curso sobre el correo de google
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Curso sobre el correo de google docsTRANSCRIPT
El repositorio de correo
● Por defecto los mensajes se muestran ordenados por orden cronológico (repositorio clásico).
● Puede seleccionar mostrar primero los mensajes importantes, los no leídos, los destacados o los prioritarios.
Para enviar un correo electrónico
● Pulsar en Redactar
● Escribir la dirección de receptor del mensaje o elegir entre los sugeridos entre las direcciones contactadas con más frecuencia
Para enviar un correo electrónico
● Pulse en la opción "Para" y seleccione entre la lista de contactos que aparece en la ventana emergente
Para enviar un correo electrónico
● Escriba algo en el asunto y en el texto y pulse "Enviar"
● El sistema le confirma si su mensaje se ha enviado correctamente
Enviar una copia
● Para enviar copia de un mensaje a alguien pulse en "Añadir Cc"
● Escriba el nombre de los receptores de una copia del mensaje
Enviar una copia oculta
Para ocultar las direcciones de correo a los otros receptores pulse CCO.
Si no quiere que nadie vea quién recibe un correo incluya todas las direcciones como ocultas
Dando formato al mensaje
● Para dar formato a un mensaje pulse “Formato enriquecido" (opción por defecto)
Dando formato al mensaje
● Si desea redactar un mensaje como texto plano pulse en la opción correspondiente
Corrector de texto
● Para comprobar la ortografía de un mensaje pulse en "Corrector ortográfico"
● Además del corrector ortográfico, el navegador, por defecto, ya nos subraya en rojo las palabras con faltas de ortografía
Adjuntar un archivo
● Para adjuntar un archivo pulse en la opción correspondiente, seleccione el archivo a adjuntar y pulse en "Abrir"
Adjuntar archivos
● El archivo adjunto aparece junto a la imagen de un clip
● Podemos NO enviar un archivo adjunto pulsando en la casilla correspondiente
Copiar imágenes
● Puede copiar imágenes en un mensaje de correo mediante las opciones copiar-pegar (Ctrl+c-Ctrl+v) o bien arrastrando la imagen desde el escritorio
Borradores
● Cada pocos minutos Google hace una copia de su mensaje y la guarda como borrador
● También se puede guardar con las teclas Ctr + s o bien pulsando sobre el botón "Guardar ahora"
Borradores
● Para revisar un borrador pulse en "Borradores"
● Para eliminar un borrador pulse sobre el borrador correspondiente y luego pulse sobre "Descartar borradores"
Deshacer un error
● Entre los labs existe una función para deshacer. Primero debe ir a "Labs"
● Buscar la aplicación para deshacer un envío y pulsar en "Habilitar"
Deshacer un error
● Pulse en el botón para guardar los cambios
● Durante unos segundos, antes de enviar un mensaje tenemos la opción de deshacer
Conversaciones
● Google Apps Mail agrupa todas las respuestas a un mensaje original en una única conversación o hilo
● El repositorio de correo muestra una lista de contactos y un número entre paréntesis que corresponde al número de mensajes de la conversación
Vista de conversación
● Al abrir un mensaje se muestra toda la conversación apilada con cada interlocutor en un color distinto
Vista de conversación
● Para ver un mensaje específico pulse sobre el mensaje● Para ver todos los mensajes pulse sobe "Mostrar todos"
Buscar un mensaje
● Mediante el cuadro de búsqueda podemos buscar un mensaje específico dentro de una conversación
Archivos adjuntos
● Si recibe un correo con un archivo adjunto verá el icono de un clip
● Los archivos PDF o Microsoft Office se pueden previsualizar en Google Docs o descargarlo al equipo local
Archivos adjuntos
● También podemos ver los documentos .pdf, .doc, .xls, .ppt, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd, and .wml como HTML
● Las hojas de cálculo Excel o los archivos .csv se pueden visualizar con Google Spreadsheets
● Si es un archivo Microsoft Word puedes visualizarlo con Google Docs
Google Viewer
● Si el archivo adjunto es un archivo PDF, PPT, DOC, DOCX,TIFF, ZIP o RAR podemos visionarlo en Google Viewer sin necesidad de descargarlo o salvarlo en Internet
Guardar archivos adjuntos
● Si usa el navegador Google Chrome puede arrastrar y soltar los adjuntos a tu ordenador para guardarlos en local
● Una vez visionado un adjunto con Google Viewer puede guardarlo en Google Docs sin necesidad de descargarlo
Vista básica en HTML
● Para visionar el repositorio de correo en la vista básica en HTML pulsamos la opción "HTML básico" en la parte inferior de la pantalla
● Esta vista puede ser útil para conexiones a Internet lentas
Vista básica en HTML
● La vista básica en HTML es compatible con cualquier navegador
● Esta vista no permite corrector ortográfico, filtros, importar contactos, etiquetas de colores, formato enriquecido, dirección de remite personalizada…
Marcar como leído
● Los mensajes NO leídos aparecen en negrita. Si quiere puede marcar un mensaje como leído
Marcar como NO leídos
● Para marcar como NO leído pulsamos en la opción del desplegable "Más acciones"
Respuestas prediseñadas
● Es una funcionalidad en los Labs● Permite añadir contenido previamente diseñado en los
mensajes● Permite guardar numerosos mensajes para diversos
temas● Puede modificarlos cuando quieras● Puede borrarlos cuando no los necesites
Crear una respuesta prediseñada
● Habilite la funcionalidad “Respuestas prediseñadas” en los Lab y guarde los cambios
Respuestas prediseñadas
● Escriba el nombre de la respuesta prediseñada y pulse "Aceptar"
● La respuesta estará disponible en el menú de "Respuestas prediseñadas"
Respuestas prediseñadas
● Inserte la respuesta prediseñada pulsando sobre el nombre de la respuesta que quiera insertar
Enviar correo desde múltiples cuentas
● Primero debe añadir las direcciones desde las que quiere enviar los mensajes
Enviar correo desde múltiples cuentas
● Escriba en la ventana emergente la otra dirección desde la que desea enviar correos
Enviar correos desde múltiples cuentas
● Antes de poder enviar correos desde otra dirección Google debe verificar que somos propietarios de dicha dirección de correo
Enviar correos desde múltiples cuentas
● Debe confirmar que la dirección es suya introduciendo el código de verificación
Enviar correos desde múltiples cuentas
● En el panel de configuración podemos seleccionar la cuenta desde la que vamos a enviar los mensajes
● Para ellos pulsamos en "establecer como predeterminada"
Enviar correos desde múltiples cuentas
● Seleccione la dirección desde la que desee enviar los mensajes
Enviar correos desde múltiples cuentas
● Al responder a un mensaje también puede cambiar la dirección desde la que envía el mensaje
Recibir correo de múltiples cuentas
● Puede recibir correo desde otras cuentas si así lo configura desde la cuenta de origen en la opción para redirigir el correo entrante
● Las cuentas de las que quiera recibir deben soportar acceso POP y tenerlo activado
Recibir correo de múltiples cuentas
● Para recibir correo de múltiples cuentas primero entramos en "Configuración", "Cuentas e inportación" y pulsamos en "Añadir curnta de correo electrónico POP3"
Recibir correo de múltiples cuentas
● Introducimos la dirección de correo de la que queremos recibir los mensajes
● Podemos recibir mensajes de un máximos de 5 cuentas● Pulsamos "Paso siguiente"
Recibir correo de múltiples cuentas
● Introducimos el nombre del servidor, el puerto y la contraseña
● Importante seleccionar la opción "Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor"
● Si quiere puede etiquetar los mensajes entrantes● Pulsar en "Añadir a mi cuenta"● Use siempre una conexión segura SSL● Puede archivarlos directamente sin pasar por el repositorio
de correo● Debe confirmar que la dirección es suya pulsando en el
enlace o introduciendo el código de verificación
Recibir correos de múltiples cuentas
● Debe confirmar que la dirección es suya introduciendo un código de verificación
Firma de los mensajes
● Puede configurar una firma por defecto que se aplica a todos los mensajes
● Para ellos entramos en "Configuración" y "General"
● Sólo se puede crear una firma para cada dirección de correo● Si no desea incluir la firma en un correo puede borrarla
manualmente
Respuesta automática
● Podemos enviar un mensaje por defecto cuando estemos de viaje o de vacaciones.
● Podemos enviarlo a todo el mundo o sólo a nuestra lista de contactos
Respuesta automática
● Seleccione las fechas en las que empieza y en las que termina (opcional) la respuesta automática
● El sistema añade la firma ● El sistema avisa de que la "Configuración de
vacaciones" está activada● Para terminar la "Configuración de vacaciones"
pulsamos en "Finalizar ahora" o lo inhabilitamos desde el panel de "Configuración"
Emoticonos
● Pulse en el botón para insertar emoticonos
● Google Apps nos ofrece muchos para elegir. Pulse sobre el emoticono a insertar
Fondo de escritorio
● Puede cambiar el fondo de escritorio pulsando en la opción "Temas" del panel de "Configuración"
Clips de la Web
● Los clips de la web son noticias relevantes que aparecen en la parte superior del escritorio
Mensajes destacados
● Marcar con una estrella
● Para ver los mensajes destacados pulse la opción "Destacados"
Estrellas
● Puede configurar su cuenta de correo para poder usar más de un color/tipo de estrella
● Las estrellas sirven para destacar un mensaje sobre el resto● Puede usar distintos colores de estrella o distintos símbolos
para asignar un distintivo único para distintos tipos de mensaje
● Esto le permite encontrar fácilmente ese tipo de mensaje
Estrellas
● Pulse en la estrella repetidamente hasta encontrar el color/símbolo con el que quiera destacar ese mensaje
● Los colores/tipos se muestran sucesivamente a medida que usted pulsa
Estrellas
● Para encontrar todos los mensajes destacados con algún tipo de estrella pulse en destacados o escriba "is:starred" en el cuadro de búsqueda
Mensajes importantes
● Si un mensaje es importante puede etiquetarlo como tal y enviarlo a la carpeta de mensajes importantes pulsando en el símbolo que aparece en el propio mensaje
● También puede seleccionarlo y pulsar en la opción del menú de la parte superior
● No confundir la etiqueta "importante" con la etiqueta "destacados"
Etiquetas
● Para organizar el correo de manera más efectiva Google Apps usa etiquetas
● A un mismo correo se le pueden aplicar numerosas etiquetas
● Por defecto, cuando se aplica una etiqueta a un mensaje se le aplica a toda la conversación
Etiquetas
● Para ver todos los mensajes que están relacionados con una etiqueta pulse en la etiqueta correspondiente
● Aunque se borre la etiqueta el mensaje no se borra
Etiquetas por defecto● Google Apps Mail crea etiquetas por defecto (no se puede
cambiar el nombre de estas etiquetas)○ Recibidos: muestra conversaciones○ Destacados: muestra sólo los mensajes marcados con
una estrella○ Chats: muestra las conversaciones de chat archivadas○ Enviados: mensajes enviados○ Borradores: aquellos mensajes que has empezado y
que has salvado para seguir trabajando en ellos luego○ Todos: todo el correo enviado o recibido○ Spam: aquellos mensajes sospechosos de ser basura○ Papelera: aquí acaban aquellos mensajes que borras.
Puedes vaciar la papelera en cualquier momento
Crear etiquetas
● También podemos ir a Configuración y luego a Etiquetas
● Puedes eliminar una conversación del repositorio y almacenarla en la etiqueta correspondiente pulsando "Mover a"
Anidar etiquetas
● Al crear una nueva etiqueta tenemos la opción de anidar la etiqueta dentro de otra etiqueta
● Es el equivalente a crear subcarpetas
Editar etiquetas
● En la ventana emergente que se muestra podemos cambiar el nombre de la etiqueta, el color de la misma, suprimir la etiqueta, ocultar la etiqueta del repositorio de correo, o mostrar si hay mensajes sin leer almacenados en esa etiqueta
Editar etiquetas
● También puede buscar en "configuración" la opción "Etiquetas" y bajar el cursor hasta la etiqueta correspondiente.
● Pulse sobre la etiqueta para editar el nombre
Asignar etiquetas a un mensaje
● Puede arrastrar la etiqueta hasta el mensaje o la conversación. Todos los mensajes de una conversación quedan etiquetados
Asignar etiquetas a un mensaje
● O bien puede arrastrar el mensaje o la conversación hasta la etiqueta. En este caso el mensaje queda archivado en esa etiqueta y desaparece del repositorio de correo
Mover una conversación
● También puede eliminar una conversación del repositorio y archivarla pulsando en la etiqueta correspondiente en el desplegable "Mover a"
Eliminar etiquetas
● Seleccione un mensaje, pulse en la opción "Etiquetas" del menú y seleccione aquellas etiquetas que quiera añadir o quitar
● También puede des-seleccionar la etiqueta que se muestra al visionar un mensaje
Administrar etiquetas
● En el panel de administración de etiquetas podemos
○ crear nuevas etiquetas○ eliminar etiquetas○ modificar el nombre de una etiqueta ya existente○ mostrar u ocultar una etiqueta en el repositorio de correo
(lista de mensajes)○ mostrar u ocultar una etiqueta en la lista de etiquetas
Mostrar un ocultar etiquetas
● Seleccionar y arrastrar una etiqueta a la parte superior del listado de etiquetas para mostrarla en el repositorio
● Las etiquetas que no se muestran en el repositorio aparecen bajo el menú "x más"
Añadir colores a las etiquetas
● Pulse en el icono a la izquierda de la etiqueta y seleccione el color que desee
● Puede añadir colores personalizados● El color se refleja en las etiquetas del
repositorio de correo
Archivar mensajes
● Al archivar un mensaje o una conversación ésta desaparece del repositorio y se almacena permanentemente.
Ver mensajes archivados
● Para ver el mensaje pulsar en "Todos" o en la etiqueta correspondiente
● También podemos usar el cuadro de búsqueda de mensajes en la parte superior de la página o pulsar sobre la etiqueta en la que está archivado el mensaje
Eliminar un mensaje
● Para eliminar un mensaje pulse en la opción "Eliminar"● El mensaje desaparace del depositorio● Permanece en la papelera durante 30 días● Desaparece de la etiqueta correspondiente● A los 30 días el mensaje desaparece totalmente● Sólo aparece con el operador "in:anyware" en el cuadro de
búsqueda
Eliminar un mensaje
● Para eliminar un mensaje de una conversación pulse en "Eliminar este mensaje" del desplegable que aparece bajo la opción "Responder"
Recuperar un mensaje eliminado
● Durante 30 días podemos devolver el mensaje de la papelera al repositorio ("recibidos"). Para ello pulse la opción "Recibidos" en el desplegable bajo "Mover a"
● También puede archivarlo en cualquier etiqueta
Eliminar definitivamente
● Para eliminar un mensaje definitivamente pulse en la etiqueta "papelera" y luego pulse en "Suprimir definitivamente"
● También puede eliminar todos los mensajes de la papelera pulsando en "Vaciar la Papelera ahora"
Filtros
● Los filtros analizan el correo entrante y permiten realizar acciones sobre el mismo, tales como etiquetado, archivado, borrado o reenvío a otras direcciones de correo.
● Puede crear tantos filtros como necesite pero tan sólo 20 pueden reenviar a otras direcciones.
Creación de un filtro
● Por ejemplo puede iniciar una acción automática cada vez que reciba un mensaje de correo○ de una dirección o para una dirección concreta○ que incluya o no incluya determinada palabra o frase○ sobre un determinado asunto○ que tiene archivos adjuntos
Creación de un filtro
● Por ejemplo por razones de seguridad puede suprimir aquellos correos con un archivo adjunto
Uso de operadores
● En la configuración de filtros podemos usar los siguientes operadores:
○ operador OR: unión de dos criterios○ operador -: que no contenga ese criterio○ operador "": que contenga esa palabra exactamente○ operardor (): para agrupar palabras○ incluir los criterios tipo from:[email protected] en el
campo "Contine las palabras"
Reenviar automáticamente
● Puede redirigir el correo entrante a una segunda cuenta.● Puede mantener una copia en el repositorio actual.● Para ello debemos entrar en el menú de configuración y
seleccionar "Reenvío y correo POP/IMAP"
● Esta opción no funciona de forma retroactiva para el correo que ya está en el repositorio
Reenviar de forma selectiva
● Podemos reenviar automáticamente mensajes de correo a otra dirección de forma selectiva mediante filtros
● En el menú de configuración pulsamos la opción filtros y configuramos un filtro como se explicó anteriormente
● Pulsamos "Siguiente" y marcamos la opción "Reenviar"
● Sólo se permiten un máximo de 20 filtros de reenvío automático
Cuadro de texto para búsqueda
● Para encontrar un mensaje escribimos una palabra en el cuadro de búsqueda
● El mensaje aparece y la palabra buscada está resaltada en color amarillo
Búsqueda de mensajes
● Google Apps Mail no reconoce caracteres especiales como corchetes, paréntesis, símbolos de moneda($, €), el ampersand(&), asteriscos(*)...
● Google Apps Mail no reconoce coincidencias parciales ni similitudes del tipo "automov" para encontrar mensajes que incluyan la palabra "automoviles" o "automovilistas"
Búsqueda avanzada
● Puede pulsar en "Opciones de búsqueda" para iniciar una búsqueda avanzada
● También puede usar operadores de búsqueda avanzados en la caja de texto que aparece en la parte superior
Operadores de búsqueda
● from: (buscar por el remitente)● to: (buscar por el destinatario)● subject: (buscar por el contenido)● OR (buscar por varios criterios de búsqueda a la vez)● - (para excluir criterios de búsqueda)● label: (buscar por etiquetas)● has:atachment (buscar mensajes con archivos adjuntos)● list: (buscar mensajes en listas de correo)● filename: (buscar adjuntos con ese nombre)● " " (buscar por palabra exacta)● () (para agrupar criterios)● in:anywhere (buscar en cualquier sitio)
Operadores de búsqueda
● in:inbox (buscar en el repositorio)● in:trash (buscar en la papelera)● in:spam (buscar entre el spam)● is:starred (buscar entre los destacados)● is:unread (buscar entre los NO leídos)● is:read (buscar entre los leídos)● cc: (buscar entre los que han recibido una copia)● bcc: (buscan entre los que han recibido una copia oculta)● after: (buscar después de una fecha)● before: (buscar antes de una fecha)● is:chat (buscar mensajes de chat)● deliveredto: (buscar por una determinada dirección)
Buscar por una etiqueta
● Si conoce que un mensaje está almacenado en una determinada etiqueta puede usar la opción correspondiente entre las "Opciones de búsqueda"
Buscar por una etiqueta
● O bien use el operador "label:" en el cuadro de búsqueda● Si la etiqueta tiene más de una palabra debe unirlas por
un guión
Buscar mensaje eliminados
● Por defecto Google Apps Mail no busca entre los mensajes de spam ni en la papelera
● Para buscar entre el spam o en la papelera seleccione la opción correspondiente entre las opciones de búsqueda
● También puede usa el operador "in:anywhere"
Deshacer una acción
● Para deshacer una acción pulsar Ctr + z● También podemos usar la opción deshacer que aparece
en la parte superior de la pantalla● Esta opción tan sólo permanece disponible unos
segundo
Combinaciones de teclas
● Podemos habilitar las combinaciones de teclas (shortcuts) para acciones específicas
● Para ver las opciones disponibles teclear Shift + ?
Combinaciones de teclas
● Para poder usar la combinación de teclas primero debemos activarlas en la configuración general
Acceso POP/IMAP
● Puede acceder a su correo desde un cliente de correo tipo Outlook, Apple Mail o Thunderbird
● Puede acceder a su correo por los protocolos POP o IMAP (Google recomienda este último)
● POP (Post Office Protocol) permite descargar mensajes del servidor de correo de Google hasta su ordenador (o dispositivo móvil) para luego poder verlo mediante el cliente de correo
● IMAP (Internet Message Access Protocol) crea una conexión permanente con el servidor de correo de Google y permite descargarse los mensajes a su ordenador (o dispositivo móvil) incluso aunque no esté conectado a Internet
Diferencias entre POP e IMAP
● POP ofrece una conexión unidireccional desde el servidor de correo a su ordenador
● El correo se descarga en su ordenador y desaparece del servidor
● IMAP permite una conexión bidireccional entre el servidor de correo y el ordenador
● A través de IMAP se los dos dispositivos se sincronizan.● Los cambios que haga en su ordenador se reflejan también
en el servidor● IMAP permite que pueda acceder a su correo desde
múltiples dispositivos en cualquier momento● IMAP consume más ancho de banda que POP
Habilitar POP/IMAP
● Para habilitar el envío/recepción de correo POP o IMAP debe pulsar en "Reenvío y correo POP/IMAP" en el menú de configuración
Control IMAP
● Puede configurar el máximo de mensajes en una carpeta● Puede sincronizar el servidor y el cliente● Puede decidir si borrar un mensaje o enviarlo a la papelera
Correo sin conexión
● Puede acceder al correo incluso si no hay conexión a Internet
● Para ello debe habilitar "Sin conexión
● Google usa Gears (una extensión de su navegador de código abierto) para descargar en su ordenador una copia de su correo
● Cuando pierde la conexión Google salta automáticamente al modo offline, lo que lo hace idóneo para conexiones inestables.
Correo sin conexión
● No puede usar esta funcionalidad junto con la funcionalidad de acceso a varias cuentas de Google al mismo tiempo
● Puede leer y escribir mensajes, destacarlos y etiquetarlos● Los mensajes salientes se almacenan en cache hasta que
haya de nuevo conexión a Internet● Para activar esta funcionalidad pulse en "Habilitar correo sin
conexión"
Correo sin conexión
● No puede adjuntar archivos a un mensaje de correo cuando trabaja sin conexión
● Cuando trabaja sin conexión el correo sólo se almacena en el ordenador en el que está trabajando y no es accesible desde otro ordenador
● Google Mail Offline funciona en todos los navegadores que soporten Gears (Fireforx, Internet Explorer, Chrome...)
● Para acceder a su correo sin conexión teclee en su navegador http://mail.google.com/a/ejemplo.com sustituyendo ejemplo.com por su dominio
● Una vez conectado a Google Mail Offline trabaje igual que si estuviera conectado al servidor de correo de Google
Correo sin conexión
● Google Mail detecta automáticamente si hay conexión y muestra el símbolo correspondiente
Correo sin conexión
● Troubleshooting:○ Asegúrese de que está habilitado○ Intente refrescar la página○ Reinice el navegador○ Desactive otras extensiones del navegador○ Borre la base de datos de Gears○ Reinstale Gears
● Para desactivar el correo sin conexión pulse en deshabilitar
Acceso desde un móvil
● Puede acceder a su correo desde su dispositivo móvil (teléfono, smartphone, tablet...)
● Puede acceder de tres maneras diferentes:
○ Navegador○ App○ Sync
Acceso desde el navegador
● La interfaz se optimiza automáticamente para el dispositivo que utilice
● Puede acceder a su correo, asignar etiquetas, archivar mensajes, guardar borradores, adjuntar archivos o responder llamando al remitente del mensaje
● Cuando acceda desde un móvil la página no se refresca automáticamente
● Para refrescar la página pulse en "Recibidos"