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Cuestionario Norma de Carácter General N°385 COMPAÑÍA INDUSTRIAL EL VOLCÁN S.A.

(“Compañía” o “Volcán”)

Práctica Adopción

1. Del funcionamiento y composición del directorio

a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

SI NO

i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de

sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.

X

Volcán cuenta con un procedimiento de inducción de los nuevos directores que tiene por objeto entregar información y herramientas adecuadas que permitan al nuevo director tener una visión global del negocio, su posición en el mercado y la de sus competidores, su plan estratégico y principales desafíos, sus principios y valores, obligaciones y compromisos, así como interiorizarse de los aspectos operacionales, comerciales, financieros, legales, ambientales, laborales y cualquier otro aspecto de las actividades de la Compañía cuyo conocimiento sea necesario para el adecuado desarrollo de las funciones de sus directores. (http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php )

ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.

X

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La Compañía ha identificado los grupos de interés más relevantes. Entre la información que se entrega al nuevo director está una descripción de sus accionistas, inversionistas, personal, principales clientes, competidores, proveedores y contratistas y comunidades vecinas, así como el Código de Ética de Volcán que contiene los principios que rigen la relación con dichos grupos de interés. (http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php )

iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores

que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el Directorio.

X

Volcán cuenta con un Código de Ética que busca ser un referente de actuación de los miembros de la Compañía. El Código de Ética entrega la visión, misión, principios y valores que deben guiar el comportamiento del personal y directores de Volcán en el desempeño de sus funciones y relaciones tanto internas como con proveedores, consultores, contratistas, subcontratistas y otros prestadores de servicios de la Compañía. Además desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad. (http://www.volcan.cl/documentos/codigo_etica/codigo_etica_2016.pdf) (http://www.volcan.cl/arquitectos/)

iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales. X

El procedimiento de inducción de nuevos directores de Volcán contempla poner a disposición de cada nuevo director que se integra las principales normas jurídicas que configuran el marco general de funcionamiento de la Compañía y su Directorio, como la función y deberes particulares que la ley exige a cada director. (http://www.volcan.cl/documentos/politicas_y_procedimientos_directorio/politicas_y_procedimientos_directorio.pdf)

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v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.

X

Como parte de su procedimiento de inducción, a cada nuevo director que se integra a Volcán se le entrega un set de información que incluye ejemplos representativos de la jurisprudencia actualizada tanto judicial como administrativa relativa a los deberes legales que asisten a los directores .(http://www.volcan.cl/documentos/politicas_y_procedimientos_directorio/politicas_y_procedimientos_directorio.pdf)

vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.

X

El procedimiento de inducción de nuevos directores incluye poner a disposición de cada nuevo director copia de las actas de las sesiones del Directorio correspondientes a los últimos 24 meses, en donde se contienen los acuerdos y razones adoptados por éste.

vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.

X

El procedimiento de inducción de nuevos directores incluye poner a disposición de cada nuevo director copia de los estados financieros y de la Memoria Anual de los dos años anteriores a su incorporación. Asimismo en la página web de Volcán se encuentran publicados los estados financieros de Volcán y las Memorias Anual de los últimos años. (http://www.volcan.cl/arquitectos/informacion_financiera.php)

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viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos. X

El Código de Ética de Volcán contempla una política específica respecto de los conflictos de interés y su tratamiento corporativo, estableciéndose en forma taxativa que todos los miembros de Volcán, incluidos los directores, deben evitar el desarrollo de actividades que puedan enfrentarlos a un conflicto entre el interés personal y los intereses de la Compañía, o que pueda interferir en su capacidad para tomar decisiones con objetividad. Asimismo, el Código de Ética establece que en caso que un director se encuentre ante una situación de posible conflicto de interés, deberá comunicar este hecho al Directorio y abstenerse de participar en decisiones relacionadas con los hechos u operaciones que se refieran a tal conflicto.

(http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php )

b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

SI

NO

i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.

X

El Directorio de Volcán ha acordado mantener un programa de actividades de capacitación para la actualización de sus miembros en materias de interés en la marcha y dirección superior de la Compañía. Asimismo, en caso que se produzcan necesidades puntuales adicionales, dichas materias serán complementadas mediante sesiones de capacitación programadas en forma extraordinaria.

ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.

X

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El programa de capacitación del Directorio contempla una revisión de las mejoras en prácticas de gobierno corporativo que se hayan adoptado a nivel local e internacional.

iii. Como parte de esas materias contempla los principales

avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.

X

La Compañía cuenta desde mayo de 2017 con un Reporte de Sostenibilidad, el cual fue discutido y aprobado por e l Directorio.

(http://www.volcan.cl/arquitectos/)

iv. Como parte de esas materias contempla las principales

herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.

X

El programa de capacitación del Directorio contempla una revisión de los eventuales avances que hayan podido producirse en materia de gestión de riesgos, así como materias de sostenibilidad, que están recogidas en el Reporte de Sostenibilidad.


v. Como parte de esas materias contempla los fallos sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva lealtad, diligencia e información.

X

El programa de capacitación del Directorio contempla una revisión de ejemplos representativos de la jurisprudencia actualizada tanto judicial como administrativa relativa a los deberes legales que asisten a los directores.

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vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de

ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.

X

En el contexto de la revisión de casos representativos relacionados con los deberes legales de los directores, el programa de capacitación del Directorio contempla la revisión de la materia de conflictos de interés y su tratamiento bajo la ley y el Código de Ética de Volcán.

vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el

último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.

X

Volcán no ha considerado necesario hacer difusión de las actividades de capacitación que anualmente se realicen en el Directorio.

c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

SI NO

i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o

más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.

X

La política de Volcán es que el Directorio contrata asesores expertos cada vez que lo estima necesario para el apoyo de su rol en la dirección de la Compañía en materias específicas. La designación respectiva es resuelta por el Directorio conforme a las reglas y procedimientos generales, sin contemplar derecho a veto por parte de uno o más directores para la contratación de un asesor en particular.

ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes

sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.

X

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La política de la Compañía respecto a la contratación de expertos es que éstos se contratan cada vez que el Directorio lo estima necesario para asuntos puntuales. Cada vez que un director solicita una asesoría en particular ésta se analiza en su mérito.

iii. Que contemple la difusión, al menos una vez al año, de las

asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.

X

No se contempla la difusión de las asesorías solicitadas y no contratadas. Las actas del Directorio dan cuenta de las razones que éste tenga en consideración para cada decisión en particular, pudiendo el director interesado dejar constancia de su solicitud en el acta respectiva.

d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoria de los estados financieros para analizar:

SI

NO

i. El programa o plan de auditoría.

X

La política de la Compañía considera reuniones al menos anuales del Directorio y trimestrales del Comité de Directores con los auditores externos designados por la Junta Ordinaria de Accionistas. En esas reuniones se analizan, entre otros, el programa o plan de auditoría, sus resultados, eventuales diferencias, sugerencias o recomendaciones y otros aspectos que resulten relevantes a la función de los auditores externos. No se ha estimado necesario aumentar la frecuencia de tales reuniones ordinarias del Directorio con los auditores externos, sin perjuicio de las reuniones extraordinarias que puedan requerirse por el Directorio en circunstancias particulares que lo ameriten.

ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoria interna.

X

Ver número i anterior.

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iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado

y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.

X

Ver número i anterior. Adicionalmente, la Compañía tiene como política mantener una instrucción permanente a sus auditores externos en cuanto a requerir que comuniquen de inmediato al Comité de Directores cualquier situación que en su opinión pudiera implicar una irregularidad grave.

iv. Los resultados del programa anual de auditoria. X


v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la

relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.

X

En las reuniones del Directorio con los auditores externos se analizan todas las materias relevantes al cumplimiento de la función de estos últimos, incluyendo eventuales situaciones de conflicto de interés que pudieren existir a su respecto. e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

SI

NO

i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.

X

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ii. La matriz de riesgos empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.

X

El Comité de Gestión de Riesgos coordina la elaboración de la matriz de riesgos a partir de la información proporcionada por las distintas áreas de la organización de la Compañía de acuerdo a las respectivas materias de su competencia. El monitoreo de los procesos o actividades identificados en la matriz es realizado por la respectiva área bajo la supervisión del correspondiente gerente o jefatura responsable. La matriz de riesgos es revisada trimestralmente por el Comité de Directores, quien da cuenta al Directorio.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad

sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.

X

El Gerente General supervisa y coordina con las demás gerencias o jefaturas responsables que integran el Comité de Gestión de Riesgos la implementación de las mejoras que sean detectadas como necesarias por este último. Los principales aspectos de tales planes de mejora son parte del reporte mensual que al respecto informa el Gerente General al Directorio.

iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a

la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.

X

Volcán ha asumido una política en la que un Comité de Gestión de Riesgos se reúne mensualmente para revisar el funcionamiento del proceso de gestión de riesgos, revisar los principales indicadores de gestión, diseñar eventuales planes de acción correctiva o preventiva, mantener un seguimiento de tales planes de acción y verificar sus resultados. El Comité de Gestión de Riesgos es liderado por el Gerente General y está formado por el Auditor Interno, Gerente de Finanzas, Gerente Comercial, Gerente de Administración, Gerente Industrial, Gerente Supply Chain, Gerente Técnico y Desarrollo Sostenible, Gerente de Personas, Sub Gerente de Sistemas y Control de Gestión, Jefe de Calidad, Jefe de Medioambiente, Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional y Jefe de Excelencia Operacional. El Gerente General reporta mensualmente al Directorio los aspectos más significativos del análisis, conclusiones y procesos del referido Comité.

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Volcán tiene un manual de gestión de crisis que permite estar preparado y entrenado ante situaciones críticas. El Gerente General es responsable de convocar al Comité de Crisis y en caso de ser necesario, debe comunicar y mantener informado al Directorio. El Comité de Crisis está integrado por el Gerente General, el Gerente de Finanzas, el Gerente Comercial, el Gerente de Administración, el Gerente Industrial, el Gerente de Supply Chain, , el Gerente Técnico y Desarrollo Sostenible y el Gerente de Personas

f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

SI NO

i. El programa o plan de auditoría anual.

X

La política de la Compañía considera reuniones trimestrales del Comité de Directores con el auditor interno de la Compañía. En dicha reunión se analizan, entre otros, el programa o plan de auditoría, sus resultados, sugerencias o recomendaciones de eventuales mejoras, la efectividad del modelo de prevención de delitos y otros aspectos que resulten relevantes a juicio del auditor interno. El Comité de Directores posteriormente informa al Directorio.

ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y

aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.

X

Ver número i anterior. Adicionalmente, la Compañía tiene como política mantener una instrucción permanente a su auditor interno en cuanto a requerir que comunique de inmediato al Directorio cualquier situación que en su opinión pudiera implicar una irregularidad grave.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad

sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes. X

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Ver número i anterior. El auditor interno de Volcán se reúne periódicamente con los responsables de las distintas áreas donde éste hubiera detectado oportunidades de mejora en sus ambientes de control, proponiendo recomendaciones al efecto y monitoreando su implementación. Asimismo, los auditores externos elaboran un informe de riesgos que es monitoreado por el área de auditoría interna e incluido en la revisión que esta última efectúa anualmente con el Directorio.

iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.

X

Ver número i anterior. Volcán cuenta con un Modelo de Prevención de Delitos y Actos Ilícitos que se encuentra completamente implementado y cuya efectividad se revisa anualmente.

g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

SI NO

i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para

difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.

X

La Compañía cuenta con Reporte de Sostenibilidad, el que se encuentra publicado en la página web de la Compañía desde el mes de mayo de 2017. La elaboración del Reporte de Sostenibilidad estuvo a cargo de la Gerencia Técnica y Desarrollo Sostenible y ha sido difundido dentro de la Compañía, a los empleados, al Directorio y stakeholders en general.


ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas

que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.

X


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iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de

sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.

X


h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas e terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

SI NO

i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e

instalaciones. X

El Directorio realiza visitas anuales a las instalaciones de Volcán. Durante el año 2017 el Directorio visitó el Local Comercial de la Compañía ubicado en el Centro Comercial denominado “Las Condes Design”.

Lo anterior es sin perjuicio de las visitas que se realicen por directores en forma individual.

ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.

X

En cada visita del Directorio se realizan entrevistas con los principales ejecutivos responsables de las actividades con el fin de conocer de primera mano sus preocupaciones.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.

X

En cada visita del Directorio se contempla la oportunidad de recibir las opiniones y sugerencias que el personal pudiese aportar con el objeto de mejorar el funcionamiento de las instalaciones.

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i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

SI NO

Sólo cuando el Directorio lo estima conveniente, se hacen deliberaciones sin la presencia del Gerente ni otros Ejecutivos Principales.

X

j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

SI NO

i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.

X

El Directorio ha adoptado un procedimiento de mejoramiento continuo cuyo objeto es identificar posibles áreas de mejoramiento en el funcionamiento y organización del Directorio, así como los mecanismos apropiados para abordarlas. El procedimiento consiste en la aplicación de un cuestionario de autoevaluación del desempeño del Directorio en su conjunto en base anual, cuyas conclusiones y potenciales acciones de mejora son discutidas en el Directorio.

ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.

X

El cuestionario de autoevaluación del Directorio contempla detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose. Asimismo, según se menciona en el punto 1, letra b) de este formulario, el Directorio de Volcán ha establecido una política de capacitaciones para la actualización de sus miembros en materias de interés en la marcha y dirección superior de la Compañía.

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iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.

X

El Directorio de Volcán no ha estimado necesario un procedimiento particular al respecto. El Código de Ética de Volcán, aplicable a todos los miembros de la Compañía, establece un conjunto de principios y valores que orientan la actividad de la organización, incluyendo las relaciones internas entre sus integrantes, estableciendo específicamente el respeto de todas las personas sin discriminación alguna. Además desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad.

(http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php ) (http://www.volcan.cl/arquitectos/)

iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.

X

El Directorio de Volcán no ha estimado necesario predeterminar cuantitativamente los tiempos de dedicación que la Compañía espera de sus directores. Los directores de Volcán emplean todo el tiempo que sea necesario para el cumplimiento responsable de sus funciones conforme a la ley. Sin perjuicio de ello, el Directorio aprueba anualmente el calendario de sesiones ordinarias que se celebrarán durante el año, las que se llevan a cabo periódicamente, sin perjuicio de las sesiones extraordinarias que se requieran en la medida que las necesidades de la Compañía lo requieran.

v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.

X

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El Directorio de Volcán no ha estimado necesario establecer un protocolo de cambio organizacional para su funcionamiento en situaciones de crisis.

vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.

X

El Directorio de Volcán no lo ha estimado necesario.

vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii

anteriores, se realice al menos sobre una base anual.

X

El cuestionario de autoevaluación del Directorio se aplica en base anual (ver números i y ii anteriores). Sin embargo, no existe un procedimiento continuo específicamente referido a la detección de eventuales barreras organizacionales sociales o culturales (ver número iii).

k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

SI

NO

i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a

todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.

X

Volcán cuenta desde al año 2016 con un sistema (Webdox) que permite a los directores acceder, en condiciones de seguridad apropiadas, de forma remota y permanente a las actas y documentos de las sesiones del Directorio.

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ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicio de las obligaciones legales respecto al plazo de envío y contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.

X

Ver número i anterior. Los directores reciben con anticipación el documento que sintetiza las materias a tratar en la siguiente sesión de Directorio respectiva.

iii. Permite el acceso a que se refiere el número ii anterior, con al

menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.

X

El acceso a los documentos es con 2 días de antelación a la sesión respectiva.

iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente,

al sistema de denuncias implementado por la sociedad.

X

Volcán cuenta con un canal de denuncia a través de la página web donde se pueden reportar en forma anónima eventuales delitos o actos ilícitos. Las denuncias son recibidas por el oficial de cumplimiento , un abogado externo de la Compañía, e informadas al Directorio, si corresponde. (http://www.volcan.cl/arquitectos/denuncias.php)

v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.

X

Ver números i y ii anteriores. Asimismo, los libros de actas están a disposición de todos los directores para su revisión en las oficinas sociales.

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vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.

X

La política del Directorio es que el acta que se levanta de cada sesión sea enviada a los directores en un plazo no superior a los 5 días hábiles de manera que éstos puedan revisarla y hacer observaciones, si es del caso, antes de su firma. 2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general

a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar: SI NO

i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social. X

Volcán cuenta con un procedimiento formal de postulación y elección de directores que se encuentra publicado en la página web de la Compañía. Este procedimiento contempla las cualidades que se esperan de los candidatos a director y los antecedentes que a su respecto estarán a disposición de los accionistas en cada elección del Directorio a fin de que puedan contar oportunamente con la información necesaria para ejercer su derecho a voto en tal elección. (http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php)

ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.

X

El Directorio de Volcán no ha considerado pertinente adoptar como política una opinión al respecto. Volcán estima que se trata de un asunto por esencia subjetivo, sujeto al juicio exclusivo de cada accionista en sus procesos autónomos de ponderación de los antecedentes y selección entre los candidatos.

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iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia,

profesión u oficio del candidato a director

X

El procedimiento de postulación y elección de directores aprobado por el Directorio de Volcán contempla que el Gerente General pondrá a disposición de los accionistas en las oficinas de la Compañía, con al menos 2 días de anticipación a la junta de accionistas en que deba procederse a la elección del Directorio, todos los antecedentes de postulación que hasta esa fecha sean recibidos de los candidatos postulantes al cargo de director, entre los que se encuentra su respectivo Curriculum Vitae con una descripción completa de la experiencia y perfil profesional del candidato. Asimismo, y con la misma anticipación esta información se publicará en la página web de la Compañía.

iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a

director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.

X

Según el referido procedimiento aprobado por el Directorio de Volcán, los antecedentes de postulación de cada candidato que el Gerente General debe poner a disposición de los accionistas con anticipación a la junta correspondiente incluyen una declaración del respectivo candidato respecto a sus relaciones contractuales, comerciales, profesionales o de otro tipo existentes durante los últimos 18 meses con el controlador de la Compañía o sus miembros, competidores o proveedores de Volcán. Con la misma anticipación esta información se publicará en la página web de la Compañía.

b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

SI

NO

i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.

X

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El Directorio de Volcán no lo ha estimado necesario en atención a la distribución de la propiedad accionaria en la Compañía y los patrones históricos de asistencia a las juntas de accionistas.

ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.

X


iii. Al público en general informarse en tiempo real de los

acuerdos adoptados en la junta de accionistas.

X


iv. Al público en general informarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.

X


c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a: SI NO

i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de

responsabilidad social y desarrollo sostenible.

X

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Volcán tiene como política informar anualmente al público sus actividades de responsabilidad social y desarrollo sostenible, lo cual se informa en la Memoria Anual. Además, desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad, el cual se encuentra publicado en la página web de la Compañía.


ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición. X

El Código de Ética de Volcán que se encuentra publicado en la página web de la Compañía, identifica cuales son los grupos de interés que Volcán considera relevantes en relación a sus actividades y el tratamiento que se espera de todos sus miembros en sus relaciones con esos grupos de interés.

(http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php )

iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la

sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.

X

Volcán tiene como política informar los riesgos más relevantes al menos anualmente en la respectiva Memoria Anual, sin perjuicio de los Análisis Razonados que se informan en forma trimestral conjuntamente con la FECU respectiva. Además, desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad, el cual se encuentra publicado en la página web de la Compañía.


iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible

X

Desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad, el cual se encuentra publicado en la página web de la Compañía.


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v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los

indicadores de sostenibilidad. Desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad, el cual se encuentra publicado en la página web de la Compañía.


X

d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting lnitiative" o del "lnternational lntegrated Reporting Council".

SI X

NO

El Reporte de Sostenibilidad 2017 se realizó de acuerdo a la metodología GRI G4. Además se

cuenta con las certificaciones ISO 9.001, ISO 14.001 y OHSAS 18.001, que incluyen estándares y directrices referidas a desarrollo sostenible y calidad de procesos. También la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad.


e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

SI NO

i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.

X

La Compañía cuenta con un Departamento de Acciones dependiente de la Gerencia de Finanzas. Las funciones del Departamento de Acciones incluyen contar con personal prioritariamente destinado a aclarar a los accionistas e inversionistas dudas acerca de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad. De manera complementaria, Volcán ha dispuesto que el Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que se designe en su caso, sean los únicos autorizados para responder los requerimientos de los medios de prensa.

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ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.

X

El Departamento de Acciones cuenta con personas que dominan el idioma inglés en forma suficiente para comunicarse y responder a las consultas de quienes no hablen español.

iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder

tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.

X

El Departamento de Acciones es la única unidad autorizada, además del Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que designe Volcán en su caso, para responder tales consultas a los accionistas e inversionistas. Respecto los medios de prensa, el Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que se designe en su caso, son los únicos autorizados para responder sus requerimientos.

f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

SI

NO

i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los

procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.

X

El Directorio no ha considerado necesario por el momento implementar un mecanismo, distinto del que señala la Ley, que facilite el análisis y evaluación de la suficiencia, oportunidad y pertinencia de la información que la Compañía divulga al mercado.

ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado, a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.

X

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iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad

para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.

X

El Directorio, cuando así lo estima necesario, cuenta para estos efectos con la asesoría de expertos en estas materias, quienes son consultados caso a caso.

iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii

anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.

X


g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

SI

La Compañía cuenta con una página web, la cual es constantemente actualizada (www.volcan.cl), por medio de la cual los accionistas y el público en general pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

3. De la gestión y control de riesgos

a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

SI

NO

i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de

riesgos aprobadas por el directorio.

X

24

La Compañía tiene aprobados e implementados procedimientos para la identificación y control de riesgos. La gestión de riesgos tiene por principal herramienta una matriz de riesgo que es revisada mensualmente por el Comité de Gestión de Riesgos y consolida información proveniente de las distintas áreas de la organización de la Compañía. La matriz de riesgos es analizada trimestralmente por el Comité de Directores.

ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.

X

El Gerente General reporta mensualmente al Directorio los aspectos más significativos de los análisis, conclusiones y procesos del Comité de Gestión de Riesgos, el cual coordina la elaboración de la matriz de riesgos a partir de la información proporcionada por las distintas áreas de la organización de la Compañía de acuerdo a las respectivas materias de su competencia. El monitoreo de los procesos o actividades identificados en la matriz es realizado por la respectiva área bajo la supervisión del correspondiente gerente o jefatura responsable. A su vez, la matriz de riesgos es revisada trimestralmente por el Comité de Directores, quien informa al Directorio.

El área de auditoría interna de la Compañía está trabajando en el levantamiento de riesgos y preparación de la matriz de riego ISO 9.001 versión 2015.

iii. Cuenta con una unidad de Auditoria Interna o equivalente,

responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.

X

La política de la Compañía considera reuniones al menos trimestrales del Comité de Directores con la persona encargada de la auditoría interna. En dicha reunión se analizan, entre otros, la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el Directorio.

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iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y

comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.

X

Volcán no ha identificado motivos que hagan necesario incluir en su matriz de riesgos factores asociados a otras empresas del grupo al que pertenece.

v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.

X

La matriz de riesgos no considera el impacto potencial que tendría la materialización de los mismos. Con todo, la Compañía monitorea permanentemente aquellos riesgos de sostenibilidad relevantes para su operación.

vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for lnformation and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por !SACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.

X

Volcán no lo ha considerado necesario.

vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente

aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.

X

26

La Compañía cuenta con un Código de Ética aprobado por el Directorio y revisado en base anual que define los principios y lineamientos que trascienden a toda la organización. El Código de Ética es aplicable a todos los integrantes de la Compañía, incluyendo a los miembros del Directorio, Gerente General y ejecutivos principales, funcionarios, trabajadores y en general a todo aquella persona que presta servicios a Volcán.

(http://www.volcan.cl/arquitectos/gobierno_corporativo.php ) viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo

el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.

X

Volcán contempla la capacitación permanente de todo el personal respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.

ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.

X

El Directorio revisa todas sus políticas y procedimientos cada vez que lo estima necesario, incluido aquellas referidas a gestión de riesgos.

b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

SI NO

i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal,

cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.

X

La Compañía cuenta con un procedimiento formal para canalizar a través de la página web de la Compañía eventuales denuncias de irregularidades o ilícitos. ( http://www.volcan.cl/arquitectos/denuncias.php).

ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.

X

27

El procedimiento de denuncias garantiza el anonimato del denunciante.

iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.

X

El procedimiento de denuncias permite al denunciante conocer el estado de su denuncia a través de un número único de seguimiento que es asignado a cada denuncia.

iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.

X

El procedimiento de denuncias ha sido puesto en conocimiento del público en general a través del sitio web de la Compañía. c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

SI

NO

i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.

X

La Compañía no ha adoptado un procedimiento específico formal a este respecto. El Directorio de Volcán ha definido que anualmente la Gerencia de Personas presenta un reporte al Comité de Directores de la situación de la Compañía respecto de la gestión de recursos humanos, vacantes, promociones internas, clima organizacional y gestión de talentos. El Comité de Directorio luego informa al Directorio. Desde mayo de 2017 la Compañía cuenta con un Reporte de Sostenibilidad, el cual se encuentra publicado en la página web de la Compañía.


28

ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales. X

El Directorio ha adoptado un procedimiento formal para la identificación y selección de posibles candidatos a ocupar los cargos de ejecutivos principales en la Compañía. Este procedimiento contempla informar al Directorio acerca de las capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones que estime convenientes para los distintos cargos de ejecutivos principales de Volcán.

iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales

reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.

X

Ver número ii anterior. Según el procedimiento aprobado por el Directorio, el nombramiento del Gerente General corresponde al Directorio de Volcán. El proceso de búsqueda y selección de los posibles candidatos es coordinado por el Presidente del Directorio, quien puede actuar al efecto con el apoyo de firmas profesionales de búsqueda de ejecutivos. En relación a los ejecutivos principales, corresponde al Gerente General su nombramiento, coordinando la búsqueda y selección con el Gerente de Personas. En casos que se estime pertinente, el nombramiento de los candidatos seleccionados por el Gerente General, deberá ser previamente ratificado por el Directorio.

iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.

X

29

La Compañía cuenta con un procedimiento que contempla que en caso de que exista una circunstancia que implique el alejamiento temporal o permanente del Gerente General o de uno o más de los ejecutivos principales de la Compañía, el Gerente General debe proponer al Directorio una lista de posibles candidatos para su cargo y para el cargo de cada ejecutivo principal. Esta lista se actualiza periódicamente.

v. En que la detección a que se refieren los números i y ii

anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.

X

Ver números i y ii anteriores.

d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

SI

NO

i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras

salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.

X

30

Las políticas y estructuras de remuneraciones fijas y variables para los ejecutivos principales de la Compañía son revisadas en todos sus aspectos anualmente por el Comité de Directores quien da cuenta de las mismas al Directorio. Adicionalmente, con el fin de prevenir, detectar y corregir eventuales incentivos a que los ejecutivos expongan a la Compañía a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos, Volcán aplica las siguientes directrices: i) todos los actos y contratos suscritos en representación de la Compañía son revisados por la unidad de auditoría interna, de manera de verificar que dan cumplimiento a los lineamientos y políticas fijados por la Compañía; ii) la Compañía desarrolla sus actividades de acuerdo con procedimientos formales, iguales para cada transacción del mismo tipo, y cumpliendo con las normas que regulan tales transacciones, si es del caso; y iii) se cuida que exista segregación de funciones y la limitación a los poderes de administración.

ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que

apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.

X

Volcán ha contratado una empresa externa que lo asesora y entrega información referente a las estructuras salariales, políticas de compensación y beneficios de sus empleados.

iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y

políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.

X

Volcán no considera necesario difundir la estructura salarial de cada uno de sus ejecutivos principales en forma individual. En todo caso, en la Memoria se contiene el total agregado de las remuneraciones de los ejecutivos principales.

iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y

políticas a aprobación de los accionistas.

X

31

Volcán no considera necesario someter a la aprobación de la junta de accionistas tales estructuras salariales.

4. De la evaluación por parte de un tercero

a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

SI

NO

i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.

X

La autoevaluación ha sido realizada por el propio Directorio con apoyo profesional externo pero sin sujeción a revisión ni validación alguna.

ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.

X

Volcán no ha considerado necesario contar con este tipo de asesoría.

iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.

X


32

iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.

X


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