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Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-04-A2
MA
NU
AL
DE
PROCEDIMIENTOS
Departamento de Administración de Riesgos
Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
ENERO 2015
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
1
2
4
10
16
27
33
37
45
55
64
72
78
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento........................................................................................................................
Simbología de Diagramas................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Administración de Riesgos
Contratación del Seguro Institucional....................................................................................................................
Contratación de Fianzas de Fidelidad......................................................................................................................
Contratación de Seguros Patrimoniales.................................................................................................................
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales............................................................................................
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración
Pública Centralizada.................................................................................................................................................
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres...............................................................................................
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales...............................................................................................
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.............................................................................................
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.......................................................................................................................
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.......................................................................................
Firmas de Autorización...................................................................................................................................................COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
ENERO 2015
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Riesgos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.
• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que
deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de OrganizaciónESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
ENERO 2015 1PÁG.
SECRETARÍA DEFINANZAS Y
PLANEACIÓN
COORDINACIÓNDE ASESORES
UNIDAD DEGÉNERO
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS YDESINCORPORACIÓN
DE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO
DEL ESTADO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DERECURSOSHUMANOS
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE
CARRERA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES YSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN,
REGISTRO YEVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO DEFORMALIZACIÓN,
CONTROL YSEGUIMIENTO DECONTRATACIONESADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSPATRIMONIALES
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSINSTITUCIONALES
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
PROCURADURÍAFISCAL
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DECONTROL
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
REGISTRO Y CONTROLPATRIMONIAL
COPIA NO CONTROLADA
ENERO 2015
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Organización
2PÁG.
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivo informático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Cinta magnética
Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
ENERO 2015 3PÁG.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 4PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro Institucional.
• La contración del Seguro Institucional debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 228 fracción IV delCódigo Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 77 de las Condiciones Generalesde Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.
• La Base de datos de la colectividad asegurable impresa debe estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.
• La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico debe ser elaborada en el programa excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completo del empleado (empezando por el apellidopaterno, materno y nombre(s)), Registro Federal de Contribuyentes, sexo y sueldo mensual del empleado.
• La contración del Seguro Institucional debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de vida yautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos es el encargado de revisar las condiciones de aseguramientocon el Subdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, contenidas en laPropuesta de aseguramiento recibidas de la compañía aseguradora.
Proporcionar a los empleados del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento o incapacidad total y/opermanente.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 5PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Institucionales.
Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autógrafaen original y la Base de datos de la colectividad asegurable enoriginal y medio electrónico de la Subdirección de RecursosHumanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación o de la OficialíaMayor de la Secretaría de Educación.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y acuerda lascoberturas, sumas aseguradas y las condiciones de aseguramientoconvenientes a favor de los empleados, con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Turna el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico al Analista Administrativo de Seguros Institucionales.
Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.
Elabora el Anexo técnico y el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos, con base en lainformación analizada.
Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en primer tanto a lacompañía aseguradora, recabando acuse de recibo en el segundotanto.
Pasa el tiempo.
Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y copiay recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Contratación del Seguro Institucional.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 6PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro Institucional.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, a lacompañía aseguradora adjudicada, y recaba acuse de recibo en lacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora, y verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicando loserrores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones en untanto y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y archiva de manera cronológicatemporal, el Oficio de observaciones en copia desechando ladocumentación anterior.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene copia de los originales de la Póliza de seguro, el Recibo depago de prima y de las Condiciones generales de la póliza.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
10.
11.
11A.
11A.1.
11A.2.
12.
13.
Analista Administrativo deSeguros Institucionales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 7PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro Institucional.
Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría deFinanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría deEducación, los iguiente:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laSubdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas yPlaneación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría de Educación através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.
Integra el Expediente del seguro institucional con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos de la colectividad asegurable en original.- Oficio de solicitud de cotización en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delseguro institucional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
14.
15.
16.
17.
Analista Administrativo deSeguros Institucionales.
COPIA NO CONTROLADA
C
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA
DOCUMENTACIÓN ANTERIOR
O
O
O
( 11A.2 )
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
INICIO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ELABORA
1-2T
1-2T
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
TURNA
O
O
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 1 )
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ANALIZA Y ACUERDA
O
O
( 2 )
( 3 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
SEGUROS INSTITUCIONALES
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
( 4 )
CON BASE A LA INFORMACIÓN
ANALIZADA
( 5 )
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1
1
COMPAÑÍA ASEGURADORA
( 11 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 11A.1 )
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INTEGRA YRECABA FIRMA
( 6 )
1-2T
1-2T
( 7 ) OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
1T
2T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
( 8 ) PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
O
1
( 10 )
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 9 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 11A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
( 12 )
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1
( 15 )
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL
ORDENA
C
FIN
( 17 )
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.
( 14 )
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
TURNA Y ERCABA ACUSE DE RECIBO
1
O
O
O
O
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE POLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL
O
O
2T
O
1
1
1
1
1
1
( 16 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 13 )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 10PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Anual.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
• La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 178 y 228 fracciónIV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con las compañías afianzadoras autorizadas por la Secretaríade Hacienda y Crédito Público.
• La Base de datos impresa debe ser rubricada en cada una de las hojas por el área administrativa solicitante.
• El archivo electrónico de la Base de datos debe contener los siguientes datos: número consecutivo; nombrecompleto del empleado (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s), puesto y desglosada por sector).
Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin de salvaguardar sucorrecta administración.
- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 11PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe el Oficio de solicitud de afianzamiento con firmaautógrafa en original y la Base de datos de los servidores públicosafianzables en original y archivo electrónico, del áreaadministrativa solicitante y analiza.
Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasafianzadoras y el Anexo técnico ambos en original y copia conbase a la información analizada, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico ambos en original a las compañías afianzadoras y recabaacuse de recibo en las copias.
Pasa el tiempo.
Recibe las Propuestas de afianzamiento en original de lascompañías afianzadoras y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.
Turna el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto al Jefedel Departamento de Administración de Riesgos, para el analisis,determinación de la compañía afianzadora a adjudicar yautorización del Titular del Sector.
Recibe el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto y demanera verbal la compañía afianzadora a adjudicar del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Pasa el tiempo.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos de la colectividad a afianzar en archivo electrónicoa la compañía afianzadora adjudicada, y recaba acuse de recibo enla copia.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 12PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, y verifica si están correctos losdocumentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva demanera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, desechando la documentación anterior.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Póliza de fianza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe delDepartamento de Administración de Riesgos.
Turna el Oficio de entrega de documentos en original, la Pólizade fianza en original, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original al áreaadministrativa solicitante, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.
Pasa el tiempo.
9.
9A.
9A.1
9A.2.
10.
11.
12.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 13PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia del áreaadministrativa solicitante.
Elabora el Expediente del afianzamiento e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento en original.- Base de datos de servidores públicos afianzables en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en copia.- Propuestas de afianzamiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de fianza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel afianzamiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
13.
14.
15.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
C
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
INICIO
ÁREA ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
( 1 )
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO
RECIBE Y ANALIZA
O
O
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1
( 9 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 9A.1 )
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
TURNA
1T
PARA EL ANÁLISIS, DETERMINACIÓN DE LA
COMPAÑÍA AFIANZADORA A ADJUDICAR Y AUTORIZACIÓN
DEL TITULAR DEL SECTOR
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
RECIBE
1T
DE MANERA VERBAL, LA
COMPAÑÍA A ADJUDICAR
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA
DOCUMENTACIÓN ANTERIOR
O
O
O
( 9A.2 )
( 5 )
( 6 )
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 3 )
COMPAÑÍA ASEGURADORA
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
1
O
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTA DE AFIANZAMIENTO
RECIBE Y ELABORA
O
1T
( 4 )
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUERNAMENTALES,
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
( 10 )
1
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
O-1
( 2 )
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 7 )
O-1
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 8 )
O
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 9A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1
( 13 )
ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO
ORDENA
C
FIN
( 15 )
A TRAVÉS DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE POLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
1
1
1
1
1
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE POLIZA
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTA DE AFIANZAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO
O
O
1
1
O
O
( 14 )
1
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 11 )
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
TURNA Y ERCABA SELLO DE RECIBIDO
O
1
O
O
O
( 12 )
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 16PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Anual.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
• La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado debencontener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10 de Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación deben ser los establecidos en elartículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• La contración del Seguro Patrimonial debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85 de la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llavey en el artículo 16 de los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.
• Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado deben anexar elformato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres de las Dependencias del Poder Ejecutivo(F-URS).
• Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos) deben adicionar unAnexo en el programa excel que contenga los siguientes datos:- Ubicación del inmueble.- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros).- Valor catastral.- Inventario de contenidos.- Valor de los contenidos.
Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.
- Inherentes al Departamento de Licitaciones.- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ENERO 2015 17PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
• En las solicitudes de aseguramiento para aeronaves deben adicionar un Anexo en el programa excel que contengalos siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie, matrícula,
capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos y empresas que les danmantenimiento.
- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico, indicación de lasaeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.
• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos en el caso de realizar una ampliación a una Licitación, debeverificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el 20% de la misma, asimismodebe realizar el Oficio de solicitud de ampliación recabando firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
• El Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe recibir de la compañía adjudicada el Escrito en original yverificar en éste, que el representante legal de la compañía acepte las condiciones especiales de aseguramiento
Contratación de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 18PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe los siguientes documentos de la Dependencia a través delJefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original con firma
autógrafa.- Base de datos de los bienes asegurables en original y vía
electrónica.- Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de
Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) en copia.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y laBase de datos de los bienes asegurables en original, elabora elAnexo técnico en dos tantos, y obtiene visto bueno delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo la contratacióndel seguro.
¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?
En caso de ser una licitación:
Turna el Anexo técnico en un tanto y archivo electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefedel Departamento de Administración de Riesgos, para laelaboración de las bases de licitación.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.
Recibe las Propuestas técnicas y económicas en original delDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefede Departamento de Administración de Riesgos, para su análisis.
Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase en las Propuestas técnicas y económicas en original y recabafirma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Turna las Propuestas técnicas y económicas en original y elCuadro comparativo de propuestas en original y en electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefede Departamento de Administración de Riesgos.
1.
2.
3.
3A.
3A.1
3A.2
3A.3
Contratación de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 19PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.
Recibe la Póliza en original, el Recibo de pago de prima enoriginal, las Condiciones generales de la póliza en original, elEscrito en original de la compañía adjudicada y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Escrito en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 3C.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de la Póliza original, el Recibo de pago de primaoriginal y de las Condiciones generales de la póliza en original.
Solicita y recibe el Acta de la junta de presentación y apertura deproposiciones en copia, Dictamen técnico-económico en copia yNotificación de fallo de la compañía adjudicada en copia delDepartamento de Procedimientos de Contratación
3A.4
3B.
3B.1.
3B.2.
3C.
3C.1.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 20PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Acta de la junta de presentación y apertura de proposiciones en
copia.- Dictamen técnico-económico en copia.- Notificación de fallo de la compañía adjudicada en copia.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.
Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autográfa en
original.- Base de datos de los bienes asegurables en original.- Anexo Técnico en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Escrito en original.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.
Fin.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Finanzas.
3C.2
3C.3
3C.4
3C.5
3C.6
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 21PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
En caso de ser una adjudicación directa:
Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasaseguradoras en original y copia, con base en la informaciónanalizada, integra el Anexo técnico en un tanto y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico en un tanto y vía electrónica a las compañíasaseguradoras, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe las Propuestas de aseguramiento en original de lascompañías aseguradoras a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.
Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar con base alCuadro comparativo de propuestas en un tanto.
Pasa el tiempo.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia y recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos en archivo electrónico a la compañía adjudicada,recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía adjudicada:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalY verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 22PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal el Oficio de observaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
10A.
10A.1
10A.2.
11.
12.
13.
14.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 23PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos en original.- DSP con el RPAI en copia.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro patrimonial.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
15.
16.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP) CON EL REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN E INERSIÓN (RPAI)
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
ANEXO TÉCNICO
BASE DE DATOS
INICIO
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
DEPENDENCIA
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
IDENTIFICA LA MODALIDAD EN LA QUE SE LLEVARÁ A
CABO LA CONTRATACIÓN DEL SEGURO
¿EN QUÉ MODALIDAD SE LLEVARÁ A CABO LA
CONTRATACIÓN?
ANEXO TÉCNICO
TURNA
1T
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
CON BASE EN LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y
ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
VALIDANDO QUE EL MONTO DE LOS RECIBOS
COINCIDA CON LA PROPUESTA ECONÓMICA
PRESENTADA POR EL LICITANTE ADJUDICADO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
1
LICITACIÓN
2
ADJUDICACIÓN DIRECTA
C
1
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS( 1 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
( 3 )
( 3A )
INHERENTES AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
RECIBE PARA ANÁLISIS
O
( 3A.1 )
( 3A.2 )
A TRAVÉS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
TURNA
O
O
( 3A.4 )
INHERENTES AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
COMPAÑÍA ADJUDICADA
O
( 3A.5 )
INDICANDO LOS ERRORES U
OMISIONES
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
A TRAVÉS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
COMPAÑÍA ASEGURADORA
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
O
( 3B.1 )
( 3B.2 )
( 3C )
CONDICIONES GENERALES DE LA ´PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
ANEXO TÉCNICO
1-2T
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ANALIZA, ELABORA Y OBTIENE VISTO BUENO
O
O
( 2 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 3B )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DEPENDENCIA SOLICITANTE
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1
DEPENDENCIA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
ORDENA
C
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
2
CON BASE EN LA INFORMACIÓN
ANALIZADA
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR DEL SECTOR
COMPAÑÍA ADJUDICADA
COMPAÑÍA ADJUDICADA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
3
FIN
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
NOTIFICACIÓN DE FALLO
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
SOLICITA Y RECIBE
1
1
1
( 3C.1 )
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
NOTIFICACIÓN DE FALLO
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
O
O
O
1
1
1
1
( 3C.3 )
( 3C.4 )
( 3C.6 )
COMPAÑÍA ASEGURADORA
( 10 )
COMPROBANTE DE PAGO DE PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE RPIMA
PÓLIZA
DSP CON EL RPAI
ANEXO TÉCNICO
BASE DA DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL E
INTEGRA
O
O
2T
1
1
1
1
O
1
( 3C.5 )
1
( 5 )
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1T
1
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO
RECIBE Y ELABORA
O
1T
( 6 )
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
ANALIZA Y DETERMINA LA COMPAÑÍA DE SEGUROS A
ADJUDICAR
( 7 )
1T
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVPIA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO
( 9 )
O
1
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 3C.2 )
O-1
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ELABORA, INTEGRA Y RECABA FIRMA
O-1
1T
( 4 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 8 )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
ENERO 2015
3
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
C
NO
DEPENDENCIA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 10A.1 )
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
1
O
1
O
1
( 11 )
DEPENDENCIAOFICIO DE OBSERVACIONES
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE CORREGIDAS Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
( 10A.2 )
( 14 ) COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1
1F
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
1
1
1
1
1
1
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1
2T
O
O
DSP CON EL RPAI
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL E
INTEGRA
O
O
1
( 15 )
( 16 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
O
O
O
1
( 13 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 10A )
O-1
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
( 12 )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 27PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
• La contratación del seguro debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de daños y autorizadas porla Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos debe mencionar en la Tarjeta de autorización la informacióndel Cuadro resumen de la infraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costo de la prima y demáscondiciones de la póliza.
• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos debe incluir en el Oficio de solicitud de emisión de póliza quese envía a la compañía aseguradora adjudicada, los valores de la infraestructura asegurada por sector.
Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tenga responsabilidaddirecta o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 28PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Recibe la instrucción de llevar a cabo la contratación del seguro delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos, define las coberturas, sumas aseguradas y lascondiciones de aseguramiento convenientes y acuerda los sectoresa asegurar con el Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Elabora el Oficio de solicitud de información a los diversossectores de la infraestructura a su cargo, susceptible deaseguramiento en original y copia, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento en original y en archivo electrónico de los sectoresrespectivos, analiza y acuerda con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, la infraestructura asegurable.
Elabora el Cuadro resumen en dos tantos con los datos de lainfraestructura asegurable, y el Oficio de solicitud de cotización ala compañía de seguros en original y copia, y recaba firma en elOficio del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Cuadroresumen en dos tantos a la compañía aseguradora, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora y revisa las condiciones de contratación con elSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Elabora la Tarjeta de autorización en original y turna alSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos, para recabar la autorización del Titular delSector.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 29PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Recibe la Tarjeta de autorización en original del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, con la autorización respectiva.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original a lacompañía aseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en lacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 13.
9.
10.
11.
12.
12A.
12A.1
12A.2
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 30PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Carátula de la Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en original.
Turna los siguientes documentos al Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones, paraque efectúe el pago correspondiente:- Carátula de la Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia delDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación de lasAdquisiciones.
Elabora el Expediente del seguro contra desastres naturales eintegra los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información de la infraestructura en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Cuadro resumen en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Tarjeta de autorización en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en original.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro contra desastres naturales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
13.
14.
15.
16.
17.
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
INICIO
RECIBE LA INSTRUCCIÓN, DEFINE Y ACUERDA LOS SECTORES A ASEGURAR
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SECTORES RESPECTIVOS
SECTORES RESPECTIVOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
RECIBE Y REVISA
O
COMPAÑÍA ASEGURADORA
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
ELABORA Y TURNA
O
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBE
O
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1
A LOS DIFERENTES SECTORES DE
INFRAESTRUCTURA A SU CARGO SUSCEPTIBLE
DE ASEGURAMIENTO
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
RECIBE, ANALIZA Y ACUERDA LA INFRAESTRUCTURA
ASEGURABLE
O
( 1 )
( 3 )
( 4 )
( 7 )
( 8 )
AUTORIZADA POR EL TITULAR
DEL SECTOR
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
COMPAÑÍA ASEGURADORA
( 9 )
( 11 )
CON EL SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1-2T
( 6 )
CON EL SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
O
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
( 12 )
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
C
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZADE SEGURO
OBTIENE
O
1
O
O
1
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
INDICANDO LOS ERRORES U
OMISIONES
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y DESECHA LOS DOCUMENTOS ANTERIORES
O
O
O
1
( 12A.1 )
( 12A.2 )
( 13 )
NO
SI
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 2 )
O-1
1
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
CUADRO RESUMEN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 5 )
1-2T
O OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 10 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 12A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
1
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZA DE SEGURO
TURNA
DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1
DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS
Y FIANZAS
1
O
1
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES
NATURALES E INTEGRA
1
O
1
2T
O
O
1
O
1
O
1
PARA QUE EFECTÚEEL PAGO
CORRESPONDIENTE
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 33PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
• En las contrataciones de seguros mediante procesos licitatorios y de adjudicación directa, el Departamento deAdministración de Riesgos debe establecer el medio de envío y la periodicidad del informe de los siniestrosocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que debe remitir la compañía adjudicada.
• La compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo deben enviar durante los primeros 5días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme al formato de Registro mensual desiniestros al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.
• El Analista Administrativo de Registro y Control Patrimonial debe comparar el Reporte mensual de siniestros actualcon el Reporte anterior, y en caso de registrar movimientos y elaborar las gráficas respectivas.
Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas de seguros y fianzasde fidelidad.
Ninguno.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 34PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.
Recibe los Reportes de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, revisa y turna al AnalistaAdministrativo de Registro y Control Patrimonial.
Recibe los Reportes de siniestros en un tanto del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica que todaslas Dependencias hayan entregado el respectivo reporte.
¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?
En caso de no haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:
Solicita y recibe el Reporte de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la Dependencia correspondiente.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:
Analiza los Reportes de siniestros en un tanto y verifica sicoincide la información de la siniestralidad de las Dependenciascon lo informado por las compañías de seguros o fianzas.
¿Coincide la información?
En caso de no coincidir la información:
Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzas y/ocon la Dependencia que corresponda y concilia la información.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de coincidir la información:
Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto y en caso deregistrar movimientos, elabora las gráficas respectivas.
Informa el comportamiento de la siniestralidad al Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos
Pasa el tiempo.
1.
2.
2A.
3.
3A.
4.
5.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 35PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
6.
7.
8.
9.
Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, con baseen el Reporte mensual de siniestros.
Informa el comportamiento de la siniestralidad durante la vigenciade la póliza al Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Elabora el Expediente de la siniestralidad e integra los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros en un tanto.- Reporte mensual de siniestros en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la siniestralidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.
COPIA NO CONTROLADA
INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
( 1 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL
PATRIMONIAL
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
¿TODAS LAS DEPENDENCIAS ENTREGARON EL REPORTE
RESPECTIVO?
NO
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
SI
¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?ESTABLECE COMUNICACIÓN
Y CONCILIA LA INFORMACIÓN
NO
SI
INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA
SINIESTRALIDAD
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD
ELABORA
1T
CON BASE EN EL REPORTE
MENSUAL DE SINIESTROS
INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA SINIESTRALIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE LA PÓLIZA
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD
REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
ELABORA EL EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD E
INTEGRA
1T
1T
1T
EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD
ORDENA
C
FIN
COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS Y DE LAS DEPENDENCIAS
DEL PODER EJECUTIVO
REPORTES DE SINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE, REVISA Y TURNA
1T
REPORTES DE SINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE Y VERIFICA QUE TODAS LAS DEPENDENCIAS
HAYAN ENTREGADO EL RESPECTIVO REPORTE
1T
REPORTES DE SINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
SOLICITA Y RECIBE
1T
Y EN CASO DE REGISTRAR MOVIMIENTOS, ELABORA AS
GRÁFICAS RESPECTIVASREPORTE MENSUAL DE SINIESTROS
ELABORA
1T
REPORTES DE SINIESTROS
ANALIZA Y VERIFICA SI COINCIDE LA INFORMACIÓN
1T
A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 2A )
( 3A )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
COMPAÑÍA DE SEGUROS O FIANZAS
Y/O CON LA DEPENDENCIA
A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 37PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
• El Departamento de Administración de Riesgos debe presentar la reclamación de los daños a la compañía de seguros,cuando el monto de los daños sea superior al deducible que corresponda.
• Cuando se trate de daños materiales, el Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe verificar lo siguiente:- Entrega por el ajustador del volante de admisión para la reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la unidad.
• Cuando la unidad haya sido determinada como pérdidad total, las áreas administrativas deben entregar alDepartamento de Administración de Riesgos, el Expediente del siniestro con la siguiente documentación deacuerdo al tipo de siniestro.Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora en original.- Licencia de manejo en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos en original.- Baja de placas y Recibo de pago en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990) en original.- Póliza en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura en copia.Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado en copia.- Comprobante de domicilio del afectado en copia.- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía Federal, Local o
Tránsito.- Cotización o Factura de los daños afectados.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ENERO 2015 38PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
• El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar que el ajustador otorgue las órdenes de admisiónmédica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así como confirmar el ingreso, estancia yalta de los lesionados con la atención correspondiente, cuando existan Gastos médicos de ocupantes yconductor en el siniestro.
• El Departamento de Administración de Riesgos debe tramitar el reembolso de los gastos médicos, cuando por laurgencia y lesión del Afectado, éste sea ingresado a un hospital diferente al de la compañía de seguros, y solicitara los familiares del mismo, los siguientes Documentos:- Factura del sanatorio en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.
En caso de fallecimiento, debe solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos en original, en caso de afectar gastos funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.
• En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo el vehículo debeentregar al Departamento de Administración de Riesgos la siguiente Documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.
• El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar, cuando exista Rotura de cristales de la unidad,que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristalería designada por lacompañía de seguros.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 39PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del afectado ynotifica al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos, y verifica si ya fuereportado el siniestro a la aseguradora.
¿Fue reportado el siniestro a la aseguradora?
En caso de no haber sido reportado el siniestro:
Asesora e indica al afectado que debe reportar el siniestro a laaseguradora.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de haber sido reportado el siniestro:
Solicita el número de siniestro, número de póliza, inciso y nombredel conductor, al afectado.
Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía de seguros yel tipo de siniestro.
¿Qué tipo de siniestro es?
En caso de ser por robo total:
Solicita y recibe los Documentos correspondientes del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, revisando que esténdebidamente integrados y los archiva de manera cronológicatemporal.
Fin.
En caso de ser por daños materiales:
Verifica lo siguiente:- Entrega por el ajustador, del volante de admisión para la
reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la
unidad.
1.
2.
2A.
3.
4.
4A.
5.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 40PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
6.
7.
7A.
7A.1.
7B.
7C.
7C.1.
7C.2.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Solicita y recibe el Volante de admisión en copia y el Vale derecepción de la unidad en copia del área administrativa.
Pasa el tiempo.
Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a la compañíaaseguradora por el taller o agencia y si la unidad será reparada odeterminada como pérdida total.
¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?
En caso de que la unidad sea reparada:
Confirma la reparación total de los daños a la unidad siniestrada,así como la fecha programada de entrega de la unidad, con lacompañía de seguros.
Pasa el tiempo.
Verifica la entrega de la unidad reparada en la fecha programadacon la compañía de seguros.
¿Fue entregada la unidad reparada?
En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega de launidad.
Continúa con la actividad No. 7C.
En caso de haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga el monto del deducible a pagar con la compañía deseguros e informa el monto al área administrativa que tiene acargo el vehículo.
Pasa el tiempo.
Solicita y recibe el Pago del deducible en copia del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, y confirma con esta, laentrega-recepción del vehículo.
Solicita y recibe el Finiquito en copia y la Carta garantía en copiadel área administrativa que tiene a cargo el vehículo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 41PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
7C.3.
7C.4.
8.
9.
9A.
10.
11.
Elabora el Expediente del siniestro e integra el Pago deldeducible en copia, el Finiquito en copia y la Carta garantía encopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
Fin.
En caso de que la unidad sea pérdida total:
Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.
Pasa el tiempo.
Recibe el Expediente del siniestro del área administrativa quetiene a cargo el vehículo, de acuerdo a las causas de origen delsiniestro y verifica esté debidamente integrado.
¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?
En caso de no estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:
Solicita y recibe la Documentación faltante del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:
Obtiene una copia del Expediente de siniestro y elabora el Oficiode cobro de indemnización por pérdida total en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de cobro de indemnización por pérdida total enoriginal y el Expediente del siniestro en copia a la compañíaaseguradora, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 42PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Recibe el Cheque de indemnización de la compañía aseguradora,revisa los datos y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones del cheque, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original, el Cheque deindemnización a la compañía aseguradora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de observaciones encopia.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y copia dirigido al Tesorero, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Turna el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y el Cheque de indemnización al Tesorero, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización en copia y el Oficio de cobro deindemnización en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
12.
12A.
12A.1
12A.2
13.
14.
15.
16.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRONALES
RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y VERIFICA SI YA
FUE REPORTADO A LA ASEGURADORA
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
¿FUE REPORTADO EL SINIESTRO A LA ASEGURADORA?
ASESORA E INDICA QUE DEBE REPORTAR EL SINIESTROA LA
ASEGURADORA
AFECTADO
SOLICITA EL NÚMERO DE SINIESTRO, NÚMERO DE
PÓLIZA, INCISO Y NOMBRE DEL CONDUCTOR
NO
SI
AFECTADO
VERIFICA LA ATENCIÓN EN TIEMPO Y FORMA DE LA COMPAÑÍA Y EL TIPO DE
SINIESTRO
¿QUÉ TIPO DE SINIESTRO ES?
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES
SOLICITA Y RECIBEROBO TOTAL
ÁREA ADMINISTRATIVA
REVISANDO QUE ESTÉN
DEBIDAMENTE INTEGRADOS
FIN
VERIFICA
ÁREA ADMINISTRATIVA
VERIFICA LA ENTREGA Y ENVÍO DE LA EVALUACIÓN
DE LOS DAÑOS Y SI LA UNIDAD SERÁ REPARADA O
DETERMINADA COMO PERDIDA TOTAL
¿LA UNIDAD SERÁ REPARADA O DETERMINADA COMO
PÉRDIDA TOTAL?
EN CASO DE SER REPARADA
VERIFICA RECIBA LA NOTIFICACIÓN DE LA
DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDA TOTAL POR COLISIÓN E INICIE LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
RESPECTIVO
EN CASO DE SER PÉRDIDA TOTAL
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
RECIBE Y VERIFICA ESTÉ DEBIDAMENTE INTEGRADO
ÁREA ADMINISTRATIVA
¿ESTÁ DEBIDAMENTE INTEGRADO
EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO?
DOCUMENTACIÓN FALTANTE
SOLICITA Y RECIBENO
ÁREA ADMINISTRATIVA
SI
2
C
DAÑOS MATERIALES
INICIO
RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y NOTIFICA
AFECTADO
DE MANERA VERBAL
DE MANERA VERBAL
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 3 )
( 4 )
( 4A )
( 5 )
- ENTREGA POR ELAJUSTADOR DEL VOLANTE
DE ADMISIÓN- ENTRADA DE LA UNIDAD
AL TALLER O AGENCIA QUE CORRESPONDA
- REALIZACIÓN DEL LEVANTAMIENTO DEL
INVENTARIO DE LA RECEPCIÓNDE LA UNIDAD
VALE DE RECEPCIÓN
VOLANTE DE ADMISIÓN
SOLICITA Y RECIBE
1
1
( 6 )
( 7 )
DE LA COMPAÑÍA
ASEGURADORA
( 8 )
( 9 )
DE ACUERDO A LAS CAUSAS DE ORIGEN
DEL SINIESTRO
CONFIRMA LA REPARACIÓN TOTAL DE LOS DAÑOS Y LA FECHA DE ENTREGA DE LA
UNIDAD
VERIFICA LA ENTREGA DE LA UNIDAD EN LA FECHA
PROGRAMADA
1
¿FUE ENTREGADA LA UNIDAD REPARADA?
INVESTIGA LAS RAZONES DEL INCUMPLIMIENTO Y
GESTIONA LA ENTREGA DE LA UNIDAD
NO
INVESTIGA EL MONTO DEL DEDUCIBLE A PAGAR E
INFORMA EL MONTO QUE TIENE A CARGO EL VEHÍCULO
SI
ÁREA ADMINISTRATIVA
( 7A )
( 7A.1 )
( 7B )
( 7C )
( 9A )
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
ÁREA ADMINISTRATIVA
( 10 )
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
EXPEDIENTE DE SINIESTRO
OBTIENE, ELABORA Y RECABA FIRMA
1
1
O
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRONALES
ÁREA ADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
C
ÁREA ADMINISTRATIVA
1 2
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
COMPAÑÍA ASEGURADORA
RECIBE, REVISA LOS DATOS Y VERIFICA ESTÉN CORRECTOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES
DEL CHEQUE
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
PAGO DEL DEDUCIBLE
SOLICITA, RECIBE Y CONFIRMA LA ENTREGA-
RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO
1
( 7C.1 )
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
SOLICITA Y RECIBE
1
1
( 7C.2 )
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
PAGO DEL DEDUCIBLE
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO E INTEGRA
1
1
1
( 7C.3 )
( 7C.4 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
1F
( 11 )
( 12 )
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 12A.1 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1
( 12A.2 )
NO
SI
DIRIGIDO AL TESORERO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TESORERO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
( 14 ) OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
TURNA
O
1
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 16 )
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1
1
( 15 )
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 13 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 12A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 45PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
• El Jefe de Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, debe realizar el recorrido de inspecciónde daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho de ajustadores, así tambiénparticipar en la revisión de la información recabada del recorrido en mención.
• Una vez recibido el Oficio de desastre natural de la Secretaría de Protección Civil, donde el C. Gobernadorsolicita a las instancias federales la corroboración del desastre natural, el Jefe de Departamento de Seguros yFianzas debe notificar mediante Oficio a la compañía de seguros, la presencia del fenómeno en la Entidad, asícomo los Municipios afectados.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 46PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Recibe el Oficio de desastre natural en copia de la Secretaría deProtección Civil, donde el C. Gobernador solicita a las instanciasfederales la corroboración del desastre natural.
Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros enoriginal y copia y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Titular del Sector.
Envía el Oficio de notificación en original a la compañía de segurosy recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de corroboración del desastre natural por lasinstancias técnicas federales en copia de la Secretaría deProtección Civil.
Solicita y recibe el Acta de entrega de resultados en copia de laComisión Estatal de Rescate, Reconstrucción y Atención de Zonasde Desastre y Damnificados.
Recibe el Oficio de solicitud de desastre natural en copia de laSecretaría de Protección Civil, donde el C. Gobernador solicita alas instancias federales la emisión de declaratoria de desastrenatural.
Verifica en el Acta de entrega de resultados en copia, las cifras delos daños cuantificados en los sectores respectivos y determina sirebasa el deducible.
¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?
En caso de que la cuantificación de los daños no rebase eldeducible:
Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original y copia, encual se menciona la no reclamación de los daños por las cifras delos daños cuantificados, y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Titular del Sector.
Envía el Oficio de no reclamo por daños en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
7A.1
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 47PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
7A.2
7A.3
8.
9.
10.
10A.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Elabora el Expediente del desastre natural e integra lossiguientes documentos:- Oficio de desastre natural en copia.- Oficio de notificación en copia.- Oficio de corroboración en copia.- Acta de entrega de resultados en copia.- Oficio de solicitud de desastre natural en copia.- Oficio de no reclamo por daños en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel desastre natural.
Fin.
En caso de que la cuantificación de los daños rebase el deducible:
Elabora el Oficio de solicitud de información en original y copiadirigido a los sectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de solicitud de información en original a lossectores correspondientes y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información solicitada en original de los sectorescorrespondientes, analiza y verifica con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, si el contenido de la misma está completo.
¿Está completo el contenido de la Información solicitada?
En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:
Solicita y recibe la Información solicitada pendiente en original delos sectores correspondientes.
Continúa con la actividad No. 11.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 48PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
En caso de estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:
Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañía deseguros en original y copia, conforme a los montosproporcionados por los sectores afectados, y recaba visto buenodel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector.
Envía el Oficio de reclamación en original a la compañía de segurosy recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de designación de despacho de ajustadores enoriginal de la compañía de seguros, los cuales se harán cargo delajuste de la reclamación de daños.
Participa en coordinación con el Despacho de ajustadores en lostrabajos de ajuste del siniestro y recaba la Información necesaria.
Elabora el Oficio de soporte al monto de los daños reclamados enoriginal y copia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de soporte en original, la Información necesariaal Despacho de ajustadores, y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.
Elabora el Expediente de desastre natural e integra el Oficio desoporte en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión.
Recibe el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños entres tantos del Despacho de ajustadores y verifica si existe acuerdocon el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños.
¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 49PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de inconformidad en original y copia, integrandoinformación complementaria al ajustador, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de inconformidad en original y el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores, y recaba acusede recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deinconformidad en copia.
Continúa con la actividad No. 19.
En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.
¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?
En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia indicandolos errores u omisiones, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Entrega el Oficio de observaciones en original, el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Convenio de ajuste en tres tantos del Despacho deajustadores.
Continúa con la actividad No. 20.
19A.
19A.1
19A.2
20.
20A.
20A.1
20A.2
20A.3
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 50PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Recaba visto bueno en el Convenio de ajuste en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector
Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.
Pasa el tiempo.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos de la compañía de seguros.
Verifica si están correctos los datos del Cheque de indemnizacióny del Finiquito de pago en tres tantos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Finiquitode pago en tres tantos y el Cheque de indemnización a lacompañía de seguros, y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 23.
En caso de estar correctos los datos:
Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
21.
22.
23.
24.
24A.
24A.1.
24A.2.
25.
26.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 51PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido alTesorero, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio en original y el Comprobante de depósito de laindemnización en original del Tesorero.
Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información solicitada en original.- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de designación de despacho en original.- Oficio de entrega en copia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel desastre natural.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
27.
28.
29.
30.
31.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
OFICIO DE DESASTRE NATURAL
RECIBE
1
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA DE SEGUROS
OFICIO DE CORROBORACIÓN
RECIBE
1
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
COMISIÓN ESTATAL DE RESCATE, RECONSTRUCCIÓN Y
ATENCIÓN DE ZONAS DE DESASTRE Y DAMNIFICADOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL
RECIBE
1
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS REBASA EL
DEDUCIBLE?
NO
SUBDIRECTOR CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA DE SEGUROS
FIN
C
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SECTORES CORRESPONDIENTES
SECTORES CORRESPONDIENTES
¿ESTÁ COMPLETO EL CONTENIDO DE LA
INFORMACIÓNSOLICITADA?
NO
SECTORES CORRESPONDIENTES
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA DE SEGUROS
1
( 1 )
POR LAS INSTANCIAS
TÉCNICAS FEDERALES
( 4 )
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
SOLICITA Y RECIBE
1
( 5 )
( 6 )
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
VERIFICA LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS CUANTIFICADOS
1
( 7 )
( 7A.1 ) OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
OFICIO DE CORROBORACIÓN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
OFICIO DE DESASTRE NATURAL
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL E
INTEGRA
1
1
1
1
1
1
( 7A.2 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 7A.3 )
DIRIGIDO A LOS SECTORES
ASEGURADOS
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ANALIZA Y VERIFICA SI EL CONTENIDO ESTÁ
COMPLETO
O
( 10 )
CON EL SUBDIRECTORDE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
INFORMACIÓN SOLICITADA
SOLICITA Y RECIBE
O
( 10A )
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO
O
1
( 12 )
COMPAÑÍA DE SEGUROS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
PARTICIPA EN LOS TRABAJOS DE AJUSTE DEL SINIESTRO Y RECABA LA INFORMACIÓN
NECESARIA
( 14 )
OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO
RECIBE
( 13 )
O
EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 2 )
O-1
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 8 )
O-1
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 7A )
O-1
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 9 )
O-1
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 11 )
O-1
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 3 )
O-1
OFICIO DE SOPORTE
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 15 )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
DESPACHO DE AJUSTADORES
1
RECIBE INVITACIÓN Y PARTICIPA EN LA REUNIÓN
¿EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO DE AJUSTE?
NO
INTEGRANDO LA INFORMACIÓN
COMPLEMENTARIA DEL AJUSTADOR
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DESPACHO DE AJUSTADORES
1
1
SI
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS DEL CONVENIO DE
AJUSTE?
NOINDICANDO
LOS ERRORES U OMISIONES
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DESPACHO DE AJUSTADORES
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE
1-3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
2
2
SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
DESPACHO DE AJUSTADORES
( 18 )
CONVENIO DE AJUSTE
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 19A.1 )
1-3T
OFICIO SOPORTE
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL E
INTEGRA
1
( 17 )
OFICIO DE INCONFORMIDAD
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1
( 19A.2 )
CONVENIO DE AJUSTE
VERIFICA LOS DATOS
1-3T
( 20 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 20A )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1
( 20A.2 )
( 20A.3 )
CONVENIO DE AJUSTE
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
1-3T
( 21 )
DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
COMPAÑÍA DE SEGUROS
3
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE
1-3T
( 23 )
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS
1-3T
( 24 )
2
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE Y VERIFICA SI EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO
DE AJUSTE
1-3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
( 19 )
CONVENIO DE AJUSTE
DISTRIBUYE
1-3T
( 22 )
INFORMACIÓN NECESARIA
OFICIO SOPORTE
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 16 )
O
1
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 19A )
O-1
CONVENIO DE AJUSTE
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 20A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
2
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA DE SEGUROS
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1
3
NO
SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
( 24A.2 )
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
1-3T
( 25 )
DIRIGIDO AL TESORERO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TESORERO
TESORERO
EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN
OFICIO
RECIBE
O
O
DESPACHO DE AJUSTADORES, COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN
OFICIO
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1
O
1
O
1
O
O
( 29 )
( 30 )
( 31 )
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1-3T
( 26 )
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 27 )
O-1
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 28 )
O
1
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 24A )
O-1
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 24A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 55PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
• El Departamento de Administración de Riesgos debe integrar el Expediente del siniestro de acuerdo al tipo decobertura afectada.
Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupción volcánica.
Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro en copia certificada.- Presupuesto de reparación detallando los costos unitarios en un tanto.
Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los contenidos son
reparables.
Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes afectados.
Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación de las
actuaciones legales ante las autoridades.
Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado en original, explicando las causas y orígenes del
siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado en copia.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ENERO 2015 56PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado en original.- Comprobantes y Gastos médicos en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente en original.
En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado en original, detallando
los costos unitarios.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 57PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del áreaadministrativa afectada e informa del mismo a la compañíaaseguradora correspondiente.
Recibe de manera verbal el nombre del Despacho de ajustadoresdesignado para el caso, de la compañía aseguradora.
Realiza la verificación de los daños en coordinación con elDespacho de ajustadores, y entrevista y recaba información delsiniestro de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.
Solicita de manera verbal la elaboración del oficio correspondientepara la reclamación de siniestros al Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del oficiocorrespondiente para la reclamación de siniestros del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Elabora el Oficio informativo del siniestro en original y copiadirigido a la compañía de seguros, y recaba visto bueno delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Director General deAdministración a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Envía el Oficio informativo del siniestro en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.
Elabora el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada e integra el Oficio informativo del siniestro en copia yverifica si las cifras de las daños cuantificados rebasan el deducibleo los días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal?
En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:
Elabora el Oficio de no reclamación de daños indicando el motivoen original y copia, y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Director General de Administración a través delJefe de Departamento de Administración de Riesgos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8A.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 58PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
8A.1
8A.2
8A.3
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Envía el Oficio de no reclamación de daños en original a lacompañía de seguros y recaba acuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de no reclamaciónen copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
Fin.
En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal:
Elabora el Oficio de entrega de documentación en original ycopia, para el cobro de la indemnización, gastos médicos por dañosa terceros y/o reembolso de gastos médicos, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Integra la Documentación pertinente con la que se gestionará elcobro correspondiente.
Envía el Oficio de entrega de documentación en original y laDocumentación pertinente a la compañía de seguros, recabaacuse de recibo en el Oficio en copia, y notifica al Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Recibe de manera verbal la notificación de envío de ladocumentación correspondiente a la compañia de seguros delAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Pasa el tiempo.
Define las cifras del ajuste final en coordinación con el Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y las presentan al Despacho de ajustadores.
Participa en la reunión de verificación de daños con el Despacho deajustadores y con los representantes de las áreas afectadas, ypresenta las cifras de ajuaste final.
Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas.
¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 59PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
15A.
15A.1
15A.2
15A.3
15A.4
15A.5
16.
17.
18.
19
En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:
Convoca, reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.
Solicita de manera verbal la elaboración de la minuta de trabajo alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración de la minuta detrabajo del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.
Elabora la Minuta de trabajo en un tanto, estipulando losacuerdos convenidos en la reunión y el Oficio de informacióncomplementaria en original y copia, recaba firma en el Oficio delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de información complementaria en original alDespacho de ajustadores a través del Jefe del Departamento deAdministración de Riesgos y recaba acuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente del siniestro, la Minuta de trabajo en untanto y el Oficio de información complementaria en copia.
Continúa con la actividad No. 15.
En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:
Recibe los Resultados del ajuste del monto final de laindemnización en original del Despacho de ajustadores.
Pasa el tiempo.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Despacho de ajustadores.
Turna el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos yverifica si están correctos los datos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 60PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Cheque deindemnización, el Finiquito de pago en tres tantos a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 17.
En caso de estar correctos los datos:
Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Director General deAdministración.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la Compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del siniestro.
Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido alTesorero y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del Jefe delDepartamento de Administración de Riesgos.
19A.
19A.1.
19A.2.
20.
21.
22.
23.
24.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 61PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación en copia.- Resultados del ajuste en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de
indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
25.
26.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
ÁREA ADMINISTRATIVA
AFECTADA
RECIBE EL NOMBRE DEL DESPACHO DE AJUSTADORES
DESIGNADO
COMPAÑÍA ASEGURADORA
REALIZA LA VERIFICACIÓN DE LOS DAÑOS, ENTREVISTA Y RECABA INFORMACIÓN DEL
SINIESTRO
SUBDIRECTOR CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
COMPAÑÍA DE SEGUROS
¿LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS
REBASAN EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SAL. MÍN.
EN EL D.F.?
NO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR
GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
COMPAÑÍA DE SEGUROS
FIN
SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA DE SEGUROS
CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES Y CON LOS REPRESENTANTES DE LAS
ÁREAS AFECTADAS
DESPACHO DE AJUSTADORES
1
C
1
( 2 )
( 3 )
SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO PARA LA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS
( 4 )
DE MANERA VERBAL
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO
PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO
( 5 )
DE MANERA VERBAL
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 7 )
SI LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS REBASAN EL
DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SALARIO VIGENTE
EN EL D.F.
( 8A.1 )OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO, INTEGRA y
VERIFICA
( 8 )
1
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1
( 8A.2 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 8A.3 )
DE MANERA VERBAL
DE MANERA VERBAL
DOCUMENTACIÓN PERTINENTE
INTEGRA CON LO QUE SE GESTIONARÁ EL COBRO
( 10 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓNDE ENVÍO
( 12 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
DE MANERA VERBAL
DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTE FINAL Y LAS PRESENTA
( 13 )
PARTICIPA EN LA REUNIÓN DE VERIFICACIÓN DE DAÑOS
( 14 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
VERIFICA SI ESTÁ DE ACUERDO, EL DESPACHO DE
AJUSTADORES CON LAS CIFRAS PRESENTADAS
( 15 )
( 1 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO E INFORMA A
LA COMPAÑÍA ASEGURADORA
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CON EL SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁ DE ACUERDO EL DESPACHO DE AJUSTADORES
CON LAS CIFRAS?
NO
SI
CONVOCA, REÚNE A LOS REPRESENTANTES DE LAS
ÁREAS AFECTADASY ACLARAN LOS PUNTOS DE
DESACUERDO
( 15A )
SOLICITA LA ELABORACIÓN DE LA MINUTA DE TRABAJO
( 15A.1 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
DE MANERA VERBAL
2
EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE
AJUSTADORES
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 6 )
O-1
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 8A )
O-1
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 9 )
O-1
DOCUMENTACIÓN PERTINENTE
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
ENVÍA, RECABA ACUSE DE RECIBO Y NOTIFICA
( 11 )
O
1
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
DESPACHO DE AJUSTADORES
1
DESPACHO DE AJUSTADORES
DESPACHO DE AJUSTADORES
2
2
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE LA MINUTA DE TRABAJO
( 15A.2 )
ESTIPULANDO LOS ACUERDOS CONVENIDOS
EN LA REUNIÓN
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 15A.4 )
O
1
( 15A.5 )
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
MINUTA DE TRABAJO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1T
1
RESULTADOS DEL AJUSTE
RECIBE
O
( 16 )
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS
( 17 )
1-3T
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
TURNA
( 18 )
1-3T
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTO LOS DATOS
( 19 )
1-3T
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA DE SEGUROS
2
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DESPACHO DE AJUSTADORES, COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 19A )
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1
( 19.2 )
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
1-3T
( 20 )
ÁREA ASEGURADA
FIN
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DEL DEPÓSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE
O
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS( 24 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 26 )
ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DEL DEPÓSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
RESULTADOS DEL AJUSTE
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1
O
1
O
( 25 )
O-1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DE MANERA VERBAL
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1-3T
( 21 )
1
TESORERO
OFICIO DE ENTREGA
1
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
O
TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 23 )
( 15A.3 )
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
MINUTA DE TRABAJO
1T
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 22 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 19A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 64PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Eventual.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
• La Procuraduría Fiscal debe entregar al Departamento de Administración de Riesgos, las Actuaciones legalescorrespondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, debidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.
• El Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe solicitar la siguiente información a través de lossiguientes oficios:Oficio de solicitud dirigido al área afectada, solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del acto.
Oficio de información del fiado dirigido a la Subdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.
Oficio de aviso previo dirigido a la compañía afianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado (en caso de conocerse).- Monto reclamado (en caso de estar definido).- Fecha del descubrimiento del ilícito.
Oficio de solicitud de documentación dirigido a la Procuraduría Fiscal, solicitando las actuaciones legales contrael fiado.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía afianzadorala indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 65PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal instrucción del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, para presentar la reclamación respectiva a la compañíaafianzadora.
Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro einforma de manera verbal al Analista Administrativo de SegurosPatrimoniales, el siniestro y solicita la elaboración de ladocumentación correspondiente.
Recibe de manera verbal del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos, información del siniestro y la solicitudde elaboración de la documentación correspondiente.
Elabora los siguientes documentos:- Oficio de solicitud en original y copia.- Oficio de información del fiado en original y copia.- Oficio de aviso previo en original y copia.- Oficio de solicitud de documentación en original y copia.Y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.
Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en original al área afectada.- Oficio de información del fiado en original a la Subdirección de
Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en original a la compañía afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en original a la
Procuraduría Fiscal.Y recaba acuse de recibo en las copias.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información solicitada del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y de la Procuraduría Fiscal, yelabora el Expediente de reclamación e integra la Informaciónsolicitada.
Revisa el Expediente de reclamación y verifica si está completo.
¿Está completo el Expediente de reclamación?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 66PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
7A.
8.
9.
10.
11.
11A.
11B.
En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:
Solicita y recibe la Información requerida del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal,e integra al Expediente de reclamación.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar completo el Expediente de reclamación:
Elabora el Oficio de reclamación en original y copia, integra laDocumentación de la reclamación y recaba visto bueno y firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de reclamación en original a la CompañíaAfianzaora, recaba acuse de recibo en la copia y notifica de maneraverbal al Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.
Recibe de manera verbal la notificación de envío del Oficio dereclamación del Analista Administrativo de SegurosPatrimoniales.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de respuesta de la reclamación presentada enoriginal de la compañía afianzadora y verifica si procedió lareclamación presentada.
¿Procedió la reclamación presentada?
En caso de no haber procedido la reclamación presentada:
Analiza el Oficio de respuesta en original con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, y verifica si es factible solventar la improcedencia.
¿Es factible solventar la improcedencia?
En caso de no ser factible solventar la improcedencia:
Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio informativo alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 67PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
11B.1
11B.2
11B.3
11B.4
11B.5
11C.
11C.1
11C.2
11C.3
11C.4
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficioinformativo del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Elabora el Oficio informativo en original y copia, determinandoque la reclamación presentada es improcedente de acuerdo a lascondiciones generales de la compañía afianzadora, recaba vistobueno y firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio informativo en original al área afectada y recabaacuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de reclamación encopia, el Oficio de respuesta en originaly el Oficio informativo encopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.
Fin.
En caso de ser factible solventar la improcedencia:
Solicita y recibe la Documentación correspondiente del áreacorrespondiente.
Turna la Documentación correspondiente y solicita de maneraverbal la elaboración del Oficio de reclamación complementario alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe la Documentación correspondiente y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de reclamacióncomplementario del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Elabora el Oficio de reclamación complementado en original ycopia, recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de reclamación complementado en original juntocon la Documentación correspondiente a la compañíaafianzadora, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 68PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
11C.5
12.
12A.
12A.1
12A.2
12A.3
12A.4
13.
14.
Integra al Expediente de reclamación el Oficio de reclamacióncomplementado en copia.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de haber procedido la reclamación presentada:
Recibe el Cheque de indemnización de la compañía afianzadora yverifica si están correctos los datos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio de errores uomisiones al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficio deerrores u omisiones del Jefe de Departamento de Administraciónde Riesgos.
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia,recaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original y el Chequede indemnización a la compañía afianzadora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los datos:
Turna el Cheque de indemnización y solicita de manera verbal laelaboración del Oficio de entrega e integración del expediente alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.
Recibe el Cheque de indemnización y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de entrega e integración delexpediente del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 69PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elabora el Oficio de entrega dirigido al Tesorero en original ycopia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Integra al Expediente de reclamación los siguientes documentos:- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de respuesta en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de
indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la reclamación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
15.
16.
17.
18.
19.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOSSUBDIRECTOR CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
NOTIFICA LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO, E INFORMA DEL SINIESTRO Y SOLICITA LA
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
( 2 )
DE MANERA VERBAL
RECIBE INFORMACIÓN DEL SINIESTRO Y SOLICITUD DE
ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE
( 3 )
DE MANERA VERBAL
COMPAÑÍA AFIANZADORAANALISTA
ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DE MANERA VERBAL
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
( 1 )
RECIBE INSTRUCCIÓN PARA PRESENTAR LA
RECLAMACIÓN RESPECTIVA A LA COMPAÑÍA AFIANZADORA
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ELABORA E INTEGRA
( 6 )
ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMAOS Y DE LA
PROCURADURÍA FISCAL
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
REVISA Y VERIFICA SI ESTÁ COMPLETO
¿ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN?
NO
ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS Y/O PROCURADURÍA
FISCAL
SI
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ELABORA E INTEGRA
( 7A )
( 7 )
1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA, RECABA ACUSE DE RECIBO Y NOTIFICA
( 9 )
O
1
COMPAÑÍA AFIANZADORA
OFICIO DE RESPUESTA
RECIBE Y VERIFICA SI PROCEDIÓ
O
COMPAÑÍA AFIANZADORA
2
( 10 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓN DE ENVÍO DEL OFICIO DE RECLAMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN
( 11 )
DE MANERA VERBAL
¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓN PRESENTADA?
SI
3
COMPAÑÍA AFIANZADORA
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS
( 12 )
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE RESPUESTA
ANALIZA Y VERIFICA SI ES FACTIBLE SOLVENTAR LA
IMPROCEDENCIA
O
( 11A )
1
2
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE AVISO PREVIO
OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 5 )
1T
1F
1T
1T
1T
1F
1F
1F
ÁREA AFECTADA
DE MANERA VERBAL AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
SI
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
SEGUROS PATRIMONIALES
( 12A )
SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO DE ERRORES U
OMISIONES
3
4
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LA IMPROCEDENCIA?
NO
SI
( 11B )
SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO INFORMATIVO
NO
1
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
O-1
OFICIO DE AVISO PREVIO
O-1
OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
O-1
( 4 )
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
COMPAÑÍA AFIANZADORA
PROCURADURÍA FISCAL
DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, INTEGRA Y RECABA
O-1
( 8 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
FIN
C
2
OFICIO INFORMATIVO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 11B.3 )
ÁREA AFECTADA
OFICIO INFORMATIVO
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
1
O
1
( 11B.4 )
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
ORDENA
( 11B.5 )
ÁREA CORRESPONDIENTE
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
SOLICITA Y RECIBE
( 11C )SUBDIRECTOR DE
CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
2
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
1
( 11C.5 )
4
( 12A.1 )
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
3
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 12A.2 )
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
( 12A.4 )
1
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
TURNA Y SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO
DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTARIO
( 11C.1 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
TURNA Y SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO
DE ENTREGA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
( 13 )
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DIRIGIDO AL TESORERO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO
DE ENTREGA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
( 14 )
ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DE DÉPOSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECIBE
( 17 )
O
3
1
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 11B.1 )
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO
INFORMATIVO
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DETERMINANDO QUE LA RECLAMACIÓN ES
IMPROCEDENTE
COMPAÑÍA AFIANZADORA
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 12A.3 )
O
1C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN
ORDENA
( 19 )
COMPAÑÍA AFIANZADORA
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 11C.4 )
O
1
TESORERO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 16 )
O
1
ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DE DÉPOSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN
1
O
1
O
( 18 )
OFICIO INFORMATIVO
ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
O-1
( 11B.2 )
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO
DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTARIO
( 11C.2 )
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 11C.3 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS PATRIMONIALES
DE MANERA VERBAL
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 15 )
A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
ÁREA ASEGURADA
COPIA NO CONTROLADA
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
ENERO 2015 72PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
Periódica.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
• Las modificaciones a las Pólizas deben realizarse en los primeros 30 días a partir de la entrega de la misma, conformelo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.
• La cancelación de las Pólizas únicamente son procedentes cuando éstas estén debidamente finiquitadas, en casocontrario, el Departamento de Administración de Riesgos debe realizar el Oficio correspondiente comunicando a laDependencia la improcedencia de la misma.
• En el caso de vehículos, el Analista Administrativo de Registro y Control Patrimonial debe registrar en la Base dedatos de control: el número de póliza y el inciso correspondiente, así también lo relativo a otros bienes o fianzas deberegistrarse la modificación del endoso.
• En los movimientos de bajas, el Departamento de Administración de Riesgos, debe gestionar mediante Oficio, ladevolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como su devolución a la Dependenciacorrespondiente.
Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas de seguros y fianzas, con elfin de integrar la base de datos respectiva.
Ninguno.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 73PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente decontratación respectivo.
Analiza la información, obtiene los datos correspondientes y generala Base de datos de control con base en el Expediente decontratación.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de solicitud de gestión en original y laDocumentación soporte de las Dependencias del Poder Ejecutivo através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos,verifica el Oficio y determina si el tipo de solicitud es pormodificación de datos o por una alta o baja.
¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta o baja?
En caso de ser por modificación de datos:
Prepara la Documentación soporte, elabora el Oficio demodificación a la compañía correspondiente en original y copia,señalando los errores o cambios, y recaba visto bueno y firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.
Envía el Oficio de modificación en original junto con laDocumentación soporte a la compañía correspondiente y recabaacuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los Documentos de endoso con los cambios solicitados de lacompañía correspondiente a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.
¿Están correctos los Documentos de endoso?
En caso de no estar correctos los Documentos de endoso:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
3B.
3B.1.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 74PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
3B.2.
3C.
3C.1.
3C.2.
3C.3.
3C.4.
3C.5.
4.
5.
Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 3A.2.
En caso de estar correctos los Documentos de endoso:
Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Obtiene copia de los Documentos de endoso.
Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de endoso a la Dependencia correspondiente a travésdel Jefe de Departamento de Administración de Riesgos y recabaacuse de recibo en las copias.
Accesa y registra en la Base de datos de control la modificacióncorrespondiente.
Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de modificación en copia.- Documentos de endoso en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.
Fin.
En caso de ser una alta o baja:
Elabora el Oficio de solicitud de alta o baja a la compañíacorrespondiente en original y copia, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.
Envía a la compañía correspondiente, el Oficio de solicitud enoriginal, junto con la Documentación soporte y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
ENERO 2015 75PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recibe los Documentos de la alta o baja de la compañíacorrespondiente a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.
¿Están correctos los Documentos?
En caso de no estar correctos los Documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, y recabafirma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de estar correctos los Documentos:
Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Obtiene copia de los Documentos de la alta o baja.
Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de la alta o baja a la Dependencia correspondiente, yrecaba acuse de recibo en las copias.
Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.
Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de solicitud de baja o alta en copia.- Oficio de contestación en copia.- Documentos de la alta o baja en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.
6.
6A.
6A.1
6A.2
7.
8.
9.
10.
11.
12.
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
C
DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO
¿LA SOLICITUD ES POR MODIFICACIÓN DE DATOS O
POR UNA ALTA O BAJA?
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
NO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
1
1
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
C
FIN
MODIFICACIÓN DE DATOS
1
ALTA O BAJA
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
OBTIENE
( 1 )
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
ANALIZA LA INFORMACIÓN, OBTIENES LOS DATOS CORRESPONDIENTES Y
GENERA
BASE DE DATOS DE CONTROL
( 2 )
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA EL TIPO DE
SOLICITUD
1T
( 3 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
RECIBE CON LOS CAMBIOS SOLICITADOS Y VERIFICA SI
ESTÁN CORRECTOS
( 3A.2 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 3B.1 )
( 3B.2 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OBTIENE
1
( 3C.1 )
ACCESA Y REGISTRA LA MODIFICACIÓN
CORRESPONDIENTE
BASE DE DATOS DE CONTROL
( 3C.3 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OFICIO DE MODIFICACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
O
1
1
( 3C.4 )
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
ORDENA
( 3C.5 )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUEMNTOS DE ENDOSO?
SI
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 4 )
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 3C )
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE MODIFICACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 3A.1 )
O
1
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 3B )
OFICIO DE MODIFICACIÓN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-1
PREPARA, ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
( 3A )
( 3C.2 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
1
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ENERO 2015
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
1
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
1
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
NO
SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
1
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
C
FIN
DOCUMENTOS
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
( 6 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 6A.1 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
( 6A.2 )
DOCUMENTOS
OBTIENE
1
( 8 )
ACCESA Y REGISTRA
BASE DE DATOS DE CONTROL
( 10 )
DOCUMENTOS
OFICIO DE CONTESTACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
O
1
1
( 11 )
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
ORDENA
( 12 )
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
( 5 )
O
1
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 7 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA
O-1
( 6A )
( 9 )
DOCUMENTOS
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
1
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
ENERO 2015 78PÁG.
MTRO. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
LRI. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
LIC. PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Elaborado y autorizado en enero de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
COPIA NO CONTROLADA