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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

SISTEMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALESERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Objetivos:

– Comprender los diferentes riesgos que pueden presentarse en un proyecto de implantación de ERP.

– Reconocer los diferentes factores que constituyen un proyecto fallido de implantación de una ERP.

– Analizar el impacto de los ERP en las pymes.

ERP

Riesgos en la implantación de un sistema ERP

Riesgo de conveniencia de un sistema ERP

Definición

Uno de los primeros riesgos que afronta un proyecto de implantación de un sistema ERP, lo asume la propia empresa cliente: La organización debe tener muy claro cómo realizar la valoración de los costos que supone un desarrollo a medida frente a la adquisición de un sistema ERP. En esta consideración deben tenerse claras, las consecuencias tanto a corto (implantación de la solución) como a largo plazo (sostenibilidad de la solución). Se debe tener conciencia por ejemplo, que los costos en que incurriría la empresa en un proyecto de implantación de una solución ERP, son muy superiores a la inversión única de adquisición de los equipos informáticos y las licencias de software.


Riesgo de la implantación del sistema ERP

Definición

A través de las diferentes fases de la implantación de la solución ERP, pueden presentarse diferentes tipos de riesgos, que son inherentes a cualquier proyecto de implantación. Aunque en todos los proyectos pueden presentarse situaciones muy particulares, pueden identificarse algunos que suelen ser comunes.



Riesgos en tecnología

Riesgo Descripción

Disponibilidad y compatibilidad de Hardware Poca flexibilidad, acuerdos de mantenimiento. La calidad de Hardware existente, no forma parte del criterio, equipos con componentes no estándar debidos a una alta heterogeneidad.

Capacidad del Hardware Mal dimensionamiento de la capacidad de cómputo del hardware que se requiere para la solución.

Funcionalidad y fiabilidad del software Procedimientos no rigurosos respecto a la selección de la aplicación, diseño complejo y documentación incompleta.

Compatibilidad del Software Soluciones de diferentes proveedores, requerimientos de interfases no desarrolladas y/o herramientas de desarrollo muy sofisticadas, sobre las cuales existe escaso o nulo conocimiento para su uso.

Mantenimiento inadecuado Copias de seguridad mal efectuadas, contratos de mantenimiento en outsourcing que hacen perder el conocimiento detallado del sistema.

Conversión inadecuada Existencia por muy largo tiempo y sin planificación, del sistema antiguo y el sistema implantado, que exijan que los usuarios dediquen demasiado esfuerzo en mantener ambos sistemas.



Riesgos de usuario

Riesgo Descripción

Expectativas de usuario No existe claridad acerca del resultado final del proyecto. Se han producido falsas expectativas que no se van a cumplir. No se ha realizado una gestión de las comunicaciones del proyecto, hacia los usuarios finales sobre las limitaciones del alcance.

Experiencia de usuario No se ha considerado la experiencia personal de los involucrados.

Dedicación de usuario/clave final No se dedica el tiempo que exige el proyecto.

Formación de usuarios inadecuada Los instructores de la capacitación no tienen conocimiento suficiente sobre el sistema, la capacitación se imparte mucho antes de la implantación del sistema.



Riesgos de gestión del proyecto

Riesgo Descripción

Calendario En la planificación no se consideraron los recursos disponibles.

Responsabilidad del proyecto No se han definido los usuarios clave. No existen responsables del cumplimiento de las actividades.

Seguimiento del proyecto No se ha definido un seguimiento, no existen líneas de comunicación efectivas.

Implicación de la dirección La dirección no se involucra y no toma decisiones en el proyecto.

Financiación del proyecto Ausencia de la dimensión del impacto en los costos frente a posibles retrasos o modificaciones que puedan requerirse.

Asignación de recursos poco experimentados Consultores y programadores de la empresa consultora y proveedora (respectivamente), no cuentan con la experiencia y/o el conocimiento necesario.

Gestión de proveedores El éxito del proyecto depende de terceros, sobre los cuales el gerente de proyecto no tiene control. No se especifican los criterios en el contrato sobre los cuales se considerará como terminado el trabajo.


Riesgo a considerar en auditorías de sistemas ERP

Riesgos en tecnología

Riesgo Descripción

Seguridad física del Hardware Ubicación de los equipos. Acceso de personal. Medidas de control de temperatura.

Seguridad física del Software Copias de seguridad

Obsolescencia tecnológica del Hardware Características del servidor (memoria, utilización del disco, entre otros).

Alcance de la integración Módulos implantados, integrados y nivel de implantación logrado en cada módulo.

Modificaciones Número de modificaciones, áreas de implantación, entre otros.



Riesgos de usuario

Riesgo Descripción

Dependencia respecto al personal de TI Organización del dpto. de TI, existencia de programadores, etc.

Existencia de contratos de mantenimiento del software Tiempo de prestación del servicio de mantenimiento, cambio a nuevas versiones

Dependencia frente a los usuarios clave El capital de conocimiento de los usuarios clave, se encuentra centrado en un reducido grupo de personas.



Riesgos en acceso y uso del sistema ERP

Riesgo Descripción

Acceso no autorizado Siempre existirá el riesgo, sobre personas inescrupulosas que intenten acceder sin autorización, a los diferentes sistemas de información y que puedan hacer transacciones indebidas en los sistemas de clientes, proveedores, pedidos de venta, de compra, entre otros.

Proyectos Fallidos: Posibles definiciones de un proyecto fallido

La implantación de una solución ERP está considerada por muchas empresas como proyectos de una alta complejidad ( riesgos), por las diferentes variables que involucran desde las Tecnologías, la gestión de talento humano y de gestión de la información, entre otras.

Definiciones de un proyecto fallido

Factor

El proyecto fue cancelado

Se entrega con un 50% excedido en tiempo y/o en presupuesto

Se entrega con serias carencias en funcionalidades

Proyectos Fallidos: Posibles definiciones de un proyecto fallido

Qué factores comúnmente conducen a un proyecto ERP al fracaso ?

Qué conduce usualmente al fracaso en un proyecto ERP

Factor

La dimensión del proyecto y su duración

Las organizaciones actualizan sus SI sin que conozcan y dominen los procesos. El equipo directivo guarda distancia y desinterés por los sistemas de información, por considerarlo como un aspecto técnico. Esto conduce en muchas ocasiones, a una asignación de recursos inadecuada (insuficiente).

Los usuarios no ven resultados de forma inmediata y cuando lo hacen no siempre están de acuerdo.

Los consultores tienen un proceso de aprendizaje lento y costoso y no pueden aportar experiencia multiproyectos hasta al menos 12-18 meses.

Proyectos Fallidos

Con respecto al tiempo de entrega

Factor Porcentaje

El proyecto fue entregado antes de lo esperado 3%

El proyecto fue entregado cuando se esperaba 55%

El proyecto fue entregado más tarde de lo esperado 32%

El proyecto fue cancelado 10%

Proyectos Fallidos

Relativo a la satisfacción post-implantación

Factor Porcentaje

Muy satisfechos 10%

Satisfechos 55%

Neutrales 29%

Con ciertas insatisfacciones 4%

Muy insatisfechos 2%

Referente a desarrollos a medida

Factor Porcentaje

Los proyectos fueron completados por encima de lo presupuestado o excedidos en tiempo

46%

Tuvieron éxito 26%

Fracasaron 28%

Actividad:

Conformar grupos de dos personas.

A partir de la lectura: “Experiencia de implantación de ERP en pymes: percepciones desde latinoamérica” :

• Elaborar una relatoría con relación al artículo.• Factores de análisis sugeridos: • Análisis sobre las diferencias y similitudes en la implantación de una solución ERP en la PYME y las grandes

empresas.• Análisis sobre los aspectos que deben tenerse en cuenta para implantarse una solución ERP en la PYME

Latinoamericana.

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