CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNOENTIDAD

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LINCE - LIMA

SUPERVISADO POR : J.A.S.T.

DESARRO- LLADO PORFECHA:DESARROLLADO PORFECHA:

R.V.R.280514

AREA O DEPENDENCIA EVALUADA: CONTROL PATRIMONIAL(Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar o adjuntar lo que considere necesario en la columna de observaciones o con documentos adicionales o de soporte a sus respuestas).P R E G U N T A S1. Se han implementado en la Unidad de Control Patrimonial, instrucciones, directivas o normas internas que reglamenten los procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que podran ocasionar prdidas o daos a los bienes de activo fijo de la Municipalidad?2. Por favor indicarnos al dorso cuales son las normas o instrucciones y adjuntarnos una copia de las mismas debidamente aprobadas por el Titular.3. Ha formulado para el ao 2014 o el periodo en curso, su Plan Operativo o de Actividades la Unidad de Control Patrimonial?4. Ha establecido la Unidad de Control Patrimonial sus objetivos de manera que concuerden con los Planes Estratgicos de la Municipalidad y los operativos de su rea?5. Con qu frecuencia evala Control Patrimonial el cumplimiento de sus objetivos y metas?6. Tiene contratada la Entidad, plizas de seguros para proteger sus activos fijos, contra eventuales hechos como incendios, sustracciones, terrorismo, daos, etc.? Por favor adjuntarnos copias de las plizas si su respuesta es positiva.7. Se han establecido en el Manual de Organizacin y Funciones, las atribuciones, responsabilidades y tareas de la Unidad de Control Patrimonial?8. Ha implementado el Titular, o la Gerencia Municipal, Gerencia de Administracin y Finanzas o Sub Gerente del rea, procedimientos escritos relativos a la custodia fsica y seguridad de los activos fijos, con el objeto de salvaguardarlos?9. Se ha establecido por escrito, la responsabilidad de los funcionarios y servidores en la custodia de los bienes depreciables y no depreciables, por utilizarlos exclusivamente, a fin de que sean protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a cada dependencia?10. Con relacin a la interrogante anterior, que documento o formato se ha utilizado en el ejercicio 2014 para asignar la responsabilidad en la custodia de todos los bienes institucionales?11. En caso de salidas de activos fijos fuera de las instalaciones de la Municipalidad, traslados o transferencias entre dependencias u oficinas de la entidad (especialmente muebles y enseres, equipos, maquinarias y otros similares), cuales son los procedimientos de autorizacin de tales salidas y traslaciones y como se evidencian documentadamente?. Respuesta por favor al dorso.12. Cul es el tratamiento administrativo que realiza la Unidad de Control Patrimonial con respecto a bienes adquiridos por la Institucin y que luego son donados o cedidos en uso a otras entidades?13. Existe aprobado un Plan o Programa de Mantenimiento Preventivo de los Activos Fijos de la empresa?14. Cules son los tipos de activos fijos que necesitaron con mayor urgencia, manteni-mientos y reparaciones en el ejercicio 2014? Reportarlas al dorso o en documento aparte.15. Se han aprobado y aplicado en el ejercicio 2014, instructivos o normas, para que el personal responsable del uso y custodia de los bienes, reporte a la Unidad de Control Patrimonial o su Jefatura, los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes?

16. Se tiene en vigencia una Directiva, Instructivo u otro instrumento similar para normalizar los procedimientos e instrucciones administrativos para uso de los vehculos oficiales de la Municipalidad? Por favor adjuntarnos una copia de dicho instrumento.17. En caso de alquiler de maquinarias u otros bienes muebles e inmuebles, Se ha implementado un Reglamento al respecto, fijando con claridad los procedimientos y tarifas respectivas?. Por favor adjuntarnos el documento.18. Participa la Unidad de Control Patrimonial en las acciones y control de alquiler de maquinarias y otros bienes de la entidad?19. En todo caso, Qu acciones de comprobacin interna y de verificacin realiza dicha Unidad en las transacciones de alquiler de maquinarias y dems bienes?20. Llevan todos los vehculos de propiedad de la empresa, pintados en lugar visible, un crculo con la denominacin de la entidad?21. En caso negativo: Existe autorizacin expresa del Titular, liberando a ciertos vehculos la obligacin de llevar la denominacin de la entidad?22. Se han producido en el ejercicio 2014 o se prevn en breve, bajas y altas de bienes de activo fijo?23. En caso afirmativo: Se evalan, califican y justifican adecuadamente las bajas de bienes, conforme a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales y otras normas vigentes?24. Las bajas y altas de bienes se hallan debidamente reglamentadas? Adjuntarnos por favor la Directiva vigente para el 2014.25. Se realizan inventarios fsicos generales de todos los activos fijos incluidos terrenos, construcciones en curso, edificios y la infraestructura pblica por lo menos una vez al ao?26. En qu fechas se efectan los inventarios fsicos?27. Quines o que rganos realizan los inventarios fsicos de los activos fijos e infraestructura pblica de la Municipalidad?28. Son los empleados que efectan los inventarios fsicos independientes de aquellos que tienen su cargo la custodia de los bienes y de los registros contables de los activos fijos?29. Regularmente los empleados que efectan los inventarios fsicos de activos fijos:

a) Son instruidos adecuadamente con normas, reglas e instructivos precisos?

b) Son entrenados? c) Son supervisados, por quien?

30. Se emplean tarjetas, formatos virtuales u otros mecanismos de registro de datos en la realizacin de inventarios fsicos?a) Estn prenumerados?

b) Constan de diferentes secciones o cuerpos?c) Se controla su secuencia numrica?

31. Se toman medidas para efectuar un corte adecuado y exacto de los activos fijos a la fecha de su verificacin fsica?32. Se comparan y/o concilian los listados o tarjetas de inventarios fsicos con los saldos segn controles contables analticos?a) En caso de diferencias se investigan las causas o se aclaran oportunamente las mismas?.

33. Existen instrucciones escritas y debidamente aprobadas para practicar los inventarios fsicos de los activos fijos e infraestructura?. Por favor acompaarnos la utilizada al cierre del 2014.34. Dichas instrucciones contienen:

a) Las tareas y acciones de comprobacin fsica de manera clara y precisa?b) Objetivos que se persiguen?

c) Responsabilidad sobre el mismo?

d) Fecha y hora de iniciacin?

e)Nmina de participantes y la funcin a cumplir?f) Plano de los lugares a inventariar dividido por:

i) reas?

ii) Sectores?

iii) Tipos de Bienes g)Controles a realizarse durante el inventario?

h) Los procedimientos de control sobre el total de tarjetas o formatos de listas emitidos, utilizados, anulados y no usados?

35. Quin supervisa el cumplimiento de dichas instrucciones?36. Se aseguran de que todos los bienes de activos fijos fueron recontados?37. Se investigan cuidadosamente los sobrantes y faltantes de bienes de activo fijo?38. Son confrontados y conciliados los totales valorizados de los inventarios fsicos de activos fijos, con las respectivas cuentas divisionarias contables?39. Cules son los tipos de Informe que report al 31-DIC-2014, como resultado del Inventario Fsico General de los Activos Fijos e Infraestructura Pblica?40. Se ha verificado fsicamente el estado de avance del mantenimiento de parques y jardines en curso al cierre del ejercicio 2014?41. Se hallan todos los bienes inmuebles de la Municipalidad debidamente saneados tcnica, fsica y legalmente?42. Cuenta todos los inmuebles terrenos, edificios y unidades de transportes-, con inscripcin oportuna de su propiedad en los Registros Pblicos?43. En caso negativo: Cules son los bienes que no fueron saneados en Registros Pblicos?44. Se hallan inscritos los bienes patrimoniales de la Municipalidad, en los registros de la Superintendencia de Bienes Nacionales?45. Cuentan todos los vehculos de transporte de la Municipalidad con sus seguros contra accidentes de transito (SOAT)?. Si fuera as adjuntarnos copias fedateadas de las plizas vigentes. FIRMA Y SELLOFUNCIONARIO RESPONSABLE.

1. NO

SI

N.A.

OBSERVACIONES, COMENTARIOS Y ACLARACIONES

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AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA DE TESORERAMarcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones, adjuntar por favor los documentos adicionales solicitados.P R E G U N T A SRESPUESTAS

NOSIN.AOBSERVACIONES, COMENTARIOS Y ACLARACIONES

A) ASPECTOS OPERATIVOS GENERALES.

1. Estn claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad en el rea de Tesorera? detallar los cargos y nombres desde las Jefaturas de los servidores que laboran en el rea, al mismo tiempo los instrumentos administrativos que las sustentan. (Al dorso)

2. Cules Directivas, normas e instrucciones por escrito se han aprobado e implementado o estuvieron vigentes el 2014, para el manejo de los fondos por parte del rea de Tesorera? Detallarlas al dorso indicando las Resoluciones que las aprobaron.3. Ha implementado el Titular o Gerencia Municipal los principios y valores para el rea de Tesorera como parte de la cultura organizacional de la Institucin?4. Cules cuentas bancarias estuvieron abiertas en el ao 2014 y cuales fueron los propsitos de cada una? Detallarlas al dorso, indicando con exactitud los nmeros de cuentas bancarias en total.

5. Existen cuentas bancarias abiertas inactivas? y por qu se mantienen?

6. Quines, cules son los cargos y con que Resoluciones fueron designadas las personas autorizadas para firmar los depsitos y retiros de fondos de las cuentas bancarias?7. Se informan oportunamente a los bancos cuando un firmante deja de ser autorizado para suscribir con sus firmas los depsitos y retiros de fondos?

8. Mantuvo y mantiene implementado la Sub-Gerencia de Tesorera, Flujos de Caja mensuales y listados permanentes de obligaciones por pagar?. Por favor remitirnos una copia del utilizado para el ejercicio 2014.

9. Estn todas las cuentas bancarias registradas en los auxiliares estndares?

10. Existe en Tesorera una subdivisin de fondos a cargo de cajeros o responsables de rubros especficos? Indicarnos quienes y que tipo de recursos.

11. Las funciones y responsabilidades de estos cajeros estn debidamente especificadas y limitadas dentro de las funciones de Tesorera?

12. Los Cajeros-recaudadores solo tienen acceso a la documentacin que se presenta en ventanilla?

13. Est centralizada la informacin de los cobros y depsitos de efectivo en el menor nmero posible de personas?

a) Quin realiza el recojo y centralizacin de los fondos recaudados diariamente?14. Se encuentran los empleados de otros sectores (rentas-cobranzas, abastecimientos, contabilidad etc.) en situacin de participar en probables desviaciones de fondos relacionados con el cobro o pagos en efectivo u otros valores?

15. Ha presentado fianza o garanta econmica de fcil e inmediata ejecucin, el personal de Tesorera que realiza cobros, custodia de fondos y efecta pagos?16. Si la pregunta anterior es afirmativa, sealarnos al dorso, quienes presentaron fianzas, hasta que montos de cobertura y los plazos de los mismos, y quienes las mantienen en custodia.

17. Ha contratado la entidad el ao 2014 y en la actualidad un seguro contra deshonestidad de sus empleados u otros riesgos, especialmente para el personal de Tesorera?

18. Realiza el personal de Tesorera alguna de las siguientes funciones:a) Confeccin de documentos y valores por cobrar y lleva los registros de los mismos?

b) Realiza registros de Cuentas a Cobrar; ayuda a balancear y analizar la antigedad de los saldos o participa en la preparacin de los saldos de cuentas?

c) Autoriza castigos directos, quiebras, anulaciones de valores y documentos por cobrar o aprobar descuentos, anulaciones y actos similares?d) Gestiona directamente la cobranza de saldos, o aprueba o da de baja las partidas incobrables?

e) Realiza la conciliacin de las cuentas de los bancos?

f) Tiene la custodia de valores y documentos?

g) Lleva el Mayor General y Sub - Diario de Caja?

h) Prepara, aprueba y autoriza Comprobantes de Pago?

i) Firma o endosa obligaciones (pagars, letras)?

j) Prepara las planillas de remuneraciones del personal, hace los cheques y realizar los pagos en efectivo o cheques al personal nombrado y contratado?

k) Tiene bajo su custodia los sueldos o jornales no reclamados?

19. Se efectan controles o revisiones internas de las operaciones de ingresos y pagos?

a) Quin lo hace?

b) Con que frecuencia?.

c) En qu documento queda la constancia de tales verificaciones.

20. Se realizan diariamente las constataciones fsicas de los saldos de los fondos de Caja?

a) Se deja constancia expresa (escrita) de los mismos?

21. Efecta algn funcionario ajeno a Tesorera arqueos de los fondos?a) Quin lo hace?

b) Con que frecuencia?

c) Deja constancia escrita?

Por favor alcanzarnos copias de arqueos realizados en los aos 2013 y 2014.22. Se reciben en la entidad cheques con fecha adelantada?

En caso afirmativo, Se lleva control de los cheques con fecha adelantada?Quin lo hace?B) ADMINISTRACIN Y OPERACIN DE LOS FONDOS.1. El Titular y/o la Gerencia Municipal han establecido el ao 2014, polticas claras y concretas con respecto a:

a) Mximos y mnimos de custodia de dinero en Efectivo?b) Colocaciones temporarias en cuentas de ahorros o especiales de los excedentes monetarios?

c) Centralizacin o descentralizacin de los fondos?

d) Descuentos de documentos de bancos o instituciones financieras?

e) Solicitudes de crditos de dinero y sobregiros?

2. En su parecer son adecuadas esas polticas?

a. Esas polticas estn por escrito?b. Hay normas para el cumplimiento de esas Polticas?3. Se tiene en cuenta, en esas normas o instrucciones, la desvalorizacin paulatina de la moneda.

a) Estn por escrito?b) Se cumplen tales polticas y normas o instrucciones?

4. Se han establecido lmites de montos monetarios, para las autorizaciones de los pagos con los fondos de la Municipalidad?

a) Quines y hasta que montos son responsables?

b) Se ajustan por desvalorizacin de la moneda de dichos montos?

5. En cuanto al Flujo de Caja que rige los ingresos y pagos de los fondos de la Municipalidad indicarnos:

a) Su periodicidad de proyeccin es mensual?.

b) De dnde proviene la informacin?

c) Las bases tomadas para su confeccin son adecuadas?

d) Se comparan cifras reales con las estimadas?

e) Se analizan los desvos?f) A quien se informa?

6. Se han implementado por escrito normas y reglas de seguridad y proteccin de fondos y valores bajo custodia del rea de Tesorera?7. Incluyen tales medidas los siguientes aspectos:a) Las instalaciones de Tesorera son independientes y guardan todas las condiciones de seguridad y proteccin ante posibles percances como asaltos, sustracciones, incendios u otros hechos inesperados.

b) Los mecanismos y medidas preventivas dirigidas a la proteccin de los recursos en custodia son los ms apropiados. c) Maneja un sola persona las llaves de las instalaciones o la manejan ms personas?d) Se cuenta con cajas fuertes seguras para cada tipo de fondos y con claves de exclusivo uso con la finalidad de proteger razonablemente los fondos en custodia dentro de la entidad?e) La ubicacin fsica de la Oficina de Tesorera dentro del edificio de la Municipalidad tiene la seguridad y la proteccin preventiva y concurrente adecuada?8. Se han designado o dividido los empleados o funcionarios especficamente responsables para la custodia y movimiento de:

a) Recaudaciones o cobranzas por depositar?

b) Cajas chicas o fondos para pagos en efectivo?

c) Otros valores como cartas fianzas?

9. Existen implementados por escrito normas e instrucciones de seguridad para el traslado de los fondos en efectivo hacia los bancos locales? Por favor adjuntarnos copias de tales documentos10. Podra describirnos las principales medidas de seguridad respecto a la pregunta anterior?. Al dorso

11. Existe un seguro sobre los fondos (dinero en efectivo, cheques) en custodia y trnsito de la Municipalidad?

C) COBRANZAS - INGRESOS Y DEPOSITOS DE FONDOS.

1. Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas para el rea Caja y Tesorera?a) Son claras y precisas?

b) Son escritas?c) Son adecuadas?2. Se aceptan pagos de servicios u otros conceptos con cheques a favor de la Municipalidad?3. Qu normas, precauciones y medidas de seguridad se exigen o adoptan para las captaciones con cheques?Por favor describirlas al dorso.4. Se lleva un registro o listado en el que se anotan los cheques recibidos en pago de valores por cobrar y otros:a) Quin lo hace?5. Qu clase de registros de ingresos de Caja se usan?a) Quin los lleva?

b) Con qu frecuencia?c) Quin los autoriza?6. Tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas a Tesorera?7. Son los cheques recibidos por los pagos, cruzados y estampados, inmediatamente de recibirse, con un sello de depsito restrictivo? .

a) Quin lo hace?b) Se hace en forma inmediata?

8. Existen indicaciones expresas a los usuarios o deudores de la Municipalidad, que efecten sus pagos con cheques, para que stos sean emitidos a la orden de la entidad y no de funcionarios o servidores de la misma restrictivamente?a) Porque medio se realiza tal comunicacin?

9. Se depositan las cobranzas diariamente?a) En su totalidad?

b) Con la misma composicin que se recibi?

c) Qu criterios se aplican en caso de saldos que se dejan de depositar?

10. Mantiene el Tesorero una Informe Diario con el detalle de los Ingresos, los depsitos y los saldos diarios en efectivo?Por favor adjuntarnos copia de su ltimo Informe.11. Efecta ocasionalmente algn funcionario independiente a Tesorera y sin acceso alguno a los valores o registros de Cuentas a Cobrar, comprobaciones sorpresivas de los depsitos contra el registro de Ingresos de Caja y las Boletas de Depsito?12. Se comparan en el rea de Tesorera el registro de ingresos de Caja, partida por partida, respecto a las Boletas de Depsito selladas por el Banco?13. Se cerciora el Gerente Municipal o el Contador de la Municipalidad, que las cobranzas fueron depositadas en los bancos, dentro de los plazos vigentes, conforme a sus disposiciones y en las cantidades correspondientes?

14. Contienen las Boletas de Depsito detalles que puedan identificar los cheques y efectivo depositados?15. Se aceptan y pagan en Tesorera cheques endosados cheques de la propia Municipalidad y/o de terceros?16. En caso afirmativo Quin autoriza dichos endosos?17. Las Notas de Cargos o dbitos efectuados por el banco como consecuencia de depsitos que no fueron acreditados por falta de fondos, endosos, cuenta cerrada, etc., son entregados a un funcionario independiente al de Tesorera?18. Se preparan recibos de ingresos o comprobantes independientes y por sistema para toda cobranza?

a) Son pre-numerados?

b) Son confeccionados el original y las copias en forma simultnea?

19. Existen recibos de Ingresos a Caja:a) Oficiales?

b) Provisorios?

c) Para casos no provenientes por cobranzas regulares y otras recaudaciones?

20. Incluyen los recibos de ingresos:a) Detalle de los pagos?

b) Descuentos otorgados?

c) Conceptos que originan las recepciones?

d) Son legibles las copias?e) Los formularios son adecuados?.21. Realiza el rea de Tesorera descuentos o rebajas de manera directa, en las cobranzas que efecta diariamente?22. Se efecta el control numrico de los recibos de ingresos, partes y dems comprobantes antes del depsito de los fondos?23. Son los talonarios de recibos de ingresos en blanco o que no estn en uso, controlados en forma tal que se impida su utilizacin indebida?

a) Son custodiados por una persona ajena a Tesorera?b) Quin es?

c) Son entregados por devolucin del talonario anterior o ltimo recibo utilizado?

24. En los casos de cobranzas en ventanillas, la conformidad de los documentos cobrados es controlada por una persona ajena a caja?25. En el caso de usarse computadoras para registrar los ingresos de fondos:

a) Se tienen medios de seguridad, claves u otros mecanismos para impedir el acceso de personas ajenas al sistema de registro y anotacin de los ingresos?

b) Se realiza control del total de la informacin computarizada con el dinero entregado por el cajero?c) Quien lo hace?26. Existe control administrativo y contable independiente fuera del sector de Tesorera sobre los siguientes cobros:a) Alquileres de muebles e inmuebles?b) Ventas al contado de bienes y servicios?

c) Ventas de bienes en baja?

27. Se depositan de manera inmediata, y en un plazo no mayor a las 24 horas las cobranzas diarias realizadas por las Cajas del rea de Tesorera?28. Indique que personas estn autorizadas para endosar cheques para depositarlos. Por favor al dorso.29. Efecte el curso grama de los procedimientos de las cobranzas diarias, y de los depsitos de los fondos captados. Por favor adjntelo al presente.30. Se utilizan algunos Comprobantes de Pago establecidos por la SUNAT, para dar razn de los ingresos de fondos a Tesorera?

D) EGRESOS DE FONDOS DESEMBOLSOS CON CHEQUES.1. Para realizar los pagos con cheques, qu tipo de registros y formularios se realizan?

a) Quin los lleva?2. Son todos los pagos excepto gastos con fondos para pagos en efectivo y cajas chicas, efectuados mediante cheque?3. Las remuneraciones del personal son depositadas en cuentas de ahorros especficas del personal?

4. Para efectuar un egreso se requiere un Comprobante de Pago?a) Es previamente aprobado y autorizado?

b) Por quienes?

c) Se halla prenumerado?d) Lleva el N de Registro SIAF?5. En caso de haberse fijado limites de montos para las autorizaciones de pagos en efectivo, existe algn mecanismo de ajuste automtico por la desvalorizacin del poder adquisitivo de la moneda?6. Se encuentran separadas las siguientes funciones?

a) Autorizacin de pago?b) Preparacin del Comprobante de Pago?

c) Firma del cheque?

d) Pago al acreedor?7. Se utiliza la mquina protectora de cheques u otro sistema. similar?

8. Son los talonarios de cheques o chequeras que no estn en uso, controlados en forma tal que impidan su utilizacin indebida?a) Dnde se guardan?b) Quin es el responsable o custodio?

9. Est prohibida la firma de cheques en blanco?

a) Si la respuesta fuera no, Toma el Gerente Municipal o Sub Gerente de Administracin medidas para cerciorarse del correcto uso de los cheques firmados?

10. Se prepara simultneamente con el cheque, una copia del mismo, o se anotan simplemente los mismos datos en los talones de las chequeras, para luego trasladar los datos a los Comprobantes de Pago?

11. Se requiere para la emisin y giro de un cheque ms de una firma?

a) Indique cuantas.

b) Que combinaciones se pueden hacer en caso de ms de una firma?.

c) Son estas adecuadas?

12. La autorizacin para firmar cheques es concedida oficialmente por Resolucin del Titular de la entidad?. Por favor adjuntarse dicho documento.13. Quines son los funcionarios que realizan controles previos a la emisin y giro de un cheque?

14. Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques cumple alguna de las siguientes funciones:

a) Realiza cobranzas de ingresos?b) Acta como cajero, o tiene acceso a la caja?

c) Realiza las conciliaciones bancarias?

d) Aprueba o prepara comprobantes de pago?e) Tiene a su cargo un fondo fijo?15. Se efectan los egresos de fondos solamente en base a comprobantes de pago debidamente aprobados, autorizados, y con los justificativos adjuntos?16. Revisan quienes firman los cheques, la conformidad de los Comprobantes de Pago y los documentos que respaldan los egresos?17. Se anotan los datos del pago en los comprobantes, de manera que se evite duplicacin de pagos?

a) Cmo se hace?b) Cundo se hace?

c) Quin lo hace?18. Se coloca el sello restrictivo de Pagado en los comprobantes y documentos cancelados por Tesorera?

a) Se coloca un sello fechador?

19. Se deja constancia de las revisiones, aprobaciones y autorizaciones de los Comprobantes de Pago, mediante el estampe de las iniciales del firmante en los comprobantes y documentos?20. Se giran los cheques a la orden de los beneficiarios con el aditamento de no negociables?21. Son los talones de las chequeras?

a) Inicializados por los firmantes?

b) Guardados con la chequera?

22. Se conservan los cheques anulados o mal redactados a fin de controlar la correlatividad numrica?23. Se expiden cheques cuyos beneficiarios son:

a) El Titular, Funcionarios o empleados (excepto por sueldos y jornales, gastos de viajes, reembolsos de cajas chicas o fondos fijos), bajo el concepto de que el efectivo ser usado para atenciones o gastos de la Municipalidad?

b) Cheques emitidos a un tercero que no es el verdadero beneficiario?E) DESEMBOLSOS CON DINERO EN EFECTIVO

1. Cules son los fondos fijos y cajas chicas habilitados para realizar pagos en efectivo?. Describirlos al dorso, sealando los responsables de los mismos.

2. Se han aprobado normas, directivas o instructivos especficos que rigen los procedimientos de utilizacin y montos por cada uno de tales fondos?Ajuntarnos una copia de tales instrumentos.3. Las normas o procedimientos antes indicados son en todo caso:

a) Claros y precisos?b) Eficientes y no constituyen trabas o retrasos?c) Adecuados?4. Los montos de los fondos para pagos en efectivo son adecuados?

a) Se ajustan a la desvalorizacin del poder adquisitivo de la moneda?b) Mediante que sistema?5. Se ha establecido una suma mxima o limite a pagar en efectivo por cada una los fondos para pagos en efectivo?a) Se ajusta a la inflacin?

b) Mediante que mtodo?

c) Indicarnos los montos de topes de pagos por cada tipo de fondos.

6. Se confunden o mezclan los ingresos de caja con los fondos fijos o de caja chica?7. Quines han sido designados para aprobar y autorizar los gastos de cada uno de los fondos para pagos en efectivo?

8. Los comprobantes de gastos son autorizados?

a) Antes de producirse el pago?

b) Despus de realizados los pagos?

c) Por quien?

9. Se revisan y verifican correctamente las liquidaciones y documentos sustentatorios, de los Comprobantes de Pago de los fondos para pagos en efectivo antes de efectuar su reembolso?

10. Al realizase los reembolsos se deja constancia del pago en los comprobantes para evitar la duplicacin de pagos?

a) Se aplica el sello de pagado?

b) Se coloca el sello fechador?

11. Cuando se presentan gastos para ser reembolsados se acompaan los comprobantes justificatorios?12. Se usan los formularios denominados Vales para retirar transitoriamente y con cargo a rendir cuenta fondos para efectuar gastos en efectivo?a. Son documentos prenumerados y adecuadamente formalizados?b. Estn confeccionados en tinta?c. Estn los montos especificados en letras y nmeros?d. Se detalla el concepto del gasto a realizar?e. Indican el nombre y apellido del quien retira y su firma?f. Indican la fecha de retiro y de la rendicin?g. Existe un lmite de tiempo establecido para la rendicin?h. Quin controla la rendicin de los vales?

13. Se expiden los cheques de reembolso a la orden de los custodios de los fondos?

14. Se les presenta a los firmantes de los cheques de los reembolsos de los fondos fijos, los comprobantes justificatorios de los pagos realizados?

15. Se cambian o canjean los cheques de las reposiciones de los fondos fijos e incluso cheques de terceros, por dinero en efectivo de los fondos para pagos en efectivo?En caso afirmativo:

a) Se requiere autorizacin previa?

b) Cmo se logra el reembolso de los mismos?

16. Se realizan con los fondos para pagos en efectivo anticipos de sueldos o salarios?

17. Se comprueban frecuentemente los fondos fijos mediante arqueos sorpresivos?a) Quin los efecta?b) Con que frecuencia?

18. Para realizar los pagos con los fondos en efectivo y fijos, se han establecido y definido por escrito los tipos de gastos que deben ser desembolsados?F) MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS1. Se ha implementado en la Municipalidad la utilizacin de libros de bancos especficos, fuera del auxiliar estndar para el control de los movimientos de sus cuentas bancarias?2. Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la Municipalidad?a) Con que frecuencia?b) Quines efectan las conciliaciones? Describir nombres y cargos.c) Dejan constancia de haber realizado las conciliaciones dichas personas encargadas?

3. Se revisan con frecuencia las conciliaciones bancarias?a) Quin realiza tales revisiones?

4. Quin es el funcionario encargado de verificar las conciliaciones bancarias?5. Se usa un formulario especial para realizar las conciliaciones?6. Obtiene la persona que efecta las conciliaciones, directamente del banco o de la correspondencia, los extractos bancarios y los cheques devueltos por el banco?7. Incluye el procedimiento administrativo de conciliacin:

a) La comparacin de todos los movimientos de un periodo, en base a extractos bancarios y los registros del libro de bancos u otro mecanismo de control contable?

b) La comparacin de los saldos segn libros de bancos o controles bancarios, con sus correspondientes cuentas divisionarias o especficas de control?c) Comparacin de los cheques con el libro de egresos en cuanto a nmero, fecha, beneficiario e importe?

d) Examen de las firmas y endosos?

e) Revisin de los cheques anulados?f) Verificar los nmeros y ordenamiento de los nmeros y series de los chequesg) Comparacin de fechas e importes de los depsitos diarios, segn caja ingresos con, los extractos bancarios?h) Se investigan los cheques pendientes de cobro?i) Verificacin o compulsa de los ingresos versus depsitos.

8. Se hace la comprobacin de las transferencias entre bancos para determinar que han sido contabilizadas sin demora por los bancos y que fueron debidamente registrados?9. Los importes que no concilian y no usuales son investigados?10. Se tienen con frecuencia Notas de Cargo y Abono bancarios cuya fuente u origen no son claros o aguardan dudas?11. Se realizan cartas de reclamaciones a los bancos por movimientos indebidos e improcedentes en las cuentas bancarias de la Municipalidad?

a) Quin las realiza?

b) Hay un seguimiento de las mismas?.

G) OTROS ASPECTOS1. Mantiene el rea de Tesorera la custodia de cartas-fianza u otros valores de proveedores de bienes y servicios o terceros, con los que ha contratado para realizar pagos adelantados o a cuenta?2. Lleva Tesorera el control documentado permanente de las cartas-fianza de sus proveedores u otros valores?

Por favor acompaarnos el formato.3. Se controlan los vencimientos de las cartas fianzas?4. Quin autoriza las devoluciones de las cartas fianzas vencidas y controla su conformidad porcentual respecto a las adquisiciones a las que estn vinculadas?5. Cumpli el personal del rea con las disposiciones especficas de la Directiva Anual de Tesorera 2009?2mmm._____ FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 119 PREGUNTAS

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AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA DE LOGISTICAMarcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones, al dorso o con documentos adicionales adjuntos.P R E G U N T A SRESPUESTAS

NOSIN.AOBSERVACIONES. COMENTARIOS Y ACLARACIONES

A) ORGANIZACIN Y NORMATIVIDAD.1. El Manual de Organizacin y Funciones que rige para el rea de Logstica:a) Est actualizado conforme a las condiciones orgnicas actuales?b) Es claro y preciso?2. Se encuentran claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad de:a) La Sub Gerencia de Logstica?b) Los Jefes de sus Unidades Orgnicas?

3. Se encuentran claramente separadas las funciones de:a) Emisin de Ordenes de Compra y Servicios?

b) Recepcin?

c) Almacenamiento y custodia?

d) Registro contable?.

e) Aprobacin y autorizacin de las adquisiciones de bienes y servicios?4. Existen polticas, reglamentos o normas administrativas internas, que rijan los procedimientos del circuito de emisin de rdenes de compra y servicios-control de recepciones-almacenamiento-pago de los abastecimientos?a) Estn claramente expresadas?.b) Nos acompaara una copia de las mismas?5. Se aprobaron polticas, directivas o normas administrativas internas con relacin a la aplicacin de los criterios de economa y austeridad en la compra de bienes y contratacin de servicios?6. Cules son especficamente las Oficinas que realizan los abastecimientos de bienes y servicios en la Municipalidad? (Jefaturas y Unidades Orgnicas, detallarlas al dorso)

a) Dichas operaciones estn centralizadas?

b) En caso contrario, existen motivos que justifiquen la descentralizacin de la funcin de compras?B) SISTEMA DE ADQUISICIONES

1. Se usan tcnicas que permitan determinar si las adquisiciones presentan una relacin apropiada que implica adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiados, y al menor costo posible?Nos podra detallar al dorso tales tcnicas?2. Se realizan las compras nicamente a base de rdenes de Compra o de Servicios firmadas por funcionarios autorizados?3. Son las cantidades que se ordenan en cada ocasin determinadas en base a mtodos cuantitativos adecuados y programaciones rigurosas concordantes con el Plan Anual de Adquisiciones?4. Son establecidos en forma apropiada los momentos o fechas en los que se realizarn las ordenes por mtodos definidos ?

5. Se mantiene informacin actualizada y estadsticas de precios en forma permanente que permitan detectar los momentos oportunos de compra?a) Por favor adjuntarnos una copia de tres meses como muestra.

6. En cuanto a las cotizaciones de precios:

a) Se mantiene un registro de cotizaciones recibidas y evaluadas?b) Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en que las compras fueron realizadas a quien no ofreci la cotizacin ms baja?

7. Para cursar las cotizaciones a los proveedores de bienes y servicios en adquisiciones en las modalidades de adjudicacin directa sin publicacin y de menor cuanta, se tienen en consideracin:

a) A Proveedores oficialmente inscritos?

b) Antecedentes de los proveedores?

c) Calidad de los productos y servicios?

d) Precios econmicos?e) Condiciones de venta especiales?

f) Plazo de entrega?.

g) Forma de Pago?.

h) Descuento o bonificaciones especiales?.

8. En todos los casos, de los actos de calificacin y seleccin de los postores ganadores de los procesos de adquisicin, se dejan constancias por escrito de:

a) Los criterios tcnicos, legales y administrativos aplicados en la seleccin?

b) Justificaciones objetivas y validas de las adjudicaciones?c) En que registros y documentos se anotan tales decisiones?9. Qu medios de transporte se utilizan para los bienes adquiridos?

a) Por transporte propio?

b) Por transporte de terceros?

10. En el transporte de los bienes por servicios de terceros se tiene en cuenta:

a) Seguridad?

b) Velocidad?

c) Costo?d) Forma de Pago de los servicios?.

11. Existen polticas de seguros adecuada para los bienes en trnsito, especialmente los traslados de volmenes o cantidades importantes?

C) EMISIN DE ORDENES DE COMPRA.1. Se preparan rdenes de Compra o de Servicios para todos los abastecimientos?a) Indique en que casos no se hace.

2. Se incluyen en las Ordenes de Compra o de Servicios:a) Descripcin detallada de los artculos y servicios, o sus especificaciones tcnicas, fsicas y de calidad?b) Los precios de los artculos o servicios?c) Las cantidades?d) Plazos de entrega?e) Condiciones de pago?

3. Quines son los funcionarios que aprueban y autorizan las rdenes de Compra para los abastecimientos de bienes y servicios?4. Son todas las Ordenes de Compra y de Servicios:a) Selladas?b) Prenumeradas?c) Revisadas en todos sus detalles y controles de calidad antes de su remisin?5. Cuntas copias se preparan de las rdenes de Compra y de Servicios?

6. Se trasladan o distribuyen copias de las Ordenes de Compra y de Servicios a:a) Contabilidad?

b) Planificacin-Control Presupuestal?.

c) Recepcin?

d) Almacenes?

e) Gerencia de Administracin y Finanzas

f) Gerencial Municipal?.

g) Otras Oficinas, cuales?

7. Se realiza en el rea de abastecimientos un control registral o en sistema computarizado del orden numrico y cronolgico de las rdenes de abastecimientos emitidas por el rea?

8. Efectan controles independientes del orden numrico y cronolgico de las Ordenes de compra, las dependencias de:

a) Contabilidad?.

b) Recepcin?

c) Almacenes?

d) Otras oficinas o dependencias?.

D) REVISIN DE LOS ABASTECIMIENTOS.

1. Son los precios consignados en las facturas o boletas de venta de los proveedores, contrastados con los de las ordenes compras o servicios, por un funcionario ajeno al de abastecimientos?

a) Quin lo hace?.

b) Con que frecuencia?.

1. Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u otras situaciones especiales?a) Quin realiza las autorizaciones?

b) Con que frecuencia?

c) Qu controles se realizan a este respecto.

E) SEGUIMIENTO DE LAS ADQUISICIONES.

1. Cul es el tratamiento administrativo de las rdenes de Compra y de los Servicios que no fueron atendidos, o fueron atendidos en parte? Explicarnos al dorso, o aparte.2. Aseguran los procedimientos y normas vigentes adoptados en la Municipalidad:a) Un adecuado seguimiento de las compras?

b) Un sistema de reclamos a proveedores?

c) Una informacin peridica de las Ordenes de Compra y de servicios no cumplidas?3. Ha implementado el rea de abastecimientos, un sistema de control, informacin y archivos adecuados que den cuenta de:a) Registros documentados de los proveedores?

b) Registro de Invitacionesc) Registro de Ordenes de Compra emitidas

d) Informes de recepcin de bienes?

e) Registro de cotizaciones recibidas?.

f) Listados de precios actualizados y permanentemente ajustados? .

g) Informes de conformidad de los servicios.F) ACERCA DEL PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS.1. Cules son los perodos de permanencia de los actuales funcionarios y empleados del rea de abastecimientos?. Detallarlos al dorso.

2. Existen polticas adecuadas de rotacin del personal del rea de abastecimientos?

a) Dentro del mismo departamento?

b) Por otros sectores de la organizacin?.

3. Se tiene informacin de algunas quejas, denuncias o comunicaciones acerca de los funcionarios y empleados de abastecimientos, respecto a incumplimientos, transgresiones y conflictos?4. Cumple el personal asignado al rea con los requisitos profesionales y tcnicos establecidos en el Manual de Organizacin y Funciones?G) RECEPCIN DE BIENES ADQUIRIDOS.1. Qu dependencia realiza la recepcin de los bienes adquiridos por la Municipalidad?

2. Existen normas y procedimientos de recepcin?

a) Son claros y precisos?

b) Estn por escrito?

c) Son adecuados?3. Ha establecido el rea de abastecimientos, ambientes o lugares exclusivos como puntos centrales de recepcin?

4. Es necesario que todos los bienes, materiales y suministros incluidos para obras que se reciben, sean verificados en su recepcin?.

5. Estn las funciones de Recepcin separadas de los sectores:

a) Almacenes?b) Contabilidad (control de existencias).

c) Oficina de Abastecimientos?

6. Se verifican rigurosamente los pesos, cantidades, volmenes y unidades de los artculos recibidos?

7. Se usan balanzas y dems instrumentos para la verificacin fsica de los productos que ingresan a la Municipalidad?

8. Se emiten inmediatamente a la Recepcin los datos que dan conformidad de las recepciones en las Guas de Internamiento?

9. Se indica en las mismas Guas la existencia de faltantes o sobrantes fsicos?10. Cuntas copias se preparan y como se distribuyen?.

11. Se controla la correlatividad de las mismas en los sectores:

a) Contabilidad?

b) Oficina de Abastecimientos?

c) Almacenes?.

12. Se lleva un registro especial de los materiales recepcionados?.

13. Qu medidas o normas se utilizan para revisar, inspeccionar, controlar o hacer pruebas en cuanto a las especificaciones y calidad de los productos recibidos?

14. Se controlan en cuanto a los productos:

a) Calidad?

b) Cantidad?

15. El tipo de control es:

a) Total?

b) Parcial?

c) Selectivo?16. Se deja constancia del control de calidad en:

a) La Gua de Internamiento?

b) Otro formulario ad hoc?

17. En el caso de existir un formulario de Control de Calidad se halla:

a) Prenumerado?

b) Autorizado?

c) Quines reciben sus copias?.

18. Son informadas de inmediato las dependencias de Contabilidad y Abastecimientos acerca de faltantes y deficiencias de la calidad?

19. Se implementaron controles efectivos sobre las entregas parciales o en partes sobre una Orden de Compra?

a) Qu tipo de controles son?.

20 Qu controles se practican sobre las Ordenes de Compra no atendidas?H) DEVOLUCIONES DE COMPRAS.1. Son las devoluciones a proveedores:a) Debidamente autorizadas?

b) Por quin?.

2. Cules son las causales para que se disponen devoluciones de bienes a los proveedores? Sealarla al dorso por favor.

3. Cul es el documento que da constancia de la devolucin y entrega fsica de los productos remitidos por los proveedores?.

4. Es informada la Oficina de Contabilidad de las devoluciones?.

a) Mediante que comunicacin o procedimiento?

I) CONTROL DE LOS SERVICIOS.

1. Se preparan contratos por todos los servicios adquiridos por la Municipalidad?2. Qu controles previos se requieren para realizar contratos de prestacin de servicios?3. Quines son los funcionarios que aprueban y autorizan los contratos de servicios?. Detallarlos al dorso.4. Qu controles previos se requieren para aprobar y autorizar los pagos de los servicios contratados? Sealarlos al dorso.5. Ha implementado la Municipalidad una Directiva especfica para los procedimientos de contratacin de personal en la modalidad de SNP?6. Se verifica la calidad y conformidad de los servicios prestados a la Municipalidad?

7. En qu documento queda dicha constatacin?

J) ALMACENAMIENTO1. Dnde estn situados los almacenes de bienes adquiridos por la Municipalidad?2. Cules son las principales lneas de productos de los inventarios de los almacenes?3. Ingresan todos los bienes adquiridos por la Municipalidad, fsicamente a travs del almacn?

4. Existen normas y procedimientos para el manejo del almacenamiento y la custodia de los bienes?

a) Son claros y precisos?

b) Son adecuados?

c) Estn por escrito?

5. Estn las existencias bajo el control de un encargado responsable?

a) Quin es?

b) De quien depende?6. Existe proteccin adecuada del almacn?

a) Alambrados o cercos?

b) Servicio de vigilancia?

c) Seguridad contra salidas o ingresos de materiales no autorizados?

d) Seguridad contra incendio?

e) Proteccin contra robos?

7. Son los bienes almacenados:

a) Fcilmente localizados?

b) Perfectamente identificados?

c) Catlogolizados o codificados?

d) Fcilmente manipulados?

8. En el caso de bienes especiales, o de alto valor pecuniario, estn los mismos debidamente protegidos y custodiados?

a) De que manera?.

9. Toda salida de almacenes se hace mediante el formulario denominado PECOSA?

a) En cuantas copias se emite y cmo se distribuyen?

b) Quines deben autorizar las PECOSAS que atiende el almacn?

c) Estn prenumeradas las PECOSAS?.

d) Estn firmadas por Los empleados quienes retiran los materiales?

10. Qu medida o normas existen para evitar la salida, sin la correspondiente autorizacin?11. Existen bienes destinados a las obras que no ingresan fsicamente a los almacenes?12. En caso de respuesta afirmativa a la pregunta anterior. Cules procedimientos de verificacin y control se aplican para dichos bienes?13. Se controla que todos los documentos que dan cuenta de las entradas y salidas de bienes del almacn, son anotados en los controles visibles?a) Quin realiza dicha labor?

14. En cuanto a los Controles Visibles de Almacna) Quin los lleva?

b) Estn actualizados?

c) Son nicamente de unidades fsicas?

d) Se controla la correlatividad de los documentos de entradas y salidas de productos?

15. Se mantiene un adecuado control sobre:

a) Residuos, descartes, mermas y desperdicios en los almacenes?

i Quin lo hace?.

ii En que consiste?16. Estn asegurados las existencias de la Municipalidad contra posibles percances o siniestros que podran afectarlos (robos, asaltos, destrucciones, terrorismo etc.?.

K)INVENTARIOS FISICOS DE LAS EXISTENCIAS.

1. Se realizan recuentos fsicos de todas las existencias por lo menos dos veces al ao?.

a) En qu fechas se efectan los recuentos fsicos?

2. Quines o que rganos realizan los inventarios fsicos de las existencias almacenadas de la Municipalidad?3. Son los empleados que efectan los inventarios fsicos independientes de aquellos que tienen a cargo los Registros de Existencia o de Almacenes?

4. Regularmente los empleados que efectan los inventarios fsicos:

a) Son instruidos adecuadamente con normas, reglas e instructivos precisos?

b) Son entrenados?.

c) Son Supervisados, por quien?

5. Se emplean tarjetas, formularios o sistemas computarizados para realizar los inventarios fsicos?

a) Estn prenumerados?

b) Constan de diferentes secciones o cuerpos?c) Se controla la secuencia numrica?

6. Se toman medidas para efectuar un corte adecuado y exacto de las existencias a fecha de los inventarios de los bienes en almacn?

7. Se comparan los listados o tarjetas de inventarios fsicos con los saldos segn controles visibles de almacn?.

8. En caso de diferencias de investigan las causas o se aclaran oportunamente las mismas?.

9. Existen instrucciones escritas adecuadas para practicar los inventarios fsicos?

10. Dichas instrucciones contienen:

a) Las tareas y acciones de recuento de manera clara y precisa?.

b) Objetivos que se persiguen?.

c) Responsabilidad sobre el cumplimiento de los mismos?

d) Fecha y hora de iniciacin?.

e) Nmina de participantes y la funcin a cumplir?.

f) Plano del lugar a inventariar dividido por:

f) reas?

f) Sectores?

f) Bienes?

g) Los procedimientos o normas a seguir en las verificaciones determinan realizar:

g) Primer recuento?

g) Segundo recuento?.

g) Aclaracin de las diferencias entre el primer y segundo recuento?.

h) Controles a realizarse durante el inventario?

i) Los procedimientos de control sobre el total de tarjetas o formatos de listas emitidos, utilizados, anulados y no usados?.j) Reportes finales que se emitirn al final de las comprobaciones fsicas?11.- Quin supervisa el cumplimiento de las instrucciones?12.- El segundo recuento lo efecta un equipo diferente del que realiz el primero?

13.- Se aseguran de que todos los productos fueron contados?.

14.- Se investigan cuidadosamente los sobrantes y faltantes significativos?

15.Son confrontados los totales valorizados de los inventarios fsicos, con las respectivas cuentas divisionarias contables?.

16. Se practican inventarios fsicos de los bienes trasladados a obras a la fecha de verificaciones?FIRMA Y SELLO DELFUNCIONARIO RESPONSABLETOTAL: 97 PREGUNTAS

ACCION DE CONTROL:

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31.12.2014

ACCION DE CONTROL:

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31.12.2014

AUDITORIA AL

ACCION DE CONTROL:

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Cuestionario de Control Interno de la Auditoria de Cumplimiento a la Municipalidad Distrital de Lince

Contratacin de Servicios para Limpieza Pblica y Mantenimiento de Parques y Jardines

Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.