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DE-621-2016

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL

ARCHIVO NACIONAL

Informe Presupuesto Ordinario 2017

Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria Noviembre 2016

DE-621-2016 JAAN: Presupuesto Ordinario 2017 Página 2 de 14


ÍNDICE

RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................ 4

INTRODUCCION ................................................................................................................................... 6

Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2017 .......................................................................... 7

1.1 Descripción General de la Entidad. .............................................................................................. 7

1.2. Análisis de los ingresos ............................................................................................................... 7

1.3. Análisis de los gastos presupuestados ........................................................................................ 9

1.3.1 Gastos ejecutados versus los gastos presupuestados ......................................................... 11

1.4. Empleo y Salarios ...................................................................................................................... 12

1.5. Vinculación del POI 2017 con el PND ........................................................................................ 12

Capítulo II: Verificación del cumplimiento de las Directrices ................................................................. 13

Capítulo III: Disposiciones .................................................................................................................... 14

INDICE DE CUADROS

Cuadro No.1. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Estructura y Comportamiento de los Ingresos Presupuestados periodo 2013-2017 (millones de colones). ............................................................... 9

Cuadro No.2. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Estructura y Comportamiento de los Egresos Presupuestados periodo 2013-2017 (millones de colones). ............................................................. 10

Cuadro No.3. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Ejecución de los Egresos Presupuestados.. 11 INDICE DE GRAFICOS

Gráfico 1. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Ingresos Presupuestados 2017. Participación

relativa ............................................................................................................................................... 8 Gráfico 2. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Gastos Presupuestados 2017 por partidas y

participación relativa. ........................................................................................................................ 10


RESUMEN EJECUTIVO

La Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria procedió a analizar el Presupuesto Ordinario 2017 remitido por la Junta Administrativa del Archivo Nacional por un monto de ¢5.030,5 millones, con el fin de verificar lo estipulado en el Decreto Ejecutivo No.39613-H, Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para el año 2017 y en otras normativas aplicables así como la alineación del presupuesto con respecto al logro de los objetivos, las prioridades institucionales, el Plan Operativo Institucional y el Plan Nacional de Desarrollo. De la revisión del Presupuesto, se desprende que los ingresos totales por ¢5.030,5 millones, provendrían en su mayor parte de “Transferencias Corrientes del Gobierno Central”, (¢2.426,7 millones para gastos de operación y ¢53,0 millones que se le transfieren en cumplimiento de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributaria). En orden de importancia le siguen los recursos provenientes de superávit específico y superávit libre, por un total de ¢1.962,7 millones que se destinarán al desarrollo del proyecto de Construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional. Los otros ingresos provendrían de “Venta de Bienes y Servicios”, “Otros Ingresos Tributarios” y en menor cuantía de “Transferencias de Organismos Internacionales”. Cabe destacar que para el 2017, el Archivo obtendría ingresos adicionales por concepto de un nuevo servicio que asumirá, el cual se denomina “Servicio de entrega de índices de instrumentos públicos a través de Internet”, que le generaría alrededor ¢179,2 millones durante el primer año. Por el lado de los gastos, la partida “Bienes Duraderos” se constituye en la partida que concentra la mayor parte de los recursos (42,4%) y, por ende, la de mayor participación relativa dentro del gasto total presupuestado para el 2017, lo cual se explica precisamente por la incorporación en esta partida de los recursos para el desarrollo del proyecto de construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional. La otra partida que concentra parte importante de los gastos presupuestados es “Remuneraciones” (40,0%) seguida por “Servicios” (15,9%) mientras que “Materiales y Suministros” (1,0%) y “Transferencias Corrientes” (0,7%), son las que absorben recursos en menor proporción. En cuanto a la ejecución del presupuesto de gastos de periodos anteriores (2013 a 2016), se debe señalar que el porcentaje promedio de ejecución es de 82,4%, o sea, la entidad no ejecuta alrededor de un 17,6% de los recursos que presupuesta, lo cual podría significar que tiende a sobreestimar sus gastos y no formula sus presupuestos con base en el comportamiento histórico de sus gastos efectivos. O bien, la ejecución pudo haber sido afectada por el congelamiento de plazas vacantes, los recortes al gasto y la restricción de varias subpartidas de gasto corriente, impulsadas por los últimos gobiernos a través de la promulgación de directrices presidenciales que buscan la contención del gasto debido a la crisis financiera que atraviesa. También podría estar incidiendo la incorporación de recursos para compra de equipo, que luego no se adquiere por atrasos en los procesos de contratación así como el poco avance en la partida Edificios, que de conformidad con la información la entidad espera que se concrete el proyecto en el 2017. Por otra parte, según la Matriz de Articulación Plan-Presupuesto (MAPP) remitida, el Plan Operativo Institucional 2017 está vinculado con el Plan Nacional de Desarrollo en lo que corresponde a las metas “Realizar 52 actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del Programa de desconcentración artística, educativa y cultural”; “Lograr una participación de 2.320 personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios” y la “Construcción y equipamiento de un edificio de la Dirección General del Archivo Nacional para salvaguardar el patrimonio documental de la Nación”.


Según la información, en total la programación del Archivo Nacional contenida en al MAPP, incluye las 3 metas de los indicadores descritas vinculadas al PND y 11 indicadores institucionales con una estimación presupuestaria total en la MAPP 2017 de ¢2.588,6 millones. Con respecto al proceso de verificación del cumplimiento de lo estipulado en el Decreto Ejecutivo No.39613-H, Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para el año 2017, así como de otras normativas aplicables, entre los resultados más relevantes se debe mencionar que el Presupuesto Ordinario 2017 excede en ¢1.098,3 millones el monto de gasto presupuestario máximo asignado para dicho periodo, esto en vista de que el monto total presupuestado alcanza los ¢5.030,5 millones, mientras que el gasto presupuestario máximo asignado según el oficio STAP-0625-2016 del 28 de abril del presente año es de ¢3.932,2 millones. La entidad mediante oficio DM-1167-2016 del 24 de octubre del año en curso, presenta solicitud de ampliación del límite del gasto presupuestario por ¢1.098,3 millones con el fin de solventar el incumplimiento señalado. Argumenta que el exceso presentado obedece a la incorporación de superávit específico para complementar el financiamiento del proyecto de Construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional. De autorizarse la ampliación esta deberá realizarse vía decreto ejecutivo por tratarse de recursos de superávit. Otro aspecto a señalar es que la entidad incorpora contenido para 126 plazas por cargos fijos, lo cual está acorde con la cantidad de plazas autorizadas comunicada mediante acuerdo No.11343 de la Autoridad Presupuestaria (STAP-1169-2016).


INTRODUCCION

De conformidad con lo establecido en los artículos 4, 23, 24 y 57 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos –Ley Nº 8131– y el artículo 20 inciso k) de su Reglamento, le corresponde a la Autoridad Presupuestaria dictaminar los documentos presupuestarios remitidos por las entidades y órganos desconcentrados, para verificar el cumplimiento de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Salarial, Inversión y Endeudamiento.

En el artículo 2° de los Procedimientos para la aplicación y seguimiento de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, se establece que las entidades públicas y los órganos desconcentrados presentarán a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) a más tardar el 30 de setiembre de cada año copia del presupuesto para el siguiente ejercicio económico.

Consecuentemente, el objetivo general de la STAP es analizar el Presupuesto Ordinario de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) para el periodo 2017, con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa y su alineación al logro de los objetivos, las prioridades institucionales, el Plan Operativo Institucional y el Plan Nacional de Desarrollo. Para efectos de lo anterior, se analiza la estructura y composición de los ingresos y gastos incorporados en el presupuesto 2017 de la JAAN en relación con el comportamiento a nivel de los ingresos y de los gastos presupuestados y ejecutados en años anteriores (periodos 2013 al 2015), así como la estimación de cierre del año 2016 de acuerdo con información al III trimestre de este año. Se requirió la elaboración de cuadros y gráficos, tomando como fuente la información presentada por la entidad (liquidaciones presupuestarias de los periodos señalados, ejecución presupuestaria al 30 de setiembre de 2016 y el Presupuesto Ordinario 2017), información complementaria solicitada a la entidad mediante STAP-Circular-1801-2016 y con información disponible sobre la institución a lo interno de la Secretaría Técnica, necesarias para sustentar el análisis.

Con base en el Plan Operativo Institucional y la Matriz de Articulación Plan-Presupuesto (MAPP) se verificó la vinculación del presupuesto con los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, para el año 2017.

Para la verificación del cumplimiento de las directrices, procedimientos y otra normativa aplicable, se estudió en detalle aquellas disposiciones aplicables a la institución que debieron haberse atendido en la formulación del presupuesto ordinario. El informe consta de un primer capítulo en donde se efectúa una breve reseña de la naturaleza de la entidad, los productos que brinda a la ciudadanía a través de sus programas presupuestarios y posteriormente, se realiza un análisis global de la estructura de los ingresos y gastos presupuestados para el 2017, los cuales son comparados con el comportamiento mostrado en años anteriores.

Como parte del análisis se presenta un apartado sobre el nivel de empleo y aspectos salariales de la entidad y otro apartado referente a la vinculación del Plan Operativo Institucional (POI) con el Plan Nacional de Desarrollo (PND). El segundo capítulo se enfoca a los resultados de la verificación del cumplimiento de las Directrices y de los procedimientos y demás normativa vigente, mientras que el tercer capítulo incluye las disposiciones que deberá atender la institución.


Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2017

1.1 Descripción General de la Entidad.

De acuerdo con el Clasificador Institucional vigente, la JAAN es un órgano desconcentrado y se encuentra ubicado en el Sector “Cultura y Juventud”.

Mediante Ley No.5574 de fecha 17 de setiembre de 1974, se crea la JAAN y con la Ley No.7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos de fecha 24 de octubre de 1990, se retoman las funciones y atribuciones de esta Junta Administrativa. En virtud de lo anterior, la JAAN, será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos y actuará como órgano rector de dicho sistema.

De conformidad con los “Aspectos Estratégicos Institucionales” contenidos en el Plan Operativo Institucional 2017, la misión de la entidad está enfocada en reunir, organizar, conservar, facilitar y divulgar el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional así como promover el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente y coadyuvar en el control del ejercicio notarial.

En concordancia con lo anterior, los objetivos estratégicos institucionales están orientados a dar a conocer el patrimonio documental del país, mediante actividades de difusión novedosas, brindar un servicio de facilitación de mayor calidad identificando las necesidades de los usuarios y además, identificar el grado de cumplimiento de la normativa por parte de la instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección.

Para llevar a cabo lo anterior, la JAAN cuenta con una estructura programática presupuestaria conformada por tres programas, a saber, dos sustantivos “Patrimonio Documental de la Nación” y “Sistema Nacional de Archivos” y uno logístico o de apoyo denominado “Actividades Centrales”.

De acuerdo con la información contenida en la programación estratégica, los productos definidos para el programa Patrimonio Documental de la Nación son “Servicios de facilitación del patrimonio documental” y “Servicios de difusión del patrimonio documental” cuyos usuarios son los ciudadanos en general.

Los productos del programa Sistema Nacional de Archivos son “Servicios de capacitación archivística a entidades pertenecientes al Sistema”; “Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental” y “Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente” cuyos usuarios y beneficiarios son los archivistas, los jerarcas de las instituciones públicas y privadas (para la toma de decisiones) y la ciudadanía en general.

1.2. Análisis de los ingresos

Tal como se puede apreciar en el Gráfico 1, los ingresos totales incorporados en el Presupuesto Ordinario 2017 por un monto de ¢5.030,5 millones, provendrían en su mayor parte de “Transferencias Corrientes del Gobierno Central”, seguidos en orden de importancia por los recursos de vigencias anteriores (superávit específico y superávit libre), “Venta de Bienes y Servicios”, “Otros Ingresos Tributarios” y en menor cuantía de “Transferencias de Organismos Internacionales”.


Gráfico 1. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Ingresos Presupuestados 2017. Participación relativa

Fuente: STAP con base en el Presupuesto Ordinario 2017 de la JAAN

En lo que se refiere a los ingresos provenientes de transferencias corrientes del Gobierno Central (Ministerio de Cultura y Juventud), de conformidad con lo indicado en el Proyecto de Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del 2017, ¢2.426,7 millones son para que el Archivo Nacional cubra gastos de operación y ¢53,0 millones se le transfieren en cumplimiento de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributaria Ley No.8114 del 04 de abril del 2001, artículo 31.

Los recursos de superávit libre y específico se presupuestan cada año, orientados principalmente a la ampliación del edificio del archivo. Para el 2017, la totalidad de estos recursos se incorporan para el desarrollo del proyecto de Construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional.

Los ingresos propios por venta de servicios provienen por lo general de servicios de encuadernación de protocolos, digitalización de tomos de protocolos, capacitación y formación mediante cursos y seminarios orientados a la promoción del desarrollo archivístico, entre otros.

Para el 2017, de conformidad con las justificaciones de los ingresos incluida en el presupuesto, el Archivo obtendría ingresos adicionales por concepto de un nuevo servicio que asumirá, el cual se denomina “Servicio de entrega de índices de instrumentos públicos a través de Internet”, que le generaría alrededor ¢179,2 millones durante el primer año.

En cuanto al rubro “Otros ingresos tributarios”, este se refiere a los ingresos por la venta del denominado “Timbre del Archivo Nacional” mientras que las transferencias de organismos internacionales provendrían del Programa Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos (ADAI) al cual está suscrito el país.


Si se compara esa estructura de los ingresos presupuestados para el 2017 con la de los últimos 4 periodos (ver Cuadro No.1), esta no presenta cambios significativos, ya que a través de los años la fuente principal de ingresos siguen siendo las transferencias corrientes del Gobierno Central.

Un detalle a destacar es que para el 2017 se observa un menor peso relativo de dichas transferencias (49,3%), lo cual se debe al aumento en la participación del superávit dentro de la totalidad de los ingresos. Dicho superávit, de acuerdo con la información, se destinará a la construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional.

Cuadro No.1. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Estructura y Comportamiento de los Ingresos Presupuestados periodo 2013-2017 (millones de colones)

En lo concerniente al comportamiento de los diferentes rubros, en el Cuadro No.1 se puede apreciar que en el 2016 las transferencias corrientes del Gobierno muestran un decrecimiento del 8,0%, el cual se explicaría por la disminución en alrededor de ¢192,2 millones en los recursos asignados al Archivo Nacional, que a su vez ese órgano desconcentrado rebajó mediante los presupuestos extraordinarios No1 y No.2, según lo indican los oficios STAP-1528-2016 y STAP-1963-2016, emitidos por esta Secretaría Técnica.

En cuanto a las altas tasas de variación que presentan el superávit libre y específico tanto en 2016 como en el 2017, responden a la incorporación de esos recursos en función del desarrollo del proyecto de la IV Etapa del Edificio que la entidad se proponía iniciar este año y concluir en el 2017.

El incremento del 71,9% en “Venta de Bienes y Servicios” se explicaría por los ingresos que generaría el nuevo servicio denominado “Entrega de índices de instrumentos públicos a través de Internet” mencionado anteriormente.

1.3. Análisis de los gastos presupuestados Según se puede apreciar en el Gráfico 2, “Bienes Duraderos” se constituye en la partida que concentra la mayor parte de los recursos y, por ende, la de mayor participación relativa dentro del gasto total presupuestado para el 2017, lo cual como se ha indicado anteriormente, se explica

2013* 2014* 2015* 2016** 2017*** 2013 2014 2015 2016 2017 2014/2013 2015/2014 2016/2015 2017/2016

Otros ingresos tributarios (Timbre Archivo

Nacional)48,3 72,8 76,3 78,7 79,8 1,9% 2,8% 2,3% 2,3% 1,6% 50,7% 4,8% 3,1% 1,4%

Venta de Bienes y Servicios 163,3 215,9 294,2 291,0 500,3 6,5% 8,3% 9,0% 8,4% 9,9% 32,2% 36,3% -1,1% 71,9%

Transferencias Corrientes del Gobierno Central 2.014,7 2.179,1 2.487,7 2.287,5 2.479,7 80,2% 83,5% 76,3% 66,1% 49,3% 8,2% 14,2% -8,0% 8,4%

Transferencias de Organismos Internacionales 0,0 5,9 8,4 5,4 8,0 0,0% 0,2% 0,3% 0,2% 0,2% 42,4% -35,7% 48,1%

Superávit Libre 191,3 137,2 199,3 300,0 817,0 7,6% 5,3% 6,1% 8,7% 16,2% -28,3% 45,3% 50,5% 172,3%

Superávit Específico 95,0 0,0 193,9 500,0 1.145,7 3,8% 0,0% 5,9% 14,4% 22,8% -100,0% 157,9% 129,1%

TOTAL INGRESOS 2.512,7 2.610,9 3.259,8 3.462,6 5.030,5 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 3,9% 24,9% 6,2% 45,3%

* Montos presupuestados al 31 de diciembre de cada año.

**Montos presupuestados al 30 de setiembre 2016.

***Montos incorporados en el Presupuesto Ordinario 2017.

Fuente: Liquidaciones presupuestarias 2013-2014-2015, informe de ejecución a setiembre 2016 y presupuesto ordinario 2017, remitidos por la JAAN.

DetallePERIODO PARTICIPACIÓN RELATIVA TASAS DE VARIACIÓN


precisamente por la incorporación en esta partida de los recursos para el desarrollo del proyecto de construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional. La otra partida que concentra parte importante de los gastos presupuestados es “Remuneraciones” seguida por “Servicios” mientras que “Materiales y Suministros” y “Transferencias Corrientes”, son las que absorben recursos en menor proporción.

Gráfico 2. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Gastos Presupuestados 2017 por partidas y participación relativa.

Fuente: STAP con base en el Presupuesto Ordinario 2017 de la JAAN.

Con la excepción de la incidencia del mencionado proyecto en un mayor peso relativo de la partida Bienes Duraderos, en general la estructura del presupuesto ordinario 2017, no presenta cambios significativos con respecto a los presupuestos de periodos anteriores, según se muestra en el Cuadro No.2.

Cuadro No.2. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Estructura y Comportamiento de los Egresos Presupuestados periodo 2013-2017 (millones de colones).

2.009,7 (40,0%)

799,1 (15,9%)

51,2 (1,0%)

2.134,6 (42,4%)

35,9 (0,7%)

REMUNERACIONES SERVICIOS

MATERIALES Y SUMINISTROS BIENES DURADEROS

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

2013* 2014* 2015* 2016** 2017*** 2013 2014 2015 2016 2017 2014/2013 2015/2014 2016/2015 2017/2016

REMUNERACIONES 1.687,9 1.828,3 2.073,5 1.863,3 2.009,7 67,2% 70,0% 63,6% 53,8% 40,0% 8,3% 13,4% -10,1% 7,9%

SERVICIOS 436,2 448,3 633,3 562,2 799,1 17,4% 17,2% 19,4% 16,2% 15,9% 2,8% 41,3% -11,2% 42,1%

MATERIALES Y SUMINISTROS 57,0 65,1 73,6 44,4 51,2 2,3% 2,5% 2,3% 1,3% 1,0% 14,2% 13,1% -39,7% 15,3%

BIENES DURADEROS 314,9 234,7 365,6 976,1 2.134,6 12,5% 9,0% 11,2% 28,2% 42,4% -25,5% 55,8% 167,0% 118,7%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 16,6 13,8 23,0 16,6 35,9 0,7% 0,5% 0,7% 0,5% 0,7% -16,9% 66,7% -27,8% 116,3%

CUENTAS ESPECIALES 0,0 20,7 90,8 0,0 0,00,0% 0,8% 2,8% 0,0% 0,0%

TOTAL EGRESOS 2.512,6 2.610,9 3.259,8 3.462,6 5.030,5 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 3,9% 24,9% 6,2% 45,3%

Fuente: Liquidaciones presupuestarias 2013-2014-2015, informe de ejecución a setiembre 2016 y presupuesto ordinario 2017, remitidos por la JAAN.

* Montos presupuestados al 31 de diciembre de cada año.

**Montos presupuestados al 30 de setiembre 2016.


DetallePERIODO PARTICIPACIÓN RELATIVA TASAS DE VARIACIÓN


En lo que se refiere al comportamiento (tasas de variación) de las partidas en el periodo estudiado 2013-2017, según se puede apreciar en el Cuadro No.2, en el 2016 “Remuneraciones”, “Servicios” y “Materiales y Suministros” muestran decrecimientos que se explicarían por la menor asignación de recursos provenientes de transferencias. En el caso particular de la partida “Remuneraciones” el decrecimiento en el periodo 2016, se explicaría por la subejecución realizada ante la disminución de ingresos provenientes de Transferencias Corrientes del Gobierno Central que se reflejó en los presupuestos extraordinarios No.1 y No.2, que de acuerdo con las justificaciones presentadas por el Archivo Nacional, se realizó en cumplimiento de lo estipulado en las circulares DM-011-2016, DM-025-2016 y DM-032-2016 del Ministerio de Cultura y Juventud, en las cuales ordenó acatar lo solicitado por el Ministerio de Hacienda, en el sentido de subejecutar dicha partida, tomando en cuenta los ajustes salariales reales del presente año, los ahorros producto de las políticas de contención del gasto y la eliminación de remanentes que no se van a utilizar para lo que resta del año 2016.

1.3.1 Gastos ejecutados versus los gastos presupuestados

En lo que respecta a la ejecución de los recursos presupuestados, en el Cuadro No.3 se presenta la información recopilada de acuerdo con las liquidaciones presupuestarias del 2013 al 2015 y 2016 estimado.

Cuadro No.3. Junta Administrativa del Archivo Nacional . Ejecución de los Egresos Presupuestados

periodo 2013-2016 (millones de colones).

De acuerdo con el cuadro, el porcentaje promedio de ejecución durante el periodo estudiado (2013-2016) a nivel de los totales presupuestados es de un 82,4%, lo cual podría significar que tiende a sobreestimar sus gastos o no formula sus presupuestos con base en el comportamiento histórico de sus gastos efectivos. O bien, la ejecución pudo haber sido afectada por el congelamiento de plazas

2017***

Gastos

Pres.

Gastos

Efectivos

%

Ejec.

Gastos

Pres.

Gastos

Efectivos

% Ejec. Gastos

Pres.

Gastos

Efectivos

% Ejec. Gastos

Pres.

Gastos

Efectivos

% Ejec. Gastos

Pres.

REMUNERACIONES 1.687,9 1.461,8 86,6% 1.828,3 1.610,1 88,1% 2.073,5 1.737,1 83,8% 1.863,3 1.828,2 98,1% 89,1% 2.009,7

SERVICIOS 436,2 357,8 82,0% 448,3 425,7 95,0% 633,3 543,6 85,8% 562,2 483,5 86,0% 87,2% 799,1

MATERIALES Y SUMINISTROS 57,0 52,1 91,4% 65,1 54,2 83,3% 73,6 65,6 89,1% 44,4 40,0 90,1% 88,5% 51,2

BIENES DURADEROS 314,9 277,0 88,0% 234,7 149,5 63,7% 365,6 273,3 74,8% 976,1 275,0 28,2% 63,6% 2.134,6

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 16,6 16,2 97,6% 13,8 12,4 89,9% 23,0 16,6 72,2% 16,6 12,0 72,3% 83,0% 35,9

CUENTAS ESPECIALES 0,0 20,7 90,8 0,0 0,0

TOTAL EGRESOS 2.512,6 2.164,9 86,2% 2.610,9 2.251,9 86,2% 3.259,8 2.636,2 80,9% 3.462,6 2.638,7 76,2% 82,4% 5.030,5


%

Promedio

de Ejec.

* Montos al 31 de diciembre de cada año.

**Montos presupuestados al 30 de setiembre 2016 y estimación de gastos efectivos al 31/12/2016

Fuente: Liquidaciones presupuestarias 2012-2013-2014-2015, informe de ejecución a setiembre 2016 y presupuesto ordinario 2017.

Detalle

2013* 2014* 2015* 2016**


vacantes, los recortes al gasto y la restricción de varias subpartidas de gasto corriente, impulsadas en la pasada administración y por el gobierno actual, a través de la promulgación de directrices presidenciales que buscan la contención del gasto debido a la crisis financiera que atraviesa el país.

En el caso de “Bienes Duraderos” podría estar incidiendo la incorporación de recursos para compra de equipo que luego no se adquiere por atrasos en los procesos de contratación así como poco avance en la partida Edificios, que de conformidad con la información la entidad espera que se concrete el proyecto en el 2017.

1.4. Empleo y Salarios

El Presupuesto Ordinario del 2017 considera un nivel de empleo de 126 plazas por cargos fijos, el cual es consistente con la cantidad de plazas actualmente autorizadas a esa entidad por la Autoridad Presupuestaria, según el Acuerdo No.11343 tomado en la Sesión Ordinaria No. 06-2016, comunicado en oficio STAP-1169-2016.

Los puestos de la JAAN se encuentran dentro del Régimen de Servicio Civil, con excepción del puesto de Auditor Interno, el cual es valorado por la Autoridad Presupuestaria.

Con respecto a las proyecciones salariales para el año 2017, la entidad indica que utilizó un factor del 1,941% que cubre los posibles aumentos semestrales del próximo año.

Según el comparativo de la Relación de Puestos de los años 2016 y 2017, se dan cambios en las clasificaciones de algunos puestos, básicamente por movimientos de reasignaciones dentro del personal.

En cuanto a los pluses salariales incluidos en el presupuesto de la JAAN para el período 2017, estos no presentan diferencias con respecto a periodos anteriores y están acordes con la normativa que los fundamenta.

1.5. Vinculación del POI 2017 con el PND

De acuerdo con la documentación remitida, el Plan Operativo Institucional 2017 está vinculado con el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, en lo que corresponde a la meta “Realizar 52 actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del Programa de desconcentración artística, educativa y cultural”. El indicador es “Número de actividades nuevas en cantones prioritarios”. Las 52 actividades es la suma de actividades para los 4 años, siendo la meta anual de 13 actividades conformadas por 4 exposiciones en un cantón prioritario y 9 visitas guiadas en el Archivo Nacional a estudiantes de cantones prioritarias. Otra meta es lograr una participación de 2.320 personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios. El indicador es “Número de personas participantes en actividades en cantones prioritarios”. La participación de las 2.320 personas es la meta para los 4 años, es decir, la meta anual es de 580 (participación de al menos 100 personas por exposición, así como un aproximado de 20 jóvenes en cada una de las visitas guiadas que se realicen). Se incluye además la “Construcción y equipamiento de un edificio de la Dirección General del Archivo Nacional para salvaguardar el patrimonio documental de la Nación” el fin de contar con más metros lineales de áreas dedicados a depósitos de documentos, con las condiciones idóneas para su


conservación, para brindar un mejor servicio a los miles de usuarios con instalaciones adecuadas procurando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de personas usuarias con alguna discapacidad, asimismo, representa se busca acrecentar el acervo documental, allegando documentos que no han sido tratados adecuadamente por las instituciones productoras. Cabe señalar que mediante oficio DM-426-2015 del 25 de mayo del 2016, del cual la entidad adjunta copia, el Ministerio de Cultura y Juventud dictamina que la programación establecida en la MAPP 2017 del Archivo Nacional está en concordancia con lo establecido en el PND 2015-2018 y por tanto, brinda su aval de vinculación. En dicho oficio se señala que la programación del Archivo Nacional contenida en al MAPP, incluyendo las 3 metas de los indicadores descritas vinculadas al PND y 11 indicadores institucionales se reflejan en una estimación presupuestaria total en la MAPP 2017 de ¢2.588,6 millones.

Capítulo II: Verificación del cumplimiento de las Directrices

Con respecto al proceso de verificación del cumplimiento de lo estipulado en el Decreto Ejecutivo No.39613-H, Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para el año 2017, así como de otras normativas aplicables, entre los resultados más relevantes se debe mencionar que el Presupuesto Ordinario 2017 excede en ¢1.098,3 millones el monto de gasto presupuestario máximo asignado para dicho periodo, esto en vista de que el monto total presupuestado alcanza los ¢5.030,5 millones, mientras que el gasto presupuestario máximo asignado según el oficio STAP-0625-2016 del 28 de abril del presente año es de ¢3.932,2 millones. La entidad mediante oficio DM-1167-2016 del 24 de octubre del año en curso, presenta solicitud de ampliación del límite del gasto presupuestario por ¢1.098,3 millones con el fin de solventar el incumplimiento señalado. La entidad argumenta que el exceso presentado obedece a la incorporación de superávit específico para complementar el financiamiento del proyecto de Construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional. En lo que se refiere a la utilización del superávit, se determinó que cumple con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto Ejecutivo No.32452-H publicado en La Gaceta No.130 de 6 de julio del 2005 y

sus reformas, que regula el uso de ese tipo de recursos, por cuanto el mismo se empleará en al construcción de la IV etapa del Edificio. Los recursos incorporados por concepto de Transferencias Corrientes del Gobierno Central, coinciden con los montos asignados en el proyecto de Ley de Presupuesto Ordinario de la República 2017.

Otro aspecto a señalar es que la entidad incorpora contenido para 126 plazas por cargos fijos, lo cual está acorde con la cantidad de plazas autorizadas comunicada mediante acuerdo No.11343 de la Autoridad Presupuestaria (STAP-1169-2016). De la revisión efectuada se desprende que la entidad incorpora únicamente los pluses autorizados por la Autoridad Presupuestaria o normativa vigente.


La institución presentó la relación de puestos del 2017, con la totalidad de los 126 puestos, desglosada por número de puesto, clasificación, salario base y pluses salariales, ordenados conforme a la estructura organizacional vigente, cumpliendo lo solicitado en el STAP-Circular-1801-2016. La entidad adjuntó la certificación de que el proyecto de inversión de Construcción de la IV Etapa del Edificio del Archivo Nacional está incluido en el Banco de Proyectos de Inversión Pública, de MIDEPLAN.

De acuerdo con la documentación remitida, el Plan Operativo Institucional 2017 está vinculado con el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018.

Por último, se debe señalar que la JAAN a la fecha cumple con el envío de las ejecuciones presupuestarias así como de los informes de títulos, conciliaciones, flujo de caja y su inclusión en el SICCNET al mes de setiembre 2016, según los Procedimientos vigentes.

Capítulo III: Disposiciones

En el presupuesto se estiman incrementos salariales semestrales para el 2017 utilizando un factor de crecimiento del 1,941%, sin embargo, la aplicación de dichos incrementos queda sujeta a los aumen tos que decrete el Poder Ejecutivo y a los acuerdos que emita la Autoridad Presupuestaria para dicho período (en el caso del Auditor Interno). En relación con el exceso de ¢1.098,3 millones que presenta el Presupuesto Ordinario 2017 respecto al monto de gasto presupuestario máximo asignado para dicho periodo, esta Secretaría Técnica procederá con el trámite de ampliación solicitado por esa entidad, que en caso de ser autorizado deberá realizarse vía decreto ejecutivo por tratarse de recursos provenientes de superávit.

Elaborado por: Lic. Carlos Oviedo Bonilla.

Analista Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria

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