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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

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GUIA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ALCAUVA marca De poco?* o.c. PARA TODOS

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GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-G-01

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Fecha: 23/10/2018

GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión: 1

Oisuitoi de los Ntes Página: 1 de 33

Objetivo: Ofrecer pautas básicas para mantener organizada y disponible para consultar la información de la documentación que produce y tramita el Instituto Distrital de las Artes.

Alcance: Aplica a la documentación del archivo de gestión centralizado del Instituto Distrital de las Artes e incluye los procedimientos de organización de archivos y disposición final de los documentos.

Fecha de Aprobación Responsable del Documénto Ubicación

23/10/2018 Gestión Documental http://comunicarte.idartes.gov.co

HISTÓRICO DE CAMBIOS

Versión Fecha de Emisión Cambios realizados

01 22/10/2018

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Emisión Inicial de acuerdo con la actualización del mapa de procesos de la entidad, en LMD anterior corresponde al có-digo: 8AP-GDO-G-02

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Elaboró:

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Aprobó:

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Camila espo Murillo Contratista

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Avaló:

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Fecha: 23/10/2018

GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión: 1 Página: 2 de 33

Contenido

INTRODUCCIÓN 4 GLOSARIO. 5 NORMATIVIDAD 10 ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR EL ARCHIVO 13

Tablas de Retención Documental. 13 1.1. Importancia: 13 1.1.1. Para la administración 13 1.1.2. Desde el punto de vista archivístico. 14

1.2. Contenido de la TRD 14

1.2.1. Series 14 1.2.2. Subseries: 15 1.2.3. Tipos Documentales. 15

1.3. ¿Cómo se organiza teniendo en cuenta las TRD? 15

Clasificar: 16 2.1. Clasificación de documentos electrónicos de archivo. 17

Respetar los Principios que rigen la Gestión Documental 17 3.1. Principio de Procedencia. 17

3.2. Principio de Orden Original. 17

Ordenar 18 Crear expedientes: 18 Foliar 19

6.1. Requisitos mínimos al foliar: 19

6.2. ¿Cómo Foliar? 20

Elaborar la Hoja de Control: 20 Describir. 21 Inventariar. 23

Otros Aspectos Importantes: 24 10.1. Transferencias Documentales 24

10.1.1. Transferencias Primarias 24

10.1.2. Transferencias Secundarias 24

Presentación de Informes de pago 24

11.1. Entregar foliado. 24

11.2. Entrega de Anexos. 24

Manejo de historias laborales 27 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte.idartesciov.coridartes se considera

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12.1. Apertura física de los expedientes de historias laborales 27

12.2. Organización de Historias Laborales 28

12.3. Responsables 29

12.3.1. Coordinador de Talento Humano o quien(es) este designe 29

12.3.2. Encargado de las historias laborales (Área de Gestión Documental). 30

12.4. Actualización de historias laborales 31

12.5. Préstamo y consulta de historias laborales 31

12.6. Conservación de las historias laborales 32

12.6.1. Custodia de las historias laborales 32

12.6.2. Pérdida y Reconstrucción de historia laboral: 32

12.7. Control de Las Historias Laborales 33

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MAYOR BOGOTÁ O C


Fecha: 23/10/2018


INTRODUCCIÓN

Partiendo de la necesidad y obligación de las entidades públicas de organizar sus archivos, con el fin de mantener la documentación debidamente disponible, facilitando la recuperación de la información que en ellos reposa y como apoyo a la gestión pública del Distrito yen este caso la del Idartes sirviendo de insumo para la toma de decisiones en la entidad y fortaleciendo la comunicación y el servicio a los ciudadanos; además de ser fuentes de la cultura y la investigación.

La presente guía, se desarrolla con el objetivo de brindar pautas básicas y comprensibles para los responsables de la gestión documental del Instituto Distrital de las Artes, que propenden por buenas prácticas en la administración, custodia y consulta teniendo en cuenta la forma precisa y secuencial en la cual se deben organizar los archivos. Teniendo en cuenta los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá; como entes rectores en materia archivística en el país y el Distrito. La organización de archivos lleva inmersos los procedimientos estipulados en el Programa de Gestión Documental que incluyen desde la producción documental hasta la disposición final de los mismos.

El presente documento, define de forma sucesiva las actividades que se deben desarrollar para mantener un archivo que responda a las necesidades de la entidad y el distrito, permitiendo la recuperación de la información de manera eficiente y eficaz lo cual permite conocer el estado de trámites y solicitudes y para ser consultada en el momento que los usuarios internos y externos la requieran.

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GLOSARIO:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones

CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSERVACIÓN PERMANENTE: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región

de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de estos.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de estos, cualquiera que sea su titularidad.

DESCRIPCION DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de la información para la gestión o la investigación

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DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO HISTORICO: Documento único que, por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las TRD o TVD para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIAR: Acción de numerar hojas.

FOLIO: Hoja.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

GESTIÓN DE DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

HISTORIA LABORAL: Conjunto de documentos de un funcionario generados desde su vinculación hasta su retiro de una entidad.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.ociv.coridartes se considera

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LEGISLACION ARCHIVISTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.

MUESTREO: técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

REFERENCIA CRUZADA: Se refiere a la dependencia, semejanza o relación de una cosa respecto de otra; cuando se quiere hacer alusión a un tipo de información o dato que complementa el expediente y que indica su nueva ubicación.

RETENCION DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SERIE DOCUMENTAL Conjunto de Unidades documentales de estructura y contenido homogéneos producidos o recibidos por una Unidad Administrativa en el ejercicio de una función

SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABETICA: Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes personales, expedientes académicos de estudiantes o de materias). Es ideal para archivos de gestión pequeños, Este es un documento controlado; una vez se descargue ose imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.00v.co/idartes se considera

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en donde se sabe que su crecimiento no será mucho Puede ser: Onomástica (nombres o apellidos), Geográfica (territorial), De organismos (nombres de instituciones, organismos u oficinas), por materias (Asunto o contenido).

SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFANUMÉRICA O MIXTA: Se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries.

SISTEMA DE ORDENACIÓN CRONOLÓGICO: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las tablas de retención documental pueden ser transversales o misionales de acuerdo con la cobertura de estas. Las transversales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las misionales hacen referencia a documentos característicos de cada entidad.

TESTIGO DOCUMENTAL: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

TIPO DOCUMENTAL: Registro de información producida o recibida en diferente soporte, puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del Archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.

VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y /o contables.

VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

VALORES SECUNDARIOS: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Surge una vez, agotado el valor inmediato o primario. Son los que interesa a los investigadores de información retrospectiva.

VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Este es un documento controlado; una vez se descargue ose imprima de la intranet: http://comunicarteldades.qov.co/idades se considera

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VALOR CIENTÍFICO: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALOR CULTURAL: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

VALOR HISTÓRICO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria dé una comunidad.

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NORMATIVIDAD

Constitución Política De Colombia:

Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar ya su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de Entidades públicas y privadas.

Art. 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.

Art. 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Art. 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. EL SECRETO PROFESIONAL ES INVIOLABLE

Leyes:

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 4 de 1993: Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 44 de 1993: Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.

Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000, Art. 23. Ley General de Archivos.

Ley 1437 de 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1712 de 2014: Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Acceso a la Información Pública Nacional. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.qov.coridartes se considera

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CULTURA RECRICACION V OCP0tITC DiSI/1431-d• ins-A-rtea Página: 11 de 33

Decretos:

Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.

Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias documentales secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997.

Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Decreto 1083 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública."

Decreto 648 de 2017: Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentaria Único del Sector de la Función Pública.

Decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado"

Acuerdos AGN:

Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 048 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 "Conservación de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

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Acuerdo 050 de 2000: Por el cual se desarrolla del articulo 64 del título VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

Acuerdo 060 de 2001: Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 002 de 2006. "Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados"

Circulares AGN:

Circular 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos de archivo de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular 004 de 2003: Organización de historias laborales.

Circular 012 de 2004: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N.° 004 de 2003 organización de las historias laborales.

Circular 005 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

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ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR EL ARCHIVO

1. Tablas de Retención Documental: Las TRD del IDARTES es un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

1.1. Importancia:

1.1.1. Para la administración

- Facilitan el manejo de la información. - Contribuyen a la racionalización de la producción documental. - Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. - Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. - Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. - Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. - Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. l

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GESTION DOCUMENTAL Código 5IRODO-F-I6 —

Fecha OPCCU2010

TABLA DE RETENOON DOCUMENTAL Vernal I

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FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUAENTAL:

FIRPAA SUBDIRECTOR ADMIMSTRATIVO Y ANANOERO

- FECHA DE REVISOR DEL COARTE DOIMMIAAAA

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Formato de las Tablas de Retención Documental - TRD. Cód. del SIG 5TR-GDO-F-16

1.1.2. Desde el punto de vista archivístico:

- Permiten el manejo integral de los documentos. - Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. - Ayudan a controlar la producción y trámite documental. - Identifican y reflejan las funciones institucionales. - Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. - Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión

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I UNIDAD DOCUMENTAL n 1 TIPO DOCUMENTAL 1

1.2. Contenido de la TRD

1.2.1. Series

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de cada unidad de gestión del Instituto como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas y que cuentan con un código que las identifica.

Ejemplos: HISTORIAS, CONTRATOS, ACTAS, INFORMES.

01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

02 ACTAS

15 CONCEPTOS JURÍDICOS

18 CONTRATOS

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DE


ALCALD1A

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BOGOTÁ O C

Fecha: 23/10/2018


1.2.2. Subseries:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y van jerarquizadas para identificar en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Ejemplos: Plan de Acción, Plan de Contratación, Plan Estratégico Institucional.

01 Informe a Organismos de Control y Vigilancia

02 Informe a Otras Entidades

03 Informes de Gestión Institucional

1.2.3. Tipos Documentales:

Unidades mínimas que reúnen las caracteristicas necesarias para ser considerada documento. Se le debe dar un nombre completo que explique de que se trata.

Ejemplos: Programación mensual de eventos artísticos, Acta de Programación, Acta de Reunión Visita de Campo, Registro Fotográfico.

1.3. ¿Cómo se organiza teniendo en cuenta las TRD?

Las TRD ofrecen una carta de navegación que permiten conformar el archivo d ella entidad, ya que en ellas se reflejan las actuaciones adelantadas en el cumplimiento de la misión del ldartes, y permiten así mismo una estructuración documental basada en la jerarquización documental, además de regular las transferencias y determinar la disposición final de la documentación

Con el fin de contar con un archivo debidamente organizado es indispensable realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental cada vez que sea necesario

Las series se encuentran identificadas con el número de la dependencia y el código de la serie, en este caso: 100.39.01 (DIRECCIÓN GENERAL-INFORMES- Informes a Organismos de Control y Vigilancia).

100 DIRECCIÓN GENERAL 39 INFORMES 01 Informes a Organismos de Control y Vigilancia

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DE

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• GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 5TR-GDO-G-01

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Fecha: 23/10/2018


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ORGANIZACIÓN

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Clasificación

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Ordenación

1P- Localización y consulta de los documentos Conservación de los documentos

2. Clasificar:

Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, Clasificación de Series, Subseries y asuntos.

La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o trámite.

Para abrir o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, definidas para cada una de las dependencias, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales.

Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el código que le corresponde según de la Tabla de Retención Documental.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en tomo al trámite que los genera. Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la denominación del asunto principal (Serie) podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como subseries y asuntos.

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MAYOR BOGOTÁ D.C.

Fecha: 23/10/2018


2.1. Clasificación de documentos electrónicos de archivo:

Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales

Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite o trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó o recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. Los responsables de la información deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenados en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo con las disposiciones que en esta materia establezca el Área de Sistemas y el Área de Gestión Documental de la Entidad, a fin de garantizar su conservación.

3. Respetar los Principios que rigen la Gestión Documental

3.1. Principio de Procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras, manteniendo la unidad e independencia de cada sección yen este la integridad y carácter seriado de los documentos.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los de gestión, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la Institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en tomo a éstas los documentos agrupados en series.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos. - Reconstruir la organización jerárquica de la dependencia productora. - Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. - Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. - Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera. - Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer.

3.2. Principio de Orden Original: Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

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Fecha: 23/10/2018


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el documento con fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de esta.

4. Ordenar

Existen diversos sistemas de ordenación que se pueden adoptar según las necesidades de las series, el archivo y la entidad.

Numérico: simple, ordinal o cronológico. Alfabético: onomástico, toponímico, temático. Mixto o alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.

En este caso se utilizará el sistema numérico cronológico

5. Crear expedientes:

Luego de identificar las series y subseries, clasificar y ordenar, se procede a crear los expedientes fisicos y virtuales, los cuales se recomienda hacerlo para cada vigencia (anualmente).

Dentro de cada carpeta se deben ubicar solamente los documentos que correspondan al expediente; los tipos documentales se ordenan de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Para organizar los anexos que forman parte de un documento se tiene en cuenta la fecha del oficio o documento principal

La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua será el primer documento que se encuentra al abrir la carpeta y la fecha más reciente irá al final de esta.

Se debe realizar apertura por vigencia, es decir anualmente; al abrir la carpeta se debe encontrar el documento más antiguo que dio apertura al expediente al final el documento más reciente. (estilo libro). Cuando se proceda a archivar documentos, se debe tener especial cuidado en verificar que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se están archivando.

Para prevenir el deterioro de los documentos se recomienda realizar una única perforación a tamaño oficio, perfilados en la parte superior evitando dobleces, tendiendo especial cuidado con aquellos documentos que contengan información en forma horizontal los cuales se deben ubicar teniendo en cuenta que el titulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta

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• GESTIÓN DOCUMENTAL .

Código: 5TR-GDO-G-01

Fecha: 23/10/2018


Depurar la documentación, retirando documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los documentos en papel térmico (Facturas, Fax, etc.) se deben reemplazar por fotocopias.

Todos los CD's que se presenten dentro de los expedientes, se deben colocar en un sobre manila media carta y colocarle el rótulo que se encuentra en la intranet," Rótulos para marcar CD's cuyos mismos datos deben aparecer en el cd escritos con marcador permanente tipo sharpie.

Los documentos anexos de un oficio o comunicación principal, tales como planos, mapas, dibujos, fotografías, folletos, revistas, medios magnéticos; cuyas características internas y externas (formato y tamaño) impliquen un trato especial o se encuentren doblados o en condiciones desfavorables para su conservación, se deben separar, dejando constancia con el "Testigo Documental, Código 5TR-GDO-F-09", para hacer una referencia cruzada con los folios que se reemplazan y su nueva ubicación.

Nota: Se deben diligenciar dos formatos de Testigo documental: uno que queda en reemplazo en el expediente y otro que va a ser almacenado con el material que se retiró:

6. Foliar

6.1. Requisitos mínimos al foliar: Estar previamente clasificada según la Tabla de Retención Documental (TRD). Estar previamente ordenada. Debe estar depurada. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.

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Fecha: 23/10/2018


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6.2. ¿Cómo Foliar?

Se folia el expediente con números arábigos de manera consecutiva en la parte superior derecha (folio recto) del documento en sentido de lectura sin omitir ni repetir números y sin datos adicionales ni suplementos como 13a, 13b.

El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales.

Si ya existen foliaciones previas se anularán con una línea oblicua. Esta tarea se debe realizar con lápiz de mina negra blanda HB y a medida que se conforma el expediente para evitar pérdidas de documentos y así dar cumplimiento a las indicaciones dadas por el AGN en el Acuerdo 042 de 2006, adicionalmente, esto evita hacer tareas adicionales cuando se vayan a realizar las transferencias documentales.

Cada carpeta debe contener 200 folios. Carpeta 1: del folio 1 al 200, carpeta 2: del folio 201 al 400 y carpeta 3: del 401 al 565. Cuando un expediente contiene más de 200 folios se procederá a utilizar cuantas carpetas sean necesarias, identificándolas con la misma información, y haciendo la foliación de forma consecutiva, teniendo en cuenta el número de tomo para facilitar las consultas, por ejemplo; 1 de 2 y 2 de 2.

No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados, o para evitar migración de tintas por contacto.

7. Elaborar la Hoja de Control:

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Fecha: 23/10/2018

GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión: 1 BOGOTÁ D.C.

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El formato de la Hoja de Control (Código 5TR-GDO-F-08), de los documentos al interior. de los expedientes oficialmente adoptadas por el ldartes, en cumplimiento del Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación, se debe diligenciar como requisito ineludible para la Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, según el Parágrafo del Artículo 12, el cual establece: "La persona o dependencia responsable de gestionare! expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de estos".

Si los expedientes ya fueron creados y no se les hizo hoja de control, el área de Gestión Documental debe garantizar que se cumpla con este requisito.

8. Describir:

Luego de la foliación se procede a describir los expedientes, identificando por medio de un rótulo que permita su ubicación y recuperación y en el cual se ven reflejadas las Series y subseries establecidas en la TRD.

La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior de manera que se pueda consultar el rótulo con la información sin necesidad de sacar la carpeta totalmente de la caja.

Tanto el rótulo de caja como el de carpeta totalmente formulados se encuentran junto a su instructivo de diligenciamiento en la Intranet y debe hacerse totalmente a computador tomando los datos del FUID, siguiendo todos los pasos descritos en las instrucciones para no digitar dato por dato, sino que la información se arrastre desde el formato del inventario y no haya espacio para errores de digitación ni pérdidas de tiempo.

Los datos que deben contener los rótulos de la carpeta y la caja son los que muestran las siguientes imágenes. (Rotulo Carpeta- SIG)

N° CARPETA FOLIOS N° CAJA

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UNIDAD ADMINISTRATIVA

CÓDIGO Y NOMBRE DE OFICINA PRODUCTORA

NOMBRE DE EXPEDIENTE

CÓDIGO SERIE SERIE

CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE

No. DE EXPEDIENTE:

FECHA INICIAL 30/12199 ¡FECHA FINAL I 30/121%

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Fecha: 23/10/201B


INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES IDARTES

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CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE instituto Dauleal ea las Anta

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA PRODUCTORA:

SERIE O SUBSERIE:

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CANTIDAD DE CARPETAS NÚMERO DE CAJA

AÑO

ASIGNATURA EN EL ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVADOR

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ALCALDÍA MAYOR BOGOTÁ O C


Fecha: 23/10/2018


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9. Inventariar: Es una herramienta archivistica de recuperación de información que describe de forma sistemática y detallada las unidades documentales existentes en el archivo, y las series o asuntos y teniendo en cuenta que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarlos de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Para levantar el inventario documental de los expedientes del ldartes, Se debe diligenciar en su totalidad el "Formato Único de Inventario Documental, Código: 5TR-GDO-F-07" con todos los campos requeridos y por dependencias y series en cumplimiento de lo estipulado en el Acuerdo 042 de 2002, siguiendo las directrices que se encuentran en su Artículo 7. Inventario Documental.

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Fecha: 23/10/2018

GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS .

Versión: 1 Página: 24 de 33

Otros Aspectos Importantes:

10.1. Transferencias Documentales

10.1.1. Transferencias Primarias "Para el Archivo General de la Nación la transferencia primaria es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios."

Es la operación de traslado de expedientes del archivo de gestión al archivo central, de los documentos cuyo trámite o vigencia ha terminado de acuerdo con la Tabla de Retención Documental - TRD.

10.1.2. Transferencias Secundarias Para el Archivo General de la Nación la transferencia secundaria: "Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semi activa ha concluido y se ha procedido a una valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes."

En esta transferencia la etapa de retención en el archivo central ha concluido. Si se ha establecido en su valoración secundaria, que los documentos poseen valores de tipo histórico, cultural o científico, se procede a su transferencia al archivo histórico; en caso de que los documentos carezcan de valores secundarios, estos documentos se eliminan.

Presentación de Informes de pago Para presentar informes se deben tener en cuenta y seguir todos los lineamientos dados por el área Financiera en el "Procedimiento para pagos, código 3TR-GFI-PD-01". Adicional se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones

11.1. Entregar foliado: Los informes deben allegarse debidamente foliados en la parte superior derecha de los documentos conforme lectura y siguiendo las instrucciones dadas en la primera parte del apartado 6.2, de esta guía.

11.2. Entrega de Anexos: a) Cuando los anexos hagan referencia a material y soportes no convencionales como planos, mapas, dibujos,

fotografías, folletos, revistas, libros, medios magnéticos se debe diligenciar el testigo documental que se encuentra en la Intranet, Código 5TR-GDO-F-09, donde se describe el soporte y la información que se está entregando.

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Fecha: 23/10/2018


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Del mencionado formato se deben diligenciar 2 (dos) ejemplares por las siguientes razones:

v Uno que quedará con el informe como prueba del material que reemplaza. v

El otro queda con el material que se retira y que el área de Gestión Documental ubicará en el lugar destinado para garantizar la seguridad, preservación y conservación de la información.

b) Todos los CD's entregados con los informes de pago se deben colocar en un sobre manila media carta sellado con un trozo pequeño de cinta en el centro de la cerradura debidamente identificado mediante el rótulo que se encuentra dispuesto en la intranet para tal fin en el numeral 9. Otros: Rótulos para marcar CD".

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Fecha: 23/10/2018


Los mismos datos que se colocan en el sobre deben aparecer en el cd escritos con marcador permanente tipo sharpie. como se muestra a continuación.

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CULTURA RECREACIÓN Insflugo Olsitital

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Fecha: 23/10/2018


12. Manejo de historias laborales Las historias laborales son una serie donde se refleja la vida juridico-administrativa de una persona a partir del vínculo legal o reglamentario con una entidad.

Para su organización se hace necesario la aplicación de los principios archivísticos y los lineamientos de la ley general de archivos (Ley 594 de 2000) y específicamente la circular 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación. El acuerdo 042 de 2002 y el Acuerdo 05 de 2013 (Art. 15, parágrafo) que especifica el manejo de hoja de control que va en desarrollo en el plan de mejoramiento. Ley 1712 de 2014.

Cobra importancia la organización y reglamentación sobre el uso y acceso de consulta a las historias laborales, el control de cada una de ellas con los inventarios y la foliación debida de los documentos que las conforman y la asignación de una persona responsable de su custodia e integridad, para la conservación de las historias laborales, por su carácter garantista, probatorio y perpetuador.

12.1. Apertura física de los expedientes de historias laborales. Atendiendo a los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de historia laboral debe contener como mínimo los documentos enunciados en la lista de chequeo "Código: 4AP-GTH-F-06", ubicada en el SIG en el proceso Gestión Talento Humano.

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Fecha: 23/10/2018


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Para la organización de las historias laborales, al igual que para otras series documentales se debe tener en cuenta la normatividad vigente emanada del Departamento Administrativo de la Función Pública — DAFP, el Archivo General de la Nación — AGN y el Archivo de Bogotá:

"De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberá verificarse que:

En cada expediente los documentos se encuentran ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la Entidad. Los documentos de cada historia laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que, al revisar el expediente, y después de los documentos requeridos para su ingreso el primer documento sea el que registre la fecha más antigua (Acto administrativo de nombramiento) y el último el que refleje la más reciente. Para la foliación se atienden los lineamientos que se dan en esta misma guía en el acápite de Foliar. Cada documento se registrará en la hoja de control Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaborarán el Inventario único Documental de los expedientes bajo su custodia. Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Las historias laborales están conformadas por carpetas físicas y virtuales, teniendo en cuenta que en la entidad existe un Sistema de Gestión Documental (ORFEO) para la administración de los documentos al interior de la entidad; se procura a partir del mes de abril del año 2014 cuando se implementaron por completo las funcionalidades del sistema ORFEO, que el expediente virtual sea un reflejo del expediente físico, hasta donde sea posible. Una vez hecha la apertura e identificación de carpetas (expedientes) con base en la Tabla de Retención Documental, estas se deben rotular de tal forma que permitan su ubicación y recuperación.

12.2. Organización de Historias Laborales Todos los documentos que conforman la historia laboral deben estar debidamente radicados por el área de Talento Humano y entregados a la persona encargada del manejo de las Historias Laborales, tan pronto termine el trámite, para su correspondiente inclusión en el expediente.

El archivo de las historias laborales de la entidad se encuentra clasificado en el historial activo (funcionarios actualmente vinculados) e historial inactivo, (Ex funcionarios de la entidad)

Las historias laborales deben organizarse de tal manera que, en lo posible, coincida la organización del expediente físico con la organización del expediente virtual, dadas las directrices internas que la entidad ha establecido para

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MAYOR BOGOTÁ D.C.

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la organización de sus documentos.

Las carpetas fisicas de las historias laborales se archivarán en el área destinada para tal fin, en orden alfabético por apellido, en cajas X-200 debidamente rotuladas e identificadas, separando las del personal activo y las del personal inactivo.

Las carpetas que ingresan al archivo físico de historias laborales del IDARTES por primera vez, son aquellas de los funcionarios que han ingresado para ejercer empleos vacantes que se proveen en provisionalidad, de libre nombramiento y remoción y planta temporal.

Las carpetas de las historias laborales del archivo inactivo vuelven a formar parte del archivo activo, cuando los exfuncionarios han sido reintegrados, reincorporados o vuelven a ingresar en otros cargos. Si ya tenían asignado un número de expediente se conservará para continuar alimentándose normalmente.

12.3. Responsables La Subdirección Administrativa y Financiera confiere a Gestión Documental, la responsabilidad de custodiar, mantener actualizado y sistematizado el archivo de las hojas de vida del personal del IDARTES de acuerdo con el Decreto 990 de 2002, responsabilidad que se materializa con el apoyo del Coordinador(a) de Talento Humano.

12.3.1. Coordinador de Talento Humano o quien(es) este designe:

Verificar que las historias laborales contengan como mínimo los documentos señalados en la Lista de Chequeo, dispuesta en la Intranet para tal fin, antes de hacer la transferencia a Gestión documental para su custodia y administración, para lo anterior se debe tener en cuenta los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción. Generar un radicado para cada historia laboral luego de corroborar que cumpla con la lista de chequeo. Con este radicado se solicitará la creación del expediente en el Sistema de Información y se entregará al Área de Gestión Documental para la respectiva digitalización. Lo anterior permitirá que la totalidad del expediente se encuentre en el Sistema de Información. (A partir del momento que esta guía se publique en el SIG) Exigir que todos los documentos de las historias laborales sean radicados y se solicite su digitalización, por parte del responsable de la generación o gestión del documento, luego hacer la respectiva entrega para inclusión en el expediente físico, en el menor tiempo posible con el fin de evitar reprocesos de organización y foliación de los expedientes Descargar la plantilla para generación de documentos como certificaciones laborales, cada vez que se vaya a generar un nuevo documento, con el fin de evitar errores en los radicados y fechas de los documentos. Exigir radicados extemos de documentos que alleguen los funcionarios y no recibirlos a la mano. (incapacidades, certificaciones) Solicitar vía correo electrónico al área de Gestión Documental ([email protected]) la

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ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D C.


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creación de los expedientes de Historias Laborales en el Sistema de Información que tiene dispuesto la entidad para tal fin. Aplicar TRD, a los documentos, incluirlos en el expediente y finalizarlos en el Sistema de Información de la entidad. De esta manera el expediente se mantendrá actualizado y completo. Solicitar al Área de Gestión Documental la revisión y recepción de las transferencias documentales de las Historias Laborales; cumpliendo con lo establecido en el procedimiento "Transferencias Primarias de Documentos Físicos, Código: 5TR-GDO-PD-03 " Sacar las copias requeridas y entregarlas al solicitante, siempre y cuando no se trate de información reservada o clasificada y con la debida autorización del jefe de Talento Humano. Reportar al Subdirector Administrativo y Financiero y/o quien este designe las inconsistencias encontradas en el archivo de las historias laborales. No imprimir correos electrónicos, atendiendo a la directiva Presidencial 004 de 2012: "Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública".

12.3.2. Encargado de las historias laborales (Área de Gestión Documental): Digitallzar el expediente de apertura de la Historia laboral y subir la imagen al momento que sea entregado por el área de Talento Humano. Nota: Las historias laborales entregadas con anterioridad a diciembre de 2018, serán radicadas y digitalizadas por el área de Gestión Documental, dejando una anotación en el Sistema de Información. Ingresar o retirar físicamente las carpetas del archivo. Incorporar los documentos y foliarlos en cada una de las historias físicas manteniéndolas actualizadas, teniendo en cuenta los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción. Gestionar y registrar el préstamo de las historias laborales y controlar su devolución dentro de los tiempos establecidos en el procedimiento y por medio del formato "Consulta y Préstamo de Documentos y Expedientes, código. 5TR-GDO-F-01". Revisar y cambiar las carpetas deterioradas. Reportar al Jefe de Talento Humano o a quien este designe las inconsistencias encontradas en el archivo electrónico de las historias laborales o el incumplimiento de verificación de la lista de Chequeo. Custodiar y responder por la salvaguarda de los expedientes de las historias laborales. Mantener actualizado el inventario utilizando el Formato Único de Inventario Documental FUID. Elaborar la hoja de control de los expedientes de las Historias Laborales Crear los expedientes de historias laborales en el aplicativo ORFEO solicitados por el área de Talento Humano Revisar y recibir las transferencias documentales correspondientes a las historias laborales, y de ser necesario solicitar ajustes de estas, para que reposen en el archivo de gestión centralizado de la entidad. Identificar mediante la rotulación de cajas y carpetas, utilizando los rótulos dispuestos en el SIG para tal fin. Siguiendo las instrucciones del punto 8 de esta guía. Ubicar físicamente los expedientes en los espacios asignados verificando la seguridad de estos.

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BOGOTÁ MAYOR

D.G.

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12.4. Actualización de historias laborales Cada vez que se presente una novedad o situación administrativa, el responsable del documento emitido, debe tipificar el documento, aplicando la TRD, verificar que sea digitalizado e incluirlo al expediente virtual correspondiente para posterior entregarlo al responsable de actualizar el archivo físico de la historia laboral. De esta manera queda actualizado tanto el expediente virtual como el fisico.

Al archivar los documentos en el expediente físico, el responsable de su actualización debe realizar el respectivo registro en la hoja de control formato 5TR-GDO-F-08.

Para el caso especifico de la Declaración de Bienes y Rentas, ésta se debe actualizar anualmente a más tardar el 31 de marzo de cada vigencia, en el aplicativo (SIGEP o SIDEAP) y radicarse a través del sistema Orfeo al Área de Talento Humano, una vez vencido este plazo se envía el informe a la Oficina de Control Interno indicando quienes no lo presentaron para el respectivo proceso, de acuerdo al Decreto 2842 del 2010, capitulo III, art, 11. Así mismo para las personas que hagan posesión o se retiren de su cargo.

Nota: Al momento del retiro del servicio de un funcionario en la comunicación de aceptación de renuncia se le informa que debe presentar la Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.

12.5. Préstamo y consulta de historias laborales Todo préstamo de los expedientes de historias laborales se debe registrar en el formato "Consulta y Préstamo de Documentos y Expedientes 5TR-GDO-F-01". Y teniendo en cuenta:

La consulta fisica del expediente se realizará dentro de la Oficina de Talento Humano solicitando al Área de Gestión Documental a través de un correo electrónico, el respectivo préstamo.

De acuerdo al Art.18 de la ley 1712 de 2014, artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo ley 1437 de 2011, sólo tendrán carácter reservado la información y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial, los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información. Las solicitudes de documentos que se reciban de las entidades de control deben atenderse dentro de los términos de ley. Art 18 de la ley 1712 de 2014.

El responsable del archivo y custodia de las historias laborales debe controlar que durante su préstamo o consulta no se retiren folios de las carpetas, que no se mutilen los expedientes o cualquier acto de daño a los documentos. De igual forma, cuando termine el préstamo o la consulta, se debe verificar el estado y

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cantidad de los folios devueltos y retornarlas inmediatamente al archivo.

Está permitida la solicitud de fotocopias con las restricciones informadas en el literal b y c.

Todos los préstamos deben estar autorizados por el Jefe de Talento Humano, o quien haga sus veces.

Solicitar el préstamo del expediente físico cuando sea estrictamente necesario para evitar su deterioro. Para ello, se debe consultar en el aplicativo por nombre o número de cédula.

12.6. Conservación de las historias laborales Las historias laborales de los funcionarios inactivos deben permanecer en el archivo de gestión centralizado por el período establecido en la Tabla de Retención Documental — TRD-, (80 años), tiempo después del cual se debe seleccionar una muestra representativa, microfilmar y/o digitalizar y transferir al Archivo de Bogotá para conservarse como archivo Histórico.

12.6.1. Custodia de las historias laborales Las carpetas fisicas de las historias laborales de los funcionarios del IDARTES, se encuentran centralizadas en el archivo ubicado en el Área de Gestión Documental y deben permanecer bajo llave y con las medidas de seguridad necesarias.

12.6.2. Pérdida y Reconstrucción de historia laboral:

En caso de pérdida parcial o total de la historia laboral es responsabilidad de Gestión Documental quien ejerce su custodia, informar al jefe de Talento Humano, quien informará a la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto, y proceder a poner el denuncio respectivo ante la Fiscalía General de la Nación y solicitar de inmediato la reconstrucción de la historia laboral o la documentación, dejando constancia dentro de la misma que es duplicado y anexando el denuncio de la pérdida. Además, es de obligatorio cumplimiento velar por que se obtenga de nuevo la información en un periodo no mayor de tres (3) meses, reportando la reconstrucción a las áreas relacionadas. Lo anterior atendiendo a las normas legales sobre la materia: Acuerdo 07 de 2014 Título III, Art. 7, "Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expedientes."

El responsable de las historias laborales no puede retirar o eliminar ninguno de los documentos que reposan en las carpetas de las historias laborales, como tampoco suministrar información de documentos a personas al interior o exterior de la Entidad.

El acceso al archivo físico de las historias laborales es restringido, solamente puede ingresar el Coordinador del de Talento Humano y/o quién(es) este designe y el responsable de su administración de gestión documental. Este es un documento controlado: una vez se descargue ose imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.qov.co/idartes se considera

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Toda persona que desee ingresar al archivo físico debe solicitar el permiso al Coordinador de Talento Humáno.

/2.7. Control de Las Historias Laborales El Inventario Documental sé debe verificar en forma permanente se debe realizar revisión de expedientes físico contra virtual.

Durante la verificación del Inventario Documental, se debe corroborar que las historias laborales contengan como mínimo los documentos relacionados en la Circular No. 004 de 2003 del Archivo General de la Nación, que se encuentren en buen estado de conservación y que estén relacionados en la hoja de control 5TR-GDO-F-08

En caso de que el responsable encuentre alguna inconsistencia durante la administración de las historias laborales, debe informar de inmediato al Coordinador del Área de Talento Humano y éste a su vez a la Subdirección Administrativa y Financiera, quienes determinarán las acciones a seguir.

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