curso ecopetrol

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

CURSO DE FOMENTO DE TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE

Página 1 de 19

OBJETO:

Realización del curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable, dirigido a personal

contratista que vaya a ingresar a laborar con cualquier unidad organizativa de Ecopetrol

S.A.

ALCANCE DE LOS TRABAJOS

El alcance de los trabajos consiste en la recepción de solicitudes del curso, disponibilidad y

programación de instructores y de la logística para la realización del curso, realización del curso,

evaluación del mismo, reporte de resultados en los tiempos y base de datos definidos. Incluye

actualización y formación del personal requerido para programar y dictar el curso, actualización y

revisión de contenidos, generación de informes solicitados, entre otros. Para cubrir diciembre de

2012, vigencia 2013, 2014 y 2015. El detalle se complementa en estas especificaciones y sus

anexos.

El alcance comprende actividades administrativas, de seguimiento y verificación de cumplimiento

de normativa legal en materia tributaria, laboral, comercial, de HSE, etc.), así como de los

elementos financieros del contrato con el fin de garantizar el normal desarrollo del contrato y su

conformidad con la normativa que le sea aplicable.

LINEAS DE SERVICIO

Los trabajos a ejecutar, comprenden:

1. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable en la ciudad base, dirigido a

grupos de máximo 30 personas. El contratista deberá procurar realizar los cursos con el

máximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificación; dado

que uno de los objetivos si es lograr cobertura, según las solicitudes recibidas (cumpliendo

con tiempos de respuesta y atención).

2. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable fuera de la ciudad base, dirigido a

grupos de máximo 30 personas. El contratista deberá procurar realizar los cursos con el

máximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificación; dado



Página 2 de 19

que uno de los objetivos si es lograr cobertura, según las solicitudes recibidas (cumpliendo

con tiempos de respuesta y atención).

3. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable en la ciudad base, para formación

aprobada en casos de emergencias o situaciones especiales definidos por Ecopetrol S.A.,

dirigido a grupos de máximo 30 personas. El contratista deberá procurar realizar los cursos

con el máximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificación;

dado que uno de los objetivos si es lograr cobertura, según las solicitudes recibidas

(cumpliendo con tiempos de respuesta y atención).

4. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable fuera de la ciudad base, para

formación aprobada en casos de emergencias o situaciones especiales definidos por

Ecopetrol S.A., dirigido a grupos de máximo 30 personas. El contratista deberá procurar

realizar los cursos con el máximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la

pertinente justificación; dado que uno de los objetivos si es lograr cobertura, según las

solicitudes recibidas (cumpliendo con tiempos de respuesta y atención).

5. Formación de instructores, con grupos de máximo 20 personas. Corresponde a la

preparación de los instructores para que puedan ser formadores, debe ser de al menos 5

días con contenidos técnicos y técnicas para instrucción.

6. Actualización de módulos de formación, con los criterios definidos por Ecopetrol S.A.

Corresponde a la actualización de información y contenidos. Incluye materiales,

presentaciones, técnicas didácticas, guiones para instructores, etc. según lo definido por la

Universidad Ecopetrol. Incluye hacer revisión de mejores prácticas de la industria y

proponer a Ecopetrol aspectos a asegurar o incluir en este proceso.

7. Seguimiento en campo de implementación en la ciudad. Incluye preparación, guión,

orientación y resultados de las visitas en campo para seguimiento del comportamiento y

aplicación en campo de quienes asistieron al curso de fomento.

8. Seguimiento en campo de implementación fuera de la ciudad base. Incluye preparación,

guión, orientación y resultados de las visitas en campo para seguimiento del

comportamiento y aplicación en campo de quienes asistieron al curso de fomento.

Dado que este proceso está definido por entregables y precios unitarios, el valor a cotizar por el

contratista debe incluir TODOS los gastos de logística, administrativos, gastos de viaje, etc., en

conclusión, todo lo requerido para el desarrollo de la actividad debe quedar contemplado en el

valor distribuido en los diferentes ítems del proceso contractual.



Página 3 de 19

El cálculo del valor que incluye gastos de viaje, debe basarse en las tarifas de Ecopetrol para

contratistas que se encuentre vigente.

A. PROCESO

1. FASE DE ALISTAMIENTO

Consiste en la preparación y alistamiento para el desarrollo de las actividades:

• Verificación del material a utilizar en el desarrollo de los cursos previstos:

presentaciones, guía para los instructores, cartillas, alineación de instructores y de

personal logístico, preguntas, manejo de las mismas, etc.

• Revisión y validación de procedimientos y flujos de trabajo, canales de

comunicación, mensajes a transmitir, roles y responsabilidades, etc.

• Definir otros requeridos no contemplados aquí que sean necesarios de controlar

previo al inicio del contrato.

2. EJECUCIÓN

Consiste en la verificación y control durante el desarrollo de las actividades. En esta etapa

se hará seguimiento del cumplimiento de las líneas de servicio solicitadas en la etapa de

alistamiento.

3. CIERRE

Consiste en el recibo de los trabajos o servicios, de conformidad con lo pactado

contractualmente, dejando las respectivas constancias a que haya lugar.

Igualmente dentro de esta etapa se deberá documentar, archivar y entregar en medio

físico y magnético la información relacionada con las actividades desarrolladas.

En esta etapa se deben asegurar acciones tales como:

a. Consolidación de cantidades ejecutadas: esta actividad se consolidará con

base en la información reportada por el gestor técnico del contrato, sea éste

funcionario directo o asignado outsourcing. Se tendrá en cuenta el seguimiento



Página 4 de 19

(contra soportes presentados) de cantidades pagadas en las liquidaciones

parciales. Este ejercicio se hará de manera conjunta con el fin de evitar

diferencias de criterios; una vez acordadas las cantidades reales ejecutadas, se

suscribirá por las partes formato final de cantidades ejecutadas.

b. Revisión de informes presentado por el contratista: el gestor técnico solicitará

los informes para revisión y aprobación. Este informe debe incluir documentos,

anexos, soportes, etc., requeridos según lo definido en el contrato.

B. INTERRELACIONES

1. INTERLOCUTORES

Durante el desarrollo de los trabajos y/o actividades realizadas por contratistas intervienen los siguientes actores:

• Dependencia solicitante del contrato o Área Usuaria, vía gestor administrativo o gestor técnico de los contratos que inscribirán personal para el curso de fomento.

• Gestión técnico de éste proceso contractual: Funcionario de ECOPETROL • Administrador de éste proceso contractual: Funcionario de ECOPETROL

C. ESTRUCTURA DEL EQUIPO

Generalidades: ECOPETROL exigirá al Consultor que el personal asignado al Contrato cuente

con la experiencia mínima estipulada en estas Especificaciones.

Roles: Los principales roles o cargos que deberá desempeñar el personal del equipo para el

desarrollo de esta actividad, incluye:

• Coordinador del contrato

• Supervisión logístico

• Instructor

• Programador logístico



Página 5 de 19

• Digitador

• Soporte administrativo

1. EQUIPO DE TRABAJO

Para el inicio del contrato, el contratista deberá presentar para aprobación de Ecopetrol, las

hojas de vida del equipo mínimo de trabajo.

El contratista requerirá mínimo el siguiente equipo:

EQUIPO MÍNIMO PARA EL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL

Perfil Descripción del recurso Cantidad del recurso

Nivel XIII Coordinador:

Ingeniero (cualquier rama), Profesional de la salud,

Administrador, Contador, Economista o afines cuya

experiencia incluya:

ESPECÍFICA: mínimo 7 años en actividades de

administración, dirección de programas o proyectos en

temas relacionados u homologables al presente objeto

contractual.

GENERAL: según lo indicado en el formato de carrera

técnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

1 (uno)

Nivel XI Supervisor logísticos:

Profesional en Ingenierías, ideal ingeniería industrial o

administrador de empresas o áreas afines.

ESPECÍFICA: mínimo 5 años en actividades de supervisión

y/o manejo de personal.



1 (uno)



Página 6 de 19

EQUIPO MÍNIMO PARA EL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL

Perfil Descripción del recurso Cantidad del recurso

Nivel IX Soporte administrativo:

Profesional en Ingenierías, contaduría, o administrador

de empresas o áreas afines.

ESPECÍFICA: mínimo 3 años en procesos de

facturación y gestión administrativa; debe tener dominio

(comprobado) de bases de datos, incluyendo office y

particularmente de archivos de Excel.



1 (uno)

Todas las certificaciones de experiencia deben presentar el tiempo en meses de dedicación y describiendo la actividad realizada por la persona presentada a este cargo (por certificación), para efectos de definir el tiempo total de experiencia sumando cada certificación presentada por el proponente. Se entenderán como temas relacionados u homologables al presente objeto contractual coordinación o dirección de programas de promoción y prevención en HSE, programas de formación en HSE que incluyan formación, certificación y/o actualización, coordinación logística de eventos de promoción y/o capacitación en temas HSE.

TODAS las personas del equipo mínimo deben tener dedicación de tiempo completo al

presente proceso contractual. Por lo cual, le aplican las tarifas salariales definidas por

Ecopetrol S.A. vigentes a la fecha del proceso contractual.

Para el desarrollo de las actividades planteadas en el presente proceso contractual, se

requerirá de un equipo variable, al que también le aplicarán las tablas salariales de

Ecopetrol vigentes, que a su vez serán reconocidas por el tiempo proporcional a su

dedicación. Los perfiles se deben ajustar según lo relacionado a continuación:



Página 7 de 19

Instructor HSE: Profesional pleno – nivel 10. Perfil: profesional en ingenierías,

profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene,

profesionales en administración o áreas afines.

o Experiencia específica: al menos 5 años trabajando como profesional HSE en industria química o industria del petróleo o del sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto “profesional HSE” se pueden involucrar actividades tales como evaluación y seguimiento, gestoría HSE, desarrollo de programas de intervención HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE.

o General: según lo indicado en el formato de carrera técnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

Instructor HSE: Profesional senior – nivel 11. Perfil: profesional en ingenierías, profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene, profesionales en administración o áreas afines.

o Experiencia específica: al menos 8 años trabajando como profesional HSE en industria química o industria del petróleo o sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto “profesional HSE” se pueden involucrar actividades tales como evaluación y seguimiento, gestoría HSE, desarrollo de programas de intervención HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE.


Instructor HSE: Supervisor – nivel 09. Perfil: profesional en ingenierías, profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene, profesionales en administración o áreas afines cuando tenga titulo de pregrado.

o Experiencia específica: al menos 8 años trabajando como profesional HSE en industria química o industria del petróleo o sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto “profesional HSE” se pueden involucrar actividades tales como evaluación y seguimiento, gestoría HSE, desarrollo de programas de intervención HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE.




Página 8 de 19

Programador logístico: Técnico operativo I – nivel 7.

o Experiencia específica: al menos 3 años en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, programación o seguimiento de actividades operativas o atención y/o relacionamiento con clientes (atención de usuarios directamente) o atención de call center, o resolución de quejas o solicitudes de usuarios en general).


Programador logístico: Técnico operativo II – nivel 6.

o Experiencia específica: al menos 2 años en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, programación o seguimiento de actividades operativas o atención y/o relacionamiento con clientes (atención de usuarios directamente) o atención de call center, o resolución de quejas o solicitudes de usuarios en general).


Digitador: Técnico operativo III – nivel 5.

o Experiencia específica: al menos 1 año en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, manejo de office, transcripción y registro de información.


Si durante el desarrollo del proceso se define la necesidad de un perfil específico, diferente

a los descritos en estas especificaciones, se revisarán y se avalarán junto con la gestoría

administrativa.

En cualquiera de los casos, el contratista debe presentar el organigrama y flujo de

comunicación para la prestación del servicio solicitado.

2. ACTIVIDADES

Para el desarrollo de las actividades que ejecutará el equipo del Contrato se deben tener

en cuenta todas las directrices impartidas por la Dirección de HSE en cabeza del

Administrador y Gestor técnico del contrato.

Los roles descritos previamente, tendrán como actividades principales, las siguientes:



Página 9 de 19

• Coordinador del contrato:

i. Responder e integrar las actividades / funciones que realice el equipo de trabajo

ii. Responder por el desarrollo del objeto contractual iii. Asegurar alineación y actualización de conocimientos del equipo de trabajo iv. Responder las observaciones inquietudes o requerimientos de los funcionarios

de ECOPETROL y usuarios del servicio en general, reportando a Ecopetrol el resultado de estas inquietudes.

v. Verificar y hacer el seguimiento al avance y calidad de atención de las solicitudes realizadas

vi. Revisar y suscribir los documentos administrativos pertinentes al desarrollo del contrato

vii. Presentar los informes, con análisis, de avance, teniendo en cuenta los criterios definidos por Ecopetrol. Incluye informes de ejecución presupuestal

viii. Gestionar la consolidación y cumplimiento respecto a los productos entregables

ix. Verificar los pagos realizados tanto a miembros del equipo como a proveedores y subcontratistas

x. Verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y los requisitos legales en materia de HSE

xi. Verificar que se mantengan y usen adecuadamente los dispositivos para control de riesgos y equipos de protección personal y que se conserve en orden y aseo los lugares de trabajo

xii. Seguir las directrices de la Unidad de Responsabilidad Social Empresarial y compromisos de Dirección de HSE y Gestión Social aplicables a los contratos del portafolio según los programas establecidos en cada zona

• Supervisor logístico:

i. Alineación, seguimiento y formación de personal que cumple labor logística ii. Responder por la programación adecuada de cursos, teniendo en cuenta la

óptima utilización de recursos pero sin perder de vista la calidad de la atención a los usuarios

i. Preparar los informes, con análisis, de avance, teniendo en cuenta los criterios definidos por Ecopetrol. Incluye informes de ejecución presupuestal

iv. Verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y los requisitos legales en materia de HSE



Página 10 de 19

v. Documentar y tramitar las NO conformidades con el Sistema de Gestión en HSE que hayan identificado

• Instructor:

i. Desarrollar las jornadas de instrucción definidas, de acuerdo a los parámetros establecidos por Ecopetrol

ii. Realizar las evaluaciones y reportar los resultados a más tardar el día siguiente de la realización del curso

• Programador logístico:

i. Recibir, responder y tramitar las solicitudes de cursos. La respuesta a la solicitud se debe dar a más tardar al 2do día de recibida y la programación efectiva del curso, con un límite máximo de 7 días una vez recibida la solicitud.

ii. Coordinar la logística correspondiente para atender las solicitudes de curso. Incluye salón, equipos, material requerido.

iii. Programar la agenda de los instructores para que puedan atender estas solicitudes

iv. Publicar y/o registrar en la base de datos los resultados de los cursos, a más tardar el 2 día después de realizado.

• Soporte administrativo:

i. Coordinar y programar lo correspondiente a los gastos de viaje de los instructores

ii. Soportar los pagos realizados tanto a miembros del equipo como a proveedores y subcontratistas

iii. Organizar y responder por la custodia del expediente de la fase de ejecución del contrato de acuerdo con la normatividad generada por Gestión documental amparada a su vez en la normatividad legal vigente sobre la materia, las listas de chequeo de la etapa de ejecución y lo establecido en los Documentos del Proceso de Selección (DPS) y el contrato.

iv. Realizar y mantener actualizado el inventario documental de los expedientes abiertos y conformados.



Página 11 de 19

v. Realizar la transferencia del expediente respectivo según la periodicidad definida por Ecopetrol y una vez liquidado el contrato aplicando la normatividad de Gestión Documental.

• Digitador:

i. Realizar el registro y verificación de datos para garantizar que la base de datos tenga información confiable y oportuna

D. BASES Y ZONAS DE TRABAJO

Las zonas que son base de trabajo, para los efectos de este proceso contractual, son:

• Bogotá: Será la base central de operaciones y administración del proceso

contractual. Aquí se puede incluir el personal administrativo, de soporte u otros

requeridos.

• Barrancabermeja: Será base de instructores y de personal logístico

• Apiay: Será base de instructores y de personal logístico

• Castilla: Será base de instructores y de personal logístico

• Cali: Será base de instructores y de personal logístico

• Neiva: Será base de instructores y de personal logístico

• Cartagena: Será base de instructores y de personal logístico

• Cúcuta: Será base de instructores y de personal logístico

• Orito: Será base de instructores y de personal logístico

Si durante el desarrollo del proceso contractual se pacta una nueva base de trabajo, ésta

será incluida en la lista, así mismo, se podrá ampliar la definición y asignación de personal

(ejemplo, si la necesidad lo amerita y se pacta en conjunto Ecopetrol y el proveedor o

contratista, se podría incluir personal logístico en ciudad diferente a las aquí relacionadas).



Página 12 de 19

E. RECURSOS

El Consultor se obliga a asignar el equipo básico que se describa en el proceso de

selección. Ecopetrol S.A. podrá requerir la utilización de un equipo variable, integrado por

los recursos que se definan.

EQUIPO MÍNIMO

N° de equipo Descripción del equipo Cantidad del equipo

Cómputo Computadores portátiles 3

Comunicaciones Modem USB para internet 3

Comunicaciones Teléfono celular 3

Para el desarrollo de las actividades definidas en el presente proceso contractual, el contratista debe asegurar que se cuenten con los recursos requeridos para cumplir con calidad, esto es computadores, modem, teléfono celular, video beam y otros que se requieran para el adecuado desarrollo de las actividades. Todo esto debe estar contemplado en el valor de la tarifa a presupuestar. Si en el desarrollo del proceso se evidencia la necesidad de equipos adicionales, estos se revisarán y aprobarán (tanto en cantidades como en características) con la gestoría administrativa. Los equipos de cómputo deben tener al menos las siguientes características: □Equipos de cómputo portátiles: Procesador: Pentium Dual Core E5200, o AMD

equivalente, Memoria: 1 Gb, Disco: 120 Gb, Lectora de CD, Monitor color LCD 17', Tarjeta de red 10/100 Mbps, Mouse, Teclado en español, 220 VAC, Garantía: 2 años, Licencia de Windows Vista Business OEM en español pero con Windows XP Pro OEM (SP2) en español preinstalado. Los Equipos utilizados deben ser compatibles con la red que ECOPETROL utilice en el área de ejecución del contrato.

• Equipos de comunicación • Se requiere que los instructores y los programadores logísticos tengan permanente

acceso a una red internet de alta velocidad.



Página 13 de 19

• Los teléfonos celulares corresponden a equipos de características básicas, el interés

es que tanto instructores como programadores logísticos tengan facilidad de

comunicación permanentemente.

F. OTRAS OBLIGACIONES

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

Como requisito para la ejecución del contrato, el equipo de trabajo del Consultor suscribirá

un Acuerdo de Confidencialidad, cuyo modelo se aporta en el anexo No. 01 de este

documento.

MOVILIZACIÓN Y ALISTAMIENTO

Antes de suscribir el acta de inicio del contrato, el Consultor deberá contemplar las

actividades de movilización de su equipo de trabajo, asegurando la instalación de la

infraestructura, facilidades y adquisición de materiales necesarios para la adecuada

ejecución de las responsabilidades del presente proceso. En esta etapa se deberá realizar

el plan de adquisición y desvinculación del personal y recursos para el actual proceso, es

decir un cronograma de ingreso y retiro de personal y recursos. Adicionalmente, sin

perjuicio de los requisitos de experiencia, competencias, habilidades y perfiles de personal,

el Consultor deberá identificar con cada una de las personas de su equipo de trabajo, qué

conocimientos básicos sobre herramientas, temas, metodologías, regulaciones, normas,

directrices y procedimientos propios y/o internos de ECOPETROL requeridos para la

gestión de contratos, son necesarios actualizar y nivelar para asegurar el buen desempeño

de sus funciones y correcta ejecución de las actividades contempladas en el alcance del

contrato. Con esta información el Consultor deberá presentar a ECOPETROL el respectivo

reporte y un plan de nivelación de conocimiento que será concertado conjuntamente. Este

ejercicio deberá ser repetido cada vez que exista un proceso de vinculación de personal.

De acuerdo con el plan de nivelación de conocimientos, ECOPETROL garantizará la

capacitación y divulgación necesaria al equipo de este proceso sobre los procedimientos

propios y/o internos de la Sociedad. El Consultor será responsable de la capacitación y

actualización de conocimientos del personal de este proceso, sobre los temas,

metodologías y herramientas que se requieran para la correcta ejecución de las actividades

contempladas en el alcance del contrato. Igualmente deberá garantizar la transferencia y el

aseguramiento del conocimiento hacia ECOPETROL mediante la realización de



Página 14 de 19

actividades periódicas programadas para tal fin y la aplicación de los procedimientos de

aseguramiento del conocimiento definidos por ECOPETROL.

EMPALME O TRANSICIÓN

El consultor deberá programar y tener en cuenta los procedimientos, prácticas,

documentación, informes, etc., información requerida para el exitoso desarrollo de este

proceso, tanto al inicio de actividades del presente proceso con la empresa que

actualmente presta el servicio como al final del presente proceso a la empresa que pueda

quedarse con el servicio.

Como constancia de esta entrega, se debe suscribir un acta de empalme entre el Gestor

Administrativo saliente y el Gestor Administrativo entrante de todos los procesos, trámites y

demás correspondientes. En esta acta se deberá relacionar toda la documentación de

soporte, la entrega de toda la información en medio magnético debidamente relacionada,

las recomendaciones necesarias para asegurar la adecuada continuidad de las actividades

del presente proceso y la ubicación de todos los documentos relacionados.

GESTION DOCUMENTAL

El Gestor Administrativo será responsable del manejo y organización de toda la

información generada con ocasión del desarrollo del contrato, la cual deberá ser

organizada, manejada y archivada según lo regulado en la ley 594 de 2000, el acuerdo 060

del 2001, las Tablas de Retención Documental y demás directrices y procedimientos

adoptadas por el Programa de Gestión Documental de ECOPETROL o que sean dictadas

por el Gobierno Nacional. El Gestor Administrativo deberá suministrar las carpetas, cajas

para archivo inactivo y demás elementos requeridos para asegurar el cumplimiento de las

directrices adoptadas por el Programa de Gestión Documental de ECOPETROL. Los

costos de dichos elementos deben estar incluidos dentro de los costos administrativos de

la propuesta. Las especificaciones de estos elementos se presentarán en el anexo N° 2.

La información (específica de la prestación del servicio) a manejar debe incluir, por lo

menos, lo siguiente:



Página 15 de 19

• Relación de solicitudes y nombres (de acuerdo al formato de inscripción) de

aspirantes al curso de fomento, por área, por negocio, por gestor solicitante

• Relación de personas que se presentaron al curso (con los datos especificados en

el formato de inscripción); debe incluir el resultado: si aprobó, en que etapa aprobó

(primera vez, segunda, etc). Por área, por negocio, por gestor solictitante

• Soportes de las evaluaciones tanto de conocimientos como de satisfacción, con el

correspondiente análisis de resultados, agrupados por área, por negocio, por

gestor solicitante.

• Soportes de los costos generados para la prestación del servicio

COMUNICACIONES

El Gestor Administrativo deberá asegurar que todas las comunicaciones recibidas y

enviadas desde y hacia los contratistas reposen en el expediente del contrato.

Tratándose de Derechos de Petición, se deberán aplicar los procedimientos establecidos

por la Oficina de Participación Ciudadana, relacionando tanto el derecho de petición o

queja recibido como la respuesta radicada al peticionario.

Debe incluir seguimiento o gestión realizadas con las gestorías técnicas y/o con los

negocios para la prestación del servicio.

PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

El Gestor Administrativo para el proceso de facturación, elaboración y aprobación de actas

parciales deberá asegurar el cumplimiento de los pasos que a continuación se describen,

los cuales son prerrequisito para la aprobación por parte de los administradores de

ECOPETROL.

El Gestor de Seguimiento deberá verificar en el sistema de información de contratación la estructura de las posiciones del contrato o pedido; revisar cuáles son los indicadores y bases para el pago de impuestos de las posiciones creadas en SAP, lo anterior con el fin de evitar inconsistencias entre lo facturado y lo contenido en el sistema de información de



Página 16 de 19

contratación. Así mismo, con el objeto de cumplir con las disposiciones legales vigentes que exigen el registro de las facturas dentro del mismo periodo al de la prestación del servicio o recibo del bien, y para reflejar en los libros de contabilidad de la Sociedad el efecto de los impuestos asociados y su obligación con la DIAN, se recomienda que la facturación por los servicios prestados o bienes suministrados a ECOPETROL sea realizada con corte al día veinticinco (25) de cada mes, para los casos de forma de pago con cortes mensuales. Para la aprobación de la factura, se tendrá en cuenta como recibo de servicio cuando se presente por la empresa:

• Relación de solicitudes recibidas • Relación de solicitudes atendidas con los resultados de la mismas • El corte mensual de informes con sus respectivos análisis, solicitados por Ecopetrol

Adicionalmente, se debe tener en cuenta requisitos de ley, tales como: 1. Dentro de los primeros quince (15) días de cada mes, el contratista deberá entregar al Gestor Administrativo: la relación de personal y los comprobantes de pago de nómina, del sistema de seguridad social integral y de parafiscales del mes inmediatamente anterior. 2. El Gestor laboral revisará los documentos laborales presentados por el contratista ejecutor y emitirá concepto favorable siempre y cuando la documentación cumpla con lo requerido, de lo contrario se procederá a realizar el requerimiento al contratista. 3. El Gestor técnico elaborará el acta de recibo de obra o servicio a satisfacción entre el delegado del contratista y él. Ésta debe ser firmada por quienes participaron en su elaboración. Las actas se realizan con corte de actividades a día veinticinco (25) de cada mes, en ésa se debe incluir con detalle las labores ejecutadas. Esta acta debe ser entregada al Gestor Administrativo. 4. Elaborada por parte del gestor de seguimiento el acta de pago parcial; debe ser firmada inicialmente por el representante legal del contratista y posteriormente por el Coordinador de Gestión Administrativa. 5. El gestor de seguimiento solicitará al contratista que radique en la oficina de la Gestión de contratos área administrativa el acta de pago parcial debidamente firmada. 6. El Coordinador de Gestión Administrativa revisará las actas de recibo de servicios y actas de pago parcial, y emitirá un concepto de aprobación sobre el cumplimiento de los entregables que será la firma del acta de pago parcial.



Página 17 de 19

7. Una vez recibidos los conceptos favorables por parte del Coordinador de Gestión Administrativa y el gestor laboral; el gestor de seguimiento procederá a elaborar la hoja de entrada al sistema SAP. 8. El Gestor de seguimiento informará al Administrador del contrato la elaboración de la(s) hoja (s) de entrada (s) respectiva (s) y solicitará la autorización de ésta (s). 9. Una vez la (s) hoja (s) de entrada (s) del acta parcial haya (n) sido aprobada (s) por el Administrador del contrato, el Gestor de seguimiento informará vía correo electrónico (u otro medio en caso de no disponerse) al gestor técnico y al Contratista de ejecución, los números de las hojas de entrada y aprobación para la radicación de la factura correspondiente.

ENTREGABLES

Los productos que se citan a continuación deben ser entregados por el Consultor en medio

magnético y copia dura, de acuerdo con la orientación del área de gestión documental.

• Actas de las reuniones de seguimiento establecidas en el presente proceso

contractual; incluye interacción con el área dueña del proceso, con las gestorías

técnicas y/o con los negocios, según el caso. Ver anexo N° 3.

• Relación de solicitudes recibidas (por gestor técnico, por área, por negocio)

• Relación de solicitudes atendidas (por gestor técnico, por área, por negocio).

Incluye diligenciamiento y mantenimiento de la base de información trabajada.

• Listas de asistencia a los cursos desarrollados

• Resultados de las evaluaciones de conocimiento y de satisfacción en los cursos

desarrollados

• Soporte de asistencia y desarrollo de contenidos con las formaciones realizadas a

instructores

• En la actualización de módulos de formación, debe incluirse la presentación de

power point, la guía del instructor, el material de apoyo como videos, otros, los

archivos editables de las cartillas o material trabajado, las artes gráficas para los



Página 18 de 19

diseños ejecutados, y en general lo que se incluya en el desarrollo del material de

formación.

• Soporte de las actividades y resultado del acompañamiento en campo

• Informes solicitados: todos deben presentarse consolidado y diferenciado por

áreas (regionales) y por negocios según árbol jerárquico de Ecopetrol S.A.

Adicionalmente, todos los informes incluyen análisis y cruces de información

requeridos para orientar acción y toma de decisiones.

o Relación de empresas contratistas (general, por áreas y por negocios) que

están y no están cumpliendo con la fase I, para seguimiento por parte de

administradores de contratos y gestorías técnicas

o Relación de solicitudes atendidas vs solicitudes recibidas

o Relación de tiempos de respuesta y atención efectiva de la solicitud en

días calendario

o Balance de las jornadas presenciales: N° de asistentes, N° de aprobados,

N° de informados a la gestoría administrativa

o Balance de solicitudes especiales

o Balance de evaluación de satisfacción de la jornada

o Balance de preguntas más acertadas y menos acertadas (en las que la

gente falla mas). Aquí debe discriminarse por nivel educativo (bajo o

ninguno, medio, avanzado).

INDICADORES

• Atención al 100% de las solicitudes recibidas

• Tiempo de respuesta a solicitudes recibidas, debe ser máximo 3 días calendario,

4 días cuando la solicitud es recibida un viernes y el siguiente lunes es festivo.



Página 19 de 19

• Tiempo de atención a solicitudes recibidas, debe ser máximo 8 días calendario,

entre la fecha de recepción de la solicitud y la fecha en que se atiende

efectivamente el curso.

• Satisfacción de los usuarios, debe estar en 90%.

curso ecopetrol

Documents