de correspondencia capítulo 1. guÍa ventanillas

1

Capítulo 1. GUÍA VENTANILLASDE CORRESPONDENCIA

Versión 2.0

Guía de Usuario

Ventanillas de Correspondencia

Septiembre de 2020

GUÍA VENTANILLAS DE CORRESPONDENCIA

2

1.1. INTRODUCCIÓNA continuación, se presenta la guía de socialización para el módulo Ventanillas deCorrespondencia. Este documento hace referencia al diligenciamiento de la ventani-lla Radicar Correspondencia de Entrada y a la opción Reimprimir Sticker de Ra-dicación mediante la herramienta Forest BPMS.

Desde el componente debe visualizarse en los siguientes navegadores:

• Google Chrome "Versión 67.0.3396.99 (Build official) (64 bits)".

• Firefox "Versión 60.0.2 (64-bit)".

1.2. RADICAR CORRESPONDENCIA DE EN-TRADAEsta pestaña permite radicar los documentos externos (entrada) recibidos por la en-tidad.

Ingrese al sistema Forest Workplace con usuario y contraseña.

Ubíquese en el módulo Ventanillas de Correspondencia y haga clic sobre la opción"Radicar Correspondencia de Entrada".

Nota: El usuario debe estar asociado a un rol que tenga permiso para radicar (FO-REST - Config).


3

Una vez ingrese, el sistema muestra la ventana para seleccionar el Canal y Mediode Entrada.

Seleccionar Canal y Medio de Entrada

Esta ventana permite ingresar el canal y medio de entrada con el cual el usuario au-tenticado va a registrar todas las radicaciones de entrada.

Nota: Todas las radicaciones generadas para el usuario autenticado quedan asocia-das al canal y medio de entrada seleccionado. En caso de necesitar trabajar con in-formación diferente, el usuario debe volverse a autenticar en el sistema y seleccionarnueva información para radicar.

Canal: Campo tipo lista y obligatorio. El sistema muestra en la lista los canales activospreviamente configurados en el módulo "Parámetros de Correspondencia>ConfigurarCanales y Medios de Envío".

Medio de Entrada: Campo tipo lista y obligatorio. El sistema muestra en la lista losmedios de envío activos asociados al canal previamente ingresado y que estén confi-gurados en el módulo "Parámetros de Correspondencia>Configurar Canales y Mediosde Envío".

Nota: No se muestran los medios de envío de fuente indefinida ni el medio de envíoconfigurado para usar en las radicaciones realizadas en la ventanilla virtual (esta pa-rametrización se realiza en el módulo "Parámetros de Correspondencia>ConfigurarCanales y Medios de Envío" con el check 'Ventanilla Virtual').

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón "Continuar".


4

El sistema almacena la información y expone el siguiente mensaje:

El sistema cambia la vista y muestra las siguientes secciones: Caracterizar Usua-rio, Terceros MIRAVÉ, Tipo de Radicado, Solicitud en Audio, Asunto, SolicitudesAnteriores (deshabilitado), Soporte de Documentos y Medio de Respuesta.

CARACTERIZAR USUARIO

Este botón permite abrir la ventana emergente con el formulario de caracterizacióndel ciudadano para crear, consultar y/o actualizar el tercero remitente de la radicación(carga directamente el formulario del caracterizador).

Nota1: Será visible y estará habilitado únicamente cuando la propie-dad "corr.HabilitarTecerosCaracterizadorVC" tenga configurado el valor "true".

Nota2: Cuando el caracterizador se encuentre caído, el administrador del sistema,debe configurar el valor true para la propiedad "corr.HabilitarTecerosForestVC", conel fin de habilitar el botón "Tercero MIRAVÉ", que permite gestionar los terceros direc-tamente en MIRAVÉ y así, no bloquear la radicación.

En la vista inicial todos los campos del Caracterizador están inhabilitados, excepto"Teléfono Fijo" y "Teléfono Móvil".

Para abrir la ventana del Caracterizador de Usuario, haga clic sobre el botón.


5

Terminado el proceso de Caracterización del Ciudadano para el tercero, el sis-tema guarda la información del tercero caracterizado. Ejecuta la regla de Nego-cio: RN_VC_005: Guardar_Tercero y ejecuta la regla de Negocio: RN_VC_010:Guardar_Coordenadas_Dir.

TERCERO MIRAVÉ

Este botón permite abrir la ventana emergente donde se carga el formulario del mó-dulo "Crear y/o Editar Terceros" que permite buscar, crear y/o editar terceros desdeMIRAVÉ.


6

Nota: Solo estará habilitado únicamente cuando la propiedadcorr.HabilitarTercerosForestVC tenga el configurado el valor true.

Para abrir la ventana de Tercero MIRAVÉ, haga clic sobre el botón:

Terminado el proceso de gestionar Tercero en MIRAVÉ, el sistema guarda la informa-ción del tercero. Ejecuta la regla de Negocio: RN_VC_005: Guardar_Tercero. Ejecutala Regla de Negocio RN_VC_010: Guardar_Coordenadas_Dir.

El sistema precarga la siguiente información de acuerdo con los datos traídos delcaracterizador o el módulo de tercero de MIRAVÉ (no editable): Número de Identi-ficación, Razón Social, Sede, Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apelli-do, Segundo Apellido, Dirección, País, Departamento, Ciudad y Correo Electró-nico. Y carga los siguientes datos editables Teléfono Fijo, Teléfono Móvil

El sistema precarga la siguiente información de acuerdo con los datos traídos delcaracterizador (no editable): Número de Identificación, Razón Social, Sede, PrimerNombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Teléfono Fijo,Teléfono Móvil, Dirección, País, Departamento, Ciudad y Correo Electrónico.

Notas:

• Si el campo Número de Identificación corresponde a una persona Natural, pre-carga el número de identificación, si es una persona Jurídica, precarga el NIT.

• El campo Razón Social es visible únicamente cuando el tercero gestionado esuna persona Jurídica.

• El campo Sede es visible únicamente cuando el tercero gestionado es una per-sona Jurídica.

• Si inicialmente en el campo "Dirección de Notificación" no se ha registrado yguardado información, el sistema precarga la misma información del campo Di-rección.


7

• Si el tercero remitente tiene solicitudes anteriores, el sistema habilita la sección"Solicitudes Anteriores".

Persona Natural:

Persona Jurídica:

RADICAR SOLICITUD ANÓNIMA

Este campo permite radicar el documento como un tercero anónimo.


8

Al marcar el check, el sistema ejecuta las siguientes acciones:

• El sistema valida que el tercero "Anónimo" (al que quedan vinculadas todas las ra-dicaciones anónimas) se encuentre creado en el sistema y éste configurado en lapropiedad "corr.TerceroAnonimo". De NO ser así, expone el mensaje informativo:

"El tercero genérico anónimo no está creado y/o no se encuentra configuradoen el sistema, es requerido que exista para poder radicar una solicitud anónima.Comuníquese con el administrador".

• Deshabilita el botón de "Caracterizar Usuario" y el botón "Tercero MIRAVÉ"

• Deshabilita y precarga en todos los campos el texto "No Aplica - Anónimo".

• Oculta el botón "Ingresar" del campo "Dirección de Notificación".

• En la sección "Medio de Respuesta" deshabilita el campo "Autoriza envío de res-puesta por Correo Electrónico y Mensaje de Texto".

Ingresar Dirección de Notificación:

Haga clic sobre el botón "Ingresar".


9

El sistema muestra la ventana "Ingresar Dirección" para registrar la información. Loscampos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

Nota1: Al abrir la ventana, el sistema precarga la siguiente información (editable): Tipode Dirección = Urbana, País = Colombia, Departamento = Valle del Cauca y Ciudad= Cali. En este escenario el sistema muestra y habilita el botón "Buscar Dirección".

Nota2: En caso de haber ingresado cualquier combinación de opciones diferentes ala descrita anteriormente, el sistema habilita el campo "Dirección de Notificación" yoculta el botón "Buscar Dirección".


10

Tipo de Dirección: Campo tipo lista. El sistema muestra en la lista las opciones:Urbana y Rural.

País: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar el país asociado a la dirección.El sistema muestra los países que se encuentren configurados. Realice la búsquedapor el nombre.

Departamento: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar el departamentoasociado al país seleccionado. El sistema muestra los departamentos asociados alpaís seleccionado y que se encuentren configurados. Realice la búsqueda por el nom-bre.

Ciudad: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar la ciudad asociada a la di-rección. El sistema muestra las ciudades asociadas al país y/o departamento ingre-sados y que se encuentren configuradas. Realice la búsqueda por el nombre.

Dirección de Notificación: Campo tipo alfanumérico. Este campo estará habilitadopara su edición, cuando NO esté seleccionada la combinatoria precargada al abrir laventana. Es obligatorio de diligenciar cuando se encuentre habilitado.

Luego de ingresar la información, haga clic sobre el botón Aceptar para almacenar ladirección de notificación ingresada y cerrar la ventana.

Nota: Si hace clic en la opción "Cerrar" (x), el sistema cierra la ventana y no guardala información registrada.

El sistema precarga el campo "Dirección de Notificación" con la dirección ingresadaen la ventana.


11

Buscar Dirección: Campo tipo botón.

Nota: Este botón es visible y estará habilitado cuando esté seleccionada la combina-ción al abrir inicialmente la ventana. Es obligatorio cuando se encuentre habilitado.

Al hacer clic sobre el botón, el sistema direcciona al usuario a la ventana del localizadorestablecido para la captura y manejo de direcciones del municipio de Cali.

Realice la búsqueda por: "Número Predial Nacional" o "Dirección".

Número Predial Nacional:

Seleccione la opción y registre el número (campo autocompletar). Al realizar la bús-queda, el sistema muestra el número del predial y la dirección correspondiente.


12

Al seleccionar el registro, el sistema precarga tanto el número predial como la direc-ción. En este caso, el campo "Dirección" queda no editable.

Responda SI o NO a la pregunta ¿El número predial nacional y la dirección co-rresponde a la de su predio?

Cuando responde SI, el sistema precarga en la ventana inicial, la dirección seleccio-nada.

Dirección:

Seleccione la opción y registre la dirección (campo autocompletar). El sistema muestrala dirección y el número del predial correspondiente.


13

Una vez seleccione el registro, el sistema precarga los dos campos. En este caso, elcampo del predial queda no editable. Responda SI a la pregunta para que el sistemaprecargue en la ventana inicial, la dirección seleccionada.

Nota: Si el número predial nacional y la dirección NO corresponde a la del predio (op-ción NO de la pregunta), con cualquiera de las dos búsquedas, el sistema dispone lasiguiente ventana para diligenciar la información:


14

TIPO DE RADICADO

Tipo de Radicado: Permite seleccionar el tipo de radicado para la radicacióndel documento (obligatorio). El sistema muestra en la lista los tipos de radi-cados activos que se encuentren configurados en el módulo "Parámetros deCorrespondencia>Administrar Tipos de Radicado".


15

Subtipo de Radicado: Este campo se habilita al seleccionar el tipo de radicado ymuestra los subtipos asociados al tipo de radicado seleccionado.

Nota1: Aplica únicamente para tipos de radicados que NO estén categorizados co-mo Trámites y Servicios (categoría con código: TRS).

Nota2: Al seleccionar el subtipo de radicado (aplica solo para las Tutelas -categoríacon código: AT o Denuncias - categoría con código: DN), el sistema valida que tengaconfigurada una dependencia responsable de la atención. De NO ser así, expone elsiguiente mensaje informativo:

"El tipo de radicado [Nombre Subtipo Tutela] no tiene configurada una dependenciapara atender la gestión. Seleccione por favor una dependencia responsable".

• Si selecciona un tipo de radicado categorizado como una PQRS (categoría concódigo: PQ), el sistema muestra el campo "Observaciones".

• Al seleccionar un tipo de radicado categorizado como un Trámite y Servicio (ca-tegoría con código: TRS), el sistema muestra y habilita los campos: Trámite yDocumentos Requeridos.


16

• Al seleccionar un tipo de radicado categorizado como un Formulario (categoríacon código: FR), el sistema muestra y habilita los campos: Formulario Nro. yValidar.

Observaciones: Campo tipo alfanumérico y obligatorio. Permite ingresar las obser-vaciones de la PQRS.

Nota: Aplica únicamente para tipos de radicados categorizados como PQRS (catego-ría con código: PQ).

Trámite: Campo de modo autocompletar y obligatorio. Permite ingresar el trámite alque se va a asociar el documento. El sistema muestra los trámites asociados al tipode radicado seleccionado. Realice la búsqueda por código o nombre.

Documentos Requeridos: Muestra la lista de documentos requeridos para la radica-ción del trámite y servicio seleccionado (tipo check). Seleccione el (los) documento(s)según corresponda.

Nota: Se habilita si el tipo de radicado categorizado como un trámite y ser-vicio, o Formulario tiene la categoría configurada para la visualización de lis-ta de requisitos de acuerdo a lo configurado en el módulo "Parámetros deCorrespondencia>Configurar Tipos de Radicado>Configurar Categorías del Radica-do".


17

Formulario Nro: Campo tipo numérico y obligatorio. Permite ingresar el número delformulario que se requiere validar. Ingrese números enteros positivos mayores a cero.

Nota: Aplica únicamente para tipos de radicados categorizados como "Formula-rios" (para los que tengan categoría con código: FR).

Validar: Este botón permite verificar la validez del número de formulario ingresado,consumiendo el servicio (REST) expuesto por MEDIOS MAGNÉTICOS.

Nota1: Aplica únicamente para tipos de radicados categorizados como "Formula-rios" (para los que tengan categoría con código: FR).

Nota2: Este botón únicamente estará habilitado cuando la propie-dad "corr.RadicarSinMedios" tenga el valor de "false".

Al hacer clic sobre el botón, el sistema valida el número de formulario ingresado eje-cutando la Regla de Negocio: "RN_VC_009: Validar_Formulario" (puntos No. 1 y 2).

Nota3: Cuando el servicio de medios magnéticos que permite validar el formulariose encuentre caído, el administrador del sistema debe configurar el valor "true" parala propiedad "corr.RadicarSinMedios", con el fin de permitir realizar la radicación sinvalidar el número de formulario ingresado.

Nota2: El sistema valida que el formulario seleccionado tenga configurada una de-pendencia responsable de la atención. De no ser así, habilita el campo "DependenciaDestino" para su edición y expone el siguiente mensaje informativo:


18

"El formulario [Nombre Subtipo Radicado] no tiene configurada una dependencia paraatender la gestión. Seleccione por favor una dependencia responsable".

Dependencia Destino: Campo de modo autocompletar y obligatorio (cuando se en-cuentre habilitado). Corresponde a la dependencia destino responsable de atender lasolicitud.

Nota1: Este campo NO es editable para los tipos de radicado que tengan configuradaun responsable de la atención directa de dichas solicitudes en el módulo "Paráme-tros de Correspondencia>Configurar Responsable Para Atención Directa de Tipo deRadicado".

Nota2: Este campo es editable para los tipos de radicado que NO que tengan configu-rada un responsable de la atención directa de dichas solicitudes en el módulo "Pará-metros de Correspondencia>Configurar Responsable Para Atención Directa de Tipode Radicado". Al editar, el sistema muestra las dependencias activas tipificadas como"Organismos". Realice la búsqueda por código o nombre.

Tiempo de Término: Campo tipo numérico. El sistema precarga en este campo losdías de término configurados para el subtipo de radicado o trámite seleccionado. Si noexisten días configurados, el sistema precarga el valor uno (1). Esto siempre y cuandola opción del tipo de tiempo se encuentre seleccionado en Días.

Nota: Este campo es editable si el subtipo de radicado o trámite se configuró como"Modificable". Es obligatorio cuando se encuentre habilitado.

Tipo de Tiempo: Determina el tipo de tiempo del término para la gestión de la solici-tud. Las opciones son: Días y Horas. El sistema precarga la opción Días.

Nota: Este campo es editable si el subtipo de radicado o trámite se configuró como"Modificable".

Tipo de Término: Determina el tipo de término para la gestión de la solicitud. Lasopciones son: Hábil y Calendario.

Nota1: Cuando el tipo de tiempo es en Días, el sistema precarga marcada algunade las opciones, de acuerdo a la configuración de tipo de días de término que tieneel subtipo de radicado o trámite seleccionado. La configuración se realiza en el módulo"Parámetros de Correspondencia>Configurar Tipos de Radicado". Si el tipo de tiempoes en horas, el sistema precarga marcada la opción "Hábil".

Nota2: Este campo es editable para los tipos de radicado categorizados como "Tute-las" (para los que tengan categoría con código: AT). Es requerido su diligenciamientocuando se encuentra habilitado.

Caso Asociado: El sistema precarga el número del Caso al que está asociado elradicado seleccionado en la sección "Solicitudes Anteriores".


19

Nota: La radicación generada quedará asociada a este caso.

Fecha Inicial: Campo tipo fecha. El sistema precarga en este campo la fecha y horade radicación del radicado seleccionado en la sección "Solicitudes Anteriores".

SOLICITUD EN AUDIO

Esta sección solo se visualiza si el medio de entrada es de fuente electrónica y lapropiedad corr.HabilitarAudiosVenFisica tiene configurado el valor true.

El sistema permite que el usuario seleccione las siguientes opciones:

USAR MICRÓFONO (INICIAR GRABACIÓN DE AUDIO):

El sistema muestra los siguientes campos del grupo Audio:

• Iniciar Grabación de Audio

• Idioma del Audio

Nota: Se deshabilita la opción "Usar Archivo".

Al hacer clic sobre la lista "Idioma del Audio", el sistema muestra las siguientes opcio-nes: Español, Inglés, Francés, Alemán y Mandarín.

Se selecciona el botón "Iniciar Grabación del Audio" y el sistema comienza a grabarel audio, deshabilita y oculta el botón "Iniciar Grabación del Audio" y habilita el botón"Detener Audio".


20

Se selecciona el botón "Detener Audio", El sistema:

• Habilita y muestra el botón "Iniciar Grabación del Audio" y deshabilita y oculta elbotón "Detener Audio".

• Carga el texto obtenido en el audio, en el campo "Asunto".

NOTA: Se tiene en cuenta el idioma seleccionado para la conversión del audio a es-pañol. Esta precarga precede cualquier otra precarga para el campo "Asunto".

USAR ARCHIVO (CARGAR UN ARCHIVO DE AUDIO):

El sistema muestra los siguientes campos del grupo Audio:

• Seleccionar Archivo

• Idioma del Audio

• Transcribir


21

Nota: Se deshabilita la opción "Usar Micrófono"

Al hacer clic sobre la lista "Idioma del Audio", el sistema muestra las siguientes opcio-nes: Español, Inglés, Francés, Alemán y Mandarín.

Se selecciona el botón "Seleccionar Audio", el sistema abre el explorador de Windows.

Nota: Solo se permiten cargar los formatos de archivos WAV.

Se selecciona un audio del explorador y se da clic en el botón "Acepta".


22

El sistema carga el audio obtenido en el "Preview del Audio". Habilita y muestra loscampos de este grupo.

Se selecciona el botón "Transcribir", el sistema muestra una animación de cargar en elcampo de "Asunto", mientras se realiza la transcripción del audio en el campo "Asun-to".

Una vez finalizada la transcripción del archivo seleccionado, el sistema desaparecela animación de cargar y carga el texto obtenido del audio en el campo "Asunto", deacuerdo con el idioma seleccionado.

Nota: Se tiene en cuenta el idioma seleccionado para la conversión del audio a espa-ñol. Esta precarga precede cualquier otra precarga para el campo "Asunto".

REPRODUCTOR DE AUDIO:


23

Se selecciona el botón "Play", sistema reproduce el audio del cargado al Preview delAudio.

Se selecciona el botón "Volumen", el sistema permite ajustar el volumen del audio.

Se selecciona el icono "Descargar", el sistema muestra el botón y realiza la descargadel audio en el ordenador.

Validaciones del Sistema

Al seleccionar el botón "Detener Audio", el sistema verifica que el audio grabado notenga una duración de más de 5 minutos. En caso contrario, expone el siguiente men-saje:


24

"El audio grabado dura más de 5 minutos. Por favor vuelva a intentarlo". Y no guardael audio grabado.

Al seleccionar el botón "Transcribir", el sistema verifica que la transcripción se realiceexitosamente En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"No se generaron resultados con el audio seleccionado". Y no transcribe el audio se-leccionado y la animación de carga desaparece.

Luego de Cargar o Seleccionar el audio, el sistema oculta el campo "Archivo electró-nico" del formulario Finalizar radicación.

Nota: Si se carga un audio, el campo folios queda deshabilitado.

Asunto: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el asunto del tipo de radicado(máximo de caracteres: 4.000).


25

A continuación, el sistema muestra las siguientes secciones: Solicitudes Anteriores(inhabilitada), Soporte de Documentos y Medio de Respuesta. Despliegue cadauna y proceda a diligenciar la información.

Nota: La sección Solicitudes Anteriores es habilitada cuando el tercero remitentetiene solicitudes anteriores.

SOPORTE DE DOCUMENTOS

Al desplegar la sección, el sistema muestra los siguientes campos:

No. Guía: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el número de guía con la quese recibió el documento.

Nota: Este campo se habilita únicamente cuando el medio de envío seleccionado paralas radicaciones es de fuente física.

Folios: Campo tipo numérico. Permite ingresar el número de folios del radicado.

Nota: El sistema deshabilita y precarga este campo con el valor (1) cuando eltipo y subtipo de radicado corresponda a una radicación "Verbal" (ParámetrosCorrespondencia>Configurar Tipos de Radicado) o se haya cargado o grabado unaudio a la solicitud en la sección "Solicitud en Audio".

MEDIO DE RESPUESTA

Esta sección permite determinar si el ciudadano autoriza el envío de notificación dela respuesta al correo o por mensaje de texto.


26

Al desplegar la sección, el sistema muestra el texto: "Autoriza envío de respuestapor Correo Electrónico y Mensaje de Texto".

• Precarga con la opción "Si", cuando luego de caracterizar al ciudadano, se marcóla autorización para recibir notificaciones por correo electrónico o por mensaje detexto (información editable).

• En caso de haber gestionado el tercero desde MIRAVÉ, no se precarga marcadaninguna opción para este campo.

Nota: Este campo solo estará habilitado si el remitente de la radicación que se estárealizando NO es un tercero anónimo.

Correo Electrónico: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el correo electrónicoal que se debe enviar la respuesta de la solicitud. El sistema precarga inicialmente elcorreo electrónico registrado para el tercero remitente.

Nota: Este campo se habilita y es requerido, cuando se haya marcado la opción "SI"en el anterior campo de autorización.

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón Radicar.

El sistema cierra el formulario de radicación y muestra la sección Finalizar Radica-ción. Genera el número de radicado y expone el siguiente mensaje: "¡Se realizó laradicación con éxito!".


27

Adicionalmente, el sistema muestra las siguientes pestañas: Archivos Adjuntos,Anexos Físicos, Asignar A e Informar A, las cuales pueden ser diligenciadas encaso de ser necesario.

Nota: Si la radicación es para un documento referenciado, el sistema muestra desha-bilitada la pestaña "Asignar A". En este caso, expone el siguiente mensaje: "Opcióndeshabilitada, la gestión de un documento referenciado no puede ser asignada a másde un organismo o dependencia".

IMPRIMIR STICKER: Campo tipo botón. Permite realizar la impresión del sticker deradicación al ejecutar la "RN_VC_002: Imprimir_Sticker_Rad".

Nota: El usuario debe estar autenticado en el componente Forest Notify y la impre-sora debe estar configurada.

Al desplegar el botón se visualizan las siguientes opciones:

Imprimir Sticker: Permite realizar la impresión del sticker de radicación parametriza-do. Por defecto se precarga esta opción.

Vista Previa: Permite generar la vista previa del sticker de radicación parametrizadoy posteriormente imprimirlo. Se despliega la ventana "Vista Previa".


28

Se selecciona el botón "Imprimir", el sistema debe imprimir automáticamente (en laposición 'X' y 'Y' ´definida para la impresora configurada por defecto en el sistema:FOREST - Config - Sistema- Impresoras) sticker de radicación de entrada para impre-sión que se encuente parametrizado usando la plantilla configurada en la propiedaddel sistema forest.impresion.plantilla y que para esta plantilla se le hayan asociado lasmarcas en el sistema: FOREST - Modeler / Plantillas / Asociar Marcas.

El sistema genera la impresión del sticker de radicación y se cierra la ventana emer-gente "Vista Previa".

Al leer el código QR se muestra la URL para acceder a la consulta de radicados delportal y que cuando se acceda a este enlace inmediatamente se muestre en el por-tal el resultado de la consulta del radicado correspondiente, es decir que se envía di-rectamente el tipo de identificación + número de identificación + número de radicadocorrespondiente.


29

Archivo Electrónico: Campo que permite cargar el archivo electrónico del documentoque se va a radicar (obligatorio).

Nota: Este campo se hace visible si el usuario que está radicando seleccionó un canalasociado a un medio de entrada de fuente electrónica.

Al hacer clic sobre el campo, el sistema expone la ventana de explorador de docu-mentos para buscar el archivo electrónico y subirlo.


30

Luego de ingresar la información en el formulario y para finalizar el proceso de radi-cación, haga clic sobre el botón Finalizar.

SOLICITUDES ANTERIORES

Esta sección se habilita siempre y cuando el tercero remitente tenga solicitudes an-teriores.

Una vez despliegue la sección, el sistema muestra los campos para ingresar los filtrosy precarga la tabla con las solicitudes anteriores que se encuentren asociados al ter-cero seleccionado.


31

Las solicitudes anteriores precargadas corresponden a documentos de entrada y/osalida que estén asociados a casos con estado "Activo" y/o "Suspendido" y que noestén anulados.

La tabla muestra información de los siguientes campos: Radicado (enlace), FechaRadicado, Dependencia Responsable, Estado, Asunto, Documentos Pendien-tes (enlace), Ver Contacto (enlace) y Relacionar Caso.

Filtrar Información de la Tabla

Diligencie los siguientes campos para realizar la búsqueda:

Fecha de Radicación (Inicial - Final): Campos tipo fecha. Permiten ingresar el rangode fechas de la radicación de los documentos que se van a consultar. Despliegue elcalendario de cada campo y seleccione las fechas según corresponda.

Nota: Al aplicar este filtro se deben diligenciar ambos campos y la fecha final debeser superior a la fecha inicial.

Tipo de Radicado: Campos tipo lista. Permite ingresar el tipo de radicado de losdocumentos que se van a consultar.


32

Dependencia Responsable: Campos de modo autocompletar. Permite ingresar elorganismo o dependencia responsable de los documentos que se van a consultar.El sistema muestra todas las dependencias activas excepto las que estén tipificadascomo "CDC" y la dependencia raíz. Realice la búsqueda por código o nombre.

Asunto: Campos tipo alfanumérico. Permite ingresar el asunto de los documentosque se van a consultar.

Nota: Al aplicar este filtro, la consulta será para todos aquellos radicados que dentrode su asunto tengan la combinación exacta de palabras ingresadas.

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón "Filtrar".

El sistema ejecuta la búsqueda y deja visible en la tabla únicamente aquellos radicadosanteriores que cumplan con los filtros aplicados.

Nota: Si el radicado está asociado a más de un caso, dicho radicado se listará variasveces en la tabla.

Consultar Radicado:

Seleccione el registro y haga clic sobre el enlace del número. El sistema abre el com-ponente Forest - Visor y muestra el documento del radicado seleccionado.

Nota: Si el radicado seleccionado es ingresado por medio físico, el documento debeestar escaneado.

Documentos Pendientes:

Seleccione el registro y haga clic sobre el enlace "Ver Pendientes".

Nota: El enlace aplica únicamente para los tipos de radicado categorizados como Trá-mites y Servicios (categoría con código: TRS). Cuando se trata de otro tipo de radi-cado, el sistema precarga en el campo el texto plano "N/A".


33

El sistema abre la ventana "Documentos Pendientes" con el listado de documentospendientes para el radicado seleccionado (información no editable).

Ver Contacto:

Seleccione el registro y haga clic sobre el enlace "Ver Contacto".

Nota: El enlace aplica únicamente cuando el tercero seleccionado como remitente esuna persona Jurídica y se haya seleccionado una persona natural asociada al mismo.En caso contrario, el sistema precarga en el campo el texto plano "N/A".

El sistema abre la ventana "Tercero Asociado" con la información del tercero aso-ciado (información no editable).

Relacionar Caso:

Marque en la tabla el registro de la solicitud anterior a la que se requiere asociar lanueva radicación.

Nota: Únicamente se puede seleccionar un registro de la tabla.


34

Una vez marque el registro, el sistema muestra el siguiente mensaje: "Va a cargar unasolicitud anterior que reemplazará la información ingresada para el Tipo de Radicado".¿Desea continuar? y los botones/opciones SI y NO.

• Si hace clic en Si y en caso de que se haya diligenciado información en alguno delos campos de la sección "Tipo de Radicado", el sistema actualiza la informaciónde dichos campos precargando los datos del radicado seleccionado; por lo tanto,la información ingresada previamente se borrará.

Nota: De la anterior información, únicamente es editable la lista de "DocumentosRequeridos" (solo se pueden marcar elementos de la lista que aún estén sin che-quear, los ya marcados NO pueden editarse) o las "Observaciones".

• Si hace clic en No, el sistema no ejecuta ninguna acción.


• Al hacer clic en el botón "Radicar" (formulario general de radicación) o en el bo-tón "Finalizar" (pantalla 'Finalizar Radicación') o en el botón "Aceptar" (ventana'Ingresar Dirección'), el sistema valida que los campos obligatorios se encuentrendiligenciados. En caso contrario, expone un mensaje solicitando ingresar infor-mación.

• Al seleccionar una solicitud anterior en la columna "Relacionar Caso" o hacer clicsobre el enlace de la columna "Radicado" para un registro de la tabla, el sistemavalida que el radicado seleccionado se encuentre escaneado (solamente aplicaen el caso que el radicado ingresado sea físico). En caso contrario, expone elsiguiente el mensaje:

"El Radicado [NumRad] está pendiente por escanear".


35

• Al diligenciar el campo "Tiempo de Término", el sistema valida que se haya ingre-sado un entero positivo mayor a cero (0). En caso contrario, expone el siguienteel mensaje:

"El valor ingresado en el campo "Tiempo de Término" no es permitido. Se deberegistrar únicamente números enteros positivos mayores a 0".

• Al diligenciar los filtros de fechas de la sección "Solicitudes Anteriores", el sistemavalida que se hayan diligenciado ambos filtros y que la fecha final seleccionadasea superior o igual a la fecha inicial ingresada. En caso contrario, expone elsiguiente el mensaje:

"La fecha final seleccionada debe ser mayor o igual a la fecha inicial".

• Al hacer clic en el botón "Filtrar" de la sección "Solicitudes Anteriores", el siste-ma valida que se haya ingresado mínimo un filtro. En caso contrario, expone elsiguiente mensaje:

"Diligencie algún filtro para poder realizar la búsqueda".

• Al hacer clic en el botón "Filtrar" de la sección "Solicitudes Anteriores", el sistemavalida que, con cualquier filtro aplicado, también se encuentren diligenciados losfiltros de fechas (inicial y final). En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Es requerido que diligencie los filtros de Fecha de Radicación (Inicial y Final)".

• Al diligenciar el campo "Folios" de la sección "Soporte del Documento", el siste-ma valida que se haya ingresado un entero positivo mayor a cero (0). En casocontrario, expone el siguiente el mensaje:

"El valor ingresado en el campo "Folios" no es permitido. Se debe registrar úni-camente números enteros positivos mayores a 0".

• Al hacer clic en el botón "Radicar", el sistema valida que la entidad y el canalseleccionado tengan configurado un horario de radicación para la ventanilla deentrada. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"El horario de radicación de entrada para el canal [Nombre Canal] no se encuentraconfigurado".

• Al hacer clic en el botón "Radicar", el sistema valida que la radicación se hagadentro de los horarios establecidos para la ventanilla de entrada y el canal selec-cionado. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Se encuentra por fuera del horario permitido para realizar radicaciones de entra-da del canal [Nombre Canal]. El horario permitido es [hora inicio] a [hora fin]".

Nota: Esta validación se realiza de acuerdo con el horario configurado para el ca-nal seleccionado y teniendo en cuenta únicamente los días laborables (de acuer-do con la configuración de festivos realizada en el sistema) y las fechas extraor-dinarias de radicación configuradas.

• Al hacer clic en el botón "Radicar" y si el sistema identifica que se está realizan-do una radicación en un día festivo y/o día no hábil, y este día no se encuentra


36

habilitado para radicación de entrada del canal seleccionado, expone el siguientemensaje:

"La fecha actual es un festivo y/o día no hábil y no se encuentra habilitado parala radicación de entrada del canal [Nombre Canal]".

• Al diligenciar el campo "Formulario Nro.", el sistema valida que se haya ingresadoun entero positivo mayor a cero (0). En caso contrario, expone el siguiente elmensaje:

"El valor ingresado en el campo "Formulario Nro." no es permitido. Se debe re-gistrar únicamente números enteros positivos mayores a 0".

• Al hacer clic en el botón "Finalizar" y si ingresó anexos físicos, el sistema validaque, si el anexo es físico, se haya diligenciado el campo "Folios" y si el anexo esmagnético, se haya diligenciado el campo "Cantidad". En caso contrario, exponeel siguiente mensaje:

"El campo [nombre del campo] es requerido".

• Al diligenciar el campo "Correo Electrónico" de la sección "Medio de Respuesta",el sistema valida que se ingrese un correo válido. En caso contrario, expone elsiguiente el mensaje:

"Dirección de correo no válida".

• Al hacer clic en el botón "Radicar", el sistema valida que se haya realizado lavalidación del formulario ingresado en el campo "Formulario Nro. ", usando elbotón "Validar". En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Valide el número de formulario".

Nota: Esta validación debe ejecutarse únicamente cuando el tipo de radi-cado seleccionado sea "Formulario" (código de categoría FR) y la propie-dad "corr.RadicarSinMedios" tenga el valor "false".

• Al hacer clic en cualquiera de las opciones del botón "Imprimir Sticker" (ImprimirSticker o Vista Previa) de la pantalla "Finalizar Radicación", el sistema valida que:

O La propiedad "forest.impresion.plantilla" exista en el sistema y tenga configura-da un valor correspondiente a la plantilla, y,

O Que para la plantilla configurada en la propiedad "forest.impresion.plantilla" sehaya realizado la respectiva parametrización de marcas.

En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La plantilla para la impresión del rótulo de radicación no está configurada".

• Al marcar el check "Anónimo" y hacer clic en el botón "Radicar", el sistema va-lida que el tercero "Anónimo" (al que quedan vinculadas todas las radicacionesanónimas) se encuentre creado en el sistema y esté configurado en la propie-dad "corr.TerceroAnonimo". En caso contrario, expone el siguiente mensaje:


37

"No se posible realizar una radicación anónima dado que el tercero genérico anó-nimo no existe y/o no se encuentra configurado en el sistema. Comuníquese conel administrador".

Nota: El tercero anónimo del sistema debe estar creado así:

O Tipo de Persona: Anónima

O Tipo de Identificación: Anónimo

O Número de Identificación: [ANONIMO]

O Nombre: Anónimo.

ARCHIVOS ADJUNTOS

Es el conjunto de documentos magnéticos (en formato pdf, doc, etc.) que se envíanjunto con una solicitud y hacen parte de esta.

Esta pestaña permite adjuntar archivos electrónicos al radicado.

Una vez la seleccione, el sistema muestra la tabla para adjuntar los archivos.

La tabla contiene las columnas: Archivo, Progreso, Estado y Folios; y los boto-nes: Agregar, Eliminar y Cancelar.

Para adjuntar un archivo, haga clic sobre el botón Agregar de la tabla. El sistemaabre la ventana que permite buscar y seleccionar el archivo a cargar. Realice estaacción tantas veces como sea necesario.

Una vez seleccione y cargue el archivo, el sistema actualiza los campos Progreso (%de carga del archivo) y Estado (Cargando, Completo y Cancelada).

Diligencie el campo Folios asociados al adjunto (obligatorio). Ingrese números enterospositivos mayores a cero (0).


38

Para cancelar la carga del archivo, haga clic en el botón Cancelar de la tabla. Elsistema detiene la carga del archivo siempre y cuando el progreso no haya llegado al100% y actualiza el Estado a Cancelada.

Nota: Si el progreso de carga se encuentra en el 100% y pulsa el botón para cancelar,el sistema expone el siguiente mensaje: "El archivo ya fue cargado, no es posiblecancelar la petición".

Para eliminar un archivo adjunto, seleccione la fila y haga clic en el botón Eliminarde la tabla.


39


• Al diligenciar el campo "Folios", el sistema valida que se haya ingresado un enteropositivo mayor a cero (0). En caso contrario, expone el siguiente el mensaje:

"El valor ingresado en el campo "Folios" no es permitido. Se debe registrar úni-camente números enteros positivos mayores a 0".

• Al realizar el cargue de archivos, el sistema valida que el total de archi-vos cargados en la tabla no supere el tamaño establecido en la propiedad"corr.TamanoAdjuntos". En caso contrario, expone el siguiente el mensaje:

"El total de archivos adjuntos supera el tamaño máximo permitido de[corr.TamanoAdjuntos] MB".

• Al realizar el cargue de archivos, el sistema valida que el tipo de archivo corres-ponda a los formatos permitidos activos, configurados en la tabla de base de da-tos CORR.FILE_EXTENSION. En caso contrario, expone el siguiente el mensaje:

"El archivo que está intentando subir no corresponde ninguno de los formatospermitidos: [Extensiones Permitidas], por favor vuelva a intentarlo".

ANEXOS FÍSICOS

Es el conjunto de elementos físicos (USB, cd, plano, AZ, etc.) que se envían y hacenparte de una solicitud.

Esta pestaña permite incluir anexos físicos que se van a asociar al radicado.

Una vez la seleccione, el sistema muestra la tabla para incluir los anexos.

La tabla contiene las columnas: Tipo de anexo físico, Anexo físico, Cantidad, Fo-lios, Valor Declarado y Observaciones; y los botones: Agregar y Eliminar.

Agregar Anexo:


40

Para incluir un anexo, haga clic sobre el botón Agregar de la tabla y en la fila que seadiciona diligencie la información solicitada. Realice esta acción tantas veces comosea necesario.

Tipo de Anexo Físico: Campo tipo lista y obligatorio. Permite ingresar el tipo de ane-xo físico que se va a asociar al documento. El sistema muestra en la lista las opcio-nes: Físico y Magnético.

Nota1: Si el tipo de anexo es "Físico", el sistema habilita el campo "Folios" y en élprecarga el valor '1'. El campo "Cantidad" estará deshabilitado.

Nota2: Si el tipo de anexo es "magnético", el sistema habilita el campo "Cantidad" yen él precarga el valor '1'. El campo "Folios" estará deshabilitado.

Anexo Físico: Campo tipo lista y obligatorio. Permite ingresar el nombre del anexofísico que se va a asociar al documento. El sistema muestra en la lista los anexos físi-cos asociados al tipo de anexo físico ingresado que estén configurados en el proceso"Mantenimiento de Correspondencia>Configurar Anexos Físicos".

Cantidad: Campo tipo numérico y obligatorio. Permite ingresar la cantidad del anexofísico seleccionado. Ingrese únicamente números enteros positivos mayores a 0.

Nota: Aplica para anexos magnéticos.


41

Folios: Campo tipo numérico y opcional. Permite ingresar la cantidad el número defolios del anexo. Ingrese únicamente números enteros positivos mayores a 0.

Nota: Aplica para anexos físicos.

Valor Declarado: Campo tipo numérico y opcional. Permite registrar el valor declarado(en pesos) del anexo físico seleccionado.

Observaciones: Campo tipo alfanumérico y opcional. Permite registrar observacionesrelacionas con el anexo físico.

Nota: Este campo es obligatorio cuando en la tabla se repita un anexo físico.

Eliminar Registro: Para eliminar un registro, seleccione la fila y haga clic en el bo-tón Eliminar de la tabla.


42


• Al diligenciar el campo "Cantidad", el sistema valida que se haya ingresado unentero positivo mayor que cero (0). En caso contrario, expone el siguiente el men-saje:

"El valor ingresado no es un número válido".

• Al diligenciar el campo "Folios", el sistema valida que se haya ingresado un enteropositivo mayor que cero (0). En caso contrario, expone el siguiente el mensaje:

"El valor ingresado no es un número válido. Se debe registrar únicamente núme-ros enteros positivos mayores a 0".

• Al diligenciar el campo "Valor Declarado", el sistema valida que se haya ingresadoun entero positivo mayor o igual a cero (0). En caso contrario, expone el siguienteel mensaje:

"El valor declarado ingresado no es un número válido. Se debe registrar única-mente números enteros positivos mayores o iguales a 0".

ASIGNAR A

Esta pestaña permite seleccionar las dependencias adicionales que son responsablesde la atención del radicado.

Nota: Recuerde que el sistema inhabilita esta pestaña si la radicación es para undocumento referenciado.

Al seleccionar la opción, el sistema muestra el campo "Dependencia"; en la parteinferior se encuentran las áreas "Origen" y "Destino" y en la parte central de estas,los botones de traslado.

Nota: Inicialmente el sistema precarga en la sección "Origen" todas las dependenciasactivas de la entidad.


43

Diligencie la información y proceda a realizar la gestión.

Dependencia: Campo de modo autocompletar. Permite buscar y seleccionar la(s)dependencia(s) destino encargada(s) de gestionar el documento. El sistema muestralas dependencias activas excepto las que estén tipificadas como "CDC" y la depen-dencia raíz. Realice la búsqueda por código o nombre.

Nota: El sistema No muestra el organismo o dependencia seleccionado en el campo'Dependencia Destino'.

Una vez diligencie la información, el sistema precarga en el área "Origen" la depen-dencia seleccionada. Si la dependencia tiene asociadas dependencias hijas, estas selistarán también en el campo "Origen", exceptuando las dependencias que estén tipi-ficadas como "CDC".

Seleccione la(s) dependencia(s) a asignar (haciendo clic sobre cada registro) y pulseel botón con el símbolo >. Se pueden seleccionar varias dependencias al tiempo uti-lizando el botón "control".


44

Al pulsar el botón de traslado (>), el sistema pasa de forma automática la(s)dependencia(s) seleccionadas del campo "Origen" al campo "Destino".

Nota1: Para trasladar todo el listado, pulse el botón >>. Para devolver una depen-dencia trasladada, selecciónela y pulse el botón < y para devolverlas todas, pulse elbotón <<.

Nota2: Si requiere seleccionar dependencias diferentes, antes de la nueva selección,debe ir pasando la información ya cargada del campo Origen al campo Destino.

INFORMAR A

Esta pestaña permite notificar a dependencias y/o funcionarios del radicado.

Al seleccionar la opción, el sistema muestra los campos "Dependencia" y "Funcio-nario"; en la parte inferior se encuentran las áreas "Origen" y "Destino", y en la partecentral los botones de traslado.


45

Diligencie los filtros y proceda a realizar la gestión.

Dependencia: Campo de modo autocompletar. Permite buscar y seleccionar la de-pendencia a la que se va a informar de la radicación. El sistema muestra las depen-dencias activas excepto las que estén tipificadas como "CDC" y la dependencia raíz.Realice la búsqueda por código o nombre.

Una vez ingrese la dependencia, el sistema precarga en el área "Origen" el listadocon el nombre de los funcionarios que pertenezcan o estén asociados a dicha depen-dencia.

Funcionario: Campo de modo autocompletar. Permite buscar y seleccionar el fun-cionario que se va a informar de la radicación. El sistema muestra los funcionariosactivos (no ausentes). Realice la búsqueda por nombre o usuario.

Nota: Si tiene diligenciado el filtro "Dependencia", el sistema solo mostrará los funcio-narios que pertenezcan o estén asociados a dicha dependencia.


46

Nota: Seleccione los funcionarios del campo "Origen" y páselos al campo "Destino"y viceversa, siguiendo la explicación dada para la opción "Asignar A".

Luego de realizar la radicación, el sistema ejecuta las siguientes acciones:

• Si ingresó información en las pestañas Archivos Adjuntos y/o Anexos Físi-cos para el documento, estos quedan asociados al radicado.

• Si ingresó información en la pestaña Asignar A, almacena esta información delas dependencias competentes de la atención del radicado y crea los "n" casosque se generan para cada dependencia (esto se realiza una vez que la Mesa deControl valide el radicado).

• Si ingresó información en la pestaña Informar A, envía el documento radicado almódulo "Documentos informativos" del escritorio de cada uno de los funcionariosseleccionados y ejecuta la Regla de Negocio "RN_GMC_03: Enviar Correo porInformar A Funcionario".

Asunto: Notificación Nuevo Radicado [NUM_RADICADO]

Señor(a)

[NOMBRE_FUNCIONARIO],

Se le ha informado el radicado número: [NUM_RADICADO], con asunto: [ASUNTO] y fecha

de vencimiento [FECHA_VENCIMIENTO] para su información.

[VER_RADICADO_ADJUNTO]

Atentamente,

Sistema de Gestión Documental

Alcaldía Santiago de Cali.

Este correo es informativo, favor no responder a esta dirección de correo, NO está habilitada

para recibir mensajes.

• Si la radicación es referenciada y seleccionó un Caso que se encuentra en estado"Suspendido", ejecuta la regla de negocio "RN_VC_008: Reactivar_Caso".


47

• Ejecuta la Regla de Negocio "RN_CVC_001: Enviar Correo Acuse Recibo Solici-tud" y envía el siguiente correo electrónico al tercero remitente del documento:

Asunto: Recepción de la Solicitud No. [NUM_RADICADO]

Señor(a)

[Tercero]

Usted acaba de hacer un requerimiento a la Administración Central de Santiago de Cali, ra-

dicado con el número: [NUM_RADICADO], le estaremos enviando su respuesta a través del

respectivo medio de respuesta indicado.

O también le puede hacer seguimiento a través de este [ENLACE] de la página web de la

Alcaldía de Cali.

En atención del desarrollo de nuestros Sistemas de Gestión y Control Integrados le solici-

tamos comedidamente diligenciar la encuesta de atención accediendo al siguiente enlace:

[ENLACE_ENCUESTA_ATENCION]

Atentamente,

Oficina de Atención al Ciudadano

Alcaldía Santiago de Cali.

Ete correo es informativo, favor no responder a esta dirección de correo, NO está habilitada

para recibir mensajes.

1.3. REIMPRIMIR STICKER DE RADICA-CIÓNEsta opción permite reimprimir el sticker para el radicado físico seleccionado.

Ingrese al sistema Forest Workplace con usuario y contraseña. Ubíquese en el mó-dulo Ventanillas de Correspondencia y haga clic sobre la opción "Reimprimir Stic-ker de Radicación".

Nota1: El usuario autenticado debe estar asociado a un rol que tenga permiso parareimprimir el rótulo (Forest - Config).

Nota2: El usuario debe estar autenticado en el componente Forest Notify para im-primir el sticker.


48

Una vez ingrese, el sistema muestra las siguientes secciones: Buscar y Documentoy en la parte final el botón Imprimir Sticker.


49

BUSCAR

Esta sección muestra el campo "Número de Radicación" y el botón "Buscar".

Número de Radicación: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el número deradicado del cual desea reimprimir el sticker de radicación. Ingrese radicados de en-trada, no anulados y del organismo o dependencia del usuario autenticado.

Luego de ingresar el número de radicado, haga clic sobre el botón "Buscar".

DOCUMENTO

Al ingresar el número de radicado y hacer clic en el botón Buscar, el sistema precargaen esta sección la información de los siguientes campos (no editable):

Número de Radicación: Campo alfanumérico. Muestra el número de radicado selec-cionado para la reimpresión del sticker.


50

Fecha de Radicación: Campo fecha/hora. Muestra la fecha y hora de radicación.

Nombre del Documento: Campo alfanumérico. Muestra el nombre del documentoradicado (según plantilla utilizada o el archivo original cargado).

Tipo de Radicado: Campo alfanumérico. Muestra el nombre del tipo de radicado aso-ciado al radicado.

Asunto: Campo alfanumérico. Muestra el asunto del radicado.

Remitente: Campo alfanumérico. Muestra el nombre del tercero remitente del radi-cado.

Nota: Si el tercero remitente es Jurídico, el sistema muestra la información con laestructura: [Nombre del tercero Jurídico]- [Nombre Sede o Sucursal] - [Nombre deltercero asociado].

Organismo o Dependencia Destino: Campo alfanumérico. Muestra el código y nom-bre del organismo o dependencia destino del radicado.

Número de Copias: Campo tipo numérico y obligatorio. Permite ingresar el númerode copias que se requieren del sticker de radicación. El sistema precarga por defectoel valor "2" (editable).

Nota: El número ingresado debe ser un entero positivo mayor que cero (0).


51

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón "Imprimir Sticker".

El sistema expone el siguiente mensaje:

"Se imprimen [número de copias] copias de la radicación # [número de radicado]".

Nota: El sistema imprime el sticker de radicación, ejecutando la regla de negocio:"RN_RSR_001: Reimprimir_Sticker_Rad".


52

Vista Previa: Esta opción, permite generar la vista previa del sticker.

El sistema muestra el sticker de radicación parametrizado del radicado seleccionadoy posteriormente imprimirlo.


53


• Al hacer clic en el botón "Imprimir Sticker", el sistema valida que los campos obli-gatorios se hayan diligenciado. En caso contrario, expone un mensaje solicitandoingresar información.

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que se haya seleccionado unnúmero de radicado para imprimir el sticker. En caso contrario, expone el siguientemensaje y no realiza ninguna acción:

"Señor usuario, por favor seleccione un número de radicado a buscar para laimpresión del rótulo de radicación".

• Al hacer clic en el botón "Imprimir Sticker", el sistema valida que el valor ingresadoen el campo "Número de Copias" sea un número entero positivo mayor que 0. Encaso contrario, expone el siguiente mensaje:

"El valor ingresado en el campo Número de copias, no es un número válido. Sedeben registrar únicamente números enteros positivos mayores a 0".

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que el "Número de Radicación"ingresado exista en el sistema. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"El número de radicado ingresado [Número de radicado] no se encuentra en elsistema".

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que el "Número de Radica-ción" ingresado no se encuentre anulado. En caso contrario, expone el siguientemensaje:

"El número de radicado ingresado [Número de radicado] se encuentra anulado".

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que el "Número de Radica-ción" ingresado no corresponda a un radicado interno o de salida. En caso con-trario, expone el siguiente mensaje:


54

"El número de radicado ingresado [Número de radicado] no es válido para la reim-presión, ya que corresponde a un documento interno o de salida".

• Al hacer clic en el botón "Imprimir Sticker", el sistema valida que el usuario seencuentre autenticado en el componente Forest Notify. En caso contrario, exponeel siguiente mensaje:

"No se pudo imprimir, usted no se encuentra autenticado en Forest Notify".

• Al hacer clic en el botón "Imprimir Sticker" o seleccionar la opción "Vista Previa",el sistema valida que:

O La propiedad "forest.impresion.plantilla" exista en el sistema y tenga configura-da un valor correspondiente a la plantilla, y,

O Que para la plantilla configurada en la propiedad "forest.impresion.plantilla" sehaya realizado la respectiva parametrización de marcas.

En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La plantilla para la impresión del rótulo de radicación no está configurada".

1.4. HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autores

02-12-2019 2.0.0 Elaboración del documento.

ACALI_DET_CORR_VENTA/1.0.14

Isabel García.

12-08-2020 2.0.1 Actualización del documento (controles de cambio

GM).

Leidy Mesa.

Gina Racines.

11-09-2020 2.0.1 Actualización del documento.

ACALI_DET_CORR_VENTA/2.0.13

Isabel García.

14-09-2020 2.0.1 Revisión del documento por parte del Área de Calidad. Fernanda Díaz.

14-09-2020 2.0.1 Aprobación del documento. José Mario Martínez.

de correspondencia capítulo 1. guÍa ventanillas

Documents