curso_globalscan nx
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GlobalScan NXv 1.3.5.0
Problemas de la sobrecarga de papel Riesgo de prdida de informacin sensible
Aumento de riesgo de error humano
Costes de almacenamiento elevados
Incremento de dispositivos personales
Aumento de procesos manuales
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Documentacin en papel: recursos perdidos La bsqueda de documentos hace perder tiempo a los usuarios. La satisfaccin conseguida por el cliente se puede perder debido a la ineficiencia. Un dificil acceso a la documentacin compartida reduce la eficacia y hace perder tiempo. La seguridad de los documentos hace perder tiempo y recursos.
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GlobalScan NX puede ayudar a Aumentar la productividad en la distribucin, gestin y disponibilidad de los documentos electrnicos. Gestionar correctamente los altos volmenes de papel y la gestin manual de los documentos. Reducir los costes empleados en gestionar manualmente el archivo y el almacenamiento de papel. Acceder de manera rpida a la documentacin.
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Oportunidades de NegocioEl actual clima econmico est forzando a las empresas a buscar nuevos modos de reducir costes. Una respuesta rpida es clave en un mercado muy competitivo.
GlobalScan NX ayuda a las empresas a reducir significativamente los costes de gestin de documentos y la instalacin de dispositivos individuales: permite usar los MFPs de Ricoh de una manera ms eficiente.
GlobalScan NX permite el accesoinstantneo a la documentacin y asegura que est siempre disponible.
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Cuellos de botella en los procesos del papelSolucinEl almacenamiento y la bsqueda consume recursos: Muchas acciones manuales No se almacena de manera centralizada
Ahorrar tiempo y recursos compartiendo y archivando digitalmente los documentos
Alta probabilidad de errores: Documentos en carpetas incorrectas. Documentos en manos de personas no autorizadas.
Reducir el error humano con procesos automatizados
Almacenamiento legal: Espacio de almacenamiento muy caro. Accesibilidad limitada
Almacenar digitalmente permite un acceso rpido a cualquier ubicacin
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GlobalScan NXConvertir Papel en Productividad Convierte documentos de papel en archivos digitales de forma rpida, eficaz y precisa. Enruta los documentos a Carpetas de Red, Direcciones de e-mail, Servidores de Fax y otros destinos.
Network Folder
Server
MFP
Hot Folder
Scan to FaxPgina 7
Opcin segn necesidadesVersin Serverless Fcil de gestionar (IT Manager) No precisa un Servidor dedicado. Versiones Server Business Server (hasta 32 MFPs/server) Enterprise Server (hasta 750 MFPs/server) Mayor funcionalidad: plug-ins disponibles
File Distribution FAX
ServerDMS
GlobalScan NXPC
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Porqu elegir GlobalScan NX?Sencillez de uso Interfaz grfica personalizable Reduce el error humano mediante accesos directos rpidos y eficaces para escanear a email, carpeta, etc.
Herramienta de administracin sencilla Facilita la configuracin desde un nico PC va navegador Web.
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Porqu elegir GlobalScan NX?Gran eficiencia Incrementa el ROI en los equipos MFP de red. Rapidez en la localizacin de documentos almacenados electrnicamente. Reduce los costes de espacio. Se eliminan los dispositivos de escaneo individuales. Volumen de papel reducido. Soporte para la certificacin ISO14001 (Environmental Management Standards)Pgina 10
Porqu elegir GlobalScan NX?Mejora de procesos empresariales Flujo simplificado Productividad mejorada Menor administracin manual Archivo y recuperacin ms rpida Mejora en el Servicio al Cliente Informacin compartida de manera instantanea
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Plug-ins para una mayor productividadIntegracin completa en los entornos del clienteAmpliacin de las funcionalidades de los equipos MFPCustomers business applications Any type of electronic documents
Any type of mail application
Internal server or internet spaces
Users Desktop
MFP and Laser Printers
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Plug-ins para GlobalScan NX 1Plug-ins
RightFax
Barcode
Microsoft SharePoint Server
Image Enhancement
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Plug-ins para GlobalScan NX 2 GSNX ofrece extensibilidad a travs del GSNX SDK para el desarrollo de plug-ins. Plug-ins disponibles en la versin 1.3.4.1:Right FAX Plug-in* MS SharePoint Server Plug-in* Barcode Plug-in* Image Enhancement Plug-in HotFolder Plug-in* DocumentMall Plug-in*
* Requiere licencia adicional especfica
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Plug-in para RightFaxEnvo de documentos desde un MFP Ricoh a un Servidor RightFax para faxes salientes, emailing u otros mtodos de entrega. Gran relacin Coste-Eficiencia Uso de la infrasestructura IT existente. Uso de un entorno ya conocido en el cliente Seguridad La seguridad integrada, los histricos y el auditado cumple con las polticas corporativas.Fax
Administrator (Manage via a Web browser)
Email MFP with GlobalScan NX application installed
Server with GlobalScan NX software application, AdminTool and RightFax Plug-in installed
RightFax Server
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GlobalScan NX Gestin de faxes entrantes GlobalScan NX (Server y Serverless) permiten la gestin de faxes entrantes. Funciones / Requerimientos:- MFP con opcin Fax. - El ajuste de recepcin de faxes se debe establecer en Almacenar en el equipo MFP. - La gestin de faxes entrantes se basa en los Puertos de Entrada: G3-1, G3-2 y G3-3. - Es posible utilizar la funcin Metadatos para definir los flujos de entrega de faxes.
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Plug-in BarcodeLectura de Cdigos de Barras escaneados desde el equipo MFP Mejora de procesos Archivo y almacenamiento ms eficaz, con reduccin de la gestin manual, eliminacin del error humano y recuperacin ms gil. Eficiencia Eliminacin de largos procesos, permitiendo dedicar los recursos al propio negocio. Reduccin del espacio de almacenamiento y de los consumibles.
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Plug-in Microsoft Office SharePoint ServerAlmacena documentos escaneados directamente en Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Servicio al cliente mejorado Mejora de la efectividad organizativa mediante un entorno de gestin comprensible para el usuario, aceleracin de los procesos de negocio y gran disponibilidad para compartir la informacin tanto para usuarios locales como remotos. Procesos empresariales optimizados Ofrece a los desarrolladores de IT una plataforma y unas herramientas para la gestin documental que permite una mayor eficiencia. Without MOSS Scan toServer with Windows NX GlobalScan folder application Scan to folder installed, with MOSS Plug-In Manual Works SharePoint Server
Global Scan NX GlobalScan NX Microsoft Office SharePoint Portal
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Plug-in Image EnhancementMejora la calidad de los documentos escaneados para una lectura ms fcil, mediante el borrado de fondos, la eliminacin de los perforados, la eliminacin de las pginas en blanco, el realineado y la orientacin automtica. Ahorro de Costes Menor tiempo utilizado en la preparacin de los documentos Mejora del Servicio Mejora de la calidad, especialemente en documentos importantes. Procesos empresariales optimizados Mejora la extraccin de datos, el reconocimiento de caracteres y los flujos de trabajo usando documentos de alta calidad.
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Seguridad mejorada con Card Authentication Package (CAP)Distribucin segura de la documentacin mediante la integracin con CAP Seguridad mejorada. Autenticacin mediante tarjetas ID de proximidad. Slo los usuarios autorizados pueden utilizar destinos predeterminados. Habilita el Scan-to-Me.
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La CompetenciaNSI Autostore Flujos de trabajo complejos por la variedad de conectores Multi-vendor
eCopy Integracin con la mayora de Sistemas de Gestin Documental High-function level Menor precio en su versin Serverless si cumple requerimientos Soporta hasta 750 MFP por servidor Web-based Admin Tool
DigiDocFlow Permite predefinir plantillas para los flujos de trabajo
Fortalezas
Porqu GSNX?
Menor precio en su versin Serverless si cumple requerimientos Mayor beneficio para Ricoh al ser un producto propio
Menor precio en su versin Serverless si cumple requerimientos Permite la personalizacin total del flujo de trabajo Web-based Admin Tool
Fabricantes que la utilizan
Canon, HP, Kyocera, Sharp, Xerox y Ricoh
Canon, HP, Konica Minolta, Sharp, Toshiba y Ricoh
Ricoh Xerox y Sharp (rebranded)
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GlobalScan NX ResumenSolucin de digitalizacin inteligente para aumentar la productividad y reducir el consumo de papel Acelera la integracin de los documentos en papel en procesos digitales. Permite la distribucin digital de documentacin mediante equipos MFP a centros de almacenamiento predefinidos. Sencillo de gestionar y de utilizar. Cumple con las claves de negocio: Gestin de Costes y Servicio al Cliente. Versiones: Serverless Edition, Business Server Edition y Enterprise Server Edition.Pgina 22
Requerimientos de Instalacin ServerlessEquipo compatible con sistemas Windows CPU: Memoria: Disco Duro: Aplicacin: Almacenamiento: Monitor: S.O.: 600 MB mnimo 1 GB mnimo 1,5 GHz Pentium4 o superior 1 GB mnimo
1024x768 pixels o superior Windows XP Professional SP2/SP3 Windows Server 2003 Standard/Enterprise Edition SP1/SP2 Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise Edition SP1/SP2 Windows 2008 Windows Vista Business/Enterprise/Ultimate Edition SP1
Web Server:
Internet Information Service 5.0 (Windows 2000 Server) Internet Information Service 6.0 (Windows Server 2003) Servidor Web integradoPgina 23
Requerimientos de Instalacin Server EditionsEquipo compatible con sistemas Windows CPU: Memoria: Disco Duro: Aplicacin: 600 MB mnimo 2,4 GHz Pentium4 o superior 1,5 GB mnimo
Almacenamiento: 1 GB mnimo Monitor: S.O.: 1024x768 pixels o superior Windows Server 2003 Standard/Enterprise Edition SP1/SP2 Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise Edition SP1/SP2 Windows 2008 Web Server: Internet Information Service 5.0 (Windows 2000 Server) Internet Information Service 6.0 (Windows Server 2003) Servidor Web integradoPgina 24
Requerimientos y Limitaciones Server Editions Requiere Servidor dedicado. No instalar en Controlador de Dominio. Requiere IP fija. No hay soporte para entornos Cluster. El nombre de PC slo puede contener caracteres alfanumricos y guiones. Soporte para VMWare ESX Server 3.5. Usuario con privilegios de Administrador.
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Requerimientos y Limitaciones Server Editions Navegador Web: Internet Explorer 6 SP2, 7, 8 y Firefox 2.0 y 3.5 Adobe Flash Player 10.0.32.18 o posterior. Autenticacin- Autenticacin NT- El Servidor de GSNX debe ser miembro del Dominio
- Autenticacin Active Directory- Windows 2000 Server / Windows 2003 Server
- Autenticacin LDAPActive Directory Windows 2000 Server / Windows 2003 Server Novell Directory Service OpenLDAP 2.0 Lotus Domino 6.5 Lotus Domino 7.0
- Autenticacin Integrada- La genera el Administrador de GlobalScan NX
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Tipos de Entrega y Entornos requeridos 1 Scan to eMail- Mail server Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Exchange Server 2007 Postfix Lotus Domino 6.5 Lotus Domino 7.0 Gmail Server - LDAP Server (Libreta de Direcciones) Microsoft Active Directory (Microsoft Windows 2000 / 2003 Server) Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Exchange Server 2007 Lotus Domino 6.5 Lotus Domino 7.0 Novell Directory Service OpenLDAP 2.0
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Tipos de Entrega y Entornos requeridos 2 Scan to Folder- Carpetas de Windows compartidas - NetWare 6.x
Send to FTP- Microsoft Internet Information Services 5.0 (en Microsoft Windows Server) - Microsoft Internet Information Services 6.0 (en Microsoft Windows Server)
Send to WebDAV- WebDAV Server compatible con RFC2518OpenText LiveLink 9.7 Documentum Content Management System 6.0 Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 IIS 5.0, 6.0, 7.0 (on Windows Server OS) Exchange Server 2003/2007
Nmero de MFPs soportados- Enterprise Edition - Business Edition - Serverless Edition Hasta 750 equipos MFP. Hasta 32 equipos MFP. Sin informacinPgina 28
Dispositivos MFP Soportados Para las versiones Serverless, Business Server y Enterprise Server Editions V1.2.x, GlobalScan NX soporta las siguientes Controladoras:05A (AT-C1, AP-C1, MT-C3/C3.5) 07A (AL-C1, R-C5, V-C2) 08S (AT-C2, AP-C2, DI-C1*) 08A (MT-C4) 09S (S-C4)*La memoria debe ampliarse a 1GB.
GlobalScan NX require tarjetas VM Card.- Type C VM Card - Type F VM Card - Type I VM Card
- SNMP V1 debe estar habilitado. - SNMP V3 no soportado.
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Dispositivos MFP Soportados Aficio MP C3500/C4500/LD435c/LD445c/DSc535/DSc545/C3535/C4540/ISC3535/ISC4045 Aficio MP C2500/C3000/LD425c/LD430c/DSc525/DSc530/C2525/C3030/ISC2525/ISC3030 Aficio MP 5500/6500/7500/LD255/LD265/LD275/DSm755/DSm765/DSm775 8055/8065/8075/IS2255/IS2265/IS2275 Aficio MP 6000/7000/8000 Aficio MP 4000/4000B/5000/5000B/LD040/LD040B/LD050/LD050B/9040/9040b/9050/9050b Aficio MP 2550/2550B/3350/3350B/LD425/LD425B/LD433/LD433B/9025/9025B/9033/9033B Aficio MP C6000/C7500/LD260c/LD275c/C6055/C7570 Aficio MP C2800/C3300/LD528C/LD533C Aficio MP C4000/C5000/LD540C/LD550C Aficio MP C2050/C2550/LD520C/LD525C Aficio MP 6001/7001/8001/9001/LD360/LD370/LD380/LD390/9060/9070/9080/9090 Aficio MP 6001SP/7001SP/8001SP/9001SP/LD360sp/LD370sp/LD380sp LD390sp/9060sp/9070sp/9080sp/9090spPgina 30
Funcionalidades por versionesFuncionalidadOCR (Document Title Extraction & Conversion to RTF/XLS) Image Correction (Auto Orientation) Format Conversion (TIFF/JPEG/PDF) Format Conversion (High-compression PDF, Pwd protected PDF, Searchable PDF, BMP, PNG, GIF, DCX) Scan2Folder, FTP, Email, Home/Me Integration MS SharePoing Conditional Routing Autenticacin (AD, LDAP, NT) SSL Advanced metadata processing Backup configuration setting Failover Load Balancing Secondary server CAP and Equitrac integration for SSO and accounting System SDK extensibility * Secure distribution through Kerberos OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Serverless
Business ServerOK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Enterprise ServerOK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OKPgina 31
* Acceso a travs del RiDP (Premier Plus Membership)
Cliente MFP Display Personalizable
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Admin ToolAdmin Tool - WebHerramienta de gestin y configuracin remota que permite:Configurar los flujos de trabajo grfica e intuitivamente mediante arrastre de mdulos. Agrupar los trabajos de escaneo predefinidos de forma jerrquica: Perfil/Grupo/Proyecto Gestionar remotamente los servidores de GlobalScan: Registro de errores y trabajos. Configurar remotamente el parque de MFPs.
Flujos de trabajo
Gestin del servidor
Filtros
ServiciosPgina 33
Diseo de flujos de escaneoDisplay Flujos de Entrega
Servicio Filtro
Espacio de Edicin
Servicio Salida
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Flujos de Entrega Servicios de Salida Por defecto, GlobalScan NX puede utilizar los siguientes tipos de detino en un Flujo de Entrega utilizando Servicios de Salida.Carpetas compartidas SMB Servidor SMTP Servidor FTP Servidor WebDAV
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Flujos de Entrega Servicios de Filtro Especificando un Servicio de Filtro apropiado en un Flujo de Entrega se pueden realizar las siguientes operaciones en un trabajo de escaneo. GlobalScan NX versin 1.3 tiene los siguientes Servicios de Filtro:Convert scanned image (TIFF, PDF, JPEG, Etc) XML Transformer Flow Redirector Metadata Converter/Replacement Section Specify (Server Edition) Archive (Server Edition) OCR (Server Edition) Image Correction
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Perfiles, Grupos y Proyectos 1 Relacin entre Perfiles, Grupos y Proyectos:- Un Perfil es un conjunto de parmetros que se aplican a uno o ms dispositivos. - Un Grupo es un conjunto de Proyectos relacionados.- Los Grupos se asignan a perfiles individuales.
- Un Proyecto es una tarea especfica de distribucin de documentos.- Un Proyecto especifica mtodos de proceso y distribucin en un Flujo de Entrega.
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Perfiles, Grupos y Proyectos 2
MFP 1
-
Profile 1 Group 1-
-
Project 1 Project 2 Project 3-
-
MFP 2
-
Group 2
-
Group 3 Profile 2 MFP 3-
-
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Generacin de Metadatos Permiten la integracin con los sistemas del cliente aportando informacin adicional sobre el documento escaneado para su indexacin y/o localizacin. Pueden ser:- Bsicos: Generados por el MFP de forma automtica durante el escaneo. - Personalizados: Introducidos por el usuario durante el flujo de trabajo.
Los metadatos pueden ser generados en formatos de archivo estndar (XML) o personalizados. GSNX ofrece dos funcionalidades aadidas relacionadas con los metadatos:
Sustitucin de los metadatos
Redireccin del flujoPgina 39
TareasTareas de instalacin, configuracin y mantenimiento Instalacin + Licenciamiento de las aplicaciones:Admin Tool GSNX server para versiones Server GSNX plugins requeridos GSNX embedded software (mediante Remote Manager)
Configuracin:Diseo y generacin de los flujos de trabajo Despliegue de los flujos de trabajo pre-definidos en la flota Configuracin de los parmetros de los plugins Configuracin del sistema de authenticacin Integracin con otras soluciones (Equitrac, CAP) Configuracin de los servidores: balanceo de carga, servidores secundarios
Mantenimiento y soporte de la solucin:- Gestin de los servidores - Parametrizacin de los servidores - Instalacion de updates de versiones y fixes
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Licenciamiento (TBR)Cdigo GLOBALSCAN NX 1 MFP LIC GLOBALSCAN NX 5 MFP LIC GLOBALSCAN NX 15 MFP LIC GLOBALSCAN NX 25 MFP LIC GLOBALSCAN NX 100 MFP LIC GLOBALSCAN NX 250 MFP LIC GLOBALSCAN NX BIZ SVR GLOBALSCAN NX ENT SVR GLOBALSCAN NX KER OPT GLOBALSCAN NX FAILOVER OPT GLOBALSCAN NX UPGRADE BIZ SVR GLOBALSCAN NX UPGRADE 1 MFP GLOBALSCAN NX UPGRADE 5 MFP GLOBALSCAN NX UPGRADE 15 MFP GLOBALSCAN NX UPGRADE 25 MFP GLOBALSCAN NX UPGRADE 100 MFP GLOBALSCAN NX UPGRADE 250 MFP GLOBALSCAN NX NFR BIZ SVR GLOBALSCAN NX NFR 1 MFP LIC Product name
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Licenciamiento (TBR)Cdigo GLOBALSCAN NX NFR 5 MFP LIC GLOBALSCAN NX ADD ENT SVR GLOBALSCAN NX UPGRADE ENT SVR GLOBALSCAN NX UPG ADD ENT SVR GLOBALSCAN NX CD AND BOX SOFTWARE ONLY WITHOUT LICENSE GLOBALSCAN NX including VMCard TYPE F GLOBALSCAN NX including VMCard TYPE I GLOBALSCAN NX RIGHTFAX PLUG-IN BIZ SVR GLOBALSCAN NX RIGHTFAX PLUG-IN ENT SVR GLOBALSCAN NX RIGHTFAX PLUG-IN UPGRADE BIZ SVR GLOBALSCAN NX RIGHTFAX PLUG-IN UPGRADE ENT SVR GLOBALSCAN NX BARCODE PLUG-IN BIZ SVR GLOBALSCAN NX BARCODE PLUG-IN ENT SVR GLOBALSCAN NX MOSS PLUG-IN BIZ SVR GLOBALSCAN NX MOSS PLUG-IN ENT SVR Product name
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Licenciamiento EjemploEscenario ejemplo:El cliente A ha adquirido 30 MFPs y un servidor de RightFax para minimizar el nmero de lneas analgicas. A desea integrar sus MFPs con el servidor RightFax de forma transparente para el usuario final, de forma que se predefina un flujo de trabajo en el MFP que: solicite el nmero de telfono al usuario, escanee, aplique un OCR y enve al servidor RightFax. Propuesta econmica: Al cliente se le ofrece GlobalScan NX en su versin Business Server junto al plug-in para la integracin con RightFax adems del software embedded para las 30 MFPs.Precio unitario Precio Total
Cdigo
Descripcin GLOBALSCAN NX 25 MFP LIC GLOBALSCAN NX 5 MFP Lic GLOBALSCAN NX Biz Server GLOBALSCAN NX RightFax Plug-in Biz Server
Unidades 1 1 1 1
TOTAL LICENCIASPgina 43
Instalacin: Antes de empezar 1Anlisis funcional de las necesidades del cliente En toda instalacin de Gestin de Digitalizacin es imprescindible establecer claramente los criterios de escaneo y de entrega de documentacin ANTES de iniciar la instalacin del software.
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Instalacin: Antes de empezar 2 Elementos a verificar- El Servidor y el entorno IT cumplen con los requerimientos de Hardware y Software: Memoria RAM, S.O., Servidor de Correo, Usuario Administrador, etc. - Verificar que los equipos MFP son compatibles con GlobalScan NX. - Disponibilidad de las Licencias necesarias para el Servidor y los Equipos MFP. - Disponibilidad del software GSNX para la instalacin del Servidor y de las actualizaciones necesarias. - Disponibilidad de la herramienta Remote Manager, del software Cliente MFP y de las actualizaciones necesarias. - Conexin a Internet activa.
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Instalacin: Remote Manager
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Remote Manager 1 Remote Manager se utiliza para instalar la aplicacin MFP en la VM Card.- Se puede ejecutar desde cualquier ubicacin.- HDD, Lpiz USB. - No requiere instalacin
- Ocupa aproximadamente 12 MB. - Se utiliza para instalar y activar la aplicacin SDK en el Dispositivo MFP. - Activacin y Desactivacin va Internet. - Permite aadir manualmente dispositivos o importarlos desde un fichero CSV.
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Remote Manager 2
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Remote Manager 3
Activacin
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Remote Manager 3
Desactivacin
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SDKs Pre-activadas (TBR) Se podrn solicitar SDKs preactivadas con las VM CardsLas tarjetas se entregan con el software instalado. Contienen la licencia para 1 MFP. No ser necesario activar las tarjetas. Se entregar un botn con el Logotipo de GlobalScan NX para el equipo MFP.
GlobalScan
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Remote ManagerRegistro y Activacin del Equipo MFP
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Pgina Web de Registrohttp://www.onlineactivation.net
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GlobalScan NX Business Server EditionInstalacin
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