cuadros de mando aplicados a la administración...
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Cuadros de Mando aplicados a la Administración Pública
TITULACIÓN: Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
AUTOR: Daniel Jiménez Berja .DIRECTOR: Miguel Ángel Acebo .
Fecha: Junio / 2011.
Departament d’Enginyeria Informàtica i Matemàtiques
1 Índice
Índice de contenido1Índice....................................................................................................................................2
2Empresa: Grupo Castilla......................................................................................................4
2.1Introducción a Grupo Castilla.......................................................................................4
2.2Mercado y soluciones de Grupo Castilla......................................................................6
3Ubicación del proyectante dentro de la empresa................................................................10
3.1Privacidad de la información......................................................................................10
4Decripción del trabajo realizado.........................................................................................12
4.1Objetivos del proyecto................................................................................................12
4.2Ciclo de vida de un proyecto......................................................................................13
4.2.1Solicitud del proyecto.........................................................................................13
4.2.2Valoración del proyecto y propuesta de solución...............................................13
4.2.3Valoración a nivel lógico....................................................................................13
4.2.4Implementación del proyecto..............................................................................14
4.2.5Juego de pruebas.................................................................................................14
4.2.6Instalación del proyecto......................................................................................14
4.3Glosario de términos...................................................................................................15
4.3.1Términos Business Intelligence..........................................................................15
4.3.2Términos Oracle BI.............................................................................................16
4.3.3Términos del Cuadro de Mando.........................................................................18
4.4Proyecto “Cuadro de Mando de Gestión Presupuestaria y Financiera”.....................20
4.4.1Descripción del problema...................................................................................20
4.4.2Requisitos generales ...........................................................................................21
4.4.3Propuesta de solución.........................................................................................23
4.4.3.1Poder hacer un estudio presupuestario de las partidas a lo largo de los diferentes ejercicios y por cada una de las entidades y entes que gestiona la administración........................................................................................................23
4.4.3.2Obtener rápidamente el estado financiero de la administración mediante los resultados mostrados por los ratios e indicadores financieros...............................27
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4.4.3.3Estudio detallado de las fases presupuestarias tanto de ingresos como de gastos, subdividido por las cuentas económicas, es decir, por capítulo, artículo, concepto y subconcepto.........................................................................................27
4.4.3.4Detalle por indicador en forma de tabla......................................................27
4.4.3.5Detalle mensualizado de cada uno de los indicadores y ratios...................28
4.4.3.6Posibilidad de poder introducir datos fuera del ámbito de la contabilidad que afecten en cálculos de indicadores..................................................................28
4.4.3.7Obtener los resultados de los indicadores en archivos exportables para su uso en otra documentación.....................................................................................29
4.4.3.8Diseño gráfico.............................................................................................29
4.4.3.9Permisos de usuario.....................................................................................30
4.4.3.10Modelo CL-4.............................................................................................32
4.4.3.11Comparación previsión y ejecución. El cuadro de mando debe mostrar la comparación entre la previsión tanto de gastos como de ingresos de forma numérica y/o porcentual.........................................................................................33
4.4.3.12Manual de usuario. El manual de usuario debe estar incrustado en el cuadro de mando y tiene que estar en formato html. Además de tener un acceso rápido a la explicación de cada uno de los indicadores, todo desde el navegador.33
4.4.4Estructura del cuadro..........................................................................................34
5Aportaciones del proyecto a mis conocimientos................................................................38
6Aportaciones de los estudios realizados al proyecto..........................................................39
7Conclusiones......................................................................................................................40
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2 Empresa: Grupo Castilla
2.1 Introducción a Grupo Castilla
Grupo Castilla nace en 1979 como empresa informática orientada al desarrollo de software de gestión. Su primer proyecto fue el diseño de una aplicación de Gestió de Nóminas para algunas grandes cuentas de HP. Durante aquella época se realizaron implantaciones de considerable envergadura en importantes empresas como General Motors, Ferrocarriles de la Generalitat de Cataluña, Ginés y Navarro, etc, con más de 5.000 instalaciones realizadas en todo tipo de actividades y sectores económicos, es una organización de reconocido prestigio en el mercado nacional de las empresas de software.
El canal de distribución durante esas primeras etapas fueron los grandes fabricantes y distribuidores de hardware como Siemens Nixdorf, NCR, Unisys,Aparece el RM/Cobol y se adopta como lenguaje de programación con el objetivo de acceder también a un mercado de empresas un poco más pequeñas, que trabajaban con el nuevo sistema operativo que presentó Microsoft, el MS/DOS. Se inicia entonces la expansión geográfica hasta llegar a la cifra de 16 delegaciones técnicas por toda España con el fin de prestar un servicio mejor y más próximo a los clientes.
Durante los años 90, Grupo Castilla complementa su oferta de soluciones con el desarrollo de nuevos módulos para Recursos Humanos, ya en Windows. Paralelamente el departamento de I+D trabaja de lleno en una renovación integral de productos a partir de un gran cambio tecnológico. La última generación de productos conjuga la experiencia inicial en grandes empresas con las últimas tecnologías y se presenta como solución definitiva para la Gestión Integral de los Recursos Humanos. Se trata de un producto modular potente y flexible que, sobre una única base de datos, gestiona toda la problemática que gira en torno a personas y puestos de trabajo (Salarios, Formación, Competencias, Prevención de Riesgos Laborales, etc.). En 1999 se llevan a cabo las primeras instalaciones y numerosos clientes comienzan a trabajar con los productos a partir de enero de 2000 con empresas y organismos de la Administración Pública.
En estos momentos, Grupo Castilla comercializa sus soluciones a través de su canal de distribución mediante una red de partners y mantiene relaciones y colaboraciones de todo tipo con los principales fabricantes de sistemas informáticos, bases de datos, herramientas de gestión, controles de presencia, fabricantes e implantadores de ERP's, consultoras, etc.
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Presencia Nacional
Actualmente Grupo Castilla tiene 19 oficinas en las principales ciudades españolas que abarcan todo el territorio:
• Alicante
• Barcelona
• Badajoz
• Córdoba
• Granada
• Las Palmas de Gran Canaria
• Lleida
• Madrid
• Málaga
• Oviedo
• Palma de Mallorca
• San Sebastián
• Sevilla
• Tarragona
• Valencia
• Valladolid
• Vigo
• Zaragoza
• Andorra
Las oficinas Centrales están ubicadas en Riudoms, Tarragona.
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2.2 Mercado y soluciones de Grupo Castilla
El mercado que abarca Grupo Castilla se constituye por: Grandes empresas, organismos del sector privado, Administración Pública (Local, Autonómica y Central), PYMES y despachos profesionales (Asesorías, gestorías, …) para cubrir la necesidad de este mercado se han diseñado distintas líneas de negocio que son: sistema de información de RRHH (gama epsilon), solución laboral y fiscal (gama Delta), bussines intelligence (cuadros de mando), HR-Outsourcing, IT-Outsourcing, Formación a empresas, y BPM Q2B.
Epsilon
Es una solución totalmente integrada para la gestión de cualquier departamento de RRHH modular y escalable en función de sus necesidades y utiliza una única base de datos, es un producto dirigido a grandes empresas y administración pública. Epsilon-Rh La aplicación de Recursos Humanos agrupa en un único producto toda la funcionalidad requerida para dar una solución global al departamento de personal de cualquier empresa. De esta forma, se ofrece una gestión integral de todos los aspectos que conciernen al capital humano tanto para empresas como para administraciones públicas.
La aplicación de RRHH se compone de unos módulos básicos y necesarios (Gestión empleados, Estructura y organización) y de unos módulos complementarios a los básicos para gestionar otros temas diferentes y a la vez relacionados como son Gestión de formación, Gestión de selección, Gestión de competencias...
Epsilon-Nomina
Epsilon Nómina es parte esencial de la aplicación integrada para la gestión de Recursos Humanos Epsilon-Rh, diseñada de forma modular para permitir su adquisición y puesta en marcha de forma flexible y gradual. Epsilon Nómina contempla todos los apartados necesarios para su completa gestión tanto en empresas, asesorías o administraciones públicas. Se compone de un núcleo básico común y de múltiples módulos completamente integrados que permiten acercar la solución a múltiples destinos (regímenes especiales de la Seguridad Social, integración con ERP's, actividades específicas), se compone de los siguientes apartados: Estructura Salarial, Contratación, Gestión de Incidencias, Gestión de Nóminas, Documentos de Pago, Seguridad Social, IRPF, Estadísticas y Complementarias a la Seguridad Social.
Epsilon-Prl
La aplicación de PRL informatiza el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales implantado en la empresa. La gestión de la prevención se deriva de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y por este motivo, con una doble finalidad, se tiene en cuenta todos aquellos procedimientos que la ley exige a las empresas. Por un lado obtener
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toda la documentación necesaria y exigible por ley y, por otro lado, poder mejorar, planificar, gestionar la prevención de las empresas. La aplicación de PRL trabaja junto al Módulo de estructura y organización con el fin de facilitar el proceso de la evaluación estructurado por niveles o puestos de trabajo.
Epsilon.net
Se trata de una aplicación desarrollada con tecnología web, una de las principales ventajas que ofrece es que al tratarse de una solución diseñada puramente en Internet es suficiente con disponer de un navegador para conectarse.
Delta
Delta es una solución completa para la gestión Laboral y Fiscal, modular y escalable y con un manejo fácil e intuitivo. Es un producto dirigido a pymes y despachos profesionales.
Delta Nómina
Delta Management Nómina se compone de un núcleo básico común y de múltiples módulos completamente integrados. Esta adaptación modular le permite trabajar simultáneamente en colectivos con problemática muy concreta, empresa en régimen general o regímenes especiales, comunidades forales, asesorías y administraciones publicas.
Delta Fiscal
Delta Management Fiscal es un conjunto de programas encaminados a resolver toda la problemática que surge en un despacho profesional:
• Gestiones de Renta.
• Gestiones de Patrimonio.
• Estimaciones Directas.
• Estimaciones Objetivas.
• Pagos fraccionados, liquidaciones de IVA, resúmenes anuales, …
• Contabilidad.
• Minutación Profesional (Control de Expedientes).
• Enlace con herramientas Microsoft.
Delta Pirámide
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Delta Pirámide es una aplicación de gestión comercial integrada, destinada a empresas, que automatizan todos los procesos administrativos y de control habituales adaptándose perfectamente a los requisitos de su empresa a través de una parametrización inicial, permitiendo la personalización por parte del usuario. Pirámide permite desarrollar el trabajo administrativo de un modo rápido y eficaz, destacando como el mejor producto de su gama en el mercado tecnológico actual.
Bussines intelligence (cuadros de mando)
Permite a los responsables de la entidad, analizar y gestionar informes sobre indicadores clave y ratios provenientes del gran volumen de información de las aplicaciones de gestión, que muestran la evolución de un negocio, con sistemas de alarmas que nos avisa de desviaciones o rupturas producidas en los controles indicados. Es un producto dirigido a grandes empresas, administración pública pymes y despachos profesionales.
HR-Outsourcing
HR Outsourcing es el servicio por el que se externalizan, con un proveedor externo, determinadas gestiones en el área de RRHH de una organización. Este proyecto consiste en ofrecer al departamento de personal un servicio de externalización del sistema de nóminas que incluye las herramientas informáticas necesarias para la correcta gestión de los recursos humanos. Es un producto dirigido a grandes empresas, administración pública y pymes.
IT-Outsoucing
IT-Outsoucing es un sistema de subcontratación solicitado cada vez más por las organizaciones. Consiste en proporcionar recursos humanos de alta especialización tecnológica a quien lo necesite. Es un producto dirigido a grandes empresas y pymes.
Formación a empresas
Castilla Formación se constituye como una Entidad Agrupadora y Organizadora para promover y ejecutar acciones formativas bonificadas para las empresas que se agrupen a través de ella. Su objetivo es ayudar a sus clientes a utilizar dichas bonificaciones para la formación de sus empleados, especialmente en aquellas actividades relacionadas con las soluciones tecnológicas que proporciona Grupo Castilla. Este proyecto pretende fomentar y potenciar las mejoras de las Pymes en conocimientos a través de cursos gratuitos o de muy bajo coste con la ayuda de la formación continua. Es un producto dirigido a grandes empresas, pymes y despachos profesionales.
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Castilla Capital Humano
Castilla Capital Humano, la nueva línea de negocio de Grupo Castilla, proporciona una solución integral de gestión que suma a la herramienta de software, los servicios de asesoría y consultoría más completos para la gestión de los RRHH en el ámbito de la administración pública (central, autonómica, local, institucional y corporativa).
A través de Castilla Capital Humano, Grupo Castilla ofrece una solución líder en el mercado público, posicionándose desde el desarrollo como base, en una gestión de negocio de consultoría, asesoría, mantenimiento y formación, introduciendo con esta última, la innovación en la gestión del conocimiento.
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3 Ubicación del proyectante dentro de la empresa
Dentro de Grupo Castilla, trabajo en el departamento de Business Intelligence llamado One Click 2 Knowledge concretamente en la línea dedicada a la administración Pública.
Trabajo como Consultor Junior dentro de un equipo de 8 personas. Con una plan de carrera ya definido, que me llevará a ser consultor senior de Business Intelligence a medio plazo.
En mi departamento, realizo principalmente las siguientes tareas :
-Desarrollo y mantenimiento de Cuadros de Mando con Oracle Business Intelligence, Microstrategy.
-Desarrollo de aplicación de Business Intelligence con Adobe Flex y de Cuadros Mando para esta aplicación.
-Desarrollo y mantenimiento de estructuras de DataWarehouse.
-Desarrollo y mantenimiento de procesos ETL con Pentaho Data Integrator.
-Desarrollo de Reporting con Oracle Publisher.
-Investigación y desarrollo en software Business Intelligence.
-Formación en cuadros de mando, herramientas de Business Intelligence
He desarrollado el proyecto final de carrera dentro de la empresa.
3.1 Privacidad de la información
Como trabajador de Grupo Castilla existe un compromiso contractual, con la empresa y con sus clientes de preservar la privacidad de los datos de estos. Por dicha razón en este documento no pueden aparecer datos concretos de sus clientes ( nombres, datos, cifras de facturación etc.) ni información concreta sobre los datos del proyecto (datos del análisis, código fuente, o ficheros generados por aplicaciones)
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Figura 1. Organigrama del equipo de desarrollo de Cuadros de Mando
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Daniel Jiménez
Consultor Junior de Business Intelligence
Alfons Bernal
Product Manager
Josep Maria Sarroche
Product Manager
Gabriel Ferran
Director Técnic
David Puig
Director de Business Intelligence
David Pérez
Consultor de Business Intelligence
Eva Pérez
Consultora de Business Intelligence
Pere Martí
Consultor de Business Intelligence
4 Decripción del trabajo realizado
4.1 Objetivos del proyecto
El objetivo del proyecto es realizar una serie de indicadores y agruparlos en un Cuadro de Mando enfocado a la administración pública, mas concretamente, diputaciones, consejos comarcales y ayuntamientos, en el ámbito de la contabilidad.
Este cuadro de mando ayudará a las administraciones públicas obtener información sobre el estado de sus partidas presupuestarias de una manera eficaz y eficiente y poder realizar un estudio adhoc, pudiendo ayudar a la toma de decisiones al tener información histórica y actual para apoyar estas decisiones.
El usuario final podrá detectar cualquier desvío en su previsión presupuestaria o que la aplicación avise si ha habido un descuadre en el balance o si no se ha cumplido con las expectativas analizando una serie de ratios que serán calculados por la aplicación. El usuario podrá configurar esos avisos , podrá configurar cuando lo desea recibir y como lo desea recibir, en forma de correo, de mensaje sms o simplemente con una alerta visual.
En definitiva el usuario tendrá a su disposición una amplio resumen del estado actual de su organización, desde cualquier dispositivo con un navegador compatible en el momento que el desee.
Todo esto de una manera sencilla e intuitiva, permitiendo que el usuario final pueda también aportar y desarrollar el cuadro de mando añadiendo sus propuestas de indicadores o modificando los ya existentes para ajustarlos a su visión sobre el área económica que desee estudiar, siempre desde un entorno web y fácil de usar.
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4.2 Ciclo de vida de un proyecto
• Solicitud del proyecto
• Valoración del proyecto y propuesta de solución
• Valoración a nivel lógico
• Implementación del proyecto
• Juego de pruebas
• Instalación del proyecto
4.2.1 Solicitud del proyecto
La dirección de la empresa deciden realizar el desarrollo de un nuevo Cuadro de Mando sobre un nuevo ámbito o sobre una nueva fuente de datos de donde alimentar cualquiera de los Cuadros de Mando ya realizados.
4.2.2 Valoración del proyecto y propuesta de solución
El jefe de proyecto valora el proyecto, propone una primera propuesta y estudia su viabilidad. En un segundo punto se reúne con el equipo técnico y presenta la propuesta a su equipo. En esta reunión el equipo realiza preguntas sobre el proyecto y se añaden modificaciones a la propuesta presentada por el jefe de proyecto, confirman su viabilidad y sientan las bases y los puntos a seguir para llevar a cabo tal proyecto.
Además se plantean los primeros problemas conceptuales que puedan encontrarse el equipo técnico y que personal externo al equipo se necesitará consultar para dar respuesta a las preguntas conceptuales que surjan cuando se creen los indicadores y el cuadro de mando, como consultores, personal especializado en el ámbito del cuadro de mando o algún usuario final.
4.2.3 Valoración a nivel lógico
El equipo técnico analiza los indicadores necesarios que compondrán el cuadros de mando y que datos serán los necesarios para alimentar estos indicadores. También se estudia si los datos necesarios tienen que ser transformados o modificados en su totalidad o
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solo una parte, si el modelo de datos es ideal para la extracción de datos y si el rendimiento de consulta de la base de datos será rápida y eficiente.
4.2.4 Implementación del proyecto
El jefe de proyecto distribuye las tareas a realizar según los requerimientos y según la propuesta y la valoración realizada entre el equipo técnico y él. El equipo trabaja en uno de los servidores propios dentro de nuestra Intranet. Cada uno se ocupa de tareas especificas pero no siempre el trabajo realizado lo realiza una persona al 100% sino que muchas veces de una misma tarea participan varios integrantes del equipo. Dentro del equipo es importante y muy normal pedir consejo y/o ayuda a cualquier otro miembro sobre algún desarrollo que se esté realizando.
4.2.5 Juego de pruebas
El jefe de proyecto o un miembro del equipo de desarrollo realiza las pruebas para comprobar que los resultados mostrados en el cuadro de mando cuadran con la realidad. Para eso se reúne con un consultor especializado o con un usuario final y se comprueba que los datos históricos que aparecen en los cuadros de mando cuadren con los datos que tenga la persona especializada en el campo del cuadro de mando, almacenados en otro soporte, por ejemplo una hoja de cálculo.
Una vez verificados estos datos se confirma que los datos que esta mostrando los Cuadros de mando son correctos y se da por finalizado el juego de pruebas. Si al contrario, la verificación resulta no satisfactoria se comunica al equipo y se comprueba, haciendo una comprobación del recorrido que realizan los datos desde la base de datos hasta el cuadro de mando, intentando localizar el error.
4.2.6 Instalación del proyecto
Un miembro del equipo se traslada a casa del cliente para instalar la solución. Él, se reúne con el usuario o usuarios finales y estos le ponen en contacto con un responsable del departamento de informática. Se procede a la instalación de la herramienta de BI de Oracle. La herramienta permite instalarse de dos formas:
• Unificada: Todos los componentes de la herramienta de Oracle se instala en un mismo servidor.
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• Distribuida: Se instalan los componentes en servidores diferentes. Normalmente se instala el componente Oracle BI Presentation en un servidor Web y el Oracle BI Server en un servidor de aplicaciones.
Finalmente, se procede a la instalación del cuadro de mando. Una vez instalado, se reúne con el usuario final y se modifican una serie de parámetros según el usuario, por ejemplo alertas visuales, para acabar de personalizar el cuadro de mando a las necesidades de cada usuario. Esta parametrización debe ser introducida ya que, por ejemplo, los niveles o límites que se pueden establecer como indicador de un funcionamiento correcto o incorrecto de la organización pueden depender del tamaño de la organización o del objetivo de la administración o de los administradores. Para finalizar de procederá a dar formación a los usuarios finales del funcionamiento del cuadro de mando.
4.3 Glosario de términos
Para comprender y para poder tener una visión correcta del proyecto hace falta conocer una serie términos con los que poder tener una idea mas cercana al mundo del Business Intelligence. A continuación de describen los siguientes términos:
4.3.1 Términos Business Intelligence
Data Warehouse: estructura de datos que se utiliza para guardar la información de la solución de Business Intelligence. Normalmente es una estructura de Base de Datos.
Proceso ETL: Proceso de extracción, transformación y carga que se utiliza sobre los datos que se van a utilizar en el cuadro de mando. Este proceso es el encargado de generar los datos para la estructura específica del Datawarehouse. Puede leer de diferentes estructuras de datos (ficheros de textos, hojas de cálculo o base de datos), transformarlos (por ejemplo, dándoles un formato concreto) e integrarlos en una misma estructura. También es el encargado de crear agregados para la mejora del rendimiento del cuadro de mando.
ODBC: o Open DataBase Connectivity es un estándar de acceso a base de datos que hace posible al acceso a cualquier dato desde cualquier aplicación.
OCI: o Oracle Call Interface es un estándar de acceso a servidores de base de datos Oracle.
Fichero Plano: son aquellos ficheros que están compuestos únicamente por texto sin formato, solo caracteres. Por ejemplo, ficheros .txt o hojas de cálculo se consideran ficheros planos.
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Metadatos: código que guarda las reglas de negocio del cuadro de mando. Métricas, dimensiones, hechos, etc.
Métricas: cada uno de los campos del orígen de datos que se pueden operar o agregar.
Hechos: estructura donde se agrupan las métricas.
Dimensiones: cada uno de los campos que dan sentido a lo hechos.
Librería Gráfica: librería que agrupa el código para la visualización de los datos.
Reporting: Entendemos por reporting a todo esfuerzo de las empresas u organizaciones, llámese proceso, procedimientos, sistematización o sencillamente flujo de información manual, o semi-manual, que pretende generar y facilitar el acceso a la información a toda persona que la requiera para el desarrollo de sus funciones.
4.3.2 Términos Oracle BI
Oracle Business Intelligence Standard Edition (OBISE): es la versión de la suite Oracle Business Intelligence específica para sistemas operativos Windows. Con esta suite viene integrada una Base de Datos Oracle Standard Edition One 10g la cual sirve de DataWarehouse para la solución de Business Intelligence. Esta versión conlleva una serie de restricciones, la más restrictiva es que solo permite conectarse a dos fuentes de datos distintas, y una de ellas tiene que ser la Base de Datos Oracle que viene por defecto.
Cuadro de Mando: es un Sistema de Indicadores que muestra el estado de tu organismo para la Gestión de éste. Es un soporte que te ayuda a comprender que está ocurriendo en tu organización, el porque está ocurriendo y desde cuando está ocurriendo. Es una herramienta donde se reúne pasado y presente para poder afrontar el futuro. Te ayudará a tomar decisiones o que las decisiones ya tomadas estén mejor fundamentadas. Es un portal único desde donde puedes observar toda tu organización desde diversos ámbitos.
Oracle BI Dashboards: es el portal web de acceso a los Cuadros de Mando. Se necesita unas credenciales para acceder.
Oracle Answers: o también denominado respuestas es la plataforma donde se crean los indicadores que estarán en Oracle BI Dashboards. También es el lugar donde el usuario final ve la relación entre los cuadros de mando y el repositorio.
Repositorio: es el elemento donde se guardan los metadatos. Es donde se reúne el mayor trabajo realizado del proyecto. Este fichero guarda los cálculos, los metadatos, las fórmulas, los usuarios del cuadro de mando y el modelo lógico para que el usuario final pueda crear todo tipo de indicadores sin ningún problema.
Oracle BI Server: proporciona los servicios necesarios para el funcionamiento del repositorio. Es un servidor de consultas y análisis que integra múltiples fuentes de datos
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relacionales Oracle o no Oracle, OLAP, datos no estructurados (ficheros, XML, Web Services, URLs,etc ).
Fuente de Datos: es el sistemas que alimenta los indicadores. Puede ser una base de datos cualquiera, Oracle, SQL, DB2, hasta una hoja de cálculo.
OC4J: Oracle Container for Java es un contenedor de aplicaciones web J2EE propia de Oracle.
Capa física: es la capa del repositorio donde se representa la estructura de las diversas fuentes de datos. Esta estructura puede estar formada por tablas o vistas internas del repositorio y sus relaciones mediante foreign keys. Esta estructura no tiene porque representar la relación de tablas de la base de datos fuente. Por ejemplo, se puede utilizar una hoja de cálculo como tabla dentro de la capa física y que ésta esté relacionada con otras tablas de otra fuentes de datos
Oracle BI Publisher: es el componente de la suite de Oracle Business Intelligence encargado del reporting.
Corda50: librería gráfica que viene por defecto con la aplicación.
Catálogo: Conjunto de archivos que guardan toda la configuración del aspecto visual del cuadro de mando: formato de los indicadores, formato de las páginas, distribución de indicador, distribución de las páginas, permisos propios de cada indicador, diseño de indicadores y páginas, etc.
Catalog Manager: es una herramienta para visualizar los web catalogs. Permite configurar permisos, copiar, mover y borrar elementos, lanzar consultas del estilo numero de indicadores creados en una carpeta y, realizar búsquedas dentro del catálogo. Permite acceder a web catalogs tanto online (un catalogo que se esta utilizando en ese momento en un cuadro de mando en un Presentation Server) o offline (un sistema de archivos web catalog.)
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Figura 2. Esquema general de la solución
4.3.3 Términos del Cuadro de Mando
Datos Externos: son datos que necesitan introducirse en la base de datos, ya sea por su dificultad para guardarse o porque la base de datos origen no las tiene. Por ejemplo, en la base de datos de contabilidad, el número de habitantes es un dato externo.
Fases Presupuestarias: son las fases por las que tiene que pasar una partida presupuestaria, ya sea por ingresos como de gastos. Se puede considerar como las diferentes fases del ciclo de vida de una operación contable.
Indicadores de Legalidad: son indicadores que tienen que presentar los ayuntamientos obligatoriamente.
Ejercicio: período en el que se mide la situación financiera y económica de la administración pública.
Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una administración.
Presupuesto Corriente: el conjunto de las operaciones registradas en el presupuesto del ejercicio actual.
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Presupuesto Cerrado: conjunto de operaciones registradas en un presupuesto de un ejercicio cerrado.
Partida Presupuestaria: cada una de las operaciones registradas en el presupuesto. Es el último nivel de detalle de la información presupuestaria.
Ratio: Porcentaje sobre el cálculo de un indicador.
Entidad-Ente: División o SubDivisión de una contabilidad.
Libro de resumen: o también denominado Brieffing Book, es un tipo de archivo de lectura que puede agrupar diversos indicadores. Completamente configurable por el usuario.
Figura 3. Esquema detallado de la ubicación del repositorio y del catálogo
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4.4 Proyecto “Cuadro de Mando de Gestión Presupuestaria y Financiera”
4.4.1 Descripción del problema
El proyecto consiste en la creación de un cuadro de mando sobre la contabilidad de una administración pública.
Este cuadro de mando tiene que dar respuesta eficaz a las preguntas que puedan surgir a el área de contabilidad de la administración en cualquiera de sus niveles, desde los contables hasta el interventor, para dar una respuesta tanto funcional como política.
Es muy corriente ver en las administraciones, como en el área financiera aun siguen trabajando con hojas de cálculo o incluso con documentos realizados manualmente. Esto hace dificultar mucho el trabajo de análisis y administración y hace que esa tarea sea lenta y costosa. Además a medida que crecen las administraciones, se van a abriendo a nuevas tecnologías informáticas como Tributación Online, que junto a lo comentando anteriormente, van generando exponencialmente mas y mas información, la cual, normalmente, no acaba siendo integrada con la información histórica y esto poco a poco va creando un entorno de información de la organización difícil de leer.
El cuadro de mando ayudará a que el área de contabilidad pueda gestionar los datos generados y pueda analizar el estado de sus partidas presupuestarias comprobando los resultados de los indicadores y de los ratios creados oportunamente para dar respuestas al estado de la organización.
Este cuadro de mando debe alimentarse con los datos que genera la aplicación de contabilidad que utilicen en el departamento, para el proyecto se utiliza de base la aplicativo CGAP muy extendido en la administración pública, sobretodo en Cataluña. También puede leer datos sobre documentos de contabilidad como por ejemplo hojas de cálculo.
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4.4.2 Requisitos generales
El cuadro de mando de gestión presupuestaria debe ser capaz de satisfacer los siguientes requerimientos:
• Poder hacer un estudio presupuestario de las partidas a lo largo de los diferentes ejercicios y por cada una de las entidades y entes que gestiona la administración.
• Obtener rápidamente el estado financiero de la administración mediante los resultados mostrados por los ratios e indicadores financieros.
• Estudio detallado de las fases presupuestarias tanto de ingresos como de gastos, subdividido por las cuentas económicas, es decir, por capítulo, artículo, concepto y subconcepto.
• Detalle por indicador en forma de tabla.
• Detalle mensualizado de cada uno de los indicadores y ratios
• Posibilidad de poder introducir datos fuera del ámbito de la contabilidad que afecten en cálculos de indicadores.
• Obtener informes detallados de cada uno de los indicadores.
• Obtener los resultados de los indicadores en archivos exportables para su uso en otra documentación
• Diseño gráfico: El cuadro de mando estará diseñado de tal forma que en un simple vistazo a los indicadores, estos ya te darán información gracias al uso de colores y un estilo de gráficos sencillos y fáciles de entender.
• Permisos de usuario: La aplicación podrá restringir el acceso de usuarios a los cuadros de mando, incluso a unos ciertos datos o simplemente prohibir el acceso a cualquier usuario en cierto espacio de tiempo. Tendrá dos tipos de usuarios avanzado y básico. El usuario avanzado podrá crear nuevos indicadores, en cambio
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el básico solo podrá visualizar los ya existentes. El administrador podrá restringir a cualquier usuario a ciertos datos, por ejemplo, un usuario solo podrá ver los datos de su entidad.
La lista de usuarios será proporcionada por el cliente según el número de licencias que se hayan contratado. El administrador podrá gestionar todos los usuarios, contraseñas y grupos. Cada usuario podrá gestionar su contraseña.
• Modelo CL-4. El cuadro de mando debe proporcionar el Modelo CL-4 que tienen que cumplimentar para la Generalitat, con su mismo formato y actualizado según los datos correspondientes.
• Comparación previsión y ejecución. El cuadro de mando debe mostrar la comparación entre la previsión tanto de gastos como de ingresos de forma numérica y/o porcentual.
• Manual de usuario. El manual de usuario debe estar incrustado en el cuadro de mando y tiene que estar en formato html. Además de tener un acceso rápido a la explicación de cada uno de los indicadores, todo desde el navegador.
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4.4.3 Propuesta de solución
En este punto se explicará detalladamente los requerimientos, la propuesta de solución en cada uno de los puntos, los problemas y las soluciones.
4.4.3.1 Poder hacer un estudio presupuestario de las partidas a lo largo de los diferentes ejercicios y por cada una de las entidades y entes que gestiona la administración.
Para este requerimiento, y primero de todo, hay que recibir los datos de la aplicación de contabilidad.
Extracción de datos
Para eso se crean unas vistas en la Base de Datos obteniendo el modelo de datos necesario para crear el repositorio y para tener solo los datos necesarios para el cálculo de los indicadores.
Otra opción que también se especifica es crear una nueva Base de datos y exportar los datos de la base de datos CGAP utilizando las select que se lanzan para crear las vistas anteriores.
1. El proceso de ETL (Extraer, Transformar y Cargar) de los datos será implementado por un miembro del equipo.
2. Este proceso será el encargado de alimentar nuestra base de datos, exportando los datos de la base de datos de contabilidad la nuestra.
3. Este proceso deberá automatizarse para que se lance cada noche , para ello utilizaremos el planificador de tareas del servidor.
Repositorio y modelado de datos
Una vez importados los datos primero definiremos un repositorio. Para definir las diferentes estructuras del repositorio nos basaremos en las necesidades del cuadro de mando a nivel de indicadores. Básicamente, la estructura física del repositorio se asemejará a la estructura de la base de datos.
Para la capa física del repositorio, importamos el modelo de base de datos que hace las funciones de Datawarehouse. En esta capa física encontraremos una representación del modelo de base de datos, por lo tanto encontraremos elementos de base de datos tales
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como tablas, vistas, claves primarias o claves foráneas, además de elementos propios de esta capa como por ejemplo un pool de conexiones o connection pool. Para importar el modelo datos es necesario crear un ODBC o en el caso de un modelo de datos de una Base de Datos Oracle, utilizar OCI.
Una vez creada la capa física es hora de modelar la capa lógica o capa business, dónde se realizaran los cálculos de los indicadores y toda su estructura lógica. Es en esta capa donde se establecen las reglas de negocio del proyecto.
Figura 4. Ejemplo de capa lógica y capa física.
En la capa lógica se estructura de la siguiente forma:
• Tres tablas lógicas denominadas Fact - Tables o tablas de hechos que contendrán las métricas y los valores agregados de cada uno de los distintos tipos de partidas presupuestarias; presupuestos cerrados, corrientes y datos del balance.
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CAPA LÓGICA CAPA FÍSICA
• Diversas tablas lógicas denominadas Dim - Tables o tablas de dimensiones que darán forma a las dimensiones de los valores agregados de cada Fact Table. Por ejemplo, una tabla lógica de tiempo que dará forma a la estructura temporal que requiere el cuadro de mando.
Todas ellas relacionadas en forma de estrella.
Figura 5. Ejemplo esquema estrella
Por ejemplo. La ejecución del presupuesto es un cálculo que compara la previsión con la ejecución. Para ello, localizamos los campos ejecución y previsión del modelo físico de datos y los mapeamos desde el modelo lógico desde la Fact Table correspondiente a su tipo de presupuesto. En nuestro caso será el presupuesto corriente. Por último, le añadimos el tipo de agregación, que será un sumatorio. Ésta ejecución del presupuesto nos interesa dimensionarla a lo largo de los diferentes ejercicios y por la diferente estructuración ecónomica de las partidas.
Primero de todo, para conseguir darle una dimensionalidad temporal a la ejecución crearemos la dimensión temporal con los campos ejercicio y mes del presupuesto corriente. Mapeamos en la capa lógica los campos de la capa física. Una vez mapeados, creamos una jerarquía Ejercicio – Mes, del estilo Padre – Hijo.
Para la siguiente dimensión, la económica, importamos a la capa lógica los campos tipo de cuenta, capítulo, artículo, concepto y subconcepto a una nueva tabla lógica. Una
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ves hecho esto, creamos una jerarquía Tipo de cuenta – capítulo – artículo – concepto – subconcepto.
Finalmente, enlazamos en la capa lógica las dos dimensiones creadas con la tabla lógica Fact y ya podríamos ver la ejecución por diferentes ejercicios y meses y dividida por capítulos hasta subconceptos.
Esto se realiza por cada uno de los indicadores que aparecerán en el cuadro de mando. Una vez realizado el modelado de datos se pasa al diseño de indicadores.
Cuadro de mando
El cuadro de mando de gestión económica y financiera, tendra una interficie gráfica muy colorista, coherente, vistosa, estructurada y funcional. El cuadro de mando se estructura en páginas o también denominadas pestañas donde se agruparán los distintos indicadores según su función y/o significado.
Por ejemplo, existirá una pestaña denominada Indicadores de Legalidad que agrupará los indicadores de obligado cumplimiento que, por parte de los ayuntamientos, deben presentar a la administración central.
La estructura de las páginas será la misma para cada una de ellas. Contendrán un espacio para los filtros , otros para los indicadores principales y un lugar secundario dónde, mediante enlaces, colocar indicadores menos importantes que los anteriores.
Los filtros estarán compuestos de la siguiente manera:
• Filtro Ejercicio: Este filtro permitirá selección múltiple.
• Filtro Mes: Este filtro permitirá selección múltiple.
• Filtro Entidad: Este filtro permitirá selección múltiple.
• Filtro Ente: Este filtro permitirá selección múltiple.
Estarán agrupados dos a dos: ejercicio - mes, entidad - ente. Estos filtros restringirán según la selección previa. Por ejemplo, si en un ejercicio solo hay datos hasta marzo solo te mostrará la posibilidad de seleccionar hasta marzo.
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4.4.3.2 Obtener rápidamente el estado financiero de la administración mediante los resultados mostrados por los ratios e indicadores financieros.
Para satisfacer este requerimiento es necesario realizar los cálculos en la capa lógica del repositorio por cada uno de los ratios e indicadores financieros.
Se mapean a la capa lógica desde la capa física los campos necesarios para calcular cada uno de los ratios e indicadores que nos proporcionará rápidamente el estado financiero de la administración.
Una vez, mapeados y realizados los cálculos se diseñan los indicadores. Para ello se agruparán en las diversas páginas del cuadro de mando según su funcionalidad.
4.4.3.3 Estudio detallado de las fases presupuestarias tanto de ingresos como de gastos, subdividido por las cuentas económicas, es decir, por capítulo, artículo, concepto y subconcepto.
Tal y como se explicaba en uno de los ejemplos anteriores, para satisfacer este requerimiento se realiza lo siguiente:
A nivel de repositorio, crearemos una dimensionalidad lógica de tiempo. Para crear esta dimensionalidad mapeamos la tabla física con los datos de tiempo Ejercicio-Mes. Una vez creada la dimensión de tiempo en la capa lógica, creamos una estructura jerárquica Ejercicio-Mes, de tal forma que al utilizar en el cuadro de mando el campo ejercicio, se va a permitir profundizar cualquier métrica hasta el nivel de Mes con un simple Click.
Para la siguiente dimensión, la económica, importamos los campos tipo de cuenta, capítulo, artículo, concepto y subconcepto de una tabla física del DataWarehouse que ha sido construida en el proceso de ETL a una nueva tabla lógica. Una vez hecho esto, creamos una jerarquía Tipo de cuenta – capítulo – artículo – concepto – subconcepto. Esta jerarquía nos proporcionará la posibilidad de profundizar por los diferentes niveles de la estructura presupuestaria.
Finalmente, enlazamos en la capa lógica las dos dimensiones creadas con la tabla lógica Fact, donde tendremos mapeados los campos de cada una de las fases presupuestarias y ya podríamos ver las fases por diferentes ejercicios y meses y dividida por capítulos hasta subconceptos, tanto de ingresos como de gastos.
4.4.3.4 Detalle por indicador en forma de tabla
El diseño de cada indicador dará la posibilidad de poder verse en forma de tabla como una vista más. Para ello, cuando se crea cada indicador en el cuadro de mando se añade siempre una vista tabla. El formato de los datos mostrados en la tabla será el mismo en todos, diferenciando siempre los valores normales, los porcentajes y los totales.
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4.4.3.5 Detalle mensualizado de cada uno de los indicadores y ratios
Al dimensionar cada indicador por ejercicio-mes creando una jerarquía, obtenemos por defecto, que los indicadores mensualizados por ejercicio, al hacer un click en el indicador, automáticamente te lo dimensione a nivel de mes.
4.4.3.6 Posibilidad de poder introducir datos fuera del ámbito de la contabilidad que afecten en cálculos de indicadores.
Ciertos indicadores hacen uso de importes que no están ligados completamente a la contabilidad o su cálculo son difíciles de realizar, por lo tanto estos datos de introducen mediante el cuadro de mando, utilizando una herramienta interna de Oracle BI denominada Anotar para la cual hace falta configurar un fichero XML con los datos de los campos a introducir, la conexión de la base de datos y las sentencias UPDATE e INTO a la base de datos.
Primero de todo, se crea una tabla en el Datawarehouse con la estructura ejercicio, mes, entidad y ente (las selecciones por defecto que permite el cuadro de mando) y los diferentes datos de contabilidad que queremos añadir al cuadro de mando.
Una vez la tabla está creada, se mapea en la capa física del repositorio y se procede a crear la estructura lógica de los datos creando la métricas correspondientes. Es importante crear esta estructura para evitar errores de metadatos al filtrar los diferentes ratios y para poder visualizar los datos introducidos por éste método.
Cada ratio calculado a partir de estos datos, será identificados en el cuadro de mando con un icono con un enlace a un indicador en forma de tabla donde se podrá visualizar los datos introducidos o introducir nueva información.
Un ejemplo del XML:
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<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<WebMessageTables xmlns:sawm="com.siebel.analytics.web/message/v1">
<WebMessageTable lang="es" system="WriteBack" table="Messages">
<WebMessage name="SHNEW1">
<XML>
<writeBack connectionPool="Connection Pool">
<insert>INSERT INTO DATOS_EXTERNOS(EJERCIO,NUMHAB) values (@{c2},@{c0} ) </insert>
<Update> UPDATE DATOS_EXTERNOS SET NUMHAB=@{c3} where (EJERCICIO=@{c2} ) </Update>
</writeBack>
</XML>
</WebMessage>
</WebMessageTable>
</WebMessageTables>
Código 1. Código fuente XML ejemplo.
Una vez configurado el xml, creamos un indicador en forma de tabla con los campos que queramos introducir en la base de datos. Configuramos la tabla con la opción anotar y el nombre del WebMessage, en el ejemplo, SHNEW1.
4.4.3.7 Obtener los resultados de los indicadores en archivos exportables para su uso en otra documentación
Oracle Dashboard trae la opción de exportar cada uno de los indicadores en otros archivos, como excel, excel 2000, ppt, powerpoint,.... Para eso hay que activar la opción descargar en cada uno de los indicadores. Esta opción esta disponible cuando se añade un indicador a una página del cuadro de mando y se configura la visualización del indicador dentro de la página.
4.4.3.8 Diseño gráfico
El diseño gráfico de los indicadores seguirá una misma linea, y una misma composición para los indicadores. Según la clasificación de los datos, los indicadores tendrán colores comunes:
• Ingresos/Cobros: Tonalidades verdes
• Gastos/Pagos: Tonalidades rojas
• Previsiones: Tonalidades azules
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Cada indicador se mostrará en diferentes visualizaciones o vistas. Normalmente serán tres:
• Líneas Verticales. Es una vista gráfica que ofrece una visión directa de los datos. Es la vista por defecto.
• Lineal. Es una vista gráfica que ofrece una visión mas adecuada para poder analizar la evolución de la información.
• Tabla de Detalle. Es la vista adecuada para poder analizar al detalle la información mostrada. Normalmente se ayuda de diferente iconografía, tales como semáforos o velocímetros, que junto a los colores, ofrecen información directa al usuario. También se puede modificar el tamaño, color y fuente de los datos mostrados para dar mas información.
El diseño de los indicadores es completamente configurable por el usuario final. El usuario final podrá cambiar colores, vistas y diseños, además de la vista por defecto. Las tablas, aparte del valor numérico, contendrán detalles visuales según el valor de los importes. También existe la posibilidad de colorear los indicadores según condicionantes.
Por defecto se utilizará la librería gráfica CORDA50 que viene con la suite de Oracle BI. También cabe la posibilidad de utilizar otra librería gráfica de terceros.
Para ello se utiliza el componente gráfico Html para el diseño de los indicadores. Este componente permite insertar código html para visualizar los datos del indicador. Para ello creamos un iframe donde se visualizará un gráfico de otra librería gráfica. Paralelamente crearemos un script en JavaScript, donde se capturará la llamada AJAX que realiza el indicador a Oracle BI Server para obtener los datos de la fuente de datos. Una vez capturado los datos, mediante el algoritmo apropiado preparamos la estructura necesaria de los datos para la nueva librería gráfica. Esto permite abrir la aplicación a cualquier librería gráfica del mercado o a APIs en la nube como por ejemplo Google Chart Tools que utiliza tecnologías diferentes a las utilizadas por Corda50.
4.4.3.9 Permisos de usuario
Existen dos tipos de permisos:
• A nivel de repositorio. Estos permisos restringen el acceso de lectura o escritura a los datos de la capa física o del Datawarehouse. Pueden otorgarse a nivel de fuente de datos (sin poder acceder a la totalidad de los datos de esa fuente) o a un nivel mas detallado restringiendo el acceso de lectura de datos de tablas especificas. También se puede restringir el acceso a los datos por periodos de tiempo. En este nivel también de configurar los permisos necesarios para administrar desde Oracle
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Dashboards el cuadro de mando, como por ejemplo el acceso a los logs o las sentencias lanzadas por el cuadro de mando al Datawarehouse.
• A nivel de cuadro de mando. Estos permisos afectan a la visualización y posibilidades de configuración y de creación del usuario en Oracle Dashboard. En este nivel se especifica los privilegios de acceso (accesos a los diferentes componentes de Oracle Business Intelligence, por ejemplo: acceso a Cuadros de Mando, acceso a Respuestas, acceso a Libros de Resumen, etc.), privilegios de Libros de Resumen (creación y modificación), privilegios de Administración, privilegios de catálogo (acceso a cuadro de mando personal del usuario, crear carpetas), privilegios de Respuestas (crear vistas, crear peticiones de datos, guardar filtros, etc) y permisos para poder visualizar los tipos de visualización (si el usuario tiene permisos solo para poder ver las tablas o las gráficas de barras verticales) entre otros privilegios.
En líneas generales se crean tres tipos de usuarios: usuarios administradores, usuarios avanzados y usuarios visores.
• El usuario administrador tendrá acceso prácticamente a la totalidad del proyecto, desde el cuadro de mando hasta el repositorio. Tendrá permisos para otorgar privilegios a los usuarios, crear y editar usuarios y grupos a nivel de repositorio y de cuadro de mando, modificar los metadatos, modificar el cuadro de mando, etc.
• El usuario avanzado tendrá la posibilidad de crear nuevos indicadores y modificar los ya existentes. Tendrá acceso a prácticamente todo el cuadro de mando pero no a su administración. No tendrá acceso al repositorio. Tendrá permiso para introducir datos desde el cuadro de mando.
• El usuario visor, solo tendrá permiso de acceso de lectura del cuadro de mando. Solo podrá crear y modificar indicadores en su espacio personal del cuadro de mando.
Se procederá a dar de alta a los usuarios según una la lista proporcionada por el cliente con sus respectivos roles de cada usuario. Para ello se crearán los usuarios en el repositorio mediante Oracle BI server. Oracle BI server nos pedirá un nombre de usuario y contraseña. Una vez creados, dentro de Oracle BI server se gestiona el tema de permisos de usuarios, restringiendo los datos accesibles según usuarios y grupos.
Una vez creados en el repositorio según el rol otorgado, estos usuarios ya pueden ser validados en Oracle Dashboards. Una vez validados se creará automáticamente un espacio dentro del cuadro de mando para este usuario, donde solo él, podrá acceder y crear su entorno personal con indicadores y filtros que desee.
También se deberá dar permiso de acceso a la posibilidad de introducir datos externos a los usuarios avanzados.
Por defecto no habrá limitaciones a nivel de acceso a la información del Datawarehouse. Todos los usuarios accederán a toda la información del Datawarehouse y por lo tanto del cuadro de mando.
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4.4.3.10 Modelo CL-4
El Modelo CL-4 es un formulario específico de la Generalitat de Cataluña que debe ser cumplimentado con los datos presupuestarios de la administración para poder pedir préstamos a otras entidades o a la misma Generalitat.
La aplicación debe ser capaz de rellenar los datos correspondientes del formulario con el formato específico del modelo y que se pueda consultar desde el cuadro de mando. Para ello se utilizará la herramienta de reporting Oracle BI Publisher.
Primero de todo, preparamos los metadatos correspondientes para rellenar los datos del formulario. Algunos de estos datos son también utilizados para el cálculo de ratios del cuadro de mando, por lo tanto no será necesario crearlos de nuevo en el repositorio. Otros se tendrán que crear de nuevo en el repositorio utilizando el mismo proceso utilizado para las métricas anteriores. Y también el formulario utilizará algunos datos externos del cuadro de mando.
Una vez tenemos todos los metadatos necesarios en el repositorio, creamos un indicador en Oracle Respuestas con cada una de las métricas anteriores dimensionadas por ejercicio y filtradas por entidad y ente.
Ahora hay que crear el informe en Oracle BI Publisher. Para ello necesitamos una copia del formulario que nos descargamos de la web de la Generalitat. Utilizaremos la copia descargada para crear una plantilla en formato .rtf. Esta plantilla es necesaria para sincronizar el indicador creado anteriormente y el formulario. Para relacionar el indicador y la plantilla se utiliza un pluggin para Microsoft Office o Open Office.
Se accede a la aplicación Oracle BI Publisher desde el navegador. Creamos un nuevo informe y lo sincronizamos con el indicador.
Ahora, abrimos la plantilla con el formato del modelo CL-4 con Microsoft Word, y activamos el pluggin y nos conectamos al catálogo del cuadro de mando.
Desde el pluggin, creamos un nuevo informe en Oracle BI Publisher utilizando la plantilla del Modelo CL-4. Seleccionamos el indicador creado anteriormente y se nos abrirá una ventana con los campos del indicador. Seleccionamos los campos y arrastramos en la parte del documento que se deban rellenar con la información del indicador. Una vez finalizado el proceso, guardamos el informe.
Ahora desde el cuadro de mando creamos una nueva pestaña donde incrustaremos el informe de Oracle BI Publisher del modelo CL-4. Desde esta pestaña también se dará oportunidad de filtrar el informe por ejercicio de la misma forma que los otros indicadores.
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4.4.3.11 Comparación previsión y ejecución. El cuadro de mando debe mostrar la comparación entre la previsión tanto de gastos como de ingresos de forma numérica y/o porcentual.
Tanto la previsión como la ejecución son métricas del cuadro de mando. Realizamos el mismo procedimiento que con las métricas anteriores: mapeo físico de los campos del Datawarehouse en la capa física y posterior mapeo lógico y creación de la agregación en la capa lógica. Una vez creada las dos métricas, creamos una tercera métrica en la capa lógica con el porcentaje de cumplimiento de la ejecución según la previsión.
Para la comparativa, creamos un indicador con las dos métricas creadas previamente.
4.4.3.12 Manual de usuario. El manual de usuario debe estar incrustado en el cuadro de mando y tiene que estar en formato html. Además de tener un acceso rápido a la explicación de cada uno de los indicadores, todo desde el navegador.
Para la elaboración del manual de usuario se utilizará parte de la documentación utilizada para desarrollar los indicadores del cuadro de mando. El manual de usuario incluye información de cada indicador con una breve descripción, sus diferentes visualizaciones (con capturas de pantalla), filtros que se aplican, navegaciones o jerarquías aplicadas en el indicador y el cálculo del indicador.
El manual creado está todo en un mismo fichero en lenguaje html. Para tener un acceso directo a la información de cada indicador, creamos un índice que apunta a diferentes anclajes htmls que te sitúan en cada una de las explicaciones de los indicadores. El manual también informa de cómo acceder al cuadro de mando.
Para incrustar el manual html en el cuadro de mando, aprovechamos la arquitectura de la aplicación de Oracle BI, concretamente el OC4J. Copiamos el fichero html del manual en la carpeta raíz donde se ubican los servlets del webserver OC4J. Una vez copiado, creamos un botón html en cada indicador del cuadro de mando con un enlace que apunte al anclaje creado anteriormente en el manual donde se especifica la información del indicador.
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4.4.4 Estructura del cuadro
El cuadro de mando contiene diferentes pestañas donde se agrupan los diferentes indicadores o ratios según unos criterios preestablecidos. Cada pestaña se compone de diferentes áreas, un área común para todas las pestañas, un área de filtros y un área de indicadores.
Figura 6. Organización del cuadro de mando
Este área de indicadores se divide en dos, una principal donde se ubican los indicadores principales y otra donde se ubican los secundarios. Estos indicadores secundarios se abren en una nueva pestaña o ventana del navegador.
El área de filtros contiene el área de selección de los filtros en la parte superior y el área del filtro seleccionado y aplicado actualmente en el cuadro de mando en la parte inferior.
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Área de indicadores
Área de indicadores secundarios
Área de filtros
Área común del cuadro de mando
Figura 7. Aspecto del selector de filtros.
Todas las pestañas con indicadores y ratios comparten esta estructura.
Las selecciones que se permiten en el cuadro de mando son las siguientes:
• Ejercicio: selección de uno o varios ejercicios presupuestarios. Por defecto, están seleccionados el ejercicio actual y los cuatro anteriores.
• Mes: selección de uno o varios meses. No existe selección por defecto.
• Entidad: permite filtrar la información por entidad. Selección de uno o varias entidades.
• Ente: permite filtrar la información por ente. Selección de uno o varios entes.
• Operaciones: solo se aplican a los indicadores que no son ratios presupuestarios. Permite seleccionar operaciones aprobadas o en curso. Sin selección por defecto.
En la pestaña de Gestión Presupuestaria, hay dos indicadores principales: uno con la información de la ejecución de ingresos y otro con la ejecución de gastos y su correspondiente porcentaje respecto a la previsión. Al seleccionar encima de un indicador de ingresos o de gastos permite profundizar los datos para poder analizar los ingresos o los gastos por las diferentes fases.
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Figura 8. Organización de la pestaña principal
Al profundizar, accedemos a un nuevo indicador en una nueva ventana. Este indicador quedará prefiltrado por la selección anterior. Está formado por un gráfico en la parte superior donde podemos analizar la evolución durante los 4 ejercicios anteriores y una tabla dinámica principal donde se informa de los ingresos o los gastos por las diferentes fases presupuestarias y estructura presupuestaria.
Figura 9. Indicador de detalle de ingresos y gastos
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Indicador de ingresos Indicador de gastos
Gráfico Evolución
Tabla Detalle
La pestañas de ratios o indicadores, mantiene la misma estructura que la principal. Está estructura consiste en la misma explicada anteriormente, excepto que el área de trabajo es mas amplia y desaparece la zona de indicadores secundarios. Todos los indicadores mostrados tienen la misma importancia.
Figura 10. Ejemplo pestaña de ratios
Un indicador, principalmente de diseña siguiendo un mismo patrón. El diseño se realiza en Oracle Respuestas y esta formado por:
• Título: nos informa del indicador.
• Logo: opcional, proporciona mas vistosidad al Cuadro de Mando.
• Enlace al manual en HTML, donde se detalla la información del indicador.
• El área de visualización. Donde se ubica los gráficos y la información del indicador.
• Enlaces a Libro resumen y a exportaciones de datos.
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Indicadores
Área de Filtros
Figura 11. Diseño de un indicador.
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TítuloLogo
Enlace al manual
Área de visualización
Enlaces Diversos
5 Aportaciones del proyecto a mis conocimientos
Dada la naturaleza del proyecto y mas concretamente la de un proyecto de Cuadros de Mando, me ha enseñado a trabajar en equipo con compañeros de diferentes perfiles, desde los funcionales a los técnicos. La comunicación entre desarrollador y usuarios funcionales que son los que conocen las necesidades es clave para el éxito del proyecto.
Para el proyecto, he tenido que aprender el funcionamiento de la contabilidad en la administración pública y las diferencias con la contabilidad privada. También conocer las peculiaridades de la administración pública, como objetivos, organización, personal, que han afectado al desarrollo del Cuadro de Mando.
He ampliado mas aún mis conocimientos sobre base de datos, en particular con bases de datos Oracle.
He podido aprender a utilizar las herramientas de Oracle, desde la utilización y acceso a una Base de Datos Oracle, monitorización y administración de una base de datos Oracle, ademas de las herramientas propias de Business Intelligence, como la creación del repositorio y su funcionamiento, o la creación de informes con herramientas de Reporting.
He aprendido como se estructura una solución de Business Intelligence, desde la base, unos datos origen, pasando por el Datawarehouse y los metadatos y por ultimo la creación del cuadro de mando con sus indicadores.
El proyecto me ha aportado conocimientos sobre estructuras de Datawarehouse, y como estas pueden afectar al rendimiento de un Cuadro de Mando.
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6 Aportaciones de los estudios realizados al proyecto
Los conocimientos que he aplicado en el proyecto aprendidos en la universidad abarcan gran parte de las asignaturas cursadas en la carrera dado los diferentes campos que se tratan en un proyecto de Business Intelligence.
El back'end o la parte más del servidor, donde trabajamos con los metadatos y el datawarehouse, es donde los conocimientos adquiridos en Bases de Datos y Estructura de datos me han servido de mas utilidad. El conocer las diferencias entre bases de datos analíticas y transaccionales, las relaciones entre tablas, la integridad de los datos, los índices y el análisis del rendimiento de las consultas son de gran utilidad para poder desarrollar una metadata eficiente y correcta y en general, un cuadro de mando con un alto rendimiento, rápido y eficaz.
Los conceptos de programación adquiridos en las asignaturas de Programación I, Programación II y Lenguajes de Programación, han sido útiles sobretodo para entender el funcionamiento de la herramienta , en concreto la parte de visualización de los datos, poder desarrollar nuevas visualizaciones para el cuadro de mando y también para los permisos de usuarios.
Los conceptos de Sistemas Operativos, para poder conocer y entender la arquitectura de la aplicación.
Los conceptos de Ingeniería del software. Para diseñar la estructura de las pestañas, el formato, el diseño visual del cuadro de mando y la usabilidad.
Los conceptos de Contabilidad Financiera y Economía me han ayudado como base para poder conocer mejor la contabilidad pública.
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7 Conclusiones
En tiempos de crisis económica, las administraciones públicas juegan un papel importante dentro del contexto socioeconómico. Austeridad, recortes, transparencia, son conceptos que suelen escucharse a menudo de parte de los administradores del sector público y del sector económico en general.
Todos estos conceptos conllevan a tomar medidas financieras oportunas para mantener la financiación para así asegurar el completo funcionamiento de las administraciones y garantizar el buen funcionamiento de nuestra sociedad. Por lo tanto, actualmente, las administraciones les toca decidir y tomar decisiones económicas para garantizar su futuro.
En general, y no solo hablo del mundo económico, las decisiones se toman una vez obtienes la mayor información posible de tu entorno. Las personas estamos constantemente tomando decisiones. Solemos tomar decisiones meditadas y muchas veces sin meditar. Una buena decisión suele ser aquella que es meditada y respaldada por una experiencia previa o por una explicación detallada. Estas decisiones se suelen basar en información, que en general, según su naturaleza, es difícil de tratar o difícil de almacenar. Vivimos en un mundo que no para de generar ingentes cantidades de información.
En el ámbito económico, por suerte, estos datos suelen generarse y almacenarse. Personalmente pienso que la economía se basa en previsiones y en cumplirlas. Las previsiones suelen crearse a partir de unas variables o de una información analizada previamente. Puede que no cumplas con las previsiones, por el simple hecho que están mal realizadas o son irreales por el hecho de no haber sabido leer la coyuntura económica actual.
El Business Intelligence o los Cuadros de Mando, es un software que encaja, actualmente mas que nunca, en el mundo tecnológico actual. Su objetivo, el de ayudar a la toma de decisiones es pieza clave en cualquier organización.
Por eso, al empezar este proyecto lo consideré muy interesante a nivel personal y profesional. Desconocía el mundo del Business Intelligence y el mundo de la administración pública en general. La única referencia que tenía sobre el Business Intelligence o el mundo analítico venía de una frase en la asignatura de Gestión de la Informática. El proyecto, a parte de enseñarme las características del mundo laboral, ha significado un fuerte empuje en mis ganas de ampliar mis conocimiento y mejorar día a día en el mundo de la informática.
Un proyecto de Business Intelligence esta hecho a medida para un Ingeniero Técnico en Informática de Gestión. Los conocimientos aprendidos tanto técnicos como de gestión, te otorgan la flexibilidad necesaria para poder desarrollar un cuadro de mando óptimo (a nivel tecnológico) y útil (a nivel funcional) y así, poder relacionarte con los usuarios finales de una manera mas adecuada y poder conocer sus necesidades.
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Posibles mejoras
Personalmente, desde un principio considero que el trabajo realizado en el proyecto satisface las necesidades y objetivos que pretende abarcar. A nivel funcional del cuadro de mando, en el tema de indicadores e información mostrada, considero que el trabajo realizado con los metadatos permite que un usuario no experto pueda desarrollar nuevos indicadores. En este tema confío completamente en el trabajo realizado.
A nivel tecnológico, cambiaría completamente la librería gráfica utilizada y añadiría una que utilizase una tecnología estándar, como por ejemplo HTML5. La actual, Corda50 utiliza tecnología Flash que no es un estándar y por lo tanto existen dispositivos que no puede visualizar el cuadro de mando completamente. Hablando de estos dispositivos, muchos de ellos dispositivos móviles, pienso que es el futuro del Business Intelligence. Añadiría a estos cambios tecnológicos, el que el cuadro de mando fuese compatible con diferentes resoluciones de pantalla, concretamente con resoluciones de estos dispositivos móviles. Pienso que el futuro de los cuadros de mando pasan por que estos sean accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea un ordenador de sobremesa, un dispositivo móvil o un panel de control de un automóvil.
Por último, me gustaría agradecer a una serie de personas que han hecho posible que yo esté donde esté ahora mismo ,que haya podido desarrollar este proyecto y que pueda crecer día a día.
Primero de todo agradecer a todo Grupo Castilla por todo el apoyo mostrado hacia el proyecto. Quiero agradecer especialmente a Emma Gorgori y a David Puig por la confianza depositada en mi, sin ella, muy probablemente el éxito del proyecto no sería pleno. También les agradezco su gran trabajo en la creación de un equipo unido y con tan buen ambiente y en la motivación que aportan al equipo que hace que no nos estanquemos y que vayamos cada año a mas. Agradecer a Alfons Bernal toda su paciencia y todos esos conocimientos que he aprendido gracias a él, tanto personales como profesionales. Agradecer a todos y cada uno de mis compañeros de equipo por el apoyo y la ayuda que me transmiten día a día y por ese espíritu de equipo tan difícil de conseguir. Por último mis agradecimientos a mi tutor del proyecto Miguel Ángel Acebo.
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