirá
momentáneamente su ausencia.
3- Toda la documentación relativa al pedido, recepción y despacho de productos, deberá
mantenerse en custodia en forma ordenada, sistematizada, en buen estado, legible y
sin tachaduras.
4- Todo tipo de movimiento de los productos del almacén será documentado, señalando
la descripción, cantidad y codificación.
5- El encargado del requerimiento de los productos no podrá ejercer la labor de
recepción de estos.
6- El encargado de almacén se encargará de la adecuada custodia del inventario.
7- El área de almacén será responsable de actualizar los kardex mediante el registro
oportuno de entradas y salidas de productos, en el sistema informático.
8- Los saldos del kardex, deben ser consistentes con los saldos del inventario físico de
los productos.
72
5.6. Organigrama propuesto.
Gerente General
Encargada de Venta
Mensajería
Auxiliar de Contabilidad
Encargada de Servicios
Soporte Técnico
Soporte Técnico
Encargada de Compras
Encargado/a de Almacén
Auxiliar de Almacén
Encargada de Contabilidad
Asistente Administrativa
(General)
Conserje
73
5.7. Organigrama propuesto departamental
Gerente General
Encargada de Compras Encargado/a de Almacén
Auxiliar de almacén
74
5.7.1. Descripción de puestos propuestos
Encardo(a) de Compras
Licenciado en contabilidad, Administración de Empresas, Mercadeo, Finanzas y
áreas afines, experiencia de 2 o más años en el área, conocimientos de compras,
manejo de cotizaciones, suplidores, negociaciones, manejo del paquete Office,
responsable, organizado y proactivo.
Principales funciones:
Gestionar, efectuar y validar las adquisiciones y contratación de servicios
para todos los contratos menores.
Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa.
Solicitar cotizaciones a varios proveedores para la compra de equipos.
Analizar las cotizaciones ofrecidas por los proveedores.
Mantener buenas relaciones con los proveedores.
Elaborar y tramitar las órdenes de compra.
75
Encargado de almacén
Licenciado en Contabilidad, Administración de Empresas, Finanzas y áreas afines,
experiencia de 3 a 4 años en puestos similares, conocimiento de equipos
tecnológicos e informáticos, trabajo en equipo, responsabilidad, compromiso,
buenas relaciones humanas, proactividad y organización, liderazgo, orientación a
resultados, atención a los detalles.
Principales funciones:
Elaboración de informes al Gerente General sobre asuntos relacionados con
inventarios, principalmente sobre las existencias, artículos obsoletos, de
poco movimiento o excesivas.
Autorizar las requisiciones emitidas por el auxiliar de almacén, al
departamento de compra.
Autorizar cada uno de los formularios que se emitan o reciban en el almacén.
Dar solución a las incidencias reportadas por el auxiliar de almacén.
Verificar que todos los productos propios en existencia sean almacenados
de acuerdo a sus características.
Controlar y restringir el acceso a personas ajenas al departamento.
Supervisar las actividades que realiza el personal subordinado al momento
de recibir o despachar la mercancía.
Proponer mejoras de acuerdo a los reportes de entradas y salidas de
mercancías al almacén, emitido por el auxiliar de almacén.
76
Auxiliar de almacén
Estudiante de término y egresados de la carrera: Licenciatura en Contabilidad,
experiencia mínima de un año trabajando en almacenes, conocimiento de equipos
tecnológicos e informáticos, trabajo en equipo, buenas relaciones humanas,
proactividad y organización, ser responsable por el recibimiento, almacenamiento y
distribución de equipos que se adquieren en la empresa.
Principales funciones:
Recibir la mercancía solicitada a los proveedores.
Reportar las incidencias al jefe inmediato superior.
Clasificación de inventarios de lento movimiento, dañados o descontinuados.
Elaborar informes de recepción de mercancías.
Asignar identificación a cada producto que ingrese al almacén unificando el
nombre y código, dándolo a conocer a las áreas involucradas.
Notificar al jefe inmediato sobre las mercancías devueltas a los proveedores.
Mantener el área de almacenaje en condiciones óptimas.
Emitir semanalmente un reporte de entradas y salidas de mercancías al
almacén.
Asegurarse de que haya suficiente stock y el inventario este al día.
77
CONCLUSIONES
Luego culminados y analizados los resultados de la investigación llegamos a las
siguientes conclusiones:
Podemos afirmar que la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales
presenta un punto crítico elevado en el área de almacén, dado que no posee
una persona encargada de su custodia.
Soluciones Tecnológicas Empresariales, no cuenta con políticas específicas
definidas para el manejo del inventario, a pesar de esto, la empresa realiza
procedimientos que forman parte de las rutinas que ayudan administrar
adecuadamente los posibles eventos que pudieran afectarla.
La empresa no cuenta con personal suficiente para responsabilizarse de una
de las actividades que afectan directamente el inventario, no existe un
encargado de compra. El personal encargado de ventas es el mismo
encargado de la recepción de la mercancía comprada.
En el proceso de entrada y salida de las mercancías, se detectan debilidades
debido a que las documentaciones utilizadas para este registro no cuentan
con secuencia numérica, presentando duplicación u omisión en los registros
en el sistema.
78
Los registros contables del inventario son realizados por personas que
manejan de forma directa los productos.
En la empresa se pudo identificar que no existe una adecuada segregación
de funciones del personal que registra las entradas, las salidas y el que
almacena los productos.
Las personas responsables de la custodia del inventario son las mismas que
ejecutan el conteo físico realizado una vez al año.
Existe una discrepancia de cargos y de funciones, ya que la encargada de
venta es, a su vez la encargada de realizar la orden de compra.
Dentro del proceso de salida de productos del almacén cuando se va a
brindar un servicio, se observó que este proceso es realizado por dos
empleados (Encargada de servicios y un Técnico), lo que significa que la
probabilidad de identificar errores en el proceso es muy baja, debido a la
falta de seguimiento al proceso que están llevando a cabo.
79
RECOMENDACIONES
Un detalle de las siguientes recomendaciones a la empresa Soluciones
Tecnológicas Empresariales, STE se presenta a continuación:
1. Contratar personas que puedan ocupar los cargos de encargado de almacén
e independientemente encargado de compras.
2. Elaborar un manual de funciones que defina cada una de las actividades a
realizar por el personal pertinente al manejo del inventario, tomando en
cuenta que no existe una clara segregación de funciones.
3. Establecer en el diseño de las documentaciones determinadas para el
ingreso y egreso de la mercancía, secuencias numéricas para evitar omisión
o duplicidad en los registros en el sistema.
4. Se recomienda que toda función que desempeñe quien custodia el
inventario, al momento del conteo físico del mismo reciba la debida
supervisión para evitar la manipulación de la información a su favor.
5. Los procedimientos deberán de ejecutarse en sistemas electrónicos, a efecto
de lograr la automatización de los procesos y sustituir formatos impresos y
sellos.
80
6. Realizar inspecciones físicas al almacén, dos veces al año, para evaluar las
condiciones en las que se encuentra y si cuenta con desperfectos que
contribuyan al deterioro de la mercancía.
7. Para reducir los robos, se recomienda instalar equipos de seguridad como
cámaras de video vigilancia y para mitigar las pérdidas materiales en caso
de accidente, mantener extintores de fuego, en lugares adecuados.
8. Llevar a cabo conciliaciones de lo presentado físicamente con lo registrado
en el sistema, tres veces al año de un grupo de productos, para tener una
medida de seguridad.
81
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Interno/Normativa_Asociada/coso_2013-resumen-ejecutivo.pdf
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ANEXOS
86
Formulario para realizar un reporte de servicio
87
Formulario para recibir equipos para brindar un servicio
88
Formulario para entrega de mercancía al almacén
89
Formulario para retirar mercancía del almacén para realizar un servicio
90
Cuestionario realizado a los empleados
1. ¿La empresa cuenta con controles internos de inventarios?
2. ¿Considera usted que los controles de inventarios son adecuados?
3. ¿Se cuenta con políticas establecidas para el manejo de inventario?
4. ¿Se realiza un inventario físico de las existencias? ¿Cada que tiempo?
5. ¿Está todo el inventario en existencia en un almacén? ¿Tiene seguridad
(cámaras de vigilancia)? ¿Cuenta con acceso limitado?
6. ¿Están definidas las responsabilidades de cada quién?
7. La mercancía, ¿Esta organizada y sistematizada?
8. ¿Se aclaran y se concilian correctamente las diferencias de inventario?
9. ¿Se verifica la entrada en existencias previamente a la autorización de una
devolución?
10. ¿Quién lleva los registros de inventario? ¿Una persona vinculada al
departamento?
11. ¿Se lleva control en las notas de salida?
12. ¿Qué medio utilizan para registrar la mercancía entrante?
91
Preguntas de la entrevista
Nombre:
Cargo:
Tiempo ejerciendo:
1. ¿Conoce lo que es control interno?
2. ¿Utilizan medidas para el control interno?
3. ¿Considera que estas medidas implementadas son eficientes para el logro
de los objetivos organizacionales?
4. ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas?
5. ¿Se cumplen a la medida?
92
93
94
95
I. Título del Trabajo de Grado
Análisis del sistema de control interno del inventario y
propuesta de mejora en la empresa Soluciones
Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018.
96
II. Introducción
El control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las
empresas, establecido por el órgano de máxima jerarquía de la organización para
que estas puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y
ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la
medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a
su vez de marco de referencia de comportamiento para que las operaciones y
actividades en las diferentes áreas de las empresas funcionen con mayor facilidad.
Debido a la importancia que tiene el inventario, surge la necesidad de evaluar la
incidencia correspondiente a dicho proceso. Otra causa fundamental para
desarrollar este tema de investigación es colaborar a un buen desarrollo de las
operaciones del inventario en la organización proponiendo recomendaciones que
mejoren los procedimientos y los controles aplicados actualmente, tomando como
referencia nuevos lineamientos de control interno que se dan a nivel mundial en las
economías más desarrolladas.
El presente trabajo de grado trata sobre el análisis del control interno del inventario
para proponer una mejora en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales.
A su vez, en el mismo se analizará la metodología utilizada en la empresa, y
proponer mejoras para lograr el cumplimiento de sus controles internos.
97
III. Justificación
Para dar inicio a esta propuesta tenemos material documental sobre los inventarios
y control interno, en libros, revistas, enciclopedias, etcétera, que nos permitirán dar
sustento a la misma.
Esta propuesta se realiza con la finalidad de encontrar medidas que sean efectivas
para un mejor manejo del sistema de control interno del inventario que se emplea
en la actualidad en la empresa Soluciones Tecnológicas Empresariales, durante el
periodo Enero- Junio 2018.
Los controles deben diseñarse para ofrecer una seguridad razonable de que las
operaciones se estén llevando a cabo acorde con los lineamientos establecidos por
el Órgano encargado.
Otro aspecto para destacar es el de cómo esta propuesta puede ser de modelo
para otras empresas que buscan eficientizar su control interno en el área de
inventario, ya sean del mismo sector comercial o fuera de ellos. Al mismo tiempo
que aquellas empresas que ya tienen implementado el control interno, deseen
agregar valor a dicho control, acorde a sus requerimientos.
98
IV. Delimitación del tema y planteamiento del problema de investigación
Delimitación del tema de investigación
Tema:
Análisis del sistema de control interno del inventario y propuesta de mejora en una
empresa comercial
Espacio:
Soluciones Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo, República Dominicana
Tiempo:
Año 2018
Planteamiento del (los) problema (s) de investigación.
Con el transcurso del tiempo existen cada vez más empresas dedicadas a obtener
una estructura que las ayude a llevar un control interno de inventarios eficiente,
para lo cual si se desea mantener un control efectivo del mismo es necesario
establecer una buena relación y cooperación entre los elementos vinculados al
sistema. Además, es conocido que la eficiencia del control interno de inventarios
permite a la directiva de una empresa, organizar métodos y procedimientos para la
toma de decisiones tanto comerciales como industriales y de esta manera cumplir
intereses financieros y el abastecimiento de los usuarios.
Para que las empresas sean competitivas y puedan mantener su competitividad en
el mercado, este le exige la utilización e implementación de herramientas que
permitan el correcto y eficiente manejo de sus recursos, es por eso por lo que
muchas empresas fundamentan su posicionamiento económico en el desarrollo
armónico y adecuado de las operaciones tanto administrativas, productivas o
comerciales.
99
De allí pues surge el concepto de Control Interno donde se brinda una estructura
común que viene a ser de gran utilidad en la consecución de objetivos y metas
institucionales sobre todo de las pequeñas y medianas empresas que son las que
más requieren de una adecuada asesoría operativa, financiera y normativa.
La primera definición formal de Control Interno fue establecida originalmente por el
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) en 1949:
‘‘El Control Interno abarca el plan de organización de todos los métodos y medidas
de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas.’’
En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende
como:
‘‘El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, efectuados por el
Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable para el logro de
los objetivos incluidos en las categorías siguientes:
Eficiencia y eficacia en las operaciones
Confiabilidad en la información financiera
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.’’
El Control Interno está directamente relacionado con las operaciones normales de
una organización, pues es necesario estar convencidos que la información
financiera es segura y confiable, y que se logra a través del sistema del control
interno de la entidad.
Dentro de algunas operaciones normales de una empresa se encuentran dirigir sus
actividades de forma efectiva y la administración de almacenes, es por tal razón
que el inventario pasa a ser la plataforma que posibilita la producción o venta, lo
que significa que la obtención de una buena utilidad debe comenzar por una buena
gestión de inventario.
100
Los almacenes desempeñan funciones importantes dentro de las organizaciones
por muy pequeñas que estás sean, entre estas funciones se encuentran: custodiar
y resguardar los inventarios, lo cual permitirá llevar un adecuado control, manejo y
uso de los inventarios; deben contribuir a que los despachos se hagan de manera
inmediata evitando contratiempos, por lo que el responsable de los almacenes debe
recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible para que el
personal oriente sus esfuerzos y puedan delinear las funciones dentro del almacén.
El desarrollo exitoso de una empresa viene dado por el manejo eficiente que está
tengo en sus inventarios.
Podemos decir que cuando la empresa no cuenta con un control interno de
inventario eficiente esta situación afecta directamente en el descenso de los niveles
de comercialización, los clientes y el comercio no se sienten satisfechos, teniendo
como consecuencia lo siguiente: manejo inadecuado de los productos, productos
obsoletos, insuficiencia de productos en el almacén para cubrir los despachos,
entre otros.
El sistema de control interno debe estar preparado para evitar y descubrir cualquier
irregularidad, relacionada con falsificación, fraude o colusión y aun cuando estos
montos no sean significativos o relevantes con respeto a los estados financieros es
importante que estos sean descubiertos oportunamente debido a que tiene
implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. Es importante indicar que;
un control interno logra su propósito, siempre que sea oportuno, claro, sencillo, ágil,
flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista tomando en cuenta las características
de cada entidad.
101
V. Objetivos generales y específicos
A. Objetivo General
Analizar el control interno del inventario para una propuesta de mejora que le
permita hacer más eficientes sus controles para la empresa Soluciones
Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018.
B. Objetivos específicos
Analizar el proceso de control interno del inventario utilizado actualmente por
la empresa.
Identificar las debilidades y fortaleza del proceso del inventario.
Identificar las causas de las debilidades en el manejo del inventario.
Determinar las consecuencias en el mal manejo de los inventarios.
Medir los impedimentos que existen en el manejo del inventario.
102
VI. Marco teórico referencial
A. Marco Teórico
Revisando antecedentes del tema que se va a desarrollar, observamos varias
investigaciones que podrían utilizarse como referencia válida al momento de
elaborar la investigación y algunas teorías relacionadas al análisis del sistema de
control interno del inventario y propuestas de mejoras para e mismo.
Los antecedentes que se van a citar a continuación suministran a la investigación
una base teórica que sustenta el problema planteado.
“Control interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolle eficazmente y de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos”. (Alonso , 1998)
Cuando se refiere al sistema de control interno se establece que el encargado de
examinar operaciones de las entidades tome en consideración los siguientes
aspectos: que los planes y políticas generales de la organización, así como los
procedimientos aprobados para su ejecución, se cumplan de manera satisfactoria;
que los resultados de los planes y de las políticas respondan en su ejecución a los
objetivos perseguidos; que la estructura orgánica de la organización, la división de
las funciones y los métodos de trabajo sean adecuados y eficaces; que la adopción
o revisión de algún plan, política, procedimientos o métodos, o algún cambio en la
estructura básica o en la división de funciones, pudiera contribuir a mejorar el
funcionamiento general de la empresa.
“El sistema de ‘control interno’ consiste en una serie de procesos, referencias, y
mecanismos de mejores prácticas que se aplican a nivel de planeación,
organización, ejecución, dirección, información y seguimiento, que le dan
103
certidumbre a la toma de decisiones, orientando a las organizaciones con una
seguridad razonable hacia el logro de sus objetivos y bajo un ambiente eficiente,
ético, de cumplimiento, calidad y mejora continua”. ( Cruz Reyes, 2007)
Con relación al control interno como un proceso es aquel que debe ser establecido
dentro de cada compañía, específicamente en las pymes ya que tienden a ser las
que menos toman en cuenta este proceso tan importante como es el control interno.
Al establecer el control interno en la empresa como un proceso se estaría llevando
a cabo una serie de referencias y mecanismos que estarían ayudando a mejorar el
desempeño de las pequeñas y medianas empresas.
“El control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados
a los objetivos.” (Poch Torres, 1992:17). Esto deduce la importancia que tienen los
controles cuando son aplicados de manera correcta en la organización.
En tal sentido, “los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar
seguro de que todo se encuentra en orden.” (Leonard, 1990:33). Es bueno resaltar
que, si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces
existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema
de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control brinda
dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas
planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar
medidas y así su reiteración.
B. Marco espacial
Este análisis y propuesta será desarrollado en la empresa Soluciones Tecnológicas
Empresariales, situada en Santo Domingo.
C. Marco Temporal
Esta investigación será desarrollada en los periodos Enero-Abril 2018.
104
D. Marco Conceptual
Análisis: Es un estudio profundo de un sujeto, objeto o situación con el fin de
conocer sus fundamentos, sus bases y motivos de su surgimiento, creación o
causas originarias. (Conceptos, 2014)
Propuesta: Es una oferta o invitación que alguien dirige a otro o a otros,
persiguiendo algún fin; que puede ser concretar un negocio, una idea, una relación
personal, un proyecto laboral o educacional, una actividad lúdica, etcétera.
(DeConceptos, 2016)
Sistema de control interno: es un proceso de control integrado a las actividades
operativas de los entes, diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de
la información contable; los estados contables constituyen el objeto del examen en
la auditoría externa de estados contables, esta relación entre ambos muestra la
importancia que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa de
estados contables. (Abdelnur, 2012)
Inventario: se basa en todos los productos y materias primas que posee la
empresa y que son potenciales para la futura venta y que proporcione beneficios a
la organización. (EmprendePyme.net, 2016)
Procesos: “Secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca
en logar algún resultado específico”. (DefinicionMX, 2017)
Procedimientos: son planes por medio de los cuales se establece un método para
el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla
la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. (Koontz, 20017)
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la
realización de una acción. (Merino, 2009)
105
Eficiencia: Se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo
predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles
y tiempo). (Merino, 2009)
Contabilidad: Es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el
conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica, en términos
cuantitativos a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos,
apoyados en bases suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una información
que cubra las necesidades financieras y las de planificación y control internas.
(Cañibano, 1979)
VII. Hipótesis
Con el análisis del control interno, la empresa podrá observar las debilidades del
control interno del inventario y con las propuestas de mejora recomendadas
corregirá dichos controles.
Indicadores
Variables procedimentales
Control interno Control interno administrativo
Control interno contable
Inventario
Inventario perpetuo
Inventario inicial
Inventario final
Inventario físico
Inventario intermitente
Variables Conceptuales Debilidades
Mejoras
106
VIII. Diseño metodológico: metodología y técnicas de investigación cuantitativa y/o cualitativa
A. Tipo de estudio
Este proyecto de investigación es: Documental puesto que se fundamenta en
fuentes de información suministradas por la empresa; Descriptivo dado que se
analizarán las características y detallarán los procedimientos de control interno
implementados en la empresa en la actualidad. Asimismo, es de Campo porque a
través de la observación de los procesos de control interno que se llevan a cabo, y
el análisis de la información recolectada se realizaran las recomendaciones de lugar
& Explicativo porque dicho proyecto tiene como objetivo demostrar a través de
cuestionarios y entrevistas la magnitud del impacto que ha provocado la deficiencia
del control interno del inventario en la empresa.
B. Método de investigación
En vista de los objetivos descritos, los métodos a utilizar durante esta investigación
serán:
La observación para medir y cuantificar la realidad de la situación actual de la
empresa y las incidencias que tienen las debilidades que en él se encuentran. A
través del análisis identificaremos la relación causa-efecto entre las deficiencias del
control interno de inventario y el daño que causa a la entidad.
Al identificar las debilidades del control interno del inventario realizaremos una
síntesis que nos permitirá obtener resultados delimitados.
107
C. Fuente y Técnicas de Investigación
1. Fuente de investigación
Como fuentes para el desarrollo y soporte de nuestra investigación utilizaremos
fuentes primarias y secundarias. Como fuentes primarias tendremos libros, tesis,
entre otros. Como fuentes secundarias tendremos: revisión de documentación,
observación, encuestas & entrevistas.
2. Técnicas de investigación
Las técnicas que se utilizarán para la recolección de las informaciones necesarias
serán:
Revisión de documentación: A través de documentos suministrados por la entidad
como son: registros de compra, facturas de venta, nota de crédito, entre otros y
fuentes bibliográficas adicionales.
Observación: Para plasmar con detalles el proceso de control interno actual en los
inventarios lo cual daría lugar al surgimiento de recomendaciones pertinentes.
Encuestas: Para medir el nivel de fiabilidad de los controles internos implementados
y el grado de aceptación que poseen.
Entrevistas: Nos permitirá contactar y conocer las personas que laboran en la
institución estudiada y que están encargadas del área de Inventario, para adquirir
las informaciones que podrían escaparse con los métodos empleados
anteriormente.
108
IX. Fuentes de documentación (fuentes bibliográficas primordiales sobre el tema)
(s.f.). Obtenido de http://doc.contraloria.gob.pe/Control-
Interno/Normativa_Asociada/coso_2013-resumen-ejecutivo.pdf
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formulas-de-calculo-del-costo-en-las-niif/
113
X. Esquema preliminar de contenido del Trabajo de Grado
Dedicatorias
Agradecimientos
Introducción
CAPITULO I. Aspectos Generales de la Empresa
1.1 Historia de la Empresa
1.2 Descripción del negocio
1.3 Misión y Visión
1.4 Valores de la Empresa
1.5 Estructura Organizacional
CAPITULO II. Generalidades del Control Interno
2.1 Antecedentes
2.2 Concepto
2.3 Objetivos
2.4 Clasificación
2.4.1 Control Interno Administrativo
2.4.2 Control Interno Contable
2.5 Clasificaciones según sus métodos.
2.5.1 Control Interno de detención
2.5.2 Control Interno de prevención
2.6 Importancia del Control Interno
2.7 Limitaciones del Control Interno
2.8 Componentes del Control Interno
2.8.1 Ambiente de control
2.8.2 Evaluación de riesgo
2.8.3 Actividades de control
114
2.8.4 Información y comunicación
2.8.5 Supervisión y monitoreo
CAPITULO III.Generalidades del Inventario
3.1 Concepto de inventario.
3.2 Clasificación del inventario.
3.3 Características del inventario.
3.4 Riesgos del inventario.
CAPITULO IV.Evaluación del inventario en Soluciones
Tecnológicas Empresariales, con respecto a su
control Interno
4.1 Políticas y procedimientos actuales existentes
4.2 Flujo del proceso de
4.3 Matriz de riesgo y controles del área de inventario.
4.4 Análisis de los cuestionarios
4.5 Análisis de las entrevistas.
CAPITULO V.Análisis del Sistema de Control Interno del inventario
y propuesta de mejora en la empresa Soluciones
Tecnológicas Empresariales, Santo Domingo 2018.
5.1 Importancia de la propuesta
5.2 Característica de la propuesta
5.3 Objetivo de la propuesta
5.4 Costo de la propuesta
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