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Curso Básico de Excel 2003
Bernardo Gavidia
1. Iniciando
Botón: Inicio – Todos lo programas (Programas) – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2003
Bernardo Gavidia
2. El entorno de ExcelBarra de menú
Barras de Herramientas
Hoja de cálculo
Celdas
Barra de fórmulas
Barra de Estado Bernardo Gavidia
3. Barras. Barra de Menú
Barra de menú:
Agrupa los principales comandos en categorías, organizadas en forma de árbol.
Barras de herramientas:
Presentan los comandos en forma gráficas (íconos). Existen muchas y pueden ser incluidas u ocultar de forma individual.
Para incluir u ocultar hacemos clic en la barra de menú: Ver – Barras de herramientas – (marcamos o desmarcamos la barra que necesitamos utilizar)
3. Barras. Barra de formulas y estado
Barra de formulas:
Muestra la celda que se encuentra seleccionada (recuadro izquierdo) y el contenido de dicha celda (recuadro derecho). Se utiliza para crear fórmulas en la celda que seleccionemos.
Barra de estado:
Muestra el estado actual en que se encuentra una celda o un rango de celdas. Distingue 3 estados:
• Listo: cuando se selecciona una celda
• Introducir: cuando se escribe texto o cantidades en una celda
• Modificar: cuando se utiliza la barra de formulas.
Un libro en Excel es el archivo donde se agrupan varias hojas de calculo. Cuando abrimos un archivo de Excel, se muestra un libro
Para crear un nuevo libro, se puede:
• Al abrir Excel, por defecto, carga un libro en blanco.
• Haciendo clic en la Nuevo, en la barra herramienta Estándar.
• Haciendo clic en barra menú: Archivo - Nuevo
Para cerrar un libro, se puede:
• Haciendo clic en el botón cerrar del libro
4. Libros
Constituyen las áreas de trabajo. Cada hoja está compuesta por una cuadrícula, cuyas filas van desde el 1 hasta la 65536. Las columnas se identifican por letras: desde la A hasta la IV.
Por defecto, aparecen 3 hojas en cada nuevo libro
5. Hojas de cálculo
Ir a la ultima fila: Ctrl +
Ir a la ultima columna: Ctrl +
Ir a la primera fila: Ctrl +
Ir a la primera columna: Ctrl +
Insertar nueva hoja: menú: Insertar – Hoja de cálculo
Comandos básicos:
Cambiar nombre a una hoja: menú: Clic derecho en la ficha – Cambiar nombre
Eliminar una hoja: menú: Clic derecho en la ficha – Eliminar
Buscar o reemplazar dato: Ctrl +B
6. Hojas de cálculo. Comandos básicos
Podrían considerarse como la unidad minima de información en Excel, ya que cada celda puede almacenar un dato.
Nomenclatura. Ejemplo
B2
ColumnaFila
Ubicar celda: Se escribe en el cuadro de nombres de la barra de formulas. Pulsar Enter
7. Celdas
Comprende 2 o mas celdas seleccionadas. Dichas celdas están ubicadas de forma continua (una al lado de la otra)
Nomenclatura. Ejemplo
A1:B3
Primera celda
Última celda
Comandos básicos
Seleccionar un rango:
• Hacer clic en la primera celda y arrastrar hasta la ultima celda (de forma diagonal)
• Combinación teclas: Shift + Ctrl + (teclas direccionales)
• Escribiendo en el cuadro de nombre y pulsar Enter
8. Rango de Celdas
Comandos básicos
Moverse dentro de un rango:
• Pulsar tecla TAB
Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) :
• Se utiliza los comandos de la barra de formato
Tipo de fuente
Tamaño de fuente
Estilo de fuente
Alineación de fuente
Combinar celdas
PorcentajeAumentar / disminuir decimales
Color de
fondo
Color de
fuente
Celdas
Mover o copiar rango completo:
• Clic derecho sobre rango – copiar (o cortar)
• Clic derecho en la celda a insertar - pegar
8. Rango de Celdas. Comandos básicos
Comandos básicos
Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) :
• Ventana Formato de celdas: Se utiliza para personalizar el formato aplicado a una celda o rango. Comprende varios aspectos de formato agrupados en fichas. Los mas comunes son:
Número: Indica como deben tratarse los datos de la celda rango: como números, como fechas, como texto, etc.
Alineación: Para personalizar aun mas la alineación, ejemplo: inclinar texto, ajustar texto al tamaño de la celda, etc.
Fuentes: Para personalizar aun mas las fuentes, incluyendo tachar, colocar subíndices o superíndices.
8. Rango de Celdas. Formato
Comandos básicos
Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) :
• Formato condicional: Se utiliza para resaltar aquellos datos que cumplan con una determinada condición.
Para aplicarlo:
• Seleccione el rango
• Barra menú: Formato – Formato condicional
Ventana Formato condicional: Permite establecer las condiciones que debe cumplir el valor de cada celda o fórmula, para cambiar su formato.
Se puede agregar varias condiciones, haciendo clic en Agregar
Se pueden eliminar condiciones, haciendo clic en Eliminar…
Valor cota inferior Valor cota superior
8. Rango de Celdas
Desde la perspectiva de las bases de datos, se refiere a una colección de datos similares pertenecientes a un grupo de individuos o cosas.
En Excel, las tablas pueden construirse colocando los encabezados de cada campo en una misma fila. Luego cada fila subsiguiente almacenará datos para un ejemplar de la tabla
Por ejemplo: Una tabla de empleados
Para este ejemplo, se supone que en la columna A solo se deben almacenar cedulas, y no textos o fechas.
Las tablas son muy útiles a la hora de organizar o conectar datos
9. Tablas
Herramientas básicas
Ordenar registros:
• Seleccionamos toda la tabla que vamos a ordenar
• Menú: Datos – Ordenar
• Aparece ventana Ordenar, configuramos
Elegimos por cual campo se van a ordenar la tabla
Elegimos la orientación
Como es una tabla, ya tiene los encabezados
Ejecutar ordenamiento
9. Tablas. Herramientas básicas
Herramientas básicas
Aplicar autofiltro: Se aplica en tablas que posean gran cantidad de registros. Con esta herramienta se pueden buscar los registros que posean un valor determinado, ocultando el resto.
Por ejemplo, deseamos ver los empleados que vivan en Caracas. Procedemos así:
• Seleccionamos una celda cualquiera de la tabla
• Menú: Datos – Filtro – Autofiltro
• Aparece al autofiltro en los encabezados, ya podemos filtrar los registros
• Para quitar el autofiltro: Menú: Datos – Filtro – Autofiltro (desmarcar)
9. Tablas. Autofiltro
Un ejemplo típico
Se necesita imprimir el listado de un curso. Es necesario que por cada hoja se imprima el mismo encabezado y que el listado debe caber en una hoja tamaño carta.
Procedemos así:
• Debemos establecer el área de impresión, para ello, seleccionamos el rango de celdas que ocupa el listado
10. Impresiones
• Menú: Archivo – Área de impresión – Establecer área de impresión.
Un ejemplo típico
• Para ver como quedaría la impresión, vemos la Vista previa: hacemos clic desde la barra de herramientas
10. Impresiones. Vista preliminar
… o bien, en Menú: Archivo – Vista preliminar
… o bien, en Menú: Archivo – Vista preliminar
La Vista preliminar muestra tal cual quedaría la pagina impresa. En este caso, observamos que la página no abarca todas las columnas del rango
Para solucionarlo, hacemos clic en el botón Configurar…
Un ejemplo típico
Ventana Configurar página: desde esta ventana podemos modificar casi todos los aspectos de la impresión, tales como la orientación de la página, ajustar los márgenes así como también los encabezados y el orden de impresión
10. Impresiones. Configurar página
En nuestro ejemplo, vamos a reducir el rango a un 65%
Tamaño carta, Din A4
Ajustamos el margen izquierdo a 3 cm.
Centramos horizontalmente
Un ejemplo típico
10. Impresiones. Encabezado
Para colocar el encabezado, vamos a la ficha Encabezado y pie de página. Clic en el botón Personalizar encabezado…
Agregamos la imagen que será como logotipo
Agregamos los títulos
Botones para: personalizar texto, agregar números de pagina, fechas, horas, etc.
Aceptar para regresar a la ventana Configurar página
Un ejemplo típico
10. Impresiones. Ficha Hoja
Hacemos clic en la ficha Hoja
En este ejemplo, se imprimirán las líneas de división, se marca la casilla correspondiente
También se puede modificar el orden de impresión de las paginas. En nuestro ejemplo, lo dejamos igual.
Clic en Aceptar para regresar a la vista previa
Son ecuaciones que efectúan cálculos necesarios con los valores contenidos en la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=)
Elementos de una fórmula:
=REDONDEAR.MAS(C2+D2,0)
Signo igual (=): Se antepone para indicar que se debe efectuar calculo
Funciones: son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Siempre utilizan paréntesis ()
Constantes: Se refiere a valores fijos, como pueden ser números, o celdas que contienen valores necesarios para realizar el cálculo
Operadores: especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula
Insertar una formula sencilla:
• Seleccionamos la celda donde estará la fórmula
• Escriba el signo igual (=) o mas (+)
• Ingrese los valores o haga clic en las celdas que contiene los valores a considerar
• Presione Enter
11. Formulas
Insertar una formula con funciones:
• Seleccionamos la celda donde estará la fórmula
• Hacemos clic en Insertar función, en la barra de fórmula
• Aparecerá la ventana Insertar función. Nos muestra un cuadro combinado con las categorías de funciones. En la lista nos muestra las funciones que hemos usado con mas frecuencia. Seleccionamos la función que necesitamos
• Ingresamos los argumentos que necesite la función.
• Presionamos Enter
Insertar una formula con funciones anidadas:
• Seleccionamos la celda donde estará la fórmula
• Hacemos clic en Insertar función, en la barra de fórmula
• Primero, insertamos la función mas interna
• Luego cortamos la expresión, e insertamos la función mas externa de la formula
• Pegamos la función que cortamos en los argumentos de la función mas externa. Para ello ctrl +v.
• Dependiendo de la función, ajustamos otros parámetros, y presionamos Enter
11. Formulas. Insertar funciones
Relleno inteligente
Se utiliza para facilitar el ingreso de datos en un rango de celdas, ya que rellena de forma automática y consecutiva el valor que corresponde a cada celda del rango. El relleno inteligente utiliza las listas que tiene Excel almacenadas
Aplicar Relleno inteligente:
• Insertamos en la celda el valor inicial de la lista
• Hacemos clic en el controlador de relleno (ver figura) y arrastrando hasta abarcar el rango.
Controlador de relleno
Ver Listas:
• Menú: Herramientas – Opciones
• Aparece la ventana Opciones, seleccionamos la ficha o pestaña Listas personalizadas
11. Formulas. Relleno inteligente
Relleno inteligente
Agregar nueva listas:
• Menú: Herramientas – Opciones
• Aparece la ventana Opciones, seleccionamos la ficha o pestaña Listas personalizadas
• En el cuadro Entradas de lista, escribimos los elementos de la lista, separados por comas
• Clic en Agregar
• Clic en Aceptar
11. Formulas. Agregar listas
Referencias
Identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué
celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.
Existen varios tipos de referencias en Excel:
Referencias relativas: debido a que las fórmulas están basadas en celdas, si la celda que contiene la formula cambia de posición, la referencia también.
11. Formulas. Referencias relativas
Referencias
Referencias absolutas: es la que utiliza la dirección exacta de la celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula.
11. Formulas. Referencias absolutas
Referencias
Referencias mixtas: Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa( ejemplo: $C1 ó $A2), o una fila absoluta y una columna relativa (ejemplo: C$1 ó A$2).
11. Formulas. Referencias mixtas
Se utilizan para resumir y facilitar la interpretación de los datos disponibles. Los gráficos representan los datos mediante marcadores de datos, esto es, todo aquella barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.
Crear un gráfico básico:
• Seleccione el rango de datos a graficar
• Menú: Ver – Barras de Herramientas – Gráfico
• Hacemos clic en la herramienta Tipo de gráfico
• Seleccionamos el gráfico mas conveniente
12. Gráficos
Crear un gráfico básico (con Asistente):
• Menú: Insertar – Gráfico…
• Aparece el Asistente para gráficos, donde se puede elegir entre los Tipos estándar o personalizar
• Seguimos las indicaciones del Asistente
13. Gráficos. Asistente
Se utilizan para organizar, resumir y comparar datos a partir de tablas. La ventaja del uso de las tablas dinámicas es debido a que estas pueden ser rediseñadas de forma interactiva, según la perspectiva que se quiere analizar de los datos.
Crear una tabla dinámica:
• Menú: Datos – Informes de tablas y gráficos dinámicos
• Aparece el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Dejamos las opciones que vienen marcadas por defecto. Clic en Siguiente
• Paso2, seleccionamos el rango de datos a tabular. Es recomendable que este rango sea una tabla de Excel (visto anteriormente)
14. Tablas dinámicas
• Paso 3, Decidimos donde va a insertarse la tabla dinámica (en una hoja nueva o en la existente). Para diseñar la tabla dinámica, hacemos clic en el botón Diseño
Para diseñar, se muestran a la derecha los campos seleccionados en el paso 2. Arrastramos los campos hasta una de las 4 secciones de la tabla: PAGINA, COLUMNA, FILA Y DATOS según el diseño que queremos. Clic en Aceptar y regresar al paso 3 del Asistente
Clic en Finalizar y concluye el asistente.
Nuestra tabla dinámica esta lista para utilizarse
14. Tablas dinámicas. Continuación
Los informes de gráficos dinámicos están vinculado con las tablas dinámicas, ya que estos se sincronizan con aquellas. Ambos informes tienen campos que se corresponden entre sí. Si cambia la
posición de un campo en un informe, también cambiará el campo correspondiente del otro informe.
Crear un gráfico dinámico:
• Menú: Datos – Informes de tablas y gráficos dinámicos
• Aparece el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Marcamos la opción Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica). Clic en Siguiente
• Seleccionamos el rango de celdas a graficar. Clic en Siguiente
• Clic en Diseño, para diseñar la tabla dinámica sobre la cual se basará el gráfico dinámico
• Una vez diseñada la tabla, clic en Aceptar y luego en finalizar. Access nos presenta en gráfico
15. Gráficos dinámicos
Nociones básicas
• Algoritmo: conjunto de acciones o pasos ordenados que se realizan para lograr cumplir una tarea u objetivo. Ejemplo, pasos para hacer las compras en el abasto.
• Comando: especifica una acción determinada. Ejemplo, aplicar negritas a un texto.
• Automatización: proceso mediante el cual se instruye a la computadora para que ejecute tareas o rutinas de forma autónoma. Ejemplo, rutina para aplicar formato a tablas de Excel.
• Macro: consiste en una serie de comandos o funciones que automatizan una rutina o tarea.
• Módulo: son archivos adjuntos a los libros de Excel, los cuales almacenan las macros creadas, de modo que estén disponibles para ejecutarse cuando sean requeridas.
• Editor de Visual Basic: es un entorno integrado para programar en el lenguaje Visual Basic que permite crear y modificar macros y módulos en las aplicaciones Office.
16. Macros. Nociones básicas
Para cargar el Editor de Visual Basic:
• Menú: Herramientas – Macro – Editor de Visual Basic
Nota importante: Para ejecutar macros es necesario ajustar el nivel de seguridad a medio o bajo.
• Menú: Herramientas – Macro – Seguridad …
16. Macros. Grabar macro
Grabar una macro:
• Tener claro la secuencia de pasos a seguir, en el orden correcto (algoritmo).
• Menú: Herramientas – Macro – Grabar nueva macro
• Aparecerá la ventana Grabar macro, donde podemos colocarle un nombre a la macro, una combinación de teclas, el ámbito e incluso un comentario. Clic en Aceptar para empezar a grabar la secuencia de acciones
• Mientras se graban las acciones la ventana cambia de aspecto
• Para detener la grabación, hacemos clic en Detener la grabación. Ahora la macro estará disponible para ser utilizada nuevamente.
16. Macros. Ejecutar
Ejecutar una macro:
• Menú: Herramientas – Macro – Macros…
• O también se puede trabajar mas cómodamente, utilizando la barra de herramientas de Visual Basic, menú: Ver – Barras de herramientas – Visual Basic.
• Aparece la ventana de macro, la cual contiene una lista de las macros disponibles. También se puede modificar, ir paso a paso o agregar un método abreviado a la macro seleccionada.
• Seleccionamos la macro y hacemos clic en Ejecutar.