cuadro general de clasificacion archivistica

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuifghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIONDEL CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACION ARCHIVISTICA DE LASECRETARIA DE GOBIERNO

Coordinacin General de Administracin y Control Presupuestal Mayo de 2014

04-CGA-P08-I01/REV.00





04-CGA-P08-I01/REV.00





04-CGA-P08-I01/REV.00

Cuadro General deClasificacin Archivstica

Instructivo para su elaboracin

Secretara de Gobierno

1

Con fundamento en los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en elEstado de Sonora, aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de TransparenciaInformativa del Estado de Sonora, el da 11 de febrero de 2014, la Secretara de Gobierno,para elaborar su Cuadro General de Clasificacin Archivstica, ha tomando como base, lametodologa utilizada por el Archivo General de la Nacin.

En el presente Instructivo, se establecen los criterios generales en materia de generacinde datos, registros y archivos as como su administracin, conservacin, preservacin,clasificacin archivstica y consulta que permita una pronta localizacin y seguridad de lainformacin pblica requerida.

ROBERTO ROMERO LPEZSecretario de Gobierno




1







1







2

ndicePg.

Presentacin 31. Objetivo General 4

1.1. Objetivos Especficos2. Marco Jurdico 53. Del Cuadro General de Clasificacin Archivstica 10

3.1. Instrumentos y principios para la elaboracin del Cuadro General deClasificacin Archivstica

3.2. Del desarrollo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica3.2.1. Primera etapa

3.2.1.1. Identificacin3.2.1.2. Jerarquizacin3.2.1.3. Codificacin

3.2.2. Segunda etapa3.2.2.1. Validacin3.2.2.2. Formalizacin3.2.2.3. Supervisin y asesora3.2.2.4. Capacitacin

4. De la estructura de los archivos 154.1. Definiciones y criterios de identificacin de la estructura de archivos4.2. Cuadro General de Clasificacin Archivstica de Funciones Comunes4.3. Cuadro General de Clasificacin Archivstica de Funciones Sustantivas

5. Bibliografa 32




3

PRESENTACIONDe acuerdo con los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en el Estado de Sonora,aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, el da 11 defebrero de 2014, en adelante Lineamientos, el Cuadro de clasificacin archivstica es el instrumento tcnico querefleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de todas las Unidades Administrativas,rganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados que integran la Secretara de Gobierno.

Para desarrollar la propuesta metodolgica para el diseo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica de laSecretara de Gobierno, se ha tomando como instrumento base, el Instructivo para Elaborar el Cuadro General deClasificacin Archivstica del Archivo General de la Nacin, y que nos permite:

Conformar los cdigos de las series documentales que identificarn los archivos generados.

Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio fsico que ocuparn para su conservacintemporal o definitiva.

Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera lgica con otrosdocumentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.

Los elementos para elaborar el cuadro de clasificacin que ahora se presentan, se conciben como un mecanismocompleto, homogneo y nico destinado a facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo.

La clasificacin permite un nivel de comprensin y utilidad de los archivos como suma de los procesos deordenacin preestablecida, la operacin de identificacin y la creacin integrada de criterios clasificatorios.

Los titulares de las Unidades Administrativas y rganos Desconcentrados, de conformidad con las disposicionesaplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos.

El Cuadro General de Clasificacin Archivstica de la Secretara de Gobierno, estar sujeto a cambios en sudiseo, como consecuencia de modificaciones en las facultades que le confiere el Artculo 23 de la Ley Orgnicadel Poder Ejecutivo del Estado, en las atribuciones que se confieren en el Reglamento Interior de la Secretara deGobierno, en las funciones que se confieren en los manuales especficos de organizacin y de procedimientos, yen los propios Lineamientos Generales para la Administracin Documental en el Estado de Sonora.




4

1. OBJETIVO GENERALEstablecer las bases para el diseo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica, a partir de las prcticas ytcnicas de la archivstica y administracin de documentos, as como definir las actividades y estrategiasencaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propsitos planteados en losLineamientos Generales para el acceso a la informacin pblica, clasificacin y desclasificacin de la informacinde los sujetos obligados para el Estado y organizacin y conservacin de la documentacin pblica.

1.1 OBJETIVOS ESPECFICOS

Establecer los conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los archivos de la Secretarade Gobierno.

Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro General de Clasificacin Archivstica de laSecretara de Gobierno, estableciendo los criterios para su formulacin.

Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.




5

2. MARCO JURDICO LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA Y DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES

DEL ESTADO DE SONORA.

TITULO QUINTODEL SISTEMA DE ARCHIVOS

CAPTULO UNICODEL SISTEMA DE ARCHIVOS

Artculo 63.- Los sujetos obligados debern mantener en operacin archivos que permitan localizar con prontitudy seguridad la informacin pblica correspondiente a su funcin y para ello debern preservar los documentos yexpedientes en archivos administrativos organizados y actualizados, atenindose a las reglas generales de esteTtulo y a los procedimientos establecidos en los Lineamientos que para tales efectos expedir el Instituto;asegurando su adecuado funcionamiento y proteccin.

Artculo 64.- En la administracin de los documentos pblicos los sujetos obligados debern observar losprincipios de integridad, disponibilidad, eficiencia, localizacin expedita, integridad y conservacin.

Artculo 65.- Todo sujeto obligado oficial deber contar con un archivo de trmite y con archivo de concentracin;el archivo de trmite se encarga de la administracin de documentos de uso cotidiano necesario para el ejerciciode sus atribuciones. Todo sujeto obligado oficial deber contar con un archivo de concentracin y para ellodeber destinar un espacio fsico para el funcionamiento de dicho archivo, en el cual se tendr un responsableque ser el encargado de administrar los documentos de uso espordico y que permanecern en l, hastadeterminarse mediante la valoracin documental el destino final.

Artculo 66.- Los sujetos obligados contarn con responsables del archivo de trmite y concentracin, quieneselaboraran los instrumentos de control y consulta que permitan la correcta y adecuada organizacin, descripcin,localizacin y conservacin de los documentos pblicos, los cuales cuando menos deben incluir:

I.- El Cuadro General de Clasificacin Archivstica;

II.- El Catlogo de Disposicin Documental;

III.- Los Inventarios denominados General, de Transferencia y de Baja; y

IV.- La gua general de archivo.




6

Artculo 67.- La informacin pblica deber estar disponible en los archivos respectivos en las siguientescondiciones:

I.- Cuando se trate de informacin correspondiente al ao que est en curso impresa en papel, digitalizadao en cualquier medio electrnico; y

II.- Digitalizada para consulta electrnica comprendiendo los ltimos treinta aosa partir del ao inmediatoanterior al que se encuentre en curso; organizndola de acuerdo con los principios archivsticos deprocedencia y orden original que establezca el Instituto.

Artculo 68.- Los lineamientos que expida el Instituto en materia de archivo, debern contemplar que:

I.- Dichos lineamientos promuevan la homologacin en la clasificacin, identificacin, archivo ypreservacin de la informacin de acuerdo con su naturaleza;

II.- Los mecanismos que se empleen para la conservacin y mantenimiento de la informacin obedezcan aestndares mnimos en materia de archivonoma;

III.- Los sujetos obligados oficiales provean a la capacitacin de los servidores pblicos encargados entcnicas de archivonoma;

IV.- La informacin se organice de manera que facilite la consulta directa de los particulares; y

V.- Sean acordes a las normas archivsticas nacionales e internacionales.

Artculo 69.- Los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, los ayuntamientos, podrn establecer o mantenerarchivos centrales para almacenar informacin a partir del vencimiento del plazo de un ao previsto por lafraccin I del artculo 67, con la condicin de que la operacin de dichos archivos centrales no devenga enmenoscabo o detrimento del derecho de los particulares para acceder a la informacin pblica. El Instituto cuidarde modo especial esta condicin.

Artculo 70.- Los documentos archivados no podrn ser destruidos antes de treinta aos de su fecha, salvo queel Instituto decida reducir este plazo por razones especiales, exceptundose los documentos que seanconsiderados histricos, los cuales no podrn destruirse en ningn tiempo y bajo ninguna circunstancia. Seconsideran razones especiales para la reduccin de tiempo de conservacin y la consecuente autorizacin dedestruccin por parte del Instituto la prdida de vigencia documental o aquellas referentes a siniestros, entrminos de la Ley de Proteccin Civil para el Estado de Sonora.

En todo caso, para la destruccin de los documentos, los sujetos obligados debern realizar, previamente, laactividad de identificar los valores documentales denominados valor administrativo, valor fiscal y valor legal.




7

ARTCULO 71.- El procedimiento de destruccin de documentacin pblica inicia con la solicitud del sujetoobligado oficial interesado, debiendo ser el titular quien expresara por escrito los motivos y fundamento legal parasolicitar la reduccin del tiempo de conservacin y sealar las condiciones especiales que prevalecen a fin de queuna vez declarada la reduccin de la temporalidad de conservacin se declare la procedencia de la destruccin.En dicha solicitud el sujeto obligado oficial deber acompaar una relacin analtica de la informacin quecontienen los documentos que se pretende destruir, la cual deber especificar:

I.- El rea o reas que generaron la informacin;

II.- El perodo que comprende la informacin;

III.- La naturaleza y temtica de la informacin;

IV.- El plazo, el procedimiento y lugar en que podr ser consultada la informacin, que nunca ser menorde un mes;

V.- Si se conservar o no respaldo electrnico de la informacin; y

VI.- Si los documentos que se pretenden destruir contienen informacin clasificada como reservada oconfidencial.

ARTCULO 72.- El procedimiento de destruccin de documentacin pblica, se sustanciar de la siguientemanera:

I.- La solicitud a que se refiere el artculo anterior, deber presentarse por escrito ante el Instituto,acompaando copia para el titular del Instituto Superior de Auditoria y Fiscalizacin, al titular del rgano decontrol en cada caso y al titular del Archivo General correspondiente, para que dentro de un plazo nomayor a quince das hbiles posteriores a la fecha de notificacin correspondiente, manifiesten por escritosi tienen inters en la conservacin de la informacin sometida al procedimiento de destruccin dedocumentacin pblica; de no manifestar lo conducentes dentro del plazo antes sealado, se entender suconformidad con el referido procedimiento;

II.- El Instituto recibir la solicitud y le asignar un nmero de expediente, debiendo radicarse dichoprocedimiento dentro de los siguientes tres das hbiles y en ese mismo acto se notificar de la misma alas autoridades sealadas en la fraccin anterior de este artculo y se ordenar la prctica de unaverificacin fsica de los documentos que se pretende destruir, fijndose da y hora hbil con la finalidad deque personal del Instituto constate las condiciones especiales que refiera la solicitud de inicio y elaboren elacta de verificacin correspondiente;




8

III.- Una vez concluido el plazo sealado en la fraccin I del presente artculo y con el resultado de laverificacin, el Instituto deber resolver si la solicitud cumple con los requisitos establecidos en el artculoanterior y en caso afirmativo ordenar al solicitante la publicacin del aviso correspondiente en un peridicode circulacin estatal, para el efecto de que cualquier persona pueda obtener del solicitante la informacinprecisa sobre lo sealado en las fracciones I a V del artculo anterior;

IV.- Dentro del plazo a que se refiere el la fraccin IV del artculo anterior, cualquier persona podr solicitaral Instituto que no se destruyan parte o todos los documentos de que se trate, exponiendo las razones quejustifiquen su peticin, lo cual deber ser resuelto por el Instituto en un plazo de diez das hbiles; y

V.- Concluido el plazo sealado en la fraccin III de este Artculo y con las salvedades previstas en lafraccin anterior, el Instituto resolver en definitiva sobre la solicitud de destruccin de documentacinpblica y notificar de manera personal al solicitante sobre la misma.

ARTCULO 73.- Cuando alguna unidad administrativa de algn sujeto obligado llegare a desaparecer, losarchivos y registros correspondientes debern ser resguardados por la unidad encargada de su administracin,previo inventario que se levante con la participacin de un representante del Instituto, uno de la unidadadministrativa respectiva, uno de la unidad encargada de su administracin y uno del rgano interno de controlque corresponda.

________________________________________

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DESONORA.

CAPITULO VIII DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA

ARTCULO 29.- Los sujetos obligados oficiales, por medio del responsable del archivo, debern asegurarse deque se elaboren los instrumentos de control y consulta que propicien la organizacin, descripcin, conservacin ylocalizacin expedita de sus archivos administrativos, por lo que debern contar al menos con los siguientes:

I.- El cuadro general de clasificacin archivstica;

II.- El catlogo de disposicin documental;

III.- Los inventarios documentales:

A).- General

B).- De transferencia,




9

IV.- La gua simple de archivos.

ARTCULO 30.- Los sujetos obligados oficiales, a travs del rea coordinadora de archivos, elaborarn un cuadrogeneral de clasificacin archivstica y el catlogo de disposicin documental.

La estructura del cuadro general de clasificacin ser jerrquica atendiendo a los siguientes niveles:

I.- Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o entidad,con cuyo nombre se identifica;

II.- Segundo: (seccin) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cadadependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables; y

III.- Tercero: (serie) divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en eldesarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.

Lo anterior, sin perjuicio de que existan niveles intermedios, segn los requerimientos de las dependencias oentidades. Los niveles podrn identificarse mediante una clave alfabtica, numrica o alfanumrica, segn sea elcaso.

El Instituto, a travs de su respectiva rea administrativa, podr brindar asesora tcnica y legal para laelaboracin de los instrumentos de control y consulta de cada sujeto obligado oficial, a fin de que sean publicadosen sus respectivas pginas oficiales.




10

3. DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIONARCHIVISTICA

3.1 INSTRUMENTOS Y PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIN DEL CUADRO GENERAL DECLASIFICACIN ARCHIVSTICA.

En la elaboracin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica, es requisito previo e indispensable contar conun amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo.

Adems, en su formulacin se deben considerar:

Los instrumentos jurdicos, de organizacin y de normatividad de la dependencia o entidad. Los esquemas de clasificacin existentes. Los recursos con que se cuenta.

Con base en la estructura archivstica del fondo, seccin y serie como niveles bsicos y sucesivos en laelaboracin del Cuadro general de clasificacin archivstica la metodologa se plantea a partir de un fondoespecfico y tendr como principios: la delimitacin, la unicidad, la estabilidad y la simplificacin.

Delimitacin: El objeto del cuadro es determinar la clasificacin del fondo; es decir, de los documentos decualquier tipo y poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de unadependencia o entidad.

Unicidad: Los lmites temporales y la edad de los documentos no son caractersticas definitorias de la estructuradel archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivocon independencia de su cronologa, desde la ms antigua hasta la ms reciente.

Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad, cuyapermanencia garantice una clasificacin segura y estable; as mismo, debe permitir el crecimiento de sussecciones y series sin romper su estructura.

Simplificacin: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, seestablecern divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.

3.2 DEL DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA.

En la formulacin del cuadro general de clasificacin archivstica se establecen procesos bsicos para sudesarrollo y solamente se mencionarn los que corresponden a su instrumentacin.




11

Los procesos bsicos permitirn establecer un modelo de tratamiento de los documentos de archivo, destinadas acontrolarlos y darles un orden lgico. En resumen, a travs de estos procesos se pretende obtener categoras deagrupamientos estables, nicas, delimitadas, universales y flexibles.

En la formulacin del Cuadro general de clasificacin archivstica se realizan dos etapas:

3.2.1. Primera etapa: En ella se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener,mediante los procesos de identificacin, jerarquizacin y codificacin, categoras de agrupamiento estables,nicas, delimitadas, universales y flexibles.

3.2.1.1 Identificacin: Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulacin de categoras deagrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificacin, en el establecimiento de las categoras deagrupamiento debe contemplarse:

Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administracin pblicaestatal; y

Las atribuciones y funciones especficas de cada dependencia o entidad que corresponden a lasatribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relacin entre lo que es objeto de unaaccin institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.

As, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:

Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Leyes estatales. Reglamentos interiores o similares. Manuales de organizacin y procedimientos. Cuadro de clasificacin archivstica vigente (si existe).

Los instrumentos enlistados permitirn la deteccin e identificacin de atribuciones y funciones a partir de lascuales se formarn categoras de agrupamiento que integrarn el Cuadro de clasificacin.

Cabe destacar que en el proceso de identificacin de las funciones, son importantes los reglamentos internosvigentes de las dependencias o entidades.

Existen adems leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o entidades; enestos casos, las atribuciones o disposiciones que debern cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que losmismos reglamentos, por lo que es recomendable su anlisis.

Los instrumentos de identificacin restantes tendrn una funcin de cotejo y complementariedad, ms que decreacin de categoras de agrupamiento propiamente dichas.




12

El anlisis de los instrumentos deber tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones innecesarias de lascategoras de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categoras documentalessustantivas y comunes.

El proceso de identificacin tambin incluye una serie de mecanismos de semejanza e integracin entrecategoras, teniendo en cuenta que existe un gran nmero de tareas comunes a todas las dependencias oentidades y que, por esta razn, se antoja ms adecuado para el manejo de las categoras de agrupamiento,lograr la unificacin paulatina de las que tienen gran similitud, no de tipo semntico, sino, incluso de contenido.

En el proceso de identificacin debe tenerse atencin especial de no incurrir en:

Identificar por identificar y tener un listado enorme de categoras de agrupamiento repetidas, lo que sloentorpecera su utilizacin en otras fases como la jerarquizacin y la codificacin;

Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersin de la informacin o, por el contrario, discriminar demanera errnea.

Es necesario que la identificacin de categoras de agrupamiento se realice sobre una base slida y decomparacin tal que slo los instrumentos que citamos darn ocasin de hacerlo.

Ejemplos:

Programas Operativos AnualesRecursos HumanosProgramacin, Organizacin y PresupuestacinRecursos Materiales y Obra PblicaPlaneacin y DesarrolloLicitaciones Pblicas y SimplificadasNminas

3.2.1.2 Jerarquizacin. Consiste en el establecimiento de los niveles de relacin o coordinacin, as como desemejanza y diferencia entre las categoras de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en lafase de identificacin en donde las categoras de agrupamiento son objeto de un proceso de descripcin yregistro unificado, la jerarquizacin de dichas categoras debe ser objeto de un proceso de comparacin quepermita ubicarlas en un contexto general de ordenacin o "relacin," el cual ha de distinguir elementos degradacin (o categorizacin) diferentes, para ubicar la categora de agrupamiento en el lugar correspondiente.

As, por ejemplo, en la administracin pblica el cuadro clasificador por objeto de gasto responde a este principiode jerarquizacin al establecer las categoras captulo, concepto y partida para reporte del gasto pblico, mientrasque conforme a los Lineamientos, el Cuadro general de clasificacin archivstica responde a la estructura fondo,seccin y serie.




13

En la jerarquizacin, el modelo debe dar cabida en forma lgica a todas nuestras categoras de agrupamiento.Esto se har a partir de la utilizacin de elementos que incorporen caractersticas generales de "aglutinamiento dela accin administrativa" (funcin-actividad-asunto) en torno a las cuales sea posible ubicar racional, continua ysistemticamente a dichas categoras documentales.

Ejemplos:

Recursos Humanos:

Expediente de personalNmina de pagoReclutamiento de personal

Recursos Materiales y Obra Pblica:

LicitacionesAdquisiciones

3.2.1.3 Codificacin. La utilidad del cdigo ha de verse como condicin necesaria para el funcionamiento delCuadro general de clasificacin archivstica, al relacionarse ste con el orden y distribucin de las categoras deagrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematizacin y ubicacin adecuada que hacems claras las relaciones documentales e interconexiones caractersticas de los documentos de archivo.

A la codificacin se le interpreta como la clasificacin archivstica en s misma, y no como la imagen yrepresentacin de cifras o smbolos (cdigos), de tal forma que stos, por s solos, no son la solucin a losproblemas de la clasificacin. Incluso existen sistemas de clasificacin que toman como base distintos cdigos osmbolos (decimal, sectorial, numrico simple, etc.) y pierden de vista que en archivstica, la asignacin de uncdigo se realiza hasta despus de identificar y jerarquizar las categoras del agrupamiento documental.

Asignar un cdigo permite sustituir el nombre propio o ttulo de la categora de agrupamiento para fines deabreviatura o identificacin, y denotar la importancia del propio cdigo para sostener y controlar el lugar ocupadopor la categora de agrupamiento.

La utilidad del cdigo es una condicin necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificacinarchivstica que, al relacionarse con el orden y distribucin que observan las categoras de agrupamiento dentrodel propio Cuadro, propicia su adecuada sistematizacin y ubicacin que hace ms claro el tipo de relacionesdocumentales e interconexiones que se establecen entre s.

Resulta indispensable que la codificacin sea una seleccin cuidadosa del tipo de claves o cdigos a utilizar; esimportante que el tipo de codificacin seleccionado sea de fcil manejo, lgico, accesible y aplicable a lascategoras de agrupamiento, as como su utilizacin para identificar los documentos.




14

La seleccin del tipo de codificacin ms apropiada depender, bsicamente, de la forma en que aparecen lascategoras de agrupamiento al final de las etapas de identificacin y jerarquizacin.

Ejemplos:

4C. Recursos Humanos

4C.1 Disposiciones en materia de Recursos Humanos4C.2 Plantilla del personal4C.3 Expediente personal4C.4 Nmina de pago

5C. Recursos Materiales y Obra Pblica

5C.1 Disposiciones en materia de Recursos Financieros y Contabilidad Gubernamental5C.2 rdenes de Pago5C.3 Plizas de Cheque5C.4 Conciliaciones Bancarias

9C. Comunicacin Social

9C.1 Boletines Oficiales del Gobierno del Estado9C.2 Publicaciones e Impresos Institucionales9C.3 Boletines y Entrevistas para Medios9C.4 Boletines Informativos para Medios

3.2.2. Segunda etapa: Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentacin del Cuadro generalde clasificacin archivstica:

3.2.2.1 Validacin. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobacin de las autoridadescorrespondientes para el Cuadro general de clasificacin archivstica, con el objeto de que pueda ser difundido yaplicado.

3.2.2.2 Formalizacin. Atiende a los mecanismos de implantacin y su respectiva difusin en el mbito de todoslos archivos de la dependencia o entidad.

3.2.2.3 Supervisin y asesora. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuadofuncionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica, corregir las posibles desviaciones y aclarar lasdudas.

3.2.2.4 Capacitacin. Se refiere a las necesidades de especializacin en la aplicacin de operaciones yprocedimientos del Cuadro general de clasificacin archivstica.




15

4. DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS4.1 DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

La Coordinacin General de Administracin y Control Presupuestal, proveer a las Unidades Administrativas yrganos Desconcentrados de la Secretara de Gobierno, las claves asignadas a Fondo y Seccin:

Clasificacin Archivstica: Proceso de Identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base a laestructura funcional de la Secretara de Gobierno.

Cuadro General de Clasificacin Archivstica: Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo conbase en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

El Cuadro general de clasificacin archivstica responde a una triple necesidad:

1. Proporcionar una estructura lgica que represente la documentacin producida o recibida en el ejerciciode las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

2. Facilitar su localizacin; es decir, facilitar el acceso a la informacin contenida en el acervo documental.

3. Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

As, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

La clasificacin archivstica, que consiste en realizar un proceso de identificacin y agrupacin deexpedientes homogneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad.

Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relacin entre cada agrupacin o seriedocumental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

La estructura del Cuadro General de Clasificacin Archivstica ser jerrquica y atender a los conceptos bsicosde Fondo, Seccin y Serie, que establece un principio de diferenciacin y estratificacin de las diversasagrupaciones documentales que conforman el acervo de la Secretara de Gobierno. De esta manera, losdocumentos se renen en agrupaciones naturales, a saber: Fondo, Seccin, Serie (Subserie), Expediente,Unidad Documental.




16

4.2 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE FUNCIONES COMUNES

El Cuadro general de clasificacin por funciones comunes, se integra por doce secciones codificadas eidentificadas con un nmero consecutivo y la letra C (de comunes) y 243 series, que corresponden a funcionescomunes de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, mismas que pueden ser utilizadas portodas las Dependencias y Entidades de las Administraciones Pblicas Estatales.

Se plantea que en el nivel de la SECCIN la estructura archivstica sea respetada como aparece, y en el nivel deSERIE segn lo determinen las unidades responsables que requieran de mayor especificacin.

Pueden agrupar, desagrupar o subdividir para crear un subnivel, es decir, cada serie podr ampliarse un nivelms de manera horizontal.

Fondo

Seccin

Serie Serie

Seccin

Serie

Expediente Expediente

Unidad documental Unidad documental Unidad documental

Seccin

Serie

Subserie Subserie

Expediente Expediente




17

FONDO

Es el conjunto de documentos producidos orgnicamente por la Secretara de Gobierno, con cuyo nombre seidentifica.

Los criterios de identificacin de un Fondo, son los siguientes:

Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurdica propia, establecidos por una disposicinnormativa precisa, fechada, Publicada en el Boletn Oficial del Gobierno del Estado de Sonora.

Funciones propias establecidas en alguna disposicin normativa. Posicin jerrquica claramente definida dentro de la Administracin Pblica Estatal. Estructura interna oficialmente establecida.

Ejemplo:

Congreso del Estado 01Supremo Tribunal de Justicia del Estado 02Ejecutivo del Estado 03Secretara de Gobierno 04Secretara de Hacienda 05Secretara de la Contralora General 06Secretara de Desarrollo Social 07Secretara de Educacin y Cultura 08Secretara de Salud Pblica 09Secretara de Infraestructura y Desarrollo Urbano 10Secretara de Economa 11Secretara de Agricultura, Ganadera, Recursos Hidrulicos, Pesca y Acuacultura 12Procuradura General de Justicia del Estado 13Secretara Ejecutiva de Seguridad Pblica 14Tribunal de lo Contencioso Administrativo 15Secretara del Trabajo 16

FONDO CDIGOSECRETARA DE GOBIERNO 04




18

SECCION

Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las facultades que la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo delEstado de Sonora, confiere a la Secretara de Gobierno.

Los criterios de identificacin de una seccin, son los siguientes:

Debe corresponder a facultades establecidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado, ascomo tambin, en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretara de Gobierno.

Debe pertenecer a un sistema de archivos. Debe contar con competencias propias aunque est sujeta a otro organismo superior. Es un conjunto de documentos relacionados entre s que, por lo general, tienen correspondencia con las

las funciones de todas las reas que componen la Secretara de Gobierno. Corresponde a una diferenciacin al interior del fondo. De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con

funciones.

FUNCIONES COMUNESSECCIN

1C. LEGISLACION2C. ASUNTOS JURIDICOS3C. PROGRAMACION, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTACION4C. RECURSOS HUMANOS5C. RECURSOS FINANCIEROS6C. RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA7C. SERVICIOS GENERALES8C. TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION9C. COMUNICACIN SOCIAL10C. CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS11C. PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLTICAS12C. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

SERIE

Es la divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de unamisma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.

Los criterios de identificacin de una serie, son los siguientes:




19

Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa yregulado por la misma norma jurdica o de procedimiento.

Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que forman unaunidad como resultado de una misma acumulacin.

Agrupacin de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma particular o queson resultado de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o uso.

Las series son el resultado de la aplicacin del principio de orden original (donde los documentos dearchivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al carcter seriado de los mismos,a la repeticin de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una funcinatribuida a una institucin.

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES1C LEGISLACIN

1C.1 Leyes1C.2 Cdigos1C.3 Decretos1C.4 Reglamentos1C.5 Acuerdos1C.6 Circulares1C.7 Convenios de Colaboracin1C.8 Boletn Oficial del Estado de Sonora (publicaciones)

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES2C ASUNTOS JURIDICOS

2C.1 Disposiciones Jurdicas en la materia2C.2 Representacin Jurdica2C.3 Asesora jurdica a las dependencias del Ejecutivo del Estado2C.4 Consulta Jurdica2C.5 Estudios, Dictmenes e Informes derivados de consultas jurdicas2C.6 Juicios2C.7 Amparos2C.8 Refrendos del Secretario de Gobierno2C.9 Demandas2C.10 Interposicin de Recursos Administrativos2C.11 Asuntos jurdicos2C.12 Notificaciones2C.13 Inconformidades2C.14 Derechos Humanos2C.15 Procedimientos de expropiacin por causa de utilidad pblica2C.16 Trmites relativos al nombramiento de los Magistrados del Supremo Tribunal de Justicia y del Tribunal de lo

Contencioso Administrativo




20

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES3C PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTACIN

3C.1 Disposiciones en materia de programacin3C.2 Programa Institucional de Mediano Plazo3C.3 Programas Sectoriales de Mediano Plazo3C.4 Estructura Programtica3C.5 Programa Operativo Anual3C.6 Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con Bienes Muebles de la

Administracin Pblica Estatal3C.7 Programa Anual de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas de la Administracin Pblica Estatal3C.8 Programa Anual para la Contratacin de Prestadores de Servicios Profesionales3C.9 Disposiciones en materia de organizacin3C.10 rganos Desconcentrados3C.11 Organismos Descentralizados3C.12 Acciones en materia de Desarrollo Administrativo3C.13 Disposiciones en materia de presupuestacin3C.14 Presupuesto de Ingresos3C.15 Presupuesto de Egresos3C.16 Reporte Control Presupuestal por Unidad Responsable / Partida3C.17 Informes programticos presupuestales trimestrales3C.18 Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES4C RECURSOS HUMANOS

4C.1 Disposiciones en materia de Recursos Humanos4C.2 Plantilla del personal4C.3 Expediente personal4C.4 Nmina de pago4C.5 Descuentos4C.6 Contratos de Honorarios4C.7 Control de Asistencia4C.8 Control Disciplinario4C.9 Informe de Incidencias4C.10 Trmites de Personal4C.11 Filiaciones al ISSSTESON4C.12 Padrn de Sujetos Obligados para presentar Declaracin Patrimonial4C.13 Capacitacin del Personal4C.14 Evaluacin del Desempeo4C.15 Estmulos al Personal4C.16 Vacaciones del Personal4C.17 Licencias del Personal4C.18 Incapacidades Mdicas4C.19 Sustituciones de Personal4C.20 Jubilaciones y Pensiones4C.21 Programa de Retiro Voluntario4C.22 Servicio Profesional de Carrera




21

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES5C RECURSOS FINANCIEROS

5C.1 Disposiciones en materia de Recursos Financieros y Contabilidad Gubernamental5C.1.1 Presupuesto de Egresos Aprobado5C.1.2 Registro de Firmas Bancarias

5C.2 rdenes de Pago5C.2.1 Contratos de Arrendamiento5C.2.2 Compras Directas5C.2.3 Anticipo Comprobado5C.2.4 Inversin5C.2.5 Pago de Nmina5C.2.6 Reposicin Fondo Rotatorio5C.2.7 Reposicin de Gastos5C.2.8 Servicios Generales5C.2.9 Transferencias

5C.2.10 Proveedores5C.2.11 Anticipo tesorera a corto plazo y prestadores de servicios

5C.3 Plizas de Cheque5C.3.1 Fondo Rotatorio5C.3.2 Fondo de Apoyos

5C.4 Conciliaciones Bancarias5C.4.1 Fondo Rotatorio5C.4.2 Fondo de Apoyos

5C.5 Estados Financieros5C.5.1 Estados Financieros Fondo Rotatorio5C.5.2 Estados Financieros Fondo de Apoyos

5C.6 Estados del Ejercicio del Presupuesto5C.6.1 Reportes SIIAF5C.6.2 Seguimiento del gasto5C.6.3 Adecuaciones Presupuestales5C.6.4 Evaluacin de la Gestin5C.6.5 Comprobacin de oficios de anticipos a tesorera a corto plazo

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA

6C.1 Licitaciones6C.1.1 Estatales de Adquisiciones y Servicios Profesionales6C.1.2 Estatales de Obra Pblica y Servicios6C.1.3 Estatales Simplificadas6C.1.4 Federales Adquisiciones y Servicios Profesionales6C.1.5 Federales de Obra Pblica y Servicios6C.1.6 Federales Simplificadas

6C.2 Adquisiciones por Adjudicacin Directa6C.2.1 Cotizaciones6C.2.2 Dictamen de Adjudicacin Directa6C.2.3 Contratos6C.2.4 Fianzas

6C.3 Servicios Profesionales por Adjudicacin Directa




22

6C.3.1 Cotizaciones

6C.3.2 Constancias conforme a lo dispuesto en el numeral trigsimo cuarto del Acuerdo por el que se emiten las medidas ylineamientos de reduccin, eficiencia y transparencia del gasto pblico del Estado de Sonora6C.4 Sistema Electrnico de Contrataciones Gubernamentales

6C.4.1 Compranet

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES7C SERVICIOS GENERALES

7C.1 Servicios Generales7C.1.1 Agua Potable *7C.1.2 Energa Elctrica *7C.1.3 Servicio Telefnico *7C.1.4 Servicio de Internet *7C.1.5 Servicio de Cable *7C.1.6 Predial Urbano *7C.1.7 Servicio Postal*7C.1.8 Servicio de Embalaje, Fletes y Maniobras7C.1.9 Servicio de Seguridad y Vigilancia

7C.1.10 Servicio de Lavandera, Higiene y Fumigacin7C.1.11 Servicio de Transportacin7C.1.12 Servicio de Telefona Celular y Radiolocalizacin7C.1.13 Servicio de Mensajera7C.1.14 Mantenimiento y Conservacin de Inmuebles7C.1.15 Mantenimiento y Conservacin de Bienes Muebles7C.1.16 Mantenimiento y conservacin de Equipo de Computacin Electrnica

7C.2 Requisiciones de materiales7C.2.1 Solicitudes autorizadas y atendidas

7C.3 Vehculos Oficiales7C.3.1 Inventario de Flota Vehicular7C.3.2 Expedientes de vehculos7C.3.3 Resguardos de Vehculos7C.3.4 Bitcoras de Servicios a vehculos7C.3.5 Revalidacin y canje de placas7C.3.6 Plizas de Seguros para vehculos7C.3.7 Consumo de Combustible

7C.4 Activo Fijo7C.4.1 Inventario de Activo Fijo7C.4.2 Resguardos Activo Fijo

7C.5 Arrendamientos7C.5.1 Bienes Muebles7C.5.2 Bienes Inmuebles

* Si contienen comprobaciones de egresos, tienen valor contable y vigencia general

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIN

8C.1 Firma electrnica (FEA)8C.2 Requerimientos de sistemas8C.3 Portales de internet a dependencias y entidades




23

8C.4 Servicios electrnicos y sistemas8C.5 Diagnsticos y supervisiones de tecnologas

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES9C COMUNICACIN SOCIAL

9C.1 Boletines Oficiales del Gobierno del Estado9C.2 Publicaciones e Impresos Institucionales9C.3 Boletines y Entrevistas para Medios9C.4 Boletines Informativos para Medios9C.5 Inserciones y Anuncios en Peridicos y Revistas9C.6 Relaciones Pblicas9C.7 Coordinacin de Giras de Trabajo del Ejecutivo9C.8 Coordinacin de Actos y Eventos Especiales y Cvicos9C.9 Atencin a Invitados Especiales del Ejecutivo

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES10C CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PBLICAS

10C.1 Solventacin de Observaciones de Auditoras del Instituto Superior de Auditora y Fiscalizacin10C.1.1 Programa Operativo Anual - POA10C.1.2 Gasto de Operacin10C.1.3 Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas10C.1.4 Gasto de Inversin10C.1.5 Cuenta de la Hacienda Pblica

10C.2 Solventacin de Observaciones de Auditoras de la Direccin General de Auditora Gubernamental10C.2.1 Programa Operativo Anual - POA10C.2.2 Gasto de Operacin10C.2.3 Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas10C.2.4 Gasto de Inversin10C.2.5 Cuenta de la Hacienda Pblica10C.2.6 Sistema Integral de Evaluacin de la Gestin Pblica SIEGESON10C.2.7 Sistema de Integracin y Control de Documentos Administrativos - SICAD10C.2.8 Registro Estatal de Trmites y Servicios - RETS10C.2.9 Sistema de Administracin de Programas de Mejora de la Gestin - SAPMG

10C.2.10 Sistema de Control Interno Institucional SCII10C.3 Solventacin de Observaciones de Auditoras Externas

10C.4 Requerimientos de Informacin a Unidades Administrativas, rganos Desconcentrados y OrganismosDescentralizados de la Secretara de Gobierno

10C.5 Atencin a Informes de Evaluacin Ciudadana derivadas de quejas, denuncias, peticiones, sugerencias yrecomendaciones, captadas a travs de Buzones Transparentes10C.6 Actas de Entrega Recepcin10C.7 Declaraciones de Situacin Patrimonial

10C.8 Aplicacin de sanciones conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y de losMunicipios10C.9 Cdigo de tica y Conducta de la Secretara de Gobierno10C.10 Proteccin Civil

10C.10.1 Programa Estatal10C.10.2 Comit para la Operacin de Emergencias COE10C.10.3 Consejos Municipales




24

10C.10.4 Empresas Especializadas10C.10.5 Empresas Capacitadoras10C.10.6 Brigadistas Comunitarios10C.10.7 Programas Internos10C.10.8 Diagnsticos de Riesgos10C.10.9 Inspecciones

10C.10.10 Dictaminaciones10C.10.11 Atlas de Riesgos del Estado de Sonora10C.10.12 Reportes Meteorolgicos10C.10.13 Servicio de Informacin Telefnica - SIT10C.10.14 Atencin y Seguimiento a Alerta AMBER10C.10.15 Temporada Invernal10C.10.16 Incendios Forestales10C.10.17 Derrames de Sustancias Peligrosas10C.10.18 Transporte de Explosivos

10C.11 Auditoras Directas10C.11.1 Atencin y seguimiento a Auditoras Directas Internas realizadas por el Instituto Superior de Auditora y

Fiscalizacin10C.11.2 Atencin y seguimiento a Auditoras Directas Internas realizadas por la Direccin General de Auditora

Gubernamental10C.11.3 Atencin y seguimiento a Auditoras Directas Externas

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES11C PLANEACIN, INFORMACIN, EVALUACIN Y POLITICAS

11C.1 Disposiciones en Materias de Planeacin, Evaluacin, Polticas y Desarrollo Administrativo11C.2 Plan Nacional de Desarrollo11C.3 Plan Estatal de Desarrollo11C.4 Sistema Integral de Evaluacin de la Gestin Pblica del Estado de Sonora - SIEGESON

11C.4.1 Matriz de Desempeo Institucional11C.4.2 Autoevaluacin de la Matriz de Desempeo Institucional

11C.5 Sistema de Integracin y Control de Documentos Administrativos - SICAD11C.5.1 Manual General de Organizacin de la Secretara de Gobierno11C.5.2 Manuales de Organizacin11C.5.3 Manuales de Procedimientos

11C.6 Registro Estatal de Trmites y Servicios - RETS11C.6.1 Manual de Trmites y Servicios de la Secretara de Gobierno11C.6.2 Cartas Compromiso al Ciudadano11C.6.3 Buzones Transparentes

11C.7 Sistema de Administracin del Programa de Mejora de la Gestin - SAPMG11C.7.1 Iniciativas de Mejora de la Gestin11C.7.2 Proyectos de Mejora de la Gestin

11C.8 Sistema de Control Interno Institucional - SCII11C.8.1 Programa de Trabajo de Control Interno de la Secretara de Gobierno11C.8.2 Comit de Desarrollo Institucional de la Secretara de Gobierno11C.8.3 Matriz de Administracin de Riesgos11C.8.4 Mapa de Administracin de Riesgos11C.8.5 Programa de Trabajo de Administracin de Riesgos

11C.9 Presupuesto Basado en Resultados - PbR




25

11C.9.1 Matriz de Marco Lgico de la Secretara de Gobierno11C.9.2 Matriz de Indicadores de Resultados de la Secretara de Gobierno

11C.10 Evaluaciones Trimestrales al Programa Operativo Anual - POA11C.10.1 Informe de Avance Programtico Presupuestal EVT-0111C.10.2 Anlisis Programtico Presupuestal EVT-0211C.10.3 Anexo de Inversiones - Visor de Obras de Sonora - VOS

11C.11 Evaluacin de Cumplimiento de Objetivos y Estrategias del Plan Estatal de Desarrollo11C.12 Evaluacin de los Programas Sectoriales de Mediano Plazo11C.13 Informes de Gobierno11C.14 Informes Cuenta de la Hacienda Pblica

CODIGO SECCIN/SERIES/ SUBSERIES12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

12C.1 Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora12C.2 Unidad de enlace12C.3 Solicitudes de acceso a la informacin a travs de INFOMEX12C.4 Informacin reservada12C.5 Sistema de datos personales12C.6 Portal de Transparencia

12C.6.1 Revisin portal de transparencia de sujetos obligados12C.6.2 Actualizacin permanente del portal de transparencia de la Secretara de Gobierno12C.6.3 Evaluacin permanente del portal de transparencia de la Secretara de Gobierno




26

4.3 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES1S POLITICA INTERNA Y EXTERNA DEL ESTADO

1S.1 Relaciones del Poder Ejecutivo con los Poderes Legislativo y Judicial y con los Ayuntamientos del Estado; con losPoderes de la Unin y con los Gobiernos de las Entidades Federativas

1S.2 Recepcin, canalizacin y seguimiento de peticiones diversas que plantean los Ayuntamientos1S.3 Asesora y apoyo a los Ayuntamientos en el desempeo de sus atribuciones1S.4 Informes sobre Sesiones Ordinarias y Extraordinarias que celebra el Pleno del H. Congreso del Estado1S.5 Oficios de opinin relativos a Iniciativas de Ley planteadas en el H. Congreso del Estado1S.6 Auxilio a las autoridades federales en el exacto cumplimiento de la legislacin federal en materia de juegos y

sorteos y de asociaciones religiosas y culto pblico1S.7 Anuencia estatal para realizar carreras de caballos y peleas de gallos, cultos religiosos, juegos y sorteos1S.8 Promocin de la cultura cvico poltica de los ciudadanos y los mecanismos de participacin ciudadana1S.9 Atencin de asuntos que planteen los organismos de la sociedad civil y la poblacin en general1S.10 Fomento y conduccin de programas de poblacin en coordinacin con las autoridades federales, estatales y

municipales1S.11 Atencin a solicitudes de imparticin de plticas sobre educacin en poblacin, dirigidas a estudiantes y pblico en

general1S.12 Atencin a solicitudes de informacin sociodemogrfica de las distintas instancias gubernamentales y elaboracin

de estudios conjuntamente1S.13 Dictamen de solicitud de opinin sobre esperanza de vida til de la poblacin en sonora1S.14 Informacin sobre estudios: datos y documentos en materia de poblacin

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES2S SERVICIOS DE GOBIERNO

2S.1 Gestin Oficiosa de los Servicios de Gobierno

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES3S NOTARAS Y ARCHIVO NOTARIAL

3S.1 Visitas Notariales Generales y Especiales3S.2 Examen de aspirante a notario pblico3S.3 Examen de oposicin para titularidad de notaria publica3S.4 Autorizacin de apertura de libros que utilizan los notarios pblicos, los jueces de primera instancia y jueces locales

en funciones de notario por ministerio de ley3S.5 Bsqueda y localizacin de informacin relativa a escrituras pblicas y antecedentes notariales y otorgamiento de

informacin al interesado que acredite inters jurdico3S.6 Certificacin de cierre de libros3S.7 Expedicin de copias certificadas y simples de escrituras pblicas3S.8 Expedicin de testimonio de escrituras pblicas3S.9 Informe sobre existencia o no de testamento a la autoridad judicial3S.10 Inscripcin de disposiciones testamentarias en el registro nacional de testamentos3S.11 Recepcin de cada libro y cada uno de sus apndices para guarda y custodia, ya sea por antigedad o por cierre

de notaria publica3S.12 Libros y apndices (Protocolos)3S.13 Expedientes de Escrituras Pblicas en trmite cuando el Notario Pblico fallece, por renuncia y/o antigedad3S.14 Disposiciones Testamentarias, Minutas de Testamento Pblico




27

3S.15 Minutas de diversos contratos3S.16 Expedientes personales de Notarios Pblicos (Integracin, Guarda y Custodia)3S.17 Expedientes de Jueces Locales en funciones de Notario Pblico por ministerio de Ley3S.18 Expedientes de Jueces Mixtos de Primera Instancia

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES4S BOLETN OFICIAL Y ARCHIVO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

4S.1 Atencin a solicitudes de publicacin en el boletn oficial4S.2 Atencin a solicitudes para consulta y fotocopias de documentos histricos4S.3 Expedicin de copias certificadas de nombramientos de servidores pblicos de la administracin pblica estatal4S.4 Informacin y venta de ejemplares del boletn oficial del gobierno del estado4S.5 Legalizacin de documentos pblicos y escolares4S.6 Legalizacin de exhortos4S.7 Legalizacin de las firmas de los documentos que deban producir efectos en el extranjero (apostilla o apostille).

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES5S DEFENSORA PBLICA DEL ESTADO DE SONORA

5S.1 Asesora civil para acreditar hechos de nacimiento5S.2 Asesora civil para divorcio voluntario5S.3 Asesora civil para rectificacin de acta5S.4 Servicio gratuito de defensa y representacin especializada en rea penal5S.5 Sistema Integral de Justicia para Adolescentes en el Estado de Sonora

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES6S REGISTRO CIVIL, ARCHIVO ESTATAL Y OFICIALIAS DEL REGISTRO CIVIL

6S.1 Asentamiento de rectificacin de actas6S.2 Atencin a solicitudes de actas del estado civil va cajero automtico expendedor6S.3 Atencin a solicitudes de documentos del registro civil del estado de sonora para quienes residen en otros estados

de la repblica mexicana o en otros pases6S.4 Atencin a solicitudes de documentos del registro civil pertenecientes a otros estados de la repblica mexicana6S.5 Bsqueda y localizacin de actas cuando el solicitante no aporte los datos necesarios6S.6 Expedicin de copias certificadas de actas6S.7 Inscripcin de adopcin, divorcio y otras resoluciones6S.8 Inscripcin de nacimiento, defuncin, reconocimiento de hijos y matrimonio6S.9 Inscripciones de nacimiento, matrimonio, reconocimiento de hijos y expedicin de actas de nacimiento, va unidad

mvil del registro civil6S.10 Otorgar clave nica de registro de poblacin (CURP).6S.11 Rectificacin administrativa de actas6S.12 Registro de actos del estado civil realizados en el extranjero6S.13 Clave nica de Registro de Poblacin - CURP

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES7S ASUNTOS SOCIALES PRIORITARIOS

7S.1 Atencin Pblica Integral7S.2 Audiencias y Gestiones7S.3 Intermediacin, canalizacin y vinculacin




28

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES8S ASUNTOS AGRARIOS

8S.1 Asuntos Agrarios8S.2 Informacin y expedicin de copias fotostticas simples y certificadas de documentos existentes en expedientes

integrados por la extinta comisin agraria mixta8S.3 Asesora y orientacin a campesinos para regularizacin de tierras8S.4 Audiencias campesinas8S.5 Reuniones y asambleas de ejidos, comunidades, asociaciones y sociedades del sector rural8S.6 Conflictos agrarios en el medio rural8S.7 Atencin a requerimientos de los Tribunales Agrarios, Juzgados de Distrito

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES9S MIGRANTES INTERNACIONALES

9S.1 Asistencia social integral9S.2 Convenios de Colaboracin para Apoyo al Migrante9S.3 Fondo de Apoyo a Migrantes

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES10S PROTECCION CIVIL

10S.1 Atencin a solicitantes para la eliminacin de enjambres de abeja10S.2 Autorizacin de diagnostico de riesgo10S.3 Capacitacin en materia de proteccin civil10S.4 Dictamen de solicitudes de opinin del ejecutivo estatal para obtener permiso de la SEDENA, para la fabricacin y

compra-venta de explosivos y artificios pirotcnicos, portacin de armas, establecimiento de polvorines, clubes yasociaciones de deportistas de tiro, caza y pesca

10S.5 Revalidacin anual de programas internos de proteccin civil10S.6 Elaboracin de peritajes10S.7 Dictamen y autorizacin de programas internos10S.8 Asesora para la elaboracin de programas internos de proteccin civil10S.9 Atencin telefnica y personalizada del servicio de informacin telefnica SIT, para el otorgamiento de

informacin turstica y estadstica del estado, ubicacin de las dependencias y funcionarios pblicos federales,estatales y municipales, traza urbana de la ciudad de Hermosillo, estado del tiempo, ubicacin y telfonos denosocomios en el estado y cdigos postales de todo el pas

10S.10 Localizacin telefnica de personas extraviadas, accidentadas o detenidas10S.11 Recepcin de reportes, avisos y/o quejas10S.12 Registro de empresas capacitadoras en materia de proteccin civil10S.13 Registro de empresas especializadas en materia de proteccin civil10S.14 Elaboracin de programas internos de proteccin civil10S.15 Capacitacin en materia de proteccin civil

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES11S PUEBLOS Y COMUNIDADES INDIGENAS

11S.1 Asesoras legales otorgadas11S.2 Promociones de registro civil11S.3 Reuniones de consulta con pueblos indgenas11S.4 Promociones de concertaciones institucionales11S.5 Reportes sobre coordinacin y seguimiento del PROII11S.6 Becarios indgenas de nivel bsico




29

11S.7 Becarios indgenas de nivel medio11S.8 Becarios indgenas de nivel medio superior11S.9 Centros educativos de bachillerato a distancia con servicio de internet apoyados11S.10 Becarios indgenas de nivel superior11S.11 Indgenas beneficiados con capacitaciones en habilidades productivas y sociales11S.12 Apoyos a deportistas indgenas11S.13 Beneficiarios indgenas con apoyos a la salud11S.14 Promocin de acciones por tu comunidad indgena11S.15 Beneficiarios indgenas con apoyos de asistencia social11S.16 Agrupaciones y autoridades indgenas apoyadas11S.17 Reportes sobre la interlocucin con integrantes de comunidades indgenas11S.18 Empleos promovidos con proyectos de inversin y de artesanas financiados11S.19 Actos culturales apoyados11S.20 Centros culturales y museos comunitarios rehabilitados11S.21 Apoyos para pies de casa indgena11S.22 Spots de radio11S.23 Boletines editados11S.24 Empleados indgenas capacitados11S.25 Reporte sobre bienes, servicios e implementos en apoyo a metas programadas11S.26 Auditorias concluidas y observaciones solventadas

CODIGO SECCIN / SERIES / SUBSERIES12S MUJER

12S.1 Suscripcin de convenios con instancias de los sectores social y pblico que desarrollan programas a favor de lamujer

12S.2 Convocatorias a Sesiones de la H. Junta Directiva12S.3 Convocatorias a Sesiones del H. Consejo Consultivo12S.4 Convocatorias al H. Consejo Consultivo para evaluar las reas de anlisis12S.5 Convocatorias a Sesiones Ordinarias de los integrantes del Sistema Estatal para Prevenir, Atender, Sancionar y

Erradicar la Violencia contra las Mujeres12S.6 Convocatorias a Sesiones Ordinarias de los integrantes del Sistema Estatal para la igualdad entre mujeres y

hombres12S.7 Eventos en el marco del da internacional de la mujer12S.8 Foros de consulta sobre Igualdad y Derechos en diversos municipios del Estado12S.9 Promover una cultura de equidad de gnero12S.10 Anteproyecto de fortalecimiento a la transversalidad de la perspectiva de gnero12S.11 Anteproyecto del programa de apoyo a las instancias de mujeres en las entidades federativas12S.12 Informes de las acciones realizadas en la operacin de los programas de transversalidad y de apoyo las instancias

de las mujeres12S.13 Solventacin de observaciones a los informes finales de los programas ejecutados12S.14 Capacitacin en transversalidad de la perspectiva de gnero12S.15 Imparticin de talleres y plticas12S.16 Informacin sobre programas de apoyo para proyectos productivos que brinda el Gobierno del Estado de Sonora12S.17 Elaboracin y/o revisin de instrumentos jurdicos de competencia12S.18 Elaboracin y presentacin de propuestas de creacin, reformas de reglamentos y/o leyes con perspectiva de

gnero12S.19 Informacin para la actualizacin de la plataforma del Sistema Nacional para Prevenir, Atender, Sancionar y

Erradicar la Violencia contra las Mujeres12S.20 Asesora legal a mujeres en situacin de vulnerabilidad




30

12S.21 Asistencia psicolgica a mujeres en situacin de vulnerabilidad12S.22 Atencin a solicitudes de apoyo de asistencia social12S.23 Gestin de solicitudes de becas a nios y nias de escasos recursos12S.24 Atencin psicolgica a mujeres en situacin de vulnerabilidad en los Centros Regionales del ISM en los Municipios

de Navojoa, Cajeme, Nogales, Caborca, Moctezuma y S.LR.C.12S.25 Protocolos de Actuacin sobre Atencin y Contencin al personal de los Centros Regionales del ISM12S.26 Planeacin, gestin, administracin y control de los recursos financieros, humanos y materiales12S.27 Informes trimestrales de avances del programa operativo anual y cuenta pblica anual12S.28 Reportes financieros del gasto ejercido del recurso estatal, estados financieros, pago de honorarios y conciliaciones

bancarias12S.29 Capacitacin del personal del ISM12S.30 Reuniones del Comit de Adquisiciones12S.31 Programa Anual de Adquisiciones12S.32 Informacin dirigida a la Mujer a travs de Redes Sociales12S.33 Cobertura informativa para la difusin de actividades institucionales en medios de comunicacin12S.34 Sntesis informativas sobre notas periodsticas con enfoque de gnero12S.35 Evaluacin de acciones desarrolladas en los programas a favor de las mujeres12S.36 Unidad de Enlace para el Acceso a la Informacin Pblica12S.37 Portal de transparencia12S.38 Bases de datos de beneficiarias atendidas en los programas a favor de las mujeres12S.39 rgano de Control y Desarrollo Administrativo (Atencin y seguimiento a Auditoras Directas)12S.40 Revisiones del cumplimiento del Programa Operativo Anual del ISM

IV.- EXPEDIENTE

Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso deorganizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto.

El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie.

Ejemplo:

Nminas del mes de diciembre de 2013.Nminas del mes de enero de 2014.Licitacin Pblica Nacional No. LA-926001991-N1-2012

V.- UNIDAD DOCUMENTAL

Es la unidad archivstica ms pequea e indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, unafotografa, una grabacin sonora.




31

Ejemplo:

Acuerdo Ficha TcnicaAcuse FotografaAnaltico GrabacinAnuencias InformeArchivo InvitacinAsesora JuicioAsunto LibretaAudiencia LibroAveriguacin Previa MemorandoBitcora NotificacinCarpeta OficioCierres de Protocolo Orden de PagoCircular PeritajeConvenio Pliza De ChequeCuaderno ProgramaDictamen ProyectoDisco Compacto QuejaDocumento ReciboEjemplar RelacinEnsayos ReporteEscritura SistemaEstudio SobreseimientoExpediente SolicitudExpediente Tcnico VideoFianza

PARA VISUALIZAR LOS FORMATOS DE LOS CATALOGOS DE DISPOSICION DOCUIMENTAL DEFUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS, CONSULTAR EL SIGUIENTE HIPERVNCULO:

02 CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL SG 2014.xlsx




32

5. BIBLIOGRAFA LEY DE ACCESO A LA INFORMACION PBLICA Y DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

DEL ESTADO DE SONORA.

REGLAMENTO INTERNO DEL INSTITUTO DE TRANSPARENCIA INFORMATIVA DEL ESTADO DESONORA.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL ACCESO A LA INFORMACION PBLICA EN EL ESTADODE SONORA.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CUATODIA Y MANEJO DE LA INFORMACIONRESTRINGIDA Y LA PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES EN POSESION DE LOSSUJETOS OBLIGADOS DEL ESTADO DE SONORA.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DELARCHIVO GENERAL DE LA NACIN.




33

Responsable de la Elaboracin del Instructivo




33





33


cuadro general de clasificacion archivistica

Documents

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA ENERO 2017 · cuadro general de clasificaciÓn archivistica enero 2017 author: inegi subject: fracciÓn xvii. otra informaciÓn keywords:

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA DEL INBA ...gestiondearchivos.inba.gob.mx/albnet/pdf/cuadro.pdf · CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA DEL INBA ... Muestra

Teoria archivistica

Archivistica empresarial

Cuadro de Clasificacion

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL - CCD (TVD) · 2020. 9. 3. · cuadro de clasificacion documental - ccd (tvd) cod seccion seccion subseccion serie subserie 1004 oficina de alumbrado

Archivistica- Cesar Gutierrez

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL · CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL Página 1. codigo GA-FR-017 Fecha de elaboración: 27/12/2017 Fecha de Actualización: Versión: 1 Pagina

El Cuadro de Clasificacion

Legislación ARCHIVISTICA

Conceptos basicos Archivistica

Cuadro Comparativo Clasificacion de Mercados

Introducción a la Archivistica y Administración de Documentosagn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2006/regional/pdf/... · Introducción a la Archivistica y Administración

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL SERVICIOS … · 2015-09-18 · cuadro de clasificacion documental servicios postales nacionales s.a 120 oficina asesora de control interno 2 informes

CUADRO DE CLASIFICACION - UNAN-Managua

6 Asignar Materia, Etiquetado, Cuadro De Clasificacion

Diapositivas archivistica

Actividad Legislacion Archivistica

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL - CCD MINISTERIO …

Diapositivas de archivistica

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA DEL REGISTRO … · registro de proveedores y contratistas ... secciÓn 10c control de auditorÍa de actividades pÚblicas ... cuadro de clasificacion

RICA HIST - Gobierno | gob.mx · rica : secretaria de comunicaciones y transportes direccion general de recursos materiales cuadro de clasificacion archivistica y catalogo de disposicion

TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA

Clasificacion y propiedades de los numeros reales cuadro

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL INSTITUTO …

Realidad Archivistica

Diccionario de Archivistica

trabajo de archivistica

Archivistica y bibliotecologia

Diplomatica y Archivistica

CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA Relevante... · 2015-03-27 · CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA 4 NOTAS TECNICAS OPERACION DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES (Excepto Salud), documentación

TEORÍA ARCHIVISTICA

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL Fondo: Subfondo: Series

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA TRÁMITEtransparencia.esonora.gob.mx/NR/rdonlyres/71FC7D53-6A96-47C3-815F-55FF...cuadro general de clasificaciÓn archivistica trÁmite