de procedimientos manual · distribuye el oficio de requerimiento de información de la siguiente...

Diciembre 2014Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

SE/DGCG/SSA-P-02-A3

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Subsecretaría de EgresosDirección General de Contabilidad GubernamentalSubdirección de Seguimiento de Auditorías

Ejecutivo de Proyectos de Seguimiento deAuditorías Federales

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ÍNDICE

Subdirección de Seguimiento de AuditoríasManual de Procedimientos

DICIEMBRE 2014

Presentación

Estructura Orgánica del Área ................................................................................................................................................. 1

Simbología de Diagramas ......................................................................................................................................................... 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Ejecutivo de Proyectos de Seguimiento de Auditorías Federales

Seguimiento a los requerimientos de información, solicitadospor los entes fiscalizadores, durante los procesos de las AuditoríasFederales (Planeación, Ejecución, Atención, Solventación y Atencióndel Informe de Resultados) y atendidos por las áreas responsables............................................................................. 4

Firmas de Autorización ............................................................................................................................................................. 10

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Subdirección de Seguimiento de AuditoríasManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

DICIEMBRE 2014

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Ejecutivo de Proyectos de Seguimiento de AuditoríasFederales ofrece una respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describenbrevemente los componentes que lo integran:

Estructura Orgánica del Área: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual encuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elEjecutivo de Proyectos del área, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.

Firma de validación del proceso.

Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

Diagrama correspondiente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA


1PÁG.DICIEMBRE 2014

EJECUTIVO DEPROYECTOS DE

SEGUIMIENTO DEAUDITORÍAS DE LACUENTA PÚBLICA Y

SEFIPLAN

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

UNIDAD DE GÉNEROUNIDAD DE ACCESO A LAINFORMACIÓN PÚBLICA

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERAL DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERAL DEINVERSIÓN PÚBLICA

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

SUBDIRECCIÓN DEANÁLISIS E INTEGRACIÓNDE LA CUENTA PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

COORDINACIÓN DEASESORES

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DE

AUDITORÍAS

EJECUTIVO DEPROYECTOS

DE SEGUIMIENTO DEAUDITORÍASFEDERALES

ANALISTACONTABLE DE

SEGUIMIENTO DEAUDITORÍAS FEDERALES

COORDINADAS

ANALISTACONTABLE DE


A RECURSOSCONVENIDOS

ANALISTACONTABLE DE

SEGUIMIENTO DEAUDITORÍAS FEDERALESA RECURSOS ESPECIALES

ANALISTACONTABLE DE


A RECURSOSTRANSFERIDOS

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2PÁG.

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

DICIEMBRE 2014

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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3PÁG.

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

DICIEMBRE 2014

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE SEGUIMIENTODE AUDITORÍAS FEDERALES

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NORMAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA


OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

FIRMA DE VALIDACIÓN

4PÁG.

ES RESPONSABILIDAD DEL EJECUTIVO DE PROYECTOS DE SEGUIMIENTO DEAUDITORÍAS FEDERALES LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

DICIEMBRE 2014

El seguimiento a la atención de los requerimientos de información durante los procesos de las auditoría deben llevarsea cabo durante todo el año.

La Información requerida por los entes fiscalizadores debe solicitarse a las diversas áreas reponsables de su emisión,administración o atribución, de acuerdo a la etapa del proceso en que se solicite.

La veracidad de la Información que se entregue a los entes fiscalizadores es responsabilidad de cada una de las áreas,dependencias y entidades que la envían.

La entrega de Información debe cumplirse en tiempo y forma que establezcan los entes fiscalizadores, siempre ycuando las instancias correspondientes en la atención, cumplan con los requerimientos de información solicitados.

La atención de los requerimientos de información durante los procesos de las auditorías federales corresponde a lasáreas responsables y deberá apegarse a lo señalado en la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación,así como de la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz.

El Ejecutivo de Proyectos de Seguimiento de Auditorías Federales debe generar cuatro o cinco copias de Oficios comomáximo dependiendo del ente fiscalizador de que se trate, es decir, la Auditoría Superior de la Federación y/oSecretaría de la Función Pública.

Seguimiento a los requerimientos de información, solicitados por los entes fiscalizadores, durante los procesos de lasAuditorías Federales (Planeación, Ejecución, Atención, Solventación y Atención del Informe de Resultados) y atendidospor las áreas responsables.

Dar seguimiento correspondiente a los requerimientos de información de las auditorías llevadas a cabo por la AuditoríaSuperior de la Federación y aquellas realizadas por la Secretaría de la Función Pública, así como a la documentación proporcionadapor las áreas responsables de la atención de los mismos.

Semanal.

Con los procedimientos inherentes a la asignación, administración, ejercicio y comprobación de los recursos federales yestatales asignados a las dependencias y entidades; así como los correspondientes a las áreas de la SEFIPLAN.

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ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD


Ejecutivo de Proyectos deSeguimiento de AuditoríasFederales.

1.

2.

3.

4.

5.

5A.

Recibe Oficio del requerimiento de información para la planeación,inicio de auditoría y atención de observaciones de las AuditoríasFederales en original, según sea el caso, a través del Subdirector deSeguimiento de Auditorías, enviado por la Contraloría General o entefiscalizador correspondiente, con el Anexo de solicitud de informaciónen un tanto, en su caso.

Clasifica los requerimientos y elabora Oficio de requerimiento deinformación en original y cinco copias para las áreas de la SEFIPLAN yen su caso Dependencias, Entidades y Fideicomisos, donde se señala elplazo de entrega de la solicitud de información, somete a revisión delSubdirector de Seguimiento de Auditorías y recaba firma deautorización del Director General de Contabilidad Gubernamental.

Obtiene una copia del Anexo en un tanto, en su caso.

Distribuye el Oficio de requerimiento de información de la siguientemanera, recabando acuse de recibo en la quinta copia:

- Original y una copia del Anexo, en su caso, al área correspondiente que atienda el requerimiento.- Primera copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Segunda copia a la Contraloría General.- Tercera copia al Subsecretario de Egresos.- Cuarta copia al Órgano de Interno de Control en la SEFIPLAN.- Quinta copia, junto con el Anexo en un tanto y el Oficio del requerimiento de información para la planeación, inicio de auditoría y atención de observaciones de las Auditorías Federales en original al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Verifica si recibió la información solicitada del área correspondiente.

¿Recibió la información solicitada?

En caso de no recibir la información solicitada:

Verifica si la información solicitada corresponde a otra área.

¿La información corresponde a otra área?


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Ejecutivo de Proyectos deSeguimiento de AuditoríasFederales. 5B.

5B.1.

5C.

6.

6A.

En caso de que la información no corresponda a otra área:

Elabora Oficio reiterativo de requerimiento de información original ycinco copias al área responsable, señalando la omisión y plazo para supresentación, somete a revisión del Subdirector de Seguimiento deAuditorías y recaba firma de autorización del Director General deContabilidad Gubernamental.

Distribuye el Oficio reiterativo de requerimiento de información de lasiguiente manera, recabando acuse de recibo en la quinta copia:

- Original al área correspondiente que atienda el reiterativo.- Primera copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Segunda copia a la Contraloría General .- Tercera copia al Subsecretario de Egresos.- Cuarta copia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Quinta copia al archivo cronológico temporal.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de que la información corresponda a otra área:

Determina en coordinación con el Subdirector de Seguimiento deAuditorías y/o Director General de Contabilidad Gubernamental alárea responsable de su atención.


En caso de recibir la información solicitada:

Recibe del área correspondiente, la Información en original y/o enmedio electrónico y verifica si está completa la información.

¿Está completa la información?

En caso de no estar completa la Información:

Requiere y recibe del área correspondiente la Información faltante enoriginal.

Continúa con la actividad No. 7


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En caso de estar completa la Información:

Obtiene una copia de la Información en original.

Elabora Oficio de entrega de información en original y cuatro copiaspara la Contraloría General, ente fiscalizador o Despacho de Auditoría,en su caso, y somete a revisión del Subdirector de Seguimiento deAuditorías y recaba firma del Director General de ContabilidadGubernamental.

Distribuye el Oficio de entrega de información de la siguiente manera,recabando acuse de recibo en la cuarta copia:

- Original, junto con la Información en original, en su caso a la Contraloría General o ente fiscalizador correspondiente.- Primera copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Segunda copia al Subsecretario de Egresos.- Tercera copia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Cuarta copia, junto con la Información en copia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe del ente fiscalizador el Oficio de notificación en original delresultado de la atención del requerimiento de información y verifica sise solventaron los requerimientos.

¿Se solventaron los requerimientos de información?

En caso de no solventar los requerimientos de información:

Ordena y archiva de manera cronólogica temporal el Oficio denotificación en original.


En caso de solventar los requerimientos de información:

Determina como solventado los requerimientos de información yarchiva de manera cronológica temporal el Oficio de notificación enoriginal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Ejecutivo de Proyectos deSeguimiento de AuditoríasFederales.


7.

8.

9.

10.

11.

12.

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INFORMACIÓN

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS FEDERALES

OFICIO DEL REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

ANEXO

( 2 )

( 3 ) ANEXO

OBTIENE

1T

1

ANEXO

OFICIO DEL REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

O

RECIBE

INICIO

( 1 )

PARA LA PLANEACIÓN,INICIO DE AUDITORÍA Y

ATENCIÓN DEOBSERVACIONES DE LASAUDITORÍAS FEDERALES

1T

OFICIO DE REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

CLASIFICA, ELABORA,SOMETE A REVISIÓN Y

RECABA FIRMA

O

1-6

-SUBDIRECTOR DESEGUIMIENTO DEAUDITORÍAS-DIRECTOR GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

PARA LAS ÁREASADMINISTRATIVAS DE LASEFIPLAN Y EN SU CASO

DEPENDENCIAS, ENTIDADESY FIDEICOMISOS

2

3

( 4 ) OFICIO DE REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

O

1

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO

1

SECRETARIO DE FINANZASY PLANEACIÓN

SUBSECRETARIO DEEGRESOS

ÁREA CORRESPONDIENTEQUE ATIENDA ELREQUERIMIENTO

ANEXO

4

5

ÓRGANO INTERNO DECONTROL EN LA SEFIPLAN

VERIFICA SI RECIBIÓ LAINFORMACIÓN SOLICITADA

DEL ÁREACORRESPONDIENTE

( 5 )

¿RECIBIÓ LA INFORMACIÓNSOLICITADA?

NO

SIÁREA

CORRESPONDIENTE

RECIBE Y VERIFICA

INFORMACIÓN

MEDIO ELECTRÓNICO:INFORMACIÓN

( 6 )

O

C

1T

O

VERIFICA SI CORRESPONDE AOTRA ÁREA

( 5A )

¿LA INFORMACIÓNCORRESPONDE A OTRA

ÁREA?

NO

SI

1

DETERMINA

( 5C )

EN COORDINACIÓN CON ELSUBDIRECTOR DESEGUIMIENTO DE

AUDITORÍAS Y/O DIRECTORGENERAL DE

CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

2

¿ESTÁ COMPLETA LAINFORMACIÓN?

NOREQUIERE Y RECIBE

( 6A. )

3

3

SI

INFORMACIÓN

OBTIENE

( 7 )

O

1

1

DICIEMBRE 2014

SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN, SOLICITADOS POR LOS ENTES FISCALIZADORES, DURANTE LOS PROCESOS DE LAS AUDITORÍAS FEDERALES (PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, ATENCIÓN, SOLVENTACIÓN

Y ATENCIÓN DEL INFORME DE RESULTADOS) Y ATENDIDOS POR LAS ÁREAS RESPONSABLES.

CONTRALORÍA GENERAL

A TRAVÉS DELSUBDIRECTOR DESEGUIMIENTO DE

AUDITORÍAS

ENTE FISCALIZADOR

ÁREACORRESPONDIENTE

O

OFICIO REITERATIVO DEREQUERIMIENTO DEINFORMACIÓN

O

1-6

ELABORA Y SOMETE AREVISIÓN Y RECABA FIRMA

DE AUTORIZACIÓN

( 5B )


2

3

OFICIO REITERATIVO

O

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBIDO

1



ÁREA CORRESPONDIENTEQUE ATIENDA EL

REITERATIVO

4

5

CONTRALORÍA GENERAL


( 5B.1. )

C1

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OFICIO DENOTIFICACIÓN


SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN, SOLICITADOS POR LOS ENTES FISCALIZADORES, DURANTE LOS PROCESOS DE LAS AUDITORÍAS FEDERALES (PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, ATENCIÓN, SOLVENTACIÓN

Y ATENCIÓN DEL INFORME DE RESULTADOS) Y ATENDIDOS POR LAS ÁREAS RESPONSABLES.

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS FEDERALES

DICIEMBRE 2014

1

OFICIO DE ENTREGA DEINFORMACIÓN

ELABORA, SOMETE AREVISIÓN Y RECABA FIRMA

( 8 )

O

1-6

PARA EL ENTEFISCALIZADOR

CORRESPONDIENTE O PARAEL DESPACHO DE

AUDITORÍA, EN SU CASO


INFORMACIÓN

2

3

( 9 ) OFICIO DE ENTREGA DEINFORMACIÓN

O

O

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO

1

4


CONTRALORÍA GENERAL OENTE FISCALIZADORCORRESPONDIENTE

INFORMACIÓN

C



RECIBE Y VERIFICA

( 10 )

¿SE SOLVENTARON LOSREQUERIMIENTOS DE

INFORMACIÓN?

NO

SI

2DETERMINA COMO

SOLVENTADO

( 12 )

FIN

1

ENTE FISCALIZADOR

O

O


ORDENA

( 11 )

O

C

C

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



C.P. JORGE JARAMILLO MÉNDEZDIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

C.P.C. CARLOS AGUIRRE MORALESSUBSECRETARIO DE EGRESOS

L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

LIC. CARLOS HERNÁNDEZ MARTÍNEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



L.R.I. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

L.E. NAÚ CESSA FIGUEROASUBDIRECTOR DE SEGUIMIENTO

DE AUDITORÍAS

Elaborado y autorizado en diciembre de 2014Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

C.P. MIGUEL GERARDO DEL HOYOEJECUTIVO DE PROYECTOS DE SEGUIMIENTO DE

AUDITORÍAS FEDERALES

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