curso basico sobre organizaciÓn y manejo de archivos nivel tres.ppt

CURSO BASICO SOBRE ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS NIVEL TRES.

AGENDA

•Identificación de fondos acumulados (lunes – 22 Nov. )

•Elaboración diagnostico de fondos acumulados (lunes - 22 Nov. )

•Plan de trabajo integral (martes – 23 Nov. ) •Principios y procesos archivísticos (miércoles – 24 Nov. )

Juan Nicolás Narváez LópezProfesional en Ciencias de la Información y la DocumentaciónEspecialista en Archivística Tarjeta Profesional Nº 996 del Consejo Nacional de Bibliotecología.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

LEY 594 DE 2000. Acuerdo 02 de 2004, 041 de 2002, 027 de 2006, Manual de Organización de F.A.

Acuerdo 02 de 2004“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la

organización de fondos acumulados”

SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICOUna vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas.

TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRALPara la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto.

SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICOUna vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas.

TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRALPara la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto.

El Plan de Trabajo debe contener: •Objetivos •Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico)•Necesidades•Metodología para la organización del fondo acumulado•Actividades a realizar•Personal idóneo requerido •Logística•Costos•Cronograma (actividades, personal, tiempos)•Bibliografía

El Plan de Trabajo debe contener: •Objetivos •Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico)•Necesidades•Metodología para la organización del fondo acumulado•Actividades a realizar•Personal idóneo requerido •Logística•Costos•Cronograma (actividades, personal, tiempos)•Bibliografía

ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL

Fecha inicio Valoración

DiagnosticoRealizado

Volumen

PersonalPersonalMaterialesMaterialesInsumosInsumos

Áreas de Trabajo

Procesos de Limpieza, Organización y Conservación DocumentalProcesos de Limpieza, Organización y Conservación Documental

Cronograma de Trabajo Presupuesto correspondiente

PLAN DE TRABAJOPLAN DE TRABAJO

• Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organización como para la conservación documental. Cada proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en cuenta perfiles de competencias del personal que asumirá las labores.

• Calcular tiempos: tiempos de ejecución de acuerdo con el nivel de organización; determinar etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazos.

• Identificar los materiales necesarios para realmacenamiento e identificación, unidades de conservación adecuados, rótulos, equipos de cómputo y medidas de limpieza y desinfección para los casos que se requiera.

• Dotación de seguridad industrial y salud ocupacional para el personal.

• Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento. • Mobiliario adecuado. • Costos. • Cronograma (actividades, personal, tiempos).


RECURSO HUMANO: EQUIPO DE DIRECCION Y ASESORIA

GERENTE DE PROYECTO O PROFESIONAL EN ARCHIVISTICA

Profesional en ciencias del derecho, administrativas, ingenierías y/o archivísticas que acredite como mínimo cinco (5) años de experiencia en Dirección o Coordinación de Proyectos de Organización de Archivos y aplicación de tablas de retención documental que incluyan labores de digitación de información. La dedicación del Director del proyecto será tiempo parcial.

PROFESIONAL EN SISTEMAS

Ingeniero de sistemas titulado con experiencia en manejo base de datos con un (1) año de experiencia en proyectos de archivo


RECURSO HUMANO: EQUIPO DE DIRECCION Y ASESORIA

TÈCNICO EN GESTIÒN DOCUMENAL

Profesional titulado Gestión Documental, para el desarrollo de los procesos archivísticos, el control de procesos de calidad del trabajo realizado por auxiliares con aptitudes para trabajar en equipo, habilidad en la comunicación y en solución de problemas, capacidad de innovación y creatividad, y que acredite experiencia mínimo de seis (6) meses.

EQUIPO OPERACIONAL

AUXILIAR DE ARCHIVO

Formación académica Bachiller, acreditar experiencia mínimo 6 meses en la ejecución de las actividades técnicas de cotejo, reunificación, preparación física, limpieza, ordenación, foliación, realmacenamiento y rotulación


Elaboración de Tablas de Valoración Documental

Referencia Unidades Metros Lineales

X-100 8 1 ml

X-200 4 1 ml

X-300 3 1 ml

X-400 2 1 ml

X-500 2 1 ml

• Cajas de Archivo

y….. después de unos años……

y se decide la organización…..

PLAN OPERATIVO DE TRABAJO

Proceso Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Metros Lineales 100 ml

Clasificación

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Organización Documental

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Alistamiento

Foliación Acción de numerar hojas.

Digitación y Inventario

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Almacenamiento de documentos

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Proceso Días Folios FísicosFormula de

Días Total Estantería Total Cajas

Clasificación 12 días

100 se divide 9 ml igual 11,111

Organización Cronológica 25 días

100 dividido 4 igual 25

Alistamiento 25 días 100 dividido 4 igual 25

Foliación 23 días1000 folios por 408 numero de cajas igual 408000

408000 dividido 18000 igual a 22,66666

Digitación 3 días

Total Metros Lineales

17 cuerpos cada una de 6 anaqueles por anaquel caben 4 cajas x200

4 cajas por anaquel por 6 que tiene un cuerpo de estantería igual a 24, 24 por 17 cuerpos igual TOTAL 408

Precio por metro lineal De 250000 a 300000 por metro lineal

(Estimado) Por cada 100 metros lineales es de $25.000.000

Ejemplos ¡¡

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CARACTERISTICAS INTERNAS:

TEMA: SERIE:

CONCEPTOS

SUBTEMA: SUBSERIE:

Conceptos Técnicos

1. Primer paso1. Primer paso : Clasificación Documental

Clasifique y agrupe la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS,

INFORMES etcétera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde.

Subserie (subtema) (A. de Comité Interno)

SERIE (Tema) ACTAS

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias..),pueden ser pueden ser eliminados cuando pierdan su eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. respectivo jefe de dependencia.

DOCUMENTOS DE

APOYO

Organización de Archivos de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)2. Segundo paso: 2. Segundo paso: Identificación de “Documentos de Apoyo”

La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

3.Tercer paso3.Tercer paso: Ordenación Documental

Sistemas de OrdenaciónSistemas de Ordenación

01-Ene. 199927-Mar. 199915 May. 200010 Jul. 2000

CRONOLÓGICO

SALA 1SECCION BESTANTE 6CIUDADVEREDA

TOPOGRÁFICO

1,2,3,4,5...NUMÉRICO SIMPLE

11.11.222.12.1.1

DECIMAL

NUMERICO

Sistemas de Ordenación

ALFABETICO

A,B,C,D,E...ALFABETICO GENERAL

Acosta, CesarBarrera, Luis Castro, OmarZea, Oliver

ONOMÁSTICO

ASUNTO O TEMAS (SERIES)

ACTASBOLETINESCONTRATOSINFORMES

ARMENIABOGOTACALIMEDELLIN

TOPONIMICO

Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados,, tarjetas de invitación o felicitación, entre otros. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Cuarto paso: Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de material metálico

•La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. •La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.•Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.

4

3

2

11

Quinto paso: FoliaciónQuinto paso: Foliación

En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

55

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

Quinto pasoQuinto paso: Foliación

5

7

8

9

6

7

8

88

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones

Quinto pasoQuinto paso: Foliación

Foliar con numerador

9

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco

NO SE DEBE HACER

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

Foliar sobre texto

5 A

Omitir números

57

89

NO SE DEBE HACER

Foliar cara recta en fotografías

Numerar folios en blanco

9

4

NO SE DEBE HACER

En el proceso de rotulación se debe identificar la documentación de tal manera que permita su acceso y consulta de forma rápida e oportuna.

En el proceso de rotulación se debe identificar la documentación de tal manera que permita su acceso y consulta de forma rápida e oportuna.

IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Ubicación de Tipos Documentalesal interior de las Carpetas, en atenciónal principio de orden original

Serie

: C

ontrat

os E

stat

ales

ORGANIZACIÓN DE LOSARCHIVOS DE GESTION SEGÚN LAS TRD.

Historia LaboralRoberto Rojas

André

s Aria

s

Mar

ia C

astro

Darío

Jim

énez

Tere

sa P

ardo

Eva

María

Cor

dero

Historia LaboralCarlos Soto

Transferencias Documentales

CLASIFICACIÓN Y

ORDENACIÓN POR

SERIES SEGÚN TRD

INVENTARIO

DOCUMENTAL UBICACIÓN FISICA UBICACIÓN FISICA EN EL A. CENTRALEN EL A. CENTRAL

TRANSFERENCIATRANSFERENCIA

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TVD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

Inventario de Cajas y Carpetas

SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERIA FIJA

PASADOPASADO FUTUROFUTURO

FONDO DOCUMENTALFONDO DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE CONSULTA DE

DOCUMENTOS

Proceso de Consulta de Documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Proceso de Consulta de Documentos

LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS

TECNOLOGÍAS

• La oficina “cero papeles”

• El documento cambia su valor conocimiento

• Cultura del Comercio electrónico de información.

• Pasar de un “archivo” a un “Centro de Administración Documental C.A.D ”

• Las áreas de archivo y correspondencia, pasan a tener un rol protagónico en la administración de la información

Gestión Electrónica de Información

Automatización de procesosAutomatización de procesos

Radicación de Entrada Radicación de Salida Radicación Masiva

Archivo

Prestamo

Tablas de RetenciónDocumental

Digitalización

Consultas

Auditoria

Envios

Administración

Radicación Interna

IMPLEMENTACION

SISTEMA DE INFORMACIÓN

AREA RESPONSABLEAREA RESPONSABLE4. REVISAR

C.A.DC.A.D C.A.DC.A.D

Archivar Documento Físico Según Carpeta Definitiva - TRD

Recepción Documento Digitalizado

RECEPCIÓN

1. RECIBIR

Digitalization de la Información

2. DIGITALIZAR

Sistema de Información

3. INGRESAR SOFTWARE

Envío Documento Físico

Proceso de Entrada

ImagenVinculada

DocumentoEntradaFísico

Inicio

Archivo y CorrespondenciaArchivo y Correspondencia

::Radica ::Imprime el Sticker

::Direcciona

Documento FísicoArchivado

Ventanilla

Archivo

Digitalizador

::Escanea documento

Dependencia destinoDependencia destino

ExpTRD

UsuarioJefe

Usuario

ResponsableArchivo y Correspondencia

“Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros de información necesarios para el funcionamiento del Estado de Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nación y forman parte esencial de la memoria colectiva de un pueblo”

Programa Gestión Documental

En esencia sirven para Organizar los Archivos de Gestión, Realizar Transferencias Documentales y para la Disposición Final de los documentos

Documentos Semiactivos eInactivos

Documentos Activos

IMPORTANCIA

La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su disposición final.

VALORACION SECUNDARIA

• Grupos de documentos de características comunes

Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita una orden, una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros.


• Grupos de documentos de características comunes

Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por

lo tanto requieran seleccionarse.


CRITERIOS EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL: 4 CRITERIO SOCIAL – Relevancia y representación social.

5 CRITERIO CUALITATIVO – Contenido informativo – Confiabilidad de la información

6 CRITERIO CUANTITATIVO– Numero de registros – Valor de uso. – La selección o eliminación.


CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

Para establecer Tiempos de Retención en Archivo de Gestión y Central:

• Tramite y Vigencia de los documentos • Valores Primarios

• Uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. •Tiempo promedio en Archivo de Gestión: entre 1 a 5 años y en Archivo Central entre 5 a 20 años, algunas hasta 80 o 100 años, dependiendo las características de la serie y/o subserie documental.

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico


• Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)

Ejemplo: Contratos

LEY 80 de 1993. ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Ejemplo: Historia Clínica

Resolución 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.

• Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)

Ejemplo: Procesos Penales

Código Penal. Articulo 83. Termino de prescripción de la acción penal. La acción penal prescribirá en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la libertad, pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20), salvo lo dispuesto en el inciso siguiente de este artículo. El término de prescripción para las conductas punibles de genocidio, desaparición forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de treinta (30) años.

Cuando se trate de delitos contra la libertad, integridad y formación sexuales, o el delito consagrado en el artículo 237, cometidos en menores de edad, la acción penal prescribirá en veinte (20) años contados a partir del momento en que la víctima alcance la mayoría de edad.


• Valor Fiscal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central)

Ejemplo: Impuestos, Libros de Contabilidad

Estatuto Tributario Art 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:….


VALORACION VALORACION

Para determinar el destino final de la documentación: Conservación Total, Selección o Eliminación.

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTALCRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

Documentos Dispositivos

Documentos Misionales

Documentosde Actividades

Archivo Histórico

Valores Secundarios

Cultural Histórico Científico

Eliminación

Selección

• Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Usarse también “depuración” y “expurgo”. Acuerdo AGN 027 de 2006

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

La selección puede aplicarse: A la documentación no vigente

administrativamente A series documentales cuyo contenido se repite

o se encuentra registrado en otras series A series documentales cuyo valor informativo

no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo

la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar Acuerdo AGN 039 de 2002


.


• Se aplica bajo la modalidad de muestreo y el Comité de Archivo es el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

• Separación de documentos de conservación permanente, de los que no los son.

• Debe basarse en el conocimiento preciso de la conformación de cada unidad documental, las características que la diferencian de otras unidades documentales de su misma serie y de la información que comparte con otras series.

. Por ejemplo: una Historia Laboral

conformada por unos tipos documentales determinados comunesa todas las demás, representa a la serie Historias Laborales (procesos administrativos)

• Para la selección: elementos de juicio : cargos y niveles, funcionarios destacados en la vida pública o que hayan hecho aportes significativos (cualidades específicas )

• Tomar una decisión para conservar determinados expedientes y eliminar los demás.


• Selección Aleatoria, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de expedientes señalada en ésta selección de manera aleatoria de el número de expedientes por año, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Selección aleatoria de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total lo que representa el 10% y distribuirlo proporcionalmente en el total de este año.


• Selección Sistemática, se escoge sistemáticamente un periodo de manera consecutiva y repetida en una serie documental, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Selección sistemática de un mes por año, o bien de un año cada 5 años, o una semana por mes, etc.


• Selección Ejemplar, se escoge una muestra mínima que permita evidenciar la “forma” externa de los documentos, está directamente asociada con el criterio de características externas, por ejemplo: Selección de una muestra ejemplar mínima de cinco ejemplares.


• Selección Representativa, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de expedientes señalada en ésta selección de manera representativa el número de expedientes por año, está directamente asociada con los criterios cualitativos, por ejemplo: Selección representativa de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total un 10% de expedientes que tengan representatividad por ser el de mayor y menor volumen, costos o manejado por personalidades importantes entre otros criterios y distribuirlo proporcionalmente en el total de cada año. Es la selección más delicada y subjetiva que se puede realizar por cuanto cómo identificar lo representativo, pasados los años?


GRACIAS

POR SU ATENCIÓN ¡¡

Juan Nicolás Narváez LópezProfesional en Ciencias de la Información y la DocumentaciónEspecialista en Archivística Tarjeta Profesional Nº 996 del Consejo Nacional de Bibliotecología.

Correo Electrónico: [email protected]

curso basico sobre organizaciÓn y manejo de archivos nivel tres.ppt

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