de tours angela santos lopez pontificia universidad
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Análisis y Evaluación del Sistema de Contabilidad y Control Interno de una empresa Operadora
de Tours
Angela Santos Lopez
Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra (PUCMM)
INDICE GENERAL
Introducción
Definición del Problema
Importancia del Tema
Objetivos de la Investigación
Alcance y Delimitación
Metodología de la Investigación
CAPITULO I
1.1 Origen y Evolución del Turismo
1.1.2 Desarrollo del Turismo en la República Dominicana
1.1.3 Agencias de Viajes y Turismo
1.2 Origen , Ubicación y Evolución de la Compañía Turinter, S. A.
1.3 Tipo de Empresa
1.4 Tipo de Capital
1.5 Organización Administrativa
1.5.1 Organigrama
1.6 Descripción Departamental
1.7 Políticas Administrativas
1.8 Políticas Contables
CAPITULO II
2.1 Definición de Contabilidad
2.2 Objetivo de la Contabilidad
2.3 Importancia de la Contabilidad
2.4 Principios Generales de Contabilidad
2.5 Papel del Contador Público
2.6 Sistema de Contabilidad
2.7 Importancia del Sistema Contable
2.8 Objetivo del Sistema Contable
2.9 Tipos de Sistema Contable
2.10 Elementos del Sistema
2.10.1 Catálogo de Cuentas
2.10.2 Manual de Procedimientos
2.10.3 Formularios
2.10.4 Libros de Registros
2.10.4.1 Diario General
2.10.4.2 Libro de Inventarios
2.10.4.3 Libro de Mayor
2.10.5 Estados Financieros
2.10.5.1 Estado de Situación o Balance General
2.10.5.2 Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas
2.10.5.3 Estado de Flujo de Efectivo
2.11 Relación del Control Interno y el Sistema Contable
2.12 Sistema de Control Interno
2.13 Importancia del Control Interno
2.14 Objetivos del Control Interno
2.15 Características del Control Interno
2.16 Principios del Control Interno
2.17 Métodos de Evaluación del Control Interno
2.17.1 La Explicación Narrativa
2.17.2 Cuestionarios
2.17.3 Flujograma
2.18 Límites del Control Interno
2.19 Pasos para evaluar y revisar los Sistemas Generales de Contabilidad
Y Control Interno
2.20 Clasificación del Control Interno
2.20.1 Control Interno Administrativo
2.20.2 Control Interno Contable
2.20.3 Verificación Interna
2.21 Auditoría Interna
2.22 Elementos del Control Interno
2.22.1 La Organización
2.22.2 La Dirección
2.22.3 La Coordinación
2.22.4 División de Deberes
2.22.5 Asignación de Responsabilidades
2.22.6 Procedimientos
2.22.7 Personal
2.22.8 Supervisión
CAPITULO III
3.1 Control Interno de las Cuentas del Balance General
3.1.1 Activos
3.1.1.1 Activos Corrientes
3.1.1.1.1 Efectivo en Caja y Banco
3.1.1.1.2 Documentos y Cuentas por Cobrar
3.1.1.1.3 Gastos Pagados x Adel./ Cargos Diferidos
3.1.1.2 Activos Fijos
3.1.1.3 Inversiones a Corto y Largo Plazo
3.1.2 Pasivos
3.1.2.1 Pasivos Corrientes
3.1.2.1.1 Pasivos a Corto Plazo
3.1.2.1.2 Documentos y Cuentas por Pagar
3.1.2.2 Pasivos a Largo Plazo
3.1.2.2.1 Hipoteca por Pagar
3.1.2.2.2 Bonos por Pagar
3.1.2.2.3 Documentos por Pagar a largo plazo
3.1.3 Capital
3.2 Control Interno de las cuentas del Estado de Resultados
3.2.1 Ingresos
3.2.2 Gastos
3.3 Control Interno del Costo de Ventas
3.3.1 Compras
3.4 Control Interno de la Nómina
CAPITULO IV
4.1 Evaluación del Catálogo de Cuentas
4.2 Evaluación del Control Interno de los Formularios
4.2.1 Formularios del Efectivo
4.2.1.1 Entrada de efectivo
4.2.1.2 Salida de efectivo
4.2.1.3 Formularios de Cuentas por cobrar y ventas
4.2.1.4 Formularios del área de nóminas
4.3 Control Interno Administrativo
4.4 Control Interno de los Activos Corrientes
4.4.1 Control Interno del efectivo y las cuentas bancarias
4.4.1.1 Entrada de efectivo
4.4.1.2 Control interno de la Salida de efectivo
4.4.1.3 Control interno de caja chica
4.5 Control interno de los documentos y cuentas por cobrar
4.6 Control interno de las inversiones y valores
4.7 Control interno de los inventarios
4.8 Control interno de la propiedad, planta, equipo y depreciación
4.9 Control interno de los pasivos a corto plazo
4.9.1 Control interno de las cuentas por pagar
4.10 Control de los pasivos a largo plazo
4.10.1 Control interno de los documentos por pagar
4.11 Control Interno del capital
4.11.1 Patrimonio de los accionistas
4.12 Control interno de los ingresos
4.13 Control interno de las compras y recepción de mercancías
4.14 Control interno de gastos
4.15 Control interno de nóminas
4.16 Evaluación a los Estados Financieros
Conclusiones y Recomendaciones
Anexos
Bibliografía
INTRODUCCION
En los últimos años las compañías operadoras de turismo han desempeñado un papel
importante en el desarrollo y crecimiento de la economía en la República Dominicana.
Este auge ha impulsado nuestra economía y ha atraído a un gran número de inversionistas tanto
nacionales como extranjeros a que se inicien en este tipo de actividad comercial. Principalmente,
en la zona de Puerto Plata, la que ocupa el número uno en cuanto a atracción turística.
Al considerar que toda empresa debe establecer medidas y procedimientos para el apropiado
manejo, control y funcionamiento de las operaciones que realiza. De ahí surge la necesidad de
instalar un Sistema de Contabilidad General y de Control Interno que permita resumir y clasificar
de forma adecuada los diferentes hechos financieros, contables y operacionales que surgen en
una organización.
El Sistema de Contabilidad General y Control Interno ya instalado facilita manejar el
volumen de las operaciones de manera eficiente y oportuna. Sin embargo, al instalarse estos
deben ser revisados periódicamente, realizando una evaluación y luego determinar a través de
los métodos, procedimientos y principios de Contabilidad y de Control Interno, si estos son
adecuados o están siendo aplicados adecuadamente cumpliendo los objetivos de su diseño e
implementación.
DEFINICION DEL PROBLEMA
Dentro de una organización ocurren una serie de hechos que surgen a raíz de las actividades
realizadas en una empresa.
Estos hechos o eventos contablemente se denominan transacciones que deben ser
registradas sistemáticamente, para que dichas informaciones permitan determinar el resultado de
las operaciones sobre todos los aspectos del negocio, es decir, que estos deben registrarse,
procesarse y clasificarse para conocer los resultados finales de operación y financiero de una
empresa. Estos registros serán realizados según lo establecido en el Sistema Contable y Control
Interno diseñado e implementado en la empresa.
Esta investigación esta dirigida al análisis y evaluación del Sistema de Contabilidad y
Control Interno de la compañía Turinter, S.A. , ubicada en la ciudad de Puerto Plata, República
Dominicana realizándose mediante el uso de los procedimientos, principios y normas contables
que se consideren oportunas y adecuadas para la evaluación del mismo.
IMPORTANCIA DEL TEMA
El objetivo de todo Sistema de Contabilidad General y Control Interno es proporcionar
información útil en cuanto a calidad, confiabilidad, exactitud y presentación. Así como el de
ejercer control adecuado sobre el negocio, y es por esto que una vez instalados ambos, necesitan
de una continua revisión para determinar si están siendo llevados a cabo adecuadamente.
Una vez que estos Sistemas se hayan instalados deberán de ser revisados continuamente,
ya que estos no funcionaran debidamente sin una adecuada supervisión. Pues, al ocurrir diversos
hechos en la empresa y de no aplicarse los principios contables y de control interno no se podrá
asegurar la confiabilidad y exactitud de las operaciones.
El análisis y evaluación del Sistema de Contabilidad y Control Interno de la compañía
Turinter, S.A. permitirá conocer la confiabilidad de los resultados y la posición financiera de la
empresa, evaluando la eficiencia de las operaciones y determinando si el Control Interno aplicado
asegura la confiabilidad y exactitud de estos resultados y además cerciorarse si es adecuado
para la organización en cuanto al logro de sus objetivos y políticas propuestas por la compañía.
OBJETIVOS
Al iniciar una investigación se pone de manifiesto los objetivos perseguidos durante la
misma. Estos nos permitirán desarrollar eficientemente nuestra investigación.
Para el desarrollo de este estudio, los objetivos se han clasificados en: Objetivos Generales
y Específicos.
OBJETIVOS GENERALES:
1. Analizar y evaluar el sistema de contabilidad general y control interno implantado en
cualquier empresa destinada a brindar este tipo de servicio, operadora de tours.
2. La operación de este tipo de estudio para ser utilizado a nivel turístico y al público en
general.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1- Analizar y evaluar el Sistema General de Contabilidad y de Control Interno a una
compañía operadora de tours que le facilite la guía del control y funcionamiento adecuado de
sus operaciones.
2- Determinar y comprobar si el Sistema de Contabilidad General y de Control Interno son
los apropiados para el manejo y funcionamiento de sus operaciones.
3- Hacer las recomendaciones apropiadas siguiendo los principios y normas contables y de
Control Interno para lograr una adecuada coordinación del Sistema de Contabilidad y de Control
Interno que llene las expectativas en cuanto a las necesidades de esta empresa.
ALCANCE Y DELIMITACION
Toda investigación requiere de parámetros o limitaciones que no pueden ser ni muy
extensas, pero ni muy particulares para así llevar a cabalidad la misma.
Esta investigación se hará de una empresa de servicio operadora de tours, bajo el nombre
de Turinter, S. A. Ubicada en la ciudad de Puerto Plata, cuyas actividades principales son las ventas
de habitaciones hoteleras, traslados, excursiones, tickets aéreos y cruceros internacionales.
Para el desarrollo de este estudio se analizará y evaluará la organización de la empresa, el
catálogo de cuentas, manual de procedimientos, los libros y formularios contables y el control
interno contable. y después, se harán las recomendaciones y conclusiones encontradas durante
el desarrollo y culminación de esta investigación que se hayan consideradas apropiadas para
lograr un Sistema Contable y Control Interno mas efectivo en el manejo de las operaciones de la
empresa.
METODOLOGIA
Después de tener unos objetivos establecidos, procederemos a determinar los métodos,
técnicas y medidas para llevar a cabo esta investigación.
Este estudio es descriptivo práctico porque uno de los objetivos será medir, analizar y
evaluar los registros de operación de la compañía Turinter, S. A., según se presenten los hechos.
Se utilizará el método de análisis, síntesis e inducción, para observar y analizar las causas,
descomponiendo el fenómeno para luego realizar un examen crítico respecto a la investigación
porque van a ser analizados los elementos del sistema general de contabilidad y control
interno para luego ser evaluados.
El método de síntesis porque se obtendrán los resultados del análisis y evaluación para así
ser comprendidos, e inductivo ya que se analizarán hechos particulares para aplicarles conceptos
generales de la contabilidad en el análisis y evaluación del sistema general de contabilidad y de
control interno.
Además, se utilizarán otras técnicas como entrevistas a profesionales en el área contable,
personal de la empresa de estudio, consultas en libros, tesis, periódicos, etc., como de cualquier
otra fuente que pueda ser útil a esta investigación.
CAPITULO I
1.1 Origen y evolución del Turismo
Desde finales del siglo pasado, en el año 1895 comienzan a surgir en Francia las primeras
organizaciones de turismo de masas. En Italia, España y Grecia se organizaron asociaciones
movidas por el mismo interés empresarial, aunque bajo distintas denominaciones. Es entonces
cuando comienza a nacer la gran industria de viajes que hoy representa uno de los principales
renglones del mundo empresarial moderno.
El señor De la Torres Padilla considera que la primera época turística comienza a mediados
del Siglo XIX, en el transcurso de todo este período se practicó un turismo interactivo
aprovechándose los medios de transportación de ese siglo. En principio estos medios de transporte
eran escasos, pero fue en la segunda mitad del siglo cuando éstos fueron aumentando y se hicieron
generalizado.
El turismo de ese tiempo se clasificó en:
a) El residencial convirtiendo los balnearios en lugares de recreación y descanso.
b) El paisajismo, el cual se caracterizó por la práctica del alpinismo, ciclismo, fotografía,
etc., tales como el Mont Blanc en Francia y Suiza. Es ahí como comienza a surgir el
turismo de masas, creándose los factores de prosperidad económica de varias naciones
de Europa, la celebración de los primeros juegos olímpicos y la fundación de
organizaciones internacionales, la que unían a numerosas personas de diferentes partes
del mundo prevaleciendo esta actividad actualmente.
A finales del Siglo XIX el turismo paisajista comienza a entrar en decadencia siendo
sustituido por el casinismo, actualmente utilizado en Europa, específicamente en la capital del
principado de Mónaco, Montecarlo.
En la segunda mitad del Siglo XIX se logra tener un turismo social característico, todos los
países del mundo realizan actividades turísticas. Este ascenso ha perdurado a lo largo de todo este
tiempo.
En el orden económico, social, cultural y político ha quedado definitivamente demostrado
que esta actividad cada día produce mejores y más positivos resultados para la humanidad y para
el inversionista.
1.1.2 Desarrollo del Turismo en la República Dominicana
El ascenso turístico de la República Dominicana se produce desde el año 1952 hasta la
actualidad. Al principio se realizó un turismo estatal que se inicia con la construcción y operación
del Hotel Jaragua en 1944 y luego en el 1955 la construcción y puesta en operación del Hotel
Embajador, ambos pertenecientes a la Corporación de Hoteles, siendo este organismo propiedad
del estado dominicano. Después comienza a surgir en el país un turismo dual iniciándose con la
proclamación de las Naciones Unidas en 1967 como el “Año Internacional del Turismo”,
considerándose como un elemento productivo para el desarrollo económico y confraternidad de
los pueblos, y luego se exhibió un turismo independiente del sector estatal manejándose por si solo
gracias a las proyecciones del sector turismo en la década, con el cual contamos actualmente.
Mientras la planificación general de la industria se va realizando, se ha procurado
incentivar el desarrollo sectorial, en base a los recursos existentes y a las ofertas disponibles. La
República Dominicana ha podido comenzar su desarrollo turístico exhibiendo un porciento muy
halagador.
Debe admitirse sin embargo, que la industria del turismo como toda actividad económica
nueva ha tenido que abrirse paso, pero el turismo que en 10 años atrás era palabra hueca y vacía
para la mayoría se ha logrado conquistar pues, en la actualidad el estado dominicano ha
desarrollado un programa de infraestructura turística y hasta ahora el país tiene un turismo
potencial, cultural, social y económico de grandes perspectivas, en la dirección del fomento y
desarrollo de su riqueza nacional, desde varios ángulos puede afirmarse que nuestro país tiene un
camino adelantado en la organización y desarrollo de la industria turismo.
1.1.3 Agencias de Viajes y Turismo
Las funciones de las Agencias de Viajes y Turismo se encuentran definidas en la Ley
Orgánica de Turismo No. 541 del 31 de diciembre de 1969. Se conoce como Agencia de Viajes a
“aquellas empresas comerciales de carácter profesional turístico que en posesión de una licencia
se dedican de forma exclusiva al ejercicio de actividades de mediación y/o organización de
servicios turísticos”.
Las Agencias Operadoras de Turismo según su localidad están obligadas ante la Secretaría
de Estado de Turismo a pagar una suma para la obtención de su licencia para operar. En el caso de
la provincia de Puerto Plata, debe pagar RD$12,000.00. todas deben cumplir los reglamentos
exigidos para así poder realizar sus operaciones, ya que éstas serán las únicas entidades autorizadas
a ejercer estas actividades.
Las agencias Operadoras de Turismo son empresas comerciales que se dedican a promover
el turismo ejerciendo sus planes turísticos dentro y fuera del país, brindándoles asistencia, servicios
de transportación, reservas y ventas de habitaciones hoteleras, organización, ventas y realización
de traslados, ventas de billetes aéreos, alquileres y servicios destinados a la práctica del turismo,
entre otros.
Para la puesta en operación de una Agencia de Viajes y Turismo deberá pedirse
autorización a la Secretaría de Turismo, presentándole los documentos constitutivos de la
compañía, copia de los arrendamientos de los locales donde se realizarán las operaciones, póliza
de seguros para cubrir los riesgos de los viajes que organiza la empresa, enviar referencia morales
y económicas, presentar una fianza de RD$5,000.00, contar con un personal calificado para
ejecutar las labores de la empresa, mostrar el programa de los viajes, excursiones y los diferentes
servicios que va a prestar la compañía.
1.2 Origen, Ubicación y Evolución de la compañía Turinter, S. A.
Debido al auge obtenido la industria turística en nuestro país, han surgido un sin número
de empresas destinadas exclusivamente al servicio turístico entre esta aparece “Turinter, S. A.”,
empresa que se dedica a la venta de habitaciones hoteleras, excursiones, transfers nacionales e
internacionales, billetes aéreos y cruceros.
En el año 1976 comienza sus operaciones en la República Dominicana, Puerto Plata la
compañía Turinter, S. A., se mantuvo por varios años ofertando excursiones de carácter regional,
las cuales eran retribuidas entre las agencias de viajes. Para el año 1978 comenzaron las
operaciones del departamento de turismo interno, permitiéndole prepararse para operar el mercado
internacional, comenzando a realizar reservaciones hotelera para el mercado local.
A partir del 1980 comienza a hacer turismo receptivo, ampliándose al mercado
internacional logrando conquistar el mercado Puertorriqueño con la empresa “HAPPY TOURS”
como primer operador de esa isla. Luego “Bonilla Plaza Tours” y “Demare” como otros
operadores que posteriormente la fueron situando en una posición importante dentro del mercado
de turismo receptivo.
Para el año 1981 los servicios se expandieron por todo Estados Unidos, Canadá y
Sudamérica específicamente Venezuela y Colombia, ya en el año 1983 se incursiona en el mercado
Europeo y en el 1985 incrementa considerablemente el turismo emisivo e inicia a realizar
programas de turismo internacional mucho más generalizado en los mercados de Estados Unidos
y Europa.
Actualmente la empresa está ubicada en la Avenida Luis Ginebra #24, sucursal Puerto
Plata, la oficina principal está en Santo Domingo.
1.3 Tipo de Empresa
La empresa objeto para la elaboración de esta investigación se conoce como Turinter,
S.A. que está dirigida a la programación y ventas de excursiones, transfers, tarifas hoteleras en
diferentes áreas de nivel nacional e internacional.
Está constituida como una sociedad anónima por la disposición o constitución del capital
aportado por cada uno de sus socios.
1.4 Tipo de Capital
El patrimonio o capital social está compuesto en partes transmisibles llamadas acciones.
La compañía Turinter, S. A., posee 2,000 acciones comunes, a un valor par de
RD$10,000.00 por acción. Actualmente tiene un capital suscrito y pagado de RD$20,000,000.00.
El consejo administrativo tiene la autoridad y responsabilidad para la toma de decisiones.
1.5 Organización Administrativa
1.5.1 Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura general de la empresa, en él se muestran las
responsabilidades u obligaciones, las líneas de mando y niveles jerárquicos que posee cada uno de
sus integrantes.
PRESIDENTE VICE-
PRESIDENTE
General Manager
Gerente de
Operaciones
Asistente
Executive
Encargado Depto.
Excursiones
Encargado
Depto. Reservac.
Asistente
Reservación
Vendedores
Supervisor
Operaciones
Asistente
Contralor
Depto. Contabilidad
Cajera
Guías Choferes
Asistente
Aeropuerto Mecánico Asist. Mec.
Maletero
1.6 Descripción Departamental
La esencia de cualquier área de responsabilidad radica en relación a los resultados de la
operación del negocio con respecto a si cada área designada en la organización está cumpliendo
sus funciones con eficiencia y efectividad.
Es importante para una buena administración conocer el papel que juega cada uno de los
miembros de la organización; ya que facilita la correcta evaluación de los ejecutivos de la empresa.
Consejo de Administración:
Es el organismo que se encarga de fijar las metas y políticas de la empresa para lograr los
objetivos trazados y maximizar los recursos económicos de la empresa. Es nombrado por la Junta
de Accionista, lo integra el Presidente, Vicepresidente, los cuales tienen asiento en Santo
Domingo.
Presidente:
Es quien está frente de la administración de la empresa. Planifica, coordina, controla y hace
que se ejecuten las operaciones de la compañía.
El presidente que representa la empresa en las diferentes ferias internacionales, y ofertando
los servicios que esta ofrece.
Entre sus funciones principales:
1- Establece los mecanismos para lograr los objetivos de la empresa.
2- Toma de decisiones junto al gerente general.
3- Realiza el trabajo en conjunto con los demás ejecutivos para lograr los objetivos trazados.
4- Se encarga de la realización y la aprobación de los contratos de las ventas internacionales, y es
responsable del turismo receptivo y del departamento del turismo interno.
Vice-presidente :
Por su parte es el responsable del departamento del turismo emisivo, también le compete
las funciones que realiza el Presidente cuando éste no se encuentre.
Gerente General:
Es el encargado de planificar, controlar y dirigir los recursos financieros de la empresa.
Están a su cargo diversas funciones administrativas que van ligadas bajo la dependencia de los
encargados de los demás departamentos.
Contador General:
Este organiza, registra y clasifica todas las transacciones contables de la empresa y de
preparar los Estados financieros transmitiéndole estas informaciones a la administración. Además,
establece los controles operacionales de acuerdo a las políticas generales establecidas por la
administración. Es quien le suministra los datos necesarios a la gerencia para las tomas de
decisiones.
Gerente de Operaciones:
Está al frente del departamento del turismo receptivo, emisivo e interno. Su función
principal es programar las actividades que desean realizar los turistas. Se dedican a contactar las
reservaciones hoteleras y la coordinación de los transfers y excursiones . Además, se encargan de
cotizar a las Agencias y personas que requieran los servicios que ofrece la compañía.
1.7 Políticas Administrativas
Toda empresa, al trazar sus objetivos debe adaptar unas buenas estrategias para alcanzar
las metas deseadas y aquí entra lo que se le denominan las políticas de organización. La compañía
Turinter, S. A. adopta las siguientes medidas para realizar sus objetivos: La calidad del servicio y
cobertura nacional e internacional para captar los clientes Implementa un plan de promoción y
publicidad, además uno de ventas y mercadeo interno y externo.
Además de adoptar estas estrategias emplea una serie de medidas para mantenerse en el
mercado. Se encarga de que el cliente se sienta satisfecho motivando al trabajador para tales fines.
1.8 Políticas Contables
Consiste en las normas que emplea la empresa para definir, guiar y ejecutar los planes que
ésta se ha fijado.
Las políticas contables difieren de una empresa a otra, pero todas ellas van encaminadas a
la planeación y realización de los objetivos propuestos en la toma de decisiones.
La compañía Turinter, S. A., está organizada bajo las normas que rigen el turismo interno
de la República Dominicana.
Su período contable de operación abarca del 1ro. De enero al 31 de diciembre de cada año.
Actualmente esta compañía operadora de tours tiene adoptado un sistema de contabilidad
general computarizado, además posee un catálogo de cuentas para clasificar las cuentas que ésta
realiza en el proceso de información.
Dentro de los libros que ésta utiliza para recoger la información contable está:
• Auxiliar de Cuentas por Cobrar Local e Internacional ambas llevadas por separado.
• Auxiliar de Cuentas por Pagar Local.
• Libro de Bancos.
• Libro de Mayor.
Los documentos que amparan la información contable son las facturas, vouchers, copia de
cheques, reporte de ventas que incluye el control de los tickets prenumerados, el cual señala el tipo
de servicio proporcionado por la compañía y algunos anexos para la solicitud de reservaciones de
los servicios.
Los activos que adquiere la empresa son registrado a su costo original de compra.
La depreciación a utilizar en sus activos es un 20% anual a los equipos de transporte y un
10% anual a los equipos y mobiliarios de oficina.
Para el registro de los ingresos utilizan el método de lo devengado. Se le concede créditos
en base a las cuentas por cobrar clientes. Existe un límite de pago, el cual varía dependiendo del
lugar del cliente, las compañías locales deben realizar sus pagos durante 15 días laborables y 30
días a las compañías internacionales.
CAPITULO II
2.1 Definición de Contabilidad
En todas las empresas sin tomar en cuenta el tipo de rama comercial, se desarrollan
cotidianamente una serie de hechos de diversas naturalezas, todos ellos encaminados a lograr los
objetivos empresariales.
El empresario para fines de consulta y toma de decisiones de esos hechos debe llevar
anotaciones que le permitan analizar el pasado y conocer el estado de situación financiera de su
empresa.
Esas anotaciones le ayudan a comprender el presente, en el cual se apoyará para preveer el
futuro de la empresa.
Entonces podemos definir la contabilidad como: “Una manera sistemática de anotar la
historia económica de una empresa cuyo objeto es proporcionar informaciones que puedan
consultar los responsables de las decisiones que repercuten en el porvenir del negocio”. 1
La contabilidad se considera como un medio para brindar información en relación a las
actividades financieras realizadas por una empresa u organización.
Aunque para algunos autores de contabilidad es una actividad de servicio que permite
proveer información cuantitativa principalmente de la naturaleza financiera, acerca de entidades
económicas. Bien es cierto, que a través de ella podemos conocer la situación financiera y nos
facilita información pertinente en el proceso de la toma de decisiones.
2.2 Objetivo de la Contabilidad
La contabilidad se considera como el lenguaje de los negocios, y además el motor que
permite controlar, dirigir, planear y coordinar las operaciones de la empresa de una manera
sistemática, oportuna y adecuada, proporcionándole a la gerencia la información necesaria para
conocer el resultado de las operaciones.
“El propósito primordial de la contabilidad es facilitar a los directivos información que les
ayude en la toma de decisiones”.2
Esta permite informar en relación a la naturaleza, la situación del capital invertido y además
sobre la posición y situación financiera de una empresa en relación a los resultados de operación
financiero y contable.
Una buena administración implica el control de los resultados de las decisiones tomadas,
y para tomar buenas decisiones hay que tener buenas informaciones incluyendo tanto a los que
resultan de los controles ya anteriormente referidos.
1 Gordon, Myron J.; Gordon, Shillinglaw. “Contabilidad, un Enfoque Administrativo”. Editorial Diana, México,
1981. 2 Océano / Centrum. “Enciclopedia del Management”. McGraw-Hill. Edición 1992.
2.3 Importancia de la Contabilidad
A través de los registros contables y la preparación de los estados financieros la gerencia
se mantiene bien informada con respecto a la situación de los negocios.
La contabilidad es importante en los siguientes aspectos:
1. Muestra los hechos cronológicamente que van apareciendo en la vida de la empresa.
2. Refleja los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como se ve
afectada la situación de la empresa.
3. Analiza la obtención de los recursos económicos, para hacer frente a los compromisos de la
empresa.
4. Determina los objetivos básicos de la organización.
5. Formulación de políticas para la dirección futura de la empresa.
Actúa como un conjunto coordinado de actos y trabajos realizados para aumentar,
conservar y aplicar los bienes económicos a fin de conseguir las metas deseadas. Su objetivo
es un máximo de producción común mínimo de consumo.
2.4 Principios Generales de Contabilidad
El propósito fundamental de la aplicación de los principios de contabilidad radica en
brindar guías o estándares para evaluar la información contable con calidad. Estos principios les
permiten al contador que la información generada tenga valor en cuanto a la utilidad y
confiabilidad.
Los principios son un conjunto de postulados generalmente aceptados que norman el
ejercicio profesional de la Contaduría Pública.
El contador deberá guiarse de tales principios para a través de ellos proporcionarle
información a los diferentes usuarios.
“Principio de Costo:
Conforme a este principio todos los bienes y servicios comprados se registran al costo y
aparecen en los estados financieros del mismo modo. De aplicar este principio, los costos se miden
sobre base del efectivo o equivalente de efectivo al momento de efectuarse la transacción.
Principio de Objetividad:
Nos da la razón del por qué las transacciones se registran al costo, puesto que requiere que
el importe de dichas transacciones pueda ser determinado de una manera objetiva. Para que sea
plenamente útil, la información contable debe basarse en datos objetivos y como regla general,
puede decirse que los costos son objetivos, puesto que normalmente son establecidos por un
comprador y un vendedor, cada uno tratando de lograr el mayor beneficio para si mismo.
Principio de Realización:
La regla contable que define un ingreso como la recepción de activos, no necesariamente
efectivo, a cambio de artículos o servicios y que requiere que el ingreso se reconozca al momento,
pero no antes, en que se gane.
Principio de Enfrentamiento:
Estipula que los gastos que generaron los ingresos se deduzcan o entren precisamente a
tales ingresos. Por lo tanto, se considera apropiado que los gastos se confronten con los ingresos
que ayudaron a producir. El objeto de este principio al igual que el principio de reconocimiento es
lograr que la información que aparezca dentro de los estados financieros sea comparable de un
período a otro.
Principio de Reconocimiento:
Este principio exige que los ingresos se asignen al período contable en que se ganan y no
al período en que se cobra el efectivo.
Principio de Revelación Suficiente:
Sostiene que los estados financieros, sus respectivas notas aclaratorias y la demás
información explicativa, debe revelar en forma plena y completa todo lo relevante relacionado con
la posición financiera y resultados de operación de la compañía para la cual se preparan. Significa
que toda la información necesaria para una mejor evaluación de la posición financiera de la
empresa debe ser reportada de manera comprensible y que ninguna información importante se
omita.
Principio de Consistencia:
Requiere que una empresa dada aplique uniformemente el método o procedimiento
contable seleccionado, período tras período como resultado de este principio, y a falta de una
indicación clara que apoye lo contrario, quien lea los estados financieros de una compañía podrá
suponer que la forma en que lleva sus registros contables y estados financieros en este período
contable, es la misma que utilizó en años anteriores.
Principio de Conservatismo:
Sostiene que el contador debe ser conservador en sus estimaciones y opiniones y en la
selección de sus procedimientos, escogiendo aquellos que no subestiman ni sobreestiman
indebidamente la situación.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados no son leyes naturales, sino, son
reglas determinadas por el hombre, las cuales serán válidas siempre que tenga aceptación general
entre la profesión contable.” 3
3 Pyle, White, Larson. “Principios Fundamentales de Contabilidad”. Editorial Continental, S. A. México, 1986
2.5 Papel del Contador Público
La Ley 633 sobre el Contador Público Autorizado con la cual se rige legalmente todo
Contador Público, dictada el 15 de junio de 1944. Entre uno de sus artículos se cita:
La ley reconoce a todo Contador Público a aquellos funcionarios profesionales capaces y
responsables de investigar el Status económico y las cuentas de compañías o negocios al momento
de recibir por las personas el ente interesados el papel de realizar la investigación concerniente.
Los Contadores Públicos se dedican principalmente a la auditoría, que consiste en la
revisión y comprobación de los registros financieros de una organización para determinar la
aplicación y funcionamiento de las políticas contables y si se han aplicado correctamente las
políticas administrativas. Esta área es muy conocida, ya que el Contador Público independiente
ofrece sus servicios al público en general a cambio del pago de honorarios.
2.6 Sistema de Contabilidad
Toda organización requiere de un adecuado sistema de procedimiento de información, para
adoptarlo como su principal herramienta en el desarrollo de sus actividades comerciales.
Según Pyle White, el sistema contable “consiste en la documentación mercantil, los
registros y los informes, además del conjunto de los procedimientos que se emplean para registrar
las transacciones y reportar sus efectos”. 4
El sistema contable, es un medio útil de información que permite reunir y coordinar las
labores de oficina que se integran en un esquema general de la empresa y constituye la principal
fuente de información cuantitativa en cualquier organización. Al adoptar un sistema contable
deberá tomarse en cuenta la naturaleza, tipo y volumen de operación del negocio.
2.7 Importancia del Sistema Contable
En el mundo de los negocios día a día se generan diversas situaciones independientemente
del tipo de actividad que realice y para lograr un buen funcionamiento deberá registrar
sistemáticamente todo flujo de recursos económicos (dinero, bienes y servicios) entrantes,
salientes o internos en la entidad. Pues ahí radica la importancia de un sistema contable, el
suministrar información financiera, sistemática y organizada a través de los documentos y
libros contabilizadores utilizados para obtener información oportuna.
La función de los documentos contabilizadores dentro del proceso de la información
contable permite:
1. Determinar los resultados de las operaciones.
2. Establecer base de control de los activos y pasivos de la empresa.
3. Generar instrucciones para la ejecución de cualquier operación dentro de la empresa.
4 Pyle, White. “Principios Fundamentales de Contabilidad”. México. 7ma. Edición, 1978.
4. Facilitar la planeación inicial de las actividades, la evaluación de los resultados y el ajuste
posterior a dichos planes.
2.8 Objetivo del Sistema Contable
Los objetivos generales que se persiguen con la implantación de un sistema son los
siguientes:
1. Mejorar la información proporcionada por el sistema en calidad, oportunidad y presentación.
2. Mejorar el control interno, para incrementar la confiabilidad en la información contable y
proveer registros completos para control y protección de los activos de la empresa.
3. Disminuir el costo del manejo de los registros.
2.9 Tipos de Sistemas Contables
Existen varias formas a través de lo cual podemos realizar los registros a través de las
transacciones que resultan de la operación diaria de un negocio. Todo va a depender del tamaño y
de las exigencias de la empresa, en relación a la información que ésta requiera.
Dentro de los tipos de sistemas y procedimientos de datos para la recopilación de las
informaciones contables tenemos:
Sistema Manual:
Este tipo de sistema se realiza cuando se hacen los registros y asientos manualmente
procesando la información contable en los diarios y en los libros de contabilidad, es decir, que
existen varias personas que se encargan de anotar los asientos en los libros de la empresa. funciona
al registrar y anotar todas las transacciones que resultan cotidianamente de las actividades de la
empresa y hacer los pases pertinentes en los libros que posee la empresa
El sistema manual actualmente continua utilizándose principalmente en las pequeñas
empresas, donde el volumen de sus operaciones no es tan elevado. Este tipo de sistema de
información requiere de un adecuado manejo para la obtención objetiva de datos contables
exactos y precisos, ya que todas las informaciones se procesan manualmente.
Sistema Mecánico:
La actividad de registrar y clasificar cada una de las transacciones que ocurren en la
empresa resulta costosa y requiere de bastante tiempo, ya que son diversas las mismas. Sin
embargo, para evitar la posibilidad de cometer errores y acelerar el proceso de información
contable para el adecuado control de sus operaciones, muchas empresas utilizan maquinas
sumadoras, calculadoras y cajas registradoras.
Esta mecanización del proceso de información contable le permite a la empresa tener un
costo menos elevado en relación a la sustitución de parte del trabajo manual contable por la
operación de las máquinas.
Sistema Electrónico:
El uso de computadoras en el proceso de recolección y clasificación de los datos contables
ha logrado que las empresas reduzcan sus costos y permitan que estas adquieran información
adecuada en cuanto a calidad y presentación de las informaciones contables.
Principalmente, en la las grandes empresas donde el volumen de sus operaciones es
sumamente elevado y se necesita de datos precisos que proporcionen la situación real de la
empresa.
Los ordenadores electrónicos permiten una facilidad operativa mediante el uso de
computadores que hacen el trabajo con mucho más rapidez, buena presentación, fácil acceso y un
margen de error casi nulo.
2.10 Elementos del sistema
El sistema contable está integrado por una serie de elementos que realizan un papel esencial
en el proceso de la recolección y elaboración de los informes financieros.
2.10.1 Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas contiene los nombres y números de las cuentas que posee el
sistema contable, se define como el plan de cuentas sistemático, organizado y ordenado que debe
tener toda empresa bien organizada. Las cuentas deben estar enumeradas por un código que
pueden ser letras, números o combinación de ambos. Tomaremos en referencia las cuentas que
componen el Estado de Situación o Balance General para ilustrar la manera en que deben aparecer
en el plan de cuentas.
Cada cuenta comienza con un numero diferente a la cuenta anterior, esto significa que son
independientes y que pertenecen a distintos grupos. Es decir, todas las cuentas que pertenecen
a los activos deberán comenzar con el número asignado en el catalogo, en este caso el numero
1. El segundo numero indica la división de la clasificación del grupo de activos, el tercer número
la subdivisión de la clasificación principal del grupo.
Las cuentas que integran al catalogo de cuentas se clasifican en dos grupos principales:
1. Las cuentas del balance general, la cual está constituida por los activos, pasivos y capital.
2. Las cuentas del estado de resultados están compuestas por las cuentas nominales de ingresos,
costos y gastos.
2.10.2 Manual de Procedimientos
Es un libro separado donde además de contener los números y títulos de las cuentas, se
describe en forma detallada cómo se registra cada una de ellas. Este manual muestra las
instrucciones para el proceso de registro de la información contable.
El catálogo de cuentas en conjunto al manual de procedimientos nos ayuda a obtener una
visión general del sistema contable. A través de ellos podemos manejar el sistema general, sus
libros, sus informes financieros, las políticas contables y administrativas de la empresa. Nos
permite saber dónde deben ir las informaciones contables y financieras del negocio y como
llevarlas a cabo.
El manual de procedimiento debe tener algunos elementos, entre ellos tenemos:
* Carta de presentación
* Plan de Cuentas
* Origen de las Cuentas
* Forma de Registros
* Formularios
* Flujograma
Carta de Presentación: Es un documento en el cual se encuentran las instrucciones
para el manejo y uso del manual de procedimientos. Además, contiene los objetivos que se
persigue con el sistema general de contabilidad y la segregación de responsabilidades de cada
persona encargada de realizar su función asignada en la empresa.
Plan de Cuentas: En el se encuentran la enumeración y los nombres de cada una de las
cuentas que posee la compañía para la clasificación de sus operaciones y su nombre.
Origen de las Cuentas: Describe el saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas,
presentando además su saldo inicial y final de la misma.
Obtención de Registros: Aquí se muestran los libros diarios (generales y especiales),
mayores (generales y auxiliares) que utiliza la empresa para registrar cada una de sus
transacciones.
Formularios: Esto no es mas que el detalle del uso y manejo de los formularios y
documentos para la explicación de la información contable.
Flujograma: Es la representación gráfica del flujo de información, suelen utilizarse tres
métodos para el proceso de la misma el método gráfico, método narrativo o combinarlos a
ambos.
2.10.3 Formularios
Es el conjunto de papeles impresos que se emplean como recibo por la persona que entrega
un bien o servicio, aquí se recogen todas las informaciones necesarias para el registro de las
transacciones y constituyen una evidencia eficaz.
En estos formularios se recopilan todas las informaciones financieras para luego ser
procesadas contablemente en los libros de la empresa. Juegan un papel importante porque se
constituyen en pruebas fehacientes y sirven para amparar las transacciones.
Los formularios conforman un elemento del sistema contable y son utilizados por las
empresas sin importar el tipo de negocio que esta realice.
2.10.4 Libros de Registros
La determinación de los libros a utilizar en una empresa va a depender de la organización
contable, de los tipos de operaciones que en ella se realice y del volumen de cada una de ellas. Sin
embargo, en el artículo 9 y 10 del Código de Comercio de la República Dominicana se exige
obligatoriamente que sean llevados dos libros, los cuales deben estar foliados, rubricados y usados
por el Juez de lo Civil y Comercial o por el Juez de Paz o suplente en forma ordinaria. Estos libros
son:
2.10.4.1 Diario General
Es el primer libro donde las transacciones se registran para luego ser pasadas a las cuentas
del libro mayor. En este libro se recoge cronológicamente todos los hechos contables que suceden
en la empresa. El asiento en este libro de cada transacción se hace para cargar o acreditar las
cuentas que se afectan en las actividades del negocio.
El libro de Diario es de total importancia y deberá ser conservado por período de 10 años
o más, pues constituye una evidencia objetiva para cualquier inconveniente a quien lo presente.
2.10.4.2 Libros de Inventarios
En este libro se anotan todas entradas y salidas de mercancías que ha tenido la empresa
durante un período contable y a través de él nos damos cuenta de las mercancías vendidas al cierre
del período y de la existencia con que cuenta la empresa para el inicio de un nuevo ciclo de
operaciones.
2.10.4.3 Libro Mayor
Todas las transacciones registradas en el libro de Diario deberán ser llevadas o asentadas
diariamente al libro de mayor. Los débitos registrados en el diario deben aparecer en el mayor al
igual que los créditos.
El libro de mayor es el grupo de cuentas llevadas por una empresa para el registro de sus
transacciones, las cuales resultan de las operaciones del negocio y las mismas deben ser utilizadas
para la elaboración y presentación de los estados financieros.
El mayor general está integrado por todas las cuentas controles y el mayor auxiliar,
comprendido por todas las cuentas auxiliares.
Ejemplo:
111 Cuentas por cobrar (control)
111-01 Cuentas por Cobrar clientes (auxiliar)
01-01 Compañía del Norte
2.10.5 Estados Financieros
Al concluir con la contabilidad general de una empresa el resultado final será la emisión
de los estados financieros para dar a conocer el resultado de las operaciones de la empresa, la
posición de sus activos, pasivos y capital en una fecha determinada, así como los resultados de los
recursos financieros y el uso de ellos.
Los estados financieros son los documentos resultantes de las actividades del negocio,
presentando la situación financiera y contable en una fecha determinada.
A través de ellos, se auxilia la administración para analizar e interpretar los resultados de
operación y del ejercicio, además proporcionan información útil para la toma de decisiones.
Los estados financieros son generales, ya que éstos revelan las fuentes, las obligaciones,
los ingresos, costos y gastos en una fecha específica como resultado de la operación.
Según la norma de contabilidad general deben presentarse tres estados conocidos como
básicos siendo todos de importancia para el lector.
• Estado de Situación o Balance General.
• Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas.
• Estado de Flujo de Efectivo.
2.10.5.1 Estado de Situación o Balance General
Este estado se prepara a una fecha determinada presentando la situación de los activos,
pasivos y capital de un negocio.
El Instituto Americano de Contadores lo define como un estado tabular o de resumen de
los saldos deudores y acreedores como resultado real del cierre de los libros de cuentas que se
llevan conforme a los principios contables.
Este estado se define como un estado de las inversiones, ya que en él se presenta el importe
neto del capital hasta la fecha.
Este estado puede presentarse de dos maneras:
a) De forma de cuenta tabular o reporte: En este caso las partidas se presentan en columnas y
líneas colocando el activo, pasivo y capital en forma de listado.
b) De forma de cuenta T: Al presentarse las cuentas como si fuera una cuenta T, colocando al
lado izquierdo los activos y del lado derecho los pasivos y el capital presentándose en una sola
hoja.
La presentación de las cuentas en el Estado de Situación o Balance General se presentan
de las dos formas siguientes:
a) En forma condensada
b) En forma clasificada
c) En forma condensada: En este caso se presentan por renglones o tipos de actividad. Es
decir, que en los activos tendríamos el total de activo corriente y en el pasivo el total
de los pasivos corrientes y pasivos a largo plazo.
d) En forma clasificada: Se presenta cada renglón detallándose cada uno de sus elementos.
2.10.5.2 Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas
Este estado se prepara por un período de tiempo determinado y muestra los resultados de
las operaciones de la empresa en el período. Este estado se muestra en forma completa e
informativa y debe incluir lo siguiente:
1- El encabezado que incluye el nombre de la empresa y el tiempo que abarca.
2- Presentar una lista de los ingresos, costos y gastos de las principales operaciones de la empresa.
3- Mostrar la utilidad o pérdida de la actividad principal del período.
4- Presentar la utilidad o ganancia antes del impuesto sobre la renta.
5- Mostrar el impuesto sobre la renta.
6- Presentar la utilidad neta del período antes y después de partidas extraordinarias.
La presentación de las cuentas del estado de resultado puede presentarse en forma
clasificada y condensada.
El Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas está compuesto por secciones dentro de
las cuales tenemos:
a) Sección de Ingresos: Son los resultados obtenidos por las ventas de mercancías o prestación
de servicios al momento del período de cierre.
b) Sección de Costos de Ventas: Es el costo de las mercancías vendidas en el período en una
empresa mercantil y en una compañía manufacturera incluye el costo de la materia prima,
mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. En una empresa de servicio es el
costo de los suministros, de la mano de obra y otros elementos necesarios para prestar un
servicio.
c) Sección de Gastos: Aquí se incluyen los costos de las actividades de los departamentos
operacionales y financieros. Al llevarse a cabo las funciones administrativas y ventas en una
empresa podemos encontrar dos tipos de gastos de operación:
• Gastos de Ventas: Son aquellas partidas que se relacionan directamente con las ventas
o entrega de algún servicio.
• Gastos Generales y Administrativos: Son los gastos necesarios para la administración
de la empresa dentro de los cuales se encuentra los gastos financieros, los gastos de
planeación, recepción y uso de fondo.
Los ingresos, costos y gastos son llamados cuentas nominales, ya que al iniciarse cada
período comienzan en cero.
La presentación de este estado revela la posición o situación de la empresa, muestra la
utilidad o pérdida del período contable. Se puede decir que la empresa obtuvo utilidad cuando los
ingresos fueron mayores que los gastos y pérdida cuando los gastos fueron mayores que sus
ingresos.
2.10.5.3 Estado de Flujo de Efectivo
Este estado provee un resumen de las fuentes y usos de efectivo durante un período
contable, y por lo tanto refleja el aumento o disminución que sufre el efectivo de ese tiempo
determinado.
Son consideradas como fuentes de efectivo la venta de propiedad, venta de acciones de
capital, los cobros; y usos de las partidas tales como la adquisición de propiedad, retiro de
obligaciones a largo plazo, los pagos.
En este estado se presentan las entradas y salidas de efectivo según las actividades de
operación, inversión y financiamiento.
Notas a los Estados Financieros:
Los Estados Financieros deberán exponer de forma adecuada la información relativa a la
situación financiera y los resultados de operación de la empresa, debe incluir todos los hechos de
aspecto significativo que afecten la posición financiera. Los cambios de principios, métodos y
prácticas contables, explicar el método de depreciación, agotamiento, explicación para los planes
de pensiones o retiros, cantidad y descripción del pasivo contingente, presentación de las acciones
preferentes de capital, explicación de las reservas de utilidades no distribuidas, tratamiento
contable para el mantenimiento, reparación y mejorar.
2.11 Relación del Control Interno y el Sistema Contable
Para controlar las operaciones que contínuamente surgen en la empresa es necesario que
se implante un plan sistemático. De manera que exista un catálogo de cuentas, el cual aumentará
la probabilidad de que las cuentas sean confiables; una descripción organizacional que defina y
separe las labores; un manual de procedimiento que describa las políticas contables y la estructura
contable de la empresa.
El control de cualquier operación es importante en una organización. Pero aunque no se
podría hablar de control si no existe un sistema contable, ya que el sistema constituye el control
fundamental de la empresa y mientras más efectividad posea más eficiente será el control de las
operaciones.
Una de las condiciones principales que exige un sistema de procesamiento de datos es la
protección y salvaguarda razonable de todos los activos, la segregación de responsabilidades de
manera que exista una persona encargada y autorizada en cada una de las operaciones.
2.12 Sistema de Control Interno
En la actualidad el control interno está considerado como un concepto fundamental para la
organización administrativa de las empresas.
El comité de procedimientos de auditoría del Instituto Americano de Contadores, define
este concepto como: “El plan de organización y todos los métodos y medidas adoptadas en un
negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad, desarrollar la eficiencia
de las operaciones y fomentar el apego a las políticas administrativas prescritas”. 5
5 García de la Borbolle. “Guía de Control Interno y Objeto de Cada Control”. Editorial Trilla, 1980
Si a la medida de salvaguarda, información, eficiencia y observancia de las políticas de
empresas son parte integral de los deseos de la gerencia, debe ser ésta la primera interesada
en establecer un plan de organización que incluya: a) Catálogo de Cuentas que clasifiquen las
operaciones; b) Manual de Procedimientos que establezcan las políticas y procedimientos de la
empresa; c) Métodos de funcionamiento de las transacciones y medidas de verificación y control
en general.
2.13 Importancia del Control Interno
De los métodos y procedimientos operativos, financieros y contables que posea una
organización dependerá el buen funcionamiento, la exactitud de los resultados de operación, la
protección de sus activos, protección y salvaguarda de los bienes y la eficiencia en las operaciones
de la empresa.
A través del control financiero y contable se persigue comprobar la validez de los
resultados de operación, la protección y custodia de todos los bienes de la empresa y asegurarse
de que la empresa no incurra en obligaciones sin la adecuada autorización de personas autorizadas.
Sin embargo, para lograr la efectividad en un control interno se deberá establecer o segregar
funciones, trazar procedimientos y métodos bien definidos en cuanto a la adecuada sistematización
y procesamientos de las informaciones contables, la revisión y supervisión periódicamente de
dichos controles para verificar y cerciorarse que su aplicación es correcta, ya que un control interno
adecuado forma parte de una empresa organizada.
Este es un factor básico y decisivo para la aplicación de las políticas operativas de la
administración de una organización.
2.14 Objetivos del Control Interno
A todos los métodos y Procedimientos utilizados en una empresa para controlar las
operaciones, se le denomina control interno. Este último debe estar en armonía con las políticas
administrativas de la organización y el diseño de los procedimientos del sistema.
Los objetivos principales que se persigue para implantar un sistema de control interno son:
1) Comprobar la verdad de los informes y los estados financieros, así como de cualquier otro dato
que proceda de la contabilidad del negocio.
2) Prevención de fraudes y en caso de que suceda tener la posibilidad de descubrirlo.
3) Localización de errores y desperdicios innecesarios promoviendo la uniformidad y corrección
al registrar las transacciones.
4) Estimular la eficiencia del personal mediante la vigilancia ejercida a través de los informes
contables.
5) Protección y custodia de los activos de la empresa.
En general todos estos objetivos permiten proteger y controlar adecuadamente todos los
aspectos de una empresa, ya que al producirse diversos hechos en la empresa y de ellos
informaciones que son la base para las decisiones administrativas, si tales hechos no se procesan,
no se revisan, no se aprueban de manera adecuada, bajo reglas establecidas, las informaciones
resultarán desconfiables y desorganizadas.
2.15 Características del Control Interno
Los controles son fundamentales para toda organización y gerencia, ya que hasta en la
actividad más sencilla alguien debe controlar lo que hace cada quien, y quién le debe a quien y
cuánto.
Al crecer una organización aumenta la necesidad de usar procedimientos formales de
control y para asegurarse de que las labores de los empleados sean uniformes y consistentes.
La salvaguarda de los bienes y la confiabilidad de los registros son necesarios para la buena
marcha de cualquier empresa, grande o pequeña.
Que solo se autoricen, efectúen y registren operaciones legítimas y adecuados. Que se
enumeren los documentos para controlar y evitar omisiones y se establezcan estándares
predeterminados para detectar las desviaciones que puedan representar operaciones anormales o
posibles errores.
Según el informe 1949 publicado por la declaración sobre procedimiento de auditoría
(SAP) No. 33, pág 27 y 28 de 1963, éste reconoce sus características esenciales:
1- Un plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades y funciones.
2- Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea eficaz para proporcionar
un control adecuado sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.
3- Unas prácticas coherentes para la realización de las funciones y responsabilidades de cada
departamento de la organización.
4- Un profesional cualificado en las responsabilidades que le compete la autoridad con el fin de
que los individuos que trabajan en él cumplan con sus responsabilidades de manera eficiente.
2.16 Principios del Control Interno
Los procedimientos del control interno varían de una compañía a otra, dependiendo de la
naturaleza del negocio y su tamaño.
Los principios a seguir para el control interno:
1- Establecimiento de responsabilidad:
Un buen sistema de control interno requiere que exista una asignación precisa de funciones.
2- Registros adecuados:
Los registros adecuados proporcionan medios de control ya que establecen áreas de
responsabilidad para el cuidado y protección de los activos.
3- Activos Asegurados:
Deben asegurarse los activos mediante una póliza de seguros, ya que deben estar debidamente
protegidos mediante seguros contra daños, pues esto le permite a la empresa recuperar el costo
del activo o por lo menos evita una pérdida total.
4- Empleados Afianzados:
Los empleados que manejan el efectivo o los efectos negociables deben estar afianzados por
una póliza llamada seguro de fidelidad. La misma permite resarcirse de la pérdida y ayuda a
evitar que la misma ocurra.
5- Separación de Custodia y Teneduría de Libros:
Este se basa en el principio de control interno que la persona que tenga acceso de un activo no
tenga acceso a los registros contables.
6- Separación de Responsabilidad en Transacciones Similares:
Si la responsabilidad de una transacción o serie de transacciones relacionadas es divisible, debe
repartirse entre los individuos o departamentos, de tal manera que la labor de una área sirva
para controlar la otra.
7- Rotación del Personal:
Esto indica que deben de hacerse cambios temporales en los departamentos, ya que el mismo
permite que otros empleados aprendan cómo funciona dicha posición y a la vez detectar
cualquier anomalía cometida por la persona que está desempeñando el puesto.
8- Uso de los equipos electrónicos y mecánicos como medio de control siempre que sean
rentable:
Todas estas reglas básicas y generales para el buen funcionamiento del control interno deben
ser revisadas y aplicadas para con las mismas determinar si se cumplen.
2.17 Métodos de Evaluación del Control Interno
Para asegurarse de que las operaciones autorizadas se procesan correctamente, es esencial
contar con un sistema adecuado y con un personal competente que los maneje.
Los procedimientos más utilizados para la evaluación del control interno lo constituye:
a) La explicación Narrativa
b) El cuestionario
c) El Diagrama de Flujo
2.17.1 La Explicación Narrativa
Es también conocido como el memorandum. Se realiza exponiendo libremente por escrito
el funcionamiento del área o departamento que lo solicite. El memorandum se hace de manera
simple; es ideal para adoptarlo en empresas pequeñas.
Pero a medida que aumenta el tamaño de la empresa resulta difícil controlarlo.
2.17.2 Cuestionarios
Consiste en una serie de pautas que debe seguir el auditor o evaluador. El cuestionario hace
preguntas directas y responde a la fiabilidad o deficiencia en el sistema.
El auditor utiliza esta herramienta para comprobar si los procedimientos utilizados por la
empresa son realmente adecuados y apropiados para la operación. Estos deben ser entregados al
ejecutivo contable y pueden utilizarse en pequeñas, medianas y grandes empresas.
Al finalizar cada cuestionario el evaluador deberá escribir las iniciales en el espacio al lado
de la misma. En el momento de responder suelen surgir normalmente las siguientes respuestas, “si”,
“no”, o “no aplica”.
2.17.3 Flujograma
Es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de procedimientos,
mostrando cada uno de ellos en secuencia. Este le proporciona al lector una idea clara del sistema
presentando la naturaleza y secuencia de los procedimientos, la división de responsabilidades, las
fuentes y distribución de los documentos, los tipos y situación de registros y en archivos contables.
Aunque la narración descriptiva y cuestionarios son satisfactorios, la preparación del
flujograma le permite al auditor comprender las operaciones. Además, éstos pueden ser revisados
con mayor rapidez y destaca en forma esquemática las fallas en el flujo de información.
El auditor evalúa el control interno procurando primero entender en su totalidad el sistema
de procesamiento de operaciones, identificando luego los puntos de control y finalmente procura
determinar cuáles le proporcionan seguridad razonable. Para esto el auditor realiza pruebas.
2.18 Límites del Control Interno
El tamaño y la calidad de los controles establecidos por la empresa tienen un papel
importante en el alcance de la revisión. En una empresa grande y organizada, un sistema de control
interno eficiente será diferente el análisis de una pequeña empresa, cuyos dueños mantienen
estrecha relación y carezca de grado de organización, sistema y control.
La problemática mayor para la evaluación del sistema de control interno se encuentra en
las sociedades de tamaño medio, que no son lo suficiente grande para justificar un sistema de
control interno completamente satisfactorio.
La eficiencia de un control interno se limitará de igual forma si los empleados no cumplen
con las funciones y responsabilidades establecidas. Ya que para lograr un control interno fiable
debe existir un plan de organización que le permita a cada departamento la delegación
característica del control interno.
2.19 Pasos para evaluar y revisar los Sistemas Generales de Contabilidad y Control Interno
Los pasos básicos para la evaluación y revisión del control interno y los procedimientos de
contabilidad de una empresa son los siguientes:
1- Determinar mediante una revisión de contabilidad y/o en base a preguntas, qué procedimientos
y controles se han establecido.
2- Verificar por medio de una “revisión” cierto número de documentos y preguntando, si se
cumplen los procedimientos establecidos.
3- Evaluar la eficacia de los procedimientos y controles para determinar la fiabilidad que puede
asignarse a los mismos.
4- Confirmar la evaluación de los procedimientos y controles mediante una verificación en base
a pruebas de algunas transacciones.
5- Seleccionar los procedimientos de auditoría dependiendo de si existen unos controles internos
fuertes o débiles.
6- Hacer recomendaciones oportunas a la dirección para la introducción de mejoras en el sistema.
7- Efectuar un proceso de seguimiento después de haber hecho estas recomendaciones para
determinar si han sido aceptadas y puestas en prácticas.
2.20 Clasificación del Control Interno
2.20.1 Control Interno Administrativo
El control administrativo es una herramienta que durante la actuacón o toma de decisiones
de la administración permite arrojar a la luz problema o areas de aciertos. Es un medio de prever
más que corregir, ya que la principal responsabilidad de la dirección de una empresa es operar con
el fin de lograr las mayores utilidades posible, sin embargo, la gerencia debe desarrollar políticas
que promuevan la eficiencia en todas las actividades de la empresa tales como compra, producción,
distribución y Investigación. También, debe implantarse a través de una buena selección y
adiestramiento de personal informándole como llevarse a cabo.
El mismo constituye el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinada y
adoptada dentro de la empresa. Su propósito principal es el operativo porque generalmente se
ejercen por departamento de operación más bien que financieros o contables.
2.20.2 Control Interno Contable
Son los controles que verifican la corrección y confiabilidad de los datos contables o los
controles diseñados para lograr un registro y resumen adecuados de las operaciones financieras
autorizadas. La implantación y mantenimiento de los controles internos contables corresponden
claramente al departamento de contabilidad o finanzas. El mismo consiste en la verificación de
muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, de modo que
se determine si se puede continuar con el proceso.
2.20.3 Verificación Interna
Comprende los procedimientos o los controles físicos, estadísticos o de otra clase, para
salvaguardar los activos contra desfalcos y otras irregularidades similares o contra otras pérdidas
evitables. El Departamento de Contabilidad es normalmente razonable de la instalación y
mantenimiento de los sistemas de verificación interna que puede lograrse a través de los
procedimientos contables o mediante las labores con
2.21 Auditoría Interna
La necesidad de hacer comprobaciones internas para comprobar y verificar el
funcionamiento del sistema contable y la aplicación de él es uno de los objetivos que persigue la
auditoría interna.
La función del auditor interno proporciona evidencia relacionada con las funciones con
procesamiento de información. Para llevar una auditoría es necesario contar con un adecuado
sistema y control de las operaciones, ya que es esencial para una organización porque a través del
mismo pueden conocerse los resultados de la situación financiera y de operación.
El auditor interno evalúa los procedimientos financieros y operacionales, revisando los
registros financieros y contables.
El Instituto de Auditores Internos (IIA) define la auditoría interna como “una valoración
independiente dentro de una organización para revisar y evaluar sus actividades”.
2.22 Elementos del Control Interno
Toda empresa para lograr un objetivo de control necesitará un adecuado orden de
elementos ordenados, como es la organización, los procedimientos, el personal y la supervisión.
2.22.1 La Organización
Es el primer elemento del control interno, es aquí donde aparece el esquema organizacional
de la empresa.
2.22.2 La Dirección
Aquí se establecen las políticas administrativa que se adoptarán para alcanzar las metas
deseadas, las tomas de decisiones.
2.22.3 La Coordinación
La empresa es un ente de servicios y en torno de ella deben girar todas las fuerzas que la
integran, la coordinación comprende un grupo de actividades como la planificación, la dirección
y el control de todos los elementos esenciales que debe tener una organización por su buen
funcionamiento.
2.22.4 División de Deberes
La separación de funciones es un factor de gran importancia dentro de la organización.
Las operaciones básicas de una empresa deben separarse de todas aquellas funciones que
se relacionan con la custodia o registros de los activos.
La operación, custodia y registros son deberes incompatibles y por lo tanto deben
segregarse estas funciones para evitar que sean ejecutados por una misma persona, así cumplir con
uno de los principios del control interno.
2.22.5 Asignación de Responsabilidad
Este elemento se fundamente en el principio de control interno, en el cual no deben realizar
transacción alguna aquellas personas que no está debidamente autorizado. La autorización tiene su
base existente en la definición de cada puesto, el cual delega facultad de autorización.
2.22.6 Procedimientos
Es el segundo elemento del sistema de control interno. Actúan sobre la estructura
organizativa de la empresa, asegurando la aplicación de los principios y normas. En esta fase se
observa el manual organizacional, manual de operación y la implementación de todos los
mecanismos necesarios para recopilar la información.
2.22.7 Personal
Es el elemento que actúa en la organización, conforman los puestos de la empresa, es quien
dirige, coordina, opera, custodia y registra para un buen personal en la empresa debe faltar un
adiestramiento adecuado, eficiencia, moralidad, retribución y evaluación.
2.22.8 Supervisión
Los supervisores deben asegurarse de que el personal desempeñe su función
adecuadamente, ya que las labores de una persona constituye la supervisión de la otra.
CAPITULO III
Control Interno Contable
“Procedimientos de contabilidad que tienen por objeto mantener controles internos
cuantitativos, continuos sobre las transacciones comerciales”.6
Al instalar un sistema de contabilidad por área de responsabilidad que servirá de medidas
para la segregación de funciones, se persigue:
1 Que todas las operaciones se registran.
2 Que los registros sean verificados por una persona encargada en la empresa.
3 Que las operaciones sean aprobadas, debidamente custodiadas y que exista un control físico
de inventario.
3.1 Control Interno de las Cuentas del Balance General
3.1.1 Activos
Independientemente del tipo de empresa, el activo lo constituye todos los recursos que ella
posee. El activo de una empresa está clasificado por distintas partidas de fácil realización y las
cuales necesitan de un buen adecuado control interno para su protección.
3.1.1.1 Activos Corrientes
Es el efectivo y otras partidas que serán convertidas en efectivo para ser usado en las
operaciones normales de la empresa dentro de un período, generalmente un año. Están compuesto
por el efectivo en caja y bancos, documentos por cobrar, cuentas por cobrar, inventario de
mercancías y otros activos.
3.1.1.1.1 Efectivo en Caja y Banco
Es el activo corriente constituído por el total de moneda en curso legal o equivalente que
son propiedad de una empresa, tales como depósitos y giros bancarios.
Es necesario que la empresa adopte un sistema adecuado del manejo del efectivo para evitar
el mal uso de dichos fondos. Por lo que se debe distribuir entre varias personas el registro,
desembolso y depósito del efectivo para mantener control sobre él.
Control Interno para las entradas de efectivo:
• Establecer la separación de las responsabilidades de la persona que recibe el efectivo y el
encargado de su contabilización o registro.
• Los empleados que manejan el efectivo deben estar afianzados por una póliza de fidelidad.
• Que todo el efectivo recibido sea depositado diariamente.
• Preparar conciliación bancaria cada mes para verificar el saldo en los libros de la empresa y el
saldo en bancos.
• Todo el efectivo recibido debe estar amparado por un comprobante.
• Debe entregarse los recibos y depósitos sellados por el banco al departamento de contabilidad.
6 Kohler, Eric. “Diccionario para Contadores”. Editorial Uteha. México. 1982
Control Interno para la salida de efectivo:
• Los desembolsos deben hacerse por la persona autorizada.
• Todos los pagos o desembolsos deben efectuarse mediante cheques excepto que el valor sea
mínimo, para lo cual se realiza un fondo especial de la empresa.
• Los cheques deben estar pre-enumerados por la imprenta.
• Asegurarse que todos los cheques expedidos se realicen previa autorización, amparado su pago
mediante un comprobante o factura que justifique su pago.
• Deberán archivarse todos los cheques devuelto según su secuencia.
Caja Chica:
Es un fondo fijo que establece la empresa para efectuar sus pagos menores.
Control interno relacionado con la Caja Chica:
• Establece la empresa un fondo mínimo para realizar sus pagos menores.
• El fondo de caja chica debe ser responsabilidad de una sola persona.
• Preparar comprobante o justificante para cada pago efectuado dicho fondo.
• Cerciorarse de que los recibos o comprobantes estén pre-enumerados, sellados y fechados.
• Se debe reponer el fondo antes de que se agote.
• Los comprobantes deben estar amparados por una factura para su justificación.
• Realizar arqueo sorpresivos al cajero chico.
3.1.1.1.2 Documentos y Cuentas por Cobrar
Representan los derechos de la empresa contra los deudores que resultan de las ventas de
mercancías o prestaciones de servicios que se originan mediante la actividades de la empresa.
Control interno para los documentos y cuentas por cobrar:
• Establecer la aprobación de la concesión de crédito.
• Hacer una estimación para cuentas incobrables.
• Se debe establecer la separación de funciones en cuanto a la persona que realice la venta y
aquella que hace su contabilización.
• Inspeccionar los documentos vencidos al cobro.
• Realizar análisis por antiguedad de saldos clientes.
• Los descuentos deben estar aprobados por la persona autorizada.
3.1.1.1.3 Gastos pagados por Adelantado, Cargos Diferidos
“Erogación con frecuencia recurrente que implica un beneficio futuro”. 7
Es el activo utilizado en la operación del negocio y que a medida se va consumiendo se
convierte en un gasto.
Control interno para los gastos pagados por anticipados y cargos diferidos:
• Deben estar debidamente autorizados.
7 Kohler, Eric. Ob. Cit. Pág. 54
• Se deben verificar periódicamente para revisar si las partidas están vigentes y si las mismas
son suficientes.
• Contabilizar debidamente las primas de seguros.
• Cotejarse regularmente todos los pagos de primas de seguros con pólizas y facturas del
corredor de seguro.
3.1.1.2 Activos Fijos
La planta y equipo o activo fijo son aquellos activos que son utilizados para la producción
y venta de otros activos o servicios. Constituye el capital fijo empleado para las operaciones de la
empresa.
Control interno para los Activos Fijos:
• Deben adquirirse mediante la autorización de personas apropiadas.
• Establecer una separación de funciones en cuanto a su adquisición, custodia y registro para
mantener su control.
• Los retiros y ventas de los activos fijos deben estar aprobados por personas autorizadas.
• Toda adquisición, mejora, retiro y venta de dicha partida deben ser notificadas para su
contabilización.
3.1.1.3 Inversiones a Corto y Largo Plazo
Son los efectos o títulos negociables que representan créditos contra las otras entidades
constituyen los valores vendibles adquiridos cuando existe excedente de efectivo
Se considera como una inversión temporal o corto plazo de efectivo si se dispone para las
operaciones vigentes de la empresa; es decir, aquellos efectos que puedan convertirse de fácil
realización o de efectivo sin interferir directamente con las operaciones normales, pueden hacerse
en acciones hipotecarias. Y aquellos efectos o títulos que no puedan convertirse en efectivo, al
presentarse la necesidad, se clasifican como una inversión a largo plazo, están constituídas por las
acciones, obligaciones y pagarés que han de conservarse por más de un año.
Control Interno para las Inversiones:
• Deben establecerse una separación de funciones en cuanto a la custodia y contabilización de
estas partidas.
• Que estas partidas sean aprobadas por personas autorizadas.
• Todos los títulos deben estar a nombre de los propietarios.
• Los ingresos provenientes de estas partidas requieren que se reconcilien periódicamente para
verificar su saldo.
• Todos los títulos deben estar debidamente bajo custodia
3.1.2 Pasivos
Son las deudas u obligaciones que se le adeudan a los acreedores por concepto de compras
de mercancías o servicios adquiridos. Dentro de esta partida existe un renglón de los llamados
pasivos a corto plazo y pasivos a largo plazo.
3.1.2.1 Pasivos Corrientes
Es aquella deuda que se saldará con el uso de activos corrientes y el cual vence en un corto
plazo
3.1.2.1.1 Pasivos a Corto Plazo
Son las obligaciones que deben liquidarse dentro de un ciclo de operación de la empresa,
dentro de las cuales tenemos: Los documentos y cuentas por pagar, los sueldos por pagar, los
impuestos e intereses por pagar.
3.1.2.1.1 Documentos y Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar representan el monto adeudado por la empresa a sus acreedores y
los documentos surgen como pagarés firmados a los acreedores por la obtención o uso de dinero
o servicios, cuya duración es generalmente de un año.
Control Interno para los Pasivos a Corto Plazo:
• Estas partidas deben estar debidamente autorizadas.
• Cerciorarse del pago principal y la contabilización de dichas partidas.
• Todos los pagarés deben estar pre-enumerados desde la imprenta.
• Deben establecerse una separación de funciones en cuanto a la custodia, recepción y pagos de
estas partidas.
• Los documentos auxiliares deben reconciliarse mensualmente con las cuentas controles.
• Verificar la exactitud de las facturas de los proveedores antes de su contabilización.
• Cotejar los estados de cuentas de los proveedores con las cuentas por pagar en libros.
3.1.2.2 Pasivos a Largo Plazo
Son aquellas deudas u obligaciones que no requieren del uso de los activos corrientes que
dispone la empresa para su pago y no habrán de liquidarse dentro del ciclo contable. Esta partida
la constituyen las hipotecas por pagar, los bonos por pagar y los documentos por pagar a largo
plazo.
3.1.2.2.1 Hipotecas por Pagar
“Gravámenes sobre terrenos, edificios, maquinarias, equipos y otros bienes, fijos o
móviles, que otorga un prestatario al prestamista como garantía de su préstamo”. 8
Se considera como un pasivo a largo plazo, por lo cual el acreedor tiene derecho exclusivo
sobre varios activos en la empresa.
3.1.2.2.2 Bonos por Pagar
Son títulos que representan la parte alicuota de un empresario.
3.1.2.2.3 Documentos por Pagar a Largo Plazo
Al igual que los documentos a corto plazo, pero excepto que su duración abarca más de un
ciclo de operación.
Control interno para los Pasivos a Largo Plazo:
8 Kohler, Eric. Ob. Cit. Pág. 54
• Estas partidas deben estar aprobadas solo por personas debidamente autorizadas.
• Establecer que las obligaciones a largo plazo sean pre-enumeradas por la imprenta.
• La autorización de los bonos no emitidos, debe estar bajo la responsabilidad del Consejo
Administrativo.
• Debe haber una segregación de funciones de manera que exista una persona que registre un
agente de transferencia y un agente pagados para que el control de esta partida sea más efectiva.
• Se deben verificar el pago de los intereses de estas partidas.
3.1.3 Capital
Está constituído por la participación de los accionistas.
Control Interno para el Capital:
• Debe existir una adecuada autorización para la custodia de las acciones no emitidas.
• Los certificados deben estar pre-enumerados.
• Poseer un efectivo control sobre los dividendos pagados.
• Deben ser mutilados los certificados cancelados.
• El intercambio de acciones por activos recibidos debe estar evaluados.
3.2 Control Interno de las cuentas del Estado de Resultados
Son aquellas cuyo balance son transferidos a la cuenta de utilidades retenidas al concluir el
período fiscal. Está compuesta por los ingresos y los gastos de la empresa.
3.2.1 Ingresos
Son las entradas de activos en forma de dinero y cuentas por cobrar que se originan de las
ventas de mercancías. Constituyen los recursos que obtiene la empresa al ofrecer un servicio por
las ventas de los mismos.
Control Interno para los Ingresos:
• Debe existir una segregación de funciones en cuanto a la persona que realiza las ventas y
aquella que recibe el efectivo.
• Todas las ventas deben ser aprobadas por personas debidamente autorizadas.
• Todas las facturas deben estar pre-enumeradas desde la imprenta.
• Separación de responsabilidades en cuanto a pedidos, facturación, despacho, descuentos y
registros.
• Verificar de manera independiente la cantidad como precio, suma o multiplicación de las
facturas.
• El departamento de ventas es el único autorizado para otorgar descuentos.
3.2.2 Gastos
Constituyen los activos que se han usados o consumidos con el fin de obtener ingresos en
la empresa. Los gastos disminuyen el capital del dueño del negocio.
Control Interno para los Gastos:
• Segregación de funciones en cuanto a la persona que lo contabiliza, a aquella que tiene acceso
al efectivo y lo autoriza.
• Los gastos deben ser aprobados solo por personas autorizadas.
• Cotejar la factura con la secuencia de las autorizaciones.
• Identificar el documento que originó el gasto antes de efectuar su pago.
• Implementar un control para la erogación de cada gasto.
3.3 Control Interno para el Costo de Ventas
Es el costo de inventario que ha vendido la empresa a sus clientes. Está constituído por
todas las compras de mercancías al igual que todos los gastos incurridos para adquirirla.
3.3.1 Compras
Es el costo que resulta por la adquisición de mercancías para luego ser revendidas por la
empresa.
Control Interno para las Compras:
• Debe existir un departamento organizado de compras.
• Las órdenes de compras deben ser aprobadas únicamente por personas autorizadas.
• Segregación de responsabilidades en cuanto a la persona que formula los pedidos, recibe la
mercancía, embarcación y contabilización.
• Todas las órdenes de compras deben estar pre-enumeradas desde la imprenta.
• Notificar al departamento de contabilidad los descuentos y devoluciones sobre compras.
• Verificar las facturas con relación a la cantidad y precios de la compra.
• Cerciorarse de que las facturas sean selladas inmediatamente sean pagadas para evitar su pago
varias veces.
• Cotejar los estados de cuentas de los proveedores.
• Cerciorarse de que todas las órdenes de compras sean solicitadas por escrito.
3.4 Control Interno de la Nómina
“Registro que muestra el jornal o salario pagadero a cada uno de los obreros o empleados
durante cierto período, así como las diversas deducciones por detenciones de impuestos, beneficios
de salud, etc.”9
Control Interno para la Nómina:
• Segregación de responsabilidades para la elaboración y pago de la nómina.
• Autorización de la contratación de personal.
9 Kohler, Eric. Ob. Cit. Pág. 54
• Comprobar más de una vez los cálculos de la nómina antes de realiza su pago.
• Al departamento de nómina debe informársele cuando ocurra una separación.
• Preparar adecuadamente los registros marcadores de tiempo.
• Verificar que el tiempo trabajado por los empleados se registre adecuadamente y que las
variaciones de sueldos, vacaciones y días feriados estén debidamente autorizados.
CAPITULO IV
4.1 Evaluación Del Catálogo de Cuentas
En el plan de cuenta actual que posee la compañía Turinter, S.A. se presentan todas las
cuentas que utiliza la compañía para el registro, recolección y clasificación de sus transacciones.
Las cuentas se encuentran debidamente presentadas, de manera que existen seis grupos de
cuentas, en la que se encuentran las cuentas que componen el Balance General o Estado de
Situación los Activos, Pasivos y el Capital; y las que integran el Estado de Resultados o Ganancias
y perdidas ( Ingresos, Costos y Gastos ).
Los grupos de cuentas, controles, auxiliares y sub cuentas de auxiliares, todas se
encuentran debidamente codificadas numéricamente, es decir que la compañía utiliza el sistema
numérico para la codificación de sus cuentas.
1 Activos
11 Activos Corrientes
1101 Efectivo Caja y Bancos
1101 01 Cajas
1101 01 0100 Caja General
1101 01 0200 Caja en Dólares
1101 01 0300 Prima Caja en Dólares
1101 01 0400 Caja Chica General
1101 01 0500 Caja Chica Turismo Receptivo
1101 02 Bancos
1101 02 0100 Banco Nova Scotia
1101 02 0200 Banco Popular 1
1101 02 0300 Banco Popular II
1101 02 0400 Banco Dominico Hispano
1101 02 0500 Banco Nova Scotia II
De acuerdo con este Catalogo el número 1 se distingue la cuenta de Activos, la cual esta
compuesta por los Activos corrientes o Circulantes, Activos fijos o de operación y otros Activos.
1 Activos
11 Activos Corrientes
12 Inversiones
13 Activos fijos
14 Otros Activos
La cuenta de pasivos corresponde al numero dos (2) lo integra el pasivo corriente, el Pasivo
a Largo Plazo y el Pasivo Diferido.
2 Pasivos
21 Pasivos Corrientes
22 Prestamos a Largo Plazo
23 Pasivos Diferidos
La cuenta de Capital se identifica con el numero tres (3) integrada por el Capital social,
la cuenta de Reservas, cuenta de Superávit y de Ganancias y Perdidas.
3 Capital
3101 Capital Social Autorizado
3202 Cuenta de Reservas
3301 Cuenta de Superávit
3401 Ganancias y perdidas
La cuenta de Ingresos se identifica por el numero cuatro (4) compuesta por los Ingresos de
operación, contiene los descuentos y devoluciones de ventas.
4 Ingresos
4101 Ingresos en Operaciones
La cuenta de Costos se identifica con el número cinco (5) compuesta por los costos de
operaciones (pasajes, excursiones emisiva, turismo receptivo, excursiones, turismo interno,
incentivo y mercadeo .
5 Costos
5101 Costos de Operación
5101 01 Costos de Pasajes
5101 02 Costo de Excursiones Emisivo
5101 03 Costo de Turismo de Receptivo
5101 04 Costo de Excursiones
5101 05 Costo de Turismos Interno
5101 06 Costos de Incentivo y Mercadeo
La cuenta de Gastos se encuentra identificada por el número seis (6) compuesta a su vez
por los Gastos Generales y Administrativos.
6 Gastos de Operaciones
61 Gastos Generales y Administrativos
62 Gastos Financieros
Los grupos de cuentas poseen 01 dígito, las cuentas Controles 02 dígitos, las auxiliares 04
d161gitos y las subcuentas de los auxiliares 10 dígitos, esto se debe al sistema computarizado que
lleva la compañía Turinter, S.A. para la clasificación de sus cuentas.
En la sección de los anexos al final de este estudio, se podrá apreciar de manera más
detallada el plan de cuenta de la compañía Turinter , S.A.
Podemos decir, entonces que este Catalogo se encuentra razonablemente uniforme de
Acuerdo a los conceptos, principios y normas que rigen la Contabilidad General.
4. 2 Evaluación del Control Interno de los Formularios
La compañía Turinter, S.A. posee diversos formularios y documentos en la recolección de
los datos contables, estos le permiten un fácil control y manejo en sus operaciones. En estos
documentos la empresa archiva, clasifica y recopila informaciones útiles que surgen de
las transacciones de operación financiera y contable que ésta realiza.
Una vez estos documentos preparados se encuentran bajo custodia sólo por personas
responsables, en su gran mayoría se encuentran preenumerados y únicamente son aprobados y
preparados por personas autorizadas.
Para el análisis de estos documentos y formularios se han clasificado en: los formularios
que tienen que ver con las entradas de efectivo, la salida de efectivo y los operacionales.
A continuación se procederá a describir el uso de estos documentos, los cuales son
relevantes para la obtención de los hechos de la empresa Turinter, S.A. Estos serán anexados
en la parte final de este trabajo de investigación.
4.2.1 Formularios del Efectivo.
4.2.1.1 Entrada de Efectivo.
Recibos de Ingresos: Este documento se utiliza en la compañía Turinter, S.A. como comprobante
de los pagos recibidos por las agencias, clientes y etc. por concepto de servicios que fueron
prestados como son los transfers, habitaciones hoteleras, excursiones, billetes aéreos y cruceros.
Mediante estos documentos el Departamento de contabilidad procesa la información
contable de todos los pagos recibidos por la empresa. Estos formularios están preenumerados y
únicamente son utilizados por la persona autorizada a recibir los cobros. En ellos se llenan todos
los datos de la agencia o persona, monto pagado de quien se recibió el dinero.
Este se prepara en un original y una copia; el original es entregado a la persona que efectúa
el pago y la copia al recibidor del dinero.
Reporte de Ventas de Excursiones. En este formulario se prepara un resumen de todas las
ventas de excursiones semanales. Este documento es elaborado por el Departamento de
Excursiones. En el se detallan el número de ticket, tipo de excursión, la numeración del cliente,
precio por persona, total de excursiones, la comisión por excursión, balance después de comisión
y la fecha de la excursión.
4.2.1.2 Salida de Efectivo:
Solicitud de Cheques: Este formulario lo utiliza la compañía Turinter , S.A. para solicitar los
pagos y posteriormente efectuarlos. En este documento deben constar todos los documentos y
formularios que originaron la obligación de su pago.
Este documento es preparado, revisado y preparado por el contador de la empresa impreso
en el se encuentra el nombre del beneficiario, fecha, valor del cheque, numeración de la solicitud,
nombre del banco y concepto del pago.
En su parte inferior se encuentra la distribución contable, en donde se procede a
contabilizar este pago distribuyendo la cuenta que lo afecta.
Posteriormente, este formulario es revisado y aprobado, el próximo paso es la expedición
del cheque, una vez entregado el cheque se archiva una copia junto a la solicitud y cualquier
otro documento que sirva de soporte, luego se proceda a contabilizarse.
Cheques: Documento utilizado como instrumento de pago para saldar o efectuar obligaciones
o deudas por la empresa. Excepto aquellos pagos menores de RD$500.00, los cuales son
realizados mediante el fondo de caja chica.
Este documento se encuentra preenumerado y se prepara un original y una copia; el
original se entrega al girador del cheque y la copia es guardada para fines de contabilizarse. El
monto mínimo para la emisión de un cheque es de RD$500.00, este contiene lo siguiente: nombre
del beneficiario, número de cheque, valor del cheque en letras y números y dos espacios para
las firmas de personas autorizadas.
Desembolso de Efectivo ( Caja Chica ) : Este formulario se utiliza para efectuar los pagos
menores en efectivo de la compañía Turinter , S.A. mediante el fondo de Caja Chica.
Este documento contiene el nombre del beneficiario, monto a pagar en letras y números,
cargos y por concepto por el cual se efectúa el pago, firma de quien aprueba el pago, cédula del
recibidor y el número de cuenta.
Reporte de Caja Chica: Ese documento se prepara por el encargado de Caja Chica y no es
más que un resumen de todos los pagos o desembolsos efectuados mediante el fondo de caja
chica. Este documento posee dos espacios en su lado superior donde se colocan las fechas que
cubre ese reporte. Además, contiene la fecha, concepto, nombre del beneficiario, el moto de
dinero y el número del ticket.
Reporte de Gastos de Caja Chica: Este es un formulario que lo utiliza la compañía Turinter,
S.A. para detallar los desembolsos realizados en la programación de las excursiones y traslados
a clientes ofrecidos.
Este reporte contiene la fecha, el tipo de servicio, excursión incluyendo un renglón con
cada tipo de excursión, cantidad de personas, precio por personas, el renglón del supuesto o total,
monto recibido y/ o diferencia, columna de subtotales y totales.
Este documento debe estar debidamente revisado y aprobado por la persona autorizada.
4.2.1.3 Formularios de Cuentas por Cobrar y Ventas
Cupón de Servicio de Hotel: Este documento es utilizado para la utilización y confirmación
de las reservas de habitaciones a los hoteles. Es preparado por el gerente de operaciones en un
original y dos copias; la original es entregada al cliente para presentarla al hotel, una copia se
queda en el departamento de reservaciones y la otra va a contabilidad para la facturación.
Debe estar preenumerado, contener el nombre del hotel según previa solicitud de
reservaciones, nombre del pasajero o cliente, nombre de la agencia por quien viene ese cliente,
composición o cantidad de pasajeros, fecha de llegada y salida, firma de la persona encargada de
reservaciones, firma de la persona que confirma la reservación por parte del hotel y luego se
especifica los servicios solicitados al pasajero.
Una vez este documento este completamente lleno, se procede a revisarse y posteriormente
es firmado y sellado por la persona autorizada a entregar dicho cupón de servicio.
Cupón de Tour / Excursion Ticket : Este documento lo utiliza la compañía para ofrecer
los servicios de excursiones , se prepara en un original y dos copias ; la original es entregada al
cliente, la copia verde a Caja y la copia rosada al Vendedor. El mismo se encuentra preenumerado
y contiene en el lado izquierdo el detalle de todas las excursiones, y en su lado derecho el nombre
del vendedor, nombre del cliente o pasajero, precio de la excursión, cantidad de pasajero , el total,
la fecha , hora de salida a la excursión, nombre del hotel donde se encuentra el pasajero, numero
de habitación, idioma del pasajero, nombre de los niños y edad.
Reporte de Facturacion Pendiente: Este reporte se utiliza para que la compañía se cerciore de
los movimientos del día. Contiene un código, nombre del hotel, numero de voucher, agencia que
pertenece el servicio, fecha de llegada, cantidad, precio por persona y total.
Luego ese es entregado al Departamento de Contabilidad para proceder a elaborar la
factura a cobrar.
Invoice / Factura para Cuentas por Cobrar: Este documento se utiliza para cargar los
servicios prestados a crédito a las agencias, clientes, etc. En este formulario se detallan los
servicios prestados por personas cargándose diariamente cada uno de los servicios prestados y
solicitados por las agencias o clientes. Además se anota el tipo de servicio con su respectivo
numero de voucher enviado por la compañía descripción de servicio por persona cantidad de
pasajeros, la tarifa por persona y el total de los servicios.
Este documento se prepara en un original y una copia; el original va a Cuentas por
Cobrar y la copia a Ingresos; si se paga al contado se le entrega el original a cliente. El mismo debe
estar preenumerado, revisado y aprobado solo por personas autorizadas.
Otros: Relacionados con los servicios a cargar de los representantes de Compañía o Agencias
Internacionales como son las facturas pagadas, factura telefónica, fax, salario pagado al
representante, fotocopias y otros servicios que son pagados a través de la compañía que luego las
agencias internacionales tienen que reembolsar. En el mismo se encuentran la fecha, nombre,
detalle y precios de cada uno de los servicios ofrecidos, total y numero se factura.
Nota de Credito : En este formulario se anota y se especifica el saldo a favor de la agencia o
cliente . Se encuentra debidamente preenumerado, especifica el nombre, fecha , dirección,
referencia, numero de la factura por la cual se acredito la nota. Adema se detalla y se describe
la factura y el valor del crédito que posee en numero y letras. Debe estar preparado y autorizado
por persona autorizada ( Departamento de Contabilidad ).
Nota de Debito: Este formulario es utilizado para los cargos que tiene la compañía Turinter,
S.A. por concepto de las cuentas por cobrar agencias y clientes. Este documento se encuentra
preenumerado y el mismo contiene el nombre del beneficiario, dirección, referencia, por cheque
número, fecha, descripción, valor, total débito y en su parte inferior contiene la cantidad de
dinero a debitar en letras, firma de quien lo solicita, lo autoriza y lo recibe.
4.2.1.4 Formularios del Área de Nomina:
Solicitud de Empleo: Este formulario se utiliza en la compañía Turinter , S.A. para la solicitud
de personal, es entregado a diferentes aspirantes a los puestos de la compañía y una vez esté
completamente lleno, se procede a evaluar el mejor aspirante. Contiene los datos personales,
niveles académicos, referencias laborales y referencias personales del candidato al puesto.
Este documento está a cargo del Departamento de Recursos Humanos siendo el único
con autorización a ofrecer empleo.
Formulario de Nomina de Pago: Este formulario lo utiliza la compañía para la preparación de
la nómina de pago, se elaboran tres nóminas de pago; una para el Departamento de
Administración, Departamento de Ventas y Operación. Este documento contiene número del
empleado, los apellidos y nombres del empleado, ingresos extras, otros ingresos, total ganado,
impuesto sobre la renta, seguro social, cooperación seguro dental, seguro médico, prestamos, otros
descuentos, total descuentos y neto a pagar.
Otros: Relacionado con el pago de la nómina llamado Volante de Pago, este formulario es
entregado al empleado para el cobro de su sueldo, el cual contiene la fecha del pago de la nómina,
número y nombre del empleado, ingreso, sueldo regular (50 %), total de ingresos, deducciones,
total de deducciones, neto a paga y firma del empleado.
Los documentos utilizados por la compañía Turinter, S. A. se encuentran razonablemente
adecuados, ya que utiliza el sistema de comprobantes como un elemento necesario en la aplicación
del sistema general de contabilidad. Estos documentos o formularios recogen cada una de las
transacciones realizadas en la compañía, por lo que los mismos constituyen una clara evidencia en
el proceso de recopilación de los hechos o eventos operacionales.
4.3 Control Interno Administrativo
La compañía Turinter, S.A. para el adecuado manejo de sus operaciones tiene
implementado un sistema de contabilidad compuesto por un catálogo de cuentas para resumir
cada una de sus transacciones. Utiliza el método de la partida doble, incluyendo los libros de
mayor, diarios y registros auxiliares.
Esto registros le proporcionan un debido control y manejo en la acumulación de las
informaciones contables a través de las entradas de diarios, las cuales contienen las
informaciones suficientes de las transacciones y las mismas son autorizadas por personas
independiente de su preparación.
Está vigente un programa para la conservación y control de los registros contables y los
formularios utilizados por la compañía Turinter, S.A.
Se preparan Estados Financieros mensuales para así mantener informada a la
administración de la situación de la empresa. y estos son preparados de acuerdo a los principios
y procedimientos contables. Se revisa periódicamente la actuación y rendimiento de cada
empleado para así supervisar el trabajo realizado.
Existe un organigrama y un Manual de Organización para la segregación y delegación
de deberes y responsabilidades de los principales funcionarios. (Ver anexo #20)
Se elabora un presupuesto de operaciones y flujo de efectivo como forma de controlar
los usos y fuentes de los bienes de la compañía, y se comprueba lo presupuestado con lo real
explicando así cualquier variación.
4.4 Control Interno de los Activos los Activos Corrientes
4.4.1 Control Interno del Efectivo y las Cuentas Bancarias
4.4.1.1 Entrada de Efectivo
Las Cuentas Bancarias se encuentran debidamente autorizadas por el Consejo de la
Administración. La Junta Directiva o Consejo de la Administración es quien designa la persona
encargada para firmar los cheques.
Se reconcilian periódicamente las cuentas bancarias que no intervienen en los ingresos y
egresos de caja con las demás cuentas corrientes y con cualquier otra cuenta.
Se reconcilian los cheques cancelados con los libros de Egresos en relación al número
de cheque, fecha, beneficiario, cantidad, autenticidad y los endosos regulares.
Son confrontados todos los depósitos diarios acreditados en los estados de cuenta
bancaria con las cantidades en el libro de ingresos.
Se investigan de que todas las transferencias entre los bancos estén debidamente asentadas
correctamente en los libros.
Existe un adecuado control sobre los ingresos en efectivo, de manera que todo el Efectivo
o Ingreso recibido se deposita diariamente y luego es entregado el volante de depósito sellado
a la contabilidad para que se realice el asiento correspondiente en los libros.
Al momento de ser recibidos todos los cheques, éstos son endosados y luego son
depositados .
4.4.1.2 Control Interno de la Salida de Efectivo
Todos los cheques son prenumerados para el adecuado control de su existencia.
Se ejerce un debido control en los cheques, de tal forma que estos son expedidos
únicamente en virtud a un comprobante u orden de pago.
Se prohibe la expedición de los cheques al portador, y la firma de cheques en blanco,
estos deben contener el nombre y los apellidos del beneficiario.
Existe un debido control en las personas que firman los cheques y aquellas que tienen
que ver con los desembolsos de caja y preparación del cheque.
Se cerciora la persona que firma los cheques, que todos los cheques cancelados estén
avalados por algún comprobante o factura
4.4.1.3 Control Interno de Caja Chica
Se utiliza un sistema de fondo fijo, el cual se encuentra bajo la custodia de un responsable,
el cajero chico. Actualmente existen dos cajas chicas, una se encuentra en el Departamento de
Excursiones cuyo monto es RD$12,000.00 en la temporada de Invierno y Verano RD$8,000.00
y la cantidad a desembolsar no debe sobrepasar de los RD$500.00, el otro fondo chico es
RD$3,000.00, se encuentra en el Departamento de Reservaciones y los pagos no deben de
exceder de RD$300.00
Una vez se realice el pago mediante caja chica, el beneficiario debe firmar un vale, el
cual debe estar preenumerado. Todos los desembolsos de caja chica deben estar debidamente
justificados por un documento o factura que ampare la aprobación del pago.
Todos los comprobantes de caja chica mas el dinero en caja debe ser igual al total del
fondo.
Una vez agotado el 30 % del monto de caja chica, el cajero procede a ser la reponer el
fondo, este llena un formulario de reposición de caja chica anexando los comprobantes de
desembolsos firmados, lo envía al Departamento de Contabilidad.
El Departamento de contabilidad, procede a realizar un examen minucioso de todos los
comprobantes, le coloca la estampilla de pagado para evitar la duplicación de los mismos,
automáticamente lo cancela y procede a la aprobación y expedición del cheque a favor del cajero
chico por el total de los vales entregado.
Una vez el cheque es cambiado, se deposita en la caja chica el dinero en efectivo y se
comienza a trabajar con el total del fondo.
Se ejerce un adecuado control en el manejo de los fondos de caja chica, y practicándose
ocasionalmente arqueos sorpresivos al fondo de caja chica.
4.5 Control Interno de los Documentos y Cuentas por Cobrar
Se reconcilian mensualmente el auxiliar de las cuentas por cobrar con el saldo de la cuenta
control del libro mayor.
Son enviados mensualmente los estados de cuentas a todos los clientes. Esta labor es
revisada por una persona independiente al auxiliar de cuentas por cobrar.
Se revisan mensualmente las cuentas vencidas y son investigadas todas aquellas que
tengan algún atraso.
Todas las cancelaciones y ajustes únicamente son autorizados por la gerencia.
Se registran por separado las cuentas por cobrar empleados y afiliados, etc. y son
conciliados dichos saldos individuales con la cuenta control del mayor general.
Se llevan confirmaciones sobre las cuentas por cobrar, y se realiza un adecuado control y
seguimiento a las solicitudes de confirmaciones, y así aclarar todas las excepciones reportadas.
A pesar de no existir un Departamento de Crédito, todos los créditos son aprobados por la
gerencia, existe una independencia en el departamento de ventas y el de cuentas por cobrar.
Son controladas adecuadamente todas las cuentas incobrables y se consultan al momento
de otorgar nuevos créditos.
La empresa no posee Documentos por Cobrar, ya que sus límites de créditos es de 15
días las agencias locales y 30 días las agencias internacionales más un depósito de US$5,000.00
a US$10,000.00.
4.6 Control Interno de las Inversiones y Valores
La compañía Turinter, S.A. no posee ningún valor e inversión negociable.
4.7 Control Interno de los Inventarios
La compañía Turinter, S.A. es una empresa de servicio y por lo tanto no posee inventario,
solo tiene un inventario de material y suministro oficina, el cual es controlado y supervisado
estrictamente.
4.8 Control Interno de la Propiedad Planta, Equipo y Depreciación
Están aprobadas únicamente por la gerencia las inversiones de los activos fijos, así como
de cualquier adicción, retiros, ventas y mejoras.
Se mantienen registros detallados de los activos fijos, y estos son conciliados
periódicamente con la cuenta control del mayor general. Estos se inspeccionan físicamente y se
comparan con registros detallados, realizándose un conteo físico anualmente.
Son independientes las personas que mantienen el registro detallado del activo fijo a
aquella que llevan su custodia.
Se mantiene un control de los activos depreciados en libros. Se revisan periódicamente
las tasas de depreciación para ajustarla a la realidad.
La persona que custodia el activo fijo le informa a la Contabilidad sobre cualquier cambio
en los bienes, para luego esta proceder a realizar los ajustes en los libros.
4.9 Control Interno de los Pasivos a corto Plazo
4.9.1 Control Interno de las Cuentas por Pagar
Mensualmente, se cotejan los estados de cuentas de los proveedores con el balance de las
Cuentas por Pagar en los libros de la empresa.
Todas las facturas de los Proveedores son verificadas contra las solicitudes, condiciones
de pago, su aprobación, los cálculos matemáticos y su adecuada contabilización.
Todas las Devoluciones y Descuentos en Compras son controladas para fines de
contabilización.
Se reconcilian mensualmente las cuentas por pagar auxiliares con la cuenta control del
Mayor General.
El Departamento de Contabilidad se cerciora de su pago y su contabilización.
4.10 Control de los Pasivos a Largo Plazo
4.10.1 Control Interno de los Documentos por Pagar
La Junta Directiva, Consejo de la Administración son las únicas personas que tienen la
autoridad para la aprobación de los documentos a largo plazo prestamos, emisión de acciones.
Todos los certificados, documentos, pagares es encuentra preenumerados para el control
y manejo de los mismos.
Se concilian de manera regular los registros auxiliares con la cuenta control del Mayor
General.
Son protegidos, archivados y cancelados adecuadamente los documentos (pagares,
cupones de intereses ) pagados y vencidos.
La compañía cumple a cabalidad con las condiciones especificadas en el contrato
de los documentos propuestos.
Se acumulan, se verifican y se contabilizan adecuadamente el pago de los intereses de
estas partidas con relación a las obligaciones contraídas.
4.11 Control Interno del Capital
4.11.1 Patrimonio de los Accionistas
Los certificados y títulos de acciones no usados están bajo la protección y custodia de
una persona responsable.
La compañía Turinter, S.A. lleva registro detallado para cada tipo de acción autorizada
y en circulación.
Son cancelados debidamente todos los certificados de acciones cedidas , y estos se
adhieren a sus respectivos talonarios.
Al efectuarse una transferencia de acciones se inspeccionan los nuevos títulos entregados
o cedidos con el objetivo de cerciorarse de un debido control.
Cuando son emitidas acciones adicionales al capital la persona encargada se cerciora
previamente de que los nuevos tenedores de las acciones hayan cubierto el importe de dichas
acciones.
Se concilian periodicamente los registros de las acciones con la cuenta control de mayor,
para su adecuado control esta labor es realizada por personas independiente de la persona que
firma los certificados de las acciones y de aquella que tiene que ver con la custodia de los
talonarios.
La declaracion de los dividendos con cargo a las utilidades son autorizadas por las
resoluciones de la Asamblea de Accionistas.
Se depositan puntualmente los cheques de dividendo no reclamados, y una vez son
contabilizados como obligaciones de la compañía.
4.12 Control Interno de los Ingresos
En la compañía Turinter , S.A. estan claramente definidas y aprobadas las politicas de
ventas. Las ventas de agencias internacionales se realizan mediante un contrato, y las mismas son
solicitadas al Departamento de ventas (Consejo Administrativo) y luego se reportan al
Departamento de Reservaciones. Las ventas de agencias locales y otros clientes son realizadas
directamente por el Departamento de Reservaciones. Todas las ventas deben ser aprobadas
únicamente por el Consejo de la Administración.
Son revisados y aprobados todos las solicitudes de los clientes antes de ofrecer el
servicio.
Se verifican todas las facturas de ventas en cuanto a precio, cantidad, cálculos
matemáticos y términos de ventas.
Se encuentran preenumeradas todas las facturas de ventas u órdenes de despacho
controlando así la secuencia numérica de cada uno de estos formularios.
Están preenumeradas y controladas todas las notas de crédito por devoluciones y
descuentos en ventas, conteniendo estas todos los documentos justificativos que sirvan de
evidencia, ejerciendo un adecuado manejo solo siendo aprobadas por un funcionario responsable.
4.13 Control Interno de las Compras y Recepción de Mercancías
Las compras son aprobadas y autorizadas mediante los reglamentos de la Gerencia.
estas no se encuentran centralizada en un Departamento de Compras debido a que no existe esta
Departamento en el organigrama de la compañía Turinter, S.A.
Al no existir un Departamento de Compras, estas son hechas desde el Departamento de
Contabilidad. No esta en uso una adecuada segregación de funciones en cuanto a la persona que
formula los pedidos, recibe la mercancía y la contabiliza.
Todas las órdenes de compras deben estar debidamente preenumeradas y además de
contener la fecha, cantidad de artículos, precios, condiciones, nombres y dirección del proveedor.
Las compras deben estar amparadas por una requisición previa, las cuales son aprobadas
de acuerdo a la disposición de la Gerencia.
Continuamente, se cotejan los estados de cuentas a los proveedores, cerciorándose de que
inmediatamente las mismas se paguen sean selladas, para no realizar un pago dos o más veces.
Se verifican todas las facturas en relación a cantidad, precios y condiciones por el
departamento de contabilidad.
Son registradas, clasificadas de manera que se contabilicen todas las transacciones que
tiene que ver con la adquisición o compras.
Los Departamentos de Recepción y Compras son independientes. Todas las mercancías
recibidas por el Departamento de Recepción son inspeccionadas en cuanto a su condición,
cantidad y peso.
No esta en uso la preparación de los informes de Recepción por escrito.
Al ser entregadas las copias de las Ordenes de Compras al recibidor de las mercancías,
se omiten las cantidades solicitadas para así lograr un adecuado recuento de las mismas.
4.14 Control Interno de Gastos
La compañía Turinter, S. A. ejerce un debido control en relación a los pagos de los gastos,
todos los gastos se encuentran amparados por un comprobante o factura que justifique su pago, y
el mismo debe de estar debidamente autorizado.
La Compañía Turinter, S. A. como herramienta de control elabora un presupuesto de
gastos. Todos los gastos son autorizados por escrito, y éstos son revisados en cuanto a precio y
cantidad.
Todos los comprobantes de gastos deben de estar prenumerados.
4.15 Control Interno de Nominas
Son independientes las personas de emplear a los trabajadores a aquellas personas que
preparan la nomina de pago. La preparación y distribución de la nomina es responsabilidad del
contador de la empresa. Los pagos de esta son hechos por medio de tarjeta de crédito.
Se hace necesario el uso de autorizaciones por escrito para incluir o eliminar nombres en
la nomina de pagos o efectuar cambios en los sueldos por personas independientes al
Departamento de nóminas.
Existe un registro detallado para cada uno de los empleados que labora en la compañía
incluyendo este el sueldo o salario devengado.
Se revisan más de una vez los cálculos de la preparación y distribución de la nómina de
pago para cerciorarse de que no se ha cometido ningún error.
Una vez preparada la nomina de pago, esta es revisada y aprobada por una persona
independiente al encargado de preparar la nomina.
4.16 Evaluación a los Estados Financieros
Luego de finalizar el ciclo de operaciones, La compañía Turinter , S.A. concluye con la
presentación de los tres Estados Financieros básicos auditados al cierre de cada año fiscal. El
Balance General, El Estado de Resultados y El Estado de Flujos de Efectivo.
Estos Estados son preparados en una hoja de maquina y cada uno de ellos contenien en
el encabezado el nombre de la compañía, nombre del Estado o Informe y la fecha que abarca el
informe.
El Balance General se presenta en forma tabular, listado o de reporte, mostrándose la
posición de los activos, pasivos y Capital de la compañía en una fecha determinada, las cuentas
que lo integra se presentan en forma condensada para el adecuado enfoque de cada renglón de
actividad.
El Estado de Resultados se prepara durante un periodo determinado, esta compuesto por
las cuentas nominales cuyos resultados son transferidos al Balance General en la cuenta de
Capital a final de cada ejercicio contable. En el mismo se presentan la sección de los Ingresos,
Costos, Gastos y la utilidad o perdida neta como resultado de las operaciones.
El Estado de Flujos de Efectivo se prepara durante un periodo determinado, mostrándose
las fuentes y usos de efectivo de la compañía durante un periodo. Además en el se explican las
causas de los aumentos y disminución del efectivo proporcionando información sobre las
actividades operativas, financieras y de inversión.
Estos Estados e Informes financieros son auditados y se exponen de forma adecuada para
la información relativa a la situación financiera, colocándose paréntesis y notas marginales al
final de cada estado. Se publican en la prensa y son presentados razonablemente según los
principios y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al finalizar el proceso de Análisis y Evaluación del Sistema General de Contabilidad y
del Sistema de Control Interno de la compañía Turinter, S.A. y siguiendo los principios y
procedimientos de contabilidad generalmente aceptados pudimos observar que la empresa tiene
establecido y están en aplicación la mayoría de los controles necesarios para el adecuado control,
dirección, planificación y coordinación de las operaciones de la empresa.
Sin embargo, antes lo expuesto se encontró algunas debilidades en la aplicación del
sistema de control interno establecido, dentro de los cuales se encuentran:
-Que el registro nacional de contribuyente no aparece impreso de manera continua en los
documentos y formularios de la compañía, por lo cual no está cumpliendo con el artículo 3 de la
norma número 5 del impuesto sobre la renta, el cual establece que el RCN debe aparecer en
todos los documentos utilizados por una entidad.
-Que no existe una adecuada segregación de funciones en el área de las entradas y salidas del
efectivo.
-Debe realizarse una separación de responsabilidad en el Departamento de Contabilidad de las
transacciones relacionadas con los desembolsos de efectivo y los registros contables, ya que la
misma persona autorizada a firmar los cheques tiene acceso a los registros.
- Que Todo el personal que tiene manejo y acceso al efectivo y otros efectos negociables
sean afianzado mediante un seguro de fidelidad.
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