curso excel avanzado

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ANALISIS DEL TEMA

Hoy no es posible aprender toda la informacin de la que se dispone y la memorizacin no es la estrategia. Otras habilidades resultan cruciales: capacidad para buscar informacin, para enjuiciarla crticamente, para aplicarla en la resolucin de problemas, entre otras posibles. El uso de las nuevas tecnologas informticas puede facilitar el cambio en el trabajo de formacin del profesional. Crear alternativas para un mejor aprendizaje, apoyadas en las computadoras y redes de telecomunicaciones, como ncleo alrededor del cual se agrupan las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones, de modo que se supere la mera transmisin de contenidos en la enseanza y se proporcione un bagaje ms verstil y adaptado a las demandas mltiples y cambiantes de las sociedades actuales, lleva hoy a disear con mucho cuidado los programas educativos que asimilan estas tecnologas, para lograr un buen resultado y adems un equilibrio costo/beneficio que repercuta en la calidad y mejora de la educacin.

Durante los ltimos aos las nuevas tecnologas y muy en particular las computadoras, estn causando numerosos cambios en la mayora de los aspectos de nuestra cultura. La enseanza de las matemticas no ha quedado ajena a estos cambios. As, en muchas universidades de todo el mundo se han venido empleando programas con el fin de mejorar la calidad de la enseanza de una disciplina, que por su elevado grado de abstraccin, es una de las ms complicadas del currculo universitario.

El estudio de la Ingeniera, aunque fundamentado en slidas leyes generales, fsicoqumicas, requiere la aplicacin de estas leyes a situaciones reales donde muchas de las simplificaciones de la teora fsica llevan a resultados no coherentes con la realidad fsica del problema, vase casos de aproximacin al comportamiento ideal de los gases o la aplicacin de la teora de Bernoulli al flujo de fluidos.

Adems muchos de las ecuaciones y modelos matemticos de gran belleza formal, conducen a situaciones en las cuales el clculo es imposible. Entonces hay que recurrir al clculo grfico o efectuar aproximaciones.

El problema se hace patente, por ejemplo, en aplicaciones a estados no estacionarios (tanto en la transmisin de calor, transporte de materia, o momentum, como en la dinmica de fluidos o la transmisin de potencia) donde la aparicin de ecuaciones diferenciales de difcil, o imposible integracin simblica, integrales elpticas y de otro tipo crean dificultades aadidas al aprendizaje conceptual de la materia. 2 / 159

Juegos, simulaciones, tutoriales, enseanza asistida por ordenador y lenguajes de programacin, han sido los tipos de programas matemticos ms utilizados en las ltimas dcadas. Sin embargo, con la aparicin de los programas de clculo simblico o clculo algebraico en la dcada de los setenta, la situacin de las antiguas herramientas ha ido quedando relegada a un segundo plano.

Los programas de clculo simblico permiten realizar cmputos usando tanto una aritmtica exacta, como una aritmtica aproximada. La posibilidad de realizar cmputos utilizando la aritmtica exacta brinda la posibilidad de realizar clculos de tipo simblico. De esta forma se consigue realizar clculos con variables, a diferencia de lo que hacan otros programas basados en una aritmtica aproximada.

Estos programas han provocado la aparicin de numerosas experiencias didcticas, basadas fundamentalmente en la creacin de laboratorios de prcticas en los que el programa de clculo simblico, es utilizado por los alumnos como soporte para estudiar los hechos, conceptos y principios matemticos desarrollados en las clases tericas.

Actualmente existen numerosos programas de clculo matemtico que pueden ser usados por ingenieros qumicos para resolucin de problemas como: Mxima Reduce Matemtica Maple Axiom Form Derive Matlab Excel Mathcad En este curso vamos a utilizar Excel como herramienta de clculo para resolver problemas en Ingeniera, por su popularidad y fcil manejo, esperamos que al terminar este curso los asistentes puedan manejar la hoja de clculo con soltura y la profundidad tcnica requerida.

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OBJETIVOS A ALCANZAR durante el desarrollo del curso

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OBJETIVOS GENERALES A ALCANZAR Las hojas de clculo ayudan a los ingenieros, a que de manera intuitiva logren una mejor comprensin del algebra.

Al utilizar una hoja de clculo, los profesionales se integran con su lenguaje. La hoja de clculo puede convertirse en su puente para penetrar en el mundo de las matemticas: se les abre la oportunidad de usar este mtodo intuitivo para resolver problemas mediante la construccin de tablas, porque los programas las generan en forma muy sencilla.

As una hoja de clculo resulta ser una herramienta poderosa porque permite a sus usuarios apoyarse en su intuicin y aplicar una estrategia para predecir y verificar.

La hoja de clculo puede aplicarse ventajosamente, entre otras, a cuatro clases de situaciones. 1. Manejo de frmulas y correlaciones empricas de expresin compleja

2. Resolucin de problemas recuperando datos, desde bases de datos, internas o externas Tambin es de gran utilidad su potencialidad, por el mtodo de la matriz inversa, de resolver sistemas de ecuaciones lineales, en aplicaciones como balances de materia y energa, as como sus funciones econmicas y de optimizacin de programas aplicables en cuestiones de economa de la industria de manufactura.

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Hoy en da, las computadoras y los mtodos numricos proporcionan una alternativa para clculos complicados. Al usar la computadora para obtener soluciones directamente, se pueden aproximar los clculos sin tener que recurrir a suposiciones de simplificacin o a tcnicas lentas.

MICROSOFT EXCEL Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES COMO HERRAMIENTA DE DESARROLLO

A principio de los aos noventa las empresas queran aprovecharse del potencial ofrecido por los avances en la tecnologa informtica, para el anlisis de datos efectivo, y se invirtieron millones de dlares en desarrollar grandes sistemas de informacin usando herramientas de desarrollo de alto nivel como COBOL, C y PASCAL.

Microsoft Excel es la primera herramienta de desarrollo que tiene las ventajas de las hojas de clculo y de las herramientas de programacin visual. De hecho, Excel es la primera hoja de clculo que ofrece un lenguaje de desarrollo visual (Visual Basic para aplicaciones, o VBA, que es como se le conoce habitualmente).

VBA es una implementacin de la primera herramienta de desarrollo visual de Microsoft, Visual Basic, integrada en la hoja de clculo Excel (y otras aplicaciones de Microsoft Office). Nos proporciona el mayor nivel de acceso a funciones de anlisis de datos, programable por el lector, jams ofrecido en una hoja de clculo.

Cuando vemos Excel como una herramienta de desarrollo, es importante comprender que Excel no es meramente una hoja de clculo.

Excel es adems una poderosa biblioteca de objetos que incluye unos 100 objetos de anlisis de datos avanzados. Con VBA, los desarrolladores pueden combinar objetos.

Excel para la creacin de potentes sistemas de informacin. Y como los objetos Excel tienen un mbito general, los desarrolladores pueden aadir un alto grado de flexibilidad a los sistemas de informacin creados, para que cada sistema satisfaga las necesidades de mltiples usuarios. Excel tambin soporta OLE, as como un objeto de automatizacin y un

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controlador OLE. Este soporte para OLE permite a los desarrolladores integrar fcilmente objetos de Excel en sistemas basados en otros entornos de desarrollo.

EXCEL COMO HERRAMIENTA DE DESARROLLO DE APLICACIONES DE INGENIERIA Para desarrollar aplicaciones en Ingeniera con Excel se necesitan mtodos de clculo matemticos. Estos son tcnicas mediante las cuales es posible formular problemas matemticos de tal forma que puedan resolverse usando operaciones aritmticas. Aunque hay muchos tipos de mtodos numricos, comparten una caracterstica comn: invariablemente se debe realizar un buen nmero de tediosos clculos aritmticos. No es raro que con el desarrollo de computadoras digitales eficientes y rpidas, el papel de los mtodos numricos en la solucin de problemas de ingeniera haya aumentado en forma considerable en los ltimos aos.

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INTRODUCCIN

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Microsoft Excel es un programa de Aplicacin que se ejecuta bajo ambiente Windows 1 , manejando as todas las potencialidades grficas que tiene incorporado el programa para desarrollar sus funciones: Ventanas, Cuadros de Dilogo, Grficos, etc.

Excel es una poderosa herramienta para efectuar clculos matemticos donde se generan los resultados en forma automtica, simulando as el trabajo en una matriz, donde los datos se organizan en filas y columnas. Al igual se puede utilizar para estudios estadsticos y de finanzas, por sus funciones estadsticas y financieras.

Excel, puede tambin ayudar a desarrollar mejor sus funciones y prestar una gran utilidad en la Gestin Empresarial, a travs de la generacin de informes y Proyecciones Comerciales, cuenta con las siguientes herramientas.

HOJA DE CLCULO

Una hoja de clculo es una planilla cuadriculada compuesta de filas y columnas. Tiene 65.536 filas por 256 columnas, lo que da un total de 16.777.216 celdas 2 , una celda es la interseccin de una fila con una columna. En una celda se puede introducir caracteres, nmeros, frmulas y funciones especiales del Excel.

Las filas se denominan por su nmero y van desde la 1 a la 65.536, y las columnas se denominan de derecha a izquierda por A, B, C,..., Y, Z, AA, AB,..., IV.

La potencia de una hoja de clculo est determinada por el uso de frmulas y funciones. Las frmulas realizan clculos de forma automtica a partir de la informacin contenida en la informacin contenida en la misma hoja o en otras hojas y permiten realizar supuestos en los proyectos financieros del tipo: Qu pasara si...? Con las frmulas se puede acceder a multitud de funciones que ejecutan operaciones predefinidas: determinar la rentabilidad de una inversin, calcular el tiempo necesario para finalizar una operacin de rentas, etc.

Windows, marca registrada de Microsoft Corp., para todas sus versiones: Windows 3.xx, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP etc. 2 A la interseccin de una fila con una columna se le denomina celda. En Excel se trabaja en celdas. 9 / 159

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BASE DE DATOS

Es una herramienta para organizar y administrar la informacin como si se tratara de una aplicacin de base de datos. Ello permite buscar, ordenar, o extraer la informacin de forma directa y transparente para el lector.

En una base de datos la informacin est estructurada en forma de tablas, con filas y columnas, a partir de una hoja de clculo o de slo una parte de la misma.

GRFICOS

Corresponden a una Representacin Grfica que tiene por funcin interpretar los datos que han sido introducidos en la Hoja de Clculo. Esta representacin que proporciona Excel es fcil de realizar y de entender por terceras personas, obteniendo as un Anlisis completo de la informacin.

Para desarrollar estas Representaciones Grficas, Excel proporciona al lector un Asistente de Grficos que tiene por caracterstica indicar paso por paso como se crea un grfico, solicitando la informacin que requiere para efectuar la operacin.

Excel

dispone de 14 tipos de grficos estndares y de 20 tipos de grficos

personalizados, con 100 formatos predefinidos.

MACROS

Las macros son programas que se pueden grabar en una Hoja de Clculo, permitiendo ejecutarlos en cualquier instancia y en la hoja que desee. De esta forma se pueden automatizar las diversas operaciones desarrolladas en Excel, ganando tiempo y flexibilidad en los trabajos repetitivos. Si en reiteradas ocasiones se debe modificar la Fuente de Letra a un tipo estndar, es decir, que sea igual para todas las planillas que se desee crear, lo ms prctico es crear una Macro que le permita automatizar esta tarea, evitando as tener que efectuar el mismo procedimiento para cada Hoja de Clculo, que se desee generar. Se pueden ejecutar diversas tareas sobre una macro que corresponden a: Grabar una macro, Ejecutar una macro, Revisar o examinar una macro, Imprimir una macro y Grabar el archivo que contiene la macro. 10 / 159

OBJETOS GRFICOS

Por medio de la barra de herramientas Dibujo, Excel ofrece la posibilidad de crear objetos grficos: lneas rectas y curvas, rectngulos, crculos, flechas, curvas, etc., en las hojas de clculos, grficos y macros.

Adems de estos entornos de trabajo, Excel presenta la capacidad de incorporar mapas de bits (bitsmaps) segn el procedimiento estndar (OLE) utilizando el portapapeles de Windows, lo que permite aadir imgenes y fotografas en las hojas de clculo.

Excel al operar en entorno Windows, permite trabajar con un nmero ilimitado de ventanas que pueden desplazarse o redimensionarse a voluntad, conteniendo cada una de ellas un libro de trabajo con un mximo de hasta 255 hojas de clculo.

Tambin permite el intercambio de datos con Access, Word y Excel mediante Copiar y Pegar.

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Uso de nombres para rangos

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A pesar de que los rangos permiten trabajar de manera eficaz con grupos grandes de celdas, trabajar con coordenadas de rangos presenta algunas desventajas No permite trabajar con ms de un conjunto de coordenadas de rango a la vez. Cada vez que quiere utilizar un rango, debe redefinir sus coordenadas. La anotacin de rango no es intuitiva. Para poder saber lo que la frmula =SUMA (E6:E10) est sumando, necesita ver el rango. Un pequeo fallo a la hora de definir las coordenadas puede traer consigo muchos problemas, especialmente cuando est eliminando un rango. Puede solucionar estos problemas utilizando nombres de rango; stos son etiquetas que se aplican a una sola celda o a un rango de celdas. Con un nombre definido, puede usarlo en vez de las coordenadas del rango. Por ejemplo, para incluir el rango en una frmula o en un comando de rango, puede utilizar el nombre en vez de seleccionar el rango tecleando las coordenadas. Puede crear tantos nombres de rango como desee, e incluso puede asignar varios nombres al mismo rango. Los nombres de rango hacen las frmulas intuitivas y fciles de leer. Por ejemplo, asignar el nombre ProduccionHelados al rango E6:E10 inmediatamente nos muestra la frmula =SUMA (ProduccionHelados). Adems de evitar estos problemas, los nombres de rango ofrecen ventajas en las tablas: Los nombres son ms fciles de recordar que las coordenadas del rango. Los nombres no cambian cuando mueve un rango a otra parte de la hoja de trabajo. Los nombres de los rangos se ajustan automticamente cuando inserta o elimina columnas en un rango. Con los nombres es ms fcil navegar por una hoja de trabajo. Puede utilizar el comando Ir a para ir a otro rango con nombre rpidamente. Puede utilizar etiquetas de la hoja de trabajo para crear nombres de rango rpidamente. Este tema muestra cmo definir y trabajar con nombres de rangos, pero espero poder mostrarle todas las posibilidades y ventajas que ofrece esta herramienta a la hora de trabajar con Excel. Definir el nombre de un rango Los nombres de rango pueden ser bastante flexibles, pero necesita seguir algunas restricciones y pautas:13 / 159

El nombre puede tener un mximo de 255 caracteres. El nombre debe comenzar por una letra o por el guin bajo (_). Para el resto del nombre, puede usar cualquier combinacin de caracteres, nmeros o smbolos, mens los espacios. Para nombres con varias palabras, separe las palabras por medio del guin bajo o intercale maysculas con minsculas (por ejemplo, Produccin_Helados o ProduccionHelados). Excel no distingue entre maysculas o minsculas en los nombres de rango. No utilice direcciones de celdas (como Q1) o cualquiera de los signos de operaciones (como +,-, /,>, Nombre>Definir (o pulse Control-F3).15 / 159

Aparecer el cuadro de dilogo Definir nombre (vase la figura 2.2).

Figura 2.2. Cuando despliega el cuadro de dialogo Definir nombre para definir el nombre de un rango, Si las coordenadas del rango se han seleccionado aparecen automticamente en el cuadro Se refiere a. 2. Introduzca el nombre del rango en el cuadro de texto Nombres en el libro. Truco Al definir el nombre de un rango, siempre introduzca al menos la primera letra del nombre en maysculas. Por qu? Le ser de gran ayuda para solucionar problemas con las frmulas. Debe escribir el nombre del rango en minsculas cuando lo vaya a insertar en una frmula. Al aceptar la frmula, Excel pasa el nombre a maysculas o a minsculas dependiendo de cmo lo haya definido en principio. Si el nombre se mantiene en minsculas, Excel no lo reconocer, as que quiz lo haya escrito mal. 3. Si el rango que aparece en el cuadro Se refiere a es incorrecto, puede utilizar uno de estos dos mtodos para cambiarlo: Escriba correctamente la direccin del rango (acurdese de empezar la direccin con el signo igual). Haga clic dentro del cuadro Se refiere a y luego utilice el ratn o el teclado para seleccionar un rango nuevo en la hoja de trabajo. Advertencia: Si quiere moverse dentro del cuadro Se refiere a con las teclas del cursor (por ejemplo, para editar la direccin del rango), pulse primero F2 para pasar al modo Modificar. Si no hace esto, Excel seguir en el modo Sealar, y el programa asume que est intentando seleccionar una celda dentro de la hoja de trabajo.16 / 159

4. Haga clic en Agregar. Excel agregar el nombre a la lista de Nombres en el libro. 5. Repita los pasos desde el 3 al 5 para nombrar ms rangos. 6. Cuando termine, haga clic en Cerrar para volver a la hoja de trabajo. Definir nombres de rango en diferentes niveles en las hojas Todas las hojas de un libro pueden tener nombre. (A stas se les denomina nombres de libro.) Esto quiere decir que una frmula en la hoja puede referirse a un rango nombrado en la hoja 3 simplemente utilizando el nombre directamente. Esto puede ser un problema si necesita utilizar el mismo nombre en diferentes hojas de trabajo. Por ejemplo, puede tener cuatro hojas (Primer Trimestre, Segundo Trimestre, Tercer Trimestre y Cuarto Trimestre) y tener que definir el nombre de rango Gastos en cada hoja. Si necesita utilizar el mismo nombre en hojas diferentes, puede crear nombres en diferentes niveles. Esto quiere decir que el nombre slo se referir al rango de la hoja en la que ha sido definido. Puede crear un nombre en diferente nivel desplegando el cuadro de dilogo Definir nombre e introduciendo un nombre dentro del cuadro de texto Nombres en el libro con el siguiente formato general: NombreHoja! NombreRango NombreHoja es el nombre de la hoja de trabajo y NombreRango es el nombre del rango que quiere utilizar. Por ejemplo, Hoja1!Ventas se refiere a un rango llamado Ventas en la hoja 1, y Hoja2!Ventas se refiere a un rango llamado Ventas en la hoja 2. Si el nombre de la hoja de trabajo tiene un espacio, ponga comillas al nombre, como se ve en el ejemplo: Primer trimestre!Gastos Asignar un nombre a un rango en 3D Este es el formato general para una referencia en 3D: Primerahoja ;Ultimahoja!EsquinaSI; EsquinalD Aqu, Primerahoja es el nombre de la primera hoja del rango en 3D, Ultimahoja es el nombre de la ltima hoja, y EsquinaSl y EsquinaID definen el rango de la celda con la que quiere trabajar en cada hoja. Excel tambin le permite definir un nombre de rango en un rango en 3D. No puede usar el Cuadro de nombres para definir un nombre de rango en 3D, pero puede utilizar el cuadro de dilogo Definir nombre, como aparece explicado en las dos siguientes secciones.

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Introducir un nombre de rango en 3D manualmente Siga los siguientes pasos para definir un nombre de rango en 3D introduciendo las coordenadas del rango a mano: 1. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Definir (o pulse Control-F3) para que aparezca el cuadro de dialogo Definir nombre. 2. Introduzca el nombre del rango en el cuadro de texto Nombres en el Libro. 3. En el cuadro de texto Se refiere a, borrar el texto que aparece e introducir las coordenadas del rango en 3D. 4. Haga clic en Agregar. Excel agregar el nombre a la lista Nombres en el libro. 5. Haga clic en Cerrar. Introducir un nombre de rango en 3D seleccionando el rango Tambin puede definir el nombre de un rango en 3D por medio del ratn para seleccionar el rango en 3D. Siga los siguientes pasos: 1. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Definir (o pulse Control-F3) para visualizar el cuadro de dilogo Definir nombre. 2. Introduzca el nombre del rango en el cuadro de texto Nombres en el Libro. 3. En el cuadro de texto Se refiere a, borre el texto que aparece. 4. En el libro, agrupe a continuacin las hojas que quiere incluir dentro del rango en 3D. 5. Seleccione el rango. Ahora debera ver las coordenadas del rango en 3D en el cuadro de texto Se refiere a.

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6. Haga clic en Agregar. Excel agregar el nombre a la lista Nombres en el libro. 7. Haga clic en Cerrar. Utilizar texto en la hoja de trabajo para definir nombres Cuando usa el cuadro de dilogo Definir nombre, a veces Excel le sugiere un nombre para el rango que ha seleccionado. Por ejemplo, en la figura 2.3, Excel ha sugerido el nombre Concreto para el rango B5:C5. Como puede ver, Concreto es la cabecera de la fila del rango seleccionado, por eso Excel ha usado una entrada de texto contigua para suponer qu nombre le gustara utilizar. (Fjese cmo la frmula en Se refiere a especifica el nombre de la hoja de trabajo, por lo que Excel tambin supone que quiere crear un nombre en diversos niveles de hojas.) Figura 2.3. Excel supone el nombre de rango que quiere utilizar teniendo en cuenta el texto de alrededor En vez de esperar a que Excel proponga un nombre, puede hacer que el programa coja ese mismo nombre para nombrar el rango. En los siguientes pasos mostramos como hacerlo:

1. Seleccione el rango de celdas que quiere nombrar, incluyendo las celdas con el texto que quiere usar como nombres del rango (vase la figura ). 2. Ejecute a continuacin el comando Insertar>Nombre>Crear o bien pulse Control-Mays-F3. Excel visualizar el cuadro de dilogo Crear nombres (vase la figura 2.5).

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Figura 2.5. Utilice el cuadro de dilogo Crear nombres para especificar la posicin del texto que vamos a utilizar coma nombre del rango. 3. Excel localiza donde se encuentra el texto para el nombre de rango y activa la casilla de verificacin adecuada (Columna izquierda, como en el ejemplo anterior). Si sta no es la casilla de verificacin que quiere, desactvela y active la opcin apropiada. 4. Haga clic en Aceptar. Nota: Si el texto que quiere utilizar como nombre de rango tiene caracteres no vlidos (como por ejemplo un espacio), Excel sustituir ese carcter por un guin bajo (_). Cuando nombre rangos a partir de texto, no est limitado a trabajar exclusivamente con filas o columnas. Puede seleccionar rangos que incluyan tanto encabezados de filas como de columnas, y Excel asignara nombres a cada fila y columna. Por ejemplo, en la figura 2.6, el cuadro de dilogo Crear nombres aparece con las casillas de verificacin Fila superior y Columna izquierda activas.

Figura 2.6. Excel puede crear nombres para Filas y columnas a la vez. Cuando utiliza este mtodo para crear nombres automticamente, tenga en cuenta que Excel da un tratamiento especial a la celda superior izquierda del rango seleccionado. Ms concretamente, utiliza el texto de esa celda como el nombre para el rango que incluye la tabla de datos (es decir, la tabla sin los encabezamientos). En la figura 2.6, por ejemplo, la esquina superior izquierda del rango seleccionado es la celdaA1, que contiene la etiqueta TIPO_DE_CONDUCTO. Una vez creados los nombres, la tabla de datos (el rango A1:C6) aparece con el nombre TIPO_DE_CONDUCTO (vase la figura 2.7).

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Figura 2.7. Cuando creamos nombres de filas y columnas al mismo tiempo, Excel utiliza la etiqueta de la esquina superior izquierda para nombrar el rango que incluye la tabla de datos. Nombrar constantes Una de Las mejores maneras de conseguir que la hoja de trabajo sea comprensible es definiendo nombres para cada valor constante. Por ejemplo, si la hoja de trabajo utiliza una constante como factor de conversin en una formula puede definir una constante llamada DEFINICION_DE_UNA_CONSTANTE y utilizarla en las frmulas para hacerlas ms legibles. Puede hacerlo de dos maneras:

Establecer un rea de la hoja de trabajo para constantes y nombrar las celdas individualmente. Por ejemplo, la figura 2.8 muestra una hoja de trabajo con un nombre de constante: DEFINICION_DE_UNA_CONSTANTE (celda D2), Fjese cmo la frmula en la celda C2 se refiere a la constante por nombre. Si no quiere desordenar una hoja de trabajo, puede nombrar constantes sin introducirlas en la hoja de trabajo. Ejecute el comando Insertar>Nombre> Definir para visualizar el cuadro de dilogo Definir nombre. Introduzca un nombre para la constante en el cuadro de texto Nombres en el libro e introduzca el signo de igual (=)21 / 159

y el valor de la constante en el cuadro de texto Se refiere a.

Trabajar con nombres de rangos Despus de haber definido un nombre, puede utilizarlo en frmulas o funciones, navegar con el, modificarlo y eliminarlo. En las siguientes secciones vemos estas y otras tcnicas. Truco: Despus de haber definido varios nombres de rangos en una hoja de trabajo, a veces resulta complicado visualizar la localizacin y las dimensiones de los rangos. La opcin Zoom de Excel facilita las cosas. Ejecute la opcin Zoom del men Ver para visualizar el cuadro de dilogo Zoom. En el cuadro de texto Personalizado, introduzca el valor 39 por 100 o mens, y haga clic en Aceptar. Excel aplicar este zoom y podr visualizar los rangos nombrados que aparecern marcados por una lnea a su alrededor y con el nombre del rango en el centro de la lnea. Referencia al nombre de un rango Utilizar el nombre de un rango en una frmula o como argumento de una frmula es muy sencillo: simplemente sustituya las coordenadas de un rango por el nombre22 / 159

definido del rango. Por ejemplo, supongamos que una celda tiene la siguiente frmula: =C8 Esta frmula establece el valor de la celda con el valor actual de la celda C8. Pero, si la celda C8 tiene por nombre Volumen_cc equivaldra a la frmula siguiente: =Volumen_cc

Si no est seguro de un nombre en concreto, puede hacer que Excel lo pegue en la hoja de trabajo. Estos son los pasos a seguir: 1. Empiece la frmula o funcin y pare cuando llegue al punto en el que quiere insertar el nombre del rango. 2. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Pegar o pulse F3. Excel mostrar el cuadro de dilogo Pegar nombre. 3. En la lista Pegar nombre, haga clic a continuacin en el nombre que quiere utilizar. 4. Haga clic en Aceptar. Excel pegar el nombre.

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Si est trabajando con nombres en diferentes niveles, como utilizar un nombre depende de donde lo utilice: Si est usando el nombre en diferentes niveles de hojas en la hoja en la que se ha definido el nombre, puede utilizar simplemente parte del nombre del rango. (Es decir, no necesita especificar el nombre de la hoja.) Si est utilizando el nombre en diferentes niveles de hojas en otra hoja, debe utilizar el nombre completo (Nombrehoja ! Nombrerango). Si el nombre de rango existe en un libro diferente, debe anteponer al nombre el nombre del archivo entre comillas. Por ejemplo, si el libro Amortizacin Hipotecaria tiene un rango llamado Inters, utilizar lo que aparece a continuacin para referirse a este rango en un libro diferente: Amortizacin Hipotecaria.xls !Inters Navegar usando nombres de rango Los rangos que ya tienen los nombres definidos son muy fciles de seleccionar. Excel le permite dos mtodos: El cuadro de nombre se duplica como una lista desplegable. Para seleccionar un rango con nombre rpidamente, despliegue la lista y seleccione el nombre que quiere. Ejecute la opcin Ir a del men Edicin para visualizar el cuadro de dilogo Ir a. Haga clic en el nombre del rango de la lista Ir a y luego haga clic en Aceptar.

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Pegar una lista de nombres de rangos en una hoja de trabajo Si necesita documentar una hoja de trabajo para que otros la puedan leer (o para retomar una hoja de trabajo de hace unos meses), puede pegar una lista de los nombres de los rangos de la hoja de trabajo. Esta lista incluir el nombre y el rango que representa (o el valor que representa, Si el nombre se refiere a una constante). Siga los siguientes pasos para pegar listas de nombres de rangos: 1. Mueva el cursor de la celda a un rea vaca de la hoja de trabajo que sea lo suficientemente grande para no sobrescribir otros datos. (Tenga en cuenta que la lista abarque dos columnas: una para los nombres y la otra para las coordenadas de cada rango.) 2. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Pegar o pulse F3. Excel desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre. 3. Haga clic en Pegar lista. Excel pegar los nombres de la hoja de trabajo y las coordenadas de los rangos.

Modificar las coordenadas de nombres de rangos Si quiere que un nombre ya definido haga referencia a un grupo de coordenadas de rango diferente, Excel le permite modificar el nombre de dos maneras distintas: Mueva el rango. Cuando haga esto, Excel mover el nombre del rango con l. Si quiere ajustar las coordenadas que aparecen o asociar el nombre a un rango diferente, ejecute el comando Insertar>Nombre>Definir para visualizar el cuadro de dilogo Definir nombre. En la lista Nombres en el libro, haga clic en el nombre que quiere cambiar y luego modifique las coordenadas del rango Mediante el cuadro de texto Se refiere a. Ajustar coordenadas de nombre de rangos automticamente Es normal en trabajos con amplias hojas tener una fila o columna de datos a la que25 / 159

continuamente se introducen datos. Por ejemplo, puede que tenga que mantener una lista para el ingreso de las densidades relativas de compuestos organicos. Desde el punto de vista de los nombres de rangos, esto no supone ningn problema si siempre introduce los nuevos datos en el rango que ya est definido. En este caso, Excel automticamente ajusta las coordenadas del rango para compensar los nuevos datos que se van introduciendo. Sin embargo, esto no sucede si siempre inserta los nuevos datos al final del rango. En este caso, necesita ajustar las coordenadas del rango manualmente para incluir los nuevos datos. Cuantos ms datos introduzca, mayor puede ser el problema. Para poder evitar esta innecesaria prdida de tiempo, esta seccin le propone dos soluciones. Primera solucin: insertar una celda en blanco al final del rango Esta primera solucin supone definir el rango e insertar una celda en blanco al final, si es posible. Por ejemplo, en la hoja de trabajo de la figura 2.10, hemos definido los nombres de los rangos tomando los ttulos de las columnas as al rango C2:C12, lo hemos llamado DENSIDAD_RELATIVA siendo C12 una celda en blanco.

Figura 2.10. Para que Excel ajuste las coordenadas del nombre de rango automticamente, inserte una celda en blanco al final del rango, si es posible. La ventaja que ofrece esta opcin es que puede hacer que Excel ajuste las coordenadas del rango con el nombre Importe automticamente insertando nuevos datos encima (en este caso) de la lnea blanca inmediatamente de debajo de la tabla. Ya que est insertando nuevos datos en el rango ya creado, Excel ajustar las coordenadas del rango del nombre automticamente (vase La figura 2.11).

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Figura 2.11. Ahora el nombre Importe se refiere al rango C2:C13. Segunda solucin: nombrar Ia fila o columna entera Una solucin mucho ms fcil es nombrar una fila o columna entera a la cual le va aadiendo datos. Puede hacer esto seleccionando la fila o columna, introduciendo el nombre en el Cuadro de nombres y pulsando Intro. Con este mtodo, cualquier dato que aada a la fila o columna se convertir en parte del nombre del rango automticamente. Advertencia: Slo use este mtodo si la fila o columna a Ia que est aadiendo los datos no tiene otros. Por ejemplo, si aade nmeros a una columna y esa columna tiene otros nmeros encima o debajo que no estn relacionados con los aadidos, esos nmeros se incluirn en el nombre del rango que establezca pare toda la columna. Esto evitar que use el nombre en una frmula, porque sta tambin incluira los datos desconocidos. Cambiar el nombre de un rango Si necesita cambiar el nombre de uno o ms rangos, puede utilizar uno de estos dos mtodos: S ha cambiado las etiquetas de algunas filas o columnas, simplemente redefina los nombres de los rangos teniendo en cuenta el texto nuevo y elimine los nombres antiguos (tal y como se especifica en la siguiente seccin). Ejecut el comando Insertar>Nombre>Definir. Haga clic en el nombre que quiere cambiar en la lista Nombres en el libro, haga despus los cambios en el cuadro de texto Se refiere a y a continuacin haga clic en Agregar.27 / 159

Advertencia: Tenga en cuenta que estos mtodos no cambian realmente el nombre del rango. Simplemente definen un nombre nuevo para el rango dejando el nombre antiguo intacto. Esto tambin quiere decir que cualquier frmula que haga referencia al nombre del rango original no cambiar.

Eliminar el nombre de un rango Si no necesite el nombre de un rango, debera eliminarlo de la hoja de trabajo para evitar colapsar la lista de nombres. Siga los siguientes pasos: 1. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Definir para visualizar el cuadro de dilogo Definir nombre. 2. En la lista Nombres en el libro, haga clic en el nombre que quiere eliminar. 3. Haga clic a continuacin en Eliminar. Excel eliminar el nombre de la lista. 4. Repita los pasos 2 y 3 para eliminar ms nombres. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

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Nombres de rangos y operadores de Referencia Usar nombres con el operador de rango

Cuando utiliza el operador de rango (:), normalmente lo ponemos entre las direcciones de las celdas. Sin embargo, tambin puede utilizar un nombre de rango a cualquier lado de los dos puntos. En este caso, el rango ya definido pasa a ser una esquina en el rango ms grande. Por ejemplo, la figura 2.14 muestra una hoja de trabajo con el nombre de rango PARAMETROS que se refiere a B8:C10. La tabla 2.1 contiene algunas muestras de rangos que puede crear con PARAMETROS situado en la esquina. Tabla 2.1. Muestras de rangos creados con el nombre de rango. RANGO PARAMETROS:C13 PARAMETROS:A1 PARAMETROS:G10 HACE REFERENCIA A B8:C13 A1:C13 B8:G10

Usar nombres con el operador de interseccin Si ha nombrado los rangos en su hoja de trabajo, el operador de interseccin puede facilitarle mucho las cosas a la hora de leer porque puede hacer referencia a celdas individualmente utilizando los nombres de la celda de la fila o columna. Por ejemplo, en la figura 2.15, el rango B5:C5 tiene el nombre Concreto y el rango29 / 159

C2:C6 el nombre VALOR_DE_DISEO. Esto quiere decir que puede referirse a la celda C5 como Concreto VALOR_DE_DISEO (vea la celda A9).

Figura 2.15. Despus de nombrar rangos, puede combinar encabezados de filas o columnas para crear nombres de interseccin para celdas individuales. Advertencia: Si intenta definir nombres de interseccin y aparece NULO! En la celda eso quiere decir que los dos rangos no tienen celdas superpuestas.

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MANEJO DE FORMULAS BASICAS

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Una hoja de trabajo es una simple coleccin de nmeros y texto hasta que empieza a definir y crear relaciones entre las diferentes entradas. Gracias a la creacin de frmulas puede realizar clculos y obtener resultados. En este tema veremos algunas frmulas bsicas, adems de la creacin de simples frmulas aritmticas y de texto, y llegaremos a entender la importancia del operador de origen, de copiar y mover frmulas de hojas de trabajo y de conseguir crear y leer frmulas fcilmente Gracias a los nombres de rangos. Entender las bases de las frmulas La mayora de las hojas de trabajo se crean para dar respuesta a ciertas preguntas: Cul es la composicin de una mezcla gaseosa? El nivel de contaminacin de una fuente es tolerable? Cul ser el valor para el tratamiento de las aguas residuales de una refinera de petrleos? Puede responder a estas y otras muchas preguntas Mediante Excel. Todas las frmulas de Excel tienen la misma estructura general: un signo igual (=) seguido de uno o ms argumentos, que pueden ser un valor, una referencia de celda, un rango, un nombre de rango o el nombre de una funcin, separados por uno o ms operadores. Los smbolos que combinan los argumentos pueden ser un signo ms (+) y el signo mayor que (>), entre otros. El mximo nmero de caracteres que permite Excel en una sola frmula es 1.024, aunque es poco probable que en alguna ocasin llegue a alcanzarlo. Nota: No hay ningn problema si deja espacios entre los operadores y los argumentos en las frmulas De hecho, es bueno acostumbrarse a ello, ya que es ms fcil de leer la frmula si separamos los elementos de esta manera. Tenga en cuenta que Excel tambin le permite utilizar varias lneas en las frmulas. Esto es muy til, ya que le permite dividir una frmula muy larga para que aparezca en varias lneas. Para que aparezca una nueva lnea, pulsar Alt-Intro. Introducir y modificar frmulas Introducir una frmula nueva en una hoja de trabajo es un proceso muy rpido y sencillo: 1. 2. 3. 4. Seleccione la celda en la que quiere introducir la frmula. Escriba un signo igual (=) para Introducir la frmula. Escriba los argumentos y los operadores de la frmula. Pulse Intro para confirmar la frmula

Adems de esto, Excel tiene tres modos de entrada que determinan cmo Excel interpreta las diferentes acciones que llevamos a cabo Mediante el ratn o el teclado.32 / 159

Cundo escribe el signo igual al principio de una frmula, Excel se encuentra en el modo Introducir, que es el modo que utilizar para introducir texto (como por ejemplo los argumentos u operadores de una frmula). S pulsa alguna tecla de navegacin del teclado (como por ejemplo Av Pg, Re Pg o cualquier tecla del cursor), o si hace clic en cualquier celda de la hoja de trabajo, Excel pasar a modo Sealar. Este es el modo que utiliza para seleccionar una celda o un rango como argumento de una frmula. Cuando se encuentra en modo Sealar, puede utilizar cualquiera de las tcnicas de seleccin de rango. Fjese como Excel vuelve al modo Introducir tan pronto como escribe un operador o un carcter. Si pulsa F2, Excel pasar al modo Modificar, que es el modo que utiliza para hacer cambios en las frmulas. Por ejemplo, cuando se encuentra en modo Modificar, puede utilizar las flechas derecha e izquierda para mover el cursor a otra parte de la frmula y borrar e insertar caracteres. Tambin puede pasar al modo Modificar haciendo clic en cualquier parte de la frmula. Pulse F2 para volver al modo Introducir. Truco: Puede saber en qu modo se encuentra Excel en cada momento mirando en la barra de estado. En la parte izquierda vera uno de estos tres: Introducir, Sealar o Modificar. Despus de haber introducido la frmula, puede que tenga que volver a ella para hacerle algunos cambios. Con Excel tiene tres mtodos para pasar al modo Modificar y hacer cambios en una frmula en la celda seleccionada: Pulse F2. Haga doble clic en la celda. Utilic la barra de frmulas para hacer clic en cualquier parte dentro del texto de la frmula. Excel divide las frmulas en cuatro grupos diferentes: aritmticos, de comparacin, de texto y de referencia. Cada grupo tiene su propia seria de operadores, y puede utilizar cada grupo de diferentes maneras. En las siguientes secciones le mostrar como utilizar cada tipo de frmula. Uso de frmulas aritmticas Las frmulas aritmticas son sin duda el tipo ms comn de frmula. Combinan33 / 159

nmeros, direcciones de celdas y resultados de funciones con operadores matemticos para llevar a cabo clculos. La tabla 3.1 resume los operadores matemticos en las frmulas aritmticas. Tabla 3.1. Operadores aritmticos. Operador Nombre Suma Resta Negacin Divisin Porcentaje Potencia Ejemplo =10+5 =10-5 =~10 =10/5 10% 10^5 15 5 -10 2 0.1 100000 Resultado

+ ~ / % ^

Uso de frmulas comparativas Una frmula comparativa es una declaracin que compara dos o ms nmeros, series de texto, contenidos de celdas o resultados de funciones. Si la declaracin es verdadera, el resultado de la frmula se considera VERDADERO (que es equivalente a cualquier valor excepto el 0). Si la declaracin es falsa, el resultado de la frmula ser FALSO (que equivale al valor 0). La tabla 3.2 resume los operadores que puede utilizar en las frmulas comparativas. Tabla 3.2. Operadores de frmulas comparativas. Operador Nombre Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que No igual (diferente) Ejemplo =10=5 =10>5 =10=b =a < >= Nombre>Pegar Excel desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre, como en la figura 3.7.

Figura 3.7. Utilice el cuadro de dialogo Pegar nombre para pegar el nombre de un rango en una frmula.

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3. Utilice la lista Pegar nombres para marcar el nombre de rango que quiere utilizar. 4. Haga clic en Aceptar. Excel pegar el nombre en la barra de frmulas. Aplicar nombres a frmulas Si ha estado usando rangos en sus frmulas y nombra los rangos ms tarde, Excel no aplica automticamente los nombres nuevos a las frmulas. En vez de sustituir los nombres a mano, puede hacer que Excel haga este trabajo. Siga los siguientes pasos par aplicar los nuevos nombres de rango en las frmulas: 1. Seleccione el rango en el que quiere aplicar los nombres o seleccione una nica celda si quiere aplicar los nombres a toda la hoja de trabajo. 2. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Aplicar. Excel desplegar el cuadro de dilogo Aplicar nombres como se ye en la figura 3.8.

Figura 3.8. Utilice el cuadro de dilogo Aplicar nombres para seleccionar los nombres que quiere aplicar a los rangos de las frmulas. 3. Elija ahora el nombre o nombres que quiere aplicar de la lista Aplicar nombres. 4. Activar despus la casilla de verificacin Omitir tipo de referencia (relativa o absoluta) para ignorar una referencia relativa o absoluta cuando est aplicando nombres. (Vea la siguiente seccin para ms informacin.) 5. La casilla de validacin Usar nombres de filas y columnas especifica si Excel tiene que utilizar los nombres de las filas o columnas de la hoja de trabajo a la hora de aplicar los nombres. Si activa esta casilla de validacin, tambin puede hacer clic en el botn Opciones para ver ms posibilidades. (Vea la47 / 159

seccin Utilizar nombres de filas y columnas al aplicar nombres para ms detalles.) 6. Haga clic en Aceptar para aplicar nombres. Ignorar referencias relativas y absolutas al aplicar nombres Si no activa la opcin Omitir tipo de referencia (relativa o absoluta) en el cuadro de dilogo Aplicar nombres, Excel reemplaza referencias de rango relativas slo con nombres que hacen referencia a referencias relativas, y reemplaza referencias de rango absolutas slo con nombres que hacen referencia a referencias absolutas. Si deja esta opcin activada, Excel ignora los Formatos de referencias absolutos y relativos al aplicar nombres a una frmula. Por ejemplo, supongamos que usted tiene que calcular las ventas de la fabrica de helados de la Fig. 3_5 para lo que tiene la frmula =SUMA (A1:A10) y un rango con el nombre Ventas que hace referencia a $A$1:$A$10. Con la opcin Omitir tipo de referencia (relativa o absoluta) sin seleccionar, Excel no aplicar el nombre Ventas al rango en la frmula; Ventas hace referencia a un rango absoluto, y la frmula contiene un rango relativo. A menos que vaya a mover las frmulas, debera dejar activada esta opcin. Utilizar nombres de filas o columnas al aplicar nombres Para que sus frmulas resulten todava ms claras, deje la casilla de verificacin Usar nombres de filas y columnas activada en el cuadro de dilogo Aplicar nombres. Mediante esta opcin, Excel renombra todas las referencias de celdas que se pueden describir como La interseccin de una fila y una columna ya nombrada. Por ejemplo, en la figura 3.8 vemos que el rango C7:F7 tiene el nombre Gastos Directos, y el rango F6:F10 tiene el nombre Total. Esto quiere decir que la celda F7, que es la interseccin de estos dos rangos, la podemos denominar Gastos Directos Total.

Figura 3.9. Antes de aplicar nombres de rango a frmulas, la celda F7 (Total) contiene la frmula =SUMA (C7:E7).48 / 159

Como aparece en la figura 3.10, el Total para la fila Gastos Directos (celda F7) actualmente contiene la frmula =SUMA (C7:E7). Si ha aplicado nombres de rango a esta hoja de trabajo y ha activado la opcin Usar nombres de filas y columnas, la frmula cambiar a: =SUMA (Gastos_Directos Enero):(Gastos_Directos Marzo)) Si activa el botn Opciones en el cuadro de dilogo Aplicar nombres, aparecer el dilogo ampliado que se muestra en la figura 3.10. Este incluye ms Opciones que le permiten encabezados de columnas (y filas):

Figura 3.10. Despus de aplicar nombres al rango, la celda Total contiene la frmula =SUMA (Gastos _ directos Enero):(Gastos _ directos Marzo)) Nombrar frmulas En el tema anterior hemos visto como establecer nombres para constantes utilizadas con regularidad. Puede aplicar un concepto similar para frmulas que utiliza con frecuencia. Al igual que con las constantes, la frmula no tiene por qu aparecer fsicamente en la celda. Esto, adems de ahorrar memoria, resulta ms cmodo a la hora de trabajar y de leer. Siga los siguientes pasos para nombrar una frmula: 1. Ejecute el comando Insertar>Nombre>Definir para visualizar el cuadro de dilogo Definir nombre. 2. Introduzca el nombre que quiere utilizar para la frmula en el cuadro de Edicin Nombres en el libro. 3. En el cuadro Se refiere a, introduzca la frmula de la misma manera que lo hara si la estuviera introduciendo en una hoja de trabajo. 4. Haga clic en Aceptar.

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5. Ahora puede introducir el nombre de la frmula en las celdas de su hoja de trabajo (en vez de la frmula). Por ejemplo, la siguiente frmula es el volumen de una esfera (r es el radio de la esfera): 6. 4r3 /3 Teniendo en cuenta que tiene una celda con el nombre Radio en alguna parte de la hoja de trabajo, Podra crear la frmula con el nombre Volumen esfera y hacer la siguiente introduccin en el cuadro Se refiere a del cuadro de dilogo Definir nombre (donde PI () es la funcin de la hoja de trabajo de Excel que devuelve el valor Pi: = (4 * PI() * Radio ^3) / 3

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FORMATEAR NMEROS, FECHAS Y HORAS Una de las mejores formas de mejorar la lectura de sus hojas de trabajo es visualizando los datos en un formato lgico, consistente y directo. Formatear importes con el Dolar, porcentajes con el signo del tanto por ciento y nmeros largos son diferentes formas en las que puede mejorar el estilo de su hoja de clculo. En esta seccin le mostramos como formatear nmeros, fechas y horas Mediante las Opciones de formato de Excel. Tambin aprender a crear sus propios Formatos para tener el mximo control en la apariencia de sus datos. Formatos numricos Cuando introduce nmeros en una hoja de trabajo, Excel elimina los ceros que aparecen al principio o al final del nmero. Por ejemplo, si introduce 0123,4500, Excel mostrar 123,45. Esto no ocurre cuando el nmero que introduce es ms grande que el tamao de la celda. En este caso, Excel amplia el ancho de la columna para que entre todo el nmero. Sin embargo, en algunos casos Excel ajusta el nmero a la celda redondeando los decimales. Por ejemplo, el nmero 123,45678 aparecer 123,4568. En este caso, el nmero ha cambiado por razones de visualizacin, pero Excel guarda el nmero original. Cuando crea una hoja de trabajo, cada celda utiliza este formato por defecto, conocido como formato general para nmeros. Si quiere que los nmeros aparezcan de otra forma, puede elegir entre las siete categoras de Formatos numricos de Excel: Nmero, Moneda, Contabilidad, Porcentaje, Fraccin, Cientfica y Especial: Formato nmero: El formato nmero tiene tres componentes: el nmero de posiciones decimales (0-30), el uso de separador de miles (.) y cmo visualizar los nmeros negativos. Para los nmeros negativos, puede escribir el nmero con el signo mens al principio, en color rojo, entre parntesis o en rojo entre parntesis. Formato moneda: Los Formatos de moneda son parecidos a los Formatos de nmero, excepto que el separador de miles aparece siempre, y puede hacer que aparezca el signo del euro (Euros) al principio u otro smbolo de moneda. Formato contabilidad: Con los Formatos de contabilidad, puede seleccionar el nmero de posiciones decimales y si quiere que aparezca el signo del euro (u otro smbolo de moneda). Si utiliza el signo del dlar, aparecer justo en el lado derecho de la celda. Todas las entradas negativas aparecern entre parntesis. Formato porcentaje: El formato porcentaje muestra el nmero multiplicado por 100 con el signo de porcentaje (%) a la derecha del nmero. Por ejemplo, 506 aparecer 50,6%. La posicin de los decimales puede ir de 0 a 30.51 / 159

Formato fraccin: El formato Fraccin le permite expresar cantidades decimales como fracciones. Hay nueve Formatos de Fraccin en total, que incluyen mostrar el nmero como medio, cuarto, octavos, dieciseisavos, dcimas y centsimas. Formato cientfico: El formato cientfico muestra el nmero ms importante a la izquierda del decimal, de 2 a 30 posiciones a la derecha del decimal, y a continuacin el exponente. Por lo tanto, 123000 aparecer como 1,23E+05. Formato especial: Los Formatos especiales son una coleccin diseada para casos especiales. Aqu tiene una lista de los Formatos especiales, con algunos ejemplos: Formato Cdigo postal Cdigo postal +4 Nmero de telfono Nmero de la Seguridad Social Cambiar Formatos numricos La forma ms rpida de formatear nmeros es especificar el formato al mismo tiempo que introduce los datos. Por ejemplo, si empieza un importe con el signo del dlar, Excel automticamente formatea el nmero a esa moneda. De la misma manera, si utilizamos el signo del tanto por ciento (%) despus de un nmero, Excel automticamente formatea el nmero como un porcentaje. Aqu tiene algunos ejemplos de esta tcnica. Tenga en cuenta que puede introducir un valor negativo o bien Mediante el signo menos (-) o Mediante parntesis. Nmero introducido 1234,567 10 123E+02 5 0 3I4 Nmero que aparece $ 1.234,57 10,00 % 1,23E+04 5 4 - Marzo Formato usado Moneda Porcentaje Cientfica Fraccin Fraccin Fecha Introducimos 1234 123456789 1234567890 123456789 Aparece 01234 12345-6789 (123) 456-7890 123-45-6789

Nota: Excel interpreta una fraccin sencilla como como fecha (4 de Marzo, en este caso). Siempre incluya un cero delante, seguido de un espacio, si quiere introducir una simple fraccin de la barra de frmulas.52 / 159

Especificar el formato numrico al mismo tiempo que introduce el nmero es rpido y eficaz, ya que Excel sabe el formato que quiere utilizar. Desafortunadamente, Excel a veces se equivoca (por ejemplo, interpretando una fraccin sencilla como una fecha). De todas maneras, no tiene acceso a todos los Formatos disponibles (por ejemplo, mostrar los importes negativos en rojo). Para solucionar estas limitaciones, puede seleccionar el formato nmero de la lista. Estos son los pasos que tiene que seguir: 1. Seleccione la celda o el rango de celdas al que quiere aplicar el nuevo formato. 2. Ejecute el comando Celdas del men Formato (o pulse Control-1) Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas. 3. Seleccione la pestaa Nmero si no aparece ya seleccionada. 4. Seleccione el formato que quiere utilizar del cuadro de lista Categora. Excel muestra las diferentes Opciones disponibles para la categora que elija. Por ejemplo, la figura 3.13 mustralas Opciones que aparecen cuando elige el formato Nmero. 5. Elija las Opciones de formato que quiere utilizar. El cuadro de informacin Muestra ensea un ejemplo del formato que se le ha aplicado al contenido de la celda actual. 6. Haga clic en Aceptar. Excel vuelve a la hoja de trabajo con el nuevo formato que ha aplicado.

Figura 3.13. Cuando elige un formato de la lista de Categora, Excel muestra las Opciones de formato.53 / 159

Como alternativa al cuadro de dilogo Formato de celdas, tambin puede establecer el formato numrico por medio de teclas de mtodo abreviado. Seleccione la celda o rango al que quiere dar formato y utilice una de las siguientes combinaciones de la tabla 3.5. Tabla 3.5. Teclas de mtodo abreviado para seleccionar Formatos numricos. Teclas de Mtodo Abreviado Control- Control-$ Control-% Control-^ Formato Nmero (dos posiciones decimales; utilizando el separador de miles). Moneda (dos posiciones decimales; utilizando signos dlar; nmeros negativos entre parntesis) Porcentajes (cero posiciones decimales) Cientfica (dos posiciones decimales)

Si tiene cerca el ratn, puede utilizar las herramientas de la barra de herramientas Formato para seleccionar Formatos numricos. Aqu tiene las cuatro herramientas disponibles (vase la figura 3.13): Botn Estilo moneda Estilo porcentual Estilo decimales Aumentar decimales Disminuir decimales Formato Contabilidad (dos posiciones decimales; utilizar signo del euro). Porcentaje (cero posiciones decimales). Nmero (dos posiciones decimales; utilizando separadores decimales). Aumenta el nmero de posiciones decimales en el formato actual. Disminuye el nmero de posiciones decimales en el formato actual.

Personalizar Formatos numricos Los Formatos numricos de Excel le permiten controlar los nmeros que van apareciendo, pero tienen sus lmites. Por ejemplo, los Formatos no creados le permiten visualizar un nmero como 0,5 sin el cero de delante o visualizar temperaturas utilizando el smbolo de grados. Para solucionar estas y otras limitaciones, necesita crear su propio formato numrico. Puede hacer esto o bien modificando un formato existente o introduciendo54 / 159

el suyo propio partiendo de cero. Los Formatos de sintaxis y smbolos se explican detalladamente en la siguiente seccin. Cada formato numrico de Excel, personalizado o creado, tiene la siguiente sintaxis: Formato positivo; formato negativo; formato cero; formato texto Las cuatro partes separadas por puntos y comas determinan los diferentes nmeros presentados. La primera parte define cmo aparece un nmero positivo, la segunda define cmo aparece un nmero negativo, la tercera cmo aparece el cero y la cuarta cmo aparece el texto. Si deja fuera cualquiera de estas partes, los nmeros se controlan de la siguiente manera: Nmero de partes utilizadas Tres Dos Una Formato de sintaxis formato positivo; formato negativo; formato cero. Formato positivo negativo. y negativo; formato

formato positivo, negativo y cero.

La tabla 3.6 contiene una lista de smbolos especiales que puede utilizar para definir cada una de estas partes. Tabla 3.6. Smbolos numricos de formato. Smbolo General Descripcin Muestra el nmero con el formato General. Guarda un sitio para un dgito y muestra el dgito tal y como se ha escrito. No muestra nada si no hay ningn nmero. Guarda un sitio para un dgito y muestra el dgito tal y como se ha escrito. Muestra el 0 si no hay ningn nmero. Guarda un sitio para un dgito y muestra el dgito tal y como se ha escrito. Muestra un espacio si no hay ningn nmero. Establece la posicin de los decimales.55 / 159

#

0

?

,(coma)

.(punto)%E+e+E-e-

Establece la posicin de los miles. Slo marca la posicin de los primeros miles. Multiplica el nmero por 100 (slo para visualizarlo) junto con el signo porcentual (%). Muestra el nmero en formato cientfico. E- y e- ponen un signo mens en el exponente; E+ y e+ ponen un signo ms en el exponente. Establece la posicin del separador de Fraccin. Muestra el carcter. Repite cualquier carcter que sigue al asterisco hasta que la celda se llene. No reemplaza otros smbolos o nmeros. Inserta un espacio en blanco del mismo ancho que el carcter que sigue al asterisco. Inserta el carcter que sigue. Inserta el texto que aparece entre comillas. Guarda un sitio para texto. Muestra los contenidos de celda en un color determinado Utiliza frases condicionales para especificar cundo hay que utilizar el formato

/ (Barra)$():-+ *

_(guin bajo) \(barra invertida)

texto

@[COLOR] [valor condicin]

Antes de ver algunos ejemplos, veamos el procedimiento bsico. Para personalizar un formato numrico, seleccione la celda o el rango a! que quiere dar formato y siga los siguientes pasos: 1. Ejecute el comando Celdas del men Formato (o pulse Control-I) y elija la pestaa Nmero si no aparece ya en pantalla. 2. En la lista de Categora, elija Personalizada. 3. Si modifica un formato ya existente, eljalo del cuadro de lista Tipo. 4. Modifique o introduzca el Cdigo de su formato. 5. Haga clic en Aceptar. Excel volver a La hoja de trabajo con el formato personalizado aplicado. Excel guarda cada definicin nueva de formato en la categora Personalizada. Si ha modificado un formato ya existente, el formato original queda intacto y se aade el56 / 159

nuevo formato a la lista. Puede seleccionar los Formatos personalizados de La misma manera que selecciona Formatos ya creados. Para utilizar su formato personalizado en otros libros, copia una celda que contenga ese formato a ese libro. La figura 3.14 muestra varios ejemplos de Formatos personalizados. Aqu tiene una rpida explicacin para cada ejemplo: Ejemplo 1: Estos Formatos muestran cmo reducir un nmero grande a uno ms pequeo, ms legible Mediante el separador de miles. En un formato como 0.000,0 aparecera 12300 como 12.300,0. Si quita los tres ceros entre el punto y La coma (para obtener 0., 0), Excel muestra el nmero 12,3 (aunque todava utiliza el mismo nmero original para hacer Los clculos). En definitiva, le ha dicho a Excel que exprese el nmero en miles. Para expresar un nmero largo en millones, slo tiene que aadir un Segundo separador de miles. Ejemplo 2: Utilice este formato cuando no quiera que aparezcan ceros al principio o al final. Figura 3.14. Formatos numricos de muestras personalizadas. Ejemplo 3: Estos son ejemplos de Formatos de la cuarta parte. Las tres primeras partes definen cmo Excel debe mostrar los nmeros positivos, los negativos y el cero. La cuarta parte muestra el mensaje introducir un nmero si el usuario introduce texto en la celda. Ejemplo 4: En este ejemplo, el signo cntimo se utiliza despus del valor. El smbolo () aparece pulsando Alt-0162 en el teclado numrico del teclado. (Esto no funcionar si utiliza los nmeros que estn en La fila de arriba del teclado.) La tabla 3.7 contiene algunos caracteres comnes ANSI que puede utilizar. Tabla 3.7. Combinaciones de teclas de caracteres ANSI. Combinacin de tecla Alt-0163 Alt-0162 Alt-0165 Alt-0169 Alt-0174 Alt-0176 Carcter ANSI

Ejemplo 5: Este ejemplo aade La serie de texto euros al formato. Ejemplo 6: En este ejemplo, se adjunta una M a cualquier nmero, lo cual es muy57 / 159

til si las unidades de sus hojas de clculo estn en megabytes. Ejemplo 7: Este ejemplo utiliza el smbolo de grado () para mostrar temperaturas. Ejemplo 8: Los tres puntos y comas utilizados en este ejemplo no muestran ningn nmero (lo cual es muy cmodo para ocultar valores sensitivos). Ejemplo 9: Este ejemplo muestra que puede conseguir un signo de nmero (#) para mostrar en sus Formatos anteponiendo el signo (#) con una barra invertida (\). Ejemplo 10: En este ejemplo, le mostramos un truco para crear una fila de puntos. Acurdese de que el smbolo asterisco (*) llena la celda con cualquier carcter que le siga. Por lo tanto, para crear una fila de puntos slo hay que aadir *. al final del formato. Ejemplo 11: Este ejemplo muestra una tcnica similar para crear filas de puntos. Aqu los tres primeros puntos y comas no muestran nada; luego aparece *., que muestra los puntos desde el principio de la celda hasta el texto (representado por el signo @). Ejemplo 12: Este ejemplo muestra un formato que es til para Presupuestos de existencias. Ocultar ceros Las hojas de trabajo parecen menos complicadas y ms fciles de leer si esconde los ceros innecesarios. Excel le permite esconder ceros o bien en toda la hoja de trabajo o slo en las celdas seleccionadas. Para ocultar ceros, ejecute el comando Opciones del men Herramientas; elija la pestaa Ver del cuadro de dilogo Opciones y desactive la casilla de verificacin Valores cero. Para ocultar ceros en celdas seleccionadas, cree un formato personalizado que utilice la siguiente sintaxis de formato: Formato positivo; formato negativo; El punto y coma del final guarda el lugar del formato cero. Ya que no hay ninguna definicin para un valor cero, no aparece nada. Por ejemplo, el formato (Euros #.##0,00 ) ;(Euros #.##0,00); muestra valores de euro estndar, pero deja la celda en blanco si contiene un cero. Truco Si la hoja de trabajo slo contiene nmeros enteros (sin fracciones ni decimales), puede utilizar el formato #. ### Para esconder ceros.

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Uso de valores condicionales La accin de los Formatos que ha visto hasta ahora dependa de s los contenidos de las celdas eran positivos, negativos, ceros o texto. Aunque esto est bien para la mayora de las aplicaciones, a veces necesita dar formato a una celda con diferentes condiciones. Por ejemplo, quiz slo quiera nmeros especficos, o nmeros dentro de un cierto rango, para que tengan un formato determinado. Puede conseguir este efecto Mediante el smbolo de formato [valor condicin]. Con este smbolo, puede establecer exposiciones condicionadas Mediante los operadores de lgica =, , = y y los nmeros apropiados. Luego asigna estas condiciones a cada parte de la definicin de formato. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de trabajo en la que los datos tienen que estar dentro del rango -1.000 y 1.000. Para marcar los nmeros fuera de este rango, establezca el siguiente formato:

[ >= 1000]" Error : Valor >= 1.000";[A1. 4. Para permitir entradas en blanco, bien en la misma celda o bien en otras celdas determinadas como parte de la validacin, deje la casilla de verificacin Activar blancos activada. Si no deja activada esta opcin, Excel considera las entradas en blanco como ceros y aplica la regla de validacin de acuerdo a esto.70 / 159

5. Si el rango ya tena una regla de validacin en otras celdas, entonces puede aplicar la nueva regla a estas celdas activando la casilla de verificacin Aplicar estos cambio a otras celdas con Ia misma Configuracin. 6. Haga clic en la pestaa Mensaje entrante. 7. Si quiere que aparezca un cuadro desplegable cuando el usuario seleccione la celda restringida o cualquier celda dentro del rango restringido, entonces deje activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar Ia celda. En los cuadros Ttulo y Mensaje de entrada especifique el mensaje que quiere que aparezca. Por ejemplo, puede utilizar el mensaje para dar informacin al usuario sobre el tipo y el rango de valores permitidos. 8. Haga clic en Ia pestaa Mensaje de error. 9. Si quiere que aparezca un cuadro de dilogo cuando el usuario introduce datos incorrectos, deje activa la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. En Ia lista Estilo, elija el tipo de estilo que quiere: Lmite, Advertencia o Informacin. En los cuadros Ttulo y Mensaje de error, especifique el mensaje que quiere que aparezca. Advertencia: Solamente el estilo Lmite puede evitar que el usuario no se entere de qua se ha producido un error a! Introducir cualquier tipo de datos. 10.Haga clic en Aceptar para aplicar la regla de validacin de datos. USO DE CONTROLES DE CUADROS DE DILOGO EN UNA HOJA DE TRABAJO En la seccin anterior hemos visto como elegir Lista para el tipo de validacin le permita elegir varias Opciones de una lista desplegable. Esto es una buena prctica para la entrada de datos, ya que reduce la incertidumbre a los valores que son vlidos. Una de las mejores caractersticas de Excel es la que ie permite ampliar esta idea y no slo poder trabajar con listas, sino tambin con controles de cuadros de dilogo, como control de nmero y casilla de verificacin, directamente en una hoja de trabajo. Luego puede vincular los valores que resultan de estos controles a una celda para crear una forma elegante de introducir datos. Uso de Ia barra de herramientas Formularios Puede agregar el control de cuadro de dilogo con la barra de herramientas Formularios, como en la figura 4.14. (Para visualizar esta barra de herramientas, ejecute el comando Ver>Barras de herramientas>Formularios) Vea que slo algunos de los controles estn disponibles para trabajar en la hoja. Ya veremos con ms detalle los controles ms adelante.

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Figura 4.14. Utilice Ia barra de herramientas Formularios para dibujar controles de cuadros de dilogo en una hoja de trabajo. Nota: Puede agregar un botn a una hoja de trabajo, pero tiene que asignarle una macro de Aplicaciones de Visual Basic. Agregar un control a una hoja de trabajo Puede agregar controles a una hoja de trabajo siguiendo los mismos pasos que a la hora de crear un objeto grfico. Este es el procedimiento bsico: 1. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en el control que quiere crear. El cursor del ratn cambia a una cruz. 2. Mueva el cursor dentro de la hoja de trabajo al lugar donde quiere que aparezca el control. 3. Haga clic y arrastre el cursor del ratn para crear el control. Excel asigna por defecto un ttulo al grupo de cuadros, casillas de verificacin y a los botones. Para modificar Este ttulo, puede hacerlo de dos maneras: Haga clic con el botn derecho en el control y elija la opcin Modificar texto. Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en el control para seleccionarlo. Luego haga clic dentro del control. Modifique a continuacin el texto y cuando haya terminado haga clic fuera del control. Vincular un control a un valor de celda Si quiere usar el control de cuadros de dilogo para introducir datos, tiene que asociar cada control con una celda de la hoja de trabajo. Siga este procedimiento: 1. Seleccione el control con el que quiere trabajar. (Recuerde que tiene que mantener pulsada la tecla Control antes de hacer clic en el control.) 2. Ejecute el comando Control del men Formato (o pulse Control-1) para visualizar el cuadro de dilogo Formato de control. 3. Haga clic en la pestaa Control y utilice el cuadro Vincular con Ia celda para introducir la referencia de la celda. Puede escribir la referencia o seleccionarla72 / 159

directamente de la hoja de trabajo. 4. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de trabajo. Truco: Otra forma de vincular un control a una celda es seleccionando al control e introduciendo Ia siguiente frmula en Ia barra de frmulas =celda. Aqu celda es Ia referencia a Ia celda que quiere usar. Por ejemplo, para vincular un control a Ia celda A 1, introduzca Ia frmula =A1.

Nota: Cuando trabaja con botones de opcin, tiene que introducir slo Ia celda vinculada pare uno de los botones en un grupo. Excel automticamente aadir Ia referencia al resto. Entender el control de una hoja de trabajo Para sacar el mayor provecho de un control de una hoja de trabajo, necesita saber como funcionan cada una de sus caractersticas y como puede utilizar cada una de ellas para introducir datos. Para conseguir todo esto, en la siguiente seccin explicamos detalladamente todo lo relativo a cada control. Cuadro de grupo Los cuadros de grupo no sirven para mucho por s solos. Pero puede utilizarlos para crear un grupo de varios botones de opcin. El usuario puede seleccionar una opcin del grupo. Para esto, siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la herramienta Cuadro de grupo de la barra de herramientas Formularios. 2. Haga clic y arrastre para dibujar el cuadro de grupo en la hoja de trabajo. 3. Elija la herramienta Botn de opcin. 4. Haga clic y arrastre dentro del cuadro de grupo para crear un botn de opcin. 5. Repita los pasos 3 y 4 tantas veces como sea necesario para crear otros botones de opcin. Recuerde que es importante crear primero el cuadro de grupo y luego dibujar el botn de opcin dentro del cuadro de grupo.

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Nota: Si slo tiene un botn de opcin fuera de un grupo, puede introducirlo dentro de un cuadro de grupo. (Si tiene varios botones de opcin fuera de un cuadro de grupo, esto no funcionar.) Para hacer esto, mantenga pulsada Ia tecla Control y haga clic en el botn de opcin pare seleccionarlo. Suelte Ia tecla Control, haga clic y arrastre una de las esquinas del botn de opcin y sultelo dentro del cuadro de grupo. Botones de opcin Los botones de opcin son controles que normalmente aparecen en grupos de dos o ms, y el usuario tiene la opcin de activar slo una de las Opciones. Como hemos mencionado en la seccin anterior, los botones de opcin trabajan conjuntamente con cuadros de grupo, en los que el usuario puede activar slo uno de los botones de opcin dentro de un cuadro de grupo. Nota: Todos los botones de opcin que no estn dentro de un cuadro de grupo son considerados como un grupo. (Es decir, Excel le permite seleccionar una por una, slo una de estas opciones que no pertenecen a un grupo.) Esto quiere decir que un cuadro de grupo no es totalmente imprescindible cuando trabajamos con botones de opcin en una hoja de trabajo. La mayora de Ia gente los usa, puesto que da al usuario una visin global de las Opciones que estn relacionadas. Por defecto, Excel deja sin activar cada uno de los botones de opcin. Por lo tanto, debera especificar de antemano cul de los botones de opcin quiere activar: 1. Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en el botn de opcin que quiere visualizar para activar. 2. Ejecute el comando Control del men Formato (o pulse Control-1) para visualizar el cuadro de dialogo Formato de control. 3. En la pestaa Control, active la opcin Activado. 4. Haga clic en Aceptar. En la hoja de trabajo, cuando activa un botn de opcin en concreto los valores almacenados en la celda vinculada cambian. El valor almacenado depende del botn de opcin, teniendo en cuenta que el primer botn aadido al cuadro de grupo tiene el valor 1, el segundo botn tiene el valor 2 y as sucesivamente. La ventaja que esto le ofrece es que puede pasar una opcin de texto en un valor numrico. Por ejemplo, la figura 4.15 muestra una hoja de trabajo en la que los botones de opcin permiten al usuario tres opciones de transporte: correo terrestre, areo y mensajero. El valor de la opcin que elegimos queda almacenado en la celda vinculada, que en este caso es la I6. Por ejemplo, si seleccionamos correo areo, se almacena el valor 2 en I6. En un modelo de produccin, la hoja de trabajo utilizara este valor para localizar los costes de transporte y ajustar la factura.

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Figura 4.15. Para los botones de opcin, el valor almacenado en la celda vinculada aparece en el mismo orden en el que agregamos cada botn al cuadro de grupo. Casillas de verificacin Las Casillas de verificacin le permiten incluir opciones que el usuario puede activar o no. Al igual que con los botones de opcin, Excel deja sin revisar cada casilla de verificacin. Si quiere que una casilla de verificacin en concreto est activada desde el principio, active la opcin Activado del cuadro de dilogo Formato de control, como hemos explicado en Ia seccin anterior. En una hoja de trabajo, una casilla de verificacin activada almacena el valor verdadero en su celda vinculada; si la casilla no est activada, el valor que almacena es falso. Es decir, puede comprobar si una casilla de verificacin est activada y ajustar la frmula de acuerdo a ella. La figura 4.16 muestra un par de ejemplos:

Figura 4.16. Para casillas de verificacin, el valor almacenado en Ia celda vinculada es verdadero cuando Ia casilla de verificacin esta activada, y falso cuando no esta activada.

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Utilizar Produccin de Helados de Fruta: Esta casilla de verificacin la podemos utilizar para que una frmula determine si se produce una cantidad determinada de Helados de fruta Utilizar Produccin de Helados de Crema: Esta casilla de verificacin la podemos utilizar para que una frmula determine si se produce una cantidad determinada de Helados de Crema Cuadro de lista y cuadro combinado El control de cuadro de lista crea un cuadro de lista del cual el usuario puede seleccionar cualquier producto. Las opciones de la lista se definen por valores dentro de un rango concreto en una hoja de trabajo, y el valor que resulta en la celda vinculada es el nmero del producto elegido. Un cuadro combinado es parecido a un cuadro de lista, pero el control muestra solamente un producto cada vez. Los cuadros de listas y combinados son diferentes a otros controles porque tambin tiene que especificar el rango que contiene el producto que aparece en la lista. Siga los siguientes pasos para realizarlo: 1. Introduzca la lista de productos en un rango. (Los productos tienen que listarlos en una sola fila o columna.) 2. Aada la lista de control a la hoja (si no lo ha hecho todava) y luego seleccionnela. 3. Ejecute el comando Control del men Formato para visualizar el cuadro de dilogo Formato de objeto. 4. Seleccione la pestaa Control e Introduzca una referencia del rango de productos en el cuadro Rango de entrada. Puede escribir la referencia o seleccionarla dircetamente de la hoja de trabajo. 5. Haga clic en Aceptar para volver a Ia hoja de trabajo. Barras de desplazamiento y control de nmero La herramienta barra de desplazamiento crea un control parecido al de la barra de desplazamiento de una ventana. Utilizamos este tipo de barra de desplazamiento para seleccionar un nmero de un rango de valores. Cuando hacemos clic o arrastramos las flechas, la barra de desplazamiento cambia el valor del control. Este valor es el que vuelve a la celda vinculada. Vea que puede crear barras de desplazamiento tanto verticales como horizontales. En el cuadro de dialogo Formato de control para una barra de desplazamiento, la pestaa Control incluye las siguientes opciones: Valor actual: El valor inicial de la barra de desplazamiento.76 / 159

Valor Mnimo: El valor de la barra de desplazamiento cuando el cuadro de desplazamiento est al lado izquierdo (para una barra de desplazamiento horizontal) o bien en la posicin ms arriba (en una barra de desplazamiento vertical). Valor mximo: El valor de la barra de desplazamiento cuando el cuadro de desplazamiento est en el lado derecho (en una barra de desplazamiento horizontal) o abajo del todo (en una barra de desplazamiento vertical). Incremento: Lo que cambia el valor dc la barra de desplazamiento cuando el usuario hace clic en una flecha de la barra. Cambio de pgina: Lo que cambia el valor de la barra de desplazamiento si el usuario hace clic entre el cuadro de la barra de desplazamiento y la flecha de la barra. El control de nmero crea un control similar al de la barra de desplazamiento; es decir, puede utilizar un control de nmero para seleccionar un nmero entre un valor mximo y uno Mnimo haciendo clic en las flechas. El nmero aparecer en la celda vinculada. Las opciones del control de nmero son las mismas que las de la barra de desplazamiento, a excepcin de la opcin de Cambio de pgina, ya que en este caso no se puede determinar ningn valor.

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FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS

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A continuacin se explican las funciones matemticas y trigonomtricas que incluye Excel. Para acceder a las funciones haga clic en el icono Insertar funcin. Inmediatamente aparece el cuadro de dilogo mostrado en la figura En la lista desplegable denominada O seleccionar una categora: escoja Matemticas y trigonomtricas. Posteriormente se muestra en la seccin Seleccionar una funcin: la lista de todas las funciones que corresponden a la categora seleccionada y que son las que se van a explicar de aqu en adelante 3 .

En este tema se explica la utilizacin de cada una de las funciones matemticas y trigonomtricas suministradas por Excel. Adicionalmente, se muestra la grfica generada para la funcin correspondiente, si es que aplica. El lector puede utilizar los intervalos de los ejemplos para generar las grficas o hacer las pruebas que considere convenientes.

DETALLE DE LAS FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS

ABS (nmero)

Devuelve el valor absoluto del argumento nmero. Ejemplos:

La funcin ABS (-5) da como resultado 5

3

Revisar grficos en Cd adjunto, Captulo VI-Funciones matemticas y trigonomtricas 79 / 159

La funcin ABS (10) da como resultado 10.

La funcin ABS (-2) da como resultado 2.

ACOS (nmero) Esta funcin devuelve el arco coseno del argumento nmero. Nmero debe ser mayor o igual que 1 y menor o igual que 1. Los valores devueltos por la funcin estn comprendidos en el intervalo 0 a pi.

En el ejemplo de la figura a continuacin se puede apreciar que en cada una de las celdas de la columna B se calcula el arco coseno para el argumento presente en cada celda correspondiente de la columna A. Al lado derecho se muestra la grfica generada por Excel con los valores calculados.

ACOSH (nmero)

Esta funcin calcula el coseno hiperblico inverso del argumento nmero. En la figura a continuacin se puede observar que en cada una de las celdas de la columna B se ha calculado el coseno hiperblico inverso, tomando como argumento cada uno de los valores de la correspondiente celda de la columna A. A la derecha se muestra la grfica generada por Excel utilizando los datos calculados. El argumento dado a esta funcin debe ser un valor mayor o igual a uno.

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ALEATORIO ()

Esta funcin devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta funcin no tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio ser diferente al anteriormente calculado.

ASENO (nmero)

Devuelve el arcoseno del argumento nmero. El valor devuelto por esta funcin est expresado en radianes. El argumento nmero debe ser mayor o igual que 1 y menor o igual que 1.

El valor devuelto est comprendido en el intervalo comprendido entre -pi/2 a pi/2. En la figura a continuacin se presenta el ejemplo correspondiente. En cada una de las celdas de la columna B se ha calculado el arcoseno tomando como argumento el valor de cada celda correspondiente de la columna A.

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ATAN (nmero) Esta funcin calcula el arco tangente del argumento nmero. En la figura a continuacin se puede apreciar, en cada una de las celdas de la columna B se calcula el arco tangente del argumento representado por celda correspondiente en la columna A.

ATAN2 (coord_x, coord_y)

Esta funcin devuelve la tangente inversa de las coordenadas especificadas por los argumentos coord_x y coord_y. El valor devuelto por la funcin es un ngulo. El resultado viene dado en radianes. Ejemplo:

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ATAN2 (2,1) da como resultado 0.46 radianes.

ATAN2 (1,1) da como resultado 0.79 radianes.

ATANH (nmero)

Esta funcin devuelve la tangente hiperblica inversa del argumento nmero. En la figura a continuacin se observa que en cada una de las celdas de la columna B se ha calculado la tangente hiperblica inversa, tomando como argumento el valor correspondiente de cada celda de la columna A. El argumento debe ser un valor mayor que 1 y menor que 1.

COMBINAT (nmero, tamao)

El resultado de la funcin es el nmero de combinaciones para un determinado nmero de elementos. Nmero representa el nmero de elementos. El argumento tamao indica el nmero de elementos en cada combinacin. Ejemplo:

COMBINAT (25,2) da como resultado 300

COMBINAT (12,12) da como resultado 1

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COMBINAT (12,3) da como resultado 220

COS (nmero)

Esta funcin calcula el coseno del argumento nmero. El ngulo viene expresado en radianes. Por ejemplo, como puede apreciar en la figura a continuacin, en cada una de las celdas de la columna B se calcula el coseno para la celda correspondiente en la columna A. Al lado derecho de la figura se puede apreciar la grfica generada por Excel para los datos introducidos.

COSH (nmero)

Calcula el coseno hiperblico del argumento nmero. En el ejemplo de la figura a continuacin, en cada celda de la columna B se calcula el coseno hiperblico para el valor dado como argumento que es cada celda correspondiente de la columna A. A la derecha aparece la grfica generada por Excel tomando los datos del coseno hiperblico.

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ENTERO (nmero)

Devuelve la parte entera del nmero, sin importar la magnitud de la parte decimal. Es decir, devuelve el nmero eliminando la parte decimal. Por ejemplo:

ENTERO (3.1) da como resultado 3

ENTERO (3.9) da como resultado 3

ENTERO (2.95) da como resultado 2

ENTERO (5) da como resultado 5

ENTERO (-10) da como resultado 10.

EXP (nmero)

El resultado de esta funcin es el nmero elevado a la potencia indicada en el argumento. Como puede observar en el ejemplo de la figura, en cada una de las celdas de la columna B se calcul la funcin exp., tomando como argumento el contenido de cada

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celda correspondiente en la columna A. Como puede observar, a la derecha, Excel gener la grfica correspondiente tomando como base los valores calculados por la funcin exp.

FACT (nmero)

Esta funcin devuelve el factorial del valor especificado como argumento. Por ejemplo,

FACT (3) da como resultado 6

FACT (5) da como resultado 120

GRADOS

Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo,

GRADOS (PI ()) da como resultado 180 grados

GRADOS (PI ()/2) da como resultado 90 grados.

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LN (nmero)

Calcula el logaritmo natural del valor dado como argumento. El logaritmo natural est definido nicamente para valores mayores que cero. Observe el ejemplo de la figura a continuacin, en cada celda de la columna B se calcula el logaritmo natural para cada valor correspondiente de la celda de la izquierda, en la columna A. Observe a la derecha, la grfica generada por Excel para el logaritmo natural.

LOG (nmero, base)

Calcula el logaritmo del argumento nmero, la base est dada por el segundo argumento. Si no se le da valor al argumento base, lo calcula con la base 10. El logaritmo est definido para valores positivos. En la figura a continuacin se puede apreciar que en cada celda de la columna C se ha calculado el logaritmo con base 5, siendo el argumento nmero su correspondiente valor de la celda de la columna A. Como puede observar, a la derecha aparece la grfica generada por Excel para logaritmo con base 5.

LOG10 (nmero)

Calcula el logaritmo con la base 10 del argumento nmero. El logaritmo est definido para valores positivos. En la figura a continuacin se puede apreciar que en la columna D se ha calculado el logaritmo con base 10, tomando como argumento su correspondiente valor en cada celda de la columna A. Observe que al lado derecho aparece la grfica para el logaritmo con base 10.

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MULTIPLO.INFERIOR (nmero, cifra _ significativa)

El mltiplo de un nmero es aquel que contiene a otro un nmero exacto de veces, es decir que el resultado de la divisin es un valor entero. Ejemplo, 15 es mltiplo de 3 y 5 porque 15/3=5 y 15/5=3. En cambio, 15 no es mltiplo de 4 porque 15/4 da como resultado 3.75 que es un valor con parte decimal. MULTIPLO.INFERIOR Devuelve el mltiplo del argumento cifra _ significativa que es menor y ms prximo al argumento nmero. Para el caso de valores negativos, busca el mltiplo del argumento cifra _ significativa que es mayor y ms prximo al argumento nmero. Ejemplo:

MULTIPLO.INFERIOR (25,3) da como resultado 24. Porque 24 es el mltiplo de 3, que es menor y ms prximo al nmero 25.

MULTIPLO.INFERIOR (18,5) da como resultado 15 porque 15 es el mltiplo de 5 ms prximo a 18.

NUMERO.INFERIOR (-18,-5) da como resultado 15 porque 15 es el mltiplo de 5 ms prximo a 18. Observe que para el caso de valores negativos, busca el nmero mayor que es mltiplo, no menor para el caso de valores positivos.

NUMERO.INFERIOR (-25,-3) da como resultado 24. 88 / 159

NUMERO.INFERIOR(-30,2) da como resultado el error #NUM! Porque los dos argumentos tienen diferentes signos, el primero negativo y el segundo positivo.

MULTIPLO.SUPERIOR(Nmero, Cifra_significativa): Devuelve el valor que es mltiplo de cifra_significativa, siendo mayor y ms prximo al argumento Nmero. Para valores negativos busca el valor que es mltiplo de cifra_significativa, siendo menor y ms prximo al argumento nmero. Ejemplo:

MULTIPLO.SUPERIOR(25,3) da como resultado 27. Porque 27 es el mltiplo de 3, siendo mayor que y al mismo tiempo ms prximo al nmero 25.

MLTIPLOS SUPERIOR(-25-3) da como resultado 27. Porque 27 es mltiplo de 3, siendo menor y al mismo tiempo ms prximo a 25.

el

MULTIPLO.SUPERIOR(255,6) da como resultado 258. Porque 258 es el mltiplo de 6 que es mayor y al mismo tiempo ms prximo a 255.

MULTIPLO.SUPERIOR(-25, 4) da como resultado #NUM! Indicando que los dos argumentos son de diferente signo, por lo tanto no es posible hallar el valor.

NUMERO.ROMANO (nmero, forma)

Esta funcin toma el argumento nmero y lo convierte a su equivalente en romano. El argumento forma, es el tipo de nmero romano deseado, entre las opciones presentadas enseguida:

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A continuacin se muestran algunos ejemplos que indican la utilizacin de la funcin nmero.romano:

NUMERO.ROMANO (399,0) da como resultado CCCXCIX

NUMERO.ROMANO (399,1) da como resultado CCCVCIV

NUMERO.ROMANO (399,2) da como resultado CCCVCIV

NUMERO.ROMANO (256, FALSO) da como resultado CCLVI

PI (): Da como resultado el valor de la constante matemtica pi.

POTENCIA (nmero, potencia)

Toma el argumento nmero y lo eleva a la potencia indicada por el argumento potencia. Ejemplo,

POTENCIA (2, 5) da como resultado 32

POTENCIA (10, 3) da como resultado 1000

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POTENCIA (2,4) da como resultado 16

POTENCIA (3,3) da como resultado 27.

PRODUCTO (nmero1, nmero2,...)

Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su resultado. Por ejemplo, en la figura a continuacin se ha incluido en la celda E12 la funcin para calcular el producto de los rangos A2:A11 y D2:C4. Tambin hubiera podido incluir como argumentos, constantes o valores numricos directamente ingresados, tambin se pueden incluir celdas individuales. Todos los argumentos van separados por comas.

RADIANES (ngulo)

Esta funcin toma el argumento ngulo, que est expresado en grados y devuelve su equivalente expresado en radianes. Por ejemplo:

RADIANES (90) da como resultado 1.571, es decir PI/2

RADIANES (180) da como resultado 3.142, es decir PI 91 / 159

RAIZ (nmero)

La funcin Raz permite obtener la raz cuadrada del contenido de una celda o de una frmula en que aparezcan varias celdas. En la figura que se encuentra a continuacin, encontrar en la celda B13 la raz cuadrada de la celda B1, y en la celda C13 la raz de C1,... Si en alguna celda en lugar de la raz cuadrada aparece: #NUM! Significa que se intent calcular la raz de un nmero negativo y Excel no lo puede resolver.

REDONDEA.IMPAR (nmero)

Toma el argumento nmero y lo aproxima al siguiente entero impar, que es mayor que l. Cuando el argumento es un valor negativo, lo aproxima al siguiente entero impar que es menor que l. Ejemplo:

REDONDEA.IMPAR (1.3) da como resultado 3.

REDONDEA.IMPAR (-1.3) da como resultado 3

REDONDEA.IMPAR (-4.6) da como resultado -5

REDONDEA.IMPAR (4.6) da como resultado 5 92 / 159

REDONDEA.IMPAR (7) da como resultado 7. Se puede apreciar que aplicar esta funcin a un nmero entero impar da como resultado el mismo nmero.

REDONDEA.PAR (nmero)

Toma el argumento nmero y lo aproxima al siguiente entero par que es mayor que l. En el caso de que el argumento sea un valor negativo, lo aproxima al siguiente entero par que es menor que l. Ejemplos:

REDONDEA.PAR (4.3) da como resultado 6

REDONDEA.PAR (-4.3) da como resultado -6

REDONDEA.PAR (7) da como resultado 8.

REDONDEA.PAR (8) da como resultado 8. Al aplicar esta funcin a un nmero entero par da como resultado el mismo nmero.

REDONDEAR (nmero, nm_decimales)

Devuelve el argumento nmero, con la cantidad de decimales especificados en el argumento nm_decimales, realizando las aproximaciones de redondeo respectivas. Por ejemplo,

REDONDEAR (1.4545, 2) da como resultado 1.45

REDONDEAR (2.94388, 3) da como resultado 2.944

REDONDEAR (125.6898) da como resultado 125.69

REDONDEAR (35.458,2) da como resultado 35.46

REDONDEAR (-18.97, 1) da como resultado 19.0 93 / 159

REDONDEAR (18.97, 1) da como resultado 19.

REDONDEAR.MAS(nmero, nmero_decimales)

Tal como con la funcin REDONDEAR, devuelve el argumento nmero con la cantidad de decimales especificados en el argumento numero_decimales En este caso, las aproximaciones de los decimales siempre los hace a los valores superiores. En el caso en que el argumento nmero es un valor negativo, las aproximaciones siempre van a ser al valor menor. Por ejemplo,

REDONDEAR.MAS (3.2222, 2) da como resultado 3.23

REDONDEAR.MAS (4.52,1) da como resultado 4.6

REDONDEAR.MAS (-3.25, 1) da como resultado 3.3

REDONDEAR.MAS (3.25, 1) da como resultado 3.3

REDONDEAR.MENOS (nmero, nm_decimales)

Devuelve el argumento nmero con la cantidad de decimales especificada en el argumento nm_decimales. Las aproximaciones de los decimales siempre las hace al valor inferior ms prximo. Cuando el argumento nmero es negativo, las aproximaciones las hace al valor mayor. Ejemplo:

REDONDEAR