Desde la barra de accesos directos de Outlook, dar clic izquierdo en el icono de Tareas

1. PROGRAMACIN DE TAREAS (Actividades) EN OUTLOOK.Desde la barra de accesos directos de Outlook, dar clic izquierdo en el icono de Tareas.

Crear una nueva Tarea. Se puede hacer de 3 formas: 1) Desde el men Archivo, submen Nuevo, submen Tarea. 2) Desde el icono Nuevo, Tareas de la Barra de Herramientas, y 3) Dando doble clic en los campos de Tareas.

1.1. Diferentes formas de crear una Tarea en Outlook XP.En la pestaa Tarea se capturan los campos principales como Asunto, Fecha de Vencimiento e Inicio el Estado de la tarea y la importancia de la tarea (Prioridad), as como el porcentaje de avance de la misma y el contenido o mensaje de la Tarea.

1.2. Campos principales para la creacin de una Tarea.

En la Barra de Herramientas damos clic en el icono Periodicidad para asignar la frecuencia y el nmero de intervalos, en el recuadro Aviso con la que se repetir la Tarea.

1.3. Configuracin de Aviso y Periodicidad.

1.4. Frecuencia con la que se repetirn recordatorios de la Tarea.2. PROGRAMACIN DE RECORDATORIOS (De Actividades Tareas).

Una vez que aparece el cuadro de dilogo del Aviso que creamos, podemos configurar los intervalos de tiempo haciendo clic izquierdo el botn Posponer

2.1. Modificacin de tiempo para recordar Tarea.3. CMO INTERACTUAR CON OTROS USUARIOS PARA PROGRAMARLES TAREAS (Actividades) EN OUTLOOK.Cuando se quiere asignar tareas a otros usuarios podemos realizarlo primeramente, seleccionando al propietario o responsable de la Tarea a realizar, agregando a la las personas o contactos a nuestra Tarea creada, dando clic en el botn Asignar Tarea de la Barra de Herramientas.

3.1. Seleccin de Contactos para asignar Tareas.Posteriormente, asignamos a los contactos vinculados para esa actividad y damos clic izquierdo en le botn Enviar.

3.2. Una vez seleccionado el Contacto, podemos enviarlo.Outlook nos desplegar un cuadro de dilogo indicndonos que ha cambiado el propietario de la Tarea asignada.

3.3. Al asignar Tareas, se modifica el propietario de la misma.4. AGENDAR CITAS EN OUTLOOKPara crear citas personalizadas seleccionamos el acceso directo Calendario en la barra de Outlook.

4.1. Ventana principal del Calendario de Outlook XP.Seguidamente daremos clic en el men Archivo haciendo doble-clic en la celda donde queremos crearla. Outlook nos desplegar un cuadro de dilogo para personalizarla.

4.2. Formas para crear una nueva Cita.

4.3. Cuadro de dilogo para crear una nueva Cita.Capturamos en la pestaa Cita el campo Asunto, y Ubicacin. Seleccionamos en el campo desplegable el Comienzo y el Fin de la Cita y la frecuencia con la que queremos que nos mande mensajes de recordatorio.En la pestaa programacin podemos configurar los correos de los asistentes que deseamos que reciban o que consideraremos a la cita. Cabe sealar y observar que al hacer clic en el botn Invitar a los asistentes de la barra de herramientas, la Cita cambia a Reunin. Posteriormente, empezamos con la captura de los datos para personalizar nuestra Cita Reunin, as como el da, hora y frecuencia.

4.4. Al incluir contactos en la pestaa Programacin la Cita cambia a Reunin

4.5. Datos principales para Citas en Outlook XP.

4.6. Nuestra Cita queda agendada.

4.7. Seguimiento de aceptacin o rechazo a la Reunin.

4.8. Recordatorios de nuestras Citas - Reuniones agendadas.

4.9. Envo de correo con respuesta de los convocados a la Reunin.CONFIGURACIN DE TAREAS Y CITAS

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Gua elaborada por Ing. Juan C. Dimas Vallejo Jefe de Sistemas