curso tablas dinÁmicas

UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD AAUUTTÓÓNNOOMMAA DDEELL EESSTTAADDOO DDEE MMÉÉXXIICCOO Secretaria de Administración Dirección de Recursos Humanos Departamento de Desarrollo del Recurso Humano

CURSO

TABLAS DINÁMICAS

Instructora: C.P. Elena Karina Castañeda Pagaza

Abril 2012

Tablas dinámicas 1

Directorio

Dr. en C. Eduardo Gasca Pliego

RECTOR

M.A.S.S. Felipe González Solano

SRIO. DE DOCENCIA

Dr. Sergio Franco Maass

SRIO. DE INVESTIGACION Y ESTUDIOS

AVANZADOS

Dr. en C. Pol. Manuel Hernández Luna

SRIO. DE RECTORIA

Dr. en Ing. Roberto Franco Plata

SRIO. DE PLANEACION Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL

M.A.E. Georgina María Arredondo Ayala

SRIA. DE DIFUSION CULTURAL

M. en A. ED. Yolanda E. Ballesteros Sentíes

SRIA. DE EXTENSION Y VINCULACION

Dr. en C. Jaime Nicolás Jaramillo Paniagua

SRIO. DE ADMINISTRACIÓN

Dr. Hiram Raúl Piña Libien

ABOGADO GENERAL

Lic. Juan Portilla Estrada

DIRECTOR GENERAL DE COMUNICACIÓN UNIVERSITARIA

C.P. Octavio Alfonso Caicedo Díaz

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

Lic. Florina Mendoza Tadeo

JEFA DE DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO

Lic. Arely Marlen Álvarez González ANALISTA ANALISIS DE BRECHAS

Lic. Patricia Mora Díaz ANALISTA DISEÑO INSTRUCCIONAL

Lic. Miriam Peña Figueroa ANALISTA ANALISIS DE RESULTADOS

Lic. Iván Flores Cabrera

ANALISTA CAPACITACION EXTERNA

Tablas dinámicas 2

B I E N V E N I D O

Las siguientes sugerencias le permitirán aprovechar el evento:

1. Sea Puntual

Cada tema del evento es muy importante si usted pierde uno de ellos, será muy difícil que aprenda los demás.

2. Manténgase activo durante el evento

El instructor expondrá teoría en cada uno de los temas, haga preguntas y plantee sus dudas o problemas, de esta manera ayudará a sus compañeros.

3. Participe en las discusiones

Intercambie su experiencia, inquietudes, conocimientos y todo aquello que permita enriquecer el contenido de cada sesión.

4. Si algo no entiende pregunte

El instructor está para responder a sus dudas o inquietudes.

5. Intégrese al grupo

Déjese contagiar por el entusiasmo de sus compañeros en todas las actividades que se realicen.

6. Dé a conocer sus necesidades

En caso de tener una necesidad de comunicarse a su hogar o tiene otra necesidad, puede usted solicitar el apoyo al coordinador del evento o al instructor, no dude que se le apoyará.

7. Respete y acate las instrucciones de Seguridad

El instructor le proporcionará una serie de normas de seguridad tanto en el interior del aula como en la planta, le solicitamos acatarlas por su seguridad y bienestar.

Gracias por su atención y éxito en el evento

Tablas dinámicas 3

CONTENIDO TEMÁTICO

1 Conceptos básicos del manejo dinámico de información ..................................................... 6

1.1 El manejo de la información habitual .............................................................................. 6

1.2 El manejo dinámico de la información ............................................................................ 6

1.3 El manejo de la información habitual contra el manejo dinámico de información............ 6

1.4 Requerimientos de la información .................................................................................. 7

1.5 Procesamiento de la información ................................................................................... 7

2 Algunos comandos de Excel 2010 ....................................................................................... 8

3 Hojas de cálculo ................................................................................................................. 16

3.1 Manejo de datos........................................................................................................... 16

3.2 Filtros ........................................................................................................................... 16

4 Tablas dinámicas ............................................................................................................... 18

4.1 Definición ..................................................................................................................... 18

4.2 El concepto de dimensiones ........................................................................................ 18

4.3 Aplicaciones ................................................................................................................. 18

4.4 Ventajas ....................................................................................................................... 18

5 Construcción de tablas y gráficas dinámicas ...................................................................... 20

5.1 Tablas dinámicas ......................................................................................................... 20

5.2 Gráficas dinámicas ....................................................................................................... 24

5.3 Diseño, presentación, formato ...................................................................................... 25

Tablas dinámicas 4

INTRODUCCIÓN

Excel es una hoja de cálculo, integrada en entorno Windows y desarrollada por Microsoft, que combina las capacidades de una hoja de cálculo normal, de una base de datos, de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros, todo dentro de la misma aplicación.

Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas celdas

pueden contener texto, valores numéricos, fechas y datos horarios, fórmulas o funciones matemáticas. Además, contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.

Una de las características más potentes de Excel son las tablas dinámicas, que permiten una gran flexibilidad a la hora de buscar varios elementos relacionados con datos proporcionando un método rápido y fácil para cambiar la forma de ver sus datos.

Al estructurar la información de manera ordenada y presentarla dentro de una tabla dinámica de Excel, el usuario puede realizar cualquier consulta de los campos disponibles de forma rápida.

Una tabla dinámica, es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos, se pueden cambiar las filas y las columnas para ver diferentes reportes de los datos de origen y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés. Conviene utilizar una tabla dinámica, cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una gran cantidad de información, para resumir y realizar comparaciones distintas con cada campo.

Para fortalecer el curso, además de la construcción de las tablas dinámicas se verán algunos comandos o funciones de Excel que los ayudarán a estructurar la información de mejor manera, es decir, que la información este organizada de manera lógica y eficiente, tomando como referencia información que se genera en sus áreas de trabajo, lo que les ayudará a apreciar de manera práctica las ventajas de trabajar con tablas dinámicas.

Tablas dinámicas 5

PROPÓSITO GENERAL

Desarrollar las habilidades para la construcción de tablas dinámicas en Excel que sirvan como soporte para la consulta eficiente de información propia del área de trabajo del participante.

METODOLOGÍA DEL CURSO

Curso presencial y práctico con duración de 10 horas, grupos de máximo 20 personas, donde se desarrollarán competencias laborales y profesionales en el manejo de tablas dinámicas en Excel mejorando el manejo de información del área de desempeño del participante, la evaluación del curso se integrará: 40% trabajo en clase y 60% evaluación final que consistirá en presentar frente a grupo tablas y gráficas dinámicas a partir de información del área de trabajo.

TEMA O UNIDAD DE COMPETENCIA

Manejo de TIC, construcción de tablas dinámicas en Excel.

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1. CONCEPTOS BÁSICOS DEL MANEJO DINÁMICO DE INFORMACIÓN

1.1 El manejo de la información habitual

El manejo de la información normalmente emplea

Almacenamiento electrónico:

Procesador de textos (Word)

o Texto o Tablas o Gráficos

Hojas de cálculo (Excel)

o Tablas u hojas o Gráficos

Bases de datos

o Tablas o Vistas o Consultas

La presentación de reportes en el manejo de la información habitual es estática, ya que se presentan los datos en un momento dado, en base a consultas prefabricadas (consulta a bases de datos).

1.2 El manejo dinámico de la información

El usuario puede realizar cualquier consulta de los campos disponibles.

Dada la forma de almacenamiento de la información las consultas que se hacen a esta resultan muy rápidas.

Las consultas se realizan en forma de tablas dinámicas (en este curso).

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos.

Se pueden cambiar las filas y las columnas para ver diferentes reportes de los datos de origen y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

¿Cuándo conviene utilizar una tabla dinámica?, cuando se desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una gran cantidad de información, para resumir y realizar comparaciones distintas con cada campo asociado a la información.

1.3 El manejo de la información habitual contra el manejo dinámico de información

La presentación de reportes en el manejo de la información habitual es estática, ya que se muestra una forma de presentar los datos en un momento dado. En cambio en el manejo dinámico de la información el usuario tiene la libertad de presentar la información en la forma que la requiera, debido a que es interactivo.

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1.4 Requerimientos de la información

La información debe estar organizada de manera lógica y eficiente sin repetición o inconsistencia en los datos (no deben existir renglones o registros iguales).

Campo o columna (encabezado). Es una de las propiedades o características de una tabla.

Presentar todos campos o encabezados que se necesitan para realizar interacciones entre estas (es decir, combinaciones válidas posibles entre ellos).

La información debe ser consistencia (todas las celdas deben tener valores).

No es necesario poner todos los datos, sólo los que resuelvan las diversas combinaciones que queremos presentar.

1.5 Procesamiento de la información

Antes de tener la información en tablas dinámicas se debe de tener en cuenta:

Establecer correctamente los campos o encabezados a usar en las tablas dinámicas.

Los datos deben estar perfectamente normalizados:

o Un dato incorrecto llevaría a suposiciones incorrectas, es decir que Masculino en “todo” debe de decir Masculino y no masculino con m minúscula.

o No deben existir celdas sin valores, por lo que se puede colocar si es el caso 0 (cero) para columnas de valores o un – (guión) para el caso de texto.

Para que la información se estructure de manera eficiente, veremos a continuación algunos comandos y funciones de Excel que nos ayudarán en esta labor.

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2. ALGUNOS COMANDOS DE EXCEL 2010

1. Desactivar líneas de cuadricula

Pestaña: Vista Opción: Líneas de cuadrícula

2. Fijar celdas para hacer operaciones Datos a realizar operación Declarar la función a realizar, para fijar la celda utilizar la tecla F4

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3. Validación de datos

Lista de datos dentro de la tabla Pestaña: Datos Opción: Validación de datos

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4. Funciones

a. Función consultav

Antes buscarv, busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada.

b. Función med

Antes extrae, devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.


c. Concatenar

Une elementos de texto en uno sólo.

d. Igual


Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve verdadero o falso, diferencia entre mayúsculas, minúsculas y acentos.

5. Obtener en automático la fecha de hoy

Devuelve la fecha actual con formato de fecha. =hoy()

6. Obtener edad

a. Utilizar la función =SIFECHA(B4,HOY(),"y")


En la formulas podemos cambiar la “y” (year, año) por:

“d” días entre las dos fechas

“m” meses entre las dos fechas

“y” años entre las dos fechas

“yd” días entre las dos fechas, si las fechas están en el mismo año

“ym” meses entre las dos fechas, si las fechas están en el mismo año

“md” días entre las dos fechas, si las fechas están en el mismo mes y año

7. Datos consecutivos (números, meses del año, días semana, entre otros)

Seleccionar datos, colocar el cursor en el extremo inferir derecho y arrastrar para completar la

serie.


8. Pegado especial

Pestaña: Inicio

Ícono: Copiar

Pegar

Pegado especial

Valores


9. Completar información en la base de datos

a) Seleccionar celdas

b) F5

c) Especial

d) Celdas en blanco

e) Aceptar

f) = celda inmediata superior, ejemplo =A3

g) Ctrl enter

Espacio académico (incluye c. inv facultades) SNI Grado máximo de estudios Cantidad

Centro de Innovación, Desarrollo e Investigación Educativa No Doctorado 2

Centro de Innovación, Desarrollo e Investigación Educativa No Maestría 2

Centro de Investigación en Ciencias Médicas No Doctorado 3

Centro de Investigación en Ciencias Médicas No Licenciatura 1

Centro de Investigación en Ciencias Médicas No Maestría 4

Centro de Investigación en Ciencias Médicas Sí Doctorado 2

Centro de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades No Doctorado 4

Centro de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades No Maestría 2

Centro de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades Sí Doctorado 7

Centro de Investigación y Estudios Avanzados de la Población No Doctorado 2

Centro de Investigación y Estudios Avanzados de la Población No Maestría 3

Centro de Investigación y Estudios Avanzados de la Población Sí Doctorado 3


3. HOJAS DE CÁLCULO

3.1 Manejo de datos

El manejo de datos al usar hojas de cálculo se hace a través de tablas, donde una columna representa un atributo, característica o propiedad. El renglón es un registro. La combinación renglón-columna representa el valor para cada uno de los atributos de la tabla.

Por medio de las hojas de cálculo podemos preparar los datos para llegar a la creación de tablas dinámicas, siempre y cuando la capacidad de la hoja sea suficiente para manejar la información que tenemos. Usamos ordenamientos, filtros, selecciones, búsquedas, herramientas que nos permiten agrupar la información como la necesitamos.

3.2 Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro: filtra por selección, para criterios simples.

Filtro avanzado: para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.


4. TABLAS DINÁMICAS

4.1 Definición

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos.

En las tablas dinámicas, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información.

4.2 El concepto de dimensiones

Una dimensión es un campo o atributo (encabezado) que se puede asociar a cierta un información. Por ejemplo, la información referente a la matrícula de una institución educativa puede agruparse o clasificarse por: edad, sexo, nivel de estudios, programa educativo, etcétera.

Cada uno de estos atributos o campos representa una dimensión, las cuales pueden combinarse entre sí, por ejemplo podemos conocer la cantidad de alumnos por Sexo de todos los niveles de estudios que se ofertan y así sucesivamente con todas los campos que existan.

4.3 Aplicaciones

Las aplicaciones son informes que el usuario va construyendo de acuerdo a sus necesidades, los temas pueden ser:

Análisis financieros

Análisis estadísticos

Análisis económicos

Análisis poblacional

Análisis educativos

Análisis administrativos

Entre muchos otros

4.4 Ventajas

Simplificación en la cantidad de datos al agrupar solo los que son necesarios para determinado análisis.

Se puede realizar fácil y rápidamente la presentación y consulta de información de todas las


maneras en que se requiera.

Cruces de información entre diferentes tipos de datos, que podrán servir para hacer nuevos análisis, pronósticos, toma de decisiones oportuna, entre otros.


5. CONSTRUCCIÓN DE TABLAS Y GRÁFICAS DINÁMICAS

5.1 Tablas dinámicas

Paso 1

De la fuente de información representarla de tal forma que se pueda realizar los cálculos en base de un campo numérico. Contabilizar todas las combinaciones posibles de los datos.

Ejemplo: Sexo – Masculino, Nivel – Licenciatura, Carrera – Arquitectura Alumnos 2

Paso 2

De la fuente de información, colocarse en cualquier lugar de la tabla, preferentemente en la primera celda.

Invocar al asistente de tablas y gráficos dinámicos, localizado en Insertar/Tabla dinámica como se observa a continuación:


Automáticamente se seleccionara la tabla o rango:


Paso 3

Dar clic en aceptar, se muestra la siguiente pantalla:

El diseño de la tabla dinámica contiene los elementos:

Lista de campos de tabla dinámica: campos que pueden usarse en la tabla dinámica para las consultas.

Filtro de informe: es la sección superior donde filtra la información en primera instancia.

Etiquetas de fila: en esta parte se muestran los registros.

Etiquetas de columna: es la sección donde se representan los datos en forma de campos.

Valores: aquí se colocan los campos que se desean sumar o contar.


Paso 4

Se arrastran o seleccionan los campos en las secciones deseadas, como se muestra:

Ahora podremos agregar o quitar campos y hacer filtros para construir las tablas con la información según la necesitemos.


5.2 Gráficas dinámicas

Colocarse en cualquier lugar de la tabla dinámica

Seleccionar gráfico


5.3 Diseño, presentación, formato

Teniendo los datos que deseamos consultar, podemos:

Dar formato a la tabla (consultar opciones en herramientas de la tabla: opciones, diseño)

Dar formato al gráfico (consultar herramientas del gráfico: diseño, presentación, formato, analizar)


Acomodar los campos conforme a lo que deseemos conocer

Por ejemplo, tomar los 10 espacios académicos con más profesores de tiempo completo

a) Colocarse en la columna a seleccionar b) Ordenar de mayor a menor (si se desea que estén en orden) c) Botón derecho d) Filtro

e) Los 10 mejores (pueden ser superiores o inferiores)


Hacer cálculos con los datos consultados

a) Herramientas de tabla dinámica b) Opciones c) Campos, elementos y conjuntos d) Campo calculado


e) Realizar operación

Cambiar título de los campos

a) Botón derecho sobre el título b) Configuración de campo de valor c) Anotar el nombre personalizado

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