curso de proyect

PROYECTO DE DISEPROYECTO DE DISEÑÑO Y O Y IMPLEMENTACION DE LA PLATAFORMA IMPLEMENTACION DE LA PLATAFORMA

EMPRESARIALEMPRESARIAL



CONTENIDO1.Instalación.2.Descripción de la gestión de proyectos.3.Ejecución de programa.4.Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto.5.Visualización del proyecto en vistas.6.Ajuste de la escala temporal.7.Manejo de tareas. Dependencia entre tareas.8.Gestión y programación de recursos.9.Utilización de calendarios.



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1. ¿CÓMO INSTALAR EL PROGRAMA?



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Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:aspectos antes, durante y al final del mismo:

Antes del proyecto:Antes del proyecto:

Definir el proyecto, determinando cuDefinir el proyecto, determinando cuááles son las tareas que hay les son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.que realizar para conseguirlo.Identificar quiIdentificar quiéén se encargarn se encargaráá de cada tarea.de cada tarea.Detallar cuDetallar cuáándo se va a comenzar cada una de esas tareas y ndo se va a comenzar cada una de esas tareas y cucuáánto se va a tardar en realizarlas.nto se va a tardar en realizarlas.Determinar el coste total del proyecto.Determinar el coste total del proyecto.

DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN DE LA N DE LA GESTIGESTIÓÓN DE PROYECTOS.N DE PROYECTOS.



Durante el proyectoDurante el proyecto::

Anotar cuAnotar cuáándo se ha comenzado y terminado en realidad ndo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.cada tarea.Indicar quIndicar quéé problemas van surgiendo.problemas van surgiendo.

Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.implicadas en el proyecto.Mantener un seguimiento de todos los aspectos del Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.proyecto.

Al finalizar el proyectoAl finalizar el proyecto::

Evaluarlo para realizar proyectos mEvaluarlo para realizar proyectos máás efectivos en el futuro, s efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes.participantes.

DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN DE LA N DE LA GESTIGESTIÓÓN DE PROYECTOS.N DE PROYECTOS.



Una vez que hemos definido nuestro proyecto sUna vez que hemos definido nuestro proyecto sóólo nos queda lo nos queda decidir cdecidir cóómo y cumo y cuáándo se alcanzarndo se alcanzaráá el objetivo previsto en el el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto estmismo. Un proyecto estáá formado por las partes siguientes:formado por las partes siguientes:

�� Tareas: TambiTareas: Tambiéén se les llama pasos y definen el n se les llama pasos y definen el áámbito del mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos questos elementos quéé tareas hay que desarrollar para lograrlos.tareas hay que desarrollar para lograrlos.

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerAl identificar las tareas hay que organizarlas jeráárquicamente, rquicamente, en la llamada en la llamada ““Estructura de descomposiciEstructura de descomposicióón del trabajon del trabajo””. . Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultsimultááneamente.neamente.

DESARROLLO DE LAS DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO.PARTES DE UN PROYECTO.



TambiTambiéén tenemos que detallar la duracin tenemos que detallar la duracióón, es decir, el tiempo n, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar lnecesario para realizar una tarea. Project permite especificar la a duraciduracióón en semanas, dn en semanas, díías, horas o minutos. Normalmente, para as, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duraciestimar la duracióón de las tareas se tienen en cuenta cuatro n de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:aspectos:

1. Informaci1. Informacióón histn históórica, recogida de otros proyectos similares.rica, recogida de otros proyectos similares.2. Participaci2. Participacióón de alguien que ya la ha realizado anteriormente en n de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.otras circunstancias.3. Intuici3. Intuicióón de alguien que la ha realizado anteriormente.n de alguien que la ha realizado anteriormente.4. Indeterminaci4. Indeterminacióón. Cuando no se tiene otra informacin. Cuando no se tiene otra informacióón.n.




Hitos: Representan la finalizaciHitos: Representan la finalizacióón de un grupo de n de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracihitos suelen tener como duracióón cero ya que n cero ya que marcan la finalizacimarcan la finalizacióón de un plan. Cada vez que se n de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrhayan alcanzado todos los hitos querráá decir que el decir que el proyecto se ha concluido.proyecto se ha concluido.Recursos: En los recursos estRecursos: En los recursos estáán incluidas las n incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Ademnecesarios para realizar las tareas. Ademáás de s de detallar los recursos necesarios debemos tener en detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.momento.




Recursos: En los recursos estRecursos: En los recursos estáán incluidas las n incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Ademnecesarios para realizar las tareas. Ademáás de detallar s de detallar los recursos necesarios debemos tener enlos recursos necesarios debemos tener en cuenta la cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.disponibilidad de los mismos en cada momento.




Con Microsoft Project se pueden mantener bajo Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestimencionados. Gracias a este software de gestióón de n de proyectos podemos:proyectos podemos:

Ver cVer cóómo algmo algúún cambio en una parte del proyecto n cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.puede afectar al resto.Informar a todos los participantes en el mismo acerca Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cude lo que tienen que hacer y cuáándo tienen que ndo tienen que hacerlo.hacerlo.Entre otras cosas que veremos a continuaciEntre otras cosas que veremos a continuacióón.n.

GESTIGESTIÓÓN DE PROYECTOS.N DE PROYECTOS.



CCóómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a mo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de PlanificaciAsistentes de Planificacióón, una vez que se han n, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto basproyecto basáándonos en sugerencias y trucos que ndonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.estos ofrecen.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algrealizando como se esperaban, si hay algúún retraso en n retraso en su finalizacisu finalizacióón,... y tambin,... y tambiéén se tiene en cuenta los n se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber. imprevistos que puede haber.




ComunicaciComunicacióón de los resultados del proyecto: Como n de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que participan en un generalmente son muchas las personas que participan en un proyecto, proyecto, ééstas tienen que estar informadas para que puedan stas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacipuede presentar la informacióón necesaria en cada caso.n necesaria en cada caso.

EvaluaciEvaluacióón del proyecto: Project almacena toda la informacin del proyecto: Project almacena toda la informacióón n relacionada con las tareas, los costes,... y esta informacirelacionada con las tareas, los costes,... y esta informacióón n ayuda a realizar la evaluaciayuda a realizar la evaluacióón final del proyecto. Tambin final del proyecto. Tambiéén n permite hacer sugerencias para proyectos futuros.permite hacer sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento y la pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecuciejecucióón de un proyecto, quizn de un proyecto, quizáás las dos ms las dos máás s úútiles son el tiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relaciprograman las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relacióón n entre las mismas. Veamos cada uno de ellos mentre las mismas. Veamos cada uno de ellos máás s ampliamente.ampliamente.




�� Diagrama de Gantt:Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea estEn este diagrama cada tarea estáá representada representada por una barra horizontal, y se sitpor una barra horizontal, y se sitúúan a lo largo de un peran a lo largo de un perííodo de odo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cadatiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cadabarra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarebarra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. a. TambiTambiéén a travn a travéés del diagrama de Gantt podemos ver la relacis del diagrama de Gantt podemos ver la relacióón entre n entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre stareas, cuando varias barras horizontales se unen entre síí indicando indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior. realizar cuando haya terminado la anterior.

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Escala TemporalEscala Temporal

LLííneas de vinculoneas de vinculo

Barra de GanttBarra de Gantt

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�� Diagrama Pert:Diagrama Pert: Este Este diagrama nos interesa en el diagrama nos interesa en el caso de que queramos caso de que queramos comprobar las relaciones de comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su las tareas y no tanto su duraciduracióón. En el diagrama n. En el diagrama Pert las tareas estPert las tareas estáán n representadas por representadas por recuadros, llamados nodos, recuadros, llamados nodos, que contienen informacique contienen informacióón n de las mismas, y cuando de las mismas, y cuando varias tareas estvarias tareas estáán n relacionadas, bien porque relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente una vaya inmediatamente despudespuéés de otra bien porque s de otra bien porque una dependa de otra, se una dependa de otra, se unen por lunen por lííneas.neas.



2. EJECUCION DEL PROGRAMA2. EJECUCION DEL PROGRAMA

Una vez aclarados algunos aspectos Una vez aclarados algunos aspectos teteóóricos vamos a ver cricos vamos a ver cóómo se ejecuta el mo se ejecuta el programa MICROSOFT PROJECT.programa MICROSOFT PROJECT.

1.1. Desplegamos el BotDesplegamos el Botóón INICIO.n INICIO.2.2. Vamos hasta la opciVamos hasta la opcióón PROGRAMAS.n PROGRAMAS.3.3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.



APERTURA Y ALMACENAMIENTO APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTODE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo existente, PROJECT, si queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el tenemos que desplegar el MenMenúú ArchivoArchivo y elegir la y elegir la opciopcióón n Abrir o pulsarAbrir o pulsar el icono de la barra de el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivosherramientas que me permite abrir los archivos. .



Tras esto nos aparece la siguiente ventana

En esta ventana elegiremos dónde está el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y después seleccionaremos el archivo en cuestión y

pulsaremos el botón Abrir.

Al abrir un archivo podemos ver lo que éste contiene así como hacer cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el

archivo, y para ello tenemos dos opciones:



Guardar los cambios hechos en el archivo usando el Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan snombre existente. Para ello tan sóólo tenemos que pulsar el lo tenemos que pulsar el botbotóón Guardar de la barra de herramientas:n Guardar de la barra de herramientas:

O desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

a)Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto debemos desplegar el MenúArchivo y elegir la opción Guardar como...



Project nos proporciona tres categorProject nos proporciona tres categoríías de vistas cada una as de vistas cada una de las cuales muestra informacide las cuales muestra informacióón del proyecto de forma n del proyecto de forma distinta:distinta:

�� Vista de hoja: Es muy Vista de hoja: Es muy úútil cuando tenemos que introducir til cuando tenemos que introducir mucha informacimucha informacióón de tareas y recursos de una vez ya que la n de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en un formato de filas y columnas.presenta en un formato de filas y columnas.

�� Vista grVista grááfica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien fica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien cuando tenemos que presentar una informacicuando tenemos que presentar una informacióón visual sin n visual sin tantos detalles.tantos detalles.

�� Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos examinar detalladamente la informaciqueramos examinar detalladamente la informacióón de una n de una tarea o recurso determinado.tarea o recurso determinado.

VISUALIZACIVISUALIZACIÓÓN DEL N DEL PROYECTOPROYECTO



Podemos seleccionar Podemos seleccionar hasta 26 vistas que hasta 26 vistas que nos ofrece Project a nos ofrece Project a travtravéés del s del MenMenúú VerVer y y elegir la opcielegir la opcióón n Barra Barra de Vistasde Vistas o de la Barra o de la Barra de Vistas situada a la de Vistas situada a la izquierda de la izquierda de la ventana de aplicaciventana de aplicacióón n de Project. Algunas de de Project. Algunas de las vistas mlas vistas máás s utilizadas las utilizadas las detallamos a detallamos a continuacicontinuacióón:n:

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AJUSTE DE LA ESCALA AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORALTEMPORAL

Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la duraciGantt, podemos ver la duracióón de las tareas y del proyecto en n de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria) que general en la escala temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.aparece en el mismo.

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QuizQuizáás en un momento determinado nos interese cambiar esta escala s en un momento determinado nos interese cambiar esta escala para ajustarla mejor a nuestras necesidades. Para realizar esto para ajustarla mejor a nuestras necesidades. Para realizar esto podemos utilizar los botones podemos utilizar los botones AlejarAlejar y y AcercarAcercar de la barra de de la barra de herramientas o en el herramientas o en el MenMenúú FormatoFormato elegir la opcielegir la opcióón n Escala temporal.Escala temporal.

¿QuQuéé cambios podemos conseguir?cambios podemos conseguir?

••Si en la escala temporal principal aparece el primer dSi en la escala temporal principal aparece el primer díía de una semana, y a de una semana, y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los dpor tanto en la escala temporal secundaria aparecen los díías de la as de la semana, al pulsar Acercar, en la escala principal aparecen los dsemana, al pulsar Acercar, en la escala principal aparecen los díías y en la as y en la secundaria incrementos de seis horas.secundaria incrementos de seis horas.

••Si en la escala temporal principal aparece el primer dSi en la escala temporal principal aparece el primer díía de una semana, y a de una semana, y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los dpor tanto en la escala temporal secundaria aparecen los díías de la as de la semana, al pulsar Alejar, en la escala principal aparecen los mesemana, al pulsar Alejar, en la escala principal aparecen los meses y en la ses y en la secundaria incrementos de tres dsecundaria incrementos de tres díías.as.

••Si en el resultado de cada uno de los casos anteriores si pulsamSi en el resultado de cada uno de los casos anteriores si pulsamos lo os lo contrario aparecercontrario apareceráá, la escala de partida., la escala de partida.



3. MANEJO DE TAREAS Y 3. MANEJO DE TAREAS Y DEPENDENCIA ENTRE TAREASDEPENDENCIA ENTRE TAREASPara iniciar un proyecto en PROJECT, abrimos el programa y Para iniciar un proyecto en PROJECT, abrimos el programa y nos aparece un archivo de proyecto en blanco en el que nos aparece un archivo de proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir la informacipodemos empezar a introducir la informacióón del proyecto.n del proyecto.



Otras informaciones como el asunto o el responsable del Otras informaciones como el asunto o el responsable del proyecto las podemos detallar en la opciproyecto las podemos detallar en la opcióón n PropiedadesPropiedadesdel del MenMenúú ArchivoArchivo, en la solapa , en la solapa ResumenResumen..



INTRODUCCIINTRODUCCIÓÓN DE LAS N DE LAS TAREAS Y DURACIONESTAREAS Y DURACIONES



Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de la nombre de la úúltima tarea introducida, desplegamos el ltima tarea introducida, desplegamos el MenMenúúInsertarInsertar y elegimos y elegimos Tarea repetitivaTarea repetitiva. En este momento nos . En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:aparece una ventana como la que sigue:



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CREACICREACIÓÓN DE UN ESQUEMAN DE UN ESQUEMA

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DEPENDENCIAS ENTRE DEPENDENCIAS ENTRE TAREASTAREAS

Dependencia Fin a comienzo:Dependencia Fin a comienzo: Es la mEs la máás utilizada. El final de s utilizada. El final de una tarea marca el principio de otra. Aumenta la duraciuna tarea marca el principio de otra. Aumenta la duracióón del n del proyecto.proyecto.

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��Dependencia Comienzo a comienzo:Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duracivez. Reduce la duracióón ya que las tareas se solapan.n ya que las tareas se solapan.

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Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botpulsamos el botóón n Vincular tareasVincular tareas de la barra de de la barra de herramientas.herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a tenemos que seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.la vez.

Dependencia Comienzo a fin:Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea marca el final de otra.principio de una tarea marca el final de otra.



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IDENTIFICACIIDENTIFICACIÓÓN DEL CAMINO N DEL CAMINO CRCRÍÍTICOTICO



4. GESTION Y PROGRAMACION 4. GESTION Y PROGRAMACION DE RECURSOSDE RECURSOS



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GRACIAS POR LA ATENCION GRACIAS POR LA ATENCION PRESTADA.PRESTADA.

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