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UPI CIUDAD REAL
08/03/2010
Curso de Microsoft Office 2007
Corpus Ruiz Fernández
Índice
Familiarizarse con Word 2007 ..................................................................................................... 9
Introducción a la nueva interfaz ............................................................................................... 9
Conocer la cinta de opciones .................................................................................................... 9
¿Qué hay en la cinta de opciones? ............................................................................................ 9
Iniciadores de cuadros de diálogo en grupos .......................................................................... 10
Fichas que aparecen sólo cuando se necesitan ...................................................................... 11
Herramientas contextuales ................................................................................................. 11
Fichas de programa ............................................................................................................. 11
La mini barra de herramientas ................................................................................................ 12
Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos .............................................. 12
Botón de Microsoft Office ................................................................................................... 12
Barra de herramientas de acceso rápido ............................................................................ 13
Iniciadores de cuadros de diálogo ....................................................................................... 13
Ocultar temporalmente la cinta de opciones ......................................................................... 13
Utilizar el teclado .................................................................................................................... 14
Buscar los comandos habituales ............................................................................................. 14
Comenzar con el botón de Microsoft Office ........................................................................... 14
Viñetas, números y más .......................................................................................................... 15
¿Qué pasa con los estilos? ...................................................................................................... 16
La herramienta copiar formato ............................................................................................... 16
Insertar imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de página .......................................... 16
Zoom. ...................................................................................................................................... 17
Comprobar la ortografía y la gramática .................................................................................. 17
¿Listo para imprimir? .............................................................................................................. 18
Sí, listo para imprimir .............................................................................................................. 18
En segundo plano .................................................................................................................... 19
Gestión de formatos y estilos ..................................................................................................... 21
Gestión de formatos ................................................................................................................ 21
Formato de caracteres ........................................................................................................ 21
Formato de párrafos ........................................................................................................... 23
Tabulaciones........................................................................................................................ 26
Letra capital ......................................................................................................................... 27
Guiones ............................................................................................................................... 28
Lista con viñetas y números .................................................................................................... 29
Listas simples ....................................................................................................................... 30
Crear listas a medida que se escribe ................................................................................... 30
Interrumpir listas ................................................................................................................. 31
¿Viñetas o números? ........................................................................................................... 31
Cambiar la apariencia de una lista ...................................................................................... 32
Aplicar formato a una lista .................................................................................................. 32
Trabajar con párrafos de listas y pegar listas ...................................................................... 33
Lista de varios niveles .......................................................................................................... 34
La biblioteca de listas .......................................................................................................... 36
Resumen .............................................................................................................................. 37
Gestión de estilos .................................................................................................................... 40
Aplicar formato a los estilos ................................................................................................ 40
Los estilos rápidos ............................................................................................................... 40
El panel Estilos ..................................................................................................................... 41
Crear un estilo ..................................................................................................................... 42
Modificar un estilo .............................................................................................................. 43
Borrar un estilo .................................................................................................................... 44
Búsqueda y reemplazo de estilos ........................................................................................ 44
Ahorrar tiempo con las plantillas .............................................................................................. 47
Introducción ............................................................................................................................ 47
Aprovechar la eficacia de las plantillas ................................................................................... 47
Utilizar una portada de fax ya elaborada ................................................................................ 47
Buscar plantillas instaladas ..................................................................................................... 48
Buscar plantillas en Office Online ........................................................................................... 48
La fuerza especial de una plantilla .......................................................................................... 49
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes....................................................... 49
Crear sus propias plantillas ..................................................................................................... 50
Ventajas de crear una plantilla ................................................................................................ 51
Preparar el contenido de una plantilla .................................................................................... 51
Guardar un archivo como plantilla .......................................................................................... 52
Crear un documento basado en una plantilla ......................................................................... 52
Modificar la plantilla ............................................................................................................... 53
Los bloques de creación .......................................................................................................... 54
Tipos de bloques de creación .............................................................................................. 54
Crear un bloque de creación de contenido reutilizable ...................................................... 55
Guardar bloques de creación en una plantilla .................................................................... 56
Sugerencias ............................................................................................................................. 56
Agregar áreas de fecha y texto a la plantilla ....................................................................... 56
Encabezados y pies de página ................................................................................................... 59
Introducción ............................................................................................................................ 59
Agregar número de página, una fecha y mucho más ............................................................. 59
El área de trabajo de encabezado y pie de página .................................................................. 59
Insertar números de página .................................................................................................... 60
Editar los números de página .................................................................................................. 62
Otros encabezados y pies de páginas ..................................................................................... 62
Agregar la fecha actual ............................................................................................................ 63
Agregar el nombre del archivo y la ruta de acceso del documento ....................................... 63
Quitar un encabezado o pie de página ................................................................................... 64
Documentos con varios encabezados o pies de página .......................................................... 65
Variar los encabezados y pies de página ................................................................................ 65
Crear diferentes secciones ...................................................................................................... 66
Cómo crear los saltos de sección ............................................................................................ 66
Tipos de saltos de sección ....................................................................................................... 66
Cómo se muestran las secciones en los encabezados y pies de página ................................. 67
Crear un texto único en un encabezado o pie de página ........................................................ 68
Sugerencias para trabajar con diferentes encabezados y pies de página .............................. 68
Rompa los vínculos para cada sección del documento ....................................................... 68
Rompa los vínculos de encabezado y pie de página de forma independiente ................... 69
Cuidado con la numeración de páginas .............................................................................. 69
Crear una primera página diferente ........................................................................................ 69
Sugerencias ......................................................................................................................... 70
Encabezados y pies de página diferentes para las páginas pares e impares .......................... 70
Ilustraciones ............................................................................................................................... 73
Imágenes o imágenes prediseñadas ....................................................................................... 73
Ajuste de texto .................................................................................................................... 73
Gráfico SmartArt ..................................................................................................................... 74
Formas ..................................................................................................................................... 74
Gráficos ................................................................................................................................... 75
Agregar un gráfico a un documento ................................................................................... 75
Fondos, bordes y efectos de texto ........................................................................................... 77
Introducción ............................................................................................................................ 77
Agregar una marca de agua o un fondo .................................................................................. 77
Agregar una marca de agua a un documento impreso ....................................................... 77
Agregar una marca de agua con una imagen ...................................................................... 78
Agregar bordes, sombreados y estilos .................................................................................... 79
Bordes de página. ................................................................................................................ 79
Borde de imágenes, texto y tablas ...................................................................................... 80
Sombreado .......................................................................................................................... 81
Estilos rápidos para las tablas ............................................................................................. 82
Estilos rápidos para las formas ............................................................................................ 82
Usar efectos de textos especiales ........................................................................................... 83
Crear una letra capital ......................................................................................................... 83
Efectos especiales de fuente ............................................................................................... 84
Agregar WordArt ................................................................................................................. 84
Cuadros de texto ................................................................................................................. 85
Ecuación .............................................................................................................................. 86
Símbolos .............................................................................................................................. 87
Tareas avanzadas con tablas ..................................................................................................... 89
El cuadro de diálogo Insertar tabla ......................................................................................... 89
Propiedades de la tabla ........................................................................................................... 89
Márgenes y espaciado en la tabla ....................................................................................... 90
Márgenes de celda .............................................................................................................. 91
Dirección del texto en una celda ......................................................................................... 92
Alineación de celdas ................................................................................................................ 92
Dibujo de tablas complejas ..................................................................................................... 93
Ordenar el contenido de una tabla ......................................................................................... 94
Repetir el título de una tabla .................................................................................................. 95
Fórmulas .............................................................................................................................. 96
Indicar el rango de las celdas .............................................................................................. 96
Formularios ................................................................................................................................. 99
Introducción ............................................................................................................................ 99
La ficha Programador ............................................................................................................ 100
Tipos de controles más comunes .......................................................................................... 100
Crear un formulario ............................................................................................................... 101
Establecer las propiedades del control ............................................................................. 101
Proteger el formulario ....................................................................................................... 104
Combinar correspondencia ...................................................................................................... 107
Introducción .......................................................................................................................... 107
Cómo funciona ...................................................................................................................... 107
Documento principal ......................................................................................................... 107
Información del destinatario ............................................................................................. 108
Conjunto terminado de documento ................................................................................. 109
Configurar la lista de destinatarios ....................................................................................... 110
Más información acerca de la lista de destinatarios ......................................................... 110
Procedencia de la lista de destinatarios ............................................................................ 111
Los campos de combinación ............................................................................................. 111
Ejemplo de combinación de correspondencia ...................................................................... 111
Abrir el asistente de combinación de correspondencia .................................................... 112
Configurar el documento principal ................................................................................... 112
Conectarse a la lista de destinatarios................................................................................ 113
Elegir los destinatarios ...................................................................................................... 113
Diseñar el documento principal ........................................................................................ 114
Vista previa de las cartas ................................................................................................... 115
Completar la combinación ................................................................................................ 116
Cancelar o reanudar una combinación de correspondencia ............................................ 117
Combinación de correspondencia usando la Cinta de opciones .......................................... 117
Combinación de correspondencia para acuses de recibo ..................................................... 118
Crear etiquetas para los acuses de recibo ........................................................................ 118
Explicación de los valores de la etiqueta Acuses de recibo .............................................. 119
Ejemplo para acuses de alimentación manual .................................................................. 119
Crear listados mediante la combinación de correspondencia .............................................. 121
Personalizar Word 2007 ............................................................................................................ 125
Guardar un documento Word como PDF ............................................................................. 125
Imprimir un documento en PDF ........................................................................................ 125
Mostrar la ficha Programador ............................................................................................... 125
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ...................................................... 126
Guardar los archivos en formato Word 2003 ....................................................................... 126
Manual de Microsoft Office Word 2007
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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Familiarizarse con Word 2007
Introducción a la nueva interfaz
Office Word 2007 tiene un nuevo aspecto, una nueva interfaz de usuario que reemplaza los
menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones
anteriores de Word con un único mecanismo sencillo e intuitivo. La nueva interfaz se ha
diseñado de forma que le ayuda a ser más productivo en Word y le facilita buscar las
características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más
eficiente.
Conocer la cinta de opciones
Al abrir Word 2007 por primera vez, es posible que le sorprenda su nuevo aspecto. La mayoría
de los cambios se encuentra en la cinta de opciones, el área que se extiende por la parte
superior de Word.
La cinta de opciones presenta los comandos más populares en primer plano, de modo que no
necesita ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que realiza
constantemente.
¿Qué objeto tiene el cambio? Facilitar y agilizar su trabajo. Se ha estudiado y diseñado
cuidadosamente la cinta de opciones a partir de las experiencias de los usuarios de forma que
los comandos se encuentren en una posición óptima.
¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los menús y las barras de herramientas principales de Office Word 2007 se han reemplazado
por la cinta de opciones, que se ha diseñado para simplificar la exploración. Está compuesta
por fichas organizadas en escenarios u objetos específicos. Los controles de cada ficha se
organizan además en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido más
completo que los menús y las barras de herramientas, como botones, galerías y contenido de
cuadros de diálogo.
Familiarizarse con Word 2007
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Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cómo se
llaman para entender cómo se utilizan.
1. Las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tareas. Cada una representa una
actividad.
2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas.
3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de
comandos
Iniciadores de cuadros de diálogo en grupos
A primera vista, es posible que no vea un comando determinado de una versión anterior de
Word. Tranquilo. Algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior
derecha.
La flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Si hace clic en ella, verá más opciones
relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecerán a menudo en forma de cuadro de
diálogo que puede reconocer de una versión anterior de Word. También pueden aparecer en
un panel de tareas con un aspecto que le resultará familiar.
Hablando de versiones anteriores, si se pregunta si puede tener la misma apariencia y el
mismo funcionamiento que en una versión anterior de Word, la respuesta lisa y llana es que
no puede pero, tras utilizar la cinta de opciones un rato, se acostumbrará a la ubicación de los
elementos y le gustará lo fácil que resulta trabajar con ella.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Fichas que aparecen sólo cuando se necesitan
Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones cuando se inicia
Office Word 2007, hay otras dos clases de fichas que aparecen sólo en la interfaz cuando son
útiles para el tipo de tarea que se esté realizando.
Herramientas contextuales
Las herramientas contextuales permiten trabajar con un objeto que selecciones en la página,
como tablas, imágenes o dibujos. Al hacer clic en ese objeto, junto a las fichas estándar,
aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales con un color resaltado.
1. Elemento seleccionado.
2. El nombre de las herramientas contextuales aparece en un color resaltado y las fichas
contextuales aparecen junto al conjunto de fichas estándar.
3. Las fichas contextuales proporcionan controles para trabajar con el elemento
seleccionado.
Fichas de programa
Las fichas de programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando cambias a una vista
o modo de creación determinado, incluida la Visa preliminar
Familiarizarse con Word 2007
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La mini barra de herramientas
Algunos comandos de formato son tan útiles que desearía tenerlos disponibles siempre,
independientemente de lo que esté haciendo.
Supongamos que desea dar formato a un texto rápidamente, pero está trabajando en la ficha
Diseño de página. Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero
hay un método más rápido:
1. Selecciones el texto arrastrándolo con el ratón y señale la selección.
2. La mini barra de herramientas aparecerá atenuada. Si señala a la mini barra de
herramientas, se vuelve activa y puede hacer clic en una opción de formato de ella.
La mini barra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero ¿y si desea que
otros tipos de comandos estén siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso
rápido. El siguiente apartado explica en qué consiste
Menús, barras de herramientas y otros elementos
conocidos
Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Word 2007 utiliza otros elementos que
también facilitan rutas para realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los
menús y las barras de herramientas que ya conoce de las versiones anteriores de Word.
Botón de Microsoft Office
Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y abre el
menú que se muestra aquí:
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Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de forma predeterminada en la parte
superior de la ventana de Word y le proporciona acceso rápido a herramientas que utiliza con
frecuencia. Puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregándole
comandos.
Iniciadores de cuadros de diálogo
Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al
hacer clic en un iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de
tareas relacionado que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.
Ocultar temporalmente la cinta de opciones
La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la búsqueda de todos los
elementos de Word 2007. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Sólo
desea trabajar en el documento y le gustaría tener más espacio para hacerlo. Por ello, la cinta
de opciones resulta tan fácil de ocultar temporalmente como de usar.
Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por
lo que tiene más espacio.
Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para
mostrar de nuevo los grupos.
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Utilizar el teclado
Este apartado está destinado a los que prefieren usar el teclado. Los métodos abreviados que
comienzan con la tecla CTRL (por ejemplo, CTRL+C para copiar ó CTRL+ALT+1 para Título 1)
siguen siendo los mismos que en las versiones anteriores de Word.
No obstante, el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. ¿Por qué?
Porque este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores:
Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.
Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.
Los nuevos métodos abreviados tienen también un nuevo nombre: sugerencias de teclas.
Presione ALT para que aparezcan los identificadores de las sugerencias de teclas
correspondientes a todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de la barra de
herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office.
Nota: También puede utilizar los antiguos métodos abreviados de ALT+
con los que se tenía acceso a menús y comandos en las versiones
anteriores de Word, pero como los antiguos menús no están disponibles,
ya no aparecen en la pantalla las teclas que debe presionar, por lo que
debe conocer todos los métodos abreviados para utilizarlos.
Buscar los comandos habituales
Word 2007 es nuevo y fascinante, pero va a tener que aprender algunas cosas. Deberá conocer
las ubicaciones exactas de la mayoría de los comandos más utilizados. Verá que el nuevo
diseño del programa coloca estos comandos justo donde los necesita.
¿Dónde se crea un documento? ¿Dónde están las viñetas, los estilos y cómo puede comprobar
la ortografía? ¿Qué pasa con la impresión? Siga leyendo para ver cómo se responde a estas
preguntas y más...
Comenzar con el botón de Microsoft Office
El lugar donde iniciar un documento de Word es el botón de Microsoft Office.
Tras presionar el botón, aparece un menú. Quizá note que este menú, que se muestra aquí, se
parece un poco a los menús Archivo de las versiones anteriores de Word. A la izquierda del
menú, ve todos los comandos para trabajar con un archivo. Aquí es donde se crea un nuevo
documento o se abre uno existente. También están aquí los comandos Guardar y Guardar
como.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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En el lado derecho del menú se enumeran los documentos abiertos recientemente. Éstos
suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en
el que trabaje con frecuencia.
¿Qué ha pasado con el menú Archivo? Presione el botón de Microsoft
Office para comprobarlo.
Viñetas, números y más
Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda deseará dar formato al texto.
Muchos de los comandos de formato conocidos están visibles en la ficha Inicio, en el grupo
Fuente: Negrita, Cursiva, Tamaño de fuente, etc. También hay aquí otros comandos que le
resultarán útiles.
En el grupo Párrafo tiene las tan populares listas con viñetas, listas numeradas y listas con
varios niveles. Encontrará igualmente los comandos de sangría y de alineación.
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Recuerde que tiene que hacer clic en la pequeña flecha diagonal que se encuentra en la
esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de diálogo, si no ve opciones que
está acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Párrafo,
se abre un cuadro de diálogo conocido en el que puede trabajar con sangría, control de líneas
viudas y huérfanas, etc.
¿Qué pasa con los estilos?
Si le interesa un enfoque más eficaz en el formato que simplemente los comandos de negrita y
cursiva, seguro que desea conocer los estilos en la nueva versión de Word.
Con los estilos se trabaja en la ficha Inicio, en el grupo Estilos:
1. Los estilos rápidos son estilos profesionales listos para usar, fáciles y rápidos de aplicar
y con una nueva apariencia en esta versión de Word. Los estilos rápidos de mayor uso
aparecerán directamente en la cinta de opciones.
2. Haga clic en este botón para ver más estilos rápidos listos para usar.
3. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para abrir el panel Estilos. Este panel
contiene estilos personalizados creados en una versión anterior de Word y permite
crear estilos nuevos o modificar estilos existentes.
Los estilos rápidos son algo más que meros diseños prácticos y atractivos de los documentos.
El uso de estos estilos en los documentos aporta una gran ventaja: cambios inmediatos.
La herramienta copiar formato
Otro comando de formato extremadamente rápido es Copiar formato. Se encuentra en la
parte más a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no esté
familiarizado con Copiar formato, es una forma rápida de duplicar el formato de una sección
de texto a otra.
Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic
en el botón Copiar formato. Si tiene más de un lugar en el que copiar el formato, asegúrese de
hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuación, seleccione el texto
en el que desea copiar el nuevo formato.
Para desactivarlo, haga clic en el botón de nuevo o presione ESC.
Insertar imágenes, hipervínculos, encabezados y pies
de página
Para dar al texto fuerza y vigor, quizás desea agregar imágenes, imágenes prediseñadas,
gráficos o formas al documento. Se agregan a través de la ficha Insertar.
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Éstos no son los únicos comandos de esta ficha. Aquí tiene también Tablas e Hipervínculos. Y
esto no es todo: no representados pero listos para que los pueda utilizar están los números de
página, cuadros de texto y WordArt.
Zoom.
Tras realizar una inserción, quizá desee ver los detalles más de cerca. Sin duda, deseará saber
dónde está el zoom.
Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para
acercarse y hacia la izquierda para alejarse.
Sugerencias: Al hacer clic en el número de porcentaje que está a la izquierda del control
deslizante, se abre el cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de
zoom.
Si el ratón tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia
delante para acercarse y hacia atrás para alejarse.
También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver.
Comprobar la ortografía y la gramática
No cometa errores: cuando haya finalizado con la mayor parte del trabajo del documento,
deseará comprobar la ortografía y la gramática antes de imprimirlo o enviarlo por correo
electrónico.
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El comando Ortografía y gramática está en la ficha Revisar porque forma parte de la revisión
del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisión.
¿Listo para imprimir?
Ya está listo para imprimir ¿pero realmente lo está? En primer lugar, es mejor comprobar qué
diseño tienen las páginas para la impresora. Todo lo que necesita está en la ficha Diseño de
página. El grupo Configurar página contiene Tamaño (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientación
(horizontal y vertical) y Márgenes.
Es correcto: hay un acceso fácil a la configuración de márgenes en el mismo nivel que otros
comandos de este grupo. ¿Recuerda que en las versiones anteriores debía ejecutar varios
pasos hasta llegar al menú Archivo, Configurar página, etc.? Ya no tendrá que hacerlo más.
Sí, listo para imprimir
Cuando esté realmente listo para imprimir, vuelva al botón de Microsoft Office. Pero recuerde
que ahora tiene varias opciones:
1. Si hace clic en el comando Imprimir, aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. No
obstante, si se sitúa sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, verá
tres comandos:
2. Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de diálogo Imprimir.
3. Impresión rápida, que envía el documento a la impresora de inmediato.
4. Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendrá el documento impreso. Si utiliza
a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de
acceso rápido.
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En segundo plano
Todas las características que está acostumbrado a usar a diario en Word están en la cinta de
opciones y son mucho más fáciles de buscar que antes. ¿Pero dónde están las opciones de
segundo plano que no sirven para la producción de documentos sino que controlan el
funcionamiento de Word? ¿Opciones como seguridad e información del usuario, diccionarios
de ortografía y autocorrección?
En las versiones anteriores de Word, se hacía clic en Opciones en el menú Herramientas.
Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word, que se abre haciendo clic en
el botón Opciones de Word del menú que se abre al hacer clic en el botón de Microsoft
Office.
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Gestión de formatos y estilos
Gestión de formatos
Word proporciona varias herramientas para cambiar el aspecto de tu documento, como la
tipografía, el tamaño o el color del texto.
El nuevo Microsoft Word 2007 asignará al texto un formato predeterminado cuando crees un
documento. La tipografía será Calibri, el tamaño de ésta será 11, y el color será negro. Por
supuesto, Word le permite cambiar estas características de entre muchas otras, lo que se
conoce como dar formato.
Word tiene dos tipos de formatos: de carácter y de párrafo. Los formatos de carácter se
aplican carácter a carácter, es decir, se pueden aplicar solamente a uno o más caracteres de
una palabra, frase o párrafo. Los formatos de párrafo se aplican al párrafo completo. Los
formatos, tanto de carácter como de párrafo, se pueden aplicar antes de empezar a escribir,
seleccionando los atributos con el documento en blanco, o bien después de haber escrito (o en
cualquier momento), seleccionando los caracteres o párrafos y aplicándoles los formatos.
A continuación se presentan las diferentes formas de dar formato a un documento.
Formato de caracteres
Para aplicar formatos a los textos, es necesario tener previamente seleccionado el texto al que
le va a aplicar los cambios.
Word muestra por defecto la cinta de opciones de la ficha Inicio en la parte superior del
programa, desde la cual puede acceder a todas las opciones que la aplicación le proporciona
para adecuar el formato de su texto.
Dentro del grupo Fuente encontramos los siguientes menús y botones:
Fuente: Desplegando el menú, indica a Word qué tipo de letra debe usar de las
instaladas en el sistema operativo.
Tamaño de fuente: Es la medida de la fuente introducida.
Agrandar fuente: Este novedoso comando aumenta de punto en punto el tamaño de
la fuente del texto seleccionado.
Encoger fuente: Situado a la derecha del comando anterior y, al contrario que éste,
reduce un punto el tamaño de la letra del texto seleccionado al pulsarlo.
Borrar formato: Borra todo el formato de la selección y deja el texto sin formato. Es
decir, vuelve al formato predeterminado de Word 2007 (Calibri, 11).
Estilos: En el submenú de estilos, Microsoft Word muestra los tres estilos más
comunes: negrita, cursiva y subrayado. Observe la flecha que aparece en el icono de
Gestión de formatos y estilos
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subrayado, que descubre un menú desplegable en el que podrá seleccionar el tipo y
grosor del subrayado así como su color.
Tachar: Este comando traza una línea en medio del texto seleccionado.
Subíndice: Crea letras minúsculas debajo de la línea de base del texto.
Superíndice: Crea letras minúsculas encima de la línea de texto.
Cambiar mayúsculas y minúsculas: Cambia todo el texto seleccionado a mayúsculas,
minúsculas u otras mayúsculas adicionales. Este comando es muy útil y se usa
frecuentemente.
Color de resaltado de texto: Actúa de la misma manera que si usara un rotulador
fluorescente, destacando porciones de su texto. Con esta opción pintará el fondo del
texto seleccionado. Observe la flecha que aparece en este icono, que descubre un
menú desplegable en el que podrá seleccionar el color de fondo de su texto.
Color de fuente: Es el color de la tipografía del texto seleccionado. De la misma forma
que en la opción anterior, este botón alberga un menú desplegable para que indique a
Word el color que desea, pero esta vez el menú es más completo, ya que le permite la
introducción del color en valores exactos.
Además, pulsando el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente se abrirá el cuadro de
diálogo Fuente desde donde, además de lo visto anteriormente, podrá definir algunas
opciones más:
Cambiar el espacio entre caracteres: Permite modificar el espacio entre los caracteres,
para expandir o comprimir el texto.
También permite controlar el espacio entre pares de caracteres, para ajustar
automáticamente el espacio existente entre determinados pares de caracteres. Cada
fuente tiene un diseño diferente que indica una anchura para cada letra. Unas fuentes
dan, por ejemplo, a la letra “Y” una anchura mayor que otras, para evitar que las letras
anchas tropiecen con otras y las estrechas queden aisladas y rodeadas de espacio en
blanco. La casilla de verificación Interletraje para fuentes hace que Word tenga en
cuenta la disponibilidad de espacio cuando el carácter está apareado con otros
caracteres junto a los cuales resulta grande.
Agregar otros efectos al texto: Puede agregar otros efectos al texto que no aparecían
en el grupo Fuente, tales como la sombra, contorno, relieve o grabado.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Formato de párrafos
Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario tener resaltado todo el párrafo.
Seleccionando una parte o con el puntero activo sobre él, es suficiente para que recoja todas
las acciones que le aplique, lo cual agiliza enormemente su trabajo. Puede seleccionar un
párrafo haciendo doble clic en el margen izquierdo donde se encuentra.
Dentro del grupo Párrafo encontrará los menús y botones para darle formato. Si desea darle
algún formato de párrafo avanzado, sólo tiene que pulsar el icono de iniciador de cuadro de
diálogo Párrafo.
Dentro del grupo Párrafo encontramos los siguientes menús y botones:
Alineación a la izquierda: Microsoft Word asume por defecto esta alineación. En este
caso, todas las líneas de un párrafo se ajustan al margen izquierdo de la página,
pudiendo llegar o no al margen derecho.
Alineación centrada: Microsoft Word 2007 configura una línea imaginaria equidistante
del margen izquierdo y el derecho. El texto de cada una de las líneas del párrafo se
reparte uniformemente a la izquierda y derecha de esta línea imaginaria.
Alineación derecha: De forma inversa a la expuesta en la alineación izquierda,
mediante esta opción se indicará a Word que todas las líneas se ajusten al margen
derecho de la página, pudiendo llegar o no al margen izquierdo.
Alineación justificada: Este tipo de alineación introduce los espacios necesarios para
que todas las líneas del párrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y
derecho del documento, excepto la última línea del párrafo, que realiza una alineación
izquierda.
Interlineado: El interlineado es la distancia que existe entre las líneas de un párrafo. El
valor que Microsoft Word toma como predeterminado es 1,15 puntos, y según vaya
subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones del texto irá aumentando.
Sangrías: Las sangrías son espacios adicionales que se añaden tras el margen izquierdo
y donde comenzará a insertar el texto. Esto le ayudará también a la hora de hacer más
clara perceptible la lectura del documento.
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En la barra de herramientas hay dos botones que le permiten aumentar o disminuir las
sangrías del párrafo.
Introducción de bordes: Esta opción es muy útil para resaltar una porción de su texto.
Se trata de un marco, de un determinado color, que envuelve el texto seleccionado.
Presionando con el puntero sobre esta opción, se desplegará un menú con las distintas
opciones de marco que Microsoft Word le brinda.
Sombreado: Similar al comando Color de resaltado de texto del grupo Fuente pero
aplicado a un párrafo. Con esta opción pintará el fondo del párrafo seleccionado.
Observe la flecha que aparece en este icono, que descubre un menú desplegable en el
que podrá seleccionar el color de fondo de su texto.
Ordenar: Comando para ordenar un texto ya sea alfabéticamente, por numeración o
por fecha, de manera ascendente o descendente. Al pulsar en este botón se abre un
cuadro de diálogo donde podrá elegir las opciones de ordenación.
Mostrar todo: Muestra marcas de párrafo y otros símbolos de formato ocultos.
Numeraciones y viñetas: Mediante numeraciones y viñetas, podrá estructurar su
texto, así como destacar las opciones que considere importantes.
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La diferencia entre estas dos opciones es que la numeración crea una lista ordenada
colocando números antes de los términos, mientras que la opción viñetas crea una
lista desordenada, colocando simplemente símbolos delante de éstos.
Más adelante se estudiará en profundidad estas dos opciones.
Desde el cuadro de diálogo del grupo Párrafo puede utilizar otras opciones más avanzadas
para dar formato a los párrafos:
Sangría y espacio
Modificar el valor de la sangría a izquierda y derecha del párrafo.
Sangría especial: Desde donde podrá aplicar al párrafo una sangría francesa (incluye
todas las líneas del párrafo excepto la primera y es especialmente útil cuando desea
agregar gráficos integrados al comienzo del párrafo) o de primera línea.
Modificar el espaciado y el interlineado.
Líneas y saltos de página
A continuación, se estudian con detalle una serie de opciones que agrupadas bajo la ficha de
Líneas y saltos de página, modifican las características de posicionamiento del párrafo con
relación a la página en la que se encuentra
Control de líneas viudas y huérfanas: Las líneas viudas ocurren cuando un párrafo
termina con una línea sola de texto en la página siguiente, lo cual puede confundir al
lector y además se ve terrible en un escrito. Las líneas huérfanas son párrafos que
empiezan con una sola línea al final de una página y continúan en la siguiente. Esta
opción le permite eliminar líneas viudas y huérfanas de forma automática.
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Conservar con el siguiente: Word, por defecto, puede insertar un salto de página
automático entre dos párrafos cuando no caben ambos en la misma página. Se puede
evitar que el salto de página se produzca entre dos párrafos, por ejemplo, cuando se
desee mantener un título junto con el párrafo que le sigue, mantener todos los
elementos de una lista juntos o mantener una figura y su pie en la misma página. Si las
dos primeras líneas del segundo párrafo no caben en la parte inferior de una página,
Word imprimirá las dos últimas líneas del primer párrafo en la siguiente página, de
modo que exista una sensación de continuidad.
Seleccionando esta casilla, se fuerza a Word a que no inserte un salto de página
automático entre un párrafo dado y el siguiente.
Conservar líneas juntas: Esta opción fuerza a Word a que no inserte un salto de página
automático en medio del párrafo, sino que lo conserve en una misma página.
Salto de página anterior: Con esta opción se puede forzar a que un párrafo específico
aparezca en la parte superior de una página. Esta opción será útil, por ejemplo, sobre
título de apartados que introduzcan un tema nuevo e importante. Justo antes de los
párrafos que incorporan este atributo especial, Word insertará un salto de página
forzado.
No dividir con guiones: Por otra parte, Word permite la división de las palabras con
guiones al final de la línea. Esta opción evita esta división en los párrafos en que esté
activa.
Tabulaciones
La tabulación permite introducir datos de forma estructurada. Para ello dispone de la tecla
TAB. Cada vez que la pulse, Word llevará el punto de inserción hacia delante, una distancia
establecida de caracteres.
Por ejemplo, introduzca en su documento un listado telefónico. Para ello teclee el primer
nombre y pulse dos veces la tecla tabulador.
Observa que Microsoft Word añade espacios en blanco hasta la siguiente tabulación
establecida. Introduzca el número de teléfono y vuelva a pulsar dos veces la tecla tabulador, a
continuación introduzca la edad.
Si cambia de línea y vuelve a introducir otro elemento en su lista de la misma forma, puede
apreciar cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además
coincide con la misma distancia que en la fila superior.
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Por lo tanto, utilizando los tabuladores el texto queda estructurado.
Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puede hacerlo pulsando en el iniciador
del cuadro de diálogo Párrafo, y seleccionando la opción Tabuladores. De esta manera, abrirá
el cuadro de diálogo de Tabulaciones.
Por defecto, los tabuladores estarán a una distancia de 1,25 cm y tendrán una alineación
izquierda, aunque puede configurarlos a medida desde el cuadro de diálogo Tabulaciones.
Letra capital
Cuando, por estética, y emulando a las novelas literarias se desea que la primera letra de un
párrafo aparezca de forma vistosa mucho más grande que las demás letras del texto, debe de
aplicar la opción de formato llamada Letra capital (letra grande). Para ello hay que seguir estos
pasos:
1. Escribir el texto del párrafo y posicionarse en cualquier parte del párrafo.
2. Hacer clic en el botón Letra capital, situado en el grupo Texto de la ficha Insertar y
elegir alguna de las opciones del panel de despliegue.
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Si quiere acceder a unas opciones de formato más avanzadas, eligiendo la fuente, las
líneas que va a ocupar (tamaño) y la distancia desde el texto, deberá pulsar sobre
Opciones de letra capital, generando un cuadro de diálogo como el siguiente.
Aceptando el panel, se visualizará el resultado.
Guiones
Si una palabra es demasiado larga para caber al final de una línea, Microsoft Office Word 2007
lleva la palabra a la línea siguiente sin dividirla con un guión. Sin embargo, puede utilizar la
característica de división de palabras para dividir las palabras del texto de manera automática
o manual, insertar guiones opcionales o guiones de no separación y establecer la máxima
cantidad de espacio permitida entre una palabra y el margen derecho sin separarla con un
guión.
Cuando se utiliza la división automática de palabras, Office Word 2007 inserta guiones
automáticamente donde son necesarios. Al usar la división manual, Word busca el texto que se
debe dividir y le pregunta si desea insertar guiones en el texto.
Dividir automáticamente las palabras en un documento
Cuando se utiliza la división automática, Office Word 2007 inserta automáticamente guiones
cuando es necesario.
Para realizar la activación, una vez asegurado de que no tiene ningún texto u objeto
seleccionado, edite el cuadro de diálogo Guiones desde la ficha Diseño de página, en el grupo
Configurar página desde el botón Guiones.
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Si quiere aplicar guiones automáticos a parte de un documento, seleccione el texto al que
desee aplicar guiones y siga los pasos anteriores.
Establecer la zona de división
La zona de división es la cantidad máxima de espacio que Office Word 2007 permite que haya
entre una palabra y el margen derecho sin dividir la palabra con un guión. La zona de división
se puede modificar para hacerla más ancha o más estrecha. Para reducir la cantidad de
guiones, ensanche la zona de división. Para reducir la irregularidad del margen derecho, haga
que la zona de división sea más estrecha.
Quitar guiones de división de palabras
Puede quitar los guiones de división automática de palabras y todas las apariciones de guiones
manuales, como los guiones opcionales y los guiones de no separación.
Lista con viñetas y números
Las listas son uno de los elementos que se usan todos los días pero en los que se piensa raras
veces. Probablemente, solo se molesta en preocuparse de las listas cuando algo va mal. ¿Ha
intentado pegar alguna vez una lista dentro de otra? ¿O ha intentado cambiar el nivel de
sangría? Ahí es cuando las cosas empiezan a parecer algo más complicadas.
¿Desea un estilo de viñeta diferente? No hay problema. ¿Necesita una lista con muchos
niveles? Obtenga los conceptos básicos sobre cómo funcionan las listas en Word y cómo puede
hacer que trabajen para usted.
Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word
puede crear automáticamente listas mientras escribe.
De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco o un número 1., Word
reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el
texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección que
aparece.
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Listas simples
Las listas son elementos muy útiles en un documento. Se pueden utilizar con muchos fines; por
ejemplo, para resumir la información y para facilitar su comprensión y asimilación. Hay listas
con números y listas con viñetas. Si tiene una secuencia de información, las listas con números
son esenciales. Si no tiene que preocuparse de la secuencia, es preferible utilizar listas con
viñetas.
Las listas pueden ser de un solo nivel o de varios niveles: en las listas de un solo nivel (o una
sola capa), todos los elementos de la lista tienen la misma jerarquía y el mismo nivel de
sangría; en las listas de varios niveles, hay una lista dentro de otra lista. En la ilustración se
puede apreciar la diferencia.
Lista con viñetas de un solo nivel
Lista numerada de un solo nivel
Lista con viñetas de varios niveles
Lista numerada de varios niveles
GISS
IGSS
INSS
TGSS
1. GISS 2. IGSS 3. INSS 4. TGSS
GISS
IGSS
INSS o Invalidez
TGSS o Cotización o Recaudación
1. GISS 2. IGSS 3. INSS
a. Invalidez 4. TGSS
a. Cotización b. Recaudación
Se van a describir las listas simples, es decir, las listas de un solo nivel o una sola capa. Las listas
de varios niveles se describen posteriormente.
Crear listas a medida que se escribe
Existe más de un método para empezar una lista, pero uno de los más comunes es aquél en el
que las listas se crean automáticamente según se escribe. Si necesita una lista con viñetas, solo
tiene que escribir un asterisco (*) seguido de un espacio. El asterisco se convierte en una
viñeta y comienza la lista. Cuando haya terminado de escribir el primer elemento de la lista,
presione ENTRAR y aparecerá una nueva viñeta en la línea siguiente. Para crear
automáticamente listas numeradas, escriba el número uno y un punto (1.) seguido de un
espacio. Este método es nuevo para Word 2007; en versiones anteriores había que presionar
ENTRAR antes de empezar la lista.
Para empezar una lista como esta, se puede utilizar una serie de símbolos diferentes –como
flechas, guiones y cuadrados. En la Tarjeta de referencia rápida que figura al final del curso,
encontrará una lista completa de símbolos. Como las listas con letras son una variedad de las
listas numeradas, puede escribir la letra a y un punto (a.), seguido de un espacio, para empezar
una lista con letras.
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Nota: En Word, las listas presentan automáticamente una sangría a
partir del margen de página.
Interrumpir listas
Ya ha escrito el último elemento de la lista. ¿Cómo puede terminar la lista e interrumpir la
aparición de viñetas o números?
El método más sencillo para detener la creación de una lista es presionar dos veces ENTRAR.
Cada vez que presiona ENTRAR al final de la lista, aparece una nueva viñeta o número; pero si
vuelve a presionar ENTRAR, desaparece la última viñeta o número y puede empezar un nuevo
párrafo en una nueva línea.
Si necesita algo ligeramente diferente, por ejemplo, si está en medio de una lista y desea
escribir texto debajo de la viñeta que tiene el mismo nivel de sangría que el texto anterior,
utilice la tecla RETROCESO. De este modo quita la viñeta pero el nivel de sangría del texto
permanece idéntico. Si desea que el nuevo texto quede alineado debajo de la viñeta en lugar
de permanecer alineado con el texto anterior, vuelva a presionar RETROCESO. Por último, si
desea quitar totalmente la sangría de la lista, presione de nuevo RETROCESO.
Nota: Se puede cambiar el nivel de sangría predeterminado de la lista
para que las viñetas o números estén en el margen de página (más
adelante sabrá cómo se hace); en ese caso, la acción de presionar dos
veces RETROCESO (en lugar de tres veces) interrumpe la lista.
¿Viñetas o números?
¿No es este el tipo de lista que desea? ¿Ha empezado con viñetas pero prefiere utilizar
números, o viceversa? No se preocupe. Pasar de un diseño a otro es muy fácil. Sólo tiene que
hacer clic en algún lugar de la lista y, a continuación, hacer clic en el botón Viñetas o
Numeración de la cinta de opciones.
Nota: Ambos botones "recordarán" qué tipo de lista utilizó por última
vez y usarán el mismo tipo cuando vuelva a activar dichos botones. Por
lo tanto, si la última lista numerada que utilizó era realmente una lista
con letras, obtendrá otra lista con letras la próxima vez que haga clic en
el botón Numeración. Y si el último diseño de viñeta que utilizó (en un
momento sabrá más sobre diseños) era un cuadrado negro, obtendrá
este diseño la próxima vez.
También puede utilizar estos botones para empezar listas nuevas. Haga clic en el botón y
empiece a escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el texto que haya
escrito y haga clic en el botón Viñetas o Numeración para convertir cada párrafo en un
elemento de lista.
Sugerencia: Si desea ordenar una lista después de crearla, por ejemplo
en orden alfabético, puede utilizar el botón Ordenar en el grupo
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Párrafo de la ficha Inicio de la cinta de opciones. Tenga en cuenta que
cuando ordena una lista numerada, sólo se ordenan los elementos de la
lista, no los números (por lo tanto, el número 1 aparecerá en primer
lugar, y así sucesivamente).
Cambiar la apariencia de una lista
Si tiene una lista con viñetas que utiliza los aburridos y tediosos círculos negros, puede cambiar
el diseño por uno de los numerosos nuevos diseños integrados. Solo tiene que hacer clic en la
flecha situada junto al botón Viñetas para ver la Biblioteca de viñetas.
Si ninguno de dichos diseños le llama la atención, puede crear su propio diseño haciendo clic
en Definir nueva viñeta, en la parte inferior del cuadro de diálogo.
Puede diseñar dos tipos de viñeta: símbolo e imagen. Las viñetas de símbolo utilizan un
carácter a partir de una fuente; por ejemplo, las fuentes Webdings y Wingdings, como las
siguientes , son apropiadas para símbolos de viñeta. Las viñetas de imagen
consisten en lo que la propia palabra indica: imágenes diminutas. En Microsoft Office Online
puede encontrar muchos más diseños para viñetas de imagen, y también puede generar uno
nuevo con una imagen minúscula creada por usted. Como las viñetas son tan pequeñas, no
intente utilizar imágenes complicadas.
También existe una Biblioteca de numeración integrada, y puede utilizarla del mismo modo
que la Biblioteca de viñetas. Puede cambiar las características de la fuente, como el color, para
crear su propio estilo de viñeta de símbolo o numeración.
Una vez agregado un nuevo diseño, aparecerá en la biblioteca de viñetas o de numeración a
partir de ese momento, a no ser que la quite haciendo clic con el botón secundario del ratón y
haciendo clic después en Quitar.
Aplicar formato a una lista
Un truco sobre las listas es que se puede aplicar formato a las viñetas o los números por un
lado y al texto de los elementos de lista por otro. Por ejemplo, puede tener texto de color
negro estándar con números de color rojo en negrita. Esto se consigue haciendo clic en una de
las viñetas o números. De este modo, solo se seleccionan estos elementos y queda excluido el
texto de los elementos de lista.
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Una vez seleccionados los números o viñetas, les puede aplicar formato del mismo modo que a
cualquier texto mediante los comandos de la cinta de opciones. Por último, solo tiene que
hacer clic fuera de la lista para ver la lista definitiva con el nuevo formato.
Sugerencias
La posibilidad de hacer clic en una viñeta o número individual para seleccionar todas
las viñetas o todos los números de una lista es muy útil en una lista de varios niveles.
Cuando desee ver todos los elementos de un nivel concreto, haga clic en una de sus
viñetas o números para seleccionar todos los elementos de ese nivel individual.
Si inicia una lista con un modelo de formato que Word puede reconocer, Word lo
aplicará a cada uno de los elementos que siguen en la lista. Por ejemplo, si escribe la
primera frase de un elemento de lista en negrita y, a continuación, escribe el resto del
párrafo en texto normal, los demás elementos de lista que escriba adquirirán
automáticamente este formato. Cuando presione ENTRAR al final de la línea y empiece
a escribir el texto del segundo elemento, se mostrará en negrita. Y cuando llegue al
final de la primera frase de este elemento, el texto aparecerá como texto normal.
La lista presentará el siguiente aspecto:
o La primera frase del primer elemento de lista se muestra en negrita. La frase siguiente utiliza texto normal.
o La primera frase del segundo elemento de lista se muestra en negrita. La frase siguiente utiliza texto normal
Trabajar con párrafos de listas y pegar listas
Sugerencias para trabajar con párrafos de listas
Supongamos que está creando una lista numerada o con viñetas y necesita que algún
elemento de lista incluya subpárrafos (párrafos sin números ni viñetas), como se muestra en la
ilustración. Hay varios métodos para afrontar esta situación; el método que utilice dependerá
del estado del documento y de sus preferencias personales.
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Si desea quitar un número o viñeta existente de un párrafo de una lista y que el texto tenga el
mismo nivel de sangría que los demás elementos de lista, como se muestra en la ilustración,
haga clic después del número o viñeta que desee quitar y presione RETROCESO. Puede aplicar
a los párrafos posteriores el nivel de sangría usando el TABULADOR o activando el botón
Aumentar sangría.
Si desea quitar un número o viñeta existente de un párrafo de una lista y que el texto
permanezca alineado con el margen en lugar de con el resto de la lista, haga clic en el número
o viñeta que desee quitar y, a continuación, presione la tecla Suprimir.
Otra opción para crear subpárrafos en una lista es finalizar cada bloque de texto presionando
MAYÚSCULAS+ENTRAR en lugar de presionar solo ENTRAR. Esto recibe el nombre de párrafo
automático; crea algo parecido a un salto de párrafo, pero en realidad se trata de una
continuación del párrafo original en la línea siguiente.
Para continuar una lista después de los subpárrafos, escriba el número siguiente seguido de un
punto y la lista continuará automáticamente. Si usa el botón Numeración, observará que Word
no conserva la numeración de la primera lista, sino que inicia una nueva lista volviendo a
empezar en el número 1, mostrándose el botón Opciones de Autocorrección junto al
elemento de lista. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección y, a continuación, en
Continuar numeración. El nuevo elemento de lista se incorporará a la lista.
Pegar listas
Si pega una lista en una lista existente o al final de la misma, Word unirá automáticamente las
listas y combinará la numeración correspondiente a las dos listas. Puede cambiar esta acción
haciendo clic en el botón Opciones de pegado que aparece justo a continuación del texto
pegado y seleccionando después Pegar lista sin combinar.
Lista de varios niveles
¿Qué sucede si algunos elementos deben tener subconjuntos de información? Será necesaria
una lista de varios niveles. Las listas de varios niveles tienen listas dentro de las listas, donde
puede haber muchos niveles o capas. Las listas de varios niveles, al igual que las de un solo
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nivel, pueden ser numeradas o con viñetas, pero tienen la ventaja adicional de que se pueden
combinar números, letras y viñetas. Por ejemplo, puede haber una capa con viñetas y existir
dentro de ella una lista numerada.
Niveles de lista
La clave para comprender las listas de varios niveles es comprender a su vez los niveles de
lista. Las listas de un solo nivel tienen todo el contenido en el nivel uno, pero si se agrega una
lista debajo de un elemento, se tiene una lista en el nivel dos. Cada nueva lista dentro de una
lista crea un nuevo nivel de lista.
Nota: No se base en los niveles de sangría para que se muestren los
niveles de lista porque, como va a comprobar en un momento, se puede
cambiar el nivel de sangría. Para que todos los elementos se vean en un
nivel de lista concreto, haga clic en uno de los números o viñetas de
dicho nivel para resaltar todos los elementos del mismo.
Cree una lista de varios niveles escribiendo o utilizando los comandos de la cinta de opciones
exactamente igual que en el caso de las listas de un solo nivel. Es decir, empiece con un
número o viñeta, especifique el primer elemento y, a continuación, presione ENTRAR. Cuando
esté preparado para empezar el siguiente nivel, presione el botón Aumentar sangría, escriba
el primer elemento de ese nivel y, a continuación, presione ENTRAR.
Si está trabajando con niveles de lista diferentes, puede desplazarse entre los niveles
utilizando el botón Aumentar sangría y el botón Disminuir sangría de la cinta de
opciones. También puede aumentar y reducir los niveles de sangría utilizando pulsaciones de
teclas: presione TAB para aumentar la sangría y MAYÚS+TAB para reducirla.
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Todo sobre la sangría
Es muy habitual pensar que el nivel de lista está determinado por el nivel de sangría desde el
margen izquierdo. Aunque ese es el comportamiento predeterminado de muchas listas,
algunas no tienen niveles de sangría diferentes para niveles de lista diferentes (véase la
Ilustración 1).
Si desea cambiar el nivel de sangría de una lista desde el margen, no debe usar el TABULADOR
ni el botón Aumentar sangría. Esta acción crea nuevos niveles de lista por lo que, aunque
pueda parecer correcta, cuando intente crear una lista nueva tendrá todos los niveles
mezclados. En su lugar, haga clic con el botón secundario del ratón en la lista y, a continuación,
haga clic en Ajustar sangrías de lista. En el cuadro de diálogo que aparece, puede cambiar el
nivel de sangría del número o viñeta y del texto.
La biblioteca de listas
Al igual que en las listas de un solo nivel, puede elegir el diseño de lista que desee utilizar. No
obstante, las listas de varios niveles tienen una característica adicional: puede elegir entre
diseñar cada nivel de forma independiente, exactamente igual que en el caso de las listas de
una sola capa, o hacerlo todo de una vez.
Empiece haciendo clic en el botón Lista multinivel para ver la Biblioteca de listas. Una vez
más, puede elegir una lista integrada o diseñar su propia lista. Si elige esto último, haga clic en
Definir nueva lista multinivel. Tendrá que establecer las características que desee para cada
nivel.
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Sugerencia: En la lista Estilo de número para este nivel encontrará la lista de diferentes
diseños de viñeta, porque las listas de varios niveles consideran que las viñetas son solo otro
tipo de número.
También hay una opción para definir un nuevo estilo de lista utilizando el comando Definir
nuevo estilo de lista. Esta opción es buena si cree que va a utilizar el mismo diseño de lista
otra vez pero puede desear efectuar cambios posteriores en el diseño. Un nuevo estilo de lista
se puede modificar después de su creación; cada estilo de lista de ese tipo que haya en el
documento quedará actualizado con los cambios que realice. No es necesario diseñarlo una
segunda vez partiendo de cero si puede guardarlo como un estilo la primera vez. Por el
contrario, si agrega un nuevo diseño de lista a la biblioteca en lugar de definir un nuevo estilo,
no podrá efectuar cambios en el diseño de la nueva lista.
Resumen
Listas de un solo nivel
Las listas de un solo nivel son aquellas en que todos los elementos de la lista tienen la misma
jerarquía y el mismo nivel de sangría.
Puede iniciar una lista en Microsoft® Office Word 2007 mediante el botón Viñetas o el
botón Numeración del grupo Párrafo de la ficha Inicio. También puede crear
automáticamente una lista a medida que escribe.
Para iniciar una lista automática, debe escribir un asterisco (*) si desea iniciar una lista con
viñetas o 1. (el número uno seguido de un punto) si desea iniciar una lista numerada, y
presionar a continuación la BARRA ESPACIADORA. Cuando termine de escribir el primer
Gestión de formatos y estilos
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elemento de la lista, presione ENTRAR y Word insertará automáticamente el siguiente número
o viñeta.
Símbolos que puede utilizar para las listas automáticas con viñetas
Cuando se utiliza un asterisco para iniciar una lista, la viñeta que se muestra es el círculo negro
tradicional. Puede crear otros estilos utilizando estos otros símbolos:
Signo1 Viñeta
Signo menos -
Dos signos menos
Un signo o dos menos y un corchete angular de cierre (-> ó -->)
Uno o dos signos igual y un corchete angular de cierra (=> ó ==>)
Corchetes angulares de apertura y cierre (<>)
Corchete angular de cierre (>)
Letra “o” seguida de un tabulador pero no de un espacio O
Formatos que puede utilizar para las listas automáticas numeradas
Para iniciar una lista automática numerada o con letras, debe utilizar el valor inicial de una
secuencia (1, a, A, I, i, etc.) seguido de uno de estos símbolos y un espacio:
Punto (.)
Paréntesis de cierre ())
Punto y paréntesis de cierre (.))
Guión
Corchete angular de cierre (>)
También puede encerrar el número o letra entre paréntesis ().
Sugerencias y trucos para listas de un solo nivel
Para finalizar una lista de un sólo nivel y que la línea siguiente empiece a partir del margen,
presione dos veces ENTRAR. Para quitar un número o viñeta manteniendo el nivel de sangría
de la lista, presione ENTRAR y, a continuación, la BARRA ESPACIADORA.
Para ordenar una lista:
Seleccione la lista.
Haga clic en el botón Ordenar del grupo Párrafo de la ficha Inicio.
Si desea ordenar alfabéticamente la lista en orden ascendente, sólo tiene que hacer
clic en Aceptar, porque esta es la configuración predeterminada del cuadro de diálogo
Ordenar texto. En caso contrario, seleccione las opciones que desee en dicho cuadro
de diálogo.
Para desactivar la aplicación de formato de lista automática:
3. Haga clic en el Botón de Office y, en el menú, haga clic en Opciones de Word.
1 Después del signo hay que pulsar la barra espaciadora.
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1. Haga clic en Revisión.
2. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección.
3. Haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe.
4. Desactive la casilla de verificación Listas automáticas con números o la casilla de
verificación Listas automáticas con viñetas, o ambas casillas.
5. Haga clic en Aceptar dos veces.
Para copiar el diseño de una lista mediante Copiar formato:
1. Haga clic en cualquier lugar de la lista que tenga el diseño que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato.
3. Haga clic y arrastre sobre la lista que tenga el diseño que desea cambiar.
Listas de varios niveles
Las listas de varios niveles tienen listas dentro de las listas y pueden tener muchos niveles o
capas. Además, pueden tener números o viñetas, o una combinación de números, letras y
viñetas.
Lista multinivel con cuatro niveles
Para iniciar una lista de varios niveles, haga clic en el botón Lista multinivel del grupo Párrafo
de la ficha Inicio. En la Biblioteca de listas, haga clic en el diseño que desee.
Escriba el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR para agregar el
elemento siguiente.
Presione TAB y MAYÚS+TAB para moverse entre niveles. (También puede utilizar el botón
Aumentar sangría y el botón Disminuir sangría).
Sugerencia
No se base en los niveles de sangría para que se muestren los niveles de lista. Para que todos
los elementos se vean en un nivel de la lista concreto, haga clic en uno de los números o
viñetas de dicho nivel para resaltar todos los elementos del mismo.
Puede ajustar el nivel de sangría de cualquier lista sin cambiar el nivel de la lista haciendo clic
con el botón secundario del ratón y eligiendo después Ajustar sangrías de lista.
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Sugerencias avanzadas
Si desea utilizar un estilo de lista concreto en un documento, aplíquelo la primera vez que cree
una lista en el documento. Word continuará utilizando ese estilo de lista cada vez que usted
active el botón Viñetas o Numeración para crear una lista. (También puede crear
automáticamente un estilo de lista diferente mediante los símbolos o formatos de número
descritos anteriormente).
A menos que sepa que es eso lo que desea, no guarde un nuevo estilo de párrafo con una lista
en él porque cada vez que utilice dicho estilo también llevará la lista.
Gestión de estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que se pueden aplicar a elementos en todo el
documento. Puede crear estilos de párrafos, caracteres, listas y tablas.
Existen muchos estilos predefinidos en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está
compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la
izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato
que deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro
estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc.
Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos
permite trabajar más eficientemente.
Aplicar formato a los estilos
Puede que este acostumbrado a aplicar todo el formato directamente. Por ejemplo, para dar
formato a un encabezado, podría usar el botón negrita y los cuadros fuente y tamaño de
fuente. O bien, podría utilizar los cuadros de diálogo fuente y párrafo, que incluyen más
opciones para ayudarle a aplicar diseño al texto y a ajustar la alineación y el espaciado.
Todo se podría hacer de esta manera, pero es demasiado trabajo. ¿Y si deseara utilizar el
mismo formato para otro título o incluso para otro documento?
Aquí es donde entran en juego los estilos. Los estilos son conjuntos especialmente
empaquetados de características de formato que pueden aplicar muchos formatos en un solo
paso. El estilo permanece disponible para usarlo tantas veces como sea necesario.
Los estilos rápidos
Word 2007 ofrece numerosos estilos predefinidos, completos y rápidos, que se pueden aplicar
a un documento con un simple clic de ratón. Además, es posible ver inmediatamente el
resultado de los estilo, porque al aproximar el cursor a cualquiera de ellos, los efectos se
aplican de forma previa al texto, de forma que es posible saber de antemano si el estilo elegido
es adecuado o no para el trabajo.
Los estilos rápidos de Word 2007 se encuentran en la ficha Inicio. Para verlos todos, hay que
hacer clic en el botón Más, que es el pequeño botón con una flecha abajo situado al final de la
barra de desplazamiento del grupo Estilos.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Para aplicar uno de los estilos rápidos de Word hay varias posibilidades:
Seleccionar una porción de texto y después hacer clic en uno de los estilos
predefinidos, para aplicárselo. Si el resultado no es adecuado siempre se puede hacer
clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
Desplegar la paleta completa, haciendo clic en el botón Más y seleccionar la opción
Aplicar estilo.
Desplegar el panel Estilos, haciendo clic en el iniciador del cuadro de diálogo, que es el
pequeño botón con una flecha inclinada, situado en el extremo inferior derecho del
grupo Estilos.
El panel Estilos
Este panel permite modificar el estilo aplicado a un párrafo o grupo de caracteres,
seleccionándolo y eligiendo en el panel la opción deseada. De forma predeterminada, el panel
Estilos no presenta una vista previa de los resultados de los estilos a aplicar, pero se puede
obtener fácilmente haciendo clic en la casilla de verificación Vista previa, situada al final del
menú.
Gestión de formatos y estilos
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El panel Estilos ofrece tres botones situados el final, junto a la opción Opciones y que son los
siguientes:
Nuevo estilo: Abre el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato. Se
utiliza para crear y modificar estilos.
Inspector de estilos: Muestra los estilos de párrafo y carácter del texto seleccionado.
Administrar estilos: Permite modificar los estilos y decidir si han de aparecer o no en
una lista. Da acceso a los cuadros de diálogo para modificar y crear estilos y también
da acceso al Organizador, que permite importar y exportar estilos entre plantillas.
Crear un estilo
En la creación de este manual, se ha utilizado –entre otros- un estilo basado en una lista de
viñetas y otro basado en una lista numerada y así no se ha tenido que ir dando formato cada
vez que se utilizaba algún tipo de lista. Dichos estilos se han tenido que crear ya que no venían
incorporados en la plantilla Normal.dotx que es la que se ha utilizado para crear este
documento.
Para añadir el estilo Lista Viñeta como estilo rápido sigue estos pasos:
Cree una lista de viñetas y dele el formato adecuado.
Muestre el panel de estilos y haga clic en el botón Nuevo estilo para editar el cuadro
de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato. Por último, dele un nombre al
estilo (Lista Viñeta).
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El estilo creado aparece en la galería Estilos rápidos con el nombre que le asignaste, listo para
aplicarlo siempre que lo necesite.
Para importar un estilo creado a la plantilla en la que está basado el documento –Normal.dotx
en nuestro caso- hay que hacer clic en el botón Importar ó exportar del cuadro de diálogo
Administrar estilos. Para mostrar el cuadro de diálogo Organizador.
Desde el Organizador se hace la importación del estilo creado a la plantilla Normal.dotx.
Para añadir un nuevo estilo a una plantilla puede hacerlo editando dicha
plantilla o a través de un documento basado en la misma. Microsoft
Office 2007 cuando crea un documento en blanco lo hace tomando como
referencia la plantilla Normal.dotx.
Modificar un estilo
Cada estilo del panel Estilos tiene una flecha abajo que despliega un menú como el que
aparece en la figura, con opciones para actualizarlo, eliminarlo de la lista de estilos rápidos o
quitarlo del panel y también para modificarlo.
Gestión de formatos y estilos
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Esta última opción da acceso al cuadro de diálogo Modificar estilo, similar al de crearlo, en el
que se puede aplicar todo tipo de formatos.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo hay que seleccionarlo en el panel Estilos, hacer clic en la flecha de abajo y
seleccionar la opción Eliminar (nombre del estilo). El programa le pedirá una confirmación
antes de eliminarlo.
Si no puede eliminarlo edite el cuadro de diálogo Administrar estilos desde el panel de Estilos,
selecciónelo en la ficha Modificar y pulse el botón Eliminar.
Tenga cuidado antes de eliminar un estilo, sobre todo si éste ha sido
utilizado ya varias veces en el documento desde donde lo intenta borrar.
Búsqueda y reemplazo de estilos
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite buscar texto por el estilo aplicado, o bien,
reemplazar un estilo por otro con independencia del texto que lo lleve asignado. Eso permite
cambiar, por ejemplo, todos los atributos de negrita por cursiva o subrayada en un
documento.
Para buscar textos formateados, por ejemplo, con el estilo Título 1, hay que hacer lo siguiente:
En el grupo Edición de la ficha Inicio seleccione Buscar para editar el cuadro de diálogo
Buscar y reemplazar. Desplácese a la ficha Reemplazar.
Haga clic en los botones Más y Formato, respectivamente, y seleccione Estilo en la
lista desplegable.
En cuadro de diálogo Buscar el estilo, pulse la tecla T que es la inicial del estilo a
localizar, para acceder a los estilos que empiezan por T. Desplácese hacia abajo hasta
localizar Título 1, selecciónelo y pulse Aceptar para volver al cuadro de diálogo Buscar
y reemplazar.
Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con, y haga una búsqueda del estilo Título
2 similar a como lo hizo con Título 1.
Pulse el botó Reemplazar todos para cambiar todos los párrafos que contengan el
estilo Título 1 por el estilo Título 2.
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Truco: Otra forma de buscar formatos es aplicar la opción Seleccionar
texto con formato similar del menú contextual que se despliega al hacer
clic con el botón derecho sobre un texto formateado, como puede verse
en la figura. Para reemplazarlo sólo hay que elegir el estilo a aplicar a la
búsqueda realizada.
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Ahorrar tiempo con las plantillas
Introducción
Deténgase un minuto antes de empezar a crear un documento de Word 2007 completamente
desde cero.
Utilice como punto de partida una de las plantillas ya existentes y ricas en contenido. Word
incluye un gran número de plantillas, desde cartas y currículos hasta calendarios y folletos. Le
van a ahorrar mucho tiempo.
Dé un paso más allá y convierta un documento existente en una plantilla ajustada a sus
necesidades. Esto también le puede ahorrar tiempo.
Aprovechar la eficacia de las plantillas
Aunque ya haya trabajado con Word y se haya familiarizado con los documentos de Word,
puede que las plantillas de Word no le sean tan familiares. ¿Qué es una plantilla y qué le
aporta?
Una plantilla es un tipo de documento que ya tiene contenido, como texto, estilos y formato;
diseño de página, como márgenes e interlineado; y elementos de diseño, como colores
especiales, bordes y acentos, que son típicos de los temas de Word.
Considere las plantillas como un punto de partida muy útil. Por ejemplo, si asiduamente crea
documentos similares pero con pequeños cambios, se aceleraría en gran medida el trabajo si
el documento incluyera gran parte de la información.
Para obtener algunos ejemplos y echar un vistazo a las numerosas plantillas que ya existen,
vea Word y Microsoft Office Online. Utilice esas plantillas para crear documentos imponentes
y profesionales y para ahorrar tiempo.
Utilizar una portada de fax ya elaborada
En su trabajo, tiene que enviar a menudo un fax a otras compañías y siempre necesita una
portada. Podría crearla una y otra vez en Word, perdiendo así mucho tiempo. O bien, podría
utilizar la portada de fax ya incluida en Word.
Ésta y otras plantillas se encuentran entre las plantillas instaladas de Word. La imagen le da un
ejemplo. La plantilla está configurada de modo que sea fácil de completar. Simplemente
rellene los espacios en blanco con la información necesaria, imprima la hoja y envíela por fax.
Incluso si tiene que agregar o eliminar alguna parte de la portada, ya incluye el contenido
esencial; no tiene que crearla desde cero.
Ahorrar tiempo con plantillas
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Buscar plantillas instaladas
Word incluye más de 30 plantillas instaladas para tipos de documento como cartas, faxes,
informes, currículos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este procedimiento:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas.
3. Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista previa a la derecha.
4. Cuando encuentre la plantilla que desee, haga clic en Crear.
Se abrirá un nuevo documento basado en la plantilla. A continuación, realice los cambios que
desee.
Buscar plantillas en Office Online
Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy
similares. Tal y como se muestra en la animación, abra la ventana Nuevo documento, pero en
este caso, fíjese en el área situada debajo de Microsoft Office Online.
Haga clic en una de las categorías para ver las miniaturas de todas las plantillas disponibles. Al
igual que en el caso de las plantillas instaladas, se puede ver la vista previa de cada plantilla.
Algunas categorías, como Cartas, tienen subcategorías; por ejemplo, Académico, Empresa y
Cartas de presentación.
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Para descargar una de las plantillas, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Esto es
todo. La plantilla se abrirá como un nuevo documento para que pueda agregar todos los
elementos que desee y, a continuación, guardarlo.
La plantilla original no cambia sino que permanece en Office Online y se guarda una copia de la
plantilla en el equipo. Si desea volver a utilizarla, no hace falta volver a Office Online. Podrá
abrirla en Word desde la carpeta Mis plantillas.
La fuerza especial de una plantilla
Ya hemos mencionado que al abrir una plantilla, se abre un nuevo documento basado en la
plantilla seleccionada. En realidad, se abre una copia de la plantilla y no la plantilla
propiamente dicha.
Y en eso radica precisamente la fuerza especial de las plantillas: se abre una copia de la
plantilla y se transmite todo su contenido a un nuevo documento. El usuario trabaja con ese
nuevo documento, aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla y agregando o
eliminando lo que estime oportuno. Dado que el nuevo documento no es la propia plantilla,
los cambios se guardan en el documento y la plantilla conserva su estado original. Por
consiguiente, una plantilla puede ser la base de un número ilimitado de documentos.
Todos los documentos se basan en algún tipo de plantilla; las plantillas simplemente resides en
un segundo plano.
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo
diferentes
Las plantillas no sólo se comportan de manera un tanto diferente que los documentos sino que
también tienen un tipo de archivo distinto.
Si ha guardado un gran número de documentos en Word, probablemente conozca los tipos de
archivo disponibles para guardar los archivos. El formato estándar predeterminado es un tipo
de documento. Una plantilla es otro tipo de archivo.
Ahorrar tiempo con plantillas
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1. Tal y como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan como Plantilla de
Word y tienen la extensión .dotm al final del nombre de archivo. (En las versiones
anteriores de Word, la extensión era .dot.)
2. Tal y como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan como Documento
de Word y tienen la extensión .docx al final del nombre de archivo. (En las versiones
anteriores de Word, la extensión era .doc.)
A continuación obtendrá más información, en la que va a guardar un documento como una
plantilla y verá de primera mano los pasos que hay que dar. De momento, simplemente
recuerde que los documentos y las plantillas son dos tipos de archivo distintos y se comportan
de manera diferente.
Nota: Para ver la extensión como parte del nombre de archivo, es
preciso cambiar una configuración en Microsoft Windows. En la sesión
de prácticas y la Tarjeta de referencia rápida se describen los pasos
necesarios para realizar ese cambio.
Crear sus propias plantillas
Ésta es una situación que le puede resultar familiar: imagínese que utiliza una y otra vez cierto
documento, una factura, para facturar a un cliente. Su contenido básico es siempre el mismo,
pero algunos detalles cambian, como el tipo de trabajo realizado y las fechas. Su método es
abrir el documento de la factura, cambiar los datos obsoletos y, a continuación, guardar el
documento con otro nombre.
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¿Le suena?
En efecto, utiliza el documento original como plantilla, aunque nunca lo haya convertido en
una plantilla. ¿Y por qué no? Al convertir el documento de la factura en una plantilla,
dispondrá de un documento maestro que puede utilizar como punto de partida y no tendrá
que deshacer el contenido obsoleto cuando prepare una nueva factura.
Podrá reforzar la plantilla con todos los elementos que siempre incluya en las facturas,
incluidos marcadores de texto que faciliten la inserción de nuevo texto. Después, utilice
siempre ese archivo de plantilla como base para todas sus facturas.
Hay más ventajas. Compruebe cuáles son y, después, aprenda cómo guardar un archivo como
plantilla, buscarla, utilizarla y modificarla.
Ventajas de crear una plantilla
Utilizando el mismo ejemplo del documento de factura, éstas son algunas de las ventajas de
convertir el documento en una plantilla:
No hay que buscar en diversas versiones del documento los cambios más recientes ya
que todos estarían almacenados en la plantilla.
Dado que una plantilla abre una copia de sí misma como un nuevo documento, no
tiene que preocuparse de guardarla accidentalmente encima de alguna de las facturas
anteriores.
Podrá modificar el contenido de la plantilla de manera que contenga sólo la
información que desee incluir en cada factura. De este modo, no tendrá que eliminar
una y otra vez la información obsoleta, por lo que se ahorrará tiempo y trabajo.
Al excluir la información obsoleta, se reduce la posibilidad de guardar y enviar
accidentalmente una factura con información no deseada.
La plantilla siempre estará en la misma ubicación en Word, junto con todas las demás
plantillas.
Preparar el contenido de una plantilla
Parte del proceso de creación de una plantilla es dejar o crear sólo la información deseada.
Éste es el contenido que desea que tenga cada nuevo documento que se base en la plantilla.
Gran parte de lo que incluya en una plantilla depende de sus preferencias y de los pormenores
del contenido.
Primero, abra el documento que desee utilizar para crear la plantilla (en este caso, el
documento de la factura), o bien, abra un documento en blanco. Éstas son algunas de las
acciones típicas que podría realizar después:
1. No omitir el contenido que seguramente no va a sufrir ningún cambio en breve; por
ejemplo, el logotipo, el nombre y la dirección de su compañía. (Estos datos serán
fáciles de actualizar en la plantilla cuando sea necesario.)
2. Insertar un comando Fecha y hora para el área de fecha de la factura. De este modo,
se insertará automáticamente la actual fecha en el nuevo documento.
3. Incluir áreas de marcas de texto para la información que cambia en cada factura, como
el nombre y la dirección de la compañía a la que va dirigida la factura.
Ahorrar tiempo con plantillas
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4. Dejar en blanco las áreas que cambian en cada factura, como la descripción del trabajo
realizado, el número de horas y el costo total.
Guardar un archivo como plantilla
Hemos dicho que las plantillas tienen su propio tipo de archivo, distinto del archivo de
documento. Por consiguiente, para guardar un documento como plantilla, debe seleccionar el
tipo de archivo Plantilla de Word. A continuación, guárdelo como una plantilla de confianza
para que sea fácil de buscar y abrir. Estos son los pasos que debe seguir:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija Guardar como y, a continuación, haga
clic en Plantilla de Word.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza como
ubicación en la que se va a guardar la plantilla.
3. A continuación, asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar. Observe que, si
ha configurado Windows de modo que se muestren las extensiones de archivo, verá la
extensión .dotx al final del nombre de archivo. Esta extensión denota que se trata del
tipo de archivo de plantilla de Word 2007 (a diferencia del tipo de archivo de los
documentos, cuya extensión es .docx).
Importancia de las plantillas de confianza: Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se
indica a Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de
código. Dado que las macros pueden contener código malintencionado, Word está alerta a la
hora de abrirse documentos con macros. Si la configuración de seguridad de su equipo tiene el
nivel recomendado, Word abrirá cualquier archivo de plantilla, pero deshabilitará las macros
que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la carpeta Plantillas de
confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos son
seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos que almacene en esta ubicación procedan
de un origen de confianza.
Crear un documento basado en una plantilla
Otra ventaja de guardar una plantilla en la carpeta Plantillas de confianza es que Word facilita
en gran medida su búsqueda.
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1. En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas.
2. Haga clic en la plantilla que desee.
3. Asegúrese de que esté seleccionada la opción Documento situada en la parte inferior
derecha, debajo de Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Esta es la
configuración predeterminada porque Word supone que desea abrir la plantilla como
un documento que va a completar y guardar.)
Sugerencia: Como puede ver, hay una opción en la ventana Nuevo para
abrir la plantilla con el formato Plantilla. De este modo, se abre una
copia de la plantilla como plantilla, que se puede modificar y guardar
como una nueva versión de la plantilla. Sin embargo, si desea abrir
directamente la plantilla original, por ejemplo, para modificarla, puede
proceder de manera diferente.
Modificar la plantilla
¿Qué sucede si una parte vital de la información incluida en la plantilla se vuelve obsoleta?
Supongamos que actualiza el logotipo de la compañía y desea que el nuevo logotipo aparezca
en la plantilla. Este es el procedimiento para abrir y modificar la plantilla:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. Haga clic en la carpeta Plantillas de confianza.
Ahorrar tiempo con plantillas
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3. Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir.
En vez de abrirse una copia de la plantilla, se abre la propia plantilla. Los cambios se realizan y
se guardan en el archivo de plantilla. A partir de ahora, cuando rellene una nueva factura
basada en esta plantilla, aparecerá el nuevo logotipo.
Proteger las plantillas: Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras personas de la
compañía, considere la posibilidad de proteger su contenido de modificaciones no deseadas.
Por ejemplo, puede configurar una contraseña que las demás personas deben conocer para
poder modificar la plantilla. Para obtener más información sobre esta cuestión, vea la Tarjeta
de referencia rápida al final del curso.
Los bloques de creación
Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento
que se almacenan en galerías. Es posible tener acceso a dichos bloques y utilizarlos en
cualquier momento.
Puede crear un encabezado o un pié de firma y guardarlo como un nuevo bloque de creación
para en un futuro volver a usarlo sin necesidad de tenerlo que volver a crear. Cada una de
estas selecciones de texto o gráficos se almacena como un elemento en el Organizador de
bloques de creación y se le asigna un nombre único que facilita la localización del contenido.
Al Organizador de bloques de creación se accede desde el grupo Texto de la ficha Insertar
mediante el botón Elementos rápidos.
Tipos de bloques de creación
Autotexto: En versiones anteriores de Office Word se podía insertar una entrada de
Autotexto introduciendo algunos caracteres y luego pulsando la tecla Enter podía ver
como se autocompletaba su Autotexto. En Word 2007 dicha función no está disponible
pero tiene la opción de realizarla usando el Organizador de bloques de creación.
Bibliografías: Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que
normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la
creación de los documentos. En Microsoft Office Word 2007 se pueden generar
bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen
proporcionada para el documento.
Cuadro de texto.
Ecuaciones.
Encabezados y pies de página
Marcas de agua.
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Portadas.
Tablas.
Tablas de contenido.
Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que
pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado.
Crear un bloque de creación de contenido reutilizable
Una vez seleccionado el objeto que desea guardar como un bloque de creación, en este caso
una tabla, siga estos pasos:
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Elementos rápidos y, a
continuación, en Guardar selección en una galería de elementos rápidos o presiones
Alt + F3.
Rellene la información solicitada en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de
creación.
Observe que la tabla que se acaba de crear está disponible para ser insertada en cualquier
momento sin necesidad de tener que crearla nuevamente.
Ahorrar tiempo con plantillas
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Guardar bloques de creación en una plantilla
Es posible tener acceso a los bloques de creación y utilizarlos en cualquier momento. También
pueden distribuirse con las plantillas. Por ejemplo, podría crear una plantilla que proporcione a
los usuarios dos tipos de encabezado –uno con el logo del INSS y otro con el logo de la TGSS-
entre los que elegir cuando cree sus propios escritos basándose en dicha plantilla.
Para ello, una vez abierta la plantilla, cree los bloques de creación que desea proporcionar a
los usuarios de la plantilla asegurándose de hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro
Guardar en. Por último, guarde la plantilla con los cambios realizados.
Sugerencias
Agregar áreas de fecha y texto a la plantilla
A continuación se describen algunos elementos que se pueden agregar a una plantilla para
facilitar su uso a la hora de crear documentos basados en ella. Estos elementos no son
obligatorios para que el documento sea una plantilla; son simplemente útiles.
Agregar un comando de fecha
Este comando inserta la fecha y la hora actuales en el documento cada vez que se abre el
documento.
1. Sitúe el cursor en el lugar donde desee insertar la fecha.
2. Haga clic en la ficha Insertar.
3. En el grupo Texto, haga clic en Fecha y hora.
4. Seleccione el tipo de formato que desee y haga clic en Aceptar.
Si desea cambiar el formato más adelante, haga clic con el botón secundario del ratón en el
comando de fecha del documento y haga clic en Editar campo.
Si el documento permanece abierto durante un tiempo y desea que el área de fecha se
actualice, haga clic en ella y, a continuación, en Actualizar.
Agregar controles de fecha y de texto
Hay diversos controles disponibles en la ficha Programador de Word 2007. Es preciso
seleccionar una opción en Word para que se muestren la ficha y los controles.
Paso 1: mostrar la ficha Programador
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de
Word.
2. Se muestran las opciones más frecuentes en la parte superior de la ventana. Active la
casilla de verificación situada junto a Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si el documento se creó en una versión anterior de Word, necesitará convertirlo a un
documento de Word 2007 para poder obtener acceso a los controles de la ficha Programador.
Puede:
Guardar el documento como un Documento de Word (a diferencia del antiguo
formato Documento de Word 97-2003). De este modo, obtiene una copia del
documento con el nuevo formato y una copia con el antiguo formato.
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O bien, convertir directamente el documento, sin que se guarde una versión con el
antiguo formato. Siga este procedimiento: haga clic en el botón de Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Convertir. Aparecerá un mensaje para indicar que se va a
convertir totalmente el documento; haga clic en Aceptar.
Paso 2: agregar los controles
1. Para agregar un control de selector de fecha, en la ficha Programador, en el grupo
Controles, haga clic en Selector de fecha.
2. Para seleccionar un formato de fecha, seleccione el control de selector de fecha en el
documento y, en la ficha Programador, haga clic en Propiedades. Haga clic en
cualquiera de los ejemplos de la lista situada debajo de Mostrar la fecha así. Haga clic
en Aceptar.
3. Para agregar un control de texto enriquecido, sitúe el cursor en el lugar deseado
dentro del documento. En el grupo Controles, haga clic en Texto enriquecido.
4. Para agregar una etiqueta que identifique el control, mantenga seleccionado el control
y, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.
5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, escriba texto junto a
Título y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para cambiar el texto informativo ("Haga clic aquí para escribir texto"), deberá activar
el modo de diseño. Para ello, haga clic en Modo Diseño, encima de Propiedades, en el
grupo Controles.
Podrá sobrescribir el texto informativo del control. Desactive el modo de diseño haciendo clic
en el correspondiente botón en la cinta de opciones.
Ahorrar tiempo con plantillas
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Proteger partes de una plantilla
Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se
elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido
de la plantilla con contraseña.
Agregar protección a partes de una plantilla
1. Abra la plantilla a la que desee agregar protección.
2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar
los cambios.
3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades.
4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga
uno de estos procedimientos:
a. Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido,
que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de
la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla.
b. Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el
control pero no permite modificar su contenido.
Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si
incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo
el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten.
Agregar protección a todo el contenido de una plantilla
1. Abra la plantilla que desee proteger de los cambios.
2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y
después en Restringir formato y edición.
3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la
casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento.
4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en las restricciones que desee.
5. Para elegir opciones de restricción adicionales, como quiénes pueden leer o cambiar el
documento, haga clic en Restringir permiso.
Las opciones de restricción incluyen establecer una fecha de caducidad para el
documento y permitir a usuarios copiar contenido.
6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
7. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la
conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la
nueva contraseña (opcional) y confírmela.
Importante Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus
restricciones de edición.
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Encabezados y pies de página
Introducción
Los encabezados y pies de página son esos pequeños identificadores que aparecen en la parte
superior y la parte inferior de los documentos y que proporcionan información importante
sobre los mismos. Incluyen información como los números de página, fechas, el título del libro
o de los capítulos y el nombre del autor.
Estos pequeños postes indicadores mejoran el uso del documento y le dan una apariencia
profesional.
Agregar número de página, una fecha y mucho más
Si no sabe muy bien lo que significa los términos encabezados y pies de página, piense en el
formato que tienen las páginas de un libro. Normalmente, el título de un libro aparece en la
parte superior de una página y el título del capítulo en cuestión aparece en la parte superior de
la página opuesta. En la parte inferior de cada página aparece el número de página.
Estos detalles de texto son los encabezados y pies de página. Tienen una aplicación similar en
los documentos de Word. En la mayoría de los casos, los usuarios desean insertar números de
página en los documentos. Otro tipo de información podría ser el título del documento, el
autor y la fecha de impresión; el nombre de la compañía y su dirección de correo electrónico o
dirección Web; o bien, el nombre de archivo del documento y la ruta de acceso a su ubicación.
No hay ninguna prescripción referente al contenido de los encabezados y pies de página. En los
documentos de Word 2007, podrá crear los encabezados y pies de página que desee.
El área de trabajo de encabezado y pie de página
Antes de entrar en detalle, vamos a dedicar unas palabras al área de trabajo de encabezado y
pie de página. Esta área de trabajo incluye zonas en la parte superior e inferior de la página de
un documento que sirven específicamente para el encabezado y el pie de página. Después de
Encabezado
Pie de página
Encabezados y pies de página
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insertar un encabezado o pie de página, esas áreas estarán activas y podrán modificarse. Están
marcadas con una línea de guiones, tal y como se muestra en la imagen.
Los encabezados y pies de página residen en una capa del documento que es independiente
del cuerpo principal. Esto es porque los encabezados y pies de página se comportan de manera
distinta que el contenido principal de un documento. Cuando se agrega un encabezado o pie
de página, como un número de página o una fecha, aparece en todas las páginas. En el caso de
los números de página, también están programados para que sean consecutivos y se
actualicen automáticamente cuando al cambiar el número de páginas.
A medida que vaya aplicando y usando los encabezados y pies de página, se familiarizará con
su área de trabajo y verá cómo se abre y se cierra.
Insertar números de página
Los números de página son el tipo de encabezado o pie de página más común. Son un
elemento tan necesario en los documentos que disponen de su propio botón y galería de
opciones.
Para agregar números de página:
1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Número de
página.
2. Elija el lugar donde desee insertar los números de página; por ejemplo, en la parte
superior o la parte inferior de la página.
3. A continuación, elija un estilo de número de página en una galería de posibilidades
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Los números de página se aplican en todo el documento. Además, están configurados de
modo que se actualicen automáticamente si se agrega o se elimina contenido del documento.
Formato de los números de página
En la ficha Insertar o la ficha Diseño en Herramientas para encabezado y pie de página haga
clic en Formato del número de página… y use las opciones del cuadro de diálogo para cambiar
la apariencia de los números o especificar el número por el que deben empezar los números
de página.
Agregar números de página mediante campos.
Si desea usar uno de los estilos de las galerías de encabezados o pies de página que no
incluyen un número de página y desea agregar un número de página por separado, es posible
pero debe insertar el número de página desde el cuadro de diálogo Campo. Es un
procedimiento muy sencillo. A continuación, se describen los pasos.
1. Coloque el cursor en el encabezado o pie de página donde desee insertar el número de
página. Si contiene un área de texto predeterminada que no desee, selecciónela y
pulse SUPR.
2. En Herramientas para encabezado y pie de página, en el grupo Insertar, haga clic en
Elementos rápidos y, a continuación, haga clic en Campo.
3. En la lista Nombres de campo del cuadro de diálogo, haga clic en Page.
Encabezados y pies de página
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
62
4. Si desea aplicar el tipo de formato 1, 2, 3, haga clic en Aceptar. Si desea usar otro tipo
de formato, selecciónelo en la lista Formato debajo de Propiedades de campo y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
"Página X de Y": Si desea utilizar el formato "Página X de Y" pero no desea insertar el formato
de la Galería de números de página que utiliza este estilo, podrá escribirlo manualmente en el
encabezado o pie de página e insertar el campo Page en el lugar donde desee insertar el
número de página que se actualiza. Escriba "Página", inserte un espacio y, a continuación,
inserte el campo Page según los pasos anteriormente descritos. Después, agregue un espacio,
escriba "de", agregue un espacio e inserte otro campo, NumPages, en el lugar correspondiente
al total de páginas. Los campos se actualizarán automáticamente.
Sugerencia referente a las personalizaciones: Una vez agregado un texto propio a un
encabezado o pie de página, se recomienda actualizarlo manualmente. Si le aplica uno de los
estilos de galería integrados, se perderán las personalizaciones, incluidos el texto y los campos
agregados. el formato que desea aplicar y haga clic en Aceptar.
Editar los números de página
Al insertar números de página u otros encabezados y pies de página, Word abre el área de
trabajo de encabezado y pie de página. De este modo, podrá realizar cambios de formato o
agregar texto. Por ejemplo, podrá seleccionar el número de página y utilizar la minibarra de
herramientas para cambiar el tamaño de fuente. Herramientas para encabezado y pie de
página incluye varios comandos que le ayudan a realizar otros cambios.
Otros encabezados y pies de páginas
Los números de página son un tipo de encabezado o pie de página. Ahora, veamos qué otros
tipos hay en las Galerías de encabezados y pies de página. En la ficha Insertar, haga clic en
Encabezado ó Pie de página, justo al lado del botón Número de página. A continuación, elija la
opción que desee. Puede elegir estilos de encabezado y pie de página, como el estilo Alfabeto.
Observe que algunos de estos estilos incluyen un número de página, de modo que no hay que
incluirlo por separado.
Manual de Microsoft Office Word 2007
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
63
Agregar la fecha actual
Algunos de los encabezados y pies de página disponibles en las galerías incluyen un área de
texto especial para la fecha. Sin embargo, también puede agregar de manera independiente la
fecha actual y la hora a cualquier encabezado y pie de página. Para ello, siga este
procedimiento:
1. Haga clic en el encabezado o pie de página en el que desee insertar la fecha. Si
contiene texto que no desea, selecciónelo.
2. En el grupo Insertar, haga clic en Fecha y hora.
3. Elija un formato. Puede insertar sólo la fecha, sólo la hora, o ambas.
4. Active la casilla de verificación Actualizar automáticamente.
La fecha actual y la hora se mostrarán cada vez que se abra el documento. También puede
actualizarlas mientras está abierto el archivo, y puede establecer las opciones de Word de
modo que se actualicen antes de la impresión. En la sesión de prácticas encontrará más
información.
Nota: La característica Fecha y hora tiene esta capacidad de actualización porque es un
campo. Un campo tiene una funcionalidad integrada de modo que realiza determinadas
acciones. Verá más características de este tipo a medida que vaya usando los encabezados y
pies de página.
Agregar el nombre del archivo y la ruta de acceso del
documento
En cuanto a los encabezados y pies de página, hay otra necesidad común: la inclusión del
nombre de archivo del documento y de la ruta de acceso a su ubicación. Para insertar esta
información, se recurre una vez más a los campos. No se preocupe, no hace falta un
aprendizaje especial en materia de campos.
Primero, coloque el punto de inserción en el lugar donde desee insertar el nombre de archivo y
la ruta de acceso. A continuación, siga estos sencillos pasos:
1. En el grupo Insertar, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, haga clic en
Campo.
2. En el cuadro de diálogo Campo, debajo de Nombres de campos, haga clic en FileName
(puede que tenga que desplazarse).
3. Active la casilla de verificación Agregar la ruta al nombre de archivo para seleccionar
esa opción.
El campo FileName permite actualizar automáticamente la ruta de acceso si cambia la
ubicación del documento. Más adelante, verá cómo.
Encabezados y pies de página
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
64
Nota: Se puede insertar otro campo cualquiera igual que se ha hecho con el campo FileName.
Quitar un encabezado o pie de página
Para encabezados o pie de páginas insertados desde las Galerías de encabezados y pe de
páginas siga estos pasos:
1. En la ficha Insertar o la ficha Diseño en Herramientas para encabezado y pie de
página que aparece cuando se edita el pie de página y el encabezado, haga clic en
Encabezado o Pie de página.
2. En la parte inferior de la galería, haga clic en Quitar encabezado o Quitar pie de
página.
Nota: Si tiene problemas para quitar los encabezados o pies de página creados manualmente
siguiendo los pasos anteriores, quite el contenido manualmente. Seleccione cada uno de los
elementos del encabezado o pie de página y, a continuación, presione SUPR.
Si desea quitar todos los encabezados y pies de página del documento, ejecute el inspector del
documento:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office.
2. Elija Prepara y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
3. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Encabezados, pies de página y
marcas de agua. Haga clic en Inspeccionar.
Word los busca en el documento y, cuando finalice la comprobación, podrá hacer clic en
Quitar todo.
Manual de Microsoft Office Word 2007
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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Documentos con varios encabezados o pies de página
Un documento de Word 2007 consta de varias partes. ¿Cómo se aplican y se varían los
encabezados y pies de página de modo que sean los más apropiados para cada parte?
Si el documento cuenta, por ejemplo, con una portada, puede que no desee mostrar el
número de página en la portada. Además, desea que los encabezados de cada capítulo
contengan únicamente el título del capítulo en cuestión.
A continuación vea cómo ajustar los encabezados y pies de página al contenido.
Variar los encabezados y pies de página
Tiene un documento que consta de diversas partes y desea crear encabezados y pies de página
que se ajusten a cada una de esas partes. En la imagen se muestran ejemplos de diferentes
encabezados y pies de página según la parte del documento.
Encabezados y pies de página
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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Para la portada, quizás desee que no incluya ningún número de página o contenga otro texto
de encabezado o pie de página.
Para los preliminares, como la tabla de contenido, los encabezados y pies de página deberían
reflejar que esta parte aún no es el cuerpo del documento.
Para los capítulos, los encabezados pueden servir de postes indicadores para recordar a los
lectores el capítulo en el que se encuentran y el autor.
Ya sabe que los encabezados y pies de página ofrecen la cómoda ventaja de que se pueden
aplicar una sola vez pero que pueden aparecer en todo el documento. Sin embargo, en el caso
de un documento que consta de diversas partes, requiere un mayor control. ¿Cómo lo logra?
Crear diferentes secciones
Si el documento se compone de varias partes y desea aplicar a cada una encabezados y pies de
página únicos, lo primero que debe hacer es crear saltos de sección entre las partes del
documento.
Un salto de sección permite crear un diseño de página único para las páginas de esa sección.
Una vez establecido ese diseño único, podrá configurar los encabezados y pies de página de
esa sección.
Nota: Si desea que sólo sea diferente el encabezado o el pie de página de la portada, podrá
aplicar una primera página diferente de modo que no tenga que crear secciones. Esto se
explicará más detalladamente a continuación.
Cómo crear los saltos de sección
Los saltos de sección se insertan en el cuerpo principal del documento y no en el área de
encabezado y pie de página. Por lo tanto, antes de llevar a cabo los siguientes pasos, cierre el
área de trabajo de encabezado y pie de página. A continuación:
1. Coloque el cursor en el lugar donde desee que empiece una nueva sección.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, haga
clic en Saltos.
3. Bajo Salto de sección, haga clic en Página siguiente.
Word crea un salto de sección delante de la posición del cursor.
Nota: Los saltos de sección no se muestran automáticamente en el documento. Podrá
exponerlos en la vista Diseño de impresión, con el área de trabajo de encabezado y pie de
página desactivada, haciendo clic en el botón Mostrar u ocultar situado en la ficha Inicio.
También podrá verlos en la vista Borrador.
Sugerencia: También puede configurar saltos de sección cuando desea que el contenido
empiece en las páginas pares o impares.
Tipos de saltos de sección
Página siguiente: Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la nueva
página. Utilizado para iniciar los nuevos capítulos de un documento.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Continuo: Inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la misma página.
Apropiado para crear un cambio de formato en la misma página, como un número
diferente de columnas.
Página par o página impar: Insertan un salto de sección e inician la nueva sección en la
siguiente página par o impar, respectivamente. Por ejemplo, si se desea que los
capítulo del documento siempre comiencen en una página par o en una página impar.
Página siguiente Continuo Página par o página impar
Cómo se muestran las secciones en los encabezados
y pies de página
El salto de sección indica que todo lo que le precede forma parte de una sección y todo lo que
le sigue forma parte de otra sección. Por lo tanto, con el salto de sección insertado delante del
Capítulo 1, todos los preliminares (es decir, la portada, la tabla de contenido, la lista de
ilustraciones, etc.) forman parte de la sección 1 y todos los capítulos son la sección 2,
suponiendo que todas las páginas y todos los capítulos están en un solo documento.
Al abrirse el área de trabajo de encabezado y pie de página, aparecen marcadores que definen
las secciones e informan al usuario. Tal y como se muestra en la imagen, las áreas de
encabezado y pie de página indican las secciones y asignan un número a cada una.
Encabezados y pies de página
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
68
La ficha Igual que el anterior significa que, a pesar de haber creado distintas secciones en el
documento, Word sigue ofreciendo la opción de transferir el contenido de encabezado y pie
de página entre las secciones. En la imagen, la ficha Igual que el anterior en la línea de puntos
del Pie de página significa que el contenido del Pie de página para la nueva sección está
vinculado al contenido del Pie de página en la sección anterior. Si desea que los Pies de página
en la nueva sección sean únicos, deberá romper el vínculo con la sección anterior.
Lo mismo se aplica a todos los encabezados en la nueva sección. Se transferirá el contenido del
encabezado de la sección anterior, a menos que se rompa el vínculo en el encabezado.
Respecto al encabezado, al no existir la ficha Igual que el anterior significa que es distinto a la
de la sección anterior.
Crear un texto único en un encabezado o pie de
página
Para romper el vínculo en un encabezado o pie de página de modo que su contenido sea único
para esta sección, se coloca el cursor en el encabezado o pie de página cuyo vínculo se desea
romper. A continuación, en el grupo Exploración, se hace clic en Vincular al anterior para
desactivar esta configuración.
Sugerencias para trabajar con diferentes
encabezados y pies de página
Tenga presente los siguientes puntos cuando configure encabezados y pies de página únicos
en un documento:
Rompa los vínculos para cada sección del documento
Cada una de las secciones, que se crean con un salto de sección, tienen la configuración Igual
que el anterior. Si desea que los encabezados sean únicos en todas las secciones (por ejemplo,
para poner el título de cada capítulo en los encabezados de esa sección), debe desactivar
Vincular al anterior para los encabezados de cada sección.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Rompa los vínculos de encabezado y pie de página de forma
independiente
Al romperse el vínculo en los encabezados, no se ve afectado el vínculo en los pies de página.
Si desea que el contenido de los pies de página no sea igual para todas las secciones, deberá
romper los vínculos. Esto también se aplica a los encabezados y pies de página de las páginas
pares e impares (que se abordarán más adelante).
Cuidado con la numeración de páginas
Es muy probable que desee que la numeración de páginas para los preliminares sea distinta de
la numeración en el cuerpo principal. Utilice el cuadro de diálogo Formato de los números de
página, que se muestra en la imagen, para ajustar la apariencia de los números. Por ejemplo,
para los preliminares, puede usar números romanos. Además, este cuadro de diálogo también
permite reiniciar los números de página en una nueva sección.
Crear una primera página diferente
Después de haber convertido los preliminares en una sección, podrá subdividirla aún más si no
desea insertar ningún contenido en los encabezados y pies de página de la portada.
Para ello, utilice el valor de configuración Primera página diferente de Word, que se muestra
en la imagen. Si selecciona este valor las áreas de encabezado y pie de página podrán ser
distintas del resto de las páginas en la sección. Este procedimiento puede aplicarse a cualquier
sección del documento.
Encabezados y pies de página
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70
Ahora, las áreas de encabezado y pie de página de la sección incluirán en la parte superior el
texto "Encabezado en primera página" y "Pie de página en primera página". (Este texto sólo
aparece en el área de trabajo de encabezado y pie de página.)
Si ya ha aplicado números de página, el valor de configuración Primera página diferente
suprimirá el número de página en la portada.
Sugerencias
Si sólo desea encabezados y pies de página únicos en la primera página de un documento,
puede aplicar el valor de configuración Primera página diferente y prescindir de crear
secciones.
Sin embargo, si piensa incluir secciones, debe crearlas antes de aplicar el valor de
configuración Primera página diferente ya que éste se transfiere a una nueva sección, lo cual
no es lo que se suele pretender.
Word incluye portadas predefinidas que se pueden insertar (se encuentran en la ficha
Insertar). Estas portadas aplican automáticamente el valor de configuración Primera página
diferente.
Encabezados y pies de página diferentes para las
páginas pares e impares
Cuando utilice las galerías de encabezados y pies de página, verá que algunos están
configurados para páginas pares e impares. En estos casos, el contenido se coloca en el
Manual de Microsoft Office Word 2007
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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extremo externo de la página, como en las páginas pares e impares de un libro. Quizás desee
aplicar este formato si tiene idea de encuadernar el documento.
Para aplicar encabezados y pies de página a las páginas pares e impares, el proceso es idéntico
al proceso anteriormente descrito: cree secciones de documento, rompa los vínculos entre
ellas y, a continuación, agregue el contenido de encabezado y pie de página que desee en cada
sección.
A la hora de usar este formato, tenga en cuenta lo siguiente:
Si desea que los encabezados o pies de página "pares" o "impares" se encuentren en
los bordes del margen, como en el caso de las páginas pares e impares de un libro,
debe activar el valor de configuración Páginas pares e impares diferentes en la ficha
Diseño antes de aplicar los encabezados o pies de página.
Este valor de configuración se aplica a todo el documento. Si bien puede seguir
creando contenido de encabezado y pie de página único en las secciones del
documento, no podrá cambiar el diseño de encabezados y pies de página pares e
impares.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Ilustraciones
El grupo de Ilustraciones de la ficha Insertar incluye cinco aplicaciones que le permitirá
insertar:
Imágenes –prediseñadas o desde un archivo.
Formas previamente diseñadas, como rectángulos y círculos, flechas, líneas, símbolos
de diagrama de flujo y llamadas.
Gráficos para comunicar información visualmente o para ilustrar y comparar datos.
Veamos cada una de ellas.
Imágenes o imágenes prediseñadas
Le permite insertar, en cualquier parte de su documento, imágenes prediseñadas que pueden
estar en su ordenador o en Microsoft Office Online e imágenes que localizadas en su
ordenador o Internet.
Una vez insertada en el documento, Word 2007 presentará la ficha Formato con sus grupos
correspondientes (Ajustar, Estilos de imágenes, Organizar y Tamaño).
Ajuste de texto
Modifica el modo en que se ajusta el texto a la imagen:
En línea con el texto: Esta opción inserta la imagen en un párrafo como si fuera texto.
La imagen se mueve a medida que se agrega o se elimina texto. La imagen puede
cambiar de posición arrastrándola de la misma manera que se arrastra el texto.
Cuadrado: Esta opción ajusta el texto alrededor de todos los lados de un cuadrado
situado alrededor de la imagen. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina
texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición.
Estrecho: Esta opción ajusta el texto alrededor de la imagen en una forma irregular
alrededor de la imagen real. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina
texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición.
Detrás del texto: Esta opción inserta la imagen con objeto de que flote en su propia
capa detrás del texto. No hay borde alrededor de la imagen. La imagen no se mueve
cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de
posición.
Ilustraciones
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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Delante del texto: Esta opción inserta la imagen con objeto de que flote en su propia
capa delante del texto. No hay borde alrededor de la imagen. La imagen no se mueve
cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de
posición.
Transparente: Esta opción ajusta el texto alrededor de la imagen, e incluso rellena el
espacio creado por una forma cóncava, como una luna creciente. La imagen no se
mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de
posición.
Arriba y abajo: Esta opción impide que el texto se ajuste a los lados de la imagen. La
imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para
cambiarla de posición.
Gráfico SmartArt
Inserta un gráfico para comunicar información visualmente. Los gráficos SmarArt incluyen
listas gráficas y diagramas de procesos, así como gráficos más complejos como diagramas de
Venn y organigramas.
Con este tipo de ilustraciones puede probar diferentes estilos fácilmente ya que la
previsualización muestra como se verá el diagrama antes de elegir uno de ellos.
Formas
Puede agregar una forma al documento de Microsoft Office Word 2007 o combinar varias
formas para elaborar un dibujo o una forma más compleja. Entre las formas que hay
Manual de Microsoft Office Word 2007
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disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas
para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas.
Después de agregar una o más formas, puede agregarles texto, viñetas, numeración y estilos
rápidos.
Gráficos
Los Gráficos son una manera de presentar información numérica para facilitar la lectura. Con
Microsoft Word 2007 , organizar y desplegar su información es simple.
Office Word 2007 incluye muchos tipos distintos de gráficos que puede utilizar para informar a
su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas,
etc. Los gráficos están totalmente integrados con Office Word 2007. Al instalar Excel, podrá
crear gráficos de Excel en Word haciendo clic en el botón Gráfico de la cinta de opciones (ficha
Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuación, utilizar las herramientas de gráficos para
modificar o dar formato al gráfico. Los gráficos creados se incrustarán en Office Word 2007, y
los datos de dichos gráficos se almacenarán en una hoja de cálculo de Excel que se incorporará
al archivo de Word.
También puede copiar un gráfico de Excel en Office Word 2007. Cuando se copia un gráfico,
éste puede incrustarse como datos estáticos o vincularse al libro. Si dispone de un gráfico
vinculado a un libro al que tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho
gráfico compruebe automáticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado.
Agregar un gráfico a un documento
Puede agregar un gráfico a un documento de una de estas maneras:
Ilustraciones
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
76
Puede insertar un gráfico en el documento incrustándolo: Cuando se incrustan datos
de un gráfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office Excel 2007, y la hoja
de cálculo se guarda con el documento de Word.
Puede pegar un gráfico de Excel en su presentación y vincularlo a los datos de Office
Excel 2007: Cuando se copia un gráfico de Office Excel 2007 y se pega en un
documento, los datos de dicho gráfico se vinculan a la hoja de cálculo de Excel. Ésta es
un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. En este caso,
debido a que la hoja de cálculo de Excel no forma parte del documento de Word, si
desea cambiar los datos del gráfico deberá modificar la hoja de cálculo vinculada en
Office Excel 2007.
Pegar un gráfico de Excel y vincularlo a los datos de Excel
Es posible vincular los datos de una hoja de Excel a un gráfico del documento de Word –como
está vinculado, al modificar los datos en Excel, el gráfico de Word también se actualiza.
Siga este procedimiento para crear un vínculo a los datos de la hoja de cálculo de Excel:
Cree el gráfico en Excel con los datos de alguna de las hojas del libro.
Copie el gráfico que acaba de crear en el portapapeles.
Váyase el documento de Word y sitúe el puntero del ratón donde quiere insertar el
gráfico.
Por último, pegue el contenido del portapapeles en el documento y guárdelo.
TGSS
INSS
0
50
100
150
200
2005 2006 2007 2008 2009
TGSS
INSS
PRODUCTIVIDAD
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Fondos, bordes y efectos de texto
Introducción
Su documento está completo, pero le falta un cierto atractivo visual. Anime el texto y hágalo
más colorido y llamativo con los elementos decorativos de Word 2007.
Por ejemplo, agregue bordes delimitadores a las páginas e imágenes, utilice fondos coloridos
para los documentos Web y comunique información mediante marcas de agua.
Anime los gráficos como las tablas y formas, y realce el texto con sombreado de color o
sombras.
Agregar una marca de agua o un fondo
¿Desea comunicar visualmente a la audiencia que su documento no es más que un borrador, o
que la información es estrictamente confidencial? Para ello puede utilizar una marca de agua.
En la imagen anterior se muestra qué es una marca de agua. La marca de agua indica a las
personas algo sobre el documento. También puede utilizar una marca de agua con una imagen
si desea emplearla a modo de marca comercial. Las marcas de agua son semitransparentes,
por lo que quedan detrás y no desvían la atención del contenido del documento. Se utilizan en
documentos que se van a imprimir.
El objetivo es animar la página, pero sin dificultar su lectura. Aprenda a agregar marcas de
agua.
Agregar una marca de agua a un documento impreso
Aquí se muestran algunos ejemplos de marcas de agua. Las que contienen texto son las marcas
de agua típicas disponibles en la galería de marcas de agua de Word 2007. La que contiene el
gráfico sirve para mostrar cómo se podría personalizar una marca de agua para utilizar la
imagen que se especifique.
Fondos, bordes y efectos de texto
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
78
Una vez insertada la marca de agua, puede verla en la vista Diseño de impresión, en la vista
preliminar o en el documento impreso. Esto indica que las marcas de agua están diseñadas
para los documentos impresos; no se muestran en la vista Diseño Web del documento, que es
la vista utilizada cuando se publica el documento en un sitio Web.
Si desea una marca de agua que no está en la galería, puede crear una marca de agua
personalizada. En la siguiente sección verá cómo se hace.
Agregar una marca de agua con una imagen
Para una marca de agua personalizada, puede utilizar texto o una imagen. En este
procedimiento se muestra cómo crear una marca de agua con una imagen.
1. En la ficha Diseño de página, haga clic en Marca de agua para abrir la galería.
2. Haga clic en Personalizar marcas de agua, en la parte inferior de la galería.
3. Haga clic en Marca de agua de imagen y seleccione la imagen que desee. Utilice
cualquier imagen de su equipo o las imágenes prediseñadas de la Galería multimedia
de Microsoft. Tenga en cuenta que puede cambiar el tamaño de la imagen o
decolorarla para que quede menos visible detrás del texto del documento.
El resultado podría ser similar al que se muestra en el ejemplo.
Si desea una marca de agua de texto personalizada, seleccione el texto de una lista en el
mismo cuadro de diálogo mostrado en esta imagen o escriba el texto que desee. Puede
Manual de Microsoft Office Word 2007
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
79
seleccionar la fuente, el tamaño y el color, además de definir la transparencia y elegir un
diseño diagonal u horizontal.
Puede guardar su marca de agua personalizada en la galería para poder aplicarla fácilmente la
próxima vez.
Agregar bordes, sombreados y estilos
Los bordes, el sombreado y los efectos decorativos no son sólo para los boletines de
vacaciones. Word proporciona muchas formas de retocar el aspecto de sus documentos para
todo el año.
1. Aplique bordes de página tanto a los documentos informales como a los de carácter
puramente comercial.
2. Para las imágenes, agregue nuevos efectos de estilo, como sombras y reflejos, o
bordes simples.
3. Enfatice párrafos enteros con sombreado de fondo y bordes.
4. Elija nuevos estilos de tabla para agregar al instante color y formato.
5. Dote de elegancia a las formas con nuevos estilos y efectos de relleno.
Combine los colores: Cuando agregue retoques decorativos como éstos, deseará que los
colores utilizados combinen entre sí. Word 2007 incluye temas que puede seleccionar para sus
combinaciones de colores de forma que todos los tonos de la página combinen entre sí.
Bordes de página.
Puede agregar bordes completos o parciales a una página. Word proporciona una variedad de
bordes de página incorporados, desde los de estilo comercial a sofisticado.
Fondos, bordes y efectos de texto
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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Puede elegir:
El tipo de borde, desde un cuadro simple a uno con sombra, 3D o un estilo
personalizado que usted diseñe.
El estilo de línea, el color y el ancho.
El estilo artístico, que puede ser divertido si el documento es informal o estar asociado
a un evento comercial, festividad u ocasión especial.
Puede obtener una vista previa del diseño del borde para ver el aspecto de los efectos
seleccionados.
El borde de página se aplica desde la ficha Diseño de página, utilizando el comando Borde de
página.
Borde de imágenes, texto y tablas
Pruebe a aplicar bordes a distintos elementos de un documento. Por ejemplo:
1. Utilice un borde para resaltar una imagen.
2. Un borde puede poner de relieve una cita importante.
3. Y los bordes pueden ser muy eficaces en tablas. Aplíquelos a cada celda si le gusta ese
aspecto.
Al igual que con las páginas completas, hay muchos estilos de borde donde elegir.
Los métodos para agregar bordes varían en función del elemento al que se agreguen. Para las
imágenes, Word 2007 ofrece un conjunto totalmente nuevo de estilos de imagen que incluyen
bordes además de efectos como reflejos y sombreado. Encontrará estos estilos seleccionando
la imagen y utilizando las Herramientas de imagen de la cinta de opciones.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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81
Para otros gráficos, como las tablas, y para el texto encontrará opciones de borde similares a
las que se utilizan para los bordes de página. Éstos se abren en la ficha Diseño de página. En la
sesión de prácticas verá como buscarlos y aplicarlos.
Sombreado
Experimente con colores y estilos, y obtenga una vista previa de los efectos. La vista previa es
especialmente útil en este caso porque desea que el sombreado complemente sin restar
importancia al texto situado detrás.
Encontrará las opciones de sombreado en el mismo lugar que las opciones de bordes: vaya a la
ficha Diseño de página y haga clic en Bordes de página.
Fondos, bordes y efectos de texto
Corpus Ruiz Fernández – UPI Ciudad Real
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1. Destaque un encabezado.
2. Utilice un estilo de cita y aplíquele un fondo sombreado y un borde.
3. Realce una lista.
Estilos rápidos para las tablas
Si desea aplicar colores y sombras que combinen en una tabla, utilice uno de los nuevos estilos
de tabla. Cada uno de estos estilos tiene un formato y colores distintos para obtener
resultados profesionales. Es más eficaz usar un estilo de tabla que intentar agregar el
sombreado y los bordes a cada fila o celda.
Los estilos de tabla se aplican seleccionando la tabla del documento y utilizando las
Herramientas de tabla de la cinta de opciones.
En la imagen se muestran dos ejemplos de estilos de tabla. En cada uno de ellos se utiliza un
conjunto de colores, disponible en un tema denominado Mirador.
Estilos rápidos para las formas
Las formas, como las flechas que aquí se muestran, tienen nuevas opciones de estilo en Word
2007. Al igual que ocurre con las tablas, existen paquetes de estilos acabados para aplicar color
y un retoque final a círculos, flechas, cuadros de texto y otras muchas formas. Las flechas que
aquí se muestran tienen tres estilos diferentes aplicados.
Las formas tienen sus propias herramientas, al igual que las tablas e imágenes. Seleccione un
forma y trabaje con las Herramientas de dibujo para seleccionar un estilo, que contiene un
borde, aspecto y tipo de relleno integrados. Puede realizar pequeños ajustes al relleno y al
borde. Verá como se hace en la práctica que se incluye a continuación.
Manual de Microsoft Office Word 2007
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Usar efectos de textos especiales
¿Cómo se da énfasis al texto? Con frecuencia se usan los recursos clásicos, como el formato de
negrita o de cursiva o, en otras ocasiones, puede que las mayúsculas. Pero Word ofrece
algunas opciones de formato para el texto que aumentan un poco más el impacto visual.
Entre estas opciones, cabe destacar:
Una letra capital, usada en el inicio de un documento o al principio de un nuevo
capítulo.
Efectos de texto que realzan las letras, como el relieve, el grabado y el sombreado.
Formato de WordArt, para hacer un encabezado u otro texto más llamativo y vistoso.
Nota: La característica de animación del texto, que tal vez haya utilizado en versiones
anteriores de Word, no está disponible en Word 2007. Sin embargo, puede conservar la
animación creada en un documento anterior en Word 2007. En la Tarjeta de referencia rápida
al final del curso encontrará más información.
Crear una letra capital
Imagine un texto antiguo ilustrado o el principio de un cuento de hadas, y piense en la primera
gran letra con la que a veces comienza un capítulo. En tipografía moderna, esta letra se
denomina letra capital. Cree una en Word cuando desee dotar de elegancia al principio de su
documento.
Fondos, bordes y efectos de texto
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Los pasos son simples: seleccione la letra que desea convertir en letra capital y haga clic en
Letra capital en la ficha Insertar. La letra capital se coloca en un cuadro de texto, y puede
aplicarle cualquier formato de texto. En la imagen se muestran ejemplos de fuentes diferentes
que podría utilizar.
Sólo puede convertir en letra capital una letra. Incluso si selecciona un bloque de texto, la letra
capital sólo afectará a la primera letra. Además, sólo la primera letra del párrafo puede
convertirse en letra capital.
Efectos especiales de fuente
Aunque el estilo de fuente y el color son muy útiles para dar impacto al texto, puede aumentar
un poco más este impacto con efectos diferentes.
En la imagen se muestran algunos ejemplos:
1. El primero tiene un efecto de relieve, que hace que el texto parezca que está elevado
respecto a la página.
2. El segundo tiene un efecto de contorno, que quita el relleno de color sólido del texto.
3. En el último ejemplo se utiliza un efecto de grabado, que hace que el texto parezca
que está hundido en la página.
Estos tres efectos, relieve, contorno y grabado, además del sombreado (no mostrado en la
imagen) se pueden utilizar para hacer que un encabezado simple se asemeje más a un
logotipo. Son más visibles en tamaños de fuente grandes, algunas veces se realzan con el
formato de negrita o cursiva, y deben utilizarse con moderación.
Agregar WordArt
WordArt no es para los tímidos. Mientras que los efectos de texto son sutiles, WordArt, sin
embargo, es grande, llamativo y ostentoso. El texto con WordArt aplicado se trata como si
fuera un gráfico.
En la imagen se ofrecen algunos ejemplos.
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Los efectos de WordArt se crean escribiendo el texto al que se va a aplicar estilo en un cuadro
de diálogo de edición de WordArt (que se abre desde la ficha Insertar). Una vez aplicado el
efecto de WordArt al texto, éste se trata en cierto modo como si fuera una imagen. Haga clic
para seleccionarlo y aparecerán las Herramientas de WordArt, con varias opciones de
formato.
Por ejemplo, puede modificar el texto, cambiar el color de relleno o el contorno de las
palabras, aplicar un estilo de distorsión diferente y agregar sombras. Para la mayoría de las
opciones, obtendrá vistas previas de WordArt antes de aplicar una selección.
Cuadros de texto
El cuadro de texto es un elemento gráfico en el que se puede insertar textos y funcionan de
forma independiente con el resto del documento.
Los cuadros de texto pueden ayudarle a colocar información flotante o complementaria al
documento que está elaborando. Por ejemplo, colocar recuadros con una frase sobresaliente
del texto.
Fondos, bordes y efectos de texto
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Insertar un cuadro de texto
Su inserción en el documento se hace desde el grupo Texto de la ficha Insertar.
Con Office Word 2007 vienen integrados una serie de cuadros de texto, puede elegir uno de
esos diseños o crearlo manualmente haciendo clic en Dibujar cuadro de texto. El puntero del
ratón cambiará su apariencia a una cruz, sólo tiene que situarla en el lugar donde quiere
dibujar el cuadro de texto, hacer clic con el botón derecho del ratón y desplazarse hasta donde
quiere que termine y soltar el botón del ratón.
Al terminar de dibujar el cuadro de texto, automáticamente se colocará en su interior el punto
de inserción, listo para que inicie la introducción de texto dentro del cuadro.
Ecuación
Word 2007 proporciona un editor de ecuaciones que le ayudará a insertar ecuaciones
matemáticas o crear ecuaciones propias con la biblioteca de símbolos matemáticos. Dicha
acción se realiza desde el grupo Símbolos de la ficha Insertar.
Puede elegir algunas de las ecuaciones que vienen integradas o insertar una nueva ecuación
partiendo de cero. Si elige esta opción se abre las herramientas de diseño de ecuaciones que
se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras. Asimismo, en el documento aparece el
lugar donde deberá insertar la ecuación.
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Símbolos
La inserción de símbolos puede serle útil para añadirlos a ecuaciones matemáticas o a una lista
de viñetas. Para añadirlos se utiliza el grupo Símbolos de la ficha Insertar.
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Tareas avanzadas con tablas
El cuadro de diálogo Insertar tabla
Acceda al cuadro de diálogo Insertar tabla desde el grupo Tabla de la ficha Inicio.
Por defecto, Word presenta el cuadro de diálogo para crear una tabla de 5 columnas y 2 filas.
Si quiere que estos números cambien cuando lo abra nuevamente introduzca nuevos valores y
active la casilla de verificación Recordar dimensiones para tablas nuevas.
En Autoajuste puede elegir entre las siguientes opciones:
Ancho de columna fijo: El ancho que Word asigna a cada columna de la tabla es igual
al valor que se introduce en este campo dividido por el número de columnas. Cuando
el valor introducido es “Auto” es como si se hubiera elegido la opción Autoajustar a la
ventana.
Autoajustar al contenido: El ancho de las columnas es el mínimo posible y aumenta
conforme vaya escribiendo en la misma.
Autoajustar a la ventana: Todas las columnas de la tabla se distribuyen –con el mismo
ancho- por todo el ancho de la página.
Propiedades de la tabla
Mediante el cuadro de diálogo Propiedades de tabla puede acceder a todas las características
de la tabla. Desde aquí puede ve sus propiedades y realizar las modificaciones que estime
oportunas. Acceda a dicho cuadro de diálogo situándose en cualquier parte de la tabla y haga
clic con el botón derecho del ratón, por último pulse Propiedades de la tabla.
Este cuadro de diálogo tiene cuatro fichas:
1. Tabla: Presenta las propiedades de la tabla. Los cambios que haga afectan a todas las
celdas de la misma.
2. Fila: Propiedades de las filas seleccionadas. Los cambios afectan sólo a las filas que
haya seleccionado.
3. Columnas: Idem que la fila pero referido a las columnas.
Tareas avanzadas con tablas
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4. Cedas: Idem que la ficha fila pero referido a las celdas.
A continuación verá algunas de las propiedades avanzadas.
Márgenes y espaciado en la tabla
Los márgenes de una tabla son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de la
misma. Microsoft Office Word 2007 ofrece varias opciones de márgenes de tabla, por lo que
puede utilizar los predeterminados o bien valores personalizados.
Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de tabla desde el cuadro de diálogo
Propiedades de tabla pulsando en el botón Opciones.
También puede establecer el espaciado entre las celdas de la tabla a través de la opción
Permitir espaciado entre celdas. Pruebe con distintos valores para ese campo y vea el
resultado.
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Márgenes de celda
Los márgenes de una celda son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
celda. Microsoft Office Word 2007 ofrece varias opciones de márgenes de celda, por lo que
puede utilizar los predeterminados o bien especificar otros personalizados.
A este cuadro de diálogo se accede desde la ficha Celda del cuadro de diálogo Propiedades de
tabla.
Ejemplo:
Tareas avanzadas con tablas
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Dirección del texto en una celda
Por defecto, cuando escribe en una celda, Word presenta el texto de izquierda a derecha pero
también le da la opción de cambiar la dirección del texto.
Una vez se haya situado con el ratón en la celda donde quiere variar la dirección del texto,
haga clic con el botón derecho del ratón y elija la opción Dirección del texto. También puede
acceder desde el grupo Alineación de la ficha Presentación, de Herramientas de tabla.
Ejemplo:
Alineación de celdas
Para alinear el texto de una celda no utilice la tecla INTRO ya que Word dispone de botones de
comando que lo hará por usted.
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Estos botones los podrá encontrar en el grupo Alineación de la ficha Presentación, de
Herramientas de tabla, o haciendo clic con el botón derecho del ratón desde la celda que
quiere alinear.
Ejemplo:
Dibujo de tablas complejas
La opción Dibujar tabla del botón Tabla es un lápiz con el que se puede dibujar tablas de
cualquier tipo como si se trazaran sobre el papel. Después de crear una tabla, resulta mucho
más fácil ajustar el ancho de columnas y el alto de flas. Esta herramienta parece más útil que
insertar tabla, pero, si se trata, por ejemplo, de crear una tabla muy grande, que no quepa en
la página o una tabla totalmente simétrica, es mucho más útil insertar tabla.
Otra herramienta útil que complementa a la anterior es Borrador, que borra los errores del
dibujo de la tabla, simplemente pulsando el botón y aplicando el cursor a la zona que
queremos borrar. Se encuentra en la ficha Diseño, de Herramientas de tabla, dentro del grupo
Dibujar bordes.
Tareas avanzadas con tablas
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Nota: Después de crear una tabla con la opción Dibujar tabla, hay que
hacer clic en ella o pulsar ESC para que el cursos deje la forma de lápiz.
Ordenar el contenido de una tabla
Microsoft Office Word 2007 le permite ordenar las columnas de cualquier tabla, dependiendo
del criterio que aplique para ello.
Observa que la figura inferior es un ejemplo de una tabla sencilla creada en Word con el fin de
ordenar sus columnas.
En primer lugar, seleccione la ficha Diseño, y pulse sobre la opción Ordenar del grupo Datos.
Como la tabla tiene primera columna, Word le permite que establezca criterios de búsqueda
en función de los campos Nombre y Edad.
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Pinche Aceptar para ordenar la tabla.
Note en el ejemplo que el programa ordena los campos de su tabla
teniendo en cuenta para ello los valores alojados en la columna (texto,
numérico, fecha)
Repetir el título de una tabla
Cuando se trabaja con una tabla de gran tamaño, se dividirá en varias páginas. Puede realizar
ajustes en la tabla para que los títulos de la tabla aparezcan en cada página.
Los títulos de la tabla repetidos sólo se muestran en la vista Diseño de página o al imprimir el
documento.
1. Seleccione la fila o filas de título. En la selección debe incluirse la primera fila de la
tabla.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Contenido, haga clic en
Repetir filas de título.
Nota: Microsoft Office Word repite automáticamente el título de la
tabla en las páginas resultantes de saltos de página automáticos. Word
no repite el título si inserta un salto de página manual dentro de la
tabla.
Tareas avanzadas con tablas
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Fórmulas
Si se encuentra ante la situación de que necesite realizar operaciones con los datos numéricos
de una tabla, Word le ofrece la posibilidad de incorporar fórmulas.
Las fórmulas realizan una operación aritmética o lógica que previamente habrá definido
tomando unos valores concretos de la tabla, y mostrará el resultado de esta operación en una
celda que haya habilitado para ello.
En consecuencia, antes de aplicar una fórmula, deberá dejar una celda vacía donde incluirla.
Para aplicar una fórmula a su tabla, coloque primero el punto de inserción sobre la celda en la
que desea que Word le muestre el resultado de la operación. A continuación pulse en la ficha
Presentación y seleccione la opción Fórmula dentro del grupo Datos.
Aparece el cuadro de diálogo fórmula, el muestra la fórmula de sumatorio
predeterminadamente.
Puedes dejar esa fórmula o borrarla, a excepción del signo “=”. Para conocer las fórmulas que
Word le ofrece, despliegue el menú Pegar función. Aparecen una serie de operaciones que
puede realizar con los valores de su tabla.
Indicar el rango de las celdas
Para indicar el rango de las celdas, es decir, el intervalo de celdas en el que desea aplicar una
fórmula, se debe añadir “:” (dos puntos) entre el valor de una celda y otro. Cada uno de estos
valores está formado por dos caracteres. El primero de ellos es una letra, y hará referencia a la
columna, y el segundo será un número e indicará el número de fila.
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En consecuencia, la fórmula introducida indica a Microsoft Word que cuente los valores que
existen desde la primera fila de la segunda columna (B1) hasta la cuarta fila de la segunda
columna (B4), ambas inclusive.
Pulse el botón Aceptar para realizar la operación definida en el cuadro de diálogo de Fórmula y
observe que Word ha insertado el valor de la operación realizada (cuatro registros) en la celda
habilitada para ello.
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Formularios
Introducción
Una forma de compartir documentos es elaborando documentos para que unas personas los
completen y lo envíen rellenados a otras. Para ello Word 2007 permite la introducción y uso de
formularios en sus documentos. Puede, en un documento de texto, definir un formulario
incluyendo cajas de texto o cuadros de selección, donde el lector del documento rellenará los
datos que le solicite, de forma parecida a como se rellenan los documentos basados en
plantillas.
Un formulario es un documento estructurado con espacios de texto fijo y espacios reservados
para escribir información, por ejemplo, una solicitud de pensión en la que ha de rellenar los
espacios libres. Para diseñar la parte en la que el usuario debe de introducir datos, Microsoft
Office 2007 proporciona campos especiales de forma variada, que se denominan controles.
Muchas gente, en vez de crear un documento con un formulario, lo que
hace es poner el nombre de los campos y dejar un hueco en blanco,
puntos suspensivos o una línea hecha con guiones bajos para marcar el
espacio que hay que rellenar, pero esto no asegura una homogeneidad
en el formato ya que pueden ser editados y modificados por quienes los
reciben.
Si tiene que enviar, por correo electrónico, algún documento para que los rellenen otros
usuarios, guardarlo con los datos y ser devuelto por algún medio, como correo electrónico,
nada mejor que insertar un formulario en su documento de Word. El documento final
permitirá introducir la información mediante campos de texto, casillas de verificación y
campos de listas desplegables, tal y como se ilustra en la imagen.
Puede partir de una plantilla para agregar controles de contenido y texto con instrucciones en
Microsoft Office Word 2007 y crear fácil y rápidamente un formulario que pueda enviar a otras
personas para que lo rellenen utilizando Office Word 2007 en sus equipos. También puede
Formularios
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crear un formulario a partir de una plantilla de muestra. Hay muchas disponibles en el sitio de
Microsoft Office Online Web.
Nota: Puede imprimir un formulario creado mediante controles de
contenido en Office Word 2007, pero los cuadros que rodean los
controles de contenido no se imprimirán.
Crear un formulario utilizando Microsoft Word puede ser una tarea bastante simple que le
permitirá especificar los campos que requiera y decidir.
La ficha Programador
Para poder agregar los controles de formulario al documento, deberá activar la ficha
Programador en las Opciones de Word, a las que se accede desde el Botón de Office.
Una vez activada, en la cinta le aparecerá una nueva ficha: Programador. Que contiene un
grupo llamado Controles que contiene los diferentes tipos de controles que puede añadir al
formulario (cajas de texto, listas desplegables, etc.) y otros botones más.
Tipos de controles más comunes
Campo de texto: El que más se utiliza en los formularios. Sirve para introducir texto en
una sola línea.
Casilla de verificación: Le permite seleccionar varias opciones dentro de un formulario.
Botón de opción: Le permite elegir sólo una opción dentro de un conjunto predefinido
de opciones.
Texto enriquecido: Inserta un control de contenido de texto enriquecido, al que se le
puede dar un formato determinado (fuente, bordes, etc.) Puede contener varias
líneas.
Texto: Inserta un control de contenido de texto sin formato. Puede contener varias
líneas.
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Cuadro combinado: Le permite seleccionar un valor de una lista u otro distinto de la
misma.
Lista desplegable: Le permite seleccionar un valor de una lista pero no puede
introducir un valor distinto de la misma.
Selector de fecha: Le proporciona un calendario para que pueda introducir un
contenido de fecha.
Galería de bloque de creación: Para insertar un bloque de creación.
Crear un formulario
Cree un formulario desde el grupo Controles de la ficha Programador que acaba de visualizar
bien utilizando controles heredados o controles Active X. Para un mejor diseño de los
formularios es aconsejable utilizar tablas e insertar el texto fijo y los controles en las mismas.
1. Una vez haya hecho el esbozo del formulario, haga clic en Modo Diseño y clic donde
desee insertar el control del formulario.
2. Inserte el control de formulario.
3. Establezca las propiedades del control.
4. Agregue texto con instrucciones al formulario.
5. Proteja partes o todo el formulario.
Establecer las propiedades del control
Cada control tiene unas propiedades que puede establecer o cambiar. Por ejemplo, la lista
desplegable ofrece, al usuario, la posibilidad de elegir un valor de entre una lista de valores.
Para acceder a las propiedades, pulse el botón de comando Propiedades para acceder al
cuadro de diálogo de las propiedades del control.
Propiedades del cuadro de texto
Tiene la posibilidad de indicar el tipo de información a introducir en el campo (texto, numero,
fecha, campo calculado, etc.)
Formularios
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Propiedades de la lista desplegable o cuadro combinado
Utilice el botón Agregar para ir añadiendo los distintos valores de la lista. Con los botones
Modificar y Quitar puede modificar o eliminar uno de los valores de la lista ya añadido.
Ordene la lista con los botones Subir y Bajar.
Utilice el botón Agregar para ir añadiendo los distintos valores de la lista. Con los botones
Modificar y Quitar puede modificar o eliminar uno de los valores de la lista ya añadido. Para
ordenar la lista use los botones Subir y Bajar.
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Propiedades de la casilla de verificación
Tiene la opción de indicar si se le presenta al usuario activada o desactivada.
Propiedades del botón de opción
Al ser un control Active X el cuadro de diálogo de las propiedades es diferente distinto a los
demás controles vistos. La propiedad GroupName es una de las más importantes y sirve para
agrupar botones de opción –en cada uno de los grupos se podrá activar una de las opciones
entre las varias que se presentan.
Por ejemplo, tiene un formulario con dos botones de opción en el que tendrá que elegir si el
solicitante trabaja o no. Cada botón pertenece al grupo Trabajar y sólo uno de ellos será el que
esté marcado. Puede, en el mismo formulario, tener otro grupo de botones de opción para
indicar el sexo del solicitante, etc. La propiedad GroupName sirve para ir agrupando los
diferentes botones de opción en grupos.
Formularios
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Otras propiedades: La propiedad Aligment alinea el botón respecto al
valor de la propiedad Caption –en el ejemplo el Sí está alineado a la
derecha y el No a la izquierda.
Proteger el formulario
Puede proteger partes de un formulario o todo el formulario del documento.
En el primer caso, seleccione los controles en el que desea limitar los cambios y haga clic en el
botón de comando Propiedades del grupo Controles. Por último, active alguna de estas
casillas:
Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que
permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni
de un documento que esté basado en la plantilla.
Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero
no permite modificar su contenido.
Para proteger todo el formulario, debe de aplicar la opción Restringir formato y edición
pulsando el botón Proteger documento del grupo Proteger del a ficha Programador.
Seleccione la opción Rellenando formularios y pulse el botón Sí, aplicar la protección. Puede
indicar una contraseña de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la
protección.
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Combinar correspondencia
Introducción
Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo
electrónico que contiene información personal salarial y sobre retención de impuestos.
Crear cada carta, mensaje de correo electrónico o sobre individualmente llevaría horas. Para
simplificar dicha tarea, cuenta con la función para combinar correspondencia. Al usar la
combinación de correspondencia, todo lo que necesita hacer es crear un documento que
contenga toda la información que es idéntica para todas las copias y agregar algunos
marcadores de posición para la información que es única para cada copia. Word se encarga del
resto.
Cómo funciona
En toda combinación de correspondencia existen tres elementos distintos:
1. El documento principal con el que se inicia la combinación.
2. La información del destinatario, como el nombre y la dirección de cada persona, que
desea combinar con el documento principal.
3. Los documentos terminados, que incluyen la información del documento principal más
la información única da cada destinatario.
Comprender estos elementos le permitirá obtener los resultados esperados y deseados de la
combinación de correspondencia.
Documento principal
El documento principal contiene texto que es idéntico para cada copia y marcadores de
posición con la información única del destinatario. El documento principal puede ser una carta,
un sobre, un correo electrónico o un cupón. Dicho documento contiene:
1. Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto del cuerpo principal de
una carta modelo. Sólo tiene que escribir el texto una vez, con independencia de la
cantidad de veces que desee imprimir las cartas.
Combinar correspondencia
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2. Marcadores de posición con la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una
carta modelo, el bloque de direcciones y el nombre de saludo serán únicos en cada
copia.
Información del destinatario
En una combinación de correspondencia, la información del destinatario, que es única para
cada copia de la combinación, reemplaza los marcadores de posición que se han agregado al
documento principal.
La información del destinatario debe incluir: Direcciones en sobres o etiquetas, nombres en la
línea de saludo de la carta modelo, importe del salario en mensajes de correo electrónico que
ha enviado a sus empleados, notas personales acerca de los productos preferidos en postales
enviadas por correo a sus principales clientes o números en cupones canjeables.
Debe mantener la información del cliente en un archivo de origen de datos. Archivo de origen
de datos es un término amplio que incluye una categoría completa de archivos con los que
trabaja muy a menudo. Por ejemplo, su lista de contactos de Microsoft Office Outlook es un
origen de datos. Entre otros ejemplos se encuentra una tabla de Word, una hoja de cálculo de
Excel, una base de datos de Access o, incluso, un archivo de texto.
En general, la información del destinatario se coloca en columnas y filas, tal como se muestra
en la tabla de la imagen. El archivo de origen de datos debe estar estructurado de forma tal
que sea posible vincular la información específica con los marcadores de posición en el
documento principal.
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Conjunto terminado de documento
El conjunto de documentos terminados de una combinación de correspondencia son las cartas
únicas que se han impreso y enviado electrónicamente.
Cuando finaliza una combinación de correspondencia, tendrá:
El conjunto de documentos individuales terminados, que podrá imprimir (por ejemplo,
cartas, etiquetas, sobres o cupones) o que podrá enviar electrónicamente durante el
proceso de combinación (por ejemplo, a través de mensajes de correo electrónico).
El documento principal. Es el documento que se usa como punto de partida, el cual
permanece como un documento separado. Este documento no se guardará
automáticamente después de la combinación. Debe guardarlo ya que Word recordará
la lista de destinatarios a la cual lo conectó y cuando lo abra nuevamente podrá
realizar una nueva combinación de correspondencia rápidamente.
Nota: Opcionalmente, si está creando cartas, sobres o etiquetas,
también puede generar un "documento completo" que contenga todos
los documentos combinados en un único archivo. Obtendrá más
información sobre este tema al final de la última lección.
Combinar correspondencia
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Configurar la lista de destinatarios
Las columnas y las filas de la lista de destinatarios y los marcadores de posición que agrega al
documento facilitan la combinación de correspondencia. Ya conoce los elementos básicos de
una combinación de correspondencia. A continuación aprenderá a configurar su documento
principal y a conectarlo a la lista de destinatarios.
La lista de destinatarios, junto con los marcadores de posición que ha agregado a su
documento o sobre de Word, son la parte esencial de la combinación de correspondencia.
Funcionan conjuntamente para colocar la información única en las copias finales combinadas
de forma individual. Después de comprender estos dos componentes clave y cómo se
relacionan, podrá configurar y realizar combinaciones de correspondencia de forma correcta.
Más información acerca de la lista de destinatarios
Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo que organiza la información de los
destinatarios en columnas y filas. Puede crearla con diferentes programas, como Excel, Access
o Outlook.
1. Las columnas de la lista representan una categoría o tipo de información. Cada
columna está definida mediante un encabezado de columna. Por ejemplo, en una lista
de clientes podría tener columnas para Nombre, Apellido y Dirección.
2. Cada fila de la lista representa la información completa de un destinatario. En la lista
de clientes, por ejemplo, una fila contiene toda la información acerca del cliente: su
nombre, dirección, etc.
Dichas columnas y filas le permiten colocar la información única de los destinatarios en otros
documentos durante la combinación de correspondencia.
Desde el documento principal, debe conectarse a la lista y luego podrá agregar cualquier
encabezado de columna como marcador de posición en el documento principal. (Oficialmente,
estos marcadores de posición se denominan campos. Más adelante podrá obtener más
información sobre campos).
Cuando finaliza la combinación de correspondencia, obtendrá un documento terminado para
cada persona que contiene la información de las entradas de una fila de la lista de
destinatarios.
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Procedencia de la lista de destinatarios
En muchos casos, la lista de destinatarios que desea usar ya existe. Por ejemplo, posiblemente
desee obtener acceso a un archivo con una lista de:
Nombres, direcciones, etc. de clientes o contactos.
Los productos o servicios que ofrece su compañía.
Información acerca de sus empleados.
Si la lista ya existe, puede conectarse a ella durante la combinación de correspondencia (podrá
realizarlo durante la sesión de práctica en la próxima lección). No se preocupe si todavía no
tiene una lista. El proceso de combinación de correspondencia incluye un paso en el cual
puede crear una lista de destinatarios desde cero. Podrá obtener más información sobre este
tema en la próxima lección.
Podrá modificar los datos de la lista de destinatarios en cualquier momento si abre el cuadro
de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia durante la combinación o si
abre el archivo de origen de datos directamente.
Los campos de combinación
Los campos de combinación están marcados mediante comillas angulares (<< >>). Después de
conectarse a la lista de destinatarios, puede indicar la información que desea incluir en la
combinación de correspondencia usando los campos.
Un campo es un conjunto de códigos que indica a Word que inserte información en un
documento de forma automática. Informalmente, se puede pensar que los campos son
marcadores de posición.
En un envío masivo de correo, los campos usados se llaman campos de combinación y son los
marcadores de posición de la información única que se obtiene directamente de la lista de
destinatarios. Por ejemplo, en la ilustración, se han agregado campos de combinación para la
información almacenada en las columnas Dirección y Nombre de una lista de destinatarios.
Ejemplo de combinación de correspondencia
Al final de esta lección habrá aprendido otra forma de combinar correspondencia. Luego podrá
practicar cómo realizar una combinación de correspondencia usando la lista de destinatarios
que ha revisado durante la sesión de práctica en la lección anterior.
Combinar correspondencia
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Abrir el asistente de combinación de correspondencia
Para realizar una combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de
correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia.
El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Podrá mover el
panel de tareas (sin acoplar) haciendo clic en la barra de título y arrastrándolo a una nueva
ubicación. También puede cambiar el tamaño del panel arrastrando el controlador de tamaño
en los laterales del panel de tareas.
Para usar la combinación de correspondencia, siga las indicaciones y luego haga clic en
Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita
volver a un paso previo).
En el Paso 1, el Asistente se inicia con una pregunta. Desea conocer el tipo de documento en el
que desea combinar la información.
Configurar el documento principal
El segundo paso del Asistente consiste en configurar el documento inicial. Puede enviar una
carta de correo directo, un mensaje de correo electrónico o quizás desea comenzar con los
sobres y etiquetas. También puede crear un directorio para almacenar listas de datos, como
nombres y direcciones de cliente, información de productos y datos de contacto del personal.
Las opciones del Asistente varían de acuerdo con el tipo de documento que seleccionó en el
primer paso. Como se han seleccionado cartas, las opciones son:
Utilizar el documento actual: Esta opción permite crear el documento principal en el
documento que hay abierto.
Empezar a partir de una plantilla: Si se quiere crear el documento principal a partir de
una determinada plantilla.
Empezar a partir de un documento existente: Si anteriormente ha guardado un
documento que desea usar para la combinación de correspondencia, pero su pantalla
muestra otro documento, seleccione esta opción.
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Conectarse a la lista de destinatarios
En el Paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea usar en sus documentos.
Tiene tres opciones:
Utilizar una lista existente: Si ya tiene una lista de destinatarios que contiene la
información que desea combinar, seleccione esta opción. Luego haga clic en Examinar
en el Asistente para ubicar y abrir el archivo.
Seleccionar de los contactos de Outlook: Si desea usar su lista de contactos de
Outlook como su lista de destinatarios, seleccione esta opción. Luego haga clic en
Elegir la carpeta de contactos para buscar y abrir la lista de contactos correcta.
Escribir una lista nueva: Si no tiene una lista de destinatarios adecuada y desea crear
una, seleccione esta opción. La lista nueva se guardará como un archivo de base de
datos para envío de correspondencia (.mdb) en la carpeta Mis archivos de origen de
datos de la carpeta Documentos o de Mis documentos. Podrá volver a usar el archivo
para otras combinaciones de correspondencia.
Elegir los destinatarios
Después de conectarse a la lista de destinatarios, elija los destinatarios que desea incluir en el
envío de correo. Por ejemplo, puede enviar una carta modelo únicamente a los clientes de su
lista con un determinado código postal.
Al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios, aparece el cuadro de diálogo
Destinatarios de combinar correspondencia:
Combinar correspondencia
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1. Todos los destinatarios tienen una marca de verificación junto a su nombre y están
incluidos en el envío de correo de forma predeterminada. Puede eliminar la marca de
verificación de cada destinatario o eliminar todos los destinatarios si desactiva la
casilla en el encabezado de la columna y luego activa la casilla junto al nombre de la
persona que desea incluir en su envío de correo.
2. Puede restringir la lista de destinatarios; para ello, haga clic en Ordenar… y elija el
nombre de la columna que desea ver y ordenar (de forma ascendente o descendente);
o haga clic en Filtrar… para escribir los campos y valores de los destinatarios que desea
ver. También puede hacer clic en Buscar duplicados… para ejecutar un informe que
muestra a los destinatarios que podrían estar en su lista más de una vez. O haga clic en
Buscar destinatario… para encontrar a una determinada persona. La función Validar
direcciones… estará disponible si tiene instalado algún programa de validación.
Diseñar el documento principal
En el Paso 4, se diseña el documento principal. Diseñar el documento principal implica colocar
el contenido en el documento. El contenido se compone de:
Información que es idéntica para todas las copias de la combinación.
Marcadores de posición (campos) para la información del destinatario en cada copia
de la combinación.
En el caso de una carta, la información que no cambia en cada copia de la combinación es, por
ejemplo, la dirección del remitente. Los marcadores de posición son los datos de cada
destinatario (nombre y apellidos, DNI y dirección).
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Para agregar un marcador de posición sitúese, dentro de documento, donde quiere añadirlo,
haga clic en Más elementos… y elija el campo que quiere insertar en el documento principal.
Vista previa de las cartas
En el Paso 5 podrá revisar la combinación antes de completarla. En el paso de la vista previa,
puede agregar o eliminar campos, limitar la cantidad de destinatarios y especificar
información.
Después de agregar todo el contenido y los campos al documento principal, puede realizar una
vista previa de cómo se verán los documentos combinados. Al hacer clic en Siguiente en la
parte inferior del Asistente para ir al Paso 5, aparecerá automáticamente el primer documento
de la combinación. En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, tiene
varias alternativas:
Si el documento no se ve correctamente, haga clic en Anterior en la parte inferior del
Asistente. Al volver al paso anterior, puede agregar, eliminar o hacer coincidir los
campos, o realizar otras correcciones de tal modo que la información se muestre
correctamente.
Si el documento es correcto, haga clic en el botón de doble flecha derecha en la
parte superior del Asistente para ver otros documentos de la combinación.
Combinar correspondencia
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Si desea ver el documento combinado para un determinado destinatario, haga clic en Buscar
destinatario para buscar a dicha persona. A medida que avanza por los documentos, puede
excluir a cualquier persona de la combinación haciendo clic en Excluir al destinatario -de este
modo excluirá al destinatario del resultado final de la combinación únicamente, no lo eliminará
de la lista de destinatarios.
Si observa que la combinación incluye a algunos destinatarios que no desea, haga clic en Editar
lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Tal como se describió anteriormente, puede usar este cuadro de diálogo
para restringir la lista de destinatarios.
Completar la combinación
En el Paso 6 se completa la combinación. Si la vista previa de los documentos combinados es
correcta, podrá imprimir el resultado final. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de
diálogo Combinar al imprimir.
¿Cambió de opinión en el último momento?
Si aún desea revisar los resultados, o si desea personalizar los sobres seleccionados, haga clic
en Editar cartas individuales en el Asistente.
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117
De esta forma, creará una combinación completa por separado que contiene todos los sobres
en un documento de Word. Después de revisar o modificar los sobres en este documento
completo, podrá imprimirlos inmediatamente.
O, simplemente guarde el documento e imprima los sobres en otro momento. Si desea
conservar los cambios realizados a cada sobre, asegúrese de guardar este documento. Este
documento completo está separado del documento principal y tendrá un tamaño más grande.
Cancelar o reanudar una combinación de correspondencia
Siempre puede cancelar la combinación de correspondencia antes de finalizar el proceso. Para
ello, cierre el documento y elija no guardar los cambios. El documento se eliminará junto con
la conexión a la lista de destinatarios.
Sin embargo, si desea dejar de trabajar en la combinación y retomarla un rato más tarde,
guarde el documento principal. Al guardar el documento principal, conservará la conexión con
la lista de destinatarios y con los campos agregados al documento. Cuando abra el documento
nuevamente, Word le preguntará si desea conservar la conexión con la lista de destinatarios.
Haga clic en Sí para reanudar la combinación.
Combinación de correspondencia usando la Cinta de
opciones
¿Advirtió que los comandos en la ficha Correspondencia están disponibles a medida que
avanza en el Asistente?
Puede usar la Cinta para realizar de forma sencilla una combinación de correspondencia. El
proceso es muy similar a los pasos indicados en el Asistente. Con la Cinta, podrá acceder a más
funciones, como la comprobación automática, que busca errores antes de finalizar la
combinación. También se encuentran disponibles elementos avanzados, como el uso de
campos para realizar acciones o cálculos dentro del documento principal.
Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro
grupos:
1. Iniciar combinación de correspondencia: Éste es el punto de partida en el cual elegirá
el tipo de documento y luego seleccionará, creará o editará la lista de destinatarios.
2. Escribir e insertar campos: Aquí podrá insertar campos de combinación, combinar sus
campos y usar las Reglas para realizar distintas acciones en sus documentos.
3. Vista previa de resultados: Además de ver los documentos combinados individuales,
podrá usar una función automática de control de errores.
Combinar correspondencia
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4. Finalizar: Complete la combinación y combine sus documentos individuales en un
documento completo, imprímalos o envíelos por correo electrónico.
Combinación de correspondencia para acuses de
recibo
En la Dirección Provincial puede encontrar dos tipos de acuses de recibo en función de sus
dimensiones y que a continuación se indican.
ALTO en cm. Alto en pulgadas Nº acuses
Alimentación manual 30,48 12 3
Bandeja A4 29,7 11,69 3
Los de alimentación manual se pueden utilizar tanto en impresoras matriciales con láser, los de
tamaño A4 sólo en impresoras láser. Vamos a ver cómo crear etiquetas para cada uno de ellos
y utilizarlas en la combinación de correspondencia.
Crear etiquetas para los acuses de recibo
Una vez haya elegido la opción Etiquetas en el Paso 1 deberá –en el Paso 2- debe de hacer clic
en Opciones de etiqueta del Paso 2 para diseñar un tamaño a la etiqueta en la que se
imprimirán los acuses de recibo. Siga estos pasos:
En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas pulse el botón Nueva etiqueta.
Dele un nombre y diséñela con los valores que se indican en la figura, en función del
tipo de acuse.
Alim
en
taci
ón
man
ual
Ban
de
ja A
4
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Explicación de los valores de la etiqueta Acuses de recibo
Alto de etiqueta: La altura de cada uno de los acuses de recibo.
Ancho de etiqueta: El ancho del acuse de recibo.
Número horizontal: Número de etiquetas que se van a imprimir en horizontal.
Número vertical: Número de etiquetas que se van a imprimir en vertical.
Tamaño de la página: El de por defecto cuando se crea la etiqueta –Personalizado.
Ancho de página: Su valor es igual al ancho de la etiqueta multiplicado por el número
horizontal.
Alto de página: Igual al alto de etiqueta multiplicado por el número vertical.
Nota: Para visualizar los datos en pulgadas vaya a Opciones de Word
Avanzadas Mostrar
Ejemplo para acuses de alimentación manual
Una vez iniciado el asistenta para combinación de correspondencia y elegido la etiqueta como
tipo de documento, creamos la etiqueta “Hojas de acuse” con los siguientes valores:
Combinar correspondencia
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Pulse aceptar cuando Microsoft Word 2007 presente el siguiente mensajes:
Vaya al paso siguiente pulsando “Seleccione los destinatarios”.
Ahora, tiene que elegir el origen de los datos que hay que fusionar con el documento de Word
2007. Pulse “Examinar” y elija la base de datos o la hoja de Excel en el que tiene los datos y
pulse Aceptar.
El siguiente paso es el diseño de etiquetas, en donde tendrá que ingresar los campos del
origen de datos. Pulse en “Diseñe etiquetas” y comience su diseño haciendo clic en “Mas
elementos…”
Nota: deberá de introducir los campos en cada uno de los registros que contiene la página (en
nuestro caso tres, como puede apreciar por la frase que aparece dos veces: <<próximo
registro>>). Para ello, elija el campo y pulse el botón aceptar.
Nota: Para los otros acuses, el procedimiento es el mismo salvo que la creación de la etiqueta
será con otros valores.
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Crear listados mediante la combinación de
correspondencia
Desde Recursos Humanos quieren emitir, mensualmente, un listado que recoja los datos del
NIF, el nombre y apellidos y el sueldo de cada uno de los funcionarios de la Dirección
Provincial. Algo similar a esto:
NIF Nombre y apellidos Sueldo
5652545B MARIA RODRIGUEZ FERNANDEZ 2500,70
70562564C LEOPOLDO RIOS GARCIA 2856,45
4253621D CARMELO BARRIOS DELGADO 2056,54
50256256X RAMONA HERVÁS MORENO 24652,43
Los datos los tienen mecanizados en una hoja de Excel y vamos a ver cómo fusionarlos con un
documento de Microsoft Word para que presente el listado anterior. Los pasos a seguir son
similares a los vistos anteriormente, la diferencia está en que en vez de ser una base de datos
de Access como origen de datos será una hoja de Excel.
Una vez elegido el origen de los datos, el siguiente paso es comenzar a escribir la carta en la
que se debe de indicar que aparezcan en cada página cuatro registros por lo que al final del
campo sueldo se debe de añadir el comando “Próximo registro” para que siga colocando los
registros en la tabla de la misma página y no pasar a la siguiente.
La tabla quedaría así:
Combinar correspondencia
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Al editar los documentos individuales observará que por cada página le salen 4 registros como
se puede observar en la siguiente figura:
Pero hay un problema, no todos los registro en el campo Sueldo, que es numérico, se
presentan correctamente. Para corregir este error hay que especificar el formato del campo de
combinación “Sueldo” en el documento de Word.
Para indicar el formato de un campo de combinación hay que hacer clic con el botón derecho
en el mismo y elegir el botón de comando Editar campo… Aparece el siguiente cuadro de
diálogo:
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El siguiente paso es pulsar el botón “Código de campo” para indicar el formato del mismo,
como a continuación se indica:
Estos pasos hay que realizarlos con cada uno de los campos de combinación “Sueldo” que se
haya añadido al documento de Word. El resultado de esta acción es la siguiente:
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Personalizar Word 2007
Guardar un documento Word como PDF
Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea
fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos jurídicos,
boletines informativos y otros archivos concebidos para ser leídos e impresos principalmente,
son algunos ejemplos de estos casos. Microsoft Office 2007 ofrece un complemento gratuito
para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el complemento para
poder utilizarlo.
Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como PDF o
XPS.
Imprimir un documento en PDF
Ya puede imprimir cualquier documento a PDF, sólo tiene que hacer clic en el botón de Office y
guardar el documento como PDF, como puede observar en la imagen.
Mostrar la ficha Programador
Tras la instalación del paquete Microsoft Office 2007, la ficha Programador no se muestra por
defecto por lo que para hacerla visible debe de ir al cuadro de diálogo Opciones de Word y en
las opción Más frecuentes activar la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones.
Combinar correspondencia
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Personalizar la barra de herramientas de acceso
rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que
contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Puede
agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones.
Puede colocarse en la esquina superior izquierda junto al botón de Microsoft Office o debajo
de la cinta de opciones.
Para moverla de un sitio a otro haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido y elija dónde quiere situarla.
Si hace clic en Más comandos, podrá agregar más botones a la barra de herramientas.
En la figura, se puede observar que se ha añadido la posibilidad de crear directamente tablas
desde dicha barra de herramientas.
Guardar los archivos en formato Word 2003
Por defecto, Microsoft Word 2007 guarda los archivos con su extensión y para que puedan ser
visualizados en los equipos con Word 2003 es necesario tener instalado un plugin. Puede que
le interese, hasta que todos los usuarios usen el Word 2007, guardar los archivos en formato
Word97-2003. Si es así, vaya a Guardar de las opciones de Word e indíqueselo como se refleja
en la imagen.