El almacena­miento ma­nual es partedel pasado.

Cfl'puter N° 196

paz de interpretar la infor­mación que contenían. Seconsiguió reducir de esemodo el tiempo necesariopara procesar 56 millonesde tarjetas a tres años.Tal vez no tengas gran­

des necesidades en cuan­to al tratamiento de la in­formación de tus discos,libros, películas, etcétera.Es más, puede que hastaahora confiaras en tu me­moria, en un documento

La infonnación sinorden no sirve de nada

¿Pord6ndeempiezo?La mayoría de las per­

sonas cuando se planteancrear una base de datos

'" se precipitan. Su primerg. paso suele ser abrir el~ programa que utilizarán~ para crearla, el SGBD~ (Sistema Gestor de Ba­LL ses de Datos), como por

ejemplo Access. A prioripuede parecer un buencomienzo, pero la reali­dad es bien distinta. Locorrecto es plantear eldiseño de la base de da­tos pensando primero enqué información interesaalmacenar y qué se esperaobtener de ella. Pero pa­ra poder dar este paso esfundamental saber cómose estructura una base dedatos relacional y cuálesson sus elementos.

documentación sea útil de­bes tener la capacidad derecuperar lo que necesitescon un mínimo esfuerzo,yes ahí donde las bases dedatos te tienden su mano.Además, con lo cotizadoque está el espacio físicohoy día una base de da­tos será un ahorro doble,ahorro de espado porquetodo quedará en un fiche­ro único en tu disco duro(del que no debes olvidarrealizar copias de segu­ridad), y ahorro de tiem­po por la gestión rápiday eficaz que realizan losprogramas actuales.

Bases de datos 90Elementos de lasbases de datos 91Diseñar una base de datos 93Access 2000 de laAa la Z 94Personalización delas barras de herramientas 95

de texto o una tabla deExcel. Siempre es un buenmomento para rectificar yplantearte recurrir a unasencilla base de datos pa­ra facilitar tu tarea de unaforma que hasta ahora nohabías imaginado. Ademásconseguirás realizar opera­ciones que por el método"tradicional" te harían per­der la paciencia.De poco sirve tener

montones de facturas,revistas, películas, do­cumentos y demás sisimplemente te de­dicas a almacenar­los sin ningúnprocedimien-to. Para que la

ese modo con el siguien­te censo. Herman Hollerit,considerado por muchoscomo el primer informá­tico, patentó en 1884 unamáquina que funcionabacon tarjetas perforadas, ca-

202201200199198

90

Respondemosa tus preguntasLasclaves del éxitoAfinael diseño y crea informesRecuperala informaciónIntroducetus datos

196197

Guíadel cursointroduccióna las basesde datosPrimerospasos en Access

por la búsqueda de éstaautomatización.En la segunda mitad del

siglo XIX, Estados Uni­dos se encontraba con unproblema cuanto menoscurioso, la informaciónrecopilada en el censo de1880 tardó en ser procesa­da siete años. Estimaronque conforme al creci­miento de la población, setardaría 10 o 12 años enprocesar la informacióndel censo que se realizaríaen 1890, solapándose de

E l concepto de base dedatos es muy simple, setrata de un conjunto de

información que guardarelaciónes determinadasentre si. Se podría pensarentonces en una agendacomo un modelo de basede datos, y así es, sólo lefalta un ingrediente queviene de la mano de lainformática para ser real­mente "potente": la auto­matización. Es más, el na­cimiento de la informáticaestuvo muy influenciado

Aunque a veces no repares en ello, cada día interactúas con multitud de bases de datos;al ir al banco, cuando haces la compra ... En este curso te enseñamos a crear la tuya paracontrolar la información que quieras y olvidar así las temidas montañas de papel.

Sumarlo

Curso: Bases de datos, ,. parteProgramación

91

RelacionesTener varias tablas está

muy bien, pero ... ¿cómose "entiende" el ordenadorcon todas ellas?Si se han "descompues-

to" las fichas del videocluben varias tablas aisladas,relacionar unas con otraspuede parecer complica-do. El secreto está en quelas tablas que se vayana relacionar tendrán uncampo común que permi-tirá establecer el vínculo.Para empezar a alquilarpelículas hace falta una ...

Num_alquiler IFecha_out I Fecha_in I Cod_Pel ICod_cliente I Memo

325 09/03/2006 11/03/2006 B1450 32456

326 09/03/2006 11/03/2006 B0153 22432

327 09/03/2006 12/03/2006 B0012 23455 2° Retraso

328 12/03/2006 13/03/2006 B1450 15 63

t ~~~ lIIIi

Películas ClientesCod_cliente I Nombre I Apellido

Cod_Pel I Titulo I Ano23455 Osear Calvo

Ir80012 El dia de la bestia 199522432 Daniel AraI

80153 Carmen 2002 15263 Melisa GalianoB1450 El hombre bicentenario 1999

32456 Jose Angel Arroyo80245 Piratas del Caribe 2003

32457 Benigno Arroyo

relativa a cada una de losDVDso cintas VHSdispo­nibles para alquilar. ¿Quépasa cuando de un mismotítulo tienes más de unacopia? ¿Tendrás dos filasiguales en la tabla?En las bases de datos re­

lacionales no pueden exis­tir dos filas con la mismainformación, y para evi­tarlo, entre los campos decada tabla, debe existir almenos una clave. La con­dición que cumplirá latabla, desde el momentoque se designe un campocomo clave, será que dosregistros no podrán tenernunca la misma informa­ción en el atributo elegi­do como clave. La clavepuede usarse por ejemplopara rotular con un códigocada una de las películasdel videoclub. ¡Aunqueparezca que hay muchaspelículas iguales, cadauna es única!

Ahora imagina cómo se­ría la tabla de películas.Contendría información

Claves

Registroso tuplasUna vez tenemos un

nombre para la tabla (eltema del que trata) y va­rias columnas (los atribu­tos del tema elegidos), latabla debería empezar acrecer hacia abajo, es de­cir, a ganar filas. Cada filaes un registro, y contieneinformación sobre unamisma entrada, por ejem­plo, sobre un socio. De esamanera la tabla de sociostendrá tantas filas comosocios tenga el videocluby columnas como datos sealmacenen de cada socio.

información relativa a untema concreto. Si volve­mos al videoclub, la fichade papel recogía informa­ción de varias categorías,porque en una sola fichaaparecía toda la informa­ción del socio, informaciónsobre los alquileres y hastalas películas alquiladasCada tabla tiene varios

atributos, es decir, una ta­bla de socios tendrá tantosatributos como diferentesdatos hayamos decididoapuntar. Por ejemplo, DNI,nombre, apellidos, etcé­tera, serían cada uno uncampo distinto. En la tablacada campo dará título auna de las columnas.

De no existir una clave para identificar los campos de maneraunívoca podrían aparecer problemas y duplicidades.

Cod cliente I Nombre I Apellido23455 Osear Calvo22432 Daniel Ara15263 Melisa Galiano32456 JoseAngel Arroyo32457 Benigno Arroyo21498 Laura Martin11534 Lucia Mayor11832 Miguel Lozano12531 Laura Martin ¡"27354 Roberto Bosch

CSputer N°196

Lasbases de datos relacionales, como Access, organizan la información en varias tablas que,correctamente relacionadas entre sí, permiten trabajar fácilmente sin tener que duplicar datos.

CamposLas bases de datos rela­

cionales están compuestaspor varias tablas, cada unade las cuales almacena la

TablasSi hay algo que tienen en

común todas las bases dedatos, es que la informa­ción que contienen se al­macena en forma de tabla.Podrías plantearte entoncessi puedes usar una tabla deExcel para llevar el controlde tu colección de pelícu­las, libros o lo que tú quie­ras. Larespuesta podría sersí, pero al igual que en elejemplo del videoclub, sideseas saber ciertas cosasun poquito más "comple­jas" de la información al­macenada te encontraríascon problemas.

En función de cómo sealmacene la informaciónexisten varios tipos debases de datos: jerárqui­cas, de red, relacionalesy orientadas a objetos. Detodas ellas las más usa­das actualmente son lasrelacionales. Esto se debea su facilidad para tratar"problemas" reales y a sucapacidad de trabajar condatos que son modificadosde manera constante.

Alquileres

si el número de socios espequeño, siempre podríasrevisar ficha a ficha. Peroporqué perder tiempo sitienes a tu alcance soluciónsencilla, rápida y con posi­bilidades casi ilimitadas.El video club es sólo

I un ejemplo, seguramentepodrías sacar mucho máspartido a información quemanejes habitualmente.

res.Ahora imagínate todaslasfichas en un archivadorordenadoalfabéticamentey"alquila"mentalmente unascuantaspelículas.Hasta aquí todo bien,

pero si te pido que medigas qué socios tienenalquilada alguna pelícu­la todo se complica ¿Ver­dad?Para llevar el controltendrías que separar en

Todala información introducida en una base de datos quedaalmacenada en tablas que organizan los datos por temas.

<:00__ " 1 Nombre I ApeIIldo

230M Osear CaIYo

22<132 00nieI No152&3 -- -32458 ......... """'"32457 BenIgno """'"334...

otro archivador las fichasde todos los socios quetengan alguna película.Ahora tiene mejor aspec­to, pero ... ¿puedes saberrápidamente qué películasestán alquiladas y cuándolas devolverán? Si el ordende las fichas se realiza enfunción de los socios, esdifícil obtener datos sobreel estado de las películas.Loque en principio pare­

cía algo muy sencillo se es­tá empezando a complicaraunque, puedes pensar que

Si nos olvidamos unmomento de las bases dedatos y pensamos en siste­mas más tradicionales, unvideoclub podría llevar elcontrol de sus socios enfichas de papel. En una fi­cha estarían apuntados to­dos los datos de un socio,DNI,nombre, apellidos, di­rección teléfono ... Ademáses posible que también enla propia ficha estuvieranapuntadas las películas queel socio hubiera alquiladoy las fechas de los alquile-

Curso:Bases de datos, ,. parte Programación

• Formularios: Son ventanasque permiten trabajar demanera cómoda sobre elcontenido de varias tablassimultáneamente.

I • Informes: Permiten impri­mir el conjunto de datos queinterese sobre papel.

• Consultas: Sonoperacionesque aplicadas sobre las ta­blas permiten extraer infor­mación concreta.

• Integridad referencial: Esla condición que impide queexistan incoherencias entrelas tablas relacionadas.

ten trabajar con los datos detodas ellas como si estuvie­ran en una sola tabla.

• Relaciones: Son los víncu­los establecidos entre lasdiferentes tablas que permi-

• Claves: Es un campo cuyocontenido no puede estárduplicado en la misma tablay permite identificar a cadaregistro de manera unívoca.

• Registros: Cada una de lasfilas de la tabla que agrupatoda la información de unmismo elemento.

• Campos: Son cada una delas columnas de una tabla.Cada campo almacena undato en concreto.

• Tablas: Estructuras encar­gadas de alojar la informa­ción de la base de datos.

En tfJIII/!fIIeD

InformesGracias a los informes se

puede obtener la informa­ción deseada impresa enpapel. De esa forma, pue­de ser muy sencillo sacarun listado con las películasque no han sido alquiladasúltimamente, para compro­bar si realmente los títuloslistados siguen estandoen las estanterías del vi­deoclub o han desapare­cido "misteriosamente".

Mediante el uso de consultas se puede extraer informaciónconcreta aunque la misma provenga de varias tablas.

Nombre I Apellido I TIIulo I Fecha inJase Angel Arroyo El hombre bicentenario 11/0312006

Daniel Ara Carmen 11/0312006

Osear Calvo El dla de la bestia 1210312006

incluso podría empezar aechar de menos el antiguofichero manual...Para resolver esta situa­

ción, las bases de datospueden poner las cosasmás fácil al usuario me­diante la utilización deformularios. Su objetivo espresentar la informaciónde una forma mucho mássencilla, y facilitar la intro­ducción de datos medianteuna interfaz adecuada.

Nom_ltkIuiler Fec:ha_OIJI Fec:::M_1n Cod_PeI

Cod__

Memo325 0!W3I2OO6 111OSI2OO6 81450 32'"

"'" 0!W3I2OO6 11/0312006 80153 22'32327 09lO3l2OO6 1210312006 80012 23<ss ........32. 12/0312006 1:w312OO6 81450 15263

I ICod__

....... -23<55 """" """" Cod_PtIII TIW~ ""22432 00nI0I No Il0012 El di. o.NIbeItiII ""''''' - a.- BOI53 0._ 200232... .......... """'" .'450 ElhonDe~ ''''32451 - """'" 802.. PlrlMldelCd:le 2003

ctputer N°196

A través de los informes se generan listados impresos con la información que se necesite de labase de datos, como inventarios, listas de distribuidores, clientes, etcétera

FormulariosLa persona encargada

de los alquileres en el vi­deoclub no tiene porquésaber cómo está estructu­rada la base de datos parapoder trabajar con ella. Sirealizar un simple alqui­ler supone tener que abrirvarias tablas y realizarcomplejas operaciones,

el sistema de fichas, habríaque revisarlas, una a una,tarea cuanto menos un po­co pesada. Las consultas tepermiten recuperar sólo la

Iinformación que se espe­cifique. Funcionan a tra­vés del análisis realizadoa las tablas atendiendo acondiciones que se espe­cifiquen. Dependiendo delos resultados que se quie­ran obtener, existen variostipos de consulta.El ejemplo anterior se

resolvería mediante unaconsulta de selección, lacual permite recuperar losdatos deseados de variastablas según los criteriosque se especifiquen. Porotro lado están las consul­ta de acción que, como sunombre indica, no se limi­tan a mostrar la informa­ción, sino que son capacesde crear nuevas tablas omodificar el contenido delas existentes. Su utilidades muy variada, por ejem­plo se podría utilizar unaconsulta de acción paraborrar de la base de datostodos los clientes que nohayan alquilado ningunapelícula desde hace másde dos años. Tarea quepuede realizarse en pocosminutos y que realizada amano sobre un archivadorexigiría grandes dosis depaciencia y tiempo.

ConsultasLlega el momento de

cerrar el videoclub e inte­resaría saber si los sociosque debían hacerlo handevuelto las películas. Con

¿Qué pasaría si la base dedatos permitiese alquilar

I una película a un socioque no está registrado co­mo tal?Mal negocio ... Si elordenador revisa que losdatos a los que hace alu­sión una relación existencorrectamente en ambastablas, no se produciránproblemas como éste y noaparecerán incoherencias.

..

jar con ambas tablas comosi de sólo una se tratara.Existen tres tipos de

relaciones, en el ejemploanterior la relación es deltipo de "uno a varios" (1:n), que son las más co­munes. Esto quiere decirque en la tabla de sociossólo puede existir una vezel código que identifica alsocio (no olvides que es laclavede la tabla), mientrasque en la tabla alquileresel código de socio se po­drá repetir muchas veces,tantas como veces alquilecualquier película.También hay relaciones

del tipo'''uno a uno" (1:1),

Gracias al aspecto "amigable" que pueden adoptar los formu­larios es mucho más cómodo trabajar con una base de datos.

• Nombre Id de cliente I (Autonumérico)Apellidos Compo!!lñl.e¡ IOrección fect N' de teléfono I

NI de fax ICódigo postalCiudadEstado/ProvinciaPala

Id<le"'" ele .... fed>;oele fedJ;o Ilol'_1 eIe",,- p_. toblH Im_ óeIIid

• •Órdenes de trabajo__ I Eagos ... I ~i$ta previa de Iectwe.. I

~Iro: t<j_J¡----i" IHI lde'

IntegridadreferencialSi el gestor de la base de

datos no impone ciertasrestricciones, la informa­ción almacenada podríaacabar siendo inservible.

en las que en ambas tablassólo puede aparecer unavez el valor del campo re­lacionado. Por último, lasrelaciones del tipo "mu­chos a muchos" (n:n) po­drían considerarse comodos relaciones de "uno avarios" cruzadas en unatabla adicional.

tabla que almacene lasfecha de entrada y sali­da de cada título. En laficha originalmente todose apuntaba en la misma"tabla", pero aquí sería ungran error. Para qué volvera escribir los datos de lossocios y las películas si yalos tienes. La tabla de al­quileres tendrá un campoque contendrá la clave queidentifique unívocamentea cada socio, el cual estaráa su vez "repetido" en latabla de socios. Entre di­chos campos se establece­rá una relación con la queel ordenador podrá traba-

Curso:Basesde datos, ,aparteProgramación

En cada tabla debe existir un campo que sirva para hacer a cadaregistro único. De no existir ninguno válido habrá que crearlo. ....

Gtputer N°196

Establecerlas clavesCon las tablas ya plan­

teadas, con todos suscampos, llega el momentode definir una clave paracada una. Tiene que serun dato que siempre estécumplimentado en todoslos registros y que no serepita nunca en toda la ta­bla. Muchas veces la elec­ción es complicada porqueen ocasiones ninguno delos atributos que incluyela tabla son "únicos". Lacalidad de diseño en unabase de datos no se debe"relajar" en función del

I número de registros que

Eligiendolos atributosCada vez que dejes a

alguien una película es­tarás realizando una ac­ción que tendrá una seriede información adicional(atributos). Los atributosmás importantes seránel momento en el que seproduce el préstamo y lafecha de la devolución,aunque se pueden añadirotros, que irán en funciónde la información se quie­ra obtener posteriormentede la base de datos.

Relacionarlas tablasPor último queda definir

las relaciones mediantelas cuales Access podrátrabajar con las tres tablascomo si se tratara de unasola. La tabla préstamosincluirá dos campos cuyocontenido hará referenciaa las otras dos tablas. Encada registro de préstamosse hará referencia a un re­gistro que será único en latabla amigos y a otro de latabla películas (ya que elregistro hace referencia alcampo clave de estas dostablas). Por lo tanto ambasrelaciones serán de uno avarios, ya que mientras enlas tablas amigos y pelícu­las un registro no se podrárepetir, en la tabla présta­mos sí lo podrá hacer.

puede ser Access quiengenere automáticamente elcontenido de este campo alcrear cada registro.

• • •'W'

se prevea tener. Es decir,partir de diseños en losque se usan nombre yapellidos como clave es ungran error, porque aunquees poco probable en unabase de datos de carácterpersonal tener dos perso­nas con mismo nombre yapellidos, sí es posible.Así que conviene olvidarla probabilidad y centrar­se en la posibilidad porremota que sea.Enel caso de una base de

datos con información per­sonal se puede usar el DNIo un documento similar co­mo clave. Como resultaría"chocante" tener que pedirel DNI a cada uno de tusamigos, puedes crear uncampo adicional con unareferencia numérica únicaque, aunque a ti no te apor­te ninguna informaciónútil, sirva para el funcio­namiento eficaz de la basede datos. Incluso, como esun dato que no te interesaintroducir manualmente,

Los atributos para lastablas amigos y películaspueden ser muy numero­sos. Quedará a la elecciónde quien diseñe la base dedatos incluir o no diversoscampos. Por ejemplo, pa­ra alguien puede ser muyinteresante saber quién esel director de cada título,mientras que otra personapuede encontrar útil cono­cer la duración del "film".La inclusión de unos datosu otros en las tablas es loque marcará limitaciones ala hora de realizar consul­tas sobre la base de datos.Por ejemplo, si no has in­cluido un campo con la du­ración del video, no podrásencontrar rápidamente unapelícula que puedas ver enel tiempo que te queda an­tes acudir a una cita. Paraver qué atributos se usaránen el ejemplo puedes con­sultar el esquema de estamisma página.

Para determinar elnúmero de tablasque formará labase de datos hayque tener en cuen­ta qué se quierealmacenar. Si seguardarán variosdatos de un mismoelemento (Pelícu­las, Amigos, et­cétera) habrá quecrear una tablapara cada uno.

correcta. Si analizas la si­tuación encontrarás unatercera entidad que pue­de formar una tabla en símisma: los préstamos.

Lo primero es decidirque datos interesa alma­cenar. A primera vista lomás importante será tenerinformación sobre las pe­lículas,y como en si, todala información de las mis­masestará relacionada, sepuede empezar a intuirque la base de datos ten­drá una tabla específica

¿Cuántas taIJlas1

hemos usado de ejemplo~ base de datos de unvideoclub. Si tienes casitantas películas como al­gunos videoclubes y hastahas perdido la cuenta dequé títulos forman tu co­lección, y a quién se losdejas, es el momento decrear una base de datos.

Eneste esquema puedes comprobar cuáles son los campos,tablas y relaciones que formarán la base de datos de ejemplo.

que contendrá todos loscampos que hagan refe­rencia a las mismas.Por otro lado para poder

prestarlas a alguien seríauna pérdida de tiempo in­troducir los datos de esapersona cada vez que sele presta una película, asíque habrá que crear otratabla que almacene todoslos contactos con sus dife­rentes atributos.Ahora la base de datos

ya cuenta con dos tablas:películas y amigos, perocomo estamos hablandode una base relacionalhay que buscar una formade establecer un vínculoentre ambas. Podrías pen­sar en incluir un campode una de las tablas en laotra y establecer directa­mente una relación, peroesta posibilidad no sería

UnejemploconcretoAl hablar sobre los ele­

mentos de una base dedatos relacional habráspodido comprobar cómo

A la hora de diseñar unabase de datos no existeuna "receta mágica" que sepueda aplicar en cualquiersituación. Todo dependeráde cuáles sean tus nece­sidades, que informaciónquieras almacenar y quéquieras obtener de ella. Es­ta etapa del proceso es cru­cial,ya que de un correctodiseño dependerá el eficazfuncionamiento. Aunqueposteriormente se puedenhacercambios en el diseño,podrías encontrar gravesproblemas con los datosque ya hayas insertado.

Curso: Bases de datos, ,. parte

R Barra de estadoAquí puedes observar

diversa información que da laaplicación sobre si misma. En elprimer campo puedes ver en quéestá "centrado" Access en esemomento, te mostrará mensajesinformativos como I'CaloJando ... 1o I~'istaHola de datos l. Enel lado de­recho de la barra puedesverificarel estado en el que se encuentretu teclado, como por ejemplo elbloqueo numérico ~ o el demayúsculas ~.

Contiene todos los elementos dela misma. Para saber más sobreella puedes seguir leyendo en lapágina siguiente.

Ventana de labase de datos

AyudaM Con un click sobre esteicono aparecerá el asistente quete permite buscar la informa­ción que necesites. Si pinchassobre su flecha podrás quitar oagregar botones de la barra deherramientas estándar.

Si pulsas sobre la fle- ry¡TJlcha del icono••_-~~"""'OIooI:I[..Japarecerá la lista de los objetosque puedes crear en Access.

L Relacionesy nuevos objetos

El icono. ~permite abrir una nuevaventana en la que se muestranlas relaciones establecidas en­tre las tablas que formen la ba­se de datos

K PropiedadesPincha sobre este icono

para conocer las propiedades(fecha de creación, etc.) del ob­jeto que tengas seleccionado.

~ CódigoSi conoces Visual Basic,

puedes usar el icono~para abrir un editor que WJte permitirá ver y modificar elcódigo de algunos objetos comoformularios o informes.

AnálisisEste icono pone a tu

disposición tres opciones alhacer clíck sobre su flecha.Iíhlií Analizar tabla I sirve para anali­zar tablas, indicando, si proce­de, formas más eficientes paraalmacenar la información. Cont!P M.bar redrlentol el pro g ra­ma te mostrará recomenda­ciones que te orientarán paraoptimizar la base de datos. ElltRí !lo<:unentadar 1te permite sacar

C¡Yputer N° 196

E Imprimir, vistaprevia y ortografía 1 Deshacer

Con un click sobre el icon~ Puedes deshacer las ac-se enviará a tu impreso- ..§. i ciones que hayas llevado a cabora predeterminada una ~ i con un click sobre éste icono.

Nuevo, abriry guardar

Si haces click sObre~aparecerá una ventana ll.!:::!Ique te permite crear nuevas ba­ses de datos. Al pinchar en~puedes abrir bases de ~datos existentes y con!l ~se guardarán los cam-1!!IJbios realizados.

una copia impresa de la estruc­tura del objeto seleccionado.

CombinarAccess te permite vin­

cular información entre las dis­tintas aplicaciones del paqueteOffice. De esta manera puedes,por ejemplo, insertar en textosescritos en Word informaciónproveniente de una base dedatos. Haz click sobre la flechaque aparece junto al icono paradesplegar el listado con todoslos posible vínculos que se pue­den realizar desde Access,.:!IL ~ombinar con M5W;'d

l' e,ublicarcon M5Word

.'" ~alizar con "'15Excel

F Iconosde edición

Al pinchar en el icono~puedes cortar el elementoque tengas seleccionado, si porel contrario quieres co- [1¡)piar, haz click sobre. =Para pegar el objeto que previa­mente hayas cortado o copiado,pincha sobre el icono~Si haces click sObre~~ ~podrás copiar el formato -41del elemento selecciona-do, es decir, los tipos de carác­ter, tamaño de fuente, etcétera.

copia del elemento que tengasseleccionado. Ten en cuenta quela impresión comenzará sin te­ner que confirmar nada más. Alpinchar sobre el icono~se mostrará una vista ~preliminar del objeto seleccio­nado. Si quieres hacer una revi­sión ort0wáfica haz click [ES]sobre el Icono......__ ...J_IL.";",,J

il.!!J y presionas en el tecladodicha letra podrás manejar lainterfaz con el teclado y movertepor los menús con los cursoresdel teclado '313llJ W.

Barra deherramientas

Los iconos que contiene son real­mente accesos directos a entra­das de los menús que agilizan eltrabajo. En la siguiente página teenseñamos a sacar partido a susposibilidades de configuración.

94

B Barra de menúsProporciona acceso a

todas las funciones del progra­ma. Si haces un solo click sobrecualquiera de sus elementos sedesplegará el menú correspon­diente con las opciones usadasdemaneramás frecuente. Si de­jas el ratón unos ins- .--;-'1tantes sobre el icono. tUse desplegará el menú comple­to. Cadaelemento tiene una letrasubrayada,IArdWo EOOórl verl.Simantienes presionada la tecla

A Barra de títuloMuestra el nomb ~ ..

la aplicación. Si pinchas ,sobre el icono"'--4i'"queapareceen el lado izquierdode la barra aparecerá un menúque te permite realizar las mis­mas acciones que si utilizas loselementos del la- --~""do cerecno........ .....ILii..Li,,;;,.t,II1iII

Para que tu primera toma decontacto con Access sea mássencilla, te contamos, de la A alaZ,cuálesson los elementos desuventanaprincipal.

La pantalla pr~ncipald~Access 2_00_0 _

Crear una tabla en vista Diseño

Crear una tabla utiliz-ando el asis~te

Crear una tabla inb"odudendo datos

D

Programación CursO: Bases de datos, 1aparte

115•

Si en algúnmomentodudasde cuál es la utilidaddealgún icono que tengas sobre las barras de herra-mientas,puedesdejar el cursorsobre D "el mismo para que aparezcauna pe­queñadescripciónaclaratoria.....---1.....:;::;::;;::,:J,;Iíil

5En la tercera pestaña de la ventana depersonalización, I QPC!ones 1, puedes confi­

gurar los comportamientos que tendrán losmenús de la """" _aplicación. ~_.'""'.-._ ... _Para tener una ¡;¡ _. __ .. _ ....... -

descripción -"" .....más detallada o;~Qtlllo'"de la utilidad ,,_ .........dt""".._._de cualquierade las opciones _ ..-, .pincha sobr~ [1]..Cuando el cursor ten- [ft?]ga esta apariencia ••";',------~_¡".;;".Jhaz click sobre el elemento del que desees ob­tener la des- ~~------~--------~

ctputer N°196

ra que aventanaAl pincla pestañpodrástado conacciones que se pueden realizar.

3 Para personalizar una barra de herra­mientas simplemente haz c1ick (sin sol­

tar) sobre el comando que quieras añadir ala lista, el cursor pasará a [i'Ñegnta .., .tener este asp~cto K Cursiva ~entonces podras arrastrarel icono sobre el lugar de la barra ~donde quieras colocarlo~

4 Laposición de las barras en la interfaz dela aplicación también se puede modificar,

para. ello mantén pulsado el botón rJl ~ '> Iizquierdo del raton sobre la zona.U LJ ¡¡¡V.de la barra a mover.El cursor pasará a te­ner este aspecto EE1,y sin soltar arrastra labarra al lugar desea­do, por ejemplo ......-""1o,..;;;"'¿~L.Jl1=~=_.E"!.:~

parezca la ................·,,,.,,""'........~I-I_.Ct11eQ01~ -har sobre - J "''''''''''''

a I~omandosI "" C1tUMi,..,- ~Ab.".ver un lis- Hlljldedltw,- ¡¡, ........l,'enf8nIIyAy¡,.od,a

todas las,_,.._

.n~~II!IbIas ...

Objetosexistentes

En este área puedes ver todoslos elementos existentes de lacategoría que tengas seleccio­nada en el lado izquierdo. Eneste caso aparece únicamenteuna sola tabla, mm Tabla! l.

El texto que las acompaña esbastante descriptivoy siemprete permitirán crear nuevos ob­jetos, estando en la manera dehacerlo la diferencia entre ellos(vista diseño, mediante el asis­tente, etcétera).

CrearEstas opciones cam­

biarán en función del objetoseleccionadoen el lado izquier­do, por ejemplo, si seleccionas.....__ -' sólo aparecerándos opciones.... ------,

GruposEn los grupos puedes

crear accesos directos a los ob­jetos a los que accedas de ma­nera frecuente. Para añadir unacceso a esta categoría, arras­tra a favoritos el elemento de labase de datos que desees.

Q R

ras que ~·~~~~1~~1~1ran pre- _.detJn_ ..:as en la -y.........

~ Bwta demerú:.- weaectedetos

r Con.... de <OdiQode ......,trar u r Cuad"o dt herramentas

rDlsellode""",.1o

a barra rDisollodo __

ás que ¡::=:~:::asilla que IIr Filtraru ordenarnombre" ..JI"'JFormaIDIIOrI!lJlilr1Oo mormel

_ U[ Forn1ato(hoja de datos)

Labarras de herramientas de Access son to­talmente personalizables. Si empleas tan solounos instantes puedes tener a tu disposiciónlos iconos que uses de manera más frecuente.Evitarás así la pérdida de tiempo que suponebuscar cada vez las funciones que más uses.

1Sipinchas sobre la pestaña l!l.arrasCleherrarrdentaslverás un listado con los nombres de dife­

rentes barse encuentconfiguradaplicaciónPara mosocultar unno tienes mmarcar la eprecede almomento en el cualaparecerá la barra seleccionada.

2 Pincha con el botón derecho del ratónsobre cualquier barra de herramientas,

como por ejemplo la barra ,

ObjetosAquí puedes seleccionar

los diferentestipos de elementosque forman la base de datos. Alpinchar sobre cada uno de ellos,cambiará la vista en el lado de­recho, mostrándote los objetosexistentesen cada categoría.

R TIpos de VistaCon los cuatro iconos de

este grupo puedes cambiar eltipo de presentaciónen pantallade los objetos de la ventana in­ferior. Las posibilidadesson:5Jiconos grandes, [3 iconos pe­queños, ffiE lista y!illl detalles.

EliminarEste icono sólo dejaráde

estar sombreado, [Z), cuandotengasseleccionadoalgúnobjetoque puedaser borrado.Al pulsarsobre él te mostrará un mensajepara confirmar la acción.

que quieras. El segundo ele­mento de este grupo Ig DJseño Isirve para acceder al diseño delelemento que quieras editar. Porúltimo el icono f,!i1]Nuevo I permitecrear nuevosobjetos de la cate­goría sobre la que estés situadoen la barra de la izquierda. Porejemplo, si tienes seleccionadoIilll 1" Y pulsas K!i1]f'lyevo I secreará una nueva tabla.

o Barra de títuloEnella aparece el nom­

brede la basede datos a la que

Abrir, diseñoy Nuevo

pinchar sobre el icono!-ijAbrifl se abrirá el elementoque tengas seleccionadode es­ta ventana, aunque esta accióntambién la puedes realizar conun doble click sobre el objeto

corresponden todos los objetosque contiene. A la derecha dela barra puedes ver los icosbotones..... --tr-=¡r.~:;mque en estaocasión actúan sobre la basede datos abierta y no sobre laaplicación en general.

En el momento que abras unabasededatos,aparecerá la ven­tanaen la que se encuentranto­doslos elementosde la misma.

Ventana de la base de datos

Tabla 1

Crear una tabla utilizando el asistente

Crear una tabla introdudendo datos

CufSD: Bases de datos, ,. parle Programación